Đề tài Thực trạng và giải pháp hoàn thiện quy trình thanh toán quốc tế tại Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam (BIDV), chi nhánh Sở Giao Dịch 3 Hà Nội

73 trang nguyendu 4450

Download

Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Đề tài Thực trạng và giải pháp hoàn thiện quy trình thanh toán quốc tế tại Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam (BIDV), chi nhánh Sở Giao Dịch 3 Hà Nội", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

de_tai_thuc_trang_va_giai_phap_hoan_thien_quy_trinh_thanh_to.doc

Nội dung text: Đề tài Thực trạng và giải pháp hoàn thiện quy trình thanh toán quốc tế tại Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam (BIDV), chi nhánh Sở Giao Dịch 3 Hà Nội

MỤC LỤC Lời mở đầu 1 Chương 1: Lý luận chung về thanh toán quốc tế và quy trình thanh toán quốc tế tại các ngân hàng 3 I. Thanh toán quốc tế: 3 1. Khái niệm thanh toán quốc tế (TTQT) . 3 2. Sơ lược hoạt động TTQT ở các ngân hàng Việt Nam hiện nay: 4 II. Quy trình thanh toán quốc tế tại các ngân hàng: 5 1. Khái niệm quy trình thanh toán quốc tế (QTTTQT) : 5 2. Quy trình thanh toán quốc tế ở các ngân hàng Việt Nam hiện nay: 6 3. Hoàn thiện quy trình thanh toán quốc tế là gì. 6 Chương II. Thực trạng quy trình thanh toán quốc tế tại Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam: 8 I. Khái quát về sở giao dịch III – Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam: 8 1. Sơ lược về hệ thống Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam: 8 2. Tổng quan về sở giao dịch III – Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam 12 II. Thực trạng quy trình thanh toán quốc tế tại Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam 14 1. Nội dung quy trình: 14 1.1 Quy trình phát hành thư tín dụng 14 1.2 Quy trình thanh toán thư tín dụng trả ngay (IB) 17 1.3 Quy trình thanh toán thư tín dụng trả chậm (UB) 23 1.4 Quy trình phát hành bảo lãnh nhận hàng theo thư tín dụng (SG) 28 1.5 Quy trình ký hậu vận đơn khi chứng từ chưa về đến ngân hàng (AE) Quy trình ký hậu vận đơn khi chứng từ chưa về đến ngân hàng bao gồm 8 bước: 31 1.6 Quy trình nhờ thu đến (IC) 34 1.7 Quy trình thông báo thư tín dụng (IL) 39
1.8 Quy trình nhờ thu đi (OC) 42 1.9 Quy trình chiết khấu bộ chứng từ (BP) 45 2. Sơ lược về kết quả kinh doanh từ việc áp dụng các quy trình thanh toán quốc tế tại Sở Giao Dịch 3 – Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam (BIDV). 52 3. Đánh giá về quy trình thanh toán quốc tế tại Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam 55 3.1 Nhận xét chung 55 3.2 Một số kết quả đã đạt được 56 3.3 Những mặt hạn chế, khó khăn 58 Chương III: Giải pháp hoàn thiện quy trình thanh toán quốc tế tại Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam, chi nhánh Sở Giao Dịch 3 Hà Nội. 60 I. Định hướng phát triển hoạt động than toán tại Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam 60 1. Định hướng chung của Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam 60 2. Phương hướng hoạt động kinh doanh của Sở Giao Dịch 3 – Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam 61 II. Giải pháp hoàn thiện quy trình thanh toán quốc tế tại Sở Giao Dịch 3 – Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam 63 1. Đào tạo nghiệp vụ cho cán bộ, mở rộng phạm vi hoạt động. 63 2. Cải tiến kỹ thuật công nghệ 64 3. Đơn giản hoá trong việc thực hiện nghiệp vụ TTQT đồng thời phối hợp chặt chẽ với các nghiệp vụ liên quan nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động TTQT 64 4. Giữ vững mối quan hệ với khách hàng 64 5. Tăng cường công tác kiểm tra kiểm soát 65 Kết luận 66 Tài liệu tham khảo 68
DANH MỤC BẢNG, HÌNH Bảng 1: Quy trình phát hành thư tín dụng [4] 14 Bảng 2: Quy trình thanh toán thư tín dụng trả ngay (IB) [4] 17 Bảng 3: Quy trình thanh toán thư tín dụng trả chậm 23 Bảng 4: Quy trình phát hành bảo lãnh nhận hàng theo thư tín dụng [4] 28 Bảng 5: Quy trình ký hậu vận đơn khi chứng từ chưa về đến ngân hàng (AE) 32 Bảng 6: Quy trình nhờ thu đến 34 Bảng 8: Quy trình nhờ thu đi (OC) 42 Bảng 9: Quy trình chiết khấu bộ chứng từ (BP) 46 Bảng 11: Doanh số thanh toán quốc tế tại Sở giao dịch 3 [5] 53 Bảng 12: Mức phí dịch vụ theo quy định thống nhất của BIDV: [5] 54 Bảng 13: Doanh thu phí từ hoạt động thanh toán quốc tế [5] 54 Bảng 14: Doanh số L/C nhập khẩu tại Sở giao dịch 3 [5] 54 Bảng 15: Doanh số chuyển tiền tại Sở giao dịch 3 [5] 55 Hình 1: Hệ thống tổ chức của BIDV [4]. 12
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT TTQT Thanh toán quốc tế QTTTQT Quy trình thanh toán quốc tế BIDV Ngân hàng đầu tư và phát triển Việt Nam NHĐT&PTVN Ngân hàng đầu tư và phát triển Việt Nam TTV Thanh toán viên KSV Kiểm soát viên
Lời mở đầu Hơn 2 năm kể từ ngày gia nhập WTO, nền kinh tế nước ta đã chứng kiến những chuyển biến tích cực và mạnh mẽ. Hoạt động giao thương mở rộng khiến nhu cầu làm ăn với các công ty nước ngoài của doanh nghiệp trong nước tăng vọt, theo đó cũng mở ra một trang mới đầy xán lạn cho ngành ngân hàng. Thanh toán quốc tế từ đó phát triển như một tất yếu khách quan để đáp ứng nhu cầu thương mại quốc tế của các doanh nghiệp trong nước. Tham gia hoạt động thanh toán quốc tế từ năm 1993 mà tiền thân là Ngân hàng Kiến thiết Việt Nam, Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam (BIDV) sau hơn 10 năm hoạt động đã đạt được rất nhiều thành quả, góp phần đa dạng hoá dịch vụ, nâng cao hiệu quả kinh doanh của ngân hàng, mở rộng các sản phẩm dịch vụ phục vụ khách hàng. Trong số đó phải kể đến việc hệ thống và chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ thanh toán quốc tế. Kể từ khi áp dụng quy trình trên cơ sở ứng dụng công nghệ điện tử, hiệu quả kinh doanh của BIDV đã được nâng cao rõ rệt: thời gian giao dịch giảm xuống, sai sót trong giao dịch giảm và giảm thiểu cả chi phí quản lý hoạt động. Tuy nhiên, trước những biến đổi không ngừng của nền kinh tế trong nước và thế giới, các bộ luật được ban hành và sửa đổi liên tục khiến các cán bộ ngành ngân hàng đứng trước áp lực phải có những đổi mới nhằm cải tiến hiệu quả quy trình thanh toán. Đề tài báo cáo thực tập “Thực trạng và giải pháp hoàn thiện quy trình thanh toán quốc tế tại Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam (BIDV), chi nhánh Sở Giao Dịch 3 Hà Nội” sẽ góp phần đưa thêm một góc nhìn chi tiết hơn về vấn đề này. Với độ dài 70 trang, bố cục báo cáo gồm ba phần chính là: Chương I: Lý luận chung về thanh toán quốc tế và quy trình thanh toán quốc tế tại các ngân hàng. 1
Chương II: Thực trạng quy trình thanh toán quốc tế tại Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam. Chương III: Giải pháp hoàn thiện quy trình thanh toán quốc tế tại BIDV, chi nhánh Sở Giao Dịch 3 Hà Nội. Nhân đây, người viết xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành nhất tới Ths. Đặng Thị Lan – Giảng viên Chính, Chủ nhiệm Bộ Môn Quản Trị Nguồn Nhân Lực, Khoa QTKD đã nhiệt tình giúp đỡ và hướng dẫn trong quá trình hoàn thành báo cáo này. Tuy đã nỗ lực và cố gắng, nhưng do hạn chế về mặt thời gian, kinh nghiệm thực tiễn cũng như khả năng nghiên cứu của người viết, nên bài báo cáo sẽ không tránh khỏi những khiếm khuyết và sai sót. Do đó, người viết rất mong nhận được các đánh giá đóng góp từ các thầy cô giáo và độc giả có quan tâm. Hà Nội, ngày 27 tháng 4 năm 2009. Đỗ Thị Xuân Khánh Lớp Anh2 – K44 – QTKD, Đại học Ngoại Thương 2
Chương 1: Lý luận chung về thanh toán quốc tế và quy trình thanh toán quốc tế tại các ngân hàng I. Thanh toán quốc tế: 1. Khái niệm thanh toán quốc tế (TTQT) . Theo định nghĩa của trang web bách khoa toàn thư Wikipedia, “thanh toán quốc tế” có nghĩa là “một trong số các nghiệp vụ của ngân hàng trong việc thanh toán giá trị của các lô hàng giữa bên mua và bên bán hàng thuộc lĩnh vực ngoại thương”[10]. Đây là cách hiểu thông thường nhất của khái niệm TTQT, khi quan hệ giao thương giữa bên mua và bên bán có yếu tố nước ngoài và ngân hàng đóng vai trò trung gian trong thanh toán giữa hai bên. Tuy nhiên TTQT không đơn thuần chỉ xảy ra giữa cá nhân hay tổ chức mà còn là giữa các quốc gia và vùng lãnh thổ. Vì vậy một khái niệm mang tính vĩ mô được đưa ra trong Giáo trình Thanh Toán Quốc Tế của trường Đại học Ngoại Thương như sau: “Việc trao đổi các hoạt động kinh tế và thương mại giữa các quốc gia làm phát sinh các khoản thu và chi bằng tiền của nước này đối với một nước khác trong từng giao dịch hoặc trong từng định kỳ chi trả do hai nước quy định. Trong mối quan hệ chi trả này, các quốc gia phải cùng nhau quy định những yếu tố cấu thành cơ chế thanh toán giữa các quốc gia như quy định về chủ thể tham gia thanh toán, lựa chọn tiền tệ, các công cụ và các phương thức đòi và hoặc chi trả tiền tệ. Tổng hợp các yếu tố cấu thành cơ chế đó tạo thành thanh toán quốc tế giữa các quốc gia”[1, tr.11] Trong khuôn khổ phân tích quy trình thanh toán quốc tế của các ngân hàng, khái niệm TTQT hiểu theo nghĩa hẹp được áp dụng cho toàn bài báo cáo. 3
2. Sơ lược hoạt động TTQT ở các ngân hàng Việt Nam hiện nay: Tính đến thời điểm này, mặc dù chịu ảnh hưởng khá nhiều từ cuộc suy thoái kinh tế toàn cầu cuối năm vừa qua, nhưng nước ta vẫn giữ được đà tăng trưởng và gặt hái thành công đáng kể. Tốc độ tăng trưởng kinh tế nhanh và ổn định trên 7,5% trong nhiều năm cùng với hội nhập ngày càng sâu hơn vào nền kinh tế khu vực và thế giới đã đưa đến sự phát triển bùng nổ của hệ thống ngân hàng và thị trường vốn. Hệ thống ngân hàng mở rộng – cả về số lượng ngân hàng lẫn các chi nhánh trực thuộc – chính là tiền đề cho sự phát triển của hoạt động TTQT. Nhận thức được tầm quan trọng của hoạt động thanh toán trong nền kinh tế, chính phủ đã ban hành nhiều nghị định, thông tư và hành lang pháp lý hỗ trợ cho các doanh nghiệp và ngân hàng. Trong số đó phải kể đến Nghị định 161/2006/NĐ-CP quy định thanh toán bằng tiền mặt, Quyết định 291/2006/QĐ-TTg phê duyệt Đề án thanh toán không dùng tiền mặt giai đoạn 2006 – 2010 và định hướng đến năm 2020 [6]. Tỉ trọng tiền mặt trong tổng phương tiện thanh toán ở các ngân hàng đã giảm từ 20% năm 2004 đến 18% năm 2005, và đến cuối 2008 chỉ còn dưới 15%. Nhiều phương tiện thanh toán và dịch vụ thanh toán hiện đại đã ra đời trên cơ sở ứng dụng công nghệ thông tin, đáp ứng kịp thời nhu cầu phát triển dịch vụ thanh toán. Giao dịch thanh toán chuyển dần từ phương thức thủ công (chứng từ giấy) sang phương thức xử lý bán tự động sử dụng chứng từ điện tử. Từ 2002, ứng dụng công nghệ và đầu tư trang thiết bị hạ tần về dịch vụ thanh toán qua ngân hàng phát triển mạnh. Đến nay, 25 Ngân hàng Thương mại đã trang bị hơn 5.00 máy ATM và trên 25.700 máy quét thẻ, mạng lưới đơn vị chấp nhận thẻ ngân hàng tăng nhanh [7]. Bắt đầu cuối 2005, hoạt động thanh toán đã được đổi mới theo hướng tổ chức thanh toán tập trung một tài khoản cho các Ngân hàng Thương mại tại Sở giao dịch Ngân Hàng Nhà Nước, đầu tiên là các chi nhánh Ngân hàng Nông Nghiệp Việt Nam (Agri Bank), tiếp theo là một số chi nhánh Ngân 4
hàng Đầu tư và Phát triển (BIDV) và gần đây là các chi nhánh Ngân hàng Công thương. Các ngân hàng góp phần quan trọng mang lại nguồn doanh thu to lớn từ hoạt động thanh toán quốc tế, dẫn đầu là Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam (Vietcombank),với doanh số 22,8 tỷ USD, chiếm 27% thị phần cả nước. Tiếp theo là các ngân hàng BIDV, Incombank, Sacombank, Đông Á, VPBank Những thành tựu trong hoạt động TTQT kể trên cho thấy bước phát triển vượt bậc của các ngân hàng Việt Nam. Tuy nhiên không thể phủ nhận vẫn còn rất nhiều vấn đề tồn tại, cả khách quan lẫn chủ quan đang tác động tiêu cực, làm hạn chế sự phát triển của TTQT. Tính cạnh tranh trên thị trường dịch vụ vẫn còn ở mức thô sơ và dưới mức tiềm năng. Một số ngân hàng gần đây đã đi tiên phong trong phát triển thêm loại hình dịch vụ mới, như direct banking hoặc máy ATM di động ( NH Đông Á); đây có thể coi là cố gắng không nhỏ của ngân hàng nhằm đa dạng hóa dịch vụ, đem đến cho khách hàng nhiều sự lựa chọn hơn. Sự bùng nổ các chi nhánh ngân hàng, đi cùng với đó là những thay đổi về quản trị ngân hàng theo thông lệ quốc tế đòi hỏi các ngân hàng phải đầu tư đồng bộ cả về cơ sở vật chất, hệ thống công nghệ thông tin và cả nguồn nhân lực. Tuy nhiên các chi nhánh ngân hàng ở vùng miền xa trung ương lại chưa đủ khả năng đáp ứng cả 3 yếu tố trên. Nhất là đội ngũ cán bộ làm công tác thanh toán chưa được đào tạo chuyên sâu, chưa đáp ứng đòi hỏi về tác phong phục vụ và đạo đức nghề nghiệp. Những nguyên nhân chủ quan này kết hợp với nguyên nhân khách quan – cuộc khủng hoảng kinh tế toàn cầu cuối năm vừa qua, đã làm ảnh hưởng rất lớn đến sự phát triển của hoạt động TTQT [8]. II. Quy trình thanh toán quốc tế tại các ngân hàng: 1. Khái niệm quy trình thanh toán quốc tế (QTTTQT) : Từ hai khái niệm về thanh toán quốc tế ở trên, ta có thể hiểu QTTTQT chính là các chương trình đã được quy định về nghiệp vụ thanh toán quốc tế, 5
được Tổng Giám Đốc ngân hàng ban hành nhằm thống nhất trình tự và thủ tục thực hiện nghiệp vụ thanh toán quốc tế của ngân hàng đó, từ đó nâng cao chất lượng dịch vụ và đảm bảo an toàn cho hệ thống [1, tr.11],[10]. 2. Quy trình thanh toán quốc tế ở các ngân hàng Việt Nam hiện nay: Nghiệp vụ thanh toán quốc tế ở các ngân hàng Việt Nam hiện nay được quy định bởi các quy trình sau: - Quy trình phát hành thư tín dụng. - Quy trình thanh toán thư tín dụng trả ngay (IB) - Quy trình thanh toán thư tín dụng trả chậm (UB). - Quy trình phát hành bảo lãnh nhận hàng theo thư tín dụng (SG). - Quy trình ký hậu vận đơn khi chứng từ chưa về đến ngân hàng (AE) - Quy trình nhờ thu đến (IC). - Quy trình nhờ thu đi (OC). - Quy trình chiết khấu bộ chứng từ (BP). - Quy trình thông báo bảo lãnh (AG) 3. Hoàn thiện quy trình thanh toán quốc tế là gì. Trước đây khi sự phát triển của Internet và công nghệ chưa bùng nổ, hầu hết các giao dịch TTQT đều được thực hiện thông qua các chứng từ giấy. Liên lạc giữa khách hàng và ngân hàng cũng chỉ giới hạn trong một số phương tiện như fax, điện thông báo, điện thoại cố định. Đây là một hạn chế rất lớn. Các chứng từ giấy quá nhiều khiến ngân hàng không những phải vất vả phân loại và lưu trữ, mà mỗi khi có chỉnh sửa cũng tốn kém không ít thời gian và công sức. Hơn nữa quy trình TTQT là một nghiệp vụ phức tạp đòi hỏi cán bộ thanh toán phải nắm vững chuyên môn, do đó nếu có sai sót nào xảy ra, hậu quả đưa đến sẽ là giao dịch của khách hàng thất bại còn ngân hàng mất uy tín. Vì vậy áp lực đặt ra cho các ngân hàng là làm thế nào để chuẩn hóa quy trình, ban hành chuẩn mực và thứ tự các công việc phải làm cho từng 6
nghiệp vụ thanh toán, phân chia rõ ràng trách nhiệm của từng cán bộ và phải đổi mới không ngừng, đơn giản hóa các bước thực hiện, nhằm giảm thời gian thực hiện và nâng cao chất lượng giao dịch. Tất cả những công việc này chính là nhằm hoàn thiện QTTTQT [4, tr. 12]. 7
Chương II. Thực trạng quy trình thanh toán quốc tế tại Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam: I. Khái quát về sở giao dịch III – Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam: 1. Sơ lược về hệ thống Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam: Tên đầy đủ: Ngân hàng Đầu Tư và Phát Triển Việt Nam (NHĐT & PTVN) Tên giao dịch quốc tế: Bank for Investment and Development of Viet Nam Tên gọi tắt: BIDV Địa chỉ: Tháp A, toà nhà VINCOM, 191 Bà Triệu, quận Hai Bà Trưng, Hà Nội Điện thoại: 042200422, 042200484 Fax: 04 2200399 Website: www.bidv.com.vn. Email: bidv@hn.vnn.vn Quy mô: 237.176 tỷ VNĐ Nhân lực: 12.000 người Hoạt động chính: kinh doanh tiền tệ, tín dụng, dịch vụ tài chính, đầu tư. Hiện BIDV đang có 3 công ty thành viên là Công ty cho thuê tài chính NHĐT&PTVN (BLC), Công ty chứng khoán NHĐT&PTVN (BSC) và Công ty bảo hiểm NHĐT&PTVN (BIC). Trong đó BLC hoạt động chủ yếu trong các lĩnh vực huy động vốn, cho thuê tài chính, mua và cho thuê lại theo hình thức cho thuê tài chính, cho vay vốn lưu động và thực hiện bao thanh toán [11]. BSC cung cấp các dịch vụ chứng khoán, phân tích và tư vấn đầu tư, tư 8
vấn tài chính, bảo lãnh phát hành, đầu tư tài chính và các dịch vụ hỗ trợ khác[12]. BIC kinh doanh dịch vụ bảo hiểm phi nhân thọ, tái bảo hiểm, đầu tư tài chính và các hoạt động khác theo quy định của pháp luật[13]. * Lịch sử thành lập: NHĐT&PTVN được thành lập theo quyết định 177/TTg ngày 26/04/1957 của Thủ tướng Chính phủ. Trong quá trình hoạt động và trưởng thành, Ngân hàng được mang các tên gọi khác nhau phù hợp với tứng thời kỳ xây dựng và phát triển của đất nước: Ngân hàng Kiến thiết Việt Nam từ ngày 26/04/1957 Ngân hàng Đầu tư và xây dựng Việt Nam từ ngày 24/06/1981 Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam từ ngày 14/11/1990 Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam là một trong bốn ngân hàng thương mại nhà nước lớn nhất ở Việt Nam được hình thành sớm nhất và lâu đời nhất, là doanh nghiệp nhà nước hạng đặc biệt, được tổ chức hoạt động theo mô hình Tổng công ty nhà nước. Tính đến ngày 10/10/2008, tổng tài sản của BIDV đạt 232.099 tỷ VND, tăng 13,5% so đầu năm và tăng 15,1% cùng kỳ năm trước [13]. Hệ thống tổ chức được hình thành và hoàn thiện dần theo mô hình của một tập đoàn trong tương lai. Hiện nay, mô hình tổ chức của BIDV gồm 5 khối lớn: Khối ngân hàng thương mại quốc doanh( bao gồm 3 sở giao dịch và các chi nhánh trên toàn quốc); Khố Công ty; KhốI các đơn vị sự nghiệp; Khối liên doanh; Khối đầu tư. Tổng số cán bộ công nhân viên của toàn hệ thống đạt trên 12000 người làm việc chuyên nghiệp, nghiêm túc và hiệu quả, đặc biệt có kinh nghiệm trong lĩnh vực đầu tư phát triển, là thế mạnh cạnh tranh của BIDV (xem hình 1). Bên cạnh việc hoạt động đầy đủ các chức năng của một ngân hàng thương mại được phép kinh doanh đa năng tổng hợp về tiền tệ, tín dụng, dịch vụ ngân hàng và phi ngân hàng, làm ngân hàng đại lý, phục vụ các dự án từ các nguồn vốn, các tổ chức kinh tế, tài chính, tiền tệ trong và ngoài nước, 9
BIDV luôn khẳng định là ngân hàng chủ lực phục vụ đầu tư và phát triển, huy động vốn cho vay dài hạn, trung hạn, ngắn hạn cho các thành phần kinh tế; là ngân hàng có nhiều kinh nghiệm về đầu tư các dự án trọng điểm. Trong suốt quá trình hình thành và phát triển, Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam luôn làm tròn nhiệm vụ được Đảng, Nhà nước và nhân dân giao cho. Cùng với hệ thống ngân hàng thương mại nhà nước, BIDV luôn là ôcng cụ sắc bén, là lực lượng chủ lực trong thực thi chính sách tiền tệ quốc gia. Trong hoạt động, BIDV luôn tuân thủ pháp luật, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với ngân sách Nhà nước, bảo toàn và phát triển vốn. Giai đoạn hiện nay, Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam xác định mục tiêu hoạt động là: Hiệu quả, an toàn, phát triển bền vững và hội nhập quốc tế. Trong quan hệ với khách hàng, Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam luôn nêu cao phương châm hành động" Hiệu quả kinh doanh của khách hàng là mục tiêu hoạt động của BIDV", quan hệ giữa BIDV và bạn hàng là mối quan hệ " Hợp tác cùng phát triển", cùng chia sẻ kinh nghiệm, khó khăn, cơ hội kinh doanh với bạn hàng. Chính vì lẽ đó, BIDV luôn lắng nghe, tiếp thu ý kiến từ khách hàng để không ngừng nâng cao chất lượng phục vụ, luôn tìm hiểu để thoả mãn nhưng nhu cầu ngày một đa dạng của khách hàng. Với cam kết" cung cấp những sản phẩm, dịch vụ ngân hàng có chất lượng cao, tiện ích tốt nhất cho khách hàng", trong hơn 3 năm trở lại đây, BIDV luôn được tổ chức BVQI và Quacert chứng nhận có hiệ thống quản lý chất lượng đạt tiêu chuẩn chất lượng ISO 9001:2000. Là đơn vị hoạt động trong lĩnh vực tín dụng, tiền tệ, Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam luôn duy trì sự phối hợp, chia xẻ kiến thức, kinh nghiệm với các ngân hàng, các tổ chức tín dụng bè bạn trong nước và quốc tế theo tinh thần hợp tác phát triển cùng có lợi. 10
Là thành viên tích cực của cộng đồng, Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam luôn quan tâm đến cộng đồng, tham gia tích cực vào các chương trình xã hội, chương trình từ thiện xoá đói, giảm nghèo, khắc phục thiên tai, quĩ bảo trợ trẻ em Việt Nam, chương trình kiên cố hoá trường học, quĩ khuyến học, quĩ ủng hộ nạn nhân chất độc màu da cam Luôn coi con người là nhân tố quyết định mọi thành công, Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam thực hiện phương châm:" mỗi cán bộ BIDV phải là một lợi thế trong cạnh tranh" về cả năng lực chuyên môn và phẩm chất đạo đức. Vì vậy, BIDV luôn đảm bảo những quyền lợi hợp pháp của người lao động. Từ đó, BIDV cũng đã đang và không ngừng chăm lo, cải thiện đời sống vật chất, tinh thần cho người lao động để mọi người đều thấy rằng:" BIDV chính là ngôi nhà chung" của mình. 11
Hình 1: Hệ thống tổ chức của BIDV [4]. Khối công Khối Khối Khối ty ngân hàng sự nghiệp Liên doanh Công ty cho Ngân hàng Đầu tư và Trung tâm Lao-Viet thuê tài chính Phát triển Việt Nam CNTT Bank Công ty cho thuê tài chính II Trung VID- Các SGD, CN tâm Public Đào tạo Bank Công ty Chứng khoán Sở Giao - SGD I, II Công ty dịch - Các CN BAMC III BIC 2. Tổng quan về sở giao dịch III – Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam Trên cơ sở thực hiện dự án" Tài chính nông thôn giai đoạn I" do NHNN làm chủ, dự án được đánh giá là có tác động tích cực và to lớn đến điều kiện sống ở khu vực nông thôn, nguồn vốn của dự án đã được đầu tư đúng mục đích, đúng đối tượng và có hiệu quả. Ngày 9/9/2002 Hiệp hội phát triển quốc tế IDA thuộc nhóm ngân hàng thế giới WB đã đồng cấp cho Chính phủ Việt Nam 1 khoản tín dụng số 3648-VN trị giá tương đương 200 triệu USD tiếp thục tài trợ cho" dự án nông thôn giai đoạn II" nhằm mục đích hỗ trợ cho 12
chính phủ Việt Nam trong nỗ lực đẩy mạnh phát triển kinh tế và cải thiện điều kiện sống ở khu vực nông thôn. Sau khi xem xét Chính phủ Việt Nam đã tiến hành đàm phán và được hiệp hội chấp nhận về việc lựa chọn Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam là ngân hàng bán buôn thực hiện việc quản I và sử dụng quỹ phát triển nông thôn II, đồng thời tiếp nhận dự án I từ ngân hàng Nhà nước. Do vậy bên cạnh việc thực hiện nhiệm vụ của 1 ngân hàng bán buôn( thực hiện việc quản lý và cho vay tiếp toàn bộ số vốn vay từ khoản tín dụng 3648-VN tới các định chiế tài cính, các tổ chức tài chính Vi mô) để đáp ứng nhu cầu huy động và cung ứng vốn cho phát triển kinh tế xã hội, cung ứng các dịch vụ ngày càng đa dạng cho khách hàng, Hội đồng ngân hàng ĐT& PT Việt Nam đã ra quyết định số39/ QĐ- HĐQT ngày 1/7/2002 về việc thành lập hoạt động của Sở giao dịch III- Ngân hàng ĐT&PT Việt Nam với mục đích, một mặt để tách bạch hoạt động ngân hàng bán buôn, mặt khác là để mở rộng phạm vi hoạt động, tăng quy mô của toàn hệ thống. Như vậy Sở giao dịch III là 1 đơn vị trực thuộc của hệ thống ngân hàng ĐT&PT Việt Nam và là đơn vị hạch toán phụ thuộc trong hệ thống, có bảng cân đối kế toán, có con dấu riêng. Sở giao dịch III được quyền độc lập hơn các chi nhánh khác, được quyết định trực tiếp với các đối tác, trực tiếp soạn thảo tờ trình quan trọng Bộ hoặc các tổ chức quốc tế. Bên cạnh tuân thủ 2 Bộ luật: luật các tổ chức tín dụng và luật tổ chức doanh nghiệp, Sở giao dịch III phải chịu sự chi phối của Hội sở chính, mô hình do Hội sở chính thông qua, và riêng mô hình của dự án" Tài chính nông thôn" do ngân hàng thế giới thông qua. Hoạt động chung -Trực tiếp làm nhiệm vụ là chủ dự án( Ngân hàng bán buôn), quản lí và cho vay tiếp toàn bộ số vốn vay từ các tổ chức, đối tác quốc tế tớI các PFIs/ MFIs 13
+ Tiếp nhận quản lí và cho vay theo qui định RFPI, trực tiếp làm chủ dự án TCNT2 + Quản lí và là ngườI cho vay lại nguồn vốn tài trợ từ các tổ chức quốc tế tới các PFIs/ MFIs - Thực hiện dịch vụ NHĐL, quản lí vốn đầu tư cho các dự án ODA và dự án uỷ thác. - Thực hiện các hoạt động nguồn vốn, thanh toán quốc tế và trong nước + Huy động đầu tư tiền gửI có hiệu quả + Kinh doanh ngoại tệ + Thư tín dụng + Chuyển tiền thanh toán trong và ngoài nước II. Thực trạng quy trình thanh toán quốc tế tại Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam. 1. Nội dung quy trình: 1.1 Quy trình phát hành thư tín dụng. Khi phát hành quy trình thư tín dụng, cán bộ TTV và KSV phải thực hiện theo 10 bước dưới đây (xem bảng 1). Bảng 1: Quy trình phát hành thư tín dụng [4] Bước/ Thao tác Cán bộ thực hiện 1/ TTV 1. Tiếp nhận hồ sơ từ Phòng Tín dụng. - Kiểm đếm số lượng hồ sơ/chứng từ (BM-01) - Đóng dấu ‘ĐÃ NHẬN’ và ghi ngày nhận. 2. Đăng ký giao dịch vào hệ thống TF-SIBS 2/ TTV 1. Kiểm tra hồ sơ đề nghị thực hiện giao dịch (HD-01-01). Nếu hồ sơ không đầy đủ hoặc có những điểm không rõ ràng thì thông báo tới khách hàng, Phòng Tín dụng để chỉnh sửa/bổ sung; Kiểm tra hạn mức phát hành thư tín dụng của khách hàng: - Nếu hạn mức đã được thiết lập: chuyển bước 2.2 14
Bước/ Thao tác Cán bộ thực hiện - Nếu hạn mức chưa được thiết lập hoặc còn thiếu: thông báo Phòng Tín dụng thiết lập hoặc bổ sung hạn mức. 2. Sử dụng chương trình TF-SIBS để nhập dữ liệu phát hành thư tín dụng. Đẩy giao dịch vào hàng đợi duyệt và chuyển hồ sơ sang KSV khi hoàn tất việc nhập dữ liệu; Đối với các LC có điều khoản đặc biệt, cần lưu ý nội dung của điện LC khi phát hành (HD-01-02) 3/ KSV 1. Kiểm tra hồ sơ và dữ liệu mà TTV đã nhập. 2. Kiểm tra nội dung các chứng từ được tạo ra 4a/ KSV 1. Phê duyệt giao dịch nếu chấp nhận hồ sơ và dữ liệu mà TTV đã nhập. 2. In chứng từ: + điện mở LC (3 bản): 1 bản gốc, 1 bản dành cho khách hàng, 1 bản dành cho Phòng Tín dụng + giấy báo nợ (3 bản): 1 bản gốc nộp kế toán G/L, 1 bản dành cho khách hàng và 1 bản lưu 3. Chuyển hồ sơ đã được phê duyệt tới TTV. 4b/ KSV 1. Từ chối giao dịch nếu không chấp nhận hồ sơ và/hoặc dữ liệu mà TTV đã nhập. 2. Ghi lí do từ chối, gạch chéo huỷ bản nháp mà TTV đã in (nếu có) và chuyển hồ sơ lại cho TTV để bổ sung/chỉnh sửa. 5/ TTV 1. Chuyển chứng từ: - cho khách hàng: 1 bản dành cho khách hàng thư tín dụng có đóng dấu Issued và 1 giấy báo nợ - bộ phận kế toán: 1 bản gốc giấy báo nợ. 2. Lưu hồ sơ phát hành thư tín dụng gồm: - Hồ sơ đề nghị phát hành thư tín dụng của khách hàng. - Giấy phê duyệt nguồn thanh toán để mở thư tín dụng.(BM-03) - Giấy báo nợ, thư tín dụng. 15
Bước/ Thao tác Cán bộ thực hiện - Các giấy tờ có liên quan Ghi chú: Trường hợp phát hành thư tín dụng bằng thư: Trình Giám đốc ký, đóng dấu và gửi thư tín dụng tới ngân hàng thông báo. 6/ TTV 1. Theo dõi tình trạng của thư tín dụng đã phát hành. 2. Lưu điện/thư xác nhận (acknowledge) của ngân hàng thông báo (nếu có) 7/ TTV 1. Sử dụng chương trình TF-SIBS để nhập dữ liệu huỷ thư tín dụng trong các trường hợp sau: - Thư tín dụng còn số dư nhưng đã hết hạn (trên 1 tháng) theo yêu cầu của người đề nghị mở L/C - Thư tín dụng còn hiệu lực nhưng được các bên liên quan (Người đề nghị mở L/C, Người thụ hưởng L/C, ngân hàng thông báo, xác nhận) đồng ý huỷ. 2. Đẩy giao dịch vào hàng đợi duyệt khi hoàn tất việc nhập dữ liệu. * Thư tín dụng sẽ được tự động đóng bởi chương trình TF-SIBS trong các trường hợp sau: - Thư tín dụng hết số dư - Sau 3 tháng kể từ ngày hết hiệu lực. 8/ KSV 1. Kiểm tra lại hồ sơ và dữ liệu mà TTV đã nhập. 9a/ KSV 1. Phê duyệt giao dịch nếu chấp nhận việc huỷ thư tín dụng và dữ liệu mà TTV đã nhập. 2. In chứng từ: - thông báo đã huỷ thư tín dụng: 1 bản gốc, 1 bản lưu - Giấy báo nợ (phí huỷ L/C - nếu có): 1 bản gốc, 1 bản lưu, 1 bản dành cho khách hàng. 3. Chuyển hồ sơ đã được phê duyệt tới TTV. 9b/ KSV Như bước 4b. 10/ TTV 1. Chuyển chứng từ: - Tới khách hàng: 1 bản gốc thông báo huỷ L/C và giấy báo nợ (nếu có) - Tới kế toán: 1 bản gốc giấy báo nợ (nếu có) 2. Lưu hồ sơ thư tín dụng đã huỷ và các giấy tờ liên quan. 16
Nhận xét: Việc kiểm tra được thực hiện nhiều lần qua từng bước bởi KSV giúp hạn chế tối đa sai sót trong quá trình phát hành thư tín dụng. 1.2 Quy trình thanh toán thư tín dụng trả ngay (IB) Quy trình thanh toán thư tín dụng trả ngay gồm 17 bước như sau: Bảng 2: Quy trình thanh toán thư tín dụng trả ngay (IB) [4] Bước / Cán bộ thực Thao tác hiện 1/ TTV 1. Tiếp nhận chứng từ từ ngân hàng gửi chứng từ : - Kiểm tra số lượng chứng từ với liệt kê chứng từ trên giấy đòi tiền (coversheet) của ngân hàng gửi chứng từ, nếu có sai lệch phải thông báo tới ngân hàng gửi ngay. - Đóng dấu ‘ĐÃ NHẬN’ và ghi ngày nhận. - Đăng ký giao dịch vào chương trình TF- SIBS * Lưu ý: trường hợp LC cho phép đòi tiền bằng điện hoặc chỉ ra ngân hàng hoàn trả thực hiện theo hướng dẫn.(HD-01-04) 2/ TTV 1. Kiểm tra chứng từ với LC đã phát hành để xác định tình trạng bộ chứng từ (HD-01-03). 3a/ TTV 1. Nếu chứng từ phù hợp: Sử dụng chương trình TF-SIBS để lập thông báo bộ chứng từ về gửi khách hàng. * Trường hợp khách hàng trước đây đã được ký phát hành bảo lãnh nhận hàng/ký hậu vận đơn theo bộ chứng từ này thì thực hiện bước 9a. 3b/ TTV 1. Nếu chứng từ có bất đồng: Sử dụng chương trình TF-SIBS để lập điện từ chối bộ chứng từ gửi ngân hàng đã gửi chứng từ và lập thông báo bộ chứng từ có bất đồng gửi khách hàng . * Trường hợp bất đồng của chứng từ theo LC đã được mở bằng vốn vay của ngân hàng, có liên quan đến số tiền, bản chất lô hàng, Phòng TTQT thông báo nội dung bất đồng cho Phòng Tín dụng (BM -11) 4/ KSV 1. Kiểm tra lại kết quả kiểm tra chứng từ của TTV 17
Bước / Cán bộ thực Thao tác hiện 2. Kiểm tra hồ sơ và dữ liệu mà TTV đã nhập. 5a/ KSV 1. Phê duyệt giao dịch nếu chấp nhận kết quả kiểm tra chứng từ và dữ liệu mà TTV đã nhập. 2. In chứng từ: - trường hợp bộ chứng từ phù hợp: thông báo bộ chứng từ về: (3 bản) 1 bản chuyển khách hàng, 1 bản gốc, 1 bản lưu. - trường hợp chứng từ có bất đồng + thông báo bất đồng (2 bản) 1 bản gốc, 1 bản lưu. + điện thông báo bất đồng bộ chứng từ: 1 bản gốc. 3. Chuyển hồ sơ đã được phê duyệt tới TTV. 5b/ KSV 1. Từ chối giao dịch nếu không chấp nhận kết quả kiểm tra chứng từ và/hoặc dữ liệu mà TTV đã nhập. 2. Ghi lí do từ chối, gạch chéo huỷ bản nháp mà TTV đã in (nếu có) và chuyển hồ sơ lại cho TTV để bổ sung/chỉnh sửa. 6/ TTV 1. Fax bản thông báo bộ chứng từ về hoặc thông báo bộ chứng từ có bất đồng tới khách hàng (chuyển trả khách hàng bản gốc khi khách hàng tới ngân hàng giao dịch). 2. Chuyển Phòng Tín dụng: 1 bản thông báo bộ chứng từ về (để phát tiền vay nếu sử dụng vốn vay) 3. Theo dõi giao dịch đã thực hiện. 7/ TTV 1. Nhắc nhở khách hàng chuẩn bị tiền để thanh toán bộ chứng từ phù hợp hoặc có ý kiến về bộ chứng từ có bất đồng. 8/ TTV 1. Phân loại phản hồi từ khách hàng. - Đối với bộ chứng từ phù hợp: + Nếu khách hàng đã chuẩn bị đủ tiền để thanh toán thì chuyển bước 9a. + Nếu khách hàng không chuẩn bị đủ tiền để thanh toán thì thông báo Phòng Tín dụng và chuyển bước 9c. (BM-07) - Đối với bộ chứng từ có bất đồng: + Nếu khách hàng chấp nhận bất đồng và bộ phận Tín 18
Bước / Cán bộ thực Thao tác hiện dụng không phản đối đồng thời đã chuẩn bị đủ tiền để thanh toán thì chuyển bước 9a. + Nếu khách hàng không chấp nhận bất đồng hoặc khách hàng chấp nhận nhưng bộ phận Tín dụng không đồng ý thì chuyển bước 9b. 9a/ 1. Ký hậu vận đơn (trong trường hợp vận đơn lập TTV theo lệnh của ngân hàng) theo hướng dẫn số HD-01-05 nếu trước đây ngân hàng chưa ký hậu vận đơn. 2. Sử dụng chương trình TF-SIBS để lập điện thanh toán bộ chứng từ (sử dụng chức năng Immediate settlement). Đẩy giao dịch vào hàng đợi duyệt khi hoàn tất việc nhập dữ liệu. 3. Chuyển chứng từ tới KSV. 9b/ TTV 1. Sử dụng chương trình TF-SIBS để lập điện thông báo cho ngân hàng gửi chứng từ về việc khách hàng đã từ chối bộ chứng từ có bất đồng, yêu cầu chỉ dẫn xử lý bộ chứng từ. Đẩy giao dịch vào hàng đợi duyệt khi hoàn tất việc nhập dữ liệu. 2. Chuyển chứng từ tới KSV. 9c/ TTV 1. Trên cơ sở thông báo cho vay bắt buộc của phòng Tín dụng, TTV sử dụng chương trình TF-SIBS để lập điện thanh toán bộ chứng từ (sử dụng chức năng Pending settlement) (BM-08). Đẩy giao dịch vào hàng đợi duyệt khi hoàn tất việc nhập dữ liệu. 2. Chuyển chứng từ tới KSV. 10/ KSV 1. Kiểm tra hồ sơ và dữ liệu do TTV đã nhập. 11a/ KSV 1. Phê duyệt giao dịch nếu chấp nhận hồ sơ và dữ liệu mà TTV đã nhập. 2. In chứng từ: - Trường hợp khách hàng có tiền thanh toán bộ chứng từ: + 3 bản Giấy báo nợ: 1 bản gốc, 1 bản dành cho khách hàng và 1 bản lưu. + 2 bản Điện thanh toán : 1 bản gốc, 1 bản lưu + 1 bản gốc Điện thông báo thanh toán (nếu có). - Trường hợp khách hàng không có tiền thanh toán: 19
Bước / Cán bộ thực Thao tác hiện + 4 bản Giấy báo nợ kiêm thông báo ngân hàng đã cho vay bắt buộc: 1 bản gốc, 2 bản lưu và 1 bản dành cho khách hàng; + Điện thanh toán: 1 bản gốc, 1 bản lưu - Trường hợp khách hàng từ chối bất đồng: + 1 bản lưu điện thông báo khách hàng từ chối bất đồng. 3. Chuyển hồ sơ đã được phê duyệt tới TTV. 11b/ KSV 1. Từ chối giao dịch nếu không chấp nhận dữ liệu mà TTV đã nhập. 2. Ghi lí do từ chối, gạch chéo huỷ bản nháp mà TTV đã in (nếu có) và chuyển hồ sơ lại cho TTV để bổ sung/chỉnh sửa. 12/ TTV 1. Phân loại giao dịch cần hoàn tất. - Giao dịch đã thực hiện tại bước 9a thì chuyển bước 13a. - Giao dịch đã thực hiện tại bước 9b thì chuyển bước 13b. - Giao dịch đã thực hiện tại bước 9c thì chuyển bước 13c. 13a/ TTV 1. Phô tô chứng từ mỗi loại 1 bản (nếu ngân hàng gửi chứng từ không gửi bản sao bộ chứng từ dành cho ngân hàng phát hành). 2. Trả chứng từ cho khách hàng, bao gồm cả vận đơn đã được ký hậu (nếu có), (yêu cầu khách hàng ký đã nhận chứng từ trước khi trao chứng từ). 3. Chuyển chứng từ: - Cho khách hàng: 1 bản giấy báo nợ; - Tới bộ phận kế toán: 1 bản gốc giấy báo nợ, 1 bản gốc điện thanh toán. 4. Lưu hồ sơ thanh toán bộ chứng từ gồm: - Bộ chứng từ đã phô tô nói trên (gồm cả coversheet). - Giấy báo nợ, điện thanh toán. - Các giấy tờ liên quan khác (nếu có) 20
Bước / Cán bộ thực Thao tác hiện 13b/ TTV 1. Theo dõi phản hồi của ngân hàng gửi chứng từ. 2. Xử lí phản hồi của ngân hàng gửi chứng từ: - Nếu ngân hàng gửi bộ chứng từ có thay đổi chỉ dẫn thanh toán như về giá cả, thời hạn thì thông báo cho khách hàng biết và chờ chỉ dẫn của khách hàng, chuyển thực hiện bước 8. - Nếu ngân hàng gửi chứng từ gửi chứng từ thay thế/bổ sung thì thực hiện bước 2. -Nếu ngân hàng gửi chứng từ yêu cầu gửi lại chứng từ: lập điện đòi phí gửi chứng từ và phí xử lý giao dịch. Sau khi nhận được phí thì lập coversheet để gửi lại bộ chứng từ gốc theo chỉ dẫn (lưu bộ chứng từ phô tô + phiếu gửi chứng từ). -Nếu sau một thời gian nhất định không nhận được phản hồi của ngân hàng gửi bộ chứng từ thì làm điện thông báo hết trách nhiệm với bộ chứng từ, lưu và đóng hồ sơ theo quy định. 3. Lưu hồ sơ thực hiện giao dịch gồm: - Bộ chứng từ đã phô tô nói trên. - Giấy từ chối thanh toán của khách hàng. - Điện yêu cầu gửi trả chứng từ (nếu có). 13c/ TTV 1. Chuyển chứng từ - cho khách hàng: 1 bản giấy báo nợ kiêm thông báo đã cho vay bắt buộc - Cho phòng Tín dụng: 1 bản giấy báo nợ kiêm thông báo đã cho vay bắt buộc - Phòng Kế toán: 1 bản gốc thông báo đã cho vay bắt buộc + 1 bản gốc điện thanh toán 2. Theo dõi giao dịch. * Ghi chú: Cán bộ Phòng Tín dụng có trách nhiệm nhắc nhở và thực hiện các xử lí thích hợp đối với khách hàng để thu hồi khoản cho vay bắt buộc đã thực hiện. 14/ TTV 1. Ký hậu vận đơn (trong trường hợp vận đơn lập theo lệnh của ngân hàng) theo hướng dẫn số HD-01-05 nếu trước đây ngân hàng chưa ký hậu vận đơn. 2. Sử dụng chương trình TF-SIBS để thu nợ gốc và 21
Bước / Cán bộ thực Thao tác hiện lãi cho vay bắt buộc đã thực hiện trước đây. 3. Đẩy giao dịch vào hàng đợi duyệt khi hoàn tất việc nhập dữ liệu. 15/ KSV 1. Kiểm tra hồ sơ và dữ liệu do TTV đã nhập. 16a/ KSV 1. Phê duyệt giao dịch nếu chấp nhận hồ sơ và dữ liệu mà TTV đã nhập. 2. In chứng từ: - giấy báo nợ (1 bản gốc, 1 bản dành cho khách hàng và 2 bản lưu) 3. Chuyển chứng từ tới TTV. 16b/ KSV 1. Từ chối giao dịch nếu không chấp nhận dữ liệu mà TTV đã nhập. 2. Ghi lí do từ chối, gạch chéo huỷ bản nháp mà TTV đã in (nếu có) sau khi đẩy giao dịch vào hàng đợi duyệt và chuyển hồ sơ lại cho TTV để bổ sung/chỉnh sửa. 17/ TTV 1. Phô tô chứng từ mỗi loại 1 bản (nếu ngân hàng gửi chứng từ không gửi bản sao bộ chứng từ dành cho ngân hàng phát hành). 2. Trả bộ chứng từ và 1 bản giấy báo nợ cho khách hàng (yêu cầu khách hàng ký nhận chứng từ khi trao chứng từ) . 3. Chuyển 1 bản gốc giấy báo nợ tới bộ phận kế toán. 4. Thông báo cho Phòng Tín dụng biết phòng TTQT đã thu nợ khoản cho vay bắt buộc (gửi kèm 1 bản lưu giấy báo nợ). 5. Lưu hồ sơ thanh toán bộ chứng từ gồm: - Bộ chứng từ đã phô tô hoặc bản sao dành cho ngân hàng phát hành (gồm cả coversheet). - Các chứng từ liên quan đến cho vay và thu nợ vay bắt buộc. - Giấy báo nợ và các chứng từ khác (nếu có). 22
1.3 Quy trình thanh toán thư tín dụng trả chậm (UB) Bao gồm 15 bước chia theo từng trường hợp có thể xảy ra trong khi thực hiện quy trình (xem bảng 3) Bảng 3: Quy trình thanh toán thư tín dụng trả chậm Bước/ Thao tác Cán bộ thực hiện 1/ TTV 1. Tiếp nhận chứng từ từ ngân hàng gửi chứng từ : - Kiểm tra số lượng chứng từ với liệt kê chứng từ trên giấy đòi tiền (coversheet) của ngân hàng gửi chứng từ nếu có sai lệch phải thông báo tới ngân hàng gửi ngay. - Đóng dấu ‘ĐÃ NHẬN’ và ghi ngày nhận. 2. Đăng ký giao dịch vào chương trình TF-SIBS 2/ TTV 1. Kiểm tra chứng từ với LC đã phát hành (HD-01-03) 3a/ TTV 1. Ký hậu vận đơn (trong trường hợp vận đơn lập theo lệnh của ngân hàng) theo hướng dẫn số HD-01-05 nếu trước đây ngân hàng chưa ký hậu vận đơn. 2. Nếu chứng từ phù hợp: Sử dụng chương trình TF-SIBS để lập thông báo bộ chứng từ về, thông báo ngày đến hạn gửi khách hàng, thông báo chấp nhận chứng từ gửi ngân hàng gửi chứng từ . 3b/ TTV 1. Nếu chứng từ có bất đồng: Sử dụng chương trình TF-SIBS để lập điện từ chối bộ chứng từ gửi ngân hàng gửi chứng từ và lập thông báo bộ chứng từ có bất đồng gửi khách hàng . * Trường hợp bất đồng của chứng từ theo LC đã được mở bằng vốn vay của ngân hàng, có liên quan đến số tiền, bản chất lô hàng, Phòng TTQT thông báo nội dung bất đồng cho Phòng Tín dụng (BM -11) 4/ KSV 1. Kiểm tra lại kết quả kiểm tra chứng từ của TTV 2. Kiểm tra hồ sơ và dữ liệu mà TTV đã nhập. 5a/ KSV 1. Phê duyệt giao dịch nếu chấp nhận kết quả kiểm tra chứng từ và dữ liệu mà TTV đã nhập. 2. In chứng từ: 23
Bước/ Thao tác Cán bộ thực hiện - Trường hợp bộ chứng từ không có bất đồng: + thông báo bộ chứng từ về và thông báo ngày đến hạn: 1 bản gốc, 1 bản lưu ; + điện chấp nhận bộ chứng từ: 1 bản gốc - Trường hợp bộ chứng từ có bất đồng: + thông báo bộ chứng từ có bất đồng: 1 bản gốc, 1 bản lưu ; + điện từ chối bộ chứng từ : 1 bản gốc. 3. Chuyển hồ sơ đã được phê duyệt tới TTV. 5b/ KSV 1. Từ chối giao dịch nếu không chấp nhận kết quả kiểm tra chứng từ và/hoặc dữ liệu mà TTV đã nhập. 2. Ghi lí do từ chối, gạch chéo huỷ bản nháp mà TTV đã in (nếu có) và chuyển hồ sơ lại cho TTV để bổ sung/chỉnh sửa. 6/ TTV 1. Phân loại giao dịch cần hoàn tất. - Giao dịch đã thực hiện tại bước 3a thì chuyển bước 7a. - Giao dịch đã thực hiện tại bước 3b thì chuyển bước 7b-1 7a/ TTV 1. Fax giấy thông báo bộ chứng từ về cho khách hàng (gửi bản gốc khi khách hàng tới ngân hàng giao dịch). Yêu cầu khách hàng ký chấp nhận kỳ hạn thanh toán. 2. Phô tô chứng từ mỗi loại một bản (nếu không có bản sao bộ chứng từ dành cho ngân hàng phát hành) 3. Khi khách hàng ký chấp nhận kỳ hạn thanh toán thì trả chứng từ cho khách hàng bao gồm cả vận đơn đã được ký hậu (nếu có) (yêu cầu khách hàng ký đã nhận chứng từ trước khi trao chứng từ). 4. Lưu hồ sơ bộ chứng từ đã chấp nhận gồm: - Bộ chứng từ phô tô nói trên (gồm cả coversheet). - Các thông báo / điện đã tạo. 5. Theo dõi giao dịch đã thực hiện. 7b-1/ 1. Fax giấy thông báo bộ chứng từ có bất đồng cho khách TTV hàng (gửi bản gốc khi khách hàng tới ngân hàng giao dịch). 2. Theo dõi giao dịch đã thực hiện. 7b-2/ 1. Phân loại phản hồi của khách hàng: TTV - Nếu khách hàng chấp nhận bất đồng và bộ phận Tín 24
Bước/ Thao tác Cán bộ thực hiện dụng không phản đối thì quay lại bước 3a -Nếu khách hàng không chấp nhận bộ chứng từ có bất đồng hoặc khách hàng chấp nhận nhưng bộ phận Tín dụng không đồng ý thì thực hiện bước 7b-3 7b-3/ 1. Sử dụng chương trình TF-SIBS để lập điện thông báo cho TTV NH gửi chứng từ về việc khách hàng đã từ chối bộ chứng từ có bất đồng và yêu cầu chỉ dẫn xử lý bộ chứng từ. 2. Đẩy giao dịch vào hàng đợi duyệt khi hoàn tất việc nhập dữ liệu 3. Chuyển chứng từ tới KSV. 7b-4/ 1. Kiểm tra hồ sơ và dữ liệu do TTV đã nhập. KSV 7b-5a/ 1. Phê duyệt giao dịch nếu chấp nhận hồ sơ và dữ liệu mà KSV TTV đã nhập. 2. In chứng từ: 1 bản gốc điện thông báo khách hàng từ chối bất đồng. 3. Chuyển hồ sơ đã được phê duyệt tới TTV. 7b-5b/ 1. Từ chối giao dịch nếu không chấp nhận dữ liệu mà TTV đã KSV nhập. 2. Ghi lí do từ chối, gạch chéo huỷ bản nháp mà TTV đã in (nếu có) và chuyển hồ sơ lại cho TTV để bổ sung/chỉnh sửa 7b-6/ 1. Theo dõi phản hồi của ngân hàng gửi chứng từ. TTV 7b-7/ 1. Xử lí phản hồi của ngân hàng gửi chứng từ: TTV - Nếu ngân hàng gửi bộ chứng từ có thay đổi chỉ dẫn thanh toán như về giá cả, thời hạn thì thông báo cho khách hàng biết và tiếp tục thực hiện bước 7b-2. - Nếu ngân hàng gửi chứng từ gửi chứng từ thay thế/bổ sung thì thực hiện bước 2. - Nếu ngân hàng gửi chứng từ yêu cầu gửi lại chứng từ thì lập điện đòi phí gửi chứng từ và phí xử lý giao dịch. Sau khi nhận được phí thì lập coversheet để gửi lại bộ chứng từ gốc theo chỉ dẫn (lưu bộ chứng từ phô tô + coversheet) 25
Bước/ Thao tác Cán bộ thực hiện - Nếu sau một thời gian nhất định không nhận được phản hồi của ngân hàng gửi chứng từ thì làm điện thông báo hết trách nhiệm với bộ chứng từ, lưu và đóng hồ sơ theo quy định. 2. Lưu hồ sơ thực hiện giao dịch gồm: - Bộ chứng từ đã phô tô nói trên. - Giấy từ chối thanh toán của khách hàng. - Điện yêu cầu gửi trả chứng từ (nếu có). 8/ TTV 1. Phân loại phản hồi từ khách hàng khi đến hạn: - Nếu khách hàng đã chuẩn bị đủ tiền để thanh toán thì chuyển bước 9a. -Nếu khách hàng không chuẩn bị đủ tiền để thanh toán thì thông báo Phòng Tín dụng và chuyển bước 9b (BM-07). 9a/ TTV 1. Sử dụng chương trình TF-SIBS để lập điện thanh toán bộ chứng từ khi khách hàng có tiền. Đẩy giao dịch vào hàng đợi duyệt khi hoàn tất việc nhập dữ liệu. 2. Chuyển chứng từ tới KSV. 9b/ TTV 1. Trên cơ sở thông báo cho vay bắt buộc của phòng Tín dụng, TTV sử dụng chương trình TF-SIBS để lập điện thanh toán bộ chứng từ khi khách hàng không có tiền (BM-08). Đẩy giao dịch vào hàng đợi duyệt khi hoàn tất việc nhập dữ liệu. 2. Chuyển chứng từ tới KSV. 10/ KSV 1. Kiểm tra hồ sơ và dữ liệu do TTV đã nhập. 11a/ 1. Phê duyệt giao dịch nếu chấp nhận hồ sơ và dữ liệu mà KSV TTV đã nhập. 2. In chứng từ: - Trường hợp khách hàng có tiền thanh toán bộ chứng từ: + 3 bản Giấy báo nợ: 1 bản gốc, 1 bản dành cho khách hàng và 1 bản lưu + 2 bản Điện thanh toán : 1 bản gốc, 1 bản lưu + Điện thông báo thanh toán (nếu có): 1 bản gốc. - Trường hợp khách hàng không có tiền thanh toán: + 4 bản Giấy báo nợ kiêm thông báo ngân hàng đã cho vay bắt 26
Bước/ Thao tác Cán bộ thực hiện buộc: 1 bản gốc, 2 bản lưu và 1 bản dành cho khách hàng ; + Điện thanh toán : 1 bản gốc, 1 bản lưu + Điện thông báo thanh toán (nếu có): 1 bản gốc 3. Chuyển hồ sơ đã được phê duyệt tới TTV. 11b/ 1. Từ chối giao dịch nếu không chấp nhận dữ liệu mà TTV đã KSV nhập. 2. Ghi lí do từ chối, gạch chéo huỷ bản nháp mà TTV đã in (nếu có) và chuyển hồ sơ lại cho TTV để bổ sung/chỉnh sửa 12/ TTV 1. Phân loại giao dịch cần hoàn tất. - Giao dịch đã thực hiện tại bước 9a thì chuyển bước 13a. - Giao dịch đã thực hiện tại bước 9b thì chuyển bước 13b. 13a/ TTV 1. Chuyển chứng từ: - Tới khách hàng: 1 bản giấy báo nợ dành cho khách hàng - Tới bộ phận kế toán: 1 bản gốc giấy báo nợ và 1 bản gốc điện thanh toán 2. Lưu hồ sơ thanh toán bộ chứng từ gồm: - Giấy báo nợ, điện thanh toán và các giấy tờ, điện khác (nếu có). 13b/ 1. Chuyển chứng từ: TTV - cho khách hàng: 1 bản giấy báo nợ kiêm thông báo đã cho vay bắt buộc - Cho phòng Tín dụng: 1 bản giấy báo nợ kiêm thông báo đã cho vay bắt buộc - Phòng Kế toán: 1 bản gốc thông báo đã cho vay bắt buộc + 1 bản gốc điện thanh toán 2. Theo dõi giao dịch. * Ghi chú: Cán bộ Phòng Tín dụng có trách nhiệm nhắc nhở và thực hiện các xử lí thích hợp đối với khách hàng để thu hồi khoản cho vay bắt buộc đã thực hiện. 14/ TTV 1. Sử dụng chương trình TF-SIBS để thu nợ gốc và lãi cho vay bắt buộc đã thực hiện trước đây. 2. Đẩy giao dịch vào hàng đợi duyệt khi hoàn tất việc nhập dữ liệu. 27
Bước/ Thao tác Cán bộ thực hiện 15/ KSV 1. Kiểm tra hồ sơ và dữ liệu do TTV đã nhập. 16a/ 1. Phê duyệt giao dịch nếu chấp nhận hồ sơ và dữ liệu mà KSV TTV đã nhập. 2. In chứng từ: giấy báo nợ: 1 bản gốc, 1 bản dành cho khách hàng và 2 bản lưu. 3. Chuyển chứng từ tới TTV. 16b/ 1. Từ chối giao dịch nếu không chấp nhận dữ liệu mà TTV đã TTV nhập. 2. Ghi lí do từ chối, gạch chéo huỷ bản nháp mà TTV đã in (nếu có) và chuyển hồ sơ lại cho TTV để bổ sung/chỉnh sửa. 17/ TTV 1. Chuyển chứng từ: - 1 bản giấy báo nợ cho khách hàng. - 1 bản gốc giấy báo nợ tới khách hàng và bộ phận kế toán. 2. Thông báo Phòng Tín dụng biết phòng TTQT đã thu nợ khoản cho vay bắt buộc (gửi kèm 1 bản lưu giấy báo nợ). 3. Lưu hồ sơ thanh toán bộ chứng từ gồm: - Các chứng từ liên quan đến cho vay và thu nợ vay bắt buộc. - Giấy báo nợ và các giấy tờ khác (nếu có). 1.4 Quy trình phát hành bảo lãnh nhận hàng theo thư tín dụng (SG) Để thực hiện nghiệp vụ phát hành bảo lãnh nhận hàng theo thư tín dụng cần trải qua 11 bước dưới đây (xem bảng 4) Bảng 4: Quy trình phát hành bảo lãnh nhận hàng theo thư tín dụng [4] Bước/ Thao tác Cán bộ thực hiện 1/ TTV 1. Tiếp nhận hồ sơ từ khách hàng. - Kiểm đếm số lượng hồ sơ/chứng từ. - Đóng dấu ‘ĐÃ NHẬN’ và ghi ngày nhận. 2. Đăng ký giao dịch vào chương trình TF-SIBS 28
Bước/ Thao tác Cán bộ thực hiện 2/ TTV 1. Kiểm tra hồ sơ đề nghị thực hiện giao dịch xem đã đầy đủ chưa. Hồ sơ đề nghị phát hành bảo lãnh nhận hàng gồm: - Đơn xin phát hành bảo lãnh nhận hàng (BM-04). - Giấy báo nhận hàng. - Bản sao chứng từ vận tải. - Bản sao hoá đơn. 2. Kiểm tra nội dung của hồ sơ: - Kiểm tra chữ ký, dấu trên đơn đề nghị phát hành bảo lãnh nhận hàng của khách hàng để đảm bảo rằng chữ ký, dấu trên hồ sơ đề nghị phù hợp với mẫu chữ ký, dấu đã đăng ký tại ngân hàng. - Kiểm tra nội dung đơn xin phát hành bảo lãnh nhận hàng với chứng từ vận tải, hoá đơn và thư tín dụng (nếu lô hàng nhập khẩu thực hiện theo thư tín dụng đã phát hành). * Nếu hồ sơ không đầy đủ hoặc có những điểm không rõ ràng thì thông báo tới khách hàng để chỉnh sửa/bổ sung. 3. Lập phiếu trình phát hành bảo lãnh nhận hàng theo mẫu BM- 10 4. Kiểm tra nguồn thanh toán: Kiểm tra để đảm bảo rằng giao dịch đã được khách hàng chuẩn bị đủ tiền thanh toán hoặc đã được Phòng Tín dụng đảm bảo nguồn thanh toán. Nếu giao dịch chưa được đảm bảo nguồn thanh toán thì chuyển hồ sơ sang Phòng Tín dụng để xác nhận. 5. Sử dụng chương trình TF-SIBS để nhập dữ liệu phát hành bảo lãnh nhận hàng (thu ký quỹ nếu cần). Đẩy giao dịch vào hàng đợi duyệt và chuyển hồ sơ sang KSV khi hoàn tất việc nhập dữ liệu. 3/ KSV 1. Kiểm tra hồ sơ xin phát hành bảo lãnh nhận hàng của khách hàng đảm bảo hợp lệ, hợp pháp. 2. Kiểm tra lại dữ liệu mà TTV đã nhập. 4a/ KSV 1. Nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, KSV ký trên phiếu trình phát hành bảo lãnh nhận hàng. Phê duyệt giao dịch trên máy nếu chấp nhận dữ liệu mà TTV đã nhập. 2. In chứng từ: + bảo lãnh nhận hàng: 1 bản gốc; 29
Bước/ Thao tác Cán bộ thực hiện + Báo cáo phát hành bảo lãnh nhận hàng: 1 bản lưu. + Giấy báo nợ: 1 bản gốc, một bản dành cho khách hàng và 1 bản lưu. 3. Chuyển hồ sơ đã được phê duyệt tới TTV. 4b/ KSV 1. Từ chối giao dịch nếu không chấp nhận hồ sơ và/hoặc dữ liệu mà TTV đã nhập. 2. Ghi lí do từ chối, gạch chéo huỷ bản nháp mà TTV đã in (nếu có) và chuyển hồ sơ lại cho TTV để bổ sung/chỉnh sửa. 5/ TTV 1. Trình Giám đốc chi nhánh hoặc người được uỷ quyền ký phát hành thư bảo lãnh nhận hàng. Đóng dấu thư bảo lãnh đã phát hành, chụp (copy) thư bảo lãnh. 2. Chuyển chứng từ: - Tới khách hàng: 1 bản gốc thư bảo lãnh, 1 bản dành cho khách hàng giấy báo nợ (yêu cầu khách hàng ký nhận khi giao thư bảo lãnh gốc). - Tới Bộ phận kế toán: 1 bản gốc giấy báo nợ. 3. Lưu hồ sơ phát hành bảo lãnh nhận hàng gồm: - Các giấy tờ trong hồ sơ xin phát hành bảo lãnh nhận hàng của khách hàng. - Phiếu trình phát hành bảo lãnh nhận hàng. - Báo cáo phát hành bảo lãnh nhận hàng. - Giấy báo nợ, thư phát hành bảo lãnh nhận hàng (bản phôtô). - Các chứng từ khác (nếu có). 6/ TTV 1. Theo dõi tình trạng thư bảo lãnh đã phát hành. 7/ TTV 1. Trường hợp hãng tàu yêu cầu phải đổi vận đơn lấy bảo lãnh đã phát hành: - Khi bộ chứng từ gốc về đến ngân hàng, thực hiện thanh toán/chấp nhận thanh toán (theo quy trình thanh toán thư tín dụng trả ngay/trả chậm) và ký hậu vận đơn để đổi lấy bảo lãnh đã phát hành (theo hướng dẫn số HD-01-05). - Chuyển vận đơn gốc đã ký hậu tới hãng tàu trực tiếp hoặc thông qua khách hàng để đổi lại bảo lãnh đã phát hành. 30
Bước/ Thao tác Cán bộ thực hiện - Theo dõi, nhắc nhở khách hàng việc đổi lại bảo lãnh đã phát hành. * Ghi chú: Những thư bảo lãnh nhận hàng quy định bảo lãnh chỉ hết hiệu lực khi hãng tàu nhận được vận đơn gốc thì thủ tục để đổi lại thư bảo lãnh đã phát hành là bắt buộc. 8/ TTV 1. Khi đã đổi được bảo lãnh nhận hàng từ hàng tàu hoặc khi bảo lãnh đã hết hiệu lực, sử dụng chương trình TF-SIBS để huỷ bảo lãnh đã phát hành. 2. Đẩy giao dịch vào hàng đợi duyệt khi hoàn tất việc nhập dữ liệu. 9/ KSV 1. Kiểm tra lại hồ sơ và dữ liệu mà TTV đã nhập. 10a/ 1. Phê duyệt giao dịch nếu chấp nhận việc huỷ bảo lãnh và dữ KSV liệu mà TTV đã nhập. 2. In chứng từ: thông báo đã huỷ bảo lãnh: 1 bản gốc, 1 bản lưu . 3. Chuyển hồ sơ đã được phê duyệt tới TTV. 10b/ 1. Từ chối giao dịch nếu không chấp nhận việc huỷ bảo lãnh KSV và/hoặc dữ liệu mà TTV đã nhập. 2. Ghi lí do từ chối, gạch chéo huỷ bản nháp mà TTV đã in (nếu có) và chuyển hồ sơ lại cho TTV để bổ sung/chỉnh sửa. 11/ TTV 1. Đóng dấu ‘HUỶ’ lên thư bảo lãnh (trường hợp thu hồi được bảo lãnh gốc). 2. Chuyển tới khách hàng: 1 bản gốc thông báo đã huỷ bảo lãnh. 3. Lưu hồ sơ bảo lãnh đã huỷ và các giấy tờ liên quan. 1.5 Quy trình ký hậu vận đơn khi chứng từ chưa về đến ngân hàng (AE) Quy trình ký hậu vận đơn khi chứng từ chưa về đến ngân hàng bao gồm 8 bước: 31
Bảng 5: Quy trình ký hậu vận đơn khi chứng từ chưa về đến ngân hàng (AE) Bước/ Thao tác Cán bộ thực hiện 1/ TTV 1. Tiếp nhận đề nghị ký hậu vận đơn khi chứng từ chưa về đến ngân hàng từ khách hàng. - Kiểm đếm số lượng hồ sơ/chứng từ. - Đóng dấu ‘ĐÃ NHẬN’ và ghi ngày nhận. 2. Đăng ký giao dịch vào hệ thống TF-SIBS 2/ TTV 1. Kiểm tra hồ sơ đề nghị thực hiện giao dịch. Hồ sơ đề nghị ký hậu vận đơn khi chứng từ chưa về đến ngân hàng gồm: - Đơn đề nghị ký hậu vận đơn (BM-04). - Giấy báo nhận hàng của hãng tầu - Vận đơn bản chính lập theo lệnh của ngân hàng - Bản sao hoá đơn thương mại 2. Kiểm tra nội dung của hồ sơ: - Kiểm tra chữ ký, dấu trên đơn đề nghị ký hậu vận đơn của khách hàng để đảm bảo rằng chữ ký, dấu trên hồ sơ đề nghị phù hợp với mẫu chữ ký, dấu đã đăng ký tại ngân hàng. - Kiểm tra nội dung đơn xin ký hậu vận đơn với chứng từ vận tải, hoá đơn và thư tín dụng (nếu lô hàng nhập khẩu thực hiện theo thư tín dụng đã phát hành). * Nếu hồ sơ không đầy đủ hoặc có những điểm không rõ ràng thì thông báo tới khách hàng để chỉnh sửa/bổ sung. 3. Lập phiếu trình ký hậu vận đơn theo mẫu BM-10 4. Kiểm tra nguồn thanh toán: Kiểm tra để đảm bảo rằng giao dịch đã được khách hàng chuẩn bị đủ tiền thanh toán hoặc đã được Phòng Tín dụng đảm bảo nguồn thanh toán. Nếu giao dịch chưa được phê duyệt nguồn thanh toán thì chuyển hồ sơ sang Phòng Tín dụng để phê duyệt. 5. Sử dụng chương trình TF-SIBS để nhập dữ liệu ký hậu vận đơn (thu ký quỹ nếu cần). Đẩy giao dịch vào hàng đợi duyệt và chuyển hồ sơ sang KSV khi hoàn tất việc nhập dữ liệu. 3/ KSV 1. Kiểm tra hồ sơ xin ký hậu vận đơn của khách hàng đảm bảo hợp lệ, hợp pháp. 2. Kiểm tra lại dữ liệu mà TTV đã nhập. 32
Bước/ Thao tác Cán bộ thực hiện 4a/ KSV 1. Nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, KSV ký trên phiếu trình ký hậu vận đơn, đóng dấu (ghi) chuyển nhượng hàng hoá cho khách hàng, ghi ngày thực hiện và ký vào mặt sau của vận đơn. 2. Phê duyệt giao dịch trên máy nếu chấp dữ liệu mà TTV đã nhập. 3. In chứng từ: - Giấy báo nợ (nếu có) (3 bản): 1 bản gốc, 1 bản dành cho khách hàng và 1 bản lưu. - Báo cáo ký hậu vận đơn: 1 bản lưu. 4. Chuyển hồ sơ đã được phê duyệt tới TTV. 4b/ KSV 1. Từ chối giao dịch nếu không chấp nhận hồ sơ và/hoặc dữ liệu mà TTV đã nhập. 2. Ghi lí do từ chối, gạch chéo huỷ bản nháp mà TTV đã in (nếu có) và chuyển hồ sơ lại cho TTV để bổ sung/chỉnh sửa. 5/ TTV 1. Trình Giám đốc chi nhánh hoặc người được uỷ quyền ký hậu vận đơn. Đóng dấu vào phần đã ký hậu, chụp (copy) vận đơn đã ký hậu (mặt trước và mặt có ký hậu). 2. Chuyển chứng từ: - Cho khách hàng: 1 bản gốc vận đơn đã ký hậu (yêu cầu khách hàng ký nhận vào bản phô tô) và giấy báo nợ (nếu có). - Cho bộ phận kế toán: 1 bản gốc giấy báo nợ (nếu có). 3. Lưu hồ sơ: - Hồ sơ đề nghị ký hậu vận đơn của khách hàng - Phiếu trình ký hậu vận đơn. - Bản sao vận đơn đã ký hậu (mặt trước và mặt sau) - Giấy báo nợ (nếu có) - Các chứng từ khác. 6/ TTV 1. Theo dõi tình trạng giao dịch ký hậu vận đơn. 7/ TTV 1. Giao dịch ký hậu vận đơn sẽ được tự động đóng khi tiến hành thanh toán bộ chứng từ đòi tiền liên quan tới vận đơn đã ký hậu. 8/ TTV 1. Đóng dấu ‘ĐÓNG’ lên bản phô tô vận đơn đã ký hậu. 2. Lưu hồ sơ ký hậu vận đơn và các giấy tờ liên quan. 33
1.6 Quy trình nhờ thu đến (IC) Quy trình nhờ thu đến gồm 17 bước như sau( xem bảng 6) Bảng 6: Quy trình nhờ thu đến Bước / Thao tác Cán bộ thực hiện 1/ TTV 1. Tiếp nhận chứng từ từ ngân hàng nhờ thu/khách hàng: - Kiểm tra số lượng chứng từ với liệt kê chứng từ trên giấy chỉ dẫn nhờ thu (coversheet). Nếu có sai lệch phải thông báo ngay tới ngân hàng nhờ thu. - Đóng dấu ‘ĐÃ NHẬN’ và ghi ngày nhận. 2. Đăng ký giao dịch vào chương trình TF-SIBS. 2/ TTV 1. Kiểm tra chỉ dẫn nhờ thu để khẳng định rằng nhờ thu tuân thủ theo URC522 do Phòng thương mại quốc tế ban hành. Nếu chỉ dẫn không rõ ràng thì liên hệ với ngân hàng nhờ thu/khách hàng để làm rõ. 2. Sử dụng chương trình TF-SIBS để lập thông báo nhờ thu đến gửi khách hàng. Trường hợp khách hàng trước đây đã được ký hậu vận đơn theo bộ chứng từ nhờ thu này thì thực hiện bước 8a hoặc 8b tuỳ theo chỉ dẫn nhờ thu là chấp nhận hay thanh toán bộ chứng từ. 3/ KSV 1. Kiểm tra lại các chỉ dẫn nhờ thu. 2. Kiểm tra hồ sơ và dữ liệu mà TTV đã nhập. 4a/ KSV 1. Phê duyệt giao dịch nếu chấp nhận hồ sơ và dữ liệu mà TTV đã nhập. 2. In chứng từ: - Thông báo bộ chứng từ nhờ thu đến: 1 bản gốc, 1 bản lưu; - Điện xác nhận đã nhận được bộ chứng từ nhờ thu: 1 bản gốc; - Giấy báo nợ: 1 bản gốc, 1 bản dành cho khách hàng, 1 bản lưu. 3. Chuyển hồ sơ đã được phê duyệt tới TTV. 4b/ KSV 1. Từ chối giao dịch nếu không chấp nhận dữ liệu mà TTV đã nhập. 2. Ghi lí do từ chối, gạch chéo huỷ bản nháp mà TTV đã in (nếu có) và chuyển hồ sơ lại cho TTV để bổ sung/chỉnh sửa. 5/ TTV 1. Fax bản thông báo bộ chứng từ nhờ thu đến tới khách hàng (gửi bản gốc khi khách hàng tới ngân hàng giao dịch). 34
Bước / Thao tác Cán bộ thực hiện 2. Chuyển chứng từ: - cho khách hàng: 1 bản dành cho khách hàng giấy báo nợ và bản gốc thông báo bộ chứng từ nhờ thu - bộ phận kế toán: 1 bản gốc giấy báo nợ 3. Theo dõi giao dịch đã thực hiện. 6/ TTV 1. Nhắc nhở khách hàng thanh toán, chấp nhận theo chỉ dẫn nhờ thu. 7/ TTV 1. Phân loại phản hồi từ khách hàng. - Nếu chỉ dẫn nhờ thu yêu cầu thanh toán trả chậm và khách hàng đáp ứng được các điều kiện nhờ thu thì thực hiện bước 8a. Lưu ý: Trường hợp bộ chứng từ có hối phiếu đòi tiền trả chậm, khi chấp nhận thanh toán khách hàng phải thực hiện chấp nhận trên cả hối phiếu và giấy thông báo của ngân hàng. Hối phiếu đã được khách hàng chấp nhận sẽ lưu tại ngân hàng và chỉ trả cho khách hàng khi thanh toán xong. - Nếu chỉ dẫn nhờ thu yêu cầu khách hàng thanh toán trả ngay và khách hàng đáp ứng được các điều kiện nhờ thu thì thực hiện bước 8b. -Nếu khách hàng không đáp ứng được các điều kiện nhờ thu thì thực hiện bước 8c. 8a/ TTV 1. Ký hậu vận đơn (trong trường hợp vận đơn lập theo lệnh của ngân hàng) theo hướng dẫn số HD-01-05. 2. Sử dụng chương trình TF-SIBS để lập điện chấp nhận bộ chứng từ (thu ký quỹ (nếu cần) trong trường hợp ngân hàng bị ràng buộc trách nhiệm thanh toán). 3. Đẩy giao dịch vào hàng đợi duyệt khi hoàn tất việc nhập dữ liệu. 4. Chuyển chứng từ tới KSV. 8b/ TTV 1. Ký hậu vận đơn (trong trường hợp vận đơn lập theo lệnh của ngân hàng) theo hướng dẫn số HD-01-05. 2. Sử dụng chương trình TF-SIBS để lập điện thanh toán bộ chứng từ. 3. Đẩy giao dịch vào hàng đợi duyệt khi hoàn tất việc nhập dữ liệu. 35
Bước / Thao tác Cán bộ thực hiện 4. Chuyển chứng từ tới KSV. 8c/ TTV 1. Sử dụng chương trình TF-SIBS để lập điện thông báo khách hàng đã từ chối bộ chứng từ. 2. Đẩy giao dịch vào hàng đợi duyệt khi hoàn tất việc nhập dữ liệu. 3. Chuyển chứng từ tới KSV. 9/ KSV 1. Kiểm tra hồ sơ và dữ liệu do TTV đã nhập. 10a/ KSV 1. Phê duyệt giao dịch nếu chấp nhận hồ sơ và dữ liệu mà TTV đã nhập. 2. In chứng từ: - Trường hợp khách hàng chấp nhận bộ chứng từ: + giấy báo nợ: 1 bản gốc, 1 bản dành cho khách hàng và 1 bản lưu + điện chấp nhận thanh toán: 1 bản gốc. - Trường hợp khách hàng thanh toán: + giấy báo nợ : 1 bản gốc, 1 bản lưu và 1 bản dành cho khách hàng + điện thanh toán: 1 bản gốc, 1 bản lưu. + điện thông báo thanh toán: 1 bản gốc - Trường hợp khách hàng từ chối bộ chứng từ: + điện thông báo khách hàng từ chối: 1 bản gốc. 3. Chuyển hồ sơ đã được phê duyệt tới TTV. 10b/ KSV 1. Từ chối giao dịch nếu không chấp nhận dữ liệu mà TTV đã nhập. 2. Ghi lí do từ chối, gạch chéo huỷ bản nháp mà TTV đã in (nếu có) và chuyển hồ sơ lại cho TTV để bổ sung/chỉnh sửa 11/ TTV 1. Phân loại giao dịch cần hoàn tất. - Giao dịch đã thực hiện tại bước 8a thì chuyển bước 12a. - Giao dịch đã thực hiện tại bước 8b thì chuyển bước 12b. - Giao dịch đã thực hiện tại bước 8c thì chuyển bước 12c-1. 12a/ TTV 1. Phô tô chứng từ mỗi loại 1 bản (nếu ngân hàng nhờ thu không gửi bản sao bộ chứng từ dành cho ngân hàng thực hiện chỉ dẫn nhờ thu). 2. Trả chứng từ cho khách hàng, bao gồm cả vận đơn đã ký 36
Bước / Thao tác Cán bộ thực hiện hậu (trong trường hợp vận đơn làm theo lệnh của Ngân hàng), (yêu cầu khách hàng ký nhận chứng từ khi trao chứng từ). 3. Chuyển chứng từ: + cho khách hàng: 1 bản dành cho khách hàng giấy báo nợ; + tới bộ phận kế toán: 1 bản gốc giấy báo nợ . 4. Lưu hồ sơ chấp nhận bộ chứng từ gồm: - Bộ chứng từ đã phô tô nói trên (gồm cả coversheet). - Giấy báo nợ, điện chấp nhận và các giấy tờ khác (nếu có). 12b/ TTV 1. Phô tô chứng từ mỗi loại 1 bản (nếu ngân hàng nhờ thu không gửi bản sao bộ chứng từ dành cho ngân hàng thực hiện chỉ dẫn nhờ thu). 2. Trả chứng từ cho khách hàng bao gồm cả vận đơn đã ký hậu (trong trường hợp vận đơn làm theo lệnh của Ngân hàng), (yêu cầu khách hàng ký nhận chứng từ khi trao chứng từ). 3. Chuyển chứng từ: -Tới khách hàng: 1 bản dành cho khách hàng giấy báo nợ; - Tới bộ phận kế toán: 1 bản gốc giấy báo nợ, 1 bản gốc điện thanh toán . 4. Lưu hồ sơ thanh toán bộ chứng từ gồm: - Bộ chứng từ đã phô tô nói trên (gồm cả coversheet). - Giấy báo nợ, điện thanh toán và các giấy tờ khác (nếu có). 12c-1/ 1. Theo dõi phản hồi/chỉ dẫn của ngân hàng nhờ thu. TTV 2. Xử lí phản hồi của ngân hàng nhờ thu: -Nếu ngân hàng nhờ thu có thay đổi chỉ dẫn thanh toán như về giá cả, thời hạn hoặc gửi chứng từ bổ sung thì thông báo cho khách hàng biết và tiếp tục thực hiện bước 8. -Nếu ngân hàng nhờ thu yêu cầu gửi lại chứng từ hoặc sau một thời gian nhất định mà không nhận được phản hồi thì phô tô một bản các chứng từ (gồm cả coversheet) và gửi trả lại ngân hàng nhờ thu bộ chứng từ nhờ thu theo chỉ dẫn. 12c-2/ 1. Lưu hồ sơ thực hiện giao dịch gồm: Cán bộ - Bộ chứng từ đã phô tô nói trên. phòng - Giấy từ chối thanh toán của khách hàng. TTQT - Điện yêu cầu gửi trả chứng từ và các giấy tờ khác (nếu có). 37
Bước / Thao tác Cán bộ thực hiện 13/ TTV 1. Phân loại phản hồi từ khách hàng. - Nếu tới ngày đến hạn khách hàng đồng ý thanh toán thì thực hiện bước 15a. - Nếu tới ngày đến hạn thanh toán khách hàng từ chối thanh toán thì thực hiện 15b. 14a/ TTV 1. Sử dụng chương trình TF-SIBS để lập điện thanh toán. Đẩy giao dịch vào hàng đợi duyệt khi hoàn tất việc nhập dữ liệu. 2. Chuyển chứng từ tới KSV. 14b/ TTV 1. Sử dụng chương trình TF-SIBS để lập điện thông báo khách hàng đã từ chối thanh toán. Đẩy giao dịch vào hàng đợi duyệt khi hoàn tất việc nhập dữ liệu. 2. Chuyển chứng từ tới KSV. 15/ KSV 1. Kiểm tra hồ sơ và dữ liệu do TTV đã nhập. 16a/ KSV 1. Phê duyệt giao dịch nếu chấp nhận hồ sơ và dữ liệu mà TTV đã nhập. 2. In chứng từ: - Trường hợp khách hàng thanh toán: + giấy báo nợ: 1 bản gốc, 1 bản dành cho khách hàng và 1 bản lưu ; + điện thanh toán: 1 bản gốc, 1 bản lưu ; + điện thông báo thanh toán: 1 bản gốc. - Trường hợp khách hàng từ chối thanh toán: + điện thông báo từ chối thanh toán: 1 bản gốc. 3. Chuyển hồ sơ đã được phê duyệt tới TTV. 16b/ KSV 1. Từ chối giao dịch nếu không chấp nhận dữ liệu mà TTV đã nhập. 2. Ghi lí do từ chối, gạch chéo huỷ bản nháp mà TTV đã in (nếu có) và chuyển hồ sơ lại cho TTV để bổ sung/chỉnh sửa. 17/ TTV 1. Trường hợp khách hàng thanh toán: - Chuyển tới khách hàng và bộ phận kế toán: 1 bản dành cho khách hàng, 1 bản gốc giấy báo nợ. - Lưu hồ sơ thanh toán bộ chứng từ gồm: + Giấy báo nợ, điện thanh toán, điện thông báo thanh toán và các 38
Bước / Thao tác Cán bộ thực hiện giấy tờ khác (nếu có). 2. Trường hợp khách hàng từ chối thanh toán: Lưu hồ sơ gồm: - Giấy từ chối thanh toán của khách hàng. - Điện thông báo khách hàng từ chối thanh toán. - Các giấy tờ liên quan khác (nếu có). 1.7 Quy trình thông báo thư tín dụng (IL) Quy trình thông báo thư tín dụng gồm 10 bước (bảng 7) Bước / Thao tác Cán bộ thực hiện 1/ TTV 1. Tiếp nhận thư tín dụng do ngân hàng phát hành/ngân hàng thông báo gửi: - Kiểm tra tính xác thực của thư tín dụng nhận được: + Nếu thư tín dụng được gửi bằng SWIFT thì điện SWIFT đó phải thể hiện là đã được kiểm tra mã khoá đúng. + Nếu thư tín dụng được gửi bằng TELEX thì điện TELEX phải có mã khoá (testkey) và mã khoá đó phải được bộ phận bảo mật xác nhận là hợp lệ. + Nếu thư tín dụng được gửi bằng thư thì chữ ký uỷ quyền trên thư tín dụng phải được bộ phận bảo mật kiểm tra và xác nhận đó là chữ ký hợp lệ. * Mọi trường hợp chưa xác định được tính xác thực của thư tín dụng đều phải liên hệ với bộ phận bảo mật để làm rõ (điện SWIFT MT700, 701, 710, 711, 720, 721,799 nhận được qua chương trình TF-SIBS được coi là đã được kiểm tra mã khoá đúng). - Đóng dấu ‘ĐÃ NHẬN’ và ghi ngày nhận. 2. Đăng ký giao dịch vào chương trình TF-SIBS. 2/ TTV 1. Kiểm tra tính liên tục và đầy đủ của thư tín dụng nhận được. Nếu phát hiện thư tín dụng không liên tục, đầy đủ thì báo ngân hàng gửi để bổ sung/làm rõ. 2. Kiểm tra sự rõ ràng, rành mạch của các điều khoản. Thông 39
Bước / Thao tác Cán bộ thực hiện báo cho ngân hàng gửi để làm rõ nếu cần. 3. Kiểm tra xem thư tín dụng do ngân hàng phát hành/ngân hàng thông báo gửi là thư tín dụng đầy đủ, có giá trị thực hiện hay chỉ là thông báo sơ bộ, không có giá trị thực hiện. 4. Sử dụng chương trình TF-SIBS để tạo giao dịch thông báo chính thức hoặc thông báo sơ bộ thư tín dụng đến. Đẩy giao dịch vào hàng đợi duyệt khi hoàn tất việc nhập dữ liệu. 3/ KSV 1. Kiểm tra hồ sơ và dữ liệu mà TTV đã nhập. 4a/ KSV 1. Phê duyệt giao dịch nếu chấp nhận hồ sơ và dữ liệu mà TTV đã nhập. 2. In chứng từ: * Trường hợp thông báo chính thức: - thông báo thư tín dụng đến: 1 bản gốc, 1 bản lưu ; - giấy báo nợ: 1 bản gốc, 1 bản dành cho khách hàng, 1 bản lưu * Trường hợp thông báo sơ bộ: - thông báo sơ bộ thư tín dụng: 1 bản gốc, 1 bản lưu. 3. Chuyển hồ sơ đã được phê duyệt tới TTV. 4b/ KSV 1. Từ chối giao dịch nếu không chấp nhận hồ sơ và/hoặc dữ liệu mà TTV đã nhập. 2. Ghi lí do từ chối, gạch chéo huỷ bản nháp mà TTV đã in (nếu có) và chuyển hồ sơ lại cho TTV để bổ sung/chỉnh sửa. 5/ TTV 1. Trường hợp thông báo chính thức thức: - Fax giấy thông báo thư tín dụng tới khách hàng. - Chuyển tới bộ phận kế toán 1 bản gốc giấy báo nợ . - Giao khách hàng bản gốc giấy thông báo thư tín dụng, bản gốc thư tín dụng và giấy báo nợ bản dành cho khách hàng (yêu cầu khách hàng ký nhận khi nhận thư tín dụng gốc). - Lưu hồ sơ thông báo thư tín dụng gồm: + Giấy thông báo và 1 bản sao thư tín dụng. + Giấy báo nợ, điện tra soát và các giấy tờ khác (nếu có). 2. Trường hợp thông báo sơ bộ: - Fax giấy thông báo sơ bộ thư tín dụng đến tới khách hàng (có thể fax/gửi thư tín dụng sơ bộ tới khách hàng nếu được 40
Bước / Thao tác Cán bộ thực hiện yêu cầu nhưng lưu ý khách hàng để tránh việc sử dụng nhầm lẫn). - Lưu hồ sơ thông báo sơ bộ thư tín dụng gồm: + 1 giấy thông báo sơ bộ thư tín dụng đến. + 1 bản gốc thư tín dụng sơ bộ. - Theo dõi, nhắc nhở ngân hàng phát hành gửi thư tín dụng chính thức. Khi nhận được thư tín dụng đầy đủ từ ngân hàng phát hành/ngân hàng thông báo quay trở lại bước 2 để thông báo chính thức thư tín dụng đến (lưu ý dẫn chiếu đến thư tín dụng sơ bộ đã thông báo trước đây). 6/ TTV 1. Theo dõi tình trạng của thư tín dụng đã thông báo. 7/ TTV 1. Khi khách hàng và ngân hàng phát hành thư tín dụng đồng ý huỷ, sử dụng chương trình TF-SIBS để nhập dữ liệu huỷ thư tín dụng đã thông báo. 2. Đẩy giao dịch vào hàng đợi duyệt khi hoàn tất việc nhập dữ liệu. * Việc huỷ thư tín dụng đã thông báo có thể được tiến hành tự động bởi chương trình TF-SIBS khi thư tín dụng hết số dư hoặc 3 tháng kể từ ngày hết hạn. 8/ KSV 1. Kiểm tra lại hồ sơ và dữ liệu mà TTV đã nhập. 9a/ KSV 1. Phê duyệt giao dịch nếu chấp nhận việc huỷ thư tín dụng và dữ liệu mà TTV đã nhập. 2. In chứng từ: thông báo đã huỷ thư tín dụng: 1 bản gốc, 1 bản lưu. 3. Chuyển hồ sơ đã được phê duyệt tới TTV. 9b/ KSV 1. Từ chối giao dịch nếu không chấp nhận việc huỷ thư tín dụng và/hoặc dữ liệu mà TTV đã nhập. 2. Ghi lí do từ chối, gạch chéo huỷ bản nháp mà TTV đã in (nếu có) và chuyển hồ sơ lại cho TTV để bổ sung/chỉnh sửa. 10/ TTV 1. Chuyển tới khách hàng: 1 bản gốc thông báo đã huỷ thư tín dụng. 2. Lưu hồ sơ thông báo thư tín dụng đã huỷ và các giấy tờ liên quan. 41
1.8 Quy trình nhờ thu đi (OC) Quy trình nhờ thu đi gồm 15 bước như sau (bảng 8) Bảng 8: Quy trình nhờ thu đi (OC) Bước / Thao tác Cán bộ thực hiện 1/ TTV 1. Tiếp nhận chứng từ do khách hàng gửi (BM-06): - Kiểm tra số lượng chứng từ với liệt kê chứng từ trên giấy chỉ dẫn nhờ thu để đảm bảo khớp đúng. Ký giao nhận chứng từ với khách hàng. - Đóng dấu ‘ĐÃ NHẬN’ và ghi ngày nhận. 2. Đăng ký giao dịch vào chương trình TF-SIBS 2/ TTV 1. Kiểm tra chỉ dẫn nhờ thu của khách hàng: - Nếu chỉ dẫn không rõ ràng thì liên hệ với khách hàng để làm rõ. - Nếu khách hàng đề nghị ngân hàng kiểm tra chứng từ xuất trình theo L/C thì tiến hành kiểm tra chứng từ (HD-01-03). Nếu bộ chứng từ có bất đồng thì sử dụng chương trình TF-SIBS để tạo thông báo bộ chứng từ có bất đồng gửi khách hàng. Tuỳ theo phản hồi của khách hàng mà xử lí: + Nếu khách hàng chỉnh sửa/bổ sung bộ chứng từ thì kiểm tra chứng từ mới được chỉnh sửa/bổ sung. + Nếu khách hàng đề nghị hỏi ý kiến ngân hàng phát hành/ngân hàng được chỉ định: Sử dụng chương trình TF-SIBS để lập điện thông báo bất đồng hỏi ý kiến của ngân hàng phát hành thư tín dụng/ngân hàng được chỉ định yêu cầu ngân hàng này xác nhận có chấp nhận những bất đồng đó không và thông báo cho khách hàng kết quả khi nhận được phản hồi. 2. Sử dụng chương trình TF-SIBS để tạo giao dịch nhờ thu theo chỉ dẫn của khách hàng hoặc chỉ dẫn trong thư tín dụng khi khách hàng không yêu cầu kiểm tra chứng từ; khi bộ chứng từ không có bất đồng (trường hợp khách hàng yêu cầu kiểm tra chứng từ) hoặc bất đồng đã được khách hàng chấp nhận gửi đi. 3/ KSV 1. Kiểm tra lại các chỉ dẫn nhờ thu. 2. Kiểm tra hồ sơ và dữ liệu mà TTV đã nhập. 4a/ KSV 1. Phê duyệt giao dịch nếu chấp nhận hồ sơ và dữ liệu mà TTV đã nhập. 2. In chứng từ: 42
Bước / Thao tác Cán bộ thực hiện - chỉ dẫn đòi tiền (coversheet): 1 bản gốc, 1 bản lưu; - giấy báo nợ (nếu có): 1 bản gốc, 1 bản dành cho khách hàng, 1 bản lưu. - điện đòi tiền (nếu có): 1 bản gốc 3. Chuyển hồ sơ đã được phê duyệt tới TTV. 1. Từ chối giao dịch nếu không chấp nhận dữ liệu mà TTV đã nhập. 2. Ghi lí do từ chối, gạch chéo huỷ bản nháp mà TTV đã in (nếu có) và chuyển hồ sơ lại cho TTV để bổ sung/chỉnh sửa. 5/ TTV 1. Gửi chứng từ tới ngân hàng nhờ thu theo chỉ dẫn của khách hàng hoặc thư tín dụng bằng hình thức phù hợp theo lựa chọn của ngân hàng trong từng thời kỳ 2. Chuyển chứng từ tới khách hàng (giấy báo nợ dành cho khách hàng) và bộ phận kế toán 1 bản gốc giấy báo nợ. 3. Lưu hồ sơ bộ chứng từ đòi tiền gồm: - Chỉ dẫn gửi chứng từ của khách hàng. - Bản phô tô bộ chứng từ nói trên hoặc bản sao dành cho ngân hàng. - Bản sao Coversheet. - Biên lai gửi chứng từ. - Giấy báo nợ và các giấy tờ/điện khác (nếu có). 4. Theo dõi việc thanh toán * Ghi chú: Chương trình tự động tra soát sau một số ngày nhất định kể từ ngày thực hiện giao dịch mà chưa nhận được báo có hoặc chấp nhận (đối với bộ chứng từ trả chậm). 6/ TTV 1. Phân loại phản hồi từ ngân hàng nhờ thu / phát hành / thanh toán. -Nếu nhận được từ chối bộ chứng từ thì thực hiện bước 7a-1. - Nếu nhận được tiền thanh toán thì thực hiện bước 7b. - Nếu nhận được điện chấp nhận bộ chứng từ (đối với bộ chứng từ trả chậm) thì thực hiện bước 7c. 7a-1/ 1. Kiểm tra lý do từ chối của ngân hàng phát hành xem có hợp TTV lý không (nếu bộ chứng từ đã được ngân hàng kiểm tra trước đây). Thực hiện tra soát với ngân hàng phát hành (nếu cần). 2. Thông báo khách hàng biết ngân hàng phát hành/nhờ thu từ chối thanh toán bộ chứng từ và đề nghị khách hàng có chỉ dẫn. 43
Bước / Thao tác Cán bộ thực hiện 3. Theo dõi phản hồi từ khách hàng. 7b/ TTV 1. Sử dụng chương trình TF-SIBS để thanh toán tiền đòi được. Đẩy giao dịch vào hàng đợi duyệt khi hoàn tất việc nhập dữ liệu. 2. Chuyển chứng từ tới KSV. 7c/ TTV 1. Sử dụng chương trình TF-SIBS tạo giao dịch chấp nhận thanh toán. Đẩy giao dịch vào hàng đợi duyệt khi hoàn tất việc nhập dữ liệu. 2. Chuyển chứng từ tới KSV. 7a-2/ 1. Tuỳ thuộc vào xử lý tại bước 7a-1 và phản hồi của khách Cán bộ hàng / ngân hàng phát hành mà có xử lý thích hợp như gửi chứng từ phòng đã chỉnh sửa / bổ sung; sửa đổi chỉ dẫn đòi tiền / nhờ thu; hay yêu TTQT cầu gửi trả bộ chứng từ . 8/ KSV 1. Kiểm tra hồ sơ và dữ liệu do TTV đã nhập. 9a/ KSV 1. Phê duyệt giao dịch nếu chấp nhận hồ sơ và dữ liệu mà TTV đã nhập. 2. In chứng từ: - Trường hợp bộ chứng từ được thanh toán: giấy báo nợ và báo có: 1 bản gốc, 1 bản dành cho khách hàng và 1 bản lưu. - Trường hợp bộ chứng từ được chấp nhận: thông báo bộ chứng từ đã được chấp nhận: 1 bản gốc, 1 bản lưu. 3. Chuyển hồ sơ đã được phê duyệt tới TTV. 9b/ KSV 1. Từ chối giao dịch nếu không chấp nhận hồ sơ và dữ liệu mà TTV đã nhập. 2. Ghi lí do từ chối, gạch chéo huỷ bản nháp mà TTV đã in (nếu có) và chuyển hồ sơ lại cho TTV để bổ sung/chỉnh sửa. 10/ TTV 1. Phân loại giao dịch đã thực hiện: - Giao dịch đã thực hiện tại bước 7b thì chuyển bước 11a. - Giao dịch đã thực hiện tại bước 7c thì chuyển bước 11b. 11a/ TTV 1. Chuyển chứng từ: - Tới khách hàng: 1 bản giấy báo nợ và 1 bản giấy báo có dành cho khách hàng. - Bộ phận kế toán: 1 bản gốc giấy báo nợ và báo có . 2. Lưu hồ sơ thanh toán bộ chứng từ gồm: Điện báo có, giấy báo 44
Bước / Thao tác Cán bộ thực hiện có, báo nợ và các giấy tờ khác (nếu có). 11b/ TTV 1. Chuyển 1 bản gốc giấy thông báo bộ chứng từ đã được chấp nhận tới khách hàng. 2. Lưu hồ sơ bộ chứng từ đã được chấp nhận gồm: - Điện thông báo chấp nhận của ngân hàng phát hành/nhờ thu, thông báo chấp nhận bộ chứng từ gửi khách hàng và các giấy tờ khác (nếu có). 3. Theo dõi tình trạng bộ chứng từ đã được chấp nhận. 12/ TTV 1. Sử dụng chương trình TF-SIBS để tạo giao dịch thanh toán bộ chứng từ nhờ thu khi nhận được tiền vào ngày đến hạn. Đẩy giao dịch vào hàng đợi duyệt khi hoàn tất việc nhập dữ liệu. 2. Chuyển chứng từ tới KSV. 13/ KSV 1. Kiểm tra hồ sơ và dữ liệu do TTV đã nhập. 14a/ KSV 1. Phê duyệt giao dịch nếu chấp nhận hồ sơ và dữ liệu mà TTV đã nhập. 2. In chứng từ: giấy báo có, báo nợ: 1 bản gốc, 1 bản dành cho khách hàng và 1 bản lưu . 3. Chuyển hồ sơ đã được phê duyệt tới TTV. 14b/ KSV 1. Từ chối giao dịch nếu không chấp nhận dữ liệu mà TTV đã nhập. 2. Ghi lí do từ chối, gạch chéo huỷ bản nháp mà TTV đã in (nếu có) và chuyển hồ sơ lại cho TTV để bổ sung / chỉnh sửa. 15/ TTV 1. Chuyển chứng từ: - Tới khách hàng: 1 bản dành cho khách hàng giấy báo có và giấy báo nợ - Tới bộ phận kế toán:1 bản gốc giấy báo có, báo nợ . 2. Lưu hồ sơ thanh toán bộ chứng từ gồm: Điện báo có, giấy báo có, báo nợ và các giấy tờ khác (nếu có). 1.9 Quy trình chiết khấu bộ chứng từ (BP) Nghiệp vụ chiết khấu bộ chứng từ được thực hiện theo 15 bước (bảng 9) 45
Bảng 9: Quy trình chiết khấu bộ chứng từ (BP) Bước / Thao tác Cán bộ thực hiện 1/ TTV 1. Tiếp nhận chứng từ do khách hàng gửi: - Kiểm tra số lượng chứng từ với liệt kê chứng từ trên giấy đề nghị chiết khấu. Ký giao nhận chứng từ với khách hàng. - Đóng dấu ‘ĐÃ NHẬN’ và ghi ngày nhận. 2. Đăng ký giao dịch vào chương trình TF-SIBS 2/ TTV 1. Kiểm tra điều kiện chiết khấu: - Kiểm tra dấu và chữ ký trên đề nghị chiết khấu (2 bản) (BM-05) của khách hàng phù hợp với dấu và chữ ký đăng ký tại ngân hàng. - Kiểm tra điều kiện chiết khấu: (thực hiện theo quy định về chiết khấu chứng từ hàng xuất của Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam trong từng thời kỳ). - Kiểm tra hạn mức chiết khấu: nếu giao dịch chưa được xây dựng hạn mức chiết khấu hoặc hạn mức không đủ thì chuyển hồ sơ sang Phòng Tín dụng để xây dựng hoặc bổ sung hạn mức. - Trường hợp bộ chứng từ có bất đồng: sử dụng chương trình TF-SIBS để lập thông báo gửi khách hàng. Tuỳ theo phản hồi của khách hàng mà xử lí: + Nếu khách hàng chỉnh sửa/bổ sung bộ chứng từ thì kiểm tra chứng từ mới được chỉnh sửa/bổ sung. + Nếu khách hàng đề nghị hỏi ý kiến ngân hàng phát hành/ ngân hàng được chỉ định: Sử dụng chương trình TF-SIBS để lập điện thông báo bất đồng hỏi ý kiến của ngân hàng phát hành/ ngân hàng được chỉ định yêu cầu ngân hàng này xác nhận có chấp nhận những bất đồng đó không và thông báo cho khách hàng kết quả khi nhận được phản hồi. 2. Sử dụng chương trình TF-SIBS để tạo giao dịch chiết khấu theo thoả thuận giữa ngân hàng và khách hàng. 3/ KSV 1. Kiểm tra hồ sơ, chứng từ và dữ liệu mà TTV đã nhập. 4a/ KSV 1. Phê duyệt giao dịch nếu chấp nhận hồ sơ và dữ liệu mà TTV đã nhập. 46
Bước / Thao tác Cán bộ thực hiện 2. In chứng từ: - 1 bản gốc, 1 bản lưu chỉ dẫn đòi tiền (coversheet); - 1 bản gốc, 1 bản dành cho khách hàng, 1 bản lưu giấy báo có và báo nợ; - 1 bản gốc điện đòi tiền (nếu có). 3. Chuyển hồ sơ đã được phê duyệt tới TTV. 4b/ KSV 1. Từ chối giao dịch nếu không chấp nhận dữ liệu mà TTV đã nhập. 2. Ghi lí do từ chối, gạch chéo huỷ bản nháp mà TTV đã in (nếu có) và chuyển hồ sơ lại cho TTV để bổ sung / chỉnh sửa. 5/ TTV 1. Phô tô bộ chứng từ nếu khách hàng không cung cấp 1 bản sao bộ chứng từ cho ngân hàng. 2. Gửi chứng từ đi đòi tiền bằng hình thức phù hợp theo lựa chọn của ngân hàng trong từng thời kỳ. 3. Chuyển chứng từ: - Cho khách hàng: 1 bản dành cho khách hàng giấy báo có và giấy báo nợ -Tới bộ phận kế toán: 1 bản gốc giấy báo có và giấy báo nợ 4. Lưu hồ sơ bộ chứng từ đòi tiền gồm: - Bản phô tô bộ chứng từ nói trên. - Coversheet. - Giấy báo có, báo nợ và các giấy tờ / điện khác (nếu có). 5. Nhắc nhở ngân hàng phát hành/nhờ thu/hoàn trả thanh toán / chấp nhận chứng từ. 6/ TTV 1. Phân loại phản hồi từ ngân hàng ngân hàng phát hành / ngân hàng chỉ định: - Nếu nhận được từ chối: thực hiện bước 7a. - Nếu nhận được thanh toán: thực hiện bước 7b. - Nếu nhận được chấp nhận: thực hiện bước 7c. 7a/ TTV 1. Kiểm tra lý do từ chối của ngân hàng phát hành xem có hợp lý không. Thực hiện tra soát với ngân hàng phát hành (nếu cần). 2. Thông báo khách hàng và Phòng Tín dụng biết ngân hàng phát hành / ngân hàng chỉ định từ chối thanh toán bộ chứng từ 47
Bước / Thao tác Cán bộ thực hiện (BM-09). 3. Theo dõi tình trạng bộ chứng từ đã chiết khấu. 7b/ TTV 1. Sử dụng chương trình TF-SIBS để thu nợ gốc, lãi và các chi phí phát sinh. Đẩy giao dịch vào hàng đợi duyệt khi hoàn tất việc nhập dữ liệu. 2. Chuyển chứng từ tới KSV. 7c/ TTV 1. Sử dụng chương trình TF-SIBS tạo giao dịch chấp nhận thanh toán. Đẩy giao dịch vào hàng đợi duyệt khi hoàn tất việc nhập dữ liệu. 2. Chuyển chứng từ tới KSV. 8/ KSV 1. Kiểm tra hồ sơ và dữ liệu do TTV đã nhập. 9a/ KSV 1. Phê duyệt giao dịch nếu chấp nhận hồ sơ và dữ liệu mà TTV đã nhập. 2. In chứng từ: - Trường hợp thu nợ: 1 bản gốc, 1 bản dành cho khách hàng và 1 bản lưu giấy báo nợ, báo có. - Trường hợp bộ chứng từ được chấp nhận: 1 bản gốc, 1 bản lưu thông báo bộ chứng từ đã được chấp nhận. 3. Chuyển hồ sơ đã được phê duyệt tới TTV. 9b/ KSV 1. Từ chối giao dịch nếu không chấp nhận hồ sơ và dữ liệu mà TTV đã nhập. 2. Ghi lí do từ chối, gạch chéo huỷ bản nháp mà TTV đã in (nếu có) và chuyển hồ sơ lại cho TTV để bổ sung/chỉnh sửa. 10/ TTV 1. Phân loại giao dịch đã thực hiện: - Giao dịch đã thực hiện tại bước 7b thì chuyển bước 11a. - Giao dịch đã thực hiện tại bước 7c thì chuyển bước 11b. 11a/ TTV 1. Chuyển chứng từ: - Tới khách hàng: 1 giấy báo nợ và 1 giấy báo có bản dành cho khách hàng - Tới bộ phận kế toán: 1 bản gốc giấy báo có, báo nợ. 2. Lưu hồ sơ thanh toán bộ chứng từ gồm: điện báo có, giấy báo có, báo nợ và các giấy tờ khác (nếu có). 48
Bước / Thao tác Cán bộ thực hiện 11b/ TTV 1. Chuyển 1 bản gốc giấy thông báo bộ chứng từ đã được chấp nhận tới khách hàng. 2. Lưu hồ sơ bộ chứng từ đã được chấp nhận gồm: điện thông báo chấp nhận của ngân hàng phát hành/ ngân hàng chỉ định, thông báo chấp nhận bộ chứng từ gửi khách hàng và các giấy tờ khác (nếu có). 3. Theo dõi tình trạng bộ chứng từ đã được chấp nhận. 12/ TTV 1. Sử dụng chương trình TF-SIBS để tạo giao dịch thu nợ bộ chứng từ chiết khấu khi nhận được tiền vào ngày đến hạn hoặc sau một thời gian nhất định theo thoả thuận mà không nhận được tiền thanh toán bộ chứng từ. Đẩy giao dịch vào hàng đợi duyệt khi hoàn tất việc nhập dữ liệu. 2. Chuyển chứng từ tới KSV. 13/ KSV 1. Kiểm tra hồ sơ và dữ liệu do TTV đã nhập. 14a/ KSV 1. Phê duyệt giao dịch nếu chấp nhận hồ sơ và dữ liệu mà TTV đã nhập. 2. In chứng từ: giấy báo nợ, giấy báo có (nếu có): 1 bản gốc, 1 bản dành cho khách hàng và 1 bản lưu. 3. Chuyển hồ sơ đã được phê duyệt tới TTV. 14b/ KSV 1. Từ chối giao dịch nếu không chấp nhận dữ liệu mà TTV đã nhập. 2. Ghi lí do từ chối, gạch chéo huỷ bản nháp mà TTV đã in (nếu có) và chuyển hồ sơ lại cho TTV để bổ sung/chỉnh sửa. 15/ TTV 1. Chuyển 1 bản dành cho khách hàng, 1 bản gốc giấy báo nợ, báo có tới khách hàng và bộ phận kế toán. 2. Lưu hồ sơ thanh toán bộ chứng từ gồm: Giấy báo nợ, điện báo có, giấy báo có, và các giấy tờ khác (nếu có). 1.10 Quy trình thông báo bảo lãnh (AG) Nghiệp vụ thông báo bảo lãnh được thực hiện qua 10 bước dưới đây (bảng 10) Bảng 10: Quy trình thông báo bảo lãnh (AG) 49
Bước / Thao tác Cán bộ thực hiện 1/ TTV 1. Tiếp nhận bảo lãnh do ngân hàng phát hành / ngân hàng thông báo gửi: - Kiểm tra tính xác thực của bảo lãnh nhận được. + Nếu bảo lãnh được gửi qua bằng SWIFT thì điện SWIFT đó phải thể hiện là đã được kiểm tra mã khoá đúng. + Nếu bảo lãnh được gửi bằng TELEX thì điện TELEX phải có mã khoá (testkey) và mã khoá đó phải được bộ phận bảo mật xác nhận là hợp lệ. + Nếu bảo lãnh được gửi bằng thư thì chữ ký uỷ quyền trên bảo lãnh phải được bộ phận bảo mật kiểm tra và xác nhận đó là chữ ký hợp lệ. * Mọi trường hợp chưa xác định được tính xác thực của bảo lãnh đều phải liên hệ với bộ phận bảo mật để làm rõ (điện SWIFT MT760, 767, 799 nhận được qua chương trình TF-SIBS được coi là đã được kiểm tra mã khoá đúng). - Đóng dấu ‘ĐÃ NHẬN’ và ghi ngày nhận. 2. Đăng ký giao dịch vào chương trình TF-SIBS. 2/ TTV 1. Kiểm tra tính liên tục, đầy đủ của bảo lãnh nhận được. Nếu phát hiện bảo lãnh không liên tục, đầy đủ thì báo ngân hàng gửi để bổ sung/làm rõ. 2. Kiểm tra sự rõ ràng, rành mạch của các điều khoản. Thông báo cho ngân hàng gửi để làm rõ nếu cần. 3. Sử dụng chương trình TF-SIBS để tạo giao dịch thông báo bảo lãnh đến. Đẩy giao dịch vào hàng đợi duyệt khi hoàn tất việc nhập dữ liệu. 3/ KSV 1. Kiểm tra hồ sơ và dữ liệu mà TTV đã nhập. 4a/ KSV 1. Phê duyệt giao dịch nếu chấp hồ sơ và dữ liệu mà TTV đã nhập. 2. In chứng từ: - Thông báo bảo lãnh: 1 bản gốc, 1 bản lưu; - Giấy báo nợ: 1 bản gốc, 1 bản dành cho khách hàng, 1 bản lưu; 3. Chuyển hồ sơ đã được phê duyệt tới TTV. 4b/ KSV 1. Từ chối giao dịch nếu không chấp nhận hồ sơ và/hoặc dữ liệu mà TTV đã nhập. 2. Ghi lí do từ chối, gạch chéo huỷ bản nháp mà TTV đã in (nếu 50
Bước / Thao tác Cán bộ thực hiện có) và chuyển hồ sơ lại cho TTV để bổ sung / chỉnh sửa. 5/ TTV 1. Fax giấy thông báo bảo lãnh tới khách hàng. 2. Chuyển tới bộ phận kế toán 1 bản gốc giấy báo nợ. 3. Giao khách hàng bản gốc giấy thông báo bảo lãnh kèm bản gốc bảo lãnh và giấy báo nợ bản dành cho khách hàng (yêu cầu khách hàng ký nhận khi nhận bảo lãnh gốc). 4. Lưu hồ sơ thông báo bảo lãnh gồm: - Giấy thông báo bảo lãnh và 1 bản sao bảo lãnh. - Giấy báo nợ, điện tra soát và các giấy tờ khác (nếu có). 6/ TTV 1. Theo dõi tình trạng của bảo lãnh đã thông báo. 7/ TTV 1. Khi bảo lãnh đã được người thụ hưởng và ngân hàng phát hành bảo lãnh đồng ý huỷ, sử dụng chương trình TF-SIBS để nhập dữ liệu huỷ bảo lãnh đã thông báo. 2. Đẩy giao dịch vào hàng đợi duyệt khi hoàn tất việc nhập dữ liệu. * Việc huỷ bảo lãnh có thể được tiến hành tự động bởi chương trình TF- SIBS khi bảo lãnh hết số dư hoặc sau 3 tháng kể từ ngày hết hạn. 8/ KSV 1. Kiểm tra lại hồ sơ và dữ liệu mà TTV đã nhập. 9a/ KSV 1. Phê duyệt giao dịch nếu chấp nhận việc huỷ bảo lãnh và dữ liệu mà TTV đã nhập. 2. In chứng từ: thông báo đã huỷ bảo lãnh: 1 bản gốc, 1 bản lưu . 3. Chuyển hồ sơ đã được phê duyệt tới TTV. 9b/ KSV 1. Từ chối giao dịch nếu không chấp nhận việc huỷ bảo lãnh và / hoặc dữ liệu mà TTV đã nhập. 2. Ghi lí do từ chối, gạch chéo huỷ bản nháp mà TTV đã in (nếu có) và chuyển hồ sơ lại cho TTV để bổ sung/chỉnh sửa. 10/ TTV 1. Chuyển tới khách hàng: 1 bản gốc thông báo đã huỷ bảo lãnh . 2. Lưu hồ sơ thông báo bảo lãnh đã huỷ và các giấy tờ liên quan. 51
2. Sơ lược về kết quả kinh doanh từ việc áp dụng các quy trình thanh toán quốc tế tại Sở Giao Dịch 3 – Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam (BIDV). Trong điều kiện các nghiệp vụ ngân hàng truyền thống như huy động vốn, tín dụng chịu sức ép cạnh tranh ngày càng gia tăng, cùng với xu thế phát triển mạnh mẽ của công nghệ ngân hàng, BIDV đã ngày càng chú trọng đến việc cung ứng các dịch vụ ngân hàng trong đó có dịch vụ TTQT, coi đây là một chiến lược quan trọng nhằm đáp ứng ngày càng cao nhu cầu của khách hàng, đồng thời thực hiện đa dạng hoá hoạt động ngân hàng theo mô hình ngân hàng hiện đại. Doanh số hoạt động và phí dịch vụ TTQT tăng mạnh qua các năm thể hiện sự trưởng thành cả về quy mô và chất lượng. Từ năm 2000 đến nay, mạng lưới TTQT không ngừng được mở rộng, từ chỗ chỉ gồm 21 chi nhánh có khả năng phục vụ nhu cầu TTQT của khách hàng, đến nay, toàn hệ thống BIDV đã có 59 chi nhánh thực hiện TTQT trực tiếp, trong đó có 57 chi nhánh tỉnh thành phố và 2 chi nhánh trực thuộc. Tính đến 9 tháng đầu năm 2008, tổng tài sản của BIDV đã đạt 232.099 tỷ VND, tăng 13,5% so đầu năm và tăng 15,1% cùng kỳ năm trước, bằng tốc độ tăng trưởng cùng kỳ năm trước. Huy động vốn đạt 173.510 tỷ, tăng 16,1% so đầu năm, tăng 20,9% so với cùng kỳ năm trước. Dư nợ tín dụng đạt 137.204 tỷ, tăng 16% so đầu năm và tăng 24% so cùng kỳ năm trước, cao hơn tốc độ tăng cùng kỳ năm trước (15,4%). Dư nợ đến 31/12/2008 dự kiến tăng từ 25-26% so với đầu năm. Doanh số mua bán ngoại tệ 9 tháng ước đạt 34,5 tỷ USD, tăng khoảng 130% so với cùng kỳ năm trước. Hiệu quả kinh doanh ngoại tệ tăng mạnh gấp 7 lần so với cùng kỳ năm trước. Doanh số cho vay xuất khẩu đạt 18.900 tỷ đồng; dư nợ cho vay xuất khẩu đạt 7.460 tỷ đồng, tăng 73% so với đầu năm, tăng gần 2 lần so cùng kỳ năm trước. Doanh số cho vay nhập khẩu đạt 16.700 tỷ 52
đồng; dư nợ cho vay nhập khẩu đạt 6.780 tỷ đồng, tăng 65% so với đầu năm và 1,4 lần so cùng kỳ năm trước. Trích dự phòng rủi ro đạt 2.703 tỷ đồng, nâng số dư quỹ DPRR đạt 5.155 tỷ. Thu dịch vụ ròng đạt 1.512 tỷ, tăng trưởng mạnh so cùng năm trước (183%), vượt gần gấp hai mức thực hiện của cả năm 2007. Đặc biệt đã tạo được bước đột phá trong hoạt động kinh doanh tiền tệ (tăng gấp 7 lần cùng kỳ năm trước). Tỷ lệ nợ xấu 3,87% tăng 1,26% so đầu năm (2,75%), chênh lệch thu chi đạt 3.734 tỷ, tăng 80% so cùng kỳ năm trước; lợi nhuận trước thuế đạt 1.631 tỷ đồng. ROAđạt 0,6%; ROEđạt 11%. Hệ số an toàn vốn CAR 9,46% [9]. Dưới đây là một số bảng biểu về kết quả hoạt động thanh toán quốc tế tại Sở Giao Dịch 3 BIDV trong 3 năm 2006, 2007 và 2008. Bảng 11: Doanh số thanh toán quốc tế tại Sở giao dịch 3 [5]. Đơn vị: Triệu USD Phương thức Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 TTQT Số tiền Tỷ trọng Số tiền Tỷ trọng Số tiền Tỷ trọng Chuyển tiền 78 60% 98 57,6% 110 56,1% L/C nhập khẩu 52 40% 72 42,4% 86 43,9% Doanh số 130 100% 170 100% 196 100% TTQT Doanh số TTQT tại Sở giao dịch 3 tăng đều qua các năm, trong đó doanh số từ hoạt động chuyển tiền luôn chiếm tỷ trọng cao trên 50% 53
Bảng 12: Mức phí dịch vụ theo quy định thống nhất của BIDV: [5] NỘI DUNG MỨC PHÍ Phí phát hành L/C 20$ -700$ Phí bảo lãnh nhận hàng 30$ Phí hủy L/C 10$ Phí thanh toán bộ chứng từ đòi tiền L/C trả ngay 5$ - 400$ Bảng 13: Doanh thu phí từ hoạt động thanh toán quốc tế [5] Đơn vị : Triệu VND Phương thức Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 Thanh toán Chuyển tiền 150 233 274 L/C phát hành 169 312 356 L/C thanh toán 81 155 200 Doanh thu phí 400 700 830 Bảng 14: Doanh số L/C nhập khẩu tại Sở giao dịch 3 [5] Đơn vị: Triệu USD 2006 2007 2008 L/C nhập khẩu Số tiền Tỷ trọng Số tiền Tỷ trọng Số tiền Tỷ trọng L/C thanh toán 12 23% 22 30,5% 27 31,4% L/C mở 40 77% 50 69,5% 59 68,6% Tổng doanh số 52 100% 72 100% 86 100% 54
Bảng 15: Doanh số chuyển tiền tại Sở giao dịch 3 [5] Đơn vị: Triệu USD 2006 2007 2008 Phương thức Tỷ Tỷ Tỷ chuyển tiền Số tiền Số tiền Số tiền trọng trọng trọng Chuyển tiền đến 72 92,3% 90 91,8% 99 90% Chuyển tiền đi 6 7,7% 8 8,2% 11 10% Tổng số 78 100% 98 100% 110 100% 3. Đánh giá về quy trình thanh toán quốc tế tại Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam 3.1 Nhận xét chung Quy trình TTQT được ban hành kèm theo quyết định số 4929/ KDĐN2 ngày 13/09/ 2005 của Tổng Giám Đốc Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam (BIDV) . Sau 3 năm đưa vào thực hiện đồng bộ trên toàn hệ thống, chất lượng hoạt động TTQT của BIDV cải thiện rõ rệt thể hiện ở các bảng số liệu về các loại hình doanh thu TTQT, từ doanh số chuyển tiền, doanh thu phí, doanh số LC nhập khẩu. Quy trình chuẩn hóa, phân chia chi tiết cho nhiều nghiệp vụ và có sự phân bố trách nhiệm rõ ràng giữa các cán bộ thanh toán và kiểm soát viên giúp hoạt động thanh toán được chuyên môn hóa, tránh sự nhập nhằng và không nhất quán. Các bước thực hiện quy trình chủ yếu do thanh toán viên đảm nhiệm, nhưng sau mỗi bước lại được kiểm soát viên kiểm tra lại từng chi tiết. Điều này giúp hạn chế tối đa những sai sót trong khi lập giao dịch. Quy trình cũng thể hiện sự kết nối chặt chẽ về mặt thông tin với khách hàng khi ở những bước quan trọng đều có ghi chú thông báo và theo dõi phản hồi từ phía khách hàng, giúp giao dịch thanh toán được trôi chảy và thuận lợi. 55
3.2 Một số kết quả đã đạt được Qua các năm hoạt động cùng với bề dày kinh nghiệm của đội ngũ cán bộ nghiệp vụ tăng lên, sự đổi mới nhanh chóng về công nghệ, kỹ thuật, trang bị đồng bộ mạng SWIFT, phần mềm tài trợ thương mại của Siverlek, hoạt động thanh toán quốc tế của BIDV đã từng bước phát triển, ngày càng nâng cao sức cạnh tranh, đảm bảo kinh doanh có hiệu quả cao và đủ điều kiện để hội nhập quốc tế. BIDV đang gắng sức phát huy hiệu quả của mô hình hoạt động TTQT theo dự án hiện đại hoá do ngân hàng thể giới tài trợ, đảm bảo tăng trưởng hoạt động nhưng vẫn an toàn trong giao dịch, giữ vững và nâng cao uy tín dịch vụ TTQT với các ngân hàng trong và ngoài nước, cũng như đối với khách hàng. Một số kết quả chính mà BIDV đã đạt được trong những năm vừa qua đó là : - Hoạt động thanh toán quốc tế qua các năm được mở rộng cả về qui mô và chất lượng: Hoạt động TTQT của BIDV có mức tăng trưởng mạnh trong các năm gần đây với mức bình quân tăng trưởng từ năm 2000 đến nay là 25% năm về doanh số hoạt động, tăng cao về số lượng dịch vụ mới cung cấp, mở rộng thị trường, thị phần hoạt động TTQT của BIDV trong cả nước ngày càng được mở rộng từ 7,5% năm 2000 đến năm 2008 đã lên tới 10%, nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng, hỗ trợ tích cực các nghiệp vụ truyền thống, tỷ trọng chiếm lĩnh trong tổng doanh thu ngày càng cao. - Các nghiệp vụ thanh toán quốc tế ngày càng được mở rộng. Kể từ khi thành lập, tại BIDV mới chỉ có các sản phẩm dịch vụ thanh toán quốc tế truyền thống như mở thư tín dụng, chuyển tiền ; cho đến nay BIDV đã phát triển được hầu hết các sản phẩm dịch vụ thanh toán quốc tế hiện có trên thị trường Việt nam.Điển hình là các sản phẩm dịch vụ thanh toán quốc tế mới như chiết khấu chứng từ hàng xuất, xác nhận L/C, tín dụng trọn gói (Packing Credit), Biên lai tín thác (Trust Receipt),thanh toán thẻ tín dụng quốc tế, séc 56
du lịch, mới đây nhất là dịch vụ ngân hàng điện tử, phục vụ giải ngân nguồn vốn ODA và phục vụ thanh toán cho các Dự án quốc gia được Bộ tài chính và Ngân hàng Nhà nước chỉ định . - Trình độ công nghệ ngân hàng và trình độ nghiệp vụ cán bộ được nâng cao. Đội ngũ cán bộ BIDV luôn được tiếp cận với công nghệ tiên tiến trên thế giới như tham gia hệ thống SWIFT với các phiên bản hiện đại nhất được cập nhật thường xuyên, xây dựng và triển khai chương trình tài trợ thương mại nằm trong dự án Hiện đại hoá ngân hàng theo tiêu chuẩn của ngân hàng thương mại hiện đại. Qui trình thực hiện nghiệp vụ liên tục được cải tiến, BIDV cũng xây dựng chương trình Home Banking/ Direct Banking/ Mobile Banking để cung cấp các dịch vụ tiện ích cho khách hàng như tra cứu số dư tài khoản, gửi lệnh thanh toán, lệnh phát hành thư tín dụng bằng hệ thống điện tử. - Quan hệ đại lý ngày càng được mở rộng, uy tín của BIDV ngày càng đuợc tăng cường trên trường quốc tế cũng như ở trong nước.Số lượng ngân hàng đại lý và số nước thiết lập quan hệ đại lý của BIDV ngày càng nhiều. Từ chỗ hoàn toàn không có quan hệ với nước ngoài trong những năm đầu thập kỷ 90, đến nay, BIDV đã thiết lập quan hệ đại lý với trên 800 ngân hàng và có quan hệ tài khoản với 43 ngân hàng trên thế giới, có mối quan hệ hợp tác sâu rộng với các đối tác nước ngoài có uy tín tại các thị trường Séc, Nga, Mỹ, Trung Quốc, Lào Đến nay, BIDV đã là thành viên của Hiệp hội ngân hàng Châu á (ABA), ASEAN và là thành viên hội đồng quản trị của Hiệp hội các định chế tài chính phát triển Châu á Thái Bình Dương (ADFIAP). Năm 2008 vừa qua BIDV được WB tiếp tục lựa chọn là định chế bán buôn thực hiện dự án tài chính nông thôn III với giá trị 200 triệu USD để hỗ trợ phát triển kinh tế nông nghiệp, nông thôn [14]. 57
3.3 Những mặt hạn chế, khó khăn Hạn chế về nhân lực: BIDV đã xây dựng được một đội ngũ cán bộ nghiệp vụ đông đảo, nhiều người trong số đó có trình độ nghiệp vụ và ngoại ngữ rất tốt. Đây là một yếu tố quan trọng, góp phần thúc đẩy hoạt động TTQT phát triển nhanh chóng. Tuy nhiên trình độ nghiệp vụ TTQT của cán bộ BIDV hiện nay không đồng đều, nhất là ở chi nhánh các tỉnh. Nhiều cán bộ chỉ thuộc một cách máy móc mà chưa nắm vững được ý nghĩa của nhiều điều khoản của các tập quán quốc tế, dẫn đến việc hiểu và vận dụng sai các điều khoản của các tập quán. Đội ngũ cán bộ TTQT tại BIDV chủ yếu là cán bộ trẻ năng nổ nhiệt tình nhưng do đặc điểm của loại hình dịch vụ này là mới, đang được mở rộng ở các chi nhánh trên khắp các địa bàn trên toàn quốc nên cũng không tránh khỏi các hạn chế như trình độ nghiệp vụ của cán bộ chưa cao, chưa được cọ sát thực tế để đúc rút kinh nghiệm, trình độ ngoại ngữ yếu, không thường xuyên cập nhật các thông lệ quốc tế, ý thức chấp hành quy chế, quy trình thanh toán quốc tế chưa nghiêm túc, thậm chí còn so suất gây tổn thất cho ngân hàng. Hạn chế về kỹ thuật, công nghệ: Nhìn chung tuổi nghề của các ngân hàng thương mại nói chung và BIDV nói riêng còn quá ngắn so với các ngân hàng thương mại lớn trên thế giới. Do vậy kinh nghiệm hoạt động và kỹ thuật của BIDV còn thiếu và chưa thể đáp ứng đủ yêu cầu chung cho tiêu chuẩn một ngân hàng hiện đại trong khu vực. Các hình thức thanh toán dù được mở rộng nhưng chưa có cơ sở vật chất đầy đủ, nhiều khi dẫn đến những sai sót không đáng có. Một trong số này là những bất cập của hệ thống thẻ ATM, thi thỏang vẫn còn tình trạng máy nuốt thẻ, trả tiền rách và thậm chí là độ an toàn, tính bảo mật của các giao dịch còn thấp. Điều này không những khiến BIDV mất uy tín với khách hàng mà còn ảnh hưởng đến doanh thu hoạt động. Áp lực cạnh tranh nội bộ ngành và với các ngân hàng trong khu vực và thế giới: Trong bối cảnh BIDV không ngừng mở rộng, các ngân hàng thương 58
mại và đầu tư trong nước vẫn tăng trưởng liên tục, dẫn đầu nhiều năm là Ngân hàng Thương mại Cổ phần Ngoại thương Việt Nam (Vietcombank). Không chỉ thế, thời gian gần đây sự ra đời của một loạt ngân hàng mới khiến BIDV phải nỗ lực không ngừng, liên tục củng cố hệ thống và cho ra đời những sản phẩm và dịch vụ mới. Bên cạnh đó, việc gia nhập WTO của nước ta cách đây hơn 2 năm đã mang lại cho ngành ngân hàng, trong đó có BIDV, những cơ hội và thách thức to lớn. Với kinh nghiệm dày dặn trên trường quốc tế, các ngân hàng nước ngoài có ưu thế ở mảng kinh doanh ngoại tệ và dịch vụ ngân hàng bán lẻ. Đồng thời, tiềm lực tài chính lớn mạnh của các ngân hàng nước ngoài chính là mối đe dọa đến những ngân hàng trong nước vốn chỉ có quy mô ở tầm vừa và nhỏ. BIDV hiện đang cố gắng hướng đến biện pháp khả thi là bổ sung thêm vốn, nhằm nâng cao hệ số an toàn vốn tự có và giải quyết bài toán năng lực tài chính và chất lượng dịch vụ theo các tiêu chuẩn quốc tế. 59
Chương III: Giải pháp hoàn thiện quy trình thanh toán quốc tế tại Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam, chi nhánh Sở Giao Dịch 3 Hà Nội. I. Định hướng phát triển hoạt động than toán tại Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam 1. Định hướng chung của Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam Mục tiêu chung: hoạt động an toàn, quản lý được rủi ro trong giới hạn hợp lý, phát triển mạnh và bền vững, phục vụ tốt các nhu cầu của khách hàng với đa lĩnh vực - đa sản phẩm - dịch vụ - tiện ích có chất lượng và ngày càng được đổi mới, hoàn thiện. Mô hình ngân hàng: tập đoàn tài chính - ngân hàng có nhiều nguồn lực - tiềm lực, hoạt động đa quốc gia, đứng hàng đầu trong nước, tương xứng trong khu vực. Xây dựng thương hiệu: Tạo lập và thể hiện được thương hiệu - hình ảnh - vị thế - bản sắc văn hoá doanh nghiệp BIDV trong kinh doanh theo mô hình ngân hàng hiện đại. Công nghệ: Công nghệ là mũi nhọn, làm bước đột phá, tạo được sức cạnh tranh. Nhân lực: Là chìa khoá của thành công, tạo nguồn nhân lực có trình độ - kiến thức - kỹ năng và kinh nghiệm được khuyến khích bởi hệ thống động lực vật chất – tinh thần và điều kiện làm việc phù hợp. Mục tiêu kinh doanh của BIDV là: luôn hướng tới phục vụ tốt nhất (sản phẩm - dịch vụ - tiện ích) các khách hàng hoạt động kinh doanh hiệu quả, an 60
toàn, phát triển bền vững chấp hành luật pháp, minh bạch để cùng đạt được hiệu quả kinh doanh cao. Phương châm hoạt động: Là ngân hàng hiện đại. Sức mạnh là thị trường Khách hàng là mục tiêu Sản phẩm dịch vụ tốt Văn hoá là động lực Công nghệ là chủ chốt Đột phá để cạnh tranh Kiểm soát tốt rủi ro An toàn là bền vững Quản lý phải hiện đại Nguồn nhân lực tận tâm. 2. Phương hướng hoạt động kinh doanh của Sở Giao Dịch 3 – Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam Thực hiện định hướng phát triển chung các ngân hàng hiện đại, cũng như định hướng phát triển của toàn hệ thống, hoạt động kinh doanh của BIDV đang chú trọng theo hướng mở rộng phát triển các hoạt động dich vụ như đã trình bày ở trên. TTQT là hoạt động giữ vai trò quan trọng trong các hoạt động dịch vụ của BIDV, do đó BIDV đã đặt ra những định hướng và lộ trình phát triển nhất định. Đó là: - Tiếp tục nâng cấp cải tiến công nghệ áp dụng phục vụ nghiệp vụ, nâng cao mức độ tự động hóa trong xử lý giao dịch. Cung cấp dịch vụ tài 61
chính ngân hàng bán buôn và bán lẻ toàn diện, trọn gói; đảm bảo tăng trưởng quy mô hoạt động gắn với nâng cao hiệu quả, giảm thiểu rủi ro trong hoạt động kinh doanh. - Đổi mới công tác quản trị điều hành, quản lý kinh doanh và mô hình hoạt động. Hoàn thiện Đề án chuyển đổi mô hình tổ chức theo khuyến nghị của Dự án TA2 do Ngân hàng Thế giới (WB) tài trợ đã tạo cơ sở cho việc đổi mới trong vận hành và quản lý. Đây cũng là cơ sở quan trọng trong chuyển đổi căn bản hoạt động của BIDV từ phân tán theo chiều ngang sang tập trung theo chiều dọc (theo sản phẩm và khách hàng). Triển khai thành công cơ chế quản lý vốn tập trung, chuyển đổi thành công mô hình tổ chức quản lý hoạt động theo hệ thống - Cùng với hệ thống BIDV góp phần lành mạnh hóa tình hình tài chính, nâng cao chất lượng dịch vụ TTQT hướng tới chuẩn mực quốc tế, góp phần củng cố uy tín, năng lực cạnh tranh của BIDV với các ngân hàng trong và ngoài nước. Thực hiện minh bạch hóa thông tin tài chính quản trị hướng tới thông lệ quốc tế, tiếp tục thuê công ty thực hiện định hạng tín dụng. Năm 2008 cũng là năm thứ 13 liên tiếp BIDV thực hiện kiểm toán theo cả IAS và IFRS và công bố các kết quả kiểm toán này đồng thời trong báo cáo thường niên. BIDV cũng đã thuê tư vấn quốc tế hỗ trợ và là ngân hàng Việt nam đầu tiên hoàn thiện việc xây dựng và áp dụng hệ thống định hạng tín dụng nội bố theo thông lệ quốc tế. - Nỗ lực giải quyết phần lớn nợ xấu còn tồn đọng từ các năm trước bằng các biện pháp kết hợp và làm sạch bảng cân đối đồng thời thực hiện trích lập tối đa dự phòng rủi ro. Trong những năm vừa qua nhờ thực hiện biện pháp này BIDV đã giảm tỷ lệ nợ xấu xuống dưới 4% theo cả tiêu chuẩn kế toán Việt nam (IAS) và tiêu chuẩn báo cáo tài chính quốc tế (IFRS). Ngoài ra, với việc được cấp bổ sung 3.400 tỷ VND vốn điều lệ trong năm 2007, chỉ số An toàn vốn của BIDV đã đạt mức > 6,7% theo tiêu chuẩn quốc tế. 62
- Giữ vững và mở rộng thị phần TTQT, đẩy mạnh và nâng cao công tác quảng cáo, thông tin dịch vụ cung cấp tới các tầng lớp dân cư, doanh nghiệp trong xã hội. Phát triển mạng lưới kênh phân phối sản phẩm, đa dạng hoá lĩnh vực đầu tư, từng bước gia tăng ảnh hưởng và giá trị của Sở Giao Dịch 3 trên thị trường tài chính; tập trung định hình và hoàn thiện mạng lưới kinh doanh ngân hàng, bảo hiểm, ATM, POS, gia tăng đầu tư chứng khoán; đẩy mạnh đầu tư các dự án có ưu thế trong cạnh tranh sau khi Việt Nam gia nhập WTO ở các lĩnh vực năng lượng, hạ tầng kỹ thuật, cảng biển, bất động sản; đẩy mạnh hoạt động bán lẻ. - Nâng cao năng lực hội nhập kinh tế quốc tế thông qua việc củng cố các sản phẩm truyền thống, phát triển các sản phẩm mới cung cấp cho khách hàng như Factoring, Forfaiting, mở rộng các hoạt động phát hành, thanh toán thẻ, séc quốc tế II. Giải pháp hoàn thiện quy trình thanh toán quốc tế tại Sở Giao Dịch 3 – Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam 1. Đào tạo nghiệp vụ cho cán bộ, mở rộng phạm vi hoạt động. Việc ứng dụng quy trình TTQT vào hoạt động đã có tác động đáng kể, giúp Sở Giao Dịch 3 chuyên môn hóa nghiệp vụ và giảm thiểu những sai sót trong hoạt động TTQT. Tuy nhiên TTQT là nghiệp vụ rất phức tạp, có phạm vi liên quan rộng lớn đến các nghiệp vụ khác như vận tải, bảo hiểm, giao nhận. Do đó đòi hỏi cán bộ TTQT phải nắm vững quy trình và am hiểu các nghiệp vụ liên quan trong giao dịch với khách hàng, từ đó có những cách xử lý phù hợp trong các tình huống khác nhau. Nâng cao trình độ chuyên môn, ngoại ngữ, áp dụng công nghê thông tin cho các thanh toán viên; sử dụng và vận dụng tốt công nghệ ngân hàng hiện đại. Căn cứ vào tình hình thực tế, Sở Giao Dịch 3 là một ngân hàng bán buôn và đang chuyển dần sang họat động của một ngân hàng thương mại. Vì vậy yêu cầu sắp tới của Sở Giao Dịch 3 là 63
phải tuyển dụng thêm cán bộ và nhân viên mới. Để có kết quả tốt, ngay từ đầu cần xác định chiến lược tuyển dụng, có trọng tâm trọng điểm rõ ràng. 2. Cải tiến kỹ thuật công nghệ. Quy trình thanh toán quốc tế là một trong sáu quy trình nghiệp vụ chính được xây dựng và cấp chứng chỉ hệ thống quản lý chất lượng ISO 1990-2000 từ năm 2001. Việc BIDV chuẩn hóa quy trình và đổi mới các phương thức giao dịch với khách hàng sẽ làm giảm chi phí và nâng cao khả năng cạnh tranh, giúp gia tăng thị phần trong điều kiện hiện nay. 3. Đơn giản hoá trong việc thực hiện nghiệp vụ TTQT đồng thời phối hợp chặt chẽ với các nghiệp vụ liên quan nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động TTQT. Đảm bảo tính pháp lý cho mọi giao dịch giữa Sở Giao Dịch 3 với khách hàng. Mọi thỏa thuận đều được thực hiện bằng văn bản chi tiết. Đơn giản hóa các khâu nghiệp vụ, mặt khác đối với từng phương thức giao dịch cần có quy định, phương pháp hợp lý. Trong các giao dịch với khách hàng mọi rủi ro đều có thể xảy ra nên để mang lại hiệu quả cao, phòng ngừa rủi ro trong nghiệp vụ TTQT thì Sở Giao Dịch 3 cần chú trọng nâng cao công tác thẩm định, đánh giá đối với khách hàng lớn. Công tác này không chỉ dừng lại ở lần đầu tiên khách hàng tới đặt quan hệ với ngân hàng, mà còn cần được tiến hành thường xuyên và liên tục trong suốt quá trình ngân hàng có quan hệ với khách hàng. Kiểm tra năng lực tài chính của khách hàng, đối tượng khách hàng, năng lực pháp lý, đánh giá phẩm chất đạo đức của khách hàng thông qua đánh giá tính đảm bảo nguyên tắc trong quan hệ vay trả, tính trung thực trong quan hệ quốc tế, tính nghiêm túc trong việc chấp hành luật lệ của Nhà Nước. 4. Giữ vững mối quan hệ với khách hàng. Thực hiện chính sách khách hàng linh hoạt để khuyến khích khách hàng tham gia sử dụng dịch vụ. Cần có ưu đãi lớn đối với khách hàng giao dịch lớn và thường xuyên với Sở Giao Dịch 3. Đưa ra biểu phí thích hợp để 64