Thanh toán quốc tế trong ngoại thương - Chủ đề 7: Chứng từ hàng hóa và các điều khoản liên quan đến UCP 600

Nội dung text: Thanh toán quốc tế trong ngoại thương - Chủ đề 7: Chứng từ hàng hóa và các điều khoản liên quan đến UCP 600

1. Chủ đề 7 Chứng từ hàng hóa và các điều khoản liên quan đến UCP 600 I. Hóa đơn thương mại. (commercial invoice) Để tuân thủ các quy định Hải quan, nhà nhập khẩu và xuất khẩu cần phải cung cấp các chứng từ cần thiết. Để hoàn thiện thủ tục khai báo hải quan, một trong những chứng từ cần thiết mà người thực hiện khai báo hải quan phải trình là hoá đơn thương mại. 1. Định nghĩa: Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Là chứng từ cơ bản trong các chứng từ hàng hóa. Hóa đơn thương mại do người bán phát hành xuất trình cho người mua sau khi hàng hóa được gửi đi. Là yêu cầu của người bán đòi người mua phải thanh toán số tiền hàng theo những điều kiện cụ thể ghi trên hóa đơn. Trong hóa đơn phải nêu được đặc điểm của hàng hóa, đơn giá, tổng giá trị hàng hóa, điều kiện cơ sở giao hàng, phương thức thanh toán, phương tiện vận tải .v.v Hóa đơn thường được lập làm nhiều bản, để dùng trong nhiều việc khác nhau: xuất trình cho ngân hàng để đòi tiền hàng, xuất trình cho công ty bảo hiểm để tính phí bảo hiểm, cho hải quan để tính thuế.v.v Nhìn chung, hóa đơn thương mại đã trở nên phổ biến trong thời đại hội nhập ngày nay, bất kì một hoạt động giao dịch thương mại nào (xuất khẩu hay nhập khẩu) đều phải cần hóa đơn. Từ đó cho thấy việc nhận biết và thành lập một hóa đơn đúng đang là một yêu cầu cấp bách đối với tất cả các doanh nghiệp VN, vì khi một hóa đơn bị sai sót thì sẽ gây ra nhiều trở ngại cho các nhà xuất khẩu lẫn nhà nhập khẩu. 2. Nội dung hóa đơn thương mại 1. Các bên: Tên và địa chỉ đầy đủ của người mua và người bán, số tham chiếu của mỗi bên và ngày tháng phát hành. 2. Hàng hóa: Chỉ ra chi tiết về hàng hóa, bao gồm: trọng lượng, khối lượng, đơn giá và tổng giá trị. 3. Cơ sở điều kiện giao hàng: Chỉ ra chi phí về bảo hiểm và vận tải phải được trả bởi người bán hay người mua, và trách nhiệm thanh toán đó có hiệu lực đến địa điểm cụ thể nào trong quá trình chuyên chở hàng hóa. 4. Điều kiện thanh toán và trao chứng từ: Tùy thuộc vào phương thức thanh toán là ghi sổ, ứng trước , nhờ thu hay tín dụng chứng từ ( ví dụ: thanh toán sau 60 ngày xuất trình chứng từ) mà quy định cho thích hợp. Chứng từ được trao khi được thanh toán (D/P), khi được chấp nhận hối phiếu ( D/A) hay chấp nhận các điều kiện khác (D/ OT). 5. Chi tiết về vận tải: Chỉ ra phương tiện chuyên chở, người chuyên chở, cảng bốc hàng, cảng dỡ hàng Chi tiết về nội dung thể hiện trên hóa đơn thương mại do người bán và người mua thỏa thuận. Một bên hay cả hai bên, vì lý do bí mật thương mại, chỉ yêu cầu mô tả hàng hóa một cách đơn giản, chẳng hạn “hàng hóa theo đơn đặt hàng No ”. Như vậy, nội dung của hóa đơn thương mại không được tiêu chuẩn hóa, nó phụ thuộc chủ yếu vào sự thỏa thuận giữa người mua và người bán. 1
2. 6. Ngoài ra, tùy theo yêu cầu của từng nước, mà trên hóa đơn thương mại còn phải thể hiện một số nội dung như: - Thông tin về xuất xứ hàng hóa. - Thể hiện chi phí bảo hiểm và vận tải một cách độc lập. - Chữ ký bằng tay của người xuất khẩu. - Mã số phân loại thuế quan. Trong bộ chứng từ thanh toán, hóa đơn thương mại được xem là chứng từ trung tâm, nó là yêu cầu của người bán đòi người mua trả số tiền ghi trên hóa đơn. Hóa đơn thường được lập làm nhiều bản và được sử dụng trong các việc khác nhau, chủ yếu là gửi cho người mua để thông báo kết quả giao hàng, để người mua chuẩn bị nhập hàng và thanh toán, là chứng từ trong bộ chứng từ gửi đến ngân hàng mở L/C để đòi tiền, gửi cho công ty bảo hiểm để tính phí bảo hiểm hàng hóa, gửi cho cơ quan hải quan để tính thuế xuất nhập khẩu Điểm chú ý là, theo quy tắc thanh toán quốc tế của ICC, thì hóa đơn thương mại không nhất thiết phải được ký, trừ khi có yêu cầu cụ thể. 3. Các chức năng của hóa đơn thương mại (1) Trong khai báo hải quan và mua bảo hiểm, hóa đơn thương mại thể hiện giá trị hàng hóa mua bán, làm cơ sở cho việc tính thuế xuất nhập khẩu và tính số tiền bảo hiểm. (2) Khi hóa đơn đã được chấp nhận trả tiền bởi người mua hay ngân hàng, nó trở thành công cụ tài trợ cho hoạt động xuất nhập khẩu. (3) Những chi tiết thể hiện trên hóa đơn, như về hàng hóa, điều kiện thanh toán và giao hàng, về vận tải là những căn cứ để đối chiếu và theo dõi việc thực hiện hợp đồng thương mại. (4) Nếu trong bộ chứng từ thanh toán có hối phiếu, thì hóa đơn là căn cứ để kiểm tra nội dung đòi tiền của hối phiếu, nếu trong bộ chứng từ không có hối phiếu, thì hóa đơn có tác dụng thay thể cho hối phiếu, làm căn cứ đòi tiền và trả tiền. 4. Quy định về hóa đơn thương mại theo UCP 600 Quy định về hóa đơn thương mại thể hiện tại điều 14, 18, 30 trong UCP600. Điều 18 (hóa đơn thương mại) quy định: a. Hóa đơn thương mại: i. Phải thể hiện là do người thụ hưởng phát hành (trừ trường hợp quy định tại điều 38); ( điều 38 quy định: Tín dụng có thể chuyển nhượng là một tín dụng có quy định rõ ràng là “có thể chuyển nhượng” và có giá trị thanh toán toàn bộ hay từng phần cho người thụ hưởng khác (“người thụ hưởng thứ hai”) theo yêu cầu của người thụ hưởng (“thứ nhất”)) 2
3. ii. Phải đứng tên người yêu cầu (trừ khi áp dụng Điều 38g) (điều 38g quy định: Tên của người thụ hưởng thứ nhất có thể thay thế bằng tên của người yêu cầu trong tín dụng); iii. Phải ghi bằng loại tiền của tín dụng; và iv. Không cần phải kí. (Lâu nay việc mua bán hàng háo theo phương thức “truyền thống” rất phổ biến là: khi mua hàng, người bán hàng thường cấp cho người mua một hóa đơn trên đó có chữ kí của người bán hàng. Tuy nhiên, ngày nay nhờ có khoa học và công nghệ phát triển, nhiều hionhf thức bán hàng hiện đại ra đời, ví dụ mua hàng tại các siêu thị, mau hàng tại các máy bán hàng tự động, hơn nữa nhiều mặt hàng được bán theo phương thức tự động hóa và bộ chứng từ hàng hóa (trong đó có hóa đơn) cũng được lập một cách tự đọng hóa, do đó, việc yêu cầu nhất thiết phải có chữ kí trên hóa đơn là không thực tế.) b. Một ngân hàng chỉ hành động theo sự chỉ định, một ngân hàng xác nhận, nếu có, hoặc ngân hàng phát hành có thể chấp nhận một hóa đơn thương mại phát hành có số tiền vượt quá số tiền được phép của tín dụng, và quyết định của nó sẽ ràng buộc tất cả các bên, miễn là ngân hàng đó chưa thanh toán hoặc thương lượng thanh toán cho số tiền vượt quá số tiền cho phép của tín dụng. Tức là, số tiền trong hóa đơn thương mại có thể lớn hơn số ghi trong L/C. Do đó ngân hàng có thể: Coi hóa đơn là xuất trình không phù hợp nên không thanh toán. Coi hóa đơn là phù hợp nhưng chỉ thanh toán số tiền cho người thụ hưởng không lớn hơn giá trị của L/C. c. Mô tả hàng hóa, dịch vụ hoặc thực hiện trong hóa đơn thương mại phải phù hợp với mô tả hàng hóa trong tín dụng. Theo điều 30: Dung sai về số tiền, số lượng và đơn giá: a. Các từ “khoảng” hoặc “ước chừng” được sử dụng có liên quan đến số tiền của tín dụng hoặc số lượng hoặc đơn giá ghi trong tín dụng được hiểu là cho phép một dung sai hơn hoặc kém 10% của số tiền hoặc số lượng hoặc đơn giá mà chúng nói đến. b. Một dung sai không vượt quá 5% hơn hoặc kém, về số lượng hàng hóa là được phép, miễn là tín dụng không quy định số lượng tính bằng một số đơn vị bao kiện hoặc đơn vị chiếc và tổng số tiền thanh toán không vượt quá số tiền của tín dụng. c. Ngay cả khi cấm giao hàng từng phần, một dung sai không vượt 5% ít hơn số tiền của tín dụng là được phép, miễn là số lượng hàng hóa, nếu quy định trong tín dụng, được giao đầy đủ và đơn giá, nếu quy định trong tín dụng, không được giảm hoặc mục b điều 30 không áp dụng. Dung sai này không áp dụng nếu tín dụng quy định một dung sai cụ thể hoặc sử dụng cụm từ như đề cập tại mục b điều 30. Theo điều 14: Tiêu chuẩn kiểm tra chứng từ. 3
4. Điểm e quy định: Trong các chứng từ không phải là hóa đơn thương mại, thì việc mô tả hàng hóa, dịch vụ hoặc thực hiện, nếu quy định, có thể là chung chung, miễn là không mâu thuẫn với mô tả hàng hóa trong tín dụng. Tức là: Đối với hóa đơn thương mại: mô tả hàng hóa phải chính xác với trong L/C Đối với chứng từ khác: mô tả hàng hóa có thể mô tả chung chung, miễn là không mâu thuẫn với mô tả hàng hóa trong L/C. 5. Mẫu hóa đơn thương mại: 1) SHIPPER/ EXPORTER ( Nhà xuất khẩu): - The name and address of the principal party responsible for effecting export from the United States. The exporter as named on the Export License. (Tên và địa chỉ của đối tác chính chịu trách nhiệm xuất khẩu những hàng hoá được liệt kê.) 2) CONSIGNEE (Người nhận hàng) - The name and address of the person/company to whom the goods are shipped for the designated end use, or the party so designated on the Export License. (Tên và địa chỉ của cá nhân hoặc công ty mà hàng hoá được gửi đến cuối cùng) 4
5. 3) INTERMEDIATE CONSIGNEE (Trung gian) - The name and address of the party who effects delivery of the merchandise to the ultimate consignee, or the party so named on the Export License.(Tên và địa chỉ của người chịu trách nhiệm phân phối hàng hoá đến cho người nhận cuối cùng.) 4) FORWARDING AGENT (Đại lý chuyển giao/hãng vận chuyển quá cảnh)- The name and address of the duly authorized forwarder acting as agent for the exporter. (Tên và địa chỉ của người được ủy quyền hợp pháp, hoạt động với vai trò là đại lý của nhà xuất khẩu.) 5) COMMERCIAL INVOICE NO. - Commercial Invoice number assigned by the exporter. (Mã số hoá đơn định bởi nhà xuất khẩu) 6) CUSTOMER PURCHASE ORDER NO. - Overseas customer's reference of order number. (Mã số đơn đặt hàng của khách hàng) 7) B/L, AWB NO. - Bill of Lading, or Air Waybill number, if known.( Mã số vận đơn hàng hải hay hàng không ) 8) COUNTRY OF ORIGIN - Country of origin of shipment. (Xuất xứ của hàng hoá được vận chuyển) 9) DATE OF EXPORT - Actual date of export of merchandise. (Ngày xuất khẩu thực tế) 10) TERMS OF PAYMENT (điều kiện thanh toán) - Describe the terms, conditions, and currency of settlement as agreed upon by the vendor and purchaser per the Pro Forma Invoice, customer Purchase Order, and/or Letter of Credit. (Mô tả những điều khoản, phương thức thanh toán, loại tiền tệ được thoả thuận giữa người mua và người bán theo hoá đơn chiếu lệ, đơn đặt hàng của khách hàng, hay tín dụng thư) 11) EXPORT REFERENCES - May be used to record other useful information,e.g. - other reference numbers, special handling requirements, routing requirements, etc. (Dùng để trình bày những thông tin cần thiết khác, ví dụ như các mã số, yêu cầu đặc biệt về việc vận chuyển hàng ) 12) AIR/OCEAN PORT OF EMBARKATION - Ocean port/pier, or airport to be used for embarkation of merchandise. (Cảng hàng không, hay hàng hải nơi bốc hàng (đưa hàng lên tàu)) 13) EXPORTING CARRIER/ROUTE - (Hãng vận tải): Record airline carrier/flight number or vessel name/shipping line to be used for the shipment of merchandise. (Hãng vận tải do nhà xuất khẩu chọn để vận chuyển hàng hoá.) 14) PACKAGES - Record number of packages, cartons, or containers per description line. (Mã số trên kiện, thùng cactông hay container theo mỗi dòng mô tả.) 15) QUANTITY (Số lượng)- Record total number of units per description line. (Tổng số đơn vị hàng hóa theo mỗi dòng mô tả) 16) NET WEIGHT (Khối lượng tịnh)/GROSS WEIGHT ( Khối lượng gộp) - Record total net weight and total gross weight (includes weight of container) in kilograms per description line. Tổng khối lựơng tịnh theo mỗi dòng mô tả./ tổng khối lượng gộp ( bao gồm cả khối lượng bao bì) theo mỗi dòng mô tả 17) DESCRIPTION OF MERCHANDISE (Mô tả hàng hoá) - Provide a full description of items shipped, the type of container (carton, box, pack, etc.), the gross weight per container, and the quantity and unit of measure of the merchandise. (Mô tả đầy đủ về hàng hoá được vận chuyển, loại bao bì ( thùng cacton, hộp, 5
6. kiện ), trọng lượng gộp mỗi container, số lượng và đơn vị tính của hàng hoá ) 18) UNIT PRICE (Đơn giá)/TOTAL VALUE (Tổng giá trị) - Record the unit price of the merchandise per the unit of measure, compute the extended total value of the line.(Giá của mỗi đơn vị hàng hoá/ tổng giá trị hàng hoá theo mỗi dòng mô tả) 19) PACKAGE MARKS (Ký mã hiệu)- Record in this Field, as well as on each package, the package number (e.g. - 1 of 7, 3 of 7, etc.), shippers company name, country of origin (e.g. - made in USA), destination port of entry, package weight in kilograms, package size (length x width x height), and shipper's control number (e.g. - C/I number; optional).(Ký hiệu hay mã số để nhận biết trên container) 20) MISC. CHARGES (Chi phí hỗn hợp) - Record any miscellaneous charges which are to be paid for by the customer - export transportation, insurance, export packaging, inland freight to pier, etc ( Tất cả các loại phí mà khách hàng phải trả như: phí vận chuyển, bảo hiểm, phí đóng gói xuất khẩu, phí vận chuyển trên bộ) 21) CERTIFICATIONS (Chứng nhận) - any certificationsor declarations required of the shipper regarding any information recorded on the commercial invoice: ( Tất cả những chứng nhận và cam kết liên quan đến bất cứ thông tin nào trong hoá đơn mà nhà xuất khẩu yêu cầu) 22) INVOICE CURRENCY: Loại tiền tệ mà giá trị của hoá đơn được tính theo đó 23) DATE (Ngày tháng): Ngày tháng lập hoá đơn. Ngoài mẫu trên người ta cũng có thể lập những hoá đơn thương mại với nhiều cách thức khác nhau do không có một biểu mẫu tiêu chuẩn quy định cho chung cho hóa đơn thương mại.Nhưng nội dung của một hóa đơn thương mại cơ bản vẫn đầy đủ những thông tin cần thiết như trên. Sau đây là một mẫu hóa đơn thương mại cụ thể: 6
7. 9 1/ Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice):
8. Hóa đơn lãnh sự (Consular invoice) Hóa đơn hải quan CUSTOMS INVOICE 10
9. 6. Phân loại: Trong thực tiễn buôn bán, các hoạt động giao dịch rất nhiều và phức tạp, bên cạnh đó mỗi loại giao dịch thường đòi hỏi mỗi hóa đơn khác nhau, làm cho hình thức và chức năng của các hóa đơn thương mại trở nên đa dạng. Nếu xét theo gốc độ chức năng, có thể phân loại hóa đơn như sau:  Hóa đơn tạm thời (Provisional Invoice): Là hóa đơn trong việc thanh toán sơ bộ tiền hàng trong các trường hợp giá hàng hóa chỉ là giá tạm tính, tạm thu tiền hàng vì việc thanh toán cuối cùng sẽ căn cứ vào trọng lượng hoặc số lượng xác định ở cảng, hàng hóa được giao nhiều lần mà mỗi lần chỉ thanh toán một phần cho đến khi bên bán giao xong mới thanh toán dứt khoát. Loại hóa đơn này được yêu cầu từ phía người mua, khi họ cần nó để có được giấy phép nhập khẩu (giấy tờ cần thiết trong đó có ghi các quy định về thuế cũng như quy định về hàng hóa của nước nhập khẩu). Hóa đơn tạm được người bán viết, hoặc các nhà phân phối danh nghĩa hay cũng có thể do các trung gian bán hàng khác viết. Hóa đơn tạm cũng không cần phải có xác nhận của các văn phòng đại sứ hay các chuyên gia nghiên cứuTheo luật quốc tế, khi một hoạt động giao dịch không thực hiện như một hợp đồng thương mại hay theo thứ tự mua hàng của người nhập khẩu, hóa đơn tạm được coi như một sự đề nghị bán hàng. Nó chỉ được chấp nhận trong trường hợp người phát hành thừa nhận, nó sẽ trở thành hợp đồng có giá trị khi người mua kí gửi kèm theo một công cụ viết theo quy định của luật pháp như: điện báo, thư báo . 11
10. Ưu điểm của hóa đơn tạm: - Xuất phát từ hóa đơn tạm, ngân hàng có thể quản lý Tên, địa chỉ chính xác của người hưởng lợi, cũng như tên gọi, đặc điểm hàng hóa - Nếu L/C được chọn như một công cụ thanh toán, sự chấp nhận của hóa đơn tạm sẽ thúc đẩy được quá trình mở L/C. - Trong một vài trường hợp sẽ đơn giản được thủ tục. Ví dụ: Một giao dịch thương mại mang lại hàng chục mặt hàng nguyên liệu đến với người nhập. Nhà nhập khẩu này sẽ tránh phản ánh lại những chi tiết này trong một hóa đơn do ngân hàng cung cấp, sẽ có lợi khi nối các hóa đơn tạm nhận được của nhà cung cấp chúng. => Như vậy, hóa đơn tạm sẽ góp phần tất yếu trong hoạt động mở L/C và thanh toán giúp ngân hàng kiểm tra đối chiếu giữa hóa đơn thương mại với hóa đơn tạm về số lượng, trọng lượng, tính chất hàng hóa trong hợp đồng.  Hóa đơn chính thức (Final invoice): . Là hóa đơn thương mại xác định tổng giá trị cuối cùng của lô hàng và là cơ sở thanh toán dứt khoát tiền hàng. Đây là chứng từ kế toán do bên bán lập, là hóa đơn quan trọng nhất trong giao dịch quốc tế. Nó không chỉ là hóa đơn tiêu biểu của khoản nợ mà nó còn cho phép tất cả các dịch vụ thuế suất được kiểm tra các yếu tố của hàng hóa gửi đi. Vị trí của người xuất khẩu. Hóa đơn phụ thuộc vào thời hạn của hợp đồng thương mại. Nó mang tính bắt buộc, trên đó thể hiện: địa chỉ, số seri của hóa đơn, tên địa chỉ người mua, số lượng hàng hóa bán ra, tên gọi chính xác của hàng hóa, giá cả, đồng tiền quy định trong hóa đơn, chế độ tài chính của việc xuất khẩu, ngày đáo hạn, các điều kiện bán hàng Trong trường hợp thanh toán theo L/C: -Hóa đơn thương mại phải thể hiện là do người thụ hưởng phát hành( trừ trường hợp tín dụng chuyển nhượng) - Phải đứng tên người yêu cầu. - Hàng hóa được mô tả chi tiết trong hóa đơn phải khớp với các hóa đơn khác. Hàng hóa được mô tả phải tương thích với mô tả hàng hóa trong tín dụng. Vị trí nhà nhập khẩu. Hóa đơn thương mại giải thích cụ thể một khoản nợ, nó sẽ giải thích cho mọi đối tượng tài chính của khoản vay nợ, đưa vốn ra nước ngoài, nó là cơ sở khai báo và tính thuế hải quan xuất-nhập khẩu.  Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice): Là loại chứng từ có hình thức như hóa đơn, 12
11. nhưng không dùng để thanh toán mà được dùng làm chúng từ để khai hải quan, xin giấy phép nhập khẩu, làm cơ sở cho việc khai trị giá hàng hóa đem đi triển lãm, để gửi bán hoặc có tác dụng làm đơn chào hàng.  Hóa đơn xác nhận (Certified invoice): Là hóa đơn có chữ ký của phòng thương mại và công nghiệp, xác nhận về xuất xứ của hàng hoá. Nhiều khi hóa đơn này được dùng như một chứng từ kiêm cả chức năng hóa đơn lẫn chức năng  Hóa đơn lãnh sự (Consular invoice): Là hoá đơn xác nhận của lãnh sự nước người mua đang làm việc ở nước người bán. Hoá đơn lãnh sự có tác dụng thay thế cho giấy chứng nhận xuất xứ Loại hóa đơn này sử dụng nhằm mục đích: - Chứng nhận nhà xuất khẩu không bán phá giá hàng hóa - Cung cấp thông tin về nhóm hàng hóa phải chịu thuế - Thay thế cho giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa Nó phục vụ thực hiện kiểm soát nhập khẩu, và giúp ngăn chặn trên hoặc dưới mức hóa đơn. Một hóa đơn lãnh sự có thể thu được thông qua một đại diện lãnh sự của nước bạn vận chuyển đến Hoá đơn lãnh sự là yêu cầu của một số quốc gia để tạo điều kiện hải quan và thu thuế. Nói chung, mục đích là cung cấp cho cơ quan hải quan nước ngoài với một mô tả đầy đủ chi tiết, của hàng hoá để các thuế nhập khẩu có thể được đánh chính xác như người nhận hàng, người gửi hàng và giá trị của lô hàng. Hoá đơn lãnh sự phải được chuẩn bị trong ngôn ngữ của các nước đến và có thể thu được từ các lãnh sự quán của nước này, và thường phải được "consularised" (nghĩa là đóng dấu của một quan chức lãnh sự có thẩm quyền của nước xuất khẩu). Lãnh sự nước ngoài chứng minh các hình thức bắt buộc. Sau khi hoàn thành, các lãnh sự sẽ đóng dấu hoặc chứng nhận cho các hóa đơn lãnh sự. Có đôi khi một khoản phí trả cho Lãnh sự cho dịch vụ này. Số lượng các bản sao hóa đơn lãnh sự yêu cầu thay đổi đáng kể từ các quốc gia. Lãnh sự sẽ luôn giữ một bản sao cho các tập tin của nó, và khác mà được chuyển cho cơ quan hải quan tại điểm đến. Các bản sao có đóng dấu trả về Luật sư cho người gửi hàng / người bán / xuất khẩu thường được gửi cho người nhập khẩu để trình bày cho các quan chức hải quan khi nhập khẩu hàng hóa tuyên bố của mình. Chậm trễ trong việc nhận được hoá đơn lãnh sự và bất kỳ tài liệu khác thường xuyên bị phạt do hải quan của nước nhập khẩu. Nói chung các hóa đơn lãnh sự là một bản sao của hoá đơn thương mại bằng ngôn ngữ của quốc gia cho biết chi tiết đầy đủ của hàng hóa vận chuyển. Hoá đơn phải chứng minh, ngoài các thông tin về các vật liệu hoặc hàng hóa, tên của các tàu mang hàng hoá, cảng giao hàng, và cảng hoặc điểm đến. 13
12.  Hóa đơn hải quan (Custom Invoice): Là hóa đơn tính toán trị giá hàng theo giá tính thuế của hải quan và tính toán các khoản lệ phí của hải quan. Hóa đơn này ít quan trọng trong lưu thông.  Hóa đơn chi tiết (Detailed invoice ): Trong hóa đơn chi tiết , giá cả được phân tích ra thành những mục rất chi tiết. Nội dung của hóa đơn được chi tiết đến mức độ nào là tùy theo yêu cầu cụ thể, không có tính chất cố định. 7. Những lỗi thường gặp khi lập hóa đơn  Người bán cho rằng hoa hồng, tiền bản quyền và các loại phí khác không phải chịu thuế nên không ghi vào trong hóa đơn.  Người xuất khẩu mua hàng từ nhà sản xuất rồi bán lại cho người nhập khẩu và chỉ ghi trên hóa đơn giá họ mua của người sản xuất chứ không ghi giá họ bán cho người nhập khẩu.  Trị giá nguyên liệu của người nhập khẩu cung cấp cho người xuất khẩu để sản xuất ra hàng hóa không được thể hiện trong hóa đơn.  Nhà sản xuất nước ngoài gửi hàng thay thế cho một khách hàng và chỉ ghi giá thực thu của hàng hóa mà không thể hiện giá đầy đủ trừ đi tiền bồi thường cho hàng hóa khiếm khuyết đã giao trước đây và bị trả lại.  Người giao hàng nước ngoài bán hàng có chiết khấu nhưng trên hóa đơn chỉ ghi giá thực thu mà không thể hiện số tiền chiết khấu.  Người xuất khẩu bán hàng theo giá giao hàng (giá gắn với một điều kiện giao hàng nào đó ví dụ như giá CIF chẳng hạn) nhưng chỉ ghi hóa đơn theo giá FOB tại nơi xếp hàng và không ghi những chi phí tiếp theo sau.  Người giao hàng ghi trên hóa đơn người nhập khẩu là người mua hàng nhưng trên thực tế người nhập khẩu chỉ là đại lý hoa hồng hoặc là bên chỉ nhận một phần tiền bán hàng cho việc làm trung gian của mình.  Mô tả hàng hóa không rõ ràng, thiếu một số thông tin yêu cầu, gộp nhiều mặt hàng vào cùng một loại v.v II. Giấy chứng nhân xuất xứ. (certificate of origin) 1. KHÁI NIỆM : GIẤY CHỨNG NHẬN XUẤT XỨ HÀNG HOÁ (C/O – CERTIFICATE OF ORIGIN) Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa là văn bản do tổ chức có thẩm quyền thuộc quốc gia hoặc vùng lãnh thổ xuất khẩu hàng hóa cấp dựa trên những qui định và yêu cầu liên quan về xuất xứ, chỉ rõ nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa. C/O phải chỉ rõ nguồn gốc xuất xứ hàng hoá: Giấy chứng nhận xuất xứ thì phải thể hiện được nội dung xuất xứ của hàng hoá, xuất xứ đó phải được xác định theo một Qui tắc xuất xứ cụ thể. 2. MỤC DÍCH CỦA C/O: - Ưu đãi thuế quan : xác định được xuất xứ của hàng hóa khiến có thể phân biệt đâu là hàng nhập khẩu được hưởng ưu đãi để áp dụng chế độ ưu đãi theo các thỏa thuận thương mại đã được ký kết giữa các quốc gia. 14
13. - Áp dụng thuế chống phá giá và trợ giá : Trong các trường hợp khi hàng hóa của một nước được phá giá tại thị trường nước khác, việc xác định được xuất xứ khiến các hành động chống phá giá và việc áp dụng thuế chống trợ giá trở nên khả thi. - Thống kê thương mại và duy trì hệ thống hạn ngạch : Việc xác định xuất xứ khiến việc biên soạn các số liệu thống kê thương mại đối với một nước hoặc đối với một khu vực dễ dàng hơn. Trên cơ sở đó các cơ quan thương mại mới có thể duy trì hệ thống hạn ngạch. - Xúc tiến thương mại. 3. ĐẶC ĐIỂM CỦA C/O: Xuất phát từ mục đích của Giấy chứng nhận xuất xứ nêu trên mà Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá (C/O) có đặc điểm: - C/O được cấp cho lô hàng xuất khẩu, nhập khẩu cụ thể: tức là C/O chỉ được cấp cho hàng hoá tham gia vào lưu thông quốc tế và đã được đặc định xuất khẩu tới nước nhập khẩu, khi đã có các thông tin về người gửi hàng, người nhận hàng, thông tin về đóng gói hàng hoá, số lượng, trọng lượng, trị giá, nơi xếp hàng, nơi dỡ hàng, thậm chí thông tin về phương tiện vận tải. Xét theo thông lệ quốc tế, C/O có thể được cấp trước hoặc sau ngày giao hàng (ngày xếp hàng lên tàu) nhưng việc cấp trước này vẫn phải phản ánh được lô hàng xuất khẩu cụ thể. Trường hợp cấp trước thường xảy ra khi lô hàng đang trong quá trình làm thủ tục hải quan để xuất khẩu hoặc đã làm thủ tục hải quan, chờ xuất khẩu. - C/O chứng nhận xuất xứ hàng hóa được xác định theo một qui tắc xuất xứ cụ thể và Qui tắc này phải được nước nhập khẩu chấp nhận và thừa nhận: C/O chỉ có ý nghĩa khi được cấp theo một qui tắc xuất xứ cụ thể mà nước nhập khẩu chấp nhận. Qui tắc xuất xứ áp dụng có thể là các qui tắc xuất xứ của nước nhập khẩu hoặc của nước cấp C/O (nếu nước nhập khẩu không có yêu cầu nào khác). C/O được cấp theo qui tắc xuất xứ nào thì được hưởng các ưu đãi tương ứng (nếu có) khi nhập khẩu vào nước nhập khẩu dành cho các ưu đãi đó. Để phản ánh C/O được cấp theo qui tắc xuất xứ nào thì thông thường các C/O được qui định về tên hay loại mẫu cụ thể. 4. CÁC NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA C/O Xuất phát từ mục đích, đặc điểm của C/O mà nội dung cơ bản của C/O phải thể hiện được các nội dung - Loại mẫu C/O: nhằm thể hiện C/O được cấp theo một Qui tắc xuất xứ cụ thể tương ứng - Tên, địa chỉ người xuất khẩu, nhập khẩu - Tiêu chí về vận tải (tên phương tiện vận tải, cảng, địa điểm xếp hàng/ dỡ hàng, vận tải đơn ) - Tiêu chí về hàng hoá (tên hàng, bao bì, nhãn mác đóng gói hàng hoá, trọng lượng, số lượng, giá trị ) - Tiêu chí về xuất xứ hàng hoá (tiêu chí xác định xuất xứ, nước xuất xứ hàng hoá) - Xác nhận của cơ quan có thẩm quyền nước cấp xuất khẩu. 15
14. 5. PHÂN LOẠI C/O  Form P: Giấy chứng nhận đơn thuần về hàng hóa. -Chỉ có chức năng là giấy chứng nhận đơn thuần về nơi xuất xứ hàng hóa.  Form A: Thực hiện chế độ ưu đãi phổ cập – GSP. -Dùng để thực hiện chế độ ưu đãi phổ cập (GSP – Generalised system of preferences). -Các quốc gia thuộc GSP: Mỹ, Nhật, Canada, Thụy điển, Thụy Sĩ và các nước thuộc liên minh Châu Âu. -Ưu đãi miễn thuế nhập khẩu với 1 số mặt hàng sử dụng 65% nguyên liệu trong nước. -Phải được lập theo mẫu quy định, nếu không sẽ không được hưởng chế độ ưu đãi.  Form O: Riêng cho Café, trong ICO. -Được lập riêng cho mặt hàng cà phê để sử dụng thống nhất giữa các nước là thành viên ICO -Mục đích là để nhận ưu đãi do ICO ban hành  Form X: Mặt hàng may mặc gia công. -Được lập riêng cho mặt hàng XK thuộc dạng may mặc gia công đi kèm với giấy phép XK.  Form D: Thực hiện trong hệ thống ưu đãi có hiệu lực chung – CEPT trong ASEAN. -Dùng để thực hiện hệ thống ưu đãi có hiệu lực chung (CEPT – Common Effective Preferential Tarrifs) đang được áp dụng giữa các nước Asean  Form B: Dùng cho tất cả các nước -Được lập cho các hàng hóa xuất khẩu không thuộc yêu cầu của các loại C/O khác mà bên mua yêu cầu. 6. GIỚI HẠN VỀ TÍNH XUẤT XỨ Về mặt lịch sử, đây là một giấy chứng nhận hàng hóa được đưa lên tàu, có xuất xứ từ một quốc gia nào đó. Nhưng tính "xuất xứ" trong một C/O không nghiễm nhiên đồng nghĩa với quốc gia xuất hàng, mà đó phải là quốc gia đã thực sự sản xuất/chế tạo hàng hóa đó. Việc này nảy sinh, khi hàng hóa không được sản xuất từ 100% nguyên liệu của quốc gia xuất hàng, hoặc quá trình chế biến và giá trị gia tăng không xuất phát từ một quốc gia duy nhất. Thông thường, nếu hơn 50% giá hàng bán ra xuất phát từ một nước thì nước đó được chấp nhận là quốc gia xuất xứ. Theo nhiều hiệp ước quốc tế khác, các tỉ lệ khác về mức nội hóa cũng được chấp nhận. Khi các nước tham gia các hiệp ước thương mại, họ có thể chấp nhận giấy Chứng nhận xuất xứ hàng hóa từ một khối thương mại (ví dụ như EU, Bắc Mỹ), thay vì một quốc gia cụ thể. 7. Ý NGHĨA 16
15. Chứng từ C/O có thể không được coi là một chứng từ chính thức, khi nó được chính người xuất khẩu cấp. Thông thường, nước nhập khẩu sẽ yêu cầu nhà nhập khẩu trình chứng nhận xuất xứ do một cơ quan có thẩm quyền của nước xuất khẩu cấp. Trong nhiều trường hợp, việc sử dụng chứng từ chính thức là bắt buộc, ví dụ như đối với vận tải hàng theo Hiệp ước tự do thương mại Bắc Mỹ hoặc để nhận được ưu đãi thuế quan từ các nước nhập khẩu về việc nhập hàng sản xuất/chế biến từ các nước kém phát triển tới các nước phát triển (thường được gọi là C/O mẫu A hay GSP form A, viết tắt từ Generalized System of Preferences Form A C/O: C/O form A của Hệ thống ưu đãi phổ cập). Chứng nhận xuất xứ đặc biệt quan trọng trong phân loại hàng hóa theo quy định hải quan của nước nhập khẩu và vì vậy sẽ quyết định thuế suất thuế nhập khẩu hàng hóa. C/O cũng quan trọng cho áp dụng hạn ngạch nhập khẩu và thống kê, đặc biệt là với hàng thực phẩm. C/O cũng có thể quan trọng trong các quy định về an toàn thực phẩm. Trước khi kết thúc giao địch hợp đồng, nhà xuất khẩu và nhà nhập khẩu nên xác định rõ là có cần C/O không, mẫu C/O nào, nội dung gì. Chứng nhận nhập khẩu ưu đãi là một chứng từ xác nhận hàng hóa trong một lô hàng cụ thể có xuất xứ nhất định theo các định nghĩa của một Hiêp ướng thương mại tự do song phương hay đa phương nào đó. Chứng nhận này do các cơ quan hải quan của nước nhập khẩu sử dụng để quyết định liệu lô hàng nhập khẩu đó có được hưởng các ưu đãi theo các khu vực thương mại hoặc liên đoàn hải quan đặc biệt như EU hay NAFTA hay trước khi các biện pháp thuế chống phá giá được áp dụng. Khái niệm "nước xuất xứ" và "xuất xứ ưu đãi" khác nhau. Liên minh châu Âu thường xác định nước xuất xứ không được ưu đãi thông qua địa điểm nơi có giai đoạn sản xuất lớn diễn ra trong quá trình sản xuất sản phẩm. (Theo thuật ngữ luật: "biến đổi lớn cuối cùng"). Một sản phẩm có xuất xứ ưu đãi hay không phụ thuộc vào các quy định mà một Hiệp ước thương mại tự do cụ thể áp dụng. Các quy định này có thể dựa theo giá trị hoặc dựa theo mức thuế và được gọi là "Quy định về xuất xứ". Quy định về xuất xứ của bất kỳ Hiệp ước Thương mại Tự do sẽ quyết định một quy tắc cho mỗi sản phẩm được sản xuất dựa theo mã xác định danh mục thuế chung. Mỗi quy tắc sẽ cung cấp nhiều lựa chọn để xác định liệu sản phẩm có xuất xứ ưu đãi hay không. Mỗi quy tắc cũng sẽ kèm theo quy tắc loại trừ trong đó xác định các trường hợp mà sản phẩm đó không được hưởng bất kỳ ưu đãi nào. Một ví dụ điển hình về quy tắc theo giá trị có thể có dạng: nguyên liệu thô, nhập khẩu từ các nước không phải là thành viên FTA, sử dụng trong sản xuất và không vượt quá 25% giá trị xuất xưởng (Ex-work) của hàng thành phẩm (trị giá của hàng hóa tại cổng nhà máy). Một ví dụ điển hình về quy tắc theo mức thuế có thể có dạng: không bao gồm nguyên liệu thô, nhập khẩu từ các nước không phải là thành viên của FTA này, sử dụng trong sản xuất mà có thể có cùng mã danh mục thuế với thành phẩm. 17
16. 8. LIÊN HỆ VIỆT NAM : HƯỚNG DẪN VỀ GIẤY CHỨNG NHẬN XUẤT XỨ (C/O) ĐỂ ĐỂ HƯỞNG THUẾ NHẬP KHẨU ƯU ĐÃI Tổ chức hoặc cá nhân nhập khẩu hàng hóa (dưới đây gọi tắt là người nhập khẩu), nếu có nhu cầu hưởng thuế nhập khẩu ưu đãi, phải có Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin) do tổ chức có thẩm quyền cấp, xác nhận hàng hoá có xuất xứ từ nước đã có thoả thuận về đối xử tối huệ quốc trong quan hệ thương mại với Việt Nam. Trong trường hợp hàng nhập khẩu (hàng mới) từ nước đã có thoả thuận về ưu đãi thuế, nếu chủ hàng không xuất trình được Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) thì Hải quan vẫn làm thủ tục nhập khẩu và áp dụng mức giá tính thuế cao nhất của Biểu giá tính thuế áp dụng cho chủng loại hàng hoá đó. Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) hàng nhập khẩu phải do tổ chức có thẩm quyền của nước sản xuất cung cấp. Danh sách các tổ chức này có ở Sứ quán các nước tại Việt Nam, Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam, Bộ Thương mại Việt Nam. Cơ quan có thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) của Việt Nam là Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam. Riêng về Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá xuất nhập khẩu của các nước ASEAN (Mẫu D), để áp dụng thuế suất ưu đãi đặc biệt theo CEPT, được qui định riêng. Ðối với những hàng hoá nhập khẩu qua nước thứ 3, thì cần có Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) của tổ chức có thẩm quyền cấp C/O của nước thứ 3 kèm theo bản sao C/O của nước sản xuất (theo nguyên lô hoặc chia lẻ). Người nhập khẩu phải nộp C/O cho cơ quan Hải quan khi đăng ký mở tờ khai hàng nhập khẩu. Trường hợp có lý do đặc biệt thì được Cục trưởng Cục Hải quan tỉnh, thành phố chấp thuận thì có thể nộp C/O trong một thời gian hợp lý, phù hợp với lý do chậm trễ, sau khi hoàn thành thủ tục nhập khẩu lô hàng, nhưng tối đa không quá 30 ngày kể từ ngày hoàn thành thủ hải quan. Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc liên quan đến Giấy chứng nhận xuất xứ, người nhập khẩu có thể liên hệ với các Vụ Chính sách thị trường Ngoài nước của Bộ Thương mại để được hướng dẫn thêm, cụ thể: - Nếu hàng hoá nhập khẩu có xuất xứ từ thị trường Ðông á, Ðông Nam á và Châu Ðại dương, liên hệ Vụ Châu á - Thái Bình Dương tại số máy (04) 824.68.04 - Nếu hàng hoá nhập khẩu có xuất xứ từ thị trường Châu Âu và Châu Mỹ, liên hệ Vụ Âu - Mỹ tại số máy (04) 826.25.22 và (04) 826.25.27 III. Các chứng từ hàng hóa khác Phiếu đóng gói ( packing list ) : Thông thường chỉ ra các chi tiết về : - Số hàng hóa được đóng gói trong một bao, kiện, thùng, hộp hay container nhất định. - Trọng lượng tịnh và cả bì của mỗi bao, kiện, thùng hay hộp - Số lượng bao, thùng, hộp, kiện, container Phiếu đóng gói được đặt trong bao bì sao cho người mua có thể dễ dàng tìm thấy, cũng có khi được để trong một túi gần bên ngoài bao bì. Ngoài ra phiếu đóng gói còn được 18
17. gửi cùng với bộ chứng từ thanh toán theo quy định. Phiếu đóng gói ngoài dạng thông thường có thể là dạng chi tiết nếu nội dung tương đối chi tiết vê hàng hóa. Các bất hợp lệ thường gặp đối với phiếu đóng gói: - Không nêu hoặc nêu không chính xác điều kiện đóng gói theo quy định - Thông tin về các bên liên quan không đầy đủ và chính xác - Tổng trọng lượng từng đơn vị hàng hoá không khớp với trọng lượng cả chuyến hàng Ngoài ra tùy từng trường hợp còn có : - Giấy chứng nhận phẩm chất ( Certificate of Quality ) - Giấy kiểm định ( Certificate of Inspection ) - Giấy chứng nhận số lượng ( Certificate of Quantity ) - Bảng kê chi tiết ( Specification ) - 19