Tài chính ngân hàng - Kỹ năng quản lí hồ sơ

Nội dung text: Tài chính ngân hàng - Kỹ năng quản lí hồ sơ

1. KKKỸỸỸ NNNĂĂĂNGNGNG QUQUQUẢẢẢNNN LÝLÝLÝ HHHỒỒỒ SSSƠƠƠ
2. I/ KHÁI QUÁT CHUNG: 1. Khái niệm 2. Vai trò củaquảnlýhồ sơ
3. 1. Quảnlýhồ sơ là gì ? Quảnlýhồ sơ bao gồmviệcsắpxếp, thiếtkế và xem xét lại các vănbản, hồ sơ trong tổ chức. Nó liên quan đếnviệcphối hợp các nhiệmvụ, quản lý, bảoquản, tiêu hủy trong sự hoạt động củamộttổ chức
4. 2. Vai trò củaviệcquảnlýhồ sơ •Giảm chi phí mua sắmthiếtbị • Đảmbảo cung cấp thông tin hợpthời •Xử lý công việc nhanh gọn, có hiệuquả. •Cóthể dễ dàng tìm hồ sơ khi nhân viên bệnh, nghỉ việc riêng. •Thuậnlợichoviệc chuyểngiaothôngtin hồ sơ khi nhân viên chuyểnbộ phận, nghỉ việc
5. 3. Những nguyên tắccủaviệcquảnlýhồ sơ •Cómộtsố nguyên tắcphải tuân thủ khi quảnlýmộthệ thống lưutrữ hồ sơ. • Nên có cách tiếpcậnhồ sơ sao cho có thể nhanh chóng tìm ra khi cần. •Hệ thống nên đủ đơn giản để dễ hiểuvàdễ vận hành, nếu không, có thể có sự nhầmlẫnvề những hồ sơ nào được yêu cầu và làm chậmtrễ việctruycập. • Khi chọn cho mình mộthệ thống lưutrữ hổ sơ, các doanh nghiệpcầnlưu ý đến tính linh động để có thể mở rộng và nhậnmộtsố lượng lớnhồ sơ khi cần. •-
6. 3. Những nguyên tắccủaviệcquảnlýhồ sơ •Phảixemxétviệctiếtkiệmchi phílậphệ thống và chi phí điềuhành nó. Tính có thể nén đượclàmột lý do quan trọng để bảo đảmhệ thống có thể phù hợpvớikhoảng trống sẵncó. •Phải xem xét tính an toàn chống lạinhững thứ như hỏahoạnvàsự hư hỏng hồ sơ do bụi, chấtbẩnvàmất mát, tính an toàn của các hồ sơ mật. Tính phù hợp chung củahệ thống trong điềukiệnhoạt động của tổ chứclàmột xem xét khác. • Cách tạochỉ mụccủahệ thống nên thích hợpvớimục đích và cung cấp đủ tham chiếuqualại đốivớinhững tài liệubaogồmmộtsố lãnh vực. •Phảicósự kiểmsoát để theo dõi bấtkỳ tài liệunào đượclấyra và theo dấuchúngnếucần. Hệ thống nên chính xác, nghĩalà đượcgiữ cậpnhậthóaviệclưutrữ không bị tụtlạiphíasau.
7. 3. Những nguyên tắccủaviệcquảnlýhồ sơ •Xâydựng hệ thống sắp đặthồ sơ có hiệuquả: phải đảm bảo an toàn cho tài liệu quan trọng và dễ tìm khi cầnsử dụng, thiếtlậpcẩm nang, sách hướng dẫnvề danh mục sắpxếp. •Thiếtkế và sử dụng các biểumẫuthống nhấttheosự chỉ đạo chung. •Như vậy, mộttổ chứcphảithiếtkế hệ thống lưutrữ hồ sơ củamìnhphùhợpvới các yêu cầuvàbảo đảmrằng hệ thống đó đủ linh động để theo kịp các thay đổi, đặcbiệtlà những thay đổi liên quan đếnviệcmở rộng hệ thống và các yêu cầuquảntrị hiện đại.
8. 3. Những nguyên tắccủaviệcquảnlýhồ sơ •Nênsử dụng những thiếtbị chứa đựng hiệuquả để giữ và phân biệtnhững loạihồ sơ khác nhau. • Nên dùng màu sắc để mã hóa các tên mang lạisự nhận diệntứcthời đốivớimột phân loạihồ sơ sử dụng mộtmàu nào đó. •Tàiliệucủahồ sơ nên luôn luôn đưa vào phía sau hướng dẫn. Tài liệu sau cùng đượclưutrữ nên ở phía trướchồ sơ.
9. 3. Những nguyên tắccủaviệcquảnlýhồ sơ •Thứ tự của các phân loạihồ sơ nên theo thứ tự củanhững đề mục chắcchắn đượcnêulại trướctiên. Vídụ, khi sử dụng tên họ thì tên riêng nên đứng trước, tiếpsauđólànhững chữ viếttắtcủatênhoặc nếuquốcgialànhững phân loạichủ yếu thì chúng nên đượctiếptheo bởi tên thành phố và thị trấn. Tấtcả những phân loạihồ sơ dựatrêntừ ngữ nên theo thứ tự chữ cái củatừ hoặcchuỗicácchữ cái; các từ kép nên đượcxử lý như mộttừ. Nên tránh viếttắt trong các tên gọihồ sơ. Cũng nên tránh dùng từ đồng nghĩa. •Tàiliệunên đượcchia thànhnhững nhóm nhỏ hơn để lưutrữ. Như vậy, tài liệu trong một nhóm theo thứ tự chữ cái có thể đượcchia thành những hồ sơ gồmtừ A đến F, G đến L, M đếnR vàtừ S đếnZ. cũng áp dụng điềutương tự cho tài liệulưutrữ theo số, theo địalý hoặcbằng mộtphương pháp khác
10. II/ CÁC PHƯƠNG PHÁP LƯU TRỮ • Lưutheovần, mẫutự: • Lưutheosố, mã số • Phương tiệnvàthiếtbị lưutrữ
11. 1. Lưutheovần, mẫutự: Sử dụng cho hồ sơ tên: •Hồ sơ cá nhân: bỏ các tư liệuliênquan đếncánhânvào bìa kẹphồ sơ tên (hoặc phong bì) riêng. Bên ngoài ghi tên và mộtsố thông tin cơ bản khác. Bên trong mỗihồ sơ, sắp xếp các tư liệutheongàythángtừ gầnnhất đếnxanhất. •Hồ sơ hỗnhợp: sắpxếp các tư liệutheovầnmẫutự để dễ truy tìm các tư liệu. •Hồ sơ cùng mộttên: nếuphátsinhliêntục, hãy phân loại theo từng giai đoạn. •Cáchồ sơ khác nhau nhưng có cùng tên : đặtmãphụ sau tên, hoặcsử dụng bìa hồ sơ có màu khác để phân biệt.
12. 1. Lưutheovần, mẫutự (tt) Hồ sơ theo chủ đề: •Tênchủ đề cần đặtcụ thể, • Không dùng chủ đề mơ hồ, chung chung •Sử dụng các tiêu đề và phụ đề cho các hồ sơ theo chủ đề •Sử dụng các công cụ hỗ trợ, như: thẻ hướng dẫntheovần mẫu tư, thẻ hướng dẫntheochủ đề chính, kẹphồ sơ (cũng có thể tạolập trên máy tính). •Kẹphồ sơ có thể dùng cho các dạng: hồ sơ cá nhân, hồ sơ cho mỗi tiêu đề chính. •Cầncómộtbảng mụclục các chủ đề để tránh việcmở hồ sơ không có trong chủ đề, gây khó khăn cho tìm kiếm.
13. 1. Lưutheovần, mẫutự (tt) Hồ sơ theo địa danh: •Cầnthiếtlậpdanhmục các địadanhgiống như mộtchủ đề. •Cần có cách tra cứuchéotheotên, chủ đề để dễ truy tìm (nên dùng máy tính).
14. 2. Lưutheosố, mã số •Hệ thống lưutrữ số liên tục(tăng dần): đơn giản, không hếtsố. •Hệ thống lưutrữ sử dụng số tự nhiên (như là mộtdạng mã số), ví dụ: 7-25-30. •Hệ thống lưutrữ bằng mã số: sử dụng kếthợpchữ và số, trong đó thông thường các chữ là các mã hiệu, các số chỉ thứ tự trong mã đó.
15. 3. Phương tiệnvàthiếtbị lưutrữ •Phương tiệngiấy: tủ kệ tiêu chuẩn văn phòng, tủ kệ mở (không cửa), tủ kệ di động, tủ kệ an toàn, tủ kệ xoay, tủ kệ đặcbiệt có phím ấn, tủ kệ liên hợp, thiếtbị để hồ sơ quay, thiếtbị bánh xe, •Phương tiện điệntừ: đĩa mềm, đĩa cứng, đĩa CD-ROM, chụp vi phim, •Vậtdụng bổ trợ: nhãn bìa kẹp, nhãn thẻ chỉ dẫn, nhãn ngănkéohồ sơ, bìa kẹp 'out' •Dùsử dụng phương tiệnlưutrữ gì, áp dụng vậtdụng hỗ trợ tìm kiếmnào, thìviệcápdụng khoa họckỹ thuậtvào công tác này là rất quan trọng trong thời đại ngày nay, mà phổ biếnnhấthiệnnaylàmáyvitínhcánhân.
16. 4. Sắpxếphồ sơ theo số và theo thờigian •Phương pháp số để phân loại các hồ sơ thì thuậntiện, đặc biệt khi các tài liệu đã được đánh số. •Phương pháp này có thể thự hiện theo nhiều cách. Có thể có mộthệ thống ký số cuối. Khi hệ thống này đượcthực hiệnbằng cách đọcsố từ phải sang trái,nó giúp loạitrừ những sai sót vì người ta không có thói quen đọctheo cách này và do đósẽ cẩnthận hơn khi đọc. •Phương pháp số cũng có được dùng để phân tán hoạt động lưutrữ và cho phép dễ dàng lấyra những tài liệu không còn dùng đếnnữa.
17. 4. Sắpxếphồ sơ theo số và theo thờigian • Những thuậnlợi:nó có thề dễ dàng mở rộng;nó mang lại mộtsự bảomậtnàođó;nó cho phép nhậndiệnhiệuquả các đề mục;và số hồ sơ cũng có thể cung cấpmộtsố tham chiếu. • Các bấtlợi là: chi phí dể chuẩnbị mộtchỉ mụcvàthời gian để thựchiện điều đó;và nếu các chữ số trong các số tham chiếubị đổichỗ, đề mụcsẽ bịđưavàosaihồ sơ mà không may thay, điềunàyrấtdễ xảyra.
18. 5. Sắpxếphồ sơ theo trình tự thờigian •Cáctàiliệu đượclưutrữ theo một trình tự thờigiannào đó, đặcbiệt là theo ngày tháng hoặccóthể theo thờigian phát sinh, đặcbiệt là theo ngày tháng hoặccóthể theo thời gian phát sinh. •Cáchồ sơ có thể được chia theo ngày, tuần, tháng, quý hoặcnăm tùy theo số lượng tài liệu đượclưutrữ. •Hệ thống này thường đượcsử dụng phốihợpvớinột trong những phương pháp phân loại khác. Do đó, là điềuphổ biến khi hồ sơ đượclưutrữ theo thứ tự chữ cái và sử dụng trình tự thời gian bên trong hồ sơ.
19. 5. Sắpxếphồ sơ theo trình tự thờigian • Thuậnlợi:hệ thống này rấttiệnlợivàtiếtkiệm được không gian nhiềunhấtvìcáchồ sơ có thể đượclưutrữ ngẫu nhiên vì việctruycập tìm kiếmcóthể tự động nếu địachỉ là chính xác,ví dụ: như là biếttênfile. • Nhược điểm: phương pháp này gặp nhiều khó khăn trong việcbảoquảndữ liệu và không giữ đượctrongthờigian quá lâu.
20. 6. Sắpxếphồ sơ theo vần, mẫutự • Phân loại theo thứ tự chữ cái đượcdựatrêntênhồ sơ. Việc phân chia thành nhóm nhỏ hệ thống có thể đạt đượctrênmộtcơ sở khoa học, nghĩalàbằng cách hỏixemnhững tên nào thường hay bắt đầunhất trong mộtquốcgia. Những sự phân chia hệ thống có thể đượcxácnhậnvề mặtthống kê. Một khi đã quyết định những sự phân nhóm chủ yếu thì chúng có thể được chia nhỏ thành nhóm nhỏ hơn. Nêncóthể chophépmở rộng những nhóm chủ yếuvà những nhóm nhỏ này để giảmthiểubấtkỳ việc chia nhỏ nào hơn nữa sau này. • • Thuậnlợi: là tham chiếutrựctiếp đượctrao đổi cho hồ sơ do đó không cần chỉ mục, dường nhưđây là một cách làm dễ dàng để lưutrữ hồ sơ, dễ hiểu, và có thể nhanh chóng kiểmsoátxemcóbấtkỳ tài liệunàobị lưutrữ sai hay không. • • Các bấtlợi củaphương pháp này bao gồm: nếucónhững tên thông dụng, có thể trùng nhau.
21. 6. Sắpxếphồ sơ theo vần, mẫutự • Phân loạitheothứ tự chữ cái đượcdựatrêntênhồ sơ. Việc phân chia thành nhóm nhỏ hệ thống có thể đạt được trên mộtcơ sở khoa học, nghĩalàbằng cách hỏixem những tên nào thường hay bắt đầunhất trong mộtquốc gia. •Những sự phân chia hệ thống có thể đượcxácnhậnvề mặt thống kê. Một khi đãquyết định những sự phân nhóm chủ yếuthìchúngcóthể đượcchia nhỏ thành nhóm nhỏ hơn. Nêncóthể chophépmở rộng những nhóm chủ yếuvà những nhóm nhỏ này để giảmthiểubấtkỳ việc chia nhỏ nào hơn nữa sau này.
22. 6. Sắpxếphồ sơ theo vần, mẫutự (tt) • Thuậnlợi: là tham chiếutrựctiếp đượctrao đổi cho hồ sơ do đó không cầnchỉ mục, dường nhưđây là một cách làm dễ dàng để lưutrữ hồ sơ, dễ hiểu, và có thể nhanh chóng kiểm soát xem có bấtkỳ tài liệunàobị lưutrữ sai hay không. • Các bấtlợi củaphương pháp này bao gồm: nếucónhững tên thông dụng, có thể trùng nhau.
23. 7. Sắpxếphồ sơ theo chủ đề: • Đây là mộtbiếnthể củaphương pháp phân loạitheothứ tự chữ cái, trong đó các tài liệu đượcsắpxếptheophân loạichủ yếucủatiêu đề chủ đề, ví dụ như bảohiểmhoặc bất động sản. Trong nhóm chủ yếusẽ có những phân loại nhóm nhỏ hơn. • Thuậnlợi: Phương pháp phân loại theo chủ đề dễ dàng và tiệnlợi cho việcmở rộng. Nó cũng mang lạimộtphương pháp hữu ích khi các chủ đề được xác định rõ ràng và khi ngườita đã quen thuộcvớinóthìviệctruycậpsẽ dễ dàng hơn.
24. 7. Sắpxếphồ sơ theo chủ đề (tt) Khó khăn: •Cóthể có vấn đề phảithiếtlập đủ những phân loạithích hợp, thường đòi hỏirất nhiềuthamchiếuqualạivàđôi khi cầncómộtchỉ mụcphứctạp. •Thường khi kiểu phân loạinày được dùng thì sẽ hình thành mộthồ sơ lớnchứa các mục linh tinh vớirấtnhiều đề tài trong đó, trong khi trong mộthệ thống lưutrữ tốtthì mộthồ sơ chỉ chứa đựng những đề tài có liên quan. Điều này dường như do sự miễn cưỡng mở mộthồ sơ riêng biệt cho từng chủ đề trong hồ sơ linh tinh.
25. 8. Sắpxếphồ sơ theo địalý • Khi dùng phương pháp địa lý, các hồ sơ đượcsắpxếp theo các địa điểmnhư quận, thành phố cho phân loạichủ yếu. Sau đócóthể sử dụng các phân loạinhỏ hơn theo mẫutự. •Phương pháp địalýđôi khi đượcgọilàsắpxếptheo địa điểm. Điềunàylàdễ hiểu vì ý niệmcủa nó đơn giảnvà ngườisử dụng không sớmthìmuộncũng sẽ quen thuộc vớinhững khu vực địalýcóliênquan.
26. 8. Sắpxếphồ sơ theo địalý • Thuậnlợi: nó cho phép mộtsố ngườisử dụng những hồ sơ cùng một lúc mà không gây cảntrở cho nhau; nó dễ hiểu; và truy cậpthuậntiệnnếubiết địa điểm. • Bấtlợi: là ngườisử dụng cầnphảicómộthiểubiếtnàođó về khu vực địa lý có liên quan, đặcbiệt khi có mộtsố tên nơichốntương tự; phảibiếtnơichốncủamột thông tin; và phương pháp này cần đượcmộtchỉ mụchỗ trợ. •Hệ thống địadanhcũng rất có ích trong các hoạt động như nghiên cứuthị trường quảng cáo trựctiếpbằng thư từ bưu điệnvàdự báo thờitiết.
27. 9. Quảnlýphântántheobộ phận Ưu điểm • Tránh đượcsự trì hoãn không cầnthiết •Dễ dàng thựchiện •Táchbiệthồ sơ với các bộ phậnkhác
28. 9. Quảnlýphântántheobộ phận (tt) Nhược điểm: •Cósự trùng lắp không cầnthiếtcủathiếtbị và hồ sơ trong các bộ phận. • Nhân viên thựsc hiện không có hiệuquả vì họ phảithực hiệnnhiều công việckhácnhautrong văn phòng. • Không thống nhất trong các bộ phậndẫn đến khó quảnlý chung •Những tài liệuquantrọng khó bảomật. •Những văn bản đượclưutrữởcác bộ phậnchỉ giữởmức độ tốithiểuvàtạmthời.
29. 10. Quảnlýtheotập trung •Quảnlýtập trung có thể giúp giảmsự trùng lắphồ sơ và thiếtbị, tiếtkiệmthờigiansắpxếphoặc phân phốitheo yêu cầu do có nhân viên chuyên trách thựchiện.
30. 11. Những hệ thống lưutrữ hiện đại •Mộtvấn đề chủ yếucủalưutrữ tài liệu là chúng chiếmkhoảng trống không gian quá lớn. Đãcóhaibiệnphápkhắcphụccho điều này: (1) Sử dụng rộng rãiviphim để giảmthiểu kích thướcvàgiữ lại các hồ sơ; (2) Sử dụng rộng rãi việclưutrữ bằng máy tính, đặcbiệtlàlưutrữ bằng đĩa cứng nằm trong máy. Chứcnăng thứ 2 đang ngày càng đượcsử dụng rộng rãi khi mà máy tính ngày càng trở nên rẻ hơn và nhỏ hơn. •Việcdùngkỹ thuậtviphim để quảnlýhồ sơđãtrở nên phổ biến trong những nămgần đây do những cảitiến trong các thiếtbị dùng để saochéphoặc cung cấpbảnsaođã làm cho quá trình này trở nên dễ dàng, nhanh chóng, rẻ hơn và đặcbiệt là do chi phí ngày càng tăng của khoảng trống cầnthiết cho việclưu trữ những tài liệugốc và chi phí nhân sự để duy trì, truy cập chúng đãlàm cho những nhà quảnlýphải suy nghĩ khó nhọcvề cách thựchiệnchứcnăng này. Những nhà quảntrị thường có thể chứng minh cho số tiền đầu tư lớnvào thiếtbị cân bằng với chi phí củaviệcmở rộng tổ chứcvề mặtvậtchất để có chỗ lưutrữ.
31. 11. Những hệ thống lưutrữ hiện đại (tt) •Những thuậnlợicủaviệcchụp vi phim: thông tin trên tài liệu đượcthunhỏ lạichỉ chiếmchưa đến 1% khoảng trống củatàiliệugốc, có thể tạora những hồ sơ có kích thước thống nhất, chi phi rẻ và nhanh chóng để sử dụng tại những địa điểm khác. Tuy nhiên bấtlợichủ yếulàvấn đề cậpnhậthóa. Điều này chỉ có thể giải quyếttrừ khi sử dụng mộthệ thống trảichiềurộng củanhững tấm phim bằng các phim cậpnhật. • Có nhiềuhìnhthứclưutrữ hồ sơ trên vi phim, trong đó microfiche đượcsử dụng rộng rãi nhất. Tấtcả đều có cùng ý niệm, chỉ có dạng thức là khác nhau.
32. 11. Những hệ thống lưutrữ hiện đại (tt) • Rool and reel: trong phương pháp này, các tài liệu được sao chép phim tuầntự dọctheocuốnphim. Khi sử dụng phương pháp này cách tốtnhấtlànên để các hồ sơ tài liệutheomộtthứ tự nào đó không thay đổi, ví dụ như thứ tự ngày tháng. Điều này làm cho cuộnphimchứa những tài liệuhồ sơ mộtcáchhữuhiệu. Để đọc được phim, tức đọc hồ sơ theo dạng này, ngườita phảisử dụng mộtmáy đọcphim, nếu muốnbảnsaohồ sơ trên giấy, phảisử dụng mộtmáy đọcvàin. • Cassette, cartrige và magazine: đây chỉ là những công cụ chỉ đơn thuầnlàmở rộng của cách sử dụng mộtcuộnphim. Sử dụng cách này giúp bảovệ phim ở mộtmức độ nào đótránhkhỏibụi, bẩnvàhao mòn tuy nhiên nhược điểmlớnnhấtcủaphương pháp này là sự cồng kềnh không đáng
33. 11. Những hệ thống lưutrữ hiện đại (tt) • Microfiche: đây là cách đượcsử dụng rộng rãi nhất. Microfiche là mộttấmphimchứanhiều dòng hình ảnh micro. Một micro có thể có những khả năng chứa đựng khác nhau, độ thu nhỏ sử dụng tùy thuộc vào chấtlượng củatàiliệu đượcchụp. ơỷ phương pháp này các trang tài liệu được “ nén” lại ở một quá trình thu nhỏ tối đavìthế hồ sơ có thểđượclưutrữ trong mộtkhoảng trống nhỏ. Để xem một microfiche cầncómộtmáyđọc đặcbiệt. • Microfiche thừơng đượclưutrữ trong mộtbaocứng trong suối đặt trong một cái ví hai mặt, kích thướctuỳ thuộcvàosố hồ sơđượclưu trữ. Cáivínàysẽ cho biếtnhững microfiche nào đượclưutrữ trong đó và mỗitấmphimsẽ cho biếtrõnhững hình ảnh củatàiliệunàođược chụp trên phim qua phía trên cùng củaphim, thường được đánh dấu trong quá trình chụp. •
34. 11. Những hệ thống lưutrữ hiện đại (tt) • Khung và jacket: để cung cấpmộtphương tiện linh động hơncho việclưutrữ tuầntự các hồ sơ bằng vi phim, khung và jacket có thể chứa trong những dải vi phim đã đượcrửa. Tính linh động ở chỗ khi thông tin trên mo6t dải phim thay đổi thì nó có thểđượcrútracàthay thế bằng mộtdải phim khác chứ a thông tin mới. Tuy nhiên, mật độ lưutrữ hồ sơ bị giớihạn trong phương pháp này. • Thẻđụclỗ: để chứa vi phim đã được phát triển để giúp truy cập thông tin. Có thể truy cập thông tin nhanh chóng bằng cách sắpxếpthứ tự bằng máy các thẻ chứa thông tin này. Phương pháp này thường được dùng để lưutrữ những bảnvẽ, có yêu cầutruycậpthường xuyên
35. III/ QUY TRÌNH LƯU TRỮ HỒ SƠ 1. Xác địnhchínhsáchquảnlýhồ sơ. 2. Xây dựng quy trình. 3. Huấnluyện 4. Tổ chứcsắpxếp. 5. Lậpdanhmục. 6. Theo dõi, cậpnhật
36. 1. Xác định chính sách quảnlýhồ sơ. Các chính sách quảnlýhồ sơ của DN bao gồm: •Thờigianlưutrữ củatừng loạihồ sơ (kể từ khi lưu), ví dụ: 5 năm. •Việcquảnlýcácloạihồ sơ mật, tuyệtmật. •Người được phép tiếpcận các loạihồ sơ.
37. 2. Xây dựng quy trình. QUY TRÌNH QUẢN LÝ HỒ SƠ CỦA DN LIÊN QUAN ĐẾN CÁC NỘI DUNG SAU: •Xácđịnh phương pháp lưutrữ hồ sơ. •Xácđịnh phương pháp huỷ hồ sơ. •Phương pháp lậpvàcậpnhậtdanhmụchồ sơ. •Phương pháp nhậndạng và phân loạihồ sơ. •Phương pháp sắpxếpvàbảoquảnhồ sơ
38. 3. Huấnluyện •Phổ biếnchonhânviênvề quy định và thủ tụcquảnlýhồ sơ của DN. •Giảithíchvàlàmmẫu cho nhân viên. • Kýtênvàobiênbảnhuấnluyện.
39. 4. Tổ chứcsắpxếp. •Chuẩnbị các phương tiện, công cụ. •Lênkế hoạch thờigiantổ chứcsắpxếp. •Tổ chứcviệcsắpxếp: ngày hộihồ sơ
40. 4.1 Các công cụ phương tiện: •Chuẩnbị các tủ, kệ đựng hồ sơ. •Cácloại bìa còng, bìa lá. •Giấy dán sticker, kéo, hồ dán. • Đĩa CD và đầu ghi
41. 4.2 Lên kế hoạch về thờigian • Thông thường việctổ chứclạihệ thống hồ sơ mấttừ ½-1 ngày. •CácDN cóthể chọnphương pháp sắpxếpdầndần, nhưng cuối cùng vẫnphảitổ chức1 buổitổng vệ sinh. • Thông báo cho nhân viên để chuẩnbị sắpxếp công việc. • Thông báo cho phòng nhân sựđểhọ có chuẩnbị liên quan đếntàisản, điện
42. 4.3 Tổ chứcthựchiện •Họp nhân viên thông báo lạithứ tự các công việc. •Giải thích các yêu cầu. •Làmmẫu cho nhân viên mộtlần. •Tiến hành ghi list hồ sơ giấyvàhồ sơ máy tính. • Dán các sticker. •Sắpxếplạihệ thống hồ sơ.
43. 5. Lậpdanhmục. •Mỗinhânviênnêncómộtdanhmục riêng. •Trưởng phòng quản lý các hồ sơ của phòng, hồ sơ chung.
44. 5. Lậpdanhmục (tt). Stt Tên HS Người Người Vị trí đề Dạng hồ sơ Cách thức, Ngày Ngày cất quản được HS phân loại phát sinh HS lý đọc Văn Trong ổ CD - sắp xếp HS HS bản cứng máy rom/đĩa vi tính mềm
45. 6. Theo dõi, cậpnhật •Cậpnhật các hồ sơ phát sinh vào danh sách. •Kiểm tra danh mụchồ sơđịnh kỳ của nhân viên.
46. CẢM ƠN BẠN ĐÃ THEO DÕI