Đề tài Nghiên cứu và phân loại chức năng quản lý của doanh nghiệp

72 trang nguyendu 4800

Download

Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Đề tài Nghiên cứu và phân loại chức năng quản lý của doanh nghiệp", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

de_tai_nghien_cuu_va_phan_loai_chuc_nang_quan_ly_cua_doanh_n.doc

Nội dung text: Đề tài Nghiên cứu và phân loại chức năng quản lý của doanh nghiệp

Chuyên đề tốt nghiệp Hà Trọng Hải - Lớp Q7T1 Phần I Cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp là tổng hợp các bộ phận khác nhau có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hoá được giao những trách nhiệm quyền hạn nhất định và được sắp xếp theo từng cấp từng khâu nhằm thực hiện các chức năng quản lý doanh nghiệp Cơ cấu tổ chức quản lý là hình thức phân công lao động trong lĩnh vực quản trị,có tác động đến quá trình hoạt động của hệ thống quản trị.Cơ cấu tổ chức một mặt phản ánh cơ cấu sản xuất, mặt khác nó tác động tích cực trở lại đến quá trình phát triển sản xuất. I/ MộT Số KHáI NIệm về quản lý Theo quan điểm của Taylo thì : “ Quản lý là biết được chính xác điều bạn muốn người khác làm và sau đó hiểu được rằng họ đã hoàn thành công việc một cách tốt nhất và rẻ nhất”. Theo quan điểm khác thì : “Quản lý là một sự tác động có mục đích đến một hệ thống nào đó nhằm biến đổi từ một trạng thái này sang một trạng thái khác”. Quản lý doanh nghiệp là một quá trình vận động quy luật kinh tế, quy luật tự nhiên trong việc lựa chọn và xác định những biện pháp ( kinh tế, xã hội, tài chính kế toán ) để tác động đến một tập thể người lao động và thông qua họ để tác động đến các yếu tố vật chất của sản xuất kinh doanh. Mục đích của quản lý doanh nghiệp là phát triển sản xuất về số lượng và chất lượng với chi phí thấp nhất và hiệu quả kinh tế cao nhất,đồng thời không ngừng cải thiện tình hình lao động và nâng cao đời sống cho mỗi thành viên trong doanh nghiệp. Thực chất quản lý doanh nghiệp là quản lý con người, là yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất.Quy mô doanh nghiệp và mở rộng vai trò quản lý ngày càng nâng cao và 1
Chuyên đề tốt nghiệp Hà Trọng Hải - Lớp Q7T1 trở thành một nhân tố hết sức quan trọng để tăng năng suất lao động, tăng hiệu quả kinh tế của sản xuất kinh doanh. II/ Vai trò chức NĂNG CủA Bộ MáY QUảN Lý ĐốI VớI CáC hoạt động quản lý của doanh nghiệp 1/ Vai trò của bộ máy quản lý đối với các hoạt động của doanh nghiệp Xuất phát từ những đặc điểm quản lý ta thấy rõ vai trò hết sức quan trọng của bộ máy quản lý mà nhiều khi quyết định cả sự sống còn của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp bố trí một bộ máy quản lý phù hợp thì sản xuất sẽ đạt hiệu quả cao tiết kiệm được thời gian và nguyên liệu. Mặt khác một bộ máy nhẹ sẽ tiết kiệm được chi phí và có những quyết định nhanh, đúng đắn.Ngoài ra trong công tác quản lý biết bố trí đúng người đúng việc thì sẽ phát huy hết khả năng tiềm tàng của cá nhân và tập thể người lao động, ngược lại sẽ gây ra hậu quả khó lường, thậm chí dẫn tới sự phá sản của doanh nghiệp . 2/ Chức năng quản trị kinh doanh: Là hình thức biểu hiện sự tác động có chủ đích của doanh nghiệp lên khách thể kinh doanh, là tập hợp những nhiệm vụ khác nhau mà chủ doanh nghiệp phải tiến hành trong quá trình kinh doanh.Như vậy thực chất của các chức năng quản trị kinh doanh chính là lý do của sự tồn tại các hoạt động quản trị kinh doanh. Việc nghiên cứu và phân loại chức năng quản lý của doanh nghiệp có ý nghĩa quan trọng về lý luận và thực tiễn .Trước hết, việc xác định đúng đắn các chức năng quản lý là tiền đề cần thiết và khách quan để có thể quản lý doanh nghiệp có hiệu quả hơn .Hơn nữa muốn tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp theo hướng chuyên, tinh, gọn, nhẹ và có hiệu lực thì không thể không phân tích sự phù hợp giữa cơ cấu bộ máy quản lý với chức năng quản lý. Sau đây là phân loại các chức năng quản lý: 2.1 - Chức năng định hướng Định hướng là quá trình ấn định những nhiệm vụ, mục tiêu và các phương pháp tốt nhất để thực hiện những nhiệm vụ và mục tiêu đó. 2
Chuyên đề tốt nghiệp Hà Trọng Hải - Lớp Q7T1 Việc định hướng phải nhằm thiết lập một môi trường tốt nhất để các cá nhân đang làm việc với nhau trong doanh nghiệp thực hiện nhiệm vụ có hiệu quả .Định hướng là việc lựa chọn một trong những phương án hành động tương lai cho doanh nghiệp và những bộ phận trong doanh nghiệp.Nó bao gồm sự lựa chọn và các mục tiêu của doanh nghiệp và của từng bộ phận xác định các phương thức để đạt được các mục tiêu. 2.2 - Chức năng tổ chức và phối hợp Để đạt được một mục đích nào đó trong sản xuất kinh doanh khi có nhiều người cùng làm việc với nhau trong một nhóm thì mỗi thành viên trong nhóm phải đóng những vai trò nhất định .Mỗi một vai trò cho biết công việc mà mỗi người đang thực hiện đều có mục đích và mục tiêu nhất định.Sự hoạt động của họ nằm trong một phạm vi mà ở đó họ biết rõ mục tiêu công việc của họ ăn khớp như thế nào với hoạt động nỗ lực của nhóm ,tại đó họ có nhiệm vụ quyền hạn cần thiết và có những công cụ thông tin cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ .Chính thông qua các hoạt động riêng biệt đó đã nảy sinh sự cần thiết phải tổ chức và phối hợp các hoạt động của từng cá nhân lại với nhau qua đó hình thành nên một cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phù hợp và một quy chế làm việc có hiệu qủa thích nghi với mọi biến động của môi trường cạnh tranh bên ngoài. 2.3 - Chức năng điều khiển Điều khiển là một trong các chức năng quản lý, đó là quá trình tác động lên con nguời trong doanh nghiệp một cách có chủ định để họ tự nguyện và nhiệt tình phấn đấu đạt được những mục tiêu đã đề ra của doanh nghiệp.Trong quá trình thực hiện chức năng điều khiển thì chủ doanh nghiệp phải đưa ra được các quyết định quản lý và tổ chức thực hiện nó một cách tốt nhất. 2.4 - Chức năng kiểm tra Là một chức năng cơ bản trong chức trách của chủ doanh nghiệp.Kiểm tra là đo lường chấn chỉnh việc thực hiện nhằm đảm bảo các mục tiêu của doanh nghiệp và các kế hoạch vạch ra để đạt tốt mục tiêu này đã và đang được hoàn thành.Thực chất của việc kiểm tra trong các doanh nghiệp là nhằm sửa chữa những sai lầm đã phát sinh 3
Chuyên đề tốt nghiệp Hà Trọng Hải - Lớp Q7T1 trong quá trình quản lý. 2.5 - Chức năng điều chỉnh Điều chỉnh là thường xuyên theo dõi sự vận động của hệ thống để kịp thời phát hiện mọi sự rối loạn trong tổ chức và luôn luôn cố gắng duy trì các mối quan hệ bình thưòng giữa các bộ phận điều khiển và bộ phận chấp hành.Muốn sự điều chỉnh đạt hiệu quả thì phải thường xuyên thu thập tài liệu về sự chênh lệch của hệ thống và những thông số đã cho thông qua sự kiểm tra. 2.6 - Chức năng quản trị sản xuất Là việc sử dụng các nguồn nhân lực nhằm tác động để chế biến các yếu tố đầu vào khác (vật chất, tài chính, thông tin ) thành các sản phẩm hàng hoá dịch vụ phù hợp với nhu cầu mà doanh nghiệp phát hiện trên thị trường.Đây là quá trình tốn kém thời gian của chuỗi các hoạt động kinh doanh và vì thế sẽ dễ trở thành lạc hậu không theo kịp với biến động trên thị trường. 2.7 - Chức năng quản trị nhân sự Quản trị nhân sự là việc bố trí hợp lý những người lao động cùng các máy móc thiết bị, những phưong pháp trong công nghệ sản xuất và nguyên vật liệu một cách có hiệu quả.Quản trị nhân sự gồm hai việc: Quản lý con người - đó là những công việc hàng ngày đối với một cá nhân tập thể những người lao động là công việc xây dựng những kíp được điều động, được điều phối phản ứng tạo ra do doanh nghiệp có khả năng phát hiện ra các sai sót về mặt kinh tế kỹ thuật. 2.8 - Chức năng quản trị tài chính Tổ chức sản xuất tốt, quản trị nhân sự đúng chưa phải đã đủ, các doanh nghiệp cần phải đối phó với những biến động thường xuyên xảy ra trên thị trường để đứng vững và phát triển.Quản trị tài chính sẽ giúp cho chủ doanh nghiệp biết được mình đang có bao nhiêu tiền, đã thu được các món tiền gì , đã tiêu hao bao nhiêu tiền và tiêu như thế nào, có thể huy động được các nguồn vốn từ đâu, khi nào phải dừng kinh doanh lại? Nói cách khác, quản trị tài chính doanh nghiệp là việc quản trị các mối quan hệ tài chính phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp như thu, chi, 4
Chuyên đề tốt nghiệp Hà Trọng Hải - Lớp Q7T1 lỗ, lãi và các mối quan hệ tài chính của doanh nghiệp với thị trường tài chính bên ngoài như ổn định ,tăng trưởng, phát triển, lạm phát, khủng hoảng, suy thoái III Những yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức quản lý: 1- Phải bảo đảm tính tối ưu Giữa các khâu và các cấp quản trị đều thiết lập các mối quan hệ hợp lý thiết kế sao cho số lượng cấp quản lý là ít nhất không thừa, thiếu bộ phận nào,không chồng chéo nhiệm vụ giữa các phòng ban sao cho nhiệm vụ quyền hạn phải tương ứng.Cấp quản trị xử lý quá nhiều, thông tin sẽ bị sai lệch cồng kềnh nên yêu cầu bộ máy quản lý phải linh hoạt, có khả năng thích ứng với thị trường và với doanh nghiệp.Trong kinh doanh ai đi trước là thắng.Khi thị trường biến động thì nhiệm vụ của doanh nghiệp cũng thay đổi theo.Nếu người quản lý không linh hoạt, khi cầu vượt quá cung mà doanh nghiệp mới sản xuất thì tất yếu sẽ thua lỗ. 2 - Đảm bảo linh hoạt Cơ cấu tổ chức quản lý phải đảm bảo tính chính xác của tất cả các thông tin được sử dụng trong doanh nghiệp nhờ đó đảm bảo được sự phối hợp tốt các hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các bộ phận của doanh nghiệp. 3 - Đảm bảo tính kinh tế Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải sử dụng chi phí quản lý đạt hiệu quả nhất.Tiêu chuẩn xem xét yêu cầu này là mối tương quan giữa chi phí dự định bỏ ra và kết quả thu về. 4 - Thiết kế bộ máy quản lý phải bảo đảm nguyên tắc chế độ một thủ trưởng Quyền quyết định về kinh tế kỹ thuật, tổ chức hành chính đời sống trong phạm vi toàn doanh nghiệp và từng bộ phận phải được giao cho một người - Thủ trưởng.Người đó có nhiệm vụ quản lý toàn bộ các hoạt động của đơn vị mình, được trao những trách nhiệm và quyền hạn nhất định. Thủ trưởng có thể sử dụng bộ máy cố vấn giúp việc tranh thủ ý kiến đóng góp của cấp dưới, nhưng người quyết định cuối cùng vẫn là giám đốc(Thủ trưởng) Mọi giám đốc có thể uỷ quyền cho cấp dưới nhưng phải chịu trách nhiệm liên đới.Mọi 5
Chuyên đề tốt nghiệp Hà Trọng Hải - Lớp Q7T1 người trong doanh nghiệp và từng bộ phận phải phục tùng nghiêm chỉnh mệnh lệnh của thủ trưởng . Tính tất yếu phải tiến hành chế độ một thủ trưởng là xuất phát từ nguyên tắc tập trung dân chủ trong quản lý kinh tế xuất phát từ yêu cầu đời sống phải chính xác, kịp thời và xuất phát từ chuyên môn hoá lao động càng sâu sát thì hợp tác lao động sẽ xảy ra.Yêu cầu bất cứ sự hợp tác nào cũng phải có sự chỉ huy thống nhất. Trong trường hợp doanh nghiệp lớn thì thủ trưởng cấp dưới phải phục tùng nghiêm chỉnh thủ trưởng cấp trên trước hết là thủ trưởng cấp trên trực tiếp, thủ trưởng từng bộ phận có quyền quyết định những vấn đề trong bộ phận của mình và chịu trách nhiệm trước thủ trưởng cấp trên. Các cấp phó là người giúp việc thủ trưởng.Để làm rõ thêm về nguyên tắc này ta có bảng sau: Bảng 1 : Chức danh vị trí thủ trưởng và mối quan hệ giữa chúng trong Công ty Phạm vi Chức danh Giúp việc thủ Người dưới Vị trí từng chức danh phát huy thủ trưởng trưởng quyền tác dụng Thủ trưởng cấp cao Toàn doanh Mọi người trong Giám đốc nhất trong doanh Các phó giám đốc nghiệp doanh nghiệp nghiệp Thủ trưởng cấp cao Toàn phân Mọi người trong Quản đốc Các phó quản đốc nhất trong phân xưởng xưởng phân xưởng Thủ trưởng cấp cao Toàn ca Mọi người trong Đốc công nhất trong ca làm việc làm việc ca Tổ trưởng Thủ trưởng cấp cao Mọi người trong Toàn tổ Tổ phó công tác nhất trong tổ tổ Các trưởng Thủ trưởng cấp cao Toàn Mọi người trong phòng ban Phó phòng ban nhất trong phòng ban phòng ban phòng ban chức năng 6
Chuyên đề tốt nghiệp Hà Trọng Hải - Lớp Q7T1 IV/ Những nôi dung cơ bản của công tác tổ chức bộ máy quản lý trong doanh nghiệp 1 - Các kiểu cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp Cùng với sự phát triển của sản xuất đã hình thành những kiểu tổ chức quản lý khác nhau.Mỗi kiểu chứa đựng những đặc điểm, ưu điểm, nhược điểm và được áp dụng trong những điều kiện cụ thể nhất định.Sau đây là một số kiểu cơ cấu tổ chức quản lý thường gặp: 1.1 Cơ cấu chức năng Người lãnh đạo doanh nghiệp Người lãnh đạo chức năng A Người lãnh đạo chức năng B 1 2 3 n Đặc điểm: Nhiệm vụ quản lý được phân chia cho các đơn vị quản lý riêng biệt theo các chức năng quản trị hình thành nên những người lãnh đạo được chuyên môn hoá chỉ đảm nhận thực hiện một chức năng nhất định. Mối liên hệ giữa các nhân viên trong tổ chức rất phức tạp. Những người thừa hành nhiệm vụ ở cấp dưới nhận mệnh lệnh chẳng những từ một người lãnh đạo của doanh nghiệp mà cả những người lãnh đạo các chức năng khác hẳn nhau. Ưu điểm: + Chuyên môn hoá quản lý theo các chức năng một cách sâu sắc 7
Chuyên đề tốt nghiệp Hà Trọng Hải - Lớp Q7T1 + Giảm bớt gánh nặng quản lý cho người lãnh đạo +Tận dụng được tài năng của các cơ quan chức năng Nhược điểm: + Một cấp dưới phải chịu sự chỉ đạo của quá nhiều cá nhân cấp trên trực tiếp + Hay xảy ra các quyết định khác nhau giữa người lãnh đạo quản lý chung và người lãnh đạo chức năng 1.2 - Cơ cấu tổ chức trực tuyến (đường thẳng) Người lãnh đạo doanh nghiệp Người lãnh đạo trực tuyến 1 Người lãnh đạo trực tuyến 2 1 2 3 B1 B2 B3 Đặc điểm: Một người lãnh đạo thực hiện tất cả các chức năng quản lý và chịu trách nhiệm hoàn toàn về hệ thống của mình phụ trách, mọi vấn đề đều được giải quyết theo kênh đường thẳng.Người thừa hành mệnh lệnh chỉ nhận mệnh lệnh qua cấp trên trực tiếp và chỉ thi hành mệnh lệnh của người đó mà thôi. Ưu điểm: Mệnh lệnh được thi hành nhanh, dễ thực hiện chế độ một thủ trưởng.Mỗi cấp dưới chỉ thực hiện mệnh lệnh của một cấp trên trực tiếp. Nhược điểm: + Người lãnh đạo phải thực hiện tốt chức năng quản lý do đó người lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện và không có số đơn vị trực thuộc lớn. + Chưa tận dụng được tài năng đóng góp của các chuyên gia vì thế cơ cấu trực 8
Chuyên đề tốt nghiệp Hà Trọng Hải - Lớp Q7T1 tuyến (đường thẳng) chỉ sử dụng cho tổ sản xuất. 1.3 - Cơ cấu trực tuyến chức năng Lãnh đạo doanh nghiệp Lãnh đạo T1 Lãnh đạo chức năng Lãnh đạo chức năng B Lãnh đạo T2 A 1 2 A B Đây là cơ cấu thường áp dụng cho các doanh nghiệp mà nhiệm vụ quản lý được phân thành các chức năng chuyên môn.Các bộ phận này làm nhiệm vụ tư vấn giúp việc tham mưu cho giám đốc và theo dõi về mặt chuyên môn hẹp đối với các bộ phận sản xuất nhưng không được quyền ra lệnh trực tiếp. Đây là cơ cấu có nhiều ưu điểm và được áp dụng rộng rãi. 1.4 - Cơ cấu trực tuyến tham mưu: Lãnh đạo trực tuyến 1 Tham mưu Lãnh đạo trực tuyến 2 Tham mưu Tham mưu Lãnh đạo trực tuyến 2 1 2 3 A B C Đặc điểm : Vẫn là cơ cấu trực tuyến nhưng lãnh đạo có thêm bộ phận tham mưu 9
Chuyên đề tốt nghiệp Hà Trọng Hải - Lớp Q7T1 giúp việc.Cơ quan tham mưu có thể là một đơn vị hoặc một nhóm các chuyên gia hoặc chỉ là một cán bộ quản lý Ưu điểm: + Dễ dàng thực hiện chế độ một thủ trưởng + Bước đầu biết khai thác khả năng của các chuyên gia Nhược điểm + Mất nhiều thời gian làm việc với tham mưu nên ít có thời gian với cán bộ quản lý + Tốc độ ra quyết dịnh quản lý chậm 1.5 - Cơ cấu chính thức và không chính thức 1.5.1 - Cơ cấu chính thức Cơ cấu chính thức gắn liền với cơ cấu vai trò nhiệm vụ định hướng trong một doanh nghiệp được tổ chức một cách chính xác.Khi nói rằng một tổ chức là chính thức hoàn toàn chẳng có gì là cứng nhắc hay quá hạn chế trong cách diễn đạt này.Nếu một người quản lý có ý định tổ chức thật tốt cơ cấu đó thì phải tạo ra một môi trường mà ở đó việc thực hiện của từng cá nhân trong hiện tại và tương lai phải đóng góp hiệu quả vào các mục tiêu trên của tập thể chứ không phải là họ chỉ giành phần nhỏ trí óc và sức lực cho doanh nghiệp còn phần lớn để dành cho doanh nghiệp khác. 1.5.2 - Cơ cấu không chính thức Sự tác động qua lại của các cá nhân cũng có sự tác động theo nhóm cán bộ công nhân viên ngoài phạm vi cơ cấu đã được phê duyệt của doanh nghiệp. Cơ cấu không chính thức có một vai trò to lớn trong quản trị.Nó không định hình hay thay đổi, luôn tồn tại song song với cơ cấu chính thức,có tác động nhất định và đôi khi rất đáng kể đến hoạt động kinh doanh vì cá nhân các chủ doanh nghiệp có nhiều các mối quan hệ họ không chỉ là người thực hiện một cách nghiêm túc, cần mẫn nhiệm vụ của mình do quy chế tổ chức nhiệm vụ theo chức danh quy định mà họ chỉ cảm thấy liên quan ảnh hưởng đến thái độ đối với cá nhân, đối với con người từ những đồng nghiệp, những người cấp dưới.Sự tồn tại khách quan của cơ cấu không chính thức còn là dấu hiệu chỉ ra chỗ yếu và trình độ chưa toàn diện của cơ cấu chính thức. Cơ cấu chính thức là một trong những yếu tố đòi hỏi người lãnh đạo doanh nghiệp phải có một nghệ thuật đặc biệt.Người lãnh đạo cần phải thường xuyên nghiên 10
Chuyên đề tốt nghiệp Hà Trọng Hải - Lớp Q7T1 cứu cơ cấu không chính thức, thúc đẩy sự phát triển những xu hướng hỗ trợ để đạt những mục đích của doanh nghiệp 1.6 Cơ cấu tổ chức chương trình mục tiêu Cơ quan quản lý cao cấp nhất Cơ quan quản lý cấp trung Cơ quan quản lý cấp trung Cơ quan liên kết các mối liên hệ ngang Cơ quan Cơ quan Cơ quan Cơ quan quản lý cấp quản lý cấp quản lý cấp quản lý cấp thấp thấp thấp thấp Đặc điểm: Có bộ phận chuyên điều phối và tổ chức các mối quan hệ ngang giữa các bộ phận cùng cấp cao nhất đến cấp thấp nhất để thực hiện chương trình mục tiêu Ưu điểm: được thể hiện ở sự kết hợp tính mục tiêu và tính năng động sử dụng cơ cấu quản lý theo chương trình mục tiêu đã làm cho tính chất mềm dẻo cơ cấu quản lý lên rất nhiều. 1.7 - Cơ cấu tổ chức ma trận Đặc diểm: Ngoài lãnh đạo theo tuyến và các bộ phận chức năng còn có những người lãnh đạo theo đề án hay sản phẩm phối hợp hành động của các bộ phận để thực hiện một dự thảo nào đó .Trong cơ cấu này mỗi một nhân viên (hoặc một bộ phận)của bộ phận trực tuyến được gắn với việc thực hiện một đồ án hoặc một sản phẩm nhất 11
Chuyên đề tốt nghiệp Hà Trọng Hải - Lớp Q7T1 định sau khi hoàn thành đề án những nhân viên trong các bộ phận thực hiện đề án hay sản phẩm này không chịu sự lãnh đạo của người lãnh đạo đề án mà trở về đơn vị trực tuyến hay chức năng cũ của mình . Lãnh đạo tổ chức Người lãnh đạo Người lãnh đạo Người lãnh đạo Người lãnh đạo tuyến 1 tuyến 2 chức năng A chức năng B Đồ án 1 * Đồ án 2 * Ghi chú: Những người thực hiện trong các bộ phận sản xuất Những người thực hiện trong các bộ phận chức năng Những người thực hiện trong các bộ phận đồ án nhằm tạo ra sản phẩm hay công nghệ mới * Cơ cấu ma trận có thể phân chia thành hai dạng sau Cơ cấu đồ án ma trận: Đặc điểm của cơ cấu này là người lao động lập ra các nhóm đặc biệt chịu sự lãnh đạo trực tiếp của mình để thực hiện chương trình của đề án đã được phê duyệt 12
Chuyên đề tốt nghiệp Hà Trọng Hải - Lớp Q7T1 Người thực hiện bên ngoài phải tham gia vào công việc theo những giao kèo hay nghĩa vụ kế hoạch. Nhóm đề án được bảo đảm về nhân viên, những nguồn tài chính và vật chất cần thiết.Sau khi thực hiện xong đề án nhóm này giải tán. Lãnh đạo đề án chịu trách nhiệm hoàn toàn từ khi bắt đầu đến khi kết thúc. Trong cơ chế quản lý có thể thành lập vài nhóm quản lý theo đề án .Quản lý theo đề án thường được áp dụng trong những điều kiện có sự thay đổi nhanh chóng và sâu sắc về kỹ thuật và công nghệ sản xuất. Cơ cấu chức năng ma trận: Trong cơ cấu này bô phận mới được tạo thành có vai trò kiểm tra và thúc đẩy các bộ phận cho sản xuất sản phẩm của mình chịu trách nhiệm về chất lượng của sản phẩm hay công trình . Để sản xuất sản phẩm mới người ta thành lập bộ phận sản xuất mới .Bộ phận này được cung cấp các nguồn tài chính ,vật tư. Ưu điểm: Có tính năng động cao dễ dàng chuyển các nhân viên từ việc thực hiện một dự thảo này sang việc thực hiện một dự thảo khác nhằm sử dụng nhân viên có hiệu quả hơn. Nhược điểm: Cơ cấu này thường dễ phòng dụng cho các mục tiêu trung hạn và ngắn hạn. 2 - Định biện trong doanh nghiệp 2.1 - Khái niệm: Là việc sắp xếp các cương vị trong tổ chức qua việc xác định những đòi hỏi về nhân sự, dự trù nhân lực tuyển mộ tuyển chọn sắp xếp, đề bạt đánh giá đào tạo con người trong doanh nghiệp. 2.2 - Lựa chọn cán bộ quản lý Chất lượng của người cán bộ quản lý là quan trọng bậc nhất có ý nghĩa quyết định đối với việc duy trì sự thành đạt của tổ chức.Vì vậy cần phải coi việc lựa chọn người quản lý như là một bước có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong toàn bộ quá trình quản lý của doanh nghiệp .Đây là công việc cực kỳ khó khăn việc lựa chọn ở cấp cao 13
Chuyên đề tốt nghiệp Hà Trọng Hải - Lớp Q7T1 có thể dẫn đến những sai lầm nghiêm trọng hơn nên người ta cần phải mất hàng trăm người thì mới có thể biết chắc rằng người quản trị cấp cao và cao nhât có thể làm tốt hơn và khi đó phải biết tốn không phải là khoản tiền trả lương cho họ mà là sự lãng phí về thời gian để tạo ra sự tiến bộ đáng ra có thể được nếu chọn được những người quản trị giỏi ngay từ đầu. Để lựa chọn đúng ,cán bộ quản lý cần phải biết chú ý là phải xác định rõ yêu cầu đối với công việc cho mỗi chức trách cán bộ.Phương pháp lựa chọn cán bộ quản trị thông thường sử dụng là sau khi xác định rõ yêu cầu của đơn vị công việc phải sử dụng kỹ thuật quen thuộc của xã hội học để tuyển chọn (Phỏng vấn, tuyển chọn ) 2.3 - Sắp xếp sử dụng Việc sử dụng cán bộ quản trị phải đảm bảo cho việc vận hành doanh nghiệp cả hiện tại và tương lai.Người được sử dụng phải được nhận cả quyền hạn, trách nhiệm, lợi ích tương xứng.Họ phải có động cơ làm việc tương xứng và phải biết rằng nếu không biết cách phải luôn luôn vươn lên thì họ sẽ bị đào thải. 2.4 - Nguồn tuyển chọn Thông thường kết hợp cả ở trong doanh nghiệp và là những người có triển vọng trung thành với lợi ích của doanh nghiệp có giới hạn tuổi thích hợp cần được lựa ra để đào tạo hoặc đào tạo tại chỗ bằng cách tạo ra môi trường vươn tới cho họ.Còn ở ngoài doanh nghiệp đó là số người đến xin việc làm và số học sinh sinh viên ở các trường phổ thông, đại học cao đẳng có tài năng nếu có nguyện vọng trở thành các chuyên gia quản trị hoặc kỹ thuật ở doanh nghiệp . 4 - Các cấp quản trị doanh nghiệp 4.1- Cán bộ quản lý cao cấp Bao gồm giám đốc các phó giám đốc phụ trách từng phần việc chịu trách nhiệm về đường lối chiến lược công tác tổ chức hành chính tổng hợp của doanh nghiệp. Nhiệm vu chủ yếu: + Xác định mục tiêu doanh nghiệp từng thời kỳ - phuơng hướng biện pháp. + Tạo dựng bộ máy quản lý doanh nghiệp.Phê duyệt về cơ cấu tỏ chức chương trình hoạt động và các vấn đề nhân sự như tuyển dụng lựa chọn quản lý cấp dưới, giao 14
Chuyên đề tốt nghiệp Hà Trọng Hải - Lớp Q7T1 trách nhiệm uỷ quyền thăng cấp, quyết định mức lương thưởng + Phối hợp hoạt động các bên liên quan + Xác định nguồn lực và đầu tư kinh phí cho các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp + Quyết định các biện pháp kiểm tra kiểm soát như chế độ báo cáo, kiểm tra thanh tra, đánh giá khắc phục hậu quả. + Chịu trách nhiệm hoàn toàn về mỗi quy dịnh ảnh hưởng tốt, xấu đến doanh nghiệp + Báo cáo trước hội đồng quản trị và đại hội công nhân viên chức hàng năm 4.2 - Cán bộ quản lý trung gian Bao gồm quản đốc phân xưởng, trưởng phòng ban chức năng. Họ là những người đứng đầu một nghành, một bộ phận.Là người chịu trách nhiệm duy nhất trước cán bộ quản lý cao cấp. Nhiệm vụ + Nghiên cứu nắm vững những quyết định của cán bộ quản lý cáo cấp về nhiệm vụ của ngành, bộ phận trong từng thời kỳ mục đích yêu cầu phạm vi quan hệ với các bộ phận các ngành. + Đề nghị chương trình kế hoạch hoạt động đưa ra mô hình tổ chức thích hợp lựa chọn đề bạt những người có khả năng vào những công việc phù hợp chọn nhân viên kiểm tra kiểm soát. + Giao việc cụ thể cho từng nhân viên, tránh bố trí một người đảm nhận nhiều công việc không có liên quan gì tới nhau. + Dự trù kinh phí cấp trên phê duyệt và chịu trách nhiệm về việc sử dụng kinh phí ấy.Thường xuyên rà soát kết quả và hiệu quả từng công việc + Báo cáo kịp thời với cán bộ quản lý cao cấp về kết quả, vướng mắc theo sự uỷ quyền và chịu trách nhiệm hoàn toàn về mọi công việc của đơn vị và việc làm của nhân viên cấp dưới + Cán bộ quản lý trung gian phải nắm vững mục đích ý định của cấp trên.Báo cáo kịp thời cho cấp trên về các hoạt động của đơn vị mình. 15
Chuyên đề tốt nghiệp Hà Trọng Hải - Lớp Q7T1 + Tìm hiểu xác định mối quan hệ của đơn vị mình với đơn vị khác và tìm cách phối hợp nhiệt tình chặt chẽ với các đơn vị khác có liên quan. + Phải nắm vững lý lịch từng người trong đơn vị.Hướng dẫn công việc cho mọi người và đánh giá đúng kết quả của từng người, động viên khích lệ họ làm việc. 4.3 - Cán bộ quản lý cơ sở Bao gồm những quản trị viên thực thi những công việc rất cụ thể Nhiệm vụ: + Hiểu rõ công việc mình phụ trách phấn đấu hoàn thành nhiệm vụ đúng kế hoạch lịch trình tiêu chuẩn quy định về số lượng và chất lượng + Luôn cải tiến phương pháp làm việc tự giác để trở thành nhân viên đáng tin cậy của đơn vị giữ gìn nơi làm việc gọn gàng ngăn nắp sạch sẽ + Rèn luyện thói quen lao động theo tác phong công nghiệp +Báo cáo xin ý kiến chỉ đạo kịp thời của thủ trưởng đơn vị, có tinh thần tập thể quan hệ mật thiết với đồng nghiệp 4.4 - Mối quan hệ giữa ba cấp quản lý Trong thực tế có thể có tình trạng một số công việc bị bố trí sắp xếp nhầm lẫn giữa các cấp quản lý như công việc của cấp trên lại giao cho cấp dưới và ngược lại.Như vậy giữa 3 cấp quản lý không có ranh giới tuyệt đối nhưng cần đảm bảo được tính chính xác khi phân định công việc giữa các cấp quản lý . 5 - Tổ chức các phòng ban chức năng tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp 5.1 - Tổ chức các phòng ban chức năng: Phân tích sự phù hợp giữa các chức năng và bộ phận quản lý trường hợp tốt nhất là mỗi chức năng quản lý nên do một phòng phụ trách trọn vẹn. Song do số lượng các phòng ban chức năng phụ thuộc vào quy mô đặc điểm kinh tế kỹ thuật của từng doanh nghiệp nên có trường hợp phải ghép vài ba chức năng liên quan mật thiết với nhau thuộc một lĩnh vực vào một phòng.Như vậy có điều kiện thuận lợi cho việc bố trí cán bộ phụ trách. Tiến hành lập hồ sơ tổ chức nhằm mô hình hoá mối quan hệ giữa các phòng ban chức năng với giám đốc và các phó giám đốc. Đồng thời phải chỉ rõ chức năng mỗi 16
Chuyên đề tốt nghiệp Hà Trọng Hải - Lớp Q7T1 phòng phụ trách nhằm khắc phục tình trạng chồng chéo lên nhau hoặc ngược lại có phòng chức năng không có bộ phận nào chịu trách nhiệm.Căn cứ vào hồ sơ từng phòng chức năng xây dựng nội quy công tác của phòng mình nhằm xác định trách nhiệm quyền hạn của phòng chung cũng như riêng tuỳ từng cá nhân. Tính toán xác định số lượng cán bộ nhân viên mỗi phòng chức năng một cách chính xác có căn cứ khoa học nhằm đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ vừa giảm bớt tỷ lệ nhân viên quản lý vừa giảm chi phí quản lý 5.2 - Tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp Doanh nghiệp hiện đại đòi hỏi một sự chỉ huy sản xuất và quản trị kinh doanh theo một ý chí thống nhất tuyệt đối đòi hỏi sự phục tùng kỷ luật hết sức nghiêm ngặt sự điều khiển cả bộ máy theo những nguyên tắc thống nhất từ trên xuống. Giám đốc doanh nghiệp là người được giao trách nhiệm quản lý doanh nghiệp là người chỉ huy cao nhất trong doanh nghiệp có nhiệm vụ quản lý toàn diện chịu trách nhiệm về mọi mặt hoạt động sản xuất kinh doanh và đời sống doanh nghiệp. Phó giám đốc chỉ huy sản xuất và kỹ thuật có trách nhiệm tổ chức và chỉ huy quá trình sản xuất hàng ngày từ khâu chuẩn bị sản xuất đến khâu bố trí điều khiển lao động tổ chức cấp phát vật tư. Phó giám đốc phụ trách kinh doanh chủ yếu là mảng đối ngoại của doanh nghiệp từ việc hợp tác sản xuất liên doanh đến công tác thu mua vật tư tổ chức tiêu thụ sản phẩm hay hoạt động marketing của doanh nghiệp Kế toán trưởng có vị trí như một phó giám đốc theo quy định được nắm toàn bộ hoạt động tài chính kế toán của Công ty Tóm lại tùy theo đặc điểm và quy mô của doanh nghiệp mà bố trí nhiều hay ít sao cho hợp lý các phó giám đốc nhưng không thể thiếu được người chuyên trách để tham mưu cho giám đôc chỉ huy và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh. 17
Chuyên đề tốt nghiệp Hà Trọng Hải - Lớp Q7T1 Giám đốc Phòng Phó giám đốc Phó giám đốc sản kế toán – tài xuất chính Phòng Phòng kinh doanh Phòng nội chính điều hành sản xuất Phòng hành chính - đời sống Phòng tổng hợp và Phòng kỹ thuật văn phòng Công ty công nghiệp Mô hình bộ máy quản lý doanh nghiệp quy mô vừa 6 - Những nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu quản lý Có hai loại nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý 6.1- Nhóm nhân tố thuộc đối tượng quản lý + Tình trạng và tình hình phát triển của công nghệ sản xuất của doanh nghiệp + Tính chất và đặc điểm sản xuất chủng loại sản phẩm quy mô loại hình sản xuất Tất cả những nhân tố đều ảnh hưởng đến thành phần và nội dung những chức năng quản lý và thông qua chúng mà ảnh hưởng trực tiếp đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý 6.2 - Nhóm nhân tố thuộc lĩnh vực quản lý + Quan hệ sở hữu tồn tại trong doanh nghiệp + Mức độ chuyên môn hoá và tập trung các hoạt động quản lý + Trình độ sơ giới hoá và tự động hoá các quản lý, trình độ kiến thức tay nghề của các cán bộ quản lý, hiệu suất lao động của họ + Quan hệ phụ thuộc giữa số lượng người làm việc lãnh đạo, khả năng kiểm tra 18
Chuyên đề tốt nghiệp Hà Trọng Hải - Lớp Q7T1 của người lãnh đạo đối với hoạt động của những người cấp dưới + Chính sách đãi ngộ của doanh nghiệp đối với đội ngũ cán bộ quản lý V/ Sự cần thiết phải hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trong các doanh nghiệp 1 - Thực trạng và công tác tổ chức bộ máy quản lý trong các doanh nghiệp ở nước ta hiện nay Từ đại hội Đảng VI, Đảng ta đã chủ trương đổi mới nền kinh tế, chuyển từ nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung sang nền kinh tế thị trường có sự điều tiết của nhà nước.Sau hơn 20 năm thực hiện có rất nhiều các doanh nghiệp làm ăn ngày càng phát triển nhưng cũng có các doanh nghiệp làm ăn thua lỗ dẫn đến tình trạng phá sản hoặc giải thể.Sự thành công hay thất bại của các doanh nghiệp có phần đóng góp không nhỏ về vấn đề tạo lập tổ chức bộ máy doanh nghiệp .Trước đây bộ máy quản lý thường rất cồng kềnh trình độ quản lý kém .Ngày nay các doanh nghiệp nói chung đã biết đổi mới hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của mình cho phù hợp với xu hướng phát triển của thời đại.Tỷ lệ lao động gián tiếp so với lao động toàn doanh nghiệp trước đây là 20% nhưng hiện nay kể cả doanh nghiệp nhà nước tỷ lệ này còn khoảng 8-15% ngoài ra còn có doanh nghiệp tỷ lệ này là 6 % Từ khi đất nước mở cửa nền kinh tế, tiếp nhận sự đầu tư nước ngoài thì hình thức quản lý và phương pháp quản lý cũng được du nhập vào để bắt kịp thời đại.Các doanh nghiệp đã tìm tòi học hỏi áp dụng các cách quản lý đó.Các loại hình doanh nghiệp xuất hiện kéo theo các hình thức tổ chức bộ máy quản lý với quy mô lớn nhỏ khác nhau. Thực tế cho thấy về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý hiện nay ở các doanh nghiệp nước ta còn qúa cồng kềnh, tỉ lệ cán bộ quản lý còn khá cao so với công nhân trực tiếp sản xuất.Bên cạnh đó về tuổi đời còn cao đa số trên 45 tuổi trở lên tuy có kinh nghiệm thực tế nhiều nhưng sự tiếp thu khoa học kỹ thuật và sự đổi mới của nền kinh tế thị trường còn hạn chế dẫn đến việc thay đổi cơ chế quản lý theo sự phát triển của nền kinh tế thị trường còn chưa cao.Vì vậy cần có một lớp cán bộ trẻ có năng lực. 19
Chuyên đề tốt nghiệp Hà Trọng Hải - Lớp Q7T1 Bên cạnh sự thành công của các doanh nghiệp cũng có rất nhiều sự thất bại của các doanh nghiệp đặc biệt là doanh nghiệp nhà nước vì vẫn còn mang tính chất bảo thủ của nền kinh tế bao cấp nên đã dẫn đến thất bại.Nhìn chung bộ máy quản lý doanh nghiệp ở Việt Nam đã có những tiến bộ đáng kể nhưng cần phải học hỏi để dần bắt kịp thời đại. 2 - Phương hướng hoàn thiện bộ máy quản lý doanh nghiệp ở nước ta hiện nay 2.1 - Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Trong điều kiện nền kinh tế thị trường cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý luôn phải được hoàn thiện theo hướng ngày càng thích hợp với mục tiêu và nhiệm vụ sản xuất kinh doanh cơ cấu bộ máy quản lý phải đảm bảo mối quan hệ hợp lý với số lượng, số khâu quản lý ít nhất gọn nhẹ nhất. Có như vậy cơ cấu quản lý mới năng động đi sâu vào phục vụ sản xuất kinh doanh. 2.2 - Sử dụng cán bộ quản lý hợp lý Để làm bất cứ công việc nào mà đem lại hiệu quả cao nhất cần bố trí hợp lý về chuyên môn năng lực của cán bộ.Có như vậy thì quá trình sản xuất kinh doanh mới diễn ra thuận lợi nhanh chóng và đạt hiệu quả cao.Cần tránh bố trí lao động không phù hợp với khả năng với quá trình sản xuất kinh doanh dẫn đến hiệu quả sản xuất không cao , có khi còn xảy ra thua lỗ thất bại . 2.3 - Xây dựng tiêu chuẩn nghiệp vụ cho cán bộ quản lý Người quản lý phải thực sự có tài tổ chức săp xếp công việc có óc sáng tạo và khả năng nắm bắt thực tiễn .Trong tổ chức phải có khả năng đoàn kết và tập hợp quần chúng dưới quyền tạo môi trường làm việc và kích thích sự sáng tạo cũng như lòng nhiệt tình. Đặc biệt cán bộ quản lý phải có năng lực chuyên môn trình độ, có khả năng đúc rút kinh nghiệm vận dụng thực tiễn kiến thức về quản lý. 2.4 - Tạo điều kiện thuận lợi và bầu không khí tốt: Công tác tổ chức nơi làm việc rất cần thiết có tác động đến qúa trình lao động và chất lượng lao động quản lý. Điều kiện làm việc phải đầy đủ thuận lợi bầu không khí thoải mái đoàn kết .Đồng thời phải có chế độ thưởng phạt công minh cho cán bộ cá nhân và tập thể người lao động. 20
Chuyên đề tốt nghiệp Hà Trọng Hải - Lớp Q7T1 2.5 - Đào tạo bồi dưỡng nâng cao trình độ cán bộ quản lý Để sản xuất kinh doanh có hiệu quả sử dụng tốt nhân tài thì người cán bộ phải có đầy đủ kiến thức và am hiểu sâu sắc về sản xuất kỹ thuật công nghệ và kinh doanh của đơn vị mình.Bởi vậy công tác nâng cao và bồi dưỡng trình độ cho cán bộ công nhân viên các phòng ban là vô cùng cần thiết để họ luôn bắt kịp với tiến bộ của khoa học kỹ thuật, công nghệ cùng với sự biến đổi không ngừng của xã hội và nền kinh tế 21
Chuyên đề tốt nghiệp Hà Trọng Hải - Lớp Q7T1 PHầN II I./Quá trình hình thành và phát triển của Công ty cổ phần Dệt 10/10 Công ty Cổ phần Dệt 10/10 trước đây là Xí nghiệp Dệt 10/10 được thành lập chính thức vào ngày 10/10/1974 theo quyết định số 262 ngày 23/12/1973 của Uỷ ban nhân dân thành phố Hà nội. Nhiệm vụ chủ yếu của xí nghiệp là dệt vải tuyn, vải Valide, màn tuyn trên máy dệt kim đan dọc từ các loại sợi tổng hợp như: poliete, petex, polyamit, bây giờ chủ yếu là petex75D. Tuy là một xí nghiệp nhỏ nhưng là xí nghiệp đầu tiên của miền bắc sử dụng máy dệt kim đan dọc để dệt các sợi tổng hợp, dệt màn tuyn. Quá trình xây dựng và phát triển của xí nghiệp từ năm 1974 cho đến nay được chia thành 4 giai đoạn chính: Giai đoạn 1: Giai đoạn từ đầu năm 1973 đến tháng 6/1975 gọi là “Ban nghiên cứu máy dệt KOKETT ”. Cuối năm 1974 xí nghiệp đã hoàn thành phần lớn các công trình về xây dựng mặt bằng sản xuất. Địa điểm sản xuất được chia thành 3 khu vực: + Khu vực 1: Số 6 phố Ngô văn Sở : Văn phòng và phân xưởng may + Khu vực 2: Số 203 phố Minh Khai: Chứa nguyên vật liệu (sợi), phân xưởng mắc dệt. 22
Chuyên đề tốt nghiệp Hà Trọng Hải - Lớp Q7T1 + Khu vực 3: Số 26 phố Trần quý Cáp: Phân xưởng Văng sấy (xử lý nhiệt) Giai đoạn 2: Từ tháng 7/1975 đến cuối năm 1982 xí nghiệp bước sang giai đoạn sản xuất kinh doanh thực hiện kế hoạch nhà nước giao và xí nghiệp luôn hoàn thành kế hoạch. Giai đoạn này kế hoạch sản xuất và tiêu thụ luôn ổn định. Giai đoạn 3: Là giai đoạn chuyển từ cơ chế bao cấp sang cơ chế thị trường, hoạt động theo nguyên tắc tự trang trải, tự phát triển. Tuy bước đầu có gặp nhiều khó khăn (không nhập được sợi, hoá chất ) nhưng sản phẩm của xí nghiệp sản xuất ra vẫn đạt chất lượng tốt, xí nghiệp vẫn thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với ngân sách nhà nước. Xí nghiệp cũng dùng hình thức gia công chế biến liên doanh liên kết, mua bán nguyên vật liệu, bán thành phẩm, xây dựng giá, tự tìm khách hàng, đảm bảo có hiệu quả, có lãi để cạnh tranh với thị trường trong và ngoài nước. Ngày 10/11/1982 Xí nghiệp được thành lập doanh nghiệp nhà nước theo quyết định số 2768 QĐ/UB với số vốn được giao như sau: Vốn kinh doanh : 4.294.760.000 đồng Vốn cố định : 2.073.530.000 đồng Vốn lưu động : 2.044.900.000 đồng Vốn khác : 86.320.000 đồng Trong đó: Vốn ngân sách : 2.778.540.000 đồng Bổ xung : 1.339.880.000 đồng Vốn khác : 86.320.000 đồng Giai đoạn 4: Ngày 29/12/1999 Xí nghiệp Dệt 10/10 chuyển thành Công ty Cổ phầnDệt 10/10 23
Chuyên đề tốt nghiệp Hà Trọng Hải - Lớp Q7T1 theo quyết định số 5784/ QĐ-UB của UBND thành phố Hà nội với số vốn điều lệ là 8.000.000.000 đồng được phân bổ như sau: Vốn cố định của Công ty : 4.300.000.000 đồng Vốn lưu động : 3.700.000.000 đồng Trong đó: Vốn nhà nước (máy móc thiết bị) : 2.400.000.000 đồng chiếm 30% Vốn của các cổ đông (là CBCNV) : 5.600.000.000 đồng chiếm 70% Công ty có đội ngũ công nhân viên lành nghề đáp ứng được nhu cầu của sản xuất. Từ ngày thành lập chỉ có 71 cán bộ công nhân viên đến nay đã lên tới 502 người (kể cả công nhân hợp đồng). Có thể nói rằng hơn 27 năm qua Công ty Dệt 10/10 đã trưởng thành và lớn mạnh bằng sự cố gắng nỗ lực của bản thân cũng như sự quan tâm của Đảng và nhà nước. Công ty đã chú trọng phát triển cả về chiều rộng lẫn chiều sâu, đồng thời cùng các nhà máy dệt khác Công ty đã đáp ứng nhu cầu của sản xuất góp phần vào sự nghiệp công nghiệp hoá hiện đại hoá đất nước và Công ty đã nhận được nhiều huân, huy chương và bằng khen do chính phủ và nhà nước trao tặng. Một số chỉ tiêu những năm gần đây cũng phần nào cho thấy sự quan tâm của nhà nước và sự cố gắng của ban lãnh đạo và toàn thể Công ty Dệt 10/10 để Công ty đứng vững trong điều kiện cạnh tranh gay gắt của thị trường. 2 - Những đặc điểm kinh tế kỹ thuật của Công ty ảnh hưởng đến công tác tổ chức cơ cấu bộ máy quản lý 1 - Đặc điểm nhiệm vụ sản xuất và tính chất sản phẩm Là một xí nghiệp chuyên môn hoá cao, có nhiệm vụ sản xuất ổn định, từ ngày thành lập đến nay, xí nghiệp chuyên dệt các loại sợi tổng hợp như : polyamit, polyeste ,pê e, petex ra mặt hàng là vải tuyn.Đặc điểm về sản phẩm và kết cấu sản phẩm đã ảnh hưởng trực tiếp đến tổ chức sản xuất, tổ chức lao động của Công ty.Sản phẩm chủ 24
Chuyên đề tốt nghiệp Hà Trọng Hải - Lớp Q7T1 yếu của xí nghiệp gồm có vải tuyn và màn tuyn các loại như màn đôi, màn cá nhân, màn chụp trẻ em có kết cấu đơn giản gọn nhẹ . 2 - Đặc điểm công nghệ chế tạo sản phẩm Dây chuyền sản xuất của Công ty là một dây chuyền sản xuất khép kín.Các phân xưởng từ đầu đến cuối dây chuyền có liên quan chặt chẽ với nhau .Quy trình sản xuất như sau: - Công đoạn mắc sợi: Sợi được đánh thành các bôbin, các bôbin mắc xong chuyển sang bộ phận dệt. - Công đoạn dệt: Sợi được dệt thành vải tuyn khổ 1,8m sau đó vải được chuyển sang bộ phận tẩy trắng hoặc nhuộm màu và văng sấy. - Công đoạn văng sấy: vải tuyn được đưa vào, văng sấy có nhiệm vụ định hình và kéo khổ vải từ 1,6m sang 1,8m. Sản phẩm của giai đoạn này là vải tuyn và chuyển sang công đoạn cắt may. - Công đoạn cắt may: thực hiện hoàn chỉnh ra thành phẩm. Màn thành phẩm được chuyển sang bộ phận KCS và đóng gói. Sơ đồ công nghệ chế tạo sản phẩm Sợi petex Mắc sợi Dệt vải Tẩy trắng Văng sấy Cắt Nhập kho Đóng gói Kiểm tra chất lượng May 3 - Đặc điểm về lao động: Lao động là một trong ba yếu tố của quá trình sản xuất .Lượng lao động của xí nghiệp trong từng kỳ có thay đổi.Đầu năm 2003,tổng số cán bộ công nhân viên chức của xí nghiệp có 502 người trong đó 25
Chuyên đề tốt nghiệp Hà Trọng Hải - Lớp Q7T1 Trực tiếp sản xuất 437 người Cán bộ quản lý kỹ thuật 41 người Cán bộ quản lý hành chính 24 người Tỷ lệ gián tiếp của xí nghiệp là 13 %.Vì xí nghiệp phân tán thành ba địa điểm, không có điều kiện tập trung để giảm bớt đầu mối cho nên lãng phí lao động gián tiếp .Toàn xí nghiệp có 41 người có trình độ đại học, 30 người có trình độ trung cấp .Bậc thợ bình quân của xí nghiệp là 3,5/5.Tuổi bình quân là 32.Nữ chiếm 64,5%.Lực lượng lao động ở tuổi thanh niên chiếm 3/4 tổng số cán bộ công nhân viên trong xí nghiệp 4 - Đặc điểm về nguyên vật liệu Máy móc thiết bị : Dây chuyền sản xuất của xí nghiệp là một dây chuyền sản xuất hoàn chỉnh từ mắc sợi đến vải thành phẩm, đóng thành kiện hoặc may thành màn đóng gói để xuất cho các đơn đặt hàng.Thiết bị được trang bị hiện đại, đồng bộ, trình độ cơ giới hoá cao chiếm 90%, còn lại 10% do mặt bằng xí nghiệp chật hẹp, không lắp đặt được và một số hư hỏng chờ sửa chữa hoặc thanh lý.Số thiết bị của xí nghiệp được chia làm hai loại : Máy móc thiết bị công tác bao gồm 48 máy dệt KOKETT ,30 máy mắc FAVORIT,230 máy khâu chuyên dụng Máy móc thiết bị phục vụ bao gồm các thiết bị phục vụ vận chuyển, các thiết bị vận hành hệ thống thông thoáng, hệ thống máy phun mù.Do đặc điểm của xí nghiệp, số máy móc thiết bị đều phải nhập ngoại (trừ máy may).Do đó nhiều khi không chủ động được khâu sửa chữa vì thiếu phụ tùng thay thế (nhiều chi tiết quan trọng chưa có khả năng sản xuất trong nước) Vật tư kỹ thuật : Do đặc điểm về mặt hàng sản xuất, nguyên liệu chủ yếu để dệt vải tuyn của xí ngiệp là sợi tổng hợp.Các loại sợi này phần lớn phải nhập từ Đức .Ngoài ra còn có các loại sợi của Nhật, Hồng Kông, Hà Lan Phụ tùng thay thế máy móc thiết bị là các loại kim rãnh, kim lỗ, kim ép, flatin, các cơ cấu truyền động của máy dệt, máy móc, máy văng sấy đều nhập từ Đức.Khó khăn của xí nghiệp là nhà xưởng chật hẹp, cung ứng sợi phải qua nhiều khâu trung chuyển.Hình thức cấp phát vật tư của xí nghiệp là cấp phát định kỳ kết hợp với việc cấp phát đột xuất theo yêu cầu 26
Chuyên đề tốt nghiệp Hà Trọng Hải - Lớp Q7T1 dựa trên các định mức tiêu hao vật tư kỹ thuật. 3 - Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty 3.1 - Cơ cấu quản lý điều hành sản xuất kinh doanh của Công ty Cổ phần Dệt 10/10 như sau: sơ đồ bộ máy quản lí và tổ chức sản xuất Công ty Cổ phầndệt 10/10 Đại hội cổ đông Ban kiểm soát Hội đồng quản trị Giám đốc Công ty Phó giám đốc sản xuất Phó giám đốc kinh tế Phòng Phòng Phòng Phòng PhòngPhòng Phòng tổ Phòng kỹ thuật đảm bảo kế kinh tàitài vụ vụ chức bảo hành cơ điện chất hoạch doanh vệ chính y lượng sản xuất tế Bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần Dệt 10-10 bao gồm các bộ phận sau: 3.1.1 - Hội đồng quản trị Hội đồng quản trị là cơ quan quản trị cao nhất của Công ty giữa hai kì Đại hội cổ đông. Hội đồng quản trị có 5 thành viên do Đại hội cổ đông bầu hoặc miễn nhiệm. Thành viên của Hội đồng quản trị được trúng cử với đa số phiếu tính theo số cổ phần bằng hình thức trực tiếp bỏ phiếu kín.Thành viên của Hội đồng quản trị phải là cổ 27
Chuyên đề tốt nghiệp Hà Trọng Hải - Lớp Q7T1 đông hoặc là người đại diện hợp pháp cho cổ đông pháp nhân, sở hữu hoặc đại diện cho quyền sở hữu số cổ phần từ 2% vốn điều lệ trở lên. Đồng thời, thành viên Hội đồng quản trị của Công ty không được là thành viên Hội đồng quản trị của các tổ chức kinh doanh khác.Thành viên Hội đồng quản trị có thể kiêm nhiệm các chức vụ điều hành trực tiếp sản xuất của Công ty (Điều 3- Điều lệ Công ty Cổ phầnDệt 10 - 10). Cơ quan thường trực của Hội đồng quản trị gồm Chủ tịch và hai Uỷ viên Hội đồng quản trị có nhiệm vụ giải quyết công việc hàng ngày. + Chủ tịch Hội đồng quản trị là người đại diện cho Công ty trước pháp luật, có trách nhiệm và quyền hạn như sau: - Triệu tập các phiên họp của Hội đồng quản trị. - Chuẩn bị nội dung, chương trình và điều khiển các buổi họp để thảo luận và biểu quyết các vấn đề thuộc thẩm quyền của Hội đồng quản trị. - Lập chương trình công tác và phân công các thành viên thực hiện việc kiểm tra, giám sát hoạt động của Công ty. - Được uỷ quyền và chịu trách nhiệm về sự uỷ quyền của mình. - Chủ tịch Hội đồng quản trị có thể kiêm Giám đốc Công ty (Điều 31 - Điều lệ Công ty). + Thành viên Hội đồng quản trị trực tiếp thực thi nhiệm vụ đã được Hội đồng quản trị phân công, không uỷ quyền cho người khác. Nhiệm vụ và quyền hạn của thành viên Hội đồng quản trị như sau: + Nghiên cứu đánh giá tình hình, kết quả hoạt động và đóng góp vào việc xây dựng phương hướng phát triển, kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty trong từng thời kì. - Được quyền yêu cầu các cán bộ chức danh trong Công ty cung cấp đầy đủ mọi tài liệu có liên quan đến hoạt động cuả Công ty để thực hiện nhiệm vụ của mình và chịu trách nhiệm bảo mật về tài liệu trước chủ tịch Hội đồng quản trị. 28
Chuyên đề tốt nghiệp Hà Trọng Hải - Lớp Q7T1 - Tham dự phiên họp của Hội đồng quản trị, thảo luận và biểu quyết các vấn đề thuộc nội dung phiên họp, chịu trách nhiệm cá nhân trước pháp luật, trước Đại hội cổ đông và trước Hội đồng quản trị về những hành vi của mình. - Thực hiện Điều lệ của Công ty và Nghị quyết của Đại hội cổ đông, Nghị quyết của Hội đồng quản trị có liên quan đến từng thành viên theo sự phân công của Hội đồng quản trị. Cả 5 thành viên Hội đồng quản trị đều đã tốt nghiệp đại học hệ chính qui. Giám đốc công ty là người đại diện cho nhà nước nắm giữ số cổ phần của nhà nước(máy móc thiết bị) . Tuy nhiên, trong cơ chế hiện nay, để nâng cao hiệu quả lãnh đạo thì đòi hỏi Hội đồng quản trị phải thường xuyên trau dồi, nâng cao kiến thức để quản trị Công ty được tốt hơn nữa.Hội đồng quản trị là cơ quan quản trị cao nhất của Công ty giữa hai kì Đại hội cổ đông. + Đến kì theo qui định Đại hội cổ đông triệu tập và họp bàn bầu ra ban kiểm soát và hội đồng quản trị. Ban giám đốc: Đánh giá hiệu quả của công tác quản lý và đưa ra các biện pháp quản trị thích hợp. Hội đồng quản trị họp nhất trí bầu ra ban giám đốc gồm: + Giám đốc: Giám đốc Công ty do Hội đồng quản trị bổ nhiệm, một mặt là người quản lý điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, đồng thời là người đại diện pháp nhân của Công ty trong mọi giao dịch. là người chịu toàn bộ trách nhiệm lãnh đạo bộ máy quản lí. Được sự giúp việc của 2 phó giám đốc, giám đốc đưa ra phương án kinh doanh xuống phòng kinh doanh. Giúp việc cho Giám đốc có các Phó giám đốc do Hội đồng quản trị bổ nhiệm và miễm nhiệm theo đề nghị của giám đốc. Các chức danh khác trong bộ máy quản lý do giám đốc quyết định. + Phó giám đốc sản xuất: phối hợp cùng với phòng kế hoạch đưa ra kế hoạch sản xuất để cố vấn cho giám đốc và hội đồng quản trị. 29
Chuyên đề tốt nghiệp Hà Trọng Hải - Lớp Q7T1 + Phó giám đốc kinh doanh: chịu trách nhiệm chỉ đạo về các bộ phận giám đốc uỷ quyền và cùng phó giám đốc sản xuất giúp việc cho giám đốc + Bộ phận quản lý lao động - tiền lương và công tác văn phòng. + Bộ phận quản lý tài chính và hạch toán kinh doanh. + Bộ phận quản lý vật tư tài sản, thiết bị. + Bộ phận quản lý kế hoạch và marketing. + Bộ phận quản lý kĩ thuật, công nghệ sản xuất và quản lý chất lượng sản phẩm. Trong đó: Nguyên tắc tổ chức và quản lý, điều hành Công ty được qui định rõ tại điều 6- Điều lệ Công ty Cổ phần dệt 10 - 10: “Công ty hoạt động trên nguyên tắc tự nguyện, bình đẳng, dân chủ và tôn trọng pháp luật" Cơ quan quyết định cao nhất của Công ty là Đại hội cổ đông. Như vậy, với bộ máy quản lý tổ chức theo mô hình trên, hiệu quả lao động của Công ty ngày càng cao, thể hiện qua mức thu nhập của người lao động ngày càng tăng. Điều đó đã tạo cho người lao động niềm say mê với công việc, đoàn kết trong lao động, vì mục tiêu chung của toàn Công ty. 3.1.2 Ban giám đốc Stt Chức danh Chuyên môn Trình độ Stt Chức danh 1 Giám đốc Cử nhân kinh tế Đại học 1 Giám đốc 2 Phó giám đốc kinh tế Cử nhân kinh tế Đại học 3 Phó giám đốc sản xuất Kĩ sư cơ khí - chế tạo Đại học Giám đốc là người đại diện pháp nhân của Công ty trong mọi giao dịch.Giám 30
Chuyên đề tốt nghiệp Hà Trọng Hải - Lớp Q7T1 đốc là người quản lý điều hành mọi hoạt động kinh doanh của Công ty. Giám đốc do Hội đồng quản trị bổ nhiệm và miễn nhiệm, không nhất thiết là cổ đông và có thể là thành viên Hội đồng quản trị. Làm trung tâm liên hệ thông tin qua lại đồng thời với sự hợp tác của các thành viên thì tiến hành phối hợp để thực hiện mục tiêu chung của Công ty. * Giám đốc Công ty trực tiếp chỉ đạo điều hành công tác tổ chức bộ máy, cán bộ, tiền lương - thi đua khen thưởng, công tác tài chính và thực hiện công tác dân chủ trong doanh nghiệp và đối ngoại. * Phó giám đốc kinh tế : chỉ đạo + Công tác kế hoạch, vật tư phục vụ sản xuất kinh doanh. + Công tác thị trường và các xưởng liên doanh liên kết sản xuất. + Công tác văn phòng, như: Bảo vệ trật tự trị an an ninh, dân quân tự vệ, chăm sóc sức khoẻ người lao động. Phó giám đốc này trực tiếp chỉ đạo theo dõi, đôn đốc các công tác kế hoạch- vật tư - thị trường, văn phòng và tập thể cá nhân có liên quan. * Phó giám đốc phụ trách sản xuất : chỉ đạo + Công tác kế hoạch, kĩ thuật, công nghệ sản xuất. + Công tác quản lý, sử dụng lao động khối sản xuất và đào tạo - nâng bậc. + Công tác an toàn lao động và môi rường. Trực tiếp chỉ đạo, theo dõi đôn đốc bộ phận kĩ thuật công nghệ sản xuất, trung tâm quản lý chất lượng, các ca, tổ sản xuất. Ngành đào tạo của phó giám đốc này chưa phù hợp với công việc. Do vậy cần phải được bồi dưỡng, nâng cao các kiến thức về quản lý kinh tế, kinh tế thị trường Cả ba thành viên của Ban giám đốc đều là thành viên thường trực của Hội đồng quản trị. Do vậy việc điều hành mọi hoạt động của Công ty dù với tư cách của Hội đồng quản trị hay Ban giám đốc đều tương đối sát với tình hình Công ty. Tuy nhiên 31
Chuyên đề tốt nghiệp Hà Trọng Hải - Lớp Q7T1 điều này đòi hỏi mỗi người phải nhận thức và phân định rõ trong trường hợp nào cần sử dụng tư cách thành viên Hội đồng quản trị, trường hợp nào là thành viên của Ban giám đốc để giải quyết công việc.Có như vậy thì mọi hoạt động sản xuất kinh doanh mới diễn ra suôn sẻ được. 3.1.3 Ban kiểm soát. Là tổ chức thay mặt cổ đông để kiểm soát mọi hoạt động kinh doanh, quản trị và điều hành Công ty. Ban kiểm soát có ba người do Đại hội cổ đông bầu và bãi miễn với đa số phiếu bằng thể thức trực tiếp và bỏ phiếu kín. Do đặc điểm công việc nên Kiểm soát viên phải là cổ đông, có trình độ, am hiểu kỹ thuật và nghiệp vụ kinh doanh của Công ty, trong đó có ít nhất một Kiểm soát viên phải có nghiệp vụ về tài chính kế toán. STT Chức danh Ngành đào tạo Trình độ 1 Kiểm soát viên trưởng Cử nhân kinh tế Đại học 2 Kiểm soát viên Kế toán Đại học tại chức 3 Kiểm soát viên Cử nhân kinh tế Đại học Để đảm bảo tính trung thực, khách quan trong hoạt động kiểm soát, Điều 47, Khoản 2- Điều lệ Công ty quy định “Kiểm soát viên không được là thành viên của Hội đồng quản trị, Giám đốc, Kế toán trưởng của Công ty, không thể là vợ, chồng hoặc người thân thuộc trực hệ 3 đời của những người nêu trên” . Ban kiểm soát chỉ chịu trách nhiệm trước Đại hội cổ đông về mọi hoạt động của mình. Do vậy, những người trong Ban kiểm soát làm việc rất có trách nhiệm và được sự tín nhiệm tuyệt đối của toàn bộ cổ đông trong Công ty. 3.2 - Cơ cấu tổ chức các phòng ban a/ Phòng Tổ chức bảo vệ: + Một đồng chí trưởng phòng phu trách chung, đồng thời trực tiếp phụ trách công tác cán bộ, thi đua khen thưởng kỷ luật nâng lương, lên bậc, phụ trách công tác xây dựng quy chế trong Công ty. 32
Chuyên đề tốt nghiệp Hà Trọng Hải - Lớp Q7T1 + Một đồng chí phó phòng phụ trách công tác bảo hộ lao động.Lập kế hoạch trang bị bảo hộ lao động và giải quyết chế độ trang bị bảo hộ lao động cho CBCNV.Đồng thời cũng giúp trưởng phòng trong mọi công tác của phòng và thực hiện các công việc đột xuất khác. 3 cán bộ dịnh mức làm nhiệm vụ : + Xây dựng và triển khai các định mức lao động trong toàn Công ty + Lập kế hoạch và cân đối kế hoạch về lao động và tiền lương nhằm đáp ứng kịp thời yêu cầu sản xuất kinh doanh của Công ty + Tổ chức nghiên cứu và thực hiện các hình thức phưong pháp tổ chức lao động khoa học.Nghiên cứu xây dựng hoặc sửa đổi bổ sung các định mức, định biên lao động + Nghiên cứu sử dụng quản lý qũy lương, giải quyết thanh toán lương hàng tháng cho CBCNV theo chế độ + Nghiên cứu triển khai các chế độ chính sách quy định về tiền lương tiền thưởng, phụ cấp, BHXH, BHLĐ + Đề xuất phân công phân cấp cho các đơn vị liên quan chuẩn bị nội dung ,tài liệu bồi dưỡng, huấn luyện thi nâng bậc công nhân kỹ thuật + Tuyển chọn công nhân viên đi học lý luận chính trị chuyên môn nghiệp vụ tại trường Đảng, các trường Đại học, Cao đẳng chịu trách nhiệm giải quyết thủ tục cho tập thể và cá nhân đi đào tạo, bồi dưỡng, tham quan, thực tập công tác + Tham gia chỉ đạo công tác tuyên truyền của Công ty, cung cấp tin bài cho các cơ quan tuyên truyền của Công ty và bên ngoài theo quy định của Công ty, tổ chức xây dựng và bảo quản tài liệu tranh ảnh, cờ thưởng, các trang bị hiện vật thi đua, truyền thống của Công ty. + Ngoài ra phòng còn kết hợp với bộ phận thanh tra bảo vệ (gồm 23 người) do một đồng chí phó phòng theo dõi, phụ trách chung công tác an ninh, thanh tra bảo vệ các nhân viên thường trực, giữ xe, canh gác. 33
Chuyên đề tốt nghiệp Hà Trọng Hải - Lớp Q7T1 b/ Phòng kĩ thuật cơ điện: + Thường xuyên kiểm tra giám sát để thực hiện các qui trình công nghệ ,phát hiện vướng mắc sai sót để giải quyết + Quản lí bảo dưỡng và có trách nhiệm sửa chữa toàn bộ trang thiết bị máy móc khi xảy ra hỏng hóc. + Có trách nhiệm cân đối thiết bị và sử dụng mặt bằng cho hợp lý + Có quyền dừng máy hoặc các hoạt động đang làm nếu có nguy cơ gây tai nạn lao động.Chịu trách nhiệm trước những sai sót, sai hỏng sản phẩm do việc lập các tiến trình công nghệ không hợp lý. + Hướng dẫn theo dõi giám sát việc áp dụng các kỹ thuật thiết kế mới ở từng phân xưởng để nâng cao mẫu mã chất lượng sản phẩm, xây dựng định mức vật tư nguyên liệu. + Nghiên cứu để nâng cao hệ số sử dụng máy móc thiết bị cho hợp lý.Tận dụng vật liệu thừa để thiết kế các sản phẩm mới. c/ Phòng đảm bảo chất lượng + Chịu trách nhiệm về chất lượng của các sản phẩm làm trên dây truyền sản xuất. + Không chứng nhận hoặc đình chỉ việc giao nhận những sản phẩm không đạt chát lượng quy định + Báo cáo ngay với giám đốc Công ty khi phát hiện những thiết bị dụng cụ, những nơi là việc hay những đơn vị sản xuất không đảm bảo chất lượng và kiến nghị biện pháp kịp thời ngăn chặn những thiệt hại về chất lượng sản phẩm + Loại ra khỏi sản xuất những nguyên vật liệu, bán thành phẩm hay sản phẩm không đạt chất lượng. + Yêu cầu cán bộ kỹ thuật, nghiệp vụ của Công ty cung cấp tài liệu để nghiệm thu sản phẩm 34
Chuyên đề tốt nghiệp Hà Trọng Hải - Lớp Q7T1 d/Phòng Tài Vụ Chức năng nhiệm vụ của công tác tài chính-kế toán trong Công ty bao gồm: +Quản lý và sử dụng vốn, tài sản. + Quản lý chi phí sản xuất kinh doanh và doanh thu bán hàng. + Thực hiện các nghĩa vụ của Công ty với Nhà nước và người lao động. + Phân phối lợi nhuận và trích lập các quỹ trực tiếp làm công tác văn thư lưu trữ + Mở sổ sách, theo dõi chính xác toàn bộ tài sản, tiền vốn của doanh nghiệp quản lý và sử dụng theo quy định của chế độ hạch toán kế toán thống kê hiện hành. + Phản ánh kịp thời tình hình sử dụng biến đổi tài sản vốn. + Thường xuyên kiểm tra, đối chiếu công nợ tồn đọng, phân tích khả năng thu hồi vốn, phối hợp với bộ phận kế hoạch thị trường để có biện pháp xử lý thích hợp. + Hạch toán đầy đủ các khoản chi phí phát sinh trong năm tài chính. + Xây dựng quy định quản lý tài chính trong Công ty. + Xây dựng kế hoạch tài chính hàng năm phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty. Lập báo cáo tài chính và báo cáo thống kê theo các quy định của Nhà nước hiện hành. e/ Phòng kinh doanh +Tham mưu cho phó giám đốc sản xuất về các hoạt động sản xuất, rà soát các kế hoạch theo pháp lệnh nhà nước. + Xây dựng quy chế bán hàng phù hợp với từng mùa, vụ và địa điểm tiêu thụ, nhằm mở rộng khai thác thị trường tiêu thụ, cạnh tranh khách hàng. + Đề xuất với Giám đốc giá bán các loại sản phẩm cho phù hợp. + Thực hiện, kiểm tra, đôn đốc công tác tiêu thụ. Đồng thời phối hợp với bộ phận quản lý tài chính và hạch toán kinh doanh để thu hồi công nợ. 35
Chuyên đề tốt nghiệp Hà Trọng Hải - Lớp Q7T1 Công tác kế hoạch và kinh doanh còn có nhiệm vụ quản lý tài sản, vật tư, thiết bị trong Công ty. Tài sản cố định là máy móc, thiết bị, nhà xưởng Công ty đầu tư vào sản xuất kinh doanh. Tất cả cán bộ công nhân viên, cổ đông trong Công ty phải có trách nhiệm bảo vệ. Các vật tư, nguyên liệu, thành phẩm của Công ty được Giám đốc giao cho bộ phận kế hoạch thị trường quản lý. Người chịu trách nhiệm chính là thủ kho. Để làm tốt công việc này, Giám đốc chỉ đạo cho bộ phận kế hoạch thị trường kết hợp với bộ phận công nghệ sản xuất có trách nhiệm: f/ Phòng kế hoạch: + Tổ chức lập kế hoạch tổng hợp ,lập kế hoạch sản xuất ,tiêu thụ sản phẩm dài hạn và ngắn hạn của công ty .Lập kế hoạch vật tư và đơn hàng ,vật tư nhập.Tham gia việc phân tích hợp đồng kinh tế. + Lập kế hoạch sản xuất cho các phân xưởng. + Điều độ tổng hợp, đồng bộ sản phẩm và kế hoạch + Thông tin sản xuất định kỳ + Phụ trách các phân xưởng sản xuất +Dự thảo hợp đồng kinh tế tại công ty với tư cách là người bán (người sản xuất ) theo dõi việc thực hiện .Giải quyết các thủ tục nhận hàng,xuất hàng,báo giá ,giao dịch thực hiện hợp đồng g/ Phòng hành chính y tế: + Chịu trách nhiệm về công tác văn thư ,soạn thảo hồ sơ, công văn,quyết định trong công ty. + Chuẩn bị các công việc để phục vụ cho các cuộc họp ,hội thảo, các cuộc họp cổ đông trong công ty. + Chịu trách nhiệm về công tác tạp vụ + Có trách nhiệm chăm lo đến đời sống, tình hình sức khoẻ cho toàn bộ cán bộ công nhân viên trong toàn công ty 36
Chuyên đề tốt nghiệp Hà Trọng Hải - Lớp Q7T1 II/ Phân tích thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần dệt 10-10 1/ Cơ cấu tổ chức các phòng ban a - Cơ cấu tổ chức phòng Tổ chức - bảo vệ Phòng Tổ chức - Bảo vệ gồm 28 người được tổ chức như sau: Chuyên Thâm niên STT Chức danh Số lượng Trình độ môn ( năm ) STT1 Trưởng phòng 1 Kinh tế Đại học > 30 năm 2 Phó phòng 2 Kinh tế Đại học > 30 năm 1 3 Tiền lương- định mức 1 Kinh tế Đại học > 25 năm 2 4 Bảo hộ lao động 1 BHLĐ Đại học > 20 năm 3 5 Bảo vệ 23 4 Cộng 28 Đồng chí trưởng phòng chịu trách nhiệm điều độ lao động, trực tiếp phụ trách công tác tổ chức cán bộ, thi đua khen thưởng, kỷ luật lao động.Phụ trách công tác nội dung quy chế của Công ty. Đồng chí phó phòng chịu trách nhiệm về công tác bảo vệ an ninh, công tác phòng chống cháy nổ và công tác quân sự . Một cán bộ chịu trách nhiệm về công tác bảo hộ lao động, tổng hợp công tác thi đua, quản lý hồ sơ nhân sự,hồ sơ bảo hiểm xã hội và quản lý hồ sơ cổ đông . Với khối lượng công việc lớn do vậy cơ cấu tổ chức của phòng như vậy là tương đối hợp lý.Trưởng phó phòng cùng các chuyên viên làm việc theo chức năng và nhiệm vụ của mình trong ngày là 470 phút - tương đối cao và đều là những người có trình độ đại học.Công việc trong phòng được giao theo đúng chuyên môn đào tạo của từng người .Trưởng, phó phòng đều là những cô chú có kinh nghiệm lâu năm làm công tác 37
Chuyên đề tốt nghiệp Hà Trọng Hải - Lớp Q7T1 quản lý do vậy có khả năng đảm nhiệm tốt các công việc được giao, ở đây đã có sự kết hợp giữa phòng tổ chức và ban bảo vệ thực hiện được tốt vấn đề tinh giảm bộ máy quản lý, phối hợp linh hoạt trong công tác bảo vệ an ninh cho Công ty.Song bên cạnh đó vấn đề về an toàn lao động trong Công ty cần được lưu tâm hơn.Toàn Công ty có rất nhiều công nhân viên nhưng chỉ có một đồng chí cán bộ kiêm nhiệm công tác BHLĐ .Mặc dù trong những năm gần đây máy móc thiết bị có hiện đại hơn nhưng chỉ có một cán bộ đảm nhiệm công việc đó thì có lẽ không tránh khỏi những hạn b - Cơ cấu phòng Kỹ thuật cơ điện Phòng Kỹ thuật cơ điện gồm 10 người được tổ chức như sau: SốSố ChuyênChuyên Thâm niên STTSTT ChứcChức danh danh TrìnhTrình độ độ ngườingười mônmôn ( Năm ) 11 TrưởngTrưởng phòng phòng 11 KỹKỹ sư sư hoá hoá ĐạiĐại học học > 20 năm 22 PhóPhó phòng phòng 22 KỹKỹ sư sư hoá hoá ĐạiĐại học học > 20 năm 33 TổTổ trưởng trưởng tổ tổ điện điện 11 TrungTrung cấp cấp > 15 năm 44 TổTổ truởng truởng tổ tổ cơ cơ 11 TrungTrung cấp cấp > 15 năm 55 TổTổ trưởng trưởng tổ tổ bảo bảo dưỡng dưỡng 11 TrungTrung cấp cấp > 15 năm 66 TạoTạo mẫu mẫu 22 ĐạiĐại học-Trung học-Trung cấp cấp 77 CôngCông nghệ nghệ máy máy 22 KỹKỹ sư sư điện điện ĐạiĐại học học Cộng Cộng 1010 Đồng chí Trưởng phòng quản lý mảng cơ, chịu trách nhiệm tổ chức chế thử sản phẩm mới, thực hiện các chương trình cải tiến kỹ thuật mới, thực hiện các biện pháp đảm bảo môi trường, xây dựng các chương trình tiến bộ kỹ thuật hàng năm. Một đồng chí phó phòng điều hành phòng khi trưởng phòng đi vắng, chịu trách nhiệm quản lý mảng điện, chịu trách nhiệm về nhuộm, sấy, tẩm.Liên hệ với các chi nhánh điện nộp tiền điện, theo dõi tiêu hao điện.Quản lý phòng thí nghiệm.Biên soạn giáo trình giảng dạy về máy văng sấy, nồi hơi, máy nhuộm. Một đồng chí phó phòng quản lý các công việc cơ điện ở địa điểm Minh 38
Chuyên đề tốt nghiệp Hà Trọng Hải - Lớp Q7T1 Khai,chịu trách nhiệm sửa chữa máy móc thiết bị, bảo dưỡng phụ tùng ở kho vật tư, quản lý trạm điện nước của Công ty Đồng chí tổ trưởng tổ điện chịu trách nhiệm chấm công điều hành tổ, phục vụ sửa chữa cung cấp điện nước cho toàn Công ty Đồng chí tổ trưởng tổ cơ chịu trách nhiệm chấm công điều hành tổ, phục vụ nhu cầu sửa chữa thiết bị , sửa chữa cơ. Tổ trưởng tổ bảo dưỡng chịu trách nhiệm chấm công điều hành tổ phục vụ bảo duỡng Hai đồng chí chịu trách nhiệm xây dựng quy trình công nghệ, kiểm tra việc thực hiện quy trình từ mắc sợi, dệt, văng, sấy.Xây dựng định mức tiêu hao vật tư phần công nghệ, đề xuất các biện pháp tiết kiệm vật tư.Báo cáo quyết toán vật tư, lên kế hoạch sửa chữa thiết bị, theo dõi trung, tiểu tu thiết bị.Định mức vật tư thiết bị, đề xuất các giải pháp tiết kiệm vật tư .Gia công phụ tùng chi tiết, kiểm định các dụng cụ đo các thiết bị áp lực.Biên soạn các giáo trình giảng dạy. Một cán bộ chịu trách nhiệm theo dõi và thực hiện công tác làm mẫu, thiết kế nhãn mác, theo dõi cắt may, thưòng xuyên cập nhật quy trình mới, thường trực công tác sáng kiến. Với chức năng nhiệm vụ quyền hạn của mình phòng kỹ thuật luôn hoàn thành nhiệm vụ.Cán bộ chủ chốt của phòng hầu hết có trình độ nhưng phòng còn có nhiều cán bộ có trình độ trung cấp nên phòng cần có kế hoạch cho nhân viên trong phòng có điều kiện bồi dưỡng thêm về chuyên môn và nghiệp vụ của mình để bắt nhịp với khoa học kỹ thuật.Nhiệm vụ của phòng gồm cả kỹ thuật mẫu và kỹ thuật sản xuất nên nhiều lúc công việc của phòng mẫu chưa được được thực hiện một cách khách quan.Vì vậy phòng nên có kế hoạch sắp xếp lại cơ cấu của mình để đáp ứng nhu cầu về chất lượng sản phẩm ngày càng cao. 39
Chuyên đề tốt nghiệp Hà Trọng Hải - Lớp Q7T1 c - Cơ cấu tổ chức phòng Kế hoạch sản xuất: Phòng Kế hoạch sản xuất gồm 9 người được tổ chức như sau: Chu Số Chuyên Thâm niên Stt Chức danh Trình độ yên người môn ( năm ) 1 Trưởngmôn phòng 1 Kinh tế Đại Học > 25 năm 2 PhóKin phòngĐại Học 1 Kinh tế Đại Học > 20 năm 3 Theoh tế dõi XNK 1 > 20 năm 4 ThốngKin kê Đạikế hoạch Học 1 Kinh tế Đại Học > 15 năm 5 Kếh hoạchtế mẫu 1 6 Thủ kho + phụ kho 2 7 NhânKin viênĐại theo Học dõi kho 1 8 XDCBh tế 1 Trung cấp Cộng 9 Trưởng phòng chịu trách nhiệm lập kế hoạch ngắn hạn dài hạn, chuẩn bị chiến lược đầu tư, tiếp nhận tính toán trả lời giáy tờ đấu thầu, có quyền đề nghị với giám đốc tăng cường bổ sung cán bộ hoặc thay thế cán bộ cho phù hợp vói nhiệm vụ.Khen thưởng kỷ luật nâng bậc đối với CBCNV trong phòng đồng thời tham gia các đoàn kiểm tra các đội sản xuất theo quyết định của giám đốc. Đồng chí phó phòng triển khai tiến độ thực hiện kế hoạch, lập kế hoạch tác nghiệp.Điều độ sản xuất vận chuyển. Tổ điều độ sản xuất lập kế hoạch sản xuất cho các tổ đội điều độ tổng hợp đồng bộ sản phẩm và kế hoạch,thông tin sản xuất định kỳ.Theo dõi tiến độ gia công, kế hoạch gia công của các tổ đội sản xuất. Bộ phận thống kê kế hoạch kiểm tra số liệu tiến độ tồn kho tiêu thụ, tiến hành kiểm kê tháng quý năm.Lập các báo cáo thống kê, theo dõi việc bảo dưỡng sửa chữa Có thể nói phòng ké hoạch có vai trò quan trọng bởi vì nó chính là nơi tiếp nhận thầu các công trình và bàn giao cho các phân xưởng tố sản xuất đem lại công việc cho 40
Chuyên đề tốt nghiệp Hà Trọng Hải - Lớp Q7T1 công nhân và CBCNV toàn Công ty Qua phân tích ở trên cho thấy phòng đã có sự phân công và kiêm nhiệm công việc do vậy phòng luôn hoàn thành nhiệm vụ đề ra.Tuy nhiên ta thấy vẫn có sự bất hợp lý.Công tác xây dựng cơ bản là một công tác quan trọng và phức tạp mà lại giao cho một đồng chí có trình độ trung cấp đảm nhiệm.Do vậy nên tạo điều kiện để đồng chí này đi học nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ.Tóm lại để hoàn thiện thì biên chế và nhiệm vụ của phòng kế hoạch phải có sự thay đổi sao cho đạt hiệu quả nhất. d - Cơ cấu phòng Đảm bảo chất lượng Phòng Đảm bảo chất lượng gồm 10 người được tổ chức như sau : Số Chuyên Trình độ Thâm niên Stt Chức Sttdanh người môn ( năm ) 1 Trưởng phòng 1 Kinh tế Đại học > 15 năm 2 Phó phòng 1 QLCL Đại học > 10 năm 3 Chất lượng văng - xấy 1 QLCL Đại học > 10 năm 4 Chất lượng cắt 1 Thợ bậc cao > 20 năm 5 Chất lượng dệt 2 QLCL Đại học > 10 năm 6 Chất lượng thành phẩm 3 Thợ bậc cao > 15 năm 7 Phụ trách mạng máy tính 1 Đại học Cộng 10 Trưởng phòng chịu trách nhiệm về công tác ISO, lập kế hoạch chất lượng, liên hệ với các cơ quan bên ngoài về chất lưọng, kiểm tra thiết bị cơ khí, thi đua khen thưởng của phòng. Phó phòng chịu trách nhiệm báo cáo tổng hợp chất lượng tuần, tháng, quí năm, phụ trách nhóm kiểm tra chất lượng Một đồng chí phụ trách mạng máy tính của Công ty, tổng hợp, đánh máy, lưu trữ văn bản ISO kiểm tra nguyên liệu điện, chuẩn bị hồ sơ tài liệu cho kiểm tra INTERTEX, SGS. 41
Chuyên đề tốt nghiệp Hà Trọng Hải - Lớp Q7T1 Một dồng chí chịu trách nhiệm kiểm tra theo dõi tổng hợp chất lượng tại phân xưởng văng xấy Hai đồng chí kiểm tra theo dõi chất lượng khu vực dệt kiểm tra nguyên liệu đầu vào của sợi dệt, tổng hợp phân tích tình hình chất lượng của các máy dệt Một đồng chí kiểm tra theo dõi chất lượng tại phân xưởng cắt theo dõi diễn biến trọng lượng g/ m , màu của vải thành phẩm, kiểm tra kiện xuất khẩu Ba đồng chí kiểm tra theo dõi chất lượng thành phẩm sau khi hoàn thành để nhập kho e - Cơ cấu tổ chức phòng Kinh doanh Phòng Kinh doanh gồm 30 người được tổ chức như sau SốSố ChuyênChuyên Thâm SttStt ChứcChức danh danh TrìnhTrình độđộ Thâm niên ngườingười mônmôn niên 11 TrưởngTrưởng phòng phòng 11 KinhKinh tếtế ĐạiĐại họchọc >> 15 15 năm năm 22 PhóPhó phòng phòng 11 KinhKinh tếtế ĐạiĐại họchọc >> 15 15 năm năm 33 KếKế toán toán bán bán hàng hàng 11 KếKế toántoán ĐạiĐại họchọc >> 10 10 năm năm 44 ThủThủ kho kho 55 TrungTrung cấpcấp 55 ThuThu mua mua vật vật tư tư 22 TrungTrung cấpcấp 66 NhânNhân viên viên bán bán hàng hàng 1313 77 VậnVận chuyển chuyển hàng hàng 66 88 KỹKỹ thuật thuật vật vật tư tư 11 Cộng Cộng 3030 Trưỏng phòng chịu trách nhiệm quản lý mua bán vật tư, tiếp cận với thị trường ,theo dõi gia công phụ tùng, đôn đốc công nợ trong và ngoài nước Phó phòng chịu trách nhiệm đẩy mạnh tiêu thụ sản phẩm, quản lý các cửa hàng giới thiệu sản phẩm, lo các thủ tục XNK quản lý kho thành phẩm Kế toán bán hàng chịu trách nhiệm theo dõi bán hàng, viết hoá đơn, quản lý hoá 42
Chuyên đề tốt nghiệp Hà Trọng Hải - Lớp Q7T1 đơn bán hàng, hoá đơn tài chính, theo dõi doanh thu, lập chứng từ bán hàng ban đầu. Hai cán bộ quản lý kho chịu trách nhiệm kiểm kê kho, tổng hợp số liệu - cân đối vật tư cho sản xuất, quản lý các hợp dồng mua hàng.Lập chứng từ ban đầu Ngoài ra còn có các thủ kho tại các chi nhánh của Công ty ở Minh Khai, Ngô Văn Sở,Trần Quý Cáp. Bộ máy nhân viên bán hàng tại các cửa hàng bán và giới thiệu sản phẩm của Công ty. Hai nhân viên chịu trách nhiệm mua vật tư và một số nhân viên chịu trách nhiệm vận chuyển hàng từ kho đến các siêu thị cửa hàng giới thiệu sản phẩm và chi nhánh f – Cơ cấu phòng Hành chính - Y tế: Phòng Hành chính - Y tế gồm 12 người được tổ chức như sau: Số Chuyên SttS Chức danh Trình độ Thâm niên người môn t 1 Trưởng phòng 1 Kinh tế Đại học > 15 năm t 2 Phó phòng 1 Kinh tế Đại học > 10 năm Đại học–Trung 3 Cán bộ y tế 4 > 20 năm cấp 4 Cán bộ văn thư-tạp vụ 3 5 Lái xe 3 Cộng 12 Đồng chí trưởng phòng chịu trách nhiệm về nhân sự, kế hoạch của phòng, quản lý tài sản cơ sở vật chất hành chính, thi đua khen thưởng của phòng Đồng chí phó phòng chịu trách nhiệm về thiết bị thông tin, chuẩn bị cho các cuộc họp hội thảo, theo dõi sửa chữa hành chính Ba cán bộ văn thư lo việc văn thư, trực điện thoại fax, quản lý con dấu và các việc khác Bốn cán bộ y tế bao gồm một trạm trưởng y tế phụ trách công tác khám chữa bệnh, công tác y tế của toàn Công ty, hai y tá và một bác sỹ chịu trách nhiệm khám chữa bệnh trực tiếp cho cán bộ công nhân viên. 43
Chuyên đề tốt nghiệp Hà Trọng Hải - Lớp Q7T1 Ngoài ra còn có một nhân viên lái xe cho ban giám đốc và hai lái xe phục vụ. Như vậy qua phân tích ở trên thì thấy phòng bố trí công việc phù hợp với chuyên môn ngiệp vụ .Công tác lái xe qua tìm hiểu cho thấy chỉ cần hai đồng chí lái xe con là đủ và công tác tạp vụ chỉ làm vào một thời gian nhất định(sáng - tối) nên cũng chỉ cần 2 đồng chí .Như vậy so với hiện tại phòng sẽ giảm biên được hai người, những ngưòi này có thể điều xuống làm trực tiếp tại các đội sản xuất hoặc Công ty tạo điều kiện để cho họ chuyển công tác. g - Cơ cấu tổ chức phòng tài vụ Phòng Tài Vụ gồm 6 người được bố trí như sau: Stt1 Chức danh Số người Chuyên môn Trình độ Thâm niên 1 Trưởng phòng 1 Kế toán Đại học > 25 năm 2 Kế toán thu chi 1 Kế toán Đại học > 20 năm 3 Kế toán tiền luơng 1 Kế toán Đại học > 20 năm 4 Kế toán NVL 1 Kế toán Đại học > 15 năm 5 Kế toán TSCĐ 1 Kế toán Đại học > 15 năm 6 Thủ quỹ 1 Kinh tế Đại học > 20 năm Cộng 6 Trưởng phòng chỉ đạo đôn đốc giám sát tất cả hoạt động tài chính của Công ty.Quản lý và kiểm tra toàn bộ công việc hạch toán của nhân viên trong phòng, là tham mưu đắc lực cho giám đốc trong việc sử dụng đồng vốn một cách có hiệu quả trong công tác sản xuất kinh doanh, công tác đối ngoại.Trưởng phòng đồng thời cũng là kế toán tổng hợp và kế toán giá thành. Kế toán thu chi khi có chứng từ xin thu chi tìên mặt, kế toán tiến hành kiểm tra chứng từ sau đó viết phiếu thu chi.Hàng ngày phải lập kế hoạch thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, căn cứ vào báo cáo chi séc của nhân viên tiếp liệu chuyển tới nếu thấy hợp lệ thì tiến hành phát séc.Cuối tháng tiến hành báo cáo và lập cho kế toán tổng hợp (trưỏng phòng) nhật ký chứng từ số 1,2 44
Chuyên đề tốt nghiệp Hà Trọng Hải - Lớp Q7T1 Kế toán tài sản cố định theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ của Công ty trên các tài khoản 211,241,411.Cuối tháng lập nhật ký chứng từ và bảng phân bổ TSCĐ. Kế toán nguyên vật liệu theo dõi TK 152, 153 hạch toán chi tiết nguyên vật liệu công cụ dụng cụ theo phương pháp ghi thẻ song song.Cuối tháng tập hợp số liệu và căn cứ liên quan lập bảng kê sổ, bảng phân bổ số 2.Chuyển tất cả phiếu xuất kho cho bộ phận kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành. Kế toán tổng hợp CFSX và tính giá thành cuối tháng căn cứ vào bảng phân bổ số1, 2 bảng phân bổ kế hoạch và các bảng kê, các nhật ký chứng từ có liên quan để lập bảng kê số 4 nhật ký chứng từ số 7, đồng thời căn cứ vào phiếu xuất kho chi tiết để vào sổ chi tiết 154 cùng với các chi phí sản xuất khác để tính giá thành sản phẩm. Thủ quỹ làm nhiệm vụ thu chi tiền mặt tiến hành ghi sổ cuối ngày đối chiếu sổ của thủ quỹ với sổ thu chi tiền mặt của kế toán thu chi. Nhìn chung mỗi đồng chí làm một nhiệm vụ kế toán từng mảng riêng cho nên công việc luôn đảm bảo tính chính xác và tiến độ làm việc.Cơ cấu cán bộ của phòng như vậy là tương đối hợp lý.Đội ngũ nhân viên của phòng đều là những cán bộ trẻ đáp ứng được yêu cầu của Công ty.Toàn bộ phòng đều là những cử nhân kinh tế, kế toán và họ đều được làm đúng với chuyên môn được đào tạo. h / Cơ cấu tổ chức các phân xưởng tổ đội sản xuất: Dựa vào chức năng, nhiệm vụ của công ty, Công ty cổ phần Dệt 10-10 có 6 phân xưởng sản xuất, bao gồm: - Phân xưởng cắt - Phân xưởng văng sấy - Phân xưởng may 1 và phân xưởng may 2 - Phân xưởng dệt 1 và phân xưởng dệt 2 Các phân xưởng sản xuất này có chức năng và nhiệm vụ như sau: 45
Chuyên đề tốt nghiệp Hà Trọng Hải - Lớp Q7T1 - Các phân xưởng sản xuất phải chăm lo đời sống và thu nhập cho CBCNV đơn vị, phối hợp với phòng kế hoạch sản xuất tham gia đấu thầu công trình, quan hệ với các chủ đầu tư. - Tổ chức triển khai việc thực hiện nhiệm vụ, thực hiện công việc được giao. Lập kế hoạch tiến độ sản xuất, biện pháp an toàn lao động, bảo hộ lao động, kế hoạch về vốn, vật tư, lao động, trang thiết bị, tiền lương để trình Công ty xét duyệt, chỉ đạo, quản lý thực hiện. - Thực hiện quy chế về quản lý kinh tế, kế hoạch, kỹ thuật, vật tư, tài chính do Công ty ban hành, đảm bảo quyền lợi của người lao động. - Thực hiện sản xuất đúng quy trình, quy phạm kỹ thuật, đảm bảo đạt chất lượng tốt, đồng thời có hiệu quả kinh tế. Quản lý tài sản vật tư, máy móc thiết bị, tiền vốn Công ty giao cho đơn vị và quản lý tài chính sử dụng theo quy chế quản lý của Nhà nước và của Công ty. - Quản lý lực lượng lao động, thực hiện giao việc cho tổ sản xuất, thực hiện việc phân phối tiền lương công bằng, thực hiện đầy đủ các chế độ quy định đối với người lao động do Công ty hướng dẫn, tổ chức các phong trào thi đua trong đơn vị nhằm xây dựng đơn vị vững mạnh về mọi măt. - Các quản đốc phải chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty và pháp luật về hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như các mặt quản lý khác của đơn vị mình. Các phân xưởng sản xuất đều có chức năng, nhiệm vụ tương tự nhau. Các phân xưởng đều có mô hình tổ chức như sau: 46
Chuyên đề tốt nghiệp Hà Trọng Hải - Lớp Q7T1 Quản đốc Phó quản đốc Tổ sản xuất 1 Tổ sản xuất 2 Tổ sản xuất n 2 - Mối quan hệ công tác trong cơ cấu tổ chức quản lý Mối quan hệ công tác trong cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty bao gồm quan hệ chỉ đạo và quan hệ chức năng Quan hệ chỉ đạo: là quan hệ giữa giám đốc với các phó giám đốc, các trưởng phòng ban chức năng, các quản đốc, tổ trưởng và toàn thể CBCNV.Mọi mệnh lệnh chỉ thị công tác sản xuất kinh doanh của tổng giám đốc đều phải được các trưởng các phòng ban, cũng như toàn thể cán bộ công nhân viên trong Công ty nghiêm chỉnh chấp hành.Đảm bảo thực hiện nghiêm túc chế độ một thủ trưởng.Ngoài ra mối quan hệ giữa trưởng các phòng ban đối với các nhân viên trong phòng, giữa giám đốc Công ty, giữa quản đốc phân xưởng với CBCNV trong xưởng cũng là mối quan hệ chỉ đạo.Mọi mệnh lệnh của trưởng phòng, của quản đốc phải được toàn bộ CBCNV trong phòng trong phân xưởng nghiêm chỉnh chấp hành. Mối quan hệ chức năng: Là mối quan hệ giữa các phòng chức năng với nhau và mối quan hệ giữa các phòng chức năng với các đơn vị trực thuộc.Trong toàn Công ty trách nhiệm chung của các phòng chức năng và các đơn vị trực thuộc là phải hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao vừa phải phối hợp chặt chẽ với các phòng ban phân xưởng khác nhằm đảm bảo cho tất cả các lĩnh vực công tác trong Công ty được tiến hành đồng bộ 47
Chuyên đề tốt nghiệp Hà Trọng Hải - Lớp Q7T1 a/ Mối quan hệ của phòng Tài Vụ Cùng với phòng kế hoạch và phòng kinh doanh xây dựng giá thành vật tư nguyên liệu trong và ngoài nước để phục vụ cho sản xuất.Kết hợp với phòng tổ chức bảo vệ lập kế hoạch lao động, tiền lương và báo cáo tình hình thực hiện về vấn đề thanh toán tiền lương và quỹ lương, khoán khối lượng sản phẩm tới các đơn vị, quyết toán các hợp đồng khoán,quan hệ với phòng kỹ thuật về định mức kỹ thuật Số lượng vốn Phòng cần cho kinh Kế hoạch doanh Kế hoạch tiền lương Phòng đào tạo mua sắm thiết Phòng Tài Vụ bị BHLĐ,duyệt lương Tổ Chức Phòng Kế hoạch Phòng Kinh Doanh sản xuất kinh doanh Kinh Doanh b/ Mối quan hệ công tác của phòng tổ chức bảo vệ: Tham gia cùng các tổ chức Đảng,đoàn thể trong Công ty về việc tổ chức học tập giáo dục chính trị tư tưởng cho CBCNV của Công ty.Quan hệ với các phòng ban trong việc bố trí, sắp xếp đề bạt, nâng lương khen thưởng kỷ luật Các phòng kỹ thuật, kế hoạch kinh doanh tài vụ tham gia cùng phòng tổ chức bảo vệ các vấn đề liên quan đến công tác qui hoạch, kế hoạch, tài liệu đào tạo bồi dưỡng CBCNV, định mức lao động khoán sản phẩm . 48 Các phân xưởng
Chuyên đề tốt nghiệp Hà Trọng Hải - Lớp Q7T1 Kế hoạch sản xuất kinh doanh ảnh kinh doanh ảnh Phòng Điều phối hưởng đến việc Kếsử hoạch SXKD hưởng đến việc sử Kinh Doanh lao động dụng lao động năm,quý,tháng Kế hoạch tiền Phòng Kế hoạch lương đào tạo mua Khả năng Phòng Tổ Chức tiền lương sắm thiết bị BHLĐ, Tiền mặt Tài Vụ duyệt lương Kế hoạch sản xuất Điều chỉnh Kế hoạch SXKD Điều chỉnh kinh doanh ảnh Kế hoạch SXKD Phòng lao động hưởng đến việc sử năm ,quý ,tháng Kế Hoạch dụng lao động Bố trí đề bạt và sử dụng cán bộ c/ Phòng kỹ thuật Kết hợp với phòng tổ chức xây dựng định mức nhân công kỹ thuật và điều chỉnh định kỳ cho hợp lý phối hợp về mặt thời gian và nội dung đào tạo nâng bậc công nhân, phối hợp với các đơn vị có liên quan trong vệc xử lý sản phẩm không phù hợp d/ Mối quan hệ của phòng hành chính: Trong hoạt động chung mối quan hệ của phòng hành chính với các phòng khác là tổng hợp truyền đạt và đôn đốc thực hiện các chủ trương chính sách, chỉ thị nghị quyết kế hoạch chương trình công tác của nhà nước, cơ quan cấp trên và Công ty đến các đơn vị 49
Chuyên đề tốt nghiệp Hà Trọng Hải - Lớp Q7T1 Các văn bản do đơn vị chuẩn bị thiết lập và ban hành đều phải qua phòng Hành chính.Các đơn vị phải chịu trách nhiệm về nội dung văn bản đó. Duy trì và phối hợp với các đơn vị để thực hiện các nội quy, quy định về lề lối làm việc, về hành chính, quản trị, đời sống của nhân viên trong phạm vi Công ty e/ Phòng kế hoạch Xây dựng kế hoạch phân công sản xuất cho hoạt động sản xuất được nhịp nhàng ăn khớp xây dựng kế hoạch tác nghiệp đề xuất các giải pháp hợp lý và tổ chức sản xuất nhằm thực hiện có hiệu quả nhiệm vụ sản xuất kinh doanh.Để thực hiện tốt công việc của mình phòng kế hoạch sản xuất phải liên hệ với các phòng ban khác trong Công ty Kế hoạch sản xuất Phòng kinh doanh (nắm vững Phòng Kinh Doanh thời gian bắt đầu và Kinh Doanh kết thúc hợp đồng) Định mức kinh tế Phòng kỹ thuật Kỹ Thuật Phòng Kế hoạch sản xuất Kế hoạch số lượng vật Tổng kho tư hàng hoá và kế Tổng kho hoạch mua sắm Theo dõi tiến độ Các sản xuất Phân xưởng Qua việc phân tích mối quan hệ giữa các phòng ban xí nghiệp trong Công ty cho ta thấy những bất hợp lý trong mối liên hệ sẽ làm ảnh hưởng đến chất lượng thông tin.Việc vây dựng và hoàn thiện bộ máy quản lý hay là mối quan hệ giữa người với người trong quản lý.Mối liên hệ giữa cá thành viên trong Công ty là để thực hiện nghiêm các nhiệm vụ đã được phân công cho từng người và để tổ chức một tập thể lao 50
Chuyên đề tốt nghiệp Hà Trọng Hải - Lớp Q7T1 động quản lý tốt có đủ khả năng hoàn thành công việc một cách đồng bộ và năng suất chất lượng cao, có bầu không khí hoà hợp.Các phòng ban các đơn vị có mối liên hệ mật thiết với nhau thường xuyên được sự theo dõi của ban giám đốc.Đội ngũ cán bộ quản lý là yếu tố quyết định đến các hoạt động sản xuất kinh doanh .Mối quan hệ của từng các nhân với tập thể và giữa các cá nhân với nhau trên cơ sở đó giúp đỡ và hỗ trợ lẫn nhau trong công việc.Tại Công ty dưới sự chỉ đạo của ban giám đốc đã hình thành mối quan hệ giữa các phòng ban. Tuy nhiên trong Công ty bên cạnh những tập thể và cá nhân có tinh thần lao động tốt còn có một số cá nhân có tính ỷ lại không nhiệt tình trong công tác từ dó không đảm bảo chất lượng công việc gây khó khăn trong tổ chức lao động sản xuất kinh doanh của Công ty. Vì vậy Công ty cần có biên pháp kiên quyết cụ thể chấn chỉnh tổ chức lại việc bố trí sắp xếp sử dụng cán bộ kiên quyết gạt bỏ những phần tử có ý thức kém nhằm thực hiện công tác hoàn thiện bộ máy quản lý của Công ty. Tóm lại tất cả các phòng ban trong Công ty đều có mối quan hệ mật thiết với nhau tạo điều kiện giúp nhau hoàn thành nhiệm vụ được giao và kết hợp hướng dẫn các đơn vị thành viên hoạt động đúng quy chế, chế độ của nhà nước và Công ty sao cho hiệu quả sản xuất kinh doanh đạt được là cao nhất.Qua việc phân tích các hoạt động của các bộ phận trong cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty ta thấy được việc bố trí sử dụng và tình hình thực hiện các chức năng nhiệm vụ ở một số phòng ban chưa tốt.Để khắc phục tình trạng này Công ty cần tổ chức bố trí lại lao động cho phù hợp, giảm bớt số lượng công nhân viên quản lý sao cho phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ .Thực hiện tốt những vấn đề trên nghĩa là Công ty đã hoàn thành một bước công tác xây dựng và hoàn thiện bộ máy quản lý . III/ Đánh giá chung về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty ưu điểm : Về bộ máy quản lý của Công ty ta thấy mô hình quản lý theo kiểu trực tuyến chức năng đã thực sự phát huy được hiệu qủa trong cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp mang lại hiệu quả và năng suất lao động cao trong những năm gần đây 51
Chuyên đề tốt nghiệp Hà Trọng Hải - Lớp Q7T1 Công ty đã thực hiện nghiêm ngặt chế độ một thủ trưởng như vậy là phù hợp với mô hình và loại hình sản xuất kinh doanh của Công ty.Việc phân cấp của Công ty cũng tiến hành hợp lý với đầy đủ chức năng đã tạo điều kiện cho các cơ quan cấp dưới phát huy được tiềm năng sáng tạo của mình Công ty đã có sự chú trọng đến việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trong những năm gần đây,các phòng ban được sắp xếp lại phù hợp vói đặc điểm sản xuất kinh doanh tạo hiệu quả cao, tạo sự phối hợp nhịp nhàng hơn trong công việc.Việc bố trí cán bộ quản lý đã có sự đổi mới, đa số cán bộ quản lý đều có trình độ đại học trở lên.Đây quả là sự phấn đấu nỗ lực của Công ty trong việc tinh chế đội ngũ cán bộ. Công ty đã áp dụng các hình thức phân công và hợp tác lao động quản lý, phân công lao động theo chức năng tạo ra cơ cấu lao động tương đối phù hợp với đặc điểm của Công ty.Trong các bộ phận có sự phân cấp cụ thể của từng nhân viên, dễ gắn tinh thần trách nhiệm cao đối với công việc Nhược điểm: Thoát ra từ nền kinh tế tập trung quan liêu bao cấp chuyển sang nền kinh tế thị trường là một vấn đề không phải dễ, bởi tập tục làm việc, lề lối làm việc với hiệu quả thấp, việc chấp hành về thời gian làm việc của một số cán bộ quản lý đôi khi chưa được nghiêm túc. Cán bộ quản lý là những người có nhiều kinh nghiệm trong công tác quản lý nhưng có những hạn chế về mặt ngoại ngữ tin học Chưa có những biện pháp hữu hiệu tạo động lực mạnh để cán bộ công nhân viên phát huy hết khả năng, năng lực của mình Vấn đề tiền thưởng còn chưa được hợp lý bởi ở nhiều bộ phận khối lượng công việc ít họ dễ dàng hoàn thành kế hoạch còn ở những bộ phận khác do tính chất công việc hay do số lượng công việc lớn do vậy việc hoàn thành kế hoạch là khó vì vậy tạo sự chênh lệch tiền thưởng của cán bộ công nhân viên giữa các phòng ban Trong công tác kế hoạch chuẩn bị vật tư nguyên liệu cho sản xuất có lúc chưa kịp thời chưa đồng bộ có khi xảy ra tình trạng đang sản xuất đơn hàng này lại phải dừng lại để chuyển sang sản xuất đơn hàng mặt hàng khác, ảnh hưởng đến tiến độ sản 52
Chuyên đề tốt nghiệp Hà Trọng Hải - Lớp Q7T1 xuất năng suất lao động Công tác cập nhật thống kê báo cáo các số liệu chứng từ sổ sách của các phòng ban nghiệp vụ chưa được thường xuyên, có khi thiếu chính xác.Vì thế việc giúp cho lãnh đạo nắm bắt tình hình để chỉ đạo kịp thời trong sản xuất kinh doanh và các mặt hoạt động khác chưa cao. Ngoài ra việc tiêu chuẩn hoá cán bộ quản lý và sắp xếp nhân sự theo chức danh thực hiện chưa đầy đủ và triệt để dẫn đến có nhiều cán bộ phòng ban ôm đồm nhiều công việc trong cùng một lúc. Kiểu tổ chức bộ máy quản lý theo cơ cấu trực tuyến chức năng chỉ phù hợp với doanh nghiệp có qui mô sản xuất nhỏ. Nhưng Công ty Cổ phần Dệt 10-10 đang làm ăn ngày càng phát đạt, qui mô sản xuất đang có xu hướng mở rộng. Do vậy đòi hỏi bộ máy quản lý cũng phải phát triển để điều hành, quản lý được Công ty. Từ những vấn đề trên, chúng ta thấy rằng Công ty còn cần phải hoàn thiện hơn nữa công tác tổ chức bộ máy quản lý, giảm thiểu chi phí và làm cho bộ máy quản lý chuyên, tinh, gọn nhẹ, phù hợp với qui mô sản xuất kinh doanh của Công ty, phát huy được những ưu điểm và khắc phục dần những nhược điểm, tạo ra được thế mạnh để đứng vững và đi lên. Đối với phòng Tổ chức – Bảo vệ, cần quan tâm hơn nữa tới công tác bảo hộ lao động cho cán bộ công nhân viên trong công ty.Hiện nay công ty cổ phần Dệt 10-10 có rất nhiều công nhân, việc sản xuất buộc công nhân phải gắn liền với máy móc thiết bị,từ đó đòi hỏi việc trang bị các phương tiện, thiết bị bảo hộ lao động là rất cần thiết .Việc quản lý trang bị bảo hộ lao động cho công nhân chỉ có một đồng chí chịu trách nhiệm.Với khối lượng công việc lớn như vậy, Công ty nên bổ sung thêm cán bộ vào vị trí này để có thể chăm lo tốt hơn công tác trang bị bảo hộ cho công nhân. Đối với phòng Kỹ thuật cơ điện, công tác tạo mẫu do các đồng chí có trình độ Đại học và trung cấp đảm nhiệm.Ngày nay, do cạnh tranh trên thị trường rất khốc liệt vì vậy việc thay đổi mẫu mã thưòng xuyên cũng là một công cụ sắc bén để tạo lợi thế trong cạnh tranh.Công ty cần tạo điều kiện để các đồng chí có trình độ trung cấp được 53
Chuyên đề tốt nghiệp Hà Trọng Hải - Lớp Q7T1 đi học thêm, nâng cao trình độ tay nghề lẫn chuyên môn, có thể vận dụng được các tiến bộ khoa học kỹ thuật mới vào việc tạo mẫu, tạo dáng cho sản phẩm của doanh nghiệp. Đối với phòng Kế hoạch sản xuất, đây là phòng rất quan trọng trong công ty.Hầu hết các hợp đồng kinh tế, các đơn hàng của Công ty đều do phòng Kế hoạch sản xuất liên hệ và ký kết.Ngày nay với xu thế hội nhập kinh tế toàn cầu, việc giao dịch, ký kết hợp đồng với các đối tác nước ngoài đòi hỏi mọi người phải có trình độ ngoại ngữ nhất định.Hầu hết cán bộ của phòng kế hoạch sản xuất lại là người công tác lâu năm, trước kia chưa có điều kiện học ngoại ngữ.Vì thế, công ty nên tổ chức cho các cán bộ này đi học thêm ngoại ngữ .Có thể cử cán bộ đi học tại chức hoặc mở lớp bồi dưỡng, học thêm ( nếu cần) cho cán bộ công nhân viên tại công ty vào các ngày nghỉ trong tuần hoặc vào các buổi tối .Từ đó có thể nâng cao về trình độ ngoại ngữ cho cán bộ công nhân viên trong công ty nói chung và cho đội ngũ cán bộ quản lý nói riêng. Đối với công tác xây dựng cơ bản, hiện nay công tác này đang do một đồng chí đảm nhiệm nhưng do trình độ của đồng chí này là trung cấp nên vẫn còn gặp nhiều hạn chế khi thực hiện công việc.Hiện nay, công ty đang trong giai đoạn hoàn thiện cơ sở vật chất tại Minh Khai, vì thế công việc này hiện đang rất phức tạp.Để khắc phục điều này, công ty có thể tạo điều kiện cho đồng chí này đi học thêm để nâng cao trình độ hoặc tuyển mới thêm nhân viên cho bộ phận này. Đối với phòng Tài Vụ, khối lượng làm việc ngày càng lớn, do đặc thù của công việc kế toán rất phức tạp,Hiện nay trong phòng chỉ có 3 chiếc máy vi tính vì thế công ty cần phải trang bị thêm máy vi tính cho nhân viên trong phòng.Công ty cũng cần phải chú trọng đến công tác bồi dưỡng thêm nghiệp vụ cho các nhân viên trong phòng kế toán.Hiện nay công ty cũng đã áp dụng kế toán máy trong công việc hạch toán kinh doanh của mình ,nhưng hệ thống kế toán luôn luôn được sửa chữa, các chuẩn mực kế toán thường xuyên được thay đổi cho phù hợp với tình hình trong khu vực và trên thế giới.Hầu hết các cán bộ trong phòng Tài Vụ hiện nay đều đã có thâm niên công tác 54
Chuyên đề tốt nghiệp Hà Trọng Hải - Lớp Q7T1 trên 20 năm, vì vậy chuyên môn có thể vững vàng nhưng kiến thức mới về các hệ thống tài khoản mới có lẽ chưa được đủ, chưa được áp dụng thường xuyên.Vì thế công ty có thể cần phải tuyển mới thêm một nhân viên kế toán để có thể sử dụng được các phương pháp kế toán mới bây giờ. 55
Chuyên đề tốt nghiệp Hà Trọng Hải - Lớp Q7T1 Tình hình lao động trong công ty cổ phần dệt 10-10 Đầu năm 2003 Dệt 1 Dệt 2 V.sấy Cắt May 1 May 2 KTCĐ TCBV ĐBCL KHSX TV KD HCYT Tổng số CBCNV 78 45 62 49 79 84 10 28 10 9 6 30 12 502 Nữ 58 30 16 34 65 72 3 10 4 3 6 17 6 324 Trong đó bao gồm CBQL 2 2 2 1 4 4 3 5 3 3 2 3 2 36 TTSX 5 3 7 2 5 4 3 29 Công Đoàn 5 3 8 5 4 3 1 1 1 1 1 33 Lao động 1 1 10 8 5 25 học nghề Nữ 1 5 6 3 1 16 Lao động 3 7 1 3 1 2 4 1 22 thời vụ Nữ 3 1 3 1 8 56
Chuyên đề tốt nghiệp Hà Trọng Hải - Lớp Q7T1 Trình độ đội ngũ cán bộ quản lý trong các phòng ban và phân xưởng ở công ty cổ phần dệt 10-10 Tổng Dệt 1 Dệt 2 V.Sấy Cắt May 1 May 2 TCBV KTCĐ ĐBCL KHSX TV KD HCYT cộng Đại học 2 2 2 1 3 3 4 4 6 3 6 3 2 41 Trung cấp 4 3 4 1 1 1 4 1 7 4 30 Thợ 1 2 2 1 4 4 1 4 19 bậc cao PTTH 1 1 1 3 Tổng cộng 7 8 9 3 9 8 4 9 10 4 6 10 6 93 ( Nguồn : Phòng Tổ chức – Bảo vệ Công ty cổ phần Dệt 10-10 ) 57
Chuyên đề tốt nghiệp Hà Trọng Hải - Lớp Q7T1 Phần III Mục tiêu của việc hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý Công ty Cổ phần dệt 10-10 Việc hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý của Công ty phải đạt được những mục tiêu cụ thể sau đây: - Nâng cao được tính năng động của bộ máy quản lý, đem lại hiệu quả lao động cao hơn, làm cho các chỉ tiêu của Công ty được nâng cao như: chỉ tiêu năng suất lao động, tiết kiệm quỹ lương. - Xây dựng được cơ cấu gọn nhẹ hơn, phản ứng linh hoạt với bất cứ tình huống nào xảy ra, làm cho các quyết định được thực hiện nhanh chóng. Bộ máy quản lý gọn nhẹ sẽ đảm bảo tính chính xác, tiết kiệm được các chi phí sản xuất, lưu thông, phục vụ - Phân công theo nhiệm vụ và bố trí cán bộ nhằm khai thác tốt hơn khả năng trình độ của cán bộ công nhân viên, đánh giá đúng đắn, công bằng sự đóng góp và khả năng, trình độ cán bộ. - Chức năng, nhiệm vụ của từng cán bộ công nhân viên được xác định rõ ràng, tránh được những khâu trung gian, những việc thừa, những người quen dựa dẫm vào người khác. - Khuyến khích động viên cán bộ công nhân viên học tập, rèn luyện phấn đấu nâng cao trình độ về mọi mặt. Việc hoàn thiện công tác theo chức năng và bố trí cán bộ làm cho công việc không bị xé lẻ mà liên hệ mật thiết với nhau, các cán bộ hiểu biết về nhiều loại công 58
Chuyên đề tốt nghiệp Hà Trọng Hải - Lớp Q7T1 việc, có khả năng đảm nhiệm một khối lượng công việc lớn và hoàn thiện chất lượng cao. Hoàn thiện phân công lao động theo chức năng là bố trí cán bộ kiêm nhiệm nhiều chức vụ, giảm bớt số lượng lao động quản lý, nâng cao chất lượng công tác, tiết kiệm quản lý, tiết kiệm thời gian và đặc biệt là quỹ lương của Công ty. Đồng thời các biện pháp khuyến khích vật chất tinh thần, cải thiện điều kiện làm việc cũng nhằm mục tiêu chung là tạo động lực cho lao động quản lý, góp phần củng cố và hoàn thiện hơn nữa tổ chức lao động quản lý nâng cao được hiệu lực quản lý, tăng thêm sức mạnh cạnh tranh trên thị trường. Những giải pháp kiến nghị Qua nghiên cứu và phân tích tình hình tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần Dệt 10-10, ta đã thấy được hiệu quả hoạt động của bộ máy quản lý nói riêng và của cán bộ công nhân viên toàn Công ty nói chung. Để khắc phục được những tồn tại và nâng cao hiệu quả của công tác tổ chức lao động quản lý, Công ty cần áp dụng đồng thời những biện pháp khác nhau. Dưới đây tôi xin đề xuất một số ý kiến và giải pháp nhằm hoàn chỉnh hơn nữa công tác tổ chức lao động quản lý ở Công ty. 1 - Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý. Trong cơ chế thị trường, trước những yêu cầu gắt gao của nền kinh tế, bộ máy quản lý của Công ty phải được hoàn thiện theo hướng chuyên, tinh, gọn nhẹ, phù hợp với mục tiêu sản xuất kinh doanh. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo mối quan hệ hợp lý với số lượng, với khâu quản lý ít nhất. Để đạt được điều này, đòi hỏi cán bộ lãnh đạo Công ty, bộ phận tổ chức cán bộ phải có sự mạnh dạn quyết tâm trong sắp xếp, bố trí lại tổ chức cán bộ, phải có sự nhìn nhận khách quan phù hợp với tình hình chung. Có như vậy bộ máy quản lý mới năng động, đi sát vào phục vụ sản xuất kinh doanh. Một trong những biện pháp Công ty có thể áp dụng là xác định lại định mức cho lao động quản lý. 59
Chuyên đề tốt nghiệp Hà Trọng Hải - Lớp Q7T1 Xác định đúng số lượng biên chế là một việc hết sức cần thiết và cũng gặp không ít khó khăn, bởi ta phải căn cứ vào nhiều nội dung để xác định. Đối với một đơn vị sản xuất kinh doanh như Công ty Cổ phần Dệt 10-10 ta có thể căn cứ vào các phương pháp xây dựng mức lao động để xác định số lượng biên chế.Thực tế cho thấy, trong Công ty bố trí lao động chưa phù hợp với năng lực ( Ví dụ như công tác tạo mẫu và công tác XDCB ). Một số lao động có trình độ không cao, một số khác lại bố trí không phù hợp với ngành nghề đã được đào tạo. Những lao động này hoàn thành được công việc chủ yếu là nhờ vào kinh nghiệm làm việc lâu năm( Ví dụ : nhân viên kiểm tra chất lượng thành phẩm ). Để khắc phục tình trạng này, Công ty nên có kế hoạch đào tạo lại, tuyển chọn những người có chuyên môn, sắp xếp bố trí công việc một cách hợp lý, cụ thể trong từng bộ phận. Đối với công tác hành chính và quản lý tài chính - hạch toán kinh doanh, tuy khối lượng công việc lớn nhưng cán bộ công nhân viên trong từng bộ phận vẫn đảm bảo hoàn thành tốt các công việc được giao. Đối với bộ phận này, Công ty cần trang bị thêm các thiết bị hỗ trợ cho công việc như máy vi tính, máy Photocopy. Quan trọng hơn cả là phải không ngừng khuyến khích mọi người tự nâng cao trình độ, kiến thức liên quan đến công việc. Với phòng Kinh doanh, biên chế 30 người như hiện nay là quá đông. Các nhân viên thu mua vật tư và tiếp thị - tiêu thụ sản phẩm không nên xếp vào biên chế lao động quản lý. Hai khâu thu mua vật tư và tiêu thụ sản phẩm nên giao cho hai chuyên viên quản lý và chịu trách nhiệm trực tiếp với Chuyên viên chính. Như vậy, chuyên viên quản lý công tác thu mua vật tư sẽ quản lý 7 nhân viên, chuyên viên quản lý công tác tiêu thụ sản phẩm sẽ quản lý 20 nhân viên. Tổng cộng 27 nhân viên này ta sẽ đưa vào biên chế lao động trực tiếp chứ không phải là lao động quản lý. Trong số 27 người này, có 3 người đã tốt nghiệp đại học. Công ty nên tổ chức bồi dưỡng thêm để bổ sung 3 người này vào biên chế của phòng. Biên chế của phòng trong tương lai như sau: Chuyên viên chính - (Trưởng phòng) 1 người Chuyên viên quản lý thu mua vật tư 1 người 60
Chuyên đề tốt nghiệp Hà Trọng Hải - Lớp Q7T1 Chuyên viên quản lý tiêu thụ sản phẩm 1 người Thủ kho 5 người Tổng cộng : 8 người Trong công tác quản lý điều hành kỹ thuật- công nghệ -sản xuất và chất lượng sản phẩm, nên giảm bớt nhân viên quản lý để bộ máy gọn nhẹ hơn. Chuyên viên chính kiêm phó giám đốc phụ trách sản xuất sẽ chỉ đạo chung toàn bộ các vấn đề liên quan đến kỹ thuật sản xuất. Số lượng nhân viên KCS cũng nên giảm để phù hợp với quy mô sản xuất của Công ty. Biên chế mới: - Chuyên viên chính:Quản lý công tác kỹ thuật - Công nghệ. 1 người - Chuyên viên chính: Quản lý chất lượng sản phẩm 1 người - Nhân viên quản lý kinh tế 1 người - Nhân viên quản lý kỹ thuật 7 người - Nhân viên KCS 4 người Tổng cộng : 14 người So với biên chế cũ, giảm được 20 - 14 = 6 người. Qua việc sắp xếp lại tổ chức nhân sự như trên, hầu hết các bộ phận sẽ hoạt động có hiệu quả hơn, tiết kiệm được hao phí thời gian lao động, giảm bớt chi phí gián tiếp. Ngoài việc bố trí sắp xếp lại cán bộ nhân viên quản lý, em thấy cần phải nâng cao chất lượng cán bộ nhân viên quản lý trong các bộ phận quản lý nói riêng và toàn Công ty nói chung. Do cả 3 thành viên của Ban Giám đốc đều đồng thời là thành viên của Hội đồng quản trị, Chuyên viên quản lý công tác kế hoạch - sản xuất cũng là thành viên Hội đồng quản trị, Chuyên viên quản lý công tác thị trường kiêm Kiểm soát viên trưởng, nhân viên quản lý kinh tế của bộ phận điều hành kỹ thuật- công nghệ- sản xuất kiêm kiểm soát viên. Do tình trạng kiêm nhiệm trong bố trí lao động quản lý nên thực sự lao động quản lý còn lại sẽ là 47 người. Nếu tính cả nhân viên bảo vệ, lái xe, nhân viên tạp 61
Chuyên đề tốt nghiệp Hà Trọng Hải - Lớp Q7T1 vụ thì biên chế lao động gián tiếp sẽ là 73 người. So với biên chế cũ giảm: 104 -73 = 31 người. Cơ sở xây dựng biên chế lao động quản lý mới Biên chế Biên chế STT Bộ phận quản lý cũ mới 1 Hội đồng quản trị 5 5 Biên Biên chế 2STTBan giám đốc Bộ phận quản lý 3 3 chế cũ mới 3 Ban kiểm soát 2 2 1 Hội đồng quản trị 6 6 4 Công tác tổ chức cán bộ-hành chính 40 38 2 Ban giám đốc 3 3 5 Công tác tài chính và hạch toán kinh doanh. 6 6 3 Ban kiểm soát 2 2 6 Công tác kinh doanh tiêu thụ sản phẩm 30 8 4 Công tác tổ chức cán bộ-hành chính 40 38 7 Công tác điều hành kỹ thuật - công nghệ 10 7 5 Công tác tài chính và hạch toán kinh doanh. 6 6 8 Công tác chất lượng sản phẩm (KCS) 8 4 6 Công tác kế hoạch và Marketing 30 8 Cộng 104 73 2- Hoàn thiện chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận. Để nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác quản lý giữa các bộ phận quản lý thì quan hệ giữa chúng và các chức năng nhiệm vụ trong từng bộ phận phải luôn luôn được hoàn thiện. Muốn thực hiện được việc này phải tiến hành phân tích, đánh giá tình hình thực hiện các chức năng đã quy định, khối lượng công việc ở các bộ phận, cũng như mỗi lao động quản lý ; phát hiện ra khâu yếu trong việc phân bổ khối lượng công tác, phân chia quyền hạn, trách nhiệm, phân định nhiệm vụ cho các bộ phận quản lý; tỷ lệ giữa cán bộ gián tiếp so với lao động trực tiếp. Trên cơ sở đó đánh giá sự hợp lý, đề ra các biện pháp nhằm hoàn thiện chức năng, nhiệm vụ và mối quan hệ giữa các bộ phận quản lý. Trong quá trình nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận quản lý, em thấy các chức năng, nhiệm vụ đó tương đối hoàn chỉnh, chặt chẽ. Song em cũng mạnh 62
Chuyên đề tốt nghiệp Hà Trọng Hải - Lớp Q7T1 dạn xin đưa ra một số kiến nghị, bổ sung thêm nhằm hoàn thiện hơn nữa chức năng, nhiệm vụ của một số bộ phận quản lý tiêu biểu. a/ Ban giám đốc. Giám đốc Công ty là người đại diện pháp nhân của Công ty trong mọi giao dịch, trực tiếp điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Giám đốc có các quyền hạn và nhiệm vụ sau: - Điều hành và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty theo Nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị, Nghị quyết của Đại hội cổ đông, Điều lệ Công ty và tuân thủ pháp luật. - Bảo toàn và phát triển vốn, thực hiện phương án kinh doanh đã được Hội đồng quản trị phê duyệt và thông qua Đại hội cổ đông. - Xây dựng và trình Hội đồng quản trị: kế hoạch dài hạn và kế hoạch hàng năm. - Quyết định các biện pháp tuyên truyền quảng cáo, tiếp thị, các biện pháp khuyến khích mở rộng sản xuất. - Đề nghị Hội đồng quản trị bổ nhiệm và miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật các chức danh: Phó Giám đốc, Kế toán trưởng. - Quyết định, bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng đối với cán bộ công nhân viên dưới quyền. - Ký kết các hợp đồng kinh tế theo luật định. - Báo cáo trước Hội đồng quản trị tình hình, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. - Có quyền phản đối những quyết định của Hội đồng quản trị nếu thấy trái Điều lệ và trái Nghị quyết của Đại hội cổ đông hoặc trái với Pháp luật. Đồng thời phải có trách nhiệm thông báo ngay cho các Kiểm soát viên. 63
Chuyên đề tốt nghiệp Hà Trọng Hải - Lớp Q7T1 - Giám đốc Công ty có thể uỷ nhiệm cho các Phó Giám đốc hoặc người khác thay mình giải quyết một số công việc của Công ty và chịu trách nhiệm trước pháp luật về sự uỷ quyền, uỷ nhiệm của mình. Để hoàn thành tốt chức năng, nhiệm vụ của mình, Giám đốc nên phụ trách chung và uỷ quyền cho các Phó Giám đốc Công ty điều hành theo từng lĩnh vực. Giữa hai Phó Giám đốc phải có mối liên hệ thường xuyên, chặt chẽ, tránh tình trạng có công việc mà không ai chỉ đạo hoặc có việc mà hai hay ba người cùng chỉ đạo. Từ đó mới tạo nên sự thống nhất cao. Nhiệm vụ và quyền hạn của Phó Giám đốc: - Chỉ đạo những lĩnh vực công việc cụ thể và tổ chức thực hiện những nhiệm vụ được Giám đốc Công ty giao và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về kết quả công việc đó. - Thay mặt Giám đốc và được sử dụng quyền hạn của Giám đốc để giải quyết các công việc được giao. Nhiệm vụ cụ thể của từng Phó Giám đốc được phân công theo khối lượng công việc thể hiện bằng văn bản, phù hợp với đặc điểm, yêu cầu đòi hỏi của hoạt động sản xuất kinh doanh và trình độ, năng lực, khả năng nhận hoàn thành công việc của từng người ở từng thời kỳ. - Trong phạm vi công việc được giao, các Phó Giám đốc phải chủ động xây dựng chương trình công tác cho mình thực hiện tốt các bước: chỉ đạo, tổng hợp và báo cáo kết quả công việc, đề xuất những ý kiến, biện pháp thực hiện công việc với Giám đốc. - Khi cần kết hợp giữa các khối công việc thì các Phó Giám đốc cần chủ động bàn bạc với nhau để có sự thống nhất, tránh sự chồng chéo hoặc bỏ sót công việc. Trường hợp không nhất trí thì báo cáo Giám đốc quyết định. - Các công việc được Giám đốc uỷ quyền cho các Phó Giám đốc ở nhà trực tiếp giải quyết khi Giám đốc đi công tác vắng hoặc Phó Giám đốc đi họp thay, khi 64
Chuyên đề tốt nghiệp Hà Trọng Hải - Lớp Q7T1 hoàn thành đều phải báo cáo kết quả giải quyết để Giám đốc biết theo đúng quy chế làm việc của Công ty hiện hành. - Trường hợp Giám đốc đi vắng mà khi thực hiện công việc vượt quá quyền hạn của mình, nếu xét thấy công việc có tính cấp bách thì tranh thủ ý kiến của các thành viên trong Ban giám đốc và các thành viên Hội đồng quản trị có mặt mới giải quyết. b/ Công tác Tổ chức nhân sự. Nhiệm vụ chính của Phòng Tổ chức – Bảo vệ là quản lý nhân sự và tiền lương của Công ty. Giúp Giám đốc và Đảng uỷ Công ty nghiên cứu chấp hành và quản lý việc chấp hành đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước. Quản lý và chỉ đạo công tác cán bộ, lao động tiền lương, đào tạo, thi đua, khen thưởng. - Công tác tổ chức cán bộ: + Xây dựng cơ cấu tổ chức sản xuất bộ máy quản lý trong toàn bộ Công ty, tổng hợp chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận quản lý trong nội bộ Công ty. + Tham mưu giúp Giám đốc Công ty rà soát lại tổ chức quản lý, xây dựng đề án về tổ chức sản xuất, sắp xếp bộ máy quản lý của Công ty cho phù hợp với từng giai đoạn. + Chuẩn bị hồ sơ thủ tục về hợp đồng lao động, cho thôi việc, đề bạt nâng lương, khen thưởng kỷ luật để Giám đốc Công ty quyết định. + Quản lý hồ sơ công nhân viên chức toàn Công ty. - Công tác lao động tiền lương. + Tham gia xây dựng kế hoạch lao động tiền lương hàng năm của toàn Công ty. +Dự đoán sự biến động lực lượng lao động của toàn Công ty trong một số năm để có căn cứ bổ sung lao động đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh. 65