›

Hướng dẫn nghiệp vụ tài trợ thương mại

pdf 103 trang nguyendu 4010
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Hướng dẫn nghiệp vụ tài trợ thương mại", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • pdfhuong_dan_nghiep_vu_tai_tro_thuong_mai.pdf

Nội dung text: Hướng dẫn nghiệp vụ tài trợ thương mại

  1. CẨM NANG HƢỚNG DẪN NGHIỆP VỤ TÀI TRỢ THƢƠNG MẠI THỜI GIAN BAN HÀNH 11/2010 CẨM NANG HƯỚNG DẪN THANH TOÁN VIÊN THANH TOÁN QUÔC TÊ HDBANK 25Bis Nguyễn Thị Minh Khai, Phường Bến Nghé, Quận 1, TP.HCM
  2. Hướng dẫn nghiệp vụ tài trợ thương mại NGÂN HÀNG TMCP PHÁT TRIỂN NHÀ TP. HCM (HDBANK) Ký hiệu CẨM NANG HƯỚNG DẪN THANH TOÁN VIÊN THANH TOÁN Ngày ban QUỐC TẾ CỦA NGÂN HÀNG TMCP PHÁT TRIỂN NHÀ TPHCM hành TRANG KIỂM SOÁT I/ PHẦN XÉT – SỬA ĐỔI Ngày Lần xét/Sửa đổi Nội dung xét/Sửa đổi Trang số 1 Ban hành lần đầu II/ PHÊ DUYỆT PHỤ TRÁCH KIỂM SOÁT PHÊ DUYỆT BIÊN SOẠN NGHIỆP VỤ Ngày / /2010 / /2010 / /2010 Chữ ký Họ Tên NGÔ THỊ MAI HÀ Chức Phó Giám Đốc Tổng Giám Đốc vụ Trung Tâm Thanh Toán 25Bis Nguyễn Thị Minh Khai, P.Bến Nghé, Q.1, TP.HCM Trang 1/102
  3. Hướng dẫn nghiệp vụ tài trợ thương mại MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 3 PHẦN I: LC VÀ CÁC GIAO DỊCH LIÊN QUAN LC 5 I. KHỞI TẠO LC 6 1. Khai báo thông tin LC 6 1.1 Khai báo thông tin LC nhập khẩu 6 1.2 Khai báo thông tin LC xuất khẩu 20 2. Kiểm soát LC 23 2.1 LC nhập khẩu 23 2.2 LC xuất khẩu 24 3. Duyệt LC 25 3.1 LC nhập khẩu 25 3.2 LC xuất khẩu 26 4. Một số lƣu ý khi nhập, kiểm soát và duyệt giao dịch LC 26 II. UPLOAD ĐIỆN QUA SWIFT 27 III. KIỂM TRA, KIỂM SOÁT VÀ DUYỆT GIAO DỊCH TRÊN SWIFT 28 VI. CÁC GIAO DỊCH LIÊN QUAN ĐẾN LC 29 1. Nhập giao dịch 29 1.1 Giao dịch tu chỉnh LC 29 1.2 Giao dịch đáo hạn LC 33 1.3 Giao dịch hủy bỏ LC 35 1.4 Giao dịch phục hồi LC 36 2. Duyệt giao dịch tu chỉnh, đáo hạn, hủy bỏ, phục hồi LC 37 3. Upload giao dịch tu chỉnh, đáo hạn, hủy bỏ, phục hồi LC 38 4. Kiểm tra, kiểm soát và duyệt giao dịch tu chỉnh, đáo hạn, hủy bỏ, phục hồi LC 38 V. BẢO LÃNH NHẬN HÀNG (SG) 38 1. Phát hành bảo lãnh nhận hàng (SG) 38 2. Kiểm soát giao dịch SG 41 3. Duyệt giao dịch SG 41 4. Các sự kiện của SG 41 4.1 Thu hồi SG 41 4.2 Hủy bỏ SG 42 4.3 Hồi phục SG 43 4.4 Kiểm soát giao dịch thu hồi, hủy bỏ, phục hồi SG 44 V. XỬ LÝ BỘ CHỨNG TỪ 44 1. Khởi tạo 44 2. Kiểm soát giao dịch thƣơng lƣợng chứng từ 51 3. Duyệt giao dịch thƣơng lƣợng chứng từ 51 4. Kiểm tra, kiểm soát và duyệt giao dịch thƣơng lƣợng chứng từ trên SWIFT 51 5. Xử lý các sử kiện của bộ chứng từ 51 5.1 Bộ chứng từ có sai biệt 51 5.2 Chấp nhận bộ chứng từ 53 5.3 Sửa đổi bộ chứng từ 55 5.4 Đáo hạn/hết hạn bộ chừng từ 57 5.5 Phục hồi bộ chứng từ 58 5.6 Hủy bỏ bộ chứng từ 60 5.7 Duyệt giao dịch chứng từ sai biệt 61 VII. THANH TOÁN BỘ CHỨNG TỪ 62 1. Qui trình thu tiền của KH/Nhận tiền từ Ngân hàng nƣớc ngoài 62 1.1 Kiểm tra nguồn tiền thanh toán 62 1.2 Khai báo thông tin 62 1.3 Duyệt giao dịch nhận tiền 66 2. Qui trình thanh toán tiền cho Ngân hàng nƣớc ngoài/ trả tiền cho KH 66 25Bis Nguyễn Thị Minh Khai, P.Bến Nghé, Q.1, TP.HCM Trang 2/102
  4. Hướng dẫn nghiệp vụ tài trợ thương mại 2.1 Nhập thông tin 66 2.2 Duyệt giao dịch trả tiền 69 VIII. NGHIỆP VỤ NHỜ THU 70 1. Nhờ thu nhập khẩu 70 2. Nhờ thu xuất khẩu 74 3. Kiểm soát giao dịch nhờ thu 76 4. Phát hành giao dịch nhờ thu 76 5. Xử lý các sự kiện nhờ thu 76 IX. NGHIỆP VỤ BẢO LÃNH (BG) 76 1. Phát hành bảo lãnh thƣ (BG) 76 1.1 Nhập thông tin BG 77 1.2 Kiểm soát giao dịch BG 81 1.3 Phát hành giao dịch BG 81 2. Các sự kiện của giao dịch BG 81 2.1 Giao dịch sửa đổi BG 81 2.2 Giao dịch đáo hạn BG 83 2.3 Giao dịch hủy bỏ BG 83 2.4 Giao dịch phục hồi BG 84 2.5 Duyệt giao dịch sửa đổi, đáo hạn, hủy bỏ, phục hồi BG 85 X. THU PHÍ VÀ THANH TOÁN PHI 85 1. Nhập thông tin về phí 85 2. Thực hiện giao dịch thu phí/ thanh toán phí 87 3. Duyệt thu phí/ thanh toán phí 88 3. Một số lƣu ý khi thu phí 89 XI. XỬ LÝ ĐIỆN VÀ CÁC THÔNG BÁO 90 1. Điện free format 90 2. Duyệt các thông tin điện free format 91 3. Điện và thông báo 91 3.1 Quản lý điện và các thông báo 91 3.2 Nhận điện từ SWIFT 93 4. Truy vấn điện 94 4.1 Truy vấn giao dịch nhập khẩu 94 4.1.1 LC nhập khẩu 94 4.1.2 Bill nhập khẩu 95 4.1.3 Nhờ thu nhập khẩu, bảo lãnh nhập khẩu, các giao dịch bảo lãnh thư 96 4.2 Truy vấn các giao dịch xuất khẩu 96 4.3 Truy vấn ký quỹ 96 5. In chứng từ 97 5.1 In LC 97 5.2 In chứng từ 97 PHỤ LỤC 99 1. Mã sản phẩm Error! Bookmark not defined. 2. Mã sản phẩm thứ cấp 99 3. Nhóm khách hàng 99 4. Mã sự kiện 100 5. Mã trị giá hạch toán 100 6. Ý nghĩa đặc tính các field: 100 HƢỚNG DẪN CHỌN MESSAGE GROUP 101 25Bis Nguyễn Thị Minh Khai, P.Bến Nghé, Q.1, TP.HCM Trang 3/102
  5. Hướng dẫn nghiệp vụ tài trợ thương mại LỜI NÓI ĐẦU Nhằm đáp ứng kịp thời nhu cầu tìm hiểu và sử dụng chương trình của Thanh toán viên Thanh toán quốc tế của HDBank, ban soạn thảo biên soạn tài liệu hướng dẫn sử dụng Symbols. Tài liệu này hướng dẫn thao tác nhập liệu và các tình huống hạch toán trên phần mềm Symbols. Toàn bộ tài liệu được chia thành nhiều chương, sắp xếp theo các nghiệp vụ về Tài trợ thương mại như L/C nhập khẩu, L/C xuất khẩu, nhờ thu, bảo lãnh Trong tất cả các chương, Thanh toán viên Thanh toán quốc tế sẽ được giới thiệu giao diện làm việc, cách truy xuất các màn hình nhập liệu, xử lý thông tin và các hướng dẫn tra cứu hạch toán và truy vấn thông tin phục vụ hạch toán trong Symbols. Cẩm nang biên soạn lần đầu, do đó không tránh khỏi thiếu sót, trong quá trình sử dụng rất mong các anh chị góp ý, bổ sung để có thể ban hành sổ tay hướng dẫn ngày càng hoàn chỉnh hơn. Ban soạn thảo chân thành cảm ơn các anh chị đã giúp đỡ để hoàn thành sổ tay hướng dẫn này. 25Bis Nguyễn Thị Minh Khai, P.Bến Nghé, Q.1, TP.HCM Trang 4/102
  6. Hướng dẫn nghiệp vụ tài trợ thương mại Phần Tài trợ thương mại hiện nay chủ yếu là phần L/C, nhờ thu và bảo lãnh, tất cả các nghiệp vụ này sẽ được thực hiện tập trung tại Phòng Thanh toán quốc tế_Hội sở (P.TTQT_HO) của HDBank. PHẦN I: LC VÀ CÁC GIAO DỊCH LIÊN QUAN ĐẾN LC Thư tín dụng (L/C) là một phương thức thanh toán phổ biến trong thương mại quốc tế. Người mua (nhà Nhập Khẩu) và người bán (nhà Xuất Khẩu) ký kết hợp đồng ngoại thương. Dựa trên hợp đồng này Ngân Hàng của người mua sẽ phát hành một L/C mà theo đó Ngân Hàng này cam kết sẽ thanh toán toàn bộ hoặc một phần trị giá của L/C ngay khi người bán xuất trình bộ chứng từ được thể hiện trên bề mặt là chân thực và hợp lệ với các điều kiện và điều khoản của L/C. Có rất nhiều các bên tham gia vào một giao dịch L/C, như: Opening/Issuing Bank: - Ngân hàng (NH) phát hành L/C theo yêu cầu của KH. Applicant: - Nhà Nhập khẩu (NK) - Người yêu cầu NH phát hành mở L/C theo hợp đồng ngoại thương đã ký kết với nhà XK. Beneficiary: - Nhà Xuất Khẩu (XK) – Người cung cấp hàng hóa cho nhà NK và là người hưởng lợi trên L/C. Advising Bank: - NH thông báo là đại lý của NH phát hành ở nước của người hưởng lợi. NH này có trách nhiệm thông báo chuyển tiếp L/C đến người hưởng lợi hoặc NH của người hưởng lợi. Negotiating bank: - NH thương lượng là NH mà nhà XK xuất trình chứng từ theo yêu cầu của L/C để thương lượng và đòi tiền thanh toán. NH thông báo sẽ tự động trở thành NH thương lượng nếu L/C bị hạn chế thương lượng tại NH thông báo o Trong giao dịch NK, HDBank là NH phát hành (Opening /Issuing Bank) và KH của HDBank là người yêu cầu mở LC (Applicant) o Trong giao dịch XK, HDBank là NH thông báo (Advising Bank) và/hoặc NH thương lượng (Negotiating Bank) và KH của HDBank là người hưởng lợi LC (Beneficiary) Phân hệ Tài trợ thương mại trong SYMBOLS sẽ hỗ trợ cho việc thực hiện giao dịch với tất cả các loại L/C như là: Irrevocable, Revocable, Confirmed, Transferable, Revolving, Standby L/C. Hệ thống cũng hỗ trợ đối với L/C trả ngay và trả chậm. Hệ thống cho phép người sử dụng nhập và duyệt tất cả các chi tiết liên quan đến việc phát hành L/C cũng như các giao dịch khác có liên quan như là: Tu chỉnh (Amendment), Đáo hạn (Expiry), Hủy bỏ(Cancellation), Phục hồi (Reactivation) và Cập nhật (Update) 25Bis Nguyễn Thị Minh Khai, P.Bến Nghé, Q.1, TP.HCM Trang 5/102
  7. Hướng dẫn nghiệp vụ tài trợ thương mại I. KHỞI TẠO L/C Thanh toán viên 1. Tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ mở LC nhập khẩu đã được duyệt do các Đơn Tiếp nhận, kiểm tra và vị chuyển đến. nhập giao dịch 2. Yêu cầu Đơn vị mở TK ký quỹ và/hoặc TK thanh toán, khai báo chức năng sử dụng Trade Finance và Fund N Transfer cho mã CIF của KH (Nếu KH lần đầu giao dịch TTQT) 3. Nhập giao dịch L/C: Trade Finance/ Transaction/ Imports / Transaction Capture/ Letters of Credit 4. Thu ký quỹ và phí (nếu có) Kiểm soát viên Kiểm tra và kiểm soát giao dịch. Kiểm tra và kiểm soát giao dịch Trade Finance / Transaction/ Imports/ N Input verification/ Letter of credit Cấp quản lý P.TTQT Y Kiểm tra và duyệt giao dịch. Kiểm tra và duyệt giao Trade Finance/ Transaction/ Imports/ dịch Transaction Issuance/Letter of Credit Thanh toán viên Y 1. Kết nối các giao dịch đã được duyệt Kết nối và xử lý điện trên với hệ thống Swift. N SWIFT 2. Kiểm tra giao dịch trên hệ thống Swift và accept trên Swift. Y Kiểm soát viên Kiểm tra lại nội dung và kiểm soát Kiểm tra và kiểm soát trên Swift N Y Kiểm tra và duyệt Kiểm tra lại nội dung và duyệt giao Cấp quản lý P.TTQT dịch trên Swift In và lưu trữ chứng từ theo qui định In và lưu trữ chứng từ Thanh toán viên 1. Khai báo thông tin LC Sau khi tiếp nhận hồ sơ mở L/C nhập khẩu đã được duyệt do các Đơn vị chuyển đến, TTV kiểm tra mã khóa (test) xem có trùng khớp với mã khóa của Đơn vị: - Nếu sai: yêu cầu Đơn vị kiểm tra và tính lại. - Nếu đúng: ký xác nhận mã khóa test và kiểm tra nội dung của Giấy đề nghị mở L/C, kiểm tra TK ký quỹ, TK thanh toán của KH đủ số dư đảm bảo thực hiện việc mở L/C. Nếu số dư không đủ yêu cầu Đơn vị thông báo cho KH. Sau khi hoàn tất các thủ tục trên TTV tiến hành mở L/C. Để thực hiện nhập các thông tin cần thiết cho việc phát hành 1 LC nhập khẩu hay để thông báo đến KH với 1 LC xuất khẩu, người sử dụng vào đường dẫn : Trade Finance/ Transaction/ Imports/ Transaction Capture/ Letters of Credit Trade Finance/ Transaction/ Exports/ Transaction Capture/ Letters of Credit 1.1 Khai báo thông tin LC nhập khẩu Sau khi người sử dụng vào đường dẫn nhập, hệ thống sẽ hiện ra màn hình khai báo thông tin LC 25Bis Nguyễn Thị Minh Khai, P.Bến Nghé, Q.1, TP.HCM Trang 6/102
  8. Hướng dẫn nghiệp vụ tài trợ thương mại gồm 5 trang. Mỗi trang đều hiển thị số tham chiếu của giao dịch chính là số của LC, mã và tên của loại sản phẩm chính và sản phẩm thứ cấp đã được người sử dụng lựa chọn cho giao dịch. Màn hình trang 1: Reference No. Hệ thống sẽ tự động phát sinh. Số tham chiếu của giao dịch chính là số của LC. M, Q Số tham chiếu này dựa trên cơ sở các thông tin mà người sử dụng đã nhập và các thông số đã được cài đặt sẵn, do đó nó là số duy nhất cho mỗi giao dịch. Điện Swift: MT700 – F20 Product (Type)/ Mã sản phẩm chính và sản phẩm thứ cấp gắn với LC. Nhấn F9 để chọn trong Product Sub Type List of Value (LOV) M, Q Status Tình trạng hiện tại của LC. Hệ thống sẽ hiển thị các trạng thái khác nhau của LC tương ứng theo từng giai đoạn đã được thực hiện cho đến khi LC đáo hạn. Các trạng thái: . Entered: trạng thái khi nhập giao dịch và giao dịch đã được kiểm soát. . Active: trạng thái khi giao dịch đã được phát hành. . Expired: trạng thái khi giao dịch hết hạn. Term Kỳ hạn của LC. Tùy thuộc vào sản phẩm chính mà người sử dụng lựa chọn, hệ thống sẽ hiển thị kỳ hạn thích hợp. . Sight: Trả ngay . Usance: Trả chậm . Both sight/usance: cả trả ngay và trả chậm Branch Mã của chi nhánh nhập giao dịch LC M, Q PCentre Mã của bộ phận hưởng lợi từ giao dịch (chọn 201) A, Q Doc. Ref. No. Số tham chiếu trên Giấy đề nghị mở LC của KH hoặc bất kỳ chứng từ liên quan C(16)A, Q nào khác . 25Bis Nguyễn Thị Minh Khai, P.Bến Nghé, Q.1, TP.HCM Trang 7/102
  9. Hướng dẫn nghiệp vụ tài trợ thương mại Doc. Date Ngày của Giấy đề nghị mở LC của KH hoặc bất kỳ chứng từ liên quan nào khác C(10), A, Q đã nêu ở trên. Source Ind Nguồn tiếp nhận thông tin LC. Nguồn này được hệ thống tự động hiển thị. Applicant KH yêu cầu mở LC. Nhấn F9 để chọn trong LOV mã CIF của KH. M, Q Hiện nay trên hệ thống tên giao dịch của KH là tên tiếng Việt, người sử dụng vào EDIT để nhập tên tiếng Anh. ID Hệ thống sẽ hiển thị mã CIF (mã Khách hàng) của KH khi chọn Applicant Name Tên và các thông tin về người yêu cầu mở LC như là địa chỉ, số điện thoại, sẽ C(140), M, A, Q được hiển thị ngay khi người sử dụng lựa chọn thông tin thích hợp ở các trường Applicant, ID. Tuy nhiên nếu muốn thay đổi các thông tin về KH cho phù hợp với LC thì nhấn vào nút Edit. Màn hình sẽ hiện ra một cửa sổ nhỏ để người sử dụng chỉnh sửa các thông tin cần thay đổi. Điện Swift: MT700 – F50 Applicant Bank Mã NH của người yêu cầu mở LC. HDBank hoặc một NH khác mà HDBank C(12), A, Q được ủy quyền để mở LC. Trong trường hợp như vậy thì Applicant là KH của NH kia. Nếu là HDBank thì có thể bỏ trống hoặc chọn trong LOV. ID Hệ thống sẽ hiển thị mã CIF (mã Khách hàng) khi chọn Applicant Bank Contact Hình thức liên hệ với NH của người yêu cầu mở LC: bằng điện thoại, địa chỉ thư C(3), A, Q tín, Swift . chọn trong LOV. Thường thì đối với các NH, hệ thống sẽ mặc định loại liên lạc là SWIFT (nếu NH đó có SWF). Name Tên và các thông tin về NH của người yêu cầu mở LC như là địa chỉ, số điện C(140), M, A, Q thoại, mã Swift, sẽ được hiển thị ngay khi người sử dụng lựa chọn thông tin thích hợp ở các trường Applicant Bank, ID, Contact. Tuy nhiên nếu muốn thay đổi các thông tin về NH cho phù hợp với LC thì người sử dụng có thể nhấn vào nút Edit và chỉnh sửa các thông tin cần thay đổi. Điện Swift: MT700 – F51A Dates: Issue Ngày nhập giao dịch LC. Hệ thống sẽ tự mặc định là ngày chạy hệ thống. Tuy C(10), M, A, Q nhiên có thể thay đổi. Dates: Expiry Ngày đáo hạn của LC. Nhập dựa trên Giấy đề nghị mở LC của KH. C(10), M, A, Q Điện Swift: MT700 – F31D Dates: Effect Ngày hiệu lực của LC hay có thể chính là ngày phát hành của LC. Hệ thống sẽ tự C(10), M, A, Q mặc định là ngày chạy hệ thống. Tuy nhiên có thể thay đổi. Điện Swift: MT700 – F31C 25Bis Nguyễn Thị Minh Khai, P.Bến Nghé, Q.1, TP.HCM Trang 8/102
  10. Hướng dẫn nghiệp vụ tài trợ thương mại Last Negotiation Ngày thương lượng chứng từ muộn nhất. Nếu sau ngày này bộ chứng từ được lập Date theo LC mới xuất trình thì NH thương lượng sẽ không chấp nhận. Hệ thống sẽ tự C(10), M, A, Q động tính toán và hiển thị, thường là ngày đáo hạn của LC, tuy nhiên có thể thay đổi cho phù hợp. Location Nơi hết hạn hiệu lực của LC. C(29), M, A, Q Điện Swift: MT700 – F31D Currency Loại tiền của giao dịch M, Q Điện Swift: MT700 – F32B Amount Trị giá của LC C(26), M, Q Điện Swift: MT700 – F32B S/U Amt (Sight Trị giá phần trả ngay và trị giá phần trả chậm. Người sử dụng chỉ được phép sử Usance Amount) dụng trường này nếu lựa chọn loại sản phẩm chính là Mixed Payment, nghĩa là việc thanh toán LC sẽ được thực hiện một phần là trả ngay và một phần là trả chậm. Khi đó người sử dụng sẽ phải nhập phần trị giá LC áp dụng kỳ hạn trả ngay và phần trị giá LC áp dụng kỳ hạn trả chậm (Lưu ý: tổng của 2 phần này phải bằng đúng trị giá của LC). Để nhập các thông tin cần thiết nhấn vào nút Edit để nhập thông tin. Sau khi nhập xong trường này sẽ xuất hiện chữ „Y‟, chỉ định rằng các giá trị đã được nhập. . M nếu sản phẩm là Mixed Payment. (113) Rates Tỷ giá quy đổi loại tiền của LC tương đương với đồng tiền cơ sở do hệ thống đã cài đặt sẵn. Khi nhập loại tiền giao dịch của LC, hệ thống sẽ tự động quy đổi trị giá LC theo tỷ giá hiện hành sang một giá trị tương đương dùng để thống kê báo cáo. Nếu muốn thay đổi tỷ giá cho phù hợp có thể nhấn vào nút Rates. Tolerance Dung sai cho phép đối với khối lượng hàng hóa và trị giá của hóa đơn thực tế so (+/-) với khối lượng hàng hóa và trị giá đã được quy định trong LC. Nếu LC không N(2), A, Q cho phép có dung sai thì bỏ trống trường này. Điện Swift: MT700 – F39A 25Bis Nguyễn Thị Minh Khai, P.Bến Nghé, Q.1, TP.HCM Trang 9/102
  11. Hướng dẫn nghiệp vụ tài trợ thương mại Max. Credit Trị giá hóa đơn thương mại tối đa. Trong trường hợp LC không cho phép dung Amount sai thì người sử dụng sẽ đánh dấu vào trường này còn nếu LC đã có quy định cho (Maximum Credit phép dung sai thì người sử dụng không được chọn trường này nữa Amount) Điện Swift: MT700 – F39B Additional Amt. Các số tiền cộng thêm. Nếu ngoài trị giá thực của LC (tổng giá hàng NK) còn có Covered thêm một vài khoản khác như là: lãi suất cũng được tính vào trị giá của LC, người sử dụng có thể nhập thông tin về các khoản này bằng cách nhấn vào nút Edit để nhập thông tin. Sau khi nhập xong trường này sẽ xuất hiện chữ „Y‟, thể hiện rằng các giá trị đã được nhập. Điện Swift: MT700 – F39C Màn hình trang 2: Revocable LC có thể hủy ngang. Hệ thống mặc định là „N‟: là LC không thể hủy ngang nhưng C(1), A, Q nếu LC được mở là loại có thể hủy ngang thì có thể thay đổi bằng chữ „Y‟. Điện Swift: MT700 – F40A Transferable LC có thể chuyển nhượng. Hệ thống mặc định là „N‟: là không thể chuyển nhượng. C(1), A, Q Tuy nhiên nếu LC cho phép được chuyển nhượng quyền hưởng trị giá LC đến người hưởng lợi thứ 2 thì có thể thay đổi bằng chữ „Y‟. Điện Swift: MT700 – F40A Revolving LC tuần hoàn. Hệ thống mặc định là „N‟: là không tuần hoàn. Tuy nhiên nếu LC (Yes/No) được mở là loại LC tuần hoàn thì có thể thay đổi bằng chữ „Y‟. Nhấn Tab màn hình C(1), A, Q sẽ hiện ra của sổ nhỏ như sau để người sử dụng nhập các chi tiết tuần hoàn của LC: Trong đó: No. of Revolution : số lần tuần hoàn của LC Period : thời hạn của mỗi lần tuần hoàn Cumulative : có tính lũy kế cho các lần tuần hoàn không Các trường còn lại trong cửa sổ hệ thống sẽ tự động cập nhật thông tin để hiển thị mỗi khi có xảy ra sự tuần hoàn, tùy thuộc vào các thông số tuần hoàn. Nếu LC tuần hoàn n lần, 1000USD/lần, nghĩa là tổng trị giá LC là n x 1000 USD, giá trị nhập trong trường “No. of revolutions” sẽ là n – 1 Điện Swift: MT700 – F40A 25Bis Nguyễn Thị Minh Khai, P.Bến Nghé, Q.1, TP.HCM Trang 10/102
  12. Hướng dẫn nghiệp vụ tài trợ thương mại Back to Back LC giáp lưng. Trường này chỉ sử dụng với các giao dịch NK, trong trường hợp LC C(16), A, Q NK này được phát hành dựa trên 1 LC XK. Khi đó LC XK được gọi là LC Master và trong trường này người sử dụng nhập số tham chiếu của LC XK đó. Red Clause LC điều khoản đỏ. Hệ thống mặc định là „N‟nghĩa là không có điều khoản đỏ. Tuy C(1), A, Q nhiên nếu LC được mở là loại LC điều khoản đỏ thì người sử dụng có thể thay đổi bằng chữ „Y‟, nhấn Tab màn hình sẽ hiện ra cửa sổ để người sử dụng nhập trị giá của khoản tín dụng mà NH phát hành ủy quyền cho NH thông báo: Điện Swift: MT700 – F40A Restrict Điều khoản hạn chế thương lượng LC. Nếu ngân hàng mở LC muốn hạn chế C(1), A, Q thương lượng LC tại một ngân hàng nào đó, họ sẽ chỉ định rõ tên của NH được uỷ quyền thương lượng. - Nếu chọn N nhưng người sử dụng muốn bổ sung thêm đầy đủ cho F41 của MT700 thì nhấn vào Edit. Lưu ý: ở trường này chỉ nhập thông tin liên quan tới “available with”, thông tin “by narrative” sẽ được nhập ở phần sau. - Nếu người sử dụng chọn Y, hệ thống sẽ mở ra màn hình phụ để khai báo thông tin ngân hàng được uỷ quyền Trong đó: Restrict to Bank : Mã ngân hàng được uỷ quyền thanh toán/chiết khấu/chấp nhận thanh toán. (chọn trong LOV) Name and Address: Tên và địa chỉ của ngân hàng được uỷ quyền Contact: phương thức liên hệ với NH được uỷ quyền. Nhấn edit để thay đổi phương thức (nếu cần) Điện SWIFT: MT700- F41A Margin Detail Khai báo thông tin về ký quỹ. Nhấn edit để nhập thông tin như sau: M, A, Q 25Bis Nguyễn Thị Minh Khai, P.Bến Nghé, Q.1, TP.HCM Trang 11/102
  13. Hướng dẫn nghiệp vụ tài trợ thương mại Margin code Trong Symbols, ký quỹ được khai báo chung với mã của các M,A,Q khoản phí, mã ký quỹ là MAR Forward Nếu loại tiền của ký quỹ không phải là đồng tiền cơ sở và số Cover tiền ký quỹ được bán forward, thì click vào trường này. Percentage Tỷ lệ phần trăm giữa số tiền ký quỹ so với trị giá LC. Người C(6), A,Q sử dụng nhập tỷ lệ phần trăm mong muốn Amount Trị giá ký quỹ tính theo loại tiền LC. Trị giá này được hệ thống tự động tính dựa trên tỷ lệ phần trăm như trên và trị giá LC (Amount = Percentage x LC amount) Margin CCY Loại tiền ký quỹ. Chọn mã loại tiền tương ứng M,A,Q Exchange rate Tỷ giá quy đổi từ đồng tiền LC ra đồng tiền ký quỹ. Nếu C(15),A,Q đồng tiền LC và ký quỹ giống nhau, tỷ giá quy đổi là 1. Nếu khác nhau, hệ thống tự động tính ra tỷ giá dựa trên bảng tỷ giá được cài đặt trong hệ thống. Margin Trị giá ký quỹ tính theo đồng tiền ký quỹ. Hệ thống tự động amount tính trị giá này dựa trên tỷ giá quy đổi. Margin amount = Exchange rate * Amount Base rate Tỷ giá quy đổi trị giá ký quỹ ra đồng tiền cơ sở Base equiv Kết quả quy đổi trị giá ký quỹ ra đồng tiền cơ sở để báo cáo Base equiv = Base rate x Margin amount Local rate Tỷ giá quy đổi trị giá ký quỹ ra đồng tiền bản địa Local equiv Kết quả quy đổi trị giá ký quỹ ra đồng tiền bản địa để báo cáo Local equiv = Local rate x Margin amount Collected Hiển thị số tiền ký quỹ thực thu từ khách hàng Uncollected Hiển thị số tiền ký quỹ chưa thu được từ khách hàng Margin amount = Collected + Uncollected Utilised Hiển thị số tiền ký quỹ đã bị trích ra để thanh toán Unutilised Hiển thị số tiền ký quỹ còn lại Collected = Utilised + Unutilised Lƣu ý: Trước khi khai báo các thông tin ký quỹ, phải hoàn thành việc khai báo các trường bắt buộc để tạo một bản ghi LC và ghi nhận. Thông tin khai báo ký quỹ chỉ có giá trị về mặt hồ sơ mà không có giá trị về mặt kế toán, tức là người sử dụng còn phải tiếp tục thu tiền từ tài khoản KH. Phải khai báo thông tin ký quỹ trước khi thu tiền ký quỹ của khách hàng. Màn hình khai báo ký quỹ này chỉ có trong menu khởi tạo LC, vì vậy bắt buộc phải khai báo ký quỹ trước khi phê duyệt LC (nếu LC có ký quỹ). Người sử dụng sẽ không nhập vào trường này nếu LC không có ký quỹ. 25Bis Nguyễn Thị Minh Khai, P.Bến Nghé, Q.1, TP.HCM Trang 12/102
  14. Hướng dẫn nghiệp vụ tài trợ thương mại Nếu KH mua ngoại tệ để ký quỹ thì trong phần khai báo ký quỹ này yêu cầu khai báo luôn loại ngoại tệ đó, không khai báo VND (việc mua bán ngoại tệ sẽ được thực hiện ở bộ phận khác.) Beneficiary Tên và địa chỉ của người hưởng lợi L/C. Nhấn Edit để nhập thông tin C(140), M, A, Lưu ý: người sử dụng sẽ nhập tất cả thông tin cần thiết của người thụ hưởng vào Q trường này như tên, địa chỉ, tài khoản (nếu có) . Điện SWIFT: MT700 – F59 Ben Acct Số tài khoản của người hưởng lợi (nếu có) C(34), Q Điện SWIFT : MT700-F59 Account ID Số tài khoản sẽ ghi nợ của ngân hàng phát hành khi thanh toán giao dịch (F25) C(34), A,Q Điện SWIFT : MT740-F25 Advising bank Ngân hàng thông báo LC hay ngân hàng nhận điện 700 (Receiver hoặc First M, A,Q Advising bank), chọn trong LOV. Sau khi chọn, hệ thống tự động hiển thị mã số ngân hàng (ID), phương thức liên lạc (Contact), tên và địa chỉ liên lạc tương ứng với phương thức liên lạc. Nếu muốn thay đổi phưong thức liên hệ hoặc địa chỉ hoặc tên của NH, có thể chọn Contact khác hoặc nhấn Edit để nhập thông tin. Lưu ý: + Nếu NH thông báo không có trong LOV: chọn code mã khách hàng là BKE hoặc BIC, nhấn Edit để nhập chi tiết tên và địa chỉ NH; sau đó nhấn Edit bên cạnh “Contact” để nhập mã swift ở dòng “BIC/Name & Adress” + Contact: luôn chọn code “SWF” trong mọi trường hợp Tại trường BIC/Name & Address người sử dụng nhấn F9 hệ thống sẽ hiển thị list of value các BIC code của các ngân hàng như sau: Người sử dụng sẽ lọc ra BIC code của NH cần chọn, sau khi nhấn nút OK thì BIC code đã chọn sẽ xuất hiện trên màn hình, người sử dụng nhất nút OK, màn hình gốc ban đầu sẽ xuất hiện. Thông tin điền vào mục Contact (BIc code) sẽ đuợc chuyển vào điện SWIFT, còn tên NH nhập trong mục “Name” sẽ chỉ lưu ở hồ sơ SYMBOL. Nguyên tắc này áp dụng cho tất cả các trường liên quan đến NH. Đối với những ngân hàng mà HDBank không có BKE hay không có BIC, người sử dụng sẽ chọn client là OTHER. Khi chọn OTHER thì tại ô Contact sẽ có giá trị là PO1. Nhấn nút Edit và nhập đầy đủ tên và địa chỉ ngân hàng. Điện SWIFT : MT700-Receiver 25Bis Nguyễn Thị Minh Khai, P.Bến Nghé, Q.1, TP.HCM Trang 13/102
  15. Hướng dẫn nghiệp vụ tài trợ thương mại Reimbursing Ngân hàng hoàn trả (nếu có). Thông thường trường này chỉ được sử dụng đối với bank các LC cho phép đòi tiền bằng điện hoặc LC xác nhận. Sau khi chọn trong LOV, hệ A,Q thống tự động hiển thị mã số ngân hàng (ID), phương thức liên lạc (Contact), tên và địa chỉ liên lạc tương ứng với phương thức liên lạc. Nếu muốn thay đổi phương thức liên hệ hoặc địa chỉ hoặc tên của NH, có thể chọn Contact khác hoặc nhấn edit để nhập thông tin. Sau khi nhập xong các dữ liệu về ngân hàng hoàn trả, hệ thống sẽ hiển thị màn hình để nhập nội dung phí hoàn trả như sau: Điện SWIFT : MT700-F53 và MT740-Receiver Reimbursing Người phải chịu chi phí hoàn trả cho ngân hàng hoàn trả là ngân hàng mở L/C hay bank charge người hưởng lợi. A,Q Điện SWIFT : MT740-F71A Other charges Những phí khác mà ngân hàng mở L/C chỉ thị cho ngân hàng hoàn trả trừ đi khi A,Q thanh toán cho người hưởng lợi Điện SWIFT : MT740-F71B Sender to Bất kỳ thông tin gì mà ngân hàng mở L/C muốn thông báo/chỉ thị cho ngân hàng Receiver hoàn trả information Điện SWIFT : MT740-F72 C(215), A,Q Màn hình trang 3: Số tham chiếu/ngày phát hành tín dụng thư sơ bộ (Pre-advice LC). Nếu không có Preadv/Date LC sơ bộ thì để trống. Advice Type Phương thức gửi LC đến NH thông báo. chọn trong LOV M,Q Tỷ lệ tính theo phần trăm giữa trị giá mở LC và trị giá hoá đơn. % of invoice Ví dụ: nếu trị giá LC bằng 80% trị giá hoá đơn thì nhập 80%. C(3), M, A, Q Điện Swift: MT700 - F42C 25Bis Nguyễn Thị Minh Khai, P.Bến Nghé, Q.1, TP.HCM Trang 14/102
  16. Hướng dẫn nghiệp vụ tài trợ thương mại Available type Trường này xác định cách thức thực hiện đòi tiền cho LC. M, A, Q Ví dụ: thanh toán, chấp nhận thanh toán, thương lượng, chọn trong LOV. Việc chỉ định Ngân hàng được uỷ quyền thanh toán/thương lượng/chấp nhận thanh toán được khai báo ở màn hình trước ( trường Restrict). - Nếu ở Restrict để “N” và không khai báo gì, kết hợp với thông tin ở trường này, hệ thống tự động tạo “Available with any bank/By ” để đưa vào điện SWIFT. Điện Swift: MT700 - F41A/ F41D Trường này chỉ sử dụng khi điều khoản thanh toán của LC là Deferred hoăc Mixed payment. Vào Edit và nhập thông tin chi tiết. Payment details A,Q Điện Swift: MT700 - F42M/42P Tenor Type/Day Nhập thời hạn thanh toán/số ngày trả chậm khi LC không phải là hỗn hợp. Nhấn M,A,Q F9 để chọn trong LOV. Điện Swift: MT700 - F42C Ngân hàng bị đòi tiền trong hối phiếu (có thể là người NK, NH phát hành, NH xác nhận hoặc NH hoàn trả). Thông thường, đó là ngân hàng phát hành hoặc đại lý của ngân hàng phát hành (chọn trong LOV). Sau khi chọn được một ngân hàng, hệ thống sẽ tự động hiển thị tên, địa chỉ của Drawn on, ngân hàng đó và phương thức liên lạc tương ứng với địa chỉ. Nếu muốn dùng địa Contact chỉ khác, nhấn EDIT ở trường Contact, và phương thức liên lạc phù hợp. Tên và M,Q địa chỉ của NH sẽ được tự động hiển thị tương ứng. Nếu tiếp tục muốn thay đổi tên và địa chỉ của NH, nhấn EDIT tại trường địa chỉ để cập nhật. Lưu ý: Nếu chọn drawn on là ngân hàng thì contact phải là SWF Điện Swift: MT700 - F42A Trade Term Điều kiện giao hàng theo LC. Nhấn F9 để chọn trong LOV M,Q 25Bis Nguyễn Thị Minh Khai, P.Bến Nghé, Q.1, TP.HCM Trang 15/102
  17. Hướng dẫn nghiệp vụ tài trợ thương mại Cho phép hay không cho phép giao hàng từng phần. Nếu chọn Y có thể bổ sung Partial shipment thêm thông tin. M,Q Điện Swift: MT700 - F43P Chuyển tải có cho phép hay không. Nếu chọn Y có thể bổ sung thêm thông tin Trans shipment vào ô trống bên cạnh M,Q Điện Swift: MT700 - F43T Port Thông tin về cảng chuyển tải (nếu có) C(65), Q Shipment from Cảng bốc hàng theo quy định trong LC C(65), M,Q Điện Swift: MT700 - F44A/F44E Shipment to Cảng dỡ hàng theo quy định trong LC C(65), M,Q Điện Swift: MT700 - F44B/F44F Last ship date Ngày giao hàng muộn nhất C(10),M,Q Điện Swift: MT700 - F44C Thời gian giao hàng. Nhấn EDIT để nhập thông tin Shipment period C(1), Q Điện Swift: MT700 - F44D Inspection Trường này không sử dụng Kết thúc nhập thông tin cho màn hình trên, người sử dụng cần nhấn vào biểu tượng hoặc F10 để ghi nhận giao dịch. Sau khi ghi nhận, số tham chiếu của giao dịch được hệ thống tự động tạo ra. Màn hình trang 4: Goods Mô tả hàng hoá của LC. Nhấn Edit để nhập thông tin. Màn hình nhập thông tin Description hàng hoá như sau: 25Bis Nguyễn Thị Minh Khai, P.Bến Nghé, Q.1, TP.HCM Trang 16/102
  18. Hướng dẫn nghiệp vụ tài trợ thương mại C(1), M,Q Trong đó Code Mã hàng hoá LC (chọn trong LOV) Content Tên hàng hoá tương ứng với mã được chọn Goods: short Tên ngắn gọn của hàng hoá tương ứng với mã được chọn Description Percentage Tỷ lệ phần trăm gía trị hàng hoá được chọn so với tổng trị giá LC. Người sử dụng nhập tỷ lệ phần trăm tương ứng Category Nhóm hàng hoá tương ứng của loại hàng hoá được chọn. Các giá trị có thể được hiển thị là: . O –open (hàng hoá không cần giấy phép xuất nhập khẩu), . L-licensed (hàng hoá phải có giấy phép xuất nhập khẩu), . B-barred (hàng cấm nhập, xuất) Edit Nhập thông tin mô tả hàng hoá cho trường 45A theo giấy mở LC của KH. Tất cả những hàng hoá khai báo ở trên chỉ có giá trị hồ sơ, không được cập nhật vào điện SWIFT nên bắt buộc người sử dụng phải nhập tất cả thông tin về hàng hóa trên giấy mở LC của KH tại nút Edit. Điện SWIFT : MT700-F45A Số “1” Chỉ thị tạo điện 700 hoặc 701. Nhận hai giá trị , “1” hoặc “2”. . Nếu chọn giá trị “1”, nội dung mô tả hàng hoá sẽ được chuyển vào điện 700. . . Nếu chọn giá trị “2”, nội dung mô tả hàng hoá sẽ được chuyển vào điện 701. Trường này được áp dụng cho Description of goods (Mô tả hàng hoá -F45A), Documents (Chứng từ yêu cầu -F46A) và Additional condition (Điều khoản phụ - F47A). Document Các chứng từ yêu cầu của LC. Nhấn Edit hệ thống sẽ hiển thị màn hình sau: M,Q Code Mã chứng từ (chọn trong LOV) Content Diễn giải các mã chứng từ được chọn. Nhấn Edit nếu muốn sửa đổi hoặc thêm/bớt diễn giải. Chú ý: phần nội dung nằm trong Edit sẽ đươc chuyển vào điện SWIFT Điện SWIFT : MT700-F46A 25Bis Nguyễn Thị Minh Khai, P.Bến Nghé, Q.1, TP.HCM Trang 17/102
  19. Hướng dẫn nghiệp vụ tài trợ thương mại Additional Điều khoản phụ của LC. Nhấn Edit hệ thống sẽ hiển thị màn hình sau: Condition M,Q Code Mã điều khoản phụ ( chọn trong LOV) Content Diễn giải các mã điều khoản được chọn. Nhấn Edit nếu muốn sửa đổi hoặc thêm/bớt diễn giải. Chú ý: phần nội dung nằm trong Edit sẽ đươc chuyển vào điện SWIFT Điện SWIFT : MT700-F47A Confirmation Chỉ thị xác nhận LC ( chọn trong LOV). instruction Điện SWIFT : MT700-F49 C(1),M,A,Q Advise through Ngân hàng thông báo thứ hai (second advising bank). bank . Nếu ngân hàng này giống ngân hàng nhận điện MT700 thì bỏ trống. M,A,Q . Nếu NH thông báo thứ hai có BIC code: chọn CIF là BIC, nhấn Edit để nhập tên NH đầy đủ ; đối với “Contact” chọn code SWF, sau đó nhấn Edit bên cạnh “Contact” để nhập mã swift bên dưới “BIC/Name & Adress” . Nếu NH thông báo thứ hai không có BIC code: chọn mã KH là OTHERS, nhấn Edit để nhập tên NH đầy đủ; đối với “Contact” chọn code PO1, sau đó nhấn Edit bên cạnh “Contact” để nhập tên & địa chỉ bên dưới “BIC/Name & Adress” Điện SWIFT : MT700-F57 Presentation Thời hạn xuất trình chứng từ. Nhấn Edit để nhập thông tin. period Nếu thời hạn xuất trình chứng từ là trong vòng vòng 21 ngày kể từ ngày giao hàng C(140),M,A,Q thì bỏ trống trường này. Điện SWIFT : MT700-F48 Charge Điều khoản phí LC. Nhấn Edit để nhập thông tin. C(215),A,Q Điện SWIFT : MT700-F71B Bank to bank Thông tin của NH phát hành dành cho ngân hàng nhận (Sender to Receiver). Nhấn info Edit để nhập thông tin C(215), A,Q Điện SWIFT : MT700-F72 MT705 Diễn giải của điện 705 (phát hành thư tín dụng sơ bộ). Nếu không phát hành điện narrative 705 thì bỏ trống. Nếu có nhấn Edit để nhập thông tin. C(1784), A,Q Điện SWIFT : MT705-F79 25Bis Nguyễn Thị Minh Khai, P.Bến Nghé, Q.1, TP.HCM Trang 18/102
  20. Hướng dẫn nghiệp vụ tài trợ thương mại Presenting bank Chỉ thị của NH phát hành dành cho NH xuất trình chứng từ. Nhấn Edit hệ thống sẽ instruction hiển thị màn hình như sau: A,Q Code: mã của chỉ thị, code đã được cài đặt trong hệ thống. Sau khi chọn mã thích hợp, hệ thống sẽ hiển thị nội dung diễn giải dành cho mã này. Có thể bổ sung, sửa đổi thông tin diễn giải nếu cần. Điện SWIFT : MT700-F78 Supplier Credit Không sử dụng trường này ( thông tin về lãi suất của nhà cung cấp) Int Amount Msg to be Nhập các điện/thông báo muốn tạo ra. Nếu muốn tạo điện SWIFT hoặc muốn tạo generated các thông báo, nhất thiết phải khai báo trường này. Nhấn Edit, hệ thống sẽ hiển thị M,Q màn hình sau để nhập thông tin: + Event type: Mã sự kiện LC (chọn trong LOV) Chọn sự kiện STR ( issuance) cho giao dịch phát hành LC. + Msg Group: nhóm điện/thông báo cần sinh ra (chọn trong LOV) + Date Generated: Ngày sinh điện. Ngày này sẽ được cập nhật sau khi phê duyệt giao dịch. Lưu ý: tại màn hình này người sử dụng có thể khai báo tiếp các điện/thông báo cho các sự kiện tiếp theo, ví dụ AMD ( sửa đổi), CAN (huỷ) nếu cần. Nếu không có nhu cầu khai baó thì bỏ trống. Người sử dụng bắt buôc phải vào trường này để chọn điện cần phát sinh, để khi giao dịch được duyệt có thể in được điện và kết nối được với hệ thống Swift. Charge Khai báo phí và thu phí. Nhấn Edit để nhập thông tin. Đề nghị tham chiếu quy trình thu/trả phí. Màn hình trang 5: 25Bis Nguyễn Thị Minh Khai, P.Bến Nghé, Q.1, TP.HCM Trang 19/102
  21. Hướng dẫn nghiệp vụ tài trợ thương mại Applicable rules Mã quy tắc áp dụng đối với L/C ( chọn trong LOV). Sau khi nhập, hệ thống sẽ hiển code thị nội dung diễn giải của mã đã chọn trong ô “Applicable rules narrative” M,A,Q Điện SWIFT : MT700-F40E Place of Taking Nơi gửi hàng đi (tại nước XK) in charge C(65), A,Q Điện SWIFT : MT700-F44E/F44A Place of Final Nơi nhận hàng cuối cùng destination Điện SWIFT : MT700-F44F/44B C(65), A,Q Applicable rules Mã quy tắc thanh toán áp dụng đối với L/C. code Điện SWIFT : MT740-F40F M,A,Q Kết thúc trang 5, người sử dụng hoàn thành việc nhập thông tin cho LC và chờ kiểm soát LC. 1.2 Khai báo thông tin L/C xuất khẩu: Đường dẫn: Trade Finance/ Transaction/ Exports/ Transaction Capture/ Letters of Credit Đối với LC Xuất Khẩu, có một số khác biệt trong màn hình khai báo LC. - Nếu LC được thông báo trực tiếp qua SWIFT, hệ thống sẽ tự động đưa thông tin từ điện MT700/MT710 nhận được vào màn hình khai báo thông tin LC. Người sử dụng sẽ xem lại các thông tin này, lưu lại giao dịch và chuyển qua kiểm soát. - Nếu LC được thông báo bằng thư, người sử dụng phải nhập các thông tin vào màn hình SYMBOLS. Lưu ý: đối với trường hợp chuyển tiếp LC XK (thông báo tiếp cho 1 NH khác) hoặc thông báo LC XK cho đối tượng không phải là KH của HDBank, người sử dụng cũng phải nhập thông tin vào màn hình SYMBOLS, duyệt, in ra các thông báo và thu phí (nếu có). Nếu không khai báo trong SYMBOLS, giao dịch sẽ không được thống kê quản lý trên các báo cáo liên quan. Màn hình khai báo LC xuất về cơ bản giống với màn hình LC nhập. Màn hình trang 1: 25Bis Nguyễn Thị Minh Khai, P.Bến Nghé, Q.1, TP.HCM Trang 20/102
  22. Hướng dẫn nghiệp vụ tài trợ thương mại Có một số trƣờng đặc biệt cần lƣu ý: Issue date Ngày nhập thông tin cho LC XK. C(10),M,A,Q Chú ý: đây không phải là ngày phát hành LC được ghi trên MT700/710 Correspondent Ngân hàng gửi LC cho HDBank. Bank . Nếu HDBank nhận MT700/710, thì đây sẽ là Sender của điện MT700/710. A,Q . Nếu nhận LC qua thư, thì đây là ngân hàng gửi thư thông báo LC. Nhấn F9 để chọn trong LOV Advising bank Khai báo ngân hàng thông báo LC nếu NH này khác với Correspondent Bank. A,Q Nhấn F9 để chọn trong LOV. Doc Credit No Số LC của NH nước ngoài. C(16), A,Q Lưu ý: số LC của HDBank được thể hiện trong trường Reference ngay ở góc trái phía trên màn hình trang 1. Date Ngày phát hành LC của NH nước ngoài, ghi trên điện MT700/710 C(10),M,A,Q Màn hình trang 2: Lƣu ý một số trƣờng về ngân hàng (bank) sau: Second Advising Khai báo ngân hàng thông báo thứ hai của LC nếu NH này khác với Advising bank Bank. Nhấn F9 để chọn trong LOV. A,Q Issuing bank Khai báo ngân hàng phát hành LC nếu NH này khác với Correspondent Bank. M,A,Q Nhấn F9 để chọn trong LOV. Đối với trường hợp HDBank là ngân hàng chuyển nhượng, có thể khai báo thông tin chuyển nhượng như sau: Tại trường Transferable: khai báo là Y. Lúc này hệ thống sẽ kích họat trường Transfer Information ở cuối trang màn hình, nhấn Edit để nhập thông tin chuyển nhượng. Hệ thống hiển thị giao diện: Nhấn tiếp Edit ở từng dòng màu xanh để nhập thông tin chi tiết. Hệ thống tiếp tục hiển thị giao diện: 25Bis Nguyễn Thị Minh Khai, P.Bến Nghé, Q.1, TP.HCM Trang 21/102
  23. Hướng dẫn nghiệp vụ tài trợ thương mại Issue date Nhập ngày chuyển nhượng. C(10),M,Q % of Amt Tỷ lệ phần trăm trị giá chuyển nhượng tính trên tổng giá trị của LC. C(3),M,A,Q Amount Trị giá chuyển nhượng. Nếu người sử dụng đã nhập tỷ lệ phần trăm thì sẽ C(26),A,Q không cần nhập vào đây nữa vì hệ thống sẽ tự động tính và hiển thị kết quả 2nd Benef Người nhận chuyển nhượng thứ hai. Nhấn F9 để chọn trong LOV hoặc chuyển M,Q con trỏ sang ô tiếp theo để nhập tên và địa chỉ Advising bank Tên ngân hàng thông báo chuyển nhượng. Đây là ngân hàng của người nhận A,Q chuyển nhượng. Nhấn F9 để chọn trong LOV hoặc chuyển con trỏ sang ô tiếp theo để nhập tên và địa chỉ. Msg group Khai báo các msg/advice cần tạo ra từ việc chuyển nhượng. M,A,Q Ví dụ: điện MT720. Sender to Receiver Thông tin của trường 72 điện MT720 Info (F72) C(215),Q Negotiating Bank Ngân hàng thương lượng (nếu có) trong điện MT720 A,Q Adv Thru Ngân hàng thông báo “advise through” của điện MT720 (nếu có) A,Q Người sử dụng nhấn F10 hoặc nhấn ghi nhận giao dịch chuyển nhượng sau khi hoàn thành việc nhập thông tin chuyển nhượng. Các màn hình trang 3, trang 4 hoàn toàn tương tự LC nhập khẩu. Màn hình trang 5: Nếu muốn gửi các điện này (MT710, MT730), người sử dụng phải nhập thêm các thông tin ở màn hình trang 5. Tên các trường đã được nêu rõ trên màn hình, cách nhập và chọn LOV tương tự như LC nhập. Màn hình trang 6: 25Bis Nguyễn Thị Minh Khai, P.Bến Nghé, Q.1, TP.HCM Trang 22/102
  24. Hướng dẫn nghiệp vụ tài trợ thương mại Applicable rules Mã quy tắc áp dụng đối với L/C. Nhấn F9 để chọn trong LOV. Sau khi nhập, hệ code thống sẽ hiển thị nội dung diễn giải của mã đã chọn trong ô “Applicable rules M,A,Q narrative” Place of Taking Nơi gửi hàng đi (tại nước XK) in charge C(65), A,Q Place of Final Nơi nhận hàng cuối cùng (tại nước NK) destination C(65), A,Q Issuing non-bank Tổ chức phát hành L/C (nếu không phải là ngân hàng) A,Q Điện SWIFT : MT710-F50B 2. Kiểm soát L/C 2.1 L/C Nhập khẩu: Đường dẫn: Trade Finance/ Transaction/ Imports/ Input verification/ Letters of credit-Import Hệ thống hiển thị màn hình sau: Các giao dịch được hiển thị trên màn hình này sẽ gồm các thông tin : Applicant (người xin mở LC), Applicant bank (NH của người mở LC), Product (sản phẩm), Advising bank (NH thông báo), Branch (mã chi nhánh tạo LC), Profit centre (mã trung tâm hưởng lợi), Reference (số tham chiếu giao dịch), CCY (loại tiền LC), Issue date (ngày phát hành LC). Cách kiểm soát giao dịch như sau: Cách 1: KSV nhấn F8 để hiển thị toàn bộ các giao dịch đang chờ kiểm soát hoặc đã được kiểm soát sẽ hiện ra ở màn hình kiểm soát. Muốn kiểm soát giao dịch nào KSV sẽ chọn giao dịch đó, sau kiểm tra nội dung bằng cách nhấn vào . Nếu không yêu cầu chỉnh sửa và đồng ý với nội dung của giao dịch, KSV click vào ô “Complete input” và nhấn F10 hoặc nhấn vào , hệ thống sẽ hiển thị xác nhận giao dịch đã được kiểm soát. Sau khi nhấn vào “OK” để xác nhận giao dịch đã được lưu hệ thống sẽ xuất hiện màn hình để in chi tiết giao dịch. 25Bis Nguyễn Thị Minh Khai, P.Bến Nghé, Q.1, TP.HCM Trang 23/102
  25. Hướng dẫn nghiệp vụ tài trợ thương mại Destination Type Dữ liệu sẽ được chuyển ra ở dạng nào (chọn trong LOV) . P (Printer): máy in . S (Screen): màn hình . F (File): file Lưu ý: để kiểm soát giao dịch được thành công, người sử dụng luôn phải chọn P ở trường này. Hệ thống sẽ mặc định các trường còn lại, KSV sau khi chọn P ở destination type thì nhấn F10 hoặc , và in chi tiết giao dịch để hoàn tất thủ tục kiểm soát. Chú ý: nếu KSV không chọn P, chi tiết giao dịch không được in ra ở dạng hard copy, hệ thống sẽ không chấp nhận việc giao dịch đã qua kiểm soát. Sau khi được kiểm soát, giao dịch LC Nhập khẩu sẽ được chuyển sang hàng chờ phê duyệt để phát hành LC và khi đó hệ thống sẽ không cho phép cập nhật/ sửa đổi bất kỳ thông tin nào của giao dịch. Cách 2: Người sử dụng nhấn F7, để con trỏ vào tiêu thức muốn lọc, nhập thông tin của tiêu thức đó, sau đó nhấn F8, các giao dịch có tiêu thức như đã lọc sẽ hiện ra. Cách kiểm soát tương tự như cách 1. Nếu không nhớ rõ nội dung tiêu thức lọc, người sử dụng nhấn F7 sau đó để con trỏ và gõ “%” vào tiêu thức nào mà mình có một ít thông tin, sau đó nhấn F8, các giao dịch có tiêu thức như đã lọc sẽ hiện ra. Cách kiểm soát tương tự như cách 1. Ví dụ: lọc theo reference: nhấn F7, để con trỏ vào reference, nhập %425 (chỉ nhớ 3 số cuối của giao dịch), nhấn F8. 2.2 L/C Xuất khẩu: Đường dẫn: Transaction\Exports\Input Verification\Letter of credit 25Bis Nguyễn Thị Minh Khai, P.Bến Nghé, Q.1, TP.HCM Trang 24/102
  26. Hướng dẫn nghiệp vụ tài trợ thương mại Các giao dịch được hiển thị trên màn hình này sẽ gồm các thông tin : beneficiary (người hưởng lợi), 2nd advising bank (NH thông báo thứ 2), Correspondent bank (NH đại lý), Branch (mã chi nhánh nhập LC), Profit centre (mã trung tâm hưởng lợi), Reference (số tham chiếu giao dịch), CCY (loại tiền LC), Issue date (ngày phát hành LC). Cách kiểm soát giao dịch tương tự như đối với LC Nhập khẩu như sau: 3. Duyệt L/C 3.1 L/C Nhập khẩu: Đường dẫn: Trade Finance/ Transaction/ Imports / Transaction Issuance/ Letters of Credit-Import Hệ thống hiển thị màn hình sau Cách duyệt phát hành giao dịch như sau: Cách 1: Cấp quản lý Đơn vị nhấn F8 để hiển thị toàn bộ các giao dịch đang chờ duyệt hoặc đã được duyệt sẽ hiện ra ở màn hình duyệt. Muốn duyệt giao dịch nào sẽ chọn giao dịch đó, sau kiểm tra nội dung bằng cách nhấn vào . Nếu không yêu cầu chỉnh sửa và đồng ý với nội dung của giao dịch, click vào ô ISSUE, có 3 lựa chọn: - N (To be issued): hệ thống mặc định là giao dịch đang chờ được phát hành. - R (Reject – to be modified): người sử dụng từ chối duyệt giao dịch và trả giao dịch về trạng thái nhập thông tin để chỉnh sửa. - Y (Issue): người sử dụng đồng ý phát hành giao dịch. Sau khi chọn thông tin ở ô ISSUE, nhấn F10 hoặc nhấn vào , hệ thống sẽ hiển thị xác nhận giao dịch đã được phát hành. Sau khi phê duyệt giao dịch, hệ thống sẽ sinh ra điện/thông báo mà người sử dụng đã nhập trong màn hình LC ban đầu, hạch toán, tạo hồ sơ LC. Người sử dụng có thể truy vấn thông tin hoặc in báo 25Bis Nguyễn Thị Minh Khai, P.Bến Nghé, Q.1, TP.HCM Trang 25/102
  27. Hướng dẫn nghiệp vụ tài trợ thương mại cáo, kết nối với hệ thống bên ngòai để chuyển điện, xem các bút toán hạch toán trong các menu truy vấn/báo cáo cũng như thực hiện các sự kiện tiếp theo (tu chỉnh, đáo hạn, ) nếu cần. Cách 2: Người sử dụng nhấn F7, để con trỏ vào tiêu thức muốn lọc, nhập thông tin của tiêu thức đó, sau đó nhấn F8, các giao dịch có tiêu thức như đã lọc sẽ hiện ra. Cách duyệt tương tự như cách 1. Nếu không nhớ rõ nội dung tiêu thức lọc, người sử dụng nhấn F7 sau đó để con trỏ và gõ “%” vào tiêu thức nào mà mình có một ít thông tin, sau đó nhấn F8, các giao dịch có tiêu thức như đã lọc sẽ hiện ra. Cách duyệt tương tự như cách 1. Ví dụ: lọc theo reference: nhấn F7, để con trỏ vào reference, nhập %425 (chỉ nhớ 3 số cuối của giao dịch), nhấn F8. 3.2 L/C Xuất khẩu: Đường dẫn: Transaction\Exports\Transaction Issuance\Letters of Credit Các giao dịch được hiển thị trên màn hình này sẽ gồm các thông tin : beneficiary (người hưởng lợi), 2nd advising bank (NH thông báo thứ 2), Correspondent bank (NH đại lý), Branch (mã chi nhánh nhập LC), Profit centre (mã trung tâm hưởng lợi), Reference (số tham chiếu giao dịch), CCY (loại tiền LC), Issue date (ngày phát hành LC 4. Một số lƣu ý khi nhập, kiểm soát và duyệt giao dịch: 4.1 Người sử dụng nhập thiếu thông tin nhưng muốn sang màn hình khác hoặc thoát ra ngoài, hệ thống sẽ cảnh báo: 4.2 Giao dịch còn thiếu thông tin, khi ở màn hình kiểm soát, hệ thống sẽ cảnh báo. 4.3 KSV kiểm soát nhưng không chọn P, giao dịch sẽ không được kiểm soát, khi thóat ra màn hình cảnh báo: 25Bis Nguyễn Thị Minh Khai, P.Bến Nghé, Q.1, TP.HCM Trang 26/102
  28. Hướng dẫn nghiệp vụ tài trợ thương mại 4.4 Giao dịch chưa được kiểm soát sẽ không xuất hiện ở màn hình duyệt. 4.5 Giao dịch đã được duyệt sẽ không xuất hiện ở màn hình duyệt. Chỉ sau khi cấp quản lý Đơn vị phê duyệt thành công giao dịch, người sử dụng có thể truy vấn thông tin hoặc in báo cáo, kết nối với hệ thống bên ngòai để chuyển điện, xem các bút toán hạch toán trong các menu truy vấn/báo cáo cũng như thực hiện các sự kiện tiếp theo (tu chỉnh, đáo hạn, cập nhật ) nếu cần. II. UPLOAD ĐIỆN QUA SWIFT Đường dẫn: Trade Finance/ Message/ Message control Branch Mã số của chi nhánh tạo điện (chọn trong LOV) Status Trạng thái của điện và thông báo mà TTV muốn lọc (chọn trong LOV) DELETED: giao dịch đã được hủy bỏ RELEASED: giao dịch đã xử lý xong chuẩn bị kết nối với hệ thống bên ngoài SENT: giao dịch đã được chuyển đi SENDING: giao dịch đang được chuyển đi Module Hệ thống hiển thị phân hệ TTTM. Nút View: Để xem chi tiết điện hoặc báo cáo trước khi gửi hoặc in ra. Điện và thông báo có thể được xem chỉ khi nó đang ở trạng thái là „RELEASED‟. Nội dung của điện sẽ hiện ra khi TTV nhấn vào nút VIEW. Message Số tham chiếu của giao dịch sinh ra điện. Trên cùng một số tham chiếu có thể Reference có rất nhiều điện và thông báo. Destination Client Trong trường này hệ thống sẽ hiển thị mã của khách hàng sẽ nhận điện hoặc thông báo. Hệ thống cũng sẽ hiển thị tên và địa chỉ của khách hàng. Print Destination Phương thức mà điện hoặc thông báo sẽ được gửi tới. 25Bis Nguyễn Thị Minh Khai, P.Bến Nghé, Q.1, TP.HCM Trang 27/102
  29. Hướng dẫn nghiệp vụ tài trợ thương mại Message Type Điện hay thông báo thuộc loại: . ADV-thông báo chung . REC-thông báo nhận/thu . PAY-thông báo thanh toán . TRF-thông báo chuyển nhượng. Format Dạng điện hoặc thông báo sẽ được hiển thị ở trường này. Người sử dụng có thể nhận biết được điện Swift hoặc thông báo cho khách hàng. Media Giá trị của trường này luôn mặc định là REPORT. Route Phương thức một điện sinh ra được chuyển tới người nhận cuối cùng. Ví dụ: bằng Swift, Telex, Postal hay gửi trong nội bộ. Date/Time Trong trường này hiển thị ngày và thời gian điện và thông báo được sinh ra trong hệ thống. Status Người sử dụng thay đổi trạng thái hiện thời của điện hoặc của thông báo. ACTIVE: giao dịch đã được duyệt DELETED: giao dịch đã được hủy bỏ FAILED: giao dịch bị lỗi RELEASED: giao dịch đã xử lý xong chuẩn bị kết nối với hệ thống bên ngoài SENT: giao dịch đã được chuyển đi SENDING: giao dịch đang được chuyển đi VERIFY: giao dịch đã được kiểm soát File Swift Có phát sinh điện Swift hay không? generated? . N/A: không có . Yes: có Tất cả các điện sau khi được cấp quản lý Đơn vị duyệt, điện sẽ ở trạng thái RELEASED, để điện được chuyển vào hệ thống SWIFT, người sử dụng vào trường status chuyển sang trạng thái SENDING và nhấn F10 hoặc biểu tượng save, hệ thống sẽ tự động đổi sang trạng thái SENT, lúc này điện đã được chuyển sang hệ thống SWIFT. III. KIỂM TRA, KIỂM SOÁT VÀ DUYỆT GIAO DỊCH TRÊN SWIFT: 1. Các điện sẽ được tự động load sang hệ thống SWIFT và ở trạng thái Modify. (Không phải ở trạng thái Creation như khi người sử dụng sử dụng chương trình SWIFT soạn điện trước đây). Ngườoi sử dụng sẽ vào màn hình Modify để kiểm tra lại nội dung điện và chỉnh sửa lại (nếu cần thiết). Khi nội dung điện đã chính xác, chuyển điện lên (route) để cấp KSV duyệt theo quy định. 2. KSV kiểm tra lại nội dung, kiểm tra lại các bút toán thông qua các chứng từ đã được in, nếu chấp nhận, KSV chuyển điện lên (verify) cấp trên. 3. Cấp quản lý Đơn vị sẽ kiểm tra lại lần cuối các bút toán và nội dung L/C, nếu chấp nhận sẽ chấp nhận điện (Approve). Lúc này điện sẽ chờ để được TTTT chuyển ra bên ngoài. Hàng ngày, khi có giao dịch được thực hiện, P. TTQT có trách nhiệm kiểm soát xem điện đã được load qua SWIFT chưa (vào màn hình Modify để kiểm tra). Cuối ngày, trước khi TTTT phát điện, P. TTQT có trách nhiệm kiểm tra lại các điện phát sinh trong ngày để tránh bị trùng lắp. 25Bis Nguyễn Thị Minh Khai, P.Bến Nghé, Q.1, TP.HCM Trang 28/102
  30. Hướng dẫn nghiệp vụ tài trợ thương mại VI. CÁC GIAO DỊCH LIÊN QUAN ĐẾN L/C 1. Tiếp nhận, kiểm tra yêu cầu như tu Thanh toán viên chỉnh, đáo hạn, hủy bỏ, hồi phục LC Tiếp nhận, kiểm tra và nhập khẩu đã được duyệt do các Đơn nhập giao dịch vị chuyển đến. 2. Nhập giao dịch liên quan L/C: Trade Finance / Transaction/ Imports/ N Maintenance capture/ LC events 3. Hoàn trả hoặc thu ký quỹ và phí (nếu có) Kiểm soát viên Kiểm tra và kiểm soát Kiểm tra và kiểm soát giao dịch. giao dịch Trade Finance / Transaction/ Imports/ Maintenance Verification/ LC events N Thanh toán viên 1. Kết nối các giao dịch đã được duyệt Kết nối và xử lý điện trên với hệ thống Swift. SWIFT 2. Kiểm tra giao dịch trên hệ thống N Swift và chấp nhận trên Swift. Kiểm soát viên Kiểm tra lại nội dung và kiểm soát Kiểm tra và kiểm soát trên Swift N Y Kiểm tra và duyệt Kiểm tra lại nội dung và duyệt giao Cấp quản lý P.TTQT dịch trên Swift Y In và lưu trữ chứng từ theo qui định In và lưu trữ chứng từ Thanh toán viên Các giao dịch liên quan đến L/C như: giao dịch tu chỉnh, đáo hạn, hủy bỏ và phục hồi L/C. 1. Nhập giao dịch 1.1 Giao dịch tu chỉnh L/C: Đường dẫn: Trade Finance/ Transaction/ Imports/ Maintenance capture/LC events/Amendment. Số tham chiếu của LC mà người sử dụng đang thực hiện tu chỉnh (chọn trong Reference LOV). M,Q Điện Swift: MT707 - F20 Product Sau khi người sử dụng chọn số tham chiếu của LC cần thực hiện giao dịch tu chỉnh, hệ thống sẽ hiển thị mã sản phẩm và sản phẩm thứ cấp. 25Bis Nguyễn Thị Minh Khai, P.Bến Nghé, Q.1, TP.HCM Trang 29/102
  31. Hướng dẫn nghiệp vụ tài trợ thương mại Trang 1: Sau khi người sử dụng nhập số tham chiếu và nhấn F8, hệ thống sẽ hiển thị những thông tin liên quan tới LC cần tu chỉnh Tenor Kỳ hạn của LC Currency Loại tiền của giao dịch LC gốc. Amount Tổng trị giá của LC. Hệ thống hiển thị số lần sửa đổi của LC. Hệ thống sẽ tự động hiển thị số lần tu Amendment No. chỉnh sau khi giao dịch tu chỉnh được duyệt. Điện Swift: MT707 - F26E Issue Ngày phát hành LC. (Issue Date) Điện Swift: MT707 - F31C Expiry Ngày đáo hạn của LC (Expiry Date) Enter Date Ngày nhập giao dịch sửa đổi, tu chỉnh LC. Đây là ngày thực tế của hệ thống, không thể sửa đổi. Customer Khách hàng yêu cầu mở LC Ngày hiệu lực của sửa đổi tín dụng thư, có thể thay đổi ngày này theo yêu cầu Amend Date của giao dịch. C(10), M,A,Q Điện Swift: MT707 - F30 Agent Ngân hàng thông báo của LC. Advice Type Phương thức dùng để thông báo sửa đổi, tu chỉnh LC. M,A,Q Increase/Decrease Người sử dụng sẽ chọn giá trị tương ứng là: C(1), A,Q . I-tăng tiền (nếu sửa đổi, tu chỉnh tăng tiền) . D-giảm tiền (nếu sửa đổi, tu chỉnh giảm tiền). Amount by Số tiền tăng thêm hoặc giảm đi (nếu có). C(26), A,Q Điện Swift: MT707 - F32B/33B To (Amount Dựa vào số tiền được nhập ở trường Amount by, hệ thống sẽ tự động tính toán increase/ decreased tổng giá trị thay đổi của LC. To) Điện Swift: MT707 - F34B Nếu LC thuộc loại hỗn hợp, người sử dụng sẽ phải nhập số tiền cho trả ngay là S/U Amt bao nhiêu, và trả chậm là bao nhiêu khi có sự thay đổi tăng hay giảm tiền bằng (Sight/Usance cách nhấn vào nút Edit để hệ thống hiển thị màn hình nhập thông tin vào. Amount) C(1),A, Base Rate Tỷ giá để quy đổi trị giá của LC về đồng tiền cơ sở. Việc quy đổi này chỉ phục vụ cho báo cáo, vì thế có thể giữ nguyên thông tin mà hệ thống hiển thị. Dung sai cho phép đối với trị giá của LC cũng như số lượng hàng hóa được Tolerance (+/-) giao. N(2),A,Q Điện Swift: MT707 - 39A Max. Credit Trường này được quy định khi trường Tolerance không nhập thông tin gì và Amount có yêu cầu. A,Q Điện Swift: MT707 -F39B 25Bis Nguyễn Thị Minh Khai, P.Bến Nghé, Q.1, TP.HCM Trang 30/102
  32. Hướng dẫn nghiệp vụ tài trợ thương mại Tương ứng với trường 39C trong điện Swift, nếu có thay đổi tăng về gía trị Additional Amt. của các khoản khác như bảo hiểm, chuyên chở, . Nhấn nút , màn hình Covered nhập thông tin sẽ hiển thị. Điện Swift: MT707 - F39C Khi có thay đổi về trị giá của LC NK, người sử dụng sẽ cập nhật về ký quỹ. Update Margin Nhấn nút hệ thống sẽ hiển thị màn hình nhập thông tin chi tiết về ký quỹ A,Q (tương tự như nhập ký quỹ trong giao dịch LC) Tương ứng với F77 trong MT707: những nội dung sửa đổi khác. Nhấn nút Text (F77) để hệ thống hiển thị màn hình nhập thông tin. Sau khi nhập xong nhấn nút A,Q thì tại trường Text (F77) sẽ hiển thị chữ “Y”. Confirmation instructions Nếu việc thay đổi LC liên quan đến LC xác nhận hay không so với LC gốc thì nhập vào trường này, chọn các giá trị tương ứng là Y/N. A,Q Text (F72) Tương ứng F72 trong MT707. A,Q Message Group Nhấn F9 để chọn các điện hoặc thông báo cho giao dịch sửa đổi LC. M,A,Q Charges Nhấn nút , màn hình chi tiết về phí sẽ được hiển thị. Nhâp các phí phải A,Q thu/ phải trả trong màn hình này. Sau đó ấn nút lưu trữ giao dịch nhập phí và quay lại màn hình chính, hệ thống sẽ hiển thị chữ “Y” trong trường này. (tham khảo phần thu phí) Trang 2: Các sửa đổi khác Nếu việc sửa đổi liên quan đến ngày đáo hạn của LC thì nhập ngày đáo hạn mới New Expiry Date vào trường này. C(10),A,Q Điện Swift: MT707 - F31E Trade Term Nếu việc sửa đổi liên quan đến điều kiện giao hàng thì nhập vào trường này A,Q (chọn trong LOV). Shipment From Nếu có thay đổi cảng xếp hàng. C(65),A,Q Điện Swift: MT707 - F44E Shipment To Nếu có thay đổi cảng dỡ hàng. C(65),A,Q Điện Swift: MT707 - F44F Last Ship Date Nếu thay đổi ngày giao hàng cuối cùng. (Last Shipment Date) C(10),A,Q Điện Swift: MT707 - F44C 25Bis Nguyễn Thị Minh Khai, P.Bến Nghé, Q.1, TP.HCM Trang 31/102
  33. Hướng dẫn nghiệp vụ tài trợ thương mại Nhấn để nhập thời hạn giao hàng. Chỉ nhập được trường Shipment Period Shipment Period khi trường Last Ship Date bị bỏ trống. A,Q Điện Swift: MT707 - F44D Bank to Bank Tương ứng F72 của điện SWIFT. (F72) Nhấn hệ thống sẽ hiển thị màn hình nhập thông tin. A,Q Điện Swift: MT707 - F72 Place of Taking in Nếu nơi gửi hàng thay đổi thì cập nhật vào trường này. charge Điện Swift: MT707 - F44A C(65),A,Q Place of Final Nếu nơi nhận hàng thay đổi thì cập nhật vào trường này. destination Điện Swift: MT707 - F44B C(65),A,Q Trang 3: Narrative Narrative Text Các diễn giải khác liên quan đến sửa đổi LC. Nhấn nút để hệ thống hiển thị A,Q màn hình nhập vào. Lưu ý: các thông tin cần tu chỉnh đã được nhập ở các màn hình, yêu cầu vẫn phải nhập lại ở trường này để có thể kết nối qua điện MT707. Điện Swift: MT707 - F79 Code Chọn mã tương ứng với phần diễn giải (chọn trong LOV). Content Nội dung tương ứng với mã. Có thể thay đổi nội dung bằng cách nhấn nút để sửa đổi. Tiếp trang Narrative: Revocable Nếu LC được yêu cầu sửa đổi từ LC không huỷ ngang sang LC có thể huỷ ngang thì chọn giá trị tương ứng là “Y”. Hoặc ngược lại. 25Bis Nguyễn Thị Minh Khai, P.Bến Nghé, Q.1, TP.HCM Trang 32/102
  34. Hướng dẫn nghiệp vụ tài trợ thương mại Transferable Nếu LC được yêu cầu sửa đổi từ LC không chuyển nhượng sang LC chuyển nhượng thì chọn giá trị tương ứng là “Y”. Hoặc ngược lại. Revolving Nếu LC được yêu cầu sửa đổi từ LC không tuần hoàn sang LC tuần hoàn thì người sử dụng chọn giá trị tương ứng là “Y”. Hoặc ngược lại. Khi chọn giá trị là “Y”, hệ thống sẽ hiển thị màn hình thông tin chi tiết về thời gian tuần hoàn và số lần tuần hoàn để có thể nhập thông tin vào. Back to Back Nếu LC được yêu cầu sửa đổi từ LC không giáp lưng sang LC giáp lưng thì đánh số LC giáp lưng vào. Red Clause Nếu LC được yêu cầu sửa đổi từ LC không sử dụng điều khoản đỏ sang LC điều khoản đỏ thì chọn giá trị tương ứng là “Y”. Hoặc ngược lại. Restrict Nếu LC được yêu cầu sửa đổi từ LC không hạn chế sang LC hạn chế thì chọn giá trị tương ứng là “Y”. Hoặc ngược lại. Khi chọn giá trị là “Y”, hệ thống sẽ hiển thị màn hình thông tin chi về tên ngân hàng được phép chiết khấu bộ chứng từ, địa chỉ cũng như phương thức liên lạc của ngân hàng đó với ngân hàng mở LC. Available Type Nếu LC yêu cầu sửa đổi thông tin về Available Type, nhấn F9 để chọn giá trị A,Q theo yêu cầu. Tenor Type/ Term Nếu LC yêu cầu sửa đổi về thời hạn của LC, nhấn F9 để chọn giá trị theo yêu A,Q cầu. Beneficiary Thông tin về người hưởng lợi mới của LC C(143),A,Q Điện Swift: MT707 - F59 Applicant Bank Ngân hàng mở LC. Nếu khách hàng xin mở LC là khách hàng trực tiếp của A,Q HDBank thì trường này được phép bỏ trống. Nếu khách hàng xin mở LC là khách hàng của ngân hàng khác thì trường này nhập thông tin về ngân hàng xin mở LC. Advising Bank Ngân hàng thông báo của LC và sửa đổi LC C(12),M,A,Q Reimbursing Bank Ngân hàng bồi hoàn C(12),M,A,Q Sau khi nhập đầy đủ nội dung tu chỉnh theo yêu cầu, người sử dụng lưu lại giao dịch và thóat ra ngoài, giao dịch ở trạng thái chờ duyệt. Khi giao dịch ở trạng thái chờ duyệt người sử dụng vẫn có thể chỉnh sửa nội dung nếu cần. 1.2 Giao dịch đáo hạn L/C Đường dẫn: Trade Finance/ Transaction/ Imports/ Maintenance capture/ LC events/ Expiry 25Bis Nguyễn Thị Minh Khai, P.Bến Nghé, Q.1, TP.HCM Trang 33/102
  35. Hướng dẫn nghiệp vụ tài trợ thương mại Lưu ý: bên cạnh giao dịch đáo hạn L/C, người sử dụng có thể dùng chức năng này để hủy bỏ những L/C đã được thương lượng một phần trị giá. Reference Số tham chiếu của LC cần thực hiện giao dịch đáo hạn (chọn trong LOV). M,Q Product Hệ thống sẽ hiển thị mã sản phẩm và sản phẩm thứ cấp của LC liên quan Branch Hệ thống hiển thị mã chi nhánh thực hiện giao dịch mở LC Profit Centre Hệ thống hiển thị mã trung tâm hưởng lợi của giao dịch mở LC Customer/ID/Addr Hệ thống hiển thị tên/ mã/ địa chỉ khách hàng yêu cầu mở LC. Event Seq (Event Hệ thống hiển thị số lần thực hiện giao dịch đáo hạn trên một LC Sequence) Enter Date Hệ thống sẽ hiển thị ngày nhập giao dịch đáo hạn LC, mặc định là ngày của hệ thống. Issue (Issue Date) Hệ thống hiển thị ngày phát hành LC. Expiry (Expiry Hệ thống hiển thị ngày đáo hạn LC. Date) Event Date Ngày có hiệu lực của giao dịch đáo hạn LC. Có thể chọn ngày phù hợp với C(10),M,A,Q nhu cầu của mình nhưng phải là một ngày trong tương lai. Currency Hệ thống hiển thị loại tiền tệ gắn với giao dịch LC. Amount Hệ thống hiển thị tổng trị giá LC. Drawn Hệ thống hiển thị số tiền đã thanh toán của LC. Balance Hệ thống hiển thị số tiền còn lại của LC sau khi đã trừ đi số tiền đã thanh toán. Information Nhập các thông tin liên quan đến việc đáo hạn LC C(215),A,Q Message Group Nhấn F9 để chọn điện và thông báo sẽ được sinh ra trong giao dịch đáo hạn LC C(3),A,Q Charges Nhấn nút Edit, màn hình chi tiết về phí sẽ được hiển thị. Nhập các phí phải thu/ phải trả trong màn hình này. Sau đó ấn nút lưu trữ giao dịch nhập phí và quay lại màn hình chính, hệ thống sẽ hiển thị chữ “Y” trong trường này. A,Q (Tham khảo phần thu phí). 25Bis Nguyễn Thị Minh Khai, P.Bến Nghé, Q.1, TP.HCM Trang 34/102
  36. Hướng dẫn nghiệp vụ tài trợ thương mại 1.3 Giao dịch hủy bỏ L/C Đường dẫn: Transaction\Imports\Maintenance capture\LC events\Cancellation. Reference Số tham chiếu của LC cần thực hiện giao dịch hủy bỏ (chọn trong LOV). M,Q Product Mã sản phẩm và sản phẩm thứ cấp của L/C. Branch Mã chi nhánh nhập giao dịch mở L/C Profit Ctr. Mã trung tâm hưởng lợi Customer/ID/Addr Tên/ địa chỉ/ mã khách hàng yêu cầu mở L/C Event Seq (Event Số lần thực hiện giao dịch hủy bỏ trên một L/C Sequence) Enter Date Ngày nhập giao dịch hủy bỏ L/C. Issue (Issue Date) Ngày phát hành L/C Expiry (Expiry Date) Ngày đáo hạn L/C Event Date Ngày có hiệu lực của giao dịch hủy bỏ L/C. Có thể chọn ngày tương lai. C(10),M,A,Q Currency Loại tiền tệ gắn với giao dịch L/C. Amount Tổng trị giá của L/C Drawn Số tiền đã thanh toán của L/C (nếu có) Balance Số tiền còn lại của L/C sau khi trừ đi số tiền đã thanh toán. Information Có thể nhập các thông tin liên quan đến việc hủy bỏ L/C C(210), A,Q Message Group Nhấn F9 để chọn điện và thông báo sẽ được sinh ra trong giao dịch hủy bỏ M,Q L/C. Charges Nhấn nút , màn hình chi tiết về phí sẽ được hiển thị. Nhập các phí phải Q thu/ phải trả trong màn hình này. Sau đó ấn nút lưu trữ giao dịch nhập phí và quay lại màn hình chính, hệ thống sẽ hiển thị chữ “Y” trong trường này. (Tham khảo phần thu phí) Lƣu ý: Hệ thống chỉ cho phép thực hiện giao dịch hủy bỏ L/C khi tổng trị giá LC vẫn được giữ nguyên. Điều này có nghĩa là trường Drawn Amount bằng 0, và trường Balance bằng tổng giá trị của LC. 25Bis Nguyễn Thị Minh Khai, P.Bến Nghé, Q.1, TP.HCM Trang 35/102
  37. Hướng dẫn nghiệp vụ tài trợ thương mại 1.4 Giao dịch phục hồi L/C Đường dẫn: Trade Finance/ Transaction/ Imports/ Maintenance/ LC events/ Reactivation. Reference Số tham chiếu của LC cần thực hiện giao dịch hồi phục. (chọn trong LOV) M,Q Product Mã sản phẩm và sản phẩm thứ cấp của giao dịch L/C cần phục hồi. Branch Mã chi nhánh thực hiện giao dịch mở L/C Profit Ctr. Mã trung tâm hưởng lợi Customer/ID/Addr Tên/ mã/ địa chỉ khách hàng của LC Event Seq (Event Số lần thực hiện giao dịch hồi phục trên một LC. Sequence) Enter Date Ngày nhập giao dịch hồi phục LC. Issue (Issue Date) Ngày phát hành LC. Expiry (Expiry Ngày đáo hạn LC. Date) Event Date Ngày có hiệu lực của giao dịch hồi phục LC. Có thể chọn ngày tương lai. C(10),M,A,Q New Expiry date Ngày đáo hạn mới của LC. C(10),M,A,Q Currency Loại tiền tệ gắn với giao dịch LC. Amount Tổng trị giá của LC. Drawn Số tiền đã thanh toán của LC. Balance Số tiền còn lại của LC sau khi trừ đi số tiền đã thanh toán. Information Có thể nhập các thông tin liên quan đến việc hồi phục LC C(215),A,Q Message Group Nhấn F9 để chọn điện và thông báo sẽ được sinh ra trong giao dịch hồi phục M,A,Q LC Charges Nhấn nút Edit, màn hình chi tiết về phí sẽ được hiển thị. Nhập các phí phải thu/ A,Q phải trả trong màn hình này. Sau đó ấn nút lưu trữ giao dịch nhập phí và quay lại màn hình chính, hệ thống sẽ hiển thị chữ “Y” trong trường này. (Tham khảo phần thu phí) 25Bis Nguyễn Thị Minh Khai, P.Bến Nghé, Q.1, TP.HCM Trang 36/102
  38. Hướng dẫn nghiệp vụ tài trợ thương mại 2. Duyệt giao dịch tu chỉnh, đáo hạn, hủy bỏ, phục hồi L/C. Ngay khi giao dịch tu chỉnh, đáo hạn, hủy bỏ, phục hồi L/C đã được nhập và lưu trữ, hệ thống sẽ chuyển giao dịch vào hàng chờ duyệt (verify). Đường dẫn: Trade Finance/ Transaction/ Imports/ Maintenance Verify/ LC events/Amendment. Trade Finance/ Transaction/ Imports/ Maintenance Verify/ LC events/ Expiry Trade Finance/ Transaction/ Imports/ Maintenance Verify/ LC events/ Cancellation Trade Finance/ Transaction/ Imports/ Maintenance Verify/ LC events/ Reactivation Các giao dịch được hiển thị trên màn hình này sẽ gồm các thông tin : Reference (số tham chiếu giao dịch), Amend No. (số lần tu chỉnh), Amend date (ngày hiệu lực tu chỉnh), Enter date (ngày nhập giao dịch), Applicant (người yêu cầu mở LC), Applicant bank (Ngân hàng yêu cầu mở LC), Branch (chi nhánh nhập tu chỉnh), Profit centre, Product (loại sản phẩm) Cách lọc giao dịch để duyệt tương tự như đối với LC. Cách 1: Người sử dụng nhấn F8 để hiển thị toàn bộ các giao dịch đang chờ duyệt hoặc đã được duyệt sẽ hiện ra ở màn hình duyệt. Muốn duyệt giao dịch nào KSV sẽ chọn giao dịch đó, sau kiểm tra nội dung bằng cách nhấn vào . Nếu không yêu cầu chỉnh sửa và đồng ý với nội dung của giao dịch, KSV chọn Y. Verify? Nếu các thông tin được nhập trong giao dịch sửa đổi L/C chính xác, KSV sẽ duyệt bằng cách click vào verify và chọn LOV, KSV có 2 lựa chọn: - N (To be verified): hệ thống mặc định là giao dịch đang chờ duyệt. - Y (Verified): đồng ý duyệt giao dịch. Sau khi nhấn vào “OK” để xác nhận giao dịch đã được lưu hệ thống sẽ xuất hiện màn hình để in chi tiết giao dịch. Nếu giao dịch còn sai sót cần sửa chữa, KSV thoát khỏi màn hình duyệt và yêu cầu TTV sửa chữa lại giao dịch. Cách 2: KSV nhấn F7, để con trỏ vào tiêu thức muốn lọc, nhập thông tin của tiêu thức đó, sau đó nhấn F8, các giao dịch có tiêu thức như đã lọc sẽ hiện ra. Cách duyệt tương tự như cách 1. Nếu không nhớ rõ nội dung tiêu thức lọc, KSV nhấn F7 sau đó để con trỏ và gõ “%” vào tiêu thức nào mà mình có một ít thông tin, sau đó nhấn F8, các giao dịch có tiêu thức như đã lọc sẽ hiện ra. Cách duyệt tương tự như cách 1. 25Bis Nguyễn Thị Minh Khai, P.Bến Nghé, Q.1, TP.HCM Trang 37/102
  39. Hướng dẫn nghiệp vụ tài trợ thương mại Ví dụ: lọc theo reference: nhấn F7, để con trỏ vào reference, nhập %425 (chỉ nhớ 3 số cuối của giao dịch), nhấn F8. Lƣu ý: - Nếu ngày thực hiện giao dịch tu chỉnh, đáo hạn, hủy bỏ, phục hồi L/C trùng với ngày hiện tại của hệ thống, việc verify giao dịch sẽ chuyển trạng thái của giao dịch sửa đổi sang “Processed”. Nhưng nếu người sử dụng chọn ngày thực hiện giao dịch sửa đổi L/C là một ngày trong tương lai, trạng thái giao dịch sẽ chuyển sang “Verified”. Sau khi chạy EOD đến ngày tương lai đấy, trạng thái sẽ chuyển sang là “Processed”. 3. Upload giao dịch tu chỉnh, đáo hạn, hủy bỏ, phục hồi L/C: tương tự phần nhập L/C 4. Kiểm tra, kiểm soát và duyệt giao dịch tu chỉnh, đáo hạn, hủy bỏ, phục hồi L/C trên Swift: tương tự phần nhập L/C. V. BẢO LÃNH NHẬN HÀNG Bảo lãnh nhận hàng (SG) là một cam kết được phát hành bởi ngân hàng phát hành hoặc ngân hàng nhờ thu (trường hợp là giao dịch nhờ thu) gửi đến công ty tàu biển hoặc người vận chuyển để cho phép người nhập khẩu nhận được hàng khi bộ chứng từ hàng hoá (vận đơn, ) chưa về kịp. 1. Phát hành bảo lãnh nhận hàng (SG) Đường dẫn: Trade Finance/ Imports/ Transaction capture/ Shipping Guarantees Trang 1: Reference No. số tham chiếu của giao dịch SG. Số tham chiếu này sẽ được hệ thống tự động sinh sau khi giao dịch được ghi nhận. Product (Type)/ Mã sản phẩm và sản phẩm thứ cấp của giao dịch Product Sub Type M,Q Branch mã chi nhánh phát hành SG (chọn trong LOV). M,Q Pcentre (Profit Mã trung tâm hưởng lợi Centre) A,Q LC Reference Nếu một SG được phát hành gắn liền với một LC, nhập số LC tương ứng C(16),A,Q vào (chọn trong LOV). Sau khi đã chọn được số tham chiếu của LC tương ứng, hệ thống sẽ hiển thị các thông tin chi tiết liên quan đến LC đấy. Issue Date Ngày phát hành SG, hệ thống sẽ hiển thị ngày hiện tại của hệ thống tuy C(10),M,A,Q nhiên có thể chon một ngày khác. Expiry (Date) Ngày đáo hạn của SG. C(10),M,A,Q 25Bis Nguyễn Thị Minh Khai, P.Bến Nghé, Q.1, TP.HCM Trang 38/102
  40. Hướng dẫn nghiệp vụ tài trợ thương mại Applicant/Id/Name Khách hàng xin phát hành SG (chọn trong LOV). Nếu phát hành SG cho một LC thì hệ thống sẽ hiển thị khách hàng xin mở LC và đó chính là khách M,Q hàng xin phát hành SG. Currency Mã tiền tệ của SG (chọn trong LOV). Nếu SG mở cho một LC, hệ thống sẽ M,A,Q hiển thị mã tiền tệ theo mã tiền tệ của LC, tuy nhiên có thể thay đổi mã tiền tệ theo yêu cầu của giao dịch. Amount Trị giá của SG. Nếu SG mở cho một LC, hệ thống sẽ hiển thị trị giá của LC, C(26),M,Q tuy nhiên người sử dụng có thể thay đổi trị giá theo yêu cầu của giao dịch. Rates Tỷ giá quy đổi. Nhấn vào để xem tỷ giá. có thể thay đổi đổi tỷ giá. Base Rate Tỷ giá để quy đổi trị giá của SG về đồng tiền cơ sở. Việc quy đổi này chỉ phục vụ cho công tác báo cáo, vì thế có thể giữ nguyên thông tin mà hệ thống hiển thị. L/C Rate Trong trường hợp loại tiền tệ của LC và của SG khác nhau, hệ thống sẽ hiển thị tỷ giá của hai đồng tiền này. L/C Amount Hệ thống sẽ hiển thị trị giá quy đổi sang loại tiền của LC tương ứng với trị giá của SG . Collateral Nếu khách hàng có tài sản đảm báo để phát hành SG, nhấn , hệ thống sẽ hiển thị màn hình nhập các thông tin chi tiết về tài sản đảm bảo. (Hiện nay chƣa sử dụng). Margin Details Số tiền ký quỹ phải thu cua khách hàng để phát hành một SG. Ấn nút Edit, A,Q hệ thống sẽ hiển thị màn hình nhập thông tin ký quỹ chi tiết. Margin Code Mã ký quỹ (MAR) . Forward Cover Nếu loại tiền ký quỹ được thu khác với loại tiền bản địa mà muốn dùng tỷ giá kỳ hạn thì nhập giá trị “Y” vào trường này. Percentage Phần trăm của trị giá SG mà muốn thu từ khách hàng như phần ký quỹ cho SG đó. Ví dụ: Nếu tổng giá trị LC = tổng giá trị SG Ký quỹ LC: 10% tổng giá trị LC Ký quỹ SG: 90% tổng giá trị SG Amount Tùy thuộc vào phần trăm ký quỹ, hệ thống sẽ hiển thị số tiền ký quỹ tương ứng. Margin CCY Loại tiền cho ký quỹ. có thể thay đổi loại tiền. (Margin Currency) Exchange Rate Tỷ giá quy đổi Margin Amount Số tiền ký quỹ sau khi quy đổi theo tỷ giá Base Rate Tỷ giá để quy đổi trị giá của SG về đồng tiền cơ sở và đồng tiền bản địa. Việc quy đổi này chỉ phục vụ cho công tác báo cáo, vì thế có thể giữ nguyên thông tin mà hệ thống hiển thị. 25Bis Nguyễn Thị Minh Khai, P.Bến Nghé, Q.1, TP.HCM Trang 39/102
  41. Hướng dẫn nghiệp vụ tài trợ thương mại Base Equiv (Base Tuỳ thuộc vào Base rate, hệ thống sẽ hiển thị số tiền của ký quỹ sau khi quy Currency đổi theo Base rate. Equivalent) Local Rate Tỷ giá giữa đồng tiền của ký quỹ và đồng tiền bản địa. Local Equiv (Local Tuỳ thuộc vào Local rate, hệ thống sẽ hiển thị số tiền của ký quỹ sau khi quy Currency đổi theo local rate. Equivalent) Collected (Margin Hệ thống sẽ hiển thị số tiền ký quỹ thực thu. Amount) Uncollected Hệ thống sẽ hiển thị số tiền ký quỹ chưa thu. (Margin Amount) Utilised (Margin Hệ thống hiển thị số tiền ký quỹ đã được sử dụng Amount) Unutilised Hệ thống hiển thị số tiền ký quỹ chưa được sử dụng Lƣu ý: Sau khi các thông tin ký quỹ đã được nhập xong, nhấn nút , màn hình chính SG sẽ hiện ra và ở trường Margin sẽ xuất hiện chữ “Y” Trang 2: Messages Nhấn nút để nhập thông tin về các điện và thông báo được sinh sau M,Q khi phát hành giao dịch. Charges Nhấn nút , hệ thống sẽ hiển thị màn hình để nhập chi tiết các phí cần M,Q thu. Sau khi nhập xong nhấn nút lưu trữ, sau đó quay về màn hình chính và tại trường Charge sẽ xuất hiện chữ “Y”. Transport Doc Ref. Số tham chiếu của chứng từ vận tải. C(35),A,Q Date Ngày phát hành của chứng từ vận tải. A,Q Marks and Number Ký hiệu hàng hoá và số container thể hiện trên bề mặt bộ chứng từ. C(143),A,Q Vessel/Carrier Tên tàu chở hàng thể hiện trên bề mặt bộ chứng từ. C(35),A,Q 25Bis Nguyễn Thị Minh Khai, P.Bến Nghé, Q.1, TP.HCM Trang 40/102
  42. Hướng dẫn nghiệp vụ tài trợ thương mại Voyage/Flight No Số hiệu của tàu/ chuyến bay chở hàng hoá. C(35),A,Q Port of Loading Cảng xếp hàng. C(35),A,Q Port of Discharge Cảng dỡ hàng. C(35),A,Q Shipper Tên người gửi hàng hoá. C(35),A,Q Consign To (Consignee) Bên nhận hàng, có thể là người nhập khẩu hoặc ngân hàng của người NK C(35),A,Q Notify Party Bên cần được thông báo về việc hàng hóa đến cảng dỡ, thường là người C(35),A,Q NK Released To Người có quyền nhận hàng từ hãng tàu hoặc đại lý hãng tàu. C(35),A,Q 2. Kiểm soát giao dịch SG: Đường dẫn sau đây: Trade Finance/ Transaction/ Imports/ Input verification/Shipping guarantees. Tương tư như L/C. 3. Duyệt giao dịch SG: Đường dẫn: Trade Finance/ Transaction/ Imports/ Transaction issuance/ Shipping Guarantees. Tương tư như L/C. 4.Các sự kiện của SG 4.1 Thu hồi SG: SG được phát hành để giúp người nhập khẩu nhận được hàng khi chứng từ hàng hoá chưa về kịp. Vậy việc thu hồi SG sẽ được thực hiện khi chứng từ hàng hoá về. Khi chứng từ hàng hoá về, vào đường dẫn: Trade Finance/ Transactions/ Imports/ Maintenance capture/ SG event/ Revocation để thu hồi SG. Reference Số tham chiếu của SG mà người sử dụng muốn thu hồi (chọn trong LOV) M,Q Product Hệ thống hiển thị mã sản phẩm và sản phẩm thứ cấp theo SG tương ứng. Branch Hệ thống hiển thị mã chi nhánh thực hiện giao dịch SG. Profit Ctr. Hệ thống hiển thị mã trung tâm hưởng lợi. 25Bis Nguyễn Thị Minh Khai, P.Bến Nghé, Q.1, TP.HCM Trang 41/102
  43. Hướng dẫn nghiệp vụ tài trợ thương mại Customer Hệ thống hiển thị mã khách hàng đã yêu cầu phát hành SG. Addr. Hệ thống đồng thời hiển thị địa chỉ của khách hàng đã yêu cầu mở SG. Event Seq Số lần thực hiện giao dịch thu hồi SG sẽ được hiển thị ở trường này. Issue (Issue Date) Hệ thống hiển thị ngày phát hành SG Expiry Hệ thống hiển thị ngày đáo hạn của SG. Enter Date Hệ thống hiển thị ngày nhập giao dịch thu hồi SG. Amount Hệ thống hiển thị tổng trị giá của SG đã được phát hành. Event Date Ngày có hiệu lực của giao dịch thu hồi SG. Hệ thống sẽ hiển thị ngày hiện tại C(10),M,A,Q của hệ thống, tuy nhiên có thể nhập ngày tương lai. Related L/C Ref. Nếu SG được phát hành cho một LC, ở trường này hệ thống sẽ hiển thị số tham chiếu của LC. L/C amount Hệ thống hiển thị tổng trị giá của LC. Information Có thể nhập bất kỳ thông tin nào liên quan đến việc thu hồi SG. C(215), A,Q Message Group Chọn trong LOV điện hoặc thông báo tương ứng với giao dịch đang thực hiện. M,A,Q Charges Nếu muốn thu phí cho giao dịch thu hồi SG thì nhấn vào , hệ thống sẽ hiển M,Q thị màn hình thu phí chi tiết để nhập vào. Sau khi nhập xong ấn nút lưu trữ và quay lại màn hình chính, tại trường Charge sẽ xuất hiện chữ “Y”. Lƣu ý: nếu cần phải hoàn trả tiền ký quỹ, người sử dụng phải vào phần charge để hòan trả ký quỹ. 4.2 Hủy bỏ SG: Sau khi một SG được phát hành và có hiệu lực, vì một lý do gì đấy mà ngân hàng phát hành muốn hủy bỏ SG, đường dẫn: Trade Finance/ Transactions/ Imports/ Maintenance capture/ SG event/ Cancellation. Reference Số tham chiếu của SG cần huỷ bỏ. Nhấn F9 để lấy trong LOV M,Q Product Hệ thống hiển thị mã sản phẩm và sản phẩm thứ cấp theo SG tương ứng. Branch Hệ thống hiển thị mã chi nhánh phát hành SG. Profit Ctr. Hệ thống hiển thị mã trung tâm hưởng lợi. Customer Hệ thống hiển thị mã của khách hàng đã yêu cầu phát hành SG 25Bis Nguyễn Thị Minh Khai, P.Bến Nghé, Q.1, TP.HCM Trang 42/102
  44. Hướng dẫn nghiệp vụ tài trợ thương mại Addr. Hệ thống đồng thời hiển thị địa chỉ của khách hàng đã yêu cầu mở SG Event Seq Số lần thực hiện giao dịch huỷ bỏ SG sẽ được hiển thị ở trường này. Issue (Issue Date) Hệ thống hiển thị ngày phát hành SG Expiry (Expiry Hệ thống hiển thị ngày đáo hạn của SG. Date) Amount Hệ thống hiển thị tổng trị giá của SG đã được phát hành. Enter Date Hệ thống hiển thị ngày nhập giao dịch huỷ bỏ SG. Event Date Ngày có hiệu lực của giao dịch huỷ bỏ SG. Hệ thống sẽ hiển thị ngày hiện tại C(10),M,A,Q của hệ thống, tuy nhiên TTV có thể nhập ngày tương lai. Related L/C Ref. Nếu SG được phát hành cho một LC, sẽ hiển thị số tham chiếu của LC. L/C Amount Hệ thống hiển thị tổng trị giá của LC liên quan (nếu có). Information nhập bất kỳ thông tin nào liên quan đến việc huỷ bỏ SG. C(215),A,Q Message Group chọn trong LOV điện hoặc thông báo tương ứng với giao dịch đang thực hiện. M,A,Q Charges Nếu muốn thu phí cho giao dịch huỷ bỏ SG thì nhấn vào Edit, hệ thống sẽ hiển M,A,Q thị màn hình thu phí chi tiết để nhập vào. Sau khi nhập xong ấn nút lưu trữ và quay lại màn hình chính, tại trường Charge sẽ xuất hiện chữ “Y”. 4.3 Hồi phục SG: Sau khi ngân hàng thực hiện giao dịch thu hồi SG, nếu ngân hàng quyết định hồi phục lại SG: Trade Finance/ Transactions/ Imports/ Maintenance capture/ SG event/ Reactivation Reference Số tham chiếu của SG muốn hồi phục (Chọn trong LOV) M,Q Product Hệ thống hiển thị mã sản phẩm và sản phẩm thứ cấp theo SG tương ứng. Branch Hệ thống hiển thị mã chi nhánh nhận phát hành SG. Profit Ctr. Hệ thống hiển thị mã của trung tâm hưởng lợi Customer Hệ thống hiển thị mã của khách hàng đã yêu cầu phát hành SG. Event Seq Số lần thực hiện giao hồi phục SG sẽ được hiển thị ở trường này Issue (Issue Date) Hệ thống hiển thị ngày phát hành SG Expiry (Expiry Hệ thống hiển thị ngày đáo hạn của SG. 25Bis Nguyễn Thị Minh Khai, P.Bến Nghé, Q.1, TP.HCM Trang 43/102
  45. Hướng dẫn nghiệp vụ tài trợ thương mại Date) Enter Date Hệ thống hiển thị ngày nhập giao dịch huỷ bỏ SG. Amount Hệ thống hiển thị tổng trị giá của SG đã được phát hành. Event Date Ngày có hiệu lực của giao dịch khôi phục SG. Hệ thống sẽ hiển thị ngày hiện C(10),M,Q tại của hệ thống, tuy nhiên có thể nhập ngày tương lai. Related L/C Ref. Nếu SG được phát hành cho một LC, hệ thống sẽ hiển thị số của LC. L/C Amount Hệ thống hiển thị tổng trị giá của LC (nếu có). New Maturity Ngày đáo hạn mới của SG C(10),M,A,Q Information có thể nhập bất kỳ thông tin nào liên quan đến việc hồi phục SG. C(215),A,Q Message Group chọn trong LOV điện hoặc thông báo tương ứng với giao dịch đang thực hiện. M,A,Q Charges Nếu muốn thu phí cho giao dịch hồi phục SG thì nhấn vào , hệ thống sẽ M,A,Q hiển thị màn hình thu phí chi tiết để nhập vào. Sau khi nhập xong ấn nút lưu trữ và quay lại màn hình chính, tại trường Charge sẽ xuất hiện chữ “Y”. 4.4 Kiểm soát giao dịch thu hồi, hủy bỏ, phục hồi SG: cách duyệt tƣơng tƣ L/C Đường dẫn: Trade Finance/ Transaction/ Imports/ Maintenance Verification/ SG/ Reactivation Trade Finance/ Transaction/ Imports/ Maintenance Verification/ SG/ Cancellation Trade Finance/ Transaction/ Imports/ Maintenance Verification/ SG/ Revocation VI. XỬ LÝ BỘ CHỨNG TỪ 1. Khởi tạo Sau khi người bán tiến hành giao hàng theo LC, sẽ xuất trình chứng từ đến Ngân hàng. Ngân hàng sẽ tiếp nhận các bộ chứng từ nhận từ ngân hàng thương lượng (đối với LC nhập khẩu) hoặc từ khách hàng (LC xuất khẩu). Sau khi nhận bộ chứng từ, người sử dụng sẽ nhập thông tin của bộ chứng từ vào hệ thống 25Bis Nguyễn Thị Minh Khai, P.Bến Nghé, Q.1, TP.HCM Trang 44/102
  46. Hướng dẫn nghiệp vụ tài trợ thương mại Thanh toán viên - Nhận BCT từ NHNN gởi đến. Nhận, kiểm tra BCT và - Kiểm tra và nhập các thông tin của nhập vào hệ thống BCT vào hệ thống: Trade Finance/ Transaction / Imports/ Transaction Capture/ Negotiation In(Import bill) N - Trích ký quỹ từ L/C - Thu phí (nếu có) - Nếu BCT có sai biệt -> nhập sai biệt Kiểm soát viên - Kiểm tra BCT Kiểm tra và kiểm soát giao - Kiểm tra thông tin BCT đã được dịch TTV nhập vào hệ thống và kiểm soát trên hệ thống Y - Kiểm tra ký quỹ, phí (nếu có) Cấp quản lý - Kiểm tra BCT và duyệt trên hệ Kiểm tra và duyệt giao dịch thống Thanh toán viên - Kết nối các giao dịch đã được Kết nối và chuyển điện trên duyệt với hệ thống Swift (nếu có) Swift - Kiểm tra giao dịch trên hệ thống Swift và accept (nếu có) Kiểm soát viên - Kiểm tra lại nội dung và kiểm soát Kiểm tra và duyệt trên Swift Cấp quản lý - Kiểm tra lại nội dung và duyệt Kiểm tra và duyệt giao dịch trên Swift Thanh toán viên - In và lưu trữ chứng từ theo qui In và lưu trữ chứng từ định Đường dẫn: Trade Finance/ Transaction/ Imports/ Transaction Capture/ Negotiation In (Import Bill) hoặc Trade Finance/ Transaction/ Exports/ Transaction Capture/ Negotiation Out (Export Bill) Reference số tham chiếu của bộ chứng từ. Số tham chiếu này sẽ được hệ thống tự động number phát sinh sau khi giao dịch được ghi nhận. Product/Sub pro mã sản phẩm chính và sản phẩm thứ cấp tương ứng với bộ chứng từ (trả M,Q ngay/trả chậm) (chọn trong LOV). 25Bis Nguyễn Thị Minh Khai, P.Bến Nghé, Q.1, TP.HCM Trang 45/102
  47. Hướng dẫn nghiệp vụ tài trợ thương mại Branch mã chi nhánh nhập giao dịch (chọn trong LOV) M,Q Lƣu ý: Đối với bộ chứng từ xuất khẩu, người sử dụng nhập mã chi nhánh mà khách hàng có quan hệ tín dụng để sau này nếu khách hàng có yêu cầu chiết khấu, phân hệ CL của chi nhánh có thể giải ngân được. Pcentre mã trung tâm hưởng lợi (chọn trong LOV) A,Q LC Ref No Số LC liên quan (chọn trong LOV) A,Q Issue date ngày nhập giao dịch thương lượng chứng từ C(10),M,A,Q SG ref no số tham chiếu của Bảo lãnh nhận hàng (nếu có) (chọn trong LOV). A,Q Lưu ý: Bộ chứng từ XK sẽ không có trường này do không có trường hợp phát hành SG cho bộ chứng từ XK Tenor thời hạn thanh toán của bộ chứng từ (trả ngay/ trả chậm). Hệ thống sẽ tự động hiển thị thời hạn của LC khi người sử dụng nhập LC tương ứng. Negotiate bank, mã số, Id, tên và địa chỉ liên lạc của Ngân hàng xuất trình. Khi chọn số LC Id, Name, CT tương ứng với bộ chứng từ thì hệ thống sẽ tự động hiển thị thông tin của NH M,A,Q thông báo LC, tuy nhiên vẫn có thể chọn NH khác hoặc thay đổi thông tin nếu NH xuất trình không phải là NH thông báo (chọn trong LOV). Lưu ý: người sử dụng nhập NH mà HDBank sẽ gởi điện thông báo. Start ngày bắt đầu để tính thời hạn đáo hạn cho bộ chứng từ. C(10),M,A,Q - Nếu bộ chứng từ là trả ngay thì Start date sẽ là ngày nhận bộ chứng từ. - Nếu bộ chứng từ là trả chậm, Start date sẽ là ngày cơ sở để tính thời hạn trả chậm. Người sử dụng nhập ngày B/L, ngày shipment hoặc ngày nhận chứng từ tùy theo điều kiện thanh toán qui định trong L/C. Mature ngày đáo hạn của bộ chứng từ. C(10),A,Q . Nếu bộ chứng từ là trả ngay thì Mature date sẽ là ngày Start date + 5 ngày làm việc. . Nếu bộ chứng từ là trả chậm, hệ thống sẽ tự động tính ngày ngay khi người sử dụng nhập ngày start date. Their ref số tham chiếu của NH xuất trình C(16),M,A,Q Date ngày gửi chứng từ của NH xuất trình C(10),M,A,Q Nego date Ngày chiết khấu bộ chứng từ được ghi trong Covering letter của NH xuất trình C(10),A,Q (nếu có). Nếu không có thông tin về ngày này thì bỏ trống. Applicant, Id Thông tin về khách hàng mở LC. Thông tin này sẽ được tự động hiển thị khi nhập số LC tương ứng. Applicant bank, Thông tin, mã số, địa chỉ liên lạc của NH đại diện cho người mở LC. Các thông Id, CT tin này cũng được hiển thị tự động khi nhập số LC tương ứng. Reimb. Bank, Id, Thông tin, mã số, địa chỉ liên lạc của NH hoàn trả (nếu có). Các thông tin này CT cũng được hiển thị tự động khi nhập số LC tương ứng. Beneficiary Người hưởng lợi. sẽ hiển thị tự động khi nhập số LC tương ứng Currency Loại tiền của bộ chứng từ. Hệ thống sẽ tự động hiển thị loại tiền của LC khi M,Q nhập số LC tương ứng. Tuy nhiên nếu loại tiền của bộ chứng từ khác với loại tiền của LC thì chọn loại tiền của BCT (chọn trong LOV) 25Bis Nguyễn Thị Minh Khai, P.Bến Nghé, Q.1, TP.HCM Trang 46/102
  48. Hướng dẫn nghiệp vụ tài trợ thương mại Amount Trị giá bộ chứng từ. Hệ thống sẽ tự động hiển thị trị giá của LC khi chọn số LC M,Q tương ứng. Nếu trị giá bộ chứng từ khác trị giá của LC thì nhập trị giá BCT Rates Tỷ giá để quy đổi trị giá BCT về đồng tiền cơ bản và đồng tiền bản địa. Việc quy đổi này chỉ phục vụ cho công tác báo cáo, vì thế có thể giữ nguyên thông tin mà hệ thống hiển thị L/C rate, L/C Tỷ giá, kết quả quy đôỉ trị giá BCT về loại tiền của LC. nếu loại tiền của BCT là amount loại tiền của LC thì tỷ giá này có giá trị bằng 1. Tỷ giá này chỉ hiển thị cho người sử dụng tham khảo mà không thay đổi được. Nếu kết quả quy đổi lớn hơn trị giá còn lại của LC, hệ thống sẽ đưa ra cảnh báo Màn hình trang 2: Doc Received Phương thức nhận chứng từ (bằng thư, fax, ) (chọn trong LOV) type (M.A,Q) Date Ngày nhận chứng từ C(10),M.A,Q Forwarded date Ngày trả chứng từ cho KH (đối với bộ chứng từ nhập) C(10),A,Q Draft Ref/ Date Số tham chiếu và ngày của hối phiếu C(16)/ C(10),A,Q BOL Ref/Date Số tham chiếu và ngày của vận đơn C(16)/ C(10),A,Q Actual ship Date Ngày gửi hàng thực tế C(10),M,A,Q Trade Term Điều kiện giao hàng. Hệ thống sẽ hỉên thị điều kiện giao hàng được định nghĩa M,A,Q trong LC tương ứng, nhưng có thể thay đổi (chọn trong LOV). Shipment From Cảng bốc hàng C(65),A,Q Shipment to Cảng dỡ hàng C(65),A,Q Vessel Tên phương tiện vận tải ( tàu biển, máy bay, tàu hoả, ) C(35),A,Q Shipping Agent Tên hãng vận chuyển (hãng tàu, hãng hàng không,đường sắt, ) C(140),A,Q Goods Mô tả hàng hoá được giao theo BCT. Hệ thống sẽ hiển thị các hàng hoá đựoc mô Description tả trong LC. Nhấn Edit để xem/nhập thông tin chi tiết (màn hình chi tiết đề nghị M,Q xem phần khai báo LC) 25Bis Nguyễn Thị Minh Khai, P.Bến Nghé, Q.1, TP.HCM Trang 47/102
  49. Hướng dẫn nghiệp vụ tài trợ thương mại Document Liệt kê các chứng từ kèm theo số lượng của từng chứng từ. Hệ thống sẽ hiển thị M,Q các chứng từ được mô tả trong LC để người sử dụng kiểm tra hoặc thay đổi (nếu cần). Nhấn Edit để xem/nhập thông tin chi tiết. (tham khảo phần khai báo LC) - Code: mã chứng từ đã được cài đặt sẵn trong hệ thống - (1st)Copies: số bản gốc - (2nd)Dupl: số bản sao - Information: thông tin,nếu muốn ghi chú thêm người sử dụng sẽ nhấn Edit và bổ sung thêm thông tin. Instruction . Nhập các chỉ dẫn của NH xuất trình (nếu có) đối với bộ chứng từ nhập M,A,Q . Nhập các chỉ dẫn thanh toán đối với bộ chứng từ xuất. Nhấn edit để xem/nhập thông tin chi tiết. Discrepancy Nhập các sai biệt của bộ chứng từ (nếu có). Nhấn Edit để nhập thông tin chi tiết. A,Q Khi khởi tạo BCT người sử dụng có thể bỏ qua trường này ở màn hình thương lượng (nếu không cần thông báo BHL cho KH). Khi từ chối BCT vì có bất hợp lệ hoặc thông báo bất hợp lệ cho NH nước ngoài, người sử dụng có thể vào sự kiện Discrepancies bên ngoài để nhập. Cách nhập: tham khảo “Quy trình xử lý bộ chứng từ có sai biệt”. 25Bis Nguyễn Thị Minh Khai, P.Bến Nghé, Q.1, TP.HCM Trang 48/102
  50. Hướng dẫn nghiệp vụ tài trợ thương mại Margin Bắt buộc phải cập nhật trường này nếu thực sự có trích ký quỹ để thanh toán A,Q BCT . Khai báo số tiền ký quỹ sẽ sử dụng để thanh toán bộ chứng từ. Số tiền ký quỹ khai báo không được vượt quá trị giá ký quỹ đã khai báo cho LC. . Đây là bước nhập hồ sơ ký quỹ, số tiền ký quỹ sẽ chỉ được chính thức trừ vào tài khoản ký quỹ khi tiến hành thanh toán bộ chứng từ. . Màn hình nhập thông tin ký quỹ như sau: - Các trường thuộc nửa trang màn hình phía trên: hệ thống hiển thị thông tin ký quỹ ban đầu khai báo khi tạo LC (xem phần ký quỹ trong quy trình tạo LC) - Percentage: Nhập tỷ lệ số tiền ký quỹ được trích ra so với trị giá bộ chứng từ. - Amount: Số tiền được tính theo tỷ lệ phần trăm ở trên. Số tiền = Tỷ lệ % x Trị giá bộ chúng từ - Margin code: Mã ký quỹ. Mã này luôn được cài đặt là MAR. - Margin CCY: Loại tiền ký quỹ. Loại tiền này được tự động lấy bằng loại tiền khai báo cho món ký quỹ khi mở LC. - Exchange rate: Tỷ giá dùng để quy đổi Amount đươc tính ở phía trên ra loại tiền của ký quỹ. Nếu loại tiền ký quỹ giống loại tiền của bộ chứng từ thì tỷ giá bằng 1. Nếu khác nhau, hệ thống sẽ hiển thị tỷ giá tương ứng để quy đổi. VD: ký quỹ là VND, trị giá bộ chứng từ là USD, tỷ giá sẽ là tỷ giá bán USD. - Margin Amt: Trị giá ký quỹ sẽ được trích ra khi thanh toán bộ chứng từ. Margin amount = exchange rate x Amount - Amount Settled: Trị giá ký quỹ đã thực sự được trích ra để thanh toán chứng từ. Nếu bộ chứng từ chưa được thanh toán thì trị giá này sẽ nhận giá trị 0. - Base Rate: Tỷ giá quy đổi trị giá ký quỹ ra đồng tiền quy đổi (VND) để tạo thông tin báo cáo. Tỷ giá này được hiển thị tự động. - Base Equiv: Kết quả quy đổi trị giá ký quỹ ra đồng tiền quy đổi - Local Rate: Tỷ giá quy đổi trị giá ký quỹ ra đồng tiền bản địa (VND) để tạo thông tin báo cáo. Tỷ giá này được hiển thị tự động . - Local Equiv: Kết quả quy đổi trị giá ký quỹ ra đồng tiền bản địa - Coll/Util: Trường chỉ thị để hệ thống nhận biết giao dịch: thu tiền ký quỹ (C- Collection), trích ký quỹ (U-utilize). Dấu hiệu này được tự động hiển thị. - Add/Deduct: Trường chỉ thị để hệ thống nhận biết tăng hay giảm ký quỹ : tăng (A-add), giảm (D- deduct). Chỉ thị này được hệ thống tự động hiển thị . - Refund: Trường chỉ thị để hệ thống nhận biết việc giải toả ký quỹ cho khách hàng: . (N-no): chưa giải toả khách hàng . (Y-yes): đã giải toả ký quỹ. Chỉ thị này được hệ thống tự động hiển thị Interest data Nhập thông tin về lãi suất (áp dụng trong trường hợp khách hàng xin vay để A,Q thanh toán cho bộ chứng từ NK – nếu cần). 25Bis Nguyễn Thị Minh Khai, P.Bến Nghé, Q.1, TP.HCM Trang 49/102
  51. Hướng dẫn nghiệp vụ tài trợ thương mại Message Chọn mã điện swift hoặc các thông báo cần tạo ra để gửi cho NH nước ngoài A,Q hoặc khách hàng/đối tác. Nhấn Edit để xem/nhập thông tin chi tiết. (màn hình chi tiết đề nghị xem phần khai báo LC). Vd: tạo các thông báo chứng từ cho khách hàng, thông báo chuyển tiếp chứng từ cho NH đại lý, vvv. Payment Nhập thông tin thanh toán đi nước ngoài (đối với bộ chứng từ NK) hoặc thông tin thanh toán của NH nước ngoài (đối với bộ chứng từ XK). Lưu ý: sự kiện này có thể được khai báo bên ngoài bộ chứng từ, tại một màn hình riêng biệt (xem quy trình thanh toán bộ chứng từ). Nhấn Edit để nhập/xem thông tin. Nếu sự kiện này phát sinh sau khi khai báo bộ chứng từ thì sẽ khai báo trong màn hình riêng biệt. Receipt Nhập thông tin về việc thu tiền của KH để thanh toán cho bộ chứng từ ( đối với bộ chứng từ NK) hoặc thông tin về việc trả tiền cho KH ( đối với bộ chứng từ XK). Lưu ý: sự kiện này có thể được khai báo bên ngoài bộ chứng từ, tại một màn hình riêng biệt (xem quy trình thu tiền thanh toán/trả tiền bộ chứng từ). Nhấn Edit để nhập/xem thông tin. Nếu sự kiện này phát sinh sau khi khai báo bộ chứng từ thì sẽ khai báo trong màn hình riêng biệt. Charge Thu/trả các phí. Nếu có phát sinh các phí phải thu/phải trả đối với khách M,Q hàng/đối tác, người sử dụng có thể khai báo và thu/trả ngay các phí này. Ví dụ: phí kiểm tra chứng từ, phí chuyển tiếp chứng từ của NH đại lý, Nhấn Edit để nhập/xem thông tin. Nếu sự kiện này phát sinh sau khi khai báo bộ chứng từ thì sẽ khai báo trong màn hình riêng biệt. Lưu ý: việc thu/trả phí có thể thực hiện ở một màn hình khác bên ngoài Bill (xem quy trình thu/trả phí). Phần thông tin ký quỹ được khai báo ở trên không đưa vào phần thu/trả phí nữa vì đã được thu khi mở/sửa đổi LC hoặc được giải toả ở màn hình riêng. Qúa trình khai báo và thu/trả phí đề nghị tham khảo Quy trình thu/trả phí. C&F value Nhập giá trị bộ chứng từ, chỉ tính giá trị hàng hoá và cước vận tải. Trường này chỉ dùng để tạo thông tin báo cáo (nếu cần). Nếu không có yêu cầu theo dõi giá trị C& F thì bỏ trống trường này. Supplier Credit Không sử dụng trường này Int Amount Màn hình trang 3: Charge (F71B) Nhập các phí sẽ bị trừ đi khi thanh toán. Nhấn edit để nhập thông tin. Nếu không có nhu cầu lập điện MT754 thì bỏ trống trường này. 25Bis Nguyễn Thị Minh Khai, P.Bến Nghé, Q.1, TP.HCM Trang 50/102
  52. Hướng dẫn nghiệp vụ tài trợ thương mại Sender to Nhập thông tin gửi cho ngân hàng nhận điện MT754 (nếu có). Receiver Info Nhấn edit để nhập thông tin. (F72) Nếu không có nhu cầu lập điện MT754 thì bỏ trống trường này. Charge added Nhập các phí cần thu từ khách hàng ở nước ngòai. Nhấn edit để nhập thông tin. (F73) Nếu không có nhu cầu lập điện MT754 thì bỏ trống trường này. Narrative Nhập các diễn giải cho điện MT754. Nhấn edit để nhập thông tin. (F77A) Nếu không có nhu cầu gửi điện MT754, đề nghị bỏ trống trường này. 2. Kiểm soát giao dịch thƣơng lƣợng chứng từ Đường dẫn: Trade Finance/ Transaction/ Imports/ Input Verification Negotiation In (Import Bill) Hoặc Trade Finance/ Transaction/ Exports/ Input Verification Negotiation Out (Export Bill): Tương tư như kiểm soát L/C 3. Duyệt giao dịch thƣơng lƣợng chứng từ Đường dẫn: Trade Finance/Transaction/ Imports/ Transaction Issuance/ Negotiation In (Import Bill) Hoặc Trade Finance/Transaction/ Exports/ Transaction Issuance/ Negotiation Out (Export Bill) Tương tự như duyệt giao dịch L/C. 4. Kiểm tra, kiểm soát và duyệt giao dịch thƣơng lƣợng chứng từ trên Swift (nếu có phát sinh một số điện cần chuyển qua Swift): tương tự phần L/C. 5. Xử lý các sự kiện của bộ chứng từ 5.1 Bộ chứng từ có sai biệt Khi kiểm tra phát hiện sai biệt của bộ chứng từ người sử dụng truy cập màn hình nhập thông tin xử lý bộ chứng từ có sai sót theo các đường dẫn: Transaction\Imports\Maintenance Capture\Discrepancy Transaction\Exports\Maintenance Capture\Bill Event\Discrepancy Reference Nhập vào số tham chiếu của bộ chứng từ có liên quan mà trong đó các sai biệt của M,Q bộ chứng từ cần được khai báo (chọn trong LOV). Product/ Sub- Mã sản phẩm chính và sản phẩm thứ cấp tương ứng với BCT có sai biệt ( trả product ngay/trả chậm), sẽ được hiển thị tự động khi chọn số Bill tương ứng. Branch Mã chi nhánh nhập giao dịch. Hệ thống sẽ tự động hiển thị khi chọn số Bill tương ứng. Profit Centre Mã trung tâm hưởng lợi. Hệ thống sẽ tự động hiển thị khi gọi số Bill tương ứng. Agent Thông tin, mã số, địa chỉ liên lạc của Negotiating/Remitting Bank. Các thông tin này sẽ được hiển thị tự động khi chọn số Bill tương ứng. 25Bis Nguyễn Thị Minh Khai, P.Bến Nghé, Q.1, TP.HCM Trang 51/102
  53. Hướng dẫn nghiệp vụ tài trợ thương mại Discrep. No. Số thứ tự lần nhập giao dịch xử lý bộ chứng từ có sai biệt. Hệ thống sẽ tự động hiển (Discrepancy thị. pNumber) Lƣu ý: Người sử dụng chỉ có thể thấy được số thứ tự lần nhập giao dich sau khi giao dịch đã được lưu trữ và duyệt. Customer Thông tin về KH của HDBank có liên quan đến giao dịch. Các thông tin này sẽ được hiển thị tự động khi chọn số Bill tương ứng. Tenor Thời hạn của bộ chứng từ (trả ngay/ trả chậm), hệ thống sẽ tự động hiển thị khi người sử dụng chọn số Bill tương ứng Enter Date Ngày nhập giao dịch xử lý bộ chứng từ có sai biệt. Hệ thống sẽ tự động hiển thị. Issue (Issue Date) Ngày nhập giao dịch thương lượng chứng từ. Hệ thống sẽ tự động hiển thị khi người sử dụng gọi số Bill tương ứng. Mature (Maturity Ngày đáo hạn của bộ chứng từ. Hệ thống sẽ tự động hiển thị khi người sử dụng Date) chọn số Bill tương ứng Attach Các sai biệt của bộ chứng từ được chỉ ra bởi Negotiating Bank . Lưu ý: nếu được khai báo ngay trong màn hình nhập giao dịch thương lượng chứng từ thì ô này sẽ được tự động đánh dấu Discrep. Date Ngày hiệu lực của giao dịch xử lý BCT có sai biệt. Hệ thống sẽ mặc định là ngày (Discrepancy trên hệ thống, tuy nhiên người sử dụng có thể thay đổi bằng một ngày khác trong Date) tương lai. C(10),M,A,Q Currency Loại tiền liên quan đến giao dịch. Hệ thống sẽ tự động hiển thị khi chọn số Bill tương ứng. Amount Trị giá của bộ chứng từ. Hệ thống sẽ tự động hiển thị khi chọn số Bill tương ứng Presenting Bank Số tham chiếu của NH nước ngoài. Hệ thống sẽ tự động hiển thị khi người sử dụng Ref chọn số Bill tương ứng Disposal Type Chỉ thị về quyền quyết định đối với BCT bị từ chối. Nội dung ở trường này sẽ kết A,Q nối vào điện Swift nếu có chuyển điện Swift (chọn trong LOV). Discrepancies Nhấn nút Edit, có thể nhập các thông tin sai biệt của bộ chứng từ (dưới dạng mã và Yes/No Indicator diễn giải) (chọn trong LOV). M,A,Q - Code: mã các bất hợp lệ thường gặp - Content: diễn giải các bất hợp lệ. Nếu muốn diễn giải chi tiết hơn, nhấn vào nút Edit và nhập thêm thông tin. Sau đó nhấn OK hệ thống sẽ trở lại màn hình lúc đầu và ở trường này sẽ xuất hiện chữ Y. Information Nhấn nút Edit ở bên cạnh trường này, có thể nhập bất kỳ thông tin nào có liên quan C(210),A đến giao dịch. 25Bis Nguyễn Thị Minh Khai, P.Bến Nghé, Q.1, TP.HCM Trang 52/102
  54. Hướng dẫn nghiệp vụ tài trợ thương mại Message Group Chọn trong LOV các điện Swift hoặc báo cáo tương ứng với giao dịch M,A,Q Charges Các chi phí có liên quan đến giao dịch, nếu muốn thu các khoản phí này có thể M,Q nhấn vào nút Edit. Hệ thống sẽ hiển thị ra màn hình Charges Capture nhập các thông tin cần thiết (cách nhập: Xem “Quy trình thu phí”). Lưu thông tin và thoát về màn hình lúc đầu và ở trường này sẽ xuất hiện chữ Y. Status Type Tình trạng bộ chứng từ (chọn trong LOV) A,Q D – Discharge F – Refusal P – Pending R – Resolved W – Waived Lưu ý: Hệ thống không cho phép thực hiện các quy trình tiếp theo khi giao dịch của bộ chứng từ được gắn với một số Status Type như: F – Refusal, P - Pending. Để thực hiện tiếp quy trình, người sử dụng phải thay đổi Status Type từ F, P sang R hoặc W, chỉ khi ở R hoặc W, hệ thống sẽ cho phép thực hiện thanh toán chứng từ. Như vậy, nếu BCT có sai biệt thì nhập chi tiết sai biệt ngay trong màn hình Bill negotiation để tạo điện và thông báo. Khi có trả lời của khách hàng, vào màn hình Discrepancy riêng biệt và đổi “Status type” tương ứng. Ngay khi nhập các thông tin về các sai biệt và Status types được chọn là: D, F, P, W, hệ thống sẽ hiển thị một màn hình cho phép người sử dụng có thể nhập các thông tin có liên quan cần thiết để lập và gửi MT750, hoặc MT734, hoặc MT796 Further ID Khi chọn Status type là R, hệ thống sẽ tự động hiển thị trường này cho phép nhập A,Q thông tin (chọn trong LOV). Các thông tin trong trường này chỉ có giá trị khi người sử dụng có nhu cầu lập điện MT752. Điện Swift: MT752 – F23 Resolve Date Khi chọn Status type là R, hệ thống sẽ tự động hiển thị trường này cho phép nhập A,Q ngày có liên quan. Action Taken Ghi chú. Các hành động được thực hiện để giải quyết các sai biệt của BCT A,Q 5.2 Chấp nhận bộ chứng từ: Khi nhận được chỉ thị chấp nhận thanh toán đối với bộ chứng từ trả chậm từ phía KH, người sử dụng vào đường dẫn: Transaction\Imports\Maintenance Capture\Bill Event\Bill Acceptance Transaction\Exports\Maintenance Capture\Bill Event\Bill Acceptance Trang 1: 25Bis Nguyễn Thị Minh Khai, P.Bến Nghé, Q.1, TP.HCM Trang 53/102
  55. Hướng dẫn nghiệp vụ tài trợ thương mại Reference Nhập số tham chiếu của BCT có liên quan đến giao dịch (chọn trong LOV) M, Q Product/ Sub- Mã sản phẩm chính và sản phẩm thứ cấp tương ứng với BCT (trả ngay/trả chậm). product Các thông tin này sẽ được hiển thị tự động khi gọi số Bill tương ứng. Branch Mã chi nhánh nhập giao dịch. Các thông tin này sẽ được hiển thị tự động khi gọi số Bill tương ứng. Profit Centre Mã trung tâm hưởng lợi. Các thông tin này sẽ được hiển thị tự động khi gọi số Bill tương ứng. Agent Thông tin, mã số, địa chỉ liên lạc của Negotiating/Remitting Bank. Các thông tin này sẽ được hiển thị tự động khi gọi số Bill tương ứng. Acceptance. No. Số lần nhập giao dịch chấp nhận bộ chứng từ. Hệ thống sẽ tự động hiển thị. Lƣu ý: chỉ có thể thấy đƣợc số lần nhập giao dich sau khi giao dịch đã đƣợc lƣu trữ và duyệt. Customer Thông tin về KH của HDBank có liên quan đến giao dịch.Các thông tin này sẽ được hiển thị tự động khi chọn số Bill tương ứng. Tenor Thời hạn của bộ chứng từ trả chậm. Hệ thống sẽ tự động hiển thị khi chọn số Bill tương ứng Enter Date Ngày nhập giao dịch chấp nhận bộ chứng từ. Hệ thống sẽ tự động hiển thị. Issue (Issue Date) Ngày nhập BCT về. Hệ thống sẽ tự động hiển thị khi chọn số Bill tương ứng. Mature (Maturity Ngày đáo hạn của BCT. Hệ thống sẽ tự động hiển thị khi chọn số Bill tương ứng Date) Accept Date Ngày hiệu lực của giao dịch chấp nhận chứng từ. Hệ thống sẽ mặc định là ngày (Acceptance Date) chạy hệ thống, tuy nhiên có thể thay đổi bằng một ngày khác trong tương lai. C(10),M, A,Q Currency Loại tiền liên quan đến giao dịch. Hệ thống sẽ tự động hiển thị khi chọn số Bill tương ứng. Điện Swift: MT 754 – F32A Amount Trị giá của BCT. Hệ thống sẽ tự động hiển thị khi chọn số Bill tương ứng Điện Swift: MT 754 – F32A Tenor Xác nhận lại thời hạn của BCT. Hệ thống sẽ tự động hiển thị khi chọn số Bill tương A,Q ứng, tuy nhiên có thể thay đổi 25Bis Nguyễn Thị Minh Khai, P.Bến Nghé, Q.1, TP.HCM Trang 54/102
  56. Hướng dẫn nghiệp vụ tài trợ thương mại Start (Date) Ngày bắt đầu để tính ngày đáo hạn của BCT trên cơ sở thời hạn của BCT. Hệ thống C(10),M,A,Q sẽ tự động hiển thị khi chọn số Bill tương ứng tuy nhiên có thể thay đổi. Mature (Maturity Ngày đáo hạn của BCT được hệ thống tự động tính trên cơ sở ngày Start date và Date) Tenor. Để chấp nhận BCT, trường này được sử dụng nhằm xác nhận lại ngày đáo C(10),A,Q hạn. Accept Amount Số tiền được chấp nhận thanh toán. Số tiền này có thể là toàn bộ hoặc một phần giá C(26),A,Q trị của BCT. Loại tiền được hệ thống tự động hiển thị phù hợp với loại tiền của BCT Điện Swift: MT 754 – F34A Their Ref. Số tham chiếu của NH nước ngoài liên quan đến giao dịch. C(16),A,Q Điện Swift: MT 754 - F21 Information Nhấn nút Edit, có thể nhập bất kỳ thông tin nào có liên quan đến giao dịch. C(210),A,Q Discrepancies Nhấn nút Edit, có thể nhập các sai biệt của BCT (dưới dạng mã và diễn giải) A,Q Lƣu ý: Việc nhập các sai biệt của BCT trong giao dịch này cũng giống nhƣ giao dịch Discrepancy – Capture. Message Group chọn trong LOV các điện Swift hoặc báo cáo tương ứng với giao dịch M,A,Q Điện Swift: MT 754, MT412 Charges Các chi phí có liên quan đến giao dịch, nếu muốn thu các khoản phí này có thể M,Q nhấn vào nút Edit. Hệ thống sẽ hiển thị ra màn hình Charges Capture nhập các thông tin cần thiết (cách nhập: Xem “Quy trình thu phí”). Người sử dụng lưu thông tin và thoát về màn hình lúc đầu và ở trường này sẽ xuất hiện chữ Y. Trang 2: Trong màn hình này có thể nhập các thông tin cần thiết liên quan đến điện MT754 bao gồm một số trường: F33B, F71B, F73, F77, chọn trong LOV thông tin tương ứng; hoặc nhấn vào nút Edit để nhập thêm các thông tin cần thiết. 5.3 Sửa đổi chứng từ: Khi nhận được thông tin sửa đổi chứng từ, người sử dụng vào đường dẫn: Transaction\Imports\Maintenance Capture\Bill Event\Amendment Transaction\Exports\Maintenance Capture\Bill Event\Amendment 25Bis Nguyễn Thị Minh Khai, P.Bến Nghé, Q.1, TP.HCM Trang 55/102