›

Đề tài Một số phương hướng và biện pháp cơ bản nhằm tăng cường công tác quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp tại công ty Vật Liệu Xây Dựng Bưu Điện Hà Nội

doc 49 trang nguyendu 5960
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Đề tài Một số phương hướng và biện pháp cơ bản nhằm tăng cường công tác quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp tại công ty Vật Liệu Xây Dựng Bưu Điện Hà Nội", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • docde_tai_mot_so_phuong_huong_va_bien_phap_co_ban_nham_tang_cuo.doc

Nội dung text: Đề tài Một số phương hướng và biện pháp cơ bản nhằm tăng cường công tác quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp tại công ty Vật Liệu Xây Dựng Bưu Điện Hà Nội

  1. Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp MỞ ĐẦU 1. TÝnh cÊp thiÕt: Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, việc cạnh tranh giữa các doanh nghiệp với nhau nhằm tạo thế đứng cho doanh nghiệp mình đang ngày càng trở nên gay gắt, khốc liệt. Để có thể đứng vững trong môi trường đó, doanh nghiệp cần phải tạo ra được những ưu thế riêng có của mình như: Chất lượng sản phẩm, giá cả, mẫu mã, tính hiện đại tiện dụng Để có được những ưu thế trên, ngoài yếu tố khoa học kĩ thuật, công nghệ và trình độ quản lý kinh doanh thì điều kiện tối cần thiết để doanh nghiệp đứng vững và có uy tín trên thị trường chính là việc quản lý nguyên vật liệu hiệu quả. Đảm bảo quản lý nguyên vật liệu cho sản xuất là một yêu cầu khách quan, thường xuyên của mọi đơn vị sản xuất và nó có tác động rất lớn tới kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả sử dụng vốn kinh doanh trong doanh nghiệp. Nguyên vật liệu được đảm bảo đầy đủ, đồng bộ, đúng chất lượng là điều kiện quyết định khả năng tái sản xuất mở rộng và góp phần đảm bảo tiến độ sản xuất trong doanh nghiệp. Trong quá trình sản xuất, nguyên vật liệu là bộ phận trực tiếp tạo nên sản phẩm, nó chiếm 60-70% trong cơ cấu giá thành sản phẩm. Do đó, nguyên vật liệu có vai trò quan trọng trong việc giảm chi phí sản xuất kinh doanh và giá thành sản phẩm. Xuất phát từ vai trò và tầm quan trọng của nguyên vật liệu cũng như công tác quản lý nguyên vật liệu như đã nêu trên, tôi chọn đề tài: “Một số phương hướng và biện pháp cơ bản nhằm tăng cường công tác quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp” và thực hiện tại công ty Vật Liệu Xây Dựng Bưu Điện Hà Nội với mong muốn mở rộng tầm nhìn thực tế và hiểu biết thêm về mô hình quản lý của SV: Ph¹m ThÞ Kim Th­ - Q8T2 1
  2. Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp doanh nghiệp này, từ đó có thể đưa ra một số giải pháp hiệu quả đối với doanh nghiệp. Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, nội dung của đề án được trình bày qua 3 chương: Chương I: Nguyên vật liệu và quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp. Chương II: Thực trạng công tác bảo đảm, quản lý nguyên vật liệu tại công ty vật liệu xây dựng Bưu Điện Hà Nội. Chương III: Một số phương hướng và giải pháp nhằm tăng cường công tác bảo đảm, quản lý nguyên vật liệu tại công ty vật liệu xây dựng Bưu Điện Hà Nội. SV: Ph¹m ThÞ Kim Th­ - Q8T2 2
  3. Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp Chương I Nguyên vật liệu và quản lý nguyên vật liệu. 1.1 Khái niệm và vai trò của nguyên vật liệu trong doanh nghiệp. 1.1.1 Khái niệm: Một doanh nghiệp muốn kinh doanh, sản xuất hiệu quả thì phải chú trọng tới nhiều yếu tố. Nhóm yếu tố quan trọng đầu tiên là nhóm yếu tố đầu vào. Trong đó nguyên vật liệu là yếu tố đáng chú ý nhất vì nguyên vật liệu là yếu tố trực tiếp cấu tạo nên thực thể sản phẩm. Thiếu nguyên vật liệu thì quá trình sản xuất sẽ bị gián đoạn hoặc không tiến hành được. Nguyên vật liệu là từ tổng hợp dùng để chỉ chung nguyên liệu và vật liệu. Trong đó, nguyên liệu là đối tượng lao động, nhưng không phải mọi đối tượng lao động đều là nguyên liệu. Tiêu chuẩn để phân biệt sự khác nhau giữa nguyên liệu và đối tượng lao động là sự kết tinh lao động của con người trong đối tượng lao động, còn với nguyên liệu thì không. Những nguyên liệu đã qua công nghiệp chế biến thì được gọi là vật liệu. Nguyên vật liệu trong quá trình hình thành nên sản phẩm được chia thành nguyên vật liệu chính và nguyên vật liệu phụ. Nguyên vật liệu chính tạo nên thực thể sản phẩm, ví dụ như bông tạo thành sợi để từ sợi tạo nên thực thể vải hay kim loại tạo nên thực thể của máy móc thiết bị Vật liệu phụ lại bao gồm nhiều loại có loại thêm vào nguyên liệu chính để làm thay đổi tính chất của nguyên liệu chính nhằm tạo nên tính chất mới phù hợp với yêu cầu của sản phẩm. Có loại lại dùng để tạo điều kiện cho sự hoạt động bình thường của tư liệu lao động và hoạt động của con người SV: Ph¹m ThÞ Kim Th­ - Q8T2 3
  4. Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp Việc phân chia như thế này không phải dựa vào đặc tính hoá học hay khối lượng tiêu hao mà căn cứ vào sự tham gia của chúng vào quá trình tạo ra sản phẩm. Vì vậy, mỗi loại nguyên vật liệu lại có vai trò khác nhau đối với đặc tính của sản phẩm. 1.1.2 Vai trò của nguyên vật liệu. Là một yếu tố trực tiếp cấu thành nên thực thể sản phẩm, do vậy, chất lượng của nguyên vật liệu ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm đến hiệu quả sử dụng vốn kinh doanh của doanh nghiệp. Nguyên vật liệu được đảm bảo đầy đủ về số lượng chất lượng chủng loại có tác động rất lớn đến chất lượng sản phẩm. Vì vậy, đảm bảo chất lượng nguyên vật liệu cho sản xuất còn là một biện pháp để nâng cao chất lượng sản phẩm. Nguyên vật liệu liên quan trực tiếp tới kế hoạch sản xuất và tiêu thụ sản phẩm, là đầu vào của hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó, cung ứng nguyên vật liệu kịp thời với giá cả hợp lý sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình sản xuất và tiêu thụ sản phẩm trên thị trường. Xét cả về mặt hiện vật lẫn về mặt giá trị, nguyên vật liệu là một trong những yếu tố không thể thiếu trong bất kì quá trình sản xuất nào, là một bộ phận quan trọng của tài sản lưu động. Chính vì vậy, quản lý nguyên vật liệu chính là quản lý vốn sản xuất kinh doanh và tài sản của doanh nghiệp. 1.1.3 Phân loại nguyên vật liệu. Khi tiến hành sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp phải sử dụng nhiều loại vật liệu khác nhau. Để có thể quản lý nguyên vật liệu một cách chặt chẽ thì nguyên vật liệu phục vụ cho nhu cầu quản trị doanh nghiệp cần thiết phải phân loại theo những tiêu thức phù hợp. Phân loại nguyên vật liệu là sắp xếp nguyên vật liệu thành từng loại, từng nhóm khác nhau căn cứ vào tiêu chuẩn phân loại SV: Ph¹m ThÞ Kim Th­ - Q8T2 4
  5. Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp nhất định. Căn cứ vào nội dung kinh tế, vai trò của chúng trong quá trình sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp thì nguyên vật liệu được chia thành: - Nguyên vật liệu chính (bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài). Đối với các doanh nghiệp sản xuất nguyên vật liệu chính là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm như sắt, thép chế tạo nên máy cơ khí, xây dựng cơ bản Đối với nửa thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục quá trinh sản xuất sản phẩm ví dụ như sợi mua ngoài trong các doanh nghiệp dệt cũng được gọi là nguyên vật liệu chính. - Nguyên vật liệu phụ: cũng là đối tượng lao động nhưng chỉ có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất được sử dụng cùng với nguyên vật liệu chính để làm thay đổi một số tính chất lí hoá của nguyên vật liệu chính (hình dáng, màu sắc, mùi vị ) hoặc phục vụ hoạt động của các tư liệu lao động, phục vụ cho lao động của công nhân viên chức, phục vụ cho công tác quản lý. - Nguyên vật liệu khác: là các loại vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm như gỗ, sắt, thép vụn hay phế liệu thu nhặt, thu hồi trong quá trình thanh lý tài sản cố định. Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý mà từng loại nguyên vật liệu lại được chia thành từng nhóm, từng thứ quy cách một cách chi tiết, cụ thể hơn. Việc phân loại cần lập thành sổ danh điểm cho từng thứ vật liệu, trong đó mỗi nhóm được sử dụng một ký hiệu riêng. 1.2 Bảo đảm, quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp. 1.2.1 Công tác bảo đảm, quản lý nguyên vật liệu. 1.2.1.1 Bảo đảm nguyên vật liệu trong sản xuất. 1.2.1.1.1 Các quan điểm và chỉ tiêu đánh giá nguyên vật liệu trong sản xuất. SV: Ph¹m ThÞ Kim Th­ - Q8T2 5
  6. Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp Như chúng ta đã biết nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố cấu thành của quá trình sản xuất (sức lao động, tư liệu lao động và đối tượng lao động), nội dung cơ bản của đối tượng lao động là nguyên vật liệu. Nếu xét về mặt vật chất thì nguyên vật liệu là yếu tố cấu thành nên thực thể của sản phẩm, chất lượng sản phẩm. Chất lượng của nguyên vật liệu có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm. Xét về mặt giá trị thì tỷ trọng các yếu tố nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong cơ cấu giá thành. Còn xét về lĩnh vực vốn thì tiền bỏ ra mua nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong vốn lưu động của các doanh nghiệp. Do đó, việc đảm bảo nguyên vật liệu trong sản xuất là yêu cầu cấp bách đặt ra đối với mọi đơn vị sản xuất kinh doanh. Để đảm bảo nguyên vật liệu trong sản xuất phải thực hiện tốt các yêu cầu sau: - Đảm bảo cung cấp kịp thời nguyên vật liệu cho sản xuất. Tính kịp thời là yêu cầu về mặt lượng của sản xuất. Phải luôn đảm bảo để không xảy ra tình trạng thiếu nguyên vật liệu làm cho sản xuất bị gián đoạn. - Đảm bảo đủ số lượng, chất lượng, chủng loại và quy cách của nguyên vật liệu. Tính kịp thời phải gắn liền với đủ về số lượng và đúng về chất lượng. Đây là một yêu cầu của công tác phục vụ. Nếu cung cấp kịp thời nhưng thừa về số lượng và chất lượng không đảm bảo thì hiệu quả sản xuất sẽ không cao. Về mặt quy cách và chủng loại cũng là yếu tố quan trọng, nếu cung cấp kịp thời, đủ số lượng, đảm bảo chất lượng nhưng sai quy cách và chủng loại sẽ gây nhiều thiệt hại cho sản xuất, thậm chí sản xuất còn bị gián đoạn. - Đảm bảo cung cấp đồng bộ. Tính đồng bộ trong cung cấp cũng có ý nghĩa tương tự như tính cân đối trong sản xuất. Tính đồng bộ hoàn toàn không phải là sự bằng nhau về số lượng mà đó chính là quan hệ tỷ lệ do định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho một đơn vị sản phẩm quyết định. Ví dụ định mức tiêu hao nguyên liệu để sản xuất một máy tiện T616 thì cần 2188 Kg gang, 540 Kg thép và 0,4 Kg kim loại màu. Như vậy, nếu sản xuất 10 máy thì đòi hỏi phải cung cấp SV: Ph¹m ThÞ Kim Th­ - Q8T2 6
  7. Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp 21880 kg gang, 5400 kg thép và 4 kg kim loại màu mới đảm bảo tính đồng bộ. Nếu cung cấp không đồng bộ (tức là không đảm bảo quan hệ tỷ lệ) thì sản xuất sẽ không mang lại hiệu quả cao. Tính đồng bộ trong cung ứng được thể hiện qua nội dung của kế hoạch tiến độ mua sắm nguyên vật liệu. 1.2.1.1.2 Vai trò của công tác bảo đảm nguyên vật liệu trong sản xuất. Đảm bảo nguyên vật liệu trong sản xuất là một nội dung quan trọng trong công tác quản lý doanh nghiệp. Thước đo để đánh giá trình độ bảo đảm nguyên vật liệu trong sản xuất chính là mức độ đáp ứng của 3 yêu cầu: cung cấp kịp thời, đảm bảo đủ số lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại và cung cấp đồng bộ. Việc đảm bảo nguyên vật liệu đầy đủ, đồng bộ, kịp thời là điều kiện tiền đề cho sự liên tục của quá trình sản xuất, cho sự nhịp nhàng đều đặn của quá trình sản xuất. Đó chính là cơ sở để tăng năng suất lao động, tăng sản lượng, đáp ứng ngày càng đầy đủ yêu cầu của thị trường về mặt số lượng. Bất cứ một sự không đầy đủ, kịp thời và đồng bộ nảo của nguyên vật liệu đều có thể gây ra ngừng trệ sản xuất, gây ra sự vi phạm các quan hệ kinh tế đã được thiết lập giữa các doanh nghiệp với nhau, gây ra sự tổn thất trong sản xuất kinh doanh. Nguyên vật liệu được đảm bảo sử dụng hợp lý và tiết kiệm góp phần quan trọng vào việc nâng cao chất lượng sản phẩm, hạ giá thành, tạo điều kiện cho các doanh nghiệp duy trì và mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm, nhờ đó mà tăng doanh thu, tăng quỹ lương và đời sống cán bộ công nhân viên không ngừng được cải thiện. Đảm bảo nguyên vật liệu trong sản xuất là vấn đề quan trọng để đưa các mặt quản lý đi vào nề nếp và đạt hiệu quả cao như quản lý lao động, định mức, quỹ lương, thiết bị, vốn Đảm bảo sản xuất kinh doanh có lợi, tăng khả năng sinh lời SV: Ph¹m ThÞ Kim Th­ - Q8T2 7
  8. Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp của vốn, thực hiện tốt các yêu cầu của quy luật tái sản xuất mở rộng bằng con đường tích tụ vốn. Như vậy, công tác bảo đảm trong sản xuất có một vai trò hết sức quan trọng trong quá trình sản xuất. Việc đảm bảo này ảnh hưởng đến năng suất của doanh nghiệp, đến chất lượng sản phẩm, đến việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm đầu tư, đến tình hình tài chính của doanh nghiệp, đến hiệu quả sản xuất kinh doanh và sự tồn tại, phát triển của doanh nghiệp. 1.2.1.1.3 Nội dung của công tác đảm bảo nguyên vật liệu. Lập kế hoạch mua nguyên vật liệu: Kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu là một bộ phận quan trọng của kế hoạch sản xuất-kĩ thuật-tài chính của doanh nghiệp. Trong mối quan hệ này, kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu bảo đảm yếu tố vật chất để thực hiện các kế hoạch khác, còn các kế hoạch khác là căn cứ để xây dựng mua sắm nguyên vật liệu. Kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu ảnh hưởng tới hoạt động dự trữ, tiêu thu, kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. - Trước hết phải xác định lượng vật liệu cần dùng. Lượng vật liệu cần dùng là lượng vật liệu được sử dụng một cách hợp lý và tiết kiệm trong kỳ kế hoạch (thường là 1 năm). Lượng vật liệu cần dùng phải đảm bảo hoàn thành kế hoạch sản xuất sản phẩm cả về mặt hiện vật và giá trị, đồng thời cũng phải tính đến nhu cầu vật liệu cho chế thử sản phẩm mới, tự trang tự chế, sửa chữa máy móc thiết bị Lượng vật liệu cần dùng được tính toán cụ thể cho từng loại theo quy cách, cỡ loại của nó ở từng bộ phận sử dụng, sau đó tổng hợp lại cho toàn doanh nghiệp. Khi tính toán phải dựa trên cơ sở định mức tiêu dùng nguyên vật liệu cho một sản phẩm, nhiệm vụ sản xuất, chế thử sản phẩm mới và sửa chữa trong kỳ kế hoạch. Tuỳ thuộc vào từng loại nguyên vật liệu, từng loại sản phẩm, đặc SV: Ph¹m ThÞ Kim Th­ - Q8T2 8
  9. Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp điểm kinh tế kĩ thuật của doanh nghiệp mà vận dụng phương pháp tính toán thích hợp. Lượng nguyên vật liệu chính cần dùng được tính theo công thức: Vcd = Σ [(Si*Dvi)(1+Kpi)(1-Kdi)] Trong đó: Vcd: lượng vật liệu cần dùng. Si: số lượng sản phẩm loại i kỳ kế hoạch. Dvi: định mức tiêu dùng nguyên vật liệu cho một đơn vị sản phẩm loại i. Kdi: tỷ lệ phế liệu dùng lại loại sản phẩm i kỳ kế hoạch. Kpi: tỷ lệ phế phẩm cho phép loại sản phẩm i kỳ kế hoạch. - Xác định lượng nguyên vật liệu dự trữ. Để đảm bảo cho quá trình tiến hành được liên tục, hiệu quả đói hỏi phải có một lượng nguyên vật liệu dự trữ hợp lý. Lượng nguyên vật liệu dự trữ (còn gọi là định mức dự trữ nguyên vật liệu) là lượng nguyên vật liệu tồn kho cần thiết được quy định trong kỳ kế hoạch để đảm bảo cho quá trình sản xuất được tiến hành liên tục và bình thường. Căn cứ vào tính chất, công dụng, nguyên vật liệu dự trữ được chia thành ba loại: dự trữ thường xuyên, dự trữ theo mùa và dự trữ bảo hiểm. + Lượng nguyên vật liệu dự trữ thường xuyên là lượng nguyên vật liệu cần thiết tối thiểu để đảm bảo cho sản xuất tiến hành bình thường giữa hai lần mua sắm nguyên vật liệu. Công thức xác định: Vdx = Vn*tn Trong đó: Vdx: lượng nguyên vật liệu dự trữ thường xuyên lớn nhất. Vn: lượng nguyên vật liệu cần dùng bình quân một ngày đêm. tn: thời gian dự trữ thường xuyên. SV: Ph¹m ThÞ Kim Th­ - Q8T2 9
  10. Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp Lượng nguyên vật liệu dùng bình quân tuỳ thuộc vào quy mô của doanh nghiệp còn thời gian dự trữ tuỳ thuộc vào thị trường mua, nguồn vốn lưu động và độ dài của chu kỳ sản xuất. + Lượng nguyên vật liệu dự trữ bảo hiểm: là lượng nguyên vật liệu cần thiết tối thiểu để đảm bảo cho sản xuất được tiến hành bình thường. Công thức xác định: Vdb = Vn*N. Trong đó: Vdb: lượng vật liệu dự trữ bảo hiểm. Vn: lượng nguyên vật liệu cần dùng bình quân một ngày đêm. N: số ngày dự trữ bảo hiểm. Số ngày dự trữ bảo hiểm được tính bình quân, số ngày lỡ hẹn mua trong năm. + Lượng nguyên vật liệu dự trữ theo mùa: trong thực tế có những loại nguyên vật liệu chỉ mua được theo mùa như mía cho doanh nghiệp đường, trái cây cho doanh nghiệp thực phẩm đồ hộp Hoặc có những loại nguyên vật liệu vận chuyển bằng đường thuỷ, mùa mưa bão không vận chuyển được thì cũng phải dự trữ theo mùa. Công thức xác định: Vdm = Vn*tm. Trong đó: Vdm : Lượng nguyên vật liệu dự trữ theo mùa . Vn : Lượng nguyên vật liệu tiêu hao bình quân . Tm : Số ngày dự trữ theo mùa . Xác định lượng nguyên vật liệu cần mua để làm cơ sở cho việc xây dựng kế hoạch vốn lưu động, đòi hỏi các doanh nghiệp phải tính toán chính xác lượng nguyên vật liệu cần mua sắm trong năm. Lượng nguyên vật liệu cần mua sắm trong năm phụ thuộc vào ba yếu tố: SV: Ph¹m ThÞ Kim Th­ - Q8T2 10
  11. Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp Lượng nguyên vật liệu cần dùng (Vcd). Lượng nguyên vật liệu dự trữ đầu kỳ (Vd1). Lượng nguyên vật liệu dự trữ cuối kỳ (Vd2). Công thức xác định: Vc = Vcd + Vd2 – Vd1 Với Vc là lượng nguyên vật liệu cần mua. Lượng nguyên vật liệu dự trữ đầu kỳ được tính theo công thức: Vd1 = (Vk+Vnk)-Vx. Trong đó Vk là lượng nguyên vật liệu tồn kho ở thời điểm kiểm kê. Vnk: lượng nhập kho từ sau kiểm kê đến cuối năm báo cáo. Vx: lượng xuất cho các đơn vị sản xuất từ sau kiểm kê đến cuối năm báo cáo. Đối với các doanh nghiệp không có dự trữ theo mùa, lượng nguyên vật liệu dự trữ cuối năm kế hoạch chính là lượng nguyên vật liệu dự trữ thường xuyên và lượng nguyên vật liệu bảo hiểm. - Xây dựng kế hoạch tiến độ mua sắm nguyên vật liệu. Sau khi đã xác định được lượng nguyên vật liệu cần dùng, cần dự trữ và cần mua trong năm, bước tiếp theo là phải xây dựng kế hoạch tiến độ mua. Thực chất của kế hoạch này là xác định số lượng, chất lượng, quy cách và thời điểm mua của mỗi lẫn. Khi xây dựng kế hoạch tiến độ mua sắm nguyên vật liệu phải căn cứ trên các nguyên tắc sau: + Không bị ứ đọng vốn ở khâu dự trữ. + Luôn đảm bảo lượng dự trữ hợp lý về số lượng chất lượng và quy cách. + Góp phần nâng cao các chỉ tiêu hiệu quả sử dụng vốn. + Khi tính toán phải tính riêng cho từng loại, mỗi loại tính riêng cho từng thứ. SV: Ph¹m ThÞ Kim Th­ - Q8T2 11
  12. Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp Xuất phát từ những nguyên tắc trên, khi xây dựng kế hoạch tiến độ mua sắm phải dựa vào các nội dung sau: + Kế hoạch tiến độ sản xuất nội bộ. + Hệ thống định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho một đơn vị sản phẩm. + Các hợp đồng mua bán vật tư và giao nộp sản phẩm cho khách hàng. + Mức độ thuận tiện và khó khăn của thị trường mua, bán vật tư. + Các chỉ tiêu của kế hoạch mua nguyên vật liệu trong năm. + Phương tiện vận chuyển và phương thức thanh toán. + Hệ thống kho tàng hiện có của đơn vị. Phương pháp xây dựng tiến độ mua sắm: Với nội dung kế hoạch tiến độ đã trình bày ở trên, việc tính toán các chỉ tiêu kế hoạch được thực hiện theo 2 phương pháp: Đối với các loại nguyên vật liệu đã có định mức tiêu hao thì tính trực tiếp: Lấy số lượng sản phẩm nhân với định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho một đơn vị sản phẩm đó. Đối với những loại nguyên vật liệu chưa xây dựng được định mức thì dùng phương pháp tính gián tiếp. Lấy mức tiêu hao kỳ trước làm gốc nhân với tỷ lệ tăng sản lượng của kỳ cần mua sắm. * Tiến hành mua nguyên vật liệu. Sau khi có kế hoạch tiến độ mua sắm nguyên vật liệu, công tác mua và vận chuyện về kho của doanh nghiệp do phòng vật tư (thương mại hoặc kinh doanh) đảm nhận. Giám đốc hoặc các phân xưởng có thể ký các hợp đồng với phòng vật tư về việc mua và vận chuyển nguyên vật liệu. Hợp đồng phải được xác định rõ số lượng, chất lượng, chủng loại, quy cách mua, giá và thời gian giao nhận. Hai bên phải chịu bồi thường về vật chất nếu vi phạm hợp đồng. Phòng vật tư chịu trách nhiệm cùng cấp kịp thời, đầy đủ, đảm bảo chất lượng cho các đơn vị sản xuất. Nếu vì lý do gì đó không cung cấp kịp, phòng vật tư phải báo cáo với giám SV: Ph¹m ThÞ Kim Th­ - Q8T2 12
  13. Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp đốc từ 3 đến 5 ngày để có biện pháp xử lý. Phòng vật tư làm tốt hoặc không tốt sẽ được thưởng hoặc phạt theo quy chế của doanh nghiệp. 1.2.2 Công tác quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp: Việc quản lý nguyên vật liệu là cần thiết khách quan của mọi nền sản xuất xã hội. Tuy nhiên, do trình độ sản xuất khác nhau nên phạm vi, mức độ và phương pháp quản lý nguyên vật liệu cũng khác nhau. Làm thế nào để cùng một khối lượng nguyên vật liệu có thể sản xuất ra nhiều sản phẩm nhất thoả mãn nhu cầu ngày càng cao của khách hàng. Việc quản lý nguyên vật liệu có hiệu quả hay không phụ thuộc rất nhiều vào khả năng trách nhiệm của cán bộ quản lý. Để quản lý nguyên vật liệu một cách có hiệu quả còn phải xem xét trên các khía cạnh sau: 1.2.2.1 Tổ chức tiếp nhận nguyên vật liệu. Tiếp nhận nguyên vật liệu là một khâu quan trọng và là khâu mở đầu của việc quản lý. Nó là bước chuyển giao trách nhiệm trực tiếp bảo quản và đưa vật liệu vào sản xuất giữa đơn vị cung ứng và đơn vị tiêu dùng. Đồng thời nó là ranh giới giữa bên bán và bên mua, là cơ sở hạch toán chính xác chi phí lưu thông và giá cả nguyên vật liệu của mỗi bên. Việc thực hiện tốt khâu này sẽ tạo điều kiện cho người quản lý nắm chắc số lượng, chất lượng và chủng loại, theo dõi kịp thời tình trạng của nguyên vật liệu trong kho từ đo làm giảm những thiệt hại đáng kể cho hỏng hóc đổ vỡ, hoặc biến chất của nguyên vật liệu. Do tính cấp thiết như vậy, tổ chức tiếp nhận nguyên vật liệu phải thực hiện tốt hai nhiệm vụ: Một là, tiếp nhận một cách chính xác về chất lượng, số lượng, chủng loại nguyên vật liệu theo đúng nội dung, điều khoản đã ký kết trong hợp đồng kinh tế, trong hoá đơn, phiếu giao hàng, phiếu vận chuyển SV: Ph¹m ThÞ Kim Th­ - Q8T2 13
  14. Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp Hai là, phải vận chuyển một cách nhanh chóng nhất để đưa nguyên vật liệu từ địa điểm tiếp nhận vào kho của doanh nghiệp tránh hư hỏng, mất mát và đảm bảo sẵn sàng cấp phát kịp thời cho sản xuất. Để thực hiện tốt hai nhiệm vụ này công tác tiếp nhận phải tuân thủ những yêu cầu sau: - Nguyên vật liệu khi tiếp nhận phải có đầy đủ giấy tờ hợp lệ tuỳ theo nguồn tiếp nhận khác nhau trong ngành, ngoài ngành hay trong nội bộ doanh nghiệp. - Nguyên vật liệu khi nhập phải qua đủ thủ tục kiểm nhận và kiểm nghiệm. Phải xác định chính xác số lượng, chất lượng, chủng loại hoặc phải làm thủ tục đánh giá, xác nhận nếu có hư hỏng mất mát. - Nguyên vật liệu sau khi tiếp nhận sẽ được thủ kho ghi số thực nhập và người giao hàng cùng với thủ kho ký vào phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho sẽ được chuyển cho bộ phận kế toán ký nhận vào sổ giao nhận chứng từ. Trong cơ chế mới, các doanh nghiệp được phát huy quyền tự chủ trong sản xuất kinh doanh. Bên doanh nghiệp và bên cung ứng phải thống nhất địa điểm tiếp nhận, cung ứng thẳng hay qua kho của doanh nghiệp. Những vật tư mẫu theo kế hoạch hoặc hợp đồng đặt hàng thì theo quy định “ Những xí nghiệp có nhu cầu vật tư ổn định, trước hết là những hộ tiêu thụ lớn được nhân thẳng hợp đồng dài hạn về mua bán vật tư “. 1.2.2.2. Tổ chức quản lý kho : Kho là nơi tập trung dự trữ nguyên vạt liệu , nhiên liệu , thiết bị máy móc , dụng cụ chuẩn bị cho quá trình sản xuất , đồng thời cũng là nơi thành phẩm của công ty trước khi tiêu thụ.Do tính chất đa dạng và phức tạp của nguyên vật liệu nên hệ thống kho của doanh nghiệp phải có nhiều loại khác nhau phù hợp với SV: Ph¹m ThÞ Kim Th­ - Q8T2 14
  15. Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp nhiều loại nguyên vật liệu. Thiết bị kho là những phương tiện quan trọng để đảm bảo gìữ gìn giữ toàn vẹn số lượng chất lượng cho nguyên vật liệu . Do vậy, tổ chuéc quản lý kho phải thực hiện những nhiệm bụ sau : - Bảo quản toàn ven số lượng, nhuyên vật liệu, hạn chế ngăn ngừa hư hỏng , mất mát đến mưc tối thiểu. - Luôn nắm chắc tình hình nguyên vật liệu vào bất kỳ thời điểm nào nhằm đáp ứng một cách nhanh nhất cho sản xuất. - Bảo đảm thuân tiện cho việc xuất nhập kiểm tra bất cứ lúc nào. - Bảo đảm hạ thấp chi phí bảo quản , sử dụng hợp lý và tiết kiêm diện tích kho . Để thực hiện những nhiệm vụ trên công tác quản lý bao gồm những nội dung chủ yếu sau: - Công tác sắp xếp nguyên vật liệu : dựa vào tính chất , đặc điểm ngyên vật liệu và tình hình cụ thể của hệ thống kho để sắp xếp nguyên vật liệu một cách hợp lý, khoa hoc, đảm bảo an toàn ngăn nắp , thuân tiện cho việc xuất nhập kiểm kê.Do đó, phải phâm khu , phân loại kho , đánh số , ghi ký hiệu các vị trí nguyên vật liệu một cách hợp lý . - Bảo quản nguyên vật liệu : Phải thưc hiện đúng theo quy trình , quy phạm nhà nước ban hành để đảm bảo an toàn chất lượng nguyên vật liệu - Xây dựng và thực hiện nội quy về chế độ trách nhiệm và chế độ kiểm tra trong việc bảo quản nguyên vật liệu . 1.2.2.3 . Tổ chức cấp phát nguyên vật liệu: Cấp phát nguyên vật liệu là hình thức chuyển nguyên vật liệu từ kho xuống các bộ phận sản xuất. V iệc cấp phát một cách nhanh chóng , kịp thời , chính xác và khoa học sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc tận dụng có hiệu quả cao năng xuất lao động của công nhân ,máy móc thiết bị làm cho sản xuất được tiến hành liên SV: Ph¹m ThÞ Kim Th­ - Q8T2 15
  16. Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp tục, từ đó làm tăng chất lượng sản phẩm đông thời làm giảm giá thành sản phẩm. Việc cấp phát nguyên vật liệu có thể tiến hành theo các hình thức sau: + Cấp phát theo yêu cầu của các bộ phận sản xuất. Căn cứ vào yêu cầu của nguyên vật liệu của từng phân xưởng , bộ phận sản xuất đã báo trước cho bộ phận cấp phát của kho từ một đến ba ngày để tiến hành cấp phát . Số lượng nguyên vật liệu được yêu cầu được tính toán dựa trên nhiệm vụ sản xuất và hệ thống định mức tiêu dùng nguyên vật liệu mà doanh nghiệp đã tiêu dùng. Ưu điểm: đáp ứng kịp thời tiến độ sản xuất đối với từng bộ phận của doanh nghiệp , tránh những lãng phí và hư h ỏng không cần thiết . Hạn chế : bộ phận cấp phát của kho chỉ biết được yêu cầu của bộ phận trong thởi gian ngắn, việc cấp phát kiểm tra tình hình sử dụng gặp nhiều khó khăn , thiếu tính kế hoạch và chủ động cho bộ phận cấp phát. + Cấp phát theo tiến độ kế hoạch.( cấp phát theo hạn mức): Đây là hình thức cấp phát quy định cả số lượn và thời gian nhằm tạo sự chủ động cho cả bộ phận sử dụng và bộ phận cấp phát.Dựa vào khối lưọng sản xuất cũng như dựa vào định mức tiêu dùng nguyên vật liệu trong kỳ kế hoạch, kho cấp phát nguyên vật liệu cho các bộ phận sau từng kỳ sản xuất doanh nghiệp quyết toán vật tư nội bộ nhằm so sánh số sản phẩm đã sản xuất ra với số lượng nguyên vật liệu đã tiêu dùng . Trưòng hợp thừa hay thiếu sẽ đựoc giải quuyết một cách hợp lý và có thể căn cứ vào một số tác đọnh khách quan khác. Thực tế cho thấy hình thưc cấp phát này đạt hiệu quả cao, giúp cho việc giám sát hạch toán tiêu dùng nguyên vật liệu chính xác , bộ phận cấp phát có thể chủ động triến khai việc chuẩn bị nguyên vật liệu một cách có kế hoạch, giảm bớt giấy tờ , đỡ thao tác tính toán . Do vậy , hình thức cấp phát này đạt hiệu qủa cao và được áp dụng SV: Ph¹m ThÞ Kim Th­ - Q8T2 16
  17. Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp rộng rãi ở các doanh nghiệp có mặt hàng sản xuất tưong đối ổn định và có hệ thống định mức tiên tiến hiện thực , có kế hoạch sản xuất . Ngoài hai hình thức cơ bản trên , trong thực tế còn có hình thức : “bán nguyên vật liệu mua thành phẩm ”. Đây là bước phát triển cao cùa công tác quản lý nguyên vật liệu nhằm phát huy đầy đủ quyền chủ dộng sáng tạo trong các bộ phận sử dụng vật tư , hạch toán chính xác, giảm sự thất thoát đến mức tối thiểu . Với bất kỳ hình thức nào muốn quản lý tốt nguyên vật liệu cần thực hiện tốt công tác ghi chép ban đầu , hạch toán chính xácviệc cấp phát nguyên vật liệu thực hiện tốt các quy định của nhà nước và của doanh nghiệp . 1.2.2.4. Thanh , quyết toán nguyên vật liệu : Đây là bước chuyển giao trách nhiệm giữa các bộ phận sử dụng và quản lý nguyên vật liệu . Đó là sự đối chiếu giữa lượng nguyên vật liệu nhận về với số lượng sản phẩm giao nộp , nhờ đó mới đảm bảo được việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu bảo đảm hạch toán đầy đủ chính sách nguyên vật liệu vào giá thành sản phẩm . Khoảng cách và thời gian để thanh quyết toán là tuỳ thuộc vào chu kỳ sản xuất , nếu chu kỳ sản xuất dài thì thực hiên một quý một lần , nếu ngắn thì được thanh quyết toán theo từng tháng . Nếu gọi : A : Lượng nguyên vật liệu đã nhận về trong tháng . Lsxsp : Lượng nguyên vật liệu sản xuất ra sản phẩm trong tháng. Lbtp : Lượng nguuyên vật liệu bán thành phẩm kho . Lspd : Lượng nguyên vật liệu trong sản phẩm dở dang . Ltkp : Lượng nguyên vật liệu tồn kho phân xưởng . Theo lý thuyết ta có : SV: Ph¹m ThÞ Kim Th­ - Q8T2 17
  18. Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp A = Lsxsp + Lbtp +Lspd + Ltkpk Trong thực tế , nếu A > tổng trên thì tức là có hao hụt . Do vậy , khi thanh toán phải làm rõ lượng hao hụt , mất mát này . Từ đó đánh giá dược tình hình sử dụng nguyên vạt liệu và có các biện pháp khuyến khích hay bắt bồi thường chính đáng . 1.2.2.5 .Sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu : Có thể nói , sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu đã trở thành một nguyên tắc , một đạo đức , một chính sách kinh tế của các doanh nghiệp .Việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp được thực hiện theo những phương hướng và biện pháp chủ yếu sau : + không ngừng giảm bớt phế liệu , phế phẩm , hạ thấp định mức tiêu dùng nguyên vật liệu . Giảm mức tiêu hao vật tư cho một đơn vị sản phẩm là yếu tố quan trọng đề tiết kiệm vật tư trong quá trình sản xuất song khi muốn khai thác triệt để yếu tố này cần phải phân tích cho được các nguuyên nhân làm tăng , giảm mức tiêu hao vật tư trong sản xuất . Từ đó đè ra các biện pháp cụ thể nhằm tiết kiệm dượcnhiều vật tư trong sản xuất . Mức tiêu hao vật tư trong một đơn vị sản phẩm thường bị tác động bởi nhiều nhân tố như: Chất lượng vật tư , tình hình trang bị kỹ thuật cho sản xuất , trình độ lành nghề của công nhân , trọng lượng thuần túy của sản phẩm . Để thực hiện có hiệu quả phương hướng này , doanh nghiệp cần tập trung giải quyết các vấn đề : + Hợp lý hoá sản xuất , cải tiến kỹ thuật , nâng cao trình độ tay nghề của công nhân , thực hiện đúng các chế độ về bảo quản sử dụng máy móc thiết bị , coi trọng hạch toán nguyên vật liệu , xây dựng chế độ thưởng phạt nhằm kích thích sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu . SV: Ph¹m ThÞ Kim Th­ - Q8T2 18
  19. Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp + Xoá bỏ mọi hao hụt mất mát , hư hỏng nguyên vật liệu do nguên nhân chủ quan gây ra . Để thực hiện tốt phương hướng này cần nâng cao trách nhiệm trong công tác thu mua , vận chuyển , bao gói , bốc dở, kiểm nghiệm nguyên vật liệu trong kho và cấp phát nguyên vật liệu cho sản xuất . + Cải tiến quy trình công nhgệ , đổi mới máy móc thiết bị , tổ chức sản xuất hợp lý cũng góp phần giảm các tổn thất trong quá trình sản xuất. +Tăng cường giáo dục về ý thức tiết kiệm ,lợi ích của tiết kiệm đối với xí nghiệp, đối với từng người. + Nâng cao trình độ kỹ thuật công nghệ , trình độ tay nghề của công nhân. + Có các biện pháp khuyến kh ích vật chất, tinh thần thích đáng, kịp thời đối với việc tiết kiệm. + Sử dụng nguyên vật liệu thay thế : Việc lựa chọn nguyên vật liệu thay thế đựoc tiến hành cả trong khâu cung ứng và thiết kế chế tạo sản phẩm . Đây là một biện pháp quan trong, nó cho phép sử dụng những nguyên vật liệu có sẵn trong nước và từ đó giảm bớt việc thay thế phải đảm bảo tính hiệu quả king tế của doanh nghiệp vạ đặc biệt là vẫn phải b ảo dảm chất lượng và đáp ứng được yêu cầu của công nghệ sản xuất. + Sử dụng lại phế liệu - phế phẩm: tức là sử dụng tối đa vật liệu tiêu dùng trong sản xuất . thu hồi và tận dụng phế liệu - phế phẩm không những là yêu cầu trước mắt mà còn là yêu cầu lâu dài của doanh nghiệp .Việc tận dụng sẽ góp phần làm giảm định mức tiêu dùng nguyên vật liệu và hạ giá thành sản phẩm . Nó cũng có thể đem lại nguồn thu cho doanh nghiệp nếu thực hiện bán phế liệu , phế phẩm cho các tổ chức và cá nhân ngoài doanh nghiệp . Như vậy, để đảm bảo quản lý nguyên vật liệu trong xí nghiệp một cách có hiệu quả thì doanh nghiệp phải quản lý thu mua sao cho đúng chủng loại , chất lượng theo yêu cầu sử dụng với giá mua hợp lý , tránh thất thoát vật liệu để hạ thấp gíá SV: Ph¹m ThÞ Kim Th­ - Q8T2 19
  20. Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp thành .Quản lý việc bảo quản vật liệu tại kho bãi theo chế độ quy định cho từng loại vật liệu , phù hợp với quy mô tổ chức của doanh nghiệp, tránh tình trạng lãng phí vầt liệu . Quản lý việc dự trữ vừa đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh , vừa tiết kiệm vốn không quá nhiều , gây ứ đọng vốn và không quá ít ,làm gián đoạn quá trình sản xuất. Quản lý sử dụng vật liệu tiết kiệm , có hiệu quả đảm bảo chất lượng . SV: Ph¹m ThÞ Kim Th­ - Q8T2 20
  21. Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp Chương II Thực trạng công tác bảo đảm , quản lý nguyên vật liệu tại công ty vật liệu xây dựng bưu điện. 2.1. Giíi thiÖu chung vÒ c«ng ty 2 .1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty Tiền thân của Công ty Vật liệu xây dựng Bưu điện là xưởng sản xuất cột bê tông thuộc Công ty công trình Bưu điện được thành lập theo quyết định số 834 ngày 13 / 5 / 1959 . Xưởng được khởi công xây dựng từ năm 1959 và đi vào sản xuất năm 1961 với sản phẩm chủ yếu là cột bê tông để trang bị cho các đường dây thông tin . Sau khi đòi hỏi của thị trường cơ cấu sản phẩm của xí nghiệp được mở rộng không chỉ phục vụ cho ngành Bưu điện mà còn phục vụ cho ngành khác . Để phù hợp với sự phát triển của hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong điều kiện cơ chế thị trường thay đổi .Ngày 21 /10 1989 , xưởng sản xuất cột bê tông đổi tên thành xí nghiệp bê tông và xây lắp bưu điện .Trong giai đoạn này , xí nghiệp sản xuất các sản phẩm chính là cột điện bê tông , tấm lợp nhà , gạch lát hoa , tấm đan Nhận các công trình trong và ngoài ngành bưu điện . Từ đây xí nghiệp đã chuyển sang một giai đoạn mới trong quá trình sản xuất kinh doanh . Hoạt động sản xuất cũng như tiêu thụ của xí nghiệp đã từng bước hoà nhập cơ chế thị trường . Năm 1955 ,xí nghiệp có sự chuyển đổi nhiệm vụ sản xuất và thay đổi quy mô sản xuất . Ngoài những sản phẩm truyền thông như cống cáp thông tin, cột điện bê tông các loại, tấm panen Xí nghiệp đầu tư dây chuyền sản xuất ống nhựa với các sản phẩm như ống DSF (ống nhựa PVC 3 lớp SV: Ph¹m ThÞ Kim Th­ - Q8T2 21
  22. Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp có lõi xốp). Ống HI3P siêu bền Đây là sản phẩm có tính đàn hồi cao dùng để thi công bảo vệ mạng cáp quang của ngành bưu điện. Ngoài ra còn phục vụ cho các công trình cấp thoát nước, phục vụ đường điện ngầm của ngành điện lực. Sản phẩm ống nhựa có thị trường tiêu thụ lớn, sản xuất đến đâu tiêu thụ đến đó. Qui mô sản xuất của xí nghiệp được mở rộng. Để phù hợp với qui mô sản xuất, thực hiện theo quyết định số 1609/QĐ-TCCP ngày 26/12/1995 của tổng cục trưởng tổng cục Bưu điện. Xí nghiệp bê tông và xây lắp Bưu điện đã đổi tên thành công ty vật liệu xây dựng Bưu điện. Trực thuộc tổng công ty Bưu chính viễn thông Việt Nam (trước đây trực thuộc tổng cục Bưu điện). Điều lệ tổ chức và hoạt động của công ty vật liệu xây dựng Bưu điện đã được phê duyệt theo quyết định số 357/QĐ-TCCP/HĐQT ngày 26/11/1996 của hội đổng quản trị tổng công ty Bưu chính Việt Nam. Trong thời kỳ này tốc độ tăng trưởng của công ty rất lớn. Năm 1996 công ty đầu tư thêm dây chuyền sản xuất ống nhựa thứ hai. Đầu tư thêm dây chuyền ống nhựa ф34, ống hai nửa. Mấy năm gần đây tuy tốc độ phát triển có chậm lại nhưng hàng năm công ty vẫn hoàn thành và hoàn thành vượt mức kế hoạch đặt ra. Sự phát triển và trưởng thành của công ty vật liệu xây dựng Bưu điện trong những năm gần đây được thể hiện qua một số chỉ tiêu cơ bản sau: STT Chỉ tiêu Năm 2001 Năm 2002 Năm 2003 1 Doanh thu thuần 71.486.783.212 84.634.222.957 87.850.714.250 2 Tổng chi phí 62.060.856.360 64.213.290.988 66.127.547.699 3 Nộp ngân sách 3.378.849.708 3.071.569.744 3.529.509.988 4 Tổng lợi nhuận 6.047.077.802 7.734.936.223 7.989.621.573 5 Thu nhập bình quân 1.100.000 1.200.000 1.250.000 SV: Ph¹m ThÞ Kim Th­ - Q8T2 22
  23. Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp 2.1.2. Một số đặc điểm của công ty. 2.1.2.1. Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất: Công ty vật liệu xây dựng Bưu điện là một doanh nghiệp có qui mô vừa chuyên ngành sản xuất các sản phẩm phục vụ cho ngành Bưu điện và một số ngành khác như điện lực, cấp thoát nước. Công ty vật liệu xây dựng Bưu điện có bốn thành viên và một văn phòng đại diện khu vực phía nam: Xí nghiệp nhựa, xí nghiệp bê tông Bưu điện II, xí nghiệp bê tông Bưu điện III, xí nghiệp xây lắp I. Các xí nghiệp có trụ sở tại các địa bàn khác nhau trừ xí nghiệp nhựa nằm trên cùng địa bàn với công ty. Các xí nghiệp có chức năng và nhiệm vụ sản xuất như sau: xí nghiệp bê tông Bưu điện II, xí nghiệp bê tông Bưu điện III chuyên sản xuất các cần cẩu kiện bê tông, xí nghiệp xây lắp I - xây dựng và lắp đặt các công trình Bưu điện, các công trình dân dụng. Xí nghiệp nhựa chuyên sản xuất các sản phẩm bằng chất dẻo. Văn phòng đại diện giao dịch bán các sản phẩm của công ty tại khu vực phía nam. Dưới đây là sơ đồ qui trình công nghệ sản xuất ống nhựa dẫn cáp tại xí nghiệp nhựa thuộc công ty vật liệu xây dựng Bưu điện. SV: Ph¹m ThÞ Kim Th­ - Q8T2 23
  24. Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp Vật liệu chính Phụ gia ổn định, tự PVC 800.1000 gia công Sấy trộn Cần pha chế Lập chương trình máy điều khiển Điện trên máy tốc độ, nhiệt độ Địa hình chân không Làm mát sản phẩm In nhận sản phẩm Cắt thành hình bán sản phẩm Nong đầu, tạo khớp nối Kiểm tra ngoại quang, trọng lượng, kích thước, cơ lý, phân loại sản phẩm Nhập kho Xem xét qui trình công nghệ thấy chu kì sản xuất ngắn, qui trình sản xuất hàng loạt lớn. Không có bán thành phẩm, không có sản phẩm dở dang do đó việc cung ứng, dự trữ và sử dụng vật tư có thể tính toán trước được. SV: Ph¹m ThÞ Kim Th­ - Q8T2 24
  25. Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp 2.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý. Do đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty nên bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo hình thức trực tuyến chức năng. Mỗi xí nghiệp có bộ máy quản lý riêng và chịu sự lãnh đạo của bộ máy quản lý Công ty. Cơ cấu lãnh đạo của bộ máy Công ty bao gồm: Giám đốc, ba phó giám đốc và sáu phòng quản lý, nghiệp vụ. Sơ đồ bộ máy quản lý của Công ty Ban giám đốc Công ty Phòng tổ Phòng kinh Phòng KH Phòng Phòng Phòng chức hành doanh thị trường kĩ thuật cung ứng kế toán chính vật tư TC Sơ đồ tổ chức Công ty Vật liệu xây dựng Bưu điện Xí nghiệp Xí nghiệp Xí nghiệp Xí nghiệp Văn phòng đại nhựa bưu bê tông bê tông xây lắp I diện tại MN điện BĐII BĐIII SV: Ph¹m ThÞ Kim Th­ - Q8T2 25
  26. Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp - Giám đốc: Ngoài phụ trách chung, trực tiếp phụ trách lĩnh vực tổ chức cán bộ, lao động và lĩnh vực tổ chức kinh doanh. - Phó giám đốc phụ trách lĩnh vực kinh tế: Phụ trách toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của toàn Công ty. - Phó giám đốc phụ trách lĩnh vực kỹ thuật. - Phụ trách lĩnh vực theo dõi, quản lý máy móc, thiết bị, xác định mức tiêu hao vật tư cho từng loại sản phẩm, xác định vật tư kỹ thuật cho mỗi công trình. - Phó giám đốc phụ trách lĩnh vực tiếp thị: Phụ trách việc giao dịch tìm kiếm thị trường tiêu thụ sản phẩm nghiên cứu, xây dựng các phương thức bán hàng và tổ chức thực hiện. - Các phòng nghiệp vụ. - Phòng tổ chức hành chính: có nhiệm vụ giúp giám đốc quản lý về công tác tổ chức kế toán, bổ trì cán bộ sắp xếp lao động, tuyển dụng và cho lao động nghỉ việc theo chế độ. - Phòng kế toán tài chính: Có nhiệm vụ giúp giám đốc quản lý về công tác tổ chức kế toán, thống kê của các xí nghiệp và của Công ty, cung cấp số liệu, tài liệu cho việc điều hành hoạt động sản xuất, kinh doanh. Kiểm tra và phân tích hoạt động kế toán, tài chính, phục vụ công tác lập, theo dõi và thực hiện kế hoạch phục vụ cho công tác thống kê và thông tin kinh tế. - Phòng kế hoạch thị trường: Có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, tìm kiếm, mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm của Công ty, xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh. - Phòng kinh doanh: Có nhiệm vụ tổ chức thực hiện các phương thức bán hàng, đôn đốc, tổ chức thực hiện các hợp đồng bán sản phẩm của Công ty. - Phòng kỹ thuật: Nghiên cứu áp dụng tiến bộ khoa học kĩ thuật, thực hiện các qui trình qui phạm trong sản xuất và an toàn lao động, kiểm tra chất lượng sản phẩm. SV: Ph¹m ThÞ Kim Th­ - Q8T2 26
  27. Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp - Phòng cung ứng vật tư: Có nhiệm vụ giúp giám đốc lập kế hoạch cung ứng vật tư cho hoạt động sản xuất (chủ yếu cho xí nghiệp nhựa). Kiểm tra thực hiện, cân đối định mức vật tư cho sản phẩm, theo dõi số lượng vật tư tồn kho. 2.2. T×nh h×nh qu¶n lý vµ sö dông nguyªn vËt liÖu t¹i c«ng ty vËt liÖ x©y dùng b­u ®iÖn 2.2.1. Đặc điểm và phân loại nguyên vật liệu. 2.2.1.1. Đặc điểm nguyên vật liệu Công ty Vật liệu xây dựng Bưu Điện có 4 xí nghiệp thành viên nhưng chỉ có xí nghiệp nhựa chịu sự chỉ đạo sản xuất của Công ty, còn các xí nghiệp kia hạch toán đối lập. Vì vậy Công ty chỉ quản lý và cung cấp nguyên vật liệu cho xí nghiệp nhựa: sản phẩm nhựa của Công ty gồm các loại ống nhựa phục vụ ngành Bưu điện là chủ yếu và một số ngành khác như điện lực, cấp thoát nước. Nguyên vật liệu sử dụng ở Công ty rất đa dạng và phong phú được sử dụng với khối lượng lớn. Có tới 30 loại nguyên vật liệu chính và hơn 3000 loại phụ tùng, công cụ dụng cụ. Mỗi chủng loại nguyên vật liệu lại bao gồm hàng chục loại khác nhau. Có thể kể đến những loại nguyên vật liệu chính của Công ty như bọt PVC – 1000, bọt PVCP 800, bọt AC – 629A, CA – ST, DBL, ILS, bọt hoá chất CaCO3, các loại vật liệu phụ như: dung môi, bột màu, mực in, keo dán. Tất cả các loại nguyên vật liệu của Công ty đều được mua ngoài, một số bột hoá chất phải nhập từ nước ngoài. Hiện nay, chi phí về nguyên vật liệu chiếm khoảng 80% trong giá thành sản phẩm. Vì vậy muốn hạ giá thành sản phẩm Công ty phải có biện pháp giảm chi phí về nguyên vật liệu nhưng lại không được làm ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm. SV: Ph¹m ThÞ Kim Th­ - Q8T2 27
  28. Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp Từ những đặc điểm trên cho thấy việc quản lý nguyên vật liệu tại Công ty phải được thực hiện chặt chẽ chỉ ở tất cả các khâu thu mua, bảo quản, dự trưc, sử dụng, để đảm bảo tính hiệu quả tính tiết kiệm, hạn chế tới mức thấp nhất việc hư hỏng mất mát. 2.2.1.2. Phân loại nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu (xí nghiệp nhựa) được phân loại như sau: - Nguyên vật liệu chính: là đối tượng lao động chủ yếu của Công ty khi tham gia vào quá trình sản xuất là cơ sở vật chất chủ yếu cấu thành nên thực thể của sản phẩm bao gồm: Bọt PVC – P1000, bọt PVC – P800, AC – AT, DBL, AD/PP hạt, bọt hoá chất STA, CaCl3. - Nguyên vật liệu phụ: góp phần nâng cao chất lượng sản phẩm, mẫu mã sản phẩm bao gồm: dung môi, hạt màu, mực in, nước rửa - Nhiên liệu: xăng dầu. - Vật liệu, thiết bị máy móc: trục vít, dòng can nhiệt, rơle - Phế liệu thu hồi: ống hỏng, bột quét kho sản xuất. *Nguồn nhập, mục đích xuất nguyên vật liệu. Tất cả các loại nguyên vật liệu của Công ty đều được mua ngoài. Và đều được sản xuất ra để phục vụ cho sản xuất sản phẩm, phục vụ công tác quản lý, bán hàng, xây dựng cơ bản tại Công ty. Vật tư của Công ty do phòng cung ứng vật tư và nhân viên làm việc tại kho chịu trách nhiệm quản lý. Công ty có hệ thống kho gồm kho nguyên vật liệu chính (kho Công ty và kho xí nghiệp nhựa) và một kho phụ tùng, CCDC. Phòng cung ứng vật tư căn cứ vào định mức vật tư kỹ thuật để dự trữ, cấp phát vật tư. Định mức vật tư do phòng kỹ thuật xây dựng. SV: Ph¹m ThÞ Kim Th­ - Q8T2 28
  29. Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp 2.2.1.3. Đánh giá nguyên vật liệu. * Đối với nguyên vật liệu nhập kho, nguyên vật liệu của Công ty chủ yếu là mua ngoài, chỉ có một phần nhỏ thu hồi từ sản xuất (Công ty áp dụng thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ). - Đối với nguyên vật liệu mua ngoài nhập kho. Giá thực tế nguyên vật liêu nhập kho = giá mua ghi trên hoá đơn (không có thuế GTGT) Chi phí thu mua được phân bỏ vào chi phí sản xuất trong kỳ. Do chi phí thu mua thường nhỏ hoặc không có do giá trị của nguyên vật liệu mua là giá giao tại kho của Công ty nên các chi phí vận chuyển, bốc dỡ và các chi phí khác đều do bên bán chịu. Ví dụ: Ngày 8/2/2002: Nhập kho 99.000kg bột PVC – S65 theo hoá đơn ngày 29/1/2002 – giá đơn vị (chưa có thuế GTGT) ghi trên hoá đơn là 14200/kg. + Giá thực tế Bọt PVC = S65 = 99.000 x 14.200 = 1.405.800.000đ. - Đối với phế liệu thu hồi nhập kho: Phế liệu thu hồi là nhựa thu hồi từ sản xuất mà đơn vị đem đi tạo hạt lại để tiếp tục sử dụng. Giá thực tế của phế liệu do phòng cung ứng vật tư xác định và đưa ra cho một kỳ hạch toán chỉ có một đơn vị cho tất cả các loại phế liệu thu hồi. * Đối với nguyên vật liệu xuất kho: tại Công ty Vật liệu xây dựng Bưu Điện, giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho được tính theo phương pháp nhập trước xuất trước, lô hàng nào nhập kho trước sẽ được xuất trước. 2.2.2. Tổ chức quản lý và sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty Vật liệu xây dựng Bưu Điện. 2.2.2.1. Công tác bảo đảm nguyên vật liệu cho sản xuất. * Về mặt kịp thời: SV: Ph¹m ThÞ Kim Th­ - Q8T2 29
  30. Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp Điều kiện quan trọng để đảm bảo cho sản xuất của xí nghiệp hoàn thành tốt và nhịp nhàng là phải bảo đảm cho nó những loại vật tư cần thiết một cách kọp thời trong cả một thời gian dài (năm hay quý). Xí nghiệp luôn đảm bảo nguyên vật liệu cho sản xuất, không để xảy ra tình trạng thiếu nguyên vật liệu làm cho sản xuất bị gián đoạn. Bảo đảm nhu cầu Còn lại không Ngày Số lượng trong tháng Nguồn NVL dùng trong nhập (m) Tính bằng (m) tháng ngày Tồn đầu tháng 1/4 5578 (1/4-12/4) 5578 Nhập lần 1 13/4 387.7 13/4-22/4 387.7 Nhập lần 2 23/4 3786.5 (23/4-30/4) 300 3486.5 Tổng 9752.2 30 6265.7 3486.5 Qua bảng trên ta thấy tồn đầu tháng tư là 5578m, có thể tiêu dùng đến 12 ngày và sau đó ngày 13/4 nhập 387.7m. Như vậy việc nhập nguyên vật liệu một cách kịp thời đã không làm gián đoạn sản xuất. Với số lượng nhập như trên đã đảm bảo nguyên vật liệu cho sản xuất tiến hành được liên tục, điều đó có nghĩa là xí nghiệp đã hoàn thành kế hoạch về mặt kịp thời. * Về mặt đồng bộ. Để đảm bảo nguyên vật liệu cho sản xuất, xí nghiệp đã thực hiện tương đối tốt yêu cầu cung cấp đồng bộ. Tính đồng bộ không phải là sự bằng nhau về số lượng mà đó chính là quan hệ tỷ lệ do định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho 1 đơn vị sản phẩm. quyết định. Trong quá trình thực hiện kế hoạch nếu có loại nguyên vật liệu nào đó không đảm bảo yêu cầu thì các nguyên vật liệu khác hoặc là không thể sử dụng được hoặc là sử dụng một phần tương xứng với tỷ lệ loại nguyên vật liệu nhập không đảm bảo yêu cầu với tỷ lệ thấp nhất. SV: Ph¹m ThÞ Kim Th­ - Q8T2 30
  31. Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp Tình hình thực hiện kế hoạch nguyên vật liệu về mặt đồng bộ. Tên nguyên Đơn Kế Thực Hoành Số sử dụng được vật liệu vị hoạch nhập thành kế % Số lượng tính nhập hoạch Đồng ф 46 Kg 135 158 117.03 105.5 142.43 Đồng ф 42 Kg 180 191 106.10 105.5 190 Nhựa kíp Kg 468.6 104.16 104.16 105.5 162.04 Tổng 509 108.60 105.5 494.47 Qua đó ta thấy tình hình nhập vật tư vào xí nghiệp đã đảm bảo được tính đồng bộ. Đây là thành tích chủ quan của xí nghiệp, gãp phần giải quyết tình trạng ứ đọng nguyên vật liệu ở xí nghiệp, tạo vốn cho sản xuất. 2.2.2.2. Công tác mua sắm nguyên vật liệu của Công ty. Thủ tục nhập nguyên vật liệu, ở Công ty là mua ngoài. Đối với những lô hàng có giá trị lớn, Công ty tổ chức đấu thầu. Còn với những lô hàng có giá trị nhỏ, số lượng ít, Công ty uỷ quyền cho phòng vật tư mua. Khi vật tư mua về đến kho, phòng cung ứng vật tư căn cứ vào hoá đơn, hợp đồng kinh tế tiến hành làm phiếu nhập hàng, phiếu nhập kho theo biểu 01 – VT. Phiếu nhập kho được ghi đầy đủ các thông tin cần thiết và số lượng nhập kho trên chứng từ có liên quan. Phiếu nhập kho, phiếu nhập hàng và các chứng từ có liên quan được chuyển xuống kho nhập hàng, thủ kho căn cứ vào các chứng từ trên kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ, chất lượng và quy cách của vật tư, sau đó tiến hành nhập kho. Thủ kho ghi vào phiếu nhập kho số lượng vật tư thu nhập, đồng thời tiến hành ghi thủ kho. Phiếu nhập kho và các chứng từ có liên quan được chuyển lên phòng kế toán. VD: Ngày 8/2/2002, Công ty nhập bọt nhựa PVC – S65 theo hợp đồng kinh tế đã ký vởi Công ty cổ phần hoá chất nhựa. SV: Ph¹m ThÞ Kim Th­ - Q8T2 31
  32. Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp MÉu ho¸ ®¬n: Biểu số 1: HOÁ ĐƠN Mẫu số: 01GTKT – 3LL. Ngày 29 tháng 1 năm 2002 N0: 034214 Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần hoá chất nhựa. Địa chỉ: Số 7 Vọng đức - Quận Hoàn Kiếm – Hà Nội - Số tài khoản Điện thoại: 8247087. Mã số: 0 1 0 0 9 4 2 2 0 5 1 Họ và tên người mua hàng: Đặng Quang Vinh. Đơn vị: Công ty VLXD Đơn chỉ: Phú Diễn - Từ Liêm Số tài khoản. Hình thức thanh toán: HĐKT 081638 ngày 5 tháng 1 năm 2002. Mã số: 0 1 0 0 6 8 7 1 8 5 1 Tên hàng hoá, Đơn vị TT Số lượng Đơn giá Thành tiền dịch vụ tính A B C 1 2 3=1x2 1 Bột PVC kg 99.000 14.200 1.405.800.000 (Indonesia) Cộng tiền hàng: 1.405.800.000 Thuế suất GTGT: 10T: Tiền thiếu GTGT: 140.580.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 1.546.380.000 Số tiền viết bằng chữ: Một tỷ năm trăm bốn mươi sáu triệu ba trăm tám mươi ngàn đồng chẵn. Người mua hàng kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, họ tên) SV: Ph¹m ThÞ Kim Th­ - Q8T2 32
  33. Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp Trên đây cơ sở hợp đồng kinh tế và hoá đơn trên phòng vật tư tiến hành lập phiếu nhập hàng và phiếu nhập kho. 2.2.2.3. Tổ chức tiếp nhận nguyên vật liệu. Ở xí nghiệp, mua cũng như bán vật tư, bán thành phẩm và thành phẩm phải thông qua hợp đồng kinh doanh. Giám đốc giao hàng cho phòng kinh doanh, phòng kế toán, phòng kế hoạch chuẩn bị hợp đồng. Các trưởng phòng phải kiểm tra hợp đồng về quy cách, số lượng, chất lượng, chủng loại và giá cả cũng như thời hạn giao nhận. Tất cả các hợp đồng kinh tế do giám đốc ký, phòng kế toán, phòng kinh doanh có trách nhiệm theo dõi để kiểm tra việc thực hiện và thanh lý hợp đồng. Các hoá đơn vật tư hàng hoá mua về đều có hoá đơn đỏ của bộ tài chính. Tuỳ từng loại vật liệu mà có những hình thức cân, đong, đo đếm khác nhau. Việc kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu được tiến hành từ thấp đến cao, từ ngoài vào trong. Trước hết, nhân viên tiếp nhận xem xét kích thước, tình hình bao bì và những ký hiệu ghi trên bao bì có phù hợp với những điều kiện quy định trong hợp đồng giao hàng hay không. Do có sự thống nhất trong hợp đồng nên khi giao hàng diễn ra hết sức thuận lợi. Khi kiểm tra số lượng và chất lượng xong, nếu là những loại nguyên vật liệu có giá trị lớn thì xí nghiệp kiểm nghiệm và lập “Biên bản kiểm kê”. Ví dụ: SV: Ph¹m ThÞ Kim Th­ - Q8T2 33
  34. Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp BIÊN BẢN KIỂM KÊ Hôm nay, ngày 31/12/2002 - tại Công ty Vật liệu xây dựng Bưu Điện (Phú Diễn - Từ Liêm). Chúng tôi gồm: I. Đại diện phòng kế toán – tài chính. 1. Bà Hoàng Thị Minh – Phó phòng kế toán – tài chính 2. Bà Vũ Thị Minh Nguyệt - Kế toán vật liệu. II. Đại diện phòng vật tư. 1. Bà Vũ Thị Xuân – Phó phòng vật tư. 2. Bà Nguyễn Hoài Phương - Thủ. III. Đại diện xí nghiệp nhựa. 1. Ông Bùi Văn Xã – giám đốc xí nghiệp. 2. Bà Nguyễn Thị Thu - kế toán xí nghiệp. 3. Bà Đoàn Thị Thuỷ - thủ kho xí nghiệp. Chúng tôi cùng nhau kiểm kê kho vật liệu chính ở kho xí nghiệp và kho Công ty, kiểm kê phụ tùng, công cụ dụng cụ ở kho Công ty, số liệu cụ thể như sau: *Vật liệu chính: TT Tên nguyên ĐVT Số lượng Tổng cộng liêu, vật liệu kiểm kê Kho công Kho xí ty nghiệp 1 AC-5000F Kg 2250,0 58,85 2308,85 2 VV-10506 Kg 325,0 10,00 335,0 3 DBL Kg 1800 196,85 1996,85 4 STA-2718 Kg 6800 409,3 7209,3 5 PP hạt Kg 2775 0 2755,0 6 AID Kg 9800 194,84 9994,84 7 Bột vàng Kg 125 158,6 283,6 8 HIPS Kg 4900 0 4900 9 TLS Kg 1575 372,65 1947,65 10 CA-ST Kg 925 142,6 1067,6 SV: Ph¹m ThÞ Kim Th­ - Q8T2 34
  35. Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp C¨n cø vµo “ biªn b¶n kiÓm nghiÖm ” nÕu nguyªn vËt liÖu ®ñ tiªu chuÈn nhËp kho th× phßng kÕ ho¹ch kü thuËt sÏ tiÕn hµnh lËp phiÕu “nhËp kho”. Thñ kho kh«ng ®­îc tù ý nhËp sè nguyªn vËt liÖu trªn nÕu ch­a cã ý kiÕn cña phßng kinh doanh . Do thñ kho thuéc phßng kinh doanh nªn mäi nhu cÇu nhËp xuÊt ®Òu t¹i phßng kinh doanh ®Ó tiÖn cho viÖc qu¶n lý . PhiÕu nhËp kho ®­îc lËp thµnh ba liªn : - Phßng kinh doanh l­u mét liªn . - Thñ kho gi÷ mét liªn ®Ó ghi thÎ kho , sau ®ã chuyÓn cho kÕ to¸n vËt t­. - Mét liªn do ng­¬i ®i mua gi÷ ho¸ ®¬n mua giao l¹i cho kÕ to¸n lam c¬ s¬ thanh to¸n sau nµy . C¨n cø ®Ó viÕt phiÕu nhËp kho cña xÝ nghiÖp nhËp t¹i kho cña xÝ nghiÖp lµ c¸c ho¸ ®¬n b¸n hµng cña nhµ cung cÊp . Ho¸ ®¬n nµy ph¶i cã ®ãng dÊu cña bé tµi chÝnh vµ dÊu cña ®¬n vÞ b¸n , ®ång thêi ph¶i cã x¸c nhËn cña thñ kho lµ hµng ®· nhËp kho . VÝ dô : PhiÕu nhËp kho MÉu sè : 01 - VT Ngµy 8 th¸ng 2 n¨m 2002 Q§ Sè 1141 TC/ Q§ / C§KT Sè : 22 Ngµy 1/11/1995 cña bé TC Nî :TK 152 Cã : TK 331 Hä tªn ng­êi giao hµng : §Æng Quang Vinh Theo: .H§. Sè 034214. Ngµy 29/1/2002 cña C«ng ty cæ phÇn ho¸ chÊt nhùa. Tªn nh·n Sè l­îng Sè hiÖu, quy M· §¬n §VT Theo chøng tõ Thu nhËp Thµnh tiÒn tt tr×nh vËt t­ sè gi¸ (SP hµng ho¸) A B C D 1 2 3 4 1 Bét PVC-S65 Kg 99.000 99.000 14.200 1.405.800.000 Céng tiÒn hµng: 1.405.800.000 ThuÕ suÊt GTGT: 10% tiÒn thuÕ thuÕ GTGT:140.580.000 Tæng céng tiÒn thanh to¸n: 1.546.380.000 Sè tiÒn b»ng ch÷: Mét tû n¨m tr¨m bèn m­¬i s¸u triÖu ba tr¨m t¸m m­¬i ngh×n ®ång ch½n Phô tr¸ch cung tiªu Ng­êi giao hµng Thñ kho KÕ to¸n tr­ëng Thñ tr­ëng ®¬n vÞ (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn) SV: Ph¹m ThÞ Kim Th­ - Q8T2 35
  36. Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp 2.2.2.4. Qu¶n lý kho : Tuú theo ®Æc ®iÓm vµ tÝnh chÊt cña tõng lo¹i nguyªn vËt liÖu khi nguyªn vËt liÖu ®­îc nhËp kho vÒ xÝ nghiÖp nã sÏ ®­îc ®­a vµo c¸c kho kh¸c nhau nh»m ®¶m b¶o an toµn mét cÊch tèi ®a cho nguyªn vËt liÖu . Nh×n chung , nguyªn vËt liÖu trong kho cña xÝ nghiÖp ®­îc s¾p xÕp khoa häc , theo dóng quy c¸ch , thùc hiÖn khÈu lÖnh “ dÔ t×m , dÔ thÊy , dÔ lÊy ,dÔ kiÓm tra ph¸t hiÖn” nh»m thuËn lîi cho viÖc thùc hiÖn nguyªn t¾c : NhËp tr­íc – xuÊt tr­íc, nhËp sau – xuÊt sau . Víi nh÷ng lo¹i nguyªn vËt liÖu cña xÝ nghiÖp hiÖn nay th× viÖc qu¶n lý nguyªn vËt liÖu lµ rÊt dÔ dµng v× do c¸c nguyªn vËt liÖu kh«ng bÞ hao hôt , nguyªn vËt liÖu dÔ mua nªn khèi l­îng nguyªn vËt liÖu tån kho Ýt . Kho lµ ®iÓm xuÊt ph¸t vµ lµ ®iÓm cuèi cïng cña qu¸ tr×nh s¶n xuÊt .Do ®ã viÖc tæ chøc vµ b¶o qu¶n kho nguyªn vËt liÖu, b¸n thµnh phÈm cña xÝ nghiÖp ®Òu ®­îc ghi theo v¨n b¶n . Khi nhËp hay xuÊt kho , thñ kho ph¶i kiÓm nhËn theo chøng tõ . B¸n , xuÊt vËt t­ ra ngoµi xÝ nghiÖp ph¶i th«ng qua gi¸m ®èc ký duyÖt . Cßn xuÊt trong néi bé th× gi¸m ®èc uû quyÒn cho phã gi¸m ®èc ký . Phßng kinh doanh cña xÝ nghiÖp liªn kÕt chÆt chÏ víi phßng b¶ovÖ ®Ó qu¶n lý nguyªn vËt liÖu . Hµng ngµy , b¶o vÖ ph¶i më sæ theo dâi kh¸ch ®i ®Õn xÝ nghiÖp hoÆc c¸c lo¹i vËt t­ hµng ho¸ xÝ nghiÖp ra vµo ®¬n vÞ ghi râ thêi gian , sè l­îng , chñng lo¹i vµ ph­¬ng tiÖn vËn chuyÓn . TÊt c¶ c¸c kho tµng cña xÝ nghiÖp ®Ìu ®­îc dïng hai kho¸ ®Ó ®¶m b¶o ®é ch¾c ch¾n , thñ kho qu¶n lý mét ch×a , b¶o vÖ qu¶n lý mét ch×a . §Ó ®¶m b¶o ®é an toµn , mçi quý xÝ nghiÖp thay kho¸ mét lÇn .Trong xÝ nghiÖp cã hµnh vi trém c¾p nguyªn vËt liÖu th× mäi ng­êi ®Òu cã ý thøc tr¸ch nhiÖm ®Êu tranh c¸c hµnh vi tiªu cùc . xÝ nghiÖp cã mét hÖ thèng néi quy an toµn , quy chÕ kho nh­ néi quy ra vµo , néi quy b¶o qu¶n , néi quy xuÊt nhËp , néi quy phßng ch¸y næ . V× thÕ c«ng t¸c SV: Ph¹m ThÞ Kim Th­ - Q8T2 36
  37. Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp b¶o qu¶n kho ®i vµo nÒn nÕp chÆt chÏ ë cöa kho cã biÓn “kh«ng cã nhiÖm vô tuyÖt ®èi kh«ng ®­îc vµo kho”. Thñ kho lu«n n¾m ch¾c sè l­îng , chÊt l­îng , chñng lo¹i tõng nguyªn vËt liÖu , tuyÖt ®èi gi÷ bÝ mËt vµ chØ cung cÊp sè liÖu cho nh÷ng ng­êi ®­îc gi¸m ®èc ®ång ý . Hµng ngµy , thñ kho ghi mét c¸ch chónh x¸c sè l­îng xuÊt -nhËp – tån . Hµng n¨m xÝ nghiÖp tiÕn hµnh kiÓm kª ®¸nh gi¸ ®Þnh kú t×nh h×nh nguyªn vËt liÖu , viÖc b¶o qu¶n vµ cÊp ph¸t t¹i kho. Tõ biªn b¶n kiÓm kª , c¸c phßng chøc n¨ng cã quyÕt ®Þnh xö lý mét c¸ch hîp lý ®èi víi nh÷ng nguyªn vËt liÖu thõa , thiÕ hay h­ háng hoÆc hÕt h¹n sö dông . 2.2.2.5. CÊp ph¸t nguyªn vËt liÖu: ViÖc tæ chøc cÊp ph¸t nguyªn vËt liÖu chÝnh x¸c, kÞp thêi sÏ ®¶m b¶o cho s¶n xuÊt cña xÝ nghiÖp tiÕn hµnh nhÞp nhµng, gãp phÇn n©ng cao n¨ng suÊt lao ®éng, gi¶m gi¸ thµnh s¶n phÈm, tiÕt kiÖm ®­îc nguyªn vËt liÖu vµ n©ng cao ®­îc søc c¹nh tranh cña s¶n phÈm. NhËn thøc ®­îc tÇm quan träng ®ã, xÝ nghiÖp lu«n ®¶m b¶o cÊp ph¸t c¸c lo¹i nguyªn vËt liÖu cho c¸c ph©n x­ëng ®­îc ®ång bé, ®ñ sè l­îng, ®óng quy c¸ch, phÈm chÊt vµ kÞp vÒ thêi gian ViÖc tæ chøc cÊp ph¸t nguyªn vËt liÖu ë xÝ nghiÖp ®­îc tiÕn hµnh theo møc, ngo¹i trõ mét sè dông cô kh¸c lµ cÊp ph¸t theo h×nh thøc: “B¸n vËt t­ – Mua thµnh phÈm”. Hµng th¸ng, phßng KÕ ho¹ch kü thuËt vµ phßng kinh doanh tiÕn hµnh ®èi chiÕu gi÷a l­îng vËt t­ nhËn vÒ vµ l­îng s¶n phÈm giao nép. C¨n cø vµo hÖ thèng ®Þnh møc ®· cã, hai bªn cã thÓ tÝnh to¸n vµ biÕt ®­îc t×nh h×nh sö dông nguyªn vËt liÖu trong th¸ng ®Ó tõ ®ã cã kÕ ho¹ch s¶n xuÊt trong th¸ng. C¨n cø vµo kÕ ho¹ch s¶n xuÊt vµ hÖ thèng ®Þnh møc tiªu dïng do phßng kü thuËt thùc hiÖn, c¸n bé ®Þnh møc cña xÝ nghiÖp lËp tøc göi ®Þnh møc vµ s¶n l­îng kÕ ho¹ch xuèng c¸c ph©n x­ëng, theo ®ã c¸c ph©n x­ëng cö c¸n bé xuèng kho lÜnh vËt t­. Hµng ngµy, tuú theo yªu cÇu cña s¶n xuÊt vµ yªu cÇu dù tr÷ mµ c¸n bé c¸c ph©n x­ëng trùc tiÕp lªn phßng kinh doanh viÕt ho¸ ®¬n, dïng ho¸ ®¬n xuèng kho SV: Ph¹m ThÞ Kim Th­ - Q8T2 37
  38. Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp ®Ó lÜnh vËt t­. Thñ kho cã tr¸ch nhiÖm cÊp – ph¸t nguyªn vËt liÖu theo ®óng sè l­îng, chñng lo¹i, chÊt l­îng ®· ghi theo ho¸ ®¬n xuÊt kho. VÝ dô: §¬n vÞ: PhiÕu xuÊt kho Sè 49A – MÉu sè C123 – §Þa chØ: Ngµy 8 th¸ng 2 n¨m 2002 H Q§ sè 999 – TC/Q§KT Ngµy 1/11/1995 cña bé TC Hä tªn ng­êi nhËn hµng: §oµn ThÞ Thuý - §Þa chØ: (bé phËn) XN nhùa Lý do xuÊt kho: S¶n xuÊt hµng th¸ng 2/2002 XuÊt t¹i kho: C«ng ty Tªn nh·n hiÖu, Sè l­îng Sè M· §¬n quy tr×nh vËt t­ §VT Theo chøng Thu nhËp Thµnh tiÒn tt sè gi¸ (SP hµng ho¸) tõ A B C D 1 2 3 4 1 Bét PVC – K66 Kg 750 750 10.800 8.100.000 2 Bét PVC – S65 Kg 28.500 28.500 14.200 404.700.000 Céng 412.500.000 Sè tiÒn b»ng ch÷: Bèn tr¨m m­êi hai triÖu t¸m tr¨m ngµn ®ång ch½n Phô tr¸ch cung tiªu Ng­êi giao hµng Thñ kho KÕ to¸n tr­ëng Thñ tr­ëng ®¬n vÞ (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn) 2.2.2.6. T×nh h×nh dù tr÷ - cung øng – sö dông vËt t­ cña c«ng ty: VËt t­ cña c«ng ty do phßng vËt t­ vµ nh©n viªn lµm viÖc t¹i kho chÞu tr¸ch nhiÖm qu¶n lý. HiÖn nay, hÖ thèng kho cña c«ng ty gåm hai kho: - Kho nguyªn vËt liÖu chÝnh - Kho nguyªn vËt liÖu phô, phô tïng vµ CCDC 2.2.6.1. T×nh h×nh dù tr÷ nguyªn vËt liÖu, CCDC SV: Ph¹m ThÞ Kim Th­ - Q8T2 38
  39. Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp B¶ng 1: ChØ tiªu Dù tr÷ theo ®Þnh Dù tr÷ thùc tÕ Tû lÖ thùc Danh ®iÓm møc hiÖn 1.Nguyªn vËt liÖu chÝnh 2924378304 3070597219 105% 2. Nguyªn vËt liÖu phô 195945591 2055742871 105% 3. Phô tïng thay thÕ 194024442 201785420 104% 4. PhÕ liÖu 114673267 115820000 101% 5. C«ng cô dông cô 181660243 182593448 102% Céng 3610681847 3779238958 Qua b¶ng trªn cho thÊy t×nh h×nh dù tr÷ nguyªn vËt liÖu, c«ng cô dông cô cña c«ng ty t­¬ng ®èi s¸t víi ®Þnh møc vËt t­ kü thuËt do c«ng ty x©y dùng nªn. Do vËy ®¶m b¶o ®ñ nguyªn liÖu cho ®Çu kú s¶n xuÊt sau ®ång thêi tr¸nh t×nh tr¹ng bÞ ®äng vèn trong dù tr÷ qu¸ nhiÒu. Nguyªn vËt liÖu, CCDC dù tr÷ cuèi n¨m 2002 ®­îc ®¶m b¶o ®Çy ®ñ ®Ó cung cÊp cho ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña c«ng ty vµo ®Çu n¨m 2003. C«ng ty kh«ng dù tr÷ nhiªn liÖu. Ngoµi ra c«ng ty ®· x¸c ®Þnh ®­îc møc dù tr÷ tõng lo¹i vËt liÖu trong kho. §èi víi vËt liÖu trong n­íc s¶n xuÊt, møc dù tr÷ ®ñ cung øng cho s¶n xuÊt 15 ngµy, 30 ngµy víi vËt liÖu nhËp kho. 2.2.6.2. T×nh h×nh thùc hiÖn cung øng vËt t­: ViÖc tæ chøc cung øng vËt t­ t¹i c«ng ty lu«n ®Çy ®ñ kÞp thêi theo ®óng tiÕn ®é s¶n xuÊt, ®¶m b¶o vÒ sè l­îng còng nh­ chÊt l­îng. C¨n cø vµo kÕ ho¹ch s¶n xuÊt kinh doanh n¨m tiÕp theo, phßng vËt t­ lËp kÕ ho¹ch thu mua. SV: Ph¹m ThÞ Kim Th­ - Q8T2 39
  40. Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp Dù tr÷ theo ®Þnh Dù tr÷ thùc tÕ Tû lÖ thùc Danh ®iÓm møc hiÖn 1.Nguyªn vËt liÖu chÝnh 4685185957 105% 2. Nguyªn vËt liÖu phô 3141850659 47326740546 105% 3. Phô tïng thay thÕ 1773131356 1778450750 104% 4. PhÕ liÖu 1267764301 1280441944 100,3% 5. C«ng cô dông cô 1433124862 1440290436 101% Céng 54474030135 55123866917 100,5% Qua b¶ng trªn cho thÊy t×nh h×nh cung øng vËt t­ cña c«ng ty n¨m 2003 ®­îc thùc hiÖn rÊt tèt. 2.2.6.3.T×nh h×nh sö dông nguyªn vËt liÖu trong s¶n xuÊt s¶n phÈm cña c«ng ty: Phßng kÕ ho¹ch kü thuËt, phßng vËt t­ ®· x©y dùng ®Þnh møc tiªu hao vËt t­ cho ®óng lo¹i s¶n phÈm. Tõ ®ã lµm c¨n cø x¸c ®Þnh sè l­îng nguyªn vËt liÖu, CCDC xuÊt cho s¶n xuÊt T×nh h×nh thùc hiÖn kÕ ho¹c vÒ sö dông nguyªn vËt liÖu n¨m 2002 ChØ tiªu KÕ ho¹ch Thùc hiÖn Tû lÖ % hoµn thµnh 1. Chi phÝ vÒ NVL 54878936323 54269780130 98,089% 2. Tæng chi phÝ 6693741344 66127547699 98,79% SV: Ph¹m ThÞ Kim Th­ - Q8T2 40
  41. Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp Tû lÖ hoµn thµnh kÕ ho¹ch sö dông Tæng møc NVL sö dông thùc tÕ NVL = (Cã liªn hÖ kÕt qu¶ Tæng møc NVL Sö dông KH x Error! SX) ViÖc sö dông NVL, CCDC ë c«ng ty ®· hoµn thµnh tèt so víi kÕ ho¹ch. Chi phÝ vÒ NVL gi¶m t­¬ng øng víi tæng chi phÝ gi¶m nh­ng tæng gi¸ trÞ s¶n l­îng thùc tÕ t¨ng so víi kÕ hoach chøng tá hiÖu qña sö dông NVL ®­îc n©ng lªn 2.2.2.7. C«ng t¸c thanh quyÕt to¸n nguyªn vËt liÖu: C«ng t¸c quyÕt to¸n NVL ®­îc xÝ nghiÖp thùc hiÖn mét c¸ch ®Òu ®Æn theo hµng quý. ViÖc quyÕt to¸n nguyªn vËt liÖu cã ý nghÜa quan träng trong viÖc qu¶n lý sö dông vËt t­ trong s¶n xuÊt C¬ së ®Ó tiÕn hµnh quyÕt to¸n vËt t­ cho c¸c s¶n phÈm ®­îc xÝ nghiÖp dùa trªn: - §Þnh møc chi phÝ vËt t­: nguyªn, nhiÖn liÖu do mét ®¬n vÞ s¶n phÈm mµ xÝ nghiÖp ®· ban hµnh trong kú tr­íc. - C¨n cø vµo t×nh h×nh s¶n xuÊt thùc tÕ cña xÝ nghiÖp, bao gåm t×nh tr¹ng m¸y mãc thiÕt bÞ, vËt t­ ®­a vµo s¶n xuÊt. 2.3. §¸nh gi¸ chung vÒ t×nh h×nh qu¶n lý vµo sö dông nguyªn vËt liÖu t¹i c«ng ty vËt liÖu x©y dùng 2.3.1. Nh÷ng thµnh tÝch ®¹t ®­îc trong c«ng t¸c b¶o ®¶m qu¶n lý nguyªn vËt liÖu t¹i c«ng ty: Qua thêi gian thùc tËp ë c«ng ty em nhËn thÊy c«ng t¸c qu¶n lý nguyªn vËt liÖu nh×n chung tiÕn hµnh nÒn nÕp, chÊp hµnh ®óng c¸c quy ®Þnh. C¸c phßng ban xÝ nghiÖp còng phèi hîp chÆt chÏ víi phßng kÕ to¸n, ®¶m b¶o viÖc h¹ch to¸n, qu¶n lý nguyªn vËt liÖu diÔn ra ®Òu ®Æn, nhÞp nhµng phï hîp víi ®iÒu kiÖn cña c«ng ty, ®¸p øng ®­îc yªu cÇu cña c«ng t¸c qu¶n lý. SV: Ph¹m ThÞ Kim Th­ - Q8T2 41
  42. Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp C«ng ty ®· x©y dùng ®­îc hÖ thèng ®Þnh møc vËt t­ cho tõng lo¹i s¶n phÈm t­¬ng ®èi chÝnh x¸c. §©y lµ ­u ®iÓm rÊt lín cña c«ng ty trong c«ng t¸c qu¶n lý vµ h¹ch to¸n nguyªn vËt liÖu. Qua ®ã, c«ng ty cã thÓ tÝnh to¸n ®­îc møc thu mua, dù tr÷ sö dông vËt liÖu, gãp phÇn qu¶n lý chÆt chÏ nguyªn vËt liÖu, CCDC. Do ®Æc ®iÓm cña nguyªn vËt liÖu s¶n xuÊt s¶n phÈm nhùa lµ dÔ biÕn chÊt, dÔ ch¸y nªn c«ng ty ®· x©y dùng kho vËt t­ ®¶m b¶o ®Çy ®ñ tiªu chuÈn quy ®Þnh vÒ b¶o qu¶n vËt liÖu. HÖ thèng kho ®­îc bè trÝ phï hîp víi ®Þa bµn s¶n xuÊt. C«ng ty ®· cã sù ph©n c«ng qu¶n lý râ rµng, ®éi ngò c¸n bé c«ng nh©n viªn cã tinh thÇn tr¸ch nhiÖm cao. Do vËy viÖn b¶o qu¶n dù tr÷ nguyªn vËt liÖu ®­îc tiÕn hµnh kh¸ tèt. VÒ tr×nh tù lu©n chuyÓn chøng tõ ®­îc thùc hiÖn chÆt chÏ; chøng tõ lu©n chuyÓn theo ®óng chu tr×nh. Trong c«ng t¸c qu¶n lý kho, do s¾p xÕp mét c¸ch cã hÖ thèng vµ hîp lý nªn gi¶m bít ®­îc diÖn tÝch kho, t¹o ®iÒu kiÖn thuËn lîi cho viÖc nhËp xuÊt nguyªn vËt liÖu, ®¶m ®¶m b¶o dÔ t×m, dÔ thÊy, dÔ lÊy, s½n sµng cÊp ph¸t kÞp thêi theo nhu cÇu s¶n xuÊt. ViÖc thùc hiÖn kiÓm kª th­êng xuyªn vµ xö lý thõa thiÕu nguyªn vËt liÖu kÞp thêi gãp phÇn qu¶n lý chÆt chÏ, h¹n chÕ l­îng nguyªn vËt liÖu h­ háng, mÊt m¸t. XÝ nghiÖp sö dông ph­¬ng thøc giao vËt t­ t¹i n¬i lµm viÖc, ®©y lµ ph­¬ng thøc tiÕn bé, t¹o ®iÒu kiÖn cho ng­êi l·nh ®¹o tËp trung søc lùc vµ thêi gian vµo viÖc ch¨m lo s¶n xuÊt, t¹o ®iÒu kiÖn cho tæ chøc nhËp, xuÊt kho mét c¸ch khoa häc, lµm cho phßng kinh doanh vµ phßng kÕ ho¹ch – kü thuËt ®iÒu khiÓn s¶n xuÊt ®i s¸t s¶n xuÊt h¬n, hiÓu râ nhu cÇu cña c¸c ph©n x­ëng ®Ó tõ ®ã tæ chøc cÊp ph¸t nguyªn vËt liÖu ®­îc tèt h¬n. 2.3.2.Mét sè thiÕu sãt, tån t¹i cÇn kh¾c phôc: Ngoµi nh÷ng ­u ®iÓm trªn, c«ng ty vÉn cßn mét sè thiÕu sãt tån t¹i cÇn kh¾c phôc ®Ò hoµn thiÖn c«ng t¸c qu¶n lý nguyªn vËt liÖu. - VÒ c«ng t¸c nhËp kho nguyªn vËt liÖu SV: Ph¹m ThÞ Kim Th­ - Q8T2 42
  43. Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp viÖc kiÓm tra sè l­îng, quy c¸ch, phÈm chÊt cña vËt t­ kh«ng ®­îc ghi vµo v¨n b¶n kiÓm nghiÖm vËt t­ do ®ã sÏ khã trong viÖc quy hÕt tr¸ch nhiÖm trong viÖc b¶o qu¶n vµ thanh to¸n. - VÒ hÖ thèng sæ kÕ to¸n: hÖ thèng sæ kÕ to¸n t­¬ng ®èi ®Çy ®ñ theo quy ®inh. Tuy nhiªn, nh×n chung c«ng ty ch­a më sæ: Sæ ®¨ng ký chøng tõ, ghi sæ c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh theo thêi gian (NhËt ký). Do ®ã viÖc qu¶n lý l­îng chøng tõ ghi sæ vÉn ch­a chÆt chÏ. Khi nhËp l¹i nguyªn vËt liÖu xuÊt thõa kh«ng dïng hÕt ph¶i lËp riªng mét chøng tõ ghi sæ. - VÒ ý thøc tiÕt kiÖm nguyªn vËt liÖu: C«ng nh©n vÉn ch­a cã ý thøc tiÕt kiÖm triÖt ®Ó nguyªn vËt liÖu, do ®ã vÉn cßn g©y l·ng phÝ nguyªn vËt liÖu. SV: Ph¹m ThÞ Kim Th­ - Q8T2 43
  44. Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp Ch­¬ng 3 Mét sè ph­¬ng h­íng vµ gi¶i ph¸p nh»m t¨ng c­êng c«ng t¸c b¶o ®¶m qu¶n lý nguyªn vËt liÖu t¹i C«ng ty vËt liÖu x©y dùng b­u ®iÖn §Ó n©ng cao hiÖu qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh trong thêi gian tíi, xÝ nghiÖp cÇn ph¸t huy nh÷ng ­u ®iÓm s½n cã cña m×nh ®ång thêi kh¾c phôc nh÷ng ®iÓm cßn tån t¹i trong c«ng t¸c b¶o ®¶m qu¶n lý nguyªn vËt liÖu. §Ó nh»m t¨ng c­êng, hoµn thiÖn c«ng t¸c b¶o ®¶m, qu¶n lý nguyªn vËt liÖu ë xÝ nghiÖp s¶n xuÊt vµ cung øng vËt t­, t«i xin ®­a ra mét sè ý kiÕn ®Ò xuÊt vÒ ph­¬ng h­íng vµ gi¶i ph¸p sau: 3.1. KiÕn nghÞ 1: hoµn thiÖn c«ng t¸c lËp sæ danh ®iÓm vËt t­ Víi sù ®a d¹ng, phong phó cña nguyªn vËt liÖu vÒ chñng lo¹i. ViÖc ch­a lËp sæ g©y khã kh¨n trong c«ng viÖc sö dông nguyªn vËt liÖu vµ trong c«ng t¸c kiÓm kª cuèi th¸ng. §Ó kh¾c phôc mÆt h¹n chÕ nµy, xÝ nghiÖp nªn lËp sæ danh ®iÓm nguyªn vËt liÖu ®Ó gióp cho viÖc qu¶n lý vËt t­ ®­îc thuËn lîi. Mçi nhãm nguyªn vËt liÖu sÏ ®­îc ghi trªn mét trang sæ, trong ®ã nhãm nguyªn vËt liÖu sÏ ghi ®Çy ®ñ c¸c lo¹i nguyªn vËt liÖu nhãm ®ã. vÝ dô: nguyªn vËt liÖu chÝnh ®ång = 1521.01 sæ danh ®iÓm nguyªn vËt liÖu nµy ®­îc x¸c ®Þnh trªn c¬ së sè liÖu cña lo¹i nguyªn vËt liÖu, nhãm nguyªn vËt liÖu, chñng lo¹i nguyªn vËt liÖu cña xÝ nghiÖp. Sæ nµy sÏ ®­îc chia thµnh tõng phÇn mçi phÇn dµnh riªng mét sè trang nhÊt ®Þnh ®Ó ghi sè d­ vËt liÖu cña xÝ nghiÖp hiÖn cã, mçi nhãm nguyªn vËt liÖu ®uîc m· ho¸ theo sè hiÖu riªng. C¸ch x¸c ®Þnh sæ danh ®iÓm nguyªn vËt liÖu vÒ phæ biÕn lµ kÕt hîp gi÷a sè liÖu tµi kho¶n vµ viÖc ph©n chia vËt t­ cho mçi lo¹i ®­îc ®¸nh sè liªn tôc theo quy ­íc cña lo¹i ®ã. Gi÷a c¸c lo¹i ®Ó trèng phßng khi cã c¸c lo¹i nguyªn vËt liÖu míi ghi SV: Ph¹m ThÞ Kim Th­ - Q8T2 44
  45. Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp bæ sung. Víi nguyªn t¾c nµy sÏ gióp cho kÕ to¸n nhËn biÕt ®­îc nguyªn vËt liÖu mét c¸ch nhanh chãng th«ng qua sæ danh ®iÓm vËt t­. Sæ danh ®iÓm ®­îc sö dông thèng nhÊt trong ph¹m vi toµn xÝ nghiÖp ®¶m b¶o cho c¸c bé phËn trong xÝ nghiÖp phèi hîp chÆt chÏ trong c«ng t¸c qu¶n lý nguyªn vËt liÖu ®­îc dÔ dµng, thuËn tiÖn. 3.2. KiÕn nghÞ 2: LËp biªn b¶n kiÓm nghiÖm vËt t­ KÕt qu¶ cña viÖc kiÓm nghiÖm vËt t­ ph¶i ®­îc ghi vµo “ Biªn b¶n kiÓm nghiÖm vËt t­” ®Ó lµm c¨n cø quy tr¸ch nhiÖm trong thanh to¸n vµ b¶o qu¶n. “Biªn b¶n kiÓm nghiÖm vËt t­” th­êng ®­îc ¸p dông cho c¸c lo¹i vËt t­ kiÓm nghiÖm trong nh÷ng tr­êng hîp sau: - NhËp kho víi sè l­îng lín - c¸c lo¹i vËt t­ cã tÝnh chÊt lý ho¸ phøc t¹p - C¸c lo¹i vËt t­ quý hiÕm Ban kiÓm nghiÖm ph¶i ghi râ sè l­îng, chÊt l­îng cña tõng thø, lo¹i vËt liÖu vµo. “Biªn b¶n kiÓm nghiÖm vËt t­”, ghi râ ý kiÕn vÒ sè l­îng, chÊt l­îng, nguyªn nh©n ®èi víi vËt t­ kh«ng ®óng vÒ sè l­îng, quy c¸ch phÈm chÊt vµ ®­a ra c¸ch xö lý. 3.3. KiÕn nghÞ 3: VÒ c«ng t¸c qu¶n lý kho C«ng t¸c s¾p xÕp nguyªn vËt liÖu ch­a gän gµng, kh«ng cã lèi tho¸t ngang do ®ã thñ kho ph¶i s¾p xÕp nguyªn vËt liÖu mét c¸ch hîp lý, khoa häc, ®¶m b¶o an toµn ng¨n n¾p, thuËn tiÖn cho viÖc xuÊt - nhËp - kiÓm kª. xÝ nghiÖp nªn mua nhiÒu gi¸ ®Ó ®ùng hµng, tr¸nh ®Ó hµng ho¸ xuèng ®Êt v× do ®Æc ®iÓm cña mét sè nguyªn vËt liÖu nh­ nhùa b¹t PVC, ®ång, s¾t thÐp dÔ Èm ­ít, hao mßn do ®ã sÏ ¶nh h­ëng ®Õn qu¸ trinh s¶n xuÊt. Thùc tÕ hiÖn nay, nhµ kho ®ang bÞ xuèng cÊp trÇn nhµ phÝa ngoµi bÞ hë, t­êng bong v«i do ®ã xÝ nghiÖp cÇn ph¶i söa sang l¹i ®Ó tr¸nh hao hôt, h­ háng nguyªn vËt liÖu. Cã thÓ nãi viÖc sö dông chung nguyªn vËt liÖu nhËp vÒ, nguyªn vËt liÖu dù tr÷ cïng mét kho ®· g©y kh«ng Ýt khã kh¨n cho xÝ nghiÖp. Bëi vËy, xÝ nghiÖp nªn SV: Ph¹m ThÞ Kim Th­ - Q8T2 45
  46. Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp cã kho dù tr÷ ®Ó tr¸nh lÉn lén víi nh÷ng nguyªn vËt liÖu kh¸c, t¹o ®iÒu kiÖn thuËn lîi cÊp ph¸t nguyªn vËt liÖu khi cÇn thiÕt. ViÖc dù tr÷ hµng ho¸ gióp cho qu¸ tr×nh s¶n xuÊt ®­îc tiÕn hµnh mét c¸ch liªn tôc. Dù tr÷ kh«ng cã nghÜa lµ dÉn ®Õn t×nh tr¹ng ø ®äng nguyªn vËt liÖu, ø ®äng vèn. §Ó ®¶m b¶o ®ñ nguyªn vËt liÖu cho s¶n xuÊt vµ tr¸nh t×nh tr¹ng d÷ tr÷ qu¸ nhiÒu, xÝ nghiÖp cÇn ph¶i tiÕn hµnh ®Þnh møc dù tr÷ s¶n xuÊt. §Þnh møc dù tr÷ s¶n xuÊt lµ sù quy ®Þnh ®¹i l­îng vËt t­ cÇn thiÕt ph¶i cã theo kÕ ho¹ch ë xÝ nghiÖp ®Ó ®¶m b¶o cho qu¸ tr×nh s¶n xuÊt ®­îc tiÕn hµnh liªn tôc vµ ®Òu ®Æn. ViÖc quy ®Þnh ®óng ®¾n møc dù tr÷ cã ý nghÜa rÊt lín, nã cho phÐp gi¶m c¸c chi phÝ vÒ b¶o qu¶n hµng ho¸, gi¶m hao hôt mÊt m¸t. 3.4. KiÕn nghÞ 4: T¨ng c­êng sö dông hîp lý - tiÕt kiÖm nguyªn vËt liÖu. Sö dông hîp lý vµ tiÕt kiÖm nguyªn vËt liÖu ®· trë thµnh mét nguyªn t¾c, ®¹o ®øc, mét chÝnh s¸ch kinh tÕ cña xÝ nghiÖp. Song viÖc sö dông hîp lý - tiÕt kiÖm nguyªn vËt liÖu cña xÝ nghiÖp ch­a ®­îc thùc hiÖn mét c¸ch triÖt ®Ó, s©u s¸t. TiÕt kiÖm ph¶i ®­îc thùc hµnh ë mäi kh©u trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt vµ biÖn ph¸p quan träng nhÊt ®Ó thùc hµnh tiÕt kiÖm lµ biÖn ph¸p c«ng nghÖ tiªn tiÕn. Tr­íc hÕt, xÝ nghiÖp ph¶i kh«ng ngõng gi¶m bít phÕ liÖu, phÕ phÈm, h¹ thÊp ®Þnh møc tiªu dïng nguyªn vËt liÖu. Gi¶m møc tiªu hao vËt t­ cho mét ®¬n vÞ s¶n phÈm lµ yÕu tè quan träng ®Ó tiÕt kiÖm vËt t­ trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt. Song muèn khai th¸c triÖt ®Ó yÕu tè nµy ph¶i ph©n tÝch cho ®­îc c¸c nguyªn nh©n lµm t¨ng, gi¶m møc tiªu hao vËt t­, tõ ®ã ®Ò ra c¸c biÖn ph¸p cô thÓ nh»m tiÕt kiÖm ®­îc nhiÒu vËt t­ trong s¶n xuÊt. XÝ nghiÖp ®· x©y dùng c¸c ®Þnh møc tiªu hao vËt liÖu song khi ®i vµo s¶n xuÊt ch­a kiÓm tra chÆt chÏ c«ng nh©n cã thùc hiÖn ®óng víi møc ®Ò ra ch­a, bëi vËy cßn g©y ra l·ng phÝ nguyªn vËt liÖu. Do ®ã, trong thêi gian tíi, c¸c qu¶n ®èc ph©n x­ëng cÇn theo dâi chÆt chÏ h¬n t×nh h×nh thùc hiÖn møc trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt cña c¸c c«ng nh©n. Ng­êi c«ng nh©n lµ ng­êi trùc tiÕp sö dông c¸c lo¹i nguyªn vËt liÖu trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt, hä biÕt râ gi¸ trÞ cña c¸c lo¹i nguyªn vËt SV: Ph¹m ThÞ Kim Th­ - Q8T2 46
  47. Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp liÖu vµ c«ng dông cña chóng. V× vËy, cÇn ¸p dông h¬n n÷a c¸c biÖn ph¸p sau: - T¨ng c­êng gi¸o dôc vÒ ý thøc tiÕt kiÖm, lîi Ých tiÕt kiÖm ®èi víi tõng ng­êi. Hµng th¸ng xÝ nghiÖp nªn tæ chøc c¸c buæi nãi chuyÖn, th¶o luËn, ®Ò cao tÇm quan träng cña viÖc tiÕt kiÖm nguyªn vËt liÖu cho c«ng nh©n ®Ó hä hiÓu râ h¬n tõ ®ã hä lµm viÖc cã ý thøc h¬n. - Bªn c¹nh ®ã, xÝ nghiÖp nªn cã biÖn ph¸p khuyÕn khÝch vÒ vËt chÊt vµ tinh thÇn thÝch ®¸ng, kÞp thêi ®èi víi viÖc tiÕt kiÖm. Khi tæ s¶n xuÊt hay c¸ nh©n nµo ®ã ph¸t huy ý thøc tiÕt kiÖm trong s¶n xuÊt th× qu¶n ®èc ph©n x­ëng, gi¸m ®èc cã thÓ th­ëng cho hä tiÒn, biÓu d­¬ng tr­íc xÝ nghiÖp . - N©ng cao tr×nh ®é tay nghÒ cho mäi c«ng nh©n b»ng c¸ch häc hái tõ nh÷ng thî bËc cao hay tæ chøc thi tay nghÒ cho hä. Thùc tÕ hiÖn nay ë xÝ nghiÖp cã mét sè m¸y mãc ®· ë t×nh tr¹ng l¹c hËu, cò kü do ®ã xÝ nghiÖp nªn ®Çu t­ mua thªm m¸y míi ®Ó s¶n xuÊt ®­îc tèt h¬n. 3.5. KiÕn nghÞ 5: Sö dông hiÖu qu¶ nguån vèn ®Ó ®¸p øng kÕ ho¹ch mua s¾m nguyªn vËt liÖu KÕ ho¹ch mua s¾m vËt t­ lµ mét bé phËn quan träng cña kÕ ho¹ch s¶n xuÊt - kü thuËt - tµi chÝnh cña doanh nghiÖp. Vèn cã t¸c ®éng rÊt lín ®èi víi viÖc mua s¾m nguyªn vËt liÖu. Thùc tÕ hiÖn nay, c«ng t¸c tµi chÝnh cña xÝ nghiÖp ch­a lµm tèt xÝ nghiÖp lu«n trong t×nh tr¹ng thiÕu vèn. C¸c kho¶n nî ph¶i thu vµ nî ph¶i tr¶ cßn nhiÒu lµm ¶nh h­ëng ®Õn kh¶ n¨ng thanh to¸n. ViÖc thiÕu vèn ¶nh h­ëng ®Õn c«ng t¸c mua s¾m nguyªn vËt liÖu, ®Õn kÕt qu¶ kinh doanh. NhiÒu khi xÝ nghiÖp vÉn mua chÞu nguyªn vËt liÖu cña b¹n hµng, ®iÒu nµy cã thÓ ¶nh h­ëng ®Õn uy tÝnh cña xÝ nghiÖp, ®Õn kh¶ n¨ng cung øng nguyªn vËt liÖu. SV: Ph¹m ThÞ Kim Th­ - Q8T2 47
  48. Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp VÝ dô: ChØ tiªu N¨m 2001 N¨m 2002 So s¸nh 2001/2002 Tû lÖ ph¶i tr¶/Tæng tµi s¶n(%) 94 85 (-9) Kh¶ n¨ng thanh to¸n - TSL§/Nî NH(%) 93 84 (-9) - TiÒn hiÖn cã/ Nî NH 0.4 1 0.6 §Ó n©ng cao chÊt l­îng hiÖu qu¶ c«ng t¸c qu¶n trÞ vèn, trong thêi gian tíi, xÝ nghiÖp cÇn: - T¨ng c­êng h¬n n÷a c«ng t¸c thu håi c«ng nî vµ coi ®©y lµ biÖn ph¸p chÝnh ®Ó ®¶m b¶o vèn cho s¶n xuÊt kinh doanh. - §a d¹ng ho¸ c¸c biÖn ph¸p thu håi c«ng nî nh­ thu håi qua c«ng ty hay thu trùc tiÕp. - ¦u tiªn vèn cho s¶n xuÊt kinh doanh mét c¸ch hîp lý kh«ng ®Ó vËt t­ hµng ho¸ ø ®äng hoÆc chËm lu©n chuyÓn. - Thùc hµnh tiÕt kiÖm vµ chi tiªu hîp lý SV: Ph¹m ThÞ Kim Th­ - Q8T2 48
  49. Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp KÕt luËn Qua thêi gian thùc tËp t¹i xÝ nghiÖp Bª t«ng c«ng ty vËt liÖu x©y dùng b­u ®iÖn, t«i thÊy ®­îc t×nh h×nh b¶o ®¶m qu¶n lý nguyªn vËt liÖu cho s¶n xuÊt lµ mét yªu cÇu kh¸ch quan, cã t¸c ®éng rÊt lín tíi kÕt qu¶n ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña xÝ nghiÖp. ViÖc sö dông hîp lý vµ tiÕt kiÖm nguyªn vËt liÖu ¶nh h­ëng trùc tiÕp ®Õn hiÖu qu¶ sö dông vèn kinh doanh cña xÝ nghiÖp. Nguyªn vËt liÖu ®­îc ®¶m b¶o ®Çy ®ñ, ®óng chÊt l­îng, ®ång bé lµ ®iÒu kiÖn quyÕt ®Þnh kh¼ng n¨ng t¸i s¶n xuÊt më réng. C«ng ty ®· tæ chøc c«ng t¸c qu¶n lý nguyªn vËt liÖu kh¸ tèt sö dông nguyªn vËt liÖu hîp lý - tiÕt kiÖm - hiÖu qu¶. Víi sù nç lùc kh«ng ngõng cña ban l·nh ®¹o xÝ nghiÖp vµ tËp thÓ c¸n bé c«ng nh©n viªn trong toµn xÝ nghiÖp, viÖc b¶o ®¶m qu¶n lý nguyªn vËt liÖu t¹i xÝ nghiÖp ngµy cµng ®­îc t¨ng c­êng vµ hoµn thiÖn, gãp phÇn n©ng cao kÕt qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh, c¶i thiÖn ®êi sèng cho CBCNV, thùc hiÖn ®Çy ®ñ nghÜa vô cña m×nh víi nhµ n­íc. Song, bªn c¹nh nh÷ng thµnh tÝch ®· ®¹t ®­îc, xÝ nghiÖp vÉn cßn tån t¹i mét sè h¹n chÕ nh­ ®· tr×nh bµy trong bµi kho¸ luËn nµy. Em xin m¹nh d¹n ®­a ra mét sè ý kiÕn nh­ trªn nh»m gãp phÇn kh¾c phôc nh÷ng thiÕu sãt, tån t¹i cña xÝ nghiÖp. Tuy nhiªn, do thêi gian t×m hiÓu thùc tÕ vµ tr×nh ®é cßn cã h¹n nªn kh«ng tr¸nh khái nh÷ng thiÕu sãt, em mong r»ng sÏ nhËn ®­îc c¸c ý kiÕn ®ãng gãp cña c¸c c« chó trong xÝ nghiÖp vµ ®­îc sù h­íng dÉn cña thÇy NguyÔn H÷u ChÝ ®Ó bµi b¸o c¸o ®­îc hoµn thiÖn h¬n . Cuèi cïng em xin ch©n thµnh c¶m ¬n sù h­íng dÉn nhiÖt t×nh cña thÇy gi¸o vµ c¸c c« chó trong c«ng ty. Hµ Néi, th¸ng 5 n¨m 2004 Sinh viªn: Ph¹m ThÞ Kim Th­ SV: Ph¹m ThÞ Kim Th­ - Q8T2 49