Nguyên lý kế toán - Hệ thống thông tin quản lý nội bộ

Nội dung text: Nguyên lý kế toán - Hệ thống thông tin quản lý nội bộ

1. HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NỘI BỘ I- Thay vì tiếp tục trả lời các bài viết trong phần AS và ACCA, anh quyết định mở một mục mới này. Anh vẫn tiếp tục giữ nguyên tắc mỗi ngày một bài, và sẽ trả lời những câu hỏi quan trọng. Phạm vi thảo luận: Trong topic này, anh sẽ thảo luận các vấn đề về hệ thống thông tin quản lý nội bộ. Các báo cáo kế toán quản lý mà anh cho là hữu dụng, với các mức độ tiện ích khác nhau. Các báo cáo đó hình mẫu như thế nào và tại sao phải có nó thì anh xin phép không chép sách cho các cô các chú, anh chỉ thảo luận nó trên mức độ sự cần thiết của các công ty đa quốc gia, các công ty Việt Nam. Có nghĩa là hoàn toàn mang tính thực tiễn. Các hạn chế: Thứ nhất, anh chưa một ngày học kế toán Việt Nam, cũng như được đào tạo chính thống về kế toán bằng tiếng Việt, nên các cô các chú thông cảm cho anh nếu như anh không biết tài khoản của các cô các chú, cũng như một số thuật ngữ bằng tiếng Anh mà cứ tạm cho là anh lười dịch. Anh xa quê đã lâu ngày, nên các văn bản có thể anh hoàn toàn bỏ sót, nhưng cái đó không quan trọng. Vì là post đầu, nên anh sẽ rất dài dòng, và đây là phần chính của bữa cơm đạm bạc anh định dọn ra mời các cô các chú. HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NỘI BỘ Từ thủa hồng hoang của loài người, khi còn trong các bộ tộc sơ khai, con người sinh sống chủ yếu dựa vào săn bắn và hái lượm. Khi đó mọi người cùng làm và cùng hưởng. Do các sản phẩm thu được từ hái lượm và săn bắn tăng dần, con người bắt đầu tính đến chuyện dự trữ và để dành để có thể tạm dùng trong những ngày thời tiết không thuận lợi. Từ đó, phát sinh ra công ăn việc làm cho một số chị em phải kiểm đếm và phân loại các loại sản phẩm dự trữ này. Sau khi kiểm đếm, chị em ưỡn ẹo đi lên hang trên, báo cáo với một anh chàng đẹp giai về số lượng hoa quả, các nông sản phẩm còn. Anh chàng này không những đẹp giai, lại còn thông minh, tính toán trên cơ sở số người của bộ lạc, xem xem thức ăn này dùng trong bao lâu thì hết, sau đó vội vã chạy lên ổ rơm của tù trưởng, nơi ông đang ôm một lúc 3 cô vợ, báo cáo tình hình. Tù trưởng, sau một hồi nghe xong, gật gù nói rằng, tuần sau cả bộ lạc phải đi săn. Đó là câu chuyện xảy ra hơn 4,000 năm trước, câu chuyện về kế toán viên, kế toán tổng hợp và giám đốc. 4,000 năm sau, tại Việt Nam: Một câu hỏi đặt ra làm đau đầu các nhà quản trị: Hệ thống quản lý thông tin nội bộ thế nào là hữu hiệu? Vai trò của phòng kế toán tài chính trong các doanh nghiệp? Liệu nó có giống như mấy em đếm nông sản, anh chàng đẹp trai hay không? Hệ thống này giúp ích gì cho doanh nghiệp? Các báo cáo nào là cần thiết? Thực ra, hệ thống thông tin quản lý nội bộ bao gồm rất nhiều thông tin, nó giúp ích không chỉ cho các front-line manager trong việc quản lý hoạt động hàng ngày, mà còn giúp cho senior management level trong việc đưa ra những quyết định mang tính chiến lược. Các thông tin quản lý nội bộ không chỉ có các thông tin về tài chính, mà còn các thông tin khác như tình hình sản xuất, nhân sự. Tuy nhiên, do phạm vi hiểu biết của người viết, anh chỉ đề cập đến mảng tài chính.
2. 2 Phòng kế toán-tài chính: to hay nhỏ? Ở Việt Nam, các anh chị làm ở phòng kế toán tài chính thường vỗ ngực cho rằng, tao là nhất, không có tao tính lương thì công nhân đói, không có tao thì lấy đâu ra tiền overtime, đi công tác ai chi tiền? Không có tao làm kế toán giữ hai sổ, lấy đâu mà công ty trốn được hàng tỷ đồng tiền thuế? Thực ra, các chú chẳng là cái đinh gỉ gì cả. Có hai lý do để anh nói thế: - Xét về mặt risk management, các chú chỉ là con tép bởi vì cái mà các chú quản lý không phải là core risk của doanh nghiệp. Core risk của doanh nghiệp chính là sản phầm mà cái doanh nghiệp đó tạo ra. Nếu như sản phẩm của chú tạo ra, không có tính cạnh tranh, không bán được, thì các chú ngồi ngáp và ăn cám, đồng thời lo chuẩn bị thủ tục thanh lý tài sản mà giải thể doanh nghiệp. - Xét về mặt quản trị thông tin, phòng kế toán của các chú giữ sổ sách theo luật định và hàng năm làm các báo cáo thuế. Nhưng nếu chú nào đã từng làm việc với các doanh nghiệp Nhật, các chú sẽ thấy các bác Nhật sẽ có các sổ quản lý riêng, chủ yếu dựa vào cashflows, các bác đấy sẽ đưa ra các quyết định. Đến lúc các chú trình báo cáo, các bác đấy sẽ bảo chú là lãi lỗ của chú đưa ra là không đúng với các bác tính, lúc đấy các chú các cô chỉ có nước ngồi khóc, chờ hạ lương. Còn ở các doanh nghiệp tư nhân cỡ nhỏ, anh giám đốc quyết tất, cái sổ chợ của anh ta tuy có messy một tý, nhưng nó còn tốt hơn và mang tính thông tin nhiều hơn cả cái phần mềm kế toán Việt Nam chạy trên nền Foxpro xanh xanh nhà các cô các chú. Thế nên anh có thể nói cái phòng kế toán của các chú nhỏ. Nhưng phòng kế toán có to không? Anh bảo nó thực là to, kế toán trưởng, giám đốc tài chính thường phải có chân trong Hội Đồng Quản Trị. Nếu các cô các chú có vinh hạnh quen những người bạn nhỏ tuổi của anh (mới khoảng 26,27), xinh xắn dễ thương đã vừa làm FC hoặc FD của những chi nhánh công ty đa quốc gia với hàng chục chi nhánh, đồng thời là thành viên của HĐQT, các chú sẽ hiểu được, quyền hành của họ lớn đến mức nào. Đối với các công ty Anh, Mỹ, và các công ty phương Tây, kế toán đóng vai trò rất lớn trong việc đưa ra các quyết định quản lý. Các công ty này thường xây dựng được một hệ thống thông tin báo cáo hợp lý và có tính thời điểm. Các báo cáo chủ yếu của hệ thống thông tin quản lý nội bộ bắt nguồn từ đây. Anh sẽ không thảo luận lý thuyết về hệ thống thông tin quản lý nội bộ. Cái đó anh assume các cô các chú tự hiểu, anh không phải chép sách cho các cô các chú. Các báo cáo hệ thống thông tin quản lý thông dụng. Áp dụng nó trong điều kiện Việt Nam như thế nào? QUOTE Về ERP ông có thể liên hệ với tôi, tôi cũng cùng tâm trạng với ông nhưng về ERP. Tôi cũng lăn lóc nhiều và cũng trăn trở nhiều với VAS. Tại sao học kế toán Mỹ thì có thể tự xây dựng 1 hệ thống kế toán phù hợp với yêu cầu quản lý của DN, còn kế toán VN chỉ mãi lao vào Nợ Có ? Bác mà làm thực tế còn nản hơn, cùng một dữ liệu mỗi phòng ban nhập mổi kiểu, mổi font chữ khác nhau (ôi chữ Việt hiện có 101 bộ gỏ) những người cần những dử liệu tổng hợp thì thua -> ERP là cứu cánh của tôi Một lần có một em chân dài, jupe ngắn, da trắng, tóc mượt chạy ra hỏi anh:"Anh ơi, sếp của em bảo em làm cái management accounts mà em ứ biết làm." Các cô các chú làm gì trong hoàn cảnh như vậy?
3. 3 Có một vấn đề mà các cô các chú vẫn còn lầm lẫn là cứ phải kế toán Mỹ mới tốt (Anh nói thật, các cái mà các cô các chú gọi là kế toán Mỹ, thực chất ra nó là các nguyên tắc thực hành kế toán được chấp nhận GAAP, còn kế toán các nước nó sẽ khác nhau ở phần chuẩn mực, và cũng không phải hoàn toàn khác nhau), phải công ty tây mới có được một hệ thống kế toán tốt, hệ thống báo cáo chuẩn. Thưa các chú, nhầm hoàn toàn. MIS (trong bài này từ giờ trở đi anh sẽ khoanh vùng trong FIS - Financial Information System) tốt hay không là ở Vision của người lãnh đạo, và một yếu tố quan trọng nhất là người set up cái hệ thống kế toán trong doanh nghiệp của các chú và người điều hành nó phải có cái strategic visions. Còn không thì VAS hay IFRS thì cũng vứt mà thôi. Cái quan trọng thứ hai là bản thân những người làm kế toán, để có một hệ thống FIS tốt, các cô các chú phải trung thực trong việc thực hiên các bút toán, nếu các cô các chú cứ chăm chăm vào việc xóa lỗi với lại không chịu đọc kỹ các qui định luật lệ thì làm sao cơ sở thông tin kế toán của các cô các chú đúng được. Nói ra anh sợ các cô các chú buồn, nhưng anh thấy tệ nhất là kế toán hạch toán sai những bút toán cơ bản, cái này do trình độ yếu hay là do các cô các chú nhớ người yêu trong lúc làm việc? Nhiều lúc anh làm việc phát cáu với cách giải thích cùn của một số cô chú. Tuy nhiên, có một số cái thì không trách các cô các chú được vì các cô các chú nhiều lúc bị giật dây. Lan man một chút để trả lời cho câu hỏi của chú ERP, còn các phần technical như làm sao retrive data từ database, thì anh hứa với chú ERP anh sẽ trả lời với chú ở một topic khác, anh cũng không đến nỗi không biết tý gì về phần mềm nhà các chú. Bây giờ anh quay trở lại với vấn đề, các báo cáo quản lý nào là hữu dụng. Ở mội cấp độ quản lý, các cô các chú phải có một báo cáo với mức độ thông tin khác nhau. Doanh nghiệp xây dựng một hệ thống báo cáo thành công thì họ sẽ có một hệ thống FIS hợp lý. Thực ra mỗi loại hình doanh nghiệp đòi hỏi một hệ thống báo cáo khác nhau. Các hệ thống báo cáo trong ngân hàng anh sẽ đề cập riêng ở post sau cho các cô các chú quan tâm. Nếu các cô các chú là kế toán viên, có nghĩa là tép riu trong cái làng kế toán, ngoài việc post các bút toán hàng ngày ra, các cô các chú còn có hàng chục công việc không tên khác. Anh nói thì các chú các cô dẩu mồm ra kêu dễ, nhưng để các cô các chú làm hết những cái mà anh liệt kê một cách đều đặn thì đố cô chú nào trả lời trung thực cho anh là các cô các chú đã làm cái đó nhá. Ở tầm mức bất kỳ ngành nghề nào, các cô các chú đều phải làm các báo cáo sau: - Debtors/Creditor analysis với các phân tích theo tuổi, theo khách hàng, hóa đơn, và một số tiêu chí khác cộng với một policy rõ ràng về mức độ lập dự phòng phải thu khó đòi. Sau đó, các cô các chú trích lập dự phòng đúng nguyên tắc cho anh. - Inventory analysis - Fixed asset movement - Bank reconciliations. -G/L reconciliation. Đấy là những báo cáo ở cái tầm các cô chú phải làm, ngoài ra một số ngành nghề khác nhau có các đặc thù khác nhau, anh chưa bàn đến. Sau đó, nếu anh là kế toán trưởng, giám đốc tài chính, các báo cáo thông tin quản lý của anh sẽ là gì: là phân tích tài chính doanh nghiệp, báo cáo lưu chuyển luồng tiền, các báo cáo phân tích về doanh thu, chi phí, khách hàng có số dư nợ cao, các biến động bất thường phát sinh trong kỳ. Báo cáo về dự tính luồng tiền (projected cashflows). Những cái này là cái anh expect cô em chân dài, da trắng, jupe ngắn của anh làm. Để ra được cái báo cáo trên hàng tháng, đòi hỏi các cô các chú phải chuẩn hóa các báo
4. 4 cáo và làm được nó trong bất kể điều kiện nào. Cái này làm được không phải là dễ. Anh đã thấy một số công ty Việt Nam làm được cái này, bất kể là IAS hay VAS. Các số liệu của các chú phải có reference, và cái quan trọng nhất, các chú phải đảm bảo là nếu các chú có nghỉ ốm, hoặc các cô có vui thú đi chơi với giai một vài ngày, vẫn có người khác chạy ra cho các cô đuợc. Đó là cái khác nhau giữa công ty nước ngoài và công ty Việt Nam, họ có thể làm việc trong bất kể hoàn cảnh nào vì quy trình của họ đã chuẩn hóa. Còn ở công ty Việt Nam, các chú muốn giữ miếng để cuối năm sếp còn cất nhắc, thế thì khó lắm. Anh đã thấy số liệu kế toán của một số công ty cuối kỳ vênh váo, các module không cân với nhau vì các cô các chú không chịu làm reconciliation, cái việc tưởng nhỏ mà lại to đấy làm cho khối chú đau đầu. Nếu có chú nào học về MIS, có thể thấy cái mà anh vừa trình bày với các cô các chú không giống với những gì các cô các chú được học, cái môn của khỉ đấy toàn đề cập đến database với workflow, information safety. Tuy nhiên, end result của nó chính là các báo cáo anh vừa đề cập ở trên. Anh chưa biết viết gì cho ngày mai, có chú nào gợi ý anh sẽ viết tiếp. Anh trả lời các chú cái này trước vì anh thấy có thể trả lời nhanh được, còn bài viết tiếp theo thì anh sẽ để đến tuần sau, khi anh chiến xong quả dự án đầu tư của anh đã. Anh đã từng thấy thực tế bọn Nhật nó làm như thế, nhưng các manager người Nhật đã tính chính xác các thông tin trên bằng các thông tin trên cashflow của họ và compare với số liệu kế toán thực. tất nhiên họ không tính chính xác được số tiền đến tiền ngàn đô, nhưng khoảng sai số vài chục ngàn đô là hoàn toàn có thể. Nếu chú hình dung một doanh nghiệp sử dụng hệ thống standard costing, với một tỷ lệ mark up nhất định, với một lượng doanh thu nhất định (tức là cash inflow), các chú có thể tính được cho anh cost of sales rồi (trong unit cost của standard costing đã có các yếu tố non-cash mà các chú phân bổ rồi nhá). Trong điều kiện sản xuất bình thường, các chi phí hoạt động không biến đổi lớn, các khoản chi phí đột biến thì có thể nắm được thông qua cashflow nhá. Chi phí tài chính và chi phí đầu tư thì nằm ở trong cashflow rõ ràng rồi nhé, chú có accrued hay không thì anh vẫn nắm được. Do vậy việc anh tính được P&L là có thể. Anh lúc đầu khi chưa nhìn thấy, anh rất ngạc nhiên, tuy nhiên khi anh thảo luận, anh thấy các bác Nhật nắm tình hình tài chính như trong lòng bàn tay, mà các bác ý sử dụng hệ thống thông tin của các bác ý hầu như theo cách tính của các bác ý, hiếm khi dựa vào thông tin kế toán. Đó cũng chính là vấn đề anh đang muốn hỏi có chú nào ở Nhật confirm cho anh cách quản lý DN của Nhật khác gì các doanh nghiệp phương tây. Khi anh sang bên chân trời mới, thì hóa ra các bác Nhật ở đâu cũng thế. Các chú có thể không tin, nhưng phải làm việc thì mới thấy được là nó có thật. Các vấn đề khác, anh sẽ trả lời dần dần. II- Các vấn đề anh San thảo luận rộng quá, tôi chỉ xin được tham gia một chút về bài viết gần đây của anh liên quan đến việc tính P&L của người Nhật thôi Theo tôi được biết thì cách tính này của các công ty Nhật Bản dựa trên một phương pháp quản lý sản xuất mới có tên tiếng Anh là Theory of Constraints - xin lỗi vì tôi chưa biết diễn đạt thế nào ra tiếng Việt. Đây là cách quản lý sản xuất nhằm đạt đến việc tối đa hóa hiệu số giữa doanh thu và chi phí nguyên vật liệu cũng như các chi phí sản xuất khả biến khác. Cách đề cập đến P&L này rõ ràng là gần hơn với cashflow của doanh nghiệp. Việc tối đa hóa hiệu số này trong một doanh nghiệp luôn bị hạn chế bởi mức độ các
5. 5 nguồn lực không phải lúc nào cũng tương thích với nhạu Ví dụ như Công suất máy có thể sản xuất để đáp ứng nhu cầu thị trường nhưng diện tích kho không đủ để tập kết hàng hoặc không đủ tiền để mua nhiều nguyên vật liệu. Hoặc là các nguồn lực khác rất dồi dào nhưng phòng bán hàng không thể ký thêm được các hợp đồng. Các nhà quản lý phải quan tâm đến các yếu tố (constraints) làm hạn chế việc tối đa hóa này. Theo cách quản lý sản xuất này thì người ta chỉ coi nguyên vật liệu là chi phí khả biến. Các chi phí khác được coi là bất biến ví dụ như khấu hao, lao động,vv. Các nguyên vật liệu đầu vào sẽ được sản xuất ra hàng hóa để tạo ra doanh thu. Với các giả thiết này thì mục tiêu tài chính cơ bản của doanh nghiệp chính là tối đa hóa hiệu số giữa doanh thu và chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Tiếng Anh tôi thấy người ta gọi hiệu số này là Throughput và kế toán nhằm xác định Throughput được gọi là Throughput Accounting (một lần nữa xin lỗi vì không sao diến tả được bằng tiếng Việt. Có 3 khái niệm cho throughput accounting là: - Trong thời gian ngắn, mọi chi phí tại nhà máy (không kể đến nguyên vật liệu) đều là chi phí bất biến bao gồm cả chi phí lao động. - Hàng tồn kho cần phải giảm thiểu tối đa hoặc lý tưởng là không có hàng tồn kho. Sản xuất chỉ nên tiến hành khi có đơn đặt hàng. Điều này đồng nghĩa với việc sẽ xảy ra tình trạng dư thừa nguồn lực ở một số hoạt động ngoại trừ các hoạt động được coi là constraint. Hàng tồn kho chỉ được đánh giá bằng chi phí nguyên vật liệu. Nó chỉ tạo ra lợi nhuận khi được bán ra thị trường. - Lợi nhuận được đo bằng tỉ lệ tiền kiếm được từ việc bán hàng và điều này phụ thuộc nhiều vào khả năng của doanh nghiệp sản xuất ra hàng hóa đáp ứng yêu cầu của khách hàng. Với cách quản lý theo cách này, người Nhật luôn cải tiến mức độ hoạt động của các yếu tố hạn chế đến việc tối đa hóa throughput. Đồng thời cho thấy họ rất thực dụng trong việc đánh giá kết quả kinh doanh. Nếu theo đúng cách quản lý này thì việc theo dõi cashflow sẽ có thể biết luôn cả P&L bởi ảnh hưởng của việc tăng giảm vốn lưu động sẽ giảm rất nhiều. III- Sau 10 ngày lăn lộn kiếm sống, anh của các cô các chú lại trở về với diễn đàn. Anh lại tiếp tục tiếp chiêu các cô các chú. Trước hết để anh kể cho các cô các chú nghe một câu chuyện cười. Một anh chàng kế toán trẻ mới vào nghề, được làm việc cùng với một kế toán viên chuẩn bị về hưu. Ông già là một người rất được tín nhiệm trong công việc và được đánh giá là một kế toán giỏi trong nghề. Anh chàng cảm thấy rất vui mừng và hy vọng sẽ được học nhiều kinh nghiệm từ người kế toán già này. Sáng sang, anh chàng kế toán trẻ đến làm việc và chăm chú theo dõi công việc và phong cách làm việc của người kế toán già. Có một thói quen của người kế toán già làm anh rất ngạc nhiên, đó là sáng sáng, trước khi bắt đầu công việc, người kế toán già mở sổ một cuốn sổ đóng bìa da rất đẹp, sau đó đọc rất kỹ, nhìn sang bên trái, sau đó nhìn sang bên phải. Ngẫm nghĩ một chút rồi cất quyển sách vào ngăn kéo, mặt rất hài lòng. Sau đó cả ngày ông bắt đầu làm việc rất hăng say. Người trai trẻ thầm nghĩ, đây có lẽ là bí quyết thành đạt của một con người lão luyện. Chàng nóng lòng muốn được biết nó là cái gì. Rồi ngày làm việc cuối cùng của ông kế toán già cũng đến. Anh chàng tò mò hỏi ông, bí quyết của thành công là gì, tại sao buổi sáng ông lại đọc quyển sách rất kỹ như thế. Ông già vừa cười vừa mở cuốn sổ bìa da ra. Anh chàng nhìn vào và thấy cuốn sổ có duy nhất
6. 6 một trang với dòng chữ: "Ghi Nợ vào phía bên trái, hướng tủ tài liệu. Ghi Có vào phía bên phải, hướng cửa số". Anh kể câu chuyện này tại vì mấy hôm vừa rồi, anh có đọc đâu đó trên diễn đàn có cô chú nào đấy phản đối rằng việc làm kế toán, việc hạch toán nợ có là rất quan trọng và rất khó. Xin thưa với các cô chú nào đồng ý với quan điểm trên, anh xin tặng hẳn cô chú một câu :"Drive on the left, Crash on the right". Với câu đó, các cô chú có thể sống cả đời và trở thành một kế toán giỏi. Tại sao các cô các chú băn khoăn về cái chuyện nợ có cỏn con đấy nhỉ. Đời kế toán còn có nhiều cái phải học hơn cái đó, nếu các cô các chú cứ luẩn quẩn quanh mấy cái đó thì coi như toi cơm 4 năm học đại học. Anh sẽ post riêng một post về những gì để các chú cần biết để thành thạo trong nghề kế toán vào ngày mai để cho các cô các chú cùng thảo luận. Chị các cô, các chú (tức là vợ anh), một ex-audit supervisor của một trong bốn công ty kiểm toán hàng đầu thế giới, thường hay nói chuyện với anh về công việc, về cuộc sống của kiểm toán, của những người làm kế toán. Qua kinh nghiệm làm việc nhiều năm với kế toán, chị các cô các chú thấy rằng, vấn đề là những kế toán là những người rất thông minh, nhưng nguyên nhân họ làm sai là do thiếu hiểu biết về pháp luật, không chịu đọc văn bản một cách hệ thống và thường làm ẩu. Chuyện một chú gì hạch toán thuế thu nhập cá nhân phải trả mà cũng phải cãi nhau đến 5 đến 6 post, anh chịu. Anh chỉ mạo muội nghĩ thế này, các cô các chú làm gì, trước hết cứ đọc các văn bản về kế toán cho anh trước, sau đấy đọc vế thuế. Đừng làm tắt. Làm tắt thì chính các chú khổ thôi. Lan man tý thế là đủ rồi nhỉ. Anh tiếp tục câu chuyện về hệ thống thông tin quản lý nội bộ của anh. To chú Dzuy: cứ cho là những cái anh nói chú biết đi, nếu chú muốn nói về điểm nào, có luận điểm đàng hoàng, còn nói đổng thì anh chịu, không thể chỉ bảo cho chú cặn kẽ hơn đựoc. Còn cái anh nói, anh cũng không nghĩ là nó hoàn toàn mới, nó chỉ là vẫn đề anh cóp nhặt và hệ thống hóa. Về hệ thống của các doanh nghiệp Nhật: Anh nói lại, tất cả các chú đọc sách thì chẳng thấy chỗ nào nó nói như vậy nên các chú không tin, tuy nhiên thực tế nó là như vậy. Anh chứng kiến cái đó và kiểm tra cái đó trong điều kiện hệ thống kế toán của doanh nghiệp Nhật (tại Nhật ) bị hỏng hoàn toàn, anh phải cùng set up lại hệ thống đó, nên khi anh làm việc lại với các bác Nhật, các bác ý tính cho anh, về sau chú kế toán post lại được thì nó ra đúng như vây. Về nguyên tắc cơ bản cũng giống như anh với chú accastudent giải thích thôi. Chú AS tương nguyên paper 2.4 ra à? Hôm nay anh chiều chú Dzuy một chút. Có gì khác nhau giữa hệ thống kế toán của một doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài và một doanh nghiệo nhà nước, DNTN? Nếu các cô các chú làm việc với các DN có vốn DTNN, các chú sẽ thấy họ có một hệ thống kế toán khá tốt, phục vụ được yêu cầu quản lý, các báo cáo quản lý có một cách kịp thời phục vụ cho quá trình ra quyết định kinh doanh. Tại sao: Về hệ thống: các DN có vốn ĐTNN thường sử dụng các phần mềm kế toán của nước ngoài, có nghĩa là có tính ổn định cao và thường được cài đặt theo yêu cầu của doanh nghiệp. Điều này có nghĩa là khi cài đặt, có một team riêng sẽ đến khảo sát hệ thống kế toán của doanh nghiệp, sau đó họ sẽ thiết kế các báo cáo, map các thông tin để đưa ra các báo cáo phù hợp với nhu cầu quản lý của doanh nghiệp. Anh đã thấy, có một số ngân hàng nước ngoài, cuối ngày họ có thể gủi được báo cáo tài chính đến trụ sở tại London để phục vụ cho việc consolidate. Chính vì có một hệ thống phần mềm mạnh, nên các thông tin tài chính của họ có bài bản và có hệ thống. Cái này anh thấy các DN trong nước không làm được. Mỗi khi cần một số liệu nào đó, kế toán lại phải ngồi nhặt trên sổ,
7. 7 và thường DN trong nước không có đủ các loại báo cáo mà anh đề cập ở bài trước. Đó là lý do anh khuyên các cô các chú không nên làm tắt, muốn làm một người kế toán giỏi, các cô các chú nên chịu khó bỏ thời gian ra set up hai thứ: một là hệ thống các văn bản pháp luật. Hai là hệ thống mẫu biêt thông tin quản lý nội bộ. Cái này mật thời gian lúc đầu, nhưng sau này các cô các chú rất nhàn. Khi lỡ may nghỉ việc đi du hí với mấy em xinh xinh hoặc mấy anh chàng đẹp trai cũng không sợ sếp gọi. Về con người: anh nghĩ rằng về trình độ kế toán cũng ngang nhau, có nghĩa là cũng có người này và người khác. Nhưng nhìn chung, cả hai bên trình độ kế toán là khá yếu. Về định khoản thì ổn thôi, nhưng các cô các chú chưa có cái nhìn của kế toán quản trị, nghĩa là chưa make use of hệ thống kế toán. Các cô các chú mới dừng lại ở mức độ cố lập được cái báo cáo tài chính cho thuế. Đối với các DN nước ngoài, thường là do người set up cái hệ thống báo cáo có tầm nhìn chiến lược nên họ đã set khá đầy đử phục vụ cho nhu cầu quản lý, các cô chú vào sau chỉ việc ăn sẵn, đến tháng cho máy chạy là có tiền. Về cách quản lý: rõ ràng như ban ngày là doanh nghiệp nước ngoài quản lý có bài bản hơn. Mấy lời tạm thế, mai sẽ viết tiếp IV- Lối viết của Sans trong bài rất hay, tuy nhiên về mặt kiến thức không có gì mới cả. Có mấy vấn đề hơi lạc đề nhưng nhân tiện mình nói luôn ở đây : 1- Thứ nhất, vấn đề trốn thuế như một phần TL này đề cập. Nếu ai có chui qua home.vnn.vn VL có viết một bài về quan điểm trốn thuế hay không, không cần bàn lại nữa. Ai có tham khảo xin mời qua bên đó, nội dung thì mình cho rằng kinh doanh một cách đàng hoàng không cần trốn thuế vấn là một con đường tốt nếu có thể. Việc trốn thuế hay không còn có liên quan đến vấn đề chính sách hiện hành tại VN này nữa.Dĩ nhiên thuế cao quá thì không chịu được và hành động trốn thuế xuất hiện thôi, đơn giản là vậy. Ngay từ những bài hoc vỡ lòng của dân economic cũng đề cập vấn đề này. Còn DN nước ngoài hoạt động tại VN họ có trốn thuế không? Xin thưa là có và hầu hết, có điều họ trốn rất tinh vi và rất lớn hoặc tránh thuế. Các khoản chuyển giá khi đầu tư nhà máy tại VN và chuyển giá vào vật tư vẫn xảy ra cơm bữa. Các biên pháp chống chuyển giá của VN nhà ta chẳng phát huy chút nào cả. Có khi họ đầu tư chỉ vài năm đã thu hồi vốn rồi (Mình nói ở đây không phải tất cả đều làm vậy, mỗi DN có một con đuờng riêng nhưng đều dẫn đến thành Rome cả) Về vần đề vi phạm pháp luật trắng trợn để trốn thì cũng có đấy, có điều việc hợp lý hóa chứng từ và các khoản chi thì cách làm cửa nhiều DN coi thường luật pháp quá mất. Chắc vấn đề này phải tách thành một TL riêng về sau thôi. 2- Vấn đề về các công ty Nhật lùn quản lý thế nào? Xu hướng chung của các công ty Nhật và văn hóa công ty đều dựa vào nền tảng không phá cách và mang dáng dấp công ty gia đình. Vậy họ làm việc như thế nào? Xin thưa rằng chính người Nhật là bậc trùm trong việc lập kế hoạch.Tất cả đều dựa trên các bài toán cụ thể và sự khắt khe lớn hơn rất nhiều trong việc duy trì các chỉ tiêu kinh doanh.Riêng VL thì không tin về việc tính P&L trên dòng tiền ngoại trừ một số điều kiện cụ thể và quy mô kinh doanh (Cái này sẽ nói sau).
8. 8 Về vấn đề giảm thiểu tồn kho, tui được biết có một dự án cửa người Nhật đã thành công ở mức lý tưởng-Đó là tồn kho bằng 0.Điều này có nghĩa là các xe của supplier ghé vào hệ thống bốc dỡ của đầu dây chuyền và đầu kia là xe chạy thẳng đến nhà phân phối. Cái này đã đạt được nhưng không duy trì được dài hạn và phá vỡ dự án này. Để làm được điều này thì các forcast, việc lập kế hoach SX hay trình độ quản lý phải duy trì bằng ý chí rất cao vì bất cứ khâu nào có trục trặc là vứt đi tất cả. Nói chung là làm việc với anh Nhật lùn là nói đến các vấn đề văn hóa truiyền thống, về kế hoạch và kỷ luật công việc. Chán 3- Vấn đề tính P&L dựa trên Margin . Theo Sans và acca đề cập về các vấn đề tính toán.Tiện đây nói chút chuyện cùng trao đổi thêm về cách tính trên Gross margin. Trước hết, nếu hội tụ đủ điều kiện ở cấp quản lý có thể tính được kết quả lỗ lãi gần chính xác với chênh lệch khoảng 1% trwứoc khi hệ thống kế toán đóng sổ. các chú kế toán nhà ta làm ẩu thì biết liền và có rất nhiều cách để đi đến thành Rome. Thông thừơng cách tính dựa trên Gross Margin được áp dụng nhiều nhất. Với cách tính này, ở cấp quản lý biết được các sự biến động của sản xuất. Nếu như giá vật tư mua vào họ biết được, giá bán ra dĩ nhiên họ biết, cái còn lại là biến động của tồn kho thì việc tính trên margin của vât tư được áp dụng. Tui tạm gọi đó là cách tính thép ra thép. Dựa vào cách tính này, thép được nhập về để làm ra một SP nào đó như giàn không gian chẳng hạn. Giá thép nhập về theo Standard cost hay bình quân thì tùy :500USD/tấn. Với giá bán ra cho sản phẩm đầu ra quy ra đơn vị tính vật tư đầu vào là 1000USD/Tấn, có nghĩa là 1 tấn SP đầu ra bán được có Margin 500USD, hay 100% Margin RM cost of sale. Các chi phí khác như SX, họ biết tỉ lệ hoặc bất biến hoặc khả biến. Khấu hao không đổi nhiều, nếu có biến động họ đếu biết . Các chi phí quản lý cũng biết nốt khoảng bao nhiêu và coi là bất biến. Nếu biến động nhiều thì họ cũng biết luôn. Như vậy tổng hợp các chỉ tiêu này, chỉ cần biết đuợc tồn kho là có thể tính ra EBIT, tức là nếu bán được 1000 tấn theo conversion của vật tư quy ra thép thì Gross Margin là 500000 USD. Lấy cái này trừ đi các mức chi phí theo ké hoạch thì sẽ ra ngay kêt quả lãi bao nhiêu mà không cần biết đến kết quả của kế toán. Về cách tính qua C/F thì cũng có cách nếu dựa trên cách này, tui viết tiêp sau vậy V- Trong hoạt động kinh doanh như hiện nay, phải công nhận hệ thống thông tin quản lý nội bộ quá quan trọng bởi nó cung cấp nhiều thông tin cho việc hoạch định chiến lược cũng như xử lý các hoạt động thường ngày của doanh nghiệp. Trước kia tôi làm cho một công ty mà hệ thống thông tin quản lý của nó rất tốt, tổng giám đốc và giám đốc tài chính chỉ cần xem các báo cáo là biết hết cả tình hình của công ty. Ai đó làm sai một chút là họ biết ngay. Giả sử khi có đơn đặt hàng, để bước vào sản xuất thì bộ phận nhận được đơn đặt hàng phải biết kế hoạch giao hàng như thế nào (khi nào giao, mỗi lần giao bao nhiêu). Trên cơ sở đó thì bên sản xuất sẽ tính nguyên vật liệu cần thiết (phải tính đến cả tồn kho NVL hiện tại nữa) cho mỗi lần sản xuất. Bên mua hàng phải có kế hoạch mua NVL (giá cả được xem xét rất kỹ trên cơ sở các đơn mua hàng trước đó, ) để phục vụ cho mỗi đợt sản xuất. Bên tài chính phải cân đối xem khả năng thanh toán cho từng đợt mua hàng là
9. 9 bao nhiêu (thiếu tiền thì phải lo nguồn) Các báo cáo sau đó cho thấy bộ phận nào làm không đúng kế hoạch. Và giám đốc cứ lôi mấy sếp của bộ phận đó ra mà xử. Tôi nhớ là có lần bộ phận đặt hàng đặt thừa NVL, đến cuối kỳ in báo cáo ra thấy chi phí NVL thấp hơn số lượng NVL mua vào, ông purchasing manager bị cắt thưởng luôn năm đó. Để hệ thống thông tin quản lý nội bộ hoạt động tốt, tôi thấy phần mềm quản lý là quá cần thiết. Nếu không thì làm sao thông tin có thể sử lý nhanh được khi mà cả đống báo cáo cần phải lập. Bên cạnh đó nhân tố con người cũng rất quan trọng, họ phải hiểu công việc của họ đồng thời phải hiểu mối quan hệ giữa việc họ làm với công việc của những người khác. VI- Chúng ta đang nói rất nhiều về tác dụng của hệ thống thông tin nội bộ, giờ có lẽ nên bàn sâu một chút về cách xây dựng chúng. Theo tôi nghĩ, hệ thống thông tin nội bộ là thành quả của hệ thống kiểm soát nội bộ, tuy tính chất của chúng có khác nhau, theo tôi thì hệ thống kiểm soát nội bộ chính là công cụ để thực hiện hệ thống thông tin nội bộ, những thông tin tin cậy được phải là những thông tin đã được xử lý đúng theo phương pháp kiểm soát mà công ty đã đặt ra, vậy thì khi xây dựng hệ thống thông tin nội bộ người ta cũng phải xem xét đến vấn đề hệ thống kiểm soát nội bộ, nghĩa là công ty phải triển khai được một hệ thống kiểm soát nội bộ trước khi xây dựng hệ thống thông tin. Vấn để xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ hiện nay mới bắt đầu được một vài doanh nghiệp Việt Nam quan tâm đến, tuy nhiên cũng đang chỉ ở mức sơ khởi, và cũng chỉ tập trung ở một số DN có quy mô đủ lớn, việc xây dựng nó thế nào thì xin để một tay viết có đủ bản lĩnh trình bày, mình cũng chỉ là người trong cuộc (trong DN Việt Nam) nên có lẽ cách đánh giá nhận xét không vượt qua khỏi những gì mình đang thấy hiện nay, mời các bác Vualua, Sans, ISO và các bác nội công thâm hậu tiếp lời cho em. VII- Theo dõi từ đầu diễn đàn cảm thấy mọi người đưa ra nhiều vấn đề hơi xa với thực tế công việc. Theo như cách Bác San đề cập đến vấn đề quản lý của người Nhật làm tôi nghĩ như thế hoá ra vai trò của kế toán đối với Cty Nhật chỉ như để trưng bày thôi sao khi các sếp của họ có thể tính toán đâu ra đấy và tương đối là chính xác về tài chính. " Anh lúc đầu khi chưa nhìn thấy, anh rất ngạc nhiên, tuy nhiên khi anh thảo luận, anh thấy các bác Nhật nắm tình hình tài chính như trong lòng bàn tay, mà các bác ý sử dụng hệ thống thông tin của các bác ý hầu như theo cách tính của các bác ý, hiếm khi dựa vào thông tin kế toán". Thậm chí họ có thể ra các quyết định mà chỉ phụ thuộc vào việc tính toán của họ là đủ không cần tham khảo ý kiến của kế toán (ở đây tôi muốn đề cập đến cả số liệu kế toán). Vậy thử hỏi những Cty đó cần nhân viên kế toán chỉ để làm đẹp đội hình sao? Tôi chỉ tạm thời xin hỏi như vậy mong mọi người giải đáp giúp! VIII- Các chú chán lắm, ngồi đấy mà tưởng tượng những cái có thực mà nghĩ là không có thực. Chú hoàn toàn hiểu sai về management accounting và statutory accounting. Cái phòng kế toán ở nhiều doanh nghiệp họ có thể vẫn làm các functions bình thường, nhưng không phải quá quan trọng đối với doanh nghiệp vì họ có hệ thống thông tin báo cáo riêng, và cách quản lý riêng. Việc một số doanh nghiệp đầu tư nước ngoài ở Việt Nam hiện tại hoàn toàn dựa vào hệ thống báo cáo của công ty mẹ, duy trì hai hệ thống sổ sách là chuyện thường. Kế toán đối với họ phần lớn phục vụ cho yêu cầu báo cáo của
10. 10 Luật. Anh nói thêm ý thế này, từ đầu đến giờ, có chú ISO là đi nhiều, nên đều thấy các vấn đề anh nói ở một mức độ nào đó có tính thực tiễn khá cao ở Việt Nam, còn nhiều chú cứ tưởng anh bốc ở trên giời xuống. Mục đích anh cũng chẳng phải chép sách cho các chú, anh thảo luận tình hình chung ở Việt Nam, các cô các chú thấy có gì kinh nghiệm thì góp ý, chứ không phải là cứ nói là tôi chẳng thấy cái đấy là đúng. Cái các cô các chú chưa nhìn thấy chắc chắn không có nghĩa là nó không hiện hữu, mà cái anh thấy là mới, có khi đổi với các cô các chú là cũ mèm. Mỗi người một view, một kinh nghiệm, các cô các chú nên chịu khó quan sát thêm tý nữa, rồi trao đổi. Còn nếu chỉ nghĩ rằng, cuộc sống chỉ bó gọn trong những cái mình biết, bảo thủ đến thế thì anh thật, anh buồn. IX- Theo tôi nghĩ thì hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm cả hệ thống kế toán, kiểm toán nội bộ và các qui chế, thủ tục kiểm soát được qui định nhằm quản lý mọi hoạt động trong đơn vị. Thực tế, ở mỗi đơn vị dù lớn hay nhỏ đều tồn tại một hệ thống kiểm soát nội bộ. Nó luôn hiện hữu chỉ có điều vai trò của nó đến đâu, nó mạnh hay yếu và quan trọng là lãnh đạo có nhận thức được đầy đủ vai trò của nó hay không. Ở VN, vấn đề này còn khá mới mẻ, hầu hết lãnh đạo đơn vị, ngay cả lãnh đạo ở cấp Tổng công ty đều chưa coi trọng vấn đề này. Vì vậy nhờ các bác có nội công thâm hậu chỉ giáo xem cái này Tây nó làm thế nào. Cụ thể các công ty đa quốc gia, các tập đoàn kinh tế lớn nó xây dựng và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ ra làm sao, vai trò của nó đối với công tác quản lý như thế nào. Qua đó Ta học được cái gì. Các tổng công ty, các tập đoàn kinh tế của ta nên làm gi. . . Mời các bác giúp cho. X- Chào mọi người. Trước hết mình muốn nhờ ban điều hành chuyển mục này vào 1 chủ để về "kế toán quản trị" - Management Accounting - bởi vì nó là 1 mảng khác bên cạnh, hỗ trợ và song song với kế toán tài chính - Financial Accounting. Tóm sơ lược thì kế toán quản trị sẽ bao gồm toàn bộ các công việc liên quan đến quản lý nội bộ, lập kế hoạch kinh doanh ngắn và dài hạn, chiến lược hoạt động, ra quyết định, v.v Từ cái mảng Management Accounting chúng ta sẽ mở rộng chủ đề về các mục Budgetting, forecasting, NPV, IRR, discounted cashflows sẽ có nhiều thứ lý thú và bổ ích cho mỗi ngươì chúng ta. Hẹn hôm sau tôi sẽ nói vể hệ thống quản lý nội bộ - những gì tôi biết và có thể tham gia cùng mọi người. * Mọi người có thể trở lại vấn đề Reconciliation ko ?
11. 11 XI- Cảm ơn chú coolsun lại đưa đường dẫn lối. Vấn đề reconciliation thì nó chỉ là một chuyện nhỏ trong kế toán, nhưng mọi người cứ hỏi: tại sao lại phải làm cái việc đối chiếu số dư đó, đối chiếu cái gì với cái gì? quá trình đối chiếu nên làm thế nào? Sau khi đối chiếu thì ta phải làm gì? Anh nhớ những ngày đầu mới chập chững đi làm, có một em tóc nhuộm vàng, da trắng, chân dài ngồi bên cạnh anh cứ tỷ tê hỏi, anh ơi làm thế nào bây giờ? Em phải làm gì? Thú thực với các cô các chú lúc đó anh lại chẳng biết trả lời thế nào, thế là lại đành mất điểm với cô bé đó. Thế rồi đầu anh chợt bừng sáng như đèn 100W cho đến ngày gặp vợ anh. Vợ anh chỉ cho anh 4 loại reconciliation cơ bản (Về bản chất thì như nhau, nhưng mà vợ anh chia nhỏ tý cho nó dễ hiểu). Các cô các chú biết đấy, phụ nữ vốn tính chi tiết và chặt chẽ, chứ cứ à uôm như anh thì chết 1-Bank reconciliation 2-GL reconciliation 3-Control account and detail legder reconciliation 4-Reconciliation giữa các phòng khác nhau. Câu hỏi đầu tiên? Tại sao phải làm việc đối chiếu số dư? Vợ anh lại gọi rồi, tối anh ngồi viết tiếp nhé. QUOTE (Sans-frontiere @ Apr 29 2004, 06:07 PM) - Debtors/Creditor analysis với các phân tích theo tuổi, theo khách hàng, hóa đơn, và một số tiêu chí khác cộng với một policy rõ ràng về mức độ lập dự phòng phải thu khó đòi. Sau đó, các cô các chú trích lập dự phòng đúng nguyên tắc cho anh. - Inventory analysis - Fixed asset movement - Bank reconciliations. -G/L reconciliation. - phân tích tài chính doanh nghiệp, - báo cáo lưu chuyển luồng tiền, - các báo cáo phân tích về doanh thu, chi phí, khách hàng có số dư nợ cao, các biến động bất thường phát sinh trong kỳ. - Báo cáo về dự tính luồng tiền (projected cashflows). Anh lần lượt giới thiệu biểu mẫu, cách lập, một số công cụ phân tích & minh họa của các loại báo cáo đó được k0? Ví dụ như về Inventory thì có nhiều loại báo cáo nhỏ nữa đúng k0? Và Inventory Turnover là một trong số đó? Em chẳng lấy chồng kế toán đâu! Nợ có, thu chi nhức cả đầu. Nửa đêm hai đứa đang "êm" ái Nhìn em anh hỏi: "chứng từ đâu?"