Chương trình đào tạo các Kỹ năng phỏng vấn

Nội dung text: Chương trình đào tạo các Kỹ năng phỏng vấn

1. DỰ ÁN QUỸ PHÁT TRIỂN DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ (SMEDF) Liờn Minh Chõu Âu Cộng hũa XHCN Việt Nam Chương trỡnh Đào tạo Cỏc Kỹ Năng Phỏng Vấn Tài liệu này được Phỏi đoàn của Uỷ ban Chõu Âu tại Việt Nam tài trợ thụng qua Dự ỏn Quỹ Phỏt triển doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEDF) Bản quyền thuộc về SMEDF Nhúm soạn thảo: Kim Whitaker, Trưởng nhúm Hà Nguyờn, Chuyờn gia tư vấn Nguyễn Thị Minh Hương, Chuyờn gia tư vấn Dịch Anh - Việt: Trung tõm đào tạo Ngõn Hàng (BTC) 1
2. SMEDF -Interviewing Skills Workshop Hội thảo Kỹ năng phỏng vấn (SMEDF) Tóm l−ợc nội dung hội thảo (dμnh cho Giảng viên) Bản dự thảo số 1 - Tháng 8 năm 2006 23/11/2010 2
3. SMEDF -Interviewing Skills Workshop Giới thiệu Hội thảo nμy đ−ợc triển khai để đáp ứng nhu cầu của các cán bộ tại bốn ngân hμng th−ơng mại của Việt nam lμm việc trong khuôn khổ Ch−ơng trình Hỗ trợ của Quỹ Phát triển Doanh nghiệp Vừa vμ Nhỏ (SMEDF) đối với Dự án Cho vay của các Tổ chức Tín dụng đ−ợc tμi trợ bởi Hội đồng Châu Âu. Mục đích của hội thảo nhằm nâng cao kỹ năng phỏng vấn cho các cán bộ có trách nhiệm thu nhập thông tin để thực hiện cho vay trung vμ dμi hạn cho các doanh nghiệp vừa vμ nhỏ. Vì hội thảo đ−ợc thiết kế cho các cán bộ lμm việc cho các ngân hμng khác nhau nên nội dung sẽ tập trung vμo việc cung cấp cho học viên những hiểu biết cơ bản về những nguyên tắc cần thiết để thực hiện cuộc phỏng vấn có hiệu quả. Hội thảo sẽ không đi vμo chi tiết của quy trình lập đơn xin vay của từng ngân hμng. Thμnh phần tham dự Hội thảo đ−ợc thiết kế dμnh cho tất cả cán bộ nhân viên tham gia tích cực vμo việc thu thập thông tin để hỗ trợ các doanh nghiệp vừa vμ nhỏ vay trung vμ dμi hạn. Các thμnh viên tham gia do các ngân hμng tự chọn dựa trên tμi liệu tóm tắt do Quỹ hỗ trợ doanh nghiệp vừa vμ nhỏ cung cấp. Số l−ợng học viên Hội thảo sẽ sử dụng ph−ơng pháp đμo tạo thông qua sự tham gia tích cực của học viên, do đó, để cho thật hiệu quả, số l−ợng học viên tối đa cho mỗi hội thảo không đ−ợc v−ợt quá 24 ng−ời. Liên quan đến công tác chuẩn bị, số l−ợng học viên tối −u nên lμ bội số của 3. Điều nμy lμ yêu cầu vì trong một hoạt động quan trọng nhất của hội thảo lμ tham gia vai diễn phỏng vấn, các học viên sẽ đ−ợc chia lμm 3 nhóm lμm việc. Ph−ơng pháp vμ tμi liệu giảng dạy Ph−ơng pháp giảng dạy chủ yếu lμ cung cấp cho học viên cơ hội tự học tích cực thông qua các ph−ơng pháp nh− thảo luận, đóng vai, lμm bμi tập theo nhóm vμ phân tích các nghiên cứu tình huống thực tế. Vận dụng ph−ơng pháp giảng dạy có sự tham gia tích cực của học viên liên quan mật thiết đến địa điểm đ−ợc lựa chọn cho hội thảo (xem chi tiết d−ới đây). Tμi liệu trợ học sẽ lμ một tập tμi liệu đơn giản bao gồm các bản phát tay vμ các văn bản cơ bản liên quan. Giảng viên sẽ sử dụng các trang chiếu PowerPoint, bản sao của các trang chiếu đó sẽ đ−ợc phát cho học viên vμo thời điểm thích hợp. Tμi liệu giảng dạy gốc đ−ợc biên soạn bằng tiếng Anh vμ đ−ợc dịch sang tiếng Việt. Địa điểm Hội thảo Hội thảo đ−ợc dự định tổ chức tại một số địa điểm tại Việt nam bao gồm Hμ nội, Đμ nẵng vμ Thμnh phố Hồ Chí Minh. Để có thể chuẩn bị cho số l−ợng tối đa học viên dự định vμ tiến hμnh đ−ợc tất cả các hoạt động của học viên, việc lựa chọn một địa điểm tổ chức phù hợp lμ rất cần thiết. Một địa điểm tổ chức lý t−ởng lμ một phòng học lớn (trung bình một chiều 20 mét x một chiều15 mét) có thể đủ chỗ cho 24 học viên ngồi thoải mái trong một bán kính phù hợp cho các hoạt động chung vμ có thêm một khoảng rộng để kê thêm 5 chiếc bμn, mỗi bμn khoảng 5 23/11/2010 3
4. SMEDF -Interviewing Skills Workshop học viên cho các hoạt động theo nhóm. Cũng có thể có giải pháp thay thế bằng một phòng học chính nhỏ hơn nh−ng có thêm những phòng nghỉ đủ chỗ cho hoạt động nhóm vμ các bμi tập đóng vai phỏng vấn. Điều tối quan trọng lμ phải có đủ chỗ cho 8 cuộc phỏng vấn thử tiến hμnh cùng một lúc. Nếu không thể có 8 căn phòng riêng biệt để thực hμnh các cuộc phỏng vấn thử thì quan trọng lμ phải có đủ khoảng không gian cần thiết giữa các “địa điểm phỏng vấn”. Một ví dụ bố trí Phòng học Mμn hình Giá giấy Bảng Bμn kê thêm Bμn kê thêm cho vai diễn cho vai diễn Bμn cho hoạt động nhóm 23/11/2010 4
5. SMEDF -Interviewing Skills Workshop Đề c−ơng ch−ơng trình hội thảo Tên Hội thảo Kỹ năng phỏng vấn (IS) Nhóm học Các cán bộ, nhân viên tham gia tích cực vμo việc thu thập thông tin để hỗ trợ vay vốn viên mục tiêu trung vμ dμi hạn của các doanh nghiệp vừa vμ nhỏ Duration 1 ngμy (7,5 giờ học hay 7 x 1 giờ học + 1 x 0,5 giờ học) Mục tiêu của Đến cuối Hội thảo các học viên sẽ có thể: Hội thảo o Phân biệt đ−ợc các loại câu hỏi chính vμ có thể vận dụng một cách phù hợp khi phỏng vấn các khách hμng vay tiềm năng. o Nhận thấy tầm quan trọng của ngôn ngữ cơ thể trong giao tiếp hiệu quả, biết cách điều chỉnh ngôn ngữ cơ thể vμ giải mã đ−ợc ngôn ngữ cơ thể của đối t−ợng phỏng vấn để có giao tiếp tốt nhất với những khách hμng vay tiềm năng. o Nhận thấy tầm quan trọng của kỹ năng lắng nghe trong giao tiếp hμng ngμy vμ nhận biết những rμo cản có thể lμm giảm hiệu quả của kỹ năng lắng nghe trong hoμn cảnh phỏng vấn. o Giải thích đ−ợc khái niệm “chủ động lắng nghe” vμ sử dụng những kỹ năng chủ động lắng nghe trong quá trình phỏng vấn. o Chỉ ra đ−ợc những đặc điểm cụ thể của một cuộc phỏng vấn đánh giá cho vay vμ những b−ớc chính trong việc chuẩn bị vμ tiến hμnh phỏng vấn. o Lên kế hoạch vμ thực hiện một cuộc phỏng vấn đánh giá cho vay có hiệu quả vμ ngắn gọn thông qua thực hμnh đóng vai Đánh giá Qua việc Hỏi vμ Đáp th−ờng xuyên trong Hội thảo. Qua theo dõi việc thực hiện các bμi tập vμ các hoạt động trong quá trình Hội thảo. Sự đánh giá của học viên sau khi quay lại công việc của mình tại công sở. Những chủ đề o Kỹ năng đặt câu hỏi chính o Các loại câu hỏi ƒ Câu hỏi đóng vμ câu hỏi mở ƒ Các loại câu hỏi nên tránh - câu hỏi gộp vμ câu hỏi định h−ớng ƒ Các câu hỏi thăm dò ƒ Các câu hỏi đánh giá độ chính xác ƒ Câu hỏi ‘dẫn dắt’ ƒ Câu hỏi giả định ƒ Câu hỏi thử thách ƒ Sử dụng sự yên lặng o Sự quan trọng của từ ngữ, trợ ngữ vμ ngôn ngữ cơ thể. o Các loại ngôn ngữ cơ thể ƒ Dáng điệu vμ cử chỉ ƒ Tiếp xúc mắt ƒ T− thế ƒ Sự gần gũi 23/11/2010 5
6. SMEDF -Interviewing Skills Workshop ƒ Hình thức bên ngoμi ƒ Diễn tả cảm xúc o Giải mã ngôn ngữ cơ thể o Tầm quan trọng của kỹ năng lắng nghe o Các cản trở khi lắng nghe o Lắng nghe ‘tích cực’ o Đặc điểm của một cuộc phỏng vấn đánh giá cho vay thμnh công. o Chuẩn bị cho một cuộc phỏng vấn đánh giá cho vay o Tiến hμnh một cuộc phỏng vấn đánh giá cho vay o Những hoạt động đánh giá sau phỏng vấn o Xây dựng vμ sử dụng bảng danh mục kiểm tra trong phỏng vấn (check lists) 23/11/2010 6
7. SMEDF -Interviewing Skills Workshop Ch−ơng trình lμm việc - Hội thảo Kỹ năng Phỏng vấn Tiết Thởi gian Nội dung tiết học học: Tiết học 7.30 – 8.30 Giới thiệu các thμnh viên tham gia, 1 Giới thiệu chung về Hội thảo Ch−ơng trình lμm việc, Tμi liệu, ph−ơng pháp giảng dạy vμ công tác hμnh chính Tiết học 8.30 – 9.30 Kỹ năng đặt câu hỏi 2 Các loại câu hỏi 9.30 – 9.45 Nghỉ giải lao Tiết học 9.45 – 10.45 Ngôn ngữ cơ thể 3 Tiết học 10.45 – Kỹ năng lắng nghe 4 11.45 Các rμo cản khi lắng nghe Kỹ năng chủ động lắng nghe 11.45 – Nghỉ ăn tr−a 13.15 Tiết học 13.15 – Đặc điểm của một cuộc phỏng vấn đánh giá 5 14.15 cho vay Chuẩn bị cho một cuộc phỏng vấn đánh giá cho vay Tiết học 14.15 – Thực hμnh phỏng vấn thử - đóng vai 6 15.15 15.15 – Nghỉ giải lao 15.30 Tiết học 15.30 – Thực hμnh phỏng vấn thử - đóng vai (tiếp tục) 7 16.30 Những nhận xét chung trong quá trình thực hμnh phỏng vấn Sử dụng danh mục kiểm tra Tiết học 16.30 – Đánh giá Hội thảo 8 17.00 Kết thúc Hội thảo Phát chứng chỉ 23/11/2010 7
8. SMEDF -Interviewing Skills Workshop Tiết 1 Tên Hội thảo Kỹ năng Phỏng vấn Tên tiết học Giới thiệu về Hội thảo Những mục tiêu của tiết học Cuối tiết học, học viên sẽ: • Thực hμnh một cuộc phỏng vấn đơn giản với đồng nghiệp • Ghi lại vμ sắp đặt các thông tin cơ bản có đ−ợc trong cuộc phỏng vấn ngắn • Nắm bắt đ−ợc các mục tiêu chung của Hội thảo • Nắm bắt đ−ợc ch−ơng trình trong ngμy vμ những kết quả mong đợi từ ch−ơng trình đó. • Đồng ý với các quy định áp dụng cho Hội thảo (đúng giờ, cách sử dụng điện thoại di động ) Những chủ đề • Giới thiệu học viên chính • Mục tiêu của Hội thảo • Thời gian biểu vμ công tác chuẩn bị cho Hội thảo • Ph−ơng pháp giảng dạy • Các quy định Time 1 giờ Đại c−ơng tiết học Thời gian Nội dung Ph−ơng pháp 0 – 10 Các phỏng vấn lμm quen Xem hoạt động 1 10 – 40 Giới thiệu học viên, Xem hoạt động 1 giảng viên 40 – 50 Mục tiêu của Hội thảo Giảng viên dùng trang chiếu PowerPoint vμ ch−ơng trình hội thảo vμ tμi liệu phát rời 50 – 55 Những quy định của Hội Thảo luận toμn thể. Giảng viên có thể thảo dùng trang chiếu PowerPoint slide để định h−ớng cho thảo luận 55 – 60 Dộn dắt đến Tiết học 2 Tμi liệu Ph−ơng tiện nghe Trang chiếu Power point slides cho Mục tiêu của Hội thảo nhìn Những tμi liệu Tμi liệu phát rời về Ch−ơng trình Hội thảo khác Chú ý Quan trọng lμ phải kiểm soát đ−ợc thời gian cho phần Phỏng vấn lμm quen vμ cho phần giới thiệu học viên, giảng viên để Tiết học nμy không bị quá giờ. 23/11/2010 8
9. SMEDF -Interviewing Skills Workshop Tiết học 2 Tên Hội thảo Kỹ năng Phỏng vấn Tên Tiết học Kỹ năng đặt câu hỏi Mục tiêu của Tiết Cuối Tiết học, học viên sẽ: học • Phân biệt đ−ợc các loại câu hỏi chính vμ vận dụng một cách phù hợp khi phỏng vấn các khách hμng vay tiềm năng Các chủ đề chính ƒ Các câu hỏi đóng vμ câu hỏi mở ƒ Các loại câu hỏi nên tránh - câu hỏi gộp vμ các câu hỏi định h−ớng ƒ Các câu hỏi thăm dò ƒ Các câu hỏi chính xác ƒ Các câu hỏi “dẫn dắt” ƒ Các câu hỏi giả định ƒ Các câu hỏi thử thách • Sử dụng sự yên lặng Thời gian 1 giờ Đại c−ơng Tiết học Thời gian Nội dung Ph−ơng pháp 0 – 5 Giới thiệu về kỹ năng Giảng viên thuyết trình – sử dụng đặt câu hỏi Powerpoint slices 5 – 15 Thảo luận những ví dụ Học viên suy nghĩ về những câu hỏi ví về việc đặt câu hỏi vμ dụ đ−ợc nêu trong phần Phỏng vấn lμm những loại câu hỏi khác quen. Giảng viên viết những ví dụ đó lên nhau bảng giấy . Phân biệt câu hỏi đóng vμ câu hỏi mở. 15 – 35 Các loại câu hỏi: Giảng viên thuyết trình với trang chiếu - định nghĩa PowerPoint vμ sử dụng các ví dụ của học - ví dụ viên - sử dụng lúc nμo 35 – 55 Học viên thực hμnh đặt Xem hoạt động 2 các loại câu hỏi 55 – 60 Dộn dắt đến Tiết học 3 Tμi liệu Phát rời: Kỹ thuật đặt câu hỏi Ph−ơng tiện nghe Máy chiếu, bảng vμ bút nhìn Những vật dụng Giấy bìa các mầu, bút dạ cần thiết khác Chú ý 23/11/2010 9
10. SMEDF -Interviewing Skills Workshop Tiết học 3 Tên Hội thảo Kỹ năng Phỏng vấn Tên Tiết học Ngôn ngữ cơ thể Mục tiêu của Tiết học Cuối Tiết học nμy học viên sẽ: • có thể hiểu đ−ợc tầm quan trọng của từ ngữ, các trợ ngữ vμ ngôn ngữ cơ thể trong giao tiếp bằng ngôn ngữ. • có thể đ−a ra các ví dụ của các hμnh vi trợ ngữ điển hình vμ ý nghĩa của chúng. • có thể liệt kê 6 loại ngôn ngữ cơ thể chính • nhận thức rằng ngôn ngữ cơ thể có thể hỗ trợ giao tiếp • nhận thức đ−ợc ngôn ngữ cơ thể cũng có thể gây trở ngại cho giao tiếp • có thể diễn giải cảm xúc từ ngôn ngữ cơ thể Những chủ đề o sự quan trọng của từ ngữ, trợ ngữ vμ ngôn ngữ cơ thể chính o các loại ngôn ngữ cơ thể ƒ dáng vẻ vμ cử chỉ ƒ tiếp xúc bằng mắt ƒ T− thế ƒ khoảng cách gần gũi ƒ hình thức bên ngoμi ƒ diễn tả cảm xúc o diễn giải ngôn ngữ cơ thể Thời gian 1 giờ Đại c−ơng Tiết học Thời gian Nội dung Ph−ơng pháp 0 – 5 Giới thiệu về ngôn ngữ Giảng viên biểu diễn các ngôn ngữ cơ cơ thể thể ở các thái cực vμ hỏi sự phản ứng của học viên 5 – 15 Tầm quan trọng của từ Thảo luận về tầm quan trọng của từ ngữ, ngữ, trợ ngữ vμ diễn tả cách mμ các từ ngữ đ−ợc sử dụng vμ cảm xúc trong giao tiếp. ngôn ngữ cơ thể trong giao tiếp. Dùng trang chiếu PowerPoint. 15 – 40 Giải mã các biểu hiện Xem Hoạt động 3, phần A (Lμm việc cảm xúc từng đôi) 40 – 55 Tầm quan trọng của tiếp Xem Hoạt động 3, phần B (Lμm việc xúc bằng mắt, chỗ ngồi từng đôi). vμ khoảng cách tiếp xúc Thảo luận toμn thể học viên xem họ cảm thấy nh− thế nμo 55 – 60 Tóm tắt lại tầm quan Phát cho học viên các tμi liệu phát rời trọng của ngôn ngữ cơ của ngôn ngữ cơ thể thể vμ liên hệ với phần kỹ năng lắng nghe 23/11/2010 10
11. SMEDF -Interviewing Skills Workshop Tμi liệu Tμi liệu phát rời : Ngôn ngữ cơ thể (1), Ngôn ngữ cơ thể (2) Ngôn ngữ cơ thể (3) Ph−ơng tiện nghe Các trang chiếu Power-point nhìn Các vật dụng cần Các tờ bìa viết các trạng thái cảm xúc khác nhau dμnh cho Hoạt thiết khác động 3 Chú ý Tiết học nμy có khả năng quá giờ một chút nh−ng có thể bù lại đ−ợc vμo Tiết học tiếp theo vμ nếu cần thiết có thể rút ngắn thời gian nghỉ tr−a từ 1 giờ 30 phút xuống 1 giờ 15 phút. 23/11/2010 11
12. SMEDF -Interviewing Skills Workshop Tiết học 4 Tên Hội thảo Kỹ năng Phỏng vấn Tên Tiết học Kỹ năng lắng nghe Mục tiêu của Tiết Cuối Tiết học nμy học viên sẽ có thể: học • Tăng hiểu biết của họ về tầm quan trọng của việc lắng nghe trong giao tiếp • Đánh giá khả năng lắng nghe của bản thân • Có thể xác định đ−ợc các rμo cản chính khi lắng nghe • Có thể liệt kê các kỹ năng chính của việc chủ động lắng nghe. Các chủ đề chính • Tự đánh giá kỹ năng lắng nghe • Quy tắc 70:30 trong Phỏng vấn • Các rμo cản khi lắng nghe • Kỹ năng chủ động lắng nghe 1. Tiếp xúc bằng mắt 2. Sự phản chiếu 3. Khuyến khích 4. Diễn giải 5. Giải thích Thời gian 1 giờ Đại c−ơng Tiết học Thời gian Nội dung Ph−ơng pháp 0 – 10 Tự kiểm tra khả năng lắng Hoạt động 4 - Học viên tiến hμnh tự kiểm tra nghe nhanh về khả năng lắng nghe (trắc nghiệm khả năng lắng nghe, phần A) Thảo luận toμn thể về kết quả 10 – 15 Giải thích tầm quan trọng Giảng viên thuyết trình vμ sử dụng trang của lắng nghe vμ Quy tắc chiếu PowerPoint 70:30 15 – 35 Các rμo cản khi lắng nghe Học viên tiến hμnh tự đánh giá về rμo cản của lắng nghe (Trắc nghiệm khả năng lắng nghe, Hoạt động 4, Phần B) Giảng viên thuyết trình vμ sử dụng trang chiếu PowerPoint hỗ trợ 35 – 55 Kỹ năng chủ động lắng Phần trình bầy của giảng viên với sự tham nghe gia của học viên Thực hμnh kỹ năng “phản chiếu” theo từng đôi Tóm tắt vμ liên hệ với Tiết 55 – 60 học sau Tμi liệu Tμi liệu phát rời về kỹ năng lắng nghe Tμi liệu phát rời về Chủ động lắng nghe Các trắc nghiệm về Kỹ năng lắng nghe (Phần A and Phần B) Tμi liệu nghe Các trang chiếu PowerPoint về kỹ năng lắng nghe nhìn Các trang chiếu PowerPoint về các rμo cản khi lắng nghe Các vật dụng cần 23/11/2010 12
13. SMEDF -Interviewing Skills Workshop thiết khác Chú ý 23/11/2010 13
14. SMEDF -Interviewing Skills Workshop Tiết học 5 Tên Hội thảo Kỹ năng Phỏng vấn Tên Tiết học Phỏng vấn đánh giá cho vay Mục tiêu của Tiết Cuối Tiết học, học viên sẽ: học • Nhận biết đ−ợc các đặc điểm của một cán bộ phỏng vấn đánh giá cho vay có hiệu quả với t− cách lμ ngân hμng vμ với t− cách lμ khách hμng • Liệt kê đ−ợc các nhiệm vụ chính cần phải lμm khi chuẩn bị vμ tiến hμnh một cuộc phỏng vấn đánh giá cho vay. • Nắm đ−ợc ba giai đoạn chính trong một cuộc phỏng vấn vμ điều cần lμm trong mỗi giai đoạn. • Hiểu cách sử dụng danh mục kiểm tra trong phỏng vấn đánh giá vốn vay Các chủ đề chính • Tầm quan trọng của các cuộc phỏng vấn đánh giá cho vay • Thái độ của khách hμng đối với việc phỏng vấn đánh giá • Chuẩn bị cho phỏng vấn • Bắt đầu phỏng vấn • Tiến hμnh phỏng vấn • Các công việc cần lμm sau phỏng vấn • Sử dụng danh mục kiểm tra để tự đánh giá Thời gian 1 giờ Đại c−ơng Tiết học Thời gian Hoạt động Ph−ơng pháp 0 – 5 Giới thiệu Tiết học, thảo Hỏi vμ đáp với học viên về các thể loại luận về các thể loại phỏng vấn khác nhau phỏng vấn 5 – 20 Đặc điểm của một cuộc Học viên suy nghĩ d−ới h−ớng dẫn của phỏng vấn đánh giá cho Giảng viên vay tốt trên quan điểm của ngân hμng vμ của khách hμng. 20 – 50 Tiến hμnh phỏng vấn Hoạt động 5 - Xây dựng danh mục kiểm đánh giá cho vay tra những gì cần lμm tr−ớc, lúc đầu, cuối vμ sau một cuộc phỏng vấn. 50- 60 Giải thích về Hoạt động Giảng viên giải thích vμ chọn học viên đóng vai trong Tiết học 6. theo từng nhóm 3 ng−ời. Chọn các nhóm 3 ng−ời Tμi liệu Tμi liệu phát rời – ‘Tại sao lại phải tiến hμnh phỏng vấn đánh giá cho vay?’ Danh mục kiểm tra cho phỏng vấn đánh giá cho vay Lên kế hoạch phỏng vấn, Ph−ơng tiện nghe Trang chiếu PowerPoint về các thể loại phỏng vấn khác nhau nhỉn Các vật dụng cần Bảng giấy cho hoạt động nhóm 23/11/2010 14
15. SMEDF -Interviewing Skills Workshop thiết khác Chú ý 23/11/2010 15
16. SMEDF -Interviewing Skills Workshop Tiết học 6 Tên Hội thảo Kỹ năngPhỏng vấn Tên Tiét học Thực hμnh phỏng vấn thử - đóng vai Mục tiêu Tiết học Cuối Tiết học, học viên sẽ: • Có thể lên kế hoạch vμ tiến hμnh một cuộc phỏng vấn đánh giá cho vay ngắn trong tình huống thực hμnh đóng vai. Các chủ đề chính o Chuẩn bị cho cuộc phỏng vấn đơn xin vay o Tiến hμnh phỏng vấn đơn xin vay o đánh giá vμ ra các nhận xét về vai diễn phỏng vấn của đồng nghiệp Thời gian 1 giờ Đại c−ơng Tiêt học Thời gian Hoạt động Ph−ơng pháp 0 – 10 Chuẩn bị thực hμnh cuộc Xem hoạt động 6 phỏng vấn số 1 10 – 20 Thực hμnh cuộc phỏng Xem hoạt động 6 vấn số 1 20 – 30 Các nhận xét trong nội Xem hoạt động 6 bộ nhóm về phỏng vấn số 1 30 – 60 Thực hμnh cuộc phỏng Xem hoạt động 6 vấn số 2: Chuẩn bị, thực hμnh, cho ý kiến nhận xét. Tμi liệu Bảng danh mục kiểm tra cho phỏng vấn, các bμi tập tình huống vμ ví dụ của một đơn xin vay Ph−ơng tiện nghe Không có nhìn Các vật dụng cần Bút chì, giấy A4 thiết khác Chú ý 23/11/2010 16
17. SMEDF -Interviewing Skills Workshop Tiết học 7 Tên của Hội thảo Kỹ năng Phỏng vấn Tên của Tiết học Đóng vai - phỏng vấn thử Mục tiêu của Tiét Cuối Tiết học, học viên sẽ : học • Có thể lên kế hoạch vμ tiến hμnh một cuộc phỏng vấn đánh giá đơn xin vay có hiệu quả vμ ngắn gọn thông qua tình huống đóng vai. • Cam kết sẽ kiểm soát các công việc của ng−ời phỏng vấn. Các chủ đề chính o Chuẩn bị cho một cuộc phỏng vấn đánh giá đơn xin vay o Vận dụng (tiến hμnh phỏng vấn đánh giá cho vay) o Lên kế hoạch cho các công việc sắp tới o Các công việc cần lμm sau phỏng vấn Thời gian 1 giờ Đại c−ơng Tiết học Thời gian Hoạt động Ph−ơng pháp 0 – 30 Thực hμnh cuộc phỏng Xem hoạt động 6 vấn thứ 3 – Thay đổi vai diễn 30 – 40 Những nhận xét chung Học viên suy nghĩ vμ thảo luận toμn thể về phần thực hμnh d−ới sự h−ớng dẫn của giảng viên phỏng vấn: những −u điểm vμ nh−ợc điểm chung của ng−ời phỏng vấn. 40 – 50 Lên kế hoạch hμnh Thảo luận toμn thể về việc lμm thế nμo động: để tiếp tục nâng cao kỹ năng phỏng vấn vμ dùng danh mục kiểm tra phỏng vấn. 50 – 60 Bảng Danh mục kiểm tra khi phỏng vấn: học viên tự đánh giá dựa trên bảng danh mục kiểm tra. Tμi liệu Ph−ơng tiện nghe Bảng vμ bút nhìn Các vật dụng cần thiết khác Chú ý 23/11/2010 17
18. SMEDF -Interviewing Skills Workshop Tiết học 8 Tên Hội thảo Kỹ năng Phỏng vấn Tên Tiết học Kết thúc Hội thảo Mục tiêu Tiết học Đến cuối Tiết học, học viên sẽ: • Hoμn thμnh mẫu đánh giá Khoá học • Thảo luận về điểm mạnh vμ điểm yếu của Khoá học • Nhận chứng chỉ tham gia Khoá học Những chủ đề • Đánh giá hội thảo chính Thời gian 1/2 giờ Đại c−ơng Tiết học Thời gian Hoạt động Ph−ơng pháp 0 – 10 Thảo luận chung về Thảo luận toμn thể Khoá học 10 – 20 Viết đánh giá Học viên hoμn thμnh mẫu đánh giá Khoá học (Xem hoạt động 7) 20 – 30 Phát chứng chỉ Tμi liệu Mẫu đánh giá Khoá học Chứng chỉ Ph−ơng tiện nghe nhìn Các vật dụng cần thiết khác Chú ý 23/11/2010 18
19. SMEDF -Interviewing Skills Workshop đề c−ơng h−ớng dẫn các hoạt động trong Khoá học Tiết học 1. Hoạt động 1. Giới thiệu về Phỏng vấn 1. Học viên chọn một đối tác (bạn diễn) trong lớp mμ họ ch−a biết rõ lắm để lập thμnh nhóm 2 ng−ời. 2. Quyết định ai trong mỗi nhóm sẽ tiến hμnh phỏng vấn tr−ớc. 3. Khi học viên nhận khẩu lệch “bắt đầu phỏng vấn”, mỗi ng−ời sẽ có 2 phút để phỏng vấn đối tác của mình. Ngoμi những thông tin cơ bản nh− tên tuổi, nghề nghiệp, gia đình, học viên cần tìm hiểu những thông tin thú vị nh− sở thích, món ăn −a thích, hay sở thích du lịch 4. Ghi lại một số điểm cần chú ý để học viên có thể giới thiệu ngắn gọn về bạn diễn của mình (tối đa trong 1 phút). 5. Thμnh viên thứ 2 của cặp học viên bây giờ sẽ có 2 phút để tiến hμnh phỏng vấn. (Thời gian tiến hμnh: khoảng 15 phút) Tiết học 2. Hoạt động 2: Cách đặt câu hỏi 1. Cùng với bạn diễn, hãy t−ởng t−ợng mình đang trong một cuộc đối thoại của một cuộc phỏng vấn cho vay để đ−a ra ví dụ cho mỗi một loại câu hỏi sau: ƒ Câu hỏi đóng vμ câu hỏi mở ƒ Câu hỏi thăm dò ƒ Câu hỏi chính xác ƒ Câu hỏi ‘dẫn dắt’ ƒ Câu hỏi giả định ƒ Câu hỏi thử thách ƒ Câu hỏi định h−ớng ƒ Câu hỏi gộp 2. Viết từng loại câu hỏi lên các tờ giấy đ−ợc phát. 23/11/2010 19
20. SMEDF -Interviewing Skills Workshop Tiết học 3 Hoạt động 3 Phần A: Giải mã các cảm xúc từ Ngôn ngữ cơ thể 1. Lμm việc với bạn diễn để suy nghĩ về kiểu ngôn ngữ cơ thể có thể diễn tả đ−ợc loại cảm xúc mμ cặp học viên đ−ợc giao: 2. Sau đó, chuẩn bị một đoạn diễn ngôn ngữ cơ thể riêng để biểu diễn tr−ớc toμn lớp để họ có thể đoán đ−ợc cảm xúc mμ học viên thể hiện. Đề tμi: Lo lắng Tức giận Thờ ơ Nhiệt tình Tự tin Tán thμnh Không quan tâm Tự cao Sợ hãi Thái độ thân thiện, cởi mở Thái độ không thân thiện, không cởi mở Phần B: T− thế vμ khoảng cách ngồi trong cuộc đối thoại 1. Học viên nói chuyện với nhau về quãng thời gian đi học vμ khi đã tr−ởng thμnh bằng cách: - ngồi thật gần nhau - ngồi áp l−ng vμo nhau - ngồi bên cạnh - ngồi cách 3 mét - một ng−ời ngồi, một ng−ời đứng 2. Quyết định xem t− thế nμo vμ khoảng cách nμo lμ thoải mái nhất cho một cuộc nói chuyện thân mật, cởi mở? 3. Bây giờ học viên hội thoại về quê mình. Trong lúc hội thoại cố gắng thử những hμnh động sau: - hoμn toμn không nhìn vμo bạn diễn của mình - luôn luôn nhìn vμo mắt của bạn diễn của mình - nói chuyện một cách tự nhiên 3. Quyết định xem cách tiếp xúc mắt nμo thoải mái nhất khi nói chuyện thân mật? 23/11/2010 20
21. SMEDF -Interviewing Skills Workshop Tiết học 4. Hoạt động 4: Phần A: Kiểm tra khả năng lắng nghe – Phần A 1. Học viên sẽ hoμn thμnh một bản tự đánh giá nhanh bằng việc sử dụng tμi liệu phát rời ‘Kiểm tra khả năng Lắng nghe’: o Học viên sẽ đánh giá khả năng lắng nghe của mình nh− thế nμo o Học viên nghĩ ng−ời khác sẽ đánh giá khả năng lắng nghe của học viên nh− thế nμo 2. Thảo luận chung về kết quả Phần A Phần B: Kiểm tra khả năng Lắng nghe – Phần B 1. Học viên sẽ tự kiểm tra nhanh về các ‘rμo cản của việc lắng nghe’ 2. Thảo luận chung về kết quả Phần B Tiết học 5 Hoạt động 5. Những việc cần lμm Tr−ớc, Trong vμ Sau một cuộc phỏng vấn cho một đơn xin vay. 1. Chia thμnh nhóm, mỗi nhóm gồm 4 – 5 thμnh viên 2. Cùng với các thμnh viên khác trong nhóm thảo luận những việc cần phải lμm khi tiến hμnh một cuộc phỏng vấn đánh giá. 3. Dựa trên một bảng biểu đ−ợc phát, hãy viết ra các danh mục kiểm tra những việc cần lμm trong một cuộc phỏng vấn - chia bảng danh mục lμm 3 giai đoạn: a. Điều cần lμm tr−ớc phỏng vấn b. Điều cần lμm trong quá trình phỏng vấn i. Bắt đầu ii. Phần chính iii. Kết thúc c. Điều cần lμm sau phỏng vấn Tiết học 6 vμ 7 Hoạt động 6. Phần A: Thực hμnh việc chuẩn bị phỏng vấn Vai ng−ời phỏng vấn 1. Học viên có 10 phút để chuẩn bị cho một cuộc phỏng vấn đánh giá cho vay sẽ kéo dμi trong 10 phút. 2. Đọc toμn bộ Mẫu đơn xin vay mμ học viên đ−ợc phát. 3. Chuẩn bị Kế hoạch phỏng vấn cho một cuộc phỏng vấn. Vai ng−ời đ−ợc phỏng vấn 23/11/2010 21
22. SMEDF -Interviewing Skills Workshop 1. Học viên có 10 phút để chuẩn bị cho việc đ−ợc phỏng vấn về đơn xin vay. 2. Đọc tất cả các thông tin mμ học viên đ−ợc cung cấp vμ đơn xin vay mμ ‘học viên’ sẽ gửi đến ngân hμng. 3. Tìm những thông tin mμ học viên muốn nhấn mạnh trong cuộc phỏng vấn vμ những thông tin mμ học viên muốn giấu!! Vai quan sát viên 1. Học viên sẽ lμ quan sát viên cho cuộc phỏng vấn. 2. Đọc danh mục kiểm tra mμ học viên đ−ợc cung cấp vμ chắc chắn rằng học viên hiểu rõ tất cả các vấn đề mμ học viên cần quan sát trong quá trình phỏng vấn. 3. Nếu học viên còn ch−a rõ về danh mục kiểm tra thì hãy hỏi giảng viên. Tiết học 6 &7 Hoạt động 7. Phần B Nhận xét cho phần thực hμnh phỏng vấn Khi phỏng vấn xong học viên sẽ có 10 phút để thảo luận trong nhóm về cuộc phỏng vấn đã diễn ra nh− thế nμo: 1. Cho phép ‘ng−ời phỏng vấn’ phát biểu về cảm t−ởng của họ khi tiến hμnh phỏng vấn - những việc họ đã lμm tốt vμ những việc họ cảm thất cần phải hoμn thiện. 2. Cho phép ‘ng−ời đ−ợc phỏng vấn’ phát biểu về cảm nghĩ của họ khi đóng vai ng−ời đ−ợc phỏng vấn. 3. ‘Quan sát viên’ nói về 3 điểm đ−ợc đánh giá tốt vμ 1 điểm mμ vai ng−ời phỏng vấn cần phải hoμn thiện. 4. Cho phép ‘Ng−ời phỏng vấn’ đọc qua danh mục kiểm tra của Quan sát viên. Tiết học 8 Hoạt động 8. Đánh giá Hội thảo 1. Mỗi cá nhân hoμn tất phần A của mẫu đánh giá Hội thảo. 2. Tìm đối tác phỏng vấn để hoμn tất Phần B của mẫu đánh giá. Tμi liệu phát rời của học viên Học viên sẽ đ−ợc phát các bản sao của các trang chiếu PowerPoint Slides pin hai mầu trắng đen với 2 (hoặc 3 nếu đọc đ−ợc) trang chiếu trên một trang giấy. Ngoμi ra học viên còn đ−ợc phát các tμi liệu phát rời sau vμo các thời điểm khác nhau trong thời gian Hội thảo. 23/11/2010 22
23. SMEDF -Interviewing Skills Workshop Ch−ơng trình lμm việc - Hội thảo Kỹ năng phỏng vấn Tiết Thởi gian Nội dung tiết học học: Tiết 7.30 – 8.30 Giới thiệu các thμnh viên tham gia, học 1 Giới thiệu chung về Hội thảo Ch−ơng trình lμm việc, Tμi liệu, ph−ơng pháp giảng dạy vμ công tác hμnh chính Tiết 8.30 – 9.30 Kỹ năng đặt câu hỏi học 2 Các loại câu hỏi 9.30 – 9.45 Nghỉ giải lao Tiết 9.45 – 10.45 Ngôn ngữ cơ thể học 3 Sử dụng ngôn ngữ cơ thể tích cực Diễn giải ngôn ngữ cơ thể trong một cuộc phỏng vấn Tiết 10.45 – 11.45 Kỹ năng lắng nghe học 4 Các rμo cản khi lắng nghe Kỹ năng chủ động lắng nghe 11.45 – 13.15 Nghỉ ăn tr−a Tiết 13.15 – 14.15 Đặc điểm của một cuộc phỏng vấn đánh giá cho vay học 5 Chuẩn bị cho một cuộc phỏng vấn đánh giá cho vay Tiết 14.15 – 15.15 Thực hμnh phỏng vấn thử - đóng vai học 6 15.15 – 15.30 Nghỉ giải lao Tiết 15.30 – 16.30 Thực hμnh phỏng vấn thử - đóng vai (tiếp tục) học 7 Những nhận xét chung trong quá trình thực hμnh phỏng vấn Kế hoạch hμnh động Tiết 16.30 – 17.00 Đánh giá Hội thảo học 8 Kết thúc Hội thảo 23/11/2010 23
24. SMEDF -Interviewing Skills Workshop Kỹ năng đặt câu hỏi Giới thiệu Đa số ng−ời phỏng vấn th−ờng hỏi những câu hỏi rất tồi. Họ nói quá nhiều, hỏi nhiều câu hỏi quá phức tạp mμ chỉ cần trả lời “có” hay “không” vμ th−ờng chú ý vμo các quan điểm vμ ý nghĩ của riêng mình hơn lμ đối t−ợng phỏng vấn!!! Kết quả lμ những cuộc phỏng vấn tồi chỉ cung cấp những thông tin tối thiểu vμ rất nhiều khả năng lμ một quyết định sai lầm sẽ đ−ợc đ−a ra. Để có thể trở thμnh một ng−ời phỏng vấn giỏi, bạn cần phải hiểu rõ một số loại câu hỏi chính vμ thời điểm sử dụng: Câu hỏi đóng vμ câu hỏi mở Các loại câu hỏi th−ờng thuộc về hai dạng chung: Câu hỏi mở lμ câu hỏi có thể có rất nhiều ph−ơng án trả lời. Ví dụ: ‘Theo anh những lựa chọn tiếp thị tốt nhất cho doanh nghiệp của anh trong năm tới lμ gì?” ‘Anh cảm thấy thế nμo hoặc nhân viên của anh sẽ cảm thấy thế nμo nếu anh áp dụng thời gian lμm việc dμi hơn?” ‘Anh lμm thế nμo để tăng lợi nhuận của doanh nghiệp trong vòng 5 năm tới?’ Câu hỏi đóng lμ câu hỏi chỉ có một ph−ơng án trả lời: Ví dụ: “Công ty của anh bắt đầu hoạt động năm nμo?” “ Hệ thống kế toán của công ty anh đã sử dụng mạng máy tính ch−a?” “Anh tuyển bao nhiêu nhân viên nữ?” Câu hỏi thăm dò Đó lμ một loại câu hỏi đóng mμ nó rất có ích khi bạn cần những thông tin cụ thể Ví dụ: “Doanh thu bán bμng của quý cuối cùng năm 2005 lμ bao nhiêu?” “Anh có bao nhiêu nhân viên lμm trọn giờ?” “Anh còn nợ bao nhiêu tiền khi mua chiếc xe tải đó?” Khi nμo sử dụng: o Khi bạn muốn biết rõ về một sự kiện hoặc một chi tiết o Khi ng−ời đ−ợc phỏng vấn nói quá nhiều vμ tránh đ−a ra các thông tin chính xác. 23/11/2010 24
25. SMEDF -Interviewing Skills Workshop Câu hỏi chính xác Đây cũng lμ loại câu hỏi đóng mμ đ−ợc sử dụng để khẳng định tính chính xác của những thông tin đã đ−ợc ng−ời đ−ợc phỏng vấn cung cấp. Ví dụ: “Sản phẩm nμo sẽ bị ngừng sản xuất?” “Chính xác lμ anh sẽ mở rộng bán hμng nh− thế nμo?” “Bao lâu anh kiểm tra sổ sách một lần?” “Doanh số bán hμng cần phải tăng thêm bao nhiêu?” Khi nμo sử dụng: o Khi bạn cần những thông tin chính xác về một sự kiện hoặc một hμnh động nμo đó (ví dụ thứ 1 vμ thứ 2) o Sau khi ch−a nắm vững nội dung chính vì những từ nh− “tất cả”, “thỉnh thoảng”, “th−ờng xuyên” (ví dụ thứ 3) o Sau những câu nói sử dụng những từ ngữ không rõ rμng nh− “có tăng”, “có tốt lên”, “nhiều hơn”, “ít hơn” (Xem ví dụ cuối cùng) Câu hỏi “dẫn dắt" Câu hỏi “dẫn dắt" lμ những câu hỏi mở cho phép ng−ời đ−ợc phỏng vấn lựa chọn những thông tin mμ họ muốn cung cấp. Những câu hỏi nμy động viên ng−ời đ−ợc phỏng vấn nói nhiều vμ rộng hơn về đề tμi. Đó lμ những câu hỏi hữu ích dùng trong phỏng vấn bởi vì câu trả lời bao giờ cũng dμi hơn câu hỏi. Ví dụ: “ Hãy nói cho tôi biết công ty của anh bắt đầu nh− thế nμo ?” “ Anh nghĩ thế nμo về luật lao động mới đ−ợc ban hμnh ” “ Anh nghĩ thế nμo về việc sử dụng ngôi nhμ của anh lμm thế chấp cho khoản vay?” Khi nμo sử dụng: o Lúc bắt đầu phỏng vấn để khuyến khích ng−ời đ−ợc phỏng vấn nói. o Khi bạn muốn biết nhiều hơn về quan điểm của ng−ời đ−ợc phỏng vấn, thái độ hay niềm tin của ng−ời đó. Câu hỏi giả định Đây lμ những câu hỏi mở tạo cho ng−ời đ−ợc phỏng vấn cung cấp thông tin trong những tình huống có thể xảy ra. Ví dụ “ Anh sẽ lμm gì nếu nhμ cung cấp chính của anh ngừng hoạt động?” “ Theo anh nếu xăng dầu tăng giá 20% thì sẽ ảnh h−ởng nh− thế nμo đến tình hình kinh doanh của anh?” 23/11/2010 25
26. SMEDF -Interviewing Skills Workshop Khi nμo sử dụng: o Khi bạn muốn biết liệu ng−ời đ−ợc phỏng vấn có nghĩ đến những rủi ro có thể xảy ra không vμ có giải pháp không. o Khi bạn muốn thử khả năng sáng tạo vμ suy nghĩ lô gích của ng−ời đ−ợc phỏng vấn. Câu hỏi thử thách Đây lμ loại câu hỏi mở để yêu cầu ng−ời đ−ợc phỏng vấn cung cấp những thông tin dự phòng. Ví dụ: “Anh nghĩ điều gì lμ bằng chứng cho việc nâng cao năng suất lao động của nhân viên?” “ Anh có những giải pháp gì khác để có thể giúp tôi ủng hộ ph−ơng án của anh không?” “ Anh có thể nhìn thấy đ−ợc những rủi ro gì có thể xẩy ra cho ph−ơng án của anh?” Khi nμo sử dụng: o Thử xem ng−ời đ−ợc phỏng vấn có các mục tiêu rõ rμng không. o Kiểm tra tính khách quan của ng−ời đ−ợc phỏng vấn. Câu hỏi phản ánh Đây lμ các câu hỏi đ−ợc sử dụng trong “chủ động lắng nghe” để phản ánh rằng bạn nghe thấy điều gì từ cuộc phỏng vấn. Ví dụ: “ Nếu tôi hiểu đúng lời anh thì anh đang chờ đợi 50% tăng tr−ởng doanh số bán hμng trong 2 năm tới?” “Nói cách khác thì bằng việc sử dụng máy tính anh sẽ có thể giảm số nhân viên phòng kế toán của anh xuống còn 2 ng−ời?” Khi nμo sử dụng: o Để khẳng định rằng bạn hiểu đúng những gì ng−ời đ−ợc phỏng vấn nói o Khi bạn cảm thấy rằng ng−ời đ−ợc phỏng vấn không hiểu đ−ợc hết những ý nghĩa của những lời họ nói. Câu hỏi định h−ớng 23/11/2010 26
27. SMEDF -Interviewing Skills Workshop Đây lμ các câu hỏi trong tr−ờng hợp ng−ời phỏng vấn đã quyết định sẵn họ muốn có hoặc trông đợi câu trả lời lμ gì. Ví dụ: “Vậy lμ doanh thu của công ty anh đã tăng tr−ởng vững chắc trong năm qua?” “Vâng, đúng nh− vậy “Nh− vậy tôi cho rằng anh chờ đợi doanh thu sẽ tiếp tục tăng trong năm tới?” “ có lẽ vậy “ Có nghĩa rằng lợi nhuận cũng sẽ tăng ?” “ Vâng” Khi nμo sử dụng Không bao giờ!! Cách duy nhất mμ ng−ời đ−ợc phỏng vấn có thể cung cấp thông tin có ích cho bạn lμ không đồng ý với bạn điều mμ họ không thể lμm đ−ợc!! Câu hỏi gộp Đó lμ khi ng−ời phỏng vấn hỏi một loạt các câu hỏi. Ví dụ:  Vậy lμ anh có ý định mở rộng thị tr−ờng? Nếu vậy thì anh có thể cung cấp đ−ợc dịch vụ có chất l−ợng nh− bây giờ cho các khách hμng hiện thời không? Vμ anh nghĩ rằng anh sẽ cần thêm bao nhiêu nhân viên bán hμng? Vμ anh có tin t−ởng rằng anh có thể quản lý đ−ợc sự mở rộng nμy từ trụ sở hiện thời không?’ Khi nμo sử dụng Không bao giờ!! Khi bạn hỏi một chuỗi các câu hỏi phức hợp thì ng−ời đ−ợc phỏng vấn sẽ chỉ trả lời câu hỏi cuối cùng hoặc câu hỏi dễ nhất mμ thôi! Sức mạnh của im lặng Im lặng có thể lμ một kỹ thuật đặt câu hỏi hiệu quả. Khi nμo sử dụng Đến 5 giây: cho phép ng−ời đ−ợc phỏng vấn có thời gian để tập hợp các suy nghĩ tr−ớc khi trả lời. 5 đến 20 giây : khuyến khích ng−ời đ−ợc phỏng vấn chia sẻ những thông tin họ có thể muốn giữ riêng cho họ. 20 giây hoặc hơn: gây sức ép cho ng−ời đ−ợc phỏng vấn thừa nhận vấn đề 23/11/2010 27
28. SMEDF -Interviewing Skills Workshop Ngôn ngữ cơ thể (1) Giới thiệu Tất cả mọi ng−ời đều sử dụng ngôn ngữ cơ thể Con ng−ời không thể sống nếu thiếu nhau vì chúng ta lμ những thμnh viên của xã hội. Khi chúng ta gặp nhau lμ khi chúng ta giao tiếp. Để lμm điều đó chúng ta cần sử dụng ngôn ngữ nói vμ ngôn ngữ viết. Bằng cách đó, chúng ta có thể chuyển tải với nhau những nội dung thông điệp rõ rμng. Để diễn giải những hμnh vi không lời chí ít phải hiểu đ−ợc các thμnh tố của giao tiếp. Trong thực tế, một số chuyên gia nói rằng những tín hiệu không lời còn quan trọng hơn lμ ngôn ngữ bằng lời. Theo những nhμ nghiên cứu nμy, ngôn ngữ cơ thể chiếm 55% sức mạnh của bất cứ câu trả lời nμo, trong khi từ ngữ chỉ chiếm 7%, trợ ngữ hay ngữ điệu - cách ngắt câu, lấy hơi khi trả lời chiếm đến 38% của tầm quan trọng. Vì vậy, hoμn toμn rõ rμng rằng ng−ời phỏng vấn sẽ phải l−u ý tới ngôn ngữ cơ thể của ng−ời đ−ợc phỏng vấn. Những tín hiệu im lặng đó có thể cung cấp nhiều thông tin hơn lμ những câu trả lời của ng−ời đ−ợc phỏng vấn . Từ ngữ lμ ch−a đủ Khi chúng ta giao tiếp với một ai đó, ta cũng cần phải lμm rõ với họ về nội dung của một thông điệp đ−ợc hiểu nh− thế nμo. Chúng ta lμm điều nμy để nói về quan hệ mμ chúng ta có hoặc nghĩ rằng chúng ta có đối với ng−ời khác. Th−ờng lμ từ ngữ lμ không đủ cho mục đích nμy. Ví dụ, chúng ta không dễ dμng nói với ng−ời khác điều mμ chúng ta cảm nhận về họ hoặc những từ ngữ của thông điệp chúng ta sử dụng cần đ−ợc hiểu nh− thế nμo. Để lμm cho ý nghĩa của từ ngữ đ−ợc rõ rμng, chúng ta sử dụng ngôn ngữ cơ thể. Ngôn ngữ cơ thể lμ ngôn ngữ không lời vμ th−ờng đ−ợc gọi lμ giao tiếp không lời. Chúng ta luôn luôn sử dụng ngôn ngữ cơ thể, ví dụ khi nhìn vμo mắt ai đó sẽ mang ý nghĩa khác với việc không nhìn. Khi tiếp xúc với ng−ời khác chúng ta không thể không giao tiếp về một điều gì đó. Từ trong tiềm thức Ngôn ngữ cơ thể th−ờng xuất hiện từ tiềm thức. Ngôn ngữ cơ thể chúng ta sử dụng quyết định việc nâng cao chất l−ợng giao tiếp của chúng ta. Điều nμy dẫn đến việc chúng ta nên nhận thức đ−ợc ngôn ngữ cơ thể của chúng ta vμ của ng−ời khác nữa. Chúng ta có thể học cách sử dụng ngôn ngữ cơ thể cho một mục đích. Cũng nh− vậy chúng ta có thể học đ−ợc cách diễn giải ngôn ngữ cơ thể của ng−ời khác. Quan trọng lμ ngôn ngữ cơ thể có ý nghĩa khác nhau đối với các nền văn hoá khác nhau. Việc chúng ta diễn giải ngôn ngữ cơ thể phụ thuộc vμo tình huống, văn hoá, quan hệ chúng ta có đ−ợc với một ng−ời vμ giới tính của họ. Có nghĩa lμ trên thế giới nμy không có một tín hiệu nμo lại chỉ có một ý nghĩa. Ngôn ngữ cơ thể cũng liên kết chặt chẽ với ngôn ngữ nói vμ khuôn mẫu hμnh vi chung của một con ng−ời. Vì vậy các dấu hiệu ngôn ngữ cơ thể khác nhau có thể bổ sung cho nhau để lμm rõ rμng một ý nghĩa cụ thể hoặc tăng c−ờng ý nghĩa mμ chúng ta giao tiếp. 23/11/2010 28
29. SMEDF -Interviewing Skills Workshop Dùng để diễn tả cảm xúc Ngôn ngữ cơ thể đ−ợc dùng đặc biệt để diễn tả cảm xúc. Ví dụ, nếu chúng ta không thích một ai đó, th−ờng lμ rất khó để nói thẳng điều đó. Tuy nhiên chúng ta có thể lμm rõ điều nμy cố tình hay vô tình thông qua ngôn ngữ cơ thể. Điều nμy cũng đúng trong tr−ờng hợp ng−ợc lại. Chúng ta có thể nói rằng chúng ta “rất giận dữ” thông qua lời nói nh−ng ngôn ngữ cơ thể có thể nói to vμ rõ rμng rằng chúng ta “không hề giận dữ”. Điều đó có thể gây nhầm lẫn cho ng−ời nghe. Th−ờng lμ chúng ta hay sử dụng thông điệp đúp, trong đó một thông điệp bằng lời nói vμ một thông điệp mang ý nghĩa ng−ợc lại thông qua ngôn ngữ cơ thể . Cũng rất khó khăn để nói dối hay che dấu cảm xúc của chúng ta qua ngôn ngữ cơ thể. Ng−ời ta có thể để lộ cảm xúc thật khi không nhận thức đ−ợc ngôn ngữ cơ thể . Các nghiên cứu cho thấy phần lớn mọi ng−ời chú ý vμ th−ờng tin t−ởng vμo những ấn t−ợng mμ họ có về hμnh động của ng−ời khác từ ngôn ngữ cơ thể của họ hơn lμ những gì đ−ợc diễn đạt ra qua lời nói. Nh− lμ điều tất yếu chúng ta th−ờng nghi ngờ hoặc đặt dấu hỏi cho những lời nói khi chúng không phù hợp với ngôn ngữ cơ thể. Tầm quan trọng của việc biết giao tiếp Những từ ngữ chúng ta nói ra chỉ lμ một phần nhỏ tác động đến việc chúng ta có thể thân thiết với ai đó. Để có thể gây ấn t−ợng tốt, ví dụ khi đi phỏng vấn xin việc, điều quan trọng lμ chúng ta phải biết cách kiểm soát ngôn ngữ cơ thể của chúng ta. Ng−ời nhận đ−ợc ngôn ngữ cơ thể của chúng ta th−ờng có cảm giác hay ấn t−ợng rất khó giải thích, khó diễn đạt bằng lời hoặc khó mμ chứng minh rằng điều đã đ−ợc trao đổi thực sự lμ gì. Chẳng phải lμ chúng ta rất hay nói nh− thế nμy: “Tôi cảm thấy rằng anh ta/ cô ta thích tôi”, hoặc “ Tôi nghi ngờ điều anh ta/ cô ta nói lμ sự thực”. Loại cảm giác nμy đ−ợc gọi lμ trực giác. Ngôn ngữ cơ thể đóng vai trò lớn trong trực giác vμ cho chúng ta thông điệp về những ng−ời khác mμ chúng ta có thể diễn giải ở một mức độ trực giác. Vì vậy, cần thiết phải hiểu ngôn ngữ cơ thể của chúng ta tr−ớc. Chúng ta cần phải học về ngôn ngữ cơ thể để chúng ta có thể nhận ra chúng ở ng−ời khác vμ trong chính chúng ta. 23/11/2010 29
30. SMEDF -Interviewing Skills Workshop Ngôn ngữ cơ thể (2) Ngôn ngữ cơ thể trong phỏng vấn Những ngôn ngữ cơ thể chủ động của con ng−ời bao gồm những cử chỉ quen thuộc đối với tất cả chúng ta, đ−ợc chúng ta sử dụng để nhấn mạnh thêm điều chúng ta cảm thấy vμ điều chúng ta nói ra. Nh− lμ ng−ời phỏng vấn, chúng ta cần suy nghĩ về những ngôn ngữ cơ thể của chúng ta vμ ng−ời đ−ợc phỏng vấn sẽ phản ứng nh− thế nμo vμ diễn giải ngôn ngữ cơ thể của chúng ta ra sao. Đ−a ra các thông điệp đúng đắn Một thái độ tự tin, thân thiện, vμ chú ý với những kỹ năng giao tiếp tốt sẽ có thể nhanh chóng thuyết phục đ−ợc ng−ời trả lời phỏng vấn rằng bạn lạc quan về họ vμ tình hình kinh doanh của họ. Nếu họ tin t−ởng bạn họ sẽ tỏ ra cởi mở hơn nhiều vμ cung cấp những thông tin mμ bạn cần. Bạn không cần phải cố thực hiện bất cứ kiểu cử chỉ nμo mμ bạn cảm thấy nó không phù hợp với bạn, nếu không nó sẽ lμm cho bạn rơi vμo trạng thái mμ bạn không bao giờ định tr−ớc. Hãy thực hiện các cử chỉ chủ động mμ nó lμ tự nhiên đối với bạn vμ sẽ không nh− lμ đóng kịch hay máy móc. Hãy lμ chính bạn, thoải mái vμ tự tin. Ngôn ngữ cơ thể chủ động • B−ớc đi mạnh mẽ • Đầu ngẩng cao!! • Giữ vai thẳng • Dáng đứng thẳng • Chμo ng−ời đ−ợc phỏng vấn bằng cái bắt tay tự tin • Giữ tiếp xúc mắt • Mở bμn tay/ lòng bμn tay • để chân thẳng lên sμn Diễn giải ngôn ngữ cơ thể của ng−ời đ−ợc phỏng vấn Chúng ta luôn đánh giá về ng−ời khác, có lúc lμ vô thức. Đó lμ lý do tại sao chúng ta thích, không thích hoặc thậm chí không tin t−ởng vμo ng−ời mới gặp, vμ th−ờng lμ không hiểu tại sao. Những lúc đó, đa phần các giả định đó có do vô thức, đ−ợc tạo ra do ngôn ngữ cơ thể của ng−ời chúng ta gặp. Lμ ng−ời phỏng vấn, chúng ta cần cẩn trọng để không phân biệt đối xử đối với ng−ời đ−ợc phỏng vấn bởi những suy nghĩ hay thμnh kiến của chúng ta - việc ng−ời đ−ợc phỏng vấn không cùng sở thích về quần áo với chúng ta không phải lμ lý do chúng ta không cho họ vay. Tuy nhiên quan sát ngôn ngữ cơ thể của ng−ời đ−ợc phỏng vấn có thể cho bạn biết rất nhiều điều về tính cách của họ. Để có thể tinh thông trong việc diễn giải vμ sử dụng ngôn ngữ cơ thể, nâng cao nhận thức của bạn về các tín hiệu không lời vμ học cách tin t−ởng vμo bản năng bên trong của chúng ta: 23/11/2010 30
31. SMEDF -Interviewing Skills Workshop Có một số điều cần phải tìm hiểu trong ngôn ngữ cơ thể của ng−ời đ−ợc phỏng vấn Quan sát dáng vẻ của họ Ng−ời đ−ợc phỏng vấn mμ tự tin sẽ có dáng vẻ thoải mái, cân bằng. Họ sẽ giữ cơ thể của họ thẳng, b−ớc đi thoải mái, cử động tay nhịp nhμng, sải chân dứt khoát. Những ứng viên không tự tin, ng−ợc lại có dáng ng−ời cứng nhắc hay khom l−ng, b−ớc lê chân vμ có sải chân ngắn hay thay đổi. Những câu hỏi khó th−ờng lμm họ mất cân bằng vμ sự lo lắng của họ có thể lμm cho họ bồn chồn hoặc cứng đơ ng−ời. Lắng nghe họ nói Ng−ời ứng viên đáng tin cậy sẽ có giọng nói thoải mái, ấm áp, ngữ điệu đ−ợc điều chỉnh tốt vμ phù hợp với cảm xúc , họ biểu lộ sự phấn khởi, nhiệt tình vμ sự quan tâm trong suốt quá trình phỏng vấn. Ng−ợc lại, những ứng viên thiếu tin cậy sẽ không thể điều chỉnh đ−ợc cao độ, c−ờng độ của giọng nói. Họ có giọng nói yếu ớt, nhẹ hoặc run rẩy, nhiều khi dùng những thán từ biểu lộ sự hồi hộp thái quá. Một số đối t−ợng khác thể hiện sự không vững vμng bằng những câu nói rắc rối, phức tạp của họ. Hãy sáng suốt khi xét nét về ng−ời đ−ợc phỏng vấn qua cách diễn đạt của anh ta bởi vì nó không hẳn lμ những chỉ báo quyết định về tính cách của anh ta hay về việc anh ta không phù hợp để vay vốn ngân hμng mμ đơn giản lμ nó chỉ nói lên việc anh ta đang thể hiện nh− thế nμo thôi! Để ý các biểu đạt cảm xúc của họ Ng−ời ứng viên cảm thấy tự tin vμ chắc chắn sẽ có những biểu hiện trên nét mặt phù hợp với thông điệp mμ họ nói hơn lμ chỉ có một biểu lộ duy nhất. Họ c−ời khi nói một điều gì đó thân thiện vμ giữ đ−ợc tiếp xúc mắt tốt, luôn luôn cởi mở vμ trung thực. Những ng−ời thiếu chắc chắn thì sẽ không giữ đ−ợc tiếp xúc mắt, có vẻ rụt rè hoặc xấu hổ hoặc c−ời không đúng lúc. Họ có vẻ luộm thuộm, nμi nỉ hoặc cụp mắt hay cúi đầu, có vẻ ngoμi không đáng tin cậy. Cảnh báo: Đừng t−ởng t−ợng ra những ý nghĩa tiềm ẩn trong mỗi cử chỉ. Ví dụ, nếu một ứng viên khịt mũi khi bạn đang nói, có khi họ chỉ bị ngứa mũi thôi. Cố gắng đo l−ờng chính xác từng tr−ờng hợp khi dựa trên ý nghĩa từ sự biểu hiện cảm xúc. Phần lớn những ng−ời có kinh nghiệm sẽ có đ−ợc kết luận dựa trên cơ sở một nhóm các cử chỉ thay vì các cử chỉ đơn lẻ. 23/11/2010 31
32. SMEDF -Interviewing Skills Workshop Ngôn ngữ cơ thể (3) Nhận biết sự thực Việc kinh doanh có thực sự tốt đẹp nh− vậy không? Trong quá trình phỏng vấn, ng−ời ứng viên sẽ quan tâm đến việc các ứng viên cho khoản vay tiềm năng có nói sự thực vμ mô tả chính xác tình hình kinh doanh của họ hay không. Nhiều ứng viên đã nói dối thμnh công vì ng−ời đi phỏng vấn không nắm bắt đ−ợc những biểu lộ không lời về sự dối trá của anh ta. Nhận ra đ−ợc những biểu hiện rõ rμng của sự lừa dối lμ kỹ năng không thể thiếu đ−ợc của một ng−ời phỏng vấn giỏi. Tiềm thức vμ nhận thức của con ng−ời hoạt động riêng rẽ với nhau. Vừa nói dối lại vừa cố ý kiểm soát các dấu hiệu, cảm xúc khác nhau, các hμnh vi cơ thể khác, cái mμ dễ tiết lộ sự thiếu trung thực lμ rất khó thực hiện đ−ợc nếu không đ−ợc tập luyện trí óc kỹ cμng. (Phần lớn bọn họ đã phải luyện tập rất nhiều để có thể giữ cho câu chuyện của họ có vẻ hợp lý). Ng−ời đ−ợc phỏng vấn thực sự hồi hộp hay anh ta muốn che giấu điều gì? Ng−ời đ−ợc phỏng vấn th−ờng chịu một số căng thẳng nhất định trong quá trình phỏng vấn vμ điều nμy sẽ tạo ra những hμnh vi phi ngôn ngữ bất hợp lý nhỏ. Những dấu hiệu mμ chúng ta phải quan tâm lμ khi ng−ời đối thoại một cách vô tình thể hiện mình căng thẳng quá mức do lo sợ sẽ bị phát hiện nói dối. Quá căng thẳng sẽ lμm lộ tẩy chân t−ớng. Những hμnh vi của ng−ời đ−ợc phỏng vấn th−ờng lμ kết quả của những nỗ lực không chủ ý trong việc tự bảo vệ vμ giữ khoảng cách an toμn cho họ đối với những nguồn gốc gây căng thẳng xuất phát từ ng−ời phỏng vấn hoặc những câu hỏi của ng−ời nμy. Những hμnh vi không lời đ−ợc thể hiện qua dáng ng−ời, cử chỉ, tiếp xúc mắt vμ biểu hiện trên nét mặt. Đánh giá những câu trả lời đ−ợc thực hiện nhờ c−ờng độ giọng nói, tốc độ nói, vμ ngữ điệu của câu nói. Những kỹ thuật khác bao gồm việc đánh giá thái độ của ứng viên, sử dụng các kỹ thuật trì hoãn khác nhau (nh− giữ những khoảng lặng không bình th−ờng giữa những câu hỏi vμ câu trả lời của ứng viên) vμ lắng nghe những chỗ bị lỡ lời. Ng−ời nμy bình th−ờng c− xử nh− thế nμo? Trong khi các dấu hiệu nói trên có thể biểu lộ sự thiếu trung thực của ng−ời đ−ợc phỏng vấn nh−ng chúng không nên đ−ợc sử dụng một cách đơn lẻ hay tách biệt để đ−a ra đánh giá về ng−ời đ−ợc phỏng vấn . Thứ nhất, những hμnh vi đó phải đ−ợc đối chiếu với “tiêu chuẩn” của một ng−ời vay tiềm năng. Thứ hai, những hμnh vi đó phải đ−ợc đánh giá trong ngữ cảnh đối thoại. Xây dựng một tiêu chuẩn cho một ứng viên có nghĩa lμ xác định đ−ợc họ sẽ trả lời nh− thế nμo khi họ không cảm thấy sợ hãi. Ví dụ trả lời câu hỏi về tên tuổi, gia đình sẽ không phải lμ những câu hỏi gây sức ép, do vậy các ứng viên sẽ không cố che giấu sự thực. Những câu hỏi khác đ−ợc hỏi trong khi phỏng vấn nh− về thời tiết vμ các thông tin thời sự sẽ giúp ng−ời phỏng vấn hình thμnh nên cảm nhận về việc ứng viên th−ờng 23/11/2010 32
33. SMEDF -Interviewing Skills Workshop sử dụng ngôn ngữ vμ hμnh vi không lời trong giao tiếp nh− thế nμo. Trong khi đặt các câu hỏi chung chung nh− vậy, để xây dựng đ−ợc tiêu chuẩn đánh giá, ng−ời phỏng vấn cần chú ý xem xét các điểm sau: • Số l−ợng lần tiếp xúc mắt với ng−ời phỏng vấn • T− thế cơ thể t−ơng quan với ng−ời đ−ợc phỏng vấn • Ng−ời đ−ợc phỏng vấn hay có các động tác cử chỉ nμo khi nói • Các cử động cơ thể khác • Biểu lộ cảm xúc trên nét mặt • Sự nhanh nhạy của ứng viên khi trả lời các câu hỏi • Ngữ điệu vμ c−ờng độ giọng nói của ng−ời đ−ợc phỏng vấn Sau khi lμm cho ng−ời đ−ợc phỏng vấn cảm thấy thoải mái, xây dựng đ−ợc quan hệ giao tiếp vμ thiết lập đ−ợc tiêu chuẩn đánh giá, ng−ời phỏng vấn nên ghi lại những thay đổi rõ nét về ngôn ngữ cơ thể mμ bộc lộ sự căng thẳng liên quan đến những câu hỏi cụ thể. Nếu có một lúc nμo đó, ng−ời đ−ợc phỏng vấn tỏ ra không đ−ợc thoải mái, ng−ời phỏng vấn có thể thăm dò sâu thêm hoặc quay lại đề tμi nμy sau đó trong cuộc phỏng vấn vμ theo dõi những thay đổi trong ngôn ngữ cơ thể của ng−ời đ−ợc phỏng vấn có giống nh− lần tr−ớc không. 23/11/2010 33
34. SMEDF -Interviewing Skills Workshop Kỹ năng lắng nghe Giới thiệu Ước tính trung bình, con ng−ời dùng 80% thời gian khi thức cho các hoạt động giao tiếp. Trong đó, khoảng 45% thời gian lμ để lắng nghe. Điều thú vị lμ khi yêu cầu một ng−ời đánh giá xem anh ta có phải lμ ng−ời biết lắng nghe hay không, 85% số ng−ời đ−ợc hỏi cho rằng họ ở mức trung bình hay kém trong khi ch−a tới 5% cho rằng họ có thể lắng nghe rất tốt, hay lμ xuất sắc. Quan trọng phải hiểu rằng “nghe” khác với “lắng nghe”. Nghe lμ một hoạt động thụ động trong khi lắng nghe bao hμm những nỗ lực vμ sử dụng tất cả các giác quan khác, đặc biệt lμ dùng mắt. Để nhấn mạnh sự khác biệt, ng−ời ta th−ờng sử dụng khái niệm “chủ động lắng nghe”. Đối với ng−ời phỏng vấn, một trong những kỹ năng then chốt cần phát triển đó lμ kỹ năng chủ động lắng nghe. Rất tiếc lμ phần lớn những ng−ời phỏng vấn đều nghĩ rằng kỹ năng quan trọng nhất lμ đặt câu hỏi chứ không phải lắng nghe các câu trả lời. Xu h−ớng tự nhiên của chúng ta lμ luôn luôn nói quá nhiều trong lúc phỏng vấn vμ lμm cho ng−ời đ−ợc phỏng vấn quá tải bởi các câu hỏi đóng vμ phức tạp. Kết quả lμ ng−ời đ−ợc phỏng vấn có rất ít cơ hội để cung cấp thông tin. Quy tắc 70/30 Quy tắc cơ bản mμ bạn phải tuân theo nếu bạn lμ ng−ời phỏng vấn lμ: bạn phải dμnh 70% thời gian cho lắng nghe vμ 30% để nói. Không may lμ trong phần lớn các tr−ờng hợp ng−ời phỏng vấn vận dụng ng−ợc lại, tức lμ 70% thời gian để nói vμ 30% có vẻ để nghe!! Vì bạn có thể suy nghĩ nhanh gấp 4 hay 6 lần tốc độ nói ra nên khuynh h−ớng chung lμ bạn “tắt điện” vμ không lắng nghe ng−ời khác khi họ đang nói. Vì vậy trên thực tế, chúng ta dùng rất ít thời gian để lắng nghe thực sự. Đó chỉ lμ một trong các hμnh vi cản trở việc chúng ta trở thμnh ng−ời có kỹ năng lắng nghe tốt. Rμo cản cho việc lắng nghe 1 Ngoμi những rμo cản hữu hình cho việc lắng nghe nh− lμ tiếng ồn vμ những tiếng động lμm sao lãng sự chú ý nh− lμ tiếng chuông điện thoại, còn có những hμnh vi của con ng−ời cản trở họ trở thμnh ng−ời biết lắng nghe tốt. Đó lμ: Chấm điểm Khi lắng nghe một ai đó, chúng ta th−ờng đánh giá những gì nghe đ−ợc dựa trên kinh nghiệm bản thân vμ cố gắng để tỏ ra mình “hơn hẳn” ng−ời khác. Hμnh vi c− xử nh− vậy th−ờng đ−ợc nói ra nh− thế nμy: 1 Dựa trên cuốn sách bỏ túi dμnh cho ng−ời phỏng vấn của John Townsend 23/11/2010 34
35. SMEDF -Interviewing Skills Workshop “A tôi có biết một doanh nghiệp ở đó họ đã tăng doanh thu của mình đến 75% thông qua tiếp thị trực tiếp!” Hoặc lμ bằng cách suy nghĩ “ồ ta chắc rằng ta có thể nghĩ ra một chiến l−ợc tiếp thị khá hơn nh− thế nhiều!” Đọc ý nghĩ Lμ khi bạn nghĩ rằng bạn biết ng−ời đối thoại với mình đang thực sự nghĩ gì, ngay cả khi họ đã nói một điều hoμn toμn khác vμ bạn thực sự không có bằng chứng nμo cho kết luận của mình. Ví dụ bằng cách tự nói với mình rằng “Tôi cá lμ nguyên nhân thật sự khiến giám đốc kinh doanh thôi việc lμ do anh ta đã bị đối xử không công bằng!!” Lặp lại câu hỏi Nhẩm lại hoặc chuẩn bị cho câu hỏi tiếp theo bạn định hỏi trong khi ng−ời đối thoại vẫn còn đang trả lời câu hỏi tr−ớc. Những ng−ời phỏng vấn th−ờng quá chú tâm vμo việc nghĩ ra các câu hỏi thông minh đến mức họ quên mất việc phải lắng nghe câu trả lời. Chúng ta th−ờng thấy lμ ng−ời phỏng vấn hỏi câu hỏi mμ ng−ời đối thoại đã trả lời rồi. Chỉ vì ng−ời phỏng vấn th−ờng chuẩn bị tr−ớc các câu hỏi thăm dò trong kế hoạch phỏng vấn, đừng có máy móc sử dụng chúng! Chỉ lắng nghe có chọn lọc Đây lμ việc chỉ lắng nghe mẩu tin chính, vμ khi bạn nghe đ−ợc, bạn không nghe tiếp nữa. Ví dụ bạn có thể hỏi xem công ty có quỹ phúc lợi cho nhân viên không vμ khi bạn nghe đ−ợc lμ có, bạn không nghe chi tiết nữa. Mơ màng Để cho tâm trí bạn lơ lửng với những chuyện khác trong khi ng−ời đối thoại đang nói. Gán nhãn Dự đoán về ng−ời đ−ợc phỏng vấn ngay từ ấn t−ợng đầu tiên. Ví dụ, ngay lập tức bạn cho rằng ng−ời đ−ợc phỏng vấn không thể lμ một doanh nhân tốt bởi vì anh ta ăn mặc xuềnh xoμng hay có một giọng nói nhμ quê. Bạn sau đó sẽ chỉ chăm chăm tìm những bằng chứng để chứng minh cho nhận xét ban đầu đó. Khuyên bảo Đó lμ khi ng−ời phỏng vấn quên mất mục đích thực của cuộc phỏng vấn vμ liên tục ngắt lời để cho lời khuyên thay vì phải lắng nghe. 23/11/2010 35
36. SMEDF -Interviewing Skills Workshop Chìa khoá cho việc chủ động lắng nghe 1. Tập trung 100% vμo ng−ời đ−ợc phỏng vấn Bạn chỉ một khoảng thời gian ngắn để tìm hiểu cμng nhiều cμng tốt về ng−ời nμy cũng nh− việc kinh doanh của anh ta. Một bản kế hoạch kinh doanh đẹp sẽ không có nghĩa lμ một hoạt động kinh doanh tuyệt vời nếu nó không đ−ợc điều hμnh bởi một doanh nhân giỏi! Trong một khoảng thời gian ngắn, bạn phải cố gắng tìm hiểu ng−ời đó đằng sau những kế hoạch của họ. Có nghĩa lμ bạn phải dùng mọi giác quan của mình để ‘lắng nghe’: • Điều họ nói • Cách họ nói • Các thông điệp mμ ngôn ngữ cơ thể mách bảo 2. Giữ tiếp xúc nhạy cảm bằng mắt Việc hình thμnh vμ giữ đ−ợc tiếp xúc bằng mắt phù hợp trong suốt thời gian phỏng vấn lμ một trong những chìa khoá để có đ−ợc một giao tiếp hiệu quả. Thời l−ợng tiếp xúc mắt đ−ợc coi lμ ‘bình th−ờng’ khác nhau ở những nền văn hoá khác nhau. Ví dụ, ở Châu Âu, nghiên cứu cho thấy rằng trung bình một ng−ời lắng nghe nhìn ng−ời đối thoại 75% thời gian, trong khi ng−ời nói nhìn ng−ời nghe 40% thời gian. Họ cùng nhìn vμo mắt nhau khoảng 30% thời gian! Có thể những con số đó sẽ khác đối với văn hoá của Việt nam, nh−ng vẫn sẽ có ‘chuẩn mực văn hóa’ đ−ợc chấp nhận. Vì vậy ng−ời phỏng vấn phải giữ đ−ợc ‘chuẩn mực’ để ng−ời đ−ợc phỏng vấn cảm thấy thoải mái. Bạn cũng nên nhạy cảm với ‘hμnh vi tiếp xúc mắt’ của ng−ời đ−ợc phỏng vấn. Chúng ta biết rằng những ng−ời giấu đôi mắt sau cặp kính râm lμ những ng−ời đáng ngờ. Một ng−ời đ−ợc phỏng vấn không muốn tiếp xúc mắt có thể lμ họ đang lo lắng hoặc muốn che giấu một điều gì đó về công việc kinh doanh của mình. Hãy chú ý đến những câu hỏi mμ họ không muốn nhìn vμo mắt của bạn vμ cố gắng thăm dò nhiều hơn. 3. Giữ sự cân bằng tâm lý Hãy nhớ rằng khi phỏng vấn đánh giá cho vay thì ng−ời đ−ợc phỏng vấn lμ ng−ời quan trọng nhất trong phòng! Đừng sắp xếp bối cảnh phỏng vấn gây bất lợi về trạng thái tâm lý cho ng−ời đ−ợc phỏng vấn. Hãy ngồi cùng một loại nghế để bạn cao bằng ng−ời đ−ợc phỏng vấn ; không nên có những đồ vật ngăn cách hai ng−ời nh− một cái bμn chẳng hạn vμ đừng để ánh sáng chiếu thẳng vμo mắt ng−ời đối thoại. Nhìn ng−ời đối thoại từ trên xuống qua một chiếc bμn rộng với cửa sổ sáng chói sau l−ng bạn sẽ lμm cho ng−ời đ−ợc phỏng vấn cảm thấy bất lợi về tâm lý vμ họ sẽ không sẵn lòng trò chuyện cởi mở với bạn về công việc kinh doanh của họ. 23/11/2010 36
37. SMEDF -Interviewing Skills Workshop 4. Hãy lμ tấm g−ơng phản chiếu ng−ời đ−ợc phỏng vấn a. T− thế Khi bạn ngồi cùng với một ai đó mμ bạn thích thì bạn sẽ vô tình lμm theo những cử chỉ điệu bộ của ng−ời đó. Bạn có thể v−ơn ng−ời lên tr−ớc nếu họ lμm nh− vậy, bạn bắt chéo chân khi họ lμm thế. Một ng−ời biết lắng nghe thì cần tích cực lμm tấm g−ơng phản chiếu những ngôn ngữ cơ thể của ng−ời đối thoại, ngay cả khi họ không phải lμ bạn thân của bạn!! b.Tốc độ nói Một ng−ời phỏng vấn giỏi sẽ điều chỉnh tốc độ nói của mình cho phù hợp với tốc độ của ng−ời đ−ợc phỏng vấn . Điều đó sẽ khuyến khích ng−ời đ−ợc phỏng vấn tiếp tục nói vì họ cảm thấy rằng bạn có cùng cảm xúc về đề tμi họ đang đề cập tới. Nếu họ quá hứng khởi về công việc kinh doanh họ sẽ nói rất nhanh vμ nếu bạn cũng tỏ ra nhiệt tình lắng nghe thì họ sẽ tiếp tục kể về điều đó. 5. Khuyến khích ng−ời đ−ợc phỏng vấn tiếp tục khi bạn muốn họ cung cấp thêm thông tin a. Dùng ngôn ngữ cơ thể khuyến khích Ví dụ: mỉm c−ời cổ vũ vμ gật đầu; ngồi thẳng vμ ngả về phía tr−ớc để tỏ ra rằng bạn quan tâm đến điều ng−ời đ−ợc phỏng vấn đang nói. b. Dùng các câu hỏi khuyến khích để cổ vũ ng−ời đ−ợc phỏng vấn cung cấp thêm thông tin Ví dụ: “Cho tôi biết thêm về việc doanh thu bán hμng của anh tiến triển nh− thế nμo trong năm nay. Hay “Điều đó thú vị đấy, anh hãy tiếp tục đi.” c. Đừng có nói khi ng−ời đ−ợc phỏng vấn yên lặng! Cho phép ng−ời đ−ợc phỏng vấn im lặng 20 giây hoặc hơn sẽ khuyến khích họ chia sẻ thêm những thông tin mμ họ có thể muốn giữ cho riêng họ. Nói chung mọi ng−ời th−ờng không thích có những khoảng yên lặng trong khi đối thoại. Nếu bạn cảm thấy cần thêm thông tin cho một câu hỏi, khi ng−ời đ−ợc phỏng vấn kết thúc câu trả lời đừng lấp khoảng thời gian yên lặng bằng những câu hỏi khác. Hãy nhìn họ cổ vũ vμ đừng nói gì cả - bạn sẽ ngạc nhiên với những ‘thú nhận’ không chủ định mμ bạn có đ−ợc. 6. Th−ờng xuyên hỏi lại Hãy dùng những ‘câu hỏi phản ánh’ để cho phép ng−ời đ−ợc phỏng vấn khẳng định lại những gì bạn nghe đ−ợc. Ví dụ: “ Nếu tôi hiểu đúng thì anh đang nói ?” “ Nói cách khác lμ ?” 23/11/2010 37
38. SMEDF -Interviewing Skills Workshop 7. Lμm rõ các điểm chính Nhắc lại các từ ngữ then chốt để lμm rõ hơn điều ng−ời đ−ợc phỏng vấn nói. Hãy tỏ ra nhạy bén khi bạn lμm điều đó - chờ đến khi ng−ời đ−ợc phỏng vấn nói xong vμ đừng ngắt lời họ. Dùng các câu hỏi “thăm dò” vμ câu hỏi “thử thách” khi bạn muốn họ cung cấp thêm những thông tin cụ thể. Hãy nhạy bén khi ng−ời đ−ợc phỏng vấn dùng những từ ngữ hay câu nói chung chung nh−: “thỉnh thoảng”, “th−ờng xuyên” “Chúng tôi th−ờng tăng doanh số bán hμng vμo mùa xuân”. Bạn cần phải tìm hiểu xem “th−ờng” có nghĩa lμ gì, có nghĩa lμ trong 10 năm hay chỉ đôi ba năm. 8. Tóm tắt lại Khi bạn đã đến cuối cuộc phỏng vấn hoặc kết thúc một chủ đề quan trọng trong cuộc đối thoại, bạn nên tóm tắt những thông tin chính mμ bạn nhận đ−ợc. Điều đó sẽ giúp ng−ời đ−ợc phỏng vấn lμm rõ những gì bạn ch−a hiểu đúng. 9. Nhớ phải ghi chú Việc ghi chú lμ rất quan trọng khi thực hiện phỏng vấn đánh giá cho vay vì nó giúp bạn có thể nhớ đ−ợc những thông tin quan trọng. Có một ý t−ởng hay lμ bạn nên để một khoảng trống trong bản Kế hoạch phỏng vấn để ghi chú cho những vấn đề then chốt. Tuy nhiên, điều quan trọng lμ trong lúc ghi chú bạn vẫn phải duy trì tiếp xúc bằng mắt. Hãy chỉ ghi chú những điểm cốt yếu - bạn không phải lμ công an đang ghi lại lời khai của nhân chứng! 23/11/2010 38
39. SMEDF -Interviewing Skills Workshop Lên kế hoạch phỏng vấn Việc lập kế hoạch tốt hay kém sẽ quyết định thμnh công hay thất bại của cuộc phỏng vấn. Bên cạnh đó, điều nμy sẽ giúp xác định phần lớn việc bạn có ra đ−ợc một quyết định đúng đắn hay không về sự phù hợp của đơn xin vay vốn. Do đó, bạn cần phải chuẩn bị viết ra một Kế hoạch phỏng vấn để tham chiếu vμ sử dụng trong khi phỏng vấn. Các chiến l−ợc sau sẽ giúp bạn xây dựng đ−ợc một Kế hoạch phỏng vấn hiệu quả. • Có kế hoạch cho phần mở đầu của phỏng vấn Phần mở đầu của phỏng vấn th−ờng lμ phần căng thẳng nhất trong thời gian phỏng vấn cho cả ng−ời phỏng vấn vμ ng−ời đ−ợc phỏng vấn. Bằng cách lên kế hoạch tr−ớc, bạn có thể lμm cho phần nμy diễn ra trôi chảy hơn. Bạn có thể sử dụng phần mở đầu nh− một cơ hội để xem ng−ời đ−ợc phỏng vấn giao tiếp t−ơng tác với bạn nh− thế nμo. • Sử dụng một cấu trúc phù hợp cho một cuộc phỏng vấn Một cuộc phỏng vấn không có chuẩn bị tr−ớc th−ờng không mấy hiệu quả vμ th−ờng tạo cơ hội cho những sai lầm phát sinh. Phần lớn các cuộc phỏng vấn đều phải đ−ợc lên kế hoạch tr−ớc, mức độ cấu trúc cao hay trung bình sẽ phụ thuộc vμo bản chất của đơn xin vay, vμo việc bạn biết về đối t−ợng đ−ợc phỏng vấn đến mức nμo, vμ vμo sự phức tạp trong kế hoạch kinh doanh Cấu trúc vμ đề tμi của một đơn xin vay có thể cho bạn cơ sở tốt để chuẩn bị một Kế hoạch phỏng vấn. • Chuẩn bị tr−ớc những câu hỏi chính dựa vμo thông tin mμ ng−ời đ−ợc phỏng vấn cung cấp trên mẫu đơn xin vay. Bạn cần phải cố gắng hỏi tất cả những lĩnh vực chính trong kinh doanh dù nó có liên quan đến khoản vay hay không. • Chuẩn bị tr−ớc những câu hỏi thăm dò Lμ ng−ời phỏng vấn, bạn nên cố gắng dự đoán tr−ớc các câu trả lời mμ ng−ời đ−ợc phỏng vấn sẽ đ−a ra cho các câu hỏi chính vμ chuẩn bị những câu hỏi thăm dò thích hợp. Nếu dựa vμo những câu hỏi ‘bất chợt xuất hiện” hoặc những câu hỏi thăm dò ngẫu hứng thì cuộc phỏng vấn sẽ rất ít hiệu quả. • Giữ cho câu hỏi ngắn gọn vμ rõ rμng Tránh những câu hỏi gộp vμ hoặc những câu hỏi cần phải giải thích dμi dòng. Nếu ng−ời đ−ợc phỏng vấn phải hỏi lại xem bạn muốn hỏi gì, điều đó có nghĩa lμ câu hỏi đó bạn đã ch−a chuẩn bị tốt. 23/11/2010 39
40. SMEDF -Interviewing Skills Workshop Hãy nhớ rằng mục tiêu của bạn lμ để cho ng−ời đ−ợc phỏng vấn nói 70% thời gian phỏng vấn. Hãy nhớ rằng các câu hỏi đóng mất nhiều thời gian để hỏi hơn để trả lời cho nên bạn chỉ nên dùng câu hỏi mở trừ khi bạn cần hỏi để thăm dò một thông tin cụ thể nμo đó. • Dμnh chỗ để ghi chú trong Kế hoạch phỏng vấn của bạn Bằng việc ghi chép lại, bạn sẽ nhớ nhiều thông tin hơn về cuộc phỏng vấn vμ kết quả lμ bạn sẽ có khả năng đánh giá tốt hơn về ng−ời xin vay. • Nhớ cho ng−ời đ−ợc phỏng vấn cơ hội đ−ợc hỏi lại bạn. Bạn có thể sử dụng cơ hội nμy để đánh giá hiểu biết của ng−ời đ−ợc phỏng vấn về các quy trình cho vay. 23/11/2010 40
41. SMEDF -Interviewing Skills Workshop Tại sao lại phải tiến hμnh phỏng vấn đánh giá cho vay? Lμ một ng−ời cho vay triển vọng bạn sẽ muốn kiểm tra các tiêu chí chính sau: • Hồ sơ tín dụng của ng−ời vay • Dòng tiền mặt vμ các dự báo đối với doanh nghiệp • Thế chấp dùng để bảo đảm cho khoản vay • tính cách của ng−ời vay Ba tiêu chí đầu lμ những số liệu khách quan (mặc dù việc diễn giải các con số nμy có thể mang tính chủ quan). Tiêu chí thứ t− lμ tính cách của ng−ời vay cho phép bạn đ−a ra những nhận định mang tính chủ quan hơn về mức độ thu hút thị tr−ờng của doanh nghiệp vμ sự hiểu biết của ng−ời điều hμnh doanh nghiệp đó. Trong khi đánh giá có cho một doanh nghiệp nhỏ vay hay không, bạn có thể muốn cân nhắc những yếu tố cá nhân để thấy −u điểm vμ nh−ợc điểm trong việc cho vay. Ngoμi Đơn xin vay ra, bạn cũng sẽ nhận đ−ợc những thông tin cơ bản từ các giấy tờ liên quan đến vay vốn khác. Những giấy tờ đó bao gồm các báo cáo tμi chính của doanh nghiệp vμ cá nhân, bảng khai nộp thuế thu nhập vμ kế hoạch kinh doanh. Tr−ớc đây các ngân hμng th−ờng chú ý đến việc thế chấp tμi sản hơn lμ các yếu tố khác khi quyết định cho vay. Tuy nhiên, nhân viên ngân hμng ngμy nay chuyển sự tập trung sang khả năng trả nợ của doanh nghiệp khi đến hạn thay vì những tμi sản thế chấp để đảm bảo cho khoản vay. Đối với khoản nợ ngắn hạn, báo cáo l−u chuyển tiền tệ vμ lợi nhuận dự kiến cùng với bảng cân đối tμi sản lμ những tμi liệu liên quan nhiều nhất. Bạn sẽ phải l−u ý đến việc khoản vay đ−ợc dùng cho mục đích gì vμ doanh thu của doanh nghiệp có đủ để trả nợ hay không. Ngân hμng của bạn chắc chắn lμ không muốn dùng quyền hạn để ép doanh nghiệp phải trả nợ bằng cách tịch thu hay kê biên tμi sản thế chấp, vμ những hμnh động nh− vậy chỉ chứng tỏ rằng bạn đã có một quyết định sai lầm khi cho vay. Tuy nhiên một vμi ngân hμng vẫn chú ý nhiều đến tμi sản thế chấp, đặc biệt lμ khi dòng tiền mặt dự báo có vẻ yếu ớt nh− sự thể hiện của đa phần các doanh nghiệp nhỏ. Tính cách Mức độ quan trọng của việc đánh giá tính cách của ng−ời vay có thể khác nhau đáng kể ở các ngân hμng khác nhau vμ các cán bộ tín dụng khác nhau. Sau đây lμ những đặc điểm của ng−ời vay mμ bạn nên xem xét: • có kinh nghiệm kinh doanh thμnh công tr−ớc đó, • có quan hệ hiện thời hoặc trong quá khứ đối với ngân hμng (ví dụ: quan hệ tín dụng hay quan hệ tiền gửi), • tham chiếu với những thμnh viên có uy tín khác trong cộng đồng, • tham khảo ý kiến từ các chuyên gia (các kế toán viên, luật s−, nhμ t− vấn kinh doanh) • những đóng góp với cộng đồng. 23/11/2010 41
42. SMEDF -Interviewing Skills Workshop Ngoμi ra, những bằng chứng của việc ng−ời vay quan tâm vμ nỗ lực trong quá trình lập kế hoạch kinh doanh cho thấy ng−ời vay quyết tâm vμ tin t−ởng vμo đề xuất kinh doanh mới. Một yếu tố nữa lμ rất nhiều ngân hμng xem xét những bằng chứng về ‘tính cách’ của ng−ời vay thông qua số tiền đầu t− của bản thân ng−ời vay đối với ph−ơng án kinh doanh. Nhiều tổ chức cho vay th−ơng mại muốn chủ doanh nghiệp phải góp từ 25% đến 50% chi phí dự tính để khởi sự kinh doanh hoặc đầu t− cho một dự án mới. Việc đầu t− không đáng kể của ng−ời vay cho thấy họ thiếu cả sự tin t−ởng cũng nh− sự cống hiến cho việc kinh doanh. Những lý do th−ờng gặp khi một đơn xin vay bị từ chối Một nhân viên tín dụng cần phải xem xét những vấn đề sau trong quá trình phỏng vấn: • Ng−ời vay không có khả năng thanh toán khoản tiện ích tín dụng mμ họ yêu cầu • Mục đích vay vốn không phù hợp với sản phẩm tín dụng mμ họ đề nghị • Những kết quả tμi chính của ng−ời xin vay không đạt yêu cầu • Ng−ời vay đã có những khoản nợ vay đáng kể vμ do đó tỷ lệ nợ so với vốn cao (ví dụ tổng số tiền vay lớn hơn tổng số vốn) • Ng−ời vay sử dụng các tμi khoản vãng lai không đạt yêu cầu • Hồ sơ trả nợ đối với các chủ nợ khác không đạt yêu cầu • Ng−ời vay có rắc rối đối với luật pháp • Rủi ro cao trong kinh doanh nh− lμ phụ thuộc quá nhiều vμo một khách hμng hay một nhμ cung cấp duy nhất. • Thiếu cam kết tμi chính của chủ doanh nghiệp (ví dụ không cam kết tăng thêm vốn l−u động) • Ng−ời vay lμ một nhμ quản lý kém • Chủ sở hữu/ những đối tác liên doanh/ các giám đốc/ các cổ đông/ ng−ời bảo lãnh có nguy cơ phá sản từ các hoạt động khác. 23/11/2010 42
43. SMEDF -Interviewing Skills Workshop Các chỉ số tμi chính Cũng rất hữu ích khi xem xét một số chỉ số tμi chính của ng−ời vay nh− tỷ lệ nợ trên vốn chủ sở hữu, chỉ số thanh khoản nhanh, chỉ số thanh khoản hiện hμnh để đánh giá uy tín tín dụng của ng−ời vay. Tuy nhiên, với những doanh nghiệp nhỏ, những chỉ số nμy không hoμn toμn phản ánh toμn bộ đánh giá đối với doanh nghiệp. Tỷ lệ nợ trên vốn chủ sở hữu Tỷ lệ nợ trên vốn chủ sở hữu lμ th−ớc đo cho toμn bộ nợ trên toμn bộ tμi sản có (hoặc trên vốn). Tỷ lệ nμy chỉ ra phần trăm của tμi sản mμ doanh nghiệp có đ−ợc tμi trợ bởi phần vốn vay vμ phần trăm đ−ợc chủ sở hữu tμi trợ. Tỷ lệ nμy sẽ giúp bạn đánh giá đ−ợc khả năng vay nợ thêm của doanh nghiệp. Có một nguyên tắc chung rằng một tỷ lệ tốt phải lμ ít nhất 1:2. Chỉ số thanh khoản ngắn hạn Chỉ số thanh khoản ngắn hạn lμ ph−ơng pháp để xem xét vốn l−u động của doanh nghiệp vμ đo l−ờng nó trong ngắn hạn. Chỉ số nμy đ−ợc tính theo công thức x:y, x lμ số tμi sản có tính thanh khoản vμ y lμ số tμi sản nợ đến hạn thanh toán. Nói chung tμi sản có tính thanh khoản bao gồm tiền mặt hoặc những tμi sản có thể chuyển đổi thμnh tiền mặt trong vòng 1 năm. Một số tμi sản có tính thanh khoản điển hình lμ tiền mặt, nguyên vật liệu tồn kho, những chi phí trả tr−ớc nh− tiền thuê, tiền bảo hiểm, lãi suất vμ các khoản phải thu. Các tμi sản nợ đến hạn thanh toán bao gồm những nghĩa vụ phải thanh toán trong vòng 1 năm. Nói chung, chỉ số thanh khoản ngắn hạn cho thấy khả năng của doanh nghiệp trong việc tạo ra tiền mặt để đáp ứng cho các nghĩa vụ ngắn hạn. Việc chỉ số nμy giảm sẽ lμm tăng các khoản nợ, giảm các tμi sản có tính thanh khoản, hoặc lμ cả hai. Không cần biết nguyên nhân gì, việc chỉ số nμy giảm sút sẽ lμm giảm khả năng tạo ra tiền mặt vμ theo đó lμm giảm khả năng trả nợ. Có khi doanh nghiệp sẽ phải thực hiện những biện pháp ngắn hạn để cải thiện chỉ số thanh khoản ngắn hạn. Trong quá trình phỏng vấn, bạn phải thăm dò ng−ời vãyem họ có áp dụng các biện pháp để lμm tăng tμi sản có tính thanh khoản vμ / hoặc giảm các tμi sản nợ phải thanh toán vμo ngμy lập bảng tổng kết tμi sản. Ví dụ, họ có giữ những hμng tồn kho với giá trị cao hơn vμo thời điểm cuối năm hoặc cho những đơn đặt hμng đã có hoá đơn vμo sổ sớm nhất để có thể tăng các khoản phải thu hoặc trì hoãn các đơn mua hμng để lμm giảm các khoản phải trả? Có lúc ng−ời vay lại dùng các khoản vay dμi hạn để trả những khoản vay ngắn hạn để cải thiện chỉ số thanh khoản ngắn hạn. Chỉ số thanh khoản nhanh Chỉ số thanh khoản nhanh hay còn đ−ợc gọi lμ chỉ số thử a xít, dùng cho chức năng t−ơng tự nh− chỉ số thanh khoản ngắn hạn. Điểm khác biệt giữa hai chỉ số nμy lμ chỉ 23/11/2010 43
44. SMEDF -Interviewing Skills Workshop số thanh khoản nhanh loại trừ hμng tồn kho khỏi các tμi sản có tính thanh khoản vμ so sánh con số đó (cũng đ−ợc gọi lμ tμi sản có tính thanh khoản nhanh) với các tμi sản nợ đến hạn thanh toán. Ví dụ nếu tμi sản có tính thanh khoản nhanh lμ VND90.000.000.000 vμ tμi sản nợ đến hạn thanh toán lμ VND30.000.000.000 thì chỉ số thử a xít sẽ lμ 3:1 (90.000.000.000 ; VND30.000.000.000). Vì chỉ số nμy khá giống với chỉ số thanh khoản ngắn hạn nh−ng loại trừ hμng tồn kho ra khỏi các tμi sản có tính thanh khoản, chỉ số nμy sẽ đ−ợc cải thiện thông qua các biện pháp t−ơng tự nh− dùng để cải thiện chỉ số thanh khoản ngắn hạn. Chuyển nguyên vật liệu tồn kho thμnh tiền mặt hay các khoản phải thu cũng giúp cải thiện chỉ số nμy. Tại sao? Nguyên vật liệu tồn kho có thể chuyển thμnh tiền mặt chỉ thông qua bán hμng, do vậy chỉ số thanh khoản nhanh sẽ phản ánh tình hình khả quan hơn của doanh nghiệp trong khả năng thanh toán các nghĩa vụ ngắn hạn, không phụ thuộc vμo mức độ bán hμng. Trong t−ơng lai, một chỉ số thanh khoản ngắn hạn ổn định với sự sụt giảm trong chỉ số thanh khoản nhanh sẽ phản ánh rằng doanh nghiệp đã cất trữ quá nhiều nguyên vật liệu tồn kho. Trong khi đánh giá chỉ số thanh khoản ngắn hạn vμ chỉ số thanh khoản nhanh, bạn cần phải nhớ rằng các chỉ số đó chỉ cho thấy tình hình chung của doanh nghiệp trong khả năng đáp ứng các nhu cầu thanh toán ngắn hạn. Nói chung lμ chỉ số thanh khoản ngắn hạn hay chỉ số thử a xít ít nhất bằng 1:1 lμ tốt vμ lμ tín hiệu cho thấy tμi sản có tính thanh khoản nhanh có thể đáp ứng đ−ợc các nghĩa vụ trong ngắn hạn. Tuy nhiên, đó không phải lμ chỉ số chỉ ra rằng mỗi một nghĩa vụ cụ thể có thể đ−ợc thanh toán khi đến hạn. Để có thể xác định đ−ợc khả năng trả nợ, cần yêu cầu ng−ời vay cung cấp ngân sách l−u chuyển tiền tệ. Tμi sản quý giá nhất của một doanh nghiệp nhỏ lμ kinh nghiệm của chủ sở hữu, giá trị tiềm năng của các khách hμng vμ các khoản không nằm trong bảng tổng kết tμi sản. Ngoμi ravì mục đích thuế hay chiến l−ợc kinh doanh mμ một số doanh nghiệp lựa chọn không kê khai danh mục tμi sản cũng nh− tình hình tμi chính cá nhân hoặc họ có thể kê khai những tμi sản quan trọng dùng trong các dự án kinh doanh khác lên báo cáo tμi chính của họ. Trong những tr−ờng hợp đó những chỉ số tμi chính có thể không phải lμ sự thật. 23/11/2010 44
45. SMEDF -Interviewing Skills Workshop Danh mục kiểm tra cho một cuộc phỏng vấn cho vay Danh mục nμy sẽ đ−ợc một quan sát viên độc lập sử dụng để đánh giá cuộc phỏng vấn hoặc tự ng−ời phỏng vấn sử dụng nh− lμ một mẫu tự đánh giá. Đầy đủ Một phần Không đề cập Tr−ớc phỏng vấn 1. Ng−ời phỏng vấn có nghiên cứu các thông tin cơ bản không? 2. Ng−ời phỏng vấn có chuẩn bị địa điểm phỏng vấn hợ p lý không? 3. Ng−ời phỏng vấn có chuẩn bị Kế hoạch phỏng vấn với danh mục các câu hỏi chính vμ các câu hỏi thăm dò không? Bắt đầu phỏng vấn 4. Ng−ời phỏng vấn có lμm cho ng−ời đ−ợc phỏng vấn cảm thấy thoải mái không? 5. Ng−ời phỏng vấn có giải thích mục đích của cuộc phỏng vấn không? 6. Ng−ời phỏng vấn có giải thích quy trình phỏng vấn (thời gian, chủ đề thảo luận ) không? Trong lúc phỏng vấn Kỹ năng đặt câu hỏi 7. Ng−ời phỏng vấn có đặt các câu hỏi về các mục quan trọng trong đơn xin vay không? 8. Ng−ời phỏng vấn có dùng các câu hỏi thăm dò để biết đ−ợc các thông tin cụ thể không? 9. Ng−ời phỏng vấn có dùng các câu hỏi giả định để khai thác kỹ kế hoạch kinh doanh dự tính của ứng viên không? 10. Ng−ời phỏng vấn có dùng các câu hỏi mở để khuyến khích ng−ời đ−ợc phỏng vấn trò chuyện cởi mở không? 11. Ng−ời phỏng vấn có sử dụng ‘sự yên lặng’ để khuyến khích ng−ời đ−ợc phỏng vấn trò chuyện không? 12. Ng−ời phỏng vấn có dùng các câu hỏi ‘dẫn dắt’ để tìm hiểu thái độ của ng−ời đ−ợc phỏng vấn không? 13. Ng−ời phỏng vấn có tránh dùng các câu hỏi gộp không? 14. Ng−ời phỏng vấn có tránh dùng các câu hỏi định h−ớng không? Chủ động lắng nghe Đầy đủ Một phần Không đề cập 15. Ng−ời phỏng vấn sử dụng hợp lý khả năng tiếp xúc mắt không? 23/11/2010 45
46. SMEDF -Interviewing Skills Workshop 16. Ng−ời phỏng vấn có dùng cử chỉ khuyến khích ng−ời trả lời phỏng vấn không ( nh− v−ơn về phía tr−ớc, mỉm c−ời)? 17. Ng−ời phỏng vấn có lμ ‘tấm g−ơng phản chiếu’ những cử chỉ của ng−ời đ−ợc phỏng vấn không? 18. Ng−ời phỏng vấn có dùng các câu hỏi khuyến khích ng−ời đ−ợc phỏng vấn cung cấp thêm thông tin không? 19. Ng−ời phỏng vấn có lμm rõ các điểm cơ bản bằng các câu hỏi thăm dò vμ nhắc lại các cụm từ quan trọng không? 20. Ng−ời phỏng vấn có th−ờng xuyên diễn đạt lại các thông điệp của ng−ời đ−ợc phỏng vấn không? 21. Ng−ời phỏng vấn có ghi chép trong khi vẫn duy trì đ−ợc tiếp xúc mắt với ng−ời trả lời không? 22. Ng−ời phỏng vấn có tránh những ‘rμo cản khi lắng nghe’ không? Cuối cuộc phỏng vấn 23. Ng−ời phỏng vấn có tóm tắt những điểm chính trong đối thoại không? 24. Ng−ời phỏng vấn có cho phép ng−ời đ−ợc phỏng vấn đặt câu hỏi lại không? Nhận xét chung Thời gian ng−ời phỏng vấn vμ ng−ời đ−ợc phỏng vấn nói Ng−ời phỏng vấn Ng−ời đ−ợc phỏng lμ bao nhiêu phần trăm? vấn % % Ng−ời phỏng vấn đã lμm đ−ợc 3 điều chính gì tốt? 1. 2. 3. Lĩnh vực nμo ng−ời phỏng vấn cần tập trung để cải thiện trong lần phỏng vấn tiếp theo? 23/11/2010 46