Đề tài Hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu với việc tăng cường hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty cơ khí ô tô 1 - 5

Nội dung text: Đề tài Hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu với việc tăng cường hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty cơ khí ô tô 1 - 5

1. Lời nói đầu Nền kinh tế thị trường đã và đang mang lại những cơ hội và thách thức lớn cho các doanh nghiệp, đồng thời mang lại những lợi ích cho người tiêu dùng, đó là sản phẩm đẹp, mẫu mã đẹp chất lượng cao, giá thành phù hợp. Với nhiều loại hình sản xuất và với nhiều hình thức sở hữu, các doanh nghiệp muốn tồn tại được thì phải tìm phương hướng sản xuất kinh doanh phù hợp để sản phẩm của mình có thể cạnh tranh được và đáp ứng nhu cầu thị trường. Chính vì vậy, đòi hỏi các doanh nghiệp phải không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm, nâng cao khả năng cạnh tranh. Để làm được điều đó thì các doanh nghiệp phải sử dụng nhiều công cụ quản lý khác nhau, trong đó hạch toán đóng vai trò rất quan trọng để quản lý hoạt động kinh doanh sản xuất, kiểm tra, giám sát việc sử dụng tài sản nhằm đảm bảo sản xuất được tiến hành liên tục, quản lí và sử dụng tài sản, nhằm đảm bảo sản xuất được tiến hành liên tục, quản lý và sử dụng một cách tốt nhất các yếu tố chi phí để đạt được hiệu quả trong sản xuất kinh doanh đồng thời phục vụ cho các nhà quản lý kinh tế, từ đó đưa ra các kế hoạch, dự án và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch, quyết định nên sản xuất sản phẩm gì, bằng nguyên vật liệu nào? mua ở đâu và xác định hiệu quả kinh tế của từng thời kỳ. Vì vậy các doanh nghiệp cần xây dựng quy trình hạch toán một cách khoa học, hợp lý, trong đó hạch toán nguyên vật liệu là rất quan trọng. Và đối với các doanh nghiệp sản xuất, thì hạch toán nguyên vật liệu là rất quan trọng bởi các lý do sau: Thứ nhất, nguyên vật liệu là yếu tố đầu vào của qúa trình sản xuất, nó quyết định chất lượng sản phẩm đầu ra. Thứ hai, chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá thành sản xuất, vì thế nó mang tính trọng yếu. Mỗi sự biến động về chi phí nguyên vật liệu làm ảnh hưởng đến sự biến động của giá thành sản phẩm. Vì thế sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu là rất quan trọng. Thứ ba, nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp hết sức đa dạng, nhiều chủng loại do đó yêu cầu phải có điều kiện bảo quản thật tốt và thận trọng. Việc bảo quản tốt sẽ là một trong những yếu tố quan trọng quyết định thành công của công tác quản lý sản xuất kinh doanh. 1
2. Trong mấy năm gần đây, hạch toán nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh đã có những bước tiến rõ rệt. Tuy nhiên do trình độ quản lý và phát triển sản xuất kinh doanh còn nhiều hạn chế thể hiện ở nhiều mặt, nhất là chế độ kế toán tài chính chưa phù hợp với quy mô và đặc điểm sản xuất của đơn vị. Cũng giống như các doanh nghiệp khác để hoà nhập với nền kinh tế thị trường, công ty cơ khí ô tô 1 -5 luôn chú trọng công tác hạch toán sử dụng nguyên vật liệu cho phù hợp và coi đó như một công cụ quản lý không thể thiếu được để quản lý vật tư nói riêng và quản lý sản xuất nói chung. Từ thực tiễn nền kinh tế thị trường, trước việc đổi mới quản lý kinh tế, việc lập định mức đúng đắn nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu cho sản xuất, giảm mức tiêu hao vật liệu, duy trì và bảo quản tốt các loại vật tư là việc làm quan trọng không chỉ đối với các doanh nghiệp sản xuất nói chung mà còn đối với công ty cơ khí ô tô 1-5 nói riêng. Vì vậy, việc tăng cường cải tiến công tác quản lý vật tư phải đi liền với việc cải tiến và hoàn thiện công tác hạch toán với việc tăng cường hiệu quả sử dụng các loài tài sản trong đó hạch toán và quản lý nguyên vật liệu đóng vai trò hết sức quan trọng. Với ý nghĩa như vậy của nguyên vật liệu đối với các doanh nghiệp sản xuất, và qua một thời gian thực tập tìm hiểu công tác hạch toán kế toán tại Công ty cơ khí ô tô 1-5, em đã nghiên cứu đề tài "Hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu với việc tăng cường hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty cơ khí ô tô 1-5" làm chuyên đề thực tập cuối khoá. Cấu trúc chuyên đề gồm 3 chương: Chương I: Những vấn đề lí luận cơ bản về hạch toán nguyên vật liệu tại các doanh nghiệp sản xuất Chương II: Thực trạng công tác hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty cơ khí ô tô 1-5 . Chương III: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu với việc tăng cường hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty cơ khí ô tô 1-5 . 2
3. Chương I Những vấn đề lý luận cơ bản về hạch toán nguyên vật liệu với việc tăng cường hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu tại các doanh nghiệp sản xuất I. Một số vấn đề chung về nguyên vật liệu và sự cần thiết phải hạch toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất. 1. Khái niệm, đặc điểm Nguyên vật liệu là những đối tượng lao động được thể hiện dưới dạng vật hoá, chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định và khi tham gia vào quá trình sản xuất dưới tác động của sức lao động chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm và toàn bộ giá trị vật liệu được chuyển hết một lần vào chi phí kinh doanh trong kỳ. Nguyên vật liệu là yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất, chiếm tỷ trọng lớn trọng tổng chi phí sản xuất do đó nó quyết định chất lượng của cả quá trình sản xuất. Đầu vào có tốt thì đầu ra mới đảm bảo, đó là sản phẩm sản xuất ra mới có chất lượng cao. Nguyên vật liệu tồn tại dưới nhiều hình thái vật chất khác nhau, có thể ở thể rắn như sắt,thép, ở thể lỏng như dầu, xăng, sơn ở dạng bột như cát, vôi tuỳ từng loại hình sản xuất. Nguyên vật liệu có thể tồn tại ở các dạng như: - Nguyên vật liệu ở dạng ban đầu, chưa chịu tác động của bất kỳ quy trình sản xuất nào. - Nguyên vật liệu ở các giai đoạn sản xuất khác: nguyên vật liệu là sản phẩm dở dang, bán thành phẩm đẻ tiếp tục đưa vào sản xuất, chế tạo thành thực thể của sản phẩm. Những đặc điểm trên đã tạo ra những đặc điểm riêng trong công tác hạch toán nguyên vật liệu từ khâu tính giá, đến hạch toán chi tiết, hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu và sử dụng quản lý tốt nguyên vật liệu. 2. Phân loại nguyên vật liệu: Do nguyên vật liệu sử dụng trong các doanh nghiệp sản xuất có rất nhiều loại nhiều thứ có vai trò công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh. Trong điều kiện đó, đòi hỏi các doanh nghiệp phải phân loại nguyên vật liệu thì mới tổ chức tốt việc quản lý và hạch toán nguyên vật liệu. Có nhiều cách phân loại nguyên vật liệu khác nhau tuỳ theo yêu cầu quản lý đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp: * Theo vai trò và tác dụng của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất. Theo đặc trưng này, thì nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp sản xuất được phân ra thành: - Nguyên vật liệu chính: Là những nguyên vật liệu sau quá trình gia công chế biến sẽ thành thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm. Ngoài ra, còn có cả bán thành phẩm mua ngoài để tiếp tục chế biến. 3
4. - Nguyên vật liệu phụ: Là những nguyên vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất kinh doanh được sử dụng kết hợp nguyên vật liệu chính để hoàn thiện nâng cao tính năng, chất lượng sản phẩm, thay đổi màu sắc, hình dáng, mùi vị, hoặc dùng để bảo quản hoặc để sử dụng để theo dõi bảo đảm cho công cụ lao động bình thường hoặc dùng để phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý. - Nhiên liệu là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất kinh doanh như than, củi, xăng dầu - Phụ tùng thay thế: Là các loại vật tư được sử dụng cho hoạt động xây lắp, xây dựng cơ bản. Vật liệu khác: Là các loại vật liệu đặc trưng của từng doanh nghiệp hoặc phế liệu thu hồi . Hạch toán nguyên vật liệu theo cách phân loại trên đáp ứng được yêu cầu phản ánh tổng quát về mặt giá trị đối với mỗi loại nguyên vật liệu. Ngoài ra còn có cách phân loại khác: * Phân loại theo nguồn hình thành: - Vật liệu mua ngoài: Là những vật liệu sử dụng cho sản xuất kinh doanh được doanh nghiệp mua ngoài thị trường. - VL sản xuất: Là những VL do doanh nghiệp tự chế biến hay thuê ngoài chế biến - Vật liệu nhận vốn góp liên doanh. - Vật liệu được biếu tặng, cấp phát. * Phân loại theo quan hệ sở hữu: - Vật liệu tự có: Bao gồm tất cả những vật liệu thuộc sở hữu của doanh nghiệp - Vật liệu nhận gia công chế biến cho bên ngoài - Vật liệu nhận giữ hộ. 3. Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu: Do nguyên vật liệu là yếu tố quan trọng trong tổng số giá thành sản phẩm; có vị trí quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh. Doanh nghiệp cần tiến hành tốt việc quản lý, bảo quản và hạch toán các qúa trình thu mua, vận chuyển, bảo quản, sử dụng và dự trữ nguyên vật liệu; Do đó đặt ra yêu cầu đối với quản lý và sử dụng nguyên vật liệu: - Doanh nghiệp cần phải có đầy đủ các thông tin chi tiết và tổng hợp của từng thứ nguyên vật liệu cả về số lượng lẫn chất lượng. - Phải quản lý nguyên vật liệu xuất kho cho sản xuất kinh doanh theo đối tượng sử dụng hay các khoản chi phí. - Doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ các quy định về lập “Sổ danh điểm nguyên vật liệu”, thủ tục lập và luân chuyển đúng chứng từ, mở các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết theo chế độ quy định. - Doanh nghiệp phải quản lý định mức tiêu hao nguyên vật liệu, tránh tình trạng ứ đọng, hoặc khan hiếm ảnh hưởng đến tình trạng sản xuất kinh doanh. 4
5. - Doanh nghiệp cần thực hiện chế độ kiểm tra, kiểm kê, đối chiếu nguyên vật liệu, quy trách nhiệm vật chất trong công tác quản lý và sử dụng nguyên vật liệu trong từng phân xưởng, phòng ban trong toàn doanh nghiệp. Như vậy, nếu quản lý tốt nguyên vật liệu tạo điều kiện thúc đẩy việc cung cấp kịp thời, ngăn ngừa hiện tượng hư hỏng, mất mát góp phần hạ giá thành sản phẩm, và nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu. Từ những đặc điểm và yêu cầu quản lý nguyên vật liệu trên đã dặt ra nhiệm vụ hạch toán nguyên vật liệu ở doanh nghiệp sản xuất. 4. Nhiệm vụ hạch toán nguyên vật liệu tại các doanh nghiệp sản xuất: Để cung cấp đầy đủ, chính xác các thông tin cho công tác quản lý nguyên vật liệu, hạch toán nguyên vật liệu phải đảm bảo các nhiệm vụ chủ yếu sau: - Ghi chép tính toán, phản ánh chính xác, trung thực kịp thời số lượng, chất lượng, giá mua thực tế của nguyên vật liệu nhập kho. - Tập hợp và phản ánh đầy đủ, chính xác kịp thời số lượng, giá trị nguyên vật liệu xuất kho, kiểm tra tình hình chấp hành các định mức tiêu hao nguyên vật liệu - Phân bổ hợp lý giá trị nguyên vật liệu sử dụng vào các đối tượng tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh. - Tính toánvà phản ánh chính xác số lượng và giá trị nguyên vật liệu tồn kho, phát hiện kịp thời nguyên vật liệu thừa, thiếu, kém phẩm chất, ứ đọng để doanh nghiệp có biện pháp xử lý kịp thời hạn chế đến mức tối đa thiệt hại có thể xảy ra. II. Tính giá nguyên vật liệu- NVL: Tính giá nguyên vật liệu là một công tác quan trọng trong việc tổ chức hạch toán nguyên vật liệu. Tính giá nguyên vật liệu là dùng tiền để biểu hiện giá trị của chúng. Trong công tác hạch toán nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu được tính theo giá thực tế. Giá thực tế của nguyên vật liệu là loại giá được hình thành trên cơ sở các chứng từ hợp lệ chứng minh các khoản chi hợp pháp của doanh nghiệp để tạo ra nguyên vật liệu. Các doanh nghiệp tính thuế Giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp thì giá thực tế bao gồm cả thuế giá trị gia tăng. Các doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thì giá thực tế không bao gồm thuế giá trị gia tăng. 1. Tính giá nguyên vật liệu nhập trong kỳ: Giá thực tế của VL nhập kho được xác định tuỳ thuộc vào từng nguồn nhập: - Vật liệu mua ngoài: Giá thực tế gồm giá mua ghi trên hoá đơn của người bán, các khoản thuế(nếu có), chi phí thu mua vận chuyển, lưu kho, lưu bãi trừ đi các khoản giảm trừ như: giảm giá, chiết khấu(nếu được người bán chấp nhận). - Vật liệu chế biến xong nhập kho: Giá thực tế bao gồm chi phí tự chế biến, chi phí thuê ngoài gia công chế biến( nếu thuê ngoài gia công). - Đối với NVL nhận góp vốn liên doanh: Giá thực tế là giá trị NVL được các bên tham gia góp vốn thoả thuận cộng (+) các chi phí tiếp nhận (nếu có). 5
6. - Nguyên vật liệu được tặng thưởng: Giá thực tế tính theo giá thị trường tương đương cộng (+) các chi phí liên quan đến việc tiếp nhận. - Phế liệu thu hồi từ quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp: Giá thực tế được tính theo đánh giá thực tế hoặc giá thị trường. 2. Tính giá nguyên vật liệu xuất trong kì. Việc lựa chọn phương pháp tính giá thực tế nguyên vật liệu tuỳ thuộc vào đặc điểm của từng doanh nghiệp và trình độ của kế toán trong doanh nghiệp. Các phương pháp tính giá thực tế NVL xuất kho thường dùng là: 2.1. Phương pháp tính giá thực tế bình quân: Giá thực tế của Giá bình quân Lượng NL xuất = x NVL xuất kho 1 đơn vị NVL kho Trong đó: - Phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ: Giá bình quân Giá trịn NVL tồn đầu kỳ+ giá trị NVL nhập trong kỳ = 1 đơn vị NVL Số lượng NVL(tồn đầu kỳ+ số lượng nhập trong kỳ) Phương pháp này thích hợp với các doanh nghiệp có ít danh điểm nguyên vật liệu nhưng số lần nhập, xuất của mỗi danh điểm nhiều: Ưu điểm: Giảm nhẹ việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu Nhược điểm: công việc tính giá NVL vào cuối kỳ hạch toán nên ảnh hưởng đế tiến độ của các khâu kế toán; đồng thời phải tính cho từng loại NVL. - Phương pháp giá thực tế bình quân sau mỗi lần nhập: Theo phương pháp này, kế toán phải xác định giá bình quân của từng danh điểm nguyên vật liệu sau mỗi lần nhập: Giá đơn vị bình quân Giá trị thực tế NVL (tồn trước khi nhập+ nhập vào lần này = sau mỗi lần nhập Lượng thực tế VL(tồn trước khi nhập+ nhập vào lần này) Phương pháp này thích hợp với các doanh nghiệp có ít danh điểm nguyên vật liệu và số lần nhập nguyên vật liệu mỗi loại ít. Ưu điểm: Theo dõi thường xuyên, kịp thời, chính xác. Nhược điểm: Khối lượng công việc tính toán nhiều. - Phương pháp giá thực tế bình quân cuối kỳ trước: Giá đơn vị bình quân Giá thực tế VL tồn đầu kỳ(hoặc cuối kỳ trước) = cuối kỳ trước Lượng VL tồn đầu kỳ ( hoặc cuối kỳ trước) - Phương pháp này có: Ưu điểm: Đơn giản, giảm nhẹ khối lượng tính toán. Nhược: Không chính xác nếu giá cả NVL trên thị trường có sự biến động. 6
7. Phương pháp này chỉ áp dụng đối với những doanh nghiệp có danh điểm nguyên vật liệu có giá thị trường ổn định. 2.2. Phương pháp nhập trước - xuất trước (FIFO) Theo phương pháp này NVL được tính giá thực tế xuất kho trên cơ sở giả định là lô NVL nào nhập trước sẽ được xuất trước. Vì vậy, lượng NVL xuất kho thuộc lần nhập nào thì tính theo giá thực tế của lần nhập đó. Ưu điểm: kế toán có thể tính giá nguyên vật liệu xuất kho kịp thời Nhược điểm: Hạch toán chi tiết theo từng loại, từng kho mất thời gian công sức, chi phí kinh doanh không phản ánh kịp thời theo giá thị trường NVL. Phương pháp này chỉ áp dụng đối với doanh nghiệp nhỏ, chủng loại NVL ít, số lượng nhập, xuất NVL ít, giá cả thị trường ổn định 2.3. Phương pháp nhập sau - xuất trước (LIFO) Theo phương pháp này, NVL được tính giá thực tế xuất kho giả định là lô NVL nào nhập vào kho sau sẽ được dùng trước. Vì vậy, việc tính giá xuất của NVL được làm ngược lại với phương pháp nhập sau - xuất trước. Ưu điểm: Tính giá NVL xuất kho kịp thời, chi phí kinh doanh của doanh nghiệp được phản ảnh kịp thời theo giá thị trường của ngân hàng. Nhược điểm: Phải hạch toán theo chi tiết từng nguyên vật liệu, tốn công. 2.4. Phương pháp trực tiếp (gọi là phương pháp giá thực tế đích danh hay phương pháp đặc điểm riêng) NVL được xác định theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng (trừ trường hợp điều chỉnh). Vì vậy, khi xuất nguyên vật liệu ở lô nào thì tính giá thực tế nhập kho đích danh của lô đó. Phương pháp này thích hợp với các doanh nghiệp có điều kiện bảo quản riêng từng lô nguyên vật liệu nhập kho với các loại NVL có giá trị cao, phải xây dựng hệ thống kho tàng cho phép bảo quản riêng từng lô NVL nhập kho. Ưu điểm: công tác tính giá được thực hiện kịp thời, thông qua đó kho kế toán có thể theo dõi được thời gian bảo quản riêng từng loại NVL. Nhược điểm: chi phí lớn cho việc xây dựng kho tàng để bảo quản NVL. 2.5. Phương pháp trị giá hàng tồn cuối kỳ áp dụng đối với những doanh nghiệp có nhiều chủng loại NVL mẫu mã khác nhau nhưng không có điều kiện kiểm kê từng nghiệp vụ xuất kho. Vì vậy, doanh nghiệp phải tính giá cho số lượng NVL tồn kho cuối kỳ trước, sau đó mới xác định được NVL xuất kho trong kỳ: Giá thực tế NVL Số lượng tồn Đơn giá NVL nhập = x tồn cuối kỳ cuối kỳ kho lần cuối 7
8. Giá thực tế NVL Giá thực tế Giá trị thực tế tồn Giá trị thực = + - xuất kho NVL nhập kho đầu kỳ tế tồn cuối kỳ Doanh nghiệp nên áp dụng đối với những NVL có giá thị trường ổn định. 2.6. Phương pháp hệ số giá áp dụng đối với doanh nghiệp có nhiều chủng loại NVL, giá cả thường xuyên biến động, nghiệp vụ nhập- xuất NVL diễn ra thường xuyên thì việc hạch toán theo giá thực tế trở nên phức tạp tốn nhiều công sức và nhiều khi không thực hiện được. Do đó, việc hạch toán hàng ngày nên sử dụng giá hạch toán. Giá hạch toán là loại giá ổn định có thể sử dụng trong thời gian dài để hạch toán nhập- xuất- tồn kho NVL trong khi tính được giá thực tế của nó. Giá hạch toán có thể là giá kế hoạch, giá mua vật liệu ở thời điểm nào đó hoặc giá bình quân tháng trước. Việc tính giá thực tế xuất trong kỳ dựa trên cơ sở hệ số chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán. Giá thực tế VL tồn đầu kỳ+Giá thực tế VL nhập trong kỳ Hệ số giá VL = Giá hạch toán VL tồn đầu kỳ+Giá hạch toán VL nhập trong kỳ Do đó, giá thực tế: VL xuất trong kỳ Giá hạch toán VL xuất = x Hệ số giá VL (hoặc tồn cuối kỳ) trung kỳ (tồn cuối kỳ) Phương pháp này cho phép kết hợp chặt chẽ giữa hạch toán chi tiết và tổng hợp NVL trong công tác tính giá nên công việc tính giá được tiến hành nhanh chóng không bị phụ thuộc vào chủng loại, số lần nhập- xuất NVL; Vì vậy khối lượng công việc ít, hạch toán chi tiết đơn giản hơn. Tuy nhiên, khối lượng công việc dồn vào cuối kỳ. Phương pháp này có thể tính cho từng loại, từng nhóm, từng thứ nguyên vật liệu chủ yếu tùy thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý. Trên đây là một số phương pháp tính giá xuất NVL trong kỳ. Từng phương pháp có ưu, nhược điểm và điều kiện áp dụng riêng. Vì vậy, tuỳ vào quy mô, đặc điểm doanh nghiệp và trình độ quản lý của kế toán mà sử dụng phương pháp tính toán thích hợp. III. Hạch toán nguyên vật liệu: 1. Tổ chức chứng từ kế toán Trong doanh nghiệp sản xuất các chứng từ được sử dụng để hạch toán NVL gồm: Hoá đơn bán hàng(hoặc HĐ GTGT), phiếu nhập- xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ tuỳ theo từng nội dung nghiệp vụ kinh tế. Các chứng từ liên quan đến nguyên vật liệu phải phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời theo đúng chế độ quy định. Mỗi chứng từ phải chứa đựng các chỉ tiêu đặc trưng cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh về nội dung, quy mô, chất lượng, thời gian xảy ra cũng như trách nhiệm pháp lý của các bên liên quan. 8
9. 1.1. Chứng từ kế toán nhập nguyên vật liệu Phiếu nhập kho: Dùng để xác định số lượng quy cách giá trị NVL, nhập kho và làm căn cứ để thủ kho và kế toán ghi vào các bảng, sổ kế toán. Phiếu nhập kho được lập dựa trên mẫu 01 VT do Bộ tài chính ban hành. Phiếu nhập kho được lập và luân chuyển như sau: - Phiếu nhập kho do phòng kế toán hoặc bộ phận vật tư của đơn vị lập thành 3 liên và người lập phải ký vào đó. Trước khi lập phiếu nhập, người lập phải căn cứ vào chứng từ bên bán như hoá đơn, biên bản kiểm nghiệm vật tư, các chứng từ khác - Chuyển phiếu nhập kho cho thủ trưởng đơn vị hoặc người phụ trách ký. - Người giao hàng nhận phiếu nhập. - Chuyển phiếu nhập xuống kho, thu kho ghi số lượng, quy cách vào cột thực nhập cùng người giao ký xác nhận. Ba liên của phiếu nhập kho được lưu giữ như sau: Liên 1: lưu tại quyển gốc. Liên 2: Thủ kho giữ để ghi thẻ; định kỳ chuyển cho kế toán ghi sổ. Liên 3: Dùng để thanh toán. 1.2. Chứng từ kế toán xuất nguyên vật liệu: Phiếu xuất kho: dùng để xác định số lượng, giá trị nguyên vật liệu xuất kho. Phiếu này là căn cứ để thủ kho xuất kho và ghi vào thẻ kho, sau đó chuyển cho kế toán vật tư tính thành tiền và ghi vào sổ kế toán. Phiếu xuất kho được lập dựa trên mẫu số 02 VT do Bộ tài chính ban hành. Phiếu xuất kho được lập và luân chuyển như sau: - Phiếu xuất kho do bộ phận xin lĩnh hoặc do phòng cung ứng lập thành 03 liên. Sau khi lập xong, phụ trách bộ phận, phụ trách cung ứng ký và giao cho người cầm phiếu xuống kho để lĩnh. - Thủ kho căn cứ vào lượng xuất để ghi vào cột số lượng thực xuất và cùng người nhận hàng ký vào phiếu xuất kho. + Ba liên phiếu xuất được luân chuyển: - Liên 1: Lưu ở bộ phận rập phiếu. - Liên 2: Thủ kho giữ để ghi ở thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán để tính thành tiền và ghi vào sổ kế toán. Liên 3: Người nhận giữ để ghi ở bộ phận sử dụng. Cuối tháng, kế toán xác nhận số lượng sử dụng ở từng bộ phận để xác định tính chính xác của kế toán. 2. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu Nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất thường có nhiều chủng loại. Nếu thiếu một loại nào đó có thể gây ra ngừng sản xuất. Vì vậy hạch toán chi tiết nguyên vật liệu đòi hỏi phải đảm bảo theo dõi tình hình biến động của từng danh điểm nguyên vật 9
10. liệu, phải phản ánh cả về số lượng, giá trị, chất lượng của từng danh điểm theo từng kho và từng người phụ trách vật chất. Để đảm bảo thuận tiện và tránh nhầm lẫn cho công tác quản lý nguyên vật liệu về mặt hạch toán nguyên vật liệu cả về số lượng và giá trị, các doanh nghiệp cần phải hình thành nên sổ danh điểm nguyên vật liệu. Sổ này xác định thống nhất tên gọi, quy cách, mã hiệu, đơn vị tính, giá hạch toán của từng danh điểm NVL. Trong thực tế công tác kế toán ở nước ta, có thể sử dụng một trong ba phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, đó là: - Phương pháp thẻ song song. - Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. - Phương pháp sổ số dư. 2.1. Phương pháp thẻ song song Điều kiện áp dụng: Chỉ áp dụng đối với các doanh nghiệp có ít danh điểm nguyên vật liệu, khối lượng chứng từ xuất vật liệu ít, không thường xuyên, trình độ chuyên môn của kế toán không cao. Tại kho: Thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập- xuất vật liệu để ghi vào thẻ kho. Thẻ kho được mở theo từng danh điểm nguyên vật liệu. Tại phòng kế toán: Kế toán vật liệu dựa vào chứng từ nhập - xuất NVL để ghi số lượng và tính thành tiền NVL nhập- xuất vào “Sổ kế toán chi tiết vật liệu” (mở tương ứng với thẻ kho). Sổ này giống như thẻ kho chỉ khác có thêm các giá trị vật liệu. Cuối kỳ, kế toán tiến hành đối chiếu số liệu trên sổ kế toán chi tiết với thẻ kho tương ứng đồng thời từ sổ kế toán chi tiết NVL kế toán lấy số liệu vào bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn NVL theo từng danh điểm NVL để đối chiếu với số liệu kế toán tổng hợp NVL. Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song: Sơ đồ 1.1: Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song Phiếu nhập kho Kế toán Thẻ kho Sổ hoặc thẻ kế Bảng tổng hợp toán chi tiết NVL nhập-xuất-tồn NVL tổng hợp Phiếu xuất kho Ghi chú: Ghi hàng ngày, định kỳ Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu 10
11. Ưu điểm: đơn giản trong ghi chép, đối chiếu số liệu và phát hiện sai sót đồng thời cung cấp thông tin nhập- xuất- tồn của từng danh điểm nguyên vật liệu kịp thời, chính xác, thích hợp với việc sử dụng máy tính. Nhược điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lắp về số lượng. Hạn chế việc kiểm tra của kế toán do chỉ đối chiếu vào cuối tháng 2.2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển: ở kho: được ghi chép giống phương pháp thẻ song song. ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển NVL theo từng kho. Cuối kỳ trên cơ sở phân loại chứng từ nhập- xuất- theo từng danh điểm NVL và theo từng kho kế toán lập bảng kê nhập NVL, bảng kê xuất NVL, dựa vào các bảng kê này để ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển vào cuối kỳ. Khi nhận được thẻ kho, kế toán NVL tiến hành đối chiếu giữa thẻ kho với sổ đối chiếu luân chuyển, đồng thời từ sổ đối chiếu luân chuyển vào bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn vật liệu và đồng thời đối chiếu với sổ kế toán tổng hợp về vật liệu. Sơ đồ hạch toán chi tiết Nguyên vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. Sơ đồ 1.2: Hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. Phiếu nhập kho Bảng kê nhập VL Bảng tổng hợp Thẻ kho Sổ đối chiếu Sổ kế toán luân chuyển N - X - T tổng hợp VL Phiếu xuất kho Bảng kê xuất VL Ghi chú: Ghi hàng ngày, định kỳ Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Ưu điềm: giảm nhẹ việc ghi chép của kế toán, tránh sự trùng lắp. Nhược điểm: Việc kiểm tra giữa kho và phòng kế toán chỉ tiến hành vào cuối tháng nên trong trường hợp số lượng chứng từ nhập, xuất vật liệu của từng danh điểm vật liệu khá lớn thì công việc kiểm tra, đối chiếu sẽ gặp nhiều khó khăn và ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện các khâu kế toán khác. Phương pháp này thích hợp với các doanh nghiệp có nhiều danh điểm nguyên vật liệu nhưng số lượng chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu không nhiều 11
12. 2.3. Phương pháp sổ số dư: Điều kiện áp dụng: đối với doanh nghiệp có nhiều danh điểm NVL, số lượng chứng từ nhập- xuất của mỗi loại nhiều xây dựng thành hệ thống danh điểm nguyên vật liệu, dùng giá hạch toán để để hàng ngày nắm được tình hình xuất, nhập, tồn, yêu cầu trình độ kế toán tương đối cao. ở kho: thủ kho ghi vào thẻ kho giống như các phương pháp trên. Ngoài ra thủ kho còn phải tập hợp toàn bộ chứng từ nhập- xuất phát sinh theo từng danh điểm nguyên vật liệu. Sau đó lập phiếu giao nhận chứng từ và chuyển cho kế toán kèm theo các chứng từ nhập, xuất vật liệu. Thủ kho phải phản ánh số lượng vật liệu tồn cuối tháng theo từng danh điểm nguyên vật liệu vào sổ số dư. Sổ này được kế toán mở cho từng kho và dùng cho cả năm. Trước ngày cuối tháng, kế toán đưa sổ số dư cho thủ kho để ghi vào sổ. Ghi xong thủ kho gửi về phòng kế toán để kiểm tra và tính thành tiền theo giá hạch toán. ở phòng kế toán: kế toán dựa vào số lượng nhập, xuất của từng danh điểm NVL được tổng hợp từ các chứng từ nhập- xuất mà kế toán nhận được khi kiểm tra các kho theo định kỳ 3, 5 hoặc 10 ngày kèm theo phiếu giao nhận chứng từ và dựa vào giá hạch toán để tính thành tiền NVL nhập- xuất theo từng danh điểm NVL từ đó ghi vào bảng luỹ kế nhập- khẩu NVL (lập theo từng danh điểm NVL). Cuối kỳ tính tiền trên sổ số dư do thủ kho chuyển đến và đối chiếu tồn kho ở sổ sách với bảng luỹ kế nhập- xuất- tồn. Từ bảng lũy kế nhập- xuất- tồn, kế toán vào bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn NVL để đối chiếu với kế toán tổng hợp về NVL. Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ số dư. Sơ đồ 1.3: Hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ số dư. Phiếu nhập kho Phiếu giao nhận CT nhập Sổ số Bảng tổng hợp Kế toán Thẻ kho Bảng luỹ kế N- X- T dư nhập-xuất-tồn NVL tổng hợp Phiếu giao nhận Phiếu xuất kho ch.từ xuất Ghi chú: Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng 12
13. Ưu điểm: không trùng lặp, ghi sổ thường xuyên, không bị dồn vào cuối kỳ Nhượcđiểm: kiểm tra, đối chiếu và phát hiện sai sót gặp nhiều khó khăn. 3. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu: Để hạch toán NVL nói riềng và các loại hàng tồn kho nói chung có thể áp dụng một trong hai phương pháp: (KKTX) kê khai thường xuyên, hoặc kê khai định kỳ (KKĐK). Việc sử dụng phương pháp nào là tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp, vào yêu cầu sử dụng của công tác quản lý, trình độ kế toán viên cũng như quy định của chế độ kế toán hiện hành. 3.1. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp KKTX 3.1.1. Tài khoản sử dụng Phương pháp KKTX là phương pháp theo dõi và phản ánh tính hình hiện có, biến động tăng, giảm một cách thường xuyên, liên tục trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho. Phương pháp này được sử dụng phổ biến ở nước ta vì những thuận lợi của nó. Phương pháp này có độ chính xác cao, thông tin về hàng tồn kho kịp thời, cập nhật, có thể xác định được lượng nhập - xuất - tồn của từng loại hàng tồn kho. Tuy nhiên đối với các doanh nghiệp có nhiều loại hàng tồn kho, chủng loại vật liệu nhiều, có giá trị thấp, nhập- xuất- tồn thường xuyên mà áp dụng phương pháp này rất tốn nhiều công sức, thời gian. Để hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên thì kế toán phải sử dụng các tài khoản sau: - TK 152: “nguyên vật liệu” TK này dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình hình biến động tăng, giảm của các loại nguyên vật liệu theo giá thực tế. Tài khoản này có thể mở chi tiết theo nhóm, thứ, từng loại vật liệu theo yêu cầu quản lí và phương tiện tính toán. - TK 151: “hàng mua đi đường”: tài khoản này sử dụng để theo dõi các loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ mà doanh nghiệp đã mua nhưng cuối tháng hàng chưa về nhập kho. - Ngoài ra, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác như: TK 331, TK 133, TK 621, TK 627, TK 642, TK 111, TK 112. 3.1.2. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp KKTX: Hạch toán tăng giảm, kết quả kiểm kê nguyên vật liệu được mô tả trong sơ đồ sau: 13
14. Sơ đồ 1.4: sơ đồ Hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKTX TK 331, 111, 112, 141 TK 152 TK 621,627,641,642,335,241 Tăng do mua ngoài Giá thực tế NVL xuát sử dụng Tk 133 cho toàn doanh nghiệp VAT theo pp khấu trừ TK 151 TK 154 Hàng mua đang đi đường Giá thực tế NVL xuất kỳ trước để gia công TK 411 TK 128, 222 Góp vốn bằng NVL Nhận vốn góp liên doanh 412 cấp phát bằng NVL Đánh giá Đánh giá tăng NVL giảm NVL TK 222,128 TK 411 Nhận lại vốn góp liên doanh Trả vốn góp liên doanh NVL TK 3388 TK 138, 642 Thừa phát hiện khi Giá trị NVL thiếu kiểm kê khi kiểm kê TK 154 TK 111, 112, 331 Nhập NVL tự chế hoặc Chiết khấu thương mại hoặc trả lại thuê gia công NVL cho người bán TK 133 VAT khấu trừ cho phần NVL trả lại 14
15. 3.2. Hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ: 3.2.1. Tài khoản sử dụng: Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp không theo dõi một cách thường xuyên, liên tục về tình hình biến động của các loại vật tư, hàng hoá trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn đầu kỳ và cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định lượng hàng hoá tồn kho thực tế và lượng hàng hoá xuất dùng và sản xuất kinh doanh và các mục đích khác. Phương pháp này có ưu điểm tiết kiệm thời gian, công sức ghi chép, và thích hợp với các đơn vị sản xuất kinh doanh những vật tư khác nhau, giá trị thấp được xuất dùng thường xuyên Các TK sử dụng theo phương pháp kê khai định kỳ: - TK 611: Mua hàng (tiểu khoản 611 - Mua nguyên vật liệu): dùng để phản ánh giá trị thực tế số nguyên vật liệu mua vào và xuất trongkỳ. TK 611: Không có số dư và thường được mở chi tiết theo từng loại vật liệu, CCDC - TK 152: “nguyên vật liệu” dùng để phản ánh nguyên vật liệu tồn kho. - TK 151: “Hàng mua đang đi đường”: phản ánh trị giá hàng mua nhưng cuối tháng chưa về nhập kho. - Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số TK133, 331, 111, 112, 311, 621, 627 3.2.2. Phương pháp hạch toán: Quá trình hạch toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kê khai định kỳ được tiến hành theo sơ đồ sau: 15
16. Sơ đồ 1.5: Sơ đồ hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKĐK. TK 152, TK 151 TK 611 TK 152, TK 151 K/c giá trị NVL tồn kho đầu kỳ, K/c trị giá NVL tồn cuối kỳ hàng mua đi đường tháng trước hàng mua đi đường tồn cuối tháng TK 111, 112, 331, 311 TK 111, 112, 331 Trị giá NVL mua trong kỳ Khoản giảm giá, trả lại NVL TK 133 TK 133 VAT khấu trừ Thuế GTGT cho phần NVL trả lại TK 411 TK 621 Trị giá NVL sử dụng trực tiếp Nhận vốn góp bằng NVL cho sản xuất TK 627, 641, 642, 338 TK 222, 128 Trị giá NVL sử dụng cho các Nhận lại vốn góp liên doanh đối tượng khác bằng NVL TK 412 TK 336, 338 Đánh giá giảm NVL Vay tạm NVL từ đơn vị khác TK 412 Đánh giá tăng NVL 4. Sổ sách kế toán sử dụng để hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu: Hiện nay, có bốn hình thức sổ dùng để hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu. Tuỳ từng đặc điểm, điều kiện và trình độ kế toán của doanh nghiệp có thể dùng một trong bốn hình thức sổ sau: 4.1. Hình thức sổ kế toán nhật ký chung (NKC) *Điều kiện áp dụng: Hình thức sổ NKC thường áp dụng cho các doanh nghiệp có số lượng nghiệp vụ diễn ra không nhiều, sử dụng ít tài khoản. 16
17. * Hình thức này gồm có các loại sổ sau: - Sổ nhật ký chung - Sổ cái TK 152 - Sổ (Thẻ) kế toán chi tiết vật liệu, bảng tổng hợp chi tiết NVL - Bảng phân bố nguyên vật liệu. * Trình tự ghi sổ: Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc, ghi vào sổ NKC, sau đó từ sổ NKC ghi vào sổ cái TK 152. Trường hợp doanh nghiệp mở các sổ nhật ký đặc biệt (nhật ký mua hàng) Bảng phân bố nguyên vật liệu thì định kỳ ghi vào căn cứ vào các chứng từ nhập- xuất, cuối tháng ghi vào sổ cái TK 152, từ sổ cái TK 152 vào bảng cân đối kế toán, báo cáo tài chính. Từ chứng từ nhập- xuất NVL vào thể lên kế toán chi tiết NVL, theo danh điểm nguyên vật liệu, cuối tháng vào bảng tổng hợp chi tiết NVL, sau đó từ bảng tổng hợp chi tiết nguyên vật liệu đối chiếu với sổ cái TK 152. Sơ đồ 1.5: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán NVL theo hình thức NKC: Bảng phân Chứng từ gốc: Sổ(thẻ) kế toán bổ NVL Hoá đơn, Phiếu nhập, chi tiết VL xuất kho Nhật kí chung Nhật kí mua hàng Bảng tổng hợp chi tiết NVL Sổ cái TK 152 BCĐTK Báo cáo kế toán Ghi hàng ngày Ghi chú: Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu 17
18. Ưu điểm: đơn giản, dễ làm, sử dụng ít sổ, có thể dùng máy tính. Nhược điểm: Dễ bị trùng lặp số liệu do ghi vào nhiều loại sổ khác nhau. 4.2. Hình thức sổ kế toán nhật ký - sổ cái (NK - SC) * Điều kiện áp dụng: phù hợp với các doanh nghiệp số lượng nghiệp vụ diến ra ít, và sử dụng ít TK, trình độ nhân viên kế toán không cao. * Sổ sách dùng để hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu: Theo hình thức này, kế toán chỉ mở một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất: Sổ NK - SC. Sổ nàygồm có 2 phần: - Phần nhật ký: Ghi chứng từ, diễn giải, ngày tháng ghi sổ, số tiền phát sinh - Phần sổ cái: Ghi thành nhiều cột, mỗi cột ghi sổ cái 1 tài khoản. * Trình tự ghi sổ: Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán kiểm tra tình hợp pháp của các nghiệp vụ và đồng thời ghi vào NK - SC theo nội dung nghiệp vụ. Cuối tháng tổng hợp và kiểm tra đối chiếu số liệu trên các tài khoản: Tổng số tiền ở Tổng số tiền phát sinh nợ của Tổng số tiền phát sinh có = = phần nhật ký tất cả các tài khoản của tất cả các tài khoản Ngoài ra, kế toán còn ghi vào bảng phân bổ nguyên vật liệu, sổ kế toán chi tiết vật liệu.Trình tự ghi sổ được biểu diễn qua sơ đồ sau: Sơ đồ 1.6: Sơ đồ trình tự kế toán NVL theo hình thức NK - SC. Chứng từ gốc: Sổ (thẻ) kế toán Sổ (thẻ) kế toán chi -Hoá đơn chi tiết tiết -Phiếu nhập, xuất kho NK-Sổ Cái (Phần TK 152) Bảng tổng hợp chi tiết VL Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu 18
19. Ưu điểm: Dễ làm, ít nhân viên kế toán, trình độ kế toán không cần cao. Nhược điểm: Do chỉ mở một sổ duy nhất để phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế nên sổ NK - SC được thiết kế cồng kềnh. 4.3. Hình thức sổ chứng từ - ghi sổ (CTGS) * Theo hình thức này, sổ sách kế toán được sử dụng bao gồm: - Chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ - Bảng phân bố nguyên vật liệu. - Sổ (thẻ - kế toán chi tiết vật liệu, bảng tổng hợp chi tiết vật liệu. * Trình tự ghi sổ: Hàng ngày hoặc định kỳ, căn cứ vào phiếu nhập, phiếu xuất vật liệu vào chứng từ ghi sổ, bảng phân bố nguyên vật liệu, sổ kế toán chi tiết vật liệu. Từ chứng từ ghi sổ vào sổ đăng ký chứng từ, vào sổ cái TK 152. Cuối tháng từ sổ cái TK 152 vào Bảng CĐTK và báo cáo kế toán. Cuối tháng kiểm tra đối chiếu số tổng cộng trên sổ đăng ký chứng từ với bảng CĐTK. Trình tự ghi sổ được biểu diễn qua sơ đồ sau. Sơ đồ 1.7: Khái quát trình tự kế toán nvl theo hình thức sổ CTGS. Bảng phân bổ Sổ thẻ kế toán chi Chứng từ gốc NVL tiết VL Chứng từ ghi sổ Sổ cái Sổ đăng ký TK 152 Bảng tổng hợp CTGS chi tiết VL Bảng cân đối kế toán Báo cáo KT Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu 19
20. Ưu điểm: Dễ, đơn giản Nhược điểm: Kiểm tra, đối chiếu khó, chuyên môn hoá chưa cao. 4.4. Hình thức sổ Nhật ký chứng từ (NKCT) * Các loại sổ để áp dụng hình thức sổ NKCT - Nhật ký chứng từ, bảng kê số 3, bảng phân bổ NVL - Sổ cái TK 152, sổ thẻ kế toán chi tiết vật liệu * Trình tự ghi sổ: Hàng ngày, định kỳ căn cứ vào các chứng từ nhập - xuất nguyên vật liệu và các công ty khác vào các bảng chi tiết TK 331, và vào NKCT số 5, số 10, số 1,2, bảng kê số , bảng phân bố số 2, sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu. Cuối kỳ, từ bảng kê số 3 vào bảng phân bổ số 2 từ bảng phân bổ số 2 vào bảng kê số 4,5,6. Từ các bảng kê này vào NKCT số 7, sổ cái TK 152, báo cáo kế toán. Từ thẻ kế toán chi tiết vật liệu cuối tháng vào bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, và từ số liệu bảng này vào bác cáo kế toán. Trình tự ghi sổ theo hình thức này được biển diễn bằng sơ đồ sau Sơ đồ 1.8: Sơ đồ trình tự kế toán nvL theo hình thức sổ NKCT. NKCT liên quan Chứng từ gốc Thẻ kế toán chi tiết số 1,2,5,10 VL Bảng phân bổ số 2 Bảng phân Bảng kê bổ số 4,5,6 số 3 Nhật ký chứng từ Sổ cái Bảng tổng hợp chi số 7 TK 152 tiết VL Báo cáo KT Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu 20
21. Ưu điểm: Chuyên môn hoá cao, tránh bị trùng lặp số liệu, quy trách nhiệm cho từng người Nhược điẻm: Số lượng sổ sách lớn, cần nhiều nhân viên kế toán với trình độ chyyên môn cao làm chỷ yếu bằng thủ công không phát huy được vai trò của máy vi tính. Điều kiện áp dụng: Thích hợp với các doanh nghiệp có quy mô lớn, số lượng kế toán viên nhiều trình độ chuyên môn cao. Trên đây là bốn hình thức sổ kế toán hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu. Tuỳ theo đặc điểm, tùy điều kiện cũng như trình độ kế toán của kế toán viên mà áp dụng một hình thức phù hợp. 21
22. I. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh ảnh hưởng đến hạch toán nguyên vật liệu với việc tăng cường hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu tại công ty. 1. Quá trình hình thành và phát triển Công ty cơ khí ô tô 1 -5: Công ty cơ khí ô tô 1 -5 thuộc tổng công ty cơ khí GTVT - Bộ GTVT được thành lập ngày 1-5 -1956. Tên giao dịch Auto Mobile Mechanical Company 1-5: Trụ sở chính: Km 15 - QL13- Khối 7A - Thị trấn Đông Anh - Hà Nội. Tiền thân của Công ty là nhà máy sửa chữa ôtô 1 -5 được hình thành trên cơ sở 4 xưởng cơ khí: Avia, GK - 115, GK - 125, Yên Ninh, đặt tại số 18 phố Phan Chu Trinh - Hà Nội với nhiệm vụ là sửa chữa ôtô, chế tạo các phụ tùng ôtô . Vào những năm đầu tiên khi mới thành lập, máy móc thiết bị của nhà máy còn đơn sơ, số lượng công nhân ít, sửa chữa chủ yếu bằng thủ công, tổ chức nhà máy theo chế độ tự cung tự cấp, không hạch toán kinh tế. Mặc dù thế, nhưng công ty vẫn hoàn thành các nhiệm vụ mà nhà nước giao và không ngừng lớn mạnh, được nhà nước tặng thưởng nhiều huân huy chương cao quý. Và vinh dự nhất đối với nhà máy là đã chế tạo thành công chiếc xe ôtô đầu tiên ở Việt Nam, và được diễu hành vào đúng ngày Quốc Khánh 2 -9 - 1959. Nhưng từ 5 - 1978, Nhà máy chuyển sang Đông Anh và tiếp nhận thêm nhà máy 19 - 5 ở Vĩnh Phú cùng chức năng, nhiệm vụ. Tại đây, nhà máy gặp rất nhiều khó khăn do xa trung tâm, tình hình kinh tế sau chiến tranh còn nghèo, chiến tranh biên giới xảy ra ngày càng quyết liệt, hơn thế nữa số công nhân xin nghỉ việc ngày càng nhiều, khách hàng ngày cnàg giảm sút. Cán bộ lãnh đạo nhà máy đã tìm đủ mọi biện pháp để khôi phục nhà máy như: tổ chức nuôi bò sữa, làm một số loại máy móc phục vụ cho sản xuất nông nghiệp. Nhưng kết quả thu được đều quá thất vọng. Mặc dù thế nhà máy vẫn duy trì nghề chính của mình là sửa chữa ôtô. Theo quyết định số 17 CP ngày 14/1/1981 của Bộ GTVT, nhà máy được phép thu mua các loại xe bị nạn, bị phá hoại trong chiến tranh để tháo gỡ, phục hồi các chi tiết, vào những năm này ngoài nhiệm vụ đó, nhà máy còn chế tạo các chi tiết nhỏ như bơm nước xe Zin, các loại bulông Từ khi chuyển sang nền kinh tế thị trường, và đặc biệt từ năm 1990, nhà máy đã chủ động về kế hoạch sản xuất, bước đầu có ý thức về thị trường, về Marketing, nhờ vậy mà sản phẩm của nhà máy càng được ưa chuộng. Từ đó đến nay, nhà máy thực sự bước sang một trang mới và đặc biệt là từ khi được thành lập lại theo quyết định số 1041 QĐ TCCB - NĐ ngày 27 -5- 1993 của Bộ trưởng Bộ GTVT (thành lập lại theo NĐ 338/ HĐBT) lấy tên là Công ty cơ khí ô tô 1 -5. Đây là một thuận lợi tạo cho công ty có tư cách pháp nhân độc lập để làm ăn, tự hạch toán kinh tế, tự giao dịch và kí kết hợp đồng kinh tế. Với nhiệm vụ mới chủ yếu là sửa chữa đóng mới, lắp ráp xe ôtô, máy thi công và các sản phẩm công nghiệp khác. 22
23. Với sự sáng tạo, năng động, nhanh nhạy với sự chuyển đổi của nền kinh tế, đặc biệt từ khi luật đầu tư nước ngoài vào Việt Nam, cán bộ lãnh đạo công ty đã phối hợp với bộ GTVT, trường đại học GTVT chế tạo thêm các loại sản phẩm như: lu bánh lốp, trạm cấp phối, trạm bê tông nhựa asphalt công suất từ 25 - 100 tấn/ giờ trạm cấp phối được cục đo lường chất lượng nhà nước xác định đảm bảo chất lượng thay thế hàng nhập khẩu. Có thể nói đây là những mặt hàng chủ đạo của công ty, khẳng định được tài năng, trí tuệ, óc sáng tạo của giới khoa học trong nước cũng như cán bộ lãnh đạo công ty. Các sản phẩm của công ty đã đạt được nhiều huy chương vàng, bạc như: trạm trộn asphalt, trạm cấp phối, lu bánh lốp và đã chiếm lĩnh hầu hết thị trường trong nước do chất lượng cao, giá thành hạ. Trong những năm gần đây, công ty luôn đạt được lợi nhuận cao, và đạt vượt định mức các chỉ tiêu kế hoạch đề ra, đảm bảo 3 ngùn cơ bản là nộp ngân sách nhà nước, đầu tư tích luỹ bổ sung nguồn vốn kinh doanh, và nâng cao mức thu nhập cho người lao động. Năm 2000, công ty đã được nhà nước phong tặng là “Đơn vị anh hùng lao động” của 10 năm đổi mới. Do ưu thế về sản phẩm trạm trộn, hiện nay công ty đang đầu tư thêm cho TSCĐ 847 triệu đồng từ nguồn vốn Đầu tư phát triển , Bộ tài chính cấp bổ xung thêm 8,4tỷ đồng làm nguồn vốn kinh doanh hiện nay là 16.937 triệu đồng. Và để đáp ứng nhu cầu sản xuất, công ty đang mở rộng thêm nhà xưởng mới với diện tích 20 ha để vừa tạo công ăn việc làm cho nhân dân điạ phương và các tỉnh lân cận. Những thành tựu đạt được của công ty trong những năm qua được thể hiện ở một số chỉ tiêu kinh tế sau: Biểu 1.2: Kết quả thực hiện một số chỉ tiêu chủ yếu của công ty. Năm STT Đơn vị 2001 2002 2003 Chỉ tiêu 1. Tổng giá trị sản xuất 1000đ 56.627.000 59.688.000 137.650.000 2. Tổng doanh thu (thuần) 1000đ 28.241.000 45.163.000 100.673.000 3. Lợi nhuận 1000đ 174.000 669.000 1.057.000 4. TN bình quân đầu người/tháng 1000đ 890 970 1120 5. Nguồn vốn chủ sở hữu 1000đ 8.147.000 8.147.000 16.937.000 6. Hệ số doanh lợi của NVCĐ 0,021 0,082 0,062 7. Tỷ suất LN trên tổng DT % 0,616 1,84 1,05 Theo biểu trên ta thấy giá trị sản xuất trong 2 năm 1991, 2002 tương đối ổn định nhưng sang năm 2003 đã tăng một cách vượt trội, tăng 2,32 lần 80 năm 2002 và doanh thu (thuần) tăng nhanh năm 2003, tăng 3,56 lần, năm 2002 tăng 1,6 lần so với năm 2001. Lợi nhuận năm 2003 tăng 6 lần, năm 2002 tăng 3,84 lần so với năm 23
24. 2001. Thu nhập bình quân đầu người 1 tháng tăng, so với năm 2001thì năm 2002 tăng 1,09 lần (tức là tăng 80.000đ/tháng/1người), năm 2003 tăng 1,26 lần (tức là 230 000 đ/1 người / 1 tháng). Điều đó khẳng định công ty đã không ngưng sản xuất sản phẩm, đẩy mạnh công tác tiêu thụ sản phẩm nhằm nâng cao các chỉ tiêu sản xuất kinh doanh, đồng thời nâng cao đời sống vật chất tinh thần cho người lao động. Tỷ suất lợi nhuận trên tổng doanh thu và hệ số doanh lợi của vốn chủ sở hữu năm 2003 mặc dù cao hơn năm 2001 nhưng lại giảm so với năm 2002. Điều này thể hiện hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp năm 2003 không cao bằng năm 2002. Nguyên nhân là do trong năm 2003 doanh nghiệp đã tiêu thụ được một khối lượng lớn sản phẩm nhưng do chi phí cho quảng cáo các sản phẩm chiếm một phần lớn trong chi phí quản lý doanh nghiệp và hơn thế nữa doanh nghiệp lại phải chi cho việc chế tạo thử sản phẩm mới do đó dẫn đến việc hai chỉ tiêu trên không cao bằng 2002. Nhưng đến năm 2004, các chỉ tiêu này sẽ được tăng cao hơn. 2. Đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty: 2.1. Nhiệm vụ sản xuất: Như đã nêu ở phần trên, nhiệm vụ của công ty ở một số thời kỳ có khác nhay, tuy nhiên với sự cạnh tranh về sản phẩm giữa các doanh nghiệp ngày càng quyết liệt, công ty nhận thấy đa dạng hoá sản phẩm và nâng cao chất lượng sản phẩm được đặt lên hàng đầu. Để đáp ứng nhu cầu thị trường, công ty từng bước xác lập lại cơ cấu sản phẩm và dần dần tiến tới chế tạo các sản phẩm chủ đạo và chiếm lĩnh thị trường bằng chính những sản phẩm ấy. Các sản phẩm mà công ty sản xuất, chế tạo: - Thiết bị máy công trình: phục vụ cho việc nhào trộn các vật liệu để xây dựng, như: + Trạm trộn bê tông Asphalt + Trạm cấp phối + Trạm nghiền sỏi đá + Lu bánh lốp. - Lắp ráp, chế tạo ôtô: + Ôtô khách 44 - 51 chỗ ngồi + Ôtô tải 2,5 - 3,5 tấn - Kết cấu thép: + Cầu giao thông nông thôn + Trạm thu phí + Cầu cáp dây căng. 2.2. Thị trường tiêu thụ sản phẩm: 24
25. Với sự đa dạng về chủng loại, không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm, hạ giá thành sản phẩm, và đồng thời chiến dịch Marketing rầm rộ, xây dựng hàng loạt các đại lý trong cả nước, các sản phẩm của công ty đã chiếm lĩnh hầu hết thị trường trong nước góp phần xây dựng và phát triển hệ thống đường xá, cầu giao thông, và hệ thống phương tiện giao thông trong nước, đồng thời góp phần không nhỏ vào công cuộc xây dựng và phát triển đổi mới đất nước. 3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty. Tổ chức bộ máy quản lý trong bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng cần thiết và không thể thiếu được để đảm bảo sự giám sát, quản lý chặt chẽ tình hình SXKD của doanh nghiệp. Để phát huy và nâng cao vai trò của bộ máy quản lý, công ty đã tổ chức lại cơ cấu lao động, các phòng ban, phân xưởng cho phù hợp với yêu cầu quản lý chung. Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến gồm có 1 giám đốc và 2 phó giám đốc chỉ đạo các phòng ban, xí nghiệp phân xưởng của công ty. Mỗi phòng ban, xí nghiệp, phân xưởng trong công ty đều có chức năng, nhiệm vụ riêng. Nhưng giữa chúng đều có mối liên hệ chặt chẽ với nhau làm cho bộ máy quản lý của công ty tạo thành một khối thống nhất. * Giám đốc công ty: Là người phụ trách chung, quản lý công ty về mọi mặt hoạt động, ra các quyết định quản lý sản xuất, là người chịu trách nhiệm trước cấp trên về các hoạt động của công ty mình. Giám đốc không chỉ quản lý các phòng ban của mình thông qua các phó giám đốc mà còn có thể xem xét trực tiếp từng nơi làm việc khi cần thiết. Giám đốc có các phó giám đốc và các trưởng phòng giúp đỡ trong việc điều hành của công ty. * Phó giám đốc: Là người giúp việc của giám đốc trong việc quản lý công ty. Công ty có 2 phó giám đốc: - Phó giám đốc KD: Phụ trách mặt kinh doanh của công ty, quản lý các phòng: +Phòng kinh tế - thị trường. + Phòng điều hành sản xuất. - Phó giám đốc kĩ thuật: Phụ trách về mặt kĩ thuật sản xuất sản phẩm của công ty và quản lý các phòng. + Phòng thiết kế ôtô + Phòng thiết kế máy công trình + Phòng KCS + Phòng chuyển giao công nghệ + Trung tâm bảo hành 25
26. + Ban cơ điện * Phòng kinh tế- thị trường (KT- TT): thực hiện chào hàng, tiếp xúc với khách hàng, tiêu thụ sản phẩm, cung cấp các thông tin về thị trường như sự biến động về giá cả các sản phẩm ; thực thi các chính sách Marketing để thúc đẩy việc tiêu thụ sản phẩm. * Phòng điều hành sản xuất (ĐHSX): Tổ chức việc tìm kiếm, lựa chọn nhà cung cấp cho đầu vào, tức là tổ chức mua các nguyên vật liệu, CCDC, TSCĐ cần thiết phục vụ cho sản xuất và quản lý dựa trên cơ sở kế hoạch sản xuất sản phẩm và định mức kĩ thuật đã xác định * Phòng thiết kế ôtô, phòng thiết kế máy công trình: Tổ chức tính toán các định mức kỹ thuật, nghiên cứu đổi mới nâng cao chất lượng sản phẩm máy công trình, ôtô, kết cấu thép và đưa ra các biện pháp kỹ thuật góp phần giảm chi phí sản xuất sản phẩm. * Phòng KCS: Chịu trách nhiệm kiểm tra chất lượng hàng mua vào và các thành phần của công ty. * Phòng chuyển giao công nghệ: Là phòng có trách nhiệm trước giám đốc về khâu chuyển giao công nghệ máy công trình. * Trung tâm bảo hành sản phẩm: Có nhiệm vụ theo dõi sản phẩm phải tu, bảo hành, bảo trì các sản phẩm đã giao cho khách hàng. * Phòng tổ chức lao động: Tổ chức cán bộ quản lý trong công ty, điều động - tuyển dụng lao động cho các bộ phận, phòng ban, tính lương, thưởng, các chế độ khác cho lao động trong công ty, xây dựng mức tiền lương. * Ban cơ điện: quản lý, sửa chữa các thiết bị máy móc phục vụ trong toàn công ty. * Văn phòng công ty: Có nhiệm vụ soạn thảo, nhận gửi, lưu trữ các công văn, giấy tờ cần thiết, giúp công ty thực hiện các hoạt động trong quan hệ giao dịch. * Ban y tế - vệ sinh: Khám chữa bệnh định kỳ hoặc đột xuất cho CBCNV trong toàn công ty, vệ sinh môi trường công ty. * Phòng bảo vệ: Phụ trách quản lý tài sản trong phạm vi quản lý của công ty 24/24h. * Các bộ phận sản xuất bao gồm: - Phân xưởng cơ khí: gia công cơ khí, chế tạo các chi tiết sản phẩm phục vụ cho việc lắp ráp chế tạo ôtô, máy công trình, các sản phẩm khác. - Xí nghiệp ôtô: Lắp ráp, sửa chữa, đại tu ôtô - Xí nghiệp sản xuất xe khách: sản xuất các loại xe khách 29 - 30 chỗ - Xí nghiệp MCT và kết cấu thép: chuyên sản xuất lắp ráp các thiết bị MCT, cầu giao thông, các trạm bơm trộn bê tông, lu bánh lốp 26
27. Giám đốc thực hiện việc quản lý trực tiếp các bộ phận sản xuất này. Sơ đồ 2.1: sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý sản xuất kinh doanh của công ty như sau: Giám đốc PGĐ Kinh doanh PGĐ Kỹ thuật Phòng Phòng Phòng Phòng Phòng Phòng đầu tư tài tổ chức kế khoa KCS thị chính hành hoạch học trường kế toán chính sản công xuất nghệ PX cơ khí PX ô tô Ban cơ điện PX MCT 1 PX MCT 2 4. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán và hệ thống sổ kế toán tại Công ty cơ khí ô tô 1 -5: 4.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán: Phòng kế toán- tài vụ của công ty có nhiệm vụ theo dõi, phản ánh, quản lý các số liệu vào sổ sách kế toán, thống kê, cung cấp các thông tin kinh tế kịp thời phục vụ cho việc ra quyết định của giám đốc, thường xuyên báo cáo kịp thời tình hình hoạt động trên cơ sở đó để ra các biện pháp tiết kiệm chi phí, hạ giá thành SP. Phòng kế toán gồm có 9 người dưới sự lãnh đạo của 1 kế toán trưởng và phó phòng kế toán. Ngoài ra còn có 4 nhân viên thống kê phân xưởng tương ứng với một phân xưởng và 3 xí nghiệp có nhiệm vụ thu thập thông tin từng phân xưởng, xí nghiệp cho kế toán trưởng. Bốn nhân viên phòng này ngoài sự quản lý của kế toán trưởng còn có sự quản lý của phân xưởng, và các xí nghiệp. 27
28. Trong phòng kế toán, có sự phân công công tác cho từng nhân viên kế toán nhưng sự phân công này có sự liên kết chặt chẽ với nhau đảm bảo tính đầy đủ, chính xác, chặt chẽ của thông tin kế toán. Chức năng, nhiệm vụ của từng nhân viên trong phòng kế toán như sau: * Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng kế toán: Có nhiệm vụ phụ trách chung mọi hoạt động của phòng cũng như phân xưởng, xí nghiệp, kí các lệnh thu chi, giấy đề nghị tạm ứng, hoá đơn GTGT của công ty, chịu trách nhiệm trước giám đốc về toàn bộ công tác tài chính kế toán của công ty,chỉ đạo thực hiện phương thức hạch toán; tạo vốn cho công ty, tham mưu về tình hình tài chính, thông tin kịp thời cho giám đốc về tình hình sản xuất, kinh doanh của công ty. Định kỳ, kế toán trưởng phải dựa trên các thông tin từ các nhân viên trong phòng đối chiếu sổ sách để lập báo cáo phục vụ cho giám đốc và các đối tượng có nhu cầu thông tin về tình hình tài chính của công ty như ngân hàng, tổng công ty, các nhà đầu tư, các nhà cung cấp * Phó phòng kế toán kiêm kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ tổng hợp các thông tin từ các nhân viên kế toán để lên can đối, lập báo cáo cuối kỳ. Phó phòng kế toán phụ trách điều hành các kế toán viên liên quan đến việc đi sâu vào hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong công ty. Cuối tháng phó phòng lên cân đối số phát sinh, tính ra các số dư tài khoản và sổ cái các tài khoản. Hàng quý lập báo cáo tài chính. Đối với kế toán tổng hợp: Tính giá thành sản phẩm, tổng hợp các khoản thu chi, lập bảng kê số 1, NKCT số 1, NKCT số 8,7,10 chịu trách nhiệm trong kế toán thanh toán và bảng trìn vốn vay. * Kế toán vật tư kiêm thủ quỹ: - Định kỳ kế toán vật tư căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất vật liệu, CCDC để phản ánh, theo dõi trên bảng phân bổ số 2, bảng kê số 3. Cuối tháng căn cứ vào các NKCT liên quan vào bảng kê số 3 để xác định hệ số chênh lệch và tính giá thực tế xuất dùng theo từng khoản mục chi phí trên Bảng phân bổ số 2. Định kỳ, dựa vào các chứng từ nhập- xuất VL, CCDC đối chiến với thẻ kho. - Thủ quỹ có nhiệm vụ quản lý lượng tiền mặt có tại két của công ty, kiểm nhận lượng tiền vào ra hàng ngày, thủ quỹ vào sổ quỹ các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt. Cuối ngày thủ quỹ đối chiếu sổ quỹ với báo cáo quỹ do kế toán thanh toán với người bán lập. *Kế toán thanh toán với người bán: Kiểm tra các hoá đơn mà phòng ĐHSX nộp lên để phản ánh các nghiệp vụ liên quan vào sổ chi tiết TK 331, cuối tháng vào NKCT số 5. Định kỳ, kế toán thanh toán với người bán lập báo cáo tập hợp toàn bộ thúê GTGT đầu vào để kế toán doanh thu lên báo cáo thuế. 28
29. * Bộ phận phiếu xuất vật tư: Căn cứ vào định mức kinh tế kỹ thuật đã được phê duyệt và căn cứ vào nhu cầu vật tư của các phân xưởng, xí nghiệp, bộ phận này viết phiếu vật tư theo từng loại sản phẩm, từng phân xưởng, xí nghiệp. * Kế toán ngân hàng kiêm kế toán tiền lương. - Giao dịch với ngân hàng, chuyển tiền, chuyển séc, mở L/C và các hình thức thanh toán khác của công với ngân hàng, lập bảng kê số 2, NKCT số 2. - Tính toán và thanh toán lương cho toàn bộ CBCNV. Kế toán lương có liên hệ chặt chẽ với phòng TC- LĐ về các vấn đề liên quan đến hệ số lương, BHXH, BHYT, KPCĐ. * Kế toán TSCĐ và XDCB: - Theo dõi TSCĐ và tính khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng. - Theo dõi tình hình xây dựng cơ bản và lập quyết toán XDCB. * Kế toán thanh toán tạm ứng: Ghi chép, theo dõi việc tạm ứng và thanh toán tạm ứng của CBCNV trong công ty phản ánh các nghiệp vụ mua hàng bằng tiền tạm ứng. * Kế toán doanh thu, thu hồi công nợ và thuế. Phản ánh các khoản doanh thu bán hàng, thuế và khoản phải thu. Chịu trách nhiệm trong thu hồi nợ Lập báo cáo thuế theo định kỳ. * Bốn nhân viên thống kê: Hàng tháng, các kế toán viên phải đối chiếu ngang với nhau và đối chiếu với nhân viên thống kê để lên tổng hợp nhập - xuất nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất sản phẩm. Ngoài ra trong phòng kế toán cũng được trang bị thêm một số máy tính để phục vụ cho công tác kế toán. 29
30. Sơ dồ 2: Bộ máy kế toán của Công ty Kế toán trưởng KT tổng hợp Kế Kế Kế Kế toán Kế Kế toán toán toán doanh toán toán NVL tiền TSCĐ thu, thu thanh thanh toán toán kiêm lương vvà hồi XDCB công tạm với quỹ kiêm ứng nợ, thuế người NH bán 4.2. Đặc điểm tổ chức hệ thống kế toán: Hiện nay, công ty đang áp dụng hình thức sổ NKCT để hạch toán tổng hợp với phương pháp hạch toán tổng hợp HTK theo phương pháp kê khai thường xuyên. Theo hình thức NKCT bộ sổ kế toán của công ty gồm: - Các Nhật ký chứng từ: 1,2,5,7,8, 10,4,6. - Bảng kê: 1,2,3,4,5,6,,8,9,11; các sổ cái TK. - Sổ chi tiết: TK 331, TK 131, vật tư, 511 - Bảng phân bổ: 1,2,3. - Các TK sử dụng TK 111, 112 (chi tiết cho từng ngân hàng) 152, 153, 154, 155, 211, 241, 214, 621, 627, 642, 532 Sơ đồ hạch toán tổng hợp theo hình thức NKCT được khái quát như sau: 30
31. Sơ đồ 2.3: Khái quát trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức NKCT. Chứng từ gốc, các bảng phân bổ Bảng kê NKCT Thẻ (sổ) kế toán chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu 31
32. II. Thực tế công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cơ khí ô tô 1 -5: 1. Khái quát chung tình hình nguyên vật liệu tại công ty: 1.1. Đặc điểm và phân loại nguyên vật liệu tại công ty: Công ty cơ khí ô tô 1 -5 là công ty chuyên sản xuất, lắp ráp, chế tạo các sản phẩm này được cấu thành từ nhiều chi tiết khác nhau và đòi hỏi phải sử dụng nhiêù loại nguyên vật liệu khác nhau. Nguyên vật liệu ở công ty rất phong phú về chủng loại và quy cách, có khoảng 700 loại như tôn, thép, sơn xi măng Các loại nguyên vật liệu này chủ yếu được mua ở trong nước, ngoài ra còn nhập ngoại (như các loại sơn, nướclàm mát ) nguyên vật liệu mua về công ty đều phải qua kiểm nghiệm trước khi nhập kho cho nên đảm bảo chất lượng và đúng thông số kỹ thuật. Do đặc điểm của các sản phẩm mà công ty chế tạo là các sản phẩm cơ khí, đòi hỏi nhiều loại nguyên vật liệu, nên chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng khá lớn trong tổng giá thành sản phẩm (chiếm tỷ trọng khoảng 75 - 80%). Vì vậy, khi có sự biến động nhỏ của nguyên vật liệu cũng ảnh hưởng rất lớn đến giá thành sản phẩm. Hạ thấp chi phí nguyên vật liệu đưa vào sản xuất, sử dụng tiết kiệm vật liệu là biện pháp tích cực nhằm hạ giá thành sản phẩm mà vẫn đảm bảo được chất lượng sản phẩm. Song muốn làm được điều này thì công ty phải có những biện pháp khoa học và thuận tiện để quản lý nguyên vật liệu ở tất cả các khâu từ khâu thu mua đến bảo quản, sử dụng và dự trữ Và để quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu, tổ chức hạch toán chính xác đảm bảo công việc dễ dàng không tốn kém nhiều công sức, công ty đã tiến hành phân loại vật liệu trên cơ sở côngdụng kinh tế cảub nguyên vật liệu đối với qúa trình sản xuất sản phẩm. Vật liệu được chia thành các loại sau: - Nguyên vật liệu chính bao gồm các loại: tôn, thép, nhôm - Nguyên vật liệu phụ: que hàn, đinh, sơn bulông, ốc, vít các loại - Nhiên liệu: đất đèn, ga ôxy, xăng - Phế liệu thu hồi: Phôi tôn, thép trong quá trình gia công các chi tiết sản phẩm . Cách phân loại trên giúp cho công ty đánh giá được vai trò của từng loại nguyên vật liệu để từ đó xác định các định mức tiêu hao nguyên vật liệu phù hợp với điều kiện sản xuất. Hơn nữa cách phân này định giá sản phẩm dở dang theo nguyên vật liệu chính 1 cách dễ dàng và xác định chi phí giá thành sản phẩm sản xuất trong kỳ được chính xác hơn. 1.2. Công tác quản lý vật liệu ở công ty: 32
33. Để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh trong quá trình hoạt động, công ty phải thực hiện quản lý tốt nguyên vật liệu. Công tác quản lý vật liệu tại công ty được thể hiện qua các công việc sau: Một là, tổ chức hệ thống kho tàng: Vật tư ở công ty được tổ chức bảo quản ở 2 kho phù hợp với tính chất của vật liệu và với nhu cầu cung ứng nguyên vật liệu và sản xuất sản phẩm: + Kho 1: Bảo quản các loại nguyên vật liệu chính. + Kho 2: Bảo quản các loại nguyên vật liệu có tính chất dễ cháy nổ. + Kho 3: Vật liệu phụ, phụ tùng thay thế. ở mỗi kho, thủ kho được trang bị đầy đủ phương tiện cân, đo, đong, đếm. ở các xí nghiệp, phân xưởng của công ty cũng có các kho riêng và do thống kê phân xưởng quản lý. Đây là những kho nhỏ có tính chất tạm thời giữ vật tư mà xí nghiệp phân xưởng nhận về chưa đưa vào sản xuất, sau đó vật tư được giao cho các tổ, đội sản xuất. Hai là, công ty còn xây dựng định mức tiêu hao vật tư. Đây cũng là biện pháp quan trọng để quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu. Phòng thiết kế ôtô và máy công trình có nhiệm vụ nghiên cứu và xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho từng chi tiết, sản phẩm dựa trên định mức kinh tế kĩ thuật đã quy định chung của nhà nước. Như vậy, khi các phân xưởng, xí nghiệp có nhu cầu về vật tư thì thống kê phân xưởng, xí nghiệp căn cứ vào nhu cầu vật tư do tổ trưởng phân xưởng, xí nghiệp đề nghị sẽ lên phòng kế toán yêu cầu viết phiếu xuất vật tư. Ba là, công ty giao trách nhiệm cho các thủ kho. Các thủ kho ngoài việc quản lý, bảo quản tốt vật tư còn phải cập nhật số liệu vào sổ sách về mặt số lượng, tình hình biến động của từng thứ vật liệu, kiểm kê kho hàng đồng thời có trách nhiệm phát hiện và báo cáo lên phòng kế toán các trường hợp vật liệu tồn đọng trong kho làm ứ đọng vốn giảm khả năng thu hồi vốn sản xuất của công ty. 2. Tính giá nguyên vật liệu tại công ty: Tính giá là 1 khâu quan trọng trong việc tổ chức công tác kế toán. Việc tính giá nguyên vật liệu có chính xác, đầy đủ, hợp lý thì mới biết được chi phí nguyên vật liệu thực tế phát sinh trong qúa trình sản xuất, tính giá thành sản phẩm. Tại Công ty cơ khí ô tô 1- 5, thuế GTGT được tính theo phương pháp khấu trừ. 2.1. Tính giá nguyên vật liệu nhập kho: - Đối với NVL mua trong nước thì giá thực tế nhập bao gồm giá ghi trên hoá đơn (không bao gồm thuế GTGT) cộng (+) các chi phí liên quan như chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo hiểm cho vật liệu, công tác phí cho nhân viên thu mua. - Đối với nguyên vật liệu nhập khẩu: Giá thực tế nhập kho bao gồm tổng giá trị thanh toánvới người bán cộng (+) thuế nhập khẩu cộng (+) chi phí thu mua 33
34. - Đối với phế liệu nhập kho thì giá thực tế nhập bằng giá bán phế liệu trên thị trường. 2.2. Tính giá nguyên vật liệu xuất kho: ở công ty, nguyên vật liệu xuất kho được tính theo phương pháp hệ số giá: Hệ số giá tổng giá thực tế NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ = NVL Tổng giá hạch toán NVL tồn đầu kỳ và nhập trongkỳ Giá thực tế Tổng giá hạch toán NVL xuất = x Hệ số giá NVL VL xuất kho trong kỳ Phương pháp này tương đối phù hợp với việc tính giá nguyên vật liệu ở 1 công ty có nhiều chủng loại nguyên vật liệu, xuất dùng thường xuyên. 3. Hạch toán nguyên vật liệu tại công ty: 3.1. Chứng từ và thủ tục nhập, xuất nguyên vật liệu. a. Đối với nghiệp vụ nhập nguyên vật liệu: Căn cứ vào nhu cầu sản xuất sản phẩm và định mức tiêu hao nguyên vật liệu, phòng ĐHSX lên kế hoạch nhập nguyên vật liệu. Hàng tháng sau khi nhân viên tiếp liệu mang vật tư về, bộ phận KCS sẽ kiểm tra chất lượng, quy cách, số lượng và ghi vào biên bản kiểm nghiệm vật tư sau khi đã đối chiếu hoá đơn mua hàng. Hoá đơn mua hàng phải có chữ ký và đóng dấu của trưởng phòng kế toán và phòng KCS. Sau đó phòng ĐKSX căn cứ vào biên bản kiểm nghiệm vật tư sẽ lập phiếu nhập kho. Phiếu này được lập thành 3 liên phải có đầy đủ chữ ký của các phòng ban: Một liên lưu ở phòng ĐHSX, một liên giao cho thủ kho (khi nhập hàng) để vào thẻ kho, định kỳ 3 hoặc 5 ngày kế toán vật liệu xuống lấy phiếu nhập cùng thẻ kho để tính giá và đối chiếu. Một liên đính kèm với hoá đơn của người bán. Hàng ngày (định kỳ), kế toán thanh toánvới người bán hàng và sổ chi tiết thanh toán với người bán (bên có TK 331), cuối tháng vào NKCT số 5. Căn cứ vào phiếu nhập kho, thủ kho tiến hành kiểm nhận vật tư ghi số lượng thực nhập, quy cách, chủng loại, mã kí hiệu và cùng người giao hàng kí vào 2 bản. Nguyên vật liệu nhập kho được sắp xếp, phân loại riêng biệt đúng quy định đảm bảo thuận tiện cho việc xuất vật tư và an toàn trong bảo quản, cháy nổ. 34
35. Biểu 2.2. Mẫu số 01GTKT-3LL Hoá đơn GTGT GT: 199 - B Liên 2( giao cho KH) No: 011246 Ngày 4-3-2004 Đơn vị bán hàng: Xí nghiệp vật tư Đông Anh Địa chỉ: Thị trấn Đông Anh - Hà Nội Điện thoại Mã số Họ tên người mua: Ông Huỳnh Đơn vị: Công ty cơ khí ôtô 1 -5 Số tài khoản Hình thức thanh toán: Trả chậm Địa chỉ: Thị trấn Đông Anh - HN Mã số thuế: 0100104073-1 Số lượng Đơn giá Thành tiền STT Tên VT, hàng hoá ĐVT (kg) (VNĐ/kg) (VNĐ) 1 Thép ống 26,6 m 250 11.200 2.800.000 2 Tôn 3 ly m 6.000 4.500 27.000.000 3 Tôn 10 ly chịu nhiệt kg 300 8.450 2.535.000 Cộng 32.335.000 Thuế GTGT 5%: Tiền thuế GTGT 1.615.750 Tổng số tiền thanh toán 33.950.750 Số tiền viết bằng chữ: Ba mươi ba triệu chín trăm năm mươi nghìn bảy trăm năm mươi đồng chẵn. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (kí) (kí) (kí) 35
36. Đối với nguyên vật liệu nhập khẩu từ nước ngoài thì có hoá đơn sau: Biểu 2.3: Huyndai Corporation Ltd. Seul, Hàn Quốc. Hoá đơn Hợp đồng số: New 2KY053/Ref.000218/AMC 1-5. Hoá đơn số: 2004 EX 0326 Đơn vị: Công ty cơ khí ôtô 1-5 Ngày 12 - 3- 2004 Vận chuyển từ Seul, Hàn Quốc đến Việt Nam Số Đơn giá Stt Tên VT ĐVT Thành tiền VNĐ lượng (USD) 1 Sơn 189 Kg 1899 1.701 Kg25.719.120 2 Nước làm mát 163 Kg 9,5 1.548,5 23.413.320 Thuế nhập khẩu 3% 97,485 1.473.973 Tổng giá trị: 3346,985 50.606.413 Công ty Huyndai Công ty AMC 1-5 Kí Kí Sau khi tiến hành kiểm nghiệm vật tư, phòng ĐHSX căn cứ vào HĐ GTGT lập phiếu nhập kho (chỉ ghi số lượng). 36
37. Biểu 2.4 Biên bản kiểm nghiệm vật tư Mẫu số 05 - VT Ngày 6 - 3 - 2004 QĐ 1141TC/QĐ/CĐKT Đơn vị: Công ty cơ khí ôtô 1-5 Căn cứ vào hoá đơn số 011246 ngày 4 - 3 - 2004 của xí nghiệp Vật tư Đông Anh. Biên bản kiểm nghiệm gồm: 1. Ông Nguyễn Duy Mạnh - Phòng ĐHSX - trưởng ban. 2. Ông Nguyễn Quang - Phòng KCS - Uỷ viên 3. Bà Nguyễn Thị Thuý - Thủ kho - Uỷ viên. Đã kiểm nghiệm các loại vật tư sau: Kết quả kiểm nghiệm Số Phương Số lượng Số lượng Ghi Tên VT ĐVT lượng Số lượng thức KK đúng phẩm sai phẩm chú dtừ thực tế kn chất chất 1.Thép ống 26,6 m đo 250 250 250 0 2.Tôn 3 ly m đo 6000 6000 6000 0 3.Tôn 10 ly chịu Kg cân 300 300 300 0 nhiệt Kết quả kiểm nghiệm: đều đúng quy cách, phẩm chất. Trưởng ban Uỷ viên Uỷ viên 37
38. Biểu 2.5 Mẫu số 91 - VT Công ty cơ khí ôtô 1-5 QĐ: 1141 - TC/QĐ/CĐKT Ngày 1/11/1995 của BTC Số 270 Phiếu nhập kho Ngày 6 - 3- 2004. Họ tên người giao:Ông Huỳnh. Địa chỉ: Phòng ĐHSX Theo biên bản kiểm nghiệm VTsố 22/3 của phòng KCS. Nhập tại kho 1 (NVL chính). Số lượng Thành Stt Tên VT ĐVT thực Chứng Đơn giá Ghi chú tiền nhập từ 1 Thép ống 26,6 m 250 250 2 Tôn 3 ly m 600 6000 3 Tôn 10 ly chịu nhiệt Kg 300 300 Phụ trách cung tiêu Kế toán trưởng Người giao Thủ kho Thủ trưởng đơn vị b. Đối với nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu: Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, và định mức tiêu hao nguyên vật liệu của phòng thiết kế máy công trình và thiết kế ôtô, thống kê phân xưởng lên phòng kế toán đề nghị bộ phận viết phiếu xuất vật tư. Bộ phận này lập phiếu xuất thành 2 liên. Liên 1: đưa cho người lĩnh vật tư để xuống kho vật tư, liên này phải có chữ ký của bộ phận viết phiếu xuất và chữ kí của kế toán trưởng. Liên 2 phải có chữ kí của lĩnh vật tư, liên này gửi xuống đơn vị nhận vật tư. Sau khi nhận vật tư người lĩnh vật tư sẽ đưa cho thủ kho liên 1 và ghi vào thẻ kho số thực nhập. Liên này phải có chữ kí của người nhận vật tư và thủ kho. Định kỳ 5 hoặc 7 ngày, kế toán vật liệu xuống kho kiểm tra và nhận phiếu xuất kho. 38
39. Biểu 2.6 Phiếu xuất kho Số 277. Ngày 4 - 3 -2004 Họ tên người nhận: Trạm trộn 91. Đơn vị: Cơ khí. Lý do xuất: làm móng thép . Xuất tại kho: 1 Số lượng Stt Tên VT Đvt Đơn giá Thành tiền Ghi chú Yêu cầu Thực xuất 1 Tôn 3 ly m 1200 1200 Phụ trách cung tiêu KTT Bxuất phiếu Người nhận Thủ kho Thủ trưởng Kí Kí Kí Kí Kí Kí Trường hợp vật liệukém phẩm chất không đảm bảo chất lượng sản phẩm, theo lệnh của giám đốc, phòng kinh tế thị trường thoả thuận với khách hàng lập hoá đơn giá trị gia tăng làm 3 liên. Công ty kiểm trra ký duyệt thanh toán rồi đưa liên 2 cho khách hàng. Thủ kho căn cứ vào hoá đơn tiến hành xuất vật tư giao cho khách hàng và cùng khách hàng kí vào liên 3. Liên 1 lưu ở phòng Kt - TT, liên 3. Thủ kho làm căn cứ ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán vật tư tính thành tiền và ghi sổ. 39
40. Biểu 2.7 Hoá đơn GTGT Liên 3 (ghi sổ) Ngày 10 tháng 03 năm 2004 Đơn vị bán hàng: Công ty cơ khí ôtô 1-5 Địa chỉ: TTĐA - HN Điện thoại: Mã số thuế: 0100704073 - 1 Họ tên người mua: Trần Hùng Địa chỉ: Công ty TNHH Đông Hà Hình thức thanh toán: Tiền mặt. Tên hàng, Stt Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền VT 1 Thép  27 m 9 9.000 81.000 Cộng tiền hàng 81.000 Thuế suất GTGT 5% Tiền thuê GTGT 4.050 Tổng giá thanh toán 85.050 Bằng chữ: Tám mươi lăm ngàn không trăm năm mươi đồng chẵn Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Thủ kho Kí Kí Kí Kí 2.2. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty cơ khí ôtô 1-5 Do đặc điểm đa dạng về chủng loại, nghiệp vụ nhập - xuất vật liệu thường xuyên nên công ty lập sổ danh điểm nguyên vật liệu theo cách phân loại theo công dụng và vai trò của nguyên vật liệu. Tuy nhiên lập sổ như thế còn nhiều hạn chế, chưa khoa học. Sổ danh điểm nguyên vật liệu, Kho 1 (NVL chính). Số thẻ Tên vật liệu 1 Tôn d4 2 Tôn 10 ly 3 Tôn 3 ly 4 Thép  26,6 Công ty sử dụng phương pháp giá hạch toán và hạch toán chi tiết theo hình thức sổ số dư 40
41. Sơ đồ 2.3: Sơ đồ khái quát hạch toán chi tiết NVL liệu tại Công ty cơ khí ô tô 1-5 Phiếu nhập kho Bảng tổng hợp Bảng kế toán Thẻ kho Sổ số dư Bảng luỹ kế N-X-T tổng hợp N-X-T Phiếu xuất kho Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Sổ số dư được lập theo cách phân loại nguyên vật liệu (từng kho). ở kho: Căn cứ vào phiếu nhập, xuất vật liệu, thủ kho đánh số danh điểm vào thẻ kho. Thẻ kho được lập từ đầu năm và được đánh số thứ tự theo sổ danh điểm nguyên vật liệu. Định kỳ 5 hoặc 7 ngày. Thủ kho giao toàn bộ chứng từ nhập xuất cho kế toán và cuối tháng vào sổ số dư. Trên thẻ kho còn ghi giá hạch toán cho từng loại vật liệu. 41
42. Biểu 2.8 Thẻ kho Lập ngày 1-1-2004 Tên nhãn hiệu, quy cách VT: Tôn 3 ly Đơn vị tính: Kg Giá hạch toán: 4500đ/kg Tờ thẻ số 3 chứng từ Số lượng Xác Ngày 3 hiệu Ntháng Diễn giải nhận N-X Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất của KT Tháng 3-2002 3.000 270 6-3 Xí nghiệp VT Đông Anh 6000 9000 277 4-3 Trạm trộn 91-cơ khí 1.200 7.800 379 8-3 Trạm trộn 84-cơ khí 1.700 6.100 315 18,3 Công ty CPTM Hà Anh 2000 8.100 ở phòng kế toán: Định kỳ 5 hoặc 7 ngày nhận được chứng từ nhập - xuất nguyên vật liệu, kế toán vật tư định khoản, đối chiếu số liệu giữa thẻ kho với phiếu nhập - xuất vật liệu, và tính giá cho từng phiếu nhập - xuất - theo giá hạch toán, ghi vào bảng luỹ kế N - X - Tồn vật liệu (biểu 2.9).Cuối tháng tính tiền trên sổ số dư do thủ kho chuyển đến. Từ bảng luỹ kế N - X - Tồn vật liệu vào bảng tổng hợp N - X - Tồn (biểu 2.10) và đối chiếu với sổ tổng hợp về vật liệu Biểu 2.11: Trích sổ số dư Năm 2004, Kho 1 Số DĐ Đơn giá Dư tháng 1 Số dư cuối tháng 2 Số dư cuối tháng 3 Tên VT ĐVT NVL hạch toán SL ST SL ST SL ST 1 Tôn d4 m 4.500 1.700 7.650.000 688 3.096.000 2 Tôn 10 ly Kg 8.500 1500 12.750.000 1.400 11.900.000 3 Tôn 3 ly m 4500 3000 13.500.000 4450 20.025.000 Cộng 33.900.000 35.021.000 42
43. 2.3. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu: 2.3.1. Tổ chức TK - TK 152: Nguyên vật liệu phản ánh theo giá trị hiện có, tình hình tăng giảm nguyên vật liệu theo giá thực tế. TK này không được mở chi tiết. - TK 331: Phải trả người bán. - Và các TK 111, 112, 133, 621, 627, 335, 642 2.3.2. Phương pháp hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu: Cùng với hạch toán chi tiết nguyên vật liệu thì kế toán cũng tiến hành hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu. Đây là công việc quan trọng và cần thiết bởi vì qua đây kế toán mới có thể phản ánh được giá đích thực của vật liệu. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu được ghi theo trình tự sau: Sơ đồ 2.4: Trình tự ghi sổ kế toán NVL theo hình thức nhật ký chứng từ. Chứng từ gốc: Sổ chi tiết - Hoá đơn BH (hoá đơn GTGT) TK 331 - Phiếu nhập kho (Nợ, Có) - Phiếu xuất kho - Biên bản kiểm nghiệm vật tư NKCTsố 1,2,10 Bảng kê Bảng phân bổ số 2 Bảng kê NKCT số 4, 5, 6 số 3 số 5 NKCTsố 7 Sổ cái TK 152 Báo cáo tài chính Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Quan hệ đối chiếu 43
44. * Trường hợp nguyên vật liệu tăng do mua sắm nhập kho với hình thức trả chậm nguyên vật liệu: Ví dụ: Ngày 4-3-2004 mua tôn 3 ly của xí nghiệp vật tư Đông Anh trị giá 27.000.000 thuế GTGT 5% 1.350.000đ. Căn cứ vào hoá đơn mua vật liệu số 011246, phiếu nhập kho số 270, biên bản kiểm nghiệm vật tư số 22/3. kế toán ghi vào sổ chi tiết TK 331 (quyển ghi Có TK 331) Nợ TK 152: 27.000.000 Nợ TK 133: 1.350.000 Có TK 133: 28.350.000 *Trường hợp tăng do nhập khẩu nguyên vật liệu: Ví dụ: Ngày 12 - 3- 2004, nhập khẩu nước làm mát trị giá 548,5USD, thuế nhập khẩu 46,455USD, tỷ giá hối đoái 1 USD = 15,120 đồng. Căn cứ vào hoá đơn mua vật tư số 2002EXO0326 biên bản kiểm nghiệm vật tư, và phiếu nhập kho số 410, kế toán ghi vào sổ chi tiết có TK 331 định khoản Nợ TK 152: 24.115.680 Có TK 3333 702.340 Có TK 331 23.413.320 Căn cứ vào các hoá đơn, trong tháng kế toán sẽ phản ánh trên sổ chi tiết thanh toán với người bán (ghi Có TK 331). Cơ sở số liệu: Từ phiếu nhập kho,hoá đơn, biên bản kiểm nghiệm vật tư Cách ghi: + Căn cứ vào phiếu nhập, hoá đơn kế toán ghi cột số thứ tự, ngày tháng, số hiệu hoá đơn, số phiếu nhập. + Cột nội dung: Ghi tên đơn vị. + Cột TK đối ứng: Ghi có TK 331, ghi Nợ các TK khác, đối với nguyên vật liệu, CCDC cột giá hạch toán được ghi sau khi kế toán vật tư tính thành tiền. Sau đó tính tổng Có TK 331 (theo giá thực tế mua). 44
45. Biểu 2.12: Trích sổ chi tiết thanh toán với người bán (ghi Có TK 331) Tháng 3/2004 Phiếu Hoá đơn Ghi có TK 331, ghi nợ các TK khác Stt nhập Cộng có TK Tên đơn vị Số TK 152 331 Nt Số hiệu Nt 133 hiệu HT TT XN vật tư 1 4-3 011246 63 270 27.000.000 27.000.000 1.350.000 28.350.000 Đông Anh Công ty 23.413.320 2 12-3 2002EXO326 203 410 23.436.000 2.345.320 Huyndai-HQ XN vật tư 3 13-3 185060 721 29.650.000 28.760.000 1.438.000 30.198.000 Đông Anh Cộng Khi thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp, căn cứ vào các chứng từ thanh toán với các hình thức thanh toán, kế toán ghi vào các cột đối ứng tài khoản cho phù hợp. - Nếu thanh toán bằng tiền mặt: Nợ TK 331: 18.350.000 Có TK 111: 18.350.000 - Nếu thanh toán bằng TGNH Nợ TK 331: 23.413.320 Có TK 112: 23.413.320 - Nếu thanh toán bằng tiền vay: Ví dụ: Vay ngắn hạn thanh toán với người bán số tiền 10.000.000VNĐ, Nợ TK 331: 10.000.000 Có TK 311: 10.000.000 Ví dụ: - Theo phiếu chi số 21 ngày 10-3-2004, chi trả cho xí nghiệp vật tư Đông Anh số tiền 18.350.000đ - Theo giấy báo nợ của NH công thương số A05042004 về việc trả tiền mua vật tư cho công ty Huyndai. Kế toán thanh toán người bán mở sổ chi tiết thanh toán với người bán (ghi Nợ TK 331). Cách ghi: Cột 1: Ghi số thứ tự Cột 2: Ghi chứng từ 45
46. Cột 3: Ghi tên đơnvị Cột 4: Ghi số hiệu TK đối ứng Cột 5: Ghi phát sinh Nợ Cột 8 : Ghi chú: Ghi loại vật tư mua. Biểu 2.1.3: Sổ chi tiết tài khoản 331 (ghi Nợ TK 331) T3-2004. Chứng từ TK Số dư Stt Tên đơn vị đối PS Nợ PS có Ghi chú NT Shiệu ứng Nợ Có 1 10-3 21 Xí nghiệp 111 18.350.000 Tôn 3 ly VTĐA 2 14-3 A05042004 Cty Huyndai 112.1 23.413.320 Nước làm mát 3 21-3 63 XN vật tư ĐA 111 10.000.000 Tôn 3 ly Cộng 51.763.320 Cuối tháng căn cứ vào NKCT cuối tháng trước, sổ chi tiết TK 331 (ghi có TK 331) và sổ chi tiết TK 331 (ghi Nợ TK 331) để ghi vào NKCT số 5 tháng này. Cơ sở số liệu và phương pháp ghi: - Đưa toàn bộ số liệu của từng nhà cung cấp trên sổ chi tiết TK 331 (ghi có TK 331) đưa vào NKCT số 5 - Ghi phát sinh Nợ TK 331 của từng nhà cung cấp. - Số dư cuối tháng: căn cứ vào số dư đầu tháng, phát sinh có TK 331, phát sinh Nợ TK 331 để tính số dư cuối tháng của từng người mua. NKCT số 5 sẽ được trình bày ở Biểu 2.14. * Trường hợp nguyên vật liệu mua bằng tiền tạm ứng: Tạm ứng lương, tạm ứng công tác phí, mua hàng và khi tạm ứng thường dùng bằng tiền mặt Khi người mua VL viết đơn đề nghị tạm ứng phải ghi rõ mua VL gì, bao nhiêu, trưởng phòng ĐHSX xem xét và ký duyệt để chuyển lên phòng kế toán trưởng ký duyệt, viết phiếu chi, kế toán tạm ứng ghi vào sổ chi tiết tạm ứng TK141. Khi nguyên vật liệu nhập kho, căn cứ vào hoá đơn, biên bản kiểm nhận vật tư, phiếu nhập kho, kế toán tạm ứng ghi vào sổ chi tiết TK 141. Cuối kỳ sẽ đưa vào NKCT số 10 (TK 141). theo giá thực tế, phần giá hạch toán sau khi kế toán vật tư tính thành tiền sẽ ghi sau. Ví dụ: Ngày 5-3-2004, mua thép ống 26,6 với trị giá 18.880.000đ, thuế GTGT 5% 944.000đ đã trả bằng tiền tạm ứng. Căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập kho số 750, biên bản kiểm nghiệm vật tư, kế toán ghi: 46
47. Nợ TK 152 18.880.000 Nợ TK 133: 944.000 Có TK 141: 19.824.000 47
48. Biểu 2.15: Trích sổ chi tiết TK 141 Tháng 3 - 2004 C.từ P.nhập Ghi có TK 141, ghi nợ các TK 7 Ghi nợ TK Công Có stt diễn giải TK 152 141, ghi có NT s.hiệu SH NT TK 133 TK 141 HT TT TK 111 1 1-3 37 Ô.Huỳnh 26.670.000 2 2-3 011.428 Ô.Huỳnh 130 2-3 6240.000 6.136.000 306.800 6.442.800 3 5-3 345680 Ô.Huỳnh 750 5-3 18.891.328 18.880.000 944.000 19.824.000 11-3 110675 Ô.Nam 1011 12-3 16.375.000 16.000.000 800.000 16.800.000 Cộng 41.506.328 41.016.000 2050800 43.066.800 26.670.000 Biểu 2.16: Nhật ký chứng từ số 10 (TK 141) Trích tháng 3-2004 Số đư cuối Số dư đầu tháng Ghi có TK 141, ghi Nợ các TK khác tên người Cộng có Cộng Nợ tháng stt tạm ứng TK 152 TK 141 TK 141 Nợ Có TK 133 Nợ Có HT TT 1 Ô.Huỳnh 25.131.328 25.016.000 1.250.800 26.266.800 26.670.000 403.200 2 Ô.Nam 17.000.000 16.375.000 16.000.000 800.000 16.800.000 0 200.000 Cộng 17.000.000 41.506.328 41.016.000 2.050.800 43.016.800 26.670.000 603.200 Trường hợp nguyên vật liệu được mua bằng tiền mặt: Ví dụ: Lô hàng mua 6-3-2004, được trả bằng tiền mặt tổng số tiền 10.557.787 trong đó VAT 5% Căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập 800, phiếu chi kế toán tiến hành ghi vào NKCT số 1 Nợ TK 152: 10.055.035 Nợ TK 133: 502.752 Có TK 111: 10,557.757 Đối với tất cả cácphiếu nhập vật tư, kế toán các phần hành liên quan ghi theo giá thực tế. Sau khi kế toán vật tư tính thành tiền theo giá hạch toán với các phiếu nhập vật tư sẽ đưa cho các kế toán phần hành liên quan để ghi vào cột TK 152 phần giá hạch toán. b. Hạch toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu 48
49. Để tính giá nguyên vật liệu xuất dùng, kế toán áp dụng tính giá hạch toán Các phiếu xuất sau khi được tính thành tiền theo giá hạch toán sẽ được phân bổ cho từng khoản mục chi phí chi tiết cho từng sản phẩm , phân xưởng, xí nghiệp. Cuối tháng cộng tổng cho từng khoản mục để vào bảng phân bổ số 2 theo giá hạch toán. Cuối tháng vào Bảng kê số 3 căn cứ vào Bảng tổng hợp nhập -xuất tồn kho, để ghi vào cột hạch toán của TK 152. Căn cứ vào NKCT số 1, số 2, số 5, số 10 kế toán vật tư vào cột giá thực tế TK 152, và phần giá hạch toán đối với số phát sinh nợ của TK 152. Từ đó tính hệ số giá và tính giá thực tế nguyên vật liệu xuất trong tháng. Biểu 2.17: Bảng kê số 3 (Bảng kê tính giá nguyên vật liệu) Tháng 3 -2004 Ghi có TK TK 152 TK 153 STT Ghi nợ Cộng HT TT HT TT các TK 1 I. Dư đầu tháng 11.178.398.240 11.113.185.490 2 II. Phát sinh nợ trong tháng 1.452.690.450 1.358.565.930 3 -TK111 (NKCT số 1) 99.070.080 96.150.899 4 -TK141(NKCT số 10) 24.580.600 25.765.453 5 -TK331(NKCTsố 5) 1.329.039.770 1.212.089.216 6 -TK333(NKCTsố 10) 24.559.972 7 III. Cộng dư đầu tháng và 12.631.0088.690 12.487.751.020 ps nợ trong tháng (III=I+II) 8 IV. Hệ số giá 0,987 9 V. Xuất trong tháng 4.398.989.324 4.341.802.420 Từ bảng kê số 3, cuối tháng kế toán căn cứ vào hệ số giá tính giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho theo các khoản mục chi phí va được đưa vào bảng phân bổ số 2: 49
50. Biểu 2.18: Bảng phân bổ số 2. Tháng 3-2004. Ghi có TK TK 152 TK 153 TT Ghi nợ Cộng HT TT HT TT các TK 1 TK621-CPNVLTT 3.438.728.314 3.394.024.810 3.394.024.810 -Trạm bơm 84 799.536.544 7.89.142.564 7.89.142.564 -Trạm trộn 85 189.992.600 187.522.690 187.522.690 2 TK 627.CPSXPX,XN 38.521.760 38.020.977 38.020.977 -Máy công trình -Phân xưởng cơ khí 3 TK2412-XDCB 85.085.300 83.979.191 83.979.191 4 TK 335. CP bảo hành 735.184.220 725.626.820 725.626.820 -Trạm 64 1.385.000 1.366.995 1.366.995 -Trạm 74 44.128.800 43.555.125 43.555.125 5 TK642 - CPQLDN 79.441.980 69.526.234 69.526.234 6 TK 632 - Nhượng bán 29.107.400 28.729.003 28.729.003 Cộng 4.398.989.324 4.341.802.420 4.341.802.420 Bảng phân bổ số 2 là căn cứ để vào bảng kê số 4, số 5, số 6, số phát sinh Có TK 152. Xem biểu 2.19, 2.20. 2.21. Biểu 2.19: Trích bảng kê số 4 (Tập hợp CPSX theo các TK 621, 627) Tháng 3 - 2004 TK ghi có Stt TK152 TK ghi Nợ I TK621- chi phí NVL trực tiếp 3.394.024.810 1 -Trạm 84 799.842.564 2 -Trạm 85 187.522.690 3 -Xe bus 51 chỗ ngồi 218.180.020 II TK627-cphí sản xuất PX 38.020.977 1 -Máy công trình 2 -Pxưởng cơ khí Cộng 3.432.045.787 50
51. Biểu 2.20: Trích bảng kê số 5 Chi phí nguyên vật liệu cho xây dựng cơ bản, quản lý doanh nghiệp. Tháng 0 3 -2004 TK ghi có STT TK152 ghi Nợ các TK I TK 241 - CPXDCB 83.979.191 II TK 642 -CPQLDN 69.526.234 Cộng 153.505.425 Biểu 2.21: Trích bảng kê số 6- Chi phí bảo hành sản phẩm TK 335 TK ghi có TT TK152 ghi Nợ các TK TK 335 - chi phí bảo hành 725.626.820 1 -Trạm 64 1.366.995 2 - Trạm 74 43.555.125 3 - Trạm Các bảng kê số 4, 5, 6 sau khi khoá sổ sẽ vào NKCT số 7 (Biểu 2.22) Biểu 2.22: Trích Nhật ký chứng từ số 7 Tháng 3 - 2004 Phần I: Tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh toàn công ty: TK ghi có TT TK ghi nợ TK 152 Cộng I Phần A 1 TK 621- chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 3.394.024.810 3.394.024.810 2 TK 241.2 - chi phí XDCB 83.979.191 83.979.191 3 TK 335 - chi phí bảo hành 725.626.820 725.626.820 4 TK 627 - chi phí sản xuất px 38.521.760 38.521.760 5 TK 642- chi phí QLDN 69.526.234 69.526.234 Cộng 4.313.073.417 4.313.073.417 II Phần B 28.729.003 28.729.003 1 TK 632-Nhượng bán NVL 28.729.003 28.729.003 Cộng 4.341.802.420 4.341.802.420 51
52. Sau khi đã khoá sổ các NKCT, sổ kế toán khác vào sổ cái TK 152. Sổ này được mở cho cả năm. Mỗi tờ sổ mở cho 3 tháng, trong đó phản ánh số phát sinh Nợ, số phát sinh Có, dư đầu năm, dư cuối tháng. - Số phát sinh Nợ. Được lấy từ NKCT số 1,2,5,10 - Số phát sinh Có: Được lấy từ NKCT số 7. Sổ cái TK 152 được ghi vào cuối tháng sau khi đã khoá sổ, kiểm tra đối chiếu số liệu trên NKCT Xem biểu 2.23 Biểu 2.23: Sổ cái TK 152 - NVL Số dư đầu năm : 11.113.997.679VNĐ Ghi nợ TK 152 TT Ghi nợ các Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 TK khác 1 NKCT số 1 (TK 111) 96.150.889 2 NKCT số 5 (TK 331) 1.212.089.216 3 NKCT số 10 (TK 141) 25.765.453 4 NKCT số 10 (TK 3333) 24.559.972 5 Cộng phát sinh Nợ 1.358.565.530 6 Cộng phát sinh Có 4.341.802.420 7 Số dư cuối tháng Nợ 11.113.185.490 8.129.948.600 Có 2.4. Công tác kiểm kê nguyên vật liệu tại công ty: Định kỳ vào 1/1 hàng năm, công ty tổ chức kiểm kê nguyên vật liệu để phát hiện và xử lý chênh lệch giữa số liệu sổ sách và thực tế kiểm kê. Biên bản kiểm kê vật tư được thiết kế sau 52
53. Biểu 2.24: Biên bản kiểm kê vật tư: (Trích) Từ 0h ngày 1-1-2004 Các thành viên tham gia kiểm kê: - Bà Nguyễn Thị Thuý - Thủ kho - Bà Vũ Bích Việt - kế toán vật tư - Ông Nguyễn Mạnh Huỳnh - Phòng điều hành sản xuất. Kết quả kiểm kê: Kho 1: nguyên vật liệu chính Định mức hao Chênh lệch sổ Số lượng Số đơn giá hụt sách, thực tế Tên VL ĐVT dđ hạch toán Thành Sổ sách Thực tế % Số lượngSố lượng tiền 1 Tôn d4 m 4.500 2150 2150 0,005 10,75 0 0 2 Tôn 10 ly Kg 8.500 1456 1455 0,005 7,28 -1 -8.500 3 Tôn 3 ly m 4.500 2.728 2.728 0,005 13,64 0 0 4 Thép 26,6 m 12.000 4.800 4.800 0,005 24 0 0 Trưởng ban Thủ kho Kế toán vật tư Căn cứ vào biên bản kiểm kê nguyên vật liệu, thủ kho vào các thẻ kho theo số danh điểm nguyên vật liệu được kiểm kê; đồng thời kế toán vật tư xử lý đối với các chênh lệch - Trường hợp phát hiện thiếu hụt nguyên vật liệu so với sổ sách: + Nếu hao hụt trong định mức thì được coi là 1 khoản chi phí quản lý doanh nghiệp, khoản được tính vào chi phí tháng 1 -2004 Nợ TK 642.6 : 8500 Có TK 152: 1x 8500 = 8500 + Nếu hao hụt ngoài định mức thì coi như một phiếu xuất vật tư thì cần xác định nguyên nhân và xử lý: 1. Nếu chưa xác định được nguyên nhân Nợ TK 1381: 105.000 Có TK 152: 105.000 2. Nếu do nhân viên trong Công ty lấy cắp thì trừ lương. Nợ TK 334: 105.000 53
54. Có TK 152: 105.000 Căn cứ vào số liệu báo cáo kế tài sản toán của Công ty trong hai năm 2002-2003 ta có thể phân tích các chỉ tiêu trên theo bảng dưới đây.(Biểu 2.25) Biểu 2.25. Một số chỉ tiêu đánh giá hiệu quả sử dụng NVL tại Công ty cơ khí ô tô 1-5. Đơn vị tính: 1000đ TT Chỉ tiêu Năm 2000 Năm 2001 Chênh lệch (+,-) % 1 Tổng doanh thu 45.163.766 100.673.636 +55.509.810 2,229 2 Doanh thu thuần 45.163.766 100.673.636 +55.509.810 2,229 3 Lợi nhuận thuần 669.039 1.409.386 +740.341 2,106 4 Giá trị NVL tồn đầu kỳ 3.139.829 6.214.625 +3.074.796 1,979 5 Giá trị NVL tồn cuối kỳ 6.214.625 11.113.997 +4.899.372 1,788 6 Giá trị NVL bình quân 4.677.277 8.664.311 +3.987.034 1,852 7 Giá trị NVL xuất trong kỳ 27.398.541 62.232.750 +34.834.209 2,271 8 Sức sản xuất của NVL 9,660 11,620 +1,96 1,202 9 Số vòng quay của NVL 9,660 11,620 +1,96 1,202 10 Sức sinh lời của NVL 0,143 0,163 +0,02 1,139 11 Hệ số quay kho của NVL 5,858 7,183 +1,325 1,226 12 Kỳ luân chuyển của NVL 37,270 30,981 -6,289 0,831 13 Hệ số đảm nhiệm 0,104 0,086 -0,018 0,8269 Dựa vào bảng chỉ tiêu trên ta thấy: * Sức sản xuất của NVL năm 2003 là 11,62, năm 2002 là 9,66. Như vậy sức sản xuất của NVL năm 2003 tăng 20,2% tức là tăng 1,96. Điều đó có nghĩa 1 đồng NVL ở năm 2003 sẽ tạo thêm được 1,96 đồnh doanh thu so với năm 2002.Để có được như vậy là do doanh thu năm 2003 tăng gấp 2,229 lần so v ới năm 2002tức là tăng 55.509.810.000đ giá trị nguyên vật liệu bình quân năm 2003 tăng 1,852 lần tức là tăng 3.987.034.000đ và mức tăng về giá trị tuyệt đối của doanh thu cao hơn mức tăng tuyệt đối của giá trị NVL bình quân. Doanh thu của Công ty tăng lên nhanh là do có thế mạnh về sản phẩm phục vụ cho xây dựng như trạm trộn, may nghiền sỏi đá các sản phẩm này có uy tín trên thị trường, đồng thời nhu cầu về các sản phẩm này lại tăng do đòi hỏi về xây dựng nhà cửa, xí nghiệp, đường giao thông và đặc biệt là từ khi có luật đầu tư nước ngoài vào Việt Nam. * Sức sinh lời của NVL: Năm 2003 đã tăng so với năm 2002 là 0,02 tức là tăng 1,139lần. Tức là năm 2003 từ một đồng nguyên vật liệu sẽ tạo thêm được 0,02 đồng lợi nhuận so năm 2002. Điều này có được là do lọi nhuận thuần năm 2003 tăng 2,106 lần tức là tăng thêm 740.341.000đ và tăng cao hơn mức tăng về 54
55. NVL bình quân. Như vậy Công ty đã sử dụng NVL có hiệu quả , hợp lý và tiết kiệm hơn . * Số vòng quay của NVL:năm 2003 đã tăng so với năm 2002 là 1,96 tức là tăng 1,202 lần. Như vậy tốc độ quay của NVL tăng, tránh được tình trạng ứ đọng vốn. Hệ số quay kho của NVL: năm 2003 là 7,183 vòng, năm 2002 là 5,858 lần do đó số vòng quay kho của NVL năm 2003 đã tăng 1,325 vòng/năm. Do đó lượng vật tư lưu chuyển qua kho tăng nhanh. Nguyên nhân la do mặc dù giá trị NVL tồn kho năm 2003 có tăng so với năm 2002, tăng 3.987.034.000đ nhưng do giá trị NVL xuất dùng trong năm 2003 tăng so với năm 2002 là 34.834.209.000đ tức tăng 2,271. Vì thế mặc dù dự trử lớn hơn song hệ số quay kho vẫn tăng. Điều đó thể hiện hiệu quả sử dụng NVL càng cao. Theo kết quả tính toán trên cho thấy bốn chỉ tiêu trên năm 2003 đều tăng so với năm 2002 điều đó chứng tỏ hiệu quả sử dụng NVL có tăng đáng kể. * Hệ thống đảm nhiệm của NVL: Năm 2003 là 0,086 và giảm so với năm 2002 là 0,018. Nguyên nhân là do NVL bình quân tăng lên nhưng mức tăng tuyệt đối của NVL thấp hơn so với doanh thu thuần, Điều này chứng tỏ hiệu quả sử dụng NVL là tốt. * Hệ số kỳ luân chuyển của NVL: Thời gian một vòng luân chuyển NVL ở năm 2003 là 30,981 ngày, trong khi năm 2002 là 37,27 ngày. Như vậy 1 vòng quay ở năm 2003 đã giảm đi 6,289 ngày so với năm 2002. Nguyên nhân do số vòng quay của NVL đã tăng lên 1,96 vòng tức là tăng 1,202 lần. Hai chỉ tiêu này năm 2003 thấp hơn năm 2002. Chứng tỏ hiệu quả sử dụng NVL đã tăng lên. Có thể nói để sử dụng hiệu quả NVL như trên là do Công ty đã xây dựng được định mức tiêu hao NVL đúng hơn thế tình hình bảo quản , tình hình dự trử bảo quản NVL ở Công ty là khác tốt, vì thế dẫn đến hiệu quả sử dụng NVL năm 2003 cao hơn năm 2002, tiết kiệm được chi phí, hạ giá thành sản phẩm , tăng sức cạnh tranh trên thị trường và nâng cao lợi nhuận cho Công ty. 55
56. I. Đánh giá chung công tác hạch toán NVL với việc tăng cường hiệu quả sử dụng NVL Công ty cơ khí ô tô 1-5: Cũng như các doanh nghiệp nhà nước khácm Công ty cơ khí ô tô 1-5 gặp rất nhiều khó khăn khi chuyển sang cơ chế thị trường. Nhưng với sự năng động tìm tòi nghiên cứu của lãnh đạo Công ty cũng như nỗ lực của toàn thể cán bộ công nhân trong Công ty, Công ty đã có những bước chuyển mới với những thành tựu hết sức to lớn. Một trong những bước chuyển đó là những cải tiến trong kế toán tài chính. Có thể thấy điều đó qua các mặt sau. 1.Những ưu điểm trong hạch toán NVL tại Công ty Thứ nhất về hệ thống chứng từ tài khoản, Công ty đã tổ chức hệ thống chứng từ và vận dụng tài khoản kế toán tương đối đúng với chế độ và biểu mẫu do Bộ tài chính ban hành. Các chứng từ được lập, kiểm tra luân chuyển một cách thường xuyên, phù hợp với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Hệ thống tài khoản của Công ty phản ánh đầy đủ mọi hoạt động kinh tế, việc sắp xếp phân loại các tài khoản trong hệ thống tài khoản của Công ty tương đối phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty. Thứ hai về hình thức sổ kế toán: Công ty đã sử dụng hình thức Sổ nhật ký chứng từ để hạch toán. Đây là hình thức ghi sổ kế toán phù hợp với một Công ty lớn, các sổ sách nhật ký chứng từ, bảng kê, bảng phân bổ , sổ chi tiết được thực hiện tương đối đầy đủm, ghi chép cẩn thận rõ ràng có hệ thống, hạch toán tương đối chính xác theo đúng chế độ của Bộ tài chính và Nhà nước ban hành. Thứ ba về hạch toán NVL: công tác hạch toán nói chung và công tác hạch toán NVL nói riêng đã phản ánh đúng thực trạng của Công , đáp ứng được yêu cầu quản lý mà Công ty đặt ra. Đảm bảo sự thống nhất về phạm vi và phương pháp tính các chỉ tiêu giữa kế các bộ phận liên quan. Kế toán vật liệu đã thực hiện việc đối chiếu giữa chứng từ sổ kế toán với thẻ kho, kiểm kê kho đảm bảo tính cần đối giữa chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu giá trị. Giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết cũng thường xuyên đối chiếu đảm bảo chính xác các thông tin về tình hình biến động NVL. Nhân viên thông kê phân xưởng thực hiện tốt việc theo dõi tình hình lĩnh và sử dụng NVL ở phân xưỡng, xí nghiệp, phản ánh tình hình xuất dùng kịp thời. Hơn nữa phương pháp tính giá xuất NVL theo giá hạch toán rất phù hợp với tình hình xuất- nhập NVL của Công ty, và phù hợp với phương pháp hạch toán chi tiết sổ số dư. Bởi vì để đáp ứng phương pháp sổ số dư thì cần phải tính gia theo hệ số giá. Thứ tư là hệ thống định mức tiêu hao NVL: Công ty đã xây dựng hệ thống định mức tiêu hao NVL cho mỗi loại sản phẩm cũng như từng chi tiết của sản phẩm tương đối chính xác, khoa học. Thông qua hệ thống này giúp cho quá trình 56
57. thu mua, bảo quản dự trử và sử dụng NVL hợp lý, nâng cao hiệu quả sử dụng NVL. Thứ năm Công ty đã xây dựng kế hoạch thu mua hàng tháng. Với khối lượng vật liệu sử dụng lớn với nhiều chủng loại khác nhau nhưng bộ phận cung ứng thu mua vẫn cung cấp một cách kịp thời , đầy đủ cho nhu cầu sản xuất. Phòng ĐHSX là nơi tổ chức trực tiếp việc thu mua và nhập kho vật liệu. Cán bộ của phòng luôn làm tốt nhiệm vụ của mình từ việc tìm nguồn hàng đến việc cung ứng kịp thời đầy đủ vật liệu cho sản xuất. Thứ sáu là việc tổ chức kiểm tra chất lượng vật liệu, thành phẩm khi nhập kho nguyên vật liệu về tới Công ty chưa được nhập kho luôn mà phải qua sự kiểm tra chất lượng của phòng KCS, phòng KCS chịu trách nhiệm kiểm nghiệm về mặt số lượng, chất lượng thông số kỹ thuật số, chung loại quy cách. Nếu kiểm tra thấy chất lượng không đảm bảo yêu cầu nhân viên cung ứng đổi lại. Sau khi kiểm tra xong lập biên bản kiểm nghiệm vật tư và đóng dấu vào hoá đơn mua hàng. Vì thế chất lượng của vật tư luôn được bảo đảm , từ đó khi đem vào sử dụng sẽ tránh được vật tư hư hỏng hoặc gây gián đoạn trong quá trình sản xuất, đảm bảo chất lượng đầu ra và nhằm giảm chi phí giá thành. Bên cạnh những ưu điểm trên, hạch toán NVL ở Công ty còn có những hạn chế nhất định đòi hỏi cần tiếp tục tìm ra các giải pháp nhằm hoàn thiện. 2.Những hạn chế trong công tác hạch toán NVL Thứ nhất là tổ chức bộ máy kế toán chưa hợp lý. Đó là sự kiêm nhiệm trong việc hạch toán các phần hành; và việc lập phiếu xuất kho vật tư chưa hợp lý. Thứ hai về việc xây dựng sổ danh điểm còn chưa khoa học. Thứ ba là việc mở sổ chi tiết thanh toán với người bán chưa phù hợp. Thứ tư là thiếu phiếu giao nhận chứng từ (hạch toán chi tiết vật liệu) Thứ năm là việc không sử dụng TK 151-hàng mua đi đường. Thứ sáu là việc chưa đưa phần mềm kế toán vào sử dụng. II. Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác hạch toán NVL với việc tăng cường hiệu quả sử dụng NVL tại Công ty cơ khí ô tô 1-5. ý kiến thứ nhất, về bộ máy kế toán của công ty: Mặc dù bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung nhưng việc tổ chức, phân công các phần hành cho từng kế toán viên là chưa hợp lý. Kế toán vật tư kiêm nhiệm thủ quỹ: Phần hành NVL với các nghiệp vụ xuất nhập vật tư rất nhiều với khoản 700 loại vật tư khác nhau với số lượng chứng từ rất lớn, trong khi đó việc tính thành tiền đối với các chứng từ nhập-xuất vẫn làm bằng thủ công, khối lượng công việc nhiều, phân bổ cho nhiều đối tượng sử dụng, phải 57
58. phản ánh vào nhiều sổ sách. Một số chứng từ xuất-nhập vật liệu mặc dù đã phát sinh ở tháng trước nhưng tháng này vẫn chưa phản ánh vào các sổ sách kế toán dẫn đến chi phí chưa chính xác. Trong khi đó các nghiệp vụ về thu chi tiền mặt diễn ra rất thường xuyên và đặc biệt đối với nghiệp vụ thủ tiền từ bán hàng do giá bán rất lớn nên việc tìm kiếm tiền bạc cũng mất rất nhiều thời gian. Với những đặc điểm đó công tác hạch toán NVL ở Công ty luôn hoàn thành rất chậm, gây ảnh hưởng không nhỏ đến việc đối chiếu với các sổ kế toán tổng hợp và lên báo cáo vì vậy theo em Công ty nên phân công phân nhiệm hợp lý hơn như : phần hành NVL do một người phụ trách, còn thủ quỹ là người khác. Có như thế công việc kế toán NVL sẽ đảm bảo đúng thời gian,.nâng cao hiệu quả công việc và tính chĩnh xác chi phí kinh doanh trong kỳ. -Bộ phận viết phiếu xuất vật tư : như phần thủ tục chứng từ nhập vật tư đã nêu, bộ phận viết phiếu xuất vật tư do một kế toán phụ trách. Do đó, mặc dù phiếu xuất về vật tư đó đã có nhưng khi xuống kho có thể không còn hoặc không đủ cung cấp cho các phân xưỡng. Hơn thế, phiếu xuất vật tư được lập thành hai liên. Liên 1 giao cho thủ kho để ghi vào thẻ kho sau đó đem lên phong kế toán. Liên 2 giao cho người lĩnh vật tư. Như vậy mặc dù phòng ĐHSX thu mua, nhập kho NVL trong kỳ nhưng lại không nắm rõ số lượng tồn từng loại NVL trong từng ngày. Chính sự không liên hệ chặt chẽ giữa ba phong kế toán, ĐHSX, kho sẽ gây ra sự ứ đọng NVL hoặc gián đoạn sản xuất do thiếu NVL. Vì vậy theo em Công ty nên để phòng ĐHSX lập phiếu xuất vật tư. Bởi vì phòng điều hành sản xuất với nhiệm vụ cung ứng các loại NVL căn cức vào kế hoạch sản xuất vào định mức tiêu hao NVL và căn cứ vào số lượng đã xuất của từng loại vật liệu phòng ĐHSX sẽ tính ra số lượng tồn của từng ngày từ đó dựa vào nhu cầu định mức sẽ lập phiếu xuất. Khi đó phiếu xuất này sẽ được lĩnh đầy đủ các loại vật tư do phòng ĐHSX đã xác đúng số lượng còn lại của từng NVL. Hơn nữa thông thường nếu nếu NVL nào đó tồn quá ít, hoặc bằng 0 thì nhân viên phụ trách phòng ĐHSX để từ đó có biện pháp đề nghị thủ trưởng đơn vị cấp thêm kinh phí để mua thêm NVL đáp ứng nhu cầu sản xuất. Phiếu xuất kho nên được lập thành 3 liên. Một liên lưu ỏ phong ĐHSX để ghi sổ và được cộng dồn hành ngày cho những NVL nào thường xuyên sử dụng. Một liên gửi cho thủ kho để ghi sổ sách sau đó đưa lên phòng kế toán để tính thành tiền và ghi sổ. Một liên giao cho người lĩnh vật tư để theo sử dụng vật tư ở từng phân xưởng xí nghiệp. Có như vậy sẽ cung ứng kịp thời NVL cho sản xuất và nâng cao hiệu quả sử dụng NVL tăng hiệu quả lao động. ý kiến thứ hai về hạch toán chi tiết NVL: *Xây dựng hệ thống danh điểm NVL Hệ thống danh điểm NVL còn rất đơn giản, chưa khoa học và việc kiểm tra đối chiếu còn khó khăn, không thuận tiện cho công tác quản lý NVL. Và để thuận lợi cho công tác quản lý NVL được chặt chẽ hệ thống nhất, đối chiếu kiểm tra dễ dàng, dễ phát hiện sai sót và thuận lợi cho việc tìm kiếm thông tin về một loại vật 58
59. tư nào đó, thì đầu tiên Công ty nên lập lại sổ danh điểm vật liệu cho từng kho vật liệu. Việc mở sổ danh điểm phù hợp sẽ góp phần giảm bớt khối lượng công việc kế toán, xử lý nhanh chóng cung cấp thông tin kịp thời phục vụ quản lý, điều hành sản xuất kinh doanh và thuận lợi cho việc sử dụng phần mền kế toán cho vận hành kế toán vật liệu trên máy tính. Hệ thống danh điểm NVL sẽ gắn liền với chủng loại, quy cách, thông số, kỹ thuật của nó, chẳng hạn: Biểu 3.1: Sổ danh điểm NVL- Kho 1 Ký hiệu Đơn giá Ghi TT Danh điểm Tên vật liệu Đv. tính Nhóm HT chú NVL I Tôn 152T Tôn 1 152T3 Tôn 3 ly m 4500 2 152T10 Tôn 10ly kg 8500 3 152TD4 Tôn D4 m 4500 Mở sổ danh điểm vật liệu phải nên có sự kết hợp nghiên cứu của phòng kế toán và phòng ĐHSX sau đó trình lên ban giám đốc để thống nhất sử dụng và quản lý trong toàn Công ty. *Lập phiếu giao nhận chứng từ xuất (nhập) nguyên liệu Như đã nêu ở trên, số lượng chứng từ nhập - xuất rất nhiều, diễn ra thường xuyên. Cứ định kỳ 5 hoặc 7 ngày, kế toán sau khi xuống kho lấy phiếu xuất, nhập và đối chiếu với thẻ kho thấy khớp số lượng thì ký vào thẻ kho mà không lập phiếu giao nhận chứng từ giữa kế toán vật tư và thủ kho. Đây là điều còn thiếu và gây khó khăn, nhầm lẫn cho việc tính giá đồng thời phải tính số lượng nhập- xuất-tồn. Vì thế nó ảnh hưởng không nhỏ đến tính khách quan của số liệu. Vì vậy theo em Công ty nên lập phiếu giao nhận chứng từ nhập (hoặc xuất) vật liệu theo từng kho.Vì khi nhận được chứng từ kế toán kiểm tra và tính theo từng chứng từ nhập (xuất) theo giá hạch toán cộng số tiền và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ nhập (xuất) vật liệu. Cứ 5 đến 7 ngày từ số liệu trên cột số tiền ở mổi phiếu giao nhận vào cột nhập, xuất cả số lượng và giá trị trên bảng luỹ kế nhập- xuất- tồn, đồng thời còn là căn cứ để đối chiếu với thẻ kho. 59
60. Biểu 3.2: Mẫu phiếu giao nhận chứng từ nhập (xuất) vật liệu Kho : Tháng 3 năm Số Phiếu nhập (xuất) Giá hạch toán Xác nhận Ngày danh Tên VL của người tháng ghi điểm Số liệu Số lượng Đơn giá Số tiền giao 152T3 7-3-2002 Tôn 3 ly 277,379 2900 4.500 13.050.000 152T10 Tôn 10 ly Cộng 15-3-2002 Cộng ý kiến thứ ba: Hạch toán tổng hợp NVL *Mở thêm TK 151 Thực tế tại Công ty không sử dụng TK 151- Hàng mua đang đi đường mà chỉ sử dụng TK 152- NVL chỉ khi nào có đầy đủ chứng từ hợp lệ như hoá đơn, phiếu nhập biên bản kiểm nghiệm vật tư thì mới ghi vào sổ sách và được hạch toán vào TK 152. Trong khi đó nhà cung cấp của Công ty ở khắp mọi miền đất nước và cả ở nước ngoài do đó hoá đơn đã về nhưng hàng vẫn chưa về cuối tháng, hoặc hàng đã về Công ty nhưng cuối tháng phòng KCS chưa kiểm nghiệm xong để hoàn tất thủ tục nhập kho. Vì thế những lô hàng này không được ghi chép mà chỉ khi có đầy đủ 3 chứng từ trên mới được nhập kho, ghi sổ. Như vậy, thông tin cuối tháng về HTK sẽ không đầy đủ hoặc đã ghi nhận khoản nợ chính mặc dù đã có những lô đã trả bằng tài sản của mình. Như vậy mặc dù TK111, TK 112đã ghi giảm nhưng TK 151 thì chưa tăng. Nếu như thế trong bảng cân đối kế toán sẽ thiếu hụt phần giá trị NVL này. Do đó đề nghị Công ty nên mở thêm Tk 151. Kết cấu và cách hạch toán tương tự như chương I và đồng thời cũng cần ghi chép hàng mua đang đi đường vào NKCT số 6 (Ghi có Tk 151). Biểu 3.4) và sổ cái TK 151 Biểu 3.4: NKCT số 6 (TK 152) Tháng năm Phiếu Dư cuối Dư Hoá đơn Ghi có TK 151, ghi nợ các TK Diễn nhập kỳ TT đầu giải Tk 152 Cộng có TK 151 tháng SH NT SH NT HT TT Cộng x x x x x x x Cách ghi: - Căn cứ vào tập hồ sơ hàng mua đang đi đường tháng trước (được xếp theo từng chủng loại hàng mua), kế toán tiến hành mở NKCT số 6 tháng này để theo 60
61. dỏi các lô hàng tháng trước nhưng tháng này về nhập kho và ghi vào dư đầu tháng (mỗi hoá đơn một dòng) - Sang tháng khi hàng đã về làm thủ tục nhập kho , căn cứ vào phiếu nhập ghi số hiệu, ngày tháng nhập , và ghi số tiền theo giá thực tế và hạch toán NVL nhập. Cuối tháng khoá sổ, xác định tổng phát sinh TK 151 và lấy số tổng cộng của NKCT số 6 ghi vào sổ Cái Tk 151 Biểu3.5: Mẫu sổ Cái TK 151 Năm 2002 Dư đầu năm Nợ Có Ghi Có TK Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 Ghi Nợ TK TK 152 Tk 153 Cộng phát sinh Có Tk này Cộng phát sinh Nợ TK này Số dư cuối tháng Nợ Có Mở sổ chi tiết tài khoản 331 Việc thiết kế sổ như trên là không phù hợp vì nhà cung cấp của công ty bao gồm cả người bán thường xuyên và không thường xuyên. đối với những nhà cung cấp không thường xuyên thì việc tổng hợp số dư cho từng nhà cung cấp là dễ dàng. tuy nhiên đối với những nhà cung cấp thường xuyên, nếu mở như vậy thì cần phải ghi nhiều dòng(ghi Có TK 331) với thứ tự khác nhau. Đến cuối tháng tổng hợp số liệu ghi Có TK 331 cho từng người sẽ rất khó khăn, không chính xác, đầy đủ. Việc thiết kế hai sổ chi tiết TK331 sẽ gây khó khăn cho việc tìm kiếm số liệu cho từng nhà cung cấp để tính số dư cuối tháng cho từng người, có khi dễ nhầm lẫn giữa số liệu của nhà cung cấp này với nhà cung cấp khác, đồng thời vào Nhật ký chứng từ sô 5 khó khăn. Vì vậy theo em, công ty chỉ nên mở một sổ chi tiết TK 331, nhưng đối với nhà cung cấp thường xuyên thì nên mở trang sổ riêng cho từng nhà cung cấp, còn những nhà cung cấp không thường xuyên thì được theo dõi trên một trang sổ riêng. Có như vậy, cuối tháng cộng từng TK liên quan đến TL 331 sẽ dễ dàng và nhanh chóng khi vào Nhật ký chứng từ số 5, đồng thời đối chiếu, kiểm tra sẽ dễ dàng. 61
62. Do đó, để phù hợp với yêu cầu theo dõi một cách thuận lợi, liên tục có hệ thống nên mở sổ chi tiết theo mẫu sau(biểu 3.6): Cơ sở số liệu: sổ chi tiết thanh toán với người bán tháng trước, hoá đơn, phiếu nhập vật liệu, các chứng từ thanh toán Phương pháp ghi: + Cột số dư đầu tháng: lấy số liệu ở cột số dư cuối tháng trước của sổ này: Dư Nợ: phản ánh số tiền công ty ứng trước cho người bán tháng trước Dư Có: phản ánh số tiền công ty còn nợ người bán tháng trước + Số phát sinh: -Phần ghi Có TK 331, ghi Nợ các TK khác: ghi theo hoá đơn Số tiền hàng ghi vào cột TK 152 theo giá thực tế(cột TK 152 được mở để theo dõi cả giá hạch toán và thực tế . Giá hạch toán sẽ được ghi sổ sau khi kế toán vật liệu tính thành tiền theo giá hạch toán trên phiếu nhập . Tiền thuế GTGT ghi cột tài khoản 133 -Phần ghi Nợ TK 331 ghi có các tài khoản khác : Khi thanh toán cho người bán tuỳ theo phương thức hạch toán ghi vào các cột tài khoản tương ứng . Số dư cuối tháng : Số dư nợ phản ánh số tiền công ty ứng trước cho người bán nhưng cuối tháng chưa lấy hàng . - Số dư có : Phản ánh số tiền cuối tháng công ty còn nợ người bán. Từ số liệu dòng tổng cộng của từng trang sổ chi tiết TK 331, từng dòng của trang sổ chi tiết TK 331( cho khách hàng không thường xuyên) được lập theo mẫu mới ta đưa vào Nhật ký chứng từ số 5 sẽ dễ dàng, theo từng tài khoản, số liệu dễ dàng, tránh nhầm lẫn, sai sót. Trang sổ chi tiết TK 331 cho từng người bán thường xuyên và không thường xuyên được thiết kế giống hệt nhau, chỉ khác ở trang sổ đối với người bán thường xuyên thì ghi tên người bán ở ngay đầu trang, trang sổ cho những người bán không thường xuyên được ghi theo cột tên đơn vị bán ý kiến thứ tư về việc lập dự phòng giảm giá NVL: Có thể nói NVL ở Công ty rất nhiều chủng loại, giá cả lại thường xuyên biến động chẳng hạn thép, tôn giá cả đã giảm do thị trường Mỹ không nhập khẩu thép, tôn của nước ngoài , song Công ty lại không lập dự phòng giảm giá NVL để nhằm chủ động trong trường hợp có sự biến động về giá cả NVL trên thị trường. Do đó việc lập dự phòng giảm giá NVL có ý nghĩa thực sự. Việc lập dự phòng sẽ giúp cho doanh nghiệp điều hoà thu nhập hạn chế được các thiệt hại rủi ro do các tác nhân khách quan đem lại, đồng thời hoản một phần thuế phải nộp và chủ động hơn về tài chính. 62