Kế toán ngân hàng - Quy định sử dụng hóa đơn

Nội dung text: Kế toán ngân hàng - Quy định sử dụng hóa đơn

1. Quy định sử dụng hóa đơn, I. Câu 1: Khi sử dụng hóa đơn, người viết hóa đơn phải thực hiện những quy định gì? Trả lời: Căn cứ Điểm 1, Mục VI, Phần B, Thông tư số 120/2002/TT-BTC ngày 30/12/2002 của Bộ Tài chính (BTC) thì khi viết hóa đơn phải lót giấy than để viết hoặc đánh máy một lần, để in sang các liên có nội dung như nhau, phải sử dụng từ số nhỏ đến số lớn, hết quyển mới sử dụng sang quyển khác, không được dùng cách số, cách quyển. Nội dung, chỉ tiêu đã in trên hóa đơn phải ghi đầy đủ, rõ ràng, đặc biệt mã số thuế của người mua hàng. Trường hợp người mua hàng không có mã số thuế thì gạch bỏ các ô trống ghi mã số thuế trên hóa đơn, gạch chéo phần bỏ trống không ghi hết từ phải sang trái, không được tẩy xóa, sửa chữa, làm nhàu nát hóa đơn. Hóa đơn giao cho khách hàng nhất thiết phải ghi đầy đủ mã số thuế của đơn vị bán, đơn vị mua hàng. Câu 2: Trường hợp khi viết hóa đơn bị nhầm mà phải hủy bỏ thì xủ lý như thế nào? Trả lời: Trường hợp hóa đơn viết sai cần hủy bỏ thì gạch chéo để chữ hủy bỏ vào các liên của số hóa đơn, không được xé rời khỏi cuống mà phải lưu giữ đầy đủ các liên để thanh toán số tờ bị hủy (hỏng) với cơ quan thuế (được thể hiện trên bản Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn). Trường hợp đã giao hóa đơn cho khách hàng mới phát hiện sai hóa đơn thì hai bên phải lập biên bản thu hồi hóa đơn ghi rõ lý do thu hồi hóa đơn Đồng thời cơ sở phải lập hóa đơn mới giao cho khách hàng. Hóa đơn mới phải ghi đầy đủ, đúng các chỉ tiêu theo quy định và ghi rõ: “Hóa đơn này thay thế hóa đơn ký hiệu , số hóa đơn , ngày , tháng ., năm .” Hóa đơn thu hồi phải kẹp vào quyển hóa đơn và phải xuất trình với cơ quan thuế trực tiếp quản lý, không được hủy hóa đơn. Cơ sở sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán đối với hành vi xé rời hóa đơn viết sai khỏi quyển hóa đơn và hủy hóa đơn thu hồi. Câu 3: Trường hợp nào chức danh ký duyệt trên hóa đơn không nhất thiết phải là thủ trưởng đơn vị như mẫu hóa đơn đã in sẵn? Trả lời: Căn cứ Điểm 1.2, Mục VI, Phần B, Thông tư số 120/2002/TT-BTC ngày 30/12/2002 của Bộ Tài chính thì trường hợp mẫu hóa đơn có chỉ tiêu thủ trưởng đơn vị ký duyệt thì không nhất thiết thủ trưởng phải ký duyệt mà có thể ủy quyền cho người bán hàng ký, ghi rõ họ, tên khi lập hóa đơn giao cho khách hàng. Việc ủy quyền người ký duyệt hóa đơn bán hàng phải có quyết định của thủ trưởng đơn vị và hóa đơn này phải được đóng dấu của tổ chức, cá nhân vào góc trên, bên trái của liên 2 hóa đơn, không được đóng dấu khống vào hóa đơn tại vị trí ký duyệt của thủ trưởng đơn vị. Câu 4: Các tổ chức, cá nhân khi sử dụng hóa đơn mua tại Cơ quan thuế hoặc hóa đơn tự in cấp phát cho các chi 1
2. nhánh, bộ phận, cửa hàng, đơn vị, phải mở sổ nào để theo dõi việc cấp phát, sử dụng hóa đơn của các bộ phận này? Trả lời: Các tổ chức, cá nhân khi có cấp phát cho từng chi nhánh, bộ phận, cửa hàng, đơn vị phải mở 02 loại sổ theo dõi sau : Mở sổ tổng hợp theo dõi tình hình sử dụng hóa đơn trong toàn đơn vị; Mở 02 sổ chi tiết theo dõi cho mỗi chi nhánh, bộ phận, cửa hàng sử dụng hóa đơn (một quyển lưu theo dõi tại đơn vị, một quyển theo dõi tại các chi nhánh, bộ phận, cửa hàng). Câu 5: Hiện nay Bộ Tài chính phát hành các loại hóa đơn nào? Trả lời: Các loại hóa đơn do Bộ Tài chính phát hành còn giá trị sử dụng bao gồm: Hóa đơn GTGT 3 liên, mẫu số 01-GTKT-3LL Hóa đơn GTGT 2 liên, mẫu số 01-GTKT-2LN Hóa đơn bán hàng 3 liên, mẫu số 02-GTTT-3LL Hóa đơn bán hàng 2 liên, mẫu số 02-GTTT-2LN Hóa đơn dịch vụ cho thuê tài chính, mẫu số 05TTC-3LL Hóa đơn thu mua hàng nông, lâm, thủy sản, mẫu số 06TMH-3LL Hóa đơn bán lẻ (sử dụng cho máy tính tiền), mẫu số 07MTT Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, mẫu số 03VT-3LL (ký hiệu xêry /99 trở đi) Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý, mẫu số 04/XKĐL/3LL Hóa đơn thu phí bảo hiểm, mẫu số 05BV/BH hay 05/BH Hóa đơn bán tài sản tịch thu sung quỹ nhà nước, mẫu số 01/TSTT-3L Hóa đơn bán tài sản thanh lý, mẫu số HĐ/TSTL-3L Hóa đơn bán hàng dự trữ Quốc gia, mẫu số 02HDT-4LH Câu 6: Đối với sản phẩm hàng hóa xuất để tiêu dùng nội bộ, khuyến mãi, quảng cáo, có sử dụng hóa đơn không? Nếu có sử dụng thì ghi như thế nào? Trả lời: Căn cứ điểm 5.5, Mục IV, Phần B, Thông tư số 122/2000/TT-BTC ngày 29/12/2000 của Bộ Tài chính thì đối với sản phẩm hàng hóa xuất xuất để tiêu dùng nội bộ, khuyến mãi, quảng cáo, phục vụ cho kinh doanh sản xuất hàng hóa, dịch vụ chịu thuế giá trị gia tăng (GTGT), tổ chức, cá nhân sử dụng hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng, trên hóa đơn ghi rõ là hàng tiêu dùng nội bộ phục vụ cho sản xuất kinh doanh hay khuyến mãi, quảng cáo không thu tiền. Đối với hóa đơn GTGT gạch bỏ dòng thuế suất và tiền thuế GTGT, chỉ ghi dòng giá thanh toán là giá thành hoặc giá vốn hàng hóa. 2
3. Câu 7: Đối với sản phẩm hàng hóa dùng để trao đổi, thưởng hoặc trả thay tiền lương cho người lao động có sử dụng hóa đơn hay không? Nếu có sử dụng thì ghi như thế nào? Trả lời: Căn cứ Điểm 5.5, Mục IV, Phần B, Thông tư số 122/2000/TT-BTC ngày 29/12/2000 của BTC thì đối với sản phẩm hàng hóa dùng để trao đổi, thưởng hoặc trả thay tiền lương cho người lao động, tiêu dùng nội bộ không phục vụ cho sản xuất kinh doanh hoặc phục vụ cho sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ không chịu thuế GTGT thì tổ chức, cá nhân phải lập hóa đơn GTGT (hóa đơn bán hàng), trên hóa đơn ghi đầy đủ các chỉ tiêu và tính thuế GTGT như hóa đơn xuất bán hàng cho khách Câu 8: Cơ sở kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì sử dụng loại hóa đơn nào? Trả lời: Căn cứ Điểm 1, Mục IV, Phần B, Thông tư số 122/2000/TT-BTC ngày 29/12/2000 của BTC thì cơ sở kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế, khi bán hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT phải sử dụng hóa đơn GTGT (trừ trường hợp được dùng hóa đơn, chứng từ đặc thù ghi giá thanh toán là giá đã có thuế GTGT). Câu 9: Trường hợp cơ sở kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế bán hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT; hoặc bán vàng bạc, đá quý, ngoại tệ thì phải sử dụng hóa đơn gì và cách ghi như thế nào? Trả lời: Căn cứ Điểm 5.1, Mục IV, Phần B, Thông tư số 122/2000/TT-BTC ngày 29/12/2000 của BTC thì trường hợp cơ sở kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế bán hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT, hoặc bán vàng bạc, đá quý, ngoại tệ thì phải sử dụng hóa đơn GTGT, trên hóa đơn GTGT chỉ ghi dòng giá bán là giá không có thuế GTGT, dòng thuế suất, số thuế GTGT không ghi và gạch bỏ. Trên hóa đơn ghi rõ là hàng hóa không chịu thuế GTGT. Câu 10: Trường hợp cơ sở sản xuất kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế theo phương pháp khấu trừ đã được sử dụng hóa đơn GTGT nhưng có sản xuất hàng hóa hay kinh doanh dịch vụ chịu thuế tiêu thụ đặc biệt hoặc làm đại lý bán hàng chịu thuế tiêu thụ đặc biệt của cơ sở sản xuất theo đúng giá quy định của cơ sở sản xuất hưởng hoa hồng thì sử dụng loại hóa đơn nào? Trả lời: Căn cứ Điểm 5, Mục IV, Phần B, Thông tư số 122/2000/TT-BTC ngày 29/12/2000 của BTC thì trường hợp cơ sở sản xuất, kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế theo phương pháp khấu trừ đã được sử dụng hóa đơn GTGT nhưng có sản xuất hàng hóa hay kinh doanh dịch vụ chịu thuế tiêu thụ đặc biệt hoặc làm đại lý bán hàng chịu thuế tiêu thụ đặc biệt của cơ sở sản xuất theo đúng giá quy định của cơ sở sản xuất hưởng hoa hồng thì phải sử dụng thêm hóa đơn bán hàng. Như vậy, cơ sở sản xuất, kinh doanh thuộc trường hợp trên được sử dụng song song 02 loại hóa đơn: Hóa đơn GTGT để bán hàng 3
4. hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT và hóa đơn bán hàng để bán hàng hóa chịu thuế tiêu thụ đặc biệt do sản xuất, kinh doanh hay làm đại lý bán hàng chịu thuế tiêu thụ đặc biệt của sản xuất (hưởng hoa hồng). Câu 11: Trường hợp cơ sở kinh doanh nộp thuế theo phương pháp trực tiếp trên GTGT khi bán hàng hóa, dịch vụ phải sử dụng loại hóa đơn nào? Trả lời: Căn cứ Điểm 2, Mục IV, Phần B, Thông tư số 122/2000/TT-BTC ngày 29/12/2000 của BTC thì trường hợp cơ sở kinh doanh nộp thuế theo phương pháp trực tiếp trên GTGT khi bán hàng hóa, dịch vụ phải sử dụng loại hóa đơn bán hàng. Câu 12: Hóa đơn, chứng từ nào hiện nay được xem là hợp pháp, hợp lệ khi sử dụng? Trả lời: Hóa đơn, chứng từ hợp pháp, hợp lệ được sử dụng là : Hóa đơn do BTC (Tổng Cục Thuế) phát hành do Cơ quan thuế cung cấp cho các cơ sở sản xuất, kinh doanh. Hóa đơn do các cơ sở kinh doanh tự in để sử dụng theo mẫu quy định đã được Tổng Cục Thuế hoặc Cục Thuế tỉnh, Thành phố chấp thuận cho sử dụng và có đăng ký sử dụng hóa đơn tại Cục Thuế địa phương (tỉnh, thành phố). Các loại hóa đơn, chứng từ đặc thù khác được phép sử dụng. Các bảng kê hàng hóa, dịch vụ mua vào, bán ra theo chế độ quy định. Hóa đơn phải là liên 2 bản chính. Hóa đơn phải có đầy đủ chữ ký theo yêu cầu trên hóa đơn Hóa đơn phải ghi đầy đủ rõ ràng các nội dung đã in sẵn trên hóa đơn Hóa đơn không bị tẩy xóa, sửa chữa hay nhàu nát (còn nguyên vẹn). Câu 13: Hàng hóa, dịch vụ bán áp dụng hình thức giảm giá thì giá bán thể hiện trên hóa đơn như thế nào? Trả lời: Căn cứ Điểm 5.6, Mục IV, Phần B, Thông tư số 122/2000/TT-BTC ngày 29/12/2000 của BTC thì hàng hóa, dịch vụ bán áp dụng hình thức giảm giá thì giá bán thể hiện trên hóa đơn là giá đã được giảm. Nếu việc giảm giá áp dụng căn cứ vào số lượng, doanh số hàng hóa, dịch vụ thực tế mua đạt nhất định thì số tiền giảm giá của hàng hóa đã bán được tính điều chỉnh trên hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ lần mua cuối cùng hoặc kỳ tiếp sau. Hóa đơn phải ghi rõ giảm giá hàng hóa bán của các hóa đơn nào trước đó đã xuất. Trường hợp lần mua tiếp theo được giảm giá nhưng lần mua này giá bán hàng hóa, dịch vụ thấp hơn số tiền được giảm thì chỉ được ghi số tiền giảm giá bằng với giá bán hàng hóa, dịch vụ. Số tiền được giảm còn lại sẽ tính giảm vào hóa đơn mua kỳ sau. 4
5. Câu 14: Trường hợp hàng hóa đã bán bị người mua trả lại (toàn bộ hoặc một phần hàng hóa) thì phải xử lý như thế nào? Trả lời: Căn cứ Điểm 5.8, Mục IV, Phần B, Thông tư số 122/2000/TT-BTC ngày 29/12/2000 của BTC thì cơ sở kinh doanh mua hàng hóa, người bán đã xuất hóa đơn, người mua đã nhận hàng nhưng do hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng phải trả lại toàn bộ hay một phần hàng hóa, khi xuất trả lại cho người bán, cơ sở phải lập hóa đơn, trên hóa đơn ghi rõ hàng hóa trả lại người bán do không đúng quy cách, chất lượng hóa đơn này là căn cứ để bên bán, bên mua điều chỉnh số thuế GTGT đã khai. Căn cứ hóa đơn trả lại hàng của người mua, người bán và người mua điều chỉnh số thuế GTGT đã kê khai bằng cách: Cơ sở bán ghi số âm theo hóa đơn xuất trả hàng trên bảng kê 02/GTGT (đối với người bán), và bảng kê 03/GTGT hoặc bảng kê 05/GTGT (đối với người mua). Trường hợp người mua là đối tượng không có hóa đơn, khi trả lại hàng hóa, bên mua và bên bán phải lập biên bản hoặc thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ loại hàng hóa, số lượng, giá trị hàng trả lại theo hóa đơn bán hàng (số ký hiệu, ngày tháng của hóa đơn), lý do trả hàng kèm theo hóa đơn gửi cho bên bán. Biên bản này được lưu giữ cùng với hóa đơn bán hàng để làm căn cứ điều chỉnh kê khai thuế GTGT của bên bán. Trường hợp trả lại một phần hàng hóa thì người bán lập lại hóa đơn cho hàng hóa người mua đã nhận và chấp nhận thanh toán theo số lượng, chủng loại, giá cả hai bên đã thỏa thuận. Trường hợp người bán đã xuất hàng và lập hóa đơn, người mua chưa nhận hàng và phát hiện hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng phải trả lại toàn bộ hàng hóa, khi trả lại hàng bên mua và bên bán phải lập biên bản ghi rõ loại hàng hóa, số lượng, giá trị, lý do trả hàng theo hóa đơn bán hàng (số, ký hiệu, ngày, tháng của hóa đơn) đồng thời kèm theo hóa đơn để gửi trả bên bán làm căn cứ điều chỉnh doanh số và thuế GTGT đầu ra. Câu 15: Trường hợp đối với cơ sở kinh doanh đã xuất bán, cung ứng hàng hóa, dịch vụ và lập hóa đơn nhưng do hàng hóa, dịch vụ không đảm bảo chất lượng, quy cách phải điều chỉnh tăng giảm giá bán thì phải xử lý như thế nào? Trả lời: Căn cứ Điểm 5.9, Mục IV, Phần B, Thông tư số 122/2000/TT-BTC ngày 29/12/2000 của BTC thì đối với cơ sở kinh doanh đã xuất bán, cung ứng hàng hóa, dịch vụ và lập hóa đơn nhưng do hàng hóa, dịch vụ không đảm bảo chất lượng, quy cách phải điều chỉnh tăng giảm giá bán thì bên bán và bên mua phải lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ số lượng, quy cách hàng hóa, mức giá tăng (giảm) theo hóa đơn bán hàng (số, ký hiệu, ngày, tháng của hóa đơn, thời gian), lý do tăng (giảm) giá, đồng thời bên bán lập hóa đơn để điều chỉnh mức giá đã điều chỉnh. Hóa đơn ghi rõ điều chỉnh 5
6. giá cho hàng hóa, dịch vụ tại hóa đơn số, ký hiệu Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh giá, bên bán và bên mua kê khai điều chỉnh thuế đầu ra, đầu vào. Câu 16: Đối với hoạt động mua bán vàng, bạc, đá quý, nếu cơ sở kinh doanh mua của cá nhân không kinh doanh, không có hóa đơn thì phải làm thế nào để được xem là có chứng từ hợp pháp? Trả lời: Đối với hoạt động mua bán vàng, bạc, đá quý, nếu cơ sở kinh doanh mua của cá nhân không kinh doanh, không có hóa đơn thì lập bảng kê hàng hóa mua vào. Câu 17: Thế nào được xem là một hóa đơn hợp pháp? Trả lời: Hóa đơn hợp pháp là hóa đơn do BTC phát hành hoặc hóa đơn tự in của các tổ chức, cá nhân được Tổng cục Thuế, Cục Thuế tỉnh, Thành phố chấp thuận bằng văn bản, in và đã đăng ký sử dụng với cơ quan thuế theo quy định có đầy đủ nội dung như: Hóa đơn do người bán hàng hóa, dịch vụ thu tiền, kể cả trao đổi sản phẩm lập giao cho người mua hàng phải là bản gốc liên 2 (liên giao khách hàng). Hóa đơn phải ghi đầy đủ các chỉ tiêu, nội dung in sẵn trên hóa đơn và phải nguyên vẹn, không rách hoặc nhàu nát. Số liệu, chữ viết, đánh máy hoặc in trên hóa đơn phải rõ ràng trung thực, đầy đủ, chính xác, không bị tẩy xóa, sửa chữa. Câu 18: Những trường hợp nào được xem là hóa đơn không hợp pháp? Trả lời: Hóa đơn không hợp pháp là hóa đơn không do BTC phát hành hoặc hóa đơn tự in chưa được Tổng cục Thuế, Cục Thuế tỉnh, Thành phố chấp thuận bằng văn bản, hóa đơn lập không đúng, không ghi đầy đủ các chỉ tiêu quy định trên mẫu hóa đơn. Ngoài ra, những trường hợp sau đây hóa đơn cũng không coi là hợp pháp: Sử dụng hóa đơn của tổ chức, cá nhân khác để bán hàng hóa, dịch vụ Dùng hóa đơn mua hàng về tẩy, xóa ghi giá trị hàng hóa, số thuế cao hơn thực tế mua vào. Khi bán hàng thông đồng hoặc tự ý khi lập hóa đơn ghi liên1 và liên 2 (giao cho khách hàng ) khác nhau. Mua hóa đơn khống chỉ về tự lập hóa đơn mua hàng. Lập hóa đơn khống (thực tế là không mua, bán hàng hóa, dịch vụ). Dùng hóa đơn đã báo mất để bán hàng hóa, dịch vụ Sử dụng hóa đơn giả để thanh, quyết toán tài chính, để kê khai khấu trừ thuế, hoàn thuế. 6
7. Câu 19: Đơn vị sử dụng hóa đơn phải bảo quản và lưu giữ hóa đơn như thế nào? Trả lời: Căn cứ Điểm 2, Mục VII, Phần B, Thông tư số 120/2002/TT-BTC ngày 30/12/2002 của BTC thì hóa đơn được bảo quản như tài sản đặc biệt (biểu mẫu, chứng từ thu, chi NSNN thuộc loại đặc biệt), không để mất mát, hư hỏng. Nghiêm cấm việc bán, trao đổi, cho mượn hóa đơn. Mọi trường hợp mất hóa đơn phải báo cáo với cơ quan thuế và cơ quan công an (trong vòng 5 ngày) số lượng hóa đơn mất, ký hiệu, số hóa đơn, hoàn cảnh bị mất để có biện pháp xác minh, xử lý theo pháp luật. Đối với số hóa đơn đã dùng phải được bảo quản và lưu giữ theo đúng quy định. Câu 20: Mỗi đơn vị có thể sử dụng bao nhiêu loại hóa đơn? Nếu đơn vị đã đăng ký sử dụng hóa đơn đặc thù (tự in) thì có được sử dụng hóa đơn do BTC phát hành hoặc ngược lại không? Trả lời: Căn cứ vào đặc điểm, tính chất và hình thức của hoạt động sản xuất, kinh doanh dịch vụ, đơn vị có thể đăng ký (theo đúng thủ tục quy định) nhiều loại hóa đơn khác nhau để sử dụng cho phù hợp. Trường hợp đơn vị đã đăng ký sử dụng hóa đơn tự in, nếu có nhu cầu cần thiết vẫn được sử dụng thêm loại hóa đơn do BTC phát hành (hoặc ngược lại) nhưng phải đảm bảo nguyên tắc: Không được sử dụng 2 loại hóa đơn cho một loại hình sản xuất kinh doanh khi bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ thu tiền. Phải có quyết định hay văn bản chấp thuận của Cục trưởng Cục Thuế tỉnh, thành phố. Câu 21: Trường hợp cơ sở kinh doanh phát sinh việc cho vay (mượn) và xuất trả hàng hóa, vật tư, nguyên vật liệu thì có phải dùng hóa đơn và kê khai nộp thuế giá trị gia tăng hay không? Trả lời: Về nguyên tắc, cơ sở kinh doanh cho cơ sở khác vay, mượn vật tư, hàng hóa thì hai bên cho vay và bên vay phải lập hợp đồng kinh tế ghi rõ số lượng, chất lượng, chủng loại, giá tiền, thời hạn trả, và điều khoản phạt nếu một trong hai bên vi phạm hợp đồng kinh tế. Trường hợp cơ sở kinh doanh cho vay (mượn) và xuất trả hàng hóa, vật tư, nguyên vật liệu thì chứng từ sử dụng khi xuất, vận chuyển hàng hóa, vật tư, hàng hóa, nguyên, vật liệu cho vay và trả lại là hóa đơn giá trị gia tăng (nếu là đơn vị nộp thuế theo phương pháp khấu trừ thuế) hoặc hóa đơn bán hàng (nếu là đơn vị nộp thuế theo phương pháp trực tiếp trên giá trị gia tăng). Hóa đơn phải ghi rõ nội dung hàng xuất cho vay hoặc trả, tên đơn vị vay trả, mã số thuế đơn vị cho vay, đơn vị trả, số lượng, chủng loại, quy cách, giá trị hàng hóa, vật tư vay mượn theo hợp đồng số ngày Vì vậy, đối với hóa đơn giá trị gia tăng dòng tiền thuế giá trị gia tăng 7
8. gạch chéo và hợp đồng vay muợn vật tư, hàng hóa là chứng từ vận chuyển để lưu thông trên đường và để xuất trình với cơ quan thuế địa phương trong ký kê khai tính thuế. Hàng hóa, vật tư cho vay không chịu thuế giá trị gia tăng; các trường hợp cho vay vật tư, hàng hóa, nếu sau đó thanh toán trả bằng loại vật tư, hàng hóa khác hoặc bằng tiền coi là quan hệ mua bán phải tính và nộp thuế giá trị gia tăng. Câu 22: Liên lưu của hóa đơn, đơn vị sử dụng phải lưu giữ bao nhiêu năm? Trả lời: Căn cứ pháp lệnh kế toán thống kê và quyết định số 218/2000/QĐ-BTC ngày 29/12/2000 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành chế độ lưu trữ tài liệu kế toán, thì tất cả các tài liệu kế toán liên quan trực tiếp đến ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính năm phải lưu trữ 20 năm, tính từ khi kết thúc niên độ kế toán. Do đó các hóa đơn lưu đã sử dụng phải được sắp xếp theo thứ tự thời gian và lưu trữ theo quy định chứng từ kế toán là 20 năm, tính từ khi kết thúc niên độ kế toán. Trường hợp các hóa đơn của đơn vị đã hết thời hạn lưu trữ, cần được thanh hủy thì đơn vị phải có biên bản kèm theo bảng kê chi tiết loại, số lượng, chứng từ kế toán, số quyển, số ký hiệu (xêry), từ số đến số đồng thời thực hiện tiêu hủy theo điều 18, 19, 20 Chương III của Quyết định số 218/2000/QĐ-BTC. Trong thời gian lưu trữ, đơn vị phải có trách nhiệm xuất trình hóa đơn liên lưu cho cơ quan thuế và cơ quan có trách nhiệm khi cần thiết. Câu 23: Hóa đơn tự in được sử dụng như thế nào? Trả lời: Hóa đơn phải ghi đầy đủ các nội dung theo mẫu đăng ký sử dụng với cơ quan thuế. Đối với loại hóa đơn tự in đóng thành cuốn, khi viết phải lót giấy than (trừ các loại hóa đơn được in bằng giấy carbonless). Riêng đối với loại hóa đơn tự in liên tục trên máy vi tính hoặc tháo rời hóa đơn đánh máy, các liên lưu phải được đóng thành quyển, theo số thứ tự để lưu giữ, bảo quản và phải được sắp xếp theo thứ tự thời gian sử dụng. Trường hợp viết sai, viết hỏng cần phải hủy bỏ, phải lưu đầy đủ các liên tại quyển hóa đơn để thanh toán với cơ quan thuế. Câu 24: Trường hợp mang hàng hóa, vật tư đi bán lưu động ở nơi khác địa phương mà chưa xác định được đối tượng mua hàng thì sử dụng chứng từ gì để vận chuyển hàng trên đường? 8
9. Trả lời: Căn cứ Điểm 5.10, Mục IV, Phần B, Thông tư số 122/2000/TT-BTC ngày 29/12/2000 của Bộ Tài chính thì nếu mang hàng hóa, vật tư của cơ sở kinh doanh cố định đưa đi bán hàng lưu động ở nơi khác (ngoài tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương) mà chưa rõ tên, địa chỉ của người mua thì phải sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ kèm theo lệnh điều động nội bộ giao cho người thuộc cơ sở vận chuyển đi bán. Khi bán được hàng, phải xuất hóa đơn giao cho người mua hàng và kê khai nộp thuế theo đúng chế độ quy định. Câu 25: Trường hợp các cơ sở kinh doanh xuất điều chuyển hàng hóa cho các chi nhánh, cửa hàng, v.v. Nhưng các chi nhánh, cửa hàng này hạch toán độc lập thì phải sử dụng hóa đơn hay Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ? Trả lời: Các cơ sở kinh doanh xuất hàng hóa cho các cơ sở hạch toán độc lập như các cửa hàng, chi nhánh thì phải sử dụng hóa đơn để làm căn cứ thanh toán và kê khai nộp thuế gía trị gia tăng ở từng đơn vị và từng khâu độc lập với nhau. Câu 26: Tổ chức giao tài sản là các công ty kinh doanh nhà thuộc ngành nhà đất, bán nhà thuộc sở hữu nhà nước theo nghị định 61/CP ngày 5/7/1994 của Chính phủ thì có sử dụng hóa đơn không? Trả lời: Căn cứ Thông tư số 28/2000/TT-BTC ngày 18/4/2000 của BTC về thu lệ phí trước bạ và công văn số 4591 TCT/NV4 ngày 17/10/2000 của TCT về việc hóa đơn nộp thuế trước bạ thì các tổ chức giao tài sản là các công ty kinh doanh nhà thuộc ngành nhà đất, bán nhà thuộc sở hữu nhà nước cho người đang thuê theo Nghị định số 61/CP ngày 5/7/1994 của Chính Phủ thì phải sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng, mẫu số 01- GTKT-3LL, được quy định tại Điểm 3, Mục I, Phần B, Thông tư số 120/2002/TT-BTC ngày 30/12/2002 của Bộ Tài chính về việc in, phát hành, sử dụng, quản lý hóa đơn bán hàng. Câu 27: Trường hợp cơ sở kinh doanh bán hàng cho một khách hàng với nhiều chủng loại, kiểu cỡ, quy cách hàng hóa nhưng có cùng mức thuế suất thuế giá trị gia tăng thì đơn vị bán hàng có thể lập một hóa đơn chỉ ghi tổng giá hàng hóa bán ra, không ghi trực tiếp từng mặt hàng trên hóa đơn; kèm bảng kê chi tiết tên, số lượng, đơn vị tính và giá trị hàng hóa được hay không? Trả lời: Căn cứ quy định tại Điểm 1, Mục VI, Phần B, Thông tư số 120/2002/TT-BTC ngày 30/12/2002 của Bộ Tài chính thì cơ sở kinh doanh khi bán hàng hóa, dịch vụ đều phải lập hóa đơn theo quy định và giao cho khách hàng. Hóa đơn phải lập ngay khi cung cấp hàng hóa, dịch vụ và các khoản thu tiền phát sinh theo quy định. Khi lập hóa đơn, bên bán phải ghi đầy đủ, rõ ràng, trung thực đúng các nội dung, yếu tố quy định trên hóa đơn. Do đó, việc ghi và sử dụng hóa đơn như đã nói ở trên là không đúng quy định. 9
10. Trường hợp này cơ sở kinh doanh bán hàng phải viết và xuất nhiều số hóa đơn, ghi rõ từng mặt hàng trên các số hóa đơn, theo đúng các nội dung, yếu tố quy định trên hóa đơn. Câu 28: Trường hợp ghi danh mục hàng hóa bán ra trên nhiều số hóa đơn, nhưng không cộng tiền hàng, tiền thuế giá trị gia tăng, giá thanh toán theo từng số hóa đơn mà đến số hóa đơn cuối cùng mới cộng tổng giá bán, thuế giá trị gia tăng, tổng giá thanh toán của toàn bộ số hóa đơn thì cần phải thực hiện như thế nào mới được chấp nhận là hóa đơn đúng quy định? Trả lời: Căn cứ vào Điểm 3, mục IV, phần B, Thông tư số 122/2000/TT-BTC thì khi lập hóa đơn cơ sở kinh doanh phải ghi đầy đủ, đúng các yếu tố quy định trên hóa đơn. Đối với hóa đơn giá trị gia tăng phải ghi rõ giá bán chưa có thuế, thuế giá trị gia tăng, tổng giá thanh toán đã có thuế. Nếu bán nhiều hàng hóa, phát hành nhiều số hóa đơn cùng một lúc thì cơ sở phải ghi tách danh mục hàng hóa, cộng giá bán, thuế giá trị gia tăng, giá thanh toán theo từng số hóa đơn. Trường hợp ghi và sử dụng hóa đơn như câu hỏi đã nêu thì toàn bộ các số hóa đơn trên phải liền số với nhau và số hóa đơn cuối cùng phải tổng hợp và ghi rõ số tổng giá bán, thuế giá trị gia tăng, tổng giá thanh toán của toàn bộ các số hóa đơn trước. Câu 29: Trường hợp người bán đã xuất hàng và lập hóa đơn, người mua khi nhận hàng phát hiện số lượng hàng hóa bị thiếu so với số lượng ghi trên hóa đơn, thì bên bán và bên mua xử lý như thế nào? Trả lời: Trường hợp trên, bên mua và bên bán phải lập biên bản ghi rõ số lượng, giá trị hàng hóa và số thuế GTGT của hàng hóa xuất thiếu, lý do chênh lệch. Nếu bên bán thống nhất với bên mua không xuất bổ sung số hàng hóa bị thiếu hụt thì bên bán lập hóa đơn điều chỉnh số lượng, giá trị và số thuế GTGT. Hóa đơn ghi rõ là điều chỉnh cho hàng hóa tại hóa đơn số , ký hiệu , ngày tháng của hóa đơn. Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, bên bán và bên mua kê khai điều chỉnh giảm thuế đầu ra, đầu vào (công văn số 4002 TCT/NV1 ngày 4/10/2001). Câu 30: Trường hợp người mua và người bán có phương pháp tính thuế giá trị gia tăng khác nhau (sử dụng hóa đơn khác nhau: giá trị gia tăng và bán hàng) có quan hệ mua bán hàng hóa, người bán đã xuất hóa đơn, người mua đã nhận hàng, nhưng do hàng hóa không đúng quy cách chất lượng, phải trả lại hàng hóa, thì bên bán và bên mua phải làm gì để việc trả lại hàng hợp lệ, đúng quy định. Trả lời: Theo hướng dẫn tại Điểm 5.8, mục IV, phần B, Thông tư số 122/2000/TT-BTC ngày 29/12/2000 của Bộ Tài chính thì: 10
11. Trường hợp bên bán nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ, bên mua nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp sử dụng hóa đơn bán hàng khi bên mua xuất trả hàng hóa do không đúng quy cách chất lượng cho bên bán thì bên mua cùng bên bán lập biên bản xác định rõ nguyên nhân trả lại hàng, số lượng, giá trị hàng hóa và số thuế giá trị gia tăng của hàng hóa trả lại; trên cơ sở đó bên mua xuất hóa đơn bán hàng ghi rõ loại hàng hóa, số lượng, giá trị hàng trả lại chi tiết giá chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế giá trị gia tăng, tổng giá thanh toán có thuế theo hóa đơn bên bán đã xuất (số , ký hiệu , ngày tháng của hóa đơn) và gửi kèm hàng hóa xuất trả lại. Căn cứ vào hóa đơn bán hàng và biên bản đã được lập, bên mua hạch toán giảm giá vốn, bên bán điều chỉnh doanh số hàng hóa đã bán ra và số thuế giá trị gia tăng đã kê khai bằng cách ghi số âm theo hóa đơn xuất trả trên mẫu số 02/GTGT (bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán ra) để trừ bớt số thuế giá trị gia tăng đầu ra trong tháng và giảm trừ doanh thu. Trường hợp người mua sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng, người bán sử dụng hóa đơn thông thường, khi bên mua xuất trả hàng hóa do không đúng quy cách chất lượng cho bên bán thì bên mua cùng bên bán lập biên bản xác định rõ nguyên nhân trả lại hàng, số lượng, giá trị hàng hóa và số thuế giá trị gia tăng đã tính khấu trừ của số hàng hóa ghi trên hóa đơn mua hàng; trên cơ sở đó bên mua xuất hóa đơn giá trị gia tăng ghi rõ loại hàng hóa, số lượng, giá trị hàng trả lại theo hóa đơn bên bán đã xuất (chỉ ghi tổng giá hàng hóa, không ghi dòng thuế giá trị gia tăng, số , ký hiệu , ngày tháng của hóa đơn) và gửi kèm hàng hóa xuất trả lại. Căn cứ vào hóa đơn này bên mua hạch toán giảm giá vốn và giảm trừ số thuế giá trị gia tăng đã khấu trừ bằng cách ghi số âm trên mẫu số 05/GTGT (bảng kê hàng hóa, dịch vụ mua vào có hóa đơn bán hàng) để trừ bớt giá trị hàng hóa mua vào và số thuế giá trị gia tăng đầu vào trong tháng, bên bán điều chỉnh doanh số hàng hóa bán ra và giảm trừ doanh thu. Câu 31: Trường hợp cơ sở sản xuất kinh doanh đã xuất bán hàng hóa, dịch vụ không đảm bảo chất lượng, quy cách phải điều chỉnh giảm giá, hoặc trường hợp số lượng hàng hóa ghi trên hóa đơn cao hơn số lượng hàng hóa thực xuất thì việc điều chỉnh hóa đơn có được ghi âm không? Trả lời: Căn cứ Công văn số 2297/TCT-NV4 ngày 13/06/2002 và công văn số 3381/TCT-NV5 của Tổng cục Thuế thì: Trường hợp phải điều chỉnh giảm giá bán thì bên bán và bên mua phải lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ số lượng, quy cách hàng hóa, mức giá giảm theo hóa đơn bán hàng (số , ký hiệu , ngày , tháng , năm của tờø hóa đơn), lý do giảm giá, đồng thời bên bán lập hóa đơn để điều chỉnh mức giá được điều chỉnh (không ghi hóa đơn âm). Trên tờ hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ: “Điều chỉnh giảm giá cho hàng hóa, dịch vụ tại hóa đơn số , ký hiệu , “. Căn cứ hóa đơn điều chỉnh giảm giá, bên bán và bên mua kê khai điều chỉnh thuế đầu ra, đầu vào. 11
12. Đối với trường hợp số lượng hàng hóa ghi trên hóa đơn cao hơn số lượng hàng hóa thực xuất thì việc điều chỉnh hóa đơn cũng thực hiện tương tự như trường hợp phải điều chỉnh giảm giá bán hàng hóa nêu trên. Câu 32: Trường hợp cơ sở sản xuất kinh doanh có thuê nhà của các hộ gia đình không có đăng ký kinh doanh để hoạt động sản xuất kinh doanh. Vậy khoản chi phí thuê nhà có được xem là chi phí hợp lý để trừ vào thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp không? Trả lời: Căn cứ Điểm 1.8, Mục VI, Phần B, Thông tư số 120/2002/TT-BTC ngày 30/12/2002 của BTC và công văn số 1972/TCT-AC ngày 16/05/2000 của Tổng cục Thuế thì hộ cho thuê nhà phải làm đơn đề nghị sử dụng hóa đơn lẻ kèm theo hợp đồng thuê nhà gửi Chi cục Thuế quận, huyện trực tiếp quản lý đăng ký thuế và kê khai nộp thuế đối với hoạt động cho thuê mặt bằng theo quy định. Cơ quan thuế cấp hóa đơn lẻ (không thu tiền) và thu thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp theo mức ấn định trên từng số hóa đơn. Hóa đơn cấp lẻ là loại hóa đơn bán hàng thông thường, và được lập tại cơ quan thuế, liên 1, 2: Giao cho người được cấp hóa đơn, sau đó người được cấp hóa đơn giao liên 2 cho cơ sở đi thuê nhà, căn cứ hóa đơn này cơ sở đi thuê đưa vào chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập chịu thuế, liên 3: Lưu tại cơ quan thuế. Hóa đơn cấp lẻ phải được đóng dấu của cơ quan thuế nơi lập hóa đơn vào phía trên bên trái của từng liên hóa đơn. Câu 33: Trường hợp cơ sở sản xuất kinh doanh khi mua hàng hóa nông, lâm, thủy sản chưa qua chế biến của người trực tiếp sản xuất bán không có hóa đơn bán hàng thì cơ sở sử dụng chứng từ như thế nào là hợp lý? Trả lời: Căn cứ Điều 10, Nghị định số 89/2002/NĐ-CP ngày 07/11/2002 của Chính phủ quy định về việc in, phát hành, quản lý hóa đơn bán hàng thì trường hợp cơ sở có thu mua hàng hóa là nông sản, lâm sản, thủy sản chưa qua chế biến của người trực tiếp sản xuất bán không có hóa đơn bán hàng thì phải lập hóa đơn thu mua hàng nông, lâm, thủy sản (theo mẫu số: 06TMH-3LL Thông tư số 120/2002/TT-BTC ngày 30/12/2002 của Bộ Tài chính) giao cho người bán; trường hợp thu mua hàng hóa có giá trị từ 1 triệu đồng trở lên hoặc mua nhiều lần của một người thì phải căn cứ Giấy chứng minh nhân dân của người bán để ghi đúng: Họ, tên, địa chỉ của người bán; số lượng, đơn giá, tổng số tiền thanh toán và yêu cầu người bán ký tên, nhận liên 2 của tờ hóa đơn. Câu 34: Những doanh nghiệp nào được phép in hóa đơn? Trả lời: Căn cứ công văn số 3090 /TC-TCT ngày 01 tháng 04 năm 2002 của Bộ Tài chính danh sách các doanh nghiệp đuợc phép in hóa đơn như sau: 12
13. Stt Tên nhà in Công ty TNHH giấy vi tính Liên Sơn 1 112 Nguyễn Thị Minh Khai, Quận 3 - TP.HCM Công ty in Tài chính 2 Nghĩa Tân, Cầu Giấy, Hà Nội Công ty in Tài chính (Chi nhánh tại TP. HCM ) 3 22 Tôn Thất Thuyết, Phường 16, Quận 4, TP. HCM Công ty Mặt Trời Vàng 4 Tầng 14, tòa nhà FORTUNA TOWER, 6 b, Láng Hạ, Hà Nội Xí nghiệp in Bưu điện 5 564 Nguyễn Văn Cừ, Gia Lâm, Hà Nội Xí nghiệp in Tài chính - Sở Vật giá TP. HCM 6 717 Trần Hưng Đạo, Q5, TP. HCM Xí Nghiệp in Thống kê TP. HCM 7 176 Hùng Vương, Q11, TP. HCM Công ty Phát hành biểu mẫu thống kê 8 Láng Thượng, Đống Đa, Hà Nội Xí nghiệp in và phát hành biểu mẫu Nghệ An 9 Số 5 đường Trường Thi, TP Vinh, Tỉnh Nghệ An Xí nghiệp in Ba Đình 10 96 Lê Hoàn, Thành phố Thanh Hóa Nhà in Báo Thanh Hóa 11 Số 3 Nguyễn Du, Phường Điện Biên, TP Thanh Hóa Xí nghiệp in tỉnh Gia Lai 12 112 Lê Lợi, Thị xã Pleiku, tỉnh Gia Lai Xí nghiệp In Bình Định 13 114 Tăng Bạt Hổ, TP Quy Nhơn, tỉnh Bình Định Công ty Kiểm toán và Dịch vụ tin học TP. HCM 14 142 Nguyễn Thị Minh Khai, Q3, TP.HCM Công ty Mỹ thuật Trung ương, Bộ Văn hóa-Thông tin 15 Số 5 Giang Văn Minh, Đống Đa, Hà Nội Xí nghiệp in vé Hà Nội - Liên hiệp Đường sắt Việt Nam 16 126 Lê Duẩn, Hà Nội Công ty in Tài chính Đà Nẵng 17 14 Trần Phú, TP Đà Nẵng Công ty in Thống kê và sản xuất bao bì Huế 18 18 Phạm Hồng Thái, TP Huế Công ty In Hàng không 19 Sân bay Gia Lâm - Hà Nội Nhà in Ngân hàng II 20 442 Trần Hưng Đạo, Quận 5, TP. HCM 21 Xí nghiệp 951 - Ban Cơ yếu Chính phủ (Xuân Hòa - Mê Linh - Vĩnh Phúc ) Công ty In Tổng hợp Hà Nội 22 67 Phó Đức Chính, Ba Đình, Hà Nội 13
14. 23 Viện Kỹ thuật Công an - Bộ Công an Xí Nghiệp In Nam Hưng 24 155 Sư Vạn Hạnh nối dài, TP. HCM Công ty in Quảng Ninh 25 Đường Nguyễn Văn Cừ, Phường Hồng Hà, TP. Hạ Long Công ty Dịch vụ Thương mại Đức Tiến 26 46 Nguyễn Thiệp, Quận Hoàn Kiếm, Hà Nội Công ty in Nam Định 27 57 Quang Trung, TP. Nam Định, tỉnh Nam Định Xí nghiệp Bản đồ 1, Công ty Trắc địa bản đồ 28 9 Xuân Đỉnh, Từ Liêm, Hà Nội Hỏi-đáp về hóa đơn chứng từ - Đối tượng sử dụng hóa đơn Câu 1: Cơ quan nào có thẩm quyền ban hành mẫu hóa đơn? Trả lời: Căn cứ vào điểm 1 điều 5 chương II Nghị định số 89/2002/NĐ-CP ngày 07/11/2002 của Chính phủ quy định về việc in, phát hành, sử dụng, quản lý hóa đơn, có quy định: Bộ Tài chính (BTC) in hóa đơn để phát hành và bán hóa đơn cho các tổ chức, cá nhân sử dụng theo quy định của các Luật thuế, Pháp lệnh thuế. Do đó, căn cứ vào các quy định của Chính phủ thì (BTC) là cơ quan có thẩm quyền ban hành mẫu hóa đơn thống nhất sử dụng cho các cơ sở sản xuất kinh doanh trong cả nước. Câu 2: Cơ quan nào có thẩm quyền phát hành hóa đơn? Trả lời: Tại điểm 1, Mục I, Phần B Thông tư số 120/2002/TT-BTC ngày 30/12/2002 của Bộ Tài chính, đã ủy quyền cho Tổng cục Thuế chịu trách nhiệm in, phát hành hóa đơn cho các tổ chức, cá nhân sử dụng hóa đơn theo quy định của pháp luật và cho phép các tổ chức, cá nhân tự in hóa đơn để sử dụng đảm bảo yêu cầu quản lý. Hóa đơn do Tổng cục Thuế in, phát hành được bán để bù đắp chi phí in, phát hành, quản lý. Giá bán hóa đơn do Tổng cục Thuế quy định thống nhất trong toàn quốc. Câu 3: Những đơn vị, cơ sở, đối tượng nào phải sử dụng hóa đơn khi bán hàng, trao đổi dịch vụ? Trả lời: Tất cả các tổ chức, cá nhân sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thuộc mọi thành phần kinh tế, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân và tổ chức đơn vị sự nghiệp khác (được gọi chung là tổ chức, cá nhân) khi mua, bán, trao đổi hàng hóa, dịch vụ đều phải sử dụng hóa đơn. Câu 4: Những trường hợp nào không phải sử dụng hóa đơn? 14
15. Trả lời: Căn cứ điểm 1.4, Mục VI, Phần B Thông tư số 120/2002/TT-BTC ngày 30/12/2002 của Bộ Tài chính thì các trường hợp bán hàng hóa, dịch vụ sau đây không bắt buộc phải lập hóa đơn: Trường hợp bán lẻ hàng hóa, cung ứng dịch vụ cho người tiêu dùng có giá trị dưới 100.000đ cho mỗi lần thu tiền nếu người mua không yêu cầu giao hóa đơn. Nếu người mua hàng yêu cầu giao hóa đơn thì người bán hàng vẫn phải lập và giao hóa đơn theo quy định. Hàng hóa bán lẻ cho người tiêu dùng có giá trị dưới mức quy định, tuy không phải lập hóa đơn nhưng phải lập bảng kê bán lẻ hàng hóa dịch vụ (đính kèm mẫu 06/GTGT Thông tư số122/2000/TT-BTC ngày 29/12/2000 của BTC) để làm căn cứ tính thuế. Căn cứ vào bảng kê bán lẻ hàng hóa, cuối ngày cơ sở kinh doanh phải lập hóa đơn để làm căn cứ tính thuế; liên 2 lưu tại quyển hóa đơn (không xé rời khỏi quyển). Trường hợp cơ sở kinh doanh làm mất hóa đơn liên 2 là vi phạm chế độ quản lý, sử dụng hóa đơn và bị xử lý vi phạm làm mất hóa đơn. Đối với tổ chức, cá nhân sản xuất, kinh doanh kê khai nộp thuế, các đơn vị thụ hưởng tiền từ ngân sách nhà nước, các đơn vị thực hiện dự án và các khoản chi khác cần phải hạch toán kế toán thì khi mua hàng có giá trị dưới mức quy định không bắt buộc phải lập hóa đơn vẫn phải yêu cầu người bán lập và giao hóa đơn theo đúng quy định để làm cơ sở kê khai tính thuế, thanh toán theo quy định. Câu 5: Các Cơ quan hành chính sự nghiệp không có chức năng sản xuất kinh doanh, khi phát sinh bán tài sản thanh lý của nhà nước có cần phải sử dụng hóa đơn hay không? Trả lời: Căn cứ vào công văn số 314/TC/QLCS ngày 15/11/2000 của BTC thì các cơ quan không có chức năng sản xuất kinh doanh, dịch vụ như cơ quan hành chính sự nghiệp, khi có phát sinh nghiệp vụ thu tiền như bán tài sản thanh lý của nhà nuớc cũng phải lập và cấp hóa đơn bán tài sản thanh lý (đính kèm HĐ/TSTL-3L) do Bộ Tài chính phát hành. Sở Tài chính-Vật giá tỉnh, Thành phố trực thuộc Trung ương (gọi chung là cấp tỉnh) là cơ quan đăng ký mua và bán hóa đơn tài sản thanh lý tại Bộ Tài chính (Cục quản lý công sản) để bán cho cơ quan hành chính sự nghiệp Trung ương đóng trên địa bàn, cơ quan hành chính sự nghiệp cấp tỉnh nhằm bán tài sản nhà nước thanh lý và các Phòng Tài chính Quận, Huyện, Thị xã, Thành phố thuộc tỉnh (gọi chung là cấp Huyện). Câu 6: Các cơ quan đơn vị có chức năng bán hàng hóa, tài sản tịch thu có cần phải sử dụng hóa đơn hay không? Trả lời: Căn cứ vào Thông tư số 140/1999/TT-BTC ngày 2/12/1999 của BTC và Quyết định số 29/2000/QĐ- BTC ngày 29/2/2000 của Bộ trưởng BTC quy định: Các đơn vị, cơ quan bán hàng tịch thu phải sử dụng hóa đơn bán tài sản tịch thu công quỹ nhà nước (đính kèm mẫu hóa đơn 01-TSTT-3L). Hóa đơn này do Cục Công sản Bộ 15
16. Tài chính in ấn, phát hành cấp cho Sở Tài chính các tỉnh, thành phố để bán cho các đơn vị sử dụng. Câu 7: Cơ sở kinh doanh khi sáp nhập, giải thể có bán tài sản là hàng hóa chịu thuế giá trị gia tăng (GTGT), có phải sử dụng hóa đơn hay không? Trả lời: Căn cứ điểm 2 mục II Thông tư số122/2000/TT-BTC ngày 29/12/2000 của BTC thì cơ sở kinh doanh hay tổ chức bán thanh lý khi bán hàng hóa của cơ sở kinh doanh sáp nhập, giải thể phải lập hóa đơn theo quy định và kê khai, nộp thuế GTGT đối với hàng hóa bán ra. Câu 8: Đối với các tổ chức tín dụng khi xử lý tài sản bảo đảm tiền vay để thu hồi nợ có phải lập hóa đơn không? Trả lời: Căn cứ Mục II, Thông tư số 62/2002/TT-BTC ngày 18/07/2002 của Bộ Tài chính hướng dẫn về thuế giá tri gia tăng đối với hoạt động xử lý tài sản bảo đảm tiền vay để thu hồi nợ của các tổ chức tín dụng như: Tổ chức tín dụng trực tiếp bán tài sản đảm bảo tiền vay; Tổ chức tín dụng ủy quyền việc bán tài sản bảo đảm tiền vay cho các tổ chức sau: Trung tâm bán đấu giá tài sản; Doanh nghiệp bán đấu giá tài sản theo quy định của Pháp luật về bán đấu giá tài sản; Công ty quản lý nợ và khai thác tài sản trực thuộc Ngân hàng thương mại; Tổ chức có chức năng được mua bán tài sản để bán; Tổ chức tín dụng nhận tài sản bảo đảm để thay thế cho việc thực hiện nghĩa vụ được bảo đảm. Khi bán tài sản bảo đảm tiền vay, tổ chức tín dụng có trách nhiệm cấp hóa đơn GTGT cho khách hàng. Trên hóa đơn GTGT phải ghi rõ bán tài sản bảo đảm nợ vay theo quy định tại Khoản 2, Điều 34, Nghị định số 178/1999/NĐ-CP ngày 29/12/2000 của Chính phủ, và không ghi dòng thuế suất và tiền thuế GTGT (gạch bỏ). Câu 9: Những hộ kinh doanh cố định được quản lý thu thuế tài định (khoán), hộ kinh doanh buôn chuyến, hộ kinh doanh có thu nhập thấp và các cá nhận, đơn vị hành chính sự nghiệp có sản xuất kinh doanh hàng hóa dịch vụ chịu thuế GTGT phát sinh không thường xuyên, có sử dụng hóa đơn hay không? Trả lời: Trong tình hình hiện nay, để tăng cường quản lý, sử dụng hóa đơn như một công cụ của nhà nước trong việc quản lý thuế, quản lý tài chính, đảm bảo công bằng xã hội trong việc thực hiện nghĩa vụ nộp thuế cho ngân sách nhà nước, chống tham nhũng, góp phần xây dựng trật tự kỷ cương trong lĩnh vực tài chính, góp phần thu đúng chính sách, thu đủ số thuế phải thu, thúc đẩy các cá nhân, tổ chức sản xuất, kinh doanh hàng hóa-dịch vụ thực hiện hạch toán kinh tế và chế độ sổ sách kế toán, hóa đơn chứng từ đi vào nề nếp, thúc đẩy sản xuất kinh 16
17. doanh phát triển, nên tại điểm 1.1, Mục VI, Phần B Thông tư số 120/2002/TT-BTC ngày 30/12/2002 của BTC có quy định:” Tổ chức, cá nhân khi bán, trao đổi hàng hóa-dịch vụ phải lập hóa đơn theo quy định và giao cho khách hàng. Do đó, Cơ quan Thuế khuyến khích tất cả các tổ chức, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn để bán hàng. Như vậy, trên từng địa bàn thuộc phạm vi quản lý, cơ quan Thuế phải cung cấp đầy đủ, kịp thời và tạo điều kiện bán hóa đơn cho các tổ chức, cá nhân kinh doanh sử dụng để bán hàng hóa-dịch vụ theo đúng chế độ quy định. Cán bộ thuế không được từ chối việc bán hóa đơn cho các tổ chức, cá nhân kinh doanh khi chưa có ý kiến của cấp có thẩm quyền. Đối với các hộ sản xuất, kinh doanh nộp thuế theo phương pháp trực tiếp, ấn định ổn định thuế, các hoạt động kinh doanh không thường xuyên được sử dụng hóa đơn lẻ. Các tổ chức, cá nhân phải có đơn đề nghị sử dụng hóa đơn lẻ; loại hóa đơn cấp lẻ là hóa đơn bán hàng thông thường. Căn cứ đề nghị của tổ chức, cá nhân, cơ quan thuế tổ chức kiểm tra thực tế số hàng hóa, dịch vụ để cấp hóa đơn và thu thuế GTGT, thuế thu nhập doanh nghiệp theo mức ấn định trên từng số hóa đơn. Hóa đơn được lập tại cơ quan thuế, liên 1,2: giao cho người được cấp hóa đơn; liên 3: lưu tại cơ quan thuế. Hóa đơn cấp lẻ phải được đóng dấu của cơ quan thuế nơi lập hóa đơn vào phía trên bên trái của từng liên hóa đơn. (Theo NĐ số 89/2002/NĐ-CP ngày 07/11/2002 của Chính phủ và Thông tư số 120/2002/TT-BTC ngày 30/12/2002 của Bộ Tài chính Hỏi đáp về hóa đơn chứng từ - Thủ tục mua hóa đơn hoặc sử dụng hóa đơn tự in Câu 1: Các doanh nghiệp cần những thủ tục gì khi mua hóa đơn do Bộ Tài chính phát hành? Trả lời: Căn cứ Điểm 1, Mục V, Phần B, Thông tư số 120/2002/TT-BTC ngày 30/12/2002 của Bộ Tài chính thì thủ tục đăng ký mua hóa đơn như sau: a. Mua hóa đơn lần đầu Giấy giới thiệu kèm theo công văn đề nghị được mua hóa đơn do người đứng đầu tổ chức ký hoặc đơn đề nghị được mua hóa đơn của chủ hộ sản xuất, kinh doanh do chủ hộ ký (theo mẫu quy định); Xuất trình chứng minh nhân dân (còn trong thời hạn sử dụng theo quy định của pháp luật) của người trực tiếp mua hóa đơn; Giấy phép đăng ký kinh doanh (bản chính và bản photocopy); Giấy chứng nhận đăng ký thuế (bản chính và bản photocopy); Sơ đồ các địa điểm sản xuất, kinh doanh; văn phòng giao dịch do tổ chức, cá nhân tự vẽ có xác nhận và 17
18. cam kết của người đứng đầu tổ chức, cá nhân về: Địa chỉ, số nhà, đường phố, các đường phố liên quan (đối với thành phố, thị xã) và thôn, xã (đối với nông thôn) để có căn cứ theo dõi giao dịch, quản lý. Khi thay đổi địa điểm sản xuất, kinh doanh, văn phòng giao dịch, trong vòng 10 ngày, tổ chức, cá nhân phải gửi cho cơ quan thuế sơ đồ địa điểm mới. Nếu tổ chức, cá nhân thuê địa điểm sản xuất, kinh doanh, văn phòng giao dịch thì phải xuất trình hợp đồng thuê nhà và bản sao có xác nhận của UBND phường, xã để đối chiếu. Dấu vuông có nội dung tên, địa chỉ, mã số thuế của đơn vị (để đóng dấu trên hóa đơn trước khi đem về sử dụng). Kích cỡ, vị trí đóng dấu theo mẫu của công văn số 4833 TCT/AC ngày 28/11/2001 của TCT). Trường hợp muốn mua thêm Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ hay phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý, phải có: Văn bản đăng ký với cơ quan thuế sử dụng một trong hai cách hóa đơn, chứng từ (hóa đơn hay Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ hoặc hóa đơn hay phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý). Bản sao Giấy chứng nhận kho hàng và các đơn vị phụ thuộc nếu doanh nghiệp mua Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ; nếu không có Giấy chứng nhận đăng ký kho hàng, cửa hàng, chi nhánh, đơn vị phụ thuộc thì trong công văn đăng ký sử dụng doanh nghiệp phải trình bày thêm các nghiệp vụ sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ cũng được đăng ký mua Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ để sử dụng. Bản sao Hợp đồng bán hàng đại lý đúng giá qui định nếu doanh nghiệp mua phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý. b. Mua hóa đơn các lần tiếp sau Giấy giới thiệu (do người đứng đầu tổ chức ký) kèm theo công văn mua hóa đơn đối với tổ chức ký hoặc đơn đề nghị được mua hóa đơn của chủ hộ sản xuất, kinh doanh (theo mẫu quy định). Xuất trình chứng minh nhân dân (còn trong thời hạn sử dụng theo quy định của pháp luật) của người trực tiếp mua hóa đơn. Sổ mua hóa đơn do cơ quan thuế cấp. Bảng kê hóa đơn hàng hóa, dịch vụ bán ra theo mẫu số: 02/GTGT (kể cả tổ chức, cá nhân tính thuế theo phương pháp trực tiếp) có xác nhận đã kê khai thuế của phòng quản lý thuế nếu đối tượng nộp thuế thuộc diện Cục thuế quản lý và đội quản lý thuế nếu thuộc Chi cục Thuế quản lý. Trường hợp thời điểm mua hóa đơn không trùng với thời điểm kê khai nộp thuế thì tổ chức, cá nhân tự kê khai số lượng hóa đơn đã sử dụng theo mẫu số 02/GTGT và tự chịu trách nhiệm về nội dung kê khai của mình. Căn cứ bảng kê, số lượng hóa đơn đã sử dụng, đã kê khai thuế, Phòng quản lý ấn chỉ hoặc Tổ quản lý ấn chỉ xác 18
19. định số lượng hóa đơn cần bán cho tổ chức, cá nhân lần tiếp sau cho phù hợp. Riêng đối với chủ hộ sản xuất, kinh doanh phải trực tiếp mua hóa đơn lần đầu và các lần tiếp theo. Trường hợp chủ hộ SXKD không trực tiếp mua hóa đơn được phải có giấy ủy quyền có xác nhận cơ quan địa phương nơi chủ hộ kinh doanh. Dấu có nội dung tên, địa chỉ, mã số thuế của đơn vị. * Lưu ý: Tất cả bản sao không phải công chứng. Câu 2: Các cơ sở sản xuất kinh doanh nào được sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ? Trả lời: Các cơ sở sản xuất kinh doanh được mua phiếu xuất kho Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ để sử dụng trong các trường hợp sau: Xuất hàng hóa bán hàng lưu động; Các cơ sở SXKD xuất điều chuyển hàng hóa cho các cơ sở hạch toán phụ thuộc như các Chi nhánh, Cửa hàng ở khác địa phương (tỉnh, thành phố trực thuộc TW) để bán, hoặc xuất điều chuyển giữa các chi nhánh, đơn vị phụ thuộc với nhau; xuất trả hàng từ đơn vị hạch toán phụ thuộc về cơ sở kinh doanh (có đăng ký sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ với cơ quan thuế); Hàng hóa điều động nội bộ từ kho này sang kho khác (kể cả kho ở ngoài tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương). Xuất hàng hóa để vận chuyển đến cửa khẩu hay đến nơi làm thủ tục xuất khẩu nếu chưa có căn cứ để lập hóa đơn GTGT hay Cơ sở đi ủy thác xuất khẩu xuất hàng giao cho Cơ sở nhận ủy thác xuất khẩu. Cơ sở nhận nhập ủy thác chưa nộp thuế GTGT ở khâu nhập khẩu; khi xuất trả hàng nhập khẩu ủy thác cho cơ sở đi ủy thác nhập khẩu; Xuất hàng hóa đến dự Hội chợ triển lãm; Xuất hàng hóa từ Công ty đến các Văn phòng đại diện của Công ty tại các địa phương khác (tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương) dùng để trưng bày hàng mẫu (không bán). * Lưu ý: Tất cả các trường hợp trên đều phải kèm theo lệnh điều động nội bộ. Câu 3: Xuất nguyên liệu đưa đi gia công có phải sử dụng phiếu xuất kho phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ không? Cho biết một số trường hợp không qui định phải sử dụng phiếu xuất kho KVCNB để vận chuyển hàng. 19
20. Trả lời: Xuất nguyên liệu đưa đi gia công không sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ của Bộ Tài chính phát hành mà sử dụng phiếu xuất kho (theo chế độ kế toán doanh nghiệp) ghi rõ “xuất đưa đi gia công”, kèm theo Hợp đồng gia công. Một số trường hợp sau không qui định phải sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ: Dùng để bán hàng hóa; Xuất nguyên vật liệu đưa đi gia công (có hợp đồng gia công) hay vận chuyển phế liệu, phế phẩm hoặc nguyên vật liệu dư thưa của các hợp đồng gia công; Xuất hàng hóa, nguyên vật liệu, để cho mượn (phải dùng hóa đơn); Vận chuyển tài sản, hàng hóa, nguyên vật liệu đi thế chấp ngân hàng và vận chuyển hàng giải chấp từ ngân hàng về đơn vị; Vận chuyển hàng hóa, nguyên vật liệu xuống các công trường của đơn vị; Vận chuyển tài sản, hàng hóa, nguyên vật liệu đi góp vốn liên doanh; Vận chuyển tài sản, hàng hóa do di dời từ trụ sở củ sang trụ sở mới; Mang hàng hóa, nguyên vật liệu đi trao đổi với cơ sở khác; Cơ sở kinh doanh buôn chuyến khi mua hàng và vận chuyển hàng. Câu 4: Các cơ sở kinh doanh nào được sử dụng phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý? Trả lời: Các cơ sở sản xuất, kinh doanh (đơn vị là chủ hàng giao đại lý) được sử dụng phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý (kèm theo lệnh điều động nội bộ) để xuất hàng cho các cơ sở nhận làm đại lý bán hàng đúng giá hưởng hoa hồng (đơn vị đại lý hoa hồng). Câu 5: Những đơn vị muốn sử dụng hóa đơn đặc thù (tự in) hoặc hóa đơn in bằng máy vi tính thì cần những thủ tục gì? Trả lời: Để phù hợp với cơ chế thị trường, áp dụng các tiến bộ khoa học kỷ thuật và tránh lợi dụng hóa đơn BTC để làm chuyện phi pháp, Bộ Tài chính chấp thuận, khuyến khích các doanh nghiệp sử dụng hóa đơn đặc thù (tự in) hoặc hóa đơn in trên máy vi tính. Các tổ chức, cá nhân SXKD hàng hóa, dịch vụ có nhu cầu tự in để sử dụng phải có hồ sơ đăng ký gửi Cục Thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương. Đối với Tổng Công ty, tập đoàn, liên hiệp có nhiều Công ty, xí nghiệp, đơn vị, chi nhánh đóng ở nhiều tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thì đăng ký sử dụng hóa đơn tự in với Tổng cục thuế. a. Thủ tục đăng ký mẫu hóa đơn tự in 20
21. Căn cứ điểm 2 Mục V, Thông tư số 120/2002/TT-BTC ngày 30/12/2002 của Bộ Tài chính thì các tổ chức, cá nhân SXKD hàng hóa, dịch vụ có nhu cầu tự in hóa đơn để sử dụng phải có hồ sơ đăng ký gửi nơi đăng ký nộp thuế (Cục thuế hoặc CCT) bao gồm: Công văn đăng ký sử dụng hóa đơn tự in (đối với tổ chức sản xuất, kinh doanh) hoặc đơn đăng ký sử dụng hóa đơn tự in (đối với hộ SXKD) theo mẫu của Thông tư số 120/2002/TT-BTC ngày 30/12/2002 của Bộ Tài chính. Mẫu hóa đơn do tổ chức, cá nhân tự thiết kế, mẫu hóa đơn phải có đầy đủ các chỉ tiêu như: Tên tổ chức, cá nhân, địa chỉ, Mã số thuế, ký hiệu, số hóa đơn của đơn vị bán hàng, tên, địa chỉ, mã số thuế của đơn vị mua hàng; tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, tiền hàng, thuế suất giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng (nếu có), tổng cộng tiền thanh toán, in theo văn bản số ngày tháng năm của cơ quan thuế và tên nhà in hóa đơn. Những nội dung đặc thù, biểu tượng của đơn vị có thể được đưa vào mẫu hóa đơn. Nếu tổ chức, cá nhân cần sử dụng hóa đơn song ngữ thì phải in tiếng Việt trước, tiếng nước ngoài sau. Sơ đồ các địa điểm sản xuất, kinh doanh; văn phòng giao dịch do tổ chức, cá nhân tự vẽ có xác nhận và cam kết của người đứng đầu tổ chức, cá nhân về: Địa chỉ, số nhà, đường phố, các đường phố liên quan (đối với thành phố, thị xã) và thôn, xã (đối với nông thôn) để có căn cứ theo dõi giao dịch, quản lý. Khi thay đổi địa điểm sản xuất, kinh doanh, văn phòng giao dịch, trong vòng 10 ngày, tổ chúc, cá nhân phải gửi cho cơ quan thuế sơ đồ địa điểm mới. Nếu tổ chức, cá nhân thuê địa điểm sản xuất, kinh doanh, văn phòng giao dịch thì phải xuất trình hợp đồng thuê nhà và bản sao có xác nhận của UBND phường, xã để đối chiếu. Các bản sao không phải công chứng: - Giấy phép đăng ký kinh doanh. - Chứng minh nhân dân (còn trong thời hạn sử dụng theo quy định cúa pháp luật) của người đứng đầu tổ chức, cá nhân kinh doanh. Giấy chứng nhận đăng ký thuế bản chính kèm theo bản photocopy. Khi thay đổi mẫu hóa đơn, tổ chức, cá nhân phải đăng ký lại. Nếu doanh nghiệp muốn đăng ký sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ thì doanh nghiệp phải nộp thêm bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kho hàng, cửa hàng, chi nhánh, đơn vị phụ thuộc, nếu không có Giấy chứng nhận đăng ký kho hàng, cửa hàng, chi nhánh, đơn vị phụ thuộc thì trong công văn đăng ký sử dụng doanh nghiệp phải trình bày thêm các nghiệp vụ sử dụng PXK kiêm VCNB cũng được đăng ký sử dụng Phiếu xuất kho 21
22. kiêm vận chuyển nội bộ tự in. Nếu doanh nghiệp nghiệp muốn đăng ký tự in Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý thì doanh nghiệp phải có thêm bản sao hợp đồng đại lý. b. Đăng ký lưu hành mẫu hóa đơn tự in Hóa đơn do tổ chức, cá nhân tự in phải đăng ký lưu hành mẫu hóa đơn với cơ quan thuế nơi đăng ký sử dụng hóa đơn gồm: Ký hiệu, số lượng, số hóa đơn (từ số đến số ). Cơ quan thuế căn cứ vào nhu cầu sử dụng hóa đơn và việc chấp hành quy định về quản lý, sử dụng hóa đơn của tổ chức, cá nhân mà quy định số lượng hóa đơn tự in được đăng ký lưu hành sử dụng theo từng kỳ từ 1 tháng đến 3 tháng. Trước khi in hóa đơn đợt mới phải báo cáo việc sử dụng hóa đơn in đợt cũ và đăng ký in mới với cơ quan thuế về ký hiệu, số lượng, số thứ tự hóa đơn. * Chú ý: Các tổ chức, cá nhân sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ không được vừa sử dụng hóa đơn mua của Cơ quan thuế, vừa sử dụng hóa đơn tự in. Trong trường hợp đặc thù phải có Quyết định của Cục trưởng Cục Thuế tỉnh, thành phố. Do đó, cơ sở kinh doanh có nhiều ngành hàng phải sử dụng nhiều loại hóa đơn đặc thù để phù hợp với từng mặt hàng, ngành nghề thì phải thiết kế nhiều loại mẫu hóa đơn đặc thù để đáp ứng nhu cầu sử dụng hóa đơn đặc thù của toàn đơn vị. Sau khi đăng ký sử dụng hóa đơn đặc thù thì Cơ quan thuế địa phương sẽ thu hồi toàn bộ hóa đơn của Bộ Tài chính đã mua chưa sử dụng hết để thanh hủy. Câu 6: Hóa đơn đặc thù hóa đơn tự in trên máy vi tính mà đơn vị đăng ký sử dụng cần phải có các chỉ tiêu gì? Trả lời: Theo qui định của Bộ Tài chính, nội dung của hóa đơn đặc thù, hóa đơn tự in trên máy vi tính phải có đủ các chỉ tiêu sau: Ký hiệu (xêry); Số thứ tự của các hóa đơn (số nhảy số hóa đơn); Tên, địa chỉ, mã số thuế của đơn vị bán hàng và đơn vị mua hàng; Tài khoản, nơi đăng ký tài khoản, điện thoại. Nội dung và hình thức của hóa đơn gồm: - Số thứ tự, tên hàng hóa hoặc dịch vụ, số lượng hoặc trọng lượng, đơn vị tính, đơn giá, tiền hàng, cộng tiền hàng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng cộng tiền thanh toán viết bằng chữ, chức danh người ký duyệt, in theo công văn số ngày tháng năm 22
23. của cơ quan thuế và tên nhà in hóa đơn. - Những nội dung đặc thù, biểu tượng (logo) của đơn vị có thể được đưa vào mẫu hóa đơn. Nếu tổ chức, cá nhân cần sử dụng hóa đơn song ngữ thì nhất thiết phải in tiếng việt trước, tiếng nước ngoài sau. - Mỗi số hóa đơn có từ 2 liên trở lên (ghi rõ chỉ định sử dụng của từng liên: liên 1 (lưu), liên 2 (giao khách hàng), liên 3 ( ), liên Câu 7: Khi mẫu hóa đơn đặc thù (tự in) đã được Tổng cục Thuế hoặc Cục Thuế duyệt, đơn vị phải làm gì để hóa đơn được lưu hành hợp lệ? Trả lời: Các tổ chức, cá nhân sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chỉ được tự in hóa đơn để sử dụng khi có văn bản chấp thuận của cơ quan thuế. In đúng theo danh sách các nhà in đã được Tổng cục Thuế chỉ định và phải có hợp đồng in theo quy định hiện hành, phải cam kết quản lý chặt chẻ, cài đặt các ký hiệu bảo mật trên hóa đơn (mẫu hóa đơn phải có ký hiệu riêng để quản lý), khi thanh lý hợp đồng in phải thực hiện hủy bản kẽm, hủy những sản phẩm in thừa, in hỏng, lập biên bản lưu giữ tại đơn vị đặt in và đơn vị in hóa đơn. Sau khi in hóa đơn xong, các tổ chức, cá nhân phải làm thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn tại Cục Thuế địa phương (Cục Thuế tỉnh, thành phố). a. Thủ tục đăng ký pháp lý lần đầu (Phòng Quản lý Ấn chỉ, Cục Thuế tỉnh): Bản sao Giấy phép đầu tư hay Quyết định thành lập hoặc Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký thuế. Bản sao công văn chấp thuận được in hóa đơn của Tổng cục Thuế. Bản sao hợp đồng in, biên bản thanh lý hợp đồng và hóa đơn của đơn vị in Văn bản đăng ký số lượng hóa đơn tự in sử dụng (cụ thể loại hóa đơn, ký hiệu xêry, số nhảy số ) Hóa đơn đã in đúng mẫu của Tổng cục Thuế (bản chính kèm bản photo số đầu và số cuối để đăng ký). Phiếu mua hóa đơn Bộ Tài chính nếu có (mẫu CTT39). Biên bản làm việc với Phòng Quản lý thuế nếu đơn vị mới thành lập hoặc báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, có xác nhận của Lãnh đạo Phòng Phòng Quản lý thuế. Sau khi làm thủ tục đăng ký lưu hành mẫu hóa đơn tự in tại Cục Thuế địa phương, trước khi đưa hóa đơn tự in vào sử dụng, các đơn vị phải thực hiện thông báo phát hành bằng văn bản (kèm theo mẫu hóa đơn) gửi cơ quan thuế quản lý và phải dán thông báo phát hành tại trụ sở, nơi bán hàng, nơi giao dịch. Thông báo phát hành hóa 23
24. đơn phải nêu rõ về mẫu hóa đơn, loại, hình thức, kích thước, hoa văn, logo, các đặc điểm về cấu trúc của mẫu hóa đơn và thời gian có giá trị lưu hành. Những hóa đơn tự in không đăng ký sử dụng với Cơ quan thuế là hóa đơn không hợp pháp, không có giá trị thanh quyết toán tài chính về thuế. b. Thủ tục đăng ký lần sau Văn bản đăng ký sử dụng hóa đơn tự in sử dụng (cụ thể loại hóa đơn, ký hiệu xêry, số nhảy số). Bản sao Hợp đồng in thanh lý và hóa đơn (nếu in mới) Bản sao báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, có xác nhận của Lãnh đạo Phòng Quản lý thuế. Sổ theo dõi tổ chức, cá nhân đăng ký sử dụng hóa đơn tự in (mẫu ST25). Hóa đơn đã in bản chính kèm bản photo số đầu và số cuối đăng ký. Câu 8: Các tổ chức, cá nhân sản xuất kinh doanh hàng hóa dịch vụ sử dụng máy tính tiền để in hóa đơn bán lẻ cho khách hàng tại các cửa hàng và quầy hàng, siêu thị, đơn vị phải làm gì để hóa đơn lưu hành hợp lệ? Trả lời: Các tổ chức, cá nhân sản xuất, kinh doanh hàng hóa dịch vụ sử dụng máy tính tiền để in hóa đơn bán lẻ phải thông báo cho Cục Thuế tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương bằng văn bản về mẫu hóa đơn có các chỉ tiêu ghi trong hóa đơn, mã khóa trong máy tính tiền và chỉ được sử dụng khi Cục Thuế tỉnh, Thành phố xem xét duyệt mẫu chấp thuận bằng văn bản. Mẫu hóa đơn in bằng máy tính tiền phải có các chỉ tiêu cơ bản như: Tên, mã số thuế, địa chỉ đơn vị bán hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền Hóa đơn phải có 2 liên: một liên giao khách hàng và một liên lưu ở cuốn theo qui định. Tại các quầy, cửa hàng, siêu thị sử dụng máy tính tiền hàng ngày phải lập bảng kê hàng hóa đầu ca, cuối ca và số hàng hóa đã bán ra trong ngày để làm cơ sở kê khai nộp thuế theo qui định (cuối ngày không phải lập hóa đơn chung). Câu 9: Nhiệm vụ của đơn vị sử dụng hóa đơn do Bộ Tài chính phát hành và hóa đơn tự in? Trả lời: Đơn vị sử dụng hóa đơn do Bộ Tài chính phát hành, hóa đơn tự in có nhiệm vụ sau: Thực hiện đầy đủ việc quản lý, sử dụng hóa đơn theo chế độ quy định; Thực hiện báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn hàng tháng với cơ quan thuế; 24
25. Thực hiện thanh quyết toán hóa đơn năm với cơ quan thuế. Câu 10: Các đơn vị sử dụng hóa đơn do Bộ Tài chính phát hành và hóa đơn tự in phải thực hiện việc báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và thanh quyết toán hóa đơn như thế nào? Trả lời: Các đơn vị sử dụng hóa đơn, trong vòng 10 ngày đầu tháng sau phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn tháng trước (theo mẫu số BC–26/HĐ) và chậm nhất đến ngày 25/02 hàng năm phải thanh quyết toán sử dụng hóa đơn (theo mẫu số BC -29/HĐ) với Cơ quan thuế (Cục Thuế, Chi cục Thuế) nơi mua hoặc đăng ký sử dụng hóa đơn. Câu 11: Đối với các tổ chức sáp nhập thành lập Doanh nghiệp mới, thay đổi sở hữu thì hóa đơn còn tồn lại giải quyết như thế nào? Trả lời: Khi các tổ chức sát nhập thành lập doanh nghiệp mới, thay đổi sở hữu thì không sử dụng hóa đơn của tổ chức cũ để bán hàng hóa, dịch vụ. Sau 5 ngày làm việc, kể từ khi có quyết định sáp nhập, thay đổi sở hữu phải thanh quyết toán số hóa đơn với cơ quan thuế nơi mua hoặc đăng ký sử dụng hóa đơn tự in. Số hóa đơn còn lại giải quyết như sau: Số hóa đơn còn nguyên quyển chưa sử dụng còn tiếp tục sử dụng được, nếu có nhu cầu sử dụng thì tổ chức mới phải báo cáo với Cơ quan thuế đề nghị cho tiếp tục sử dụng. Số hóa đơn còn lại không được tiếp tục sử dụng hoặc đã sử dụng đơn vị phải nộp lại cho Cơ quan thuế nơi mua hóa đơn. Nếu số hóa đơn còn lại không phù hợp với đặc điểm sản xuất, kinh doanh thì phải thanh quyết toán, nộp lại cho cơ quan thuế và mua hóa đơn khác để sử dụng cho phù hợp. Câu 12: Đối với các tổ chức, cá nhân giải thể, nghỉ kinh doanh, hay chuyển đổi sử dụng hóa đơn khác, thì hóa đơn còn tồn lại giải quyết như thế nào? Trả lời: Đối với các tổ chức, cá nhân trong phạm vi 5 ngày sau khi có quyết định giải thể hoặc không sử dụng hóa đơn thì các tổ chức, cá nhân có trách nhiệm thanh, quyết toán hóa đơn với cơ quan thuế nơi mua hóa đơn: Số lượng hóa đơn tự in hoặc mua tại Cơ quan thuế, số lượng hóa đơn đã sử dụng, số lượng còn lại để nộp cho cơ quan thuế quản lý. Cơ quan thuế phải có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hóa đơn và thanh hủy hóa đơn thu hồi theo quy định. (Theo NĐ số 89/2002/NĐ-CP ngày 07/11/2002 của Chính phủ và Thông tư số 120/2002/TT-BTC ngày 30/12/2002 của Bộ Tài chính) 25