›

Đề tài Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ở Công ty cổ phần xây dựng Phương Nam

doc 83 trang nguyendu 7360
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Đề tài Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ở Công ty cổ phần xây dựng Phương Nam", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • docde_tai_to_chuc_cong_tac_ke_toan_nguyen_vat_lieu_cong_cu_dung.doc

Nội dung text: Đề tài Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ở Công ty cổ phần xây dựng Phương Nam

  1. Lời nói đầu Hiện nay trong nền kinh tế quốc dân nói chung và trong từng doanh nghiệp xây lắp nói riêng đã không ngừng được đổi mới và phát triển cả hình thức, quy mô và hoạt động xây lắp. Cho đến nay cùng với chính sách mở cửa, các doanh nghiệp tiến hành hoạt động xây lắp đã góp phần quan trọng trong việc thiết lập nền kinh tế thị trường và đẩy nền kinh tế hàng hoá trên đà ổn định và phát triển. Thực hiện hạch toán trong cơ chế hiện nay đòi hỏi các doanh nghiệp xây lắp phải tự lấy thu bù chi, tự lấy thu nhập của mình để bù đắp những chi phí bỏ ra và có lợi nhuận. Để thực hiện những yêu cầu đó các đơn vị phải quan tâm tới tất cả các khâu trong quá trình thi công từ khi bỏ vốn ra cho đến khi thu được vốn về, đảm bảo thu nhập cho đơn vị thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với NSNN và thực hiện tái sản xuất mở rộng. Muốn vậy các đơn vị xây lắp phải thực hiện tổng hoà nhiều biện pháp, trong đó biện pháp quan trọng hàng đầu không thể thiếu được là thực hiện quản lý kinh tế trong mọi hoạt động xây lắp của doanh nghiệp. Hạch toán là một trong những công cụ có hiệu quả nhất để phản ánh khách quan và giám đốc có hiệu quả quá trình hoạt động xây lắp của doanh nghiệp. Chi phí vật liệu là một trong những yếu tố của qúa trình sản xuất kinh doanh, thông thường chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng rất lớn khoảng từ 70% giá trị công trình. Vì thế công tác quản lý nguyên vật liệu có ý nghĩa vô cùng quan trọng, thông qua công tác quản lý nguyên vật liệu có thể làm tăng hoặc giảm giá thành công trình. Từ đó buộc các doanh nghiệp phải quan tâm tới việc tiết kiệm triệt để chi phí nguyên vật liệu, làm sao cho với một lượng chi phí nguyên vật liệu như cũ sẽ làm ra được nhiều sản phẩm xây lắp hơn, tức là làm cho giá thành giảm đi mà vẫn đảm bảo chất lượng. Bởi vậy làm tốt công tác kế toán nguyên vật liệu công cụ dụng cụ là nhân tố quyết định làm hạ thấp chi phí giảm giá thành, tăng thu nhập cho doanh nghiệp, đây là một yêu cầu thiết thực, một vấn đề đang được quan tâm nhiều trong quá trình thi công xây lắp của các doanh nghiệp xây lắp hiện nay. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong việc quản lý chi phí của doanh nghiệp. Trong thời gian thực tập tại Công ty cổ phần xây dựng Phương Nam em đã đi sâu tìm hiểu, nghiên cứu đề tài"Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ở Công ty cổ phần xây dựng Phương Nam" làm chuyên đề tốt nghiệp của mình. Trong quá trình
  2. nghiên cứu về lý luận thực tế để hoàn thành đề tài. Em nhận được sự tận tình giúp đỡ của cô giáo Nguyễn Thị Dung và các thầy cô giáo trong trường trung học Kinh tế TCDL. Cùng các bạn, các cô phòng tài chính kế toán công ty cổ phần xây dựng Phương Nam. Kết hợp với kiến thức học hỏi ở trường và sự nỗ lực của bản thân nhưng do thời gian và trình độ chuyên môn còn hạn chế, nên chuyên đề của em không thể tránh khỏi những thiếu sót. Nội dung của chuyên đề này ngoài lời mở đầu và kết luận được chia làm 3 phần: Phần thứ nhất: Những vấn đề lý luận chung về tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu công cụ dụng cụ ở doanh nghiệp xây lắp. Phần thứ hai: Tình hình thực tế tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ ở Công ty cổ phần xây dựng Phương Nam. Phần thứ ba: Một số nhận xét và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán Nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ ở Công ty cổ phần xây dựng Phương Nam. Phần thứ I Những vấn đề lý luận chung về tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ trong các doanh nghiệp xây lắp. I. Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp xây lắp. 1. Khái niệm: Nguyên vật liệu là một bộ phận trọng yếu của tư liệu sản xuất, nguyên vật liệu là đối tượng của lao động đã qua sự tác động của con người. Trong đó vật liệu là những nguyên liệu đã trải qua chế biến. Vật liệu được chia thành vật liệu chính, vật liệu phụ và nguyên liệu gọi tắt là nguyên vật liệu. 2. Đặc điểm, yêu cầu quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp xây lắp. Xây dựng cơ bản là một ngành sản xuất vật chất mang tính chất công nghiệp, sản phẩm của ngành xây dựng là những công trình, hạng mục công trình có quy mô lớn, kết cấu phức tạp và thường cố định ở nơi sản xuất (thi công) còn các điều kiện
  3. khác đều phải di chuyển theo địa điểm xây dựng. Từ đặc điểm riêng của ngành xây dựng làm cho công tác quản lý, sử dụng vật liệu, công cụ dụng cụ phức tạp vì chịu ảnh hưởng lớn của môi trường bên ngoài nên cần xây dựng định mức cho phù hợp với điều kiện thi công thực tế. Quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ là yếu tố khách quan của mọi nền sản xuất xã hội. Tuy nhiên do trình độ sản xuất khác nhau nên phạm vi mức độ và phương pháp quản lý cũng khác nhau. Hiện nay nền sản xuất ngày càng mở rộng và phát triển trên cơ sở thoả mãn không ngừng nhu cầu vật chất và văn hóa của mọi tầng lớp trong xã hội. Việc sử dụng vật liệu công cụ dụng cụ một cách hợp lý, có kế hoạch ngày càng được coi trọng. Công tác quản lý vật liệu công cụ dụng cụ là nhiệm vụ của tất cả mọi người nhằm tăng hiệu quả kinh tế cao mà hao phí lại thấp nhất. Công việc hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ ảnh hưởng và quyết định đến việc hạch toán giá thành, cho nên để đảm bảo tính chính xác của việc hạch toán giá thành thì trước hết cũng phải hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ chính xác. Để làm tốt công tác hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ trên đòi hỏi chúng ta phải quản lý chặt chẽ ở mọi khâu từ thu mua, bảo quản tới khâu dự trữ và sử dụng. Trong khâu thu mua vật liệu, công cụ dụng cụ phải được quản lý về khối lượng, quy cách, chủng loại, giá mua và chi phí thu mua, thực hiện kế hoạch mua theo đúng tiến độ, thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Bộ phận kế toán - tài chính cần có quyết định đúng đắn ngay từ đầu trong việc lựa chọn nguồn vật tư, địa điểm giao hàng, thời hạn cung cấp, phương tiện vận chuyển và nhất là về giá mua, cước phí vận chuyển, bốc dỡ cần phải dự toán những biến động về cung cầu và giá cả vật tư trên thị trường để đề ra biện pháp thích ứng. Đồng thời thông qua thanh toán kế toán vật liệu cần kiểm tra lại giá mua vật liệu, công cụ dụng cụ, các chi phí vận chuyển và tình hình thực hiện hợp đồng của người bán vật tư, người vận chuyển. Việc tổ chức tổ kho tàng, bến bãi thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại vật liệu, công cụ dụng cụ tránh hư hỏng, mất mát, hao hụt, đảm bảo an toàn cũng là một trong các yêu cầu quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ. Trong khâu dự trữ đòi hỏi doanh nghiệp phải xác định được mức dự trữ tối đa, tối thiểu để đảm bảo cho quá trình thi công xây lắp được bình thường, không bị ngừng trệ, gián đoạn do việc cung ứng vật tư không kịp thời hoặc gây ứ động vốn do dự trữ quá nhiều.
  4. Tóm lại, quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ, sử dụng vật liệu là một trong những nội dung quan trọng của công tác quản lý doanh nghiệp luôn được các nhà quản lý quan tâm. 3. Nhiệm vụ kế toán vật liệu Công cụ dụng cụ ở các doanh nghiệp xây lắp: Kế toán là công cụ phục vụ việc quản lý kinh tế vì thế để đáp ứng một cách khoa học, hợp lý xuất phát từ đặc điểm của vật liệu, công cụ dụng cụ, từ yêu cầu quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ, từ chức năng của kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ trong các doanh nghiệp sản xuất cần thực hiện các nhiệm vụ sau: + Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, tình hình nhập, xuất và tồn kho vật liệu. Tính giá thành thực tế vật liệu đã thu mua và nhập kho, kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch thu mua vật liệu tư về các mặt: số lượng, chủng loại, giá cả, thời hạn nhằm đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, đúng chủng loại cho quá trình thi công xây lắp. + áp dụng đúng đắn các phương pháp về kỹ thuật hạch toán vật liệu, hướng dẫn, kiểm tra các bộ phận, đơn vị trong doanh nghiệp thực hiện đầy đủ chế độ hạch toán ban đầu về vật liệu (lập chứng từ, luân chuyển chứng từ) mở chế độ đúng phương pháp quy định nhằm đảm bảo sử dụng thống nhất trong công tác kế toán, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo công tác kế toán trong phạm vi ngành kinh tế và toàn bộ nền kinh tế quốc dân. + Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng vật tư phát hiện ngăn ngừa và đề xuất những biện pháp xử lý vật tư thừa, thiếu, ứ đọng hoặc mất phẩm chất. Tính toán, xác định chính xác số lượng và giá trị vật tư thực tế đưa vào sử dụng và đã tiêu hao trong quá trình sản xuất kinh doanh. II. Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ: 1. Phân loại nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ: Trong các doanh nghiệp sản xuất vật liệu - công cụ dụng cụ bao gồm rất nhiều loại khác nhau, đặc biệt là trong ngành xây dựng cơ bản với nội dung kinh tế và tính năng lý hoá học khác nhau. Để có thể quản lý chặt chẽ và tổ chức hạch toán chi tiết tới từng loại vật liệu, công cụ dụng cụ phục vụ cho kế hoạch quản trị cần thiết phải tiến hành phân loại nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ.
  5. Trước hết đối với vật liệu, căn cứ vào nội dung kinh tế, vai trò của chúng trong quá trình thi công xây lắp, căn cứ vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp thì nguyên vật liệu được chia thành các loại sau: + Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu trong doanh nghiệp xây lắp, là cơ sở vật chất cấu thành lên thực thể chính của sản phẩm. Trong ngành xây dựng cơ bản còn phải phân biệt vật liệu xây dựng, vật kết cấu và thiết bị xây dựng. Các loại vây liệu này đều là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành lên sản phẩm của đơn vị xây dựng, các hạng mục công trình xây dựng nhưng chúng có sự khác nhau. Vật liệu xây dựng là sản phẩm của ngành công nghiệp chế biến được sử dụng trong đơn vị xây dựng để tạo lên sản phẩm như hạng mục công trình, công trình xây dựng như gạch, ngói, xi măng, sắt, thép Vật kết cấu là những bộ phận của công trình xây dựng mà đơn vị xây dựng sản xuất hoặc mua của đơn vị khác để lắp vào sản phẩm xây dựng của đơn vị xây dựng sản xuất hoặc mua của đơn vị khác để lắp vào sản phẩm xây dựng của đơn vị mình như thiết bị vệ sinh, thông gió, truyền hơi ấm, hệ thống thu lôi + Vật liệu phụ: Là những loại vật liệu tham gia vào quá trình sản xuất, không cấu thành thực thể chính của sản phẩm. Vật liệu phụ chỉ tác dụng phụ trong quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm: Làm tăng chất lượng vật liệu chính và sản phẩm, phục vụ cho công tác quản lý, phục vụ thi công, cho nhu cầu công nghệ kỹ thuật bao gói sản phẩm. Trong ngành xây dựng cơ bản gồm: sơn, dầu, mỡ phục vụ cho quá trình sản xuất. + Nhiên liệu: Về thực thể là một loại vật liệu phụ, nhưng có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong qúa trình thi công, kinh doanh tạo điều kiện cho qúa trình chế tạo sản phẩm có thể diễn ra bình thường. Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể lỏng, khí, rắn như: xăng, dầu, than củi, hơi đốt dùng để phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho các phương tiện máy móc, thiết bị hoạt động. + Phụ tùng thay thế: Là những loại vật tư, sản phẩm dùng để thay thế, sửa chữa máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, công cụ dụng cụ sản xuất + Thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm cả thiết bị cần lắp, không cần lắp, công cụ, khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt vào các công trình xây dựng cơ bản. + Phế liệu: Là các loại vật liệu loại ra trong quá trình thi công xây lắp như gỗ, sắt, thép vụn hoặc phế liệu thu hồi trong quá trình thanh lý tài sản cố định. Tuỳ
  6. thuộc vào yêu quản lý và công ty kế toán chi tiết của từng doanh nghiệp mà trong từng loại vật liệu nêu trên lại được chia thành từng nhóm, từng thứ một cách chi tiết hơn bằng cách lập sổ danh điểm vật liệu. Trong đó mỗi loại, nhóm, thứ vật liệu được sử dụng một ký hiệu riêng bằng hệ thống các chữ số thập phân để thay thế tên gọi, nhãn hiệu, quy cách của vật liệu. Ký hiệu đó được gọi là sổ danh điểm vật liệu và được sử dụng thống nhất trong phạm vi doanh nghiệp. - Đối với công cụ dụng cụ trong các doanh nghiệp bao gồm các loại dụng cụ gá lắp chuyên dùng cho sản xuất, dụng cụ đồ nghề, dụng cụ quản lý, bảo hộ lao động, lán trại tạm thời - để phục vụ công tác kế toán toàn bộ công cụ dụng cụ được chia thành: - Công cụ dụng cụ - Bao bì luân chuyển - Đồ dùng cho thuê 2. Đánh giá quá trình thi công xây lắp: 2.1. Đánh giá vật liệu công cụ dụng cụ theo giá thực tế. a. Giá thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho. Tuỳ theo nguồn nhập mà giá thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ được xác định như sau: + Đối với vật liệu, công cụ dụng cụ mua ngoài thì giá thực tế nhập kho: Giá thực tế;nhập kho = Giá thực tế vật liệu;xuất thuê chế biến + Chi phí vận chuyển;bốc dỡ đến nơi;thuê chế biến + Số tiền phải trả;cho đơn vị gia;công chế biến + Đối với vật liệu, công cụ dụng cụ do doanh nghiệp tự gia công chê biến: Giá thực tế = Giá thực tế + Chi phí giá công nhập kho xuất kho chế biến + Đối với công cụ dụng cụ thuê ngoài gia công chế biến: Giá thực tế;nhập kho = Giá thực tế vật liệu; xuất thuê chế biến + Chi phí vận chuyển bốc dỡ; đến nơi thuê chế biến + Số tiền phải trả cho đơn vị; gia công chế biến + Đối với trường hợp đơn vị khác góp vốn liên doanh bằng vật liệu, công cụ dụng cụ thì giá thực tế vật liệu công cụ dụng cụ nhận vốn góp liên doanh là giá do hội đồng liên doanh đánh giá và công nhận.
  7. + Đối với phế liệu, phế phẩm thu hồi được đánh giá theo giá ước tính. b. Giá thực tê vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho. Vật liệu, công cụ dụng cụ được thu mua và nhập kho thường xuyên từ nhiều nguồn khác nhau, do đó giá thực tế của từng lần, đợt nhập kho không hoàn toàn giống nhau. Khi xuất kho kế toán phải tính toán xác định được giá thực tế xuất kho cho từng nhu cầu, đối tượng sử dụng khác nhau. Theo phương pháp tính giá thực tế xuất kho đã đăng ký áp dụng và phải đảm bảo tính nhất quán trong niên độ kế toán. Để tính giá trị thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho có thể áp dụng một trong các phương phap sau: + Phương pháp tính theo đơn giá thực tế bình quân tồn đầu kỳ: Theo phương pháp này giá thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho được tính trên cơ sở số liệu vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng và đơn giá bình quân vật liệu, công cụ dụng cụ tồn đầu kỳ. Giá thực tế xuất kho = Số lượng xuất kho x Đơn giá bình quân vật liệu, CCDC tồn đầu kỳ. Đơn giá b ì nh quân vật liệu; CCDC tồn đầu kỳ = Error! + Phương pháp tính theo đơn giá bình quân tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ: về cơ bản phương pháp này giống phương pháp trên nhưng đơn giá vật liệu được tính bình quân cho cả số tồn đầu kỳ nhập trong kỳ. Giá thực tế xuất kho = Số lượng xuất kho x Đơn giá bình quân Đơn giá bình quân = Error! + Phương pháp tính theo giá thực tế đích danh: Phương pháp này thường được áp dụng đối với các loại vật liệu, công cụ dụng cụ có giá trị cao, các loại vật tư đặc chủng. Giá thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho được căn cứ vào đơn giá thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho theo từng lô, từng lần nhập và số lượng xuất kho theo từng lần. + Phương pháp tính theo giá thực tế nhập trước - xuất trước: Theo phương pháp này phải xác định được đơn giá nhập kho thực tế của từng lần nhập. Sau đó căn cứ vào số lượng xuất kho tính giá thực tế xuất kho theo nguyên tắc và tính theo giá thực tế nhập trước đối với lượng xuất kho thuộc lần nhập trước. Số còn lại (tổng số xuất kho - số xuất thuộc lần nhận trước) được tính theo đơn giá thực tế các lần nhập sau. Như vậy giá thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ tồn cuối kỳ chính là giá thực tế của vật liệu nhập kho thuộc các lấn mua vào sau cùng.
  8. + Phương pháp tính theo giá thực tế nhập sau - xuất trước: Ta cũng phải xác định đơn giá thực tế của từng lần nhập nhưng khi xuất sẽ căn cứ vào số lượng xuất và đơn giá thực tế nhập kho lần cuối. Sau đó mới lần lượt đến các lần nhập trước để tính giá thực tế xuất kho. Như vậy giá thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho cuối kỳ lại là giá thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ tính theo đơn giá của các lần nhập đầu kỳ. 2.2. Đánh giá vật liệu công cụ dụng cụ theo giá hạch toán. Đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn, khối lượng, chủng loại vật liệu, công cụ dụng cụ nhiều, tình hình xuất diễn ra thường xuyên. Việc xác định giá thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ hàng ngày rất khó khăn và ngay cả trong trường hợp có thể xác định được hàng ngày đối với từng lần nhập, đợt nhập nhưng quá tốn kém nhiều chi phí không hiệu quả cho công tác kế toán, có thể sử dụng giá hạch toán để hạch toán tình hình nhập, xuất hàng ngày. Giá hạch toán là loại giá ổn định được sử dụng thống nhất trong doanh nghiệp, trong thời gian dài có thể là giá kế hoạch của vật liệu, công cụ dụng cụ. Như vậy hàng ngày sử dụng giá hạch toán để ghi sổ chi tiết giá vật liệu, công cụ dụng cụ xuất. Cuối kỳ phải điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế để có số liệu ghi vào các tài khoản, sổ kế toán tổng hợp và báo cáo kế toán. Việc điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế tiến hành như sau: Trước hết xây dựng hệ số giữa giá thực tế và giá hạch toán của vật liệu, công cụ dụng cụ (H) H = Error! Sau đó tính giá thực tế xuất kho, căn cứ vào giá hạch toán xuất kho và hệ số giá: Giá thực tế vật liệu; công cụ dụng cụ xuất kho= Giá hạch toán xuất kho x hệ số giá. Tuỳ thuộc vào đặc điểm, yêu cầu về trình độ quản lý của doanh nghiệp mà trong các phương pháp tính giá vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho đơn giá thực tế hoặc hệ số giá (trong trường hợp sử dụng giá hạch toán) có thể tính riêng cho từng thứ, nhóm hoặc cả loại vật liệu, công cụ dụng cụ. III/ Kế toán chi tiết vật liệu, công cụ, dụng cụ: 1. Chứng từ sử dụng:
  9. Theo chế độ chứng từ kế toán quy định ban hành theo Quyết định 1141/ TC/QĐ/CĐkếtoán nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ ngày 1/11/1025 của Bộ trưởng Bộ tài chính, các chứng từ kế toán về vật liệu, công cụ dụng cụ bao gồm: - Phiếu nhập kho (01 - VT) - Phiếu xuất kho (02 - VT) - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (03 - VT) - Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá (08 - VT) - Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (02 - BH) - Hoá đơn cước phí vận chuyển (03 - BH) Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thấp nhất theo Quy định của Nhà nước các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hướng dẫn như: Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (04 - VT), Biên bản kiểm nghiệm vật tư (05 - VT) phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (07 - VT) Tuỳ thuộc vào đặc điểm tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực hoạt động thành phần kinh tế, tình hình sở hữu khác nhau. 2. Các phương pháp kế toán chi tiết vật liệu, công cụ, dụng cụ: Hiện nay trong các doanh nghiệp sản xuất, việc hạch toán vật liệu giữa kho và phòng kế toán có thể thực hiện theo các phương pháp sau: - Phương pháp thẻ song song - Phương pháp sổ đối chiếu lưu chuyển - Phương pháp sổ số dư
  10. 2.1. Phương pháp thẻ song song - ở kho: Việc ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn khho hàng ngày do thủ kho tiến hành trên thẻ kho và chỉ ghi theo số lượng. Khi nhận các chứng từ nhập, xuất vật liệu, công cụ dụng cụ, thủ kho phải triểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhập, thực xuất vào chứng từ thẻ kho. Cuối ngày tính ra số tồn kho ghi vào thẻ kho. Định kỳ thủ kho gửi (hoặc kế toán xuống kho nhận) các chứng từ xuất, nhập đã được phân loại theo từn thứ vận liệu, công cụ dụng cụ cho phòng kế toán. - ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ để ghi chép tình hình xuất, nhập, tồn kho theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị. Về cơ bản, sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ có kết cấu giống như thẻ kho nhưng có thêm các cột để ghi chép theo chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ và kiểm tra đối chiếu với thẻ kho. Ngoài ra để có số liệu đối chiếu, triểm tra với kế toán tổng hợp số liệu kế toán chi tiết từ các sổ chi tiết vào bảng. Tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu, công cụ dụng cụ theo từng nhóm, loại vật liệu, công cụ dụng cụ. Có thể khái quát, nội dung, trình tự kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp thẻ song song theo sơ đồ sau: Kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp thẻ song song (1) Thẻ kho (1) Chứng từ Chứng từ nhập (3) xuất Sổ kế toán (2) chi tiết (2) (4) Bảng kê tổng hợp N - X - T Ghi chú: : Ghi hàng tháng : Ghi cuối tháng
  11. : Đối chiếu kiểm tra Với tư cách kiểm tra, đối chiếu như trên, phương pháp thẻ song song có ưu điểm: ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu, phát hiện sai sót trong việc ghi chép, quản lý chặt chẽ tình hình biến động về số hiện có của từng loại vật liệu theo số liệu và giá trị của chúng. Tuy nhiên theo phương pháp thẻ song song có nhược điểm lớn là việc ghi chép giữa thủ kho và phòng kế toán cần trùng lặp về chỉ tiêu số lượng, khối lượg công việc ghi chép quá lớn nếu chủng loại vật tư nhiều và tình hình nhập, xuất diễn ra thường xuyên hàng ngày. Hơn nữa việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng, do vậy hạn chế chức năng của kế toán. Phương pháp thẻ song song được áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu, công cụ dụng cụ, khối lượng các nghiệp vụ (chứng từ) nhập, xuất ít, không thường xuyên và trình độ nghiệp vụ chuyên môn của cán bộ kế toán còn hạn chế. 2.2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển: - ở kho: Việc ghi chép ở kho của thủ kho cũng được thực hiện trên thẻ kho giống như phương pháp thẻ song song. - ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ đối chieué luân chuyển để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ vật liệu, công cụ dụng cụ ở từng kho dùng cả năm nhưng mỗi tháng chỉ ghi một lần vào cuối tháng. Để có số liệu ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển, kế toán phải lập bảng kê nhập, bảng kê xuất trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất định kỳ thủ kho gửi lên. Sổ đối chiếu luân chuyển cũng được theo dõi và về chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và số liệu kế toán tổng hợp. Nội dung và trình tự kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ theo sơ đồ sau: (1) (1) Thẻ kho Chứng từ Chứng từ nhập (4) xuất (2) (2) Bảng kê Sổ đối chiếu Bảng kê nhập luân chuyển xuất Ghi chú: : Ghi hàng tháng : Ghi cuối tháng : Đối chiếu kiểm tra
  12. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển có ưu điểm là giảm được khối lượng ghi chép của kế toán do chỉ ghi một kỳ vào cuối tháng, nhưng có nhược điểm là việc ghi sổ vẫn còn trùng lặp (ở phòng kế toán vẫn theo dõi cả chỉ tiêu hiện vật và giá trị) công việc kế toán dồn vào cuối tháng, việc kiểm tra đối chiếu giữa kho và phòng kế toán chi tiến hành được vào cuối tháng do trong tháng kế toán không ghi sổ. Tác dụng của kế toán trong công tác quản lý bị hạn chế. Với những doanh nghiệp, ưu nhược điểm nêu trên phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển được áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp có khối lượng nghiệp vụ nhập, xuất không nhiều, không bố trí riêng nhân viên kế toán vật liệu, do vậy không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình kế toán nhập, xuất hàng ngày. 2.3. Phương pháp sổ số dư: Nội dung phương pháp sổ số dư hạch toán chi tiết vật liệu giữa kho và phòng kiết kế như sau: - ở kho: Thủ kho cũng là thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho, nhưng cuối tháng phải ghi sổ tồn kho đã tách trên thẻ kho sang sổ số dư vào cột số lượng. - ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ số dư theo từng kho chung cho cả năm để ghi chép tình hình nhập, xuất. Từ các bảng kê nhập, bảng kê xuất kế toán lập bảng luỹ kế nhập, luỹ kế xuất rồi từ các bảng luỹ kế lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho theo từng nhóm, loại vật liệu, công cụ dụng cụ theo chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng khi nhận sổ số dư do thủ kho gửi lên, kế toán căn cứ vào số tồn cuối tháng do thủ kho tính ghi ở sổ số dư và đơn giá hạch toán tính ra giá trị tồn kho để ghi vào cột số tiền tồn kho trên sổ số dư và bảng kế tổng hợp nhập, xuất tồn (cột số tiền) và số liệu kế toán tổng hợp. Nội dung, trình tự kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp sổ số dư được khái quát theo sơ đồ sau:
  13. Kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp sổ số dư Thẻ kho Chứng từ Chứng từ nhập (4) xuất (2) (2) Bảng kê Sổ số dư Bảng kê nhập xuất Bảng kê luỹ Bảng kê luỹ kế nhập kế xuất Bảng kê tổng hợp N - X - T Ghi chú: : Ghi hàng tháng : Ghi cuối tháng : Đối chiếu kiểm tra Ưu điểm: Tránh được sự ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán, giảm bớt được khối lượng công việc ghi sổ kế toán do chỉ tiêu ghi sổ theo chỉ tiêu giá trị và theo nhóm, loại vật liệu. Công việc kế toán tiến hành đều trong tháng, tạo điều kiện cung cấp kịp thời tài liệu kế toán phục vụ công tác lãnh đạo và quản lý ở doanh nghiệp, thực hiện kiểm tra, giám sát thường xuyên của kế toán đối với việc nhập, xuất vật liệu hàng ngày. Và phương pháp này cũng có nhược điểm: Do kế toán chỉ ghi sổ theo chỉ tiêu giá trị, theo nhóm, loại vật liệu nên qua số liệu kế toán không thể không nhận biết được số hiện có và tình hình tăng giảm vật liệu mà phải xem số liệu trên thẻ kho. Ngoài ra khi đối chiếu, kiểm tra số liệu ở sổ số dư và bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho nếu không khớp đúng thì việc kiểm tra để phát hiện sự nhầm lẫn, sai sót trong việc ghi số sẽ có nhiều khó khăn, phức tạp và tốn nhiều công sức. Phương pháp sổ số
  14. dư được áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp có khối lượng các nghiệp vụ kinh tế (chứng từ nhập, xuất) về nhập, xuất vật liệu diễn ra thường xuyên, nhiều chủng loại vật liệu và đã xây dựng được hệ thống danh điểm vật liệu, dùng giá hạch toán để hạch toán hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho, yêu cầu và trình độ quản lý, trình độ cán bộ kế toán của doanh nghiệp tương đối cao. IV. Kế toán tổng hợp vật liệu, công cụ dụng cụ: Vật liệu là tài sản lao động, thuộc nhóm hàng tồn kho của doanh nghiệp, cho nên việc mở các tài khoản tổng hợp ghi chép sổ kế toán và xác định giá trị hàng tồn kho, giá trị phương pháp kê khai thường xuyên hay phương pháp kiểm kê định kỳ. - Phương pháp kê khai thường xuyên hàng tồn kho là phương pháp ghi chép, phản ánh thường xuyên liên tục tình hình nhập, xuất, tồn kho các loại vật liệu, công cụ dụng, thành phẩm, hàng hoá trên các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp khi có các chứng từ nhập, xuất hàng tồn kho. Như vậy xác định giá trị thực tế vật liệu xuất dùng được căn cứ vào các chứng từ xuất kho sau khi đã được tập hợp, phân loại theo các đối tượng sử dụng để ghi vào tài khoản và sổ kế toán. Ngoài ra giá trị vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho trên tài khoản, sổ kế toán xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kiểm tra. Phương pháp kê khai thường xuyên hàng tồn kho được áp dụng trong phần lớn các doanh nghiệp sản xuất và các doanh nghiệp thương mại, kinh doanh những mặt hàng có giá trị lớn như máy móc, thiết bị, ô tô - Phương pháp kiểm kê định kỳ hàng tồn kho là phương pháp không theo dõi thường xuyên liên tục tình hình nhập, xuất hàng tồn kho trên các tài khoản hàng tồn kho, mà chỉ theo dõi phản ánh giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ căn cứ vào số liệu kiểm kê định kỳ hàng tồn kho. Việc xác định giá trị vật liệu, công cụ dụng cụng xuất dùng trên tài khoản kế toán tổng hợp không căn cứ vào chứng từ xuất kho mà lại căn cứ vào giá trị vật liệu tồn kho định kỳ, mua (nhập) trong kỳ và kết quả kiểm kê cuối kỳ để tính. Chính vì vậy, trên tài khoản tổng hợp không thể hiện rõ giá trị vật liệu xuất dùng cho từng đối tượng, các nhu cầu sản xuất khác nhau: Sản xuất hay phục vụ quản lý sản xuất cho nhu cầu bán hàng hay quản lý doanh nghiệp Hơn nữa trên tài khoản tổng hợp cũng không thể biết được số mất mát, hư hỏng, tham ô (nếu có), phương pháp kiểm kê định kỳ được quy định áp dụng trong các doanh nghiệp sản xuất có quy mô nhỏ. 1 Kế toán tổng hợp VL, CCDC theo phương pháp kê khai thường xuyên 1.1. Kế toán tổng hợp các trường hợp tăng vật liệu, công cụ dụng cụ:
  15. 1.1.1. Tài khoản kế toán sử dụng. Sự biến động của vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất sau khi phản ánh trên chứng từ kế toán sẽ được phản ánh trực tiếp ở các tài khoản cấp 1, cấp 2 về vật liệu. Đây là phương pháp kế toán phân loại vật liệu để phản ánh với giám đốc một cách thường xuyên, liên tục và có hệ thống tình hình hiện có và sự biến động của vật liệu, để tiến hành hạch toán kế toán sử dụng các tài khoản : tài khoản 152 "NLVL" tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có và tình hình tăng giảm các loại nguyên liệu vật liệu theo giá thực tế. Tài khoản 152 có thể mở thành tài khoản cấp 2 để kế toán chi tiết theo từng loại nguyên liệu vật liệu phù hợp với cách phân loại theo nội dung kinh tế và yêu cầu kế toán giá trị của doanh nghiệp, bao gồm: Tài khoản 1521 Nguyên liệu vật liệu chính Tài khoản 1522 Vật liệu phụ Tài khoản 1523 Nhiên liệu Tài khoản 1524 Phụ tùng thay thế Tài khoản 1525 Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản Tài khoản 1528 Vât liệu khác Trong từng tài khoản cấp 2 lại có thể chi tiết thành các tài khoản cấp 3, cấp 4 tới từng nhóm, thứ vật liệu tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý tài sản ở doanh nghiệp. * Tài khoản 153 "Công cụ dụng cụ" tài khoản 153 sử dụng để phản ánh tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm loại công cụ dụng cụ theo giá thực tế. Tài khoản 153 "Công cụ dụng cụ" có 3 tài khoản cấp 2 Tài khoản 1531 Công cụ dụng cụ Tài khoản 1532 Bao bì luân chuyển Tài khoản 1533 Đồ dùng cho thuê * Tài khoản 151 "Hàng mua đang đi đường" tài khoản này dùng để phản ánh giá trị các loại vật tư hàng hoá mà doanh nghiệp đã mua, đã chấp nhận thanh toán với người bán, nhưng chưa về nhập kho doanh nghiệp và tình hình hàng đang đi đường đã về nhập kho.
  16. * Tài khoản 331 "Phải trả người bán" được sử dụng để phản ánh quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với những người bán, người nhận thầu về các khoản vật tư, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã ký kết. Ngoài các tài khoản trên, kế toán tổng hợp tăng vật liệu, công cụ dụng cụ sử dụng nhiều tài khoản liên quan khác như: TK 111 (1), TK (112 (1), TK 141, TK 128, TK 222, TK 411, TK 627, TK 641 và TK 642. 1.1.2. Phương pháp kế toán các nghiệp vụ chủ yếu: Vật liệu, công cụ dụng cụ trong các doanh nghiệp sản xuất tăng do nhiều nguồn khác nhau: Tăng do mua ngoài, do tự chế hoặc thuê ngoài gia công, tăng do nhận vốn góp của các đơn vị cá nhân khác Trong mọi trường, doanh nghiệp phải thực hiện đầy đủ thủ tục kiểm nhận nhập kho lập các chứng từ theo đúng quy định. Trên cơ sở các chứng từ nhập, hoá đơn bán hàng và các chứng từ có liên quan khác, kế toán phải phản ánh kịp thời các nội dung cấu thành nên giá trị thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho vào các tài khoản, sổ kế toán tổng hợp, đồng thời phản ánh tình hình thanh toán với người bán và các đối tượng khác một cách kịp thời. Cuối tháng tiến hành tổng hợp số liệu để kiểm tra và đối chiếu với số liệu kế toán chi tiết. Dưới đây là các phương pháp kế toán nghiệp vụ kinh tế chủ yếu: (1) Tăng vật liệu, công cụ dụng cụ do mua ngoài. - Trường hợp hàng và hoá đơn cùng về: căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập kho kế toán ghi: Nợ TK 152 Nguyên vật liệu Nợ TK 153 Công cụ dụng cụ Có TK 111 (1) Tiền mặt Có TK 112 (1) Tiền gửi ngân hàng Có TK 141 Tạm ứng Có TK 331 Phải trả người bán Có TK 311 Vay ngắn hạn - Trường hợp hàn về chưa có hoá đơn: Nếu có trong tháng về nhập kho nhưng đến cuối tháng vẫ chưa nhận được hoá đơn, kế toán sẽ ghi giá trị vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho theo giá tạm tính: Nợ TK 152 Nguyên vật liệu Nợ TK 153 Công cụ dụng cụ Có TK 331 Phải trả cho người bán
  17. Khi nhận được hoá đơn sẽ tiến hành điều chỉnh giá tạm ứng theo giá thực tế (giá ghi trên hoá đơn) theo số chênh lệch giữa hoá đơn và giá tạm tính cụ thể: Nợ TK 152 Nguyên vật liệu Nợ TK 153 Công cụ dụng cụ Có TK 331 Phải trả cho người bán Nếu chênh lệch sẽ ghi đỏ: - Trường hợp hàng đang đi đường: Nếu trong tháng nhận được hoá đơn mf cuối tháng hàng vẫn chưa về nhập kho, kế toán phải phản ánh giá trị hàng đang đi đường vào tài khoản 151" Hàng mua đi đường": Nợ TK 151 Hàng mua đang đi đường Có TK 111 Tiền mặt Có TK 112 Tiền gửi ngân hàng Kế toán phải mở sổ theo dõi số hàng đang đi đường cho tới khi hàng về. Sàng tháng sau khi hàng đang đi đường về nhập kho hoặc chuyển giao cho các bộ phận sản xuất hay khách hàng tuỳ từng trường hợp kế toán ghi. Nợ TK 152 Nguyên liệu vật liệu Nợ TK 153 Công cụ dụng cụ Nợ TK 157 Hàng gửi bán Nợ TK 621 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Nợ TK 641 Chi phí bán hàng Nợ TK 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ TK 632 Giá vốn hàng bán Có TK 151 Hàng mua đang đi đường - Phản ánh số thuế nhập khẩu, nếu có: Nợ TK 152 Nguyên vật liệu Nợ TK 153 Công cụ dụng cụ Có TK 333 (3333) Thuê và các khoản phải nội Nhà nước (thuế XNK). - Phản ánh số chi phí vật liệu, công cụ dụng cụ: Nợ TK 152 Nguyên vật liệu Nợ TK 153 Công cụ dụng cụ Có TK 111 Tiền mặt Có TK 112 Tiền gửi ngân hàng Có TK 331 Phải trả cho người bán - Khi thanh toán cho người bán, người cung cấp NVL, CCDC nếu được hưởng chiết khấu mua hàng thì số chiết khấu mua hàng được hưởng và số thanh toán người bán được ghi:
  18. Nợ TK 331 Phải trả người bán Có TK 152 Nguyên vật liệu Có TK 153 Công cụ dụng cụ Có TK 111 Tiền mặt Có TK 112 Tiền gửi ngân hàng Có TK 141 Tạm ứng - Số giảm giá hoặc giá trị vật liệu, công cụ dụng cụ trả lại cho người bán cung cấp không đúng chất lượng, quy cách theo hợp đồng được ghi như sau: Nợ TK 152 Phải trả cho người bán Có TK Nguyên vật liệu Có TK 153 Công cụ dụng cụ (2). Tăng do nhập kho vật liệu, công cụ dụng cụ tự chế hoặc thuê ngoài gia công, chế biến, căn cứ vào giá thực tế nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK 152 Nguyên vật liệu Nợ TK 153 Công cụ dụng cụ Có TK 154 Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang (Chi tiết tự gia công, chế biến hoặc thuê ngoài gia công chế biến). (3). Tăng do nhận vốn góp liên doanh của đơn vị khác, được cấp phát, quyên tặng kế toán ghi: Nợ TK 152 Nguyên vật liệu Nợ TK 153 Công cụ dụng cụ Có TK 411 Nguồn vốn kinh doanh (4). Tăng do thu hồi vốn kinh doanh: Nợ TK 152 Nguyên vật liệu Nợ TK 153 Công cụ dụng cụ Có TK 128 Đầu tư ngắn hạn khác Có TK 222 Góp vốn liên doanh (5). Trường hợp kiểm kê phát hiện thừa: * Nếu xác định số vật liệu, công cụ dụng cụ thừa là của doanh nghiệp nhưng còn chờ giải quyết, kế toán ghi: Nợ TK 152 Nguyên vật liệu Nợ TK 153 Công cụ dụng cụ Có TK 338 (3381) phải trả nộp khác (tài sản thừa chờ giải quyết). Khi có quyết định xử lý, tuỳ vào việc quyết định ghi giảm chi phí hay tính vào thu nhập bất thường, kế toán ghi: Nợ TK 338 (3381) Phải trả nộp khác (tài sản thừa chờ giải quyếta). Có TK 621 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
  19. Có TK 627 Chi phí sản xuất chung Có TK 641 Chi phí bán hàng Có TK 721 Thu nhập bất thường * Nếu quyết định xử lý ngay thì không cần phải phản ánh qua tài khoản 338 (3381) mà ghi thẳng như sau : Nợ TK 152 Nguyên vật liệu Nợ TK 153 Công cụ dụng cụ Có TK liên quan TK 621, TK 627, TK 641 * Nếu vật liệu, công cụ dụng cụ thừa khi kiểm kê xác định không phải của doanh nghiệp thì giá trị vật liệu, công cụ dụng cụ thừa được phản ánh vào tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán TK 002 - Vật tư, hàng hoá nhận gửi hộ hoặc gia công. (6). Trường hợp vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng cho sản xuất s ản phẩm không hết nhận lại kho, kế toán ghi: Nợ TK 152 Nguyên vật liệu Nợ TK 153 Công cụ dụng cụ Có TK 621 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (7). Tăng giá vật liệu, công cụ dụng cụ do đánh lại giá: Căn cứ vào số chênh lệch tăng ghi: Nợ TK 152 Nguyên vật liệu Nợ TK 153 Công cụ dụng cụ Có TK 421 Chênh lệch đánh giá lại tài sản 2.1. Kế toán tổng hơpọ các trường hợp giảm vật liệu, công cụ dụng cụ: Vật liệu, công cu dụng cụ trong các doanh nghiệp sản xuất giảm chủ yếu do các nghiệp vụ xuất kho dùng cho sản xuất, chế tạo sản phẩm, cho nhu cầu phục vụ và quản lý doanh nghiệp để góp vốn liên doanh với đơn vị khác, nhượng bán lại và một số nhu cầu khác. Các nghiệp vụ xuất kho vật liệu, công cụ dụng cụ cũng phải đựoc lập chứng từ đầy đủ đúng quy định. Trên cơ sở các chứng từ xuất kho, kế toán tiến hành phân loại theo các đối tượng sử dụng và tính ra giá thực tế xuất kho để ghi chép phản ánh trên các tài khoản, sổ kế toán tổng hợp. Cuối tháng cũng phải tổng hợp số liệu để đối chiếu, kiểm tra với số liệu, kế toán chi tiết. Để phản ánh các nghiệp vụ xuất kho vật liệu, công cụ dụng cụ kế toán sử dụng nhiều tài khoản khác nhau như TK 152, TK 153, TK 241 TK 621, TK627, TK 641, TK 642, TK 141 Tuỳ vật liệu, công cụ dụng cụ đều là hàng tồn kho, thuộc tài sản lưu động của doanh nghiệp, nhưng có sự khác nhau về đặc điểm tham gia vào quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh do vậy phương pháp kế toán tổng hợp xuất dùng vật liệu, công cụ dụng cụ có sự khác nhau nhất định. 2.1.1. Kế toán tổng hợp giảm vật liệu
  20. (1). Xuất kho dùng trực tiếp cho sản xuất chế tạo sản phẩm, cho công tác xây dựng cơ bản, cho các nhu cầu sản xuất kinh doanh khác. Căn cứ vào giá thiết kế xuất kho tính cho từng đối tượng sử dụng kế toán: Nợ TK 621 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Nợ TK 627 Chi phí sản xuất chung Nợ TK 641 Chi phí bán hàng Nợ TK 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ TK 241 Xây dựng cơ bản dở dang Có TK 152 Nguyên vật liệu (2). Xuất kho vật liệu tục tục chế hoặc thuê ngoài gia công chế biến, căn cứ giá thiết kế, xuất kho kế toán ghi: Nợ TK Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang Có TK 152 Nguyên vật liệu (3). Xuất kho vật liệu góp vốn liên doanh với đơn vị khác - Trường hơp doanh nghiệp góp vốn liên doanh với đơn vị khác bằng vật liệu thì phải căn cứ vào giá trị vốn góp do hợp đồng liên doanh xác định để phản ánh vào TK 128 - đầu tư ngắn hạn khác (nếu là góp vốn liên doanh ngắn hạn) hoặc TK 222 - góp vốn liên doanh. Đồng thời phải xác định số chênh lệch giữa đơn vị vốn góp với thực tế xuất kho (giá trị ghi sổ kế toán của doanh nghiệp) để phản ánh vào TK 412 - Chênh lệch đánh giá lại tài sản. Cụ thể cách hạch toán như sau: + Nếu giá trị vốn góp lớn hơn giá thực tế xuất kho, kế toán ghi: Nợ TK 128 Đầu tư ngắn hạn (giá trị vốn góp) Nợ TK 222 Góp vốn liên doanh Có TK 412 Chênh lệch đánh giá lại tài sản (Theo số chênh lệch tăng) Có TK 152 Nguyên vật liệu (theo giá thực tế) + Nếu giá trị vốn góp nhỏ hơn giá trực tế: Nợ TK 128 Đầu tư ngắn hạn (giá trị vốn góp) Nợ TK 222 Góp vốn liên doanh Có TK 412 Chênh lệch đánh giá lại tài sản (theo số chênh lệch giảm) Có TK 152 Nguyên vật liệu (theo giá thực) (4). Xuất kho vật liệu để bán, cho vay căn cứ vào giá thực tế xuất kho ghi: Nợ TK 632 Giá vốn hàng bán Nợ TK 138 (1388) Phải thu của khác Có TK 152 Nguyên vật liệu
  21. (5). Vật liệu mất mát, thiếu hụt trong kho hoặc tại nơi quản lý, bảo quản. Trong trường hợp này phải xác định nguyên nhana và trách nhiệm vật tư đơn vị và người chịu trách nhiệm bảo quản, sử dụng rồi quỳ theo nguyên nhân cụ thể và quá trình xử lý kế toán ghi sổ từng trường hợp như sau: - Nếu đã rõ nguyên nhân: + Do ghi chép nhầm lẫn, cân đo đong đếm sai cần phải chữa, điều chỉnh lại sổ kế toán theo đúng phương pháp quy định. + Nếu thiếu hụt trong định mức thì tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Nợ TK 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK152 Nguyên liệu vật liệu + Nếu thiếu hụt ngoài định mức, do người chịu trách nhiệm vật chất gây nên. Nợ TK 111 Tiền mặt Nợ TK 138(1388) Phải thu khác Nợ TK 334 Phải trả công nhân viên Nợ TK 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 152 Nguyên liệu vật liệu - Nếu chưa rõ nguyên nhân thiếu hụt, mất mát kế toán ghi: Nợ TK 138 (1388) Phải thu khác (tài sản thiếu chờ xử lý) Có TK 152 Nguyên liệu vật liệu Khi có quyết định xử lý, tuỳ từng trường hợp kế toán ghi: Nợ TK 138 (1388) Phải thu khác Nợ TK 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 138 (1388) Phải thu khác (tài sản thiếu chờ xử lý) (6). Giảm giá trị do đánh giá lại: Căn cứ vào số chênh lệch do đánh giá lại kế toán ghi: Nợ TK 412 Chênh lệch đánh giá lại tài sản Có TK 152 Nguyên liệu vật liệu 2.2. Phương pháp kế toán tổng hợp xuất dụng công cụ, dụng cụ: Công cụ, dụng cụ xuất dùng chủ yếu phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh và một số nhu cầu khác. Căn cứ vào các chứng từ xuất kho công cụ, dụng cụ kế toán tập hợp phân loại theo các đối tượng sử dụng, rồi tính ra giá thực tế xuất dùng phương án vào các tài khoản liên quan. Tuy nhiên, do đặc điểm , tình chất cũng như giá trị và thời gian sử dụng của công cụ, dụng cụ và tính hiệu quả của công tác kế toán mà việc tính toán phân bổ giá thực tế công cụ, dụng cụ xuất dùng vào các đối tượng sử dụng có thể được thực hiện một lần hoặc nhiều lần. (1). Phương pháp phân bổ 1 lần (phân bổ ngay 100% giá trị).
  22. Nội dung khi xuất dùng công cụ, dụng cụ kế toán căn cứ vào các phiếu xuất kho công cụ, dụng cụ để tính ra giá thực tế công cụ, dụng cụ xuất dùng rồi tính (phân bổ) ngay 1 lần (toàn bộ giá trị) vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Căn cứ vào giá trị thực tế xuất dùng, kế toán ghi: Nợ TK 627 (6273) Chi phí sản xuất chung (Chi phí dụng cụ sản xuất) Nợ TK 641 (6413) Chi phí bán hàng (Chi phí dụng cụ đồ dùng) Nợ TK 642 (6423) Chi phí quản lý doanh nghiệp (Chi phí đồ dùng văn phòng) Có TK 153 công cụ dụng cụ (TK 1531, TK 1532, TK 1533) Phương pháp phân bổ 1 lần được áp dụng thích hợp đối với những công cụ, dụng cụ có giá trị nhỏ, thời gian sử dụng qúa ngắn. (2). Phương pháp phân bổ nhiều lần: Nội dung giá thực tế xuất dùng công cụ, dụng cụ kế toán tiến hành tính toán, phân bổ dần giá trị thực tế công cụ, dụng cụ xuất dùng vào chi phí sản xuất kinh doanh từng thời kỳ hạch toán phải chịu. Số phân bổ cho từng thời kỳ được tính như sau: Giá trị CCDC xuất dùng phân bổ cho từng kỳ = Error! Trường hợp doanh nghiệp chỉ phân bổ 2 lần thì khi xuất dùng tiến hành phân bổ ngay 50% giá trị thực tế công cụ, dụng cụ xuất dùng vào chi phí sản xuất kinh doanh kỳ đó và khi báo hỏng sẽ tiến hành phân bổ nốt giá trị còn lại của công cụ, dụng cụ hư hỏng vào chi phí sản xuất kinh doanh của đơn vị, bộ phận báo hỏng. Cụ thể phương pháp kế toán trong trường hợp phân bổ nhiều lần như sau: Khi xuất dùng, căn cứ vào giá trị thực tế ghi: Nợ TK 142 (1421) Chi phí trả trước Có TK 153 (1531, 1532, 1533) Công cụ, dụng cụ Căn cứ vào số phân bổ dần vào chi phí sản xuât kinh doanh từng kỳ, kế toán ghi: Nợ TK 627 (6273) Chi phí sản xuất chung (chi phí dụng cụ sản xuất) Nợ TK 641 (6413) Chi phí bán hàng (chi phí dụng cụ đồ dùng) Nợ TK 642 (6423) Chi phí quản lý doanh nghiệp (Chi phí đồ dùng văn phòng) Có TK 142 (1421) Chi phí trả trước Khi báo hỏng công cụ, dụng cụ nếu có phế liệu thu hồi hoặc số bồi thường vật chất thì giá trị phế liệu thu hồi và khoản bồi thường vật chất được tính trừ vào số phân bổ của kỳ cuối. Riêng đối với số đồ dùng cho thuê, kế toán còn phải phản ánh số thu về cho thuê và việc nhận lại các đồ dùng cho thuê như sau: Phản ánh số thu về cho thuê đồ dùng:
  23. Nợ TK 111 Tiền mặt Nợ TK 112 Tiền gửi ngân hàng Có TK 511 (5113) Doanh thu bán hàng (Doanh thu cung cấp dịch vụ) Có TK 721 Thu nhập bình thường (Nếu hợp đồng cho thuê không phải là HĐ chính) Khi nhận lại đồ dùng cho thuê kế toán phản ánh giá trị còn lại chưa tính vào chi phí Nợ TK 153 (1533) Công cụ dụng cụ (đồ dùng cho thuê) Có TK 142 (1421) Chi phí trả trước. Phương pháp phân bổ nhiều lần áp dụng thích hợp với những công cụ dụng cụ có giá trị lớn sử dụng cho nhiều kỳ sản xuất kinh doanh Công cụ, dụng cụ cũng được kế toán ghi tương tự như đối với vật liệu. Có thể khái quát phương pháp kế toán tổng hợp vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp kiểm kê thường xuyên theo sơ đồ tài khoản kế toán sau:
  24. Sơ đồ kế toán tổng hợp vật liệu, côngcụ dụng cụ theo phương pháp kiểm kê thường xuyên. TK 152 "NVL" TK 151 TK 153 "CC,DC" TK 621 SDĐK: xxx Nhập kho hàng đang đi đường Xuất dùng trực tiếp cho sản kỳ trước xuất chế tạo sản phẩm TK 111, 112, 141, 311 TK 627, 641, 642, 241 Nhập kho VL, CC, DC do mua Xuất dùng cho quản lý, phục ngoài sản xuất bán hàng, QLDN, XDCB TK 333 kỳ trước TK 142 (1421) Thuế nhập khẩu Xuất CC, DC Phân bổ đầu ngoài TK 411 loại phân bổ vào CPSXKD kỳ trước nhiều lần trong kỳ TK 632 (157) Nhận góp vốn liên doanh, cổ Xuất bán, gửi bán phần, cấp phát TK 154 TK 154 Nhập kho do tự chế hoặc thuê Xuất tự chế hoặc thuê ngoài ngoài gia công, chế biến gia công, chế biến TK 128, 222 TK 128, 222 Xuất góp vốn liên doanh Nhận góp vốn liên doanh TK 38,(1381) TK 338 (3381) Phần hiện thiếu khi kiểm kê chờ Phần hiện thừa khi kiểm kê chờ xử lý xử lý TK 412 TK 412 Chênh lệch giảm do đánh giá lại Chênh lệch tăng do đánh giá lại SDCK : xxx
  25. 2. Kế toán tổng hợp vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp kiểm kê định kỳ: Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp không theo dõi, phản ánh thường xuyên, liên tục tình hình nhập, xuất vật liệu công cụ dụng cụ, thành phẩm, hàng hoá trên các tài khoản hàng tồn kho tương ứng. Giá trị của vật tư, hàng hoá mua vào và nhập kho trong kỳ được theo dõi, phản ánh một tài khoản riêng - TK 611 "Mua hàng". Còn các tài khoản hàng tồn kho chỉ dùng để phản ánh giá trị hàng tồn kho lúc đầu và cuối kỳ. Hơn nữa giá trị hàng tồn kho lại không căn cứ vào số liệu trên các tài khoản, sổ kế toán để tính mà lại căn cứ vào kết quả kiểm kê. Tiếp đó là giá trị hàng xuất kho cũng không căn cứ trực tiếp vào các chứng từ xuất kho để tổng hợp, phân loại theo các đối tượng sử dụng rồi ghi sổ mà lại căn cứ vào kết quả kiểm kê và giá trị vật tư, hàng hoá mua vào (nhập kho) trong kỳ, tính theo công thức sau: Trị giá xuất kho = Trị giá tồn đầu kỳ + Trị giá nhập trong kỳ - Trị giá tồn cuối kỳ. Có thể khái quát phương pháp kế toán các nghiệp vụ chủ yếu về vật liệu, công cu, dụng cụ theo phương pháp kiểm kê định kỳ. Sơ đồ kế toán tổng hợp vật liệu, công cụ dụng theo phương pháp kiểm kê định kỳ. TK 151, 152, 153 TK 611"Mua hàng" TK 151, 152, 153 SDĐK: xxx Kết chuyển vật liệu, công cụ Kết chuyển vật liệu, công cụ dụng cụ tồn lúc đầu kỳ dụng cụ tồn lúc cuối kỳ TK 111, 112, 141 TK 111, 112, 138 Mua trả tiền ngay Chiết khấu hàng mua được hưởng giảm giá, hàng mua trả TK 331 (311) lại Thanh toán Mua chưa trả TK 621 tiền tiền, tiền vay Cuối kỳ kết chuyển số xuất TK 333 (333) dùng cho sản xuất kinh doanh Thuế nhập khẩu TK 631(2) Xuất bán TK 411 Nhận vốn góp cổ phần TK 111, 138, 334 Thiếu hụt mất mát TK 412 Chênh lệch đánh giá tăng TK 412 Chênh lệch đánh giá giảm SDCK: xxx
  26. Phần thứ II Tình hình thưc tế tổ chức công tác kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ ở Công ty cổ phần xây dựng Phương Nam. I. Đặc điểm tình hình chung ở Công ty cổ phần xây dựng Phương Nam. Công ty cổ phần xây dựng Phương Nam là một công ty tư nhân và có tư cách pháp nhân. Hiện nay trụ sở làm việc của Công ty tại phố Nguyễn Tam Trinh - Hà Nội. Có tài khoản tại ngân hàng. 1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty cổ phần xây dựng Phương Nam. Công ty cổ phần xây dựng Phương Nam là một công ty xây dựng. Nhiệm vụ của công ty là chuyên gia sửa chữa và cải tạo các công trình ở Việt Nam. Theo quyết định số 22/BXD-QL XD ngày 24/4/1993 Bộ Xây dựng đã cấp giấy phép hành nghề kinh doanh cho công ty cổ phần xây dựng Phương Nam. Số đăng ký kinh doanh: Nội dung giấy phép bao gồm: - Làm các công việc: nề, mộc, bê tông, lắp đặt trang thiết bị điện, nước công trình công nghiệp trang trí nội thất, xây dựng công trình dân dụng, sản xuất cấu kiện và vật liệu phục vụ công trình xây dựng các công trình có quy mô vừa và nhỏ. - Công ty cổ phần xây dựng Phương Nam đã tiến hành thi công và bàn giao nhiều công trình xây dựng, với chất lượng tốt, bàn giao đúng đắn tiến đọ, giá cả hợp lý. Dưới đây là chỉ tiêu kinh tế 3 năm lại đây và kế hoạch năm 2003 ở công ty cổ phần xây dựng Phương Nam. ST Các chỉ tiêu Thực hiện năm Thực hiện năm Thực hiện năm Kế hoạch năm T 2000 2001 2002 2003 1 Tổng giá trị 22.754.000.000 41.545.000.000 60.000.000.0000 70.500.000.000 Sản xuất kinh doanh 2 Tổng doanh thu 21.808.000.000 40.000.000.000 55.000.000.000 68.000.000.000 3 Tổng hợp ngân sách 722.000.000 962.600.000 1.802.500.000 2.000.000.000 4 Thuế doanh thu 444.000.000 860.000.000 743.000.000 1.300.000.000 5 Thuế lợi tức 254.000.000 79.000.000 104.000.000 150.000.000 6 Lương bình quân một 540.000 600.000 650.000 700.000 người/ tháng
  27. 2. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty cổ phần xây dựng Phương Nam. Công ty cổ phần xây dựng Phương Nam có 9 đơn vị sản xuất trực thuộc. công ty hoạt động với chức năng cụ thể: - Xây dựng các công trình dân dụng - Trang trí nội thất - Sản xuất cấu kiện bê tông, phụ tùng phục vụ xây dựng - Kinh doanh vật tư, vật liệu xây dựng - Xây dựng những công trình hạ tầng. 3. Đặc điểm tổ chức quản lý của Công ty cổ phần xây dựng Phương Nam: - Bộ máy quản lý: Bộ máy quản lý của Công ty cổ phần xây dựng Phương Nam bao gồm: Giám đốc, phó giám đốc, kế toán trưởng, phòng kinh tế, kế hoạch, kỹ thuật, vật tư, tiếp thị, phòng tổ chức lao động - tài chính, phòng tài chính kế toán. Đứng đầu là giám đốc là người chịu trách nhiệm trước pháp luật về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, là người điều hành quản lý vĩ mô toàn công ty. Trực tiếp ký kết các hợp đồng kinh tế giao, nhận thầu và thanh lý bàn giao các công trình hoàn thành cho bên A. Giám đốc công ty còn là người chủ tài khoản của doanh nghiệp. - Phó giám đốc công ty là người giúp việc cho giám đốc và được giám đốc phân công một số việc của giám đốc. Phó giám đốc là người chịu trách nhiệm trước giám đốc về những mặt phân công và đồng thời có thay mặt giám đốc giải quyết việc phân công. - Phòng kinh tế, kế hoạch, kỹ thuật, vật tư, tiếp thị có trách nhiệm tham gia làm hồ sơ dự thầu và lập kế hoạch tiến độ thi công trên cơ sở các hợp đồng đã được ký trước khi thi công, bóc tách bản vẽ, tiên lượng, dự toán tiến độ thi công. - Phòng tổ chức lao động - hành chính: Có chức năng, nhiệm vụ giúp giám đốc công ty tổ chức bộ máy điều hành và quản lý của công ty cũng như các đơn vị trực thuộc, đáp ứng yêu cầu sản xuất về công tác tổ chức cán bộ lao động, đồng thời giúp giám đốc nắm được khả năng trình độ kỹ thuật của cán bộ công nhân viên, đề ra chương trình đào tạo bồi dưỡng cán bộ công nhân viên lành nghề phục vụ kịp thời cho sản xuất kinh doanh. - Phòng tài chính kế toán: Chịu trách nhiệm huy động các nguồn vốn và điều hoà phân phối cho các đội (từng công trình) dựa trên cơ sở tiến độ thi công, thường xuyên kiểm tra, giám sát về mặt về mặt tài chính đối với các đội xây dựng trực thuộc công ty. Hạng mục công trình hoàn thành với bên A. Đảm bảo chi lương cho cán bộ công nhân trong toàn công ty và kiểm tra chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lý, hợp lệ.
  28. Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp - Công ty cổ phần xây dựng Phương Nam Giám đốc Phó giám đốc Kế toán trưởng Phóng kinh tế, Phòng tổ chức Phòng tài chính KH, KT, Vật tư, lao động - hành kế toán tiếp thị chính Xí nghiệp xây Đội Đội Đội Đội Đội Đội Đội Đội lắp số 1 XD 1 XD 2 XD 3 XD 4 XD 5 XD 6 XD 7 XD 8 Đội Đội XD 1 XD 2 4. Tổ chức công tác kế toán của Công ty cổ phần xây dựng Phương Nam: Công ty cổ phần xây dựng Phương Nam tiến hành theo hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung. Theo hình thức tổ chức này thì toàn bộ công việc kế toán được thực hiện tập trung tại phòng kế toán của công ty, các đội và xí nghiệp xây lắp trực thuộc không tổ chức bộ phận kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên kinh tế làm nhiệm vụ hướng dẫn, thực hiện hạch toán ban đầu, thu thập kiểm tra chứng từ về phòng tài chính kế toán của công ty. Bộ máy kế toán của công ty bao gồm 5 người và các nhân viên kinh tế ở các đội và xí nghiệp được phân công công tác như sau: + Kế toán trưởng: Giúp giám đốc công tác tổ chức chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác kế toán, tài chính thông tin kinh tế trong toàn đơn vị theo cơ chế quản lý mới và theo đúng pháp lệnh kế toán thống kê, điều lệ tổ chức kế toán nhà nước và điều lệ kế toán trưởng hiện hành.
  29. - Tổ chức bộ máy kế toán, đào tạo và bồi dưỡng nghiệp vụ và đội ngũ cán bộ tài chính kế toán trong công ty. Phổ biến hướng dẫn thực hiện và cụ thể hoá kịp thơì các chính sách, chế độ, thể lệ tài chính kế toán nhà nước. - Tổ chức việc tạo nguồn vốn và sử dụng các nguồn vốn. - Hướng dẫn công tác hạch toán kế toán, ghi chép sổ sách, chứng từ kế toán. Chỉ đạo về mặt tài chính việc thực hiện các hợp đồng kinh tế. - Tổ chức kiểm tra kế toán - Tổ chức phân tích các hoạt động kinh tế. - Chỉ đạo lập kế hoạch tài chính tín dụng. - Chịu trách nhiệm trước giám đốc công ty và kế toán trưởng về toàn bộ công tác tài chính kế toán. + Kế toán tổng hợp và kế toán TSCĐ. - Theo dõi TSCĐ và tính khấu hao hàng tháng. - Theo dõi thanh lý TSCĐ, Kiểm tra quyết toán sửa chữa lớn TSCĐ, tái đầu tư, lập hồ sơ thủ tục về đầu tư xây dựng cơ bản, quyết toán vốn đầu tư xây dựng cơ bản. - Theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ, điều động nội bộ trong công ty. - Theo dõi công tác thu vốn các công trình do công ty thi công. - Lập báo cáo định kỳ và thường xuyên về vốn chủ sở hữu của công ty và tổng hợp toàn công ty. + Kế toán thanh toán và kế toán tiền gửi ngân hàng. - Theo dõi tiền vay và tiền gửi ngân hàng - Theo dõi thanh toán với ngân sách - thanh toán nội bộ, thanh toán với cung cấp, các khoản phải thu của khách hàng. - Theo dõi công tác thu vốn các công trình, quyết toán chi phí với các xí nghiệp, đội xây dựng trực thuộc công ty hàng tháng lập cáo báo cáo theo dõi tình hình thu vốn toàn công ty. Lập báo cáo trình đơn vị các công trình trọng điểm khi phát sinh.
  30. - Lập séc, uỷ nhiệm chi, lập kế hoạch tín dụng vốn lưu động, kế hoạch lao động tiền lương các tờ khai về thuế và thanh toán với ngân sách, biên bản đối chiếu với cụ thể. - Tính toán các khoản phải thu của các đội xây dựng và xí nghiệp xây lắp trực thuộc. - Tham gia các báo cáo kế toán và quyết toán tài chính - Lập phiếu thu chi. + Kế toán vật tư và kế toán tiền lương. - Theo dõi tình hình N - X - T kho vật liệu của công ty - Theo dõi thanh toán tạm ứng - Theo dõi thanh toán lương, BHXH toàn công ty - Lập phiếu nhập, xuất vật tư - Tập hợp, theo dõi chi phí khối cơ quan công ty, tham gia lập báo cáo kế toán và quyết toán tài chính của công ty. + Thủ quỹ kiêm thống kê: - Báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh từng tháng - Bảo quản theo dõi sổ số dư đầu kỳ, số dư cuối kỳ của quỹ. - Ghi chép thường xuyên việc thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. - Thanh toán các khoản bằng ngân phiếu hoặc tiền mặt. + Kế toán ở xí nghiệp xây lắp số 1 và ở các đội xây dựng trực thuộc công ty là các nhân viên kế toán dưới sự hướng dẫn kiểm tra của phòng kế toán xí nghiệp có nhiệm vụ lập chứng từ kế toán phát sinh tại các đội, xí nghiệp xây lắp, tính lương công nhân sản xuất trực tiếp, gián tiếp định kỳ, hay hàng tháng lập báo cáo gửi về công ty, theo mẫu biểu quy định và yêu cầu của phòng tài chính kế toán của công ty. Kiểm tra đối chiếu số liệu với phòng tài chính kế toán và tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh cuả từng đội và xí nghiệp xâp lắp số 1 giao cho phòng tài chính kế toán vào cuối tháng. - ở phòng kế toán sau khi nhận được các chứng từ ban đầu, theo sự phân công thực hiện các công việc kế toán từ kiểm tra phân loạiu, xử lý chứng từ, lập các chứng từ, nhật ký cho tới việc ghi sổ tổng hợp, hệ thống hoá số liệu và cung cấp thông tin
  31. kế toán phục vụ yêu cầu quản lý. Đồng thời dựa trên các báo cáo kế toán đã lập tiến hành phân tích các hoạt động kinh tế để giúp lãnh đạo công ty trong việc quản lý, điều hành hoạt động của các công trình. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán ở doanh nghiệp Công ty cổ phần xây dựng Phương Nam Kế toán trưởng Thủ quỹ và thống Kế toán tổng hợp Kế toán T. toán Kế toán VT và kế kê và kế toán TSCĐ và kế toán TGNH toán tiền lương Nhân viên kinh tế ở các đội xây dựng và xí nghiệp xây lắp trực thuộc công ty Hình thức kế toán là hệ thống sổ kế toán sử dụng để ghi chép, hệ thống hoá và tổng hợp số liệu từ các chứng từ kế toán theo một trình tự và phương pháp ghi chép nhất định. Hình thức tổ chức hệ thống kế toán bao gồm: số lượng các loại sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp kết cấu sổ, mối quan hệ, kiểm tra, đối chiếu giữa các sổ kế toán, trình tự và phương pháp ghi chép cũng như việc tổng hợp số liệu đó lập báo cáo kế toán. Để phù hợp với hệ thống kế toán của các nước đang phát triển, thuận lợi cho việc sử dụng máy vi tính trong công tác kế toán công ty đã áp dụng hệ thống tài khoản kế toán mới ra ngày 1/10/1994 trên máy vi tính theo hình thức kế ttoán nhật ký chung và sử dụng gần hết 71 tài khoản do Bộ Tài chính ban hành. Niên độ kế toán được công ty áp dụng từ 31/12 năm nay đến 1/1 năm sau và kỳ kế toán Công ty cổ phần xây dựng Phương Nam làm theo một năm 4 quý.
  32. Sơ đồ ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán NKC Chứng từ gốc (2) (1) (3) Sổ NK đặc biệt Sổ NK chung Sổ, thẻ KTchi tiết (1) (4) Sổ cái Bảng tổng hợp số liệu chi tiết (6) (5) Bảng cân đối số phát sinh (7) Báo cáo kế toán Trình tự ghi sổ: (1). Hàng tháng căn cứ chứng từ gốc hợp lệ lập điều khoản kế toán rồi ghi vào sổ nhật ký chung theo thứ tự thời gian rồi từ sổ nhật ký chung ghi vào sổ cái. (2) tổng hợp cần mở thêm các sổ nhật ký đặc biệt thì cũng căn cứ vào chứng từ gốc để ghi vào sổ nhật ký đặc biệt rồi cuối tháng từ sổ nhật ký đặc biệt ghi vào sổ cái. (3) Các chứng từ cần hạch toán chi tiết đồng thời được ghi vào sổ kế toán chi tiết. (4) Lập bảng tổng hợp số liệu chi tiết từ các sổ kế toán chi tiết. (5) Căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh các tài khoản (6) Kiểm tra đối chiếu số liệu số cái và bảng tổng hợp số liệu chi tiết. (7) Tổng hợp số liệu lập bảng báo cáo kế toán.
  33. II. Tình hình thực tế tổ chức kế toán vật liệu - công cụ, dụng cụ ở Công ty cổ phần xây dựng Phương Nam. 1. Phân loại vật liệu công cụ dụng cụ ở Công ty cổ phần xây dựng Phương Nam * Đối với vật liệu của công ty được phân loại như sau: + NVL không phân loại thành NVL chính, vật liệu phụ mà được coi chúng là vật liệu chính: "Là đối tượng lao động chủ yếu của công ty, là cơ sở vật chất hình thành nên sản phẩm xây dựng cơ bản. Nó bao gồm hầu hết các loại vật liệu mfa công ty sử dụng như: xi măng, sắt, thép, gạch, ngói, vôi ve, đá, gỗ Trong mỗi loại được chia thành nhiều nhóm khác nhau, ví dụ: xi măng trắng, xi măng P400, xi măng P500, thép  6A1, thép 10A1, thép  20A2 thép tấm, gạch chỉ, gạch rỗng, gạch xi măng. + Nhiên liệu: Là loại vật liệu khi sử dụng có tác dụng cung cấp nhiệt lượng cho các loại máy móc, xe cô như xăng, dầu. + Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết phụ tùng của các loại máy móc thiết bị mà công ty sử dụng bao gồm phụ tùng thay thế các loại máy móc, máy cẩu, máy trộn bê tông và phụ tùng thay thế của xe ô tô như: các mũi khoan, săm lốp ô tô. + Phế liệu thu hồi: bao gồm các đoạn thừa của thép, tre, gỗ không dùng được nữa, vỏ bao xi măng Nhưng hiện nay công ty không thực hiện được việc thu hồi phế liệu nên không có phế liệu thu hồi. Công ty bảo quản vật liệu, công cụ dụng cụ trong hai kho theo mỗi công trình là một kho nhằm giữ cho vật liệu không bị hao hụt thuận lợi cho việc tiến hành thi công xây dựng. Vì vậy, các kho bảo quản phải khô ráo, tránh ô xy hoá vật liệu - công cụ dụng cụ, các kho có thể chứa các chủng loại vật tư giống hoặc khác nhau. Riêng các loại cát, sỏi, đá vôi được đưa thẳng tới công trình. Công ty xác định mức dự trữ cho sản xuất, định mức hao hụt, hợp lý trong quá trình vận chuyển bảo quản dựa trên kế hoạch sản xuất do phòng kinh tế kế hoạch vật tư đưa ra. Để phục vụ cho yêu cầu của công tác hạch toán và quản lý NVL, công cụ dụng cụ công ty đã phân loại NVL một cách khoa học nhưng công ty chưa lập sổ danh điểm và mỗi loại VL công ty sử dụng bởi chữ cái đầu là tên của vật liệu. Yêu cầu đối với thủ kho ngoài những kiến thức ghi chép ban đầu, còn phải có những hiểu biết nhất định các loại nguyên vật liệu của ngành xây dựng cơ bản để kết hợp với kế toán vật liệu ghi chép chính xác việc nhập, xuất bảo quản NVL trong kho. * Đối với công cụ - dụng cụ như sau: - Công cụ dụng cụ: dàn giáo, mác, cuốc, xẻng - Bao bì luân chuyển: vỏ bao xi măng - Đồ dùng cho thuê: các loại máy móc phục vụ thi công
  34. 2. Tổ chức công tác kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ ở Công ty cổ phần xây dựng Phương Nam. Hiện nay công ty áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung, tuy nhiên cũng có một số vận dụng mẫu sổ phù hợp với thực tế vàphát huy tốt các chức năng của kế toán. Cụ thể khi vật liệu, công cụ dụng cụ mua về đến kho của công ty trình tự hạch toán được tiến hành như sau: 2.1. Thủ tục nhập kho: 2.1.1. Trường hợp nhập vật liệu, công cụ dụng cụ từ nguồn mua ngoài: Theo chế độ kế toán quy định, tất cả các loại vật liệu công cụ dụng cụ về đến công ty đều phải tiến hành kiểm nhận và làm thủ tục nhập kho. Khi vật liệu, công cụ dụng cụ được chuyển đến công ty, người đi nhận hàng (nhân viên tiếp liệu) phải mang hoá đơn của bên bán vật liệu, công cụ dụng cụ lên phòng kinh tế kế hoạch, kỹ thuật, tiếp thị, trong hoá đơn đã ghi rõ các chỉ tiêu: chủng loại, quy cách vật liệu, khối lượng vật liệu, đơn giá vật liệu, thành tiền, hình thức thanh toán Căn cứ vào hoá đơn của đơn vị bán, phòng kinh tế kế hoạch, kỹ thuật, tiếp thị xem xét tính hợp lý của hoá đơn, nếu nội dung ghi trong hoá đơn phù hợp với hợp đồng đã ký, đúng chủng loại, đủ số lượng, chất lượng đảm bảo thì đồng ý nhập kho số vật liệu đó đồng thời nhập thành 2 liên phiếu nhập kho Người lập phiếu nhập kho phải đánh số hiệu phiếu nhập và vào thẻ kho rồi giao cả 2 liên cho người nhận hàng. Người nhận hàng mang hoá đơn kiêm phiếu xuất kho và 2 liên phiếu nhập kho tới để nhận hàng. Thủ kho tiến hành kiểm nhận số lượng và chất lượng ghi vào cột thu nhập rồi ký nhận cả 2 liên phiếu nhập kho, sau đó vào thể kho. Cuối ngày thủ kho phải chuyển cho kế toán vật liệu một phiếu liên nhập còn một liên phiếu phải nhập (kèm theo hoá đơn kiêm phiếu xuất kho) chuyển cho kế toán công nợ để theo dõi thanh toán. Đồng thời kế toán vật liệu phải đối chiếu theo dõi kế toán công nợ để phát hiện những trường hợp thủ kho còn thiếu phiếu nhập kho chưa vào thẻ kho hoặc nhân viên tiếp liệu chưa mang chứng từ hoá đơn đến thanh toán nợ. Kế toán theo dõi công nợ phải thường xuyên theo dõi thông báo số nợ của từng người và có biện pháp thanh toán dứt điểm tránh tình trạng nợ lần dây dưa. Thủ tục nhập kho được biểu diễn theo sơ đồ sau:
  35. Sơ đồ 04 Hoá đơn Vật liệu, Ban kiểm Phòng kỹ Phiếu Hoá đơn công cụ, nghiệm thuật vật tư, Nhập kho dụng cụ Biên bản tiếp thị nhập kho kiểm nghiệm Phòng kế toán Hàng thánh nhân viên giữ kho mang chứng từ của mình lên phòng kế toán công ty để đối chiếu số liệu giữa phiếu nhập kho và thẻ kho, đồng thời kế toán rút sổ số dư cuối tháng và ký xác nhận vào thẻ kho. Bắt đầu từ những chứng từ gốc sau đây, kế toán vật liệu sẽ tiến hành công việc của mình
  36. Hoá đơn (GTGT) Mẫu số 01/GTGT - 3LL Liên 2: giao cho khách hàng FD/02 - B Ngày 8/10/2002 N0: 00538 Đơn vị bán hàng: Vật liệu số 27B Địa chỉ: Nguyễn Tam Trinh - Hà Nội Số TK : _ _ _ _ _ _ _ _ Điện thoại: 8588553 MS: 0 2 0 0 1 15 13 56 0 Họ và tên người mua hàng: Nguyễn Văn Hùng Đơn vị: Công ty cổ phần xây dựng Phương Nam Địa chỉ: Nguyễn Tam Trinh - Hà Nội Số TK: _ _ _ _ _ _ _ _ _ Hình thức thanh toán: chịu Mã số 0 2 0 0 5 3 2 9 7 6 STT Hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Coppha tôn m2 350 220.000 77.000.000 Cộng 77.000.000 Thuế VAT: 5% tiền thuế VAT 3.850.000 Tổng cộng tiền thanh toán 80.850.000 Số tiền viết bằng chữ: Tám mươi triệu tám trăm năm mươi ngàn đồng chẵn Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
  37. Đơn vị bán có thể sử dụng hoá đơn kiêm phiếu xuất kho để thay cho hoá đơn bán hàng. Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho là căn cứ để đơn vị bán hạch toán doanh thu và người mua hàng làm chứng từ để ghi sổ kế toán. Căn cứ vào hoá đơn và số hàng thực tế đã về, phòng kỹ thuật vật tư viết phiếu nhập kho ngày 8/10/2002 - Số 358. Thủ kho xác định số lượng và đơn giá tiến hành nhập kho. Mẫu số 03 Đơn vị: Cửa hàng27B Phiếu nhập kho Nguyễn Tam Trinh - Hà Nội (Liên 2: Giao cho khách hàng) Ngày 8/10/2002 Tên người mua: Nguyễn Văn Hùng Theo hoá đơn số 358 ngày 8/10/02 của cửa hàng vật liệu xây dựng số 23 Nguyễn Tam Trinh - Hà Nội. STT Tên quy cách sản phẩm, Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền hàng hoá tính Yêu cầu Thực nhập 1 Cốp pha tôn m2 350 350 220.000 77.000.000 Cộng 77.000.000 Cộng thành tiền (viết bằng chữ): Bảy mươi bảy triệu đồng chẵn. Người mua hàng Người viết hoá đơn Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
  38. Hoá đơn (GTGT) Mẫu số 01/GTGT - 3LL Liên 2: giao cho khách hàng EC/02 - F Ngày 9/10/2002 N0: 00140 Đơn vị bán hàng: Vật liệu số 27B Địa chỉ: Nguyễn Tam Trinh - Hà Nội Số TK : _ _ _ _ _ _ _ _ Điện thoại: 8588553 MS: 0 2 0 1 5 13 16 50 0 Họ và tên người mua hàng: Nguyễn Văn Hùng Đơn vị: Công ty cổ phần xây dựng Phương Nam Địa chỉ: Nguyễn Tam Trinh - Hà Nội Số TK: _ _ _ _ _ _ _ _ _ Hình thức thanh toán: chịu Mã số 0 1 0 0 5 3 2 9 7 6 STT Hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Xi măng Hoàng Thạch kg 30.000 850 25.500.000 Cộng 25.500.000 Thuế VAT: 5% tiền thuế VAT 1.275.000 Tổng cộng tiền thanh toán 26.775.000 Số tiền viết bằng chữ: Hai sáu triệu bảy trăm bảy mươi năm nghìn đồng chẵn Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
  39. Đơn vị: Công ty cổ phần xây dựng Phương Nam Phiếu nhập kho Số 141 Ngày 9/10/02 Tên người nhập: Nguyễn Văn Hùng Nhập vào kho: Công ty STT Tên quy cách sản phẩm, Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền hàng hoá tính Xin nhập Thực nhập 1 Xi măng Hoàng Thạch kg 3000 30.000 850 25.500.000 Cộng 25.500.000 Cộng thành tiền (viết bằng chữ): Hai mươi năm triệu năm trăm ngànđồng chẵn. Người mua hàng Người viết hoá đơn Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Trường hợp theo hoá đơn số 140 ngày 9/10/2002 của cửa hàng vật liệu số 27B Nguyễn Tam Trinh Hà Nội như trên thì chi phí vận chuyển xi măng được tính vào giá hoá đơn. Còn trường hợp ngày /10/9/2002 theo hợp số 142 công ty mua xi măng Hoàng Thạch và do đội xe vận chuyển của công ty thực hiện. Mua tại 36A - Đường Láng.
  40. Hoá đơn (GTGT) Mẫu số 01/GTGT - 3LL Liên 2: giao cho khách hàng EC/02 - T Ngày 10/10/2002 N0: 00142 Đơn vị bán hàng: Công ty thương mại Hà Thành Địa chỉ: 36A - Đường Láng Số TK : _ _ _ _ _ _ _ _ Điện thoại: 7562.346 MS: Họ và tên người mua hàng: Nguyễn Văn Hùng Đơn vị: Công ty cổ phần xây dựng Phương Nam Địa chỉ: Nguyễn Tam Trình - Hà Nội Số TK: _ _ _ _ _ _ _ _ _ Hình thức thanh toán: Tiền mặt Mã số 0 1 0 0 5 3 2 9 7 6 STT Hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Xi măng Hoàng Thạch kg 20.000 x10 16.200.000 2 vận chuyển kg 20.000 30 600.000 Cộng 16.800.000 Thuế VAT: 5% tiền thuế VAT 840.000 Tổng cộng tiền thanh toán 17.640.000 Số tiền viết bằng chữ: Mười bảy triệu sáu trăm bốn mươi nghìn đồng chẵn Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
  41. Mẫu số 03 Đơn vị: Công ty CP XD Phương Nam Phiếu nhập kho Số 143 Nguyễn Tam Trinh - Hà Nội Ngày 10/10/02 Tên người mua: Nguyễn Văn Hùng Nhập vào kho: Công ty STT Tên quy cách sản phẩm, Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền hàng hoá tính Yêu cầu Thực nhập 1 Xi măng Hoàng Thạch kg 20.000 20.000 840 16.800.000 Cộng 16.800.000 Cộng thành tiền (viết bằng chữ): Mười sáu triệu tám trăm ngàn đồng chẵn. Người mua hàng Người viết hoá đơn Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Đối với công cụ dụng cụ: Do công cụ dụng cụ trong mỗi công trình XDXB có số lượng ít hơn so với vật liệu. Vì thế cả khâu vận chuyển và bảo quản công cụ dụng cụ đơn giản hơn vật liệu. Căn cứ vào yêu cầu công cụ dụng cụ nhân viên tiếp liệu thu mua mang hoá đơn về như sau:
  42. Hoá đơn (GTGT) Mẫu số 01/GTGT - 3LL Liên 2: giao cho khách hàng L/02 Ngày 10/10/2002 N0: 00360 Đơn vị bán hàng: Cửa hàng Hoa Đô Địa chỉ: 72 - Đê La Thành Số TK : _ _ _ _ _ _ _ _ Điện thoại: 9.521.786 MS: Họ và tên người mua hàng: Nguyễn Văn Hùng Đơn vị: Công ty cổ phần xây dựng Phương Nam Địa chỉ: Nguyễn Tam Trinh - Hà Nội Số TK: _ _ _ _ _ _ _ _ _ Hình thức thanh toán: Tiền mặt MS 0 1 0 0 5 3 2 9 7 6 STT Hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Tủ tường Chiếc 10 2.500.000 25.000.000 2 Bàn văn phòng Chiếc 7 1.000.000 7.000.000 Cộng 32.000.000 Thuế VAT: 5% tiền thuế VAT 1.600.000 Tổng cộng tiền thanh toán 33.600.000 Số tiền viết bằng chữ: Ba mươi ba triệu sáu trăm nghìn đồng chẵn Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
  43. Phiếu nhập kho Số 160 Ngày 9/10/2002 Tên người nhập: Nguyễn Văn Hùng Theo hoá đơn số 360 ngày 9/10/2002 STT Tên quy cách sản phẩm, Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền hàng hoá tính Xin nhập Thực nhập 1 Tủ tường chiếc 10 10 2.500.000 25.500.000 2 Bàn văn phòng chiếc 7 7 1.000.000 7.000.000 Cộng 32.000.000 Cộng thành tiền (viết bằng chữ): Ba mươi hai triệu ngàn đồng chẵn. Người nhập Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
  44. Hoá đơn (GTGT) Mẫu số 01/GTGT - 3LL Liên 2: giao cho khách hàng I/02 - F Ngày 9/10/2002 N0: 622 Đơn vị bán hàng: Cửa hàng ki ốt số I chợ Mai Động Địa chỉ: Mai Động Số TK : _ _ _ _ _ _ _ _ Điện thoại: 8.625.379 MS: Họ và tên người mua hàng: Nguyễn Văn Hùng Đơn vị: Công ty cổ phần xây dựng Phương Nam Địa chỉ: Nguyễn Tam Trinh - Hà Nội Số TK: _ _ _ _ _ _ _ _ _ Hình thức thanh toán: Tiền mặt MS 0 1 0 0 5 3 2 9 7 6 STT Hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Xẻng Chiếc 20 12000 240.000 2 Bàn văn phòng Chiếc 4 350.000 1.100.000 3 Cuốc Chiếc 20 6.000 120.000 Cộng 1.760.000 Thuế VAT: 5% tiền thuế VAT 88.000 Tổng cộng tiền thanh toán 1.848.000 Số tiền viết bằng chữ: Một triệu tám trăm bốn mươi tám nghìn đồng chẵn Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
  45. Đơn vị: Công ty CP XD Phương Nam Phiếu nhập kho Số 161 Ngày 10/10/2002 Tên người nhập: Nguyễn Văn Hùng Theo hoá đơn số 622 ngày 9/10/02 STT Tên quy cách sản Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền phẩm, hàng hoá tính Yêu cầu Thực nhập 1 Xẻng Chiếc 20 20 12.000 240.000 2 Máy bơm tõm Chiếc 4 4 350.000 1.400.000 3 Cuốc Chiếc 20 20 6.000 120.000 Cộng 1.760.000 Cộng thành tiền (viết bằng chữ): Một triệu bảy trăm sáu mươi ngàn đồng chẵn. Người nhập Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị 2.1.2. Nhập do di chuyển nội bộ. Căn cứ vào yêu cầu di chuyển kho của giám đốc, phòng kinh tế , kế hoạch, kỹ thuật, tiếp thị lập phiếu di chuyển nội bộ gồm 2 liên. Người di chuyển mang 2 liên đến thủ kho xuất hàng, ghi thẻ kho sau đó xuất hàng theo số thực xuất và ký nhận song song giữ lại một liên để giao cho kế toán vật liệu, một liên đưa cho người di chuyển mang đến kho nhập, thủ tục nhập hàng và ký nhận ở phần thực nhập rồi vào thẻ kho. Cuối ngày thủ kho nhập giao lại cho kế toán vật liệu kiểm tra và hạch toán tăng kho nhập, giảm kho xuất. 2.1.3. Nhập kho do thuê ngoài gia công chế biến. Căn cứ vào hợp đồng kinh tế theo số lượng và giá cả phòng kinh tế, kế hoạch, kỹ thuật, tiếp thị lập phiếu nhập kho. Khi lập phiếu nhập kho phải thực hiện cùng kho cùng nhóm, cùng nguồn nhập, phải kiểm nghiệm trước khi nhập và lập biên bản kiểm nghiệm mới được nhập kho. Cuối ngày kế toán vật liệu phải đối chiếu kế toán công nợ và đưa phiếu nhập kho cho kế toán công nợ làm báo cáo kế toán. 2.2. Thủ tục xuất kho. Vật liệu chủ yếu được xuất kho cho các đội xây dựng và xí nghiệp xây lắp trực thuộc công ty thi công các công trình.
  46. - Xuất kho sử dụng cho sản xuất kinh doanh. Căn cứ vào số lượng vật tư yêu cầu tính toán theo định mức sử dụng của cán bộ kỹ thuật, phòng kinh tế, kế hoạch, kỹ thuật vật tư lập phiếu xuất kho gồm 2 liên. Người lĩnh vật tư mang 2 liên phiếu vật tư đến kho để xin lĩnh vật tư. Thu kho căn cứ vào quyết định của đội trưởng và theo tiến độ thi công để xuất vật liệu, công cụ dụng cụ. Thủ kho giữ lại một liên để vào thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán vật tư để hạch toán, một liên gửi cán bộ kỹ thuật phụ trách công trường để kiểm tra số lượng và chất lượng vật liệu, công cụ dụng cụ đưa từ kho đến nơi sử dụng. Phiếu xuất kho số 136. (Liên 2: giao cho khách hàng) Ngày 16/10/2002 Họ tên người nhận hàng: Hoàng Bình Địa chỉ: Xí nghiệp xây lắp số 1 Lý do xuất kho: thi công công trình "Cục PCCC Hà Nội" Xuất kho tại: Công ty Tên quy cách sản Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền STT phẩm, hàng hoá tính Yêu cầu Thực xuất 1 Quần áo bảo hộ LĐ Bộ 40 40 43.000 1.720.000 2 Giầy ba ta Đôi 40 40 14.500 580.000 3 Mũ nhựa Chiếc 40 40 16.000 640.000 4 Máy bơm bõm Chiếc 4 4 350.000 1.400.000 5 Cuốc Chiếc 20 20 6.000 120.000 6 Xẻng Chiếc 20 20 12.000 240.000 Cộng 4.700.000 TVAT 5% Cộng tiền (viết thành chữ) Người nhận Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
  47. Căn cứ vào dự toán vật liệu cho từng công trình, phòng kỹ thuật vật tư lập phiếu xuất kho như sau: Đơn vị: Công ty CP XD Phương Nam Phiếu xuất kho Số 136 Nguyễn Tam Trinh - Hà Nội (Liên 2: giao cho khách hàng) Ngày 13/10/2002 Họ tên người nhận hàng : Nguyễn Việt Trung Địa chỉ : Đội xây dựng số 2 Lý do xuất kho : Thi công công trình "Tạp chí cộng sản Hà Nội" Xuất tại kho : Công ty Số TT Tên quy cách sản phẩm, Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền hàng hoá tính Yêu cầu Thực xuất 1 Xi măng Hoàng Thạch kg 40.000 30.000 850 25.500.000 2 Xi măng Hoàng Thạch kg 10.000 840 8.400.000 Cộng 33.900.000 Tiền thuế VAT 5% 3. Trình tự nhập - xuất kho vật liệu. Công tác kế toán vật liệu ở Công ty cổ phần xây dựng Phương Nam do một thủ kho và một kế toán viên đảm nhận. Phần hành kế toán nhập kho xuât kho vật liệu đều được xử lý trên máy vi tính. Vì vậy các công đoạn lập sổ, ghi sổ kế toán tổng hợp, chi tiết đều do máy thực hiện. Thủ kho và nhân viên kế toán vật liệu chỉ phải làm thủ tục ban đầu và tập hợp liệt kê các chứng từ gốc liên quan đến nhập - xuất vật liệu, tạo cơ sở dữ liệu để đưa vào máy. 3.1. Trình tự nhập kho vật liệu. ở Công ty cổ phần xây dựng Phương Nam, việc mua vật tư thường do phòng kế hoạch đảm nhận, mua theo kế hoạch cung cấp vật tư hoặc theo yêu cầu sản xuất. Khi vật liệu được mua về, người đi mua sẽ mang hoá đơn mua hàng như: hoá đơn bán hàng, hoá đơn (GTGT) của đơn vị bán, hoá đơn cước phí vận chuyển lên phòng kế toán. Trước khi nhập kho, vật tư mua về sẽ được thủ kho và kế toán vật liệu kiểm tra số lượng, chất lượng quy cách đối chiếu với hoá đơn nếu
  48. đúng mới cho nhập kho và kế toán vật liệu sẽ viết phiếu nhập kho. Trường hợp vật liệu mua về có khối lượng lớn, giá trị cao thì công ty sẽ có ban kiểm nghiệm vật tư lập "Biên bản kiểm nghiệm vật tư". Sau khi đã có ý kiến của ban kiểm nghiệm vật tư về số hàng mua về đúng quy cách, mẫu mã, chất lượng theo hoá đơn thì thủ kho mới tiến hành cho nhập kho. 3.2. Trình tự xuất kho. ở Công ty cổ phần xây dựng Phương Nam, vật liệu xuất kho chủ yếu là dùng cho sản xuất sản phẩm. NVL của công ty gồm nhiều chủng loại, việc xuất dùng diễn ra thường xuyên trong ngành cho từng bộ phận sử dụng là các phân xưởng sản xuất. Việc xuất vật liệu được căn cứ vào nhu cầu sản xuất và định mức tiêu hao NVL trên cơ sở các đơn đặt hàng đang được ký kết. Sau khi có lệnh sản xuất của giám đốc, phòng kế hoạch tổ chức thực hiện tiến độ sản xuất, theo dõi sát sao tiến độ sản xuất sản phẩm và tiến độ thực hiện các đơn đặt hàng. Hàng ngày phòng kế hoạch viết phiếu sản xuất cho từng phân xưởng sản xuất. Theo phiếu sản xuất và dựa trên cơ sở tính toán kỹ thuật các phân xưởng sản xuất sẽ có yêu cầu xuất loại vật tư nào, số lượng bao nhiêu. Khi đó phòng kế hoạch sẽ viết phiếu đồng thời cử người xuống các phân xưởng để thông báo về lệnh sản xuất. Phân xưởng sẽ cử người đại diện (quản đốc hoặc phó quản đốc phân xưởng) xuống kho để nhận NVL. Sau khi đối chiếu khối lượng NVL trên phiếu xuất kho tại cột số lượng yêu cầu đối với khối lượng NVL thực tế có trong kho, thủ kho sẽ ghi vào phiếu xuất kho ở cột số lượng thực xuất và ký xác nhận. Sau đó thủ kho tiến hành xuất kho NVL. 4. Kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty cổ phần xây dựng Phương Nam. Để tổ chức thực hiện được toàn bộ công tác kế toán vật liệu công cụ dụng cụ nói chung và kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ nói riêng, thì trước hết phải bằng phương pháp chứng từ kế toán để phản ánh tất cả các nghiệp vụ có liên quan đến nhập xuất vật liệu, công cụ dụng cụ. Chứng từ kế toán là cơ sở pháp lý để ghi sổ kế toán. Tại Công ty cổ phần xây dựng Phương Nam chứng từ kế toán được sử dụng trong phần hạch toán kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ là: - Phiếu nhập kho vật liệu, công cụ dụng cụ. - Phiếu xuất kho vật liệu, công cụ dụng cụ.
  49. - Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho. - Số (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ. - Bảng tổng hợp nhập xuất tồn vật liệu, công cụ dụng cụ. Trình tự luân chuyển chứng từ theo sơ đồ sau: Sơ đồ 05. Thẻ kho Chứng từ nhập Chứng từ xuất Sổ (thẻ) kế toán chi tiết Bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn Giải thích: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra Kế toán chi tiết ở công ty sử dụng phương pháp thẻ song song và có một số điều chỉnh cho phù hợp với chương trình quản lý vật tư trên máy vi tính. Nội dung, tiến hành hạch toán chi tiết vật liệu công cụ dụng cụ được tiến hành như sau: - ở kho; Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép phản ánh hàng ngày tình hình nhập xuất, tồn kho của từng thứ vật liệu, công cụ dụng cụ ở từng kho. Theo chỉ tiêu khối lượng mỗi thứ vật liệu, công cụ dụng cụ được theo dõi trên một thẻ kho để tiện cho việc sử dụng thẻ kho trong việc ghi chép, kiểm tra đối chiếu số liệu. - Phòng kế toán: Lập thẻ và ghi các chỉ tiêu: tên, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính, mã số vật tư sau đó giao cho thủ kho để ghi chép hàng ngày. Khi nhận được các chứng từ nhập, xuất thủ kho kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ đó đối chiếu với số liệu thực nhập, thực xuất rồi tiến hành ký xác nhận và thẻ kho. Mỗi thẻ kho được mở một tờ sổ hoặc một số tờ sổ tuỳ theo khối lượng ghi chép các nghiệp vụ trên thẻ kho.
  50. Cuối tháng thủ kho căn cứ vào hai chứng từ số 83 ngày 23/10/2002 và chứng từ số 137 ngày 23/10/2002 và các chứng từ nhập, xuất khác. Thủ kho tiến hành lập thẻ kho phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn. Sau đây là thẻ kho vật liệu: xi măng Hoàng Thạch. Đơn vị: Công ty cổ phần xây dựng Phương Nam Mẫu số 06: VT Thẻ kho Ngày lập 29/10/2002 Tờ số 1 Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: xi măng Hoàng Thạch Đơn vị tính: kg Số Chứng từ Diễn giải Ngày Số lượng Ký nhận TT nhập của KTT Số liệu Nhập Xuất Tồn xuất 1 140 09/10 Hùng nhập vật tư 9/10 30.000 30.000 2 142 10/10 Hùng nhập vật tư 10/10 20.000 50.000 3 137 13/10 Xuất VT phục vụ thi công 13/10 40.000 10.000 CT Tạp chí CSHN 4 154 16/10 Hùng nhập vật tư 16/10 30.000 40.000 5 241 17/10 Xuất VT phục vụ thi công 17/10 20.000 20.000 CT Cục PCCC Hà Nội 6 242 17/10 Xuất VT phục vụ thi công 17/10 6.000 14.000 CT Cục PCCC Hà Nội 7 152 18/10 Xuất VT phục vụ thi công 18/10 10.000 4.000 CT Cục PCCC Hà Nội Cộng 80.000 76.000 4.000 Đối với CCDC: Trong tháng 10 mở thẻ kho công cụ dụng cụ: xẻng. Căn cứ chứng từ số 84 ngày 23/10/2002 trên phiếu nhập kho số 84. Nhân viên tiếp liệu Hùng nhập: 20 chiếc xẻng. Căn cứ vào chứng từ 137 ngày 20/10/2002 là phiếu xuất kho số 137. Xuất 10 chiếc xẻng phục vụ cho thi công công trình nhà máy xi măng Nghi Sơn- Thanh Hoá. Cuối tháng 10/2002 thủ kho lập thẻ kho tháng 10 cho công cụ dụng cụ xẻng.
  51. Đơn vị: Công ty cổ phần xây dựng Phương Nam Mẫu số 06: VT Thẻ kho Ngày lập 29/10/2002 Tờ số 2 Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: xẻng Đơn vị tính: chiếc Số Chứng từ Diễn giải Ngày Số lượng Ký nhận TT nhập của KTT Số liệu Nhập Xuất Tồn xuất 1 622 09/10 Hùng nhập CCDC 9/10 20 20 2 163 16/10 Xuất CCDC thi công 16/10 20 công trình cục PCCC 3 186 25/10 Hùng nhập CCDC vào 24/10 15 15 kho công ty 4 187 27/10 Xuất CCDC thi công 27/10 15 công trình tạp chí CS Cộng 35 35 ở phòng kế toán: đối với kho công trình định kỳ vào cuối tháng kế toán tiến hành đối chiếu kiểm tra chứng từ gốc với thẻ và ký xác nhận vào thẻ kho. Đồng thời hàng ngày khi nhận được chứng từ kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ để ghi vào "sổ chi tiết vật tư hàng hoá" từng tháng từng loại công vật liệu, công cụ dụng cụ và thẻ chi tiết được lập riêng cho từng kho. 5. Đánh giá vật liệu Đánh giá vật liệu- công cụ dụng cụ là xác định giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định về nguyên tắc kế toán nhập xuất tổng hợp, nhập xuất tồn kho vật liệu - công cụ dụng cụ công ty phản ánh trên giá thực tế. Nguồn vật liệu của ngành xây dựng cơ bản nói chung và của Công ty cổ phần xây dựng Phương Nam nói riêng là rất lớn, công ty chưa đảm nhiệm được việc chế biến và sản xuất ra nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ mà nguồn vật liệu chủ yếu do mua ngoài, một số vật liệu, công cụ được xí nghiệp xây lắp số 1 sản xuất như: bê tông, cửa đi, cửa sổ, và các loại cấu kiện, vật liệu nhằm hoàn thiện việc thi công xây dựng. 5.1. Đối với nguyên liệu, vật liệu: Giá thực tế vật liệu nhập do mua ngoài:
  52. * Trường hợp bên bán vận chuyển vật tư cho công ty thì giá thực tế nhập kho chính là giá mua ghi trên hoá đơn. Ví dụ: trên phiếu nhập kho số 182 ngày 8/10/2002. Nguyễn Văn Hùng nhập vào kho vật liệu của công ty theo hoá đơn số 358 ngày 8/10/02 của cửa hàng coppha số 2- Nguyễn Tam Trinh- Hà Nội . Giá thực tế nhập côppha là 77.000.000 (giá ghi trên hoá đơn). * Trường hợp vật tư do đội xe vận chuyển của công ty thực hiện thì giá thực tế nhập kho chính là giá mua trên hoá đơn cộng với chi phí vận chuyển. Ví dụ: Trên phiếu nhập kho số 143 ngày 10/10/2002, đồng chí Hùng nhập vào kho công ty 20.000 kg xi măng Hoàng Thạch theo hoá đơn số 142 ngày 10/10/02 của cửa hàng 36A Đường Láng. Giá thực tế nhập kho của xi măng Hoàng Thạch là 16.800.000. Trong đó ghi trên hoá đơn là 16.200.000 và chi phí vận chuyển là 600.000đ. + Giá thực tế vật liệu xuất dùng cho thi công: Giá thực tế vật liệu xuất dùng cho thi công được tính theo phương pháp nhập trước xuất trước. Ví dụ: Theo đơn giá xuất vật tư xi măng Hoàng Thạch ở chứng từ xuất kho số 140 ngày 24/10/02. Xuất cho Nguyễn Việt Trung thi công xây dựng công trình tạp chí cộng sản Hà Nội, yêu cầu số lượng xuất là 40.000kg. Theo chứng từ 140 ngày 9/10/02 xi măng Hoàng Thạch được nhập theo giá 840đ/kg. Vậy thực tế xuất kho xi măng Hoàng Thạch được tính như sau: 30.000kg x 850đ= 25.500.000 10.000kg x 840đ= 8.400.000 33.900.000 (xem nhật ký chung trang 73) - Đối với việc nhập xuất vật liệu, công cụ ở các đơn vị trực thuộc thì giá thực tế của vật liệu nhập, xuất kho được tính theo giá thựctế. 5.2. Đối với công cụ, dụng cụ: Việc đánh giá công cụ, dụng cụ tương tự đối với vật liệu được tiến hành bình thường. Công cụ dụng cụ xuất dụng chủ yếu phục vụ cho nhu cầu thi công và một số nhu cầu khác. Căn cứ vào chứng từ xuất kho công cụ, dụng cụ. Kế toán tập hợp phân loại theo các đối tượng sử dụng rồi tính ra giá thực tế xuất dùng. Do công cụ, dụng cụ có tính chất cũng như giá trị, thời gian sử dụng và hiệu quả của công tác mà việc
  53. tính toán phân bổ giá trị thực công cụ, dụng cụ xuất dùng vào các đối tượng sử dụng có thể một hoặc nhiều lần. Có những loại công cụ, dụng cụ phân bổ hai lần nên khi xuất dùng tiến hành phân bổ ngay 50% giá trị thực tế công cụ, dụng cụ xuất dùng vào chi phí sản xuất kinh doanh kỳ đó và khi báo hỏng sẽ tiến hành phân bổ nốt giá trị còn lại của công cụ dụng cụ. Công cụ dụng cụ được tính như sau: - Quần áo bảo hộ lao động : 40 bộ x 43.000đ = 1.720.000đ - Giầy ba ta : 40 đôi x 14.500đ = 580.000đ - Mũ nhựa : 40 cái x 16.000đ = 640.000đ Tổng hợp công cụ dụng cụ do đội xe vận chuyển của công ty thực hiện thì giá thực tế nhập kho chính là giá mua ghi trên hoá đơn + chi phí vận chuyển. Trên phiếu nhập kho số 160 ngày 9/10/02 (trang 49) người giao hàng Nguyễn Văn Hùng nhập cho công ty (theo hợp đồng) 10 tủ tường với giá ghi trên hoá đơn số 360 là: 2.500.000đ. Vậy giá thực tế của công cụ dụng cụ được tính như sau: 10 x 2.500.000 = 25.000.000đ + Giá thực tế công cụ dụng cụ xuất dùng cho thi công Ví dụ: Đơn giá xuất của công cụ dụng cụ xẻng (xúc đất, trộn vữa) theo chứng từ phiếu xuất kho số 136 ngày 16/10/2002 là 240.000đ/chiếc. Vậy giá thực tế xuất dùng công cụ dụng cụ được tính: 20 x 12.000 = 240.000đ - Đối với việc nhập kho công cụ các đội xây dựng và xí nghiệp xây lắp số 1 trực thuộc công ty thì giá thực tế công cụ dụng cụ xuất kho được tính theo giá thực tế đích danh. 6. Tài khoản sử dụng cho công tác kế toán VL tại công ty CP XD Phương Nam Để phù hợp với quá trình hạch toán ở công ty, công tác kế toán vật liệu sử dụng những tài khoản tổng hợp sau: TK152, TK133, TK 331, TK111, TK112, TK621. Ngoài ra công ty còn mở thêm các TK cấp 2 để phản ánh chi tiết cho từng đối tượng cụ thể như TK1521 "NVL chính", TK 1522 "NVL phụ", TK 3331 7. Kế toán tổng hợp nhập- xuất vật liệu công cụ dụng cụ:
  54. Thước đo tiền tệ là thước đo chủ yếu kế toán sử dụng và nói tới hạch toán là nói tới số liệu có, tình hình biến động toàn bộ tài sản của công ty theo chỉ tiêu giá trị. Kế toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ chưa đảm bảo đáp ứng được yêu cầu này mà chỉ bằng kế toán tổng hợp có thể ghi chép, phản ánh các đối tượng kế toán theo chỉ tiêu giá trị trên các tài khoản sổ kế toán tổng hợp mới đáp ứng được yêu cầu đó. Vậy kế toán tổng hợp là việc sử dụng các tài khoản kế toán để phản ánh, kiểm tra và giám sát các đối tượng kế toán có nội dung kinh tế ở các dạng tổng quát. Do đặc điểm vật liệu- công cụ dụng cụ ở Công ty cổ phần xây dựng Phương Nam rất đa dạng và phong phú, công ty đã áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán nhập xuất vật liệu- công cụ dụng cụ. Công ty sử dụng tài khoản 152 và tài khoản 153 để phản ánh quá trình nhập xuất vật liệu- công cụ dụng cụ và tài khoản 331, tài khoản 141, tài khoản 111, tài khoản 112, tài khoản 311, tài khoản 621, tài khoản 642, tài khoản 627. 7.1. Kế toán tổng hợp vật liệu- công cụ dụng cụ Trong nền kinh tế thị trường việc mua vật liệu- công cụ dụng cụ được diễn ra thường xuyên nhanh gọn trên cơ sở "thuận mua vừa bán". Thông thường đối với một số đơn vị bán vật liệu- công cụ dụng cụ cho công ty liên tục nhiều lần nên mỗi khi công ty có nhu cầu mua vật liệu- công cụ dụng cụ căn cứ vào giấy đề nghị mua vật liệu- công cụ dụng cụ được giám đốc kí, duyệt thì đơn vị bán sẽ cung cấp vật liệu- công cụ dụng cụ theo yêu cầu của công ty. Đối với công trình lớn, tiến độ thi công dài đòi hỏi nhiều công ty có thể mua nợ của đơn vị và chịu trách nhiệm thanh toán với người bán sau một thời gian. Hình thức thanh toán có thể bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền vay ngắn hạn. 7.1.1. Đối với vật liệu- CCDC về nhập kho công ty từ nguồn mua ngoài. Mỗi khi công ty có nhu cầu mua vật tư, đơn vị bán sẽ gửi phiếu báo giá đến trước. Căn cứ vào phiếu báo giá này công ty chuẩn bị tiền để có thể chuyển trả trước- tuỳ thuộc vào khả năng công ty. Nếu trả sau hoặc đồng thời thì căn cứ vào hoá đơn do đơn vị bán cùng lúc hàng về nhập kho công ty. Như vậylà không có trường hợp hàng về mà hoá đơn chưa về hoặc ngược lại. Kế toán ghi sổ một trường hợp duy nhất là hàng và hoá đơn cùng về. Do đó công tác ghi sổ kế toán có đơn giản hơn.
  55. Để theo dõi quan hệ thanh toán với những người bán, công ty sử dụng sổ chi tiết thanh toán với người bán- từ khoản 311 "phải trả cho người bán". Đây là sổ dùng để theo dõi chi tiết các nghiệp vụ nhập vật liệu công cụ dụng cụ và quá trình thanh toán với từng người bán của công ty. Căn cứ vào các chứng từ gốc nhập vật liệu- công cụ dụng cụ ở phần kế toán chi tiết và các chứng từ gốc trong tháng 10 năm 2002, kế toán tiến hành định khoản một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu phát sinh trong quá trình nhập kho vật liệu và quá trình thanh toán với người bán. - Trường hợp công ty nhập kho vật liệu nhưng chưa thanh toán với người bán. Ngày 8/10/2002 công ty nhập kho vật liệu chính (côppha tôn) của cửa hàng vật liệu số 23 Nguyễn Tam Trinh- Hà Nội theo phiếu nhập kho số 182 ngày 8/10/2002 trị giá 77.000.000đ kèm theo hoá đơn 358 số tiền 77.000.000đ (thuế VAT 5%). Căn cứ 2 hoá đơn trên kế toán ghi vào nhật ký chung theo định khoản và sổ cái TK152 Nợ TK152: 73.300.000đ Nợ TK133: 3.850.000đ Có TK 331: 80.850.000đ - Trường hợp căn cứ vào phiếu báo giá công ty ứng trước tiền để thanh toán cho người bán. Theo chứng từ số 212 ngày 8/10/02 trên nhật kí chung và sổ chi tiết thanh toán với người bán. Nợ TK331: 26.775.000 Có TK111: 26.775.000 Đến ngày 10/10/02 hàng về kèm theo hoá đơn số 140 ngày 10/10/02 số tiền vật liệu nhập về là 25.500.000đ. Căn cứ vào chứng từ này kế toán ghi nhật ký chúng theo định khoản và ở sổ cái TK152 (gồm VAT 5%) Nợ TK 152: 25.500.000 Nợ TK 1331: 1.275.000 Có TK331: 26.775.000 - Trường hợp không có hàng thì người bán phải hoàn lại số tiền ứng trước cho công ty. Khi công ty nhận lại số tiền 25.500.000đ
  56. Nợ TK111 26.775.000 Có TK331 Ngày 17/10/02 công ty nhận giấy báo nợ của ngân hàng đầu tư và phát triển Hà Nội ngày 17/10/02 báo đã chuyển séc trả tiền ngân hàng cho cửa hàng vật liệu số 2 Nguyễn Tam Trinh- Hà Nội, số tiền ghi nhậtký chung theo định khoản: Nợ TK331 80.850.000 Có TK 112 - Trường hợp công ty mua vật liệu đã thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt giá mua vật liệu cho đơn vị bán theo hoá đơn ngày 9/10/02, số 361 nhập xăng, dầu cho công ty, công ty đã thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt, số tiền ghi trên hoá đơn số 361 ngày 9/10/02 là 2.000.000đ. Căn cứ hoá đơn trên kế toán ghi sổ nhật ký chung theo định khoản và sổ cái TK152 (gồm VAT). Nợ TK152: 2.000.000đ Nợ TK 1331: 100.000đ Có TK 111: 2.100.000đ - Trường hợp nhập kho vật liệu ngày 24/10/02, theo hoá đơn số NHB, công ty trả bằng tiền vay ngắn hạn 8.800.000. Căn cứ vào hoá đơn số NHB kế toán ghi nhật ký chung theo định khoản: (Nhật ký chung và ở sổ TK152) Nợ TK152: 8.800.000đ Nợ TK 133: 440.000đ Có TK 311: 8.840.000đ - Trường hợp kế toán tạm ứng tiền cho nhân viên tiếp liệu để mua vật liệu- công cụ dụng cụ không được hạch toán vào tài khoản 141 mà kế toán vẫn viết phiếu chi tiền mặt nhưng cho đến khi nào nhập kho vật liệu, công cụ dụng cụ của nhân viên tiếp liệu mua về sẽ hạch toán như trường hợp công ty mua vật liệu, công cụ dụng cụ thanh toán trực tiếp. Trong tháng căn cứ vào hoá đơn của đơn vị bán gửi đến và phiếu nhập kho. Kế toán tiến hành phân loại và sắp xếp theo từng người bán sau đó kế toán ghi vào các cột phù hợp trên sổ chi tiết- TK331 theo các định khoản trên.
  57. Cuối tháng kế toán tiền hành cộng sổ chi tiết tài khoản 331 theo từng người bán, số liệu ở sổ chi tiết TK331 là cơ sở để ghi vào sổ nhật ký chung tháng 10/02. Số dư cuối tháng (ở sổ chi tiết) bằng số dư đầu tháng cộng với số phải thanh toán trừ đi số đã thanh toán. Mẫu số 09 Sổ chi tiết thanh toán với người bán Tháng 10/02 Tài khoản: 331 "Phải trả cho người bán" Đối tượng: Chị Hoàn- Cửa hàng số 23 Nguyễn Tam Trinh- Hà Nội Chứng từ Diễn giải TK đối Số PS Số dư ứng Số Ngày Nợ Có liệu tháng Dư đầu kỳ 20.000.000 358 8/10/02 Nhập vật liệu cho công ty 152,133 80.750.000 100.850.000 203 16/10/02 Nhập lưới thép cho công ty 152,133 13.440.000 114.290.000 206 17/10/02 Nhập sắt 8 152,133 23.100.000 137.390.000 NHB 17/10/02 Thanh toán tiền vật tư 112 80.850.000 56.540.000 210 18/10/02 Nhập thép ống 90 152,133 18.900.000 75.440.000 300 18/10/02 Thanh toán tiền vật tư 111 13.440.000 62.000.000 301 20/10/02 Thanh toán tiền vật tư 311 23.100.000 38.900.000 Cộng 177.390.000 136.290.000 Tồn cuối kỳ 39.900.000 Người lập Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
  58. Sổ chi tiết thanh toán với người bán Tháng 10/02 Tài khoản: 331 "Phải trả cho người bán" Đối tượng: Chị Minh- Cửa hàng VLXD số 27 Nguyễn Tam Trinh- Hà Nội Loại vật tư: xi măng Chứng từ Diễn giải TK đối Số PS Số dư ứng Số Ngày Nợ Có liệu tháng Dư đầu kỳ 212 8/10/02 Vay tiền mặt mua VT 111 26.775.000 26.775.000 142 10/10/02 Đồng chí Hùng nhập VT 152,133 26.775.000 26.775.000 623 13/10/02 Đồng chí Hùng nhập VT 152,133 21.000.000 47.775.000 NHB 15/10/02 Đồng chí Hùng nhập VT 112 20.000.000 27.775.000 204 16/10/02 Đồng chí Hùng nhập VT 152,133 25.725.000 53.500.000 NHB 27/10/02 Đồng chí Hùng nhập VT 311 24.000.000 29.500.000 Cộng 177.390.000 136.290.000 Tồn cuối kỳ 29.500.000 Người lập Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị 7.1.2. Đối với VL, CCDC về nhập kho thuê ngoài gia công chế biến Căn cứ vào hợp đồng kinh tế được lập giữa bên A (đại diện công ty) và bên B (xưởng nhập gia công) kèm theo các phiếu nhập kho của đơn vị nhận gia công để bộ phận vật tư viết phiếu nhập kho như đối với trường hợp hàng mua về nhập kho nghiệp vụ này được thể hiện qua hợp đồng kinh tế sau: Hợp đồng kinh tế Hôm nay ngày 20/10/2002 Đại diện bên A: Công ty cổ phần xây dựng Phương Nam Đại diện bên B: Xưởng gia công chế biến Đức Bảo - Hà Nội Địa chỉ: 48 Đê La Thành Hai bên cùng thoả thuận kí kết hợp đồng với những điều khoản sau: Nội dung hợp đồng: - Điều 1: Gia công chi tiết vì kèo, chi tiết nối đầu cọc
  59. - Điều 2: Bảng kê mặt hàng (khối lượng giao nhận thầu) Gia công chi tiết vì kèo bằng tôn dày 5mm, hàn kết cấu thành phẩm kích thước 200mmx105mmx100mm. Đơn giá chi tiết 2500, số lượng 200. Thành tiền 200 cái x 7.500đ = 1.500.000đ và gia công chi tiết nối đầu cọc bằng tôn dày 4mm, hàng kết cấu thành kích thước 150mm x 150mm. Đơn giá chi tiết 4000, số lượng 3000 cái. Thành tiền: 3000 cái x 3500 = 10.500.000 (thuế VAT 10%: 600.000) Vậy giá trị hợp đồng là : 12.600.000đ Bằng chữ: Mười hai triệu sáu trăm ngàn đồng chẵn (Khi kết thúc hợp đồng theo thời hạn bên B viết một hoá đơn kiêm phiếu xuất kho).
  60. Hoá đơn GTGT Mẫu số 01/GTKT-3LL Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày 3/10 Đơn vị bán hàng; Xưởng gia công chế biến Đức Bảo - Hà Nội Địa chỉ: 48 Đê La Thành Số TK: Điện thoại; 7.829.453 Mã số: 0101786521 Họ và tên người mua: Nguyễn Văn Hùng Đơn vị: Công ty cổ phần xây dựng Phương Nam Địa chỉ: Nguyễn Tam Trinh - Hà Nội Số TK: Hình thức thanh toán: Tiền mặt Mã số: 0100532970 STT Hàng hoá- dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Vì kèo cái 200 7500 1.500.000 2 Chi tiết nối đầu cọc cái 3000 4000 10.500.000 Cộng : 12.000.000 Thuế VAT 5%, tiền thuế VAT 600.000 Tổng cộng tiền thanh toán 12.600.000 Số tiền viết bằng chữ: Mười hai triệu sáu trăm ngàn đồng chẵn. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Khi hàng về nhập kho, người nhận hàng mang hoá đơn đến phòng vật tư viết phiếu nhập. Căn cứ vào hợp đồng kinh tế và phiếu nhập kho số 49 ngày 22/10/02, kế toán ghi sổ nhật ký chung và sổ cái TK152 Nợ TK152: 12.000.000 Nợ TK 133: 600.000 Có TK:12.600.000 Đối với công cụ dụng cụ, việc thuê ngoài gia công chế biến trong tháng 10/02 không có, chỉ trong trường hợp mà hợp đồng yêu cầu chi tiết, đơn vị bán vật liệu, công cụ dụng cụ không đáp ứng được yêu cầu thì lúc đố công ty phải tiến hành thuê
  61. ngoài biên chế. Việc thuê chế biến này công ty khoán hoàn toàn cho đơn vị gia công vật liệu, công cụ dụng cụ về kho công ty bình thường như mua ngoài. Công ty không xuất vật tư của công ty cho đơn vị gia công mà đơn vị gia công đảm nhận phần việc này. 7.1.3. Đối với vật liệu, công cụ dụng cụ mua về nhưng không nhập kho mà đưa thẳng xuống công trình như: đá, sỏi, cát, vôi Do khối lượng lớn, kho không chứa đủ kế toán căn cứ hoá đơn kiểm phiếu xuất kho của người bán để nhập vào kho vật liệu như đối với trường hợp nhập vật liệu từ nguồn mua ngoài. Cuối ngày, xí nghiệp xây lăp số 1 có yêu cầu về cát đen và cát vàng phục vụ thi công công trình Cục Cảnh sát phòng cháy chữa cháy Hà Nội. Phòng vật tư viết phiếu xuất kho cát vàng và cát đen, số lượng 200m3. Thành tiền 11.440.000. Căn cứ vào hoá đơn 173 ngày 28/10/02, kế toán ghi nhật ký chung theo định khoản. Mời xem nhật ký chung và ở sổ cái TK152. Nợ TK621: 11.440.000 Có TK 152: 11.440.000 Các phiếu nhập, xuất được phản ánh trên sổ kế toán giống như các trường hợp nhập kho từ nguồn mua ngoài và xuất kho dùng cho sản xuất. 7.2. Kế toán tổng hợp xuất vật liệu, công cụ dụng cụ ở Công ty cổ phần xây dựng Phương Nam vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho chủ yếu sử dụng để xây dựng các công trình, đáp ứng được tiến độ thi công. Bởi vậy kế toán tổng hợp xuất vật liệu, công cụ dụng cụ phải phản ánh kịp thời theo từng xí nghiệp, tới trong công ty, đảm bảo chính xác chi phí vật liệu, công cụ dụng cụ trong toàn bộ chi phí sản xuất. 7.2.1. Kế toán xuất vật liệu, công cụ dụng cụ phục vụ sản xuất Khi tiến hành xuất vật liệu, công cụ dụng cụ căn cứ vào số lượng vật tư yêu cầu được tính toán theo định mức sử dụng của cán bộ kĩ thuật, phòng vật tư lập phiếu xuất vật tư như sau:
  62. Phiếu xuất kho Số 161 Xuất cho ông: Hoàng Bình Để dùng vào việc: Thi công công trình TCNCĐ - Hà Nội Lĩnh tại kho: chị Hà STT Tên quy cách sản ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền phẩm hàng hoá Siêu nhập Thực nhập 1 Que hàn kg 10 10 5000 50.000 2 Máy khoan cái 1 1 1.200.000 1.200.000 3 Máy hàn cái 1 1 1.000.000 1.000.000 4 Tôn 8 ly kg 2000 2000 6000 12.000.000 Cộng 14 250.000 Cộng thành tiền (Viết bằng chữ): mười bốn triệu hai trăm năm mươi ngàn đồng chẵn. Người nhập Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Sau khi xuất kho vật liệu, công cụ dụng cụ phiếu xuất kho được chuyển cho kế toán giữ và ghi vào sổ nhật kí chung. Căn cứ vào số thực xuất ghi trong phiếu kho và giá bán đơn vị của vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng. Căn cứ vào dòng cộng thành tiền trên phiếu xuất kho để ghi sổ nhật ký chung theo chứng từ số 161 ngày 25/10/02, mời xem nhật ký chung vào ở sổ cái TK152, TK153 Nợ TK627: 14.250.000 Có TK152: 12.050.000 Có TK: 2.200.000 Cùng với việc ghi sổ nhật ký chung, kế toán ghi sổ chi tiết TK621 "chi phí nguyên vật liệu trực tiếp" cơ quan công ty. - Theo chứng từ xuất kho số 136 ngày 13/10/02 xuất vật liệu phục vụ thi công công tình tạp chí cộng sản Hà Nội. Nghiệp vụ được thể hiện trên nhật ký chung và sổ cái TK152 kế toán ghi: Nợ TK621: 44.000.000 Có TK: 44.000.000
  63. - Theo chứng từ xuất kho số 270 ngày 23/10/02- xuất xăng, dầu phục vụ cho công tác công trình ở xa trụ sợ. Nghiệp vụ được thể hiện trên nhật ký chung ở sổ cái TK152. Nợ TK621; 2.000.000 Có TK152: 2.000.000 - Ngày 17/10/02 theo chứng từ số 164, xuất tủ tường, bàn văn phòng phục vụ cho việc quản lý doanh nghiệp. Thể hiện trên nhật ký chung theo định khoản và sổ cái TK153. Nợ TK142: 32.000.000 Có TK153: 32.000.000 Phân bổ 50% giá trị công cụ dụng cụ vào chi phí sản xuất kinh doanh theo chứng từ 08 ngày 25/10/02 trên nhật ký chung. Nợ TK642 (3): 16.000.000 Có TK142: 16.000.000 Giá trị 50% còn lại khi nào báo hỏng mới phân bổ hết. - Đối với phiếu xuất kho số 163 ngày 16/10/02- xuất số công cụ dụng cụ có giá trị nhỏ, tính một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh, mời xem nhật kí chung và sổ cái TK153. Nợ TK627: 4.700.000 Có TK153: 4.700.000 7.2.2. Trường hợp công ty cho phép các đơn vị mua vật tư bằng tiền tạm ứng để sử dụng tại các đơn vị trực thuộc Để phục vụ thi công kịp thời việc thi công các công trình ở xa trụ sở công ty. Công ty cổ phần xây dựng Phương Nam cho phép các đơn vị có nhu cầu tự đi mua vật tư bằng tiền tạm ứng. Có thể các đơn vị thi công ở địa điểm nào thì nhân viên tiếp thị của từng đơn vị vay tiền tạm ứng đi mua vật tư phục vụ sản xuất. Khi số vật liệu, công cụ dụng cụ mua về nhập kho dựa trên yêu cầu của từng đơn vị do đó số vật liệu, công cụ dụng cụ này được xuất dùng hết trong tháng. Nhân viên kinh tế ở đơn vị trực thuộc lập tờ kê chi tiết về số vật liệu đã mua về và sử dụng theo từng lần nhập.
  64. - Theo chứng từ số 116 ngày 27/10/02 trên nhật ký chung của số vật tư gạch 2 lỗ và sử dụng ở đội xây dựng số 3, số tiền là 11.000.000đ được thể hiện qua tờ kê chi tiết sau: Tờ kê chi tiết Tháng 10/02 Đội xây dựng số 3 STT Chứng từ Diễn giải Số tiền Ghi chú SH Ngày 1 08 3/10 Đồng chí Loan nhập vật tư 2.100.000 2 09 5/10 Đồng chí Thoa nhập vật tư 2.000.000 3 10 6/10 Đồng chí Loan nhập vật tư 1.700.000 4 11 20/10 Đồng chí Thoa nhập vật tư 900.000 5 12 25/10 Đồng chí Thoa nhập vật tư 4.300.000 Tổng cộng 11.000.000 Ngày 27/10/2002 Người lập Kế toán trưởng Kèm theo tờ kê chi tiết bao gồm các chứng từ: - Các phiếu nhập kho số 08, 09, 10, 11, 12 và các hoá đơn hàng kèm theo tổng số tiền ghi trên các phiếu nhập kho là 11.000.000. Trong tháng tiến hành xuất kho số 21,22 và các vật tư kèm theo. Tổng số tiền ghi trên các phiếu kho là 11.000.000. Căn cứ vào tờ kê chi tiết do các đội xây dựng số 3 lập và gửi lên phòng kế toán. Phòng kế toán ghi vào nhật ký chung: Nợ TK621: 11.000.000 Có TK141: 11.000.000 - Các công trình ở xa, do bộ phận kế toán còn ít nên việc thực hiện chứng từ nhập, xuất còn khó khăn. Thường các công trình ở xa Hà Nội công ty cho phép các đội tạm ứng tiền để mua vật tư theo định mức của phòng kĩ thuật vật tư. Đến cuối tháng các đội mới hoàn tạm ứng để nhập, xuất vật tư. Lúc đó kế toán đã căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho của từng công trình để định khoản.
  65. Nợ TK621 Có TK141 - Trường hợp theo hoá đơn 0218 ngày 16/10 đội xây dựng số 6 hoàn tạm ứng nhập xuất vật tư. Kế toán căn cứ hoá đơn trên và ghi nhật ký chung theo định khoản. Mời xem nhật ký chung (trang 73) Nợ TK621: 23.000.000 Có TK141: 23.000.000 Cuối tháng kế toán kết chuyển chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho đội xây dựng số 3 sang TK154 để tính giá thành sản xuất trong tháng của đội xây dựng số 3. 7.2.3. Trường hợp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ luôn chuyển như xuất dùng làm nhầ kho nhà tạm Đối với công trình phụ phục vụ cho công trình có giá trị lớn, trị giá nguyên vật liệu, xuất dùng được phân bổ hết một lần vào phí nguyên vật liệu còn công cụ dụng cụ xuất dùng được phân bổ hết vào chi phí sản xuất chung. Mẫu số 10 Yêu cầu vật tư Ngày 28/10/02 Dùng cho công trình: Nhà máy xi măng Nghi Sơn- Thanh Hoá STT Tên vật tư Đội Dùng vào việc ĐVT Số lượng nhận Yêu cầu T/xuất 1 Cọc tre Dựng nhà tạm cây 15 15 2 Cót ép Lợp nhà tạm tấm 13 13 3 ổ cắm sứ Làm nhà tạm cái 3 3 4 Đèn sợi tóc Làm nhà tạm chiếc 3 3 5 Bảng điện Làm nhà tạm chiếc 3 3 6 Đui cài Làm nhà tạm cái 3 3 7 Dây điện Làm nhà tạm m 15 15 8 Bản lề Làm nhà tạm chiếc 6 6 9 Khoá cửa Làm nhà tạm chiếc 2 2 Người lập Kế toán trưởng