Tin học - Một số hàm cơ bản trong Excel

Nội dung text: Tin học - Một số hàm cơ bản trong Excel

1. Một số hàm cơ bản trong Excel === HÀM (FUNCTION) I. ĐỊNH NGHĨA HÀM Hàm là một thành phần của dữ liệu loại công thức và được xem là những công thức được xây dựng sẵn nhằm thực hiện các công việc tính toán phức tạp. Dạng thức tổng quát: (Tham số 1, Tham số 2, ) Trong đó: là tên qui ước của hàm, không phân biệt chữ hoa hay thường Các tham số: Đặt cách nhau bởi dấu "," hoặc ";" tuỳ theo khai báo trong Control Panel Cách nhập hàm: Chọn một trong các cách: - C1: Chọn lệnh Insert - Function - C2: Ấn nút Insert Function trên thanh công cụ - C3: Gõ trực tiếp từ bàn phím II. CÁC HÀM THÔNG DỤNG 1. Nhóm Hàm xử lý số: a. Hàm ABS: - Cú pháp: ABS(n) - Công dụng: Trả về giá trị tuyệt đối của số n - Ví dụ: ABS(-5) = 5 b. Hàm SQRT: - Cú pháp: SQRT(n) - Công dụng: Trả về giá trị là căn bật hai của số n - Ví dụ: SQRT(9) = 3 c. Hàm ROUND: - Cú pháp: ROUND(m, n) - Công dụng: Làm tròn số thập phân m đến n chữ số lẻ. Nếu n dương thì làm tròn phần thập phân. Nếu n âm thì làm tròn phần nguyên. - Ví dụ 1: ROUND(1.45,1) = 1.5, Ví dụ 2: ROUND(1.43,1) = 1.4 - Ví dụ 3: ROUND(1500200,-3) = 1500000 - Ví dụ 4: ROUND(1500500,-3) = 1501000 d. Hàm INT: - Cú pháp: INT(n) - Công dụng: Trả về giá trị là phần nguyên của số thập phân n - Ví dụ: INT(1.43) = 1 e. Hàm MOD: - Cú pháp: MOD(m,n) - Công dụng: Trả về giá trị phần dư của phép chia số m cho số n - Ví dụ: MOD(10,3) = 1 2. Nhóm hàm xử lý dữ liệu chuỗi: a. Hàm LOWER: - Cú pháp: LOWER(s) - Công dụng: Chuyển tất cả các ký tự trong chuỗi s sang chữ thường. - Ví dụ: LOWER(“ExCeL”) = “excel” b. Hàm UPPER: - Cú pháp: UPPER(s) - Công dụng: Chuyển tất cả các ký tự trong chuỗi s sang chữ hoa. - Ví dụ: UPPER(“ExCeL”) = “EXCEL” c. Hàm PROPER: - Cú pháp: PROPER(s) - Công dụng: Chuyển tất cả các ký tự đầu của mỗi từ trong chuỗi s sang chữ hoa và các ký tự còn lại là chữ thường. Trang 1
2. Một số hàm cơ bản trong Excel === - Ví dụ: PROPER(“MiCRosoFt ExCeL”) = “Microsoft Excel” d. Hàm LEFT: - Cú pháp: LEFT(s, n) - Công dụng: Trích ra n ký tự của chuỗi s kể từ bên trái. - Ví dụ: LEFT(“EXCEL”,2) = “EX” e. Hàm RIGHT: - Cú pháp: RIGHT(s, n) - Công dụng: Trích ra n ký tự của chuỗi s kể từ bên phải. - Ví dụ: RIGHT(“EXCEL”,2) = “EL” f. Hàm MID: - Cú pháp: MID(s, m, n) - Công dụng: Trích ra n ký tự của chuỗi s kể từ vị trí thứ m. - Ví dụ: MID(“EXCEL”,3,2) = “CE” g. Hàm LEN: - Cú pháp: LEN(s) - Công dụng: Trả về giá trị là chiều dài của chuỗi s. - Ví dụ: LEN(“EXCEL”) = 5 h. Hàm TRIM: - Cú pháp: TRIM(s) - Công dụng: Trả về chuỗi s sau khi đã cắt bỏ các ký tự trống ở hai đầu. - Ví dụ: TRIM(“ EXCEL ”) = “EXCEL” @ Chú ý: Nếu các hàm LEFT, RIGHT không có tham số n thì Excel sẽ hiểu n=1. 3. Nhóm hàm thống kê: a. Hàm COUNT: - Cú pháp: COUNT(phạm vi) - Công dụng: Đếm số ô có chứa dữ liệu số trong phạm vi. - Ví dụ: Để đếm số sinh viên trong bảng dưới thì dùng công thức: COUNT(E2:E6) = 5 b. Hàm COUNTA: - Cú pháp: COUNTA(phạm vi) - Công dụng: Đếm số ô có chứa dữ liệu trong danh sách List. - Ví dụ: Để đếm số sinh viên trong cột C ở bảng trên thì dùng công thức: COUNT(B2:B6) = 5 c. Hàm COUNTIF: - Cú pháp: COUNTIF(phạm vi, điều kiện) - Công dụng: Đếm số ô thỏa mãn điều kiện trong phạm vi. - Ví dụ: Để đếm số sinh viên thuộc lớp Tin lý 14 (xem bảng ở mục a) thì dùng công thức: COUNTIF(D2:D6, “Tin Lý 14”) = 3 @ Chú ý: Trừ trường hợp điều kiện là một con số chính xác thì các trường hợp còn lại đều phải bỏ điều kiện trong một dấu ngoặc kép. Ví dụ 1: Đếm số sinh viên có điểm là 7.9 Trang 2
3. Một số hàm cơ bản trong Excel === COUNTIF(E2:E6,7.9) = 1 Ví dụ 2: Đếm số sinh viên có điểm lớn hơn 7.0 COUNTIF(E2:E6,”>7.0”) = 3 d. Hàm MAX: - Cú pháp: MAX(phạm vi) - Công dụng: Trả về giá trị là số lớn nhất trong phạm vi. - Ví dụ: Để biết điểm cao nhất của sinh viên thì dùng công thức: MAX(E2:E6) = 7.9 e. Hàm MIN: Cú pháp: MIN(phạm vi) - Công dụng: Trả về giá trị là số nhỏ nhất trong phạm vi. - Ví dụ: Để biết điểm thấp nhất của sinh viên thì dùng công thức: MIN(E2:E6) = 6.8 f. Hàm AVERAGE: - Cú pháp: AVERAGE(phạm vi) - Công dụng: Trả về giá trị là trung bình cộng của các ô trong phạm vi. - Ví dụ: Để biết điểm trung bình của tất cả sinh viên thì dùng công thức: AVERAGE(E2:E6) = 7.36 g. Hàm SUM: - Cú pháp: SUM(phạm vi) - Công dụng: Trả về giá trị là tổng các ô trong phạm vi - Ví dụ: Để tính tổng của tất cả các sinh viên thì ta dùng công thức SUM(E2:E6) = 36.8 h. Hàm SUMIF: - Cú pháp: SUMIF(vùng chứa điều kiện, điều kiện, vùng cần tính tổng) - Công dụng: Hàm dùng để tính tổng có điều kiện. Chỉ những ô nào trên vùng chứa điều kiện thoả mãn điều kiện thì sẽ tính tổng những ô tương ứng trên vùng cần tính tổng. - Ví dụ: Tính tổng điểm của sinh viên lớp Tin Lý 14: SUMIF(D2:D6, “Tin Lý 14”, E2:E6) = 22.1 4. Hàm xếp vị thứ (RANK) - Cú pháp: RANK(X, Khối, n) - Công dụng: Xếp vị thứ cho giá trị X trong khối. Trong đó, n là tham số qui định cách sắp xếp: + Nếu n = 0 ( hoặc không có tham số này) thì kết quả sắp xếp theo kiểu lớn đứng trước, nhỏ đứng sau. + Nếu n khác 0 thì kết quả sắp xếp theo kiểu nhỏ đứng trước, lớn đứng sau - Ví dụ 1: Để xếp hạng cho các học sinh trong bảng dưới thì tại ô F2 gõ công thức sau: RANK(E2,$E$2:$E$6,0) 5. Nhóm hàm xử lý dữ liệu logic: Dữ liệu logic là loại dữ liệu mà chỉ chứa một trong hai giá trị True (đúng) hoặc False (sai). a. Hàm IF: - Cú pháp: IF(biểu thức điều kiện, giá trị 1, giá trị 2) - Công dụng: Hàm tiến hành kiểm tra biểu thức điều kiện: Trang 3
4. Một số hàm cơ bản trong Excel === + Nếu biểu thức điều kiện là True (đúng) thì trả về giá trị 1. + Ngược lại, nếu biểu thức điều kiện là False (sai) thì trả về giá trị 2. - Ví dụ 1: Hãy điền giá trị cho cột điểm của sinh viên . Biết rằng: Nếu điểm lớn hơn hoặc bằng 7.5 thì ghi “Đạt”. Ngược lại thì ghi “Chưa đạt ” IF(E2>=7.5,"Đạt","Chưa đạt") - Ví dụ 2: IF(2>3,”Sai”, “Đúng”) = “Đúng” @ Chú ý: * Hàm IF dùng để chọn 1 trong 2 lựa chọn nhưng nếu phải chọn nhiều hơn 2 lựa chọn thì dùng hàm IF theo kiểu lồng nhau. Ví dụ 3: Hãy điền giá trị cho cột xếp loại trong bảng dưới. Biết rằng: Nếu ĐTB >=9 thì ghi “Giỏi”, nếu ĐTB >=7 thì ghi “Khá”, nếu ĐTB >=5 thì ghi “TB”, còn lại thì ghi “Yếu”. Thì công thức được tính như sau. IF(B2>=9,"Giỏi",IF(B2>=7,"Khá",IF(B2>=5,"TB","Yếu"))) * Biểu thức điều kiện của hàm IF luôn phải có kết quả trả về 1 trong 2 giá trị True (đúng) hoặc False (sai). * Trong hàm IF, nếu không có đối số thứ 3 thì khi biểu thức điều kiện sai hàm sẽ trả về giá trị False. Ví dụ 6: IF(2 3, “Sai”) = FALSE b. Hàm AND: - Cú pháp: AND(biểu thức điều kiện 1, biểu thức điều kiện 2, ) - Công dụng: Hàm trả về giá trị True (đúng) nếu tất cả các biểu thức điều kiện đều đúng và trả về giá trị False (sai) khi có ít nhất một biểu thức điều kiện sai. - Ví dụ: Hãy điền giá trị cho cột kết quả trong bảng dưới. Biết rằng: Nếu tổng điểm tb>=6.5 và điểm Giải thuật >=5 thì ghi “Đậu” Các trường hợp còn lại thì ghi “Hỏng”. IF(AND(H5>=6.5,G5>=5),"Đậu","Hỏng") c. Hàm OR: Cú pháp: OR(biểu thức điều kiện 1, biểu thức điều kiện 2, ) - Công dụng: Hàm trả về giá trị True (đúng) nếu có ít nhất một bt điều kiện đúng và trả về giá trị False nếu tất cả các bt điều kiện đều sai. - Ví dụ: Hãy điền giá trị cho cột kết quả trong bảng ở mục b. Biết rằng: Nếu tổng điểm>=10 hoặc điểm Anh văn>=5 thì ghi “Đậu” Các trường hợp còn lại thì ghi “Hỏng”. IF(OR(H5>=6.5,G5>=5),"Đậu","Hỏng") d. Hàm NOT: - Cú pháp: NOT(biểu thức logic) Trang 4
5. Một số hàm cơ bản trong Excel === - Công dụng: Trả về giá trị là phủ định của biểu thức logic - Ví dụ: NOT(2<3) = False 6. Nhóm hàm xử lý dữ liệu ngày - tháng - năm: a. Hàm TODAY: - Cú pháp: TODAY( ) - Công dụng: Trả về giá trị là ngày tháng năm của hệ thống - Ví dụ: TODAY( ) b. Hàm NOW: - Cú pháp: NOW( ) - Công dụng: Trả về giá trị là ngày tháng năm và giờ - phút của hệ thống - Ví dụ: c. Hàm DAY: - Cú pháp: DAY(biểu thức ngày – tháng – năm) - Công dụng: Trả về phần ngày của biểu thức ngày – tháng – năm - Ví dụ: DAY(TODAY( )) d. Hàm MONTH: - Cú pháp: MONTH(biểu thức ngày – tháng – năm) - Công dụng: Trả về phần tháng của biểu thức ngày – tháng – năm. - Ví dụ: MONTH(TODAY( )) e. Hàm YEAR: - Cú pháp: YEAR(biểu thức ngày – tháng – năm) - Công dụng: Trả về phần năm của biểu thức ngày – tháng – năm. - Ví dụ: YEAR(TODAY( )) b. Hàm WEEKDAY: - Cú pháp: WEEKDAY(biểu thức ngày – tháng - năm , kiểu trả về) - Công dụng: Trả về giá trị là số thứ tự của biểu thức ngày -tháng năm trong một tuần tùy thuộc vào kiểu trả về: + Nếu kiểu trả về là 1 (hoặc không có) thì chủ nhật được xem là ngày đầu tiên trong tuần và được đánh số thứ tự theo bảng sau: Ví dụ: Giả sử ô A1 chứa ngày 30/07/2006 (tức chủ nhật) thì: WEEKDAY(A1) = 1 + Nếu kiểu trả về là 2 thì thứ 2 được xem là ngày đầu tiên trong tuần và được đánh STT theo bảng sau: Ví dụ: Giả sử ô A2 chứa giá trị ngày 31/07/2006 (tức thứ 2) thì WEEKDAY(A2) = 1 + Nếu kiểu trả về là 3 thì thứ 2 được xem là ngày đầu tiên trong tuần và và được đánh STT theo bảng sau: Ví dụ: Giả sử ô A2 chứa giá trị ngày 31/07/2006 (thứ 2) thì WEEKDAY(A2) = 0 7. Nhóm hàm xử lý dữ liệu giờ - phút - giây: a. Hàm SECOND: - Cú pháp: SECOND(biểu thức giờ - phút - giây) - Công dụng: Trả về phần giây của biểu thức giờ - phút - giây - Ví dụ: Giả sử tại ô D5 chứa gía trị 08:30:20 thì: SECOND(D5) = 20 b. Hàm MINUTE: - Cú pháp: MINUTE(biểu thức giờ - phút - giây) - Công dụng: Trả về phần phút của biểu thức giờ - phút - giây - Ví dụ: Giả sử tại ô D5 chứa gía trị 08:30:20 thì: MINUTE(D5) = 30 Trang 5
6. Một số hàm cơ bản trong Excel === c. Hàm HOUR: - Cú pháp: HOUR(biểu thức giờ - phút - giây ) - Công dụng: Trả về phần giờ của biểu thức giờ - phút - giây - Ví dụ: Giả sử tại ô D5 chứa gía trị 08:30:20 thì: HOUR(D5) = 8 8. Nhóm hàm tra cứu: a. Hàm VLOOKUP: - Cú pháp: VLOOKUP(n, khối, m, r) VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,option_lookup) - Chức năng: Hàm VLOOKUP là hàm dò tìm theo cột, sẽ trả về giá trị của một ô nằm trên một cột nào đó nếu thỏa mãn điều kiện dò tìm - Lookup_value: là giá trị dùng để dò tìm, giá trị này sẽ được dò tìm trong cột đầu tiên của bảng dữ liệu dò tìm. Giá trị dò tìm có thể là một số, một chuỗi, một công thức trả về giá trị hay một tham chiếu đến một ô nào đó dùng làm giá trị dò tìm. -Table_array: là bảng dùng để dò tìm, bảng dò tìm có thể là tham chiếu đến một vùng nào đó hay Name trả về vùng dò tìm. Bảng dò tìm gồm có Rj hàng và Ci cột (I,j >=1), trong đó cột thứ nhất của bảng dò tìm sẽ được dùng để dò tìm. ( thường chuyển về địa chỉ tuyệt đối bằng cách nhấn F4 để cố định vùng dò tìm, vùng dò tìm này phải bao các giá trị cần trả về, vùng dò được bắt đầu tại cột có giá trị dò tìm) - Col_index_num: là số thứ tự của cột (tính từ trái qua phải) trong bảng dò tìm chứa giá trị mà ta muốn trả về. Col_index_num phải >=1 và <= số cột lớn nhất có trong bảng dò tìm, ngược lại hàm sẽ trả về #VALUE! hoặc #REF. ( số thứ tự này được xác định trong vùng dò tìm. VD vùng dò tìm C2:F10 nếu muốn giá trị trả về là cột C thì đánh 1, D đánh 2 nhưng không được vượt qua vùng dò tìm như trong ví dụ này không được vựơt quá 4) - Option_lookup: là tùy chọn xác định kiểu dò tìm, có 2 kiểu dò tìm: True hoặc 1 hoặc để trống: là kiểu dò tìm tương đối, hàm sẽ lấy giá trị đầu tiên mà nó tìm được trên cột đầu tiên trong bảng dò tìm. Trong trường hợp tìm không thấy, nó sẽ lấy giá trị lớn nhất mà có giá trị nhỏ hơn giá trị dò tìm. False hoặc 0: là kiểu dò tìm chính xác, hàm sẽ lấy giá trị đầu tiên mà nó tìm được trên cột đầu tiên trong bảng dò tìm. Trong trường hợp tìm không thấy, hàm sẽ trả về #N/A. Vd: cho bảng tính sau: Trang 6
7. Một số hàm cơ bản trong Excel === Yêu cầu: Căn cứ vào Chức vụ và Bảng phụ cấp chức vụ, tính tiền phụ cấp chức vụ cho cột PCCV. VLOOKUP(G4,$B$18:$C$22,2) b. Hàm HLOOKUP: HLOOKUP có cú pháp và công dụng tương tự VLOOKUP nhưng được dùng trong trường hợp bảng tra được bố trí theo hàng ngang thay vì theo hàng dọc như VLOOKUP. Yêu cầu: Căn cứ vào MANV và Bảng tên phòng ban, điền tên phòng ban ở cột P_BAN HLOOKUP(B4,$G$17:$I$18,2A) Trang 7