Đề tài Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở Công ty TNHH Kiến trúc Việt Nhật

64 trang nguyendu 4350

Download

Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Đề tài Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở Công ty TNHH Kiến trúc Việt Nhật", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

de_tai_ke_toan_tien_luong_va_cac_khoan_trich_theo_luong_o_co.doc

Nội dung text: Đề tài Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở Công ty TNHH Kiến trúc Việt Nhật

chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Phương Mai Lời nói đầu Quá trình chuyển sang nền kinh tế vận hành theo cơ chế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa ở nước ta đã tác động mạnh mẽ đến hoạt động sản xuất kinh doanh trong các doanh nghiệp. Trong đó, cơ chế mà cấu thành là hệ thống kích thích vật chất thông qua tiền lương đối với lao động đã có thay đổi lớn. Tuy nhiên nhìn về những vấn đề cơ bản trong nền sản xuất hàng hoá thì lao động vẫn là yếu tố quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh. Nhất là trong tình hình hiện nay nền kinh tế thế giới bắt đầu chuyển sang nền kinh tế tri thức thì lao động có trí tuệ có kiến thức, có kỹ thuật cao là nhân tố hàng đầu. Muốn quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục thì người lao động phải được tái sản xuất sức lao động. Tiền lương mà doanh nghiệp trả cho người lao động được dùng để bù đắp sức lao động mà người bỏ ra, xét về mối quan hệ thì lao động và tiền lương có quan hệ mật thiết lẫn nhau. Bởi vậy tiền lương đã động viên người lao động sản xuất kinh doanh tăng thêm sự quan tâm của người lao động đến sản phẩm cuối cùng, nâng cao năng suất lao động, hạ giá thành sản phẩm, đảm bảo tính cạnh tranh trong thương trường. Công ty TNHH Kiến trúc Việt Nhật chuyên lĩnh vực xây dựng công trình và dân dụng. Tuy mới thành lập nhưng Công ty đã sớm biết vận dụng cơ chế thị trường vào trong kinh doanh để đưa lại hiệu quả kinh tế cao. Trong Công ty vấn đề về lao động và sử dụng lao động vấn đề về tiền lương luôn được các nhà lãnh đạo quan tâm. Qua thời gian thực tập tại Công ty dựa vào kiến thức đã học và quá trình xem xét kết quả về tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh trong lĩnh vực lao động tiền lương tại Công ty TNHH Kiến trúc Việt Nhật em xin viết chuyên đề tốt nghiệp với đề tài là: “Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở Công ty TNHH Kiến trúc Việt Nhật”. Với mục đích của chuyên đề là dựa vào những nhận thức chung về quản lý lao động tiền lương trong cơ chế thị trường để phân tích trình bày những vấn đề cơ bản của công tác tiền lương và các khoản trích theo lương ở Công ty đồng thời 1
chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Phương Mai đánh giá và đưa ra một số kiến nghị để hoàn thiện công tác quản lý lao động tiền lương đối với Công ty. Nội dung chuyên đề gồm các phần sau: Phần I: Lý luận chung về công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Phần II: Thực trạng và tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Kiến trúc Việt- Nhật. Phần III: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương nâng cao hiệu quả sử dụng lao động ở Công ty TNHH Kiến trúc Việt Nhật. Trong quá trình làm chuyên đề tốt nghiệp em đã được sự quan tâm hướng dẫn tận tình của cô giáo Phạm Vân Huyền, và các bác, các cô chú và anh chị trong Công ty đặc biệt trong phòng Tài vụ đã tạo điều kiện cho em hoàn thành bài chuyên đề này. Em xin chân thành cảm ơn và mong nhận được sự góp ý của các thầy cô giáo để em có thể nâng cao chất lượng đề tài cũng như hiểu sâu hơn nữa về công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. 2
chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Phương Mai Phần I Lý luận chung về công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương I. Sự cần thiết khách quan phải hạch toán lao động tiền lương. Quá trình phát triển của xã hội loài người dưới bất cứ chế độ nào, việc tạo ra của cải vật chất đều không tách rời lao động. Lao động với tư cách là hoạt động chân tay và trí óc sử dụng công cụ tái lao động, biến đổi đối tượng lao động thành các sản phẩm có ích phục vụ cho cuộc sống của mình. Như vậy lao động là điều kiện đầu tiên cho sự tồn tại và phát triển của xã hội loài người. Để đảm bảo liên tục quá trình tái sản xuất, trước hết phải đảm bảo tái sản xuất sức lao động. Điều đó có nghĩa là sức mà con người hao phí trong quá trình sản xuất phải được bồi hoàn dưới dạng thù lao lao động. Tiền công hay tiền lương là phần thù lao lao động được biểu hiện bằng tiền mà doanh nghiệp trả cho người lao động căn cứ vào thời gian, khối lượng, chất lượng sản phẩm mà họ làm ra. Thực chất tièn lương là biểu hiện bằng tiền của giá trị sức lao động của người làm công. Trong nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa, sức lao động cũng như các hàng hoá khác. Nó có giá cả và phụ thuộc vào quy luật cung cầu và chịu sự tác động của các quy luật kinh tế thị trường khác. Tiền lương là nguồn thu nhập chính của người lao động. Nó là nguồn đảm bảo cuộc sống của bản thân người lao động và gia đình họ. Đối với chủ doanh nghiệp khối lượng tiền lương trả cho người lao động được coi là khoản chi phí kinh doanh. Ngoài tiền lương, công nhân viên chức còn được nhận các khoản trợ cấp xã hội như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế. Như vậy, tiền lương cùng với các khoản chi phí theo lương hợp thành khoản chi phí lao động sống trong giá thành sản phẩm. 3
chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Phương Mai Tại các doanh nghiệp, hạch toán tiền lương là công việc phức tạp trong hạch toán chi phí kinh doanh. Bởi vì tính chất lao động và thù lao lao động, không đơn nhất mà thuộc nhiều ngành nghề, kỹ thuật khác nhau. Việc hạch toán chi phí lao động có tầm quan trọng đặc biệt. Vì nó là cơ sở để xác định giá thành sản phẩm và giá xuất xưởng. Mặt khác nó còn là căn cứ xác định các khoản nghĩa vụ và phúc lợi xã hội. II. Tiền lương và phân loại tiền lương. 1. Khái niệm tiền lương Tại mỗi thời kỳ khác nhau thì có những quan điểm khác nhau về tiền lương. Tuy nhiên, trong tất cả các thời kỳ tiền lương đều là phần thù lao lao động mà người lao động được huởng duy chỉ có cách xác định là khác nhau. 1.1. Quan niệm về tiền lương trong thời kỳ bao cấp Trước Đại hội Đảng lần thứ VI (1986) nền kinh tế nước ta vận hành theo cơ chế tập trung quan liêu bao cấp. Và trong suốt những năm này quan niệm tiền lương là một phần thu nhập quốc dân, được Nhà nước phân phối một cách có tổ chức, có kế hoạch cho người lao động căn cứ vào số luợng và chất lượng lao động. Điều đó có nghĩa là tiền lương chịu sự tác động của quy luật cân đối, có kế hoạch và chịu sự chi phối của Nhà nước. Nhà nước ban hành các chính sách chế độ và mức lương cụ thể để áp dụng cho mỗi người lao động, bất kỳ họ là lực lượng lao động gián tiếp hay trực tiếp. Tiền lương của người lao động phụ thuộc vào kết quả hoạt động sản xuất của toàn đơn vị chứ không phụ thuộc vào năng suất của từng người. Do đó tiền lương của người làm nhiều cũng chỉ bằng người làm ít, người làm việc có hiệu quả cũng chỉ bằng người làm việc chưa hiệu quả thậm chí là kém. Chính vì lý do này mà nó đã kông kích thích phát triển được khả năng của người lao động trong việcphát huy sáng kiến cũng như đẩy mạnh hiệu quả sản xuất kinh doanh. Và hậu quả là đến những năm 80 đất nước lâm vào khủng hoảng trầm trọng về kinh tế xã hội. 4
chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Phương Mai 1.2. Quan niệm về tiền lương trong thời kỳ cơ chế thị trường. Để khắc phục những sai lầm trên Đại hội VI của dr đã đề ra đường lối đổi mới. Trên lĩnh vực kinh tế Đảng chủ trương đẩy mạnh quá trình chuyển nền kinh tế tập trung quan liêu bao cấp sang nền kinh tế nhiều thành phần vận hành theo cơ chế thị trường. Khi chuyển sang nền kinh tế thị trường thì tất yếu thị trường sức lao động phải được hình thành và hoạt động theo quy luật cung cầu về sức lao động. Giá cả của sức lao động là tiêu chuẩn chả công lao động. Như vậy quan niệm về tiền lương trong thời kỳ này là số lượng tiền tệ mà người sử dụng lao động phải trả cho người lao động để hoàn thành công việc. Với quan niệm này thì bản chất của tiền lương chính là giá cả sức lao động được hình thành trên cơ sở giá trị sức lao động thông qua sự thoả thuận giữa người có sức lao động và người sử dụng lao động. 1.3. Như vậy tiền lương nó là một phạm trù kinh tế gắn liền với lao động, tiền tệ và nền sản xuất hàng hoá. Nó là biểu hiện bằng tiền của bộ phận sản xuất xã hội mà người lao động sử dụng sử dụng để bù đắp hao phí lao động của mình trong quá trình sản xuất nhằm tái sản xuất sức lao động. 1.4. Chức năng của tiền lương. Tiền lương đóng vai trò là đòn bẩy kinh tế trong sản xuất kinh doanh. Đảm bảo vai trò kích thích của tiền lương và thúc ý của tiền lương khiến người lao động phải có trách nhiệm cao với công việc. 2. Nhiệm vụ của kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. - Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp một cách trung thực, kịp thời, đầy đủ tình hình hiện có và sự biến động về số lượng và chất lượng lao động. Tình hình sử dụng thời gian lao động, kết quả lao động. - Tính toán, chính xác, kịp thời, đúng chính sách chế độ các khoản tiền lương và các khoản trợ cấp phải trả cho người lao động. - Thực hiện việc kiểm tra tình hình huy động và sử dụng lao động, tình hình chấp hành các chính sách, quỹ BHXH, BHYT. 5
chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Phương Mai - Tính toán và phân bổ chính xác đúng đối tượng các khoản tiền lương, khoản trích BHXH, BHYT vào chi phí sản xuất kinh doanh. Hướng dẫn và kiểm tra các bộ phận trong đơn vị thực hiện đầy đủ đúng đẵn chế độ ghi chép ban đầu về tiền lương, BHXH, BHYT đúng chế độ, đúng phương pháp hạch toán. - Lập báo cáo về lao động tiền lương, BHXH, BHYT thuộc phận vi trách nhiệm của kế toán, tổ chức phân tích tình hình sử dụng lao động, quỹ tiền lương, quỹ BHXH, BHYT, đề xuất các biện pháp nhằm khai thác có hiệu quả tiềm năng lao động, đấu tranh chống những hành vi vô trách nhiệm, vi phạm kỷ luật lao động, vi phạm chính sách chế độ lao động tiền lương, quỹ lương. 3. Các hình thức tiền lương. Tiền lương trả cho người lao động phải quán triệt nguyên tắc phân phối theo lao động, trả lương theo số lượng và chất lượng lao động. Việc trả lương theo số lượng và chất lượng có ý nghĩa rất to lớn trong việc động viên khuyến khích người lao động, thúc đẩy họ hăng say lao động, sáng tạo năng suất lao động nhằm tạo ra nhiều của cải vật chất, nâng cao đời sống vật chất tinh thần cho mỗi công nhân viên. Do ngành nghề, công việc trong doanh nghiệp khác nhau nên việc chi trả lương cho các đối tượng cùng khác nhau nhưng trên cơ sở tiền thuế phù hợp. Thực tế có nhiều cách phân loại như cách trả lương theo sản phẩm, lương thời gian, phân theo đối tượng gián tiếp trực tiếp Mỗi cách phân loại đều có tác dụng tích cức giúp cho quản lý điều hành được thuận lợi. Tuy nhiên, để công tác quản lý nói chung và hạch toán nói riêng đỡ phức tạp tiền lương thường được chia làm tiền lương chính và tiền lương phụ. Tiền lương chính là tiền lương trả cho người lao động bao gồm tiền lương cấp bậc, tiền lương và các khoản phụ cấp có tính chất tiền lương. Tiền lương phụ là bộ phận tiền lương trả cho người lao động mà thực tế không làm việc như nghỉ phép, hội họp, học tập, lễ tết 6
chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Phương Mai Hai cách phân loại này giúp cho lãnh đạo tính toán phân bổ chi phí tiền lương được hợp lý, chính xác đồng thời cung cấp thông tin cho việc phân tích chi phí tiền lương một cách khoa học. Dựa vào nguyên tắc phân phối tiền lương và đặc điểm, tính chất trình độ quản lý của doanh nghiệp mà các doanh nghiệp trả lương theo các hình thức sau: 3.1. Hình thức trả lương theo thời gian. Tiền lương tính theo thời gian là tiền lương tính trả cho người lao động theo thời gian làm việc, cấp bậc công việc và thang lương của người lao động. Tiền lương thời gian có thể thực hiện tính theo tháng – tuần – ngày – giờ làm việc của người lao động. Tuỳ thuộc theo yêu cầu và trình độ quản lý thời giam làm việc của doanh nghiệp. + Lương tháng: Là lương trả cố định hàng tháng được quy định đối với từng bậc lương trong các doanh nghiệp có tháng lương. Hình thức này có nhược điểm là không tính được số ngày làm việc trong tháng thực tế. Thường nó chỉ áp dụng cho nhân viên hành chính. + Lương ngày: Căn cứ vào mức lương ngày và số ngày làm việc thực tế trong tháng. Lương ngày thường được áp dụng cho mọi người lao động trong những ngày học tập, làm nghĩa vụ khác và làm căn cứ để tính trợ cấp bảo hiểm xã hội. Hình thức này có ưu điểm là thể hiện được trình độ và điều kiện làm việc của người lao động. Nhược điểm là chưa gắn tiền lương với sức lao động của từng người nên không động viên tận dụng thời gian lao động để nâng cao năng suất lao động. + Tiền lương giờ: được tính dựa trên cơ sở mức lương ngày chia cho số giờ tiêu chuẩn (áp dụng cho lao động trực tiếp không hưởng theo lương sản phẩm). Ưu điểm: tận dụng được thời gian lao động nhưng nhược điểm là không gắn tiền lương và kết quả dlj và theo dõi phức tạp. Tiền lương thời gian có hai loại: tiền lương thời gian, giản đơn và tiền lương thời gian có thưởng. 7
chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Phương Mai + Tiền lương thời gian giản đơn: là tiền lương của công nhân được xác định căn cứ vào mức lương cấp bậc và thời gian làm việc thực tế. + Tiền lương thời gian có thưởng: có hình thức dựa trên sự kết hợp giữa tiền lương trả theo thời gian giản đơn, với các chế độ tiền lương, khoản tiền lương này được tính toán dựa trên các yếu tố nhự sự đảm bảo đủ ngày, giờ công của người lao động, chất lượng hiệu quả lao động. Tiền lương thời gian Tiền lương thời gian = + Tiền thưởng có thưởng giản đơn Tiền lương thời gian có ưu điểm là dễ tính toán xong có nhiều hạn chế, vì tiền lương tính trả cho người lao động chưa đảm bảo đầy đủ nguyên tắc phân phối theo lao động . Vì chưa tính đến một cách đầy đủ chất lượng lao động. Do đó chưa phát huy được hết chức năng của tiền lương cho sự phát triển sản xuất và chưa phát huy được khả năng sẵn có của người lao động. 3.2. Hình thức trả lương theo sản phẩm. Tiền lương tính theo sản phẩm là tiền lương trả cho người lao động theo kết quả lao động khối lượng sản phẩm, công việc lao vụ đã hoàn thành đảm bảo tiêu chuẩn chất lượng kỹ thuật đã quy định và đơn giá tiền lương tính cho mỗi đơn vị sản phẩm đó. Đây là cách phân phối sát hợp với nguyên tắc phân phối theo lao động. Điều này được thể hiện rõ có sự kết hợp giữa thù lao lao động với kết quả sản xuất, giữa tài năng với việc sử dụng nâng cao năng suất máy móc để nâng cao năng suất lao động. Tuy nhiền hình thức này còn hạn chế như chỉ coi trọng số lượng sản phẩm mà chưa quan tâm đến chất lượng công việc, không theo đúng định mức kinh tế, kỹ thuật để làm cơ sở cho cách tính lương, đơn giá đối với từng loại sản phẩm, từng loại công việc hợp lý nhất. + Tiền lương trả theo sản phẩm trực tiếp: là tiền lương trả cho người lao động được tính trực tiếp theo số lượng sản phẩm. Sản phẩm này phải đúng quy cách, phẩm chất, định mức kinh tế và đơn giá tiền lương sản phẩm đã quy định. Tiền lương tính theo sản phẩm được tính như sau: 8
chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Phương Mai Tiền lương được lĩnh Số lượng( khối lượng ) Đơn giá tiền = x trong tháng công việc hoàn thành lương Tiền lương sản phẩm trực tiếp được sử dụng để tính lương cho từng người lao động hay cho một tập thể người lao động thuộc bộ phận trực tiếp sản xuất. Đơn giá tiền lương được xây dựng căn cứ vào mức lương cấp bậc và định mức thời gian hoặc định mức số lượng cho công việc đó. Ngoài ra nếu có phụ cấp khu vực thì đơn giá tiền lương còn được cộng thêm phụ cấp khu vực. Hình thức trả lương theo sản phẩm trực tiếp là hình thức trả lương được sử dụng phố biến trong các doanh nghiệp phải trả lương cho lao động trực tiếp. Vì nó có ưu điểm đơn giản, dễ tính, quán triệt nguyên tắc phân phối theo lao động, sản phẩm làm ra càng nhiều thì lương càng cao. Do đó khuyến khích được người lao động quan tâm đến mục tiêu. Tuy nhiên hình thức này có nhược điểm là dễ nảy sinh tình trạng công nhân chỉ quan tâm đến lợi ích cá nhân, lợi ích cục bộ mà không quan tâm đến lợi ích chung của tập thể của đơn vị. + Hình thức trả lương theo sản phẩm gián tiếp. Hình thức trả lương này được tính bằng tiền lương thực lĩnh của bộ phận trực tiếp nhân với tỷ lệ % lương gián tiếp. Tiền lương được lĩnh Tiền lương được lĩnh Tỷ lệ lương = x trong tháng của bộ phận trực tiếp gián tiếp Hình thức này được áp dụng trả lương gián tiếp cho các bộ phận sản xuất như công nhân điều chỉnh máy. Sửa chữa thiết bị, bảo dưỡng máy móc, nhân công vận chuyển vật tư Trả lương theo sản phẩm gián tiếp khuyến khích người lao động gián tiếp gắn bó với người lao động trực tiếp để nâng cao năng suất lao động, quan tâm đến sản phẩm chung. Tuy nhiên nó không đánh giá được chính xác kết quả của người lao động gián tiếp. + Tiền lương tính theo sản phẩm có thưởng. Là tiền lương tính theo sản phẩm trực tiếp hoặc gián tiếp kết hợp với chế độ khen thưởng cho doanh nghiệp quy định. Chế độ khen thưởng này được đặt ra khuyến khích người lao động nêu cao ý thức trách nhiệm, doanh 9
chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Phương Mai nghiệp có chế độ tiền lương thưởng cho công nhân đạt và vượt chỉ tiêu mà doanh nghiệp quy định. Ví dụ: như thưởng do tăng năng suất lao động, tiết kiệm vật tư. Trong trường hợp người lao động lăng phí vật tư, gây thất thoát vật tư, không bảo đảm ngày công, chất lượng sản phẩm thì cũng sẽ phải chịu phạt bằng cách trừ vào lương mag họ được hưởng. + Tiền lương sản phẩm luỹ tiến. Là tiền lương tính theo sản phẩm trực tiếp kết hợp với xuất tiền thưởng luỹ tiến theo mức độ hoàn thành vượt mức sản xuất hoặc định mức sản lượng. Lương trả theo sản phẩm luỹ tiến có tác dụng động viên người lao động tăng năng suất lao động và tăng khoản mục chi phí nhân công trong giá thành của doanh nghiệp. + Tiền lương khoán theo khối lượng công việc hay từng công việc. Hình thức này doanh nghiệp quy định mức tiền lương cho mồi loại công việc hoặc khối lượng sản phẩm cần hoàn thành. Căn cứ vào mức lương này lao động có thể tích tiền lương quy khối lượng công việc mình đã hoàn thành. Hình thức khoán quỹ lương: theo hình thức này người lao động biết trước số tiền lương mà họ sẽ nhện được khi hoàn thành công việc với mức thời gian được giao. Căn cứ vào khối lượng công việc, khối lượng sản phẩm thời gian hoàn thành mà doanh nghiệp tiến hành khoán quỹ lương. Hình thức này áp dụng cho những công việc không thể định mức cho từng bộ phận công việc, thường là những việc đúng thời hạn. Trả lương theo hình thức này tạo cho người lao động chủ động sắp xếp công việc của mình. Từ đó, bố rí thời gian hoàn thành công việc được giao. Tuy nhiên nó có nhược điểm để gây ra hiện tượng làm ấu, chất lượng kém. Do đó, khi áp dụng hình thức này thì công tác nghiệm thu phải thực hiện chặt chẽ và nghiêm túc. Như vậy hình thức trả lương theo sản phẩm nói chung đã quán triệt được nguyên tắc phân phối lao động. Để hình thức này phát huy được tác dụng của nó, các doanh nghiệp phải có định mức lao động cụ thể của từng 10
chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Phương Mai công việc, phải sắp xếp bậc thợ chính xác. Chỉ có như vậy việc trả lương theo sản phẩm mới bảo đảm bảo chính xác, công bằng hợp lý. Tóm lại ta thấy rằng :Các hình thức trả lương ở mỗi doanh nghiệp kế toán khác nhau. Điều quan trọng là việc chi trả đó có phản ảnh đúng kết quả của người lao động hay không. Do vậy ngoài căn cứ vào bảng lương, thang lương, các định mức kinh tế – kỹ thuật lãnh đạo các doanh nghiệp còn phải chọn hình thức trả lương phù hợp với điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp. Việc tổ chức lao động tiền lương là một khâu quan trọng trong hệ thống quản lý toàn diện của doanh nghiệp vì nó có tác động trực tiếp đến nhân tố con người, nhân tố quyết định đối với nền sản xuất xã hội. Giải quyết tốt lao động tiền lương có nghĩa doanh nghiệp đã quan tâm đến bồi dưỡng nhân tố con người, điều này sẽ tạo điều kiện thuận lợi để doanh nghiệp phát triển vững chắc, bảo đảm sức cạnh tranh trong cơ chế thị trường. 4. Quỹ tiền lương trong doanh nghiệp. * Quỹ tiền lương là toàn bộ số tiền lương tính theo số công nhân viên của doanh nghiệp trực tiếp quản lý và chi trả lương. Trên phương diện hoạch toán tiền lương thì tiền lương của công nhân viên gồm 2 loại: tiền lương chính và tiền lương phụ. - Tiền lương chính: là tiền lương trả cho công nhân viên trong thời gian công nhân viên thực hiện nhiệm vụ chỉnh của họ, bao gồm tiền lương trả theo cấp bậc và các khoản phụ cấp kèm theo như lương phụ cấp chức vụ. - Tiền lương phụ là tiền lương trả cho công nhân viên trong thời gian công nhân viên thực hiện nhiệm vụ khác ngoài nhiệm vụ chính của họ và thời gian công nhân viên nghỉ theo chế độ được hưởng lương như nghỉ phép, đi họp, đi học Việc chia tiền lương chính và phụ có ý nghĩa quan trọng trong công tác kế toán tiền lương và phân tích các khoản mục chi phí tiền lương trong giá thành sản phẩm. Trong công tác kế toán, tiền lương chính của công nhân sản xuất thường hạch toán trực tiếp và chi phí sản xuất cho từng loại sản phẩm và 11
chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Phương Mai tiền lương chính của công nhân trực tiếp sản xuất có quan hệ trực tiếp với khối lượng công việc hoàn thành. 5. Các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ. 5.1. Quỹ bảo hiểm xã hội. Được hìnhthành từ việc trích lập và tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Quy BHYT được xây dựng theo quy định của nhà nước. Hiện nay là 20% tính trên tiền lương cơ bản phải trả cho người lao động trong tháng, trong đó 15% là do đơn vị sử dụng lao động trả, phần này được hạch toán vào chi phí của doanh nghiệp: 5% do người lao động đóng góp, phần này được trừ vào thu nhập hàng tháng của người lao động. Tiền lương cơ bản được tính theo cấp bậc hệ só, loại công việc của từng công nhân quy định. Mức lương cơ bản tối thiểu là 290.000 đ/tháng. Quỹ BHXH – được thiết lập để tạo ra nguồn kinh phí trợ cấp cho người lao động. - Trợ cấp ốm đau: Mức trợ cấp 75% mức tiền lương mà người đó đóng BHXH trước khi nghỉ. - Trợ cấp thai sản: hưởng 100% mức lương người đó đóng trước khi nghỉ. - Trợ cấp tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp trong thời gian điều trị hưởng 1005 mức lương đang hưởng. - Trợ cấp thôi việc hưu trí: Khi nghỉ hưu tuỳ theo thời gian đóng BHXH thì lương hưu được hưởng 55% thời gian đóng BHXH bình quân. Sau đó cứ thêm một năm đóng BHXH sẽ được tính thêm 2%. Và tối đa là 75% tiền đóng BHXH. - Trợ cấp chôn cất tư tuất. Tuỳ theo từng loại đối tượng mà có thể được trợ cấp, theo quy định hàng tháng doanh nghiệp phải nộp 20% tiền trích BHXH theo lương cho cơ quan BHXH. 5.2. Quỹ BHYT. Được sử dụng để hạch toán các khoản tiền khám chữa bệnh, tiền thuốc, viện phí cho người lao động trong thời gian ốm đau. Quỹ này được hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ quy định trên tổng số tiền lương phải trả và căn cứ 12
chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Phương Mai vào các khoản phụ cấp khác của công nhân viên thực tế phát sinh trong kỳ. Tỷ lệ trích BHXH hiện nay là 3%. Trong đó 2% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh và 1% tính vào thu nhập của người lao động. 5.3. KPCĐ. Hình thành do việc trích lập theo tỷ lệ quy định trên tổng số tiền lương cơ bản và các khoản phụ cấp của công nhân viên. Tỷ lệ trích hiện hành 2% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ cùng với tiền lương phải trả công nhân viên hợp thành chi phí cho công nhân viên. * Tiền lương nghỉ phép trích trước. Đối với công nhân viên nghỉ phép năm, theo chế độ chính quy công nhân trong thời gian nghỉ phép đó vẫn được hưởng lương đầu đủ, như trong thời gian đi làm. Tuy nhiên nếu việc nghỉ phép diễn ra không đều đặn sẽ dẫn đễn những khó khăn trong Công ty trong việc bố trí kế hoạch sản xuất, tính toán chi phí tiền lương cũng như giá thành sản phẩm. Do đó, để hạn chế biến động của chi phí tiền lương khi công nhân sản xuất nghỉ phép đối với công nhân sản xuất sản phẩm. Căn cứ vào quỹ lương cấp bậc và số ngày nghỉ quy định để dự tính số lượng sẽ phải trả cho công nhân viên trong thời gian nghỉ phép. Trên cơ sở xác định mức tiền lương nghỉ phép của công nhân sản xuất. Số trích trước theo kế Tỷ lệ trích trước theo Số tiền lương hoạch tiền lương nghỉ kế hoạch tiền lương = chỉnh phải trả x pháp của công nhân nghỉ pháp của công trong tháng sản xuất trong tháng nhân sản xuất Tỷ lệ trích trước theo Tổng tiền lương nghỉ pháp phải trả cho CNSX kế hoạch tiền lương theo kế hoạch trong năm == nghỉ phép của công Tổng tiền lương chỉnh phải trả cho CNSX theo nhân sản xuất kế hoạch trong năm 6. Tổ chức kế toán tiền lương trong các doanh nghiệp. Quản lý lao động, tiền lương, giúp cho doanh nghiệp hoàn thành kế hoạch sản xuất của mình. Công tác hạch toán lao động tiền lương giúp cho 13
chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Phương Mai lãnh đạo quản lý tốt quỹ lương, bảo đảm việc chỉ trả và trợ cấp, bảo hiểm theo đúng nguyên tắc đúng chế độ. 6.1. Hạch toán chi tiết tiền lương. - Hạch toán theo thời gian lao động là đảm bảo ghi chép kịp thời chính xác số giờ công, ngày công làm việc thực tế cũng như ngày nghỉ của người lao động. - Chứng từ để hạch toán thời gian lao động cho công nhân là bảng chấm công. Bảng chấm công dung để ghi chép thời gian làm việc hàng tháng, ngày vắng mặt của cán bộ công nhân viên thuộc các phòng ban bảng chấm công do người phụ trách bộ phận hoặc người được uỷ quyền căn cứ vào tình hình thực tế của bộ phận mình để chếm công cho từng người trong ngày theo các ký hiệu quy định trong các chứng từ. Cuối tháng người chấm công và người phụ trách bộ phận ký vào bảng chấm công và chuyển bảng chấm công cùng các chứng từ có liên quan về bộ phận kế toán kiểm tra đối chiều quy ra công để tính lương, BHXH. - Các chứng từ khác như phiếu gian nhện công việc, phiếu báo ca, phiếu làm thêm giờ các chứng từ này được lập và do tổ trưởng ký, cán bộ kiểm tra kỹ thuật chất lượng xác nhận, và được chuyển về phòng kế toán để làm căn cứ tính lương. - Giấy nghỉ ốm hưởng bảo hiểm xã hội, chứng nhận của cơ quan y tế là căn cứ để kế toán xác định trợ cấp BHXH cho người lao động. 6.2. Tài khoản sử dụng trong hạch toán tiền lương. Để hạch toán tiền lương, BHXH và các khoản thu nhập khác của người lao động thì người ta sử dụng: * TK 334 – phải trả CNV: tình hình thanh toán các khoản phải trả cho công nhân viên trong doanh nghiệp. Kết cấu tài khoản 334: Bên Nợ: - Phản ánh các khoản khấu trừ vào tiền công, tiền lương CNV - Tiền lương, tiền công và các khoản khác đã trả cho công nhân viên 14
chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Phương Mai - Kết chuyển tiền lương công nhân viên chưa lĩnh Bên Có: Tiền lương, tiền công và các khoản khác còn phải trả cho CNV Bên Có: Tiền lương, tiền công và các khoản khác còn phải trả cho CNV Dư Nợ (nếu có): số thừa đã trả cho công nhân viên Dư Có: Tiền lương tiền công và các khoản khác còn phải trả CNV * TK 335 – Chi phí phải trả: tài khoản này dùng để phản ảnh các khoản chi phí trích trước về tiền lương nghỉ phép của CN SX sửa chữa lớn TSCĐ và các khoản trích trước khác. Kết cấu TK 335: Bên Nợ: Phản ánh các khoản ghi giảm chi phí phải trả Bên Có: Phản ánh các khoản ghi tăng chi phí phải trả Dư Có: Phản ánh các khoản còn phải trả CNV. * TK 338 – phải trả phải nộp khác. Tài khoản này dùng để phản ảnh các khoản phải trả phải nộp cho cơ quan pháp luật, cho các tổ chức đoàn thể xã hội, cho cấp trên về kinh phí công đoàn, bảo hiểm xã hội các khoản khấu trừ vào lương theo quyết định. Tài khoản này được mở chi tiết theo từng loại. TK 338.2 KPCĐ TK 338.3 BHXH TK 338.4 BHYT Kết cấu tài khoản 338: Bên Nợ: + Các khoản đã nộp cho cơ quan quản lý các quỹ + Các khoản đã chi về kinh phí công đoàn + Xử lý giá trị tài sản thừa + Kết chuyển doanh thu nhận trước vào doanh thu bán hàng tương ứng từng kỳ +Các khoản đã trả đã nộp khác. Bên Có: + Trích KPCĐ, BHXH, BHYT theo tỷ lệ quy định 15
chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Phương Mai + Tổng số doanh thu nhận trước phát sinh trong kỳ + Các khoản phải nộp, phải trả hay thu hộ + Giá trị tài sản thừa chờ xử lý + Số đã nộp, đã trả lớn hơn số phải nộp, phải trả được hoàn lại. Dư nợ (nếu có): số trả thừa, nộp thừa, vượt chi chưa được thanh toán. Dư có: số tiền còn phải trả, phải nộp và giá trị tài sản thừa chờ xử lý 6.3. Kế toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương. + Hàng tháng tính tiền lương phải trả cho công nhân viên và phân bổ các đối tượng sử dụng. Nợ TK 622 (tiền lương trả cho CNTTSX) Nợ TK 627 (tiền lương trả cho lao động gián tiếp – quản lý phân xưởng) Nợ TK 641 (tiền lương trả cho nhân viên bán hàng) Nợ TK 642 (tiền lương đưa cho nhân viên quản lý doanh nghiệp) Nợ TK 241 (tiền lương XDCBDD) Có TK 334 – phải trả CNV. + Số tiền thưởng phải ttả cho công nhân viên từ quỹ khen thưởng phúc lợi. Nợ TK 431 Có TK 334 + Hàng tháng trích BHXH, BHY, KPCĐ (19%) Nợ TK 622 – CPNCTT Nợ TK 627 – CPSXC Nợ TK 641 – CPBH Nợ TK 642 – CPQLDN Nợ TK 241 – XDCBDD Có TK338 – phải trả, phải nộp. (Chi tiết TK 338,3, TK 338,4) + Khoản trích BHXH, BHYT trừ vào thu nhập của người lao động (6%) Nợ TK 334 – phải trả công nhân viên Có TK 338 – phải nộp, phải trả. 16
chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Phương Mai ( chi tiết TK 338,3, TK 338,4) + Trường hợp chế độ chính quy định toàn bộ số trích BHXH phải nộp lên cấp trên. Việc chi tiêu trợ cấp BHXH cho công nhân viên tại doanh nghiệp được quyết toán sau khi chi phí thực tế. Nợ TK 138 – phải thu khác. Có TK 334 – phải trả công nhân viên + Các khoản khấu trừ vào thu nhập của công nhân viên. Nợ TK 334 – phải trả công nhân viên. Có TK 334 – khấu trừ thuế TNCNV. Có TK 141 – khấu trừ TTƯ Có TK 138 – Bồi thường thiệt hại mất tài sản. + Khi thanh toán tiền công thưởng, BHXH cho công nhân viên. Nợ TK 334 Có TK 111 – Nếu thanh toán bằng TM Nếu thành toán bằng hiện vật thì phải ghi bằng hai bút toán. Nợ TK 334 Có TK 512 – doanh thu bán hàng nội bộ. Có TK 33 – Thuế GTGT phải nộp Đồng thời phản ánh giá vốn của số hàng đã xuất ra. Nợ TK 632 – GVHB Có TK 153,155 * Khi nộp BHXH, BHYT, KPCĐ. Nợ TK 338 (chi tiết 338.2, 338.3, 338.4) Có TK 111 – nếu bằng TM Có TK 112 – nếu bằng TGNH + Cuối cùng kết chuyển tiền lương cho công nhân viên vắng chưa lĩnh. Nợ TK 334 Có TK 338 (TK338.8) + Trong trường hợp thanh toán BHXH, KPCĐ nếu số thực chi lớn hơn số để lại doanh nghiệp thì sẽ được cơ quan quản lý cấp bù. Nợ TK 111,112 17
chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Phương Mai Có TK 338 + Trích trước tiền lương của công nhân viên trực tiếp sản xuất sản phẩm. Nợ TK 622 - CPNCTT Có TK 335 – chi phí phải trả. + Tiền lươngthực tế nghỉ phép phát sinh Nợ TK 335 Có TK 334 Các hình thức hạch toán áp dụng trong kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương: + Nhật ký sổ cái: Theo hình thức này các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh vào một quyển sổ được gọi là nhật ký sổ cái. Sổ này là sổ hạch toán tổng hợp duy nhất, trong đó kết hợp phản ánh theo thời gian và theo hệ thống. Tất cả các tài khoản mà doanh nghiệp sử dụng được phản ánh vào hai bên Nợ - Có trên cùng một vài trang sổ. Căn cứ ghi vào sổ là chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc, mỗi chứng từ ghi một dòng vào nhật ký sổ cái. + Chứng từ ghi sổ: Hình thức này thích hợp với mọi loại hình đơn vị, thuận tiện cho việc áp dụng máy tính. Tuy nhiên việc ghi chép lại bị trùng lặp nhiều nên việc lập báo cáo dễ bị chậm trễ nhất là trong điều kiện thủ công. Sổ sách sử dụng trong hình thức này gồm có: Sổ Cái, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, bảng cân đối tài khoản. + Nhật ký chứng từ: Hình thức này thích hợp với các doanh nghiệp lớn, số lượng nghiệp vụ nhiều và điều kiện kế toán thủ công, dễ chuyên môn hoá cán bộ kế toán. Tuy nhiên đòi hỏi trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán phải cao. Mặt khác không phù hợp với việc kế toán bằng máy. Sổ sách trong hình thức này gồm có: Sổ nhật ký chứng từ, sổ Cái, bảng kê, bảng phân bổ, sổ chi tiết. + Nhật ký chung: Hình thức nhật ký chung là hình thức phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian vào một quyển sổ gọi là nhật 18
chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Phương Mai ký chung, sau đó căn cứ vào nhật ký chung, lấy số liệu để ghi vào sổ cái, mỗi bút toán phản ánh trong sổ nhật ký được chuyển vào sổ cái ít nhất cho hai tài khoản có liên quan. Đối với các tài khoản chủ yếu phát sinh nhiều nghiệp vụ, có thể mở các nhật ký phụ. Cuối tháng hoặc định kỳ, cộng các nhật ký phụ, lấy số liệu ghi vào nhật ký chung hoặc thẳng vào sổ cái. 19
chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Phương Mai Sơ đồ kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương TK 333, 141,138 TK 334 TK 622, 627, 641, 642 Tính tiền lương phải trả cho CNV Các khoản phải khấu trừ vào lương TK 335 TK 338 Trích trước TL nghỉ phép Tiền lương nghỉ phép phải trả Khấu trừ vào thu nhập của người lao động (6%) TK 431 Tiền thưởng từ quỹ khen thưởng TK 111,112, 152 phúc loại TK 338 Trích BHXH, BHYT, KPCĐ Thanh toán tiền lương, thưởng, (19%) TK 111,112 BHXH BHXH phải trả theo phân cấp BHXH được cấp bù Nộp BHXH, BHYT, KPCĐ cho cấp trên 20
chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Phương Mai Phần ii thực trạng và tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Kiến trúc Việt Nhật a- Tổng quan về công ty tnhh kiến trúc việt nhật I. Một số đặc điểm cơ bản về Công ty TNHH Kiến trúc Việt Nhật. 1. Quá trình hình thành Công ty TNHH kiến trúc Việt - Nhật là một công ty không có sở hữu vốn của nhà nước, bản chất là một công ty tư nhân. Tiền thân của công ty là một dự án hợp tác giữa Chính phủ Nhật Bản với Chính phủ Việt Nam thông qua trường đại học Kiến trúc Hà Nội về kiến trúc, quy hoạch khu phố cổ Hà Nội. Sau khi dự án kết thúc, cơ sở vật chất sử dụng trong dự án được thanh lý cho một số thành viên tham gia dự án trên. Trên cơ sở này các thành viên đó đã đóng góp vốn và nhân lực thành lập theo giấy phép đăng ký kinh doanh số 0102004672 của Sở Kế hoạch đầu tư Hà Nội cấp ngày 11/3/2002. Tên gọi của công ty là: Công ty TNHH kiến trúc Việt - Nhật Tên giao dịch: Vietnam - Japan Architectual company Limited Tên viết tắt: VJA Co.,Ltd Trụ sở chính: Nhà A8 phố Tràng Hào, phường Trung Hoà, quận Cầu Giấy, Hà Nội. Công ty là một doanh nghiệp tư nhân, hạch toán độc lập, có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng và tài khoản riêng mở tại ngân hàng công thương Việt Nam. Chịu trách nhiệm với các khoản nợ thuộc phạm vi vốn góp của mình. * Các ngành nghề kinh doanh chính của Công ty gồm có: - Tư vấn thiết kế kiến trúc, quy hoạch - Tư vấn đầu tư - Tư vấn đấu thầu - Xây dựng dân dụng, công nghiệp, thuỷ lợi và công trình giao thông. - Lắp đặt trang thiết bị cho các công trình xây dựng. - Dịch vụ san lắp mặt bằng xây dựng. 21
chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Phương Mai - Buôn bán tư liệu sản xuất, tư liệu tiêu dùng (chủ yếu là máy móc thiết bị, vật tư ngành xây dựng, nguyên liệu, nhiên liệu, vậtliệu cho ngành nông nghiệp. - Đại lý mua, đại lý bán, ký gửi hàng hoá. - Tư vấn đầu tư và chuyển giao công nghệ. - Dịch vụ tư vấn nhà đất kinh doanh bằng bất động sản/ số vốn điều lệ đăng ký là: 4.880.999.000 đ (bốn tỷ tám trăm tám mươi triệu, chín trăm chín mươi chín triệu đồng) * Đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty. Sản phẩm xây lắp là các công trình , vật kiến trúc có quy mô lớn phức tạp, mang tính đơn chiếc, thời gian xây dựng lâu dài nên việc tổ chức quản lý hạch toán sản phẩm phải được dự toán trước sản phẩm xây lắp được tiêu thụ theo giá dự toán, theo thoả thuận giữa các bên, tính chất hàng hoá của sản phẩm không thể thiện rõ. Sản phẩm xây lắp cố định tại nơi sản xuất còn các điều kiện để sản xuất thì thay đổi theo địa điểm đặt sản phẩm. Đặc điểm này làm cho công tác quản lý sử dụng hạch toán tài sản, vật tư dễ mất mát hư hỏng. Quá trình thi công được chia thành nhiều giai đoạn, mỗi giai đoạn lại được chia nhỏ thành nhiều công việc khác nhau. Do vậy việc quản lý phải chặt chẽ sao cho đảm bảo tiến độ thi công công trình đúng thời hạn đúng yêu cầu kỹ thuật. * Với mục đích đi chuyên về xây dựng công trình dân dụng, công nghiệp, thuỷ lợi, và công trình giao thông mà Công ty đã chuyển sang Công ty TNHH Kiến trúc Việt Nhật. Thông qua các hoạt động xây lắp của công trình dân dụng, công trình giao thông đầu tư liên kết với các thành phần kinh tế để phát triển sản xuất kinh doanh tạo ra nhiều sản phẩm nhằm thu lợi nhuận và đáp ứng nhu cầu của thị trường góp phần phát triển kinh tế của đất nước. * Nhiệm vụ của Công ty thì ngoài các nhiệm vụ bắt buộc phải thực hiện Công ty còn tự đặt ra cho mình các nhiệm vụ. Để đảm bảo hoàn thành tốt kế hoạch đặt ra. Như: 22
chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Phương Mai - Nghiên cứu nhu cầu khả năng của thị trường về ngành xây lắp xây dựng công trình giao thông. Tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh xây lắp theo ngành nghề đã đăng ký, thực hiện đúng hợp đồng đã ký kết với các đơn vị kinh tế khác. - Tổ chức nghiên cứu nâng cao năng suất lao động, áp dụng tiền bộ khoa học kỹ thuật, cải tiến công nghệ, nâng cao chất lượng công trình. Phù hợp với thị hiếu của khách hàng. Sử dụng các thiết bị máy móc để thi công đúng tiến độ, đảm bảo chất lượng mỹ thuật, đạt hiệu quả kinh tế cao. Chấp hành luật pháp Nhà nước, thực hiện các chế độ chính sách về quản lý uốn, vật tư, tài sản, thực hiện hạch toán kinh tế bảo toàn và phát triển vốn. - Thực hiện nghĩa vụ với ngân sách Nhà nước, quản lý toàn diện đào tạo và phát triển đội ngũ cán bộ công nhân viên trong Công ty. Nâng cao chất lượng đời sống cho người lao động. Công ty TNHH Kiến trúc Việt Nhật đã hoàn thành tốt được số công trình đảm bảo chất lượng tốt cả về mỹ thuật và kỹ thuật. Nhờ đó Công ty đã tạo được uy tín trong thị trường xây dựng. Để tham gia tiếp tục vào đấu thầu các công trình có quy mô và khối lượng lớn hơn. Một số công trình mà Công ty đã hoàn thành như quy hoạch thị trấn Lao Bảo - Quảng Trị, công trình xây dựng Đường Gom – Thường Tín – Cầu Giẽ. Đường TL 286 + 295 và QL 38. Xây dựng công trình đường GTNT Nam Định. Xây dựng công trình đường GTNT Tuyên Quan và một số công trình khác. Công ty còn đang thực hiện dự án nâng cấp, mở rộng và cải tạo QL2. 2. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH Kiến trúc Việt Nhật Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng. Bên cạnh hệ thống chỉ huy là Giám đốc, các Phó giám đốc thường có các bộ phận tham mưu như các phòng chức năng. Tuy nhiên, quyền quyết định vẫn thuộc về Giám đốc của đơn vị. Sơ đồ bộ máy quản lý của Công ty TNHH Kiến trúc Việt Nhật 23
chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Phương Mai Sơ đồ tổ chức Công ty TNHH Kiến trúc Việt Nhật Hội đồng thành viên Giám đốc Phó Giám đốc Phó Giám đốc SXkD hành chính Phòng tài vụ Phòng KHKT Phòng HC - QT đội TB Cơ giới Đội thi công số 1 Đội thi công số 2 Đội thi công số 3 24
chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Phương Mai Đứng đầu Công ty là Hội đồng các thành viên, Ban Giám đốc, Phó Giám đốc và các phòng chức năng. Hội đồng các thành viên gồm các thành viên sáng công ty, hội đồng thành viên có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, lợi ích của Công ty Ban Giám đốc do hội đồng thành viên bầu ra gồm có Giám đốc và các Phó Giám đốc chuyên trách. Trong đó Giám đốc đồng thời cũng là chủ tịch hội đồng thành viên và là người đại diện trước pháp luật của Công ty, chịu trách nhiệm về mọi mặt. Thay mặt cho Công ty trong các Giao dịch thương mại là người có quyền diều hành cao nhất trong Công ty. Giám đốc Công ty có các quyền và nhiệm vụ sau: - Tiếp nhận vốn, sử dụng hiệu quả và phát triển vốn. - Điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. - Tổ chức việc xây dựng các định mức kinh tế, tổ chức thực hiện và kiểm tra việc thực hiện các định mức này trong Công ty. - Giám đốc có quyền bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng toàn bộ cán bộ công nhân viên trong Công ty. - Xây dựng phương án, tổ chức bộ máy quản lý, điều chỉnh và phát triển bộ máy quản lý của Công ty. Trực tiếp phụ trách công tác kế hoạch đầu tư và phát triển, công tác kinh doanh, tuyển dụng lao động, công tác tài chính kế toán - Xây dựng quy chế lao động, quy chế khen thưởng, kỷ luật trong Công ty. - Thực hiện nghĩa vụ nộp thuế và các khoản phải nộp khác theo quy định của Nhà nước, lập, phản ánh và phân phối lợi nhuận sau thuế. - Chịu sự kiểm tra, giám sát của các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền đối với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Công ty. - Chịu trách nhiệm trước các cổ đông của Công ty về tình hình hoạt động, sản xuất kinh doanh của Công ty 25
chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Phương Mai Phó Giám đốc Công ty là bộ phận tham mưu cho Giám đốc Công ty, trong việc điều hành doanh nghiệp, theo sự phân công và uỷ quyền của Giám đốc Công ty. Chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty và pháp luật về nhiệm vụ được giao. Hiện nay Công ty có 02 Phó giám đốc, đó là: Phó Giám đốc sản xuất kinh doanh và Phó Giám đốc hành chính. Phó Giám đốc sản xuất kinh doanh: là người chịu trách nhiệm trước Giám đốc về tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty và trực tiếp phụ trách các mặt công tác như: - Chỉ đạo thi công xây dựng công trình. - Giám sát việc thi công công trình. - Công tác tổ chức quản lý thiết bị xe máy thi công Phó Giám đốc là người đại diện cho Giám đốc và giúp Giám đốc trong việc lập và quản lý các dự án, công trình xây dựng của Công ty. Đồng thời trực tiếp phụ trách công tác về mặt tiền lương của các đơn vị xây lắp (Đội sản xuất). Lập các định mức thi công cho dự án mà Giám đốc giao. Phó Giám đốc hành chính: Là người được Giám đốc uỷ quyền chịu trách nhiệm trực tiếp phụ trách tình hình chung của Công ty như: Công tác hành chính y tế, công tác thi đua khen thưởng hay kỷ luật, công tác tuyển dụng nhân sự Tại Công ty hiện có 03 phòng chức năng, mỗi phòng có một nhiệm vụ riêng. Gồm: Phòng Kế toán, Tài vụ, phòng hành chính và phòng kế hoạch – kỹ thuật. 2.1. Phòng tài vụ: Là phòng chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc Công ty và có trách nhiệm phản ánh, theo dõi tình hình tài sản, sự biến động của tài sản trong quan hệ với nguồn vốn. Đồng thời cung cấp chính xác, kịp thời thông tin tài chính phục vụ công tác ra quyết định của nhà quản lý. Trên cơ sở các nghiệp vụ kế toán được chứng minh bởi các chứng từ gốc, các nhân viên trong phòng tài vụ sẽ phản ánh vào các loại sổ sách theo đúng chế độ kế toán. Đứng đầu phòng tài 26
chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Phương Mai vụ là kế toán trưởng (trưởng phòng tài vụ) có nhiệm vụ điều hành và tổ chức công việc trong phòng tài vụ, hướng dẫn hạch toán kiểm tra tính toán ghi chép sổ sách kế toán. 2.2. Phòng hành chính quản trị: Là bộ phận thực hiện công tác quản lý và hành chính. Bộ phận này có tác dụng phục vụ và tạo điều kiện cho các phòng ban, các đơn vị, các tổ chức đoàn thể thực hiện được nhiệm vụ được giao. Phòng hành chính của Công ty là bộ phận có thể bố trí sắp xếp cán bộ quản lý, việc mua sắm các thiết bị văn phòng phẩm, quản lý văn thư lưu trữ. Ngoài ra phòng hành chính còn phụ trách công tác tuyển mộ, tuyển chọn nhân lực, đào tạo trình độ cho cán bộ công nhân viên của Công ty. Phụ trách công tác cán bộ, công tác tiền lương và một số mặt khác. Đứng đầu phòng hành chính là trưởng phòng hành chính và chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Phó Giám đốc nội chính. Phó Giám đốc hành chính có nhiệm vụ tham mưu cho Giám đốc Công ty về tổ chức quản lý và thực hiện công tác hành chính quản trị của Công ty. Trưởng phòng hành chính có nhiệm vụ giúp Phó Giám đốc thực hiện các công tác tổ chức bộ máy quản lý sản xuất kinh doanh, công tác cán bộ, công tác lao động, công tác chế độ nâng bậc lương, công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật của Công ty và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về hoạt động của Phòng. 2.3. Phòng kế hoạch – kỹ thuật. Chịu sự theo dõi trực tiếp của Phó Giám đốc đại diện lãnh đạo kỹ thuật có chức năng theo dõi quản lý chất lượng công trình, quản lý các loại máy móc thiết bị thi công. Phòng kỹ thuật còn là nơi nghiên cứu hồ sơ thiết kế, các gps kỹ thuật và các bps an toàn kỹ thuật. Phòng có nhiệm vụ hướng dẫn về công tác an toàn kỹ thuật lao động, bảo vệ lao động, dự án chi phí cho các công trình, kiểm tra xử lý các sai phạm về mặt kỹ thuật. Phòng kế hoạch – kỹ thuật có nhiệm vụ tham mưu cho Giám đốc trong công tác quản lý kế hoạch dự án, quản lý các hoạt động sản xuất của Công ty. Trưởng phòng là người đứng đầu phòng kế hoạch – kỹ thuật chịu trách nhiệm trước Giám đốc về tình hình hoạt động của phòng. 27
chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Phương Mai 2.4. Các đội xây lắp – thi công. Công ty có 03 đội xây lắp đảm nhận công việc thi công các công trình do Công ty bàn giao. Đứng đầu các tổ đội xây lắp là các đội trưởng, chịu trách nhiệm trực tiếp về công tác kỹ thuật chất lượng và các vấn đề khác. Chịu trách nhiệm trước chủ yếu và pháp luật về hoạt động sản xuất của đơn vị. Các đội xây lắp có đủ các bộ phận gồm cán bộ kỹ thuật, bộ phận kế toán, giám sát thi công, bảo vệ công trường. Đội trưởng do Giám đốc bổ nhiệm và chịu trách nhiệm trước Giám đốcvề mọi hoạt động của đội như tổ chức quản lý, điều hành cán bộ công nhân viên trong đội thực hiện và hoàn thành nhiệm vụ được giao. Đảm bảo tiến độ, chất lượng kỹ thuật, mỹ thuật xây lắp và an toàn lao động trong quá trình thi công, chịu sự chỉ đạo chuyên môn của các phòng chức năng trong Công ty. Các chủ nhiệm kỹ thuật công trình có trách nhiệm quản lý kiểm tra giám sát việc thực hiện các quy trình về kỹ thuật trong thi công. 3. Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty TNHH Kiến trúc Việt Nhật Công ty TNHH Kiến trúc Việt Nhật là Công ty xây dựng có quy mô nhỏ trực thuộc Công ty có ba đội sản xuất đóng tại các công trình. Tại mỗi đơn vị, hàng ngày phải thực hiện các hoạt động thường xuyên, liên tục các hoạt động thi công các công trình. Do có đặc điểm như vậy nên để đáp ứng các đặc điểm tình hình thực tế của Công ty thì tổ chức bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình tập trung để đảm bảo cho công tác kế toán tại Công ty được tiến hành nhanh chóng và chính xác. Đặc điểm của hoạt động xây lắp là các sản phẩm xây lắp thì cố địnhtrong khi các điều kiện xây lắp như trang thiết bị, nguyên vật liệu thì thường xuyên thay đổi. Do vậy, ở từng đơn vị xây lắp cần tổ chức hạch toán trong quan hệ nội bộ chặt chẽ với phòng tài vụ của Công ty để đảm bảo cho việc kiểm tra phản ánh một cách chính xác kịp thời từng công trình và hạng mục công trình. Công tác hạch toán kế toán ở các đội thì do các kế toán viên ở đội thực hiện. Hàng ngày kế toán ở các đội sẽ căn cứ vào tình hình thực tế phát sinh để phản ánh vào các loại sổ chi tiết. Đồng thời tập hợp chứng từ gốc vào các 28
chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Phương Mai bảng kê tổng hợp chứng từ gốc. Phòng tài vụ sẽ căn cứ vào các bảng kê này và các chứng từ khác có liên quan để thực hiện hạch toán chi tiết và tổng hợp. 3.1. Bộ máy kế toán của Công ty TNHH Kiến trúc Việt Nhật. Bộ máy kế toán của Công ty có vai trò quan trọng trong việc quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Nó thực hiện chức năng thu nhận và xử lý thông tin kinh tế tài chính cho các đối tượng có liên quan. Bộ máy kế toán có nhiệm vụ tham mưu, hỗ trợ cho Giám đốc trong công tác đầu tư liên doanh liên kết. Cụ thể bộ máy kế hoạch của Công ty có các nhiệm vụ sau: - Tổ chức hạch toán kế toán: phản ánh đầy đủ, chính xác tình hình biến động tài sản trong quan hệ với nguồn vốn. - Lập và trình bày các báo cáo cần thiết theo quy định. - Tổ chức công tác phân tích tình hình tài chính của Công ty để đề xuất những biện pháp kịp thời cho việc ra quyết định của nhà quản lý. - Thực hiện công tác xử lý và bảo quản chứng từ theo quy định. - Tổ chức công tác, phổ biến kịp thời các chế độ, thể lệ quy định, quy chế tài chính mới ban hành. - Hướng dẫn, bồi dưỡng, nâng cao trình độ cho đội ngũ nhân viên kế toán. 29
chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Phương Mai Kế toán trưởng (Trưởng phòng tài vụ) Kế toán tổng hợp (Phó phòng tài vụ) Kế toán lương và các khoản phải Kế toán thanh toán trích theo lương Kế toán tập họp chi phí giá thành - Kế toán thủ quỹ - Kế toán vốn bằng tiền Kế toán đội Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo mô hình tập trung. Đứng đầu bộ máy là kế toán trưởng – Trưởng phòng tài vụ. Kế toán trưởng là người đại diện của Phòng Tài vụ trong quan hệ và Giám đốc, Phó Giám đốc và các phòng ban khác trong đơn vị. Kế toán trưởng là người có trình độ, có thâm niên công tác, có kinh nghiệm đặc biệt là được đào tạo chuyên ngành tài chính kế toán và chuowng trình kế toán trưởng. Kế toán trưởng có nhiệm vụ điều hành và tổ chức hoạt động trong phòng kế toán tài vụ, hướng dẫn hạch toán, kiểm tra việc tính toán ghi chép tình hình hoạt động của Công ty trên cơ sở những chế độ chính sách đã được Nhà nước quy định. Kế toán trưởng có nhiệm vụ cập nhập được các thông tin mới về kế toán tài chính cho các cán bộ kế toán trong Công ty, nâng cao trình độ cho cán bộ kế toán trong Công ty. 30
chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Phương Mai Kế toán tổng hợp – Phó phòng tài vụ: là người chịu trách nhiệm chính về công tác hạch toán kế toán tại Công ty. Trực tiếp kiểm tra và giám sát quá trình thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin cho các đối tượng khác nhau. Kế toán tổng hợp còn phải thường xuyên kiểm tra đối chiếu chi tiết và tổng hợp, đồng thời hỗ trợ kế toán trưởng trong việc vận dụng hệ thống tài khoản phù hợp và định kỳ lập các báo cáo tài chính tổng hợp theo quy định và báo cáo đột xuất theo yêu cầu của công tác quản lý. Kế toán lương và các khoản trích theo lương có nhiệm vụ tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương từ các số liẹu về số lượng, thời gian lao động, đồng thời phân bổ chi phí tiền lương theo đúng đối tượng sử dụng. Kế toán đội, thực hiện ghi chép đầy đủ các thông tin ban đầu về lao động tiền lương và theo dõi tình hình thanh toán tiền lương, tiền thưởng phụ cấp cho cán bộ công nhân viên của Công ty. Cuối kỳ kế toán tiền lương phải lập các báo cáo về lao động và tiền lương để phục vụ cho công tác quản lý. Kế toán thanh toán nội bộ kiêm thuế: có nhiệm vụ theo dõi và phản ánh tình hình thanh toán các khoản phải thu, phải trả đối với những cá nhân trong và ngoài đơn vị. Đồng thời kê khai đúng các khoản thuế phải nộp, phản ánh kịp thời số thuế đã nộp tạm thời cho Nhà nước hoặc số chính thức. Đẩy mạnh việc thanh toán với Nhà nước đảm bảo đúng thời gian quy định. Kế toán tập hợp chi phí – tính giá thành có nhiệm vụ theo dõi kiểm tra việc phân bổ các chi phí trong kỳ các đối tượng, chi tiết cho từng công trình. Cuối kỳ kế toán tổng hợp chi phí phát sinh trong kỳ và lập báo cáo tổng hợp chi phí giá thành. Kế toán vốn bằng tiền là người chịu trách nhiệm về xử lý các nghiệp vụ có liên quan đến vốn bằng tiền như: Tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển. Hàng ngày kế toán tiền mặt phản ánh tình hình thu chi tiền mặt, giám sát việc chấp hành định mức tồn quỹ tiền mặt, đối chiếu tiền mặt tại quỹ và tiền mặt ghi trong sổ sách, phát hiện và xử lý kịp thời các sai phạm về tiền mặt. Ngoài ra, kế toán vốn bằng tiền còn phải kiểm tra tình hình biến động tăng, giảm về tiền gửi ngân hàng và tiền đang chuyển. 31
chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Phương Mai Kế toán các khoản phải thu, phải trả có nhiệm vụ theo dõi và phản ánh tình hình các khoản phải thu, phải trả phát sinh trung kỳ và luỹ kế từ các kỳ trước. Kế toán các đơn vị xây lắp công trình hàng ngày phải tập hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ tại đơn vị. Định kỳ kế toán phải lập các bảng kê tổng hợp và đưa số liệu về phòng tài vụ của Công ty. Thủ quỹ là người trực tiếp quản lý tiền mặt tại quỹ của Công ty, hàng ngày lập các báo cáo quỹ đồng thời phải liên tục kiểm tra và so sánh số tiền mặt thực tế tại quỹ với số tiền mặt được phản ánh trên sổ sách để tìm ra và giải quyết những sai phạm trong quản lý tiền mặt. 3.2. Hình thức kế toán tại Công ty TNHH Kiến trúc Việt Nhật 3.2.1. Sơ đồ tổng hợp hình thức kế toán tại Công ty. Trên cơ sở các tài khoản sử dụng, nội dung và quy mô của Công ty. Để thuận tiện và phù hợp trong quá trình hạch toán kế toán Công ty đã lựa chọn hình thức kế toán chứng từ ghi sổ làm hình thức kế toán cho Công ty mình. Sơ đồ tổng hợp hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. Chứng từ gốc Sổ quỹ Các loại sổ kế toán chi tiết Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký Bảng tổng hợp chứng từ ghi sổ chi tiết Sổ cái Bảng cân đối tài khoản Ghi hàng ngày (Định kỳ) Báo cáo kế toán Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu 32
chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Phương Mai Hàng ngày, căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế phát sinh kế toán phản ánh vào các chứng từ có liên quan theo đúng quy định hiện hành. 3.2.2. Phương pháp hạch toán. Căn cứ vào các chứng từ kế toán phát sinh, thì kế toán sẽ phản ánh vào các loại sổ kế toán chi tiết và các chứng từ ghi sổ theo từng laọi nghiệp vụ. Trên cơ sở của bảng tổng hợp chứng từ kế toán để lập chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ sau khi đã lập xong chuyển cho kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán ký duyệt rồi chuyển cho kế toán tổng hợp đăng ký vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và ngày vào chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ chỉ sau khi ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ mới được sử dụng để ghi vào sổ cái và các sổ thẻ kế toán chi tiết. Sau khi phản ánh tất cả chứng từ ghi sổ đã lập trong tháng vào sổ cái, kế toán tiến hành cộng số phát sinh nợ, số phát sinh có và tính ra số dư cuối tháng của từng tài khoản. Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu trên sổ cái được sử dụng để lập bảng “Cân đối kế toán”. Đối với các khoản phải mở rổ, thẻ kế toán chi tiết thì chứng từ kế toán, bảng tính tổng hợp chứng từ kế toán kèm theo chứng từ ghi sổ là căn cứ để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết theo yêu cầu của từng tài khoản. Cuối tháng tiến hành cộng các sổ thẻ kế toán chi tiết lấy kết quả lập bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản tổng hợp để đối chiếu với số liệu trên sổ cái của tài khoản đó. Các bảng tổng hợp chi tiết của từng tài khoản sau khi đối chiếu được dùng làm căn cứ lập báo cáo tài chính. Đối với các đội thì định kỳ hoặc cuối tháng, kế toán các đội tiến hành tập hợp các chứng từ phát sinh vào các bảng kê tổng hợp và đưa về phòng tài vụ kèm theo chứng từ gốc. Các bảng kê gồm: Tờ kê thanh toán chứng từ hoá đơn thanh toán chi phí tại phòng tài vụ của chủ yếu các kế toán viên có nhiệm vụ tiếp nhận, kiểm tra, xem xét tính hợp lý của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kiểm tra việc tính toán của các đội gửi về đưa vào hạch toán và ghi sổ chi tiết. 33
chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Phương Mai b-thực trạng Tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Kiến trúc Việt Nhật i. Đặc điểm công tác kế toán tiền lương tại Công ty. Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh cần phải có 3 yếu tố cơ bản đó là tư liệu lao động, đối tượng lao động và lao động. Trong đó lao động là yếu tố quyết định. Lao động là hoạt động chân tay và hoạt động trí óc của con người nhằm biến đổi các vật thể tự nhiên thành vật phẩm cần thiết thoả mãn nhu cầu của xã hội. Tiền lương là phạm trù kinh tế gắn liền với lao động, tiền tệ và nền sản xuất hàng hoá. Tiền lương là bộ phận cấu thành lên giá trị sản phẩm do lao động tạo ra. Tại Công ty TNHH Kiến trúc Việt Nhật thì tiền lương trả cho công nhân ngoài tiền lương mà người lao động được hưởng theo số lượng và chất lượng lao động của mình thì họ còn được hưởng các khoản tiền lương theo quy định của đơn vị. Là một doanh nghiệp hoạt động trong ngành xây lắp với quy mô vừa và nhỏ, Công ty TNHH Kiến trúc Việt Nhật hiện tại có 30 người tham gia công tác trong vai trò quản lý. Còn số công nhân lao động trực tiếp ở Công ty thì phụ thuộc vào từng thời điểm hoạt động khối lượng thi công nhiều hay ít mà số lượng công nhân cũng nhiều hay ít. Công ty thực hiện quản lý số cán bộ công nhân viên này qua danh sách lao động tại Công ty. Hình thức tiền lương mà Công ty đang sử dụng hiện nay là hình thức trả lương khoán theo từng phần công việc áp dụng cho công nhân trực tiếp sản xuất. Đối với bộ phận gián tiếp thì hình thức trả lương là lương trả theo thời gian. BHXH, BHYT đóng theo quy định của nhà nước. Người sử dụng lao động đóng 19%, người lao động đóng 6%. Lao động sử dụng trong công ty gồm lao động trong danh sách và lao động thuê ngoài. Hàng tháng các đơn vị thực hiện tổng hợp tiền lương và báo 34
chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Phương Mai cáo rõ số lượng lao động về Công ty theo các chỉ tiêu lao động quản lý, phụ trợ và xây lắp. * Tài khoản sử dụng trong kế toán tiền lương ở Công ty: TK 334 – phải trả công nhân viên TK 338 – phải trả phải nộp + TK 338.2: KPCĐ + TK 338.3: BHXH + TK 338.4: BHYT * Các chứng từ sử dụng trong hạch toán lao động tiền lương - Danh sách cán bộ công nhân viên - Bảng chấm công - Bảng thanh toán lương và BHXH - Phiếu chi * Các Sổ kế toán sử dụng trong công ty Do công ty hạch toán theo hình thức chứng từ ghi sổ nên Công ty sử dụng các sổ kế toán như: Sổ chi tiết – Sổ cái TK 334, 338 * Quá trình hạch toán tiền lương tại công ty được thể hiện qua sơ đồ: 35
chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Phương Mai * Các Sổ kế toán sử dụng trong công ty Phiếu nghiệm thu Bảng chấm công Phiếu nghỉ hưởng HXHT Bảng thanh toán lương Bảng phân bổ tiền lương Bảng tổng hợp lương Sổ chi tiết thanh toán với BHXH CNV Chứng từ ghi sổ Sổ chi tiết các tài khoản 622, 627, 642 Sổ đăng ký CTGS Sổ cái TK 334, 338 Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu II. Tổ chức hạch toán kế toán tiền lương tại Công ty TNHH Kiến trúc Việt Nhật 1. Hạch toán lao động Hạch toán lao động gồm thời gian lao động, hạch toán số lượng lao động và hạch toán kết quả lao động. + Hạch toán số lượng lao động là theo dõi số lượng lao động từng loại lao động theo cấp bậc kỹ thuật theo nghề nghiệp của từng lao động. + Hạch toán thời gian lao động là theo dõi số lượng lao động, từng loại lao động, từng bộ phận sản xuất làm cơ sở để tính lương cho bộ phận hưởng lương thời gian. 36
chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Phương Mai + Hạch toán kết quả lao động là phản ánh ghi chép đúng kết quả lao động của công nhân viên, biểu hiện bằng số lượng sản phẩm công việc đã hoàn thành của từng người hay từng tổ, nhóm lao động. Chứng từ sử dụng thường là phiếu xác nhận công việc hay biên bản nghiệm thu công trình hoàn thành. Vậy hạch toán kết quả lao động cho từng người hay cá nhân lao động là cơ sở để tính tiền lương cho từng người, cho cán bộ hưởng lương sản phẩm. Để hạch toán về số lượng, thời gian và kết quả lao động ta căn cứ vào các tài liệu sau: + Bảng chấm công + Phiếu giao việc + Biên bản nghiệm thu Công ty TNHH Kiến trúc Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Việt Nhật Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Phiếu giao việc Căn cứ vào hồ sơ thiết kế tiến độ thi công nâng cấp mở rộng thư viện trường đại học ngoại ngữ Hà Nội. Đại diện bên giao: Lê Minh Nghĩa - Đội trưởng đội XDCT số 1 Đại diện bên nhận: Phạm Vân Anh - tổ trưởng tổ mộc Phiếu giao việc có nội dung sau: 1. Nội dung công việc: TT Công việc Đơn vị Khối lượng Đơn giá Thành tiền 1. hoàn thành đóng và lắp đặt bộ 19 1.000.000 19.000.000 cửa sổ tầng 2 1. Thời gian bắt đầu từ 29/3/2004 Kết thúc ngày 25 tháng 4 năm 2004 2. Trách nhiệm của mỗi bên - Bên giao: + Cung cấp đầy đủ vật liệu tạo điều kiện cho thi công + Thanh toán lương hàng tháng theo bảng chấm công bảng lương theo hợp đồng. 37
chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Phương Mai + Cử cán bộ kỹ thuật thường xuyên trực tiếp hướng dẫn thi công nghiệm thu công việc hoàn thành, kiểm tra an toàn lao động, chất lượng kỹ thuật, mỹ thuật - Bên nhận: Chấp hành việc giám sát thi công sử dụng hợp lý vật tư tiết kiệm tránh mất mát hư hỏng. Thi công phải đảm bảo chất lượng kỹ thuật, mỹ quan. Nếu xảy ra sự cố gì thì bên nhận việc phải chịu trách nhiệm bồi hoàn khấu trừ. Chịu trách nhiệm về an toàn lao động, trật tự trị an trong quá trình thi công. Hàng tháng tổ phải có bảng chấm công và bảng thanh toán lương (theo bảng chấm công) cho từng người làm cơ sở thanh toán lương cho đội. 3. Hai bên cam kết thực hiện theo đúng hợp đồng bên nào vi phạm sẽ phải chịu trách nhiệm theo đúng quy định của pháp luật. Ngày 28 tháng 3 năm 2004 Tổ trưởng tổ mộc Đội trưởng đội XDCT số 1 2. Tính lương và BHXH phải trả cho công nhân viên: a. Hạch toán tiền lương theo sản phẩm: Công ty quản lý tổng thể quỹ lương nên việc hạch toán tổng hợp tiền lương cho các bộ phận, các đơn vị tập trung về phòng tài vụ của Công ty. Việc hạch toán chi tiết tiền lương được thực hiện tại từng phòng ban, từng đơn vị. Hình thức trả lương ở các đơn vị được thống nhất theo cơ chế trả lương sản phẩm. Các đơn vị thành viên căn cứ vào kế hoạch mà công ty giao cho để lập kế hoạch sản xuất cho đơn vị, tự tìm kiếm và xây dựng đơn giá tiền lương. Đây là cơ sở cho các đơn vị ứng quỹ lương vào các kỳ nghiệm thu, thanh toán. Tại Công ty TNHH Kiến trúc Việt Nhật, tiền lương sản phẩm được áp dụng trả cho các đơn vị sản xuất. Căn cứ vào khối lượng công việc hoàn thành và căn cứ vào kế hoạch công ty giao cho đơn vị theo hình thức khoán quỹ lương đã được giám đốc công ty ký duyệt, đợt tiến hành phân bố từng công việc mà mỗi tổ mỗi bộ phận phải chịu trách nhiệm hoàn thành và giao cho tổ thông qua “Phiếu giao việc”. Khi hoàn thành thì tiến hành lập “Biên bản nghiệm thu” 38
chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Phương Mai Tiền lương của công nhân sản xuất được tính căn cứ và số ngày công có mặt tại hiện trường và số ngày công thực tế làm việc của công nhân viên. Căn cứ vào “Biên bản nghiệm thu” tổ trưởng xác định được quỹ lương của tổ trong kỳ từ đó tính đơn giá công trình bình quân cho mỗi công nhân trong tổ. Đơn giá Công bình quân cho mỗi công nhân được tính như sau: Giá trị tiền lương (công) của tổ trong đợt Đơn giá bình = quân công 1 CN Tổng số công thực hiện CV trong đợt x hệ số cấp bậc công việc Đơn giá bình quân này được sử dụng để xác định lương công nhân cho công nhân trực tiếp sản xuất. Tiền lương của công nhân trực tiếp sản xuất ngoài tiền lương công nhật ra còn có khoản lương cố định. Mức lương cố định này xác định như sau: Lương cố định = Số ngày có mặt tại hiện trường x Đơn giá ngày Theo qui định của công ty đơn giá ngày= 8.500đ. Mức lương này có tính chất đảm bảo thu nhập cho người lao động trong thời gian chờ việc hay ngừng việc vì lý do nào đo (mưa, chờ nguyên vật liệu ). Ngoài mức lương cố định và lương công nhật là mức lương công nhân được hưởng do thời gian làm việc thực tế của mình thì công ty còn có quy định mức lương khác dành riêng cho tổ trưởng. Đây có thể coi là mức phụ cấp trách nhiệm của tổ trưởng, và được trích ra từ 32% tiền lương để lại của tổ. Còn đối với bộ phận lao động gián tiếp tạo ra sản phẩm như các ban quản lý công nhân kỹ thuật, quản lý công trình thì việc kế toán xem xét thanh toán lương dựa trên cơ sở “Bảng chấm công” của từng bộ phận. Bảng chấm được lập tương tự như các bảng chấm công của các cơ quan đoàn thể. Cuối quý bảng chấm công này được tập hợp lên ban kế toán của đơn vị – kế toán căn cứ vào hệ số lương, số ngày công của người để tính tiền lương của từng người trong bộ phận đó. Căn cứ vào bảng chấm công của tháng 3 của tổ sản xuất số 1 - Đội xây dựng công trình số 18 kế toán lập bảng thanh toán tiền lương. 39
chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Phương Mai Công ty TNHH Kiến trúc Việt Nhật Đội XDCT số 1 bảng chấm công Tháng 03 năm 2004 Bộ phận: Công nhân trực tiếp – Tổ mộc Chức Ngày trong tháng Tổng Ghi STT Họ và tên danh 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 số chú 1 Phạm Văn Anh TT x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x 31 2 Hô Xuân Cường CN x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x 31 3 Bàng Xuân Huấn CN x x xx x x x x x x x x x xx x x x x x x x x x x x x x xx x x x x 29 4 Nguyên Văn Hà CN x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x 31 5 Phạm Văn Nam CN x x x x x x x x x x x x xx x x x x x x x x x x x x x x x x x x 31 6 Vũ Quốc Long CN x x x x x x x x x x x x xx x x x x x x x x x x x x x x x x x x 31 7 Nguyễn Văn Trường CN x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x 31 8 Phạm Trung Thắng CN x x xx x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x xx 28 9 Nguyễn Mạnh Tuấn CN x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x 31 10 Vũ Đức Hải CN x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x 30 11 Phạm Văn Sỹ CN x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x 30 Cộng 334 Người chấm công Đội trưởng Ngày tháng năm Người duyệt 40
chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Phương Mai Công ty TNHH Kiến trúc Việt Nhật Đội XDCT số 1 bảng thanh toán lương tháng 3 Bộ phận: CNTT – tổ mộc Ngày công Lương công Chức Lương cố định Tổng lương STT Họ và tên Đơn giá nhật Lương khác LK Ghi chú danh Lcđ=Ncht*8500 Tl=Lcđ+Lcn+Lk Ncht Nc Lcn=ĐG*Nc 1 Phạm Văn Anh 17,000 31 31 263,500 527,000 50,000 840,500 2 Hô Xuân Cường 17,000 31 31 263,500 527,000 790,500 3 Bàng Xuân Huấn 17,000 26 29 221,000 493,000 714,000 4 Nguyên Văn Hà 17,000 31 31 263,500 527,000 790,500 5 Phạm Văn Nam 17,000 30 31 255,000 527,000 782,000 6 Vũ Quốc Long 17,000 30 31 255,000 527,000 782,000 7 Nguyễn Văn Trường 17,000 31 31 263,500 527,000 790,500 8 Phạm Trung Thắng 17,000 26 28 221,000 476,000 697,000 9 Nguyễn Mạnh Tuấn 17,000 31 31 263,500 527,000 790,500 10 Vũ Đức Hải 17,000 30 30 255,000 510,000 765,000 11 Phạm Văn Sỹ 17,000 30 30 255,000 510,000 765,000 Cộng 334 2,779,500 5,678,000 50,000 8,507,500 Ngày tháng .năm Kế toán thanh toán Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị 41
chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Phương Mai Đơn giá tiền công của công nhân lao động trực tiếp được tính như sau: Căn cứ vào biên bản nghiệm thu và phần phê duyệt giá trị tiền lương thanh toán cho đội là 9.100.000đ. Tổ trưởng xác định tổng quỹ lương tháng của tổ và trích 32% tiền lương. Đây là phân quỹ để sử dụng mua sắm bảo hộ lao động, làm mức lương phụ cấp Tổng quỹ lương tháng của tổ được xác định là: 9.100.000 (100% - 32%)=6.188.000đ/tháng Công nhân tổ sản xuất số 2 được hệ số lương 1,09 theo quy định. Như vậy đơn giá bình quân mỗi công nhân sẽ được tính là: 6.188.000 Đơn giá bình quân công quy đổi 1CN là = 17.000đ/công 334 1,09 Tiền lương công nhật của công nhân sẽ được tính: Số ngày thực tế làm việc Đơn giá bình quân công L = x CN của công nhân viên quy đổi 1CN Khi đó trình tự tính lương như sau: VD: Ông: Phạm Văn Anh Mức lương cố định= 31 x 8.500 = 263.500đ Lương công nhật = 31 x 17.000=527.000đ Do là tổ trưởng nên được hưởng mức lương khác (mức phụ cấp trách nhiệm ) là 50.000đ Tổng lương được lĩnh là: 263.500 + 527.000 + 50.000 = 840.500đ/tháng Do công nhân của đội là công nhân thuê theo hợp đồng. Nên không có khoản khấu trừ BHXH, BHYT. ở các đội, lương của người lao động trực tiếp được phân bổ vào chi phí nhân công trực tiếp, lương lao động gián tiếp được phân bổ vào chi phí sản xuất chung. Tại các đội sản xuất, bộ phận lái máy đóng vai trò quan trọng . Xong đối với bộ phận này tiền lương được tính vào chi phí sử dụng máy thi công – Tài khoản 623. Làm căn cứ để xác định giá thành của công trình. Theo định kỳ ghi chứng từ ghi sổ, kế toán tổng hợp ở phòng tài vụ tập hợp tất cả các chứng từ gốc phản ánh các nghiệp vụ đã phát sinh nay tại công ty mà đơn vị đã gửi lên. Kế toán ghi vào chứng từ ghi sổ và các định khoản. Trong đội số 1 để quản lý tốt các công nhân viên thuê theo hợp đồng. Đảm bảo họ làm đúng yêu cầu, chất lượng, mỹ thuật, kỹ thuật công trình công 42
chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Phương Mai ty cử một số cán bộ xuống công tác có nhiệm vụ hướng dẫn người lao động làm việc. Những cán bộ này là công nhân trong danh sách đối với công nhân trong danh sách thì công ty thực hiện khấu trừ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế. Căn cứ vào bảng tổng hợp tiền lương toàn công ty kế toán ghi vào Chứng từ ghi sổ – TK 334 – ngày 31/3/2004 Công ty TNHH Kiến trúc Việt Nhật Đội XDCT số 1 chứng từ ghi sổ Số: 40 Ngày 31/3/2004 Chứng từ Số tiền Nội dung Số hiệu Số Ngày Nợ Có 31/3/2004 Phân bổ tiền lương của đội 334 61.953.248 XDCT số 1 622 52.901.500 627 9.051.748 Người ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng Công ty TNHH Kiến trúc Việt Nhật Đội XDCT số 1 chứng từ ghi sổ Số: 41 Ngày 31/3/2004 Chứng từ Số tiền Nội dung Số hiệu Số Ngày Nợ Có 31/3/2004 Khấu trừ BHXH, BHYT vào 334 60.726 lương 338 60.726 Cộng 60.726 60.726 Kèm theo các chứng từ gốc Người ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng (Ký, họ và tên) (Ký, họ và tên) (Ký, họ và tên) b. Hạch toán tiền lương thời gian Tổ chức hạch toán tiền lương theo thời gian được tiến hành cho khối cơ quan đoàn thể của Công ty. Nói cách khác, đối tượng áp dụng hình thức trả lương theo thời gian ở công ty là cán bộ công nhân viên ở các bộ phận phòng ban của công ty. Việc theo dõi thời gian làm việc của cán bộ công nhân viên được thực hiện từng phòng ban có một bảng chấm công được lập một tháng một lần. Hàng ngày căn cứ vào sự có mặt của từng thành viên trong phòng, người phụ trách 43
chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Phương Mai chấm công đánh dấu lên bảng chấm công ghi nhận sự có mặt của từng người trong ngày tương đương ứng từ cột 1 đến 31. Bảng chấm công được công khai trong phòng và trưởng phòng là người chịu trách nhiệm kiểm tra sự chính xác của bảng chấm công. Cuối tháng, các bảng chấm công của từng phòng được chuyển về phòng kế toán làm căn cứ tính lương, tính thưởng và tổng hợp thời gian lao động sử dụng trong công ty ở mỗi bộ phận. Kế toán căn cứ vào để tính công cho công nhân viên khối cơ quan. Trường hợp CBCNV chỉ làm một thời gian lao động theo quy định ngày. Vì lý do đó vắng mặt trong thời gian còn lại của ngày thì trưởng phòng căn cứ vào số thời gian làm việc của người đó, để xem có tính công ngày đó cho họ hay không. Việc tính lương cho CBCNV ở khối cơ quan dựa vào bảng chấm công, mức lương cơ bản và các khoản khác. Các bảng tính lương sau khi lập xong phải có đủ chữ ký của Giám đốc công ty, trưởng phòng tổ chức lao động tiền lương, phòng tài vụ của công ty. Khi lập xong bảng kế toán để thanh toán tiền lương cho CNV. Căn cứ vào bảng chấm công tháng 3 của phòng tài vụ, kế toán lập bảng thanh toán tiền lương. 44
chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Phương Mai Đơn vị: Công ty TNHH Kiến trúc Việt Nhật Bộ phận: Phòng tài vụ Bảng chấm công Tháng 3 năm 2004 Số Số Số công Ngày trong tháng Số công công nghỉ Số công Chức hưởng hưởng việc công STT Họ và tên nghỉ danh lương lương ngừng hưởng 100% sản thời việc BHXH 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 lương phẩm gian hưởng lương 1 Nguyến Đức Bình TP x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x 26 2 Hà Thị Anh Đào PP x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x 26 3 Bùi Thu Hiền NV x xx x x x x x x x x xx x x x x x x x x x x x xx x x x 26 4 Chử Thu Quỳnh NV x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x 26 Cộng 104 Người chấm công Phụ trách bộ phận Nguời duyệt 45
chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Phương Mai Đơn vị: Công ty TNHH Kiến trúc Việt Nhật Bộ phận: Phòng tài vụ Bảng thanh toán lương Tháng 3 năm 2004 Lương thời gian và Lương sản Phụ cấp thuộc Các khoản phải khấu nghỉ việc, ngừng việc Thực lĩnh phẩm quỹ lương Phụ cấp trừ Ghi STT Họ và tên hưởng 100% lương Tổng số khác nhận SC TT SC TT SC TT BHXH 5% BHYT 1% Cộng Số tiền 1 Nguyến Đức Bình 3,54 26 2.566.500 58.000 2.624.500 51.330 10.266 61.596 2.562.904 2 Hà Thị Anh Đào 1,78 26 1.084.020 43.500 1.127.520 25.810 5.162 30.972 1.096.548 3 Bùi Thu Hiền 1,78 26 1.084.020 1.084.020 25.810 5.162 30.972 1.053.048 4 Chử Thu Quỳnh 1,46 26 889.140 889.140 21.170 4.234 25.404 863.736 Cộng 8,56 104 5.623.680 101.500 5.725.180 124.120 24.824 148.944 5.576.236 Kế toán thanh toán Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị 46
chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Phương Mai Tiền lương ở các phòng ban của Công ty được tính theo lương thời gian với mức lương cơ bản tối thiểu quy định của nhà nước là 290.000đ(từ1/10/2004 mức lương tối thiểu là 310.000) Như vậy mức lương tháng cơ bản của CBCNV sẽ được tính như sau: Hệ số lương x 290.000đ x Số ngày làm trong tháng = 26 (ngày) Để đảm bảo mức sống của CBCNV công ty còn có một số quy định về hệ số lương tăng thêm. Như vậy đối với trưởng phòng sẽ được hưởng mức lương tăng thêm là: 1,5 còn với CBCNV khác thì được hưởng hệ số lương tăng thêm là 1,1. Khi đó cách tính mức lương tăng thêm là: Hệ số lương tăng thêm x 290.000đ x Hệ số lương x Số ngày làm trong tháng = 26 (ngày) Mức lương thời gian mà mỗi cán bộ công nhân viên được hưởng là = Mức lương tháng cơ bản + Mức lương tăng thêm. - Khoản phụ cấp ở công ty được quy định theo mức độ trách nhiệm của mỗi CBCNV. Đối với trưởng phòng thì mức phụ cấp trách nhiệm là 20% và 15% là đối với phó phòng. Tiền lương thực lĩnh của công nhân viên thì bằng tổng số lương (Mức lương tháng cơ bản + Mức lương tăng thêm + phụ cấp) trừ đi các khoản phải khấu trừ (gồm BHXH (5%) và BHYT (1%) tính trên lương cơ bản). Việc tính khoản khấu trừ công ty căn cứ vào quyết định số 47/VN về mua BHXH, BHYT cho CBCNV ngày 22 tháng 1 năm 2003. Căn cứ vào quyết định số 13VN về việc xếp bậc lương cho CBCNV ngày 19 tháng 10 năm 2002 Công ty TNHH Kiến trúc Việt Nhật quy định đóng BHXH, BHYT từ tháng 1 năm 2003 theo quy định của nhà nước người sử dụng lao động đóng 15% BHXH và 2% BHYT tổng cộng là 17%; còn người lao động đóng 5% BHXH và 1% BHYT, tổng cộng là 6%. Căn cứ theo hệ thống số lương mỗi CBCNV sẽ phải đóng số tiền là: Số tiền phải đóng hàng tháng =Lương cơ bản x 6% Lương cơ bản = hệ số lương x 290.000đ 47
chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Phương Mai Trình tự tính lương tại các phòng ban ở công ty như sau: VD: Ông: Nguyễn Đức Bình (Trưởng phòng) Hệ số lương: 3,54 3,54 290.000 26 Lương cơ bản = 26 = 1.026.600 (đ/tháng) 3,54 290.000 26 1,5 Mức lương tăng thêm = 26 = 1.539.900đ/tháng => Mức lương thời gian hưởng trong tháng là: 1.026.600 + 1.539.900 = 2.566.500đ Mức phụ cấp được hưởng là 20%: 290.000 x 20% = 58.000đ Tổng số lương = 2.566.500 + 58.000 = 2.624.500đ * Các khoản phải khấu trừ: BHXH (5%) : 1.026.600 x 5% = 51.330 BHYT (1%) : 1.026.600 x 1% = 10.266 Cộng 61.596 Vậy số tiền thực lĩnh là: 2.624.500 – 61.596 = 2.562.904 đ/tháng Tiền lương của cán bộ công nhân viên ở khối cơ quan được hạch toán vào Tài khoản 642 – chi phí quản lý doanh nghiệp. Ngày 31/3/2004 kế toán tổng hợp các chứng từ phản ánh các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tiền lương, tiến hành ghi sổ về các nghiệp vụ đó Quá trình ghi sổ tổng hợp kế toán tiền lương của công ty như sau: Căn cứ vào bảng tổng hợp thanh toán tiền lương toàn công ty tháng 3/2004 kế toán lập CTGS: 48
chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Phương Mai Công ty TNHH Kiến trúc Việt Nhật Khối cơ quan chứng từ ghi sổ Số: 45 Ngày 31/3/2004 Đơn vị: đ Chứng từ Số tiền Nội dung Số hiệu Số Ngày Nợ Có 30/3/03 Lương phải trả CNV 334 29.910.265 Khối cơ quan 642 29.910.265 Cộng 29.910.265 29.910.265 Người ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng Công ty TNHH Kiến trúc Việt Nhật Khối cơ quan chứng từ ghi sổ Số: 46 Ngày 31/3/2004 Đơn vị: đ Chứng từ Số tiền Nội dung Số hiệu Số Ngày Nợ Có v 30/3/03 Khấu trừ BHXH, BHYT vào lương 334 795.354 338 795.354 Cộng 795.354 795.354 Người ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng Căn cứ vào các bảng thanh toán tiền lương tổ, đội của từng phòng ban kế toán lập bảng tổng hợp thanh toán lương toàn công ty và bảng phân bổ tiền lương và BHXH tháng 3 năm 2004. 49
chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Phương Mai 49
chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Phương Mai Bảng: 7 Công ty TNHH Kiến trúc Việt Nhật Bảng phân bổ tiền lương và bhxh Tháng 03 năm 2004 Ghi có TK TK 334 – Phải trả CNV TK 338 – Phải trả phải nộp khác Tổng Đối tượng sử dụng lao động Lương Các khoản khác Cộng TK 334 KPCĐ 2% BHXH 15% BHYT 2% Cộng TK 338 TK 662 CPNCTT 152.367.500 3.047.350 22.855.125 3.047.350 28.949.825 181.317.325 Đội XDCT số 1 52.901.500 52.901.500 1.058.030 7.935.225 1.058.030 10.051.285 62.952.785 Đội XDCT số 2 51.788.000 51.788.000 1.035.760 7.768.200 1.035.760 9.939.720 61.627.720 Đội XDCT số 3 47.678.000 47.678.000 953.560 7.151.700 953.560 9.058.820 56.736.820 TK 627 CPSXC 36.413.748 728.275 5.462.062 728.275 6.918.612 43.332.360 Đội XDCT số 1 9.051.748 9.051.748 181.035 1.357.762 181.035 1.719.832 10.771.580 Đội XDCT số 2 17.202.000 17.202.000 345.840 2.593.800 345.840 3.285.480 20.577.480 Đội XDCT số 3 10.070.000 10.070.000 201.400 1.510.500 201.400 1.913.300 11.983.300 TK 642 CPQLDN 29.910.265 29.910.265 598.205 4.486.540 598.205 5.682.950 35.593.215 Tổng cộng 218.691.513 218.691.513 4.373.830 32.803.727 4.373.830 41.551.387 260.242.900 50
chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Phương Mai Căn cứ vào bảng tổng hợp và bảng phân bổ lương, BHXH Kế toán tiền hành ghi sổ Công ty TNHH Kiến trúc Việt Nhật. Chứng từ ghi sổ Số 58 Ngày 31/3/04 Chứng từ Số tiền Nội dung Số hiệu Số Ngày Nợ Có 31/3/04 Phân bổ tiền lương cho CNV vào 334 218.691.513 CPSXKD + Chi phí NCSXTT 622 152.367.500 + CP quản lý 627 36.413.748 + CN các phòng ban 642 29.910.265 Cộng 218.691.513 218.691.513 Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Công ty TNHH Kiến trúc Việt Nhật Chứng từ ghi sổ Số 59 Ngày 31/3/04 Đơn vị: đ Chứng từ Số tiền Nội dung Số hiệu Số Ngày Nợ Có 31/3/04 Khấu trừ BHXH, BHYT vào lương 334 1.060.008 338 1.060.008 Cộng 1.060.008 1.060.008 Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 51
chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Phương Mai Công ty TNHH Kiến trúc Việt Nhật Chứng từ ghi sổ Số 60 Ngày 31/3/04 Đơn vị: đ Chứng từ Số tiền Nội dung Số hiệu Số Ngày Nợ Có 31/3/04 Phân bổ BHXH, BHYT vào 41.551.387 CPSXKD 338 622 26.949.826 627 6.918.612 642 5.682.950 Cộng 41.551.387 41.551.387 Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Căn cứ vào bảng các chứng từ ghi sổ kế toán tổng hợp đăng ký số liệu vào sổ “Đăng ký chứng từ ghi sổ”. Sổ đăng ký CTGS của công ty được lập theo mẫu số 502 – SKT/DN, ban hành theo quyết định số 1177/TC/CĐ/CT ngày 23 tháng 12 năm 1996 của Bộ tài chính. Công ty TNHH Kiến trúc Việt Nhật Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Năm 2004 Đơn vị: đ Chứng từ Nội dung Số hiệu Số Ngày 58 31/3/04 Phân bổ tiền lương cho CNV 218.691.513 59 31/3/04 Khấu trừ BHXH, BHYT vào lương 1.060.008 60 31/3/04 Phân bổ BHXH, BHYT vào CPCSX 41.551.387 Cộng 361.302.98 52
chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Phương Mai Khi tiến hành thanh toán tiền lương cho CBCNV thì kế toán căn cứ vào bảng thanh toán tiền lương. Khi thanh toán CNV sau khi nhận lương phải ký xác nhận vào bảng thanh toán lương. Khi đó kế toán lập phiếu chi và định khoản. c. Thủ tục trích BHXH, BHYT phải trả CNV. Quỹ BHXH là khoản tiền đóng góp của người sử dụng lao động và người lao động cho tổ chức xã hội đã để trợ cấp trong cả trường hợp họ mất đi khả năng lao động như ốm đau, thai sản, mất sức . Theo chế độ hiện hành BHXH được hình thành bằng cách tính theo tỷ lệ 20% trên tổng lương cấp bậc và các khoản phụ cấp thường xuyên của người lao động thực tế trong kỳ hạch toán. Những khoản trợ cấp thực tế cho người lao động tại doanh nghiệp trong các trường hợp họ bị ốm, tai nạn, nghỉ đẻ Được tính toán trên cơ sở mức lương ngày của họ và thời gian nghỉ (có chứng từ hợp lệ) và tỷ lệ trợ cấp BHXH. Khi người lao động nghỉ hưởng BHXH, kế toán phải lập phiếu nghỉ BHXH cho từng người và từ các phiếu nghỉ BHXH kế toán lập bảng thanh toán BHXH. BHXH trích được trong kỳ sau khi trừ đi các khoản phụ cấp cho người lao động tại doanh nghiệp phần còn lại phải nộp vào quỹ BHXH. Theo quyết định số 1141 ngày 1/11/1994 của Bộ tài chính chứng từ kế toán BHXH gồm: - Biên bản xác nhận tai nạn lao động - Phiếu nghỉ hưởng BHXH - Thanh toán trợ cấp BHXH . Căn cứ vào các chứng từ tính BHXH theo chế độ quy định kế toán tập hợp thanh toán trợ cấp BHXH cho từng công nhân viên theo từng mức lương và tỷ lệ % trợ cấp BHXH được hưởng. Quy định về mức hưởng BHXH ở công ty như sau: * Đối với trợ cấp ốm đau: Khi có xác nhận của y tế vì lý do ốm đau của người lao động: 53
chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Phương Mai - Quy định về thời gian hưởng trợ cấp ốm đau trong 1 năm như sau: Tại các phòng ban: Nếu người lao động đóng BHXH dưới 15 năm thì được nghỉ 30ngày/năm. Nếu đóng BHXH trên 15 năm thì được nghỉ 45 ngày/năm. Tại các phân xưởng công trường sản xuất nặng nhọc thì nghỉ 40 ngày nếu người lao động đóng BHXH dưới 15 năm. Còn nghỉ 60 ngày/năm nếu đóng BHXH trên 15 năm. Mức trợ cấp trong khoảng thời gian trên là 75% lương cơ bản. Lương cơ bản Mức trợ cấp = x Số ngày nghỉ x 75% 26 - Về thời gian nghỉ: nghỉ 15 ngày đối với con dưới 36 tháng tuổi, nghỉ 12 ngày đối với con trên 36 tháng tuổi. Mức trợ cấp 75% lương cơ bản. * Chế độ trợ cấp thai sản đối với lao động nữ sinh con thứ nhất, thứ 2. - Thời gian nghỉ: nghỉ khám thai 3 lần, mỗi lân 1 ngày. Trường hợp đặc biệt nghỉ 60 ngày, nếu thai trên 3 tháng nếu sinh đôi nghỉ 120 ngày, đối với khối phòng ban. Còn nghỉ 150 ngày đối với các đội sản xuất. Nếu sinh 1 lần nhiều con thì từ con thứ 2 người mẹ được nghỉ thêm 39 ngày. Mức trợ cấp 100% lương cơ bản. Người lao động nếu có 20 năm đến 30 năm đóng BHXH được cấp 1 tháng lương, nếu đóng BHXH từ 30 đến 50 năm được hưởng trợ cấp 2 tháng lương, nếu BHXH trên 35 năm được hưởng trợ cấp 3 tháng lương. - Mức trợ cấp được hưởng mỗi tháng là 55% trên lương đóng BHXH bình quân năm. Cứ thêm 1 năm đóng BHXH được cộng thêm 2% và tối đa là bằng 75% lương đóng BHXH bình quân. Để thanh toán tiền lương và tiền công hàng tháng kế toán phải lập các bảng trừ vào lương của người lao động toàn Công ty. Khi người lao động nghỉ ốm hay nghỉ đẻ, ban y tế cơ quan thấy cần thiết cho nghỉ để điều trị thì lập Giấy chứng nhận nghỉ hưởng BHXH để làm căn cứ xác định số ngày được nghỉ của người lao động để tính trợ cấp BHXH trả thay lương theo chế độ quy định. 54
chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Phương Mai Trợ cấp ốm đau thai sản khi người ốm đau thai sản nghỉ việc thanh toán trợ cấp giữa người lao động gián tiếp hay trực tiếp theo quy định của BHXH. Trường hợp thanh toán cho chị Hưng nhân viên phòng hành hcính của Công ty TNHH Kiến trúc Việt Nhật nghỉ việc do thai sản sẽ được thực hiện như sau: Phiếu nghỉ hưởng BHXH Họ tên: Nguyễn Thị Hương Tuổi: 25 Tên cơ quan ytế Ngày đến Lý do Số ngày nghỉ Xác nhận Y tế bộ khám Từ Đến Tổng số y tế phận Bệnh viện nhi 30/3/04 Sinh 2/4/04 2/6/04 2tháng con Phần trợ cấp BHXH Họ và tên: Nguyễn Thị Hưng Nghề nghiệp: nhân viên Tiền lương đóng BHXH : 423.400đ Số ngày nghỉ: 2tháng Mức trợ cấp: 100% Tổng số tiền trợ cấp: 423.400 x 2= 846800đ Bằng chữ: (tám trăm bốn mươi sáu nghìn, tám trăm đồng) Người lĩnh tiền Ngày . tháng . năm Kế toán Thủ trưởng đơn vị Cuối tháng kế toán tập hợp chi phí các phiếu hưởng BHXH lên phòng kế toán và tiến hành lập bảng tổng hợp ngày nghỉ và trợ cấp BHXH để thanh toán BHXH cho người lao động. Quá trình hạch toán tổng hợp các khoản trích theo lương ngoài TK334 còn có TK338 và các tài khoản chi tiết của TK này. 55
chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Phương Mai Chứng từ ghi sổ Số 61 Ngày 31/3/04 Đơn vị: đ Chứng từ Số tiền Nội dung Số hiệu Số Ngày Nợ Có 31/3/04 BHXH trả thay lương 334 846.800 338 846.800 Cộng 846.800 846.800 Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Căn cứ vào bảng thanh toán lương kế toán tiến hành ghi vào chứng từ ghi sổ để dựa vào chứng từ ghi sổ lập sổ cái TK334 và TK338. Công ty TNHH Kiến trúc Việt Nhật Mẫu số: S03 – SKT/DNN Ban hành theo quyết định số 1177 TC/QĐ/CĐKT ngày 23/12/1996 của Bộ tài chính Sổ cái Năm 2004 Tên tài khoản: phải trả CNV TK: 334 Chứng từ Diễn giải SHTK Số tiền Ngày GS Số Ngày ĐƯ Nợ Có Dư đầu kỳ 500.000.000 30/1/04 01 29/1 Trả lương T1 cho đội 1 111 50.410.000 30/1/04 02 29/1 Trả lương T1 cho các ban 111 30.097.650 25/2/04 04 20/2 Tạm ứng lương cho đội số 9 141 50.000.000 Khấu trừ BHXH, BHYT vào lương 31/3/04 59 31/3 338 1.060.008 31/3/04 61 31/3 - Chi lương T3 cho CNV 111 217.631.505 Cộng 400.000.000 Số dư cuối kỳ 100.000.000 Ngày tháng năm Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 56
chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Phương Mai Công ty TNHH Kiến trúc Việt Nhật Mẫu số: S03 – SKT/DNN Ban hành theo quyết định số 1177 TC/QĐ/CĐKT ngày 23/12/1996 của Bộ tài chính Sổ cái Năm 2004 Tên tài khoản: phải trả CNV TK: 338 Chứng từ SHTK Số tiền Ngày GS Diễn giải Số Ngày ĐƯ Nợ Có Dư đầu kỳ 90.000.000 21/1/04 01 18/1 Nộp BHXH, BHYT, KPCĐ 111 10.586.990 1.060.008 30/1/04 03 29/1 Khấu trừ BHXH, BHYT 334 1.060.008 Khấu trừ BHXH, BHYT vào lương 334 30/3/04 59 30/3 4/4/04 62 30/3 Nộp BHXH, BHYT 111 41.551.387 Cộng 60.000.000 Số dư cuối kỳ 20.000.000 Ngày tháng năm Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) d. Hạch toán các khoản thu nhập của người lao động. Trong quá trình lao động không chỉ có nguyên khoản lương được hưởng hàng tháng tương ứng với sức lao động của mình bỏ ra mà còn có một số khoản thu nhập khác như: khen thưởng. v. v. các khoản này sẽ là đòn bẩy kinh tế khuyến khích lao động hoàn thành nhiệm vụ và nâng cao hiệu quả lao động. Ngoài chính sách khen thưởng thì còn phải nói đến chính sách xử lý vi phạm trong quá trình hoạt động. Do không làm triệt để quá trình xây dựng nên phân phối lượng công việc bị trì trệ dẫn đến thất thoát nguồn tài chính của công ty. 57
chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Phương Mai Đối với khối cơ quan công ty nếu nghỉ nhiều ngày không có lý do thì người lao động phải chịu số tiền phạt theo quy định. Nếu nghỉ quá số ngày giới hạn cao nhất người lao động có thể bị đình chỉ công tác buộc phải thôi việc. Khi nghỉ quá số ngày giới hạn về số ngày quy định nghỉ thì trưởng phòng báo cáo với phòng tổ chức hành chính, phòng này theo dõi quy định phát và lập biên bản xứ lý với sự có mặt của người lao động làm chứng và dựa vào đó để định mức phạt, ghi só tiền phạt vào biên bản. Khi lập biên bản và các thủ tục xong, trưởng phòng TC-HC ký tên và nộp lên phòng tài vụ công ty để tiến hành thanh toán khấu trừ vào lương của người lao động. Vì quyền lợi của mình nên người lao động luôn phải tuân theo quy định, chế độ làm việc nghiêm túc của công ty đề ra. Việc hạch toán ghi sổ các tài khoản phạt với người lao động được tiến hành tương tự với trình tự hạch toán các khoản trích theo lương với nguyên tắc ghi giảm lương người lao động và ghi tăng các khoản thu cho công ty. Tóm lại việc tổ chức hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở Công ty TNHH Kiến trúc Việt Nhật được tiến hành ở phòng tài vụ của công ty, kế toán ở các đội cũng tham gia vào việc hạch toán tiền lương nhưng có vai trò như một kế toán chi tiết tiền lương ở từng đơn vị. Việc ghi sổ sách tập trung tại phòng tài vụ công ty tiện cho việc kiểm tra đối chiếu so sánh số liệu kế toán trên công ty. Đồng thời công ty luôn phải chỉ đạo, đôn đốc các đội trực thuộc để tránh tình trạng xấu đối với quá trình hoạt động của công ty. 58
chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Phương Mai Phần III Một số đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương, nâng cao hiệu quả sử dụng lao động tại công ty tnhh kiến trúc việt - nhật Tổ chức hạch toán kịp thời, chính xác và đầy đủ thu nhập của người lao động thực hiện phân phối thu nhập trong nội bộ doanh nghiệp là yêu cầu đòi hỏi ngay cả những doanh nghiệp đang hoạt động hiệu quả cũng phải quan tâm đến nhất là đối với công ty đang công tác kế toán tiền lương là việc làm cần thiết. Hoàn thiện công tác kế toán tiền lương theo hướng phải đảm bảo công bằng cho người lao động. Công ty xây dựng hình thức trả lương theo sản phẩm cho lao động trực tiếp nhưng để hình thức này phát huy hiệu quả, công ty phải có định mức lao động cụ thể cho từng công việc, từng cấp bậc thợ, vừa có căn cứ kỹ thuật phù hợp với điều kiện lao động cụ thể của công ty. Hơn nữa ta thấy so với công nhân viên ở khối cơ quan có tiền lương tháng cao hơn hẳn so với tiền lương của công nhân viên trực tiếp sản xuất. Lý do làm cho tiền lương của công nhân trực tiếp sản xuất thấp như vậy là do trong quá trình tính đơn giá công đã có quá nhiều khoản tính khấu trừ. Khi có quyết định thanh toán của công ty đơn vị đã trích 32% để làm quỹ mua bảo hộ lao động và trả phụ cấp chức vụ cho tổ trưởng. Sau đó khi tính đơn giá lại chi thêm 1,09 để tính khoản chênh lệch xác định số tiền trả cho chủ nhân công. Đó là lý do làm cho tiền lương của công nhân sản xuất bị giảm. Để đảm bảo tính xác đáng, công bằng và hợp lý trong việc trả lương cho công nhân trực tiếp vẫn đảm bảo chi phí nhân công của công ty như định mức đã được xác định trong kế hoạch thi công công ty có thể nghiên cứu và phân phối thu nhập ở các đơn vị như sau: - Sau khi nhận quyết định thanh toán của công ty thì tổ trưởng tiến hành xác định số tiền thực tế trả cho CNV trong tháng và số tiền giữ tại quỹ (32%). 32% này sẽ được sử dụng để: + Mua bảo hộ lao động 59
chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Phương Mai + Trả lương cho chủ thầu (thay cho việc phải trích 1,09 từ lương của CNV). + Trả phụ cấp chức vụ cho đội trưởng, tổ trưởng. Như vậy đơn giá bình quân của công nhân sẽ tăng lên thêm do không bị trích tiền cho chủ thầu. Đối với lao động gián tiếp việc tính lương cần phải gắn với việc áp dụng phương pháp phân phối theo lao động. Tiền lương thời gian công ty áp dụng để trả cho công nhân viên khối cơ quan và bộ phận gián tiếp đổi mới đơn thuần là cách tính tiền lương giản đơn, tuy có ưu điểm là để tính toán xong nó lại không gắn với kết quả lao động do đó nó không phản ánh trung thực được sức lao động của công nhân, không kích thích được hết sức làm việc của họ cũng như họ không tích cực phát huy sáng kiến có lợi cho doanh nghiệp. Tiền lương của bộ phận gián tiếp cao xong do “mức tăng lương” công ty đặt ra chứ không phải mức khuyến khích do hoàn thành kế hoạch. v. v . Do đó không tác động mấy đến người lao động lại không mang đúng tính chất của ngành xây dựng. Công ty có thể xem xét lại giữa “hệ số tăng lương thêm” và việc quy định mối liên hệ giữa mức lương của bộ phận gián tiếp được hưởng và khối lượng thi công nghiệm thu trong đợt. Việc công ty trả lương cho cán bộ công nhân viên ở bộ phận gián tiếp vừa căn cứ vào chính sách lương và mức lương bình quan của công việc hoàn thành ở đơn vị sẽ khuyến khích cán bộ quản lý công ty nghiêm túc nghiên cứu lập kế hoạch và chỉ đạo hợp lý, sáng tạo nhằm nâng cao mức lương bình quân đó lên cũng chính là nâng cao mức lương bình quân của toàn công ty. Khi đó tiền lương của bộ phận gián tiếp được tính là: Tổng lương = Lương + Phụ cấp + Mức lương trích từ khối lượng tháng Thời gian (nếu có) Công trình nghiệm thu Mức lương trích từ khối lượng công trình nghiệm thu trong đợt này được trích theo một tỷ lệ do công ty tính toán sao cho hợp lý vơí tình hình của công ty. 60
chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Phương Mai Trong điều kiện nếu công ty tổ chức công tác kế toán bằng máy vi tính thì hệ thống chứng từ kế toán nói chung và chứng từ kế toán tiền lương nói riêng phải được thay đổi bởi chứng từ kế toán hiện hành chưa có những quy định về chứng từ trong điều kiện kế toán bằng máy vi tính Do đó nếu có sử dụng kế toán máy công ty nên mời các chuyên gia trong lĩnh vực kế toán này để tìm hiểu và đạo tạo lại đội ngũ kế toán trước khi chuyển đổi từ kế toán thủ công sang kế toán trên máy vi tính. 61
chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Phương Mai Kết luận Công tác kế toán đóng vai trò rất quan trọng trong việc ra các quyết định kinh tế. Trong nền kinh tế thị trường hiện nay để phát triển và ganh đua với các doanh nghiệp bạn, Công ty TNHH kiến trúc Việt- Nhật đã có nhiều cố gắng trong việc tìm ra biện pháp cho hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả nói chung và công tác kế toán nói riêng. Công ty TNHH Kiến trúc Việt Nhật đã rất nỗ lực trong công tác tìm hiểu và vạch ra đường lối phát triển cho Công ty. Để đưa công ty dần khẳng dịnh mình trên thị trường, bộ máy kế toán đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển đi lên của Công ty. Trên đây là nhận thức tổng quan của em về tình hình công tác kế toán nói chung và công tác kế toán tiền lương. Em xin mạnh dạn đưa ra một số ý kiến và giải pháp để hoàn thiện hơn công tác kế toán tiền lương tại Công ty. Do kiến thức còn hạn chế và chưa từng có kinh nghiệm trong thực tế em mong sẽ nhận được sự đóng góp ý kiến và chỉ bảo hơn nữa của các thầy, các cô đặc biệt là cô Phạm Vân Huyền. Em xin chân thành cảm ơn! Hà nội, ngày 5 tháng 11 năm 2004. 62
chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Phương Mai Nhận xét của cơ quan thực tập 63