›

Đề tài Tổ chức công tác kế toán vật liệu và công cụ, dụng cụ tại xí nghiệp gạch ngói Hồng Thái

doc 68 trang nguyendu 4090
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Đề tài Tổ chức công tác kế toán vật liệu và công cụ, dụng cụ tại xí nghiệp gạch ngói Hồng Thái", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • docde_tai_to_chuc_cong_tac_ke_toan_vat_lieu_va_cong_cu_dung_cu.doc

Nội dung text: Đề tài Tổ chức công tác kế toán vật liệu và công cụ, dụng cụ tại xí nghiệp gạch ngói Hồng Thái

  1. LờI NóI ĐầU Những năm qua, cùng với chính sách đổi mới nền kinh tế theo cơ chế thị trường ở nước ta thì hàng loạt các doanh nghiệp sản suất kinh doanh đã ra đời. Để có thể tồn tại và phát triển trong môi trường cạnh tranh gay gắt của cơ chế thị trường, các doanh nghiệp phải tự chủ về tài chính, tự quản lý và phát triển nguồn vốn kinh doanh, công tác hạch toán phải khoa học, chính xác kết hợp với việc tìm hiểu thị trường nhằm tìm đầu ra cho sản phẩm của mình để đạt được mục đích kinh doanh có hiệu quả đang là vấn đề quan trọng hàng đầu của các doanh nghiệp. Xí nghiệp gạch ngói Hồng Thái là một doanh nghiệp nhà nước, hoạt động trong lĩnh vực sản xuất vật liệu xây dựng để phục vụ cho nhu cầu xây dựng của nhân dân địa phương cũng như trong cả nước. Xí nghiệp cũng có nhiều cố gắng trong việc cung cấp đầy đủ về số lượng, chất lượng sản phẩm, tích cực sản xuất kinh doanh, không ngừng nâng cao kỹ thuật, chất lượng, kiểu dáng, mẫu mã sản phẩm, đồng thời giá cả phải chăng nên vẫn giữ được uy tín với khách hàng theo đúng thời gian và hợp đồng ký kết. Xí nghiệp đã từng bước khẳng định vị trí của mình trên thị trường tuy cũng có những lúc khó khăn do nền kinh tế đem đến. Nhằm phát huy tốt hơn nữa những thành tích đã đạt được, xí nghiệp đã đầu tư tăng quy mô sản xuất, hiện đại hoá dây truyền sản xuất, đã tuyển dụng thêm những cán bộ quản lý, kỹ thuật giỏi với đội ngũ công nhân lành nghề, đáp ứng với yêu cầu, nhiệm vụ sản xuất của Nhà Nước giao cho, đó cũng là góp phần vào sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước. Để quá trình sản xuất được tiến hành thường xuyên và liên tục thì các doanh nghiệp sản xuất cần phải có vật liệu, công cụ, dụng cụ. Đây là cơ sở vật liệu cấu thành lên thực thể của sản phẩm. Đối với các doanh nghiệp sản xuất thì chi phí về vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí xản suất ra sản phẩm, giá thành sản phẩm nên có tác động đến hiệu quả của quá trình hoạt động sản xuất, kinh doanh. Vì thế, khi đã có lực lượng lao động giỏi cùng với dây truyền sản xuất hiện đại thì điều mà các doanh nghiệp sản xuất nói chung và xí nghiệp gạch Hồng Thái nói riêng cần phải quan tâm là vật liệu và công cụ, dụng cụ, từ khâu thu mua, bảo quản, sử dụng, dự trữ, đó là để nhằm vừa đáp ứng đầy đủ nhu cầu sản xuất, tiết kiệm để hạ giá thành sản phẩm, vừa là Kế toán vật liệu và công cụ dụng cụ
  2. 1 để chống mọi hiện tượng xâm phạm tái sản xuất của đơn vị. Để thực hiên được thì các doanh nghiệp cần phải sử dụng kế toán là công cụ quản lý. Xuất phát từ lý do trên, là một sinh viên trường Cao Đẳng Kinh Tế – Kỹ Thuật Công nghiệp I, đươc thực tập tại bộ phận kế toán của xí nghiệp gạch ngói Hồng Thái, em đã lựa chọn chuyên đề: “Tổ CHứC CÔNG TáC Kế TOáN VậT LIệU Và CÔNG Cụ, DụNG Cụ TạI Xí NGHIệP GạCH NGóI HồNG THáI” nhằm đi sâu tìm hiểu thực tế về công tác kế toán vật liệu, công cụ, dung cụ của một doanh nghiệp công nghiệp, đồng thời rút ra bài học kinh nghiệm cho bản thân. Kết cấu bản chuyên đề gồm 3 phần: Phần I: đặc điểm chung của xí nghiệp gạch ngói hồng tháI Phần II: thực trạng chung về công tác hạch toán kế toán vật liệu và công cụ dụng cụ tại xí nghiệp gạch ngói hồng thái Phần III: một số nhận xét đánh giá, kiến nghị, đề suất và kết luận về công tác kế toán vật liệu và công cụ dụng cụ tại xí nghiệp gạch ngói hồng thái 1
  3. 2 Phần I Đặc điểm CHUNG CủA Xí NGHIệP GạCH NGóI HồNG THáI 1 - quá trình hình thành và phát triển của xí nghiệp gạch ngói hồng thái Xí nghiệp gạch ngói Hồng Thái được thành lập vào năm 1972, theo quyết định số 80/QĐ-UB ngày 27/04/1972 của UBHC tỉnh Hà Bắc. Với vị trí tương đối thuận lợi, nằm cạnh đường quốc lộ 1A và tuyến đường sắt Hà Nội – Lạng Sơn, phía nam cách thị xã Bắc Ninh 15km, phía bắc cách thị xã Bắc Giang 5km. Đây là vùng ngoại ô của thị xã Bắc Giang – nơi tập chung 1 số cơ sở công nghiệp của tỉnh Bắc Giang. Nằm trên vùng đất đã được hoạch định địa giới cấp phát phi nông nghiệp – nơi tập chung 1 số mỏ đất sét có trữ lượng lớn, thuận lợi cho công nghiệp vật liệu phát triển. Hơn nữa, nằm cạnh trục đường giao thông quan trọng của cả nước, xí nghiệp gạch Hồng TháI có điều kiện hợp tác kinh tế, cung ứng vật tư, tiêu thụ sản phẩm và hợp tác khoa học kế toán. 2 – đặc điểm sản xuất kinh doanh và ngành nghề CủA Xí NGHIệP GạCH NGóI HồNG THáI Xí nghiệp gạch ngói Hồng Thái là một doanh nghiệp Nhà nước độc lập, hoạt động trong lĩnh vực sản xuất vật liệu xây dựng, sản phẩm chủ yếu là gạch ngói nung. Năm 1994, với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ sản xuất lò đứng. Xí nghiệp gạch ngói Hồng TháI đã đi vào xây dựng công trình sản xuất gạch theo công nghệ mới với công suất khoảng 24 triệu viên / 1 năm ( gạch đã quy đổi ). 2
  4. 3 Một số chỉ tiêu của xí nghiệp gạch Hồng Thái trong 3 tháng cuối năm 2002 STT chỉ tiêu đvt Quý IV/2002 Th 3 tháng đầu năm 2003 1 Tổng doanh thu VNĐ 2.257.723.806 2.915.658.110 2 Lợi nhuận thực hiện VNĐ 314.384.600 330.123.887 3 Nộp ngân sách VNĐ 258.859.000 258.865.000 4 Lao động Người 288 290 5 Thu nhập bình quân/người/tháng VNĐ 413.240 445.900 Quy mô vốn của xí nghiệp hiện nay là: Quý IV năm 2002, với tổng số vốn: 18.389.142.300 đ Trong đó: Vốn cố định: 11.576.459.529 đ Vốn lưu động: 6.830.682.771 đ Các tài sản cố định chủ yếu của doanh nghiệp tổng trị giá 11.567.459.529 đ bao gồm: - 1 máy tạo hình: 3.458.785.452 đ - 1 nhà cáng kính: 1.645.218.316 đ - 1 lò nung Tuynel: 3.214.147.245 đ - Kho chứa than và kho chứa đất: 175.060.400 đ - 1 Hầm sấy Tuynel: 2.889.795.353 đ - Văn phòng làm việc: 184.452.763 đ Về lao động:Tổng số công nhân viên toàn xí nghiệp: 288 người. Trong đó: Lao động trực tiếp: 270 người Lao động gián tiếp: 18 người (Trong đó có 11 đại học và 7 trung cấp) 3
  5. 4 3 – cơ cấu sản xuất của xí nghiệp gạch ngói hồng thái Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý của xí nghiệp gạch ngói Hồng Thái Giám đốc Phó Giám đốc Giám đốc Phòng Phòng Phòng Phòng Kinh doanh Kỹ thuật Kế toán Tổ chức Phân xưởng Phân xưởng Phân xưởng Đội tạo hình nung sấy ra lò xe - máy Tổ Tổ Tổ Tổ Tổ xếp Tổ Tổ Tổ Tổ Tổ Tổ Tổ vận tạo tạo đảo cơ goòng lò than cơ ra bốc khai chuyển hình hình cáng khí khí lò xếp thác 1 2 tạo nung hình sấy a – Chức năng của các phòng ban trong bộ máy quản lý của xí nghiệp - Giám đốc: Vừa đại diện cho Nhà nước, vừa đại diện cho công nhân, Giám đốc quản lý xí nghiệp theo chế độ một thủ trưởng, có quyền quyết định việc điều 4
  6. 5 hành hoạt động của xí nghiệp theo đúng chế độ, chính sách, pháp luật của Nhà nước, chịu trách nhiệm về hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp. Giám đốc trực tiếp chỉ đạo khu vực sản suất, phòng kế toán, thống kê, phòng tổ chức và điều hành toàn xí nghiệp. - Phó giám đốc: Có trách nhiệm tổ chức tiêu thụ sản phẩm, trực tiếp quản lý phòng kinh doanh, phòng kỹ thuật, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp khi giám đốc vắng. - Phòng tổ chức hành chính có nhiệm vụ bố trí, phân công lao động trong phạm vi xí nghiệp, giải quyết các chế độ chính sách cho cán bộ công nhân viên, chăm lo đời sống tinh thần văn minh, trong sạch, trực tiếp điều hành tổ bảo vệ, tổ nhà ăn, nhà trẻ, tham gia xây dựng, giáo dục, phổ biến nội quy, quy chế làm việc, sinh hoạt, hướng dẫn cán bộ công nhân viên trong xí nghiệp, thực hiên nghiêm chỉnh chủ trương, chính sách, pháp luật của Nhà nước và quy chế, nội quy của xí nghiệp. - Phòng kinh doanh có nhiệm vụ giao dịch, tìm nguồn tiêu thụ sản phẩm cho xí nghiệp, thực hiện chức năng Marketing, mở rộng mạng lưới tiêu thụ, quảng cáo sản phẩm của xí nghiệp, cung cấp thông tin cho Giám đốc về giá cả thị trường vật liệu xây dựng, để xây dựng kế hoạch sản xuất, cung ứng các loại vật tư phục vụ sản xuất kinh doanh. - Phòng kỹ thuật: Có nhiệm vụ giám sát và đảm bảo chất lượng, kỹ thuật của sản phẩm, cung cấp thông tin cho Giám đốc để xây dựng kế hoạch sản phẩm sản xuất, kích thước, mẫu mã để đáp ứng yêu cầu của thị trường. - Phòng kế toán, thống kê: Thực hiện cả ba chức năng: Kế hoạch, kế toán, thống kê và lao động tiền lương, chịu sự điều hành trực tiếp của Giám đốc xí nghiệp. Có nhiệm vụ xây dựng các kế hoạch biện pháp và kế hoạch pháp lệnh về sản xuất, cung ứng vật tư, kế hoạch tài chính thực hiện công tác quản lý tài chính, thông tin kinh tế, tính toán, phản ánh ghi chép đầy đủ chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ của xí nghiệp. Cung cấp các thông tin về chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm kịp thời, chính xác, phục vụ cho việc ra quyết định của Giám đốc được chính xác. b – Đặc điểm tổ chức sản suất của xí nghiệp gạch ngói Hồng Thái b.1. Phân xưởng tạo hình: được chia thành 4 tổ: 5
  7. 6 - Hai tổ tạo hình: có nhiệm vụ sản xuất ra gạch mộc (bán thành phẩm) chịu trách nhiệm từ khâu đưa đất vào máy cấp liệu đến khi gạch mộc được xếp theo quy định trong nhà cáng kính. - Tổ đảo cáng: Có nhiệm vụ đảo cho gạch mộc khô đều và thu gom gạch khô vào nơi quy định. - Tổ cơ khí tạo hình: Có nhiệm vụ sửa chữa, bảo dưỡng các thiết bị tạo hình và các thiết bị liên quan thuộc phân xưởng tạo hình. b.2. Phân xưởng nung sấy: Được chia thành 4 tổ: - Tổ xếp goòng: Có nhiệm vụ vận chuyển gạch mộc khô từ trong nhà cáng kính xếp lên goòng theo đúng kỹ thuật và quy trình công nghệ. - Tổ lò: Có nhiệm vụ vào lò và ra lò, phụ trách từ khâu gạch mộc ở trên goòng, vào hầm sấy, vào lò Tuynel đến khi gạch ra lò thành phẩm (gạch chín). - Tổ than: Có nhiệm vụ nghiền than, vận chuyển than pha và gạch mộc ở khâu tạo hình và vận chuyển lên lò phục vụ cho công việc nung sản phẩm. - Tổ cơ khí nung sấy: Có nhiệm vụ bảo dưỡng, sửa chữa toàn bộ hệ thống máy móc thiết bị khu vực lò nung, hầm sấy và các thiết bị thuộc sự quản lý của phân xưởng mình. b.3.Phân xưởng ra lò: Được chia thành 2 tổ: - Tổ ra lò: Có nhiệm vụ vận chuyển thành phẩm từ trên goòng đến xếp theo quy đinh trong khu vực kho thành phẩm, vệ sinh toàn bộ goòng ra lò và khu vực kho thành phẩm. - Tổ bốc xếp: Có nhiệm vụ bốc xếp gạch lên phương tiện của người mua hàng, xuống gạch khi khách hàng có nhu cầu, vệ sinh khu vực bốc xếp sản phẩm. b.4.Đội xe, máy: Được chia thành 2 tổ: - Tổ khai thác đất: Được trang bị một máy xúc, một máy ủi, một ô tô bò Mazben có nhiệm vụ khai thác vận chuyển đất từ vùng nguyên liệu của xí nghiệp. - Tổ xe vận chuyển: Có nhiệm vụ vận chuyển thành phẩm đi tiêu thụ. Phụ trách đội xe là đội trưởng, có nhiệm vụ như quản đốc phân xưởng. 4 – Tình hình chung về công tác kế toán của xí nghiệp gạch ngói hồng thái. a – Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của xí nghiệp gạch ngói Hồng Thái. Trưởng phòng Kế toán 6 Kế toán Kế toán Kế toán Kế toán Kho thành tiền vật tư tổng hợp bán Quỹ phẩm, vật lương công cụ kế toán hàng, tiền tư, công bảo hiểm dụng cụ tiền mặt công nợ mặt cụ, dụng xã hội cụ
  8. 7 b – Chức năng và nhiệm vụ của mỗi nhân viên kế toán trong xí nghiệp - Trưởng phòng kế toán: Có nhiệm vụ phụ trách chung, kiểm tra các công việc của nhân viên văn phòng. Hàng ngày duyệt các chứng từ nhập, xuất, thu, chi, vay quan hệ với ngân hàng và các cơ quan có liên quan. Trực tiếp phụ trách phần hành kế toán ngân hàng và kế toán tài sản cố định. - Kế toán vật tư, công cụ lao động nhỏ: Hàng ngày căn cứ vào hoá đơn mua hàng, dự trù vật tư, giấy xin cấp vật tư đã được duyệt tiến hành viết phiếu nhập, xuất vật tư, giám sát việc sử dụng vật tư. Hàng ngày mở sổ chi tiết vật tư theo dõi tình hình nhập – xuất – tồn các loại nguyên vật liệu, công cụ lao động nhỏ, lập bảng kế toán phân loại lên chứng từ ghi sổ chuyển cho kế toán tổng hợp. - Kế toán tiền lương, bảo hiểm xã hội: hàng ngày xác định số lao động đi làm, tiến hành nghiệm thu sản phẩm từng tổ, từng phân xưởng, xác định số công phát sinh, tiến hành tính công cho từng tổ và lương bình quân một người trong tổ (theo phiếu nghiệm thu sản phẩm, số lương lao động và định mức đơn giá tiền lương cho từng bộ phận). - Mở sổ theo dõi tiền lương (thanh toán với công nhân viên) cho từng tổ, cuối kỳ lập bảng tiền lương phải trả công nhân viên trong kỳ, tính trích BHXH của công nhân viên, phân bổ vào các đối tượng chịu chi phí, cuối kỳ lập báo cáo thống kê. - Kế toán tổng hợp, kế toán tiền mặt: hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc đã được duyệt tiến hành viết phiếu thu – chi và định khoản các tài khoản theo đúng nội dung kinh tế phát sinh. - Hàng ngày căn cứ vào chứng từ ghi sổ của kế toán viên tập hợp, đăng ký vào sổ đăng ký chứng từ, sổ cái. Cuối kỳ lập bảng cân đối phát sinh, đối chiếu với các báo cáo chi tiết của các kế toán khác. Tổng hợp chi phí sản xuất, tính toán giá thành sản phẩm, lập báo cáo kế toán, báo cáo tài chính định kỳ. - Kế toán bán hàng, công nợ: Hàng ngày viết phiếu bán hàng, thu tiền, mở sổ theo dõi công nợ phải trả, phải thu của khách hàng. Lập bảng kê phân loại, lên chứng từ ghi sổ cuối kỳ, lập báo cáo nhập - xuất - tồn kho, tính thuế VAT, theo dõi, đốc thúc, thu tiền công nợ. 7
  9. 8 - Thủ quỹ: Hàng ngày căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi đã có đầy đủ chữ ký thành phần (người chịu trách nhiệm pháp lý và người chịu trách nhiệm vật chất) tiến hành đối chiếu với kế toán tiền mặt. - Thủ kho thành phẩm - vật tư - công cụ lao động: Hàng ngày căn cứ vào phiếu nhập, xuất đã được duyệt, tiến hành các nghiệp vụ nhập xuất thành phẩm, nguyên vật liệu, công cụ lao động, mở thẻ kho theo dõi Nhập - Xuất - Tồn kho các loại thành phẩm, nguyên vật liệu, công cụ lao động nhỏ về mặt số lượng, cuối kỳ tiến hành đối chiếu với kế toán vật tư và kế toán bán hàng về mặt số lượng. 5 - sổ sách kế toán của xí nghiệp gạch ngói hồng thái Hình thức ghi sổ kế toán của xí nghiệp áp dụng là:Chứng từ ghi sổ Sơ đồ về hình thức tổ chức kế toán của xí nghiệp gạch ngói Hồng Thái Chứng từ gốc Sổ quỹ Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ Sổ và thẻ chi tiết chứng từ ghi sổ Sổ cái Sổ cân đối Bảng tổng hợp phát sinh chi tiết Bảng tổng hợp Ghi chú: cân đối Đối chiếu kiểm tra Ghi hàng ngày Ghi hàng ngày Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán lập chứng từ ghi sổ và ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó ghi vào sổ cái, các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết. 8
  10. 9 - Cuối tháng đối chiếu, khoá sổ, tính ra tổng số tiền các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và lập bảng cân đối đối chiếu phát sinh. - Sau khi đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính. - Đối chiếu kiểm tra. Tổng số phát sinh Nợ = Tổng số phát sinh Có. - Tổng dư Nợ = Tổng dư Có của các tài khoản trên bảng cân đối phát sinh phải bằng nhau. Phần II Thực trạng chung về công tác hạch toán kế toán vật liệu và công cụ dụng cụ tại xí nghiệp gạch ngói hồng thái 1 - Đặc điểm, yêu cầu, nhiệm vụ của kế toán vật liệu công cụ dụng cụ tại xí nghiệp gạch ngói Hồng Thái. a - Đặc điểm, yêu cầu. Xí nghiệp gạch ngói Hồng Thái là một doanh nghiệp sản suất gạch. Vì vậy các nguyên liệu vật liệu chủ yếu là: Than bùn, than cám và đất sét. Các nguyên liệu phụ, nhiên liệu: Than tổ ong, xăng, dầu diegen, dầu nhớt HĐ 40 + 50, dầu công nghiệp 90, dầu CS 32 mỡ IC 2, mỡ chịu nhiệt, Các công cụ lao động: Khẩu trang, quần áo bảo hộ lao động, găng tay, xẻng, xe cải tiến, Để đảm bảo cho quá trình sản xuất, kinh doanh được tiến hành thuận lợi nhanh chóng, thực hiện tiết kiệm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, nâng cao chất lượng sản phẩm cũng là cơ sở để tăng lợi nhuận cho các doanh nghiệp thì phải quản lý chặt chẽ, thu mua, vận chuyển, bảo quản, sử dụng vật tư. Mặt khác, tổ chức quản lý tốt vật liệu, công cụ dụng cụ sẽ hạn chế được hư hỏng, hao hụt, làm giảm bớt những rủi ro thiệt hại trong sản xuất. b – Nhiệm vụ của kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ. Tổ chức ghi chép, phân loại và tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, tình hình nhập – xuất – tồn kho vật liệu, công cụ dụng cụ, kiểm tra tình 9
  11. 10 hình thực hiện kế hoạch thu mua vật tư và tình hình sử dụng nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất. Tổ chức áp dụng đúng đắn các phương pháp về kỹ thuật, hạch toán vật liệu, hướng dẫn, kiểm tra các bộ phận trong doanh nghiệp, thực hiện đầy đủ chế độ hạch toán ban đầu (lập chứng từ, luân chuyển chứng từ), mở sổ và thẻ kế toán chi tiết, thực hiện kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ đúng chế độ, theo đúng phương pháp quy định nhằm bảo đảm sự thống nhất trong công tác kế toán, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo trong doanh nghiệp. Tính toán, xác định chính xác số lượng, giá thị vật tư từ thực tế đưa vào sử dụng và số liệu đã tiêo hao để từ đó phân bổ chính xác giá trị vật liệu, công cụ dụng cụ đã tiêo hao vào các đối tượng sử dụng, tức là tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của các bộ phận, đơn vị sử dụng vật liệu, công cụ, dụng cụ. 2 – Kế toán chi tiết nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tại xí nghiệp gạch ngói hồng thái a – Chứng từ. Hiện nay xí nghiệp gạch ngói Hồng Thái chủ yếu nhập kho Nguyên vật liệu – công cụ dụng cụ từ mua ngoài do đó giá thực tế Nguyên vật liệu – công cụ dụng cụ được xác định như sau: Giá thực tế nhập = Giá mua trên + Thuế NK + CF thu – CK, GG kho 152,153 hoá đơn (nếu có) mua, v/c HBBT Lại Với Nguyên vật liệu – công cụ dụng cụ xuất kho theo giá thực tế: Giá thực tế = Giá thực tế đơn vị 152, 153 x Số lượng 152,153 XK trong kỳ 152,153 XK NK theo từng lần nhập thuộc từng lần nhập Trước khi nhập kho Nguyên vật liệu – công cụ, dụng cụ để đảm bảo tính pháp lý cho quá trình nhập kho thì kế toán phải căn cứ vào các Hoá đơn (GTGT), (Chứng từ gốc), Sau đó mới căn cứ vào các chứng từ gốc để ghi vào phiếu Nhập kho (Mẫu số 01 - VT), Xuất kho (Mẫu số 02 - VT) 10
  12. 11 Sau đây là mẫu Hoá đơn (GTGT) mà hiện nay Xí nghiệp gạch ngói Hồng Thái đang sử dụng. Biểu số 1a: Hoá đơn (gtgt) Liên 2: (Giao khách hàng) Mẫu số 01 – GTKT – 3LL Ngày 15 tháng 10 năm 2002 DU/01 - B Đơn vị bán hàng: Công ty Thương mại Tiền Phong Địa chỉ: Bắc giang. Số tài khoản: Điện thoại: Mã số: Họ và tên người mua hàng: Nguyễn Thế Điền. Đơn vị: Xí nghiệp gạch ngói Hồng Thái. Địa chỉ: Bắc giang. Số TK: Hình thức thanh toán: Thanh toán chậm. Mã số: 2400152089 – 1 STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 1 Than cám 6 Tấn 143,368 247.619 35.500.640 Cộng tiền hàng 35.500.640 Thuế suất GTGT: 5% tiền thuế GTGT 1.775.032 Tổng số tiền thanh toán 37.275.672 Số tiền viết bằng chữ: Ba mươi bảy triệu, hai trăm bảy mươi năm nghìn, sáu trăm bảy hai đồng Người mua hàng kế toán trưởng thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu ghi rõ họ tên) Nguyễn Thế Điền Nguyễn Hoài Thu Hà Huy Phương 11
  13. 12 Căn cứ vào hoá đơn mua hàng (biểu số 1a), kế toán. Làm căn cứ để viết phiếu nhập kho. Trước khi viết phiếu nhập kho thì hai bên làm biên bản giao nhận vật tư. Việc kiểm nhận do thủ kho thực hiện. Cơ sở kiểm nhận là hoá đơn của người cung cấp. Biểu số 2a: Cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc biên bản giao nhận vật tư Hôm nay vào hồi: 10h ngày 15 tháng 10 năm 2002 I. Đại diện bên giao. 1. Ông: Triệu Đăng – Công ty thương mại Tiền Phong – Bắc giang. II. Đại diện bên nhận 1. Ông: Lê Hiền 2. Ông: Dương Văn Hồng - Thủ kho. 3. Bà: Nguyễn Thị Hồi - Vật tư. Cùng nhau kiểm tra giao nhận số lượng, chất lượng vật tư cụ thể như sau: III. Số lượng, chủng loại: Than cám 6. 22. Chuyến ô tô = 143,368 tấn. (Một trăm bốn mươi ba tấn, ba trăm sáu mươi tám kg) IV. Chất lượng: đảm bảo. Chúng tôi cùng nhau thống nhất ký giao nhận. Đại diện bên giao Vật tư Bảo vệ Thủ kho Triệu Đăng Nguyễn Thị Hồi Lê Hiền Dương Văn Hồng 12
  14. 13 Căn cứ vào hoá đơn mua hàng và biên bản giao nhận vật tư, kế toán vật tư viết phiếu nhập kho theo số vật liệu thực tế. Biểu số 3a: Đơn vị: Xí nghiệp phiếu nhập kho Mẫu số 01 - VT gạch ngói Hồng Thái Ngày 15 tháng 10 năm 2002 (QĐ số1141 Địa chỉ: Bắc Giang Nợ: TK 152 TC/QĐ/CĐKT ngày Có: TK 331 1 - 11 - 1995 BTC Họ và tên người mua hàng: Nguyễn Thế Điền Theo hợp đồng số: 18 - ngày 15 tháng 01 năm 2002 Nhập tại kho: Vật liệu chính. Tên, nhãn hiệu, quy Đơn Số lượng Mã Stt cách, phẩm chất vật tư vị Theo Thực Đơn giá Thành tiền số (sản phẩm, hàng hoá) tính CT nhập 1 Than cám 6 Tấn 143.368 143.368 247.619 35.500.640 Cộng tiền hàng 35.500.640 Thuế 5% 1.772.032 Cộng 37.275.672 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Ba mươi bảy triệu, hai trăm bảy mươi năm nghìn, sáu trăm bảy mươi hai đồng Phụ trách cung tiêu Kế toán trưởng Người giao hàng Thủ kho Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Nguyễn Thế Điền Đặng Nam Triệu Đăng Dương Văn Hồng Hà Phong 13
  15. 14 Biểu số 1b: Hoá đơn bán hàng Mẫu số: 02 - GTGT 3 LL Liên 2: (Giao khách hàng) BX/01 - B Ngày 27 tháng 10 năm 2002 Đơn vị bán hàng: Công ty trách nhiệm hữu hạn P & V Địa chỉ: 7B Ngô Thì Nhậm - Hà Nội. Số tài khoản: Điện thoại: Mã số: 0100981645 - 1 Họ tên người mua hàng: Hoàng Văn Tuyên Đơn vị: Xí nghiệp gạch ngói Hồng Thái Địa chỉ: Bắc Giang. Số tài khoản: . Hình thức thanh toán: Thanh toán chậm. Mã số: 2400152089 - 1 STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 1. Quần áo bảo hộ lao động Bộ 4 42.000 168.000 2. Găng tay vải Đôi 29 2.800 81.200 3. Khẩu trang Chiếc 42 1.000 42.000 Cộng tiền hàng hoá, dịch vụ 291.200 Tổng số tiền viết bằng chữ: Hai trăm chín mươi mốt nghìn hai trăm đồng. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Hoàng Văn Tuyên Nguyễn Thị Thanh Hoàng Anh Tuấn 14
  16. 15 Biểu số 2b: Cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc biên bản Giao nhận vật tư Hôm nay vào hồi: 14h ngày 27 tháng 01 năm 2002 I. Đại diện bên giao: 1. Ông: Hoàng Văn Tuyên - Cán bộ vật tư xí nghiệp gạch ngói Hồng Thái II. Đại diện bên nhận: 1. Ông: Dương Văn Hồng -Thủ kho 2. Ông: Nguyễn Trung Sơn - Cán bộ kỹ thuật 3. Bà: Nguyễn Thị Hồi - Vật tư Cùng nhau kiểm tra giao nhận số lượng, chất lượng vật tư cụ thể như sau: III. Số lượng, chủng loại: 1. Quần áo bảo hộ lao động: Số lượng: 4 bộ 2. Găng tay vải: Số lượng: 29 đôi 3. Khẩu trang: Số lượng: 42 chiếc IV. Chất lượng: Tốt Chúng tôi cùng nhau thống nhất ký giao nhận. Đại diện bên giao đại diện bên nhận Đại diện bên giao Vật tư Kỹ thuật Thủ kho Hoàng Văn Tuyên Nguyễn Thị Hồi Nguyễn Trung Sơn Dương Văn Hồng 15
  17. 16 Biểu số 3b: Đơn vị: Xí nghiệp phiếu nhập kho Số 09 Mẫu số 01 - VT gạch Hồng Thái Ngày 27 tháng 10 năm 2002 (QĐ số 1141 - Địa chỉ: Bắc Giang Nợ: TK 153 TC/QD/CĐKT Có: TK 331 Họ tên người mua hàng: Hoàng Văn Tuyên Theo hợp đồng số: 21 - ngày 27 tháng 10 năm 2002 Nhập tại kho: Xí nghiệp (công cụ dụng cụ) Tên, nhãn hiệu, quy cách, Số lượng Mã Thành STT phẩm chất vật tư (sản ĐVT Theo Thực Đơn giá số tiền phẩm, hàng hoá) CT nhập 1. Quần áo bảo hộ lao động Bộ 4 4 42.000 168.000 2. Găng tay vải Đôi 29 29 2.800 81.200 3. Khẩu trang Chiếc 42 42 1.000 42.000 Cộng 291.200 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Hai trăm chín mốt nghìn hai trăm đồng. Phụ trách cung tiêu kế toán trưởng thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu ghi rõ họ tên) Nguyễn Thế Điền Đặng Nam Hà Phong 16
  18. 17 Biểu số 1C: hoá đơn (gtgt) Mẫu số 01 - Liên 2: (Giao cho khách hàng) GTJT - 3LL DU/01 - B Ngày 07 tháng 10 năm 2002 Đơn vị bán hàng: Doanh nghiệp tư nhân Tuyết Ly Địa chỉ: Bắc Giang. Số tài khoản: Điện thoại: Mã số: . Họ tên người mua hàng: Đoàn Phương Hằng. Đơn vị: Xí nghiệp gạch Hồng Thái. Địa chỉ: Bắc giang. Số tài khoản: Hình thức thanh toán: Thanh toán chậm. Mã số: 2400152089 - 1 STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 1 Dầu nhớt Lít 45 10.910 490.950 Dầu công nghiệp Lít 160 11.000 1.760.000 Dầu Diêgen lít 1604 3.755 6.023.020 Cộng tiền hàng 8.273.970 Thuế suất GTGT: 10% tiền thuế GTGT 827.397 Tổng tiền thanh toán 9.101.367 Số tiền viết bằng chữ: Chín triệu một trăm linh một nghìn ba trăm sáu mươi bảy đồng Người mua hàng kế toán trưởng thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Đoàn Phương Hằng Hoàng Tuyết Nhung Hà Hải Nam 17
  19. 18 Biểu số 2C: Cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc biên bản giao nhận vật tư Hôm nay vào hồi: 9h ngày 07 tháng 10 năm 2002 I. Đại diện bên giao: 1. Ông: Hoàng Minh Quân - doanh nghiệp tư nhân Tuyết Ly II. Đại diện bên nhận: 1. Ông: Dương Văn Hồng - Thủ kho 2. Ông: Nguyễn Minh Khánh - quản đốc phân xưởng nung sấy. 3. Bà: Nguyễn Thị Hồi - Vật tư Cùng nhau kiểm tra giao nhận số lượng, chất lượng vật tư cụ thể như sau: III. Số lượng, chủng loại: 1. Dầu nhớt HĐ 40 - 45 lít 2. Dầu công nghiệp 90 - 160 lít 3. Dầu diêgen - 1640 lít IV. Chất lượng: đảm bảo Chúng tôi cùng nhau thống nhất ký giao nhận đại diện bên giao đại diện bên nhận Vật tư Quản đốc PX Thủ kho Hoàng Minh Quân Nguyễn Thị Hồi Nguyễn Minh Khánh Dương Văn Hồng 18
  20. 19 Biểu số 3C: Đơn vị: Xí nghiệp gạch phiếu nhập kho Số 06 Mẫu số 01 - VT ngói Hồng Thái Ngày 07 tháng10 năm 2002 (QĐ số 1141 - Địa chỉ: Bắc Giang Nợ: TK 152 TC/QĐ/CĐKT) Có: TK331 Ngày 1 - 11 - 1995 BTC Họ tên người mua hàng: Nguyễn Thế Điền Theo HĐ số 14 ngày 07 tháng 10 năm 2002 Nhập tại kho: Nhiên liệu Tên, nhãn hiệu, quy Số lượng Mã cách phẩm chất vật tư ĐVT Đơn giá Thành tiền STT số Theo Thực (sản phẩm, hàng hoá) CT nhập 1. Dầu nhớt HĐ 40 Lít 45 45 10.910 490.950 2. Dầu công nghiệp 90 Lít 160 160 11.000 1.760.000 3. Dầu điêzen Lít 1640 1640 3.755 6.023.020 Cộng tiền hàng 8.273.970 Thuế VAT 10% 827.390 Cộng 9.101.367 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Chín triệu một trăm linh một nghìn ba trăm sáu mươi bảy đồng. Ngày 07/01/2002 Phụ trách cung tiêu Kế toán trưởng Người giao hàng Thủ kho Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)(Ký, ghi rõ họ tên)(Ký, ghi rõ họ tên) Nguyễn Thế Điền Đặng Nam Hoàng Minh Quân Dương Văn Hồng Hà Phong Trước khi bắt đầu sản xuất theo định mức hay theo một hợp đồng kinh tế thì bộ phận phòng kỹ thuật hay các phân xưởng sản xuất sẽ viết “Phiếu đề xuất vật tư” theo đúng số lượng, chất lượng yêu cầu của hợp đồng hay theo định mức. Các phiếu đề xuất vật tư do các phân xưởng sản xuất đưa lên phòng kỹ thuật, phòng kỹ thuật sẽ đưa lên Giám đốc duyệt, sau đó mang đến phòng kế toán viết phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được chia thành 2 liên: 1 liên lưu tại phòng vật tư, còn liên kia đưa lên cho quản đốc phân xưởng mang đến kho lĩnh rồi lại giao cho thủ kho. Định kỳ kế toán xuống kho để nhận các chứng từ đó cùng với các chứng từ nhập khác có liên quan. Giá thực tế vật tư xuất kho: Xí nghiệp gạch ngói Hồng Thái tính giá vật liệu xuất kho theo phương pháp: Nhập trước - xuất trước: xuất hết số nhập mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng lô hàng xuất. Vì vậy, kế toán căn cứ vào giá trị thực tế của vật liệu, công cụ, dụng cụ xuất kho. 19
  21. 20 Biểu số 4a: Xí nghiệp gạch ngói phiếu đề xuất vật tư Hồng Thái Kính gửi: giám đốc xí nghiệp Bộ phận: Phân xưởng nung sấy Đề nghị Giám đốc xí nghiệp cấp duyệt STT Tên vật tư ĐVT Số lượng Nội dung Ghi chú 1. Than cám 6 Tấn 81,5 Pha và nung gạch 2. Cộng Ngày 24 tháng 10 năm 2002 Phòng kỹ thuât CNSX Giám đốc xí nghiệp Nguyễn Trung Sơn Hà Phong Biểu số 5a: XN gạch ngói Phiếu xuất kho Số 28 Mẫu số 02 - VT Hồng Thái Ngày 24 tháng10 năm 2002 QĐ số 999TC/QĐ/CĐKT Nợ: TK 621 Ngày 02 - 11 - 1996 Có: TK 152 của BTC Họ tên người nhận hàng: Nguyễn Văn Nông Lý do xuất kho: Pha và nung gạch Xuất tại kho: Vật liệu chính Tên, nhãn hiệu, quy Số lượng Mã STT cáchphẩm chất, vật tư ĐVT Theo Thực Đơn giá Thành tiền số (sản phẩm, hàng hoá) CT nhập A B C D 1 2 3 4 1. Than cám 6 Tấn 81,5 81,5 247.619 20.180.984 Cộng 20.180.984 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Hai mươi triệu một trăm tám mươi nghìn chín trăm bốn mươi tám đồng. Xuất, ngày 24/10/2002 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên ) (Ký, ghi rõ họ tên)(Ký, ghi rõ họ tên) Hà Phong Đặng Nam Nguyễn Thế Điền Nguyễn Văn Dương Văn Nông Hồng 20
  22. 21 Biểu số 4b: XN gạch ngói phiếu đề xuất vật tư Hồng thái Kính gửi: giám đốc xí nghiệp Bộ phận: Phân xưởng ra lò (tổ bốc xếp) Đề nghị Giám đốc xí nghiệp cấp duyệt Số STT Tên vật tư ĐVT Nội dung Ghi chú lượng 1. Quần áo bảo hộ lao động Bộ 4 Xuất cho tổ bốc xếp 2. Găng tay vải Đôi 15 Xuất cho tổ bốc xếp 3. Khẩu trang Chiếc 15 Xuất cho tổ bốc xếp Cộng Ngày 28 tháng 10 năm 2002 Quản đốc phân xưởng Giám đốc xí nghiệp Nguyễn Văn Kiên Hà phong Biểu số 5b: Phiếu xuất kho Số 67 Mẫu số 02 - VT QĐ Ngày 28 tháng 10 năm 2002 Nợ TK 627 Số 999 TC/QĐ/CĐKT Có TK 153 Ngày 02/11/1996 của BTC Họ tên người nhận hàng: Nguyễn Văn Kiên Lý do xuất kho: Chuyển, bốc xếp gạch ra bãi thành phẩm Xuất tại kho: Công cụ dụng cụ Số lượng Tên, nhãn hiệu, quy cách, Mã STT phẩm chất vật tư (sản ĐVT Theo Thực Đơn giá Thành tiền số phẩm, hàng hoá) CT nhập A B C D 1 2 3 4 1. Quần áo bảo hộ lao động Bộ 4 4 42.000 168.000 2. Găng tay Đôi 15 15 2.800 42.000 3. Khẩu trang Chiếc 15 15 1.000 15.000 Cộng 225.000 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Hai trăm hai mươi năm nghìn đồng. Xuất, ngày 28/10/2002 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)(Ký, ghi rõ họ tên) Hà Phong Đặng Nam Nguyễn Thế Điền Nguyễn Văn Dương Văn Kiên Hồng 21
  23. 22 Biểu số 4c: XN gạch ngói phiếu đề xuất vật tư Hồng Thái Kính gửi: Giám đốc xí nghiệp Bộ phận: Đội xe máy Đề nghị Giám đốc xí nghiệp cấp duyệt STT Tên vật tư ĐVT Số Lượng Nội dung Ghi chú 1. Dầu nhớt HĐ 40 Lít 24 Bổ sung động cơ C100 2. Dầu Điêzen Lít 200 ủi đất phục vụ sản xuất Cộng Ngày 12 tháng 10 năm 2002 Đội trưởng đội xe máy Giám đốc xí nghiệp Trần Mạnh Tùng Hà Phong Biểu số 5c: Phiếu xuất kho Số 11 Mẫu số 02 - VT QĐ Ngày 12 tháng 10 năm 2002 Nợ TK 627 số 999TC/QĐ/CĐKT Có TK 152 Ngày 02/11/1996 BTC Họ tên người nhận hàng: Nguyễn Mạnh Tùng Lý do xuất kho: Chạy máy ủi & động cơ C100 Xuất tại kho: Nhiên liệu Tên, nhãn hiệu, quy Số lượng Mã STT cách, phẩm chất vật tư ĐVT Theo Thực Đơn giá Thành tiền số (sản phẩm, hàng hoá) CT nhập A B C D 1 2 3 4 1. Dầu nhớt HĐ 40 Lít 24 24 10.910 261.840 2. Dầu điêzen Lít 200 200 3.755 751.000 Cộng 1.012.840 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Một triệu không trăm mười hai nghìn tám trăm bốn mươi đồng. Xuất, ngày 28/10/2002 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký ghi rõ họ tên) Hà Phong Đặng Nam Nguyễn Thế ĐiềnNguyễn Mạnh Dương Văn Tùng Hồng Đối với phế liệu thu hồi: 22
  24. 23 ở xí nghiệp gạch ngói Hồng Thái, các phế liệu thu hồi gồm: các loại gạch vỡ, xí nghiệp không làm các thủ tục nhập kho phế liệu thu hồi. Sau mỗi chu kỳ sản xuất, phế liệu được lấy ra từ phân xưởng sản xuất rồi nhập thẳng vào kho (bãi) phế liệu mà không qua một hình thức kiểm tra (cân, đếm, ) nào cả. Tức là không có sổ sách nào phản ánh tình hình nhập kho phế liệu thu hồi. * Thủ tục xuất bán phế liệu: Người mua hàng vào phòng kế toán, kế toán tiền mặt sẽ viết phiếu thu, theo đúng số tiền của số phế liệu của người mua hàng yêu cầu. Sau đó khách hàng sẽ mang phiếu thu sang phòng kinh doanh, kế toán bán hàng kiêm thủ quỹ sẽ viết hoá đơn bán hàng giao cho khách hàng (Liên 2). Khách hàng sẽ cầm hoá đơn này xuống kho, thủ kho sẽ viết cho khách hàng hoá đơn đỏ (Liên 3) và suất phế liệu cho khách hàng theo đúng số lượng trong hoá đơn. Biểu số 6: Đơn vị: XN gạch phiếu thu Quyển số 01 Mẫu số 01 - TT ngói Hồng Thái Ngày 29 - 10 - 2002 Số 218 QĐ số 1141 - Nợ: TC/QĐ/CĐKT Có: Ngày 01/11/1995 của BTC Họ tên người nộp tiền: Hoàng Ngọc Anh Địa chỉ: Việt Yên - Bắc Giang Lý do nộp: Mua phế liệu của xí nghiệp Số tiền: 1.200.000 đ (viết bằng chữ): Một triệu hai trăm nghìn đồng. Kem theo 2 chứng từ gốc Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Một triệu hai trăm nghìn đồng. Ngày 29/10/2002 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập phiếu Thủ quỹ Người nộp (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Hà Phong Đặng Nam Đỗ thị Liên Nguyễn Thái Hà Hoàng Ngọc Anh b - Kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ tại XN gạch Hồng Thái. 23
  25. 24 Trong thực tế hiện nay, tuỳ theo tình hình kinh doanh cụ thể, yêu cầu quản lý và trình độ mà các doanh nghiệp có thể áp dụng một trong ba phương pháp kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ. Xí nghiệp gạch ngói Hồng Thái đã dùng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết vật liệu và công cụ dụng cụ. Công việc này được tiến hành đồng thời tại kho và cả bộ phận kế toán. ở kho chỉ theo dõi về mặt số lượng, còn bộ phận kế toán theo dõi cả về số lượng và giá cả của vật tư. - Phương pháp thẻ song song Theo phương pháp này, để hạch toán nghiệp vụ nhập - xuất - tồn kho VL- CCDC ở kho phải mở thẻ kho để ghi chép về mặt số lượng và ở phòng kế toán phải mở sổ (thẻ) kế toán chi tiết VL- CCDC để ghi chép về mặt số lượng và giá trị. Sơ đồ kế toán chi tiết NVL- CCDC theo phương pháp thẻ song song Thẻ kho PXK PNK Thẻ (sổ) chi tiết Bảng kê tổng hợp nhập , xuất, tồn Ghi chú : Ghi hàng ngày : Đối chiếu Sổ kế toán tổng hợp liên quan : Ghi cuối tháng - Kế toán chi tiết vật liệu và công cụ dụng cụ ở kho: 24
  26. 25 Hàng ngày căn cứ vào phiếu N - X để tính ra số tồn kho bằng việc ghi vào thẻ kho (thẻ kho được mở chi tiết cho từng thứ vật liệu, công cụ dụng cụ). Định kỳ 5-7 ngày, thủ kho chuyển toàn bộ phiếu nhập, phiếu xuất kho cho kế toán vật tư. ở đây, thủ kho có nhiệm vụ bảo quản toàn vẹn số lượng, chất lượng, chủng loại của từng thứ vật liệu và công cụ dụng cụ để sẵn sàng cấp phát kịp thời cho phân xưởng và các đơn vị khác trong xí nghiệp. Biểu số 7a: Đơn vị: XN gạch Thẻ kho Mẫu số: 06 - VT ngói Hồng Thái QĐ số 1141 - TC/CĐKT Tên kho: Vật liệu chính ngày 01/11/1995 của BTC Tờ số: 01 Lập thẻ ngày: 01 tháng 11 năm 2002 - Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư: Than cám 6 - Đơn vị tính: Tấn Ngày Chứng từ Số lượng Xác nhận nhập, Số phiếu Ngày Diễn giải của kế Nhập Xuất Tồn xuất Nhập Xuất tháng toán Quý III mang sang 2,99 04/10/02 02 04/10 Xuất cho Anh Nông 0,6 08/10/02 07 08/10 Xuất cho Anh Nông 0,6 13/10/02 12 13/10 Xuất cho Anh Hùng 0,84 15/10/02 10 15/10 CTy TM Tiền Phong nhập 143,368 19/10/02 20 19/10 Xuất cho Anh Mạnh 0,95 24/10/02 24 24/10 Xuất cho Anh Nông 81,5 Cộng 143,368 84,49 61,868 Biểu số 7b: 25
  27. 26 Đơn vị: XN gạch ngói thẻ kho Mẫu số: 06 - VT Hồng Thái QĐ số 1141 - TC/CĐKT Tên kho: Công cụ dụng cụ ngày 01/11/1995 của BTC Tờ số: 01 Lập thẻ ngày: 01 tháng 11 năm 2002 - Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư: Quần áo bảo hộ lao động - Đơn vị tính: Bộ Ngày Chứng từ Số lượng Xác nhận nhập, Số phiếu Ngày Diễn giải của kế Nhập Xuất Tồn xuất Nhập Xuất tháng toán Quý III mang sang 3 27/10 09 27/10 Anh Tuyên 4 28/10 67 28/10 Anh Kiên 4 Cộng 4 4 3 Biểu số 7c: Đơn vị: XN gạch ngói thẻ kho Mẫu số: 06 - VT Hồng Thái QĐ số 1141 - TC/CĐKT Tên kho: Nhiên liệu ngày 01/11/1995 của BTC Tờ số: 01 . Lập thẻ ngày: 01 tháng 11 năm 2002 - Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư: Dầu Điêzen - Đơn vị tính: Lít Ngày Chứng từ Số lượng Xác nhận nhập, Số phiếu Ngày Diễn giải của kế Nhập Xuất Tồn xuất Nhập Xuất tháng toán Quý III mang sang 45 05/10 03 Xuất cho Anh Bắc 25 06/10 05 Xuất cho Chị Đáng 20 07/10 06 07/10 DN tư nhân Tuyết Ly 1640 12/10 11 12/10 Anh Tùng 200 23/10 27 23/10 Anh Hải 154 31/10 47 31/10 Anh Tuấn 18 Cộng 1640 417 1232 - Kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ ở bộ phận kế toán. 26
  28. 27 Định kỳ, kế toán vật tư xuống kho lấy chứng từ gốc (phiếu nhập, xuất kho vật tư) để làm căn cứ ghi vào sổ chi tiết. Sổ này được mở để ghi chép tình hình Nhập - Xuất - Tồn của từng thứ vật liệu, công cụ dụng cụ theo từng kho cho cả năm. Ngoài ra, trước khi vào “sổ chi tiết vật tư “ phải lập bảng kê nhập, xuất theo từng thứ vật liệu và công cụ dụng cụ. Tuy nhiên ở xí nghiệp gạch ngói Hồng Thái không dùng mẫu “Bảng kê Nhập, Bảng kê Xuất” nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ mà dùng một mẫu riêng là: “Bảng kê phân loại tài khoản”. Mẫu bảng kê này được mở riêng cho các tài khoản. Đối với tình hình nhập, xuất nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ có các bảng kê sau: - Bảng kê phân loại tài khoản. Nợ TK 152 (Nhập nguyên vật liệu). - Bảng kê phân loại tài khoản. Có TK 152 (Xuất nguyên vật liệu). - Bảng kê phân loại tài khoản. Nợ TK 153 (Nhập công cụ, dụng cụ). - Bảng kê phân loại tài khoản. Có TK 153 (Xuất công cụ, dụ 27
  29. Kế toán vật liệu và công cụ dụng cụ
  30. Kế toán vật liệu và công cụ dụng cụ
  31. Biểu số 8a: Sở xây dựng Bắc Giang Bảng kê phân loại tài khoản nợ TK 152 XN gạch ngói Hồng Thái Tháng 10 năm 2002 Tờ số: 01 Chứng từ Ghi Nợ Ghi Có các tài khoản Ngày Số Nội dung TK 133 TK152 TK 111 TK 331 TK TK tháng hiệu 03 - 10 - 02 01 Công ty Xi măng BG nhập 285.715 5.714.285 6.000.000 06 - 10 - 02 02 Công ty Lê Phong nhập 1.100.000 22.000.000 23.100.000 06 - 10 - 02 03 XN cơ khí Lạng Giang nhập 72.500 1.450.000 1.522.500 06 - 10 - 02 04 Ông sử nhập 24.000 480.000 504.000 06 - 10 - 02 05 Anh Tuyên nhập 19.020 614.980 634.000 07 - 10 - 02 06 DN tư nhân Tuyết Ly nhập 827.397 8.273.970 9.101.367 07 - 10 - 02 07 Anh Phùng nhập 75.540 816.460 892.000 09 - 10 - 02 08 DN Trần Đức Anh nhập 418.380 4.603.620 5.022.000 10 - 10 - 02 09 Anh Tuyên nhập 13.440 434.560 448.000 15 - 10 - 02 10 Công ty KDTM Tiền Phong nhập 1.775.032 35.500.640 37.275.672 16 - 10 - 02 11 Anh Tuyên nhập 230.455 2.304.545 2.535.000 23 - 10 - 02 12 Anh Tuyên nhập 136.364 1.363.640 1.500.004 31 - 10 - 02 34 DN tư nhân Khiết Phong nhập 1.415.371 28.308.449 29.723.820 Cộng 31 / 10 / 02 6.148.497 115.126.812 40.609.307 80.666.002 Kế toán vật liệu và công cụ dụng cụ
  32. Biểu số 8b: Sở xây dựng Bắc giang bảng kê phân loại tài khoản Có TK 152 Xí nghiệp gạch Hồng Thái Tháng 10 năm 2002 Tờ số: 01 Chứng từ Ghi Nợ Ghi có TK Ngày, Số Nội dung 152 TK 627 TK 1422 TK 141 TK 111 TK 1543 TK 241 TK 621 tháng hiệu 03/10/02 01 Xuất cho Anh Kiên 96.840 96.840 04/10/02 02 Xuất cho Anh Nông 156.000 156.000 05/10/02 03 Xuất cho Anh Bắc 109.100 109.100 06/10/02 04 Xuất cho Anh Xuân 564.000 564.000 06/10/02 05 Xuất cho Chị Đáng 75.600 75.600 07/10/02 06 Xuất cho Anh Kiên 1.267.132 767.132 500.000 08/10/02 07 Xuất cho Anh Nông 156.000 156.000 12/10/02 11 Xuất cho Anh Tùng 1.012.840 1.012.840 13/10/02 12 Xuất cho Anh Hùng 207.999 207.999 19/10/02 20 Xuất cho Anh Mạnh 235.238 235.238 23/10/02 27 Xuất cho Anh Hải 578.270 578.270 24/10/02 28 Xuất cho Anh Nông 20.180.984 20.180.948 26/10/02 29 Xuất cho Anh Kiên 300.000 300.000 27/10/02 30 Xuất cho Anh Hải 6.310.376 6.310.376 28/10/02 31 Xuất cho Anh Hiền 18.870.500 08.807.500 30/10/02 32 Xuất cho Chị Đáng 156.000 156.000 31/10/02 47 Xuất cho Anh Tùng 67.590 67.590 Cộng 99.420.609 16.104.945 1.000.000 4.490.530 312.000 564.000 6.310.376 70.638.758 Biểu số 8c: 1
  33. sở xây dựng tỉnh bắc giang bảng kê phân loại tài khoản Nợ Tk 153 XN gạch ngói Hồng Thái Tháng 10 năm 2002 Tờ số: 01 Chứng từ Ghi Nợ Ghi có các tài khoản Số Nội dung Ngày tháng TK 133 TK 153 TK 111 TK 331 TK TK hiệu 04/10 01 Anh Tuyên nhập 69.000 69.000 05/10 02 Anh Phùng nhập 175.000 175.000 07/10 03 Anh Điền nhập 30.000 30.000 09/10 04 Anh Tuấn nhập 76.000 76.000 15/10 05 Anh Linh nhập 15.900 15.900 16/10 06 Anh Phùng nhập 198.300 198.300 19/10 07 Anh Tuyên nhập 181.293 181.293 24/10 08 Anh Tuấn nhập 122.900 122.900 27/10 09 Anh Tuyên nhập 291.200 291.200 Cộng 31/10/2002 1.159.593 852.493 307.100 Biểu số 8d: 2
  34. sở xây dựng tỉnh bắc giang bảng kê phân loại tài khoản có tk 153 XN gạch ngói Hồng Thái Tháng 10 năm 2002 Tờ số: 01 Chứng từ Ghi có Ghi Nợ các tài khoản Nội dung Ngày tháng Số hiệu TK 153 TK 627 TK 642 TK 241 TK 05/10 01 Xuất cho Anh Kiên 106.800 106.800 07/10 02 Xuất cho Anh Bắc 76.000 76.000 08/10 03 Xuất cho Anh Bắc 48.000 48.000 08/10 04 Xuất cho Anh Nông 45.550 45.550 09/10 05 Xuất cho Anh Mạnh 47.800 47.800 10/10 06 Xuất cho Anh Hùng 54.000 54.000 15/10 07 Xuất cho Anh Hưng 166.800 166.800 20/10 08 Xuất cho Anh Tùng 149.500 149.500 28/10 67 Xuất cho Anh Kiên 225.000 225.000 31/10 68 Xuất cho Chị Đáng 207.800 207.800 3.057.550 2.430.000 76.000 551.550 Biểu số 9a: 3
  35. Đơn vị: XN gạch ngói sổ chi tiết vật tư Mẫu số: 17 - VT Hồng Thái TK152: Nguyên liệu - Vật liệu QĐ liên bộ TCKT - TG Từ ngày 01/10/ đến 30/10/02 Số 583 - LB Danh điểm vật tư: Số thẻ: Tên vật tư: Than cám 6 Số tờ: Nhãn hiệu quy cách: Đơn vị tính: Tấn Giá kế hoạch: Kho: Vật liệu chính Chứng từ Tài Ghi Nhập Xuất Tồn Ngày khoản chú Trích yếu Số đối Số Giá đơn Số Giá đơn Số Thành tiền Thành tiền Thành tiền ứng lượng vị lượng vị lượng 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 Quý III mang sang 2,99 770.400 04/10/02 02 Xuất cho Anh Nông 331 0,6 260.000 156.000 2,39 621.400 08/10/02 07 Xuất cho Anh Nông 331 0,6 260.000 156.000 1,79 645.400 13/10/02 12 Xuất cho Anh Hùng 331 0,84 260.000 218.400 0,95 247.000 15/10/02 10 Cty TM Tiền Phong nhập 621 143,368 247.619 35.500.640 144,318 35.747.640 19/10/02 20 Xuất cho Anh Mạnh 331 0,95 260.000 247.000 143,368 35.500.640 24/10/02 Xuất cho Anh Nông 331 81,5 247.619 20.180.948 61,868 15.319.692 Biểu số 9b: 4
  36. Đơn vị: XN gạch ngói sổ chi tiết vật tư Mẫu số 17 - VT Hồng Thái TK152:Nguyên liệu - Vật liệu QĐ liên bộ TC TK - TG Từ ngày 01/10 đến 30/10/02 Số 583 - LB Danh điểm vật tư: Số thẻ: Tên vật tư: Dầu điêzen Số tờ: 03 Nhãn hiệu quy cách: Đơn vị tính: Lít Giá kế hoạch: Kho: Nhiên liệu Tài Ghi Chứng từ Nhập Xuất Tồn khoản chú Trích yếu đối Ngày Số Số Giá Số Giá Số ứng Thành tiền Thành tiền Thành tiền lượng đơn vị lượng đơn vị lượng 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 Quý III mang sang 45 170.100 05/10/02 03 Xuất cho Anh Bắc 331 25 3780 94.500 20 75.600 06/10/02 05 Xuất cho Chị Đáng 331 20 3780 75.600 0 0 07/10/02 06 DN tư nhân Tuyết Ly nhập 621 1604 3755 6.023.020 1.604 6.023.020 12/10/02 11 Xuất cho Anh Tùng 331 200 3755 751.000 1.404 5.272.020 23/10/02 27 Xuất cho Anh Hải 331 154 3755 578.270 1.250 4.693.750 31/10/02 Xuất cho Anh Tùng 331 18 3755 67.590 1.232 4.626.160 Biểu số 9c: Đơn vị: XN gạch ngói Sổ chi tiết vật tư Mẫu số 17 - VT 5
  37. Hồng Thái TK152: Nguyên liệu - vật liệu QĐ liên bộ TC TK - TG Từ ngày 01/10 đến 30/10/02 Số 583 - LB Danh điểm vật tư: Số thẻ: Tên vật tư: Quần áo bảo hộ lao động Số tờ: Nhãn hiệu quy cách: Đơn vị tính: Bộ Giá kế hoạch: Kho: Công cụ dụng cụ. Chứng từ Tài Nhập Xuất Tồn khoản Ghi Ngày Trích yếu Số đối Số Giá đơn Số Giá đơn Số chú Thành tiền Thành tiền Thành tiền ứng lượng vị lượng vị lượng 1 2 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 Quý III mang sang 3 126.000 27/10/02 12 Anh Tuyên nhập 621 4 42.000 168.000 7 294.000 28/10/02 67 Xuất cho Anh Kiên 331 4 42.000 168.000 3 126.000 6
  38. Kế toán vật liệu và công cụ dụng cụ
  39. 3 - kế toán tổng hợp vật liệu, công cụ dụng cụ tại xí nghiệp gạch ngói hồng thái. a - Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu- công cụ dụng cụ a.1 - Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu Để theo dõi tổng quát tình hình nhập - xuất - tồn kho nguyên vật liệu, kế toán mở TK 152 - "Nguyên liệu, vật liệu". Kết cấu và nội dung phản ánh của TK này như sau: - TK 152 "Nguyên liệu, vật liệu: Bên Nợ: phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng nguyên vật liệu tại kho trong kỳ (mua ngoài tự sản xuất, người góp vốn, phát hiện thừa đánh giá tăng ) Bên Có: phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm nguyên vật liệu tại kho trong kỳ (xuất dùng, xuất bán, xuất góp liên doanh, thiếu hụt, chiết khấu được hưởng ) Dư Nợ: giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho TK152 không quy định các TK cấp 2. Tuy nhiên, tuỳ thuộc yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, TK152 có thể được mở thành các TK chi tiết theo từng loại, nhóm, thứ vật liệu. + TK1521 - nguyên vật liệu chính. + TK1522 - vật liệu phụ + TK1523 - nhiên liệu + TK1524 - phụ tùng thay thế + TK1525 - vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản + TK1528 - vật liệu khác Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản như: TK 331- Phải trả người bán, TK 151- Hàng mua đang đi đường, TK 141- Tạm ứng, TK 133- Thuế VAT khấu trừ, Có thể khái quát quá trình hạch toán nhập - xuất NVL theo sơ đồ sau: Kế toán vật liệu và công cụ dụng cụ
  40. Sơ đồ hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKTX (tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ) TK152 TK 331, 111, 112, 141, 311 Dxxx Xuất để chế tạo sản phẩm TK 621 Tăng do mua ngoài TK 627,641,642 Xuất cho chi phí TK1331 Thuế VAT sản xuất chung, được khấu trừ bán hàng,quản lý TK151 xây dựng cơ bản Hàng đi đường kỳ trước TK 128,222 Xuất góp vốn liên doanh TK441 Nhận cấp phát, tặng thưởng TK 154 vốn góp liên doanh Xuất thuê ngoài gia TK 642,338 công chế biến Thừa phát hiện TK 1381,642 khi kiểm kê Thiếu phát hiện TK 128,222 Nhận lại qua kiểm kê vốn góp liên doanh TK412 TK 412 Đánh giá tăng Đánh giá giảm a - Tk sử dung 1
  41. Xí nghiệp gạch ngói Hồng Thái áp dụng phương pháp KKTX để hạch toán nhập, xuất NVL- CCDC và công ty thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Để kế toán tổng hợp NVL- CCDC, Xí nghiệp sử dụng chủ yếu các tài khoản sau: - TK152- Nguyên liệu vật liệu (TK1521 - Nguyên liệu, vật liệu chính): Dùng để phản ánh tình hình hiện có và sự biến động của nguyên vật liệu theo giá thực tế. - TK331- Phải trả người bán : Phản ánh tình hình thanh toán các khoản nợ phải trả của Xí nghiệp. - TK133- Thuế GTGT được khấu trừ (TK1331-Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá, dịch vụ): phản ánh thuế GTGT được khấu trừ khi mua hàng, dịch vụ phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh chịu thuế GTGT theo phương pháp được khấu trừ . - TK621- Chi phí NVL- CCDC trực tiếp: phản ánh chi phí nguyên liệu, vật liệu sử dụng cho việc sản xuất, chế tạo sản phẩm . Ngoài ra, kế toán vật tư còn sử dụng một số tài khoản khác như : TK138- Phải thu khác; TK623- Chi phí NVL- CCDC phục vụ máy thi công; TK642- Chi phí quản lý Xí nghiệp b) Phương pháp hạch toán * Kế toán tổng hợp nhập NVL- CCDC - Đối với vật liệu về nhập kho xí nghiệp từ nguồn mua ngoài Mỗi khi xí nghiệp có nhu cầu mua vật tư, đơn vị bán sẽ gửi phiếu báo giá đến trước. Căn cứ vào phiếu báo giá này xí nghiệp chuẩn bị tiền để có thể chuyển trả trước tuỳ thuộc vào khả năng xí nghiệp. Nếu trả sau hoặc đồng thời thì căn cứ vào hoá đơn do đơn vị bán cùng lúc hàng về nhập kho xí nghiệp. Như vậy là không có trường hợp hàng về mà hoá đơn chưa về hoặc ngược lại. Kế toán ghi sổ một trường hợp duy nhất là hàng và hoá đơn cùng về. Do đó công tác ghi sổ kế toán có đơn giản hơn. Để theo dõi quan hệ thanh toán với những người bán, xí nghiệp sử dụng sổ chi tiết thanh toán với người bán- từ khoản 311 "phải trả cho người bán". Đây là sổ dùng để theo dõi chi tiết các nghiệp vụ nhập vật liệu và quá trình thanh toán với từng người bán của xí nghiệp. Căn cứ vào các chứng từ gốc nhập vật liệu ở phần kế toán chi tiết và các chứng từ gốc trong tháng 04 năm 2001, kế toán tiến hành định khoản một số nghiệp vụ kinh tế 2
  42. chủ yếu phát sinh trong quá trình nhập kho vật liệu và quá trình thanh toán với người bán. + Trường hợp xí nghiệp nhập kho vật liệu nhưng chưa thanh toán với người bán Ví dụ: Ngày 15/10/2002 xí nghiệp nhập kho vật liệu chính (Than cám 6) của Công ty Thương mại Tiền Phong theo phiếu nhập kho ngày 15/10/2002 trị giá 35.500.640đ kèm theo hoá đơn (Biểu số 1a) ngày 15/10/2002 số tiền 37.275.627 (thuế GTGT 5%). Căn cứ 2 chứng từ trên kế toán ghi vào nhật ký chung và sổ cái TK152 theo định khoản. Nợ TK152 : 35.500.640đ Nợ TK133 : 1.775.032đ Có TK 331 : 37.275.672đ Đến ngày 27/10/02 hàng về kèm theo hoá đơn (Biểu số 1a) ngày 27/10/02 số tiền vật liệu nhập về là 35.500.640đ. Căn cứ vào chứng từ này kế toán ghi nhật ký chung và sổ cái TK152 theo định khoản Nợ TK 152 : 35.500.640đ Nợ TK 1331 : 1.772.032đ Có TK331 : 37.275.672đ Ngày 28/10/20002 xí nghiệp nhận giấy báo nợ của ngân hàng ngày 27/10/02 báo đã chuyển trả tiền ngân hàng cho Công ty Thương mại Tiền Phong số tiền 17.380.000 đồng. Căn cứ vào giấy báo nợ ngân hàng kế toán ghi nhật ký chung theo định khoản: Nợ TK331 : 37.275.672đ Có TK 112 : 37.275.627đ Trong tháng căn cứ vào hoá đơn của đơn vị bán gửi đến và phiếu nhập kho. Kế toán tiến hành phân loại và sắp xếp theo từng người bán sau đó kế toán ghi vào các cột phù hợp trên sổ chi tiết - TK331 theo các định khoản trên. Cuối tháng kế toán tiến hành cộng sổ chi tiết tài khoản 331 theo từng người bán, số liệu ở sổ chi tiết TK331 là cơ sở để ghi vào sổ nhật ký chung tháng 10/2002. Số dư cuối tháng (ở sổ chi tiết) bằng số dư đầu tháng cộng với số phải thanh toán trừ đi số đã thanh toán. Trích sổ chi tiết nguyên vật liệu 3
  43. Trích sổ Tổng hợp nguyên vật liệu Vật liệu, công cụ dụng cụ ở xí nghiệp gạch ngói Hồng Thái được nhập từ nhiều nguồn khác nhau. Từ các chứng từ gốc kế toán lập chứng từ ghi sổ.Chứng từ ghi sổ được lập dựa trên bảng kê phân loại tài khoản. Khi các công việc lập chứng từ ghi sổ phản ánh các nghiệp vụ Nhập - Xuất vật liệu và công cụ dụng cụ, kế toán tổng hợp lập sổ cái các tài khoản và lập bảng cân đối phát sinh các tài khoản. Biểu số 10a: sở xây dựng bắc giang chứng từ ghi sổ Số: 01 Xí nghiệp gạch ngói Ngày 01 tháng 11 năm 2002 Kèm theo 34 chứng từ gốc Hồng Thái Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Nợ Có Nợ Có Nhập vật tư tháng 10/2002 152 115.126.812 133 6.148.497 111 40.609.307 331 80.609.307 Cộng 121.275.309 121.275.309 Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Nguyễn Thị Hồi Đặng Nam Biểu số 10b: Sở xây dựng bắc giang chứng từ ghi sổ Số: 02 Xí nghiệp gạch ngói Ngày 01 tháng 11 năm 2002 Kèm theo 47 chứng từ gốc Hồng Thái 4
  44. Số hiệu tài khoản Số tiền Trích yếu Nợ Có Nợ Có Xuất vật tư tháng 10/2002 627 16.104.945 142.2 1.000.000 141 4.490.530 111 312.000 154.3 564.000 241 6.310.376 621 70.638.758 152 99.420.609 Cộng 99.420.609 99.420.609 Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Nguyễn Thị Hồi Đặng Nam Biểu số 10c: Sở xây dựng bắc giang chứng từ ghi sổ Số: 03 Xí nghiệp gạch ngói Ngày 01 tháng 11 năm 2002 Kèm theo 09 chứng từ gốc Hồng Thái Số hiệu tài Trích yếu Số tiền khoản Nợ Có Nợ Có Nhập công cụ dụng cụ tháng 10/02 153 1.159.593 111 852.493 331 307.100 Cộng 1.159.593 1.159.593 Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký,ghi rõ họ và tên) (Ký, ghi rõ họ và tên) Nguyễn Thị Hồi Đặng Nam Biểu số 10d: sở xây dựng bắc giang chứng từ ghi sổ Số: 04 Xí nghiệp gạch ngói Ngày 01 tháng 11 năm 2002 Kèm theo 68 chứng từ gốc Hồng Thái 5
  45. Số hiệu tài khoản Số tiền Trích yếu Nợ Có Nợ Có Xuất công cụ dụng cụ tháng 627 2.430.000 10/02 642 76.000 241 551.000 153 3.057.550 Cộng 3.057.550 3.057.550 Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Nguyễn Thị Hiền Đặng Nam Trước khi ghi sổ vào Chứng từ ghi sổ, kế toán phải mở đăng ký chứng từ ghi sổ để đăng ký số hiệu của Chứng từ ghi sổ. Vì vậy, số hiệu trên Chứng từ ghi sổ là số đã đăng ký trên “Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ”. Biểu số 11: sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Năm 2002 6
  46. Ngày TK đối ứng Số tiền Chứng từ tháng Nội dung ghi sổ Nợ Có Nợ Có 10/02 01 Nhập vật tư 152 115.126.821 133 6.148.497 111 40.609.307 331 80.666.002 02 Xuất vật tư 627 16.104.945 142.3 1.000.000 141 4.490.530 111 312.000 154.3 564.000 241 6.310.376 621 70.638.758 152 99.420.609 03 Nhập công cụ 153 1.159.593 111 852.493 331 370.100 04 Xuất công cụ 627 2.430.000 642 76.000 241 551.550 153 3.057.550 c - Kế toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu ở Xí nghiệp gạch ngói Hồng Thái vật liệu xuất kho chủ yếu sử dụng để xây dựng các công trình, đáp ứng được tiến độ thi công. Bởi vậy kế toán tổng hợp xuất vật liệu phải phản ánh kịp thời theo từng đội, tổ trong xí nghiệp, đảm bảo chính xác chi phí vật liệu trong toàn bộ chi phí sản xuất. - Kế toán xuất vật liệu phục vụ sản xuất Khi tiến hành xuất vật liệu căn cứ vào số lượng vật tư yêu cầu được tính toán theo định mức sử dụng của cán bộ kĩ thuật, bộ phận vật tư lập phiếu xuất vật tư như sau: 7
  47. Sau khi xuất kho vật liệu phiếu xuất kho được chuyển cho kế toán giữ và ghi vào sổ nhật kí chung. Căn cứ vào số thực xuất ghi trong phiếu kho và giá bán đơn vị của vật liệu xuất dùng. Căn cứ vào dòng cộng thành tiền trên phiếu xuất kho để ghi sổ nhật ký chung theo chứng từ số 28 ngày 24/10/02 xuất vật liệu để pha và nung gạch Nợ TK621 : 20.180.984 Có TK152 : 20.180.984 Cùng với việc ghi sổ nhật ký chung, kế toán ghi sổ chi tiết TK621 "chi phí nguyên vật liệu trực tiếp" tại xí nghiệp. Theo chứng từ xuất kho số 67 ngày 28/10/2002 xuất để chuyển, bốc xếp gạch ra bãi thành phẩm. Nghiệp vụ được thể hiện trên nhật ký chung và sổ cái TK152 kế toán ghi: Nợ TK627 : 225.000 Có TK153 : 225.000 Số liệu trên được ghi vào các sổ kế toán liên quan, bảng biểu theo quy định đã đề cập ở trên. - Trường hợp xuất NVL- CCDC cho các đơn vị trong cùng tổng công ty vay mượn tạm thời Căn cứ vào phiếu xuất kho kiêm chuyển nội bộ kế toán nhập dữ liệu theo định khoản: Nợ TK 138 (1388- Phải thu khác) Có TK 152 (1521- VL, NLC) - Trường hợp xuất bán phế liệu Kế toán căn cứ vào hoá đơn bán hàng kiêm phiếu XK để ghi trị giá vốn hàng hoá vào TK 821- Chi phí bất thường theo định khoản: Nợ TK821- Chi phí bất thường Có TK 152 (1521-VL, NLC) - Trường hợp xuất NVL- CCDC cho các đội gia công, kế toán cập nhật nội dung nghiệp vụ vào máy theo định khoản: Nợ TK 621-Chi phí NVL- CCDC trực tiếp. Có TK 152- NL, VL Sau khi cập nhật đúng thì máy sẽ ghi vào bảng kê chứng từ nhập vật tư, bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn vật tư; sổ chi tiết vật tư, sổ chi tiết TK 154 (phần gia công) và cuối tháng trên cơ sở kế toán vật tư lọc dữ liệu theo nghiệp vụ để ghi vào sổ cái liên quan a. 2 - Kế toán tổng hợp công cụ dụng cụ tại xí nghiệp gạch ngói Hồng Thái Tại Xí nghiệp gạch ngói Hồng Thái, kế toán tổng hợp CCDC hoàn toàn giống kế toán tổng hợp NVL. 8
  48. Đối với các trường hợp phân bổ công cụ dụng cụ, các CCDC có giá trị nhỏ, sử dụng cho nhiều kỳ vẫn được hạch toán thẳng vào các tài khoản chi phí mà không hạch toán vào tài khoản 142 để phân bổ dần cho nhiều kỳ, ngay cả với một số loại công cụ dụng cụ có giá trị tương đối lớn Xĩ nghiệp vẫn cho phép tính luôn 1 lần giá trị của chúng vào chi phí sản xuất trong tháng của công trình. Điều này phản ánh không chính xác chi phí phát sinh và không đúng nguyên tắc. Đây chính là điểm hạn chế trong công tác kế toán CCDC tại Xí nghiệp. a - Tài khoản sử dụng Để theo dõi tổng quát tình hình nhập - xuất - tồn kho nguyên vật liệu, kế toán mở TK 152 - "Nguyên liệu, vật liệu". Kết cấu và nội dung phản ánh của TK này như sau: - TK 152 "Nguyên liệu, vật liệu: Bên Nợ: phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng nguyên vật liệu tại kho trong kỳ (mua ngoài tự sản xuất, người góp vốn, phát hiện thừa đánh giá tăng ) Bên Có: phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm nguyên vật liệu tại kho trong kỳ (xuất dùng, xuất bán, xuất góp liên doanh, thiếu hụt, chiết khấu được hưởng ) Dư Nợ: giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho TK152 không quy định các TK cấp 2. Tuy nhiên, tuỳ thuộc yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, TK152 có thể được mở thành các TK chi tiết theo từng loại, nhóm, thứ vật liệu. + TK1521 - nguyên vật liệu chính. + TK1522 - vật liệu phụ + TK1523 - nhiên liệu + TK1524 - phụ tùng thay thế + TK1525 - vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản + TK1528 - vật liệu khác Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản như: TK 331- Phải trả người bán, TK 151- Hàng mua đang đi đường, TK 141- Tạm ứng, TK 133- Thuế VAT khấu trừ, b - Phương pháp hạch toán Có thể khái quát quá trình hạch toán nhập - xuất NVL theo sơ đồ sau: 9
  49. Sơ đồ hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKTX (tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ) TK152 TK 331, 111, 112, 141, 311 Dxxx Xuất để chế tạo sản phẩm TK 621 Tăng do mua ngoài TK 627,641,642 Xuất cho chi phí TK1331 Thuế VAT sản xuất chung, được khấu trừ bán hàng,quản lý TK151 xây dựng cơ bản Hàng đi đường kỳ trước TK 128,222 Xuất góp vốn liên doanh TK441 Nhận cấp phát, tặng thưởng TK 154 vốn góp liên doanh Xuất thuê ngoài gia TK 642,338 công chế biến Thừa phát hiện TK 1381,642 khi kiểm kê Thiếu phát hiện TK 128,222 Nhận lại qua kiểm kê vốn góp liên doanh TK412 TK 412 Đánh giá tăng Đánh giá giảm 10
  50. Từ Chứng từ ghi sổ, kế toán tiến hành ghi vào Sổ Cái các tài khoản 152, 153, 621. Biểu số 12a: sổ cái Năm 2002 Tên TK: Nguyên liệu vật liệu Số hiệu: 152 Ngày tháng Chứng từ ghi sổ Số tiền Số hiệu Ghi ghi sổ Diễn giải Số TK ĐƯ chú N/Tháng Nợ Có liệu 1 2 3 4 5 6 7 8 Dư quý III 47.608.580 02/11/2002 01 01/11/02 Nhập VT T10/02 111 40.609.307 Xuất VT T10/02 331 74.517.505 02/11/2002 02 01/11/02 627 16.104.945 142.3 1.000.000 141 4.490.590 111 312.000 154.3 564.000 241 6.310.376 621 70.638.758 Cộng phát sinh 115.126.812 99.420.609 Số dư cuối tháng 63.314.783 Biểu số 12b: 11
  51. sổ cái Năm 2002 Tên TK: Công cụ dụng cụ Số hiệu: 153 Ngày tháng Chứng từ ghi sổ Số tiền Số hiệu Ghi ghi sổ Số Diễn giải N/Tháng TK ĐƯ Nợ có chú liệu 1 2 3 4 5 6 7 8 Dư quý III 9.602.500 02/11/2002 03 01/11/02 Nhập CC T1/02 111 852.493 331 307.100 02/11/2002 04 01/11/02 Xuất CC T1/02 627 2.430.000 642 76.000 241 551.550 Cộng phát sinh 1.159.593 3.057.550 Số dư cuối tháng 7.704.543 Biểu số 12c: sổ cái Năm 2002 Tên TK: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Số hiêu: 621 Ngày Chứng từ ghi sổ Số tiền Ghi tháng ghi Số hiệu Số Diễn giải sổ N/Tháng TK ĐƯ Nợ Có chú liệu 1 2 3 4 5 6 7 8 02 10/02 Xuất vật tư 152 70.638.758 b.4 - Công tác kiểm kê nguyên vật liệu- công cụ dụng cụ ở Công ty 12
  52. Chi phí NVL- CCDC chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm. Vì vật, để góp phần tiết kiệm chi phí sản xuất và phục vụ cho công tác quản lý tốt hơn, Công ty đã tiến hành kiểm kê NVL- CCDC vào cuối mỗi năm để đối chiếu số tồn trên sổ sách và thực tế. Dựa vào kết quả kiểm kê và các quyết định xử lý số vật liệu, công cụ dụng cụ thừa hay thiếu mà kế toán thực hiện các bút toán cụ thể. Thực tế tại xí nghiệp gạch ngói Hồng Thái có các nghiệp vụ kiểm kê sau: - Nếu kiểm kê thiếu vật tư: Nợ TK 138 Có TK 152, 153 Nếu vật tư hao hụt trong kiểm kê quyết định ghi tăng chi phí: Nợ TK 621, 627 Có TK 152, 153 - Nếu kiểm kê thấy vật liệu thừa: Nợ TK 152, 153 Có TK 138 Như vậy kế toán kiểm kê kho NVL- CCDC được phản ánh trên TK 138 nhưng lại chưa rõ nguyên nhân thừa thiếu vật tư để đảm bảo hạch toán cho chính xác. Xí nghiệp cần có biện pháp khắc phục vấn đề này. Mỗi cuộc kiểm kê đều có biên bản kiểm kê, sau khi kiểm kê xong các bên đại diện phải ký nhận xác định số thực tế trong kho và thực trạng của tình hình thừa, thiếu NVL- CCDC. Trên cơ sơ đó lãnh đạo xí nghiệp và kế toán sẽ tiến hành xử lý các trường dẫn tới thừa- thiếu vật tư một cách hợp lý nhất. 13
  53. Từ Sổ Cái các tài khoản, kế toán tiến hành lập bảng cân đối phát sinh các tài khoản. Biểu số 13: Bảng cân đối phát sinh các tài khoản Tháng 10/2002 Tài Số dư đầu tháng Số phát sinh trong tháng Số dư cuối tháng khoản Nợ Có Nợ Có Nợ Có 152 47.608.580 115.126.812 99.420.609 63.314.783 153 9.602.500 1.159.593 3.057.550 7.704.543 14
  54. Phần III một số nhận xét đánh giá, kiến nghị, đề xuất và kết luận về công tác kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ tại xí nghiệp gạch ngói hồng thái 1 - ưu, nhược điểm của công tác kế toán vật liệu và công cụ dụng cụ tại xí nghiệp gạch ngói hồng thái. a - Ưu điểm: Xí nghiệp gạch ngói Hồng Thái đang ngày càng lớn mạnh về nhiều mặt. Cùng với sự phát triển đó công tác kế toán nói chung và kế toán vật liệu và công cụ dụng cụ nói riêng cũng ngày càng được củng cố hoàn thiện, đáp ứng nhu cầu ngày một cao của công tác kế toán trong điều kiện nền kinh tế thị trường của nước ta. Ưu điểm đầu tiên phải kể đến ở xí nghiệp mà theo em ít doanh nghiệp nào có thể có được là trình độ tay nghề của đội ngũ kế toán. Các cán bộ kế toán của xí nghiệp đều là những người có trình độ đại học, lại có nhiều năm kinh nghiệm trong nghề. Do vậy, mặc dù xí nghiệp sản xuất nhiều loại gạch với nhiều quy cách khác nhau, việc hạch toán ghi chép sổ sách diễn ra thường xuyên và tương đối nhiều, phòng kế toán lại được bố trí có ba người, mỗi người phải kiêm nhiều công việc khác nhau nhưng họ vẫn luôn hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ của mình, việc hạch toán ghi chép được thực hiện chính xác, kịp thời, đầy đủ, thường xuyên, cung cấp những thông tin mới nhất về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh ở xí nghiệp, từ đó giúp cho ban lãnh đạo điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả. Ngoài ra với bộ phận kế toán được bố trí tinh gọn này, giúp cho xí nghiệp giảm được khoản chi trả cho bộ phận hành chính. Việc hạch toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tồn kho được kế toán sử dụng theo giá thực tế, do vậy mà cuối tháng không phải tiến hành điều chỉnh giá, từ đó giúp cho việc ghi chép sổ sách được nhanh chóng, thuận lợi. Ngoài ra, ở xí nghiệp gạch ngói Hồng Thái, kế toán vật liệu và công cụ dụng cụ có phần khác với chúng em được học ở trên lý thuyết, đó là từ các chứng từ gốc, kế toán không vào các bảng kê nhập, bảng kê xuất mà kế toán tập hợp tất cả các nghiệp vụ nhập vật liệu vào một bảng kê, xuất vật liệu vào một bảng kê, nhập công cụ dụng cụ vào một bảng kê, xuất công cụ dụng cụ vào một bảng kê, gọi chung là “Bảng kê phân loại tài khoản”. 15
  55. VD: Nhập vật liệu vào Bảng kê phân loại tài khoản. Nợ TK 152 Xuất vật liệu vào Bảng kê phân loại tài khoản. Có TK 152 Nhập công cụ vào Bảng kê phân loại tài khoản. Nợ TK 153 Xuất công cụ vào Bảng kê phân loai tài khoản. Có TK 153 Ngoài ra, mỗi bảng kê này còn được dùng cho tất cả các TK trong toàn doanh nghiệp. VD: Thu tiền mặt vào Bảng kê phân loại. Nợ TK 111 Chi tiền mặt vào Bảng kê phân loại. Có TK 111 Đây cũng chính là ưu điểm của xí nghiệp gạch ngói hồng thái trong công tác kế toán nói chung và kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ nói riêng. Bởi vì chỉ cần có bốn “Bảng kê phân loại tài khoản” đã phản ánh được đấy đủ tổng số nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ nhập, xuất trong kỳ. Hơn nữa, dùng mẫu bảng kê này tránh được việc lập nhiều bảng kê, giảm bớt được việc ghi chép trùng lặp giữa bảng kê nhập, xuất với “Sổ chi tiết vật tư” (biểu số 9a, 9b, 9c). Ngoài ra, dùng mẫu bảng kê này sẽ là cơ sở cho việc đưa máy vi tính vào công tác quản lý và kế toán. b - Nhược điểm: Bên cạnh những ưu điểm của công tác kế toán vật liệu và công cụ dụng cụ, em thấy còn một số tồn tại sau: Từ các chứng từ gốc, kế toán không vào “Bảng tổng hợp nhập” và “Bảng tổng hợp xuất” vật liệu, công cụ dụng cụ mà kế toán vào bảng kê sau đó vào luôn “Chứng từ ghi sổ”. Đây cũng chính lá điểm khác biệt so với lý thuyết chúng em được học. Nếu dùng mẫu “Bảng tổng hợp Nhập - Xuất” vật liệu, công cụ dụng cụ thì nhìn vào đó ta có thể biết được hết các thông tin cần thiết về vật liệu, công cụ dụng cụ như: Tên vật liệu, công cụ dụng cụ, giá đơn vị, số lượng, thành tiền và sự phân bổ của từng thứ vật liệu, công cụ dụng cụ cho các đối tượng sử dụng. Đây chính là ưu điểm của “Bảng tổng hợp Nhập - Xuất vật liệu và công cụ dụng cụ”. Vì vậy, nếu không dùng mẫu “Bảng tổng hợp Nhập - Xuất vật liêu công cụ dụng cụ”, thì khi ta cần biết các thông tin cần thiết về vật liệu công cụ dụng cụ thì từ “Sổ chi tiết vật tư” ta lại tra lại sang “Bảng kê phân loại tài khoản” để có được những thông tin đó. Mặt khác, xí nghiệp chưa sử dụng và chưa tạo lập bộ mã vật tư để phục vụ cho việc quản lý và theo dõi vật tư được chặt chẽ và thuận tiện hơn trong khi vật liệu và 16
  56. công cụ dụng cụ của xí nghiệp có nhiều loại, nhiều quy cách khác nhau khó mà nhớ hết được. Hơn nữa, xí nghiệp áp dụng hình thức ghi sổ là Chứng từ ghi sổ, việc ghi chép hạch toán trên nhiều loại sổ sách khác nhau mà việc ghi chép được tiến hành theo phương pháp thủ công là chính, chưa được sử dụng trên máy vi tính, vì vậy mà mặc dù đội ngũ kế toán là những người có trình độ nhưng họ chưa có điều kiện phát huy hết năng lực của mình trong việc sử dụng kế toán máy mà hiện nay đang được một số doanh nghiệp sản xuất kinh doanh áp dụng rất có hiệu quả. 2 - một số nhận xét, đánh giá, kiến nghị, đề xuất và kiến nghị về công tác kế toán vật liệu và công cụ dụng cụ tại xí nghiệp gạch ngói hồng thái Với trình độ hiểu biết còn nhiều hạn chế, qua thời gian tìm hiểu công tác hạch toán kế toán ở xí nghiệp gạch ngói Hồng Thái, em nhận thấy có một số khó khăn (nhược điểm) như trên và theo quan điểm của cá nhân mình, em mạnh dạn đưa ra một số kiến nghị sau mong Thầy (Cô) giáo cùng bộ phận kế toán của xí nghiệp gạch ngói Hồng Thái xem xét và cho em ý kiến, nhận xét, phê bình để cho em có điều kiện hiểu thêm về tình hình thực tế công tác hạch toán kế toán ở một doanh nghiệp công nghiệp. Từ những ưu điểm của Bảng tổng hợp nhập xuất vật liệu và công cụ dụng cụ đã nêu, xí nghiệp gạch ngói nên dùng mẫu bảng này để tiện cho việc quản lý, theo dõi vật liệu và công cụ dụng cụ. Mẫu bảng này được phân thành nhiều bảng khác nhau. VD: Bảng tổng hợp nhập vật liệu (vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế). 17
  57. Biểu số 14a: XN gạch ngói Hồng Thái Bảng tổng hợp nhập vật liệu ( ) Tháng Năm Tên Ghi Có các TK Số Nơi Đơn Giá Ghi Nợ TK 152 Ngày quy liên quan phiếu giao vị đơn tháng cách Số Thành TK TK TK nhập nhận tính vị VL lượng tiền 111 112 331 Biểu số 14b: XN gạch ngói Hồng Thái Bảng tổng hợp nhập công cụ dụng cụ Tháng năm Kế toán vật liệu và công cụ dụng cụ
  58. Tên Ghi Có các TK Số Nơi Đơn Giá Ghi Nợ TK 153 quy liên quan Ngày phiếu giao vị đơn cách Số Thành TK TK TK tháng nhập nhận tính vị VL lượng tiền 111 112 331 Biểu số 15 XN gạch ngói Hồng Thái bảng tổng hợp xuất vật liệu Tháng năm Tên, quy Ghi Có TK Số Nơi Giá Ghi Nợ các TK liên quan Ngày cách vật 152 phiếu giao ĐVT đơn tháng liệu Số Thành N - X nhận vị TK 627 TK 1422 TK 141 TK 1543 TK 241 TK 621 TK CCDC lượng tiền 1
  59. Tương tự như vậy ta lập Bảng tổng hợp xuất CCDC (ghi Có TK 153) 2
  60. Lập sổ danh điểm vật liệu và công cụ dụng cụ: Đây là sổ tập hợp toàn bộ các loại vật liệu và công cụ dụng cụ mà xí nghiệp đã và đang dùng. Sổ này được theo dõi cho từng nhóm, từng loại, từng thứ và từng quy cách vật tư, nó sẽ giúp cho công tác quản lý và hạch toán vật liệu và công cụ dụng cụ ở xí nghiệp gạch ngói Hồng Thái được thống nhất và thuận lợi. Từng loại, từng thứ nhóm vật liệu, công cụ dụng cụ được quy định bộ mã riêng sắp xếp có khoa học, đầy đủ, chính xác không trùng lặp, có dự trữ cho những mã vật liệu, công cụ dụng cụ mới sẽ tạo những thuận tiện khi muốn biết những thông tin về chúng. Đó chính là cơ sở cho xí nghiệp có thể áp dụng máy vi tính vào công tác quản lý và kế toán, xí nghiệp có thể dựa vào một số đặc điểm sau để xây dựng bộ mã, đó là: - Dựa vào vật liệu, công cụ dụng cụ. - Dựa vào số nhóm vật liệu, công cụ dụng cụ trong mỗi loại. - Dựa vào thứ vật liệu, công cụ dụng cụ trong mỗi nhóm. - Dựa vào sổ quy cách vật liệu, công cụ dụng cụ trong mỗi thứ. Đầu tiên bộ mã vật liệu và công cụ dụng cụ phải được xây dựng trên cơ sở các tài khoản cấp II, cụ thể: + Đối với vật liệu (Vật liệu chính: 152.1; Vật liệu phụ: 153.1; Bao bì luân chuyển: 153.2; Đồ dùng cho thuê: 153.3). Sau đó trong mỗi loại vật liệu, công cụ dụng cụ phân thành các nhóm và lập mã cho từng nhóm. Ví dụ: + Vật liệu chính: Ta phân thành các nhóm và đặt mã số như sau: - Đất sét: 1521 - 1 - Than bùn: 1521 - 2 - Than cám: 1521 - 3 - Vật liệu chính khác: 1521 - 8 + Nhiên liệu: - Nhóm xăng: 1523 - 1 - Nhóm dầu: 1523 - 2 - Nhóm mỡ: 1523 - 3 - Nhóm phụ tùng cơ khí: 1524 - 1 - Nhóm phụ tùng điện: 1524 - 2 + Thiết bị xây dựng cơ bản: Kế toán vật liệu và công cụ dụng cụ
  61. - Nhóm vật liệu kim loại:1525 - 1 - Nhóm vật liệu gỗ: 1525 - 2 - Nhóm vật liệu khác: 1525 - 8 Biểu số 16: sở xây dựng bắc giang sổ danh điểm XN gạch ngói Hồng Thái vật liệu và công cụ dụng cụ loại vật liệu: Nhiên liệu: ký hiệu 1523 Ký hiệu Tên, nhãn hiệu, quy cách vật liệu ĐVT công cụ dụng cụ Nhóm Danh điểm vật liệu 152 1523 - 1 - 001 - 01 Xăng A83 Lít 1523 - 1 - 001 - 02 Xăng A90 Lít 1523 - 1 - 001 - 03 Xăng A92 Lít 1523 - 2 - 002 - 01 Dầu Điêzen Lít 1523 - 2 - 002 - 02 Dầu nhớt HĐ 40 Lít 1523 - 2 - 002 - 03 Dầu nhớt HĐ 50 Lít 1523 - 2 - 002 - 04 Dầu công nghiệp 90 Lít 1523 - 2 - 002 - 05 Dầu CS32 Lít 1523 - 3 - 003 - 01 Mỡ IC2 Lít 1523 - 3 - 003 - 02 Mỡ chịu nhiệt Lít Chú ý: Khi có các chứng từ nhập - xuất vật liệu, công cụ dụng cụ phát sinh, kế toán vật tư phải xác định được 5 chữ số đầu, tức là: Xác định loại và nhóm vật liệu đó. Rồi căn cứ vào sổ danh điểm vật liệu, công cụ dụng cụ để xác định các chữ số còn lại mà lập danh sách. 1
  62. Sắp tới, xí nghiệp gạch ngói Hồng Thái chuyển từ một doanh nghiệp Nhà Nước thành công ty cổ phần. Bởi vậy, xí nghiệp càng càng phải có một số chính sách nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý, cũng như trong sản xuất kinh doanh, nhằm đem lại hiệu quả kinh tế cao, xí nghiệp cần phải sử dụng hệ thống kiểm soát nội bộ. Điều cần thiết để bộ phận quản lý thực hiện được bốn phần là cung cấp cho các cổ đông (thường là khách hàng và chính phủ) một sự đảm bảo rằng công việc kinh doanh của xí nghiệp kiểm soát. Hơn nữa, nó còn giúp cho những nguồn đầu tư tiềm tàng (như: ngân hàng, người liên doanh, công ty ) có được những thông tin đáng tin cậy để họ đề ra các quyết định kinh doanh. Mục đích của hệ thống kiểm soát nội bộ chính là nhằm: - Quản lý kinh doanh một cách có hiệu quả: Mang lại sự đảm bảo chắc chắn là các quyết định và chế độ quản lý được thực hiện đúng thể thức và giám sát nó. - Phát hiên và ngăn chặn các sai phạm và gian lận trong sản xuất kinh doanh. - Kịp thời phát hiện những rắc rối, khó khăn trong kinh doanh để có thể hoạch định, thực hiên các biện pháp đố phó, khắc phục. - Ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác, đúng theo chế độ kế toán quy định. - Bảo vệ tài sản và thông tin không bị lạm dụng và sử dụng sai mục đích. Qua đợt thực tập tình hình thực tế ở xí nghiệp gạch Hồng Thái và với mục đích cụ thể nêu trên. Em thấy việc thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ là rất cần thiết đối việc quản lý kinh doanh của xí nghiệp nói chung và việc quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ nói riêng để vẫn đạt được hiệu quả mà lại tránh được những sai phạm đáng tiếc xảy ra. 2
  63. kết luận Kế toán vật liệu và công cụ dụng cụ chiếm một vị trí quan trọng trong công tác kế toán ở các doanh nghiệp sản xuất. Là một sinh viên của Trường Cao Đẳng Kinh Tế Kỹ Thuật Công Nghiệp I, qua quá trình thực tập tại Xí nghiệp gạch ngói Hồng Thái đã giúp em củng cố lại những kiến thức đã được học để vận dụng vào thực tế, qua đó giúp em có một nghiệp vụ vững vàng khi ra trường bước vào nghề một cách tự tin bởi vì thực tế và lý thuyết luôn luôn có những khó khăn và vướng mắc nhất đinh. Qua quá trình thực tập, bằng việc vận dụng những kiến thức đã học cùng với việc tìm hiểu thực tế về công tác kế toán tại xí nghiệp gạch ngói Hồng Thái em đã hoàn thành Bản báo cáo thực tập kế toán với đề tài: “Tổ chức công tác kế toán vật liệu và công cụ dụng cụ tại xí nghiệp gạch ngói Hồng Thái”. Qua Bản báo thực tập kế toán này, cho phép em gửi lời lời cảm ơn chân thành tới các thầy cô giáo trong trường - những người đã dìu dắt em trong suốt quá trình học tập và Ban lãnh đạo cùng các cô chú, anh chị trong phòng kế toán của xí nghiệp gạch ngói Hồng Thái đã nhận em vào thực tập, cung cấp số liệu và tận tình giúp đỡ em trong suốt quá trình thực tập. Đặc biệt là tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới Cô Phượng - người đã trực tiếp hướng dẫn em hoàn thành Bản báo cáo này . Với thời gian có hạn, trình độ còn nhiều hạn chế và từ lý thuyết đi vào thực tế còn nhiều bỡ ngỡ nên bản chuyên đề này chắc chắn sẽ không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong được sự quan tâm, góp ý của các thầy cô giáo và các cô chú, anh chị trong phòng kế toán của xí nghiệp gạch ngói Hồng Thái để bản Báo cáo này hoàn thiện hơn. 3
  64. Em xin chân thành cảm ơn ! Bắc Ninh, Ngày12 tháng 3 năm 2003 Học viên Trần Thị Huyền 4
  65. Nhận xét của xí nghiệp gạch ngói hồng thái: kế toán trưởng giám đốc (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký tên, đóng dấu) 5
  66. mục lục Lời nói đầu Phần i: đặc điểm chung của xí nghiệp gạch ngói hồng thái 1 - Quá trình hình thành và phát triển của xí nghiệp gạch ngói hồng thái. 2 - đặc điểm sản xuất kinh doanh và ngành nghề của xí nghiệp gạch ngói hồng thái. 3 - cơ cấu sản xuất của xí nghiệp gạch ngói hồng thái. a - Chức năng của các phòng ban trong bộ máy quản lý của xí nghiệp gạch ngói Hồng Thái. b - Đặc điểm tổ chức sản xuất của xí nghiệp gạch ngói Hồng Thái. 4 - tình hình chung về công tác kế toán của xí nghiệp gạch ngói Hồng thái. a - Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của xí nghiệp gạch ngói Hồng Thái. b - Chức năng và nhiêm vụ của mỗi nhân viên kế toán trong xí nghiệp gạch ngói Hồng Thái. 5 - sổ sách kế toán của xí nghiệp gạch ngói hồng thái. phần II: thực trạng chung về công tác hạch toán kế toán vật liệu và công cụ dụng cụ tại xí nghiệp gạch ngói hồng thái. 1 - đặc điểm, yêu cầu, nhiệm vụ của kế toán vật liệu công cụ dụng cụ tại xí nghiệp gạch ngói hồng thái. a - Đặc điểm, yêu cầu. b - Nhiệm vụ của kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ tại xí nghiệp gạch ngói hồng thái 2 - kế toán chi tiết vật liệu công cụ dụng cụ tại xi nghiệp gạch ngói hồng thái. a - Chứng từ b - kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ tại xí nghiệp gạch ngói Hồng Thái. 3 - kế toán tổng hợp vật liệu công cụ dụng cụ tại xí nghiệp gạch hồng thái phần III: một số nhận xét, đánh giá, đề xuất, kiến nghị và kết luận về công tác kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ tại xí nghiệp gạch ngói hồng thái. 1 - Ưu, nhược điểm của công tác kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ tại xí nghiệp gạch ngói hồng thái. a - Ưu điểm b - Nhược điểm 2 - một số nhận xét, đánh giá,kiến nghị, đề xuất và kết luận về công tác quản lý và hạch toán vật liệu , công cụ dụng cụ tại xí nghiệp gạch ngói hồng thái. Kết luận 6
  67. nhận xét của xí nghiệp gạch ngói hồng thái 7