Sổ tay Kiểm toán nội bộ của Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam

Nội dung text: Sổ tay Kiểm toán nội bộ của Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam

1. Chương I - GIỚI THIỆU CHUNG 1. Sự cần thiết và mục tiêu của Sổ tay Kiểm toán nội bộ a) Sự cần thiết: Thực hiện mục tiêu và chiến lược phát triển của Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam (sau đây gọi tắt là NHTM) là “Phát triển bền vững, hội nhập, an toàn, hiệu quả” thì nhất thiết phải xây dựng và chuẩn hoá các quy chế, cơ chế, quy trình trong mọi hoạt động như quản trị điều hành và trong các lĩnh vực nghiệp vụ cụ thể, theo đó Sổ tay Kiểm toán nội bộ (Sổ tay KTNB) là công cụ quan trọng trong việc thực thi các mục tiêu, chiến lược phát triển đã đề ra. Ngân hàng thương mại lớn hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực tiền tệ và dịch vụ ngân hàng, quản lý một khối lượng lớn van và tài sản của ngân hàng và khách hàng, đòi hỏi cần phải có một hệ thống kiểm toán, kiểm soát nội bộ hoạt động có hiệu quả, tuân theo pháp luật nhằm để quản lý và kiểm soát rủi ro, đảm bảo an toàn trong hoạt động. Kiểm toán nội bộ là một bộ phận độc lập trong NHTM, thông qua việc thực hiện vai trò, chức năng, nhiệm vụ của mình để kiểm tra, đánh giá, xác nhận tính hiệu quả của công tác quản lý rủi ro và tính hữu hiệu của hệ thống kiểm toán, kiểm soát nội bộ, từ đó xác lập được các thông tin về tài chính, tình hình hoạt động giúp Hội đồng Quản trị, Tổng Giám đốc nắm bắt được một cách kịp thời các nguy cơ, tiềm ẩn rủi ro, mức độ hoàn thành mục tiêu, kế hoạch, xác định và phân bổ nguồn lực, hoạch định chính sách và định hướng chiến lược cho mọi hoạt động của NHTM. Sổ tay kiểm toán được ban hành là yêu cầu cấp thiết, nhằm tạo hành lang hoạt động và định hướng thống nhất trong kiểm toán nội bộ của NHTM. b) Mục tiêu: Sổ tay kiểm toán nội bộ hướng đến sự chuẩn hóa và thống nhất về tài liệu nghiên cứu, áp dụng phục vụ cho hoạt động kiểm toán nội bộ của NHTM. 2. Về cơ sở pháp lý: Luật các tổ chức tín dụng ngày 12/12/1997 và Luật sửa đổi một số Điều của Luật các Tổ chức tín dụng số 20/2004/QH ngày 15/6/2004 (Điều 38) và các văn bản dưới Luật hướng dẫn thực hiện. 3. Cấu trúc Sổ tay kiểm toán nội bộ: Sổ tay kiểm toán nội bộ gồm có 5 cấu phần: Cấu phần thứ nhất: Giới thiệu chung Trong phần này, Sổ tay kiểm toán nội bộ giới thiệu về sự cần thiết, mục đích, cấu trúc của Sổ tay kiểm toán nội bộ cũng như phương pháp tra cứu. Cấu phần thứ hai: Chính sách kiểm toán nội bộ 1
2. Tại phần này Sổ tay kiểm toán nội bộ đề cập các nội dung của chính sách kiểm toán nội bộ, đó là những nội dung về quan điểm, định hướng, giải pháp đối với lĩnh vực kiểm toán nội bộ; các khuôn khổ hoạt động kiểm toán nội bộ được Hội đồng quản trị phê duyệt nhằm làm cơ sở cho việc xây dựng và tổ chức quản lý, thực hiện các cơ chế, quy chế, quy định, quy trình hoạt động kiểm toán nội bộ của NHTM. Cấu phần thứ ba: Cơ cấu tổ chức, điều hành và hoạt động của Kiểm toán nội bộ Phần này đề cập các nội dung về cơ cấu tổ chức bộ máy và điều hành hoạt động cũng như mối quan hệ giữa các bộ phận kiểm toán nội bộ và giữa bộ phận kiểm toán nội bộ với các bên có liên quan. Cấu phần thứ tư: Quy trình, thủ tục kiểm toán nội bộ Tại phần này, Sổ tay kiểm toán nội bộ đề cập cụ thể nội dung quy trình, thủ tục kiểm toán nội bộ nhằm hướng dẫn thực hiện chính sách kiểm toán nội bộ về hồ sơ kiểm toán và các bước thực hiện trong quy trình cũng như các thủ tục kiểm toán nội bộ. Cấu phần thứ năm: Hướng dẫn kiểm toán nội bộ một số nghiệp vụ Tại phần này được xây dựng độc lập và tách ra thành từng Phụ lục của Sổ tay kiểm toán nội bộ, theo đó hướng dẫn cụ thể về kiểm toán nội bộ một số nghiệp vụ của NHTM. Cùng với những hướng dẫn chung về quy trình, thủ tục kiểm toán nội bộ đã đề cập tại các cấu phần của Sổ tay kiểm toán nội bộ. 4. Cập nhật Sổ tay kiểm toán nội bộ: Sổ tay kiểm toán nội bộ thường xuyên phải được rà soát, cập nhật để có được đầy đủ nội dung liên quan đến cơ chế, quy chế cũng như quy trình, thủ tục kiểm toán nội bộ, đảm bảo tính đầy đủ, tính hữu dụng của Sổ tay, đáp ứng được mục tiêu của hoạt động kiểm toán. Mỗi nội dung, mỗi cấu phần được bổ sung, sửa đổi sẽ được cập nhật kịp thời vào từng phần tương ứng hoặc được bổ sung thêm các phần cần thiết khác ngoài các phần đã đề cập trong Sổ tay kiểm toán nội bộ một cách phù hợp. Quá trình thực hiện chỉnh sửa cũng sẽ được rà soát và phê duyệt tương tự như thực hiện đối với sổ tay gốc. 5. Tổ chức thực hiện Sổ tay kiểm toán nội bộ được cung cấp và áp dụng thống nhất cho các cấp quản lý, các đơn vị trong toàn hệ thống và tất cả các nhân viên kiểm toán nội bộ. Nhân viên kiểm toán nội bộ một mặt tra cứu, khai thác sử dụng Sổ tay kiểm toán nội bộ trong quá trình thực hiện nhiệm vụ kiểm toán, mặt khác cần thường xuyên nghiên cứu, đề xuất với cấp có thẩm quyền để cập nhật, bổ sung, hoàn thiện các cấu phần Sổ tay kiểm toán nội bộ phù hợp với các quy định hiện hành, phù hợp với định hướng, chiến lược phát triển từng thời kỳ của NHTM. 6. Thẩm quyền phê duyệt, bổ sung và chỉnh sửa Sổ tay kiểm toán nội bộ a) Việc bổ sung, sửa đổi Sổ tay kiểm toán nội bộ được thực hiện hàng năm và khi: - Có sự thay thay đổi các quy định của pháp luật; 2
3. - Sự phản hồi từ nhân viên kiểm toán nội bộ và từ các đơn vị được kiểm toán; - Ý kiến từ Ban kiểm soát hoặc Ban điều hành NHTM b) Ban Kiểm soát chịu trách nhiệm bổ sung, chỉnh sửa Sổ tay kiểm toán nội bộ theo luật pháp Việt Nam và thông lệ quốc tế, trình Hội Đồng Quản trị phê duyệt, đồng thời có trách nhiệm thông báo các sửa đổi này đến các đối tượng có liên quan theo quy định. Chương II - CHÍNH SÁCH KIỂM TOÁN NỘI BỘ Mục 1 - Mục tiêu của Chính sách kiểm toán nội bộ 1. Xác lập công cụ quản lý đối với hoạt động kiểm toán nội bộ của Hội đồng Quản trị NHTM. 2. Làm cơ sở cho việc xây dựng cơ chế, quy chế, quy định, quy trình và tổ chức thực hiện công tác kiểm toán nội bộ trong hệ thống NHTM, hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ, chính sách quản lý rủi ro và góp phần nâng cao chất lượng hoạt động, củng cố vị thế của NHTM trong quá trình hội nhập khu vực và quốc tế. Mục 2 - Đối tượng và phạm vi điều chỉnh 1. Chính sách kiểm toán nội bộ là hệ thống các quy định, chuẩn mực trong hoạt động kiểm toán nội bộ của NHTM nhằm thực thi các mục tiêu được xác định trong Sổ tay này. 2. Chính sách kiểm toán nội bộ NHTM được áp dụng thống nhất trong toàn hệ thống bao gồm Hội sở chính và các Đơn vị thành viên. Mục 3 - Giải thích từ ngữ Trong Sổ tay này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau: 1. “Kiểm toán nội bộ” là hoạt động kiểm tra, rà soát, đánh giá một cách độc lập, khách quan, theo đó đưa ra các kiến nghị, tư vấn nhằm gia tăng giá trị, nâng cao chất lượng hoạt động của NHTM và thông qua việc đưa ra phương pháp có hệ thống, có kỷ luật để đánh giá và nâng cao hiệu quả của công tác quản lý rủi ro, kiểm soát và quản trị của NHTM. 2. “Thông tin trọng yếu” là thông tin mà sự sai lệch của nó hay việc không có thông tin đó sẽ có thể ảnh hưởng đến quyết định của người sử dụng thông tin đó để ra quyết định. 3. “Bộ phận Kiểm toán nội bộ” là bộ máy tổ chức thực hiện nhiệm vụ kiểm toán nội bộ thuộc cơ cấu tổ chức của Ban Kiểm soát NHTM. 4. “Nhân viên Kiểm toán nội bộ” là những cán bộ thuộc Bộ phận Kiểm toán nội bộ, ngoại trừ những cán bộ thuộc bộ phận này là thành viên Ban Kiểm soát. 5. “Hệ thống Kiểm soát nội bộ” là tập hợp các cơ chế, chính sách, quy định, quy trình nội bộ và các thủ tục kiểm soát nhằm đạt được các mục tiêu như: tuân thủ luật pháp, kiểm tra, kiểm soát nhằm phát hiện, ngăn ngừa sai sót, vi phạm; để xác lập thông tin quản lý, thông tin tài chính trung thực, hợp lý; bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị. 3
4. Ngoài ra, hệ thống kiểm soát nội bộ còn được xem là môi trường kiểm soát, thông tin và trao đổi thông tin, quản lý rủi ro, các hoạt động kiểm soát và giám sát các hoạt động kiểm soát. 6. “Ngân hàng thwowng maij”: NHTM. Mục 4 - Căn cứ xây dựng chính sách 1. Luật các Tổ chức tín dụng số 02-1997/QH10 ngày 12/12/1997 và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật các Tổ chức tín dụng số 20/2004/QH11 ngày 15/6/2004. 2. Kế hoạch phát triển thể chế đến năm 2010, chiến lược phát triển giai đoạn 2005 - 2010 của NHTM và các cam kết của NHTM với các tổ chức tài chính quốc tế. 3. Quyết định số 832 TC/QĐ/CĐ KT ngày 28/10/1997 của Bộ Tài Chính về việc ban hành Quy chế kiểm toán nội bộ. 4. Quy chế tổ chức và hoạt động của Ban Kiểm soát ban hành theo Quyết định số 143/2005/QĐ-HĐQT ngày 27/10/2005 của Hội đồng Quản trị NHTM. 5. Kết quả tư vấn của Dự án tư vấn hỗ trợ thực hiện kế hoạch tái cơ cấu NHTM do IFG-Development Initives Ltd thực hiện trong khuôn khổ khoản tài trợ ASEM do ngân hàng thế giới quản lý. 6. Yêu cầu thực tiễn hoạt động kiểm toán nội bộ của NHTM. Mục 5 - Nội dung Chính sách kiểm toán nội bộ Kiểm toán nội bộ NHTM là quá trình hoạt động một cách độc lập của những người có thẩm quyền thuộc bộ phận kiểm toán nội bộ nhằm thu thập các bằng chứng để kiểm tra, đánh giá các thông tin kinh tế, tài chính và phi tài chính của NHTM, từ đó xác nhận và báo cáo Hội đồng quản trị, Ban lãnh đạo NHTM về chất lượng và độ tin cậy của các thông tin đó, về chấp hành pháp luật, chính sách, chế độ cũng như các nghị quyết, quyết định của Hội đồng Quản trị và Ban lãnh đạo NHTM, đồng thời đưa ra những khuyến nghị về biện pháp, giải pháp để chỉnh sửa, khắc phục và ngăn ngừa tái diễn những sai sót, vi phạm, nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý rủi ro, kiểm soát nội bộ và quản trị điều hành của NHTM. 1. Mục đích: a) Xác nhận và báo cáo Hội đồng Quản trị, Ban lãnh đạo NHTM về chất lượng và độ tin cậy các thông tin kinh tế, tài chính và phi tài chính; về chấp hành Pháp luật và các quy định nội bộ của NHTM. b) Phát hiện và chỉ ra nguyên nhân của những sơ hở, yếu kém trong hoạt động, từ đó đề xuất và tư vấn với Hội đồng quản trị, Ban lãnh đạo NHTM các biện pháp, giải pháp để cải tiến, hoàn thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động của NHTM, giúp NHTM đạt được mục tiêu của mình. c) Đóng góp giá trị tăng thêm để cải thiện, nâng cao chất lượng hoạt động NHTM, từ đó góp phần củng cố vị thế của NHTM trong nền kinh tế cũng như tăng cường vai trò trung gian tài chính của NHTM thông qua việc hoàn thiện môi trường quản lý rủi ro và hệ thống kiểm soát nội bộ của NHTM. 2. Chức năng: 4
5. a) Chức năng kiểm tra: là việc sử dụng các biện pháp kỹ thuật để xem xét, đối chiếu mức độ trung thực của các thông tin, tài liệu và tính hợp pháp của việc thực hiện các nghiệp vụ hay việc lập các bản khai tài chính. b) Chức năng đánh giá: Thông qua kiểm tra, nhân viên Kiểm toán nội bộ đánh giá tính đúng đắn, trung thực và hợp pháp của các số liệu, thông tin, tài liệu được kiểm tra. c) Chức năng xác nhận: Thông qua kiểm tra, đánh giá nhân viên kiểm toán nội bộ xác nhận thực trạng các thông tin đã kiểm tra về tính đúng đắn, trung thực và hợp pháp của các thông tin đó. d) Chức năng tư vấn: Trên cơ sở những phát hiện trong quá trình kiểm tra, đánh giá, nhân viên kiểm toán nội bộ đề xuất và tư vấn các giải pháp, biện pháp để khắc phục sai sót, vi phạm, cải tiến và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm đảm bảo an toàn và nâng cao hiệu quả hoạt động của NHTM, giúp NHTM đạt được mục tiêu của mình. 3. Nhiệm vụ: a) Kiểm tra, đánh giá độ tin cậy, hiệu lực và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ. b) Kiểm tra, thẩm định tính xác thực, độ tin cậy của các thông tin quản lý, thông tin tài chính, bao gồm cả hệ thống thông tin điện tử và dịch vụ ngân hàng điện tử. c) Kiểm tra, đánh giá tính tuân thủ Luật pháp và quy định nội bộ của NHTM. d) Kiểm tra, đánh giá tính hiệu lực, hiệu quả của công tác quản lý rủi ro, các biện pháp đảm bảo an toàn tài sản và sử dụng nguồn lực của NHTM. đ) Kiến nghị các biện pháp sửa chữa, khắc phục sai sót, tồn tại; xử lý các sai phạm; đề xuất các biện pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ, hệ thống quản lý rủi ro ngân hàng. 4. Quyền hạn: a) Chủ động thực hiện các nhiệm vụ của mình theo kế hoạch kiểm toán đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt. b) Được cung cấp đầy đủ, kịp thời toàn bộ các thông tin, tài liệu, hồ sơ cấn thiết cho công tác kiểm toán nội bộ. c) Tiếp cận, xem xét các quy trình nghiệp vụ, các tài sản khi thực hiện kiểm toán. d) Tiếp cận, phỏng vấn các cán bộ, nhân viên của tổ chức, đơn vị thành viên thuộc đối tượng được kiểm toán liên quan đến nội dung kiểm toán. đ) Tham dự và được nhận các biên bản họp của Ban lãnh đạo NHTM có liên quan đến công việc của kiểm toán nội bộ. e) Giám sát, đánh giá và theo dõi các hoạt động sửa chữa, khắc phục, hoàn thiện của lãnh đạo các đơn vị, bộ phận đối với các vấn đề mà kiểm toán nội bộ đã ghi nhận và có khuyến nghị. g) Báo cáo kết quả kiểm toán lên Hội đồng Quản trị, cung cấp thông tin báo cáo và kết quả kiểm toán theo quy định của pháp luật và quy định nội bộ của NHTM. h) Độc lập về chuyên môn nghiệp vụ, không bị chi phối hoặc can thiệp khi thực hiện kiểm toán và trình bày ý kiến trong báo cáo kiểm toán. 5
6. i) Tiếp nhận không hạn chế các thông tin liên quan đến hoạt động của NHTM (như được tham dự và cung cấp đầy đủ các biên bản cuộc họp của Hội đồng Quản trị, Ban lãnh đạo và các văn bản pháp luật của Nhà nước, các chiến lược, quy chế, quy trình, hướng dẫn nghiệp vụ ) và được trang bị đầy đủ nguồn lực về nhân lực, tài chính và các điều kiện vật chất khác phục vụ cho hoạt động kiểm toán. k) Yêu cầu các đối tượng được kiểm toán cung cấp, giải trình các thông tin, tài liệu phục vụ cho công tác kiểm toán. l) Ký xác nhận trên Biên bản và Báo cáo kiểm toán nội bộ do nhân viên kiểm toán lập và chịu trách nhiệm thực hiện theo nhiệm vụ kiểm toán được giao . m) Nêu các khuyến nghị và đề xuất các ý kiến tư vấn cho Ban lãnh đạo NHTM trong việc cải tiến, hoàn thiện công tác quản lý điều hành hoạt động kinh doanh, ngăn ngừa các sai sót, gian lận trong NHTM. n) Bảo lưu ý kiến đã trình bày trong Biên bản, Báo cáo kiểm toán nội bộ. o) Từ chối thực hiện các công việc không thuộc phạm vi nghiệp vụ kiểm toán nội bộ. 5. Trách nhiệm: a) Bảo mật tài liệu, thông tin kiểm toán nội bộ theo quy định của pháp luật và quy định nội bộ của NHTM. b) Chịu trách nhiệm trước Hội đồng Quản trị NHTM về những đánh giá, kết luận, kiến nghị đề xuất trong báo cáo kiểm toán nội bộ. 6. Phạm vi hoạt động: Phạm vi hoạt động kiểm toán nội bộ bao gồm kiểm tra, đánh giá tính đầy đủ và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ NHTM cũng như chất lượng thực thi các trách nhiệm được giao của các Ban, Phòng tại Hội sở chính và các đơn vị thành viên NHTM. Theo đó, phạm vi hoạt động công việc kiểm toán nội bộ bao gồm: a) Rà soát sự tuân thủ các nghiệp vụ và hồ sơ, chứng từ. b) Kiểm tra hệ thống kiểm soát và các thủ tục kiểm soát c) Phân tích và rà soát các quy trình và các biện pháp được áp dụng d) Soát xét các nguy cơ, tiềm ẩn rủi ro. đ) Phân tích các thông tin quản lý và thông tin tài chính e) Kiểm tra, xác nhận các thông tin quản lý và thông tin tài chính thông qua kiểm tra chi tiết và kiểm tra các dữ liệu, cơ sở. 7. Nguyên tắc hoạt động: 7.1. Nguyên tắc hoạt động của Kiểm toán nội bộ phải đảm bảo: a) Tính độc lập: Về tổ chức, bộ phận kiểm toán nội bộ độc lập với các đơn vị, các bộ phận điều hành, tác nghiệp của NHTM; về hoạt động kiểm toán nội bộ độc lập với các hoạt động điều hành hàng ngày của NHTM, độc lập với các nghiêp vụ được kiểm toán; bộ phận Kiểm toán nội bộ và nhân viên Kiểm toán nội bộ được độc lập đánh giá và trình bày ý kiến trong báo cáo kiểm toán. 6
7. b) Tính khách quan, trung thực: Bộ phận Kiểm toán nộ bộ, nhân viên Kiểm toán nội bộ trong quá trình hoạt động, tác nghiệp phải đảm bảo tính khách quan, trung thực khi thực hiện nhiệm vụ kiểm toán nội bộ. c) Tính chuyên trách: Nhân viên Kiểm toán nội bộ không kiêm nhiệm các cương vị, các công việc chuyên môn khác trong bộ máy điều hành của NHTM. 7.2. Các yêu cầu nhằm đảm bảo tính độc lập, khách quan: a) Nhân viên kiểm toán nội bộ phải có thái độ công bằng, không định kiến và tránh mọi xung đột lợi ích, nhân viên kiểm toán nội bộ có quyền và nghĩa vụ báo cáo với Trưởng phòng Kiểm toán nội bộ về mọi vấn đề có ảnh hưởng đến tính độc lập và khách quan của mình trước và trong khi thực hiện công việc kiểm toán nội bộ. b) Trưởng bộ phận kiểm toán nội bộ phải nắm vững, theo dõi và đảm bảo tính độc lập và khách quan của các nhân viên kiểm toán nội bộ. Trường hợp tính độc lập hoặc khách quan bị ảnh hưởng hoặc có thể bị ảnh hưởng, Trưởng phòng kiểm toán nội bộ phải báo cáo và đề xuất xử lý lên Ban Kiểm soát hoặc Hội đồng Quản trị. c) Trong công tác kiểm toán nội bộ, yêu cầu đối với hoạt động kiểm toán nội bộ và nhân viên kiểm toán phải: - Không tham gia kiểm toán các hoạt động mà nhân viên đó chịu trách nhiệm thực hiện hoặc quản lý trước đây (tính khách quan được coi là có thể bị ảnh hưởng nếu nhân viên kiểm toán nội bộ kiểm toán một hoạt động, một bộ phận mà nhân viên đó chịu trách nhiệm thực hiện hay quản lý trong năm tài chính trước đó). - Nhân viên kiểm toán nội bộ đã tham gia đáng kể vào quy trình phát triển một hệ thống không được tham gia kiểm toán hệ thống đó. - Đảm bảo nhân viên kiểm toán nội bộ không có những xung đột quyền lợi với đơn vị, bộ phận được kiểm toán - Nhân viên kiểm toán nội bộ không được kiểm toán một đơn vị, bộ phận trong vòng ba (03) năm liên tiếp. - Có biện pháp kiểm tra nhằm đảm bảo tính độc lập và khách quan của công tác kiểm toán nội bộ ngay trong quá trình thực hiện kiểm toán tại đơn vị, bộ phận được kiểm toán và trong giai đoạn lập, gửi báo cáo kiểm toán. - Các ghi nhận kiểm toán trong báo cáo kiểm toán nội bộ phải được phân tích cẩn trọng và dựa trên cơ sở các dữ liệu, thông tin thu thập được để đảm bảo tính khách quan, trung thực. - Kết quả thực hiện nhiệm vụ của Trưởng bộ phận kiểm toán nội bộ phải được Ban Kiểm soát, HĐQT thường xuyên kiểm tra, rà soát và đánh giá. Mục 6 - Lập quy trình kiểm toán nội bộ Xây dựng và thực thi quy trình kiểm toán nội bộ bao gồm các bước công việc theo trình tự, thủ tục phù hợp với diễn biến khách quan của hoạt động kiểm toán nội bộ, nhằm định hướng cho toàn bộ hoạt động kiểm toán nội bộ cũng như cho một cuộc kiểm toán nội bộ, đồng thời làm cơ sở cho việc quản lý hoạt động kiểm toán nội bộ. 7
8. 1. Lập kế hoạch kiểm toán nội bộ: Kế hoạch kiểm toán nội bộ được lập với hai cấp độ: a) Kế hoạch kiểm toán nội bộ hàng năm. b) Kế hoạch từng cuộc kiểm toán nội bộ. 1.1. Kế hoạch Kiểm toán nội bộ hàng năm: a) Kế hoạch kiểm toán nội bộ hàng năm do Trưởng Ban Kiểm soát chỉ đạo lập, trình Hội đồng Quản trị phê chuẩn vào tháng đầu tiên của năm tài chính. b) Kế hoạch này được xây dựng trên cơ sở: - Đánh giá rủi ro và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của các Ban, Phòng tại Hội sở chính, các Đơn vị thành viên. - Kết quả kiểm toán độc lập, kiểm toán nội bộ lần trước cũng như yêu cầu của Hội đồng Quản trị. c) Yêu cầu đối với kiểm toán hàng năm: - Những đơn vị rủi ro cao - kiểm toán toàn diện ít nhất 12 tháng một lần, rủi ro trung bình - kiểm toán toàn diện ít nhất 18 tháng một lần, rủi ro thấp - kiểm toán có giới hạn hoặc kiểm toán toàn diện ít nhất 03 năm một lần. - Mặt khác phải dự phòng quỹ thời gian để thực hiện các cuộc kiểm toán đột xuất khi có yêu cầu của Ban Kiểm soát, của Chủ tịch Hội đồng Quản trị hoặc khi có các thông tin về dấu hiệu sai phạm nghiêm trọng, dấu hiệu rủi ro cao ở các đối tượng kiểm toán. d) Kế hoạch kiểm toán hàng năm bao gồm những nội dung sau: - Đánh giá rủi ro tổng quát trong bối cảnh môi trường kinh tế, môi trường hoạt động, đánh giá các tác động của môi trường pháp lý và của những thay đổi nội bộ ảnh hưởng đến hoạt động của toàn hệ thống. - Rà soát kết quả hoạt động năm trước, mục tiêu kế hoạch kinh doanh năm hiện tại. - Các mục tiêu kiểm toán nội bộ. - Chi tiết kế hoạch kiểm toán trong năm đối với các Ban, Phòng tại Hội sở chính, các Đơn vị thành viên. - Kế hoạch nguồn lực và xác định nguồn nhân lực, phân bổ nguồn lực phục vụ các nhiệm vụ kiểm toán. - Chương trình quản lý, đào tạo và nghiên cứu phát triển công tác kiểm toán nội bộ của NHTM trong năm kế hoạch. - Kế hoạch báo cáo (nội dung, số lượng báo cáo định kỳ với Hội đồng Quản trị trong năm hiện tại). 1.2. Kế hoạch từng cuộc kiểm toán nội bộ: a) Các cuộc kiểm toán nội bộ cũng đều phải được lập kế hoạch. b) Kế hoạch từng cuộc kiểm toán nội bộ được bộ phận kiểm toán nội bộ lập phù hợp với kế hoạch kiểm toán nội bộ hàng năm trình Trưởng Ban Kiểm soát phê duyệt. c) Kế hoạch từng cuộc kiểm toán nội bộ bao gồm các nội dung sau: 8
9. - Xác định bộ phận được kiểm toán tại các Ban, Phòng Hội sở chính, Đơn vị thành viên. - Phân tích và đánh giá rủi ro từng bộ phận. - Các mục tiêu kiểm toán. - Phạm vi công việc. - Nguồn lực cần thiết để thực hiện cuộc kiểm toán. - Chương trình làm việc nhằm cụ thể hoá kế hoạch của cuộc kiểm toán nội bộ. 2. Thực hiện kiểm toán: Để thực thi kế hoạch và đạt được các mục tiêu đề ra, quá trình thực hiện kiểm toán phải tuân thủ các nguyên tắc cơ bản sau: a) Tuân thủ pháp luật, đảm bảo tính khách quan, trung thực của các đánh giá, xác nhận và báo cáo kiểm toán nội bộ. b) Xem xét, thu thập và đánh giá đầy đủ các bằng chứng cần thiết có liên quan đến các nội dung kiểm toán. c) Thực hiện đúng quy trình của một cuộc kiểm toán, các bước tiến hành kiểm toán phải được ghi nhận kịp thời đầy đủ trên tài liệu, hồ sơ kiểm toán. d) Định kỳ tổng hợp, đánh giá kết quả thực hiện kế hoạch kiểm toán; kịp thời điều chỉnh nội dung, tiến độ thực hiện nhằm đảm bảo hoàn thành kế hoạch của cuộc kiểm toán theo đúng mục tiêu, yêu cầu. 3. Lập báo cáo kiểm toán nội bộ: 3.1. Báo cáo bất thường: Báo cáo bất thường trong trường hợp có những vấn đề phát sinh trong năm tài chính: a) Những vấn đề rủi ro mà kiểm toán nội bộ quan tâm, chú ý. b) Bộc lộ, phát sinh sự yếu kém trong hệ thống kiểm soát nội bộ tại một đơn vị hay bộ phận. c) Những phát hiện nghiêm trọng cần có sự chỉ đạo xử lý, khắc phục của Ban lãnh đạo NHTM. d) Báo cáo bất thường trình bày các vấn đề phát sinh hoặc phát hiện cùng với những kiến nghị xử lý. 3.2. Báo cáo từng cuộc kiểm toán nội bộ: a) Báo cáo từng cuộc kiểm toán nội bộ do Trưởng nhóm kiểm toán nội bộ lập, Trưởng Ban Kiểm soát xem xét, phê duyệt, trình Hội đồng Quản trị, Tổng Giám đốc trong thời hạn tối đa 30 ngày sau khi hoàn thành cuộc kiểm toán. b) Báo cáo kiểm toán nội bộ cần được đối chiếu với hồ sơ làm việc của cuộc kiểm toán nhằm trình bày đẩy đủ các nội dung và kết quả kiểm toán; đưa ra kiến nghị các biện pháp, giải pháp sửa chữa, khắc phục các sai sót, xử lý các sai phạm, hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ, hoàn thiện cơ chế quản lý rủi ro, nâng cao chất lượng, an toàn hoạt động của NHTM. 9
10. 3.3. Báo cáo kiểm toán nội bộ hàng năm: a) Không quá tháng 01 hàng năm, Ban Kiểm soát gửi báo cáo kết quả thực hiện kế hoạch kiểm toán nội bộ năm trước và kế hoạch kiểm toán nội bộ cho năm tiếp theo lên Hội đồng Quản trị xem xét, phê duyệt. b) Báo cáo kiểm toán nội bộ hàng năm tối thiểu bao gồm các nội dung sau: - Những vấn đề liên quan đến kế hoạch kiểm toán nội bộ năm trước. - Công việc kiểm toán nội bộ đã được thực hiện năm trước, các sai phạm đã được phát hiện, các kiến nghị và việc thực hiện các kiến nghị của kiểm toán nội bộ. - Những vấn đề quan trọng tác động, ảnh hưởng đến thực hiện kế hoạch kiểm toán nội bộ năm trước. 3.4. Lưu trữ báo cáo, hồ sơ, tài liệu kiểm toán nội bộ: Các báo cáo, hồ sơ, tài liệu kiểm toán nội bộ phải được lưu giữ tại bộ phận Kiểm toán nội bộ ít nhất 06 (sáu) năm, bao gồm: a) Hồ sơ, tài liệu trong mỗi cuộc kiểm toán phải được ghi chép thành văn bản, lưu giữ theo trình tự để các cá nhân, tổ chức có thẩm quyền khai thác và được hiểu đó là các công việc, kết quả thực hiện trong báo cáo kiểm toán b) Hồ sơ kiểm toán cố định: bao gồm các báo cáo, hồ sơ, tài liệu được lưu giữ theo từng đơn vị được kiểm toán. Hồ sơ kiểm toán cố định cần được sao lưu dưới hình thức văn bản hoặc dữ liệu điện tử. 4. Kiểm tra việc thực hiện các kiến nghị của Kiểm toán nội bộ: 4.1. Kiểm tra, đánh giá thời gian, kết quả những công việc mà đơn vị kiểm toán đã thực hiện theo kiến nghị của Kiểm toán nội bộ. 4.2. Báo cáo kết quả kiểm tra thực hiện kiến nghị của Kiểm toán nội bộ đối với đơn vị kiểm toán lên Hội đồng Quản trị, Tổng giám đốc NHTM. Mục 7 - Giám sát, quản lý chất lượng kiểm toán 1. Cấp độ giám sát, quản lý chất lượng kiểm toán: a) Giám sát, quản lý chất lượng từng cuộc kiểm toán nội bộ . b) Giám sát, quản lý chất lượng công việc của bộ phận kiểm toán nội bộ. 2. Giám sát, quản lý chất lượng từng cuộc kiểm toán nội bộ: Trưởng nhóm kiểm toán nội bộ thực hiện quyền và trách nhiệm: a) Phân công, chỉ đạo, điều hành công việc của các thành viên Nhóm kiểm toán; b) Giám sát tiến độ thực hiện; c) Xử lý các vấn đề phát sinh và rà soát các công việc nhằm đảm bảo cho cuộc kiểm toán nội bộ được thực hiện theo kế hoạch và đạt được chất lượng theo yêu cầu. 2. Giám sát, quản lý chất lượng công việc của bộ phận kiểm toán nội bộ: a) Xây dựng và ban hành hệ thống các chuẩn mực kiểm toán nội bộ NHTM trên cơ sở vận dụng phù hợp hệ thống chuẩn mực kiểm toán Việt Nam và chuẩn mực kiểm 10
11. toán nội bộ theo thông lệ quốc tế làm cơ sở cho hoạt động kiểm toán nội bộ và cho việc chỉ đạo, giám sát, quản lý chất lượng kiểm toán nội bộ NHTM. b) Xây dựng và thực hiện quy trình giám sát quản lý chất lượng toàn bộ các hoạt động của bộ phận kiểm toán nội bộ bao gồm các nội dung đánh giá nội bộ và các nội dung đánh giá độc lập của các chuyên gia, tổ chức đánh giá ngoài NHTM. Mục 8 - Tổ chức thực hiện 1. Trên cơ sở chính sách kiểm toán nội bộ được duyệt: a) Trưởng Ban Kiểm soát: Chỉ đạo xây dựng, trình Hội đồng Quản trị ký ban hành các văn bản hướng dẫn thực hiện các nội dung của chính sách kiểm toán nội bộ. b) Các Phòng, Ban tại Hội sở chính: Thực hiện các nội dung của chính sách kiểm toán nội bộ và các văn bản hướng dẫn thực hiện chính sách kiểm toán nội bộ theo chức năng, nhiệm vụ được phân công. c) Các Đơn vị thành viên: Lãnh đạo các đơn vị tổ chức, quán triệt chính sách kiểm toán nội bộ đến cán bộ, nhân viên trong đơn vị, chỉ đạo, phối kết hợp chặt chẽ với bộ phận Kiểm toán nội bộ trong việc thực hiện chính sách kiểm toán nội bộ và các văn bản hướng dẫn thực hiện chính sách kiểm toán nội bộ. 2. Tổng kết thực hiện và chỉnh sửa chính sách kiểm toán nội bộ: a) Trên cơ sở kết quả thực hiện tiến hành tổng kết, rút kinh nghiệm kịp thời về việc xây dựng chính sách kiểm toán nội bộ của NHTM. b) Việc thay đổi, bổ sung và chỉnh sửa chính sách kiểm toán nội bộ do Hội đồng Quản trị quyết định theo đề nghị của Trưởng Ban Kiểm soát. Chương III - CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY KIỂM TOÁN NỘI BỘ Mục 1 - Cơ cấu tổ chức bộ máy Kiểm toán nội bộ Cơ cấu tổ chức bộ máy Kiểm toán nội bộ, điều hành và mối quan hệ của kiểm toán nội bộ được quy định cụ thể tại Quy chế tổ chức và hoạt động của Ban Kiểm soát do Hội đồng Quản trị NHTM ban hành, theo đó có các Phòng nghiệp vụ thuộc Ban Kiểm soát: a) Phòng Giám sát và tổng hợp; b) Một hoặc một số Phòng Kiểm toán nội bộ theo từng lĩnh vực nghiệp vụ hoặc theo khu vực theo quy định của Hội đồng Quản trị NHTM. Mục 2 - Nguồn lực 1. Nhân viên Kiểm toán nội bộ phải có đủ tiêu chuẩn theo quy định của pháp luật và tối thiểu là: 11
12. a) Tốt nghiệp Đại học (cử nhân chuyên ngành Kinh tế, Tài chính, ngân hàng, Luật, Công nghệ thông tin ). b) Có kiến thức và kỹ năng về kiểm toán nội bộ, am hiểu pháp luật và nghiệp vụ ngân hàng; có khả năng thu thập, phân tích, đánh giá và tổng hợp thông tin. c) Có phẩm chất, đạo đức nghề nghiệp liêm khiết, khách quan, trung thực; có ý thức tuân thủ Luật pháp. 2. Nhân viên kiểm toán nội bộ phải thực hiện và duy trì các quy tắc đạo đức nghề nghiệp sau đây: a) Trung thực: Thực hiện công việc của mình một cách trung thực, cẩn trọng và có trách nhiệm; tuân thủ luật pháp và thực hiện các nội dung công khai theo quy định của pháp luật và nghề nghiệp; không chủ tâm liên can trong bất kỳ hoạt động bất hợp pháp nào, hoặc tham gia những hoạt động gây mất uy tín đối với nghề nghiệp kiểm toán nội bộ hoặc đối với NHTM; tôn trọng và phấn đấu đóng góp có hiệu quả cho những mục tiêu chính đáng và phù hợp của NHTM. b) Khách quan: Thể hiện tính khách quan nghề nghiệp ở mức độ cao nhất trong quá trình thu thập, đánh giá và truyền đạt thông tin về hoạt động hoặc các quy trình, hệ thống đã hoặc đang được kiểm toán. Đưa ra đánh giá một cách công bằng về tất cả các vấn đề liên quan và không bị chi phối bởi mục tiêu quyền lợi riêng hoặc bởi bất kỳ ai khác khi đưa ra nhận xét, đánh giá của mình. c) Bảo mật: Tôn trọng giá trị và quyền sở hữu của thông tin nhận được, không được tiết lộ thông tin mà không có uỷ quỳên hợp lệ trừ khi có nghĩa vụ phải tiết lộ thông tin theo quy định của pháp luật và quy định nội bộ của NHTM. d) Trách nhiệm: Có ý thức trách nhiệm cao, phấn đấu học hỏi, áp dụng các kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm có được để thực hiện công việc kiểm toán nội bộ một cách hiệu quả nhất. 3. Nguồn bổ sung nhân lực Kiểm toán nội bộ: a) Điều chuyển nội bộ trong hệ thống NHTM khi có đủ tiêu chuẩn. b) Qua tuyển dụng cán bộ (cử nhân tốt nghiệp Đại học các chuyên ngành Kinh tế, Tài chính, ngân hàng, Luật, Công nghệ thông tin ). c) Tiếp nhận cán bộ ngoài NHTM (nếu có đủ tiêu chuẩn). 4. Đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ kiểm toán nội bộ: a) Thực hiện các giải pháp đào tạo, bồi dưỡng tại chỗ, tập trung; học tập kinh nghiệm hoạt động kiểm toán nội bộ trong và ngoài nước nhằm phát triển nguồn nhân lực đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ Kiểm toán nội bộ của NHTM. b) Trang bị đầy đủ các công cụ, phương tiện làm việc, nhất là các công cụ, phương tiện có tính đặc thù cho hoạt động kiểm toán nội bộ theo điều kiện thực tế của NHTM. Mục 2 – Điều hành và hoạt động của Kiểm toán nội bộ 12
13. 1. Điều hành hoạt động kiểm toán nội bộ là Trưởng Kiểm toán nội bộ, giúp việc cho Trưởng kiểm toán có các Trưởng, Phó trưởng phòng và các Nhân viên kiểm toán. 2. Trưởng kiểm toán nội bộ thực hiện chức năng tham mưu, giúp việc theo yêu cầu chỉ đạo của Trưởng Ban Kiểm soát, Thành viên Ban Kiểm soát và trực tiếp thực hiện nhiệm vụ kiểm toán nội bộ tuân thủ theo quy định của pháp luật và chính sách kiểm toán nội bộ của NHTM. 3. Chức năng, nhiệm vụ cụ thể của kiểm toán nội bộ: a) Xây dựng, trình duyệt và tổ chức thực hiện các quy định, quy chế, quy trình kiểm toán nội bộ. b) Đề xuất, tham gia ý kiến các văn bản của cơ quan Nhà nước về cơ chế, chính sách, chế độ có liên quan đến hoạt động Kiểm toán nội bộ. c) Xây dựng, trình duyệt kế hoạch Kiểm toán nội bộ hàng năm và kế hoạch từng cuộc kiểm toán nội bộ. d) Tổ chức thực hiện các cuộc kiểm toán nội bộ trên cơ sở kế hoạch kiểm toán nội bộ hàng năm, kế hoạch kiểm toán từng cuộc kiểm toán nội bộ được duyệt và tuân thủ quy trình, thủ tục và các nguyên tắc hoạt động kiểm toán nội bộ. đ) Lập, trình cấp có thẩm quyền các Báo cáo hoạt động kiểm toán nội bộ theo quy định. e) Quản lý và lưu trữ báo cáo, hồ sơ, tài liệu kiểm toán nội bộ của từng đơn vị kiểm toán (hồ sơ kiểm toán cố định) và của từng cuộc kiểm toán theo thời hạn quy định. g) Phúc tra, kiểm tra và báo cáo kết quả thực hiện kiến nghị của các đơn vị kiểm toán. h) Quản lý, giám sát, đánh giá kết quả và chất lượng hoạt động kiểm toán nội bộ. i) Phối hợp với Trung tâm Đào tạo NHTM trong việc xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng nhằm cập nhật, nâng cao kiến thức và năng lực chuyên môn nghiệp vụ đối với đội ngũ cán bộ của NHTM làm công tác kiểm toán nội bộ. k) Phối hợp với các tổ chức Kiểm toán độc lập trong việc thực hiện các cuộc kiểm toán khi được Trưởng Ban Kiểm soát giao. l) Thực hiện các công việc khác khi được Trưởng Ban Kiểm soát giao. Mục 3 - Quyền và trách nhiệm của Trưởng kiểm toán, Trưởng, Phó Trưởng Phòng và các Nhân viên Kiểm toán nội bộ: 1. Trưởng Kiểm toán nội bộ, Trưởng, Phó trưởng phòng kiểm toán nội bộ thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định tại quy chế tổ chức và hoạt động của Ban Kiểm soát do Hội đồng Quản trị NHTM ban hành. 2. Trưởng phòng Kiểm toán nội bộ điều hành hoạt động hàng ngày của Phòng, giúp việc cho Trưởng phòng có một hoặc một số Phó Trưởng phòng. 13
14. 3. Phó Trưởng phòng Kiểm toán nội bộ thực hiện công việc theo phân công, chỉ đạo của Trưởng phòng theo từng công việc, lĩnh vực nghiệp vụ cụ thể. 4. Nhân viên Kiểm toán nội bộ thực hiện nhiệm vụ thuộc chức năng của Phòng Kiểm toán nội bộ theo phân công của Lãnh đạo Phòng phụ trách trực tiếp. Khi nhân viên kiểm toán nội bộ là thành viên Nhóm Kiểm toán nội bộ thì thực hiện chức trách, nhiệm vụ theo phân công của Trưởng nhóm. 5. Ngoài ra, nếu pháp luật có quy định về quyền hạn, trách nhiệm cụ thể khác của cán bộ kiểm toán nội bộ thì thực hiện theo quy định đó (nếu có). Mục 4 - Quyền và trách nhiệm của Trưởng đoàn hoặc Trưởng nhóm kiểm toán nội bộ (Sau đây gọi chung là Nhóm kiểm toán): 1. Nhóm Kiểm toán nội bộ do Trưởng Ban Kiểm soát ra quyết định thành lập theo quy định của Hội đồng Quản trị để tiến hành cuộc kiểm toán nội bộ theo kế hoạch kiểm toán hàng năm được duyệt hoặc theo yêu cầu kiểm toán đột xuất của Hội đồng Quản trị, Ban Kiểm soát. 2. Nhóm Kiểm toán nội bộ gồm có Trưởng Nhóm và có ít nhất 01 thành viên là thành viên Ban Kiểm soát hoặc cán bộ kiểm toán nội bộ của Phòng Kiểm toán nội bộ. 3. Tùy theo yêu cầu, nội dung, quy mô của cuộc kiểm toán nội bộ mà thành viên của Nhóm Kiểm toán nội bộ có thể được trưng tập, bổ sung từ các đơn vị trong hệ thống NHTM. 4. Nhiệm vụ, quyền hạn của Nhóm: a) Thực hiện đúng phạm vi, nội dung, thời hiệu, thời hạn, đối tượng Kiểm toán nội bộ trong Quyết định kiểm toán nội bộ. b) Yêu cầu đối tượng kiểm toán cung cấp hồ sơ, tài liệu, văn bản, chứng từ và các phương tiện làm việc hợp lý khác cho Nhóm. c) Hoạt động theo nguyên tắc chỉ tuân thủ theo Pháp luật, độc lập, khách quan, trung thực trong phạm vi quyền hạn và trách nhiệm được giao. d) Đảm bảo tính hợp pháp, rõ ràng, chính xác trong việc phát hiện, đánh giá, xác nhận, kiến nghị của Kiểm toán nội bộ. đ) Thực hiện bảo mật thông tin theo quy định của pháp luật và của NHTM liên quan đến cuộc kiểm toán nội bộ, không tiết lộ thông tin về cuộc kiểm toán nội bộ khi chưa được phép của người có thẩm quyền. e) Lập và bàn giao hồ sơ của cuộc kiểm toán nội bộ đến bộ phận có nhiệm vụ lưu giữ theo quy định. g) Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do Lãnh đạo phòng Kiểm toán nội bộ, Trưởng Ban Kiểm soát giao. 5. Quyền và trách nhiệm của Trưởng Nhóm: a) Trưởng nhóm chịu trách nhiệm về hoạt động của Nhóm kiểm toán nội bộ và nội dung các biên bản, báo cáo kết quả kiểm toán nội bộ. 14
15. b) Phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên (yêu cầu, phạm vi, nội dung tiến độ thực hiện từng công việc). c) Tổ chức tiếp xúc với đối tượng kiểm toán, thống nhất chương trình phối hợp công tác giữa Nhóm với đối tượng kiểm toán. d) Trực tiếp chỉ đạo, điều hành tác nghiệp trong toàn bộ quá trình hoạt động của Nhóm kiểm toán nội bộ. đ) Quyết định các biện pháp xử lý tình huống phát sinh, thường xuyên báo cáo tiến độ và xin ý kiến chỉ đạo của Trưởng Ban Kiểm soát hoặc người ra quyết định thành lập Nhóm kiểm toán nội bộ đối với những vấn đề vượt thẩm quyền. e) Xây dựng dự thảo biên bản kiểm toán sau khi tổ chức họp Nhóm thảo luận tham gia ý kiến, trường hợp có ý kiến khác nhau thì trưởng Nhóm kết luận và chịu trách nhiệm về ý kiến đó. g) Gửi dự thảo biên bản kiểm toán nội bộ đã được Nhóm thống nhất đến đối tượng kiểm toán trước ngày công bố kết quả kiểm toán nội bộ. h) Tổ chức họp công bố biên bản kiểm toán (các thành viên tham dự do Trưởng nhóm quyết định). Sau khi công bố, nếu còn ý kiến tham gia của đối tượng kiểm toán về Biên bản kiểm toán thì Trưởng nhóm phải họp Nhóm để thảo luận về các ý kiến tham gia đó, chỉnh sửa hoặc không chỉnh sửa đều phải có biên bản. i) Báo cáo kết quả kiểm toán nội bộ lên cấp có thẩm quyền theo quy định hiện hành. 6. Nhiệm vụ, quyền hạn của các thành viên trong Nhóm: a) Lập kế hoạch chi tiết thực hiện chương trình làm việc trong kế hoạch của cuộc kiểm toán nội bộ được phân công, trình Trưởng Nhóm phê duyệt. b) Chủ động triển khai thực hiện có hiệu quả công việc được phân công theo đúng tiến độ. c) Thường xuyên báo cáo Trưởng Nhóm về tiến độ và kết quả thực hiện nhiệm vụ được phân công. d) Lập báo cáo kết quả về phát hiện, đánh giá, xác nhận và kiến nghị từng nội dung kiểm toán thuộc phạm vi trách nhiệm được phân công. đ) Chịu trách nhiệm trước Trưởng Nhóm về báo cáo, chứng cứ, tài liệu liên quan. e) Thực hiện các nhiệm vụ khác do Trưởng Nhóm giao. Mục 5 - Quan hệ của Kiểm toán nội bộ 1. Quan hệ với Trưởng Ban Kiểm soát: Chịu sự lãnh đạo, chỉ đạo toàn diện về mọi mặt hoạt động của kiểm toán nội bộ. 2. Quan hệ với các Phòng trong nội bộ Ban Kiểm soát: Là mối quan hệ phối hợp công tác trong nội bộ và được thực hiện theo sự chỉ đạo, điều hành của Trưởng Ban Kiểm soát. 15
16. 3. Quan hệ với các đơn vị khác trong hệ thống: Là mối quan hệ phối hợp công tác trong đó Trưởng Kiểm toán nội bộ có vai trò đầu mối trong quá trình tác nghiệp, có quyền yêu cầu các đơn vị, cá nhân thuộc đối tượng kiểm toán hợp tác phục vụ cho hoạt động kiểm toán nội bộ của NHTM theo quy định hiện hành. Chương IV - QUY TRÌNH, THỦ TỤC KIỂM TOÁN NỘI BỘ Mục 1 - Mục đích, yêu cầu và nội dung quy trình 1. Quy trình kiểm toán nội bộ là trình tự, thủ tục tiến hành công việc kiểm toán nội bộ; trình tự, thủ tục này được sắp xếp theo thứ tự phù hợp với diễn biến và yêu cầu khách quan của hoạt động kiểm toán nội bộ. 2. Quy trình kiểm toán nội bộ bao gồm 4 bước chủ yếu sau: a) Bước 1: Lập kế hoạch kiểm toán (Kiểm toán hàng năm và từng cuộc kiểm toán). b) Bước 2: Thực hiện kiểm toán. c) Bước 3: Lập báo cáo kiểm toán nội bộ d) Bước 4: Kiểm tra việc thực hiện các kiến nghị của Kiểm toán nội bộ. Mục 2 - Nội dung quy trình kiểm toán nội bộ Bước 1: Lập kế hoạch kiểm toán: 1. Lập kế hoạch kiểm toán hàng năm: a) Mục đích để phân bố nguồn lực và thiết lập tần suất kiểm toán một cách có hiệu quả. Khi lập kế hoạch kiểm toán hàng năm, cần dự phòng quỹ thời gian để thực hiện các cuộc kiểm toán đột xuất khi có yêu cầu của người có thẩm quyền. b) Định hướng hoạt động của bộ máy kiểm toán nội bộ theo chính sách kiểm toán nội bộ để thực hiện mục tiêu hoạt động của NHTM . c) Kế hoạch được xây dựng trên cơ sở đánh giá rủi ro và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của các đơn vị trong hệ thống, căn cứ vào kết quả kiểm toán độc lập, kiểm toán nội bộ lần trước cũng như yêu cầu của Hội đồng Quản trị. d) Việc lập kế hoạch do bộ phận kiểm toán nội bộ lập, báo cáo Trưởng Ban kiểm soát xem xét, trình Hội đồng Quản trị phê duyệt. 1.2. Kế hoạch kiểm toán hàng năm bao gồm những nội dung: a) Đánh giá rủi ro tổng quát: - Tóm tắt những rủi ro đã xảy ra trong ngành Ngân hàng và tại NHTM năm trước và phương thức xử lý những rủi ro này. - Đánh giá tổng thể các rủi ro trong năm hiện tại, trong đó có rủi ro tín dụng, rủi ro thị trường và rủi ro hoạt động khác đối với toàn hệ thống và đối với các đơn vị thành viên. 16
17. b) Đánh giá nền tảng kinh tế và môi trường hoạt động: - Các chỉ số kinh tế cơ bản tác động đến hoạt động Ngân hàng: Năm tài chính trước Dự báo năm hiện tại Tỷ lệ tăng trưởng GDP Tỷ lệ lạm phát Tỷ lệ thất nghiệp Tỷ lệ lãi suất: + Lãi suất cho vay + Lãi suất tiền gửi + Lợi nhuận Tỷ giá hối đoái - Các xu hướng chính của nền kinh tế tác động đối với các lĩnh vực hoạt động chủ yếu của Ngân hàng (cho vay, rủi ro nợ khó đòi ) mà công việc của kiểm toán nội bộ cần tập trung. c) Rà soát môi trường pháp lý tác động đến hoạt động của Ngân hàng: - Những thay đổi về luật pháp và phạm vi hoạt động của Ngân hàng sẽ bị tác động, ảnh hưởng. - Các vi phạm chế độ chính sách được phát hiện trong các cuộc thanh tra, kiểm tra, kiểm toán trước. - Các văn bản yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước cho phép đánh giá tính tuân thủ của Ngân hàng (các chỉ tiêu an toàn hoạt động ngân hàng ). d) Soát xét kết quả hoạt động: - So sánh các chỉ tiêu về kết quả hoạt động với kế hoạch trong thời kỳ từ 3 - 5 năm. - Soát xét chi tiết theo từng khoản mục trong các báo cáo tài chính (gồm bản cân đối kế toán và và báo cáo kết quả kinh doanh ). - Đánh giá kết quả hoạt động, những dẫn liệu cho thấy có vấn đề trong hoạt động kinh doanh của các đơn vị thành viên. đ) Soát xét những thay đổi cơ cấu tổ chức cán bộ: Các thay đổi trong cơ cấu tổ chức và nhân sự đã diễn ra như: - Thành lập Chi nhánh, đơn vị mới; - Thay đổi nhân sự ở những vị trí chủ chốt, quan trọng (Giám đốc, Trưởng, Phó phòng ). Các vấn đề khác liên quan đến quản lý điều hành, giám sát hoạt động và nhân sự tại các đơn vị thành viên: - Năng lực chuyên môn và kinh nghiệm các nhân sự chính. - Chính sách tuyển dụng, bổ nhiệm và chấm dứt hợp đồng làm việc, quan điểm của Ban lãnh đạo về chế độ đãi ngộ, tiền lương, thực hiện các chương trình đào tạo e) Soát xét môi trường nội bộ thông qua đánh giá các nguồn thông tin: 17
18. - Kế hoạch kinh doanh, các báo cáo quản trị và tài chính. - Hệ thống văn bản nội bộ. - Báo cáo và biên bản các cuộc họp của các hội đồng trong NHTM. - Các quy trình, thủ tục và các sổ tay nghiệp vụ. - Kết quả kiểm toán năm trước. - Các vấn đề cụ thể do HĐQT và Ban lãnh đạo đưa ra. g) Đánh giá và phân loại rủi ro ở các cấp làm cơ sở lập kế hoạch về quy mô kiểm toán (bao gồm kiểm toán toàn diện và kiểm toán có giới hạn): - Đánh giá rủi ro theo 3 mức: Rủi ro cao; rủi ro trung bình và rủi ro thấp (được đề cập chi tiết dưới đây). - Tần suất kiểm toán nội bộ theo đánh giá rủi ro. - Các đơn vị có rủi ro phải được kiểm toán toàn diện ít nhất: + 01 lần trong 12 tháng đối với rủi ro cao; + 01 lần trong 18 tháng đối với rủi ro trung bình; + 01 lần trong 36 tháng và kiểm toán từng mặt nghiệp vụ đối với rủi ro thấp. h) Kế hoạch về số lượng đơn vị được kiểm toán và lĩnh vực hoạt động cần kiểm toán: - Số lượng Ban, Phòng tại Hội sở chính. - Số lượng đơn vị thành viên: Số lượng các đơn vị có rủi ro cao (% tổng số đơn vị có rủi ro cao), rủi ro trung bình (% tổng số đơn vị có rủi ro trung bình ) và rủi ro thấp (% tổng số đơn vị có rủi ro thấp) - Các chuyên đề nghiệp vụ, hoạt động cần kiểm toán. i) Kế hoạch về nguồn lực: - Đánh giá các nguồn lực và sự mất cân đối (so sánh kế hoạch và thực hiện trong năm trước). - Đánh giá các yêu cầu về nguồn nhân sự nội bộ và bên ngoài cho năm hiện tại dựa trên kế hoạch về Phòng, Ban, Đơn vị thành viên và các mảng nghiệp vụ - Kế hoạch đào tạo nhằm phát triển các kỹ năng của bộ phận kiểm toán nội bộ và nhân viên kiểm toán nội bộ. k) Kế hoạch các báo cáo: Số lượng, nội dung các báo cáo định kỳ kiểm toán nội bộ gửi HĐQT, Tổng Giám đốc trong năm kế hoạch. 1.3. Thông tin phục vụ lập kế hoạch kiểm toán hàng năm: a) Các quy định hiện hành của pháp luật; b) Các quy định nội bộ của NHTM; c) Mục tiêu và chiến lược trung, dài hạn của NHTM cũng như kế hoạch kinh doanh hàng năm của NHTM. 18
19. d) Những thông tin phục vụ cho việc rà soát môi trường hoạt động bên ngoài có liên quan: - Báo, tạp chí và những báo cáo về kinh tế, xã hội, chính trị; - Những ấn phẩm, tài liệu hội thảo, hội nghị về ngành ngân hàng; - Các quy định và hướng dẫn về thông lệ ngân hàng; - Báo cáo chuyên đề về ngành ngân hàng và hệ thống thông tin thị trường. 1.4. Đánh giá rủi ro: a) Rủi ro được xem là tập hợp các yếu tố bên trong và bên ngoài tác động đến sự tăng trưởng của NHTM và tạo giá trị cho NHTM. Rủi ro bao gồm không chỉ các nguy cơ xấu sẽ xảy ra (rủi ro nguy hiểm), mà còn là khả năng các yếu tố thuận lợi xảy ra (rủi ro thời cơ), tiềm năng khiến kết quả thực tế khác với kết quả mong muốn (rủi ro bất chắc), và bất cứ yếu tố nào cản trở tổ chức đạt được mục tiêu chiến lược của NHTM. Rủi ro tiềm tàng là rủi ro khi thực hiện các hoạt động kinh doanh nhất định, trước khi xem xét các biện pháp kiểm soát nội bộ. Rủi ro tiềm tàng bao gồm rủi ro từ môi trường bên ngoài chẳng hạn các sự kiện được dự báo, tình hình kinh tế tại địa phương, môi trường pháp lý và chính trị, và các yếu tố bên trong cần đặc biệt chú ý bao gồm thay đổi về hệ thống vận hành, sản phẩm và thị trường mới, lãnh đạo mới, và hoạt động ở nước ngoài. Rủi ro còn lại là rủi ro ngoài các rủi ro tiềm tàng sau khi đã xem xét cấu trúc kiểm soát nội bộ. Giảm rủi ro tiềm tàng được bằng một cơ cấu kiểm soát nội bộ tạo một môi trường kiểm soát tốt, bao gồm đánh giá rủi ro và hoạt động kiểm soát tương ứng một cách hiệu quả, khuyến khích trao đổi thông tin và truyền thông và bao gồm một quy trình kiểm soát phù hợp. Nhìn chung, rủi ro còn lại sẽ xác định tần suất, phạm vi và hình thức kiểm toán. b) Các rủi ro có thể là: - Một quyết định sai lầm của các cấp quản lý trong hệ thống NHTM. - Các gian lận trong sổ sách kế toán, báo cáo tài chính, các mất mát tài chính. - Bảo vệ tài sản không chặt chẽ có thể gây thất thoát. - Khách hàng không thỏa mãn, dư luận tiêu cực ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của NHTM. - Không tuân thủ pháp luật và các quy định nội bộ của NHTM. - Sử dụng các nguồn lực lãng phí, không hiệu quả. - Không hoàn thành những mục tiêu đã hoạch định cho các hoạt động hoặc chương trình. c) Khi xây dựng kế hoạch kiểm toán hàng năm, cần phải phân loại theo cấp bậc rủi ro khác nhau cho từng đơn vị được kiểm toán. Thông thường xác định ba cấp bậc rủi ro: cao, trung bình và thấp. d) Kiểm toán nội bộ cần phân loại toàn bộ các đơn vị trong NHTM trên cơ sở đánh giá rủi ro của từng bộ phận. 19
20. đ) Bảng so sánh giữa việc đánh giá hệ thống kiểm soát và đánh giá rủi ro thể hiện dưới đây: Đánh giá rủi ro Đánh giá kiểm soát Cao Yếu Trung bình Trung bình Thấp Tốt Theo đó: - Những đơn vị có rủi ro cao: Bất kỳ đơn vị nào có 2 hoặc nhiều yếu tố nêu dưới đây: + Thay đổi Giám đốc trong vòng 12 tháng trở lại đây; + Thay đổi cơ cấu tổ chức trong vòng 12 tháng trở lại đây; + Thay đổi nhiều cán bộ ở các vị trí chủ chốt. + Cán bộ ở các vị trí, các bộ phận quan trọng có mối quan hệ gia đình, họ hàng với Giám đốc hoặc với nhau. + Có các sản phẩm, dịch vụ mới trong vòng 12 tháng trở lại đây. + Đơn vị thua lỗ trong bất kỳ giai đoạn nào trong vòng 2 năm trở lại đây. + Có các sai phạm nghiêm trọng, tái phạm nhiều lần các quy định của pháp luật và của nội bộ NHTM được phát hiện qua các cuộc thanh tra, kiểm tra, kiểm toán trước. + Không chỉnh sửa đầy đủ những phát hiện, kiến nghị sau thanh tra, kiểm tra, kiểm toán. + Hội đồng Quản trị và Tổng Giám đốc có sự quan tâm, lưu ý hoặc đưa ra các vấn đề cần xử lý đối với đơn vị; + Danh mục tín dụng có nhiều vấn đề, nợ quá hạn và nợ xấu vượt mức bình quân toàn hệ thống. + Tăng trưởng tín dụng trên mức tăng trưởng bình quân toàn hệ thống. + Có những thay đổi bất thường trong các báo cáo quản trị và báo cáo tài chính. - Những đơn vị có rủi ro thấp: Không có bất kỳ một yếu tố nào được nêu trong mục “Những đơn vị có rủi ro cao”. - Những đơn vị có rủi ro trung bình: Là những đơn vị không có bất kỳ những đặc điểm của rủi ro cao nhưng ở vị thế yếu hơn so với đơn vị có rủi ro thấp. e) Đánh giá rủi ro là tiến trình có tính hệ thống để phân tích, đánh giá tổng hợp những xét đoán về rủi ro có thể gây tác hại cho NHTM, làm công cụ để thiết lập kế hoạch kiểm toán nội bộ hàng năm của NHTM. Khi lập kế hoạch kiểm toán cần phải xác định thứ tự ưu tiên kiểm toán cao hơn cho các hoạt động có rủi ro cao hơn. 20
21. Tiến trình đánh giá rủi ro để thiết lập kế hoạch kiểm toán nội bộ hàng năm của NHTM cần phải kết hợp chặt chẽ các thông tin từ các nguồn khác nhau, bao gồm: - Những cuộc họp giữa kiểm toán nội bộ với Hội đồng Quản trị và Ban Điều hành NHTM. - Những nội dung thảo luận giữa lãnh đạo Ban kiểm soát với lãnh đạo, cán bộ nhân viên kiểm toán nội bộ. - Thảo luận với các kiểm toán viên độc lập. - Xem xét việc thực hiện pháp luật và các quy định nội bộ của NHTM. - Phân tích các dữ liệu tài chính và hoạt động của NHTM, các định hướng của NHTM, của ngành ngân hàng và của nền kinh tế. Kế hoạch kiểm toán nội bộ hàng năm của NHTM được xem xét, điều chỉnh trên cơ sở đánh giá định kỳ đối với các yếu tố tác động đến rủi ro và các hoạt động có thể được kiểm toán trong năm kế hoạch. 1.5. Kế hoạch kiểm toán nội bộ cho từng cuộc kiểm toán: 1.5.1 Chuẩn bị kiểm toán: Chuẩn bị kiểm toán là quá trình thực hiện các hoạt động nghiệp vụ để tạo ra những điều kiện cần thiết cho việc thực hiện kiểm toán, giai đoạn này cần thực hiện các bước và những nội dung công việc sau: a) Khảo sát và thu thập thông tin đơn vị được kiểm toán làm cơ sở cho việc đánh giá rủi ro kiểm toán và tính trọng yếu, từ đó xác định những nội dung quan trọng cần tập trung kiểm toán làm cơ sở để lập kế hoạch kiểm toán thích hợp, giảm thiểu rủi ro kiểm toán. b) Các thông tin về đơn vị được kiểm toán: - Trong hồ sơ của cuộc kiểm toán trước. - Hoạt động của đơn vị trong thời kỳ kiểm toán. - Liên quan chủ yếu đến các mục tiêu của cuộc kiểm toán. - Từ bên ngoài liên quan đến hoạt động của đơn vị. c) Các thông tin chi tiết có thể là các yếu tố về môi trường và các vấn đề liên quan: - Thị trường; - Đặc điểm kinh doanh, các thay đổi về hoạt động kinh doanh (sản phẩm, dịch vụ, công nghệ thông tin ). - Các điều kiện bất lợi tác động. - Áp dung chuẩn mực, chế độ kế toán. - Các quy định pháp lụật và các quy định nội bộ có liên quan. d) Nhân tố nội tại: Các đặc điểm quan trọng về số liệu và quản lý: - Giám đốc và bộ máy điều hành. - Uy tín và kinh nghiệm của từng cá nhân. 21
22. - Tính độc lập và kiểm soát hoạt động của Giám đốc. - Các cuộc họp định kỳ. - Sự tồn tại và tác động của quy chế hoạt động. - Thay đổi nhân sự (Giám đốc, Phó giám đốc, các Trưởng phòng). - Trưởng phòng kế toán và nhân viên. - Các chế độ khuyến khích vật chất, khen thưởng, kỷ luật. - Phân cấp quyền hạn và trách nhiệm trong bộ máy điều hành. - Áp lực đối với Giám đốc. - Các hệ thống thông tin quản lý. đ) Các nhân tố nội tại còn bao gồm: - Lĩnh vực, phạm vi đối tượng kinh doanh. - Cơ cấu vốn. - Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý. - Các mục tiêu quản lý và kế hoạch trung hạn. - Các nguồn và biện pháp tài chính. - Quan niệm và thái độ của Giám đốc đối với hệ thống kiểm toán nội bộ . e) Tình hình kinh doanh của đơn vị (sản phẩm, thị trường, khách hàng, chi phí, các hoạt động nghiệp vụ ): - Đặc điểm và quy mô hoạt động kinh doanh . - Cơ sở, vật chất, hạ tầng phục vụ kinh doanh. - Các vấn đề về nhân lực (số lượng, chất lượng lao động, sự phân bổ nhân lực, thoả ước lao động tập thể). - Sản phẩm, dịch vụ và thị trường (khách hàng, các hợp đồng chính, lợi nhuận gộp, thị phần, đối thù cạnh tranh, chính sách, lãi suất, quy trình nghiệp vụ - Khách hàng quan trọng. - Các trung tâm chi phí. - Các tài sản, công nợ, nghiệp vụ bằng ngoại tệ và các nghiệp vụ bảo hiểm rủi ro hối đoái. - Các hệ thống thông tin quản lý. - Luật pháp và các quy định có ảnh hưởng lớn đến đơn vị. g) Khả năng tài chính: - Các tỷ suất quan trọng và số liệu thống kê về hoạt động kinh doanh. - Xu hướng biến động của kết qủa tài chính. h) Yếu tố pháp luật: - Môi trường pháp lý và quy định của pháp luật . 22
23. - Các chính sách tài chính và chính sách thuế. i) Thu thập đầy đủ các thông tin về đơn vị kiểm toán bằng các phương pháp thích hợp như: - Trao đổi trực tiếp với đơn vị; - Phỏng vấn các cá nhân chịu ảnh hưởng của hoạt động được kiểm toán; - Quan sát thực tế, ghi chép quá trình làm việc và hoạt động của đơn vị; - Xem xét, tập hợp các báo cáo, tài liệu về tình hình hoạt động của đơn vị được kiểm toán. k) Tóm tắt kết quả khảo sát, nghiên cứu, phân tích các thông tin thu thập được trong quá trình khảo sát: - Các thông tin thích hợp đã thu thập trong cuộc khảo sát. - Phân tích đánh giá độ tin cậy, xác định những điểm mạnh, điểm yếu của hệ thống kiểm soát nội bộ. - Các phát hiện cần xem xét kỹ hơn khi thực hiện kiểm toán. - Những vấn đề cần lưu ý trong họat động của đơn vị, những hoạt động đặc thù, những hoạt động chủ yếu, những khoản chi lớn, những biến động bất thường, những vướng mắc về cơ chế, chính sách và những vấn đề sự vụ thanh tra, kiểm tra đã phát hiện và kết luận. 1.5.2. Tìm hiểu, đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ: a) Đánh giá ban đầu (đánh giá độ tin cậy) về hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị được kiểm toán để Nhân viên kiểm toán nội bộ xác định được điểm mạnh, điểm yếu, những nhân tố có khả năng gây ra sai sót trọng yếu, từ đó xác định trọng tâm của các cuộc kiểm toán, thiết kế được những thủ tục kiểm toán thích hợp, đánh giá được khối lượng và độ phức tạp của công việc làm cơ sở tính thời gian của cuộc kiểm toán. b) Kiểm soát nội bộ được thiết kế (các chính sách, thủ tục đưa ra) ra sao và được đơn vị thực hiện như thế nào (các chính sách, thủ tục được áp dụng). Nội dung tìm hiểu và đánh giá độ tin cậy của hệ thống kiểm soát nội bộ: - Sự tồn tại của hệ thống kiểm soát nội bộ (môi trường kiểm soát- hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát). - Trình tự đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ từng quy trình nghiệp vụ (tín dụng, bảo lãnh, huy động tiền gửi , đầu tư mua sắm tài sản cố định, công cụ lao động ). - Những tiêu chí đánh giá độ tin cậy của hệ thống kiểm soát một đơn vị: + Thiết kế, xây dựng và cập nhật, chính sách, thủ tục. + Mức độ hoàn chỉnh của cơ cấu tổ chức. + Mức độ tiếp thu, khắc phục yếu kém của Ban lãnh đạo. + Phân công nhiệm vụ của đơn vị. + Nhận thức và đề ra giải pháp quản lý của Ban lãnh đạo về những nhân tố quan trọng có thể dẫn đến rủi ro. 23
24. + Trình độ, kiến thức, năng lực thực hiện nhiệm vụ, nhận thức và thực hiện các thủ tục kiểm soát của nhân viên. + Thực hiện kế hoạch chỉnh sửa sai sót, vi phạm, thực hiện kiến nghị của Thanh tra, kiểm tra, kiểm toán. + Chương trình và chất lượng đào tạo nhân viên. + Hiệu quả quản lý đối với những thay đổi về hoạt động;. + Chính sách luân chuyển cán bộ, chính sách quản lý cán bộ nghỉ việc (với các nguyên nhân) của đơn vị. c) Các phương pháp tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ: Xem xét các tài liệu về kiểm soát nội bộ của đơn vị như : - Sơ đồ tổ chức, sơ đồ hạch toán, các văn bản nội bộ về quy chế kiểm soát, hoạt động của kiểm tra nội bộ, hồ sơ kiểm toán các cuộc kiểm toán trước (chú ý cập nhật những thay đổi). - Trao đổi với người quản lý và các nhân viên đơn vị để có thể nắm bắt được thái độ của người quản lý, đặc điểm tổ chức, chính sách nhân sự của đơn vị. - Quan sát tại chỗ các hoạt động nghiệp vụ của đơn vị . - Các công cụ để tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ như: + Bảng câu hỏi kiểm soát nội bộ (việc mô tả kiểm soát nội bộ bằng cách điền vào một bảng câu hỏi lập sẵn, các câu hỏi được thiết kế dưới dạng “Có” hay “Không” mà câu trả lời “không” được dùng để chỉ sự yếu kém của kiểm soát nội bộ. Bố trí các cột đánh giá yếu kém theo mức độ quan trọng hàng thứ yếu). + Bảng câu hỏi về kiểm soát nội bộ được lập cho từng quy trình nghiệp vụ, quy trình hoạt động (mỗi quy trình cũng có thể lập một số bảng câu hỏi). + Lưu đồ về kiểm soát nội bộ, là hình vẽ biểu thị một hệ thống hay một loại thủ tục trong hệ thống xử lý dữ liệu của đơn vị thông qua các ký hiệu. Những quy ước thường được tuân thủ đối với ký hiệu trong lưu đồ là: Sử dụng ký hiệu chuẩn; Đường biểu thị mối quan hệ giữa các tài liệu và sổ sách thường được trình bầy từ trên xuống dưới, từ trái sang phải; Mỗi cột dọc thể hiện trách nhiệm của bộ phận trong việc thực hiện nghiệp vụ hoặc kiểm soát. + Phép thử xuyên suốt: Là nhân viên kiểm toán chọn một vài nghiệp vụ để theo dõi qua từng bước thực hiện để xem xét thực tế của nó có hay không phù hợp với lưu đồ, với bảng câu hỏi và bảng mô tả. Nếu có sự khác biệt, nhân viên kiểm toán nội bộ sẽ điều chỉnh lại cho đúng thực tế. Phép thử xuyên suốt chỉ để kiểm tra sự chính xác của bảng câu hỏi, lưu đồ tìm hiểu về kiểm soát nội bộ chứ không để đánh giá sự tin cậy của các thủ tục kiểm soát nội bộ, 1.5.4. Đánh giá ban đầu về rủi ro kiểm soát: a) Dựa vào sự hiểu biết về hệ thống kiểm soát nội bộ, nhóm kiểm toán và nhân viên kiểm toán nội bộ phải đánh giá ban đầu về rủi ro kiểm soát đối với cơ sở dẫn liệu cho từng số dư tài khoản hoặc các loại nghiệp vụ kinh tế chủ yếu. b) Rủi ro kiểm soát được đánh giá ban đầu ở mức độ cao trong các trường hợp: 24
25. - Hệ thống kiểm soát nội bộ không được thiết kế đầy đủ. - Hệ thống kiểm soát nội bộ không được thực hiện đầy đủ. - Nhân viên kiểm toán nội bộ không được cung cấp đầy đủ cơ sở để đánh giá sự đầy đủ về thiết kế và thực hiện hệ thống kiểm soát nội bộ. 2. Kế hoạch kiểm toán nội bộ cho từng cuộc kiểm toán: 2.1. Kế hoạch kiểm toán nội bộ cho từng cuộc nhằm đảm bảo nguồn lực của kiểm toán nội bộ được điều phối cho những phạm vi công việc có rủi ro cao để thực hiện công việc kiểm toán có hiệu quả và đạt được những mục tiêu đề ra. 2.2. Kế hoạch kiểm toán nội bộ cho từng cuộc kiểm toán chỉ ra định hướng công việc cho nhóm kiểm toán trên cơ sở tuân thủ kế hoạch kiểm toán nội bộ hàng năm của NHTM. Kế hoạch kiểm toán nội bộ cho từng cuộc kiểm toán làm cơ sở để lập chương trình kiểm toán . 2.3. Kế hoạch kiểm toán nội bộ cho từng cuộc kiểm toán do Trưởng phòng kiểm toán nội bộ lập hoặc chỉ đạo Trưởng nhóm kiểm toán lập, trình Trưởng ban kiểm soát phê chuẩn trước khi bắt đầu thực hiện cuộc kiểm toán. 2.4. Kế hoạch kiểm toán nội bộ cho từng cuộc kiểm toán bao gồm các nội dung sau: a) Xác định đơn vị được kiểm toán: Các đơn vị trong hệ thống. b) Kế hoạch về thời gian để kiểm toán các đơn vị. c) Thiết lập các mục tiêu kiểm toán và phạm vi công việc, theo đó các mục tiêu kiểm toán là chỉ ra các yêu cầu, nội dung cần kiểm tra, đánh giá và xác nhận của cuộc kiểm toán và xác định những gì cuộc kiểm toán cần hoàn tất. Các mục tiêu kiểm toán là thước đo kết quả của mỗi cuộc kiểm toán nội bộ và là cơ sở đánh giá việc hoàn thành trách nhiệm của nhóm kiểm toán và nhân viên kiểm toán nội bộ, các mục tiêu kiểm toán là yếu tố quyết định phạm vi, nội dung và việc lựa chọn phương pháp kiểm toán. Mục tiêu của một cuộc kiểm toán là xác định nội dung hoặc tiêu chí cụ thể sau: - Tài sản tồn tại một thời điểm nhất định (sự tồn tại); - Nghiệp vụ đã xuất hiện phát sinh trong hoạt động của đơn vị (sự xuất hiện); - Tài sản, công nợ hay nghiệp vụ được ghi chép đầy đủ trong hệ thống kế toán (sự đầy đủ). - Tài sản thuộc quyền sở hữu của đơn vị hoặc của NHTM, của khách hàng (quyền sở hữu); - Tài sản và công nợ được phản ánh theo giá trị phù hợp (đánh giá). - Nguồn vốn phản ánh đúng đắn trách nhiệm của đơn vị phải bảo toàn và thanh toán (nghĩa vụ). - Các nghiệp vụ về thu nhập và chi phí đựoc phản ánh theo đúng giá trị và phân bổ theo đúng kỳ kế hoạch (đo lường). - Các phép tính số học trên báo cáo tài chính đảm bảo chính xác. - Tài sản và nghiệp vụ được phân loại và kê khai đúng đắn (sự phân loại). d) Xác định phạm vi công việc kiểm toán, được thể hiện trên ba mặt: 25
26. - Giới hạn về không gian: Xác định các bộ phận cần tiến hành kiểm toán đảm bảo đủ đại diện cho đơn vị được kiểm toán cũng như đảm bảo được trọng tâm của cuộc kiểm toán. - Giới hạn về thời gian: Là thời gian hoạt động của đơn vị được kiểm toán (năm, quý), giới hạn về thời kỳ kiểm toán là cơ sở xác định số liệu, tài liệu, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong phạm vi thời kỳ kiểm toán và các vấn đề có liên quan trước và sau thời kỳ kiểm toán. - Giới hạn về hoạt động của đơn vị được kiểm toán. Từ việc xác định giới hạn về không gian, thời gian hoạt động kiểm toán sẽ quyết định khối lượng công việc cần thực hiện của cuộc kiểm toán cũng như quyết định bố trí nhân sự, kinh phí, phân bổ thời gian cho cuộc kiểm toán. Phạm vi công việc kiểm toán phụ thuộc vào quy mô của đơn vị được kiểm toán, mức độ phức tạp của công việc cần thực hiện và đánh giá rủi ro. Việc xác định phạm vi kiểm toán cần phụ thuộc vào lần thực hiện kiểm toán. Kiểm toán lần đầu sẽ có khối lượng công việc nhiều hơn, thời gian dài hơn và tốn kinh phí hơn (cũng vậy kiểm toán đột xuất sẽ khác với kiểm toán định kỳ). đ) Xác định các yêu cầu khác đối với cuộc kiểm toán (như kỳ hạn kiểm toán, ngày hoàn thành, hình thức báo cáo cuối cùng): - Số lượng nhân viên kiểm toán và mức độ kinh nghiệm cần thiết của họ được dựa trên đánh giá về nội dung và mức độ phức tạp của cuộc kiểm toán, kỳ hạn thời gian và các nguồn lực có sẵn (các công cụ cần thiết phục vụ cho cuộc kiểm toán như chứng từ làm việc, các mẫu biểu, báo cáo kiểm toán các kỳ trước, phần mềm ). - Nhu cầu huấn luyện, kiến thức, kỹ năng kiểm toán và các nghiệp vụ chuyên môn bổ trợ cho nhân viên kiểm toán thực hiện cuộc kiểm toán. - Xem xét sử dụng các nguồn lực bên ngoài trong trường hợp cần thiết. - Chuẩn bị các điều kiện cần thiết bao gồm: + Tài liệu làm căn cứ pháp lý cho cuộc kiểm toán và các văn bản về chế độ chính sách tài chính, kế toán cần thiết. + Tài liệu về quá trình hoạt động của đơn vị được kiểm toán qua các năm. + Các giấy tờ khác phục vụ cho liên hệ công tác trong quá trình kiểm toán. + Các phương tiện thiết bị hỗ trợ cho cuộc kiểm toán như: máy vi tính, chương trình phần mền kiểm toán bằng máy vi tính, máy tính cá nhân, máy ghi âm, chụp ảnh (nếu cần). + Các điều kiện vật chất cần thiết khác. 2.5. Chương trình kiểm toán: a) Chương trình kiểm toán: Là một bộ phận của kế hoạch cho từng cuộc kiểm toán, mô tả chi tiết phạm vi công việc thực hiện trong những phạm vi kiểm toán nhằm đảm bảo cho công việc kiểm toán được thực hiện theo đúng yêu cầu. Đó là việc hoạch định chi tiết về những công việc cần thực hiện, thời gian hoàn thành và trọng tâm là các thủ tục cần thực hiện trong khi kiểm toán. 26
27. b) Chương trình kiểm toán ở hai cấp độ: - Chương trình chung cho cả cuộc kiểm toán. - Chương trình cụ thể cho từng nội dung hoặc phần việc kiểm toán. c) Nội dung chính của chương trình kiểm toán bao gồm mục đích kiểm toán từng phần, xác định các bước đi chi tiết, thu thập bằng chứng, phân tích đánh giá để đưa ra nhận xét, khuyến nghị, dự tính ngày hoàn thành, bố trí nhân lực kiểm toán và phối kết hợp với các trợ lý, chuyên gia (nếu thấy cần thiết), theo đó các nội dung chủ yếu sau : - Chi tiết các mục tiêu của cuộc kiểm toán, từng phần công việc kiểm toán. - Nội dung kiểm toán. - Các thủ tục (phương pháp) kiểm toán được kiểm toán nội bộ dùng để thu thập bằng chứng, phân tích, diễn giải và ghi chép thông tin trong cuộc kiểm toán . - Đưa ra nội dung, phạm vi và mức độ của thử nghiệm cần thiết đạt được các mục tiêu kiểm toán trong mỗi giai đoạn của cuộc kiểm toán. - Xác định các khía cạnh kỹ thuật, rủi ro, tiến trình các nghiệp vụ cần phải kiểm toán. - Xác định cụ thể về thời gian và số lượng nhân viên kiểm toán nội bộ. - Các nguồn cung cấp bằng chứng kiểm toán (cơ sở dẫn liệu). Bước 2: Thực hiện kiểm toán 1. Các phương pháp kiểm toán: Quá trình kiểm toán nội bộ thực chất là quá trình áp dụng các phương pháp kỹ thuật, nghiệp vụ vào việc kiểm tra thực tế nhằm thu thập các bằng chứng kiểm toán đầy đủ và thích hợp làm cơ sở cho các ý kiến nhận xét về các thông tin được kiểm toán thông qua việc tuân thủ các phương pháp kiểm toán của Nhân viên kiểm toán khi tác nghiệp. Có thể chia hệ thống phương pháp kiểm toán nội bộ thành hai loại là phương pháp kiểm toán cơ bản và phương pháp kiểm toán tuân thủ được nêu dưới đây. 2. Phương pháp kiểm toán cơ bản: 2.1. Phương pháp kiểm toán cơ bản là các phương pháp được thiết kế và sử dụng nhằm mục đích thu thập các bằng chứng có liên quan đến các dữ liệu do hệ thống kế toán xử lý và cung cấp. 2.2. Đặc trưng cơ bản của phương pháp này là việc tiến hành các thử nghiệm, các đánh giá đều được dựa vào các số liệu, các thông tin trong báo cáo tài chính và hệ thống kế toán của đơn vị. Vì vậy phương pháp kiểm toán cơ bản còn được gọi là các bước kiểm nghiệm theo số liệu. 2.3. Phương pháp kiểm toán cơ bản bao gồm các bước: a) Phương pháp phân tích đánh giá tổng quát: Phương pháp này là việc phân tích các số liệu, thông tin, các tỷ suất quan trọng, qua đó tìm ra những xu hướng, biến động, để phát hiện ra những thay đổi trọng yếu, những biến động bất thường và tìm ra các mối quan hệ có mâu thuẫn với các thông tin liên quan khác hoặc có sự chênh lệch lớn so với giá trị đã dự kiến, tìm ra những khoản mục, nội dung có rủi ro lớn. Phương pháp phân tích bao gồm những so sánh chủ yếu sau: 27
28. - Phân tích so sánh về lượng trên cùng một chỉ tiêu (còn gọi là phân tích ngang) phương pháp này đơn giản nhưng không thể hiện mối quan hệ giữa các chỉ tiêu. Ví dụ như: + So sánh số liệu kỳ này với kỳ trước hoặc giữa các kỳ với nhau. + So sánh số liệu thực tế với số liệu kế hoạch, số liệu dự toán + Phân tích một số liệu kỳ này thành các số liệu chi tiết để so sánh So sánh số liệu giữa các đơn vị thành viên với nhau, hoặc so sánh giữa các chỉ tiêu của đơn vị với các chỉ tiêu bình quân trong ngành. - Phân tích tỷ suất (còn gọi là phân tích dọc) bằng cách so sánh, xác định tỷ lệ tương quan giữa các chỉ tiêu, các khoản mục khác nhau. Tuỳ theo kiến thức và kinh nghiệm nghề nghiệp, nhân viên kiểm toán nội bộ có thể tính toán, phân tích nhiều mặt một số tỷ suất cần thiết cho việc nhận xét của mình. Kỹ thuật phân tích dọc còn có thể sử dụng để nghiên cứu các mối quan hệ giữa thông tin tài chính và những thông tin phi tài chính. Các thông tin phi tài chính là các dữ liệu kinh tế kỹ thuật do các hệ thống hạch toán nghiệp vụ, thống kê cung cấp. Giữa các thông tin này với các thông tin tài chính có những quan hệ nhất định. Dựa trên một quan hệ hợp lý giữa chúng, nhân viên kiểm toán nội bộ có thể phát hiện nhiều sai sót và những vấn đề bất thường. Chẳng hạn, có thể so sánh quan hệ giữa chi phí tiền lương và số lượng lao động của doanh nghiệp, so sánh giữa số tồn kho của một số loại vật tư với khả năng chứa đựng của hệ thống kho tàng trong đơn vị - Khi thực hiện phương pháp phân tích, cần tiến hành các bước nội dung công việc như xây dựng mục tiêu cụ thể cho việc áp dụng phương pháp phân tích, giúp thiết kế các thể thức phân tích thích hợp, hiệu quả. Thiết kế các hình thức phân tích gồm 3 nội dung: + Lựa chọn hình thức phân tích thích hợp nhất; + Lựa chọn các tài liệu thông tin thích hợp với hình thức phân tích đã lựa chọn và mục tiêu đã xác định; + Xây dựng các nguyên tắc quyết định đối với quá trình xác định các sai số và giao động bất thường, các thủ tục tiếp theo khi xác định các sai số và giao động bất thường đó. - Tiến trình phân tích bao gồm nội dung công việc sau: + Dựa trên thiết kế các hình thức phân tích, tiến hành các quá trình tính toán, so sánh số liệu, thông tin nhằm phát hiện những sai sót và giao động bất thường. + Xếp loại các kết quả nghiên cứu theo nguyên tắc quyết định; + Tiến hành các thủ tục tiếp theo (thảo luận với Ban lãnh đạo, điều tra tiếp hoặc không điều tra ). - Phân tích đánh giá tổng quát là phương pháp kiểm toán có hiệu quả cao vì thời gian ít, chi phí thấp mà nhiều tác dụng. Kỹ thuật phân tích thường được các nhân viên kiểm toán nội bộ cấp cao tiến hành và thường là kỹ thuật được áp dụng đầu tiên cho mọi cuộc kiểm toán. Trong một số trường hợp, nhân viên kiểm toán nội bộ có thể chỉ cần áp dụng phương pháp phân tích là đã có thể rút ra những nhận xét cần thiết mà không cần áp dụng thêm thủ tục kiểm toán nào khác. Tuy nhiên, cần lưu ý: 28
29. + Mối quan hệ bản chất giữa các chỉ tiêu được so sánh, các chỉ tiêu này phải đồng nhất về nội dung phương pháp tính, giữa chúng phải có mối quan hệ nhất định với nhau . + Những khoản mục hoặc chỉ tiêu trọng yếu không chỉ sử dụng phương pháp phân tích mà cần kết hợp với các phương pháp khác để tìm bằng chứng kiểm toán thích hợp . + Cần thận trọng khi sử dụng phương pháp phân tích trong trường hợp hệ thống kiểm soát nội bộ đơn vị yếu kém . b) Phương pháp cân đối: Là phương pháp dựa trên các cân đối (phương trình) kế toán và các cân đối khác để kiểm toán các mối quan hệ nội tại của các yếu tố cấu thành quan hệ cân đối đó. Các bước tiến hành phương pháp này như sau: - Chuẩn bị xác lập các chỉ tiêu có quan hệ cân đối cần kiểm toán và xác định phạm vi, nguồn tài liệu, chứng từ cần thu thập. - Thực hiện thu thập các tài liệu, chứng từ tương ứng với nội dung của các cân đối và tổng hợp đối chiếu lên bảng cân đối thử để tìm ra những quan hệ kinh tế, tài chính bị mất cân đối hoặc có những biểu hiện bất thường khác. - Sau khi thu thập bằng chứng bằng phương pháp cân đối: + Phân tích, tìm nguyên nhân của những mất cân đối hoặc những biểu hiện bất thường. + Kết luận về tính chính xác của các tài liệu, số liệu hoặc mở rộng phạm vi, điều chỉnh phương pháp thu thập bằng chứng kiểm toán khác để tìm nguyên nhân hoặc kết luận và những sai sót vi phạm của đơn vị được kiểm toán. c) Phương pháp kiểm tra chi tiết các nghiệp vụ và các số dư tài khoản: - Đây là phương pháp kiểm toán nhằm kiểm tra và ghi chép từng loại hoạt động kinh doanh của đơn vị. Phương pháp này thích hợp để kiểm tra các đơn vị có quy mô nhỏ, các loại nghiệp vụ có tính chất không phức tạp, hoặc những bộ phận, những khoản mục “nhạy cảm” trong kinh doanh (như tiền mặt, chứng khoán, các loại vật tư, hàng hoá quý hiếm ). - Phương pháp này không thích hợp với quy mô hoạt động và khối lượng giao dịch nhiều. Đối với các trường hợp này, nhân viên kiểm toán nội bộ không kiểm tra chi tiết toàn bộ các nghiệp vụ và các số dư tài khoản mà thực hiện kiểm tra chi tiết chủ yếu dựa trên cơ sở chọn mẫu một số nghiệp vụ cùng loại, trong đó kỹ thuật lấy mẫu kiểm toán không những được sử dụng để thử nghiệm chi tiết các nghiệp vụ và số dư tài khoản mà còn được dùng để thử nghiệm chi tiết các loại kiểm soát của đơn vị, đó là phương pháp kiểm toán tuân thủ. 3. Phương pháp kiểm toán tuân thủ: 3.1. Phương pháp kiểm toán tuân thủ là các thủ tục và kỹ thuật kiểm toán được thiết lập để thu thập các bằng chứng về tính đầy đủ và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ đơn vị. 3.2. Đặc trưng của phương pháp kiểm toán tuân thủ: a) Các thử nghiệm và kiểm tra đều dựa vào các quy chế kiểm soát trong hệ thống kiểm soát nội bộ đơn vị. Nếu hệ thống kiểm soát nội bộ được đánh giá là mạnh, là hiệu 29
30. quả và kiểm soát viên có thể tin tưởng thì công việc kiểm toán cần dựa vào các quy chế kiểm soát. b) Công việc kiểm toán được dựa vào hệ thống kiểm soát nội bộ nên phương pháp kiểm toán tuân thủ còn được gọi là bước kiểm nghiệm dựa vào kiểm soát. 3.3. Tuỳ thuộc mức thoả mãn về kiểm soát, nhân viên kiểm toán nội bộ có thể áp dụng các phương pháp kiểm toán tuân thủ cụ thể sau: a) Phương pháp thực nghiệm (trắc nghiệm): Đây là phương pháp tái diễn các hoạt động hay nghiệp vụ để xác minh lại kết quả của một quá trình, một sự việc đã qua, hoặc sử dụng thủ pháp kỹ thuật nghiệp vụ để tiến hành các phép thử nhằm xác định một cách khách quan chất lượng công việc, mức độ chi phí Các bước thực nghiệm tiến hành như sau: - Chuẩn bị thực nghiệm gồm xác định mục đích, nội dung của thực nghiệm, chuẩn bị các điều kiện về nhân lực, phương tiện, dụng cụ, vật tư thực nghiệm và các phương tiện đo lường, đánh giá và xây dựng quy trình thực nghiệm. - Tiến hành thực nghiệm gồm thực hiện các quy trình thực nghiệm đã được xây dựng, thống kê, tính toán, đo lường các chỉ tiêu, thông số, kết quả của quá trình thực nghiệm và so sánh số liệu, thông tin được rút ra từ thực nghiệm với các số liệu thông tin trong sổ sách, chứng từ tìm ra các sai lệch giữa hai loại số liệu và thông tin trên. - Các công việc sau thực nghiệm là phân tích và tìm nguyên nhân những sai lệch giữa số liệu, thông tin giữa thực nghiệm và sổ sách, kết luận về những số liệu, thông tin đảm bảo chính xác trên sổ sách hoặc mở rộng, điều chỉnh phương pháp kiểm toán để tìm nguyên nhân hoặc kết luận về những sai sót, vi phạm của đơn vị liên quan đến những sai lệch trên sổ sách, chứng từ. b) Các thử nghiệm chi tiết đối với kiểm soát: - Là các thử nghiệm được tiến hành để thu thập bằng chứng về sự hữu hiệu của các quy chế kiểm soát và các bước kiểm soát, làm cơ sở cho việc thiết kế phương pháp kiểm toán cơ bản, việc tiến hành hay không tiến hành các thử nghiệm chi tiết về kiểm soát phụ thuộc vào việc đánh giá lại rủi ro kiểm soát sau khi đã áp dụng kỹ thuật kiểm tra hệ thống. - Nếu mức độ rủi ro kiểm soát được đánh giá là không cao ở mức tối đa hoặc nhân viên kiểm toán nội bộ xét thấy có thể giảm được rủi ro kiểm soát đã đánh giá sơ bộ khi lập kế hoạch xuống một mức thấp hơn, nhân viên kiểm toán nội bộ sẽ tiến hành các thử nghiệm chi tiết về kiểm soát cần thiết để có được bằng chứng về sự hữu hiệu tương ứng của kiểm soát nội bộ. Đây là cơ sở để nhân viên kiểm toán nội bộ giới hạn phạm vi của các thử nghiệm cơ bản phải tiến hành (nhất là các thử nghiệm chi tiết về nghiệp vụ và số dư tài khoản) đối với các khoản mục liên quan. - Ngược lại, nếu mức rủi ro kiểm soát được đánh giá ở mức cao và xét thấy không có khả năng giảm được trong thực tế, nhân viên kiểm toán nội bộ sẽ không thực hiện các thử nghiệm chi tiết về kiểm soát mà phải tiến hành ngay các thử nghiệm cơ bản ở mức độ phù hợp. Đây là giai đoạn, là công việc mang tính chủ quan, tuỳ thuộc vào bản lĩnh nghề nghiệp và sự xét đoán của nhân viên kiểm toán nội bộ. 30
31. - Các thử nghiệm chi tiết đối với kiểm soát (kiểm soát độc lập và quản lý, kiểm soát xử lý, kiểm soát để bảo vệ tài sản) chủ yếu cũng được thực hiện trên cơ sở kiểm tra mẫu các quy chế kiểm soát nội bộ. Ngoài ra, phương pháp này còn kết hợp với các biện pháp quan sát trực tiếp, phỏng vấn và kiểm tra đối chiếu để bổ sung cho kỹ thuật lấy mẫu kiểm toán. c) Phương pháp kiểm tra, đối chiếu: - Đây là phương pháp thu thập bằng chứng thông qua việc xem xét, rà soát, đối chiếu giữa các tài liệu, số liệu liên quan đến nhau, bao gồm đối chiếu trực tiếp (là việc đối chiếu về mặt lượng của cùng một chỉ tiêu trên các nguồn tài liệu khác nhau như các chứng từ kế toán để tìm ra các sai sót gian lận và đối chiếu logic (là việc nghiên cứu các mối quan hệ bản chất giữa các chỉ tiêu có mối quan hệ với nhau thông qua việc xem xét mức biến động tương ứng về tỷ số của các chỉ tiêu có quan hệ kinh tế trực tiếp, song có thể cớ mức biến động khác nhau và có thể theo các hướng khác nhau). Hai phương pháp đối chiếu này thường được kết hợp chặt chẽ nhau trong quá trình kiểm toán - Các nguồn tài liệu để đối chiếu, so sánh: + Đối chiếu trên các sổ sách kế toán . + Đối chiếu trên sổ kế toán với số liệu kiểm kê thực tế. + Đối chiếu trên số kế họach với thực hiện. + Đối chiếu trên số định mức với thực tế. + Đối chiếu trên quyết định với thực hiện . - Hai loại kiểm tra, đối chiếu (kiểm tra vật chất và kiểm tra tài liệu). Kiểm tra, đối chiếu vật chất là quá trình kiểm kê hoặc tham gia kiểm kê tài sản hữu hình của nhân viên kiểm toán nội bộ như kiểm kê hàng tồn kho, kiểm kê tài sản cố định hữu hình, kiểm kê tiền mặt tồn quỹ, khi thu thập bằng chứng theo phương pháp kiểm tra vật chất. Theo đó cần lưu ý: + Chưa đủ bằng chứng để chứnh minh tài sản hiện có thuộc quyền sở hữu của ai. + Chưa đủ căn cứ phán xét chất lượng, tình trạng kỹ thuật, mức độ hao mòn, tính lỗi thời của tài sản. + Để đảm bảo hiệu quả của công tác kiểm kê, cần căn cứ vào tính chất của các loại vật tư, tài sản cần kiểm kê, số lượng giá trị, đặc tính kinh tế, kỹ thuật để lựa chọn một loại hình kiểm kê tối ưu (kiểm kê toàn diện, kiểm kê điển hình hoặc kiểm kê chọn mẫu). Các bước kiểm kê được tiến hành như sau: + Chuẩn bị kiểm kê bao gồm xác định đối tượng kiểm kê, quy mô thời gian, loại hình kiểm kê và chuẩn bị các điều kiện cho kiểm kê: cán bộ nhân viên, chuyên gia kỹ thuật các phương tiện kỹ thuật và đo lường. + Thực hiện kiểm kê bao gồm thực hiện cân đong đo đếm và ghi chép số lượng, giá trị, chất lượng, phân biệt theo từng mã cân hoặc lô vật tư tài sản và tổng hợp hệ thống số liệu kiểm kê theo từng khoản mục tập hợp lại các chứng từ kiểm kê ( phiếu kiểm kê), 31
32. đồng thời so sánh đối chiếu các số liệu kiểm kê với số liệu trên các sổ sánh kế toán, tìm ra những sai lệch giữa hai số liệu trên. + Các công việc sau kiểm kê gồm phân tích, tìm nguyên nhân của những sai lệch về vật tư, tài sản giữa số liệu kiểm kê và số liệu trên sổ sách, kết luận những chỉ tiêu đảm bảo được sự chính xác, hoặc mở rộng phạm vi điều chỉnh, phương pháp kiểm toán để tìm nguyên nhân hoặc kết luận về những sai sót, vi phạm của đơn vị liên quan đến những sai lệch về vật tư, tài sản (cả về phản ánh trên sổ sách, tổ chức quản lý, bảo quản sử dụng). - Kiểm tra, đối chiếu tài liệu: Là quá trình soát xét của nhân viên kiểm toán nội bộ thông qua việc kiểm tra, đối chiếu các chứng từ, tài liệu, sổ kế toán, các văn bản có liên quan đến báo cáo tài chính. Khi thực hiện cần lưu ý: + Độ tin cậy của tài liệu chứng minh phụ thuộc vào nguồn gốc của tài liệu, nếu sự độc lập của tài liệu thu thập được đối với đơn vị được kiểm toán càng cao thì độ tin cậy của tài liệu chứng minh càng cao. + Đề phòng các tài liệu thu thập được bị nguồn cung cấp xuyên tạc, sửa chữa, tẩy xoá hoặc giả mạo làm mất tính trung thực, khách quan của tài liệu, do vậy cần phải có sự kiểm tra, xác minh thông qua các phương pháp khác. Các bước áp dụng phương pháp kiểm tra đối chiếu tài liệu như sau: + Chuẩn bị đối chiếu gồm xác định chỉ tiêu cần đối chiếu, thu thập các tài liệu và chứng từ gắn với các chỉ tiêu đã xác định cần phải đối chiếu. + Thực hiện kiểm tra đối chiếu gồm soát xét các tài liệu, chứng từ, tính toán và tiến hành so sánh đối chiếu trực tiếp hay đối chiếu logic, tổng hợp các chỉ tiêu đã đối chiếu, chỉ ra các sai lệch về các chỉ tiêu. + Các công việc sau kiểm tra đối chiếu gồm phân tích, tìm nguyên của những sai lệch các chỉ tiêu và kết luận về những chỉ tiêu đảm bảo được chính xác hoặc mở rộng phạm vi điều chỉnh phương pháp để tìm nguyên nhân hoặc kết luận về những sai sót vi phạm của đơn vị liên quan đến các chỉ tiêu có sai lệch. d) Phương pháp quan sát: Là phương pháp thu thập bằng chứng thông qua quá trình nhân viên kiểm toán nội bộ trực tiếp xem xét, theo dõi để đánh giá một hiện tượng, một chu trình hoặc một thủ tục do người khác thực hiện như quan sát việc kiểm kê thực tế hoặc quan sát các thủ tục kiểm soát do đơn vị mình tiến hành. Khi thực hiện cần lưu ý: - Phải kết hợp với các phương pháp khác. - Quan sát thực tế sẽ cung cấp bằng chứng có độ tin cậy cao nhưng bằng chứng đó không thể hiện tính chắc chắn ở các thời điểm khác ngoài thời điểm quan sát. đ) Phương pháp thẩm tra và xác nhận: Là phương pháp thu thập các bản xác nhận của những người có trách nhiệm hoặc liên quan đến công việc và nội dung kiểm toán ở trong hay ngoài đơn vị kiểm toán như xác nhận của người bán và người phải trả, xác nhận của khách hàng về số dư tiền gửi tại NHTM, xác nhận của người tạm ứng về số dư trên tài khoản tạm ứng Khi thực hiện cần lưu ý không phải tất cả các đối tượng hoặc tình huống đều cần bằng chứng xác nhận, các 32
33. xác nhận chủ yếu là các khoản phải thu, phải trả, tiền gửi NHTM, tài sản ký quỹ thế chấp - Các bằng chứng thu thập được thông qua phương pháp thẩm tra, xác nhận để có đủ độ tin cậy thì phải đảm bảo các yêu cầu: + Thông tin cần xác nhận phải theo yêu cầu của nhân viên kiểm toán nội bộ. + Sự xác nhận phải thực hiện bằng văn bản. + Sự độc lập của người xác nhận thông tin. + Nhân viên kiểm toán nội bộ phải kiểm soát được toàn bộ quá trình thu thập, xác nhận bằng chứng. e) Phương pháp phỏng vấn: Là phương pháp thu thập thông tin của nhân viên kiểm toán nội bộ thông qua việc trao đổi, phỏng vấn những người trong và ngoài đơn vị kiểm toán có liên quan nội dung kiểm toán. Việc phỏng vấn có thể được thực hiện dưới dạng vấn đáp hoặc văn bản kỹ thuật. Trong đó cần lưu ý : - Trước khi phỏng vấn cần xác định mục đích, nội dung, đối tượng, thời gian, địa điểm phỏng vấn. - Khi thực hiện phỏng vấn cần coi trọng kỹ thuật đặt câu hỏi, câu hỏi gọn, rõ nội dung và mục đích cần đạt được. Ghi chép hoặc ghi lại bằng chứng (phản ứng, ghi âm, thu thập thêm chứng cứ ). - Chú ý đến sự khách quan và hiểu biết của người được phỏng vấn để có những kết luận đúng đắn phục vụ tốt cho mục đích kiểm toán . g) Phương pháp tính toán: Là việc kiểm tra tính chính xác về mặt toán học của số liệu chứng từ, sổ kế toán, báo cáo tài chính và các tài liệu liên quan khác hay việc thực hiện các tính toán độc lập của nhân viên kiểm toán nội bộ. 4. Các nguyên tắc cơ bản thực hiện kiểm toán: Để thực hiện kế hoạch kiểm toán và đạt được các mục tiêu đề ra, quá trình thực hiện kiểm toán cần tuân thủ các nguyên tắc cơ bản sau: a) Nhân viên kiểm toán nội bộ phải tuân thủ các nội dung trong kế hoạch và chương trình kiểm toán. b) Trong quá trình thực hiện kiểm toán, nhân viên kiểm toán nội bộ phải ghi chép, tập hợp đầy đủ các bước công việc được thực hiện, kết quả cụ thể của từng bước vào hồ sơ kiểm toán nhằm tích lũy băng chứng kiểm toán cho các kết luận của kiểm toán ở giai đoạn cuối (lập báo cáo kiểm toán), đồng thời tích luỹ và hệ thống hoá hồ sơ kiểm toán. c) Định kỳ phải tổng hợp kết quả kiểm toán để đánh giá mức độ thực hiện công việc so với kế hoạch đề ra để có biện pháp điều chỉnh kịp thời về nội dung, thời gian của các bước kiểm toán tiếp theo nhằm hoàn thành kế hoạch của cuộc kiểm toán theo đúng yêu cầu về tiến độ và chất lượng. d) Phải tuân theo pháp luật để đảm bảo tính pháp lý, khách quan, trung thực của các kết luận kiểm toán. 33
34. 5. Nội dung thực hiện kiểm toán: 5.1. Đây là giai đoạn mà nhân viên kiểm toán nội bộ triển khai thực hiện các công việc trong kế hoạch và chương trình kiểm toán và thông qua việc sử dụng các phương pháp kiểm toán đã lựa chọn để thu thập, đánh giá các bằng chứng kiểm toán. 5.2. Bằng chứng thu thập được phải đầy đủ và thích hợp, từ đó sẽ giúp cho nhân viên kiểm toán nội bộ rút ra những kết luận hợp lý, làm căn cứ vững chắc để đưa ra những nhận xét, đánh giá về đối tượng kiểm toán. 5.3. Kết quả kiểm toán phải được nhân viên kiểm toán nội bộ thể hiện bằng văn bản với đầy đủ các nội dung như: mục đích kiểm toán, phương pháp kiểm toán, kết quả kiểm toán và kết luận, khuyến nghị. Mọi giấy tờ làm việc phải lưu giữ theo chế độ quản lý hồ sơ kiểm toán. 5.4. Căn cứ kế hoạch và chương trình kiểm toán cụ thể, giai đoạn này bao gồm các công việc: a) Đánh giá rủi ro kiểm soát và thiết kế các thử nghiệm kiểm soát: - Một vấn đề mang tính bản chất gắn với hệ thống kiểm soát nội bộ, đó là rủi ro kiểm soát. Hệ thống kiểm soát nội bộ càng hữu hiệu thì rủi ro kiểm soát càng thấp và ngược lại khi hệ thống kiểm soát nội bộ yếu kém thì rủi ro kiểm soát càng cao. Nhân viên kiểm toán nội bộ cần đánh giá rủi ro kiểm soát để xác định phương hướng và phạm vi kiểm toán. Nếu rủi ro cao, nhân viên kiểm toán nội bộ phải tăng cường và mở rộng phạm vi kiểm toán để xác định được các sai sót trọng yếu trên báo cáo tài chính và các vi phạm về chính sách. Ngược lại, rủi ro kiểm toán thấp (hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu), nhân viên kiểm toán nội bộ có thể giới hạn phạm vi kiểm toán mà vẫn đảm bảo xác định được sai sót ở mức độ cho phép. Đánh giá sơ bộ rủi ro và thiết kế thử nghiệm kiểm soát nhằm xác định thủ tục kiểm soát nội bộ nào được tiến hành thử nghiệm . - Sự tồn tại rủi ro kiểm soát và bản thân hệ thống kiểm soát nội bộ không thích hợp, thể hiện: + Trái pháp luật hoặc không phù hợp với quy định của cấp trên. + Quy định không có tính khả thi (quá phức tạp hoặc quá đơn giản). + Không kịp thời khi có những hoạt động hoặc chương trình mới. + Không kịp thời thay đổi khi pháp luật và quy định của cấp trên thay đổi. - Hệ thống kiểm soát nội bộ thiếu chặt chẽ, hợp lý, thể hiện: + Thiếu đồng bộ các thủ tục kiểm soát chung và riêng biệt. + Quy định không thật phù hợp với điều kiện cụ thể của đơn vị. + Thiếu những quy định chi tiết có tính chất hướng dẫn tác nghiệp. + Mâu thuẫn trên các quy định. + Bỏ trống những hoạt động cần kiểm soát. + Hệ thống kiểm soát nội bộ không được thực thi đầy đủ. + Người quản lý lạm quyền. 34
35. + Kiểm soát việc tiếp cận tài sản và thông tin. + Quá coi trọng hình thức. + Lợi ích cục bộ và chính sách nhân sự. - Các bước đánh giá rủi ro và thiết kế các thử nghiệm kiểm soát: + Xác định lại các sai sót, gian lận có thể xẩy ra trong báo cáo của đơn vị. + Đánh giá tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ trong việc ngăn chặn và phát kiện các gian lận và sai sót. + Đánh giá mức độ rủi ro kiểm soát của các gian lận và sai sót dựa trên thiết kế của hệ thống kiểm soát nội bộ và kết quả của một số phép thử được tiến hành trong giai đoạn tìm hiểu đơn vị. + Nếu mức rủi ro kiểm soát được đánh giá là không cao ở mức tối đa hoặc nhân viên kiểm toán nội bộ xét thấy có khả năng giảm bớt rủi ro kiểm soát đã đánh giá xuống mức thấp hơn, nhân viên kiểm toán nội bộ sẽ xác định các thử nghiệm kiểm soát cần thiết để có được bằng chứng về sự hữu hiệu tương ứng của kiểm soát nội bộ. Đây cũng là cơ sở để nhân viên kiểm toán nội bộ gia hạn phạm vi của các thử nghiệm cơ bản phải tiến hành đối với các khoản mục liên quan. Ngược lại, nếu mức rủi ro kiểm soát được đánh giá ở mức cao và xét thấy không có khả năng giảm được trong thực tế thì nhân viên kiểm toán nội bộ không cần tiến hành các thử nghiệm kiểm soát mà phải tiến hành các thử nghiệm cơ bản ở mức độ phù hợp. b) Thực hiện các thử nghiệm kiểm soát: - Thử nghiệm kiểm soát là các thử nghiệm được tiến hành để thu thập bằng chứng về khả năng bảo đảm ngăn chặn và phát hiện được các sai sót trọng yếu. Các thử nghiệm này dùng để đánh giá tinh hữu hiệu của kiểm soát nội bộ trên cả lý thuyết lẫn thực tế. - Tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ, được thể hiện. + Sự hữu hiệu của loại hình kiểm soát được xây dựng để đảm bảo các cơ sở dữ liệu cơ bản cho mỗi khoản mục trên báo cáo tài chính. + Sự tồn tại và xuất hiện của tài sản và nghiệp vụ. + Sự đầy đủ, quyền sở hữu đối với tài sản. + Đánh giá, hạch toán đúng kỳ, khai báo đầy đủ trên báo cáo tài chính. - Các phương pháp tiến hành các thử nghiệm kiểm soát: + Phỏng vấn nhân viên thích hợp. + Kiểm tra chứng từ sổ sách. + Quan sát việc chấp hành các thủ tục. + Thực hiện lại các quy trình áp dụng các chính sách, thủ tục. c) Đánh giá cuối cùng về rủi ro kiểm soát và thiết kế các thử nghiệm cơ bản: Sau khi thực hiện các thử nghiệm kiểm soát, nhân viên kiểm toán nội bộ tiến hành đánh giá cuối cùng về rủi ro kiểm soát và điều chỉnh lại chương trình kiểm soát (phần các thử nghiệm cơ bản): 35
36. - Mở rộng các thủ tục kiểm toán ở những bộ phận mà rủi ro kiểm soát được đánh giá là cao, giới hạn các thủ tục kiểm soát ở những bộ phận có mức rủi ro kiểm soát thấp . - Trình bầy trong “Bảng đánh giá rủi ro kiểm toán” nội dung đánh giá cuối cùng vì rủi ro kiểm soát và các điều chỉnh thử nghiệm cơ bản. - Thử nghiệm cơ bản của hệ thống (kiểm toán hệ thống): + Là thu thập đầy đủ các bằng chứng cho các dấu hiệu của các khoản mục nhằm xác định sự chính xác về mặt số liệu của các chỉ tiêu cơ bản của báo cáo được kiểm toán. + Nội dung, thời gian, phạm vi của thử nghiệm cơ bản đối với các chỉ tiêu cơ bản của báo cáo được kiểm toán phụ thuộc vào kết quả đánh giá của nhân viên kiểm toán nội bộ về rủi ro kiểm soát thông qua các thử nghiệm kiểm soát hệ thống kiểm soát nội bộ. - Các bước thử nghiệm cơ bản của hệ thống (Kiểm toán hệ thống): + Khảo sát hệ thống. + Xác nhận hệ thống. + Phân tích hệ thống: Đánh giá rủi ro phát sinh trong quy trình, tính hiệu quả chung của quy trình, đặc biệt hiệu quả kiểm tra để hạn chế rủi ro, bao gồm 2 khía cạnh là tính hợp lý của quy trình về lý thuyết và tính hợp lý của quy trình về thực tiễn. + Đánh giá khác biệt giữa quy trình lý thuyết và quy trình đã được thực hiện và đánh giá hệ thống (đánh giá tính đầy đủ, chính xác, kịp thời, đúng thẩm quyền các nghiệp vụ được xử lý trong quy trình và trong khuôn khổ xử lý đúng thẩm quyền cần phân tích những rủi ro đã được hạn chế như thế nào). - Thực hiện các chương trình thử nghiệm cơ bản là kiểm tra chi tiết các nghiệp vụ và số dư tài khoản như kiểm tra các chứng từ, kiểm tra các báo cáo được kiểm toán và kiểm tra từng khoản tín dụng cụ thể Các thử nghiệm cơ bản thích hợp với việc kiểm tra các đơn vị, các nghiệp vụ có tính chất không phức tạp hoặc những bộ phận, những khoản mục nhạy cảm trong kinh doanh (mà khi phân tích tổng quát thường chưa đủ để đưa ra kết luận kiểm toán). Đối với hoạt động, như hoạt động hiện nay của các đơn vị thuộc NHTM có quy mô hoạt động và khối lượng giao dịch hàng ngày lớn thì nhân viên kiểm toán nội bộ không thể tiến hành kiểm tra chi tiết toàn bộ các nghiệp vụ, các số dư tài khoản mà chủ yếu được dựa trên cơ sở kiểm tra mẫu cho một số nghiệp vụ cùng loại (Phương pháp kiểm tra chọn mẫu ). - Phân tích, đánh giá tổng quát: Xem xét mối tương quan giữa các thông tin để đưa ra nhận xét, so sánh giữa các thông tin thực tế với các cơ sở gốc nhằm phát hiện rủi ro tiềm tàng, phân tích hoạt động của đơn vị, xác định yêu cầu kiểm tra chi tiết và đưa ra những định hướng chung cho cuộc kiểm toán . - Giám sát và kiểm tra trực tiếp: Như kiểm quỹ, kiểm kê, xác nhận trên thực tế như lấy xác nhận của người thứ 3 như nhà cung cấp, khách hàng, các đối tác . - Kiểm tra sự chính xác số học và kiểm tra tính cân đối có tính chất hệ thống. d) Chọn mẫu kiểm toán: 36
37. - Nhân viên kiểm toán nội bộ chọn các phần tử đại diện có đặc điểm như tổng thể, đủ độ tiêu biểu cho tổng thể làm cơ sở cho kiểm tra, đánh giá rút ra kết luận chung cho tổng thể nhằm giải quyết mâu thuẫn giữa yêu cầu về chất lượng kiểm toán với khả năng xác định toàn diện đối với các đối tượng kiểm toán có quy mô và khối lượng giao dịch hàng ngày cao. - Chọn mẫu kiểm toán theo tinh thần và với số lượng xác định, với tính đại diện cao của mẫu chọn sẽ giúp cho nhân viên kiểm toán nội bộ vẫn đảm bảo chất lượng kiểm toán trong thời lượng có hạn và chi phí kiểm toán thấp. Tính đại diện của mẫu càng cao thì số mẫu kiểm toán sẽ càng ít nhưng vẫn đảm bảo yêu cầu chất lượng kiểm toán. - Khi chọn mẫu kiểm toán, nhân viên kiểm toán nội bộ cần thực hiện các yêu cầu sau: + Phải căn cứ vào mục tiêu của cuộc kiểm toán hay nội dung kiểm toán để xác định tổng thể cần kiểm tra, đồng thời phải hiểu sâu sắc bản chất kinh tế của tổng thể để chọn mẫu tiêu biểu và thích hợp, đủ về quy mô, số lượng đại diện cho tổng thể . + Phải xác định tiêu thức đánh giá các sai số, mức sai số, chấp nhận được làm cơ sở đưa ra những kết luận kiểm toán, đồng thời phải phân tích các rủi ro có thể gây ra của mẫu, khả năng phát sinh các sai sót và dự kiến các phương án giảm thiểu những rủi ro do phương pháp chọn mẫu đưa lại . + Lựa chọn và thực hiện phương pháp chọn mẫu thích hợp, sau đó tiến hành kiểm toán mẫu chọn để thu thập bằng chứng kiểm toán, trên cơ sở đó khái quát tổng thể từ mẫu để đưa ra những kết luận hoặc tiến hành các thủ tục kiểm toán tiếp theo (điều chỉnh phạm vi quy mô hoặc bổ sung, thay đổi phương pháp kiểm toán khi các sai số vượt quá mức chấp nhận được). + Quá trình thực hiện chọn mẫu phải tuân theo quy trình của phương pháp chọn mẫu đã lựa chọn. - Chọn mẫu kiểm toán có thể sử dụng phương pháp chọn mẫu ngẫu nhiên, chọn mẫu theo xét đoán, chọn mẫu theo hệ thống chọn mẫu trên cơ sơ phân cấp chọn mẫu bằng máy vi tính. Khi thực hiện phương pháp kiểm toán chọn mẫu cần tiến hành các bước công việc sau: + Chuẩn bị chọn mẫu gồm xác định mục tiêu cụ thể của nội dung cần kiểm toán; xác định tổng thể và đơn vị chọn mẫu; xác định tiêu thức đánh giá về các sai sót, lệch lạc, xác định sai số chấp nhận được và ước tính tỷ lệ sai số, lệch lạc trong tổng thể và xác định rủi ro có thể chấp nhận được. + Tiến hành chọn mẫu gồm xác định quy mô mẫu và chọn theo phương pháp cụ thể thích hợp. + Công việc sau chọn mẫu gồm khái quát tổng thể từ mẫu; phân tích sai số lệch lạc và quyết định khả năng chấp nhận được của tổng thể, mở rộng phạm vi kiểm toán, điều chỉnh phương pháp kiểm toán Bước 3: Lập báo cáo kiểm toán nội bộ 1. Các loại báo cáo: Kiểm toán nội bộ thực hiện lập các Báo cáo sau: a) Báo cáo bất thường. 37
38. b) Báo cáo từng cuộc kiểm toán. c) Báo cáo kiểm toán nội bộ hàng năm. 2. Báo cáo bất thường: a) Báo cáo bất thường trong trường hợp có những vấn đề phức tạp phát sinh trong năm tài chính: - Những vấn đề rủi ro mà kiểm toán nội bộ quan tâm, chú ý. - Bộc lộ, phát sinh sự yếu kém trong hệ thống kiểm soát nội bộ tại một đơn vị hay bộ phận. - Những phát hiện nghiêm trọng cần có sự chỉ đạo xử lý, khắc phục của Ban lãnh đạo NHTM. b) Báo cáo bất thường trình bày các vấn đề phát sinh hoặc phát hiện cùng với những kiến nghị xử lý. 3. Báo cáo kiểm toán từng cuộc: a) Sau khi kết thúc mỗi cuộc kiểm toán, Nhóm (nhân viên) kiểm toán nội bộ phải kịp thời lập báo cáo kiểm toán gửi Trưởng Ban kiểm soát, Tổng Giám đốc đồng thời sao gửi cho đơn vị được kiểm toán. b) Báo cáo từng cuộc kiểm toán: - Là văn bản chính thức trình bày tổng hợp về kết quả của cuộc kiểm toán từ các biên bản kiểm toán chi tiết và đưa ra kiến nghị đối với các bộ phận liên quan của đơn vị được kiểm toán. - Là nguồn tài liệu chủ yếu để đánh giá kết quả công việc của Nhóm (nhân viên) kiểm toán nội bộ. - Góp phần hỗ trợ các cấp quản lý đánh giá được hoạt động của đơn vị, tìm ra những giải pháp đổi mới, hoàn thiện hoạt động quản lý đối với đơn vị. - Là nguồn thông tin hữu ích đối với tổ chức kiểm toán độc lập khi tiến hành kiểm toán đối với đơn vị. c) Báo cáo từng cuộc kiểm toán nội bộ cần phải trải qua các bước cụ thể: - Chuẩn bị viết báo cáo kiểm toán, trình bày báo cáo kiểm toán; - Hoàn chỉnh, phát hành và lưu trữ báo cáo kiểm toán. d) Trên cơ sở các bằng chứng đã thu thập được, Trưởng nhóm kiểm toán phân công nhân viên kiểm toán nội bộ tham gia dự thảo và trình bày các thông tin trên báo cáo kiểm toán. đ) Báo cáo phải trình bày đầy đủ nội dung và kết quả kiểm toán theo mục tiêu yêu cầu đã đề ra cho từng cuộc kiểm toán; đề xuất kiến nghị các biện pháp xử lý các sai sót và gian lận; các giải pháp cần thiết để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ, các cơ chế chính sách chế độ của Nhà nước, cải tiến quy trình nghiệp vụ, hoàn thiện cơ cấu của NHTM (nếu có), từ đó nâng cao chất lượng, an toàn bền vững và hiệu quả hoạt động của đơn vị. e) Bộ phận kiểm toán nội bộ phải tổ chức quy trình xét duyệt báo cáo kiểm toán từ khâu chuẩn bị dự thảo báo cáo kiểm toán, kiểm tra chỉnh sửa dự thảo đến khâu hoàn chỉnh dự thảo báo cáo. 38
39. Sau đó tổ chức họp giữa trưởng bộ phận kiểm toán nội bộ với các nhân viên kiểm toán nội bộ tham gia kiểm toán nhằm thống nhất dự thảo trước khi gửi cho lãnh đạo bộ phận được kiểm toán để lấy ý kiến. Khi có ý kiến phản hồi, bộ phận kiểm toán nội bộ tham khảo ý kiến, chỉnh sửa sai sót nhầm lẫn trong dự thảo từ đó lập và phát hành báo cáo kiểm toán nội bộ chính thức, đồng thời tổ chức tập hợp và lưu trữ hồ sơ kiểm toán. g) Báo cáo kiểm toán phải tuân thủ các yêu cầu sau: - Ngắn gọn và đơn giản. - Chọn từ ngữ thận trọng tránh hiểu nhầm. - Hành văn trong sáng, mạch lạc, đúng ngữ pháp, lịch sự. - Cân nhắc việc đề cập đến những điểm còn bất đồng và tính hợp lý của số học. - Chỉ những phát hiện quan trọng mô tả sự yếu kém hoặc vi phạm thủ tục kiểm soát mới được đưa vào báo cáo. Việc báo cáo về những sai sót đơn lẻ không mang lại giá trị và có thể có những tác dụng ngược lại đối với bản báo cáo; - Phản ánh sự thật, không thiên vị và những phát hiện trong báo cáo không mang tính thành kiến và bóp méo sự thật; - Mang tính xây dựng. Báo cáo cần mang tính chất giúp đỡ đối tượng kiểm toán với những khuyến nghị cải tiến cần thiết; - Tập trung vào mục tiêu kiểm toán; - Chính xác và tránh những chi tiết không cần thiết để đảm bảo tác dụng; - Rõ ràng để có thể tránh hiểu lầm và tránh những thuật ngữ, từ khó hiểu - Không mang tính cá nhân và cảm tính. Báo cáo về những phát hiện mang tính thủ tục và kiểm soát chứ không mang tính chất của phát hiện đơn lẻ; h) Toàn bộ những phát hiện trong báo cáo cần được trích dẫn đến bằng chứng trong hồ sơ làm việc của cuộc kiểm toán nhằm đảm bảo những phát hiện và những vấn đề được nêu ra trong báo cáo là có đầy đủ cơ sở và được rà soát kỹ trước khi trình cấp có thẩm quyền xem xét, quyết định. Các phát hiện trong báo cáo kiểm toán cần được báo cáo và trao đổi với Giám đốc/Thủ trưởng của bộ phận được kiểm toán. Trong trường hợp bộ phận được kiểm toán chậm trễ trong việc xử lý các phát hiện, cần đưa ra một thời hạn chính thức để bộ phận này giải đáp vấn đề và cần thông báo rằng trong trường hợp không thực hiện yêu cầu sẽ bị nêu trong báo cáo. i) Kết cấu báo cáo từng cuộc kiểm toán gồm các nội dung chủ yếu sau: - Ngày, tháng lập báo cáo. - Người nhận Trưởng Ban kiểm soát HĐQT, Tổng Giám đốc. - Sao gửi Ban lãnh đạo và các thành viên quản lý khác có liên quan đến đơn vị được kiểm toán. - Căn cứ kiểm toán. - Kế hoạch kiểm toán. 39
40. - Nội dung kiểm toán, phạm vi công việc. - Hoạt động kinh doanh của đơn vị, cơ cấu tổ chức, đặc điểm của đơn vị. - Số liệu về hoạt động: Bao gồm như số lượng nhân viên, tổng số các khoản nợ vay và tiền gửi, chi phí, khả năng tạo lợi nhuận (mục đích của phần này là nhằm giúp nhận biết được những thông tin quan trọng về đơn vị). - Phạm vi công việc: Nêu rõ công việc kiểm toán thực hiện, trong đó có dẫn chiếu đến những hoạt động thuộc phạm vi kiểm toán, kỳ kiểm toán, cơ sở chọn mẫu và tỷ lệ phần trăm xử lý nghiệp vụ kiểm tra. - Kết quả về nội dung kiểm toán. - Những điểm mạnh cụ thể và những phát hiện mang tính tích cực. - Sai sót yếu kém trong hệ thống báo cáo, rủi ro chủ yếu được xác định và những yếu kém trong công tác quản lý rủi ro và giải trình của đơn vị được kiểm toán. - Kiến nghị và đề xuất chỉnh sửa và khắc phục sai sót. - Kiến nghị cải tiến quy trình nghiệp vụ hoàn thiện cơ cấu bộ máy tổ chức đơn vị được kiểm toán. 4. Báo cáo kiểm toán nội bộ hàng năm: a) Không muộn hơn tháng 01 hàng năm, Ban Kiểm soát gửi báo cáo kết quả thực hiện kế hoạch kiểm toán nội bộ năm trước và kế hoạch kiểm toán nội bộ năm tiếp theo lên Hội đồng Quản trị. b) Báo cáo kiểm toán nội bộ hàng năm bao gồm các nội dung sau: - Những vấn đề liên quan đến kế hoạch kiểm toán nội bộ năm trước. - Công việc kiểm toán nội bộ đã được thực hiện năm trước, các sai phạm đã được phát hiện. - Những vấn đề trọng yếu ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động của hệ thống NHTM (Những phát hiện sai sót mang tính hệ thống ). - Những rủi ro quan trọng NHTM chưa có khả năng xử lý một cách đúng mức. - Những yếu kém về phương pháp lập và về kết cấu của báo cáo quản lý, báo cáo tài chính. - Các kiến nghị và việc thực hiện các kiến nghị của kiểm toán nội bộ. - Những vấn đề quan trọng tác động, ảnh hưởng đến thực hiện kế hoạch kiểm toán nội bộ năm trước. Bước 4: Kiểm tra việc thực hiện các kiến nghị của Kiểm toán nội bộ: 1. Kiểm tra thực hiện khuyến nghị: Kiểm tra đơn vị được kiểm toán thực hiện kiến nghị của kiểm toán nội bộ là giai đoạn cuối cùng của quy trình kiểm toán nội bộ nhằm đảm bảo kết quả kiểm toán được sử dụng để cải tiến hoạt động quản lý tài chính, kế toán và hoạt động kinh doanh khác của đơn vị được kiểm toán. a) Giai đoạn này bao gồm các nội dung sau: 40
41. - Kiểm tra thời hạn nộp báo cáo và kết quả thực hiện kiểm toán so với yêu cầu tại báo cáo kiểm toán nội bộ. - Kiểm tra nội dung báo cáo của đơn vị được kiểm toán về tình hình và kết quả thực hiện các kiến nghị của nhóm kiểm toán nội bộ. - Đối chiếu việc thực hiện những công việc khắc phục sai sót, yếu kém trong thực tế tại đơn vị được kiểm toán với báo cáo của đơn vị gửi cho nhóm kiểm toán nội bộ và với các kết luận trong báo cáo kiểm toán. - Kiểm tra đánh giá thực tế cả về thời gian, nội dung kết quả những công việc mà đơn vị được kiểm toán và thực hiện theo các kiến nghị của nhóm kiểm toán nội bộ (bao gồm việc chấn chỉnh quản lý, tăng cường công tác kế toán, điều chỉnh sổ sách và báo cáo tài chính, xử lý các quan hệ tài chính ). - Thu thập các bằng chứng về việc đơn vị được kiểm toán đã thực hiện kiến nghị của nhóm kiểm toán nội bộ. - Lập biên bản về việc kiểm tra thực tế việc thực hiện kết luận của nhóm kiểm toán nội bộ tại đơn vị được kiểm toán. b) Báo cáo kết quả về việc đơn vị được kiểm toán thực hiện kiến nghị của Kiểm toán nội bộ gửi HĐQT, Trưởng BKS và Ban lãnh đạo NHTM, bao gồm các nội dung sau: - Tổng hợp tình hình và số liệu đã kiểm tra trên báo cáo và trên thực tế tại đơn vị được kiểm toán. - Đưa ra những nhận xét, đánh giá về việc thực hiện kết luận kiểm toán của đơn vị được kiểm toán. - Nêu những tồn tại mà đơn vị được kiểm toán chưa thực hiện, phân tích những nguyên nhân và kiến nghị với lãnh đạo các biện pháp xử lý tiếp theo. c) Trên cơ sở các phát hiện, khuyến nghị của kiểm toán nội bộ và các văn bản trả lời của đơn vị được kiểm toán, bộ phận kiểm toán nội bộ thực hiện theo dõi sau kiểm toán bằng việc thông qua kiểm tra các khuyến nghị nào không trả lời, đồng ý, đồng ý từng phần, không đồng ý, ý kiến trái ngược, từ chối và lập báo cáo theo dõi sau kiểm toán, gửi tới các bộ phận liên quan. Trong trường hợp đối tượng kiểm toán không đưa ra các biện pháp chỉnh sửa thì kiểm toán nội bộ phải yêu cầu làm rõ và báo cáo cấp có thẩm quyền xem xét quyết định. 2. Đánh giá công việc kiểm toán: Đánh giá công việc kiểm toán được thực hiện ngay sau khi kết thúc kiểm toán, bao gồm: đánh giá việc thực hiện các mục tiêu, hoạt động kiểm toán, chất lượng các bằng chứng kiểm toán, các kết luận và khuyến nghị từ đó rút ra các bài học kinh nghiệm cho các cuộc kiểm toán tiếp theo. Mục 3 - Hồ sơ Kiểm toán nội bộ: 1. Hồ sơ kiểm toán nội bộ là những tài liệu (giấy tờ làm việc) liên quan đến quá trình kiểm toán do bộ phận kiểm toán nội bộ (nhân viên kiểm toán nội bộ) lập, thu thập và lưu giữ. Những giấy tờ làm việc này ghi chép những thông tin đã được thu thập và phân 41