Đề tài Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của các tổng công ty 91

Nội dung text: Đề tài Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của các tổng công ty 91

1. Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: QTKDCN &XD Lời nói đầu Bất kỳ một doanh nghiệp nào muốn tồn tại và đứng vững trong nền kinh tế thị trường thì nhất thiết phải đòi hỏi có một bộ máy quản trị hoạt động có hiệu qủa. Như vậy, đây có thể coi như điều kiện cần cho doanh nghiệp tồn tại và phát triển. ở Việt Nam, các Tổng công ty Nhà nước đóng vai trò chủ đạo trong nền kinh tế quốc dân, trong đó có 17 Tổng công ty 91. Các Tổng công ty 91 có 532 doanh nghiệp thành viên hạch toán độc lập, chiếm khoảng 9% số lượng các doanh nghiệp Nhà nước, 56% tổng vốn kinh doanh và 35% lao động. Xuất phát từ vai trò đó, đòi hỏi các Tổng công ty 91 phải có một cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị hợp lý, gọn nhẹ, phù hợp với từng loại ngành nghề, lĩnh vực hoạt động của mỗi Tổng công ty. Đảng và Nhà nước ta đã nhận thấy, Tập đoàn kinh tế là hình thức tổ chức kinh tế tồn tại trong nền kinh tế thị trường, nó xuất phát từ lâu trong lịch sử phát triển kinh tế thế giới, nhất là trong những năm 80 trở lại đây. Tập đoàn kinh tế đóng vai trò to lớn trong sự phát triển kinh tế, nó tạo điều kiện cho các nước giành ưu thế cạnh tranh không chỉ trong nước mà còn vươn lên chiếm lĩnh và khai thác thị trường trong khu vực và trên thế giới. Ngày 7 tháng 3 năm 1994 Thủ Tướng chính phủ có quyết định số 91/QĐ-TTg về việc thí điểm thành lập Tập đoàn kinh tế để hình thành 17 tổng công ty 91. Trong quá trình phát triển theo hướng tập đoàn kinh tế thời gian qua có nhiều vấn đề thực tiễn đặt ra cần giải quyết, Đảng, Nhà nước, các bộ ngành, các cấp có liên quan đến vấn đề trên. Từ thực tế trên, cùng với những kiến thức đã được trang bị trong quá trình học tập, cùng với sự giúp đỡ tận tình của cô giáo Tiến sĩ Ngô Kim Thanh và sự chỉ dẫn, góp ý của các bác các cô chú trong Vụ Doanh nghiệp-Bộ Kế hoạch & Đầu tư, đặc biệt là bác CVC Lê Trọng Quang tôi chọn đề tài: “Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của các tổng công ty 91” Ngoài phần mở đầu và kết luận, chuyên đề tốt nghiệp gồm ba chương : Chương 1: Tổng quan về cơ cấu tổ chức Bộ máy quản trị doanh nghiệp. 2
2. Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: QTKDCN &XD Chương 2: thực trạng cơ cáu tổ chức bộ máy quản trị của các tổng công ty 91 ở Việt Nam. Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của các tổng công ty 91 ở Việt Nam. Để hoàn thành được chuyên đề tốt nghiệp này tôi đã tìm hiểu , nghiên cứu nhiều loại sách báo, tài liệu tham khảo có liên quan và đặc biệt tôi xin chân thành cảm ơn cô giáo Ngô KimThanh và bác CVC - Lê Trọng Quang đã giúp đỡ tôi hoàn thành chuyên đề này 3
3. Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: QTKDCN &XD Chương I Tổng quan về cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp I. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp. 1. Khái niệm về cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp. 1.1. Khái niệm. Trước hết, để hiểu được thế nào là cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp thì chúng ta cần xem xét khái niệm về quản trị. Bất kỳ một quá trình lao động xã hội hoặc lao động có tính cộng đồng nào đã được tiến hành trên quy mô lớn đêu cần có hoạt động quản trị để phối hợp các chức năng, các công việc nhỏ lại với nhau. Như Mác đã nói “Người chơi vĩ cầm cần có thể điều khiển mình nhưng một dàn nhạc cần có một nhạc trưởng”. Do đó, có thể kết luận rằng, hoạt động quản trị đóng vai trò quan rất quan trọng trong việc phối hợp các hoạt động mang tính cộng đồng nói chung và với hoạt động sản xuất kinh doanh trong mỗi doanh nghiệp nói riêng để đạt được hiệu quả tối ưu. Như vậy, có thể coi hoạt động quản trị trong doanh nghiệp như một chiếc đầu tàu dẫn dắt, chỉ đường cho toàn bộ doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh, mà chủ thể tiến hành các hoạt động quản trị đó không ai khác chính là bộ máy quản trị trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, để hoạt động quản trị mang lại hiệu quả cao nhất thì mỗi doanh nghiệp cần thiết phải xây dựng được cho mình một cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị phù hợp, có như vậy thì mới đảm bảo cho doanh nghiệp đứng vững trong nền kinh tế thị trường. Hơn ai hết, chính bản thân các nhà quản trị nhận thức rõ ràng được vai trò, sự cần thiết của cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị đối với doanh nghiệp. Vậy chúng ta hiểu như thế nào là cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp. Có nhiều cách định nghĩa khác nhau về cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị nhưng cách chung nhất là: “ Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị là tổng hợp các bộ phận khác nhau có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên 4
4. Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: QTKDCN &XD môn hoá, được giao những trách nhiệm, quyền hạn nhất định và được bố trí theo từng cấp nhằm thực hiện các chức năng quản trị doanh nghiệp”. Cơ cấu tổ chức quản trị doanh nghiệp hình thành bởi các bộ phận quản trị và các cấp quản trị. Bộ phận quản trị là một đơn vị riêng biệt có chức năng quản lý nhất định. Cấp quản trị là sự thống nhất tất cả các bộ phận quản trị ở một trình độ nhất định. Khái niệm trên đã được nêu khá đầy đủ, nó đề cập đến việc xác định những bộ phận chuyên môn hoá ở trình độ nào? Được giao những chức năng nhiệm vụ gì ? Tỷ trọng giữa các bộ phận cấu thành ra sao? Sự sắp xếp theo trình độ đẳng cấp nhất định trong doanh nghiệp. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị phải được xây dựng trên cơ sở cơ cấu sản xuất, phản ánh sự cấu tạo và hình thức bên trong của hệ thống doanh nghiệp. 1.2. Chức năng phân loại chức năng quản trị doanh nghiệp. 1.2.1. Chức năng quản trị doanh nghiệp. Mỗi bộ phân trong doanh nghiệp đòi hỏi phải có một chức năng hoạt động riêng biệt, từ đó mới hình thành chức năng quản trị doanh nghiệp. Có thể hiểu về chức năng như sau: Chức năng là một tập hợp các hoạt động (hành động) cùng loại của hệ thống nào đó. Do đó về thực chất, chức năng thể hiện tính chuyên môn hoá nhiệm vụ (hoạt động) gắn với một hệ thống xác định Với khái niệm trên, trong hoạt động tổ chức bộ máy quản trị thì việc nghiên cứu chức năng chính là việc nghiên cứu cách thức chuyên môn hoá nhất định của hoạt động quản trị doanh nghiệp. Từ đó, chức năng quản trị doanh nghiệp được hiểu là một tập hợp các hoạt động cùng loại ở phạm vi doanh nghiệp. Quản trị theo chức năng được thực hiện phổ biến ở các doanh nghiệp với hầu hết cơ cấu tổ chức khác nhau. 1.2.2. Phân loại chức năng quản trị doanh nghiệp. 5
5. Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: QTKDCN &XD Phân loại chức năng một cách khoa học là điều kiện để xây dựng và hoàn thiện bộ máy quản trị theo hướng gọn, nhẹ và chuyên tinh, đồng thời để sử dụng và bồi dưỡng nguồn nhân lực theo đúng yêu cầu của hoạt động quản trị. Hiện nay có tồn tại nhiều quan điểm khác nhau về cách phân loại chức năng quản trị doanh nghiệp, tuy nhiên có ba cách phân loại phổ biến sau: Thứ nhất, xét theo quan điểm ra quyết định. Nếu coi toàn bọ hoạt động quản trị doanh nghiệp là hoạt động ra quyết định thì có chức ra quyết định mục tiêu, chức năng ra quyết định phương tiện và chức ra quyết định quản trị. Thứ hai, xét theo quá trình quản trị. Có thể chia toàn bộ hoạt động thành năm chức năng là: dự kiến, tổ chức, phối hợp, chỉ huy và kiểm soát. Chức năng dự kiến: Chủ yếu đề cập đến mục tiêu của doanh nghiệp và con đường đề cập đến mục tiêu nào đó. Chức năng này rất quan trọng vì nó là định hướng mà doanh nghiệp sẽ phải đạt dến trong tương lai, đây được coi là là bản tuyên bố sứ mạng của công ty. Sự quan trọng của chức năng này giống như Lênin đã nói :" Không thể làm việc trong điều kiện không có kế hoạch lâu dài, không dự tính được những kế hoạch thực sự " Chức năng tổ chức bao gồm: tổ chức xây dựng (Như xây cơ cấu tổ chức sản xuất, xây dựng bộ máy quản trị doanh nghiệp, ) và tổ chức quá trình ( thực hiện các tư tưởng, chiến lược, kế hoạch, đã đặt ra từ khâu định hướng). Chức năng phối hợp: Nhằm phối hợp giữa các bộ phận trong doanh nghiệp, phối hợp nhiệm vụ, phân quyền điều hành giữa các bộ phận. Chức năng này bao gồm phối hợp theo chiều dọc, là phối hợp giữa các cấp các quản trị và phối hợp theo chiều ngang là phối hợp giữa các chức năng , các lĩnh vực quản trị. Chức năng chỉ huy: Chủ thể quản trị tác động lên đối tượng quản trị để họ thực hiện các nhiệm vụ được giao. Chức năng kiểm soát: chức năng cuối cùng của nhà quản trị, đánh giá sự hoàn thành công việc so với kế hoạch hay mục tiêu đề ra. Tiến hành các biện pháp sửa chữa nếu có sai lệch nhằm đảm bảo tổ chức đang đi đúng đường để hoàn thành mục tiêu. 6
6. Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: QTKDCN &XD Năm chức năng này có mối quan hệ mật thiết với nhau, chúng hình thành vòng tròn quản trị lấy cơ sở là sự trao đổi thông tin trong toàn bộ quá trình ra quyết định quản trị: Định hướng Kiểm tra Tổ chức Trao đổi thông tin Chỉ huy Phối hợp Thứ ba: Xét theo nội dung quản trị cụ thể hay theo lĩnh vực quản trị: Lĩnh vực quản trị trong doanh nghiệp được hiểu như các hoạt động quản trị khi được sắp xếp trong một bộ phận nào đó. ở các bộ phận này có người chỉ huy và liên quan đến việc ra các quyết định quản trị. Lĩnh vực quản trị được xem xét ở một góc độ khác- góc độ của quản lý thực tiễn. Lĩnh vực quản trị là các hoạt động quản trị được thiết lập trong các bộ phận có tính chất tổ chức (như phòng, ban) và được phân cấp, phân quyền trong việc ra quyết định quản trị. Lĩnh vực quản trị được phân định phụ thuộc vào nhiều yếu tố như: truyền thống quản trị, các yếu tố xã hội và cơ chế kinh tế, quy mô cũng như đặc điểm kinh tế kỹ thuật của doanh nghiệp. Nó gắn liền với mỗi quốc gia, mỗi vùng cụ thể và sự tiến bộ về nhận thức khoa học quản trị. Trong doanh nghiệp có thể phân chia các lĩnh vực quản trị như sau: * Lĩnh vực vật tư: có nhiệm vụ phát hiện nhu cầu vật tư; tính toán vật tư tồn kho; mua sắm; nhập kho và bảo quản; cấp phát vật tư. * Lĩnh vực sản xuất: có nhiệm vụ hoạch định chương trình; xây dựng kế hoạch sản xuất; điều khiển quá trình chế biến; kiẻm tra chất lượng; giữ gìn bản 7
7. Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: QTKDCN &XD quyền, bí quyết, kiểu dáng và phát huy sáng chế phát minh của mọi thành viên * Lĩnh vực marketing gồm các nhiệm vụ : thu thập thông tin về thị trường; hoạch định chính sách sản phẩm; hoạch định chính sách giá cả; hoạch định chính sách phân phối; hoạch định chính sách hỗ trợ tiêu thụ * Lĩnh vực nhân sự bao gồm các nhiệm vụ sau: lập kế hoạch nhân sự; tuyển dụng nhân sự; đánh giá nhân sự; phát triển nhân viên; thù lao, quản lý nhân sự thông qua hồ sơ dữ liệu nhân sự, qua thống kê hoạt động của nhân viên và hỗ trợ đời sống. * Lĩnh vực kế toán - tài chính bao gồm các nhiệm vụ: - Lĩnh vực tài chính: tạo vốn; sử dụng; quản lý vốn (chủ yếu là quản lý sự lưu thông, thanh toán và các quan hệ tín dụng) - Lĩnh vực kế toán: kế toán sổ sách; tính toán chi phí-kết quả; xây dựng các bản cân đối; tính toán lỗ lãi; các nhiệm vụ khác như thẩm định kế hoạch, thống kê, kiểm tra việc tính toán, bảo hiểm, thuế * Lĩnh vực nghiên cứu và phát triển gồm các nhiệm vụ: thực hiện các nghiên cứu cơ bản; nghiên cứu ứng dụng; đưa các tiến bộ khoa học kỹ thuật vào áp dụng; thẩm định hiệu quả các tiến bộ kỹ thuật được áp dụng . * Lĩnh vực tổ chức và thông tin gồm các nhiệm vụ: - Lĩnh vực tổ chức: tổ chức các dự án; phát triển và cải tiến bộ máy tổ chức doanh nghiệp; tổ chức tiến trình hoạt động toàn bộ doanh nghiệp. - Lĩnh vực thông tin: xây dựng kế hoạch về các thông tin liên quan cho doanh nghiệp; chọn lọc xử lý các thông tin; kiểm tra thông tin và giám sát thông tin. *Lĩnh vực hành chính pháp chế và dịch vụ chung: thực hiện các mối quan hệ pháp lý trong và ngoài doanh nghiệp; tổ chức các hoạt động quần chúng trong doanh nghiệp; các hoạt động hành chính và phúc lợi doanh nghiệp. Sự phân chia trên đây chỉ mang tính khái quát, trên thực tế quản trị các lĩnh vực tiếp tục được chia nhỏ nữa cho đến các công việc, nhiệm vụ quản trị cụ thể. 1.3. Phương pháp xây dựng cơ cấu tổ chức quản trị doanh nghiệp. 8
8. Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: QTKDCN &XD 1.3.1. Các kiểu cơ cấu tổ chức quản trị doanh nghiệp. * Cơ cấu tổ chức quản trị không ổn định Đây là một loại cơ cấu tổ chức quản trị không có mô hình cụ thể, nó xuất phát từ quan điểm: không có một cơ cấu tổ chức tối ưu cho mọi doanh nghiệp, trình độ lao động, để lựa chọn tìm kiếm một mô hình phù hợp. * Cơ cấu trực tuyến Theo cơ cấu này thì người thừa nhận và thi hành mệnh lệnh của người phụ trách cấp trên trực tiếp. Cơ cấu này có ưu điểm là tăng cường trách nhiệm cá nhân, tránh được tình trạng người thừa hành phải thi hành những chỉ thị khác nhau, thậm chí mâu thuẫn nhau của người phụ trách. Tuy nhiên, nó có nhược điểm là đòi hỏi mỗi thủ trưởng phải có kiến thức toàn diện thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau. * Cơ cấu chức năng Kiểu cơ cấu này cho phép cán bộ phụ trách của phòng chức năng có quyền ra các mệnh lệnh và các vấn đề có liên quan đến chuyên môn của họ cho các phân xưởng, các bộ phận sản xuất. ưu điểm của cơ cấu này là thu hút được các chuyên gia vào công tác lãnh đạo, giải quyết vấn đề chuyên môn một cách thành thạo hơn, đồng thời giảm bớt gánh nặng cho cán bộ chỉ huy chung của doanh nghiệp. Nhược điểm là vi phạm chế độ một thủ trưởng , dễ sinh ra tình trạng thiếu trách nhiệm rõ ràng, thiếu kỷ luật chặt chẽ. * Cơ cấu tổ chức trực tuyến - chức năng Là một cơ cấu kết hợp hai kiểu đã được trình bày ở trên, kiểu cơ cấu tổ chức này vừa phát huy năng lực chuyên môn của các bộ phận chức năng, vừa đảm bảo quyền chỉ huy của hệ thống trực tuyến. * Cơ cấu tổ chức quản trị phi hình thể Cơ cấu này muốn nói lên rằng trong số nhân viên có người suy tôn lên làm thủ lĩnh mà không phải do tổ chức chỉ định, ý kiến của họ có ảnh hưởng rất lớn đến các nhóm nhân viên. Cần phải phát hiện và tác động tới những người này để thông qua họ lôi cuốn được các nhóm nhân viên làm việc có hiệu quả hơn. 9
9. Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: QTKDCN &XD 1.3.2. Các phương pháp xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp. Xác định thành viên phân cấp đúng đắn chức năng quản trị và nắm vững kiến thức về các kiểu cơ cấu tổ chức quản trị là tiền đề để hoàn thiện cơ cấu tổ chức hiện có, cũng như hình thành hay sửa đổi hoặc xoá bỏ một kiểu cơ cấu tổ chức nào đó, nếu thiếu sự phân tích khoa học, chỉ làm theo ý muốn chủ quan, phiến diện thường gây ra những tác hại nghiêm trọng. Qua lý luận và thực tiễn trong việc xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị và thực hành một số quan điểm và phương pháp xây dựng sau: a. Những quan điểm hình thành cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị: Quan điểm thứ nhất: Cho rằng việc hình thành cơ cấu tổ chức quản lý bao giờ cũng bắt đầu từ việc xác định mục tiêu và phương hướng phát triển. Trên cơ sở đó tiến hành tập hợp các yếu tố của cơ cấu tổ chức và xác lập mối quan hệ qua lại giữa các yếu tố đó. Quan điểm thứ hai: Cho rằng việc hình thành cơ cấu tổ chức quản trị trước hết phải đi từ việc mô tả chi tiết hoạt động của tất cả các đối tượng quản trị và xác lập mối quan hệ thông tin rồi sau đó mới hình thành cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị. Quan điểm này ngược với quan điểm thứ nhất. Quan điểm thứ ba: Kết hợp hai quan điểm trên , tức là hình thành cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị có sự kết hợp một cách hợp lí giữa quan điểm một và quan điểm hai: Quan điểm này cho rằng, trước hết phải đưa ra những kết luận có tính nguyên tắc về kiểu cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị. Sau đó mới tổ chức công việc nghiên cứu chi tiết các bộ phận trong cơ cấu, soạn thảo điều lệ, nội quy cho các bộ phận của cơ cấu ấy đồng thời xác định các kênh thông tin cần thiết. b. Các phương pháp xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị. Phương pháp tương tự: Đây là phương pháp hình thành cơ cấu tổ chức quản trị mới dựa vào việc thừa kế những kinh nghiệm đã thành công và gạt bỏ những yếu tố bất hợp lý của cơ cấu tổ chức quản trị có sẵn. Cơ cấu quản trị có trước có một số yếu tố tương tự với những yếu tố của cơ cấu tổ chức quản trị sắp hình thành. Cơ sở phương pháp luận để xác định sự tương tự là do sự phân loại đối tượng quản trị căn cứ vào những dấu hiệu nhất định. Chẳng hạn : tính đồng nhất 10
10. Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: QTKDCN &XD về sản phẩm cuối cùng của hoạt động quản trị ( sản phẩm, quy trình công nghệ giống nhau ); tính đồng nhất về chức năng quản trị được thực hiện, sự tương tự về lãnh thổ, về kết cấu hạ tầng; đặc điểm kinh tế kỹ thuật, ưu điểm nổi bật của phương pháp này là quá trình hình thành cơ cấu tổ chức bộ máy nhanh, chi phí để thiết kế cơ cấu ít; kế thừa được những kinh nghiệm quý báu của những người đi trước. Hạn chế của phương pháp này là nhiều khi dẫn đến sự sao chép máy móc, thiếu phân tích tình hình thực tế khi xây dựng cơ cấu mới. Phương pháp này được áp dụng khá phổ biến ở nhiêu nước trên thế giới Phân pháp phân tích theo yếu tố: Đây là phương pháp được áp dụng ở mọi cấp, mọi đối tượng quản trị. Phương pháp này được chia thành ba giai đoạn được mô tả ở sơ đồ dưới đây: 11
11. Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: QTKDCN &XD Xây dựng sơ đồ cơ cấu tổng quát Giai đoạn 1 Xây dựng những kết luận có tính nguyên tắc của cơ cấu Phương Xác định các thành pháp phân phần cho các bộ phận tích các yếu của cơ cấu tố Giai đoạn 2 Xác định mối liên hệ giữa các bộ phận Xác định các đặc trưng của các yếu tố trong cơ Giai đoạn 3 cấu Quy định các hoạt động của cơ cấu tổ chức quản trị Phương pháp này dựa trên cơ sở việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản trị đang hoạt động, bắt đầu bằng việc nghiên cứu kỹ lưỡng cơ cấu hiện tại và tiến hành đánh giá hoạt động của nó theo những căn cứ nhất định. Để tiến hành thực hiện công việc trên, người ta biểu thị cơ cấu tổ chức quản trị hiện hành và các bộ 12
12. Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: QTKDCN &XD phận của nó dưới dạng sơ đồ. Từ đó sẽ chỉ rõ quan hệ phụ thuộc của từng bộ phận và từng chức năng mà nó phải thực hiện. Nội dung phân tích đối với cơ cấu tổ chức đang hoạt động bao gồm: Phân tích tình hình thực hiện chức năng đã quy dịnh cho từng bô phận, từng nhân viên trong bộ máy quản trị, phân tích kết quả thực hiện chế độ trách nhiệm cá nhân trong bộ máy quản trị, phân tích sự phù hợp quản trị với cả cơ cấu tổ chức hiện tại, phân tích những nhân tố khách quan có ảnh hưởng tích cực và cả tiêu cực đến sự ổn định của quản trị doanh nghiệp, Kết quả phân tích là những nhận xét, đánh giá mặt tích cực và mặt tiêu cực cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị hiện tại, trên cơ sở đó dự thảo tổ chức mới, sau đó mới dựa vào một loạt các nguyên tắc và các yêu cầu để xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy mơí trong doanh nghiệp. Có thể gộp ba giai đoanh thành hai bước cụ thể sau: Bước 1 : ( Bao gồm giai đoạn 1 và một phần của giai đoạn 3 ). Dựa vào các văn bản hướng dẫn của cơ quan quản lý vĩ mô, những quy định và xác định đặc trưng cơ bản của cơ cấu này. Kết quả thực hiện bước 1 là xây dựng mục tiêu của doanh nghiệp, xây dựng các phân hệ chức năng nhằm đảm bảo thực hiện mục tiêu, phân cấp nhiệm vụ. Quyền hạn cho từng cấp quản trị xác lập. Mối quan hệ cơ bản giữa các bộ phận và với các cơ quan cấp trên, mối quan hệ với bên ngoài, xác định nhu cầu nhân sự và xây dựng hệ thống thông tin. Như vậy, bước 1 giải quyết vấn đề có tính chất định tính đối với cơ cấu tổ chức quản trị. Bước 2 : ( Bao gồm cả giai đoạn 2 và 3). Xác định các thành phần của bộ phận cơ cấu tổ chức và xác lập mối quan hệ giữa các bộ phận đó. Từ đó làm cơ sở để xác định các thành phần, bộ phận của cơ cấu và phục vụ cho việc chuyên môn hoá hoạt động quản trị. 1.4. Các mô hình tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp. Từ các kiểu cơ cấu tổ chức quản trị và các phương pháp xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp thì người ta có những mô hình tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp như sau: 1.4.1 Mô hình trực tuyến 13
13. Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: QTKDCN &XD Sơ đồ minh hoạ mô hình quản lý kiểu trực tuyến Giám đốc Phó giám đốc Phó giám đốc kỹ thuật kinh tế Quản đốc phân xưởng Trưởng phòng Đốc công Trưởng nhóm Tổ trưởng Công nhân Nhân viên Mô hình này có ưu điểm và nhược điểm như đã trình bày trong kiểu cơ cấu tổ chức trực tuyến. Hệ thống kiểu trực tuyến với dặc trưng cùng với ưu nhược điểm được mô tả ở phàn trên phù hợp với các công ty phát triển kinh doanh theo hướng đa dạng hoá hoặc mở rộng phạm vi không gian kinh doanh, và với doanh nghiệp vừa và nhỏ vì nó tạo ra mối quan hệ mệnh lệnh trực tiếp và giới hạn rõ rạng. ở doanh nghiệp lớn, việc tuân theo hệ thống này sẽ dẫn đến hao phí lao động lớn trong hoạt động quản trị. 1.4.2. Mô hình chức năng Hệ thống quản trị kiểu chức năng được xây dựng trên cơ sở lý thuyết của Taylor. Trong đó, lần đầu tiên Taylor xây dựng hệ thống quản trị kiểu chức 14
14. Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: QTKDCN &XD năng ở phạm vi phân xưởng. Hệ thống này có đặc trưng cơ bản là mỗi đốc công chỉ có thẩm quyền đối với lĩnh vực mình phụ trách do đó, người công nhân sẽ phải nhận lệnh từ mọi đốc công. Sơ đồ minh hoạ quản trị kiểu chức năng Đốc Đốc Đốc Đốc Đốc Đốc công công công công công công hoạch điều tổ bảo cung duy định độ chức dưỡng cấp trì kỹ kế sản lao NVL thuật hoạch xuất động Công nhân Mô hình này đặc biệt thích hợp khi công ty phát triển quy mô kinh doanh và tham gia kinh doanh đa ngành. 1.4.3. Mô hình trực tuyến-chức năng ưu điểm: Hệ thống này có ưu điểm lớn là gắn việc sử dụng chuyên gia ở các bộ phận chức năng với hệ thống trực tuyến mà vẫn giữ được tính thống nhất quản trị ở mức độ nhất định. Nhược điểm: Để có những ưu điểm này cần hao phí nhiều lao động trong quá trình ra quyết định. Ngoài ra còn đòi hỏi sự phối hợp nhất định giữa hệ thống trực tuyến và các bộ phận chức năng. Mô hình này thường chỉ phù hợp với những doanh nghiệp có quy mô vừa, có hoạt động kinh doanh tương đối ổn định, có nguồn cung ứng và tiêu thụ. 15
15. Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: QTKDCN &XD Sơ đồ minh họa mô hình quản trị kiểu trực tuyến- chức năng Giám đốc doanh nghiệp Trưởng phòng nhân sự Trưởng phòng kỹ thuật Quản đốc phân xưởng 1 Quản đốc phân xưởng 2 QH trực tuyến Chú thích QH chức năng 1.4.4 Mô hình bộ phận: Mô hình này bao gồm hai mô hình tổ chức bộ máy quản trị đó là: Mô hình tổ chức bộ máy quản trị theo sản phẩm và mô hình theo khu vực thị trường. Mô hình này có đặc điểm là phi tập trung hoá quản trị. Nó có những ưu, nhược điểm sau: ưu điểm : Tạo nên được các nhóm làm việc gắn bó và phối hợp được các chức năng quản trị phục vụ cho hoạt động kinh doanh, linh hoạt trong quản lý, tạo ra một đội ngũ những quản trị tổng hợp ngay từ cấp cơ sở và xét trên góc độ toàn doanh nghiệp thì rất dễ xác chiến lược kinh doanh. Nhược điểm: Mô hình này bộc lộ rõ những nhược điểm sau: Dễ dẫn đến tình trạng tiếm quyền, dễ xảy ra sự cạnh tranh không cần thiết giữa các bộ phận và thiết chế ( điều lệ, quy định nội bộ và các quan hệ quản lý ) phải hết sức chặt chẽ. Có hai sơ đồ minh hoạ như sau: 16
16. Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: QTKDCN &XD Sơ đồ mình tổ chức quản trị theo sản phẩm Giám đốc thương mại SPA SPB SPC APD Hiện nay, phần lớn các doanh nghiệp đi vào đa dạng hoá sản phẩm. Để thực hiện hoạt động này quản trị gia phải tổ chức bộ máy và biên chế nhân viên theo các nhóm sản phẩm. Sơ đồ minh hạo mô hình tổ chức quản trị theo khu vực thị trường Giám đốc Chi nhánh Chi nhánh Chi nhánh Chi nhánh miền tây miền trung miền bắc nước ngoaì 1.4.5 Mô hình quản trị kiểm tra ma trận: Hệ thống này có đặc điểm: Cho phép làm việc trực tiếp giữa các phân xưởng và phòng (ban) chức năng, mỗi phân xưởng và các phòng chức năng đều có quyền ra mệnh lệnh về các vấn đề có liên quan đến cả hai boọ phận. Nó được thiết lập trên nguyên tắc "Song trùng quản trị" 17
17. Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: QTKDCN &XD Sơ đồ minh hoạ mô hình tổ chức quản trị kiểu ma trận Quản trị doanh nghiệp Thiết kế Sản xuất Phát triển Mua hàng Vật tư Nhân sự ưu điểm: Hệ thống này làm đơn giản hoá cơ cấu tổ chức và thích nghi với điều kiện môi trường kinh doanh thường xuyên biến động. Hạn chế: hạn chế cơ bản của hệ thống này là nó đòi hỏi phải có sự phối hợp nhất định giữa phân xưởng và các phòng chức năng cũng như đòi hỏi có phải tổ chức tốt hệ thống thông tin trong phạm vi doanh nghiệp. Hệ thống quản trị kiểu ma trận rất phù hợp với các công ty kinh doanh đang trên đà phát triển mạnh hoặc đang tiến hành kinh doanh kết hợp với mở rộng, hiện đại hoá cơ sở vật chất-kỹ thuật phục vụ cho hoạt động kinh doanh. 1.4.6 Mô hình hỗn hợp Phối hợp đa dạng các kiểu cơ cấu trên, áp dụng khi quy mô lớn, có tính đa dạng ngành, đa dạng hình thức sở hữu doanh nghiệp tăng cao. Nó có thể tập hợp các công ty con theo chiều dọc hoặc theo chiều ngang, từng đơn vị thành viên hoàn toàn độc lập nhưng góp chung các nguồn lực để thực hiện các mục tiêu lớn hơn. Tuy nhiên, kiểu cơ cấu này cũng có nhược điểm đó là nguồn lực có thể bị dàn mỏng dẫn đến chi phí cho hoạt động quản trị có thể tăng cao. Đồng thời nó cũng đòi hỏi nhà quản trị phải có trình độ tổng hợp cao. 18
18. Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: QTKDCN &XD Sơ đồ minh họa mô hình tổ chức quản trị kiểu hỗn hợp Tổng giám đốc Giám đốc chi nhánh Giám đốc chi nhánh Giám đốc chi nhánh miềm Trung miền Nam miền Bắc Giám đốc chi nhánh GĐ chi nhánh bán sỉ Giám đốc chi nhánh bán sỉ tại chợ Lớn tại chợ Đồng Xuân bán sỉ tại Huế Quản trị tín dụng Quản trị mua hàng Quản trị quảng cáo Quản trị bộ phận sản Quản trị bộ phận sản Quản trị bộ phận sản xuất giày dép xuất đồ chơi xuất đồ trang trí 2. Yêu cầu và các nhân tố ảnh hưởng đến bộ máy quản trị doanh nghiệp 2.1 Yêu cầu. Khi xây dựng cơ cấu tổ chức quản trị dù theo quan điểm, phương pháp nào cũng cần phải tuân theo một số yêu cầu chủ yếu sau: Một là, phải đảm bảo tính chuyên môn hoá. Đảm bảo tính chuyên môn nhằm tổ chức các hoạt động quản trị theo hướng chuyên môn hoá ở từng bộ phận và cả cá nhân quản trị. Nguyên tắc là nâng cao tính chuyên môn hoá cao nhất có thể. Hai là, phải đảm bảo tiêu chuẩn hoá. Xác định nhiệm vụ của từng bộ phận, cá nhân cũng như qui định các qui tắc, qui trình thực hiện, tiêu chuẩn chất 19
19. Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: QTKDCN &XD lượng đối với từng nhiệm vụ. Qui định hoạt động kiểm tra, đánh giá công việc theo hướng tiêu chuẩn hoá. Ba là, phải đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận, cá nhân. Trước hết là phải xác định rõ quyền hạn, quyền lực và trách nhiệm của từng bộ phận, cá nhân từ cấp cao nhất đến cấp thấp nhất trong bộ máy quản trị. Tiếp đó phải định rõ các mối liên hệ về quản trị và thông tin trong bộ máy. Phải cân đối giữa nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn và quyền lợi, liên kết hoạt động của mọi cá nhân, bộ phận bằng quy chế hoạt động,làm hoà hợp giũa tổ chức chính thức. Thứ tư, bảo đảm tính thống nhất quyền lực trong hoạt động quản trị và điều hành. Điều đó phải chú ý lựa chọn cơ cấu tổ chức hợp lý, xác định tính thống nhất quyền lực trong toàn bộ hệ thống, thể hiện ở quy chế hoạt động của doanh nghiệp. 2.2 Các nhân tố ảnh hưởng. Mục đích của việc xem xét các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp là nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Có các nhân tố ảnh hưởng chính như sau: 2.2.1 Các nhân tố thuộc môi trường kinh doanh (bao gồm các nhân tố bên trong và nhân tố bên ngoài) Theo quan điểm hệ thống, mối quan hệ này chính là mối quan hệ giữa hệ thống con(doanh nghiệp) và hệ thống lớn (môi trường). Tính chất ổn định của môi trường ảnh hưởng đến việc lựa chọn cơ cấu tổ chức bộ máy Trong cơ chế kinh tế thị trường hiện nay, người tổ chức phải tìm kiếm kiểu cơ cấu tổ chức thích ứng với sự thay đổi thường xuyên của môi trường, đồng thời cũng phải thường xuyên nghiên cứu và hoàn thiện cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp. Hệ thống kinh tế hoá, đồng thời do sự phát triển mang tính bùng nổ của khoa học công nghệ phạm vi toàn cầu ngày càng làm tăng nhiệm vụ quản trị kỹ thuật, chất lượng và marketing. Thị trường càng rộng, tính ổn định càng thấp nên cũng cần tăng cường hoạt động nghiên cứu và dự báo chiến lược. 2.2.2 Mục đích, chức năng và nhiệm vụ kinh doanh của doanh nghiệp. 20
20. Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: QTKDCN &XD Mục đích, chức năng hoạt động của doanh nghiệp quy định cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị. ở các doanh nghiệp sản xuất thì chức năng sản xuất là quan trọng nhất, ở các doanh nghiệp dịch vụ thì bộ phận tiếp xúc, phục vụ khách hàng là quan trọng nhất, ở các doanh nghiệp sản xuất bộ máy quản trị phải tập trung phục vụ tốt nhất cho hoạt động sản xuất, còn ở các doanh nghiệp dịch vụ bộ máy quản trị phải tập trung mọi nỗ lực để xây dựng bộ phận tiếp xúc và phục vụ khách hàng làm sao cho đạt hiệu quả cao nhất. Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh cụ thể ảnh hưởng trực tiếp đến cơ cấu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nên ảnh hưởng đến cơ cấu bộ máy quản trị bao gồm cả các cấp và các bộ phận quản trị cũng như mối quan hệ giữa chúng . 2.2.3 Quy mô và sự phân bố không gian của doanh nghiệp Quy mô của doanh nghiệp có ảnh hưởng rất to lớn đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp có quy mô càng lớn, càng nhiều nơi làmviệc dẫn đến cơ cấu càng phức tạp: cơ cấu phải bao gồm nhiều cấp nhiều bộ phận và do đó mối quan hệ giữa các cấp, giữa các bộ phận phức tạp hơn, hệ thống trao đổi thông tin cũng phức tạp hơn so với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ. Các doanh nghiệp có quy mô nhỏ sẽ có cơ cấu tổ chức bộ máy đơn giản hơn, gọn nhẹ hơn rất nhiều. Sự phân bố không gian cũng có ảnh hưởng tới bộ máy quản trị doanh nghiệp. Cụ thể nếu doanh nghiệp phải bố trí trên địa bàn rộng sẽ đòi hỏi có cơ cấu tổ chức phức tạp cồng kềnh hơn là những doanh nghiệp phân bố ở một nơi. 2.2.4 Yếu tố kỹ thuật. Nhân tố kỹ thuật công nghệ trong một doanh nghiệp bao hàm chủng loại và kết cấu sản phẩm (dịch vụ) chế tạo, công nghệ chế tạo sản phẩm (dịch vụ ), loại hình sản xuất. Đây là tiền đề vật chất- kỹ thuật cho việc xây dựng cơ cấu sản xuất do đó là tiền đề để xây dựng bộ máy quản trị doanh nghiệp. 2.2.5 Trình độ đội ngũ các nhà quản trị và trang thiết bị quản trị. Trình độ đội ngũ các nhà quản trị và trang thiết bị quản trị trong doanh nghiệp ảnh hưởng rất lớn đến sự phát triển của doanh nghiệp nói chung và cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị nói riêng. Nếu đội ngũ các nhà quản trị có trình độ cao sẽ giải quyết tốt các nhiệm vụ quản trị với năng xuất cao nên đòi hỏi ít nơi 21
21. Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: QTKDCN &XD làm việc quản trị, do đó nếu các nhà quản trị được đào tạo theo hướng có kiến thức chuyên môn hoá sâu hay vạn năng sẽ có ảnh hưởng trực tiếp đến cách thức tổ chức ở các cấp, các bộ phận. Mầm mống xuất hiện và phát triển của nền kinh tế tri thức báo hiệu một giai đoạn mới của doanh nghiệp trong đó trình độ, kỹ năng, kỹ xảo của đội ngũ lao động quản trị phải được đào tạo phù hợp. Ngoài ra trong thời đại ngày nay, trang thiết bị quản trị cũng tác động rất mạnh đến hiệu quả của hoạt động quản trị, do đó ảnh hưởng trực tiếp đến xây dựng cơ cấu tổ chức, bởi vì trang thiết bị quản trị giúp cá nhà quản trị nâng cao năng xuất lao động cũng như chất lượng công việc. Khi công nghệ thông tin càng phát triển càng tác động mạnh mẽ đến khả năng thu thập và xử lý thông tin, do đó làm thay đổi cơ cấu bộ máy quản trị doanh nghiệp. 2.2.6 Hình thức pháp lý của doanh nghiệp. Hình thức quản lý đòi hỏi một số loại hình doanh nghiệp phải tuân thủ các quy định nhất định trong cơ cấu bộ máy quản trị. Chẳng hạn như các doanh nghiệp nhà nước bộ máy quản trị được quy định riêng như Tổng công ty nhà nước có cơ cấu tổ chức quản trị như sau: Hội đồng quản trị và ban kiểm soát, Tổng giám đốc, phó tổng giám đốc và bộ máy giúp việc, các đơn vị thành viên. Trong các công ty cổ phần được quy định: "Công ty cổ phần phải Đại hội cổ đông, Hội đồng quản trị và giám đốc (Tổng giám đốc), đối với các công ty cổ phần có mười một cổ đông phải có ban kiểm soát " Nhân tố này có thể thay đổi theo sự hoàn thiện của luật pháp . II. Các căn cứ để hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp . 1. Các nguyên tắc khi xây dựng bộ máy quản trị doanh nghiệp. Khi xây dựng bộ máy quản trị doanh nghiệp đòi hỏi phải tuân thủ các nguyên tắc sau. Nguyên tắc thống nhất Nguyên tắc này đòi hỏi mọi hoạt động quản trị phải thống nhất .Đây chính là điều kiện để hoạt động quản trị có hiệu quả và là yêu cầu bắt buộc cao nhất trong việc xây dựng bộ máy quản trị. 22
22. Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: QTKDCN &XD Mọi doanh nghiệp phải tuân thủ đảm bảo tính thống nhất cụ thể trong mỗi hoạt động của doanh nghiệp đòi hỏi mọi hoạt động quản trị phải thống nhất theo mục tiêu chung, đồng thời phải đảm bảo tính thống nhất trong mối quan hệ giữa chủ sở hữu và bộ máy quản trị doanh nghiệp. Tính thống nhất phải được luật pháp hoá và hoàn thiện bằng pháp luật, ngoài ra doanh nghiệp còn phải đề ra các quy chế, nội quy của mình.Trong tổ chức bộ máy quản trị phải tập chung thống nhất các lĩnh vực hoạt động vào một đầu mối quản trị, ngoài ra cũng cần phải giải quyết tốt mối quan hệ trực tuyến - chức năng. Biểu hiện rõ nét nhất của nguyên tắc này chính là cơ chế quản trị. Chẳng hạn ở các doanh nghiệp nhà nước phải đảm bảo sự thống nhất trong mối quan hệ giữa tổ chức Đảng, bộ máy quản trị doanh nghiệp và tổ chức công đoàn; giữa đại diện chủ sở hữu và bộ máy quản trị doanh nghiệp cũng như quan hệ giữa hội đồng quản trị và tổng giám đốc. Nguyên tắc kiểm soát được. Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì mọi hoạt động quản trị phải được kiểm soát. Để thực hiện được nguyên tắc này, người phụ trách lĩnh vực công tác phải kiểm soát được mọi hoạt động của lĩnh vực của mình phụ trách. Thủ trưởng phải kiểm soát được hoạt động của nhân viên dưới quyền. Người được giao nhiệm vụ phải kiểm soát được mọi hoạt động liên quan đến nhiệm vụ mà họ được giao. Nguyên tắc hiệu quả. Hiệu quả là một chỉ tiêu chất lượng tổng hợp phản ánh trình độ lợi dụng các yếu tố trong quá trình sản xuất, đồng thời là một phạm trù kinh tế gắn với nền sản xuất hàng hoá. Sản xuất hàng hoá có phát triển hay không là nhờ đạt hiệu quả cao hay thấp. Nguyên tắc hiệu quả đòi hỏi phải xây dựng bộ máy quản trị sao cho hoàn thành tốt nhiệm vụ quản trị doanh nghiệp với chi phí kinh doanh cho hoạt động quản trị thấp nhất. Vấn đề cơ bản của bộ máy quản trị là phải biết kết hợp hài hoà lợi ích trước mắt và lợi ích lâu dài, giữa lợi ích trung ương và lợi ích địa phương, giữa lợi ích cá nhân và lợi ích tập thể và lợi ích Nhà nước. Muốn vậy trong tổ chức bộ máy quản trị phải: Sử dụng tiêt kiệm nhân lực nhất trong điều kiện có thể kết hợp với trang thiết bị quản trị thích hợp; Phải đảm bảo tính chuyên môn hoá cao nhất có thể có đối với mỗi bộ phận, cá nhân; có thể thực hiện điều chỉnh chung ở mức tối đa nhằm đảm bảo tính thống nhất 23
23. Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: QTKDCN &XD cao nhất kết hợp với điều chỉnh cá biệt ở mức đọ hợp lý; Chi phí kinh doanh cho một hoạt động quản trị ở cấp doanh nghiệp và từng bộ phận là thấp nhất. 2. Xác định chức năng cụ thể cần thực hiện. 2.1 Phân chia chức năng. Xuất phát từ mục tiêu của doanh nghiệp để xác định các lĩnh vực hoạt động cần phải quản trị. Từ đó có sự phân cấp quản trị đối với các phòng (ban) chức năng. Như vậy mỗi phòng, ban chức năng sẽ đảm nhận một chức năng riêng biệt như: kế hoạch, tài chính, thị trường, tổ chức, và cùng chịu sự chi phối, điều tiết của cấp quản trị cao hơn. Việc phân chia chức năng cho các phòng ban căn cứ vào các đặc trưng khác nhau. Chẳng hạn nếu phân chia theo đặc trưng có tính chất vật chất thì có thể phân chia theo đối tượng lao động (nguyên tắc khách thể ) và hoàn thành công việc, hoặc nếu các nhiệm vụ của đối tượng cùng loại được tập hợp vào cùng một phòng chức năng thì phòng này sẽ thực hiện các công việc không giống nhau (như phòng kinh doanh của doanh nghiệp sẽ phải thực hiện nhiều công việc không giống nhau như công tác kế hoạch hoá, nghiên cứu thị trường, tiêu thụ sản phẩm, ) 2.2 Phân tích và tổng hợp nhiệm vụ. Có thể hiểu nhiệm vụ là sự quy định những hành động nhất định của con người nhằm thực hiện mục tiêu đã xác định. Việc phân công chức năng nhiệm vụ cho mỗi phòng ban xuất phát từ nhiệm vụ, mục tiêu chung của doanh nghiệp. Trên cơ sở đó sẽ chia thành nhiều bộ phận đảm nhận các nhiệm vụ khác nhau, sự liên kết các nhiệm vụ của các bộ phận đó sẽ xuất hiện sự phân công lao động và hình thành trình tự hoạt động trong doanh nghiệp. Nhiệm vụ của xây dựng bộ máy quản trị doanh nghiệp là phân chia nhiệm vụ chung của doanh nghiệp thành nhiều nhiệm vụ nhỏ hơn ở các cấp quản trị khác nhau, sau đó liên kết các nhiệm vụ đó theo một nguyên tắc nhất định và cấu thành nên các phòng ban chức năng cùng với mối quan hệ giữa chúng. Người ta gọi hai quá trình ngược nhau đó là phân tích và tổng hợp nhiệm vụ. Mối quan hệ giữa phân tích và tổng hợp được mô tả dưới sơ đồ sau: 24
24. Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: QTKDCN &XD Phân tích và tổng hợp nhiệm vụ Nhiệm vụ Phân tích Nhiệm Nhiệm Nhiệm Nhiệm vụ cụ vụ cụ vụ cụ vụ cụ thể thể thể thể Tổng hợp NLV1 NLV2 2.2.1. Phân tích nhiệm vụ Để tiến hành phân tích nhiệm vụ đầu tiên phải tiến hành mô tả nhiệm vụ, thông qua mô tả nhiệm vụ sẽ tạo ra một bức tranh khái quát về nhiệm vụ. Mô tả nhiệm vụ bao gồm một số nội dung chủ yếu sau: Mô tả nội dung nhiệm vụ: Mô tả quá hành động (chân tay trí óc hay kết hợp cả hai); Mô tả đối tượng của nhiệm vụ (người hay phi vật thể); mô tả công cụ lao động cần thiết; Mô tả không gian để tiến hành nhiệm vụ; Mô tả thời gian để tiến hành nhiệm vụ. Từ đó sẽ tạo cơ sở cho việc phân tích nhiệm vụ. Phân tích nhiệm vụ bao gồm các nội dung chủ yếu sau: - Phân tích quan hệ với mục tiêu: Nhiệm vụ được thực hiện nhằm vào mục tiêu nào? - Phân tích giai đoạn: nhiệm vụ thuộc giai đoạn nào của qúa trình quản trị. - Phân tích cấp bậc: Nhiệm vụ mang tính chất lãnh đạo hay thừa hành. - Phân tích đối tượng : Nhiệm vụ được thực hiện ở những đối tượng nào. - Phân tích phương tiện: Cần sử dụng các loại phương tiện nào khi thực hiện nhiệm vụ? - Phân tích hoạt động : Chia nhiệm vụ thành nhiều nhiệm vụ cần thiết. 25
25. Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: QTKDCN &XD 2.2.2. Tổng hợp nhiệm vụ. Mục tiêu của tổng hợp nhiệm vụ là nhằm hợp các nhiệm vụ đã phân tích thành các nơi làm việc và liên kết các nơi làm lại hình thành các bộ phận và cung cấp quản trị trong cơ cấu tổ chức theo nguyên tắc nhất định. Với ý nghĩa đó, mỗi phòng ban là một tế bào của cơ cấu tổ chức doanh nghiệp nói chung và tổ chức bộ máy quản trị nói riêng. Mối quan hệ giữa các phòng ban có thể tồn tại theo hai chiều là chiều dọc và chiều ngang tuỳ theo cách phân chia nhiệm vụ. Nếu phân chia nhiệm vụ theo chiều dọc sẽ hình thành các cấp quản trị trong doanh nghiệp, còn nếu phân chia theo chiều ngang sẽ làm xuất hiện các phòng ban chức năng, mỗi phòng ban chức năng sẽ thực hiện nhiệm vụ trên các đối tượng khác nhau và mối quan hệ trên mỗi phòng ban chức năng là mối quan hệ hợp tác trao đổi thông tin. Tổng hợp nhiệm vụ phải thoả mãn các yêu cầu chủ yếu là đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ hợp lý trôi chảy và liên tục trên cơ sở đảm bảo tính chuyên môn hoá ở trình độ nhất định đảm bảo tính thống nhất trong quản trị và không làm phức tạp hoá các mối quan hệ quản trị. Theo lý thuyết không xác định cụ thể giới hạn tập hợp nhiệm vụ vào một nơi làm việc, hay không có câu trả lời chung cho các câu tập hợp bao nhiêu nhiệm vụ, bộ phận vào một nơi làm viẹc cụ thể. Sự giới hạn số nhiệm vụ cùng loại tập hợp vào một nơi làm việc phụ thuộc vào : trình độ phát triển của hoật động điều chỉnh chung; trình độ năng lực của nhà quản trị và nhân viên ; tính chất chuyên môn hoá nhiệm vụ trình độ trang thiêt bị quản trị; tầm quan trọng, phạm vi nội dung của nhiệm vụ. 3. Xác định quyền lực, quyền hạn và trách nhiệm. 3.1 Quyền lực, quyền hạn và trách nhiệm. 3.1.1 Quyền hạn. Quyền hạn được hiểu là “quyền” (sự được phép) của một cá nhân (tập thể) khi thực hiện nhiệm vụ được giao. Như vậy, quyền hạn đề cập đến khả năng mà cá nhân (tập thể) được sử dụng các nguồn lực nhất định để tiến hành một công việc nào đó. 26
26. Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: QTKDCN &XD Quyền hạn gắn với nhiệm vụ nên cơ sở xác định quyền hạn là nhiệm vụ được phân công thực hiện, nguyên tắc phân quyền và khả năng chuyên môn của người thực hiện nhiêm vụ. Quyền hạn có ý nghĩa là khả năng mà cá nhân (tập thể) được sử dụng các nguồn lực nhất định để hoàn thành nhiệm vụ được giao. Vì vậy, quyền hạn phải rõ ràng, cân xứng với nhiệm vụ và phải được ghi trong nội quy, quy chế. 3.1.2. Quyền lực Quyền lực được hiểu là quyền điều khiển hành động của những người khác. Hay nói cách khác, đó là quyền sai khiến và kiểm soát mà một nhà quản trị có được để điều khiển người khác. Quyền lực có thể phân chia theo hai cách: Nếu phân theo tính hợp pháp của quyền lực sẽ có quyền lực chính thức và quyền lực phi chính thức. Quyền lực chính thức được gắn với một chức danh cụ thể và ghi trong điều lệ, nội quy, quy chế hoạt động của doanh nghiệp bao gồm: quyền được ủy quyền, quyền hướng dẫn, khen thưởng và quyền lực cưỡng ép. Còn quyền lực phi chính thức không gắn với chức danh cụ thể và không ghi trong điều lệ của doanh nghiệp gồm quyền lực chuyên môn và quyền được tôn vinh. Nếu phân theo tính chất biểu hiện của quyền lực sẽ phân thành các loại quyền lực: - Quyền lực “quyết đoán” thể hiện sự chuyên môn của cấp trên, người có quyền lực kiểu quyết đoán thường chỉ truyền mệnh lệnh xuống cấp dưới. - Quyền lực kiểu hợp tác, người có quyền lực kiểu hợp tác sẽ luôn thông tin cho cấp dưới và trao quyền cho cấp dưới nhưng có kiểm tra thông tin cấp dưới sử dụng quyền lực để hoàn thành nhiệm vụ của họ. - Quyền lực tham vấn: Thể hiện sự tin tưởng của người có quyền lực vào cấp dưới và trước khi ra quyết định người có quyền lực tham vấn thường tham khảo ý kiến cấp dưới. - Quyền lực “ tham gia, đóng góp”: người có quyền kiểu này thường tin tưởng hoàn toàn vào cấp dưới và thường cho cấp dưới được tham gia ý kiến vào các vấn đề giải quyết trong tổ chức. 27
27. Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: QTKDCN &XD Sơ đồ minh họa tính chất biểu hiện của quyền lực Quyền của cấp trên Mức độ đựơc phép của cấp dưới 1 2 3 4 5 6 Lãnh đạo Lãnh đạo Lãnh đạo Lãnh đạo Lãnh đạo Lãnh đạo ra quyết trình bày trình bày trình bày đưa ra để cho định và ý kiến và quyết vấn đề định hướng các nhóm trực tiếp yêu cầu định và tiếp nhận, chính đề tự ra thông báo mọi sẵn sàng góp ý và nghị các quyết người góp thay đổi tự ra nhóm ra định ý kiến nó quyết quyết định nhưng định trong giới phải tuân hạn cho thủ một phép số nguyên tắc 4.1.3. Trách nhiệm Trách nhiệm là nghĩa vụ đòi hỏi một cá nhân (tập thể) phải hoàn thành nhiệm vụ nào đó trước cấp trên. Trách nhiệm có ý nghĩa bắt buộc với nơi nhận nhiệm vụ. Phạm vi trách nhiệm giới hạn ở nhiệm vụ phải hoàn thành: đối với nhân viên thì phải chịu trách nhiệm với công việc mà bản thân được giao; nhà quản trị phải chịu trách nhiệm về công việc của cấp dưới bằng vấn đề nội dung báo cáo. Cấp dưới phải có trách nhiệm tuân thủ quy định về quy trình làm việc và phải báo cáo cấp trên theo quy định. 4.2 Mối quan hệ giữa quyền hạn – quyền lực – trách nhiệm Quyền hạn, quyền lực và trách nhiệm phải tương xứng với nhau. Quyền hạn và quyền lực là điều kiện tiền đề để hoàn thành nhiệm được giao bởi vì nếu được trao quyền hạn và quyền lực thấp hơn mức cần thiết thì các cá nhân được giao nhiệm vụ sẽ không thể hoàn thành nhiệm được giao. Ngược lại nếu cá nhân 28
28. Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: QTKDCN &XD đó được trao quyền hạn và quyền lực lớn hơn mức cần thiết sẽ dẫn đến sự lạm quyền. Còn trách nhiệm đòi hỏi một cá nhân phải hoàn thành nhiệm vụ của mình. Do đó, nếu trách nhiệm thấp hơn so với mức cần thiết sẽ làm cho cá nhân lơ là với việc hoàn thành nhiệm vụ được giao. Còn nếu trách nhiệm cao hơn mức cần thiết sẽ làm cho cá nhân đó khó có khả năng thực hiện nhiệm vụ. Như vậy, quyền hạn, quyền lực và trách nhiệm phải được phân chia rạch ròi, rõ ràng, nó là một trong những căn cứ quan trọng để hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị trong doanh nghiệp. Nói đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị không thể không nói đến quyền lực, quyền hạn và trách nhiệm, bởi vì ba khái niệm này nếu bị lẫn lộn, không rõ ràng sẽ dẫn đến tình trạng rối ren trong quản lý, lạm dụng quyền hành , , làm cho bộ máy quản trị hoạt động không hiệu quả. III Sự cần thiết phải hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị trong doanh nghiệp nói chung và trong các Tổng công ty ở Việt Nam nói riêng. 1.Vai trò của việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị trong doanh nghiệp. Trong quá trình sản xuất kinh doanh của mình, mỗi doanh nghiệp đều thực hiện những mục tiêu nhất định. Để thực hiện những mục tiêu đó, trong mỗi doanh nghiệp đòi hỏi phải có lực lượng điều hành toàn bộ quá trình hoạt động của mình. Lực lượng này chính là các quản trị gia trước đó hình thành nên bộ máy quản trị doanh nghiệp. Vì vậy, trong mỗi doanh nghiệp nếu không có bộ máy quản trị thì không có một sự thống nhất, thiếu một nhân tố quan trọng nhất để tiến hành nhiệm vụ quản trị, ngược lại không có quá trình tổ chức nào được thực hiện nếu không có bộ máy quản trị. Nhận thức được tầm qaun trọng đó của bộ máy quản trị doanh nghiệp chúng ta thấy nhất thiết phải hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị trong doanh nghiệp để giúp cho doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả cao hơn. Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp tức là phải đảm bảo cho bộ máy quản trị gọn nhẹ, hợp lý và hoạt động có hiệu quả. Quản trị là một phạm trù có liên quan mật thiết với phân công và hợp tác lao động. Việc xuất hiện quản trị là một kết quả tất yếu của sự chuyển đổi nhiều 29
29. Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: QTKDCN &XD quá trình lao động cá biệt, tản mạn, độc lập thành một quá trình lao động được phối hợp lại. Khi phân công lao động càng rõ ràng thì đòi hỏi hiệp tác lao động càng chặt chẽ.Trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp việc phân công lao động được thể hiện qua việc mỗi quản trị viên phụ trách một số chức năng chuyên môn nhất định, do đó phải có sự kết hợp lại với nhau để thực hiện quá trình quản trị từ đó hình thành nên bộ máy quản trị. Việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị được tiến hành trên cơ sở nền tảng của bộ máy quản trị cũ đang hoạt động, căn cứ vào đó để phát hiện ra những khiếm khuyết của mô hình mà có thể xây dựng mô hình tổ chức khác tối ưu hơn nhằm phục vụ cho doanh nghiệp. Trong doanh nghiệp có rất nhiều chức năng quản trị khác nhau đảm bảo cho quá trình quản trị được thực hiện trọn vẹn không bỏ sót. Để đảm nhiệm hết các chức năng quản trị đó thì cần có sự phân công lao động quản trị, thực hiện chuyên môn hóa. Sự phân công, phân cấp đối với lao động quản trị như vậy đã hình thành nên bộ máy quản trị sẽ góp phần quan trọng nhằm hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ sản xuất, nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất, nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp. Chính vì những lí do đó mà việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị là hết sức cần thiết để làm cho bộ máy quản trị hoạt động tối ưu, từ đó có thể lái doanh nghiệp đi theo đúng hướng mà nó phải đi, đi theo đúng với mong muốn của chủ doanh nghiệp. 2. Vài nét về cơ cấu tổ chức của các Tập đoàn kinh tế trên thế giới. Qua những nghiên cứu, tìm hiểu về Tập đoàn kinh tế dùng để chỉ một tổ chức kinh tế quy mô lớn, tiềm lực kinh tế- tài chính mạnh, cơ cấu phức tạp, hoạt động trong nhiều lĩnh vực với phạm vi rộng. Tập đoàn kinh tế có thể coi như một sản phẩm của một lực lượng sản xuất phát triển. Trong thực tế, có nhiều mô hình Tập đoàn kinh tế khác nhau, mỗi loại có những đặc trưng riêng về kinh tế, tổ chức và pháp lý. Mục tiêu của việc thành lập và phát triển các Tập đoàn kinh tế đều nhằm tăng sức cạnh tranh, mở rộng phạm vi ảnh hưởng trên thị trường, tận dụng các ưu thế của quy mô lớn. Tập đoàn kinh tế trên thế giới là những tổ chức kinh doanh có quy mô lớn, đa sở hữu, đa lĩnh vực hoạt động do đó nó có cơ cấu tổ chức phức tạp, bao 30
30. Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: QTKDCN &XD gồm nhiều cấp bậc khác nhau: Một Công ty mẹ cấu thành từ nhiều Công ty con, mỗi Công ty con lại gồm một số công ty trực thuộc. Các bộ phận Tập đoàn kinh tế có thể địa vị pháp lý và quyền tự chủ kinh doanh khác nhau. Trong Tập đoàn kinh tế, bên cạnh các đơn vị sản xuất thường có tổ chức khác như tài chính, bảo hiểm, thương mại, nghiên cứu khoa học và đào tạo, Với cơ cấu tổ chức phức tạp như vậy cộng với xu hướng toàn cầu hóa đang diễn ra nhanh chóng, các Tập đoàn kinh tế trên thế giới càng ngày càng phình to về quy mô lĩnh vực hoạt động. Kðo theo đó là nó có mô hình quản lý được tổ chức theo kiểu ma trận và hỗn hợp mà cụ thể đó là mô hình Công ty mẹ – ông ty con và các Tập đoàn kinh doanh mạnh. 3. Sự cần thiết phải hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị trong các Tổng công ty. Nằm ở khu vực Châu á-Thái Bình Dương, một khu vực đang phát triển năng đông của thế giới, sự phát triển kinh tế có nhiều thuận lợi, song những thách thức về cơ hội đầu tư và thương mại đang đặt ra một cách gay gắt. Đặc biệt với việc tham gia AFTA, hàng loạt vấn đề mới đặt ra cho hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp Việt Nam trong việc nâng cao sức mạnh cạnh tranh của hàng hoá Việt Nam trên thị trường trong nước và trên thế giới. Hiện nay nước ta đang diễn ra quá trình tập trung hoá các doanh nghiệp Nhà nước, sát nhập các doanh nghiệp Nhà nước thành tổ chức. Mục tiêu của việc thành lập các Tổng công ty được lý giải bởi sự cần thiết của tăng cường hiệp tác sản xuất, nâng cao khả năng cạnh tranh của các doanh nghiệp, đặc biệt trong điều kiện mở cửa, hội nhập và tăng cường vai trò chủ đạo của kinh tế Nhà nước. Cụ thể gần 2000 doanh nghiệp Nhà nước, tức gần 1/3 doanh nghiệp Nhà nước được đưa vào các Tổng công ty, với số vốn trên scủa toàn bộ số doanh nghiệp Nhà nước. Các Tổng công ty và những doanh nghiệp có quy mô lớn, xét trên góc độ nền kinh tế thì các Tổng công ty đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển của đất nước, chiếm tỷ trọng chủ yếu trong GDP, điều này không chỉ đúng với Việt Nam mà còn đúng với các nước khác trên thế giới. Xét trên góc độ ngành thì ở Việt Nam các Tổng công ty 91 đều chiếm lĩnh những ngành quan trọng, chủ đạo của nền kinh tế như Hàng không, Bưu chính, Công nghiệp, Nông nghiệp, . Do vậy nhất thiết phải tạo điều kiện để cho các Tổng công ty này hoạt động tốt thì 31
31. Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: QTKDCN &XD mới đảm bảo cho nền kinh tế của đất nước tăng trưởng cao, bắt kịp với các nước trong khu vực và trên thế giới. Nhận thức được điều đó cùng với vai trò của việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp mà chúng ta thấy sự cần thiết phải hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị trong các Tổng công ty. Bởi vì chỉ có bộ máy quản trị phù hợp, linh động mới nâng cao được hiệu suất lao động, sử dụng có hiệu quả nguồn lao động, vật tư, tiền vốn, của Nhà nước làm cho các Tổng công ty ngày càng lớn mạnh theo đúng nghĩa của nó. 32
32. Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: QTKDCN &XD Chương II Thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của các tổng công ty 91 ở việt nam I. Quá trình hình thành và phát triển của các tổng công ty 91 1. Bối cảnh hình thành Trong hơn 10 năm qua, Đảng và nhà nước ta đã thực hiện nhiều chủ trương, biện pháp tích cực nhằm đổi mới và nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp nhà nước, trong đó có chủ trương thành lập các liên hợp xí nghiệp, các tổng công ty và các tập đoàn kinh tế ở Việt Nam. Hơn nữa do tác động của quá trình toàn cầu hoá kinh tế thế giới nên vai trò của các công ty xuyên quốc gia và các tổ chức liên kết với họ ngày càng lớn, các nước đang pháp triển dễ bị thua thiệt. Xu hướng toàn cầu hoá và khu vực hoá đã thúc đẩy sự hình thành các tổ chức kinh tế thế giới từ sau đại chiến thế giới thứ hai như quỹ tiền tệ Thế giới IMS, nhân hàng Thế giới WB, hiệp hội thuế quan và thương mại thế giới GATT Trong tiến trình hội nhập với thế giới , Việt nam đã hoặc đang chuẩn bị tham gia vào các tỏ chức kinh tế thế giới như WTO, diễn đàn kinh tế Châu á Thái Bình Dương, hiệp hội các nước Đông Nam á (ASEAN), Vì vậy, việc tổ chức thành lập một số tập đoàn kinh tế mạnh là hết sức cần thiết , phù hợp với xu thế thời đại, phù hợp với chiến lược chủ trương chính sách phát triển kinh tế của Đảng cộng sản Việt nam và nhà nước CHXHCNVN. Ngoài ra, do yêu cầu của công nghiệp hoá - hiện đại hoá, phát triển kinh tế và hội nhập đòi hỏi phải sắp xếp lại sản xuất kinh doanh một cách hợp lý, nhằm tạo ra lợi thế về quy mô trong kinh doanh.Vì thế nhà nước phải có vai trò chủ động trong việc tiến hành tạp hợp một số doanh nghiệp nhà nươcs hoạt động trong cùng một lĩnh vực, có công nghiệp tương đối giống nhau thành một chủ thể có quy mô lớn hơn dể có thế mạnh trong việc tổ chức sản xuất kinh doanh 2. Quá trình phát triển của các Tổng Công ty 91 ở Việt nam 2.1. Chức năng, nhiệm vụ của các Tổng Công ty 91. 33
33. Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: QTKDCN &XD Nghị định của chính phủ số 39-CP ngày 27 tháng 06 năm 1995 ban hành điều lệ mẫu về tổ chức và hoạt động của Tổng công ty, nhà nước có quy định chức năng, nhiệm vụ của các Tổng công ty 91 như sau : * Chức năng Các Tổng công ty nhà nước là doanh nghiệp nhà nước có quy mô lớn lao gồm các đơn vị thành viên có quan hệ gắn bó với nhau về lợi ích kinh tế, tài chính, công nghệ, thông tin, đào tạo, nghiên cứu, tiếp thị, hoạt động trong một hoặc một số chuyên nghành kinh tế - kỹ thuật chính, do nhà nước thành lập nhằm tăng cường tích tụ , tập trung, phân công chuyên môn hoá và hợp tác sản xuất để thực hiện nhiệm vụ nhà nước giao, nâng cao khả năng và hiệu quả kinh doanh của các đơn vị thành viên và của toàn Tổng công ty, đáp ứng nhu cầu của nền kinh tế. * Nhiệm vụ của các Tổng công ty 91 - Tổng công ty có nghĩa vụ nhận và sử dụng có hiệu quả, bảo toàn, phát triển vốn nhà nước giao, (bao gồm cả phần vốn đầu tư vào doanh nghiệp khác nhận, sử dụng có hiệu quả tài nguyên, đất đai và các nguồn lực khác nhà nước giao để thực hiện mục tiêu kinh doanh và nhiệm vụ do nhà nước giao. - Tổng công ty có nghĩa vụ thực hiện : các khoản nợ phải thu, phải trả ghi trong bảng cân đối tài sản của Tổng công ty tại thời điểm thành lập Tổng công ty, trả các khoản tín dụng quốc tế mà Tổng công ty sử dụng theo quyết định của chính phủ, trả các khoản tín dụng do Tổng công ty trực tiếp vay hoặc các khoản tín dụng đã được Tổng công ty bảo lãnh cho các đơn vị thành viên vay theo hợp đồng bảo lãnh, nếu các đơn vị này không có khả năng. - Tổng công ty có nhiệm vụ quản lý hoạt động kinh doanh theo đúng chức năng, nghành nghề kinh doanh theo quy định của Nhà nước. - Tổng công ty có nhiệm vụ thực hiện đúng chế độ và các quy định về quản lý vốn, tài sản, các quỹ, kế toán, hạch toán, chế độ khác của nhà nước, chịu trách nhiệm về tính chính xác, xác thực của các hoạt động tài chính của Tổng công ty, Tổng công ty công bố công khai báo cáo tài chính hàng năm, các thông tin để đánh giá đúng đắn và khách quan về hoạt động của Tổng công ty theo quy định của chính phủ, thực hiện nhiệm vụ đóng thuế và các khoản nộp ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật. 34
34. Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: QTKDCN &XD 2.2 Quá trình phát triển của các Tổng công ty 91 ở Việt Nam thời gian qua Sau gần 10 năm hoạt động, các Tổng công ty 91 đã có đóng góp to lớn vào nền kinh tế quốc đân, góp phần tăng trưởng kinh tế nước nhà . 17 Tổng công ty 91 là lực lượng nòng cốt, chủ lực thúc đẩy kinh tế, đảm bảo cân đối lớn, cung cấp những sản phẩm trọng yếu cho nền KTQD. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của các tổng công ty 91 cụ thể như sau: Các Tổng công ty đã thực hiện được biện pháp bảo toàn và phát triển vốn. Ngoài vốn ngân sách, đến cuối năm 2000 riêng tổng công ty 91 đã có nguồn vốn tự bổ sung thêm được 18.238.321 trđ, chiếm 22,5% tổng vốn, năm 2000 nguồn vốn tự bổ sung tăng hơn so với năm 1999 là 13,8%. Trên cơ sở bảo toàn và phát triển vốn, nhiều Tổng công ty đã tập trung được nguồn vốn từ quỹ khấu hao, vốn tự bổ sung, quỹ đầu tư, hoặc vốn vay để đầu tư chiều sâu, đổi mới công nghệ, sản phẩm dich vụ cũng dược đổi mới đáng kể. Một số hãng đã chiếm được thị trường trong và ngoài nước. Biểu 1: Trang Bên 35
35. Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: QTKDCN &XD Qua các năm, doanh thu của các Tổng công ty 91 đã tăng lên đáng kể, năm 1999 tăng so với năm 1998 là 79%, năm 2000 so với năm 1999 tăng 24,8%. Lợi nhuận trước thuế năm 1999 tăng so với năm 1998 là 36,48%, năm 2000 so với năm 1999 tăng là 55,5%, trong đó phải kể đến Dầu khí Việt Nam, năm 2000 tăng so với năm 1999 là 6942851 triệu đồng, tương đương với 146%,. Tổng nộp ngân sách của các Tổng công ty 91 năm 2000 tăng so với năm 1999 là 10.503.074 triệu đồng hay tăng 42,2%. Kim ngạch xuất khẩu tăng 1365,17 triệu USD hay tăng 39,86% năm 2000 so với mức thực hiện năm 1999. Các tổng công ty 91 có quy mô lớn, gồm nhiều đơn vị thành viên nhưng đã từng bước phói hợp với các bộ ngành hữu quan và các địa phương để tháo gỡ những khó khăn của mỗi đơn vị, xây dựng chiến lược phát triển lâu dài cho đơn vị mình. Từng bước thiết lập mối hệ thống thông tin nội bộ , quy chế điều hành thị trường nội bộ, nâng cao chất lượng sản phẩm vàdịch vụ nhằm gắn kết các đơn vị thành viển tên nguyên tắc hiêu quả. Các Tổng công ty 91 cũng tham gia thực hiện chính sách xã hội của những chương trình xoá đói giảm nghèo, phong trào uống nước nhớ nguồn, đền ơn đáp nghĩa, xây dựng các công trình công cộng về điện, đường, trường, trạm, góp phần cùng các khu vực kinh tế khác giải quyết việc làm, tạo việc làm và tăng thu nhập cho người lao động. Phát triển văn hoá, giáo dục, y tế và cung ứng những hàng hoá thiết yếu cho những địa bàn khó khăn, vùng sâu vùng xa, kết hợp xây dựng kinh tế với củng cố quốc phòng, an ninh. Các tổng công ty Nhà nước cùng lực lượng vũ trang đã góp phần quan trọng trong việc ứng phó và khắc phục kịp thời hậu quả của thiên tai. Qua hơn 5 năm hoạt động, Tổng công ty Nhà nước đã chi phối được các ngành, các lĩnh vực then chốt của nền kinh tế; là lực lượng nòng cốt trong tăng trưởng kinh tế, cùng với các chính sách của nhà nước là một công cụ quan trọng để nhà nước điều tiết vĩ mô và đảm bảo cân đối lớn của nền kinh tế. Có bước chuyển biến tích cực về bảo toàn, tích tụ và tập trung vốn để đầu tư đổi mới công nghệ, tăng năng lực sản xuất, nâng hiệu quả và sức cạnh tranh; có tác động tích cực đối với sự phát triển của cac doanh nghiệp là thành viên; góp phần thực hiện chính sách xã hội và có vai trò tích cực trong việc đóng góp để đổi mới và hoàn thiện cơ chế chính sách. Tuy nhiên trong quá trình hoạt động các Tổng công ty Nhà nước cũng đã bộc lộ nhiều hạn chế, bất cập. 36
36. Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: QTKDCN &XD II. Một số đặc điểm kinh tế kỹ thật chủ yếu của các tổng công ty 91 ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của các tổng công ty 91 1. Đặc điểm về quá trình hình thành Các tổng công ty 91 được hình thành trên cơ sở sáp nhập các đơn vị SXKD nhỏ ( các công ty) trong đó có một hoặc một số đơn vị lớn hơn khác làm nòng cốt về cơ bản, các tổng công ty được hình thành trên cơ sở ghép giản đơn các doanh nghiệp nhỏ lẻ thành một công ty lớn hơn. Những công ty được đưa vào một tổng công ty là những công ty trong cùng ngành kinh tế kỹ thuật, một số khá lớn là những đơn vị thuộc cùng tổng cucj hoặc liên hiệp trước đây. Sự sáp nhập có tính cơ học được thể hiện ở chỗ tuy số vốn của các công ty được giao cho tổng công ty , nhưng đó là sự giao bằng văn bản số vốn đã giao cho các công ty và các đơn vị thành viên khác từ trước đó. Đáng chú ý là về mặt thủ tục, đây là sự giao lại một lượng tài sản đã giao cho một chủ thể mà không có sự thu hồi lại trước khi tiến hành giao lại . Hơn nữa do được sáp nhập từ những công ty đã được hình thành từ trước, quá trình thành lập các tổng công ty thường được diễn ra nhanh chónh, chưa được phân tích và thử nghiệm về những tác động thực sự (cả tích cực và tiêu cực)của việc hình thành một công ty lớn Từ sự sáp nhập các công ty thành các tổng công ty lớn, nhiều vấn đề về tổ chức và nhân sự nảy sinh và tồn tại một cách kéo dài, sự điều hành của cơ quan quản lý tổng công ty đối với các doanh nghiệp thành viên, dặc biệt là các đơn vị hoạch toán độc lập, chỉ có hiệu lực tương đối hạn chế. Thậm chí có những tổng công ty lại mang dáng dấp của một cấp trung gian trong hẹ thống quản lý như trong thời kì trước đây, điều mà Đảng và nhà nước yêu cầu phải tránh khi thành lập các tổng công ty. Bên cạnh đó, việc sáp nhập các doanh nghiệp vào tổng công ty chưa được chuẩn bị kỹ , nhiều doanh nghiệp muốn đứng ngoài tổng công ty để đễ hoạt động , đặc biệt là những doanh nghiệp hiệnkinh doanh có lãi . Bởi vậy nhiều cán bộ lãnh đạo các doanh nghiệp cảm thấy bị ép buộc voà tổng công ty. Chính từ đặc điểm của quá trình hình thành nay đã ảnh hưởng trực tiếp đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của các tổng công ty 91, làm cho bộ máy quản trị rời rạc thiếu tính gắn kết. Các cán bộ lãnh đạo của các doanh nghiệp thành viên không nhiệt tình than gia điều hành đơn vị mình, thâm chí còn chống đối lại do cảm thấy bị ép buộc. 37
37. Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: QTKDCN &XD Biểu số 2: Các tổng công ty được thành lập theo nghị định 91 Stt Tên tổng công ty Thời điểm Số đơn vị thành lập thành viên 1 TCT Than VN 5-1996 26 2 TCT Điện lực VN 1-1995 34 3 TCT Xi măng VN 2-1996 14 4 TCT Hàng không VN 1-1996 19 5 TCT Dầu mỏ và khí đốt 5-1995 16 6 TCT Lương thực Miền bắc 5-1995 30 7 TCT Lương thực Miền nam 5-1995 33 8 TCT Hoá chất VN 1-1996 50 9 TCT Bưu chính viễn thông 8-1995 88 10 TCT Dệt- May VN 4-1995 61 11 TCT Giấy VN 4-1995 20 12 TCT Hàng hải VN 11-1995 24 13 TCT Cao su VN 7-1995 32 14 TCT Cà phê VN 7-1995 70 15 TCT Đá quý & Vàng VN 2-1996 12 16 TCT Thuốc lá VN 10-1995 12 17 TCT Thép VN 1-1996 17 2.Đặc điểm về quy mô của doanh nghiệp Phần lớn các tổng công ty 91 có số lượng các doanh nghiệp thành viên rất lớn, nằm rải rác trên khắp cả nước. Do vậy, bộ máy quản trị của công ty sẽ có điều kiện sử dụng nguồn lực to lớn đó,cùng các lợi thế về quy mô để có thể tập trung điều hành có hiệu quả hơn đối với các đơn vị thành viên của mình, từng 38
38. Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: QTKDCN &XD bước làm tăng uy tín của Tổng công ty ở cả trong nước và trên thị trường thế giới. Tuy nhiên, với quy mô lớn như vậy làm cho hoạt động của bộ máy quản trị có thể cồng kềnh nhiều khi dẫn đến quan liêu, đồng thời đòi hỏi người lãnh đạo phải có nghệ thuật quản trị và phải có khả năng tổng hợp vấn đề rất cao để vừa phải đảm bảo tính thống nhất trong hoạt động quản trị, vừa phải tạo ra được sự chủ động và tự chịu trách nhiệm trong hoạt động sản xuất kinh doanh của các đơn vị thành viên nhằm năng cao khả năng cạnh tranh của các đơn vị này. Ngoài ra, do quy mô lớn nên chi phí cho hoạt động quản trị là rất cao. 3. Đặc điểm về mặt tổ chức. Các Tổng công ty được thành lập theo quyết định 91 đều là các doanh nghiệp nhà nước được hình thành từ các doanh nghiệp đã tồn tại từ trước đó. Nói cách khác, chúng được hình thành trên cơ sở sắp xếp lại sản xuất của các ngành kinh tế kỹ thuật. Do vậy, sự ra đời của các Tổng công ty bắt nguồn từ cách đặt vấn đề của nhà nước, theo ý đồ của các cơ quan quản lý ngành chứ không phải bắt nguồn từ chính nhu cầu của bản thân cacs doanh nghiệp thành viên. Theo đó mỗi Tổng công ty phải thực hiện nhiều chức năng thuộc quản lý nhà nước. Chẳng hạn ngay từ điều lệ mẫu được quy định tại nghị định 39/CP đã có quy định về nghĩa vụ của Tổng công ty: “Bảo đảm cân đối lớn của nhà nước, đáp ứng nhu cầu của thị trường và thực hiện bình ổn giá cả những hàng háo dịch vụ thiết yếu theo quy định của nhà nước mà Tổng công ty đang kinh doanh” Cho tới nay hầu như mỗi ngành kinh tế kỹ thuật đều có một Tổng công ty. Sau khi hình thành các Tổng công ty đều đã có một thời gian ổn định tổ chức nhưng về cơ bản vẫn giữ nguyên hình thức sở hữu. Các Tổng công ty đều tổ chức theo mô hình chung: Có hội đồng quản trị do nhà nước chỉ định làm chức năng đại diện chủ sở hữu và tổng giám đốc thực hiện chức năng điều hành ngoài ra có ban kiểm soát với tư cách là tổ chức giúp việc cho Hội đồng quản trị, làm chức năng kiểm tra giám sát. Mỗi Tổng công ty đều có một cơ quan quản ly chung có những đơn vị thành viên lớn hoạch toán độc lập, một số đơn vị nhỏ hoạch toán phụ thuộc vào một số đơn vị hành chính sự nghiệp. Các Tổng công ty nhình chung đều hoạt động trên cơ sở kinh phí đóng góp của các đơn vị thành viên. Hầu như trong điều lệ về tổ chức của mỗi tổng 39
39. Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: QTKDCN &XD công ty khi thành lập đều có ghi nhận một công ty tài chính đóng vai trò làm trung tâm làm chỗ dựa tài chính cho tổng công ty, mặc dù cho tới nay chỉ có một vài công ty tài chính được thành lập thực sự. Như vậy các Tổng công ty hoạt động các lĩnh vực khác nhau của nền kinh tế nhưng đều bị áp đặt một mô hình tổ chức chung bởi nhà nước, điều này đã thực sự gây cẩn trở cho hoạt dộng của các Tổng công ty. Bởi vì xét trên cái nhìn tổng thể thì không thể đưa ra được một mô hình tối ưu cho mọi doanh nghiệp mà phải bản thân doanh nghiệp đó mới có thể xây dựng cho mình một mô hình cơ cấu tổ chức quản trị phù hợp với đơn vị mình. 4. Đặc điểm về mặt quản lý. Hiện nay các Tổng công ty hình thành và hoạt động trên cơ sở có sự điều hành chung của Tổng công ty và sự độc lập về mặt sản xuất kinh doanh của các đơn vị thành viên. Cơ chế quản lý và hoạt động của các Tổng công ty được xác định trong điều lệ của từng tổng công ty do chính phủ phê duyệt. Về nguyên tắc và theo quy định của chính phủ, các bản điều lệ này phải do chính bản thân các Tổng công ty tự xây dựng cho phù hợp với điều kiện riêng của họ. Tuy nhiên để đơn giản, nhiều đơn vị sử dụng ngay điều lệ mẫu với sự thay đổi chút ít làm điều lệ chính thức. Mô hình “Hội đồng quản trị chỉ đạo chung và kiểm tra, Tổng Giám đốc điều hành” được đưa vào tất cả các Tổng công ty. Do những nguyên nhân cụ thể khác nhau, mô hình này đều gặp phải những khó khăn và chưa phát huy được tác dụng của nó. Trong quan hệ cấp trên, hiện các Tổng công ty không có cơ quan chủ quản. Quyết địng 91/ CP không quy định các Tổng công ty trực thuộc Chính phủ, nhưng do sự bổ nhiệm cán bộ (Thủ tướng Chính phủ bổ nhiểm HĐQT &TGĐ) đang tồn tại quan niện cho rằng các Tổng công ty đều trực thuộc Chính phủ. Theo tập quán tự ghép vào hệ thống nhà nước và từ thực tế nhiều chủ tịch Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc đã từng giữ các chức vụ cao trong bộ máy Nhà nước, cũng đang tồn tại một quan niện coi Tổng công ty như một kiểu cơ quan tương đương Bộ. Điều này gây ra những cấn cái trong quan hệ giữa Tổng công ty với các cơ quan quản lý ngành kinh tế, kỹ thuật thậm chí cả với Bộ chủ quản trước đây. Trong khi đó văn phòng Chính phủ nơi nhận báo cáo của các Tổng công ty theo luật định lại chưa sẵn sàng và chưa có lực lượng cần thiết để theo dõi tình hình của các Tổng công ty một cách tổng hợp. Điều này dẫn đến 40
40. Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: QTKDCN &XD tình trạng các Tổng công ty không có nơi nào nắm được một cách đầy đủ và toàn diện. Hầu hết các Tổng công ty được uỷ nhiệm thực hiện cả một số chức năng thuộc quản lý Nhà nước, dẫn đến tình trạng chức năng quản lý Nhà nước và quản trị kinh doanh lại không tách bạch rõ ràng. Nhưng ở một mặt khác, chính trong quy định ở nghị định 39/CP lại hạn chế quyền của Tổng công ty với tư cách là một doanh nghiệp: Tổng công ty có nghĩa vụ “Xây dựng chiến lược phát triển, kế hoạch 5 năm và hàng năm, phù hợp vớinhững nhiện vụ nhà nước giao và nhu cầu thị trường” (điều 11 khoản 2) nhưng không thể tự quy định chiến lược của mình, vì Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc chỉ có quyền hạn và nghĩa vụ phải “Thông qua đề nghị của Tổng giám đốc để trình thủ trưởng cơ quan quyết định thành lập phê duyệt chiến lược quy hoạch, kế hoạch phát triển dài hạn, kế hoạch 5 năm của TCT” (điều 13 khoản2). Điều lệ mẫu được ban hành theo nghi định 39/CP còn xác lập một cơ chế “mời họp” đối với các cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền để họ tham dự các cuộc họp bàn về các vấn đề liên quan đến chiến lược, đầu tư lớn, liên doanh với nước ngoài và hệ thống địng mức tiêu chuẩn kinh tế kỹ thuật của toàn Tổng công ty (điều 13 khoản 8). Về mặt thực tiễn việc mời họp này có thể tao điều kiện can thiệp trực tiếp của cơ quan quản lý nhà nước vào hoạt động cụ thể của Tổng công ty. Tuy nhiên, quy định này lại không cho phép các viên chức có trách nhiệm và thẩm quyền có thể quyết định nhưng vấn đề liên quan trong phạm vi thẩm quyền của họ. Bởi lẽ là đại diện hợp pháp của cơ quan quản lý có thẩm quyền, họ có quyền yêu cầu ngừng thực hiện những quyết định không đúng pháp luật, nhưng không thể quyết định những hành động kinh doanh cụ thể của doanh nghiệp. 5. Đặc điểm về sản xuất kinh doanh Theo ý đồ thành lập các Tổng công ty, chúng sẽ phải là các Tập đoàn kinh tế mạnh, kinh doanh đa ngành nghề, đa lĩnh vực tưng tự như nhiều công ty đa quốc gia, các Tập đoàn kinh tế lớn hiện nay ở các nước. Hầu hết các Tổng công ty 91 của ta hiện nay đều kinh doanh đơn ngành, nhiều cán bộ quản lý cũng như nhiều nhà quản lý cho rằng: Về mặt sản xuất kinh doanh, hiện các tổng công ty thường cũng tiến hành các hoạt động kinh doanh của mình một cách tương đối tổng hợp nhưng chỉ trên 1 lĩnh vực theo kiểu khép kín. Phần lớn các Tổng công 41
41. Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: QTKDCN &XD ty thường có công ty dịch vụ tổng hợp hoặc công ty kinh doanh tổng hợp. Những công ty này thường kinh doanh nhiều mặt hàng khác nhau, thực hiện nhiều hoạt đông khác nhau, từ sản xuất cho tới thương mại dịch vụ, Ngoài ra, ngay chính tại các công ty thuộc Tổng công ty các đợn vị trực thuộc Tổng công ty cũng tổ chức kinh doanh tổng hợp thiếu một sự điều tiết và phối hợp về mặt chiến lược, sự kinh doanh có tính tổng hợp này sẽ không giúp tổng công ty cũng như các đơn vị thành viên của nó có được tiềm năng cạnh tranh mạnh, mà sẽ tiếp tục tăng cường tình trạng manh mún như hiện nay. Hơn nữa, nếu phân tích sâu hoạt động của các Tổng công ty và các đơn vị thành viên, có thể thấy hiện nay, trên thực tế các Tổng công ty nước ta thường được khép kín hoá theo ngành dọc hoặc liên kết theo chiều ngang trong đó có ngành xuyên suốt chứ không phải là hoạt đông đa ngàng, đa lĩnh vực. Chính bản thân các Tổng công ty cũng không tự đánh giá rằnh mình hoạt động đa ngành. Đây là đIều khác biệt hẳn so với các Tập đoàn kinh tế mạnh trên thế giới, do đó chúng ta cũng không thể máy móc áp dụng các mô hình tổ chức bộ máy của những công ty đang kinh doanh thành công này mà chúng ta chỉ có thể học tập mô hình tổ chức của họ để từ đó xây dựng bộ máy quản trị tối ưu cho mình. Do hầu hết các Tổng công ty 91 đều là hoạt động đơn ngàng do đó cơ cấu tổ chức cũng đơn giản hơn nhiều, các đơn vị thành viên cùng hoạt động trong một lĩnh vực thống nhất do đó mà dễ theo dõi, kiểm tra. Tuy nhiên, nó đòi hỏi một đội ngũ các nhà quản trị viên cấp cao có trình độ cao, có khả năng phân tích và tổng hợp mọi thông tin hai chiều một cách chính xác hiệu quả. 6. Đặc điểm về công tác đào tạo cán bộ quản trị của Tổng công ty 91 Việc đào tạo nhân lực nói chung, đặc biệt là đào tạo cán bộ quản trị có liên quan đến nhiều vấn đề phức tạp từ cơ chế chính sách đến việc tổ chức thực hiện cũng như chiến lược phát triển của mỗi ngành. Để có thể tìm ra những giải pháp trước mắt cũng như lâu dài, từng ngành, từng lĩnh vực phải có nghiên cứu kỹ thực trạng hiện nay, tìm được nguyên nhân chủ yếu ảnh hưởng tiêu cực đến vấn đề thì mới có thể tìm ra được giải pháp trong từng giai đoạn. Đứng trước tình hình đổi mới đất nước, từng ngành, lĩnh vực đang từng bước nâng cao vai trò của mình, tuy nhiên công tác đào tạo cán bộ quản trị cho các Tổng công ty 91 còn bộc lộ nhiều nhược điểm và thiếu sót: 42
42. Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: QTKDCN &XD - Mục tiêu đào tạo, phương hướng đào tạo, nội dung đào tạo còn chậm đổi mới. Nếu có đổi mới thì đó chỉ là một sự cải tiến chắp vá, chưa xuất phát từ yêu cầu của thực tiễn sản xuất kinh doanh. - Những kiến thức cơ bản chuyên ngành cung cấp cho học viên yếu và thiếu, chưa theo kịp sự phát triển của khoa học công nghệ tiên tiến của thế giới nên khi học sinh ra trưòng trở thành cán bộ đã chậm phát huy tác dụng, lúng túng trước những thiết bị, công nghệ mới của sản xuất do kiến thức cơ bản không vững, khả năng thực hành yếu, ngoại ngữ không đủ khả năng nghiên cứu tài liệu nước ngoài. - Trang thiết bị kỹ thuật của các trường đào tạo cũ kỹ, lạc hậu, thiếu tài liệu nghiên cứu, thiếu thông tin cập nhật, việc giao lưu trao đổi giữa các viện, các trường, cơ sở sản xuất ở cả trong nước và ngoài nước còn bị hạn chế. - Sự hợp tác đào tạo thực sự chặt chẽ giữa các cơ sở đào tạo và đơn vị thành viên chưa được quan tâm đúng mức. Như vậy, nếu các Tổng công ty 91 không có chiến lược xây dựng, đào tạo đội ngũ cán bộ kịp thời, thích hợp và manh mẽ thì trong nội bộ mới sẽ chịu sự hụt hẫng cán bộ kỹ thuật, lao động quản trị trong thời gian dài. III. Thực trạng tổ chức bộ máy quản trị của các Tổng công ty 91 hiện nay. 1. Tình hình tổ chức bộ máy quản trị của các Tổng công ty 91 1.1. Phân tích cơ cấu tổ chức bộ máy và phân chia chức năng quản trị của các Tổng công ty 91. 1.1.1. Các cấp quản trị của tổng công ty 91 Các Tổng công ty Nhà nước đều có chung một nền tảng tổ chức ban đầu đó là được thành lập trên cơ sở sắp xếp lại 250 Liên hiệp xí nghiệp và Tổng công ty mô hình cũ sang mô hình mới. Điều này cho thấy sự hình thành các Tổng công ty theo mô hình Tập đoàn kinh tế ở nước ta dựa trên cơ sở các điều kiện sẵn có, là sự ghép nối mang tính cơ học. Đó là thuận lợi song cũng là khó khăn nếu không xác định rõ được mô hình tổ chức và hoạt động của mô hình mới, sẽ không tránh khỏi việc đi theo lối mòn của mô hình tổ chức cũ mà những tổ chức 43
43. Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: QTKDCN &XD này đã bộc lộ rất nhiều khiếm khuyết của nó. Trong suốt quá trình hình thành và phát triển , hệ thống doanh nghiệp nhà nước được thiết chế một cơ cấu tổ chức quản lý theo kiểu trực tuyến - chức năng. Cơ cấu này hầu như nhất quán trong cả nước, cho mọi doanh nghiệp bất kể ngành kinh tế kỹ thuật nào, bất kể ở quy mô nào, do cấp quản lý nào. Các Tổng công ty hiện nay chỉ có hai cấp hạch toán, cấp Tổng công ty và cấp doanh nghiệp thành viên, trong khi đó các Tập đoàn kinh tế thế giới có rất nhiều cấp hạch toán (2,3,4 hoặc nhiều hơn nữa), ở tất cả các cấp đều có thể có những doanh nghiệp hạch toán độc lập và hạch toán phụ thuộc. Cơ cấu này có đặc điểm: Hệ thống này có đặc trưng cơ bản là vừa duy trì hệ thống trực tuyến kết hợp với việc tổ chức các bộ phận chức năng. Trong đó quyền ra mệnh lệnh quản trị thuộc cấp trưởng trực tuyến và cấp trưởng chức năng. Cách tổ chức này có ưu điểm lớn là gắn việc sử dụng chuyên gia ở các bộ phận chức năng với hệ thống trực tuyến mà vẫn giữ được tính thống nhất trong hoạt động quản trị ở mức độ nhất định tuy nhiên để đạt được điều đó đòi hỏi phải có sự phân phối nhất định giữa hệ hệ thống trực tuyến và cá bộ phận hoạt động chức năng . Đồng thời chi phí kinh doanh cho hoạt động ra quyết định là rất lớn. Đây là khó khăn lớn đối với các Tổng công ty lớn như Tổng công ty 91. Cho tới nay, hầu như ở mỗi ngành kinh tế -kỹ thuật đều có một Tổng công ty. Sau khi hình thành, các Tổng công ty đều đã có một thời gian ổn định tổ chức nhưng về cơ bản, vẫn giữ nguyên hình thức sở hữu. Mặc dù trong ý đồ, các cơ quan Nhà nước chủ trương thu hút cả các doanh nghiệp ngoài quốc doanh vào các Tổng công ty, nhưng cho tới nay vẫn chưa có một đơn vị nào thuộc sở hữu ngoài quốc doanh được tập hợp vào một Tổng công ty nào. Ngoài ra cũng chưa có một đơn vị nào trong các Tổng công ty được cổ phần hoá. Tuy nhiên , trong nhiều Tổng công ty, bắt đầu có sự đa dạng hoá quan hệ sở hữu do có sự góp vốn của Tổng công ty hoặc các công ty thành viên góp vốn vào các doanh nghiệp ngoài quốc doanh khác. Xem xét trường hợp của Tổng công ty Thép, từ khi thành lập tới nay, Tổng công ty đã góp vốn vào 4 liên doanh với nước ngoài, các đơn vị thành viên cũng góp vốn liên doanh vào 8 liên doanh khác. Cho tới nay, hầu như ở mỗi ngành kinh tế kỹ thuật đều có một Tổng công ty, các Tổng công ty 91 tập trung vào 7 lĩnh vực lớn của nền kinh tế quốc dân như Công nghiệp có 7 Tổng công ty, Nông nghiêp có 4 Tổng công ty, Xây dựng 44
44. Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: QTKDCN &XD có 1 Tổng công ty, Bưu chính viễn thông có 1 Tổng công ty, Dầu khí có 1 Tổng công ty, Hàng không có 1 Tổng công ty . Tính đến năm 2000 các Tổng công ty 91 có 532 doanh nghiệp thành viên hạch toán độc lập, chiếm 9% số lượng các doanh nghiệp Nhà nước, 56% tổng vốn kinh doanh, 35% lao động. Số liệu minh hoạ trong biểu sau: Biểu số 3 DN Nhà nước thuộc Tổng công ty 91(đến 31/12/1999) Tổng số Tổng Diện tích Số DN Số DN Số DN đơn vị vốn đất độc phụ sự thành kinh (1000 STT Tổng công ty 2 lập thuộc nghiệp viên doanh m ) (tỷ đồng) 1 Hàng hải Việt 21 1 22 7199 2192 Nam 2 Thép VN 12 2 14 1410 7687 3 Điện lực VN 14 19 2 25 22714 899 4 CN tàu thuỷ VN 25 1 26 333 5 Giấy VN 16 3 19 1030 741 6 Cao su VN 34 2 36 3761 2310 7 Cà phê VN 60 8 68 550 589 8 Than VN 37 5 9 51 128 117 9 Lương thực M.N 32 1 33 872 2658 10 Xi măng VN 13 1 1 15 9672 11 Dầu khí VN 9 3 4 16 12880 5797 12 Lương thực M.B 35 35 515 1734 13 Hàng không VN 13 2 15 3335 1059 14 Thuốc lá VN 11 1 12 754 15 Hoá chất VN 38 2 7 47 1568 268240 16 Dệt-mayVN 46 4 8 58 4895 17 Bưu chính VT 16 69 9 94 9372 3497 Tổng số 432 107 57 596 82158 297520 45
45. Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: QTKDCN &XD Sau khi hình thành các Tổng công ty đều có một thời gian ổn định tổ chức nhưng về cơ bản, vẫn giữ nguyên hình thức sở hữu. Mặc dù trong ý đồ các cơ quan Nhà nước chủ trương thu hút các doanh nghiệp ngoài quốc doanh vào Tổng công ty, nhưng cho tới nay vẫn chưa có một đơn vị nào thuộc sở hữu ngoài quốc doanh được tập hợp vào Tổng công ty. Ngoài ra số lượng các đơn vị trong Tổng công ty được cổ phần hoá là rất ít. Tuy nhiên trong nhiều Tổng công ty bắt đầu có sự đa dạng hoá về hình thức sở hữu do có sự góp vốn của Tổng công ty hoặc các đơn vị thành viên góp vốn vào các doanh nghiệp ngoài quốc doanh khác. Xem xét trường hợp của tổng công ty thép từ khi thành lập tới nay đã góp vốn vào 4 liên doanh nước ngoài, các đơn vị thành viên cũng góp vốn liên doanh vào 8 liên doanh khác. 46
46. Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: QTKDCN &XD Biểu số 4: Tình hình sở hữu vốn của Nhà nước đối với các Tổng công ty 91 Số đơn vị Số đơn vị thành thành viên STT viên giữ cổ phần Tổng công ty nguyên Ghi chú hóa và Nhà 100% vốn nước giữ cổ nhà nước phần chi phối 1 TCT Than Việt Nam 38 1 2 TCT Điện lực Việt Nam 33 Trong đó có 21 dn phụ 2 thuộc& sự nghiệp 3 TCT Thép Việt Nam 8 5 4 TCT Dệt may Việt Nam 30 7đơn vị phụ thuộc 20 5 TCT Thuốc lá Việt Nam 13 1 6 TCT Giấy Việt Nam 12 4 7 TCT Hoá chất Việt Nam 25 14 8 TCT Cà phê Việt Nam 54 4 9 TCT Cao su Việt Nam 27 7 10 TCT Lương thực M.Bắc 33 2 11 TCT Lương thực M.Nam 28 5 12 TT Xi măng Việt Nam 10 3 13 TCT Hàng hải Việt Nam 19 1 14 TCT CN Tàu thuỷ 25 1 15 TCT Bưu chính viễn thông 73 69 đơn vị phụ thuộc 12 16 TCT Hàng không Việt 12 7 đơn vị tập trung 7 Nam 17 TCT Dầu khí Việt Nam 9 1 Tổng cộng 449 104 90 47
47. Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: QTKDCN &XD 1.1.2 Các bộ phận quản trị của Tổng công ty 91. Sự phân cấp và phân quyền trong các Tổng công ty 91 đều theo một thứ bậc nhất định từ trên xuống dưới : Hội đồng quản trị : Thực hiện những chức năng quản lý hoạt động của Tổng công ty, chiụ trách nhiệm về sự phát triển của Tổng công ty theo nhiệm vụ của nhà nước giao. Ban kiểm soát: Thực hiện nhiệm vụ do Hội đồng quản trị giao về việc kiểm tra giám sát hoạt động điều hành của Tổng giám đốc, bộ máy giúp việc và các đơn vị thành viên Tổng công ty trong hoạt động tài chính, pháp luật điều lệ của Tổng công ty, các nghị quyết và quyết định của Hội đồng quản trị. Tổng giám đốc: Do Thủ tướng chình phủ bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật theo đề nghị của Hội đồng quản trị. Tổng giám đốc là đại diện pháp nhân của Tổng công ty và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị, trước Thủ tướng Chính phủ, trước pháp luật về điều hành hoạt động của Tổng công ty. Tổng giám đốc là người có quyền điều hành cao nhất trong Tổng công ty. Phó Tổng giám đốc: Là người giúp Tổng giám đốc điều hành một số lĩnh vực hoạt động của Tổng công ty theo phân công của tổng giám đốc và chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc và pháp luật về nhiệm vụ được Tổng giám đốc phân công thực hiện. Kế toán trưởng: Giúp Tổng giám đốc chỉ đạo, tổ chức thực hiện công tác kế toán, thống kê của Tổng công ty, có các quyền và nhiệm vụ theo quy định của pháp luật. Trong các Tổng công ty hiện nay, mô hình "Hội đồng quản trị-Tổng giám đốc" bao gồm hai bộ phận cụ thể đó là văn phòng Tổng công ty và các đơn vị thành viên: Văn phòng Tổng công ty: Trong phần lớn các Tổng công ty, thường có một cơ quan quản lý chung, không thuộc một đơn vị thành viên nào. Cơ quan này vừa thực hiện nhiệm vụ quản lý- điều hành theo yêu cầu của Tổng giám đốc vừa thực hiện nhiệm vụ quản lý do hội đồng quản trị đề ra. Cơ quan Tổng công ty thường lấy một địa điểm thuộc đơn vị thành viên hoặc cơ quan của một tổ chức tương đương trước đây làm trụ sở. Như vậy, cơ quan điều hành Tổng công 48
48. Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: QTKDCN &XD ty là một bộ phận độc lập của Tổng công ty, hoạt động trên cơ sở kinh phí do các đơn vị thành viên đóng góp. Một số Tổng công ty không có một cơ quan quản lý riêng biệt mà lấy bộ phận quản lý của đơn vị thành viên lớn nhất làm cơ quan quản lý chung của Tổng công ty, đồng thời cũng thực hiện những yêu cầu về mặt quản lý do hội đồng quản trị đề ra (theo hướng dẫn trong điều lệ mẫu). Theo điều lệ của Tổng công ty thì văn phòng của Tổng công ty, các ban chuyên môn, nghiệp vụ có chức năng tham mưu, giúp việc Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc trong quản lý, điều hành công việc. Các đơn vị thành viên: Xét về mặt quản lý và trong thực tiễn tổ chức của các Tổng công ty 91 hiện nay, có ba loại đơn vị thành viên là: - Các doanh nghiệp độc lập, hạch toán riêng rẽ và độc lập, có chương trình sản xuất kinh doanh thường được xác định từ trước khi được xát nhập vào Tổng công ty. Vốn phần lớn các doanh nghiệp này cũng được làm thủ tục giao từ trước khi chúng được đưa vào Tổng công ty. Trong phần lớn các Tổng công ty đây là những doanh nghiệp có quy mô lớn và quá trình sản xuất hoàn chỉnh khép kín nhất.Tính đến hết 31/12/2000, 17 Tổng công ty có 432 đơn vị thành viên hạch toán độc lập - Các đơn vị hạch toán phụ thuộc: Loại doanh nghiệp này thường bao gồm các đơn vị cung ứng, dịch vụ, các doanh nghiệp có quy mô nhỏ, thậm chí cả những doanh nghiệp sản xuất kinh doanh không có lãi hoặc không ổn định. Phần lớn các doanh nghiệp này cũng đã tồn tại từ trước khi thành lập Tổng công ty và được xác định là doanh nghiệp hạch toán phụ thuộc ngay từ khi mới được đưa vào Tổng công ty Với 107 đơn vị của 17 Tổng công ty, chiếm một tỷ lệ khá cao trong tổng số đơn vị thành viên, có thể làm cản trở hoạt động của toàn Tổng công ty. - Các đơn vị hành chính sự nghiệp : có 57 đơn vị, loại này chủ yếu bao gồm các trường dạy nghề, các viện nghiên cứu chuyên ngành, trước đây là những cơ sở thuộc cơ quan quản lý ngành, phục vụ toàn ngành, nhưng vừa qua đã được đưa vào các Tổng công ty. Việc đưa các cơ sở này vào Tổng công ty cho thấy tính chất khép kín của loại doanh nghiệp này, đồng thời cũng tạo điều kiện để một số Tổng công ty đảm nhận luôn một số chức năng, nhiệm vụ thuộc quản lý Nhà nước về ngành kinh tế kỹ thuật. Theo quy định của Nhà nước, những đơn 49
49. Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: QTKDCN &XD vị này hiện còn được bao cấp một phần nhưng tiến tới, chúng phải tự đảm bảo kinh phí hoạt động trong vòng 5 năm tới. Trong khi kinh phí hoạt động eo hẹp, kinh phí Nhà nước cấp cho các đề tài nghiên cứu theo đặt hàng của Nhà nước chỉ rất hạn chế mà phải tự trang trải, chắc chắn các viện nàyphải được sự hỗ trợ của Tổng công ty mà nó trực thuộc. Năng lực nghiên cứu phụ thuộc ngành vì thế mà bị hạn chế bớt. Với 596 doanh nghiệp thành viên của 17 tổng công ty 91thì có 396 đơn vị làm ăn có lãi chiếm 51,3%, 53 doanh nghiệp làm ăn thua lỗ. Theo như số liệu này chúng ta thấy các đơn vị thành viên còn chưa phát huy được sức mạnh của mình khi được tập hợp vào Tổng công ty, số đơn vị làm ăn có lãi còn quá thấp. Hiện nay, đang xuất hiện một số quan điểm khác về việc sắp xếp, lựa chọn những đơn vị loại nào là đơn vị hạch toán độc lập, đơn vị nào hạch toán phụ thuộc. Theo đó, không nên để các đơn vị mạnh, có tiềm lực lớn hạch toán độc lập, còn các đơn vị nhỏ, yếu, sản xuất gặp nhiều khó khăn hạch toán phụ thuộc, bởi lẽ điều này chỉ càng làm phân tán nguồn lực ít ỏi mà Tổng công ty tập hợp được, biến các Tổng công ty thành cơ quan cứu trợ cho các đơn vị yếu. Trong khi đó, do không hỗ trợ gì được cho các đơn vi mạnh. Từ lập luận này, nhiều nhà nghiên cứu và quản lý đề nghị tổ chức theo mô hình ngược lại, đưa các đơn vị mạnh sản xuất kinh doanh có lãi, có khả năng cạnh tranh mạnh thành các dơn vị hạch toán phụ thuộc để tạo tiềm lực thực tế cho Tổng công ty, đảm bảo cho cơ quan văn phòng Tổng công ty có khả năng thực tế chi phối về mặt kinh tế đối với các đơn vị khác. Tư tưởng này được gọi là "Nắm mạnh buông yếu" thay vì "Nắm yếu buông mạnh". 1.2. Mối quan hệ giữa các Tổng công ty 91 với các quan quản lý Nhà nước. Trong quan hệ với các cơ quan quản lý nhà nước có thể nói Tổng công ty 91 không có cơ quan chủ quản, chủ trương của Chính phủ thành lập Tổng công ty 91 nhằm gắn bó bộ chủ quản, cấp hành chính chủ quản. Quan điểm này được nêu đi, nêu lại nhiều lần qua các văn bản nhà nước, qua hệ thống thông tin đại chúng. Nhưng Chính phủ và các cơ quan có trách nhiệm của Nhà nước chưa có hướng dẫn cụ thể về việc thực hiện chủ trương, cơ chế này. Phải chăng đây là sự nhận thức chưa đầy đủ ở tầm vĩ mô. Các Tổng công ty 91 rơi vào tình trạng chuyển từ cơ quan này sang cơ quan khác quản lý. Việc làm này tạo ra nhiều 50
50. Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: QTKDCN &XD tầng nấc trung gian, trách nhiệm không rõ ràng. Trước đây các Tổng công ty chỉ có cấp trên là bộ máy quản lý, nay giải quyết công việc các Tổng công ty phải qua nhiều cơ quan khác mới giải quyết được. Trong đó nhiều công việc đã giao trả lại các Bộ quản lý ngành giải quyết. Theo luật định, Hội đồng quản trị có một số quyền, nhưng thực tế các quyết sách lớn nhất vẫn phải do Bộ quản lý ngành và Thủ tướng Chính phủ xem xét quyết định. Mặt khác, chức năng quản lý và quyền hạn của Hội đồng quản trị chưa gắn kết với chức năng Đảng lãnh đạo,do vậy phát sinh vướng mắc về quy trình quản lý và điều hành, vai trò của Hội đồng quản trị trong công ty bị lu mờ. Đối với Tổng công ty không có một bộ nào quản lý trực tiếp mà chịu sự quản lý của Thủ tướng Chính phủ, các Bộ, cơ quan ngang Bộ, Uỷ Ban nhân dân Tỉnh và Thành phố trực thuộc Trung ương trong việc thực hiện chức năng quản lý Nhà nước và thực hiện một số quyền đại diện chủ sở hữu Nhà nước đối với Tổng công ty thì các cơ quan này chưa thực hiện đầy đủ nội dung đã phân cấp . Mối quan hệ Tổng công ty 91 với bộ máy quản lý ngành hiện nay chưa xác định rõ đại diện chủ sở hữu đối với Tổng công ty, quyền hạn chủ sở hữu giữa Bộ tài chính, Bộ cơ quan quản lý ngành , UBND tỉnh còn nhiều vướng mắc, chồng chéo, còn quá nhiều đầu mối trong quản lý Tổng công ty. Việc thực hiện xoá bỏ nhiều quan hệ hành chính chủ quản vẫn chưa chuyển biến kịp thời với yêu câù đổi mới, đã gây lúng túng trong việc Tổng công ty chủ động xử lý các vấn đề nảy sinh khi cần kiến nghị lên thủ tướng Chính phủ. Nhìn chung các cơ quan quản lý Nhà nước còn can thiệp quá sâu vào tổ chức và hoạt động của các Tổng công ty 91 quyết định nhiều vấn đề thuộc nội bộ Tổng công ty. 1.3. Mối quan hệ giữa Tổng công ty với các đơn vị thành viên Như đã nói ở trên, các doanh nghiệp thành viên được tập hợp vào tổng công ty theo một sự ghép nối cơ học, ép buộc theo chủ trương của chính phủ. Mối quan hệ giữa Tổng công ty và các đơn vị thành viên là mối quan hệ hành chính, chưa thực sự ràng buộc về trách nhiệm và quyền lợi. Hội đồng quản trị Tổng công ty chưa hoàn toàn được quyền quyết định lựa chọn, bổ nhiệm, miễn nhiệm giám đốc các đơn vị thành viên. Tuy nhiên, hầu hết các Tổng công ty đã có sự hỗ trợ lẫn nhau giữa các đơn vị thành viên về vốn, công nghệ, thị trường và đã tạo được động lực phát triển. Các Tổng công ty đã chủ động tổ chức lại sản xuất kinh doanh, thực hiện vai trò chủ đạo định hướng hoạt động của các doanh 51
51. Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: QTKDCN &XD nghiệp thành viên, tập trung tháo gỡ những khó khăn vướng mắc cho từng đơn vị thành viên, từng bước lành mạnh hoá tình hình tài chính doanh nghiệp, huy động điều chỉnh vốn nhàn dỗi phục vụ sản xuất kinh doanh. 1.4. Phân tích mối liên hệ về chức năng trong các Tổng công ty 91 Cơ cấu tổ chức quản lý theo kiểu trực tuyến - chức năng được thiết kế cho mọi doanh nghiệp trong cả nước. Dưới phép biện chứng Mác-Xít chúng ta cũng đã có thể thấy ngay sự nhất quán cơ cấu này sẽ dẫn đến sự không tương thích của bộ máy điều hành với hoạt động kinh doanh ở nhiều doanh nghiệp. Nói cách khác, mô hình cơ cấu tổ chức này chỉ phù hợp với một số ít doanh nghiệp ở những ngành nghề và quy mô lớn nhất định mà thôi. Với các doanh nghiệp Nhà nước có quy mô lớn như các Tổng công ty 91 hiện nay là không thể điều hành hiệu quả hoạt động kinh doanh được. Với kiểu cơ cấu tổ chức này đang được sử dụng tại các Tổng công ty 91 hiện nay ta nhận thấy ngay vấn đề phân cấp, phân quyền giữa các cấp và các bộ phận quản trị còn thấp, chưa rõ ràng tách bạch, nhiều khi bộ phận này hoạt động lấn sang phạm vi hoạt động của bộ phận khác. Các quyết định của cấp trực tuyến và cấp chức năng còn chồng chéo bộ phận trực tuyến không để cho bộ phận chức năng phát huy và thực hết quyền hạn của mình. Về vấn đề này cũng có thể nêu mấy nguyên nhân sau: Cơ cấu tổ chức theo kiểu trực tuyến - chức năng được hình thành và phù hợp với cơ chế quản lý tập trung trong suốt một thời gian dài, nó đã trở thành quen thuộc, có sẵn, không cần tìm kiếm thêm và ngẫu nhiên trở thành sự lựa chọn duy nhất cho cơ cấu tổ chức các doanh nghiệp. Mô hình cơ cấu này tạm thời phù hợp với cơ cấu tổ chức quản lý ở các cấp cao hơn theo một hệ thống mà vẫn được quen gọi là theo "ngành dọc". Tức là nếu ở Bộ có vụ kế hoạch, vụ lao động tiền lương , thì ở doanh nghiệp cũng có cấu trúc tương thích. Tính không biện chứng thể hiện ngay ở đây là một bên là cơ quan quản lý Nhà nước, một bên là cơ quan quản lý kinh doanh thì cơ cấu bộ máy điều hành không thể giống nhau. Đội ngũ cán bộ quản lý ở các doanh nghiệp đã quá quen thuộc với cách điều hành theo cơ cấu này, bên cạnh đó, kiểu cơ cấu đó đang mang lại những ''địa tô '' vị thế hấp dẫn. Mặt khác, việc tìm kiếm những cơ cấu tổ chức mới phù hợp với đặc thù cụ thể của doanh nghiệp nhiều khi trở nên quá khả năng đối với 52
52. Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: QTKDCN &XD bản thân đội ngũ cán bộ quản lý doanh nghiệp . ở đây, bên cạnh lý do về tri thức còn cả các lý do về khả năng thích ứng của đội ngũ nhân viên. Như vậy, có thể rút ra một số những tồn tại của cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý theo kiểu trực tuyến- chức năng qua việc phân tích những nguyên nhân trên mà các doanh nghiệp Nhà nước, cụ thể là các Tổng công ty 91 đang gặp phải như sau: - Cơ cấu kiểu trực tuyến- chức năng thường được phân công theo các mảng công việc mà điển hình nhất trong các doanh nghiệp Nhà nước là kinh doanh, mảng kỹ thuật, mảng nội chính, mảng tài chính và xây dựng cơ bản. Sự phân công này đòi hỏi phải có một thiết chế uỷ quyền khoa học và chặt chẽ mà trên thực tế là rất khó thực hiện vì nếu uỷ quyền theo kiểu "Khoán trắng" theo mảng thì người quản lý cao nhất (Tổng giám đốc) dễ đánh mất quyền lực tập trung chỉ huy, trong khi nếu không uỷ quyền thì không thể nắm bắt được mọi hoạt động quản lý. - Sự phân chia theo mảng dẫn đến sự tách biệt tương đối giữa các hoạt động chính làm cho sự phối hợp giữa các mảng là khó khăn vì bản thân ở mỗi mảng đang có những lợi ích cục bộ mà họ không dễ tự nguyện từ bỏ. - Cơ cấu này dẫn đến sự tách biệt các bộ phận quản lý chức năng với các bộ phận sản xuất trực tiếp. Các bộ phận sản xuất trực tiếp vốn dĩ thường bụi bặm, ồn ào. Hiện tượng các phòng ban mời các bộ quản lý sản xuất ở các xí nghiệp, các xưởng lên bàn công việc ở văn phòng cho "sạch sẽ, mát mẻ" có thể coi như một sự xa rời thực tế hoạt động sản xuất chính. Xin nêu lên một ví dụ nhỏ: trong phiếu điều tra tình hình quản lý của một doanh nghiệp thì được biết: cán bộ quản lý lao động ở phòng lao động - tiền lương hầu như ít "xuống" các xưởng và mọi quyết định quản lý vè lao động tiền lương chỉ thuần tuý được quyết định thông qua các báo cáo của quản lý phân xưởng tại văn phòng. Thế mới biết có cả sự quan liêu ngay tại các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh. - Các khảo sát thực tế còn cho thấy, tình trạng chênh lệch về thu thập của cán bộ ở các phòng ban chức năng là một thực tế hiện hữu. Ví dụ cán bộ nhân viên phòng kinh doanh, phòng tài vụ thường có thu thập cao, thậm chí cao hơn rất nhiều so với cán bộ nhân viên các phòng kỹ thuât, công nghệ. Tình trạng này làm xuất hiện sự thiếu gắn bó chức năng giữa các phòng ban trong doanh nghiệp, nếu không muốn nói là thậm trí đố kỵ, mâu thuẫn với nhau. Và nếu như 53
53. Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: QTKDCN &XD phóng tầm nhìn xa hơn ra khỏi doanh nghiệp thì thực tế việc thế hệ trẻ đang đua nhau thi vào học các ngành nghề tài chính kinh tế thay vì các trường công nghệ kỹ thuật có lẽ cũng có nguyên nhân từ thực trạng này. Thế hệ trẻ ngày nay đang hy vọng một cơ hội được nhận công việc ở các bộ phận quản lý kinh doanh trong doanh nghiệp như phòng kinh doanh, phòng tài vụ, phòng thị trường hơn là ở các phòng kỹ thuật, công nghệ Phải tạo ra cơ hội để doanh nghiệp có được cơ cấu điều hành kinh doanh phù hợp với hoàn cảnh cụ thể, đa dạng hoá các kiểu cấu trúc tổ chức và chính các doanh nghiệp là người toàn quyền đinh đoạt lấy vấn đề nhạy cảm này. - Việc phân mảng quản lý khá sâu (ở các doanh nghiệp Nhà nước thì các mảng thường do các Phó giám đốc phụ trách) nên dẫn đến tình trạng là khi có cơ hồi để bổ nhiệm thay thế giám đốc thì người được lựa chọn thường bị thiên lệch cả về kiến thức lẫn kinh nghiệm. Ví dụ nếu phó giám đốc phụ trách kỹ thuật được đề bạt thì việc nắm bắt các vấn đề về kinh doanh, về thị trường, về tài chính sẽ khó có thể đạt yêu cầu kinh doanh đặt ra. Tình trạng này cũng diễn ra ở các cơ quan quản lý Nhà nước, thậm trí ngay cả ở các trường đào tạo về quản lý. - Một nhược điểm nữa mà cơ cấu tổ chức quản lý này thường dẫn tới là cơ cấu này có xu hướng làm cho bộ máy quản lý gián tiếp ngày càng tăng lên. Bởi lẽ, khi môi trường kinh doanh thay đổi- mà trên thực tế là môi trường kinh doanh luôn thay đổi, làm xuất hiện các vấn đề đòi hỏi phải được quản lý. Thế là theo lôgíc, một bộ phận quản lý mới ra đời như phòng xuất nhâp khẩu, phòng thông tin thị trường phòng tiếp nhận chuyển giao công nghệ nếu việc thành lập chưa chín muồi thì người ta lại sáng chế ra các trung tâm, bộ phận mà thực chất là thêm đầu mối quản lý. - Cuối cùng, cơ cấu này còn mang trong mình nó sức kháng cự khá mạnh trước đòi hỏi đổi mới. Bởi vì khi muốn đổi mới bộ máy quản lý thì tác giả của sự đổi mới gặp phải khó khăn trong "đối nhân sử thế" vì những vị trí, những vấn đề nhân sự tế nhị đã có sẵn trong cơ cấu hiện tại. Qua theo dõi một số doanh nghiệp, tỷ trọng cán bộ quản lý giám tiếp không những không giảm mà ngược lại có xu hướng tăng lên. Theo tôi, qua nghiên cứu và thực tiễn ở các Tổng công ty 91 vấn đề cơ cấu tổ chức trong các doanh nghiệp Nhà nước nói chung và trong các Tổng công ty 54
54. Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: QTKDCN &XD 91 nói riêng đang là vấn đề có tính bức xúc. Vì nếu không đổi mới thì hoạt động kinh doanh vẫn mang tính hành chính, không đạt yêu cầu cho quá trình hội nhập khu vực và quốc tế. Mặc dù có được công nghệ tiên tiến nhưng bộ máy điều hành phân tán, xơ cứng thì hiệu quả sẽ không cao được. Một khía cạnh rất quan trọng của cơ cấu tổ chức là nó thường gắn chặt với cơ chế quản lý của cả hệ thống. Cơ chế bổ nhiệm kỳ, lại được trang bị khá nhiều quyền hành đang là lực cản lớn cho việc đổi mới cơ cấu tổ chức quản lý trong các doanh nghiệp Nhà nước. IV. Đánh giá tổng quát về cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị các Tổng công ty 91 ở Việt Nam. Với cơ cấu tổ chức quản lý hiện tại, sau gần 10 năm hoạt động các Tổng công ty 91 đạt được những thành tựu, bên cạnh đó cũng còn có những khó khăn lớn cần tháo gỡ để trong giai đoạn tới sẽ hoạt động tốt hơn. 1. Thành tựu đạt được và nguyên nhân. 1.1 Những thành tựu đạt được: Để hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị, sau một thời gian dài hoạt động các Tổng công ty cùng với các Bộ, các ngành, địa phương đã kết hợp thực hiện việc phân loại, sắp xếp và đổi mới tổ chức quản lý của các doanh nghiệp Nhà nước cụ thể như sau: Tiến hành phân loại và sắp xếp các doanh nghiệp Nhà nước: các Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tich UBND các tỉnh thành phố trực thuộc TW, Hội đồng quản trị của các Tổng công ty 91 xây dựng các đề án tổng thể phân loại, sắp xếp, đổi mới tổ chức doanh nghiệp nhà nước thuộc cơ quan, địa phương mình quản lý. Các doanh nghiệp Nhà nước hiện được phân loại và sắp xếp theo 3 nhóm như sau: Nhóm 1: Những doanh nghiệp Nhà nước hoạt động công ích và hoạt động kinh doanh mà Nhà nước giữ 100% vốn Nhóm 2: Những doanh nghiệp Nhà nước tiến hành đa dạng hoá sở hữu dưới các hình thức cổ phần hoá, giao cho tập thể cán bộ công nhân viên trong doanh nghiệp, bán doanh nghiệp. Trong nhóm này chia ra: - Những doanh nghiệp Nhà nước khi cổ phần hoá, nhà nước giữ cổ phần chi phối (trên 50% vốn điều lệ) 55
55. Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: QTKDCN &XD - Những doanh nghiệp Nhà nước khi cổ phần hoá nhà nước không nắm giữ cổ phần chi phối nhưng sẽ giữ cổ phần đặc biệt để quy định vấn đề quan trọng của doanh nghiệp, tạo cho doanh nghiệp phát triển đúng hướng, có hiệu quả, nhưng vẫn đảm bảo hài hoà giữa lợi ích của doanh nghiệp và lợi ích của toàn xã hội. - Những doanh nghiệp Nhà nước khi tiến hành cổ phần hoá tuỳ theo điều kiện cụ thể để quy định Nhà nước nắm cổ phần thường hay không nắm cổ phần - Những doanh nghiệp Nhà nước có vốn nhà nước từ 5 tỷ đồng trở xuống không thể tiến hành cổ phần hoá được, thì tiến hành đa dạng hoá dưới hình thức giao cho tập thể cán bộ công nhân viên hoặc bán doanh nghiệp. Nhóm 3: Bao gồm những doanh nghiệp thua lỗ kéo dài (từ 2 năm trở lên) không nộp thuế được, không được đóng bảo hiểm xã hội, mất khả năng thanh toán, không thể đa dạng hoá hình thức sở hữu sẽ thực hiện các hình thức: Sáp nhập, giải thể, phá sản. Ngoài ra bản thân các Tổng công ty cũng phải tiến hành củng cố và tổ chức lại tuỳ vào điều kiện của mỗi Tổng công ty sao cho phù hợp Như vậy, trong thời gian qua không chỉ các Tổng công ty mà cả cơ quan Nhà nước có liên quan cũng đã nỗ lực đáng kể để nhằm từng bước hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị, nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị mình. Với những nỗ lực đó, đã đạt được những thành tựu sau: Thứ nhất: Làm giảm đầu mối quản lý cho các Bộ chuyên ngành, phần lớn các doanh nghiệp Nhà nước trước đây đều đặt dưới sự quản lý của Bộ, địa phương nay được tập hợp vào Tổng công ty.Bước đầuđã xoá đi được sự phân biệt giữa doanh nghiệp nhà nước Trung ương và địa phương, giảm bớt cấp hành chính chủ quản. Các bộ quản lý ngành tập trung quản lý có tính chiến lược phát triển đối với ngành được chính phủ phân công. Như vậy, có thể có doanh nghiệp nhà nước thuộc địa phương quản lý sẽ chuyển vào tổng công ty. Ngược lại, có doanh nghiệp nhà nước thuộc bộ quản lý có thể chuyển về cho địa phương hoặc doanh nghiệp thuoọc tổng công ty của bộ này quản lý chuyển cho tổng công ty do bộ khác. Việc di chuyển các doanh nghiệp trên đây phải bảo đảm nguyên tắc nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp không làm ảnh hưởng tới sản xuất kinh doanh, việc làm và đời sống của người lao động Thứ hai: Từng bước phân định chức năng quản lý nhà nước ra khỏi tác nghiệp kinh doanh chức năng quản lý nhà nước do các cơ quan nhà nước đảm 56
56. Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: QTKDCN &XD nhiệm, còn chức năng quản tri kinh doanh được chuyển lại cho các doanh nghiệp. Thực hiện việc xoá bỏ đần chế độ Bộ chủ quản, và cấp hành chính chủ quản, khắc phục một bước tình trạng có nhiều ngành nhiều nghề ho0ạt động trên cùng một địa bàn nhưng lại do nhiều Bộ , ngành ở TW& dịa phương quản lý, nhất là trong lĩnh vực xây dựng và cơ khí. Thứ ba: Về xây dựngchiến lược đầu tư và đổi mới công nghệ hầu hết các Tổng công ty đã chủ động xây dựng chiến lược, quy hoạch phát triển tổng công ty đến năm 2010 theo hướng phát triển nội lực, tăng năng lực sản xuất các sản phẩm thay thế nhập khẩu, đẩy mạnh xuất khẩu. Chiến lược phát triển ngành kinh tế kỹ thuật đã được xây dựng là cơ sở để tiếp tục sắp xếp lại tổng công ty, bước đầu hạn chế tình trạng tràn lan, manh mún, kém hiệu quả trước đây . Thứ tư: Hầu hết các Tổng công ty đã có được sự hỗ trợ lẫn nhau giữa các đơn vị thành viên về vốn, công nghệ, thị trường tuy mức độ còn hạn chế, nhưng cũng đã tạo được động lực phát triển. Có những tổng công ty đã tập hợp được sức mạnh của các đơn vị thành viên trong việc huy động các nguồn lực trong nước, tranh thủ các nguồn vốn vay của nước ngoài để đầu tư xây dựng, đông thời cũng là đầu mối để vay vốn nước ngoài để đầu tư cho các đơn vị thành viên.Các tổng công ty bước đầu đã tổng hợp được sức mạnh của các doanh nghiệp thành viên trên cơ sở sử dụng có hiệu quả các nguồn lực như voón, đất đai, tài nguyên, lao động đã được Nhà nước giao các Tổng công ty đã chủ động lại sản xuất kinh doanh, thực hiện vai trò chỉ đạo, định hướng hoạt động của các doanh nghiệp thành viên tập trung tháo gỡ khó khăn vướng mắc cho từng đơn vị, từng bước lành mạnh hoá tình hình tài chính doanh nghiệp, huy động, điều chỉnh vốn nhàn rỗi phục vụ sản xuất kinh doanh. Nguồn vốn ngân sách cấp hạn hẹp không đáp ứng yêu cầu phát triển sản xuất kinh doanh các tổng công ty đã tận dụng khơi thông các nguồn vốn khác đáp ứng yêu cầu kịp thời cho sản xuất kinh doanh. 1.2. Nguyên nhân. Đạt được những thành tựu trên là nhờ sự nỗ lực tổng hợp nhiều mặt của toàn bộ các tổng công ty, trong tất cả các nỗ lực có ba nguyên nhân sau là những nguyên nhân chủ chốt tạo nên kết quả trên. - Tổng công ty đã không ngừng hoàn thiện bộ máy quản trị của mình để tạo ra sự thống nhất trong toàn Tổng công ty. 57