Đề tài Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng nội địa ở công ty xuất nhập khẩu nông sản thực phẩm Hà Nội

75 trang nguyendu 6820

Download

Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Đề tài Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng nội địa ở công ty xuất nhập khẩu nông sản thực phẩm Hà Nội", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

de_tai_hoan_thien_ke_toan_nghiep_vu_ban_hang_noi_dia_o_cong.doc

Nội dung text: Đề tài Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng nội địa ở công ty xuất nhập khẩu nông sản thực phẩm Hà Nội

Luận văn tốt nghiệp Lời nói đầu Từ khi chuyển đổi cơ chế tập trung quan liêu bao cấp sang cơ chế thị trường đã làm cho nền kinh tế sôi động hơn với sự cạnh tranh bình đẳng giữa các doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế. Trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp thương mại muốn tồn tại để tự khẳng định mình và có chỗ đứng vững chắc trên thị trường đòi hỏi hàng hoá bán ra phải được thị trường, được người tiêu dùng chấp nhận. Mục tiêu của doanh nghiệp là hoạt động kinh doanh có hiệu quả, bảo toàn và phát triển vốn để tạo tiền đề cho việc mở rộng thị phần trong nước cũng như nước ngoài. Để bắt kịp xu thế phát triển và không bị đẩy ra khỏi “cuộc chơi ”, các doanh nghiệp thương mại phải tổ chức tốt nghiệp vụ bán hàng, bán hàng là khâu quyết định trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Bán hàng hay còn gọi là tiêu thụ là khâu cuối cùng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thương mại. Để tiêu thụ đạt hiệu quả, hàng hoá bán ra phải có chất lượng cao, giá thành hạ, đủ sức cạnh tranh với các sản phẩm cùng loại trên thị trường. Bởi có tiêu thụ tốt sản phẩm doanh nghiệp mới đảm bảo hoạt động kinh doanh được thường xuyên liên tục. Qua đó doanh nghiệp sẽ tăng nhanh vòng quay vốn, có thu nhập để bù đắp chi phí và tích luỹ vốn đầu tư phát triển. Bán hàng có ý nghĩa đối với doanh nghiệp thương mại, với nền kinh tế cũng như toàn xã hội. Nó có ảnh hưởng trực tiếp mang tính quyết định đến kết quả hoạt động của doanh nghiệp thương mại. Nó cung cấp một lượng sản phẩm hàng hóa thiết yếu cho nhu cầu hàng ngày của người dân và nhu cầu sản xuất của các nghành kinh tế khác có liên quan. Để hoàn thành tốt kế hoạch tiêu thụ hàng hoá, mỗi doanh nghiệp đều có những biện pháp tổ chức và quản lý mà trong đó kế toán nghiệp vụ bán hàng giữ vai trò quan trọng.Việc tổ chức hợp lý quá trình hạch toán kế toán nghiệp vụ bán hàng là yêu cầu hết sức cần thiết không riêng với bất cứ doanh nghiệp thương mại nào.Thực tế nền kinh tế quốc dân đã và đang cho thấy rõ điều đó. Tuy nhiên công cụ này đã được sử dụng triệt để chưa lại là vấn đề cần đề cập đến. 1
Luận văn tốt nghiệp Nhận thức được vai trò, ý nghĩa của công tác bán hàng đòi hỏi các doanh nghiệp thương mại không ngừng củng cố, nâng cao, hoàn thiện kế toán bán hàng để theo kịp tốc độ phát triển của nền kinh tế hiện nay. Trong quá trình thực tập tại Công ty xuất nhập khẩu nông sản thực phẩm Hà Nội, em nhận thấy việc hoàn thiện kế toán bán hàng tăng cường hiệu quả của công tác hạch toán kế toán nghiệp vụ bán hàng là một đề tài hay góp phần đưa việc hạch toán kế toán nghiệp vụ bán hàng trở thành một công cụ đắc lực phục vụ cho việc lập kế hoạch tiêu thụ hàng hoá và ra các quyết định của nhà quản lý. Được sự giúp đỡ nhiệt tình của thầy Nguyễn Viết Tiến, các cô chú anh chị phòng kế toán Công ty xuất nhập khẩu nông sản thực phẩm Hà Nội cùng với những kiến thức đã học ở trường, em đã thực hiện luận văn của mình với đề tài: “Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng nội địa ở công ty xuất nhập khẩu nông sản thực phẩm Hà Nội ” Phương pháp nghiên cứu của đề tài trên cơ sở phân tích về mặt lý luận kế toán nói chung và kế toán nghiệp vụ bán hàng nói riêng kết hợp với thực tiễn kinh doanh và kế toán nghiệp vụ bán hàng tại công ty xuất nhập khẩu nông sản thực phẩm Hà Nội từ đó có những ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện hơn nữa kế toán nghiệp vụ bán hàng ở công ty. Ngoài lời nói đầu và kết luận, nội dung của luận văn gồm 3 chương : Chương 1 : Cơ sở lý luận của việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng trong doanh nghiệp thương mại. Chương 2 : Thực trạng kế toán nghiệp vụ bán hàng nội địa tại công ty xuất nhập khẩu nông sản thực phẩm Hà Nội Chương 3 : Phương hướng hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng nội địa ở công ty xuất nhập khẩu nông sản thực phẩm Hà Nội Do thời gian thực tập có hạn, kinh nghiệm thực tế chưa có, khả năng lý luận còn nhiều hạn chế nên bản luận văn này khó tránh khỏi những sai sót. Em rất mong nhận được ý kiến đóng góp bổ sung của các thầy cô giáo, các cô chú anh chị phòng kế toán của công ty để đề tài của em được hoàn thiện hơn nữa. 2
Luận văn tốt nghiệp Chương 1 Cơ sở lý luận của việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng trong các doanh nghiệp thương mạI 1.1 Một số vấn đề chung về nghiệp vụ bán hàng 1.1.1 Đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp thương mại trong nền kinh tế thị trường 1.1.1.1 Đặc điểm của nền kinh tế thị trường Đất nước ta đang từng bước phát triển theo nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần theo định hướng xã hội chủ nghĩa. Để làm được điều này thì Đảng và Nhà nước đang từng bước đổi mới và hoàn thiện một nền kinh tế thị trường theo mô hình tư bản chủ nghĩa sang một nền kinh tế thị trường mang "phong cách" xã hội chủ nghĩa. Nền kinh tế mà ở đó những khuyết tật của thị trường được hạn chế tới mức thấp nhất. Điều này không phải dễ bởi nó là bài toán khó của các quốc gia anh em có cùng một mô hình như chúng ta đó là Trung Quốc, Cu Ba và một số nước khác. Đến bây giờ theo đánh giá của nhiều chuyên gia kinh tế thì hiện nay chỉ có Trung Quốc là thành công hơn so với các nước khác khi vận dụng mô hình. Chính vì những khó khăn trên mà Đảng và Nhà nước ta phải luôn có những đường lối, chính sách trong từng thời kỳ ,từng giai đoạn của quá trình phát triển hay nói một cách đơn giản đó là những nội dung định hướng XHCN nền kinh tế thị trường ở nước ta. Định hướng XHCN trong nền kinh tế thị trường ở nước ta đó là định hướng của một xã hội mà ở đó sự hùng mạnh của quốc gia là nhờ vào sự giàu có và hạnh phúc của dân cư. Xã hội không còn tình trạng người bóc lột người mọi người làm việc theo năng lực hưởng theo lao động .Tất nhiên, đây vẫn còn 3
Luận văn tốt nghiệp là ước mơ của Nhà nước ta song là cơ sở để Đảng và Nhà nước ta xây dựng các mục tiêu một cách phù hợp. Đó là việc thực hiện tăng trưởng kinh tế và công bằng xã hội, nền kinh tế của nước ta có trình độ phát triển cao, môi trường sinh thái được bảo vệ, kinh tế nhà nước phải phát huy được vai trò chủ đạo cùng với kinh tế hợp tác làm nền tảng cho chế độ xã hội mới, Nhà nước quản lý nền kinh tế vì mục tiêu dân giàu nước mạnh xã hội công bằng văn minh, kinh tế của ta là nền kinh tế dân tộc hoà nhập với nền kinh tế thế giới. Xét trên góc độ vi mô thì doanh nghiệp là "tế bào" của thực thể kinh tế thì nó cũng chịu sự tác động của các hoạt động trong nền kinh tế. Mà trước tiên nó sẽ chịu sự tác động của các quy luật trong nền kinh tế thị trường.Như các quy luật giá trị, cạnh tranh, cung cầu và lưu thông tiền tệ. Nhưng dù là nền kinh tế thị trường theo đường lối TBCN hay theo đường lối XHCN thì nó cũng có những đặc trưng chung nhất định.Vì vậy trước tiên chúng ta phải đi tìm hiểu về các đặc điểm này để từ đó mới dẫn dắt theo con đường mà ta lựa chọn. Trước tiên, ta phải thấy rằng nền kinh tế thị trường có tính tự chủ của các chủ thể kinh tế rất cao. Trong nền kinh tế tập trung quan liêu bao cấp thì các doanh nghiệp hoạt động rất bị động tất cả đều do cấp trên đưa xuống các chỉ tiêu phải hoàn thành kế hoạch trong năm điều này khiến cho các doanh nghiệp không có sự năng động, sáng tạo trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Nhưng trong nền kinh tế thị trường thì các doanh nghiệp luôn phải vận động để làm sao có thể bù đắp được chi phí và kinh doanh có lãi đồng thời phải chịu trách nhiệm trước kết quả sản xuất kinh doanh của mình. Trên thị trường hàng hoá rất phong phú, chính do sự năng động của từng doanh nghiệp để có thể tồn tại và phát triển mà họ phải luôn tìm cách tạo ra những sản phẩm có chất lượng cao, mẫu mã đẹp, hàng hoá phải có nhiều chủng loại để có thể đáp ứng một cách tốt nhất nhu cầu của người tiêu dùng. Đây được coi là một ưu việt của nền kinh tế thị trường nó sẽ giúp cho xã hội ngày càng phát triển. 4
Luận văn tốt nghiệp Giá cả hàng hoá được quyết định ngay trên thị trường do sự tác động qua lại của cung và cầu. Vì vậy, giá cả trong nền kinh tế thị trường không bao giờ cố định nhưng cái quyết định vẫn là giá trị. Cạnh tranh là một tất yếu của thị trường bởi các doanh nghiệp trong nền kinh tế hàng hoá đều mong muốn và coi mục tiêu cuối cùng của mình là thu được lợi nhuận. Chính vì vậy, mà khi tiến hành hoạt động kinh doanh trên thị trường họ phải chịu sự cạnh tranh rất lớn từ các đối thủ trong cùng một ngành hoặc khác ngành. Cạnh tranh sẽ đào thải những doanh nghiệp hoạt động kinh doanh không có hiệu quả và sẽ giúp cho các doanh nghiệp "chiến thắng " có được nhiều kinh nghiệm hơn trên thương trường và lớn mạnh hơn về tiềm lực kinh tế. Kinh tế thị trường là hệ thống kinh tế mở. Kinh tế thị trường luôn đòi hỏi sự mở cửa, bởi một nền kinh tế mà hàng hoá luôn dồi dào thì sẽ dẫn đến sự ứ đọng hàng hoá trong nước nếu ta không mở cửa, khiến dẫn đến hiện tượng khủng hoảng thừa nó đòi hỏi các doanh nghiệp phải có những giao dịch với nước ngoài để có thể làm giảm được hàng hoá thừa đồng thời nhờ có nền kinh tế mở mà ta có thể có được các loại hàng hoá mà ta còn thiếu hoặc chưa sản xuất được. Đặc biệt trong điều kiện hiện nay khi mà quốc tế hoá ngày càng lớn thì việc mở cửa là một vấn đề hết sức quan trọng. 1.1.1.2 ảnh hưởng của nền kinh tế thị trường đối với nghiệp vụ bán hàng Kinh doanh trong nền kinh tế thị trường các doanh nghiệp trước hết phải giải đáp các vấn đề: kinh doanh hàng hoá gì, hướng tới đối tượng khách hàng nào và kinh doanh như thế nào. Nếu như trước đây các doanh nghiệp thương mại hoạt động theo một hệ thống các chỉ tiêu từ trên xuống dưới: vốn do nhà nước cấp, kế hoạch mua bán, giá cả đã có sẵn chỉ việc tuân theo, lãi doanh nghiệp hưởng, lỗ nhà nước chịu Khi chuyển sang nền kinh tế thị trường không còn được nhà nước bao cấp nữa, các doanh nghiệp thương mại phải tự tìm hướng đi cho mình, tự hạch toán độc lập. Do vậy, mỗi doanh nghiệp thương mại phải đề ra chiến lược kinh 5
Luận văn tốt nghiệp doanh đúng đắn để có thể đạt được mục tiêu của mình trong cuộc cạnh tranh đầy khắc nghiệt này. Có thể nói, tiêu thụ hàng hoá trong nền kinh tế thị trường là quá trình gồm nhiều hoạt động: nghiên cứu thị trường, nghiên cứu người tiêu dùng, các chính sách và hình thức bán hàng để doanh nghiệp tiếp cận được với khách hàng, thoả mãn nhu cầu của khách hàng. Do có sự cạnh tranh giữa các thành phần kinh tế nên doanh nghiệp phải nắm bắt rõ nhu cầu thị hiếu của người tiêu dùng, phục vụ cho họ những sản phẩm tốt nhất cả về kiểu dáng, chất lượng, giá cả cùng các dịch vụ kèm theo. Vì vậy các nhà kinh doanh cần tìm kiếm những biện pháp thúc đẩy tiêu thụ hàng hoá và từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh nói chung. Qua hoạt động bán hàng doanh nghiệp từng bước chiếm lĩnh thị trường, thu lợi nhuận, tạo dựng vị thế và uy tín của mình trên thương trường. 1.1.2 Đặc điểm nghiệp vụ bán hàng trong doanh nghiệp thương mại 1.1.2.1 Khái niệm bán hàng Bán hàng là quá trình trao đổi thông qua các phương tiện thanh toán để thực hiện giá trị của hàng hoá, dịch vụ. Trong quá trình đó doanh nghiệp chuyển giao sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ cho khách hàng còn khách hàng phải trả cho doanh nghiệp khoản tiền tương ứng với giá bán của sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ theo giá qui định hoặc giá thoả thuận. Hàng hoá trong các doanh nghiệp thương mại là hàng hoá mua vào đế bán ra nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất, tiêu dùng và xuất khẩu. Quá trình bán hàng là quá trình vận động của vốn kinh doanh từ vốn hàng hoá sang vốn bằng tiền và hình thành kết quả kinh doanh. Quá trình bán hàng hoàn tất khi hàng hoá được chuyển giao cho người mua và doanh nghiệp đã thu được tiền bán hàng hoặc khách hàng chấp nhận thanh toán. Qua đó, ta có thể khái quát đặc điểm chủ yếu của quá trình bán hàng như sau: 6
Luận văn tốt nghiệp - Về mặt hành vi: Có sự thoả thuận trao đổi diễn ra giữa người mua và người bán. Người bán đồng ý bán, người mua đồng ý mua, người bán xuất giao hàng cho người mua, người mua trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền. - Về bản chất kinh tế: Bán hàng là quá trình thay đổi quyền sở hữu hàng hoá. Sau khi bán hàng quyền sở hữu hàng hoá chuyển cho người mua, người bán không còn quyền sở hữu về số hàng đã bán. Thực hiện quá trình bán hàng, đơn vị bán xuất giao cho khách hàng một khối lượng hàng hoá nhất định theo thoả thuận hoặc hợp đồng đã ký kết và sẽ nhận lại từ khách hàng một khoản tiền tương ứng với giá bán số hàng hoá đó. Doanh thu bán hàng được hình thành đó chính là nguồn bù đắp chi phí và hình thành kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Về nguyên tắc chỉ khi nào chuyển quyền sở hữu hàng hoá từ đơn vị bán sang khách hàng và khách hàng thanh toán tiền hoặc chấp nhận thanh toán thì hàng mới được coi là bán, lúc đó mới phản ánh doanh thu. Do đó tại thời điểm xác nhận là bán hàng và ghi nhận doanh thu có thể doanh nghiệp thu được tiền hàng hoặc cũng có thể chưa thu được vì người mua mới chấp nhận trả. 1.1.2.2 Vai trò của bán hàng Bán hàng là giai đoạn cuối cùng của quá trình tuần hoàn vốn và nó là cơ sở để xác định kết quả bán hàng. Với các doanh nghiệp, bán được hàng thì mới có thu nhập để bù đắp chi phí đã bỏ ra và có lãi. Xác định chính xác doanh thu bán hàng là cơ sở để đánh giá các chỉ tiêu kinh tế –tài chính, trình độ hoạt động của đơn vị và thực hiện nghĩa vụ đối với ngân sách Nhà nước. Đối với người tiêu dùng công tác bán hàng đáp ứng được nhu cầu tiêu dùng của khách hàng. Chỉ có thông qua bán hàng thì tính hữu ích của hàng hoá mới được thực hiện và được xác định về mặt số lượng, chất lượng, chủng loại, thời gian, sự phù hợp với thị hiếu người tiêu dùng mới được xác định rõ. Như vậy bán hàng là điều kiện để tái sản xuất xã hội. 7
Luận văn tốt nghiệp Quá trình bán hàng còn ảnh hưởng đến quan hệ cân đối giữa các nghành, giữa các doanh nghiệp với nhau, tác động đến quan hệ cung cầu trên thị trường.Công tác bán hàng của doanh nghiệp mà tổ chức tốt, thông suốt sẽ tác động đến hoạt động mua hàng, sản xuất, dự trữ, tạo điều kiện thúc đẩy quá trình kinh doanh tiến hành một cách nhanh chóng, đồng vốn được luân chuyển nhanh. Kinh doanh có lãi thì doanh nghiệp mới có điều kiện mở rộng thị trường, nâng cao nghiệp vụ, trình độ quản lý và đời sống của cán bộ công nhân viên trong doanh nghiệp, tạo nguồn tích luỹ quan trọng trong nền kinh tế quốc dân. Một doanh nghiệp được coi là kinh doanh có hiệu quả nếu có tích luỹ và toàn bộ chi phí bỏ ra trong quá trình kinh doanh đều được bù đắp lại bằng thu nhập về bán hàng. Bán hàng là điều kiện vô cùng quan trọng để doanh nghiệp đứng vững trên thị trường. Do đó công tác bán hàng cần phải được nắm bắt, theo dõi chặt chẽ, thường xuyên quá trình bán hàng từ khâu mua hàng, dự trữ, bán hàng, thanh toán thu nộp kịp thời đảm bảo xác định kết quả kinh doanh đúng tránh hiện tượng lãi giả, lỗ thật. 1.1.2.3 Các phương thức bán hàng 1.1.2.3.1 Phương thức bán buôn Bán buôn là việc bán hàng cho các đơn vị, cá nhân (những người trung gian) để họ tiếp tục chuyển bán hoặc bán cho người sản xuất để tiếp tục sản xuất ra sản phẩm. Hàng hoá sau khi bán vẫn còn nằm trong lưu thông, hoặc trong sản xuất, chưa đến tay người tiêu dùng cuối cùng. Bán hàng theo phương thức này thường bán với khối lượng lớn và có thời hạn thu hồi vốn nhanh. Trong doanh nghiệp thương mại, bán buôn hàng hoá thường áp dụng hai phương thức:  Bán buôn qua kho: là phương thức bán hàng mà hàng hoá được đưa về kho của đơn vị rồi mới tiếp tục chuyển bán. Bán buôn qua kho được tiến hành dưới hai hình thức: 8
Luận văn tốt nghiệp - Bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp : theo hình thức này bên mua cử cán bộ nghiệp vụ trực tiếp đến nhận hàng trực tiếp tại kho của bên bán. Số hàng được xác định là tiêu thụ khi đại diện bên mua ký nhận hàng và đã trả tiền hoặc chấp nhận nợ. - Bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng : theo hình thức này bên bán xuất kho để giao hàng cho bên mua tại địa điểm người mua đã qui định trong hợp đồng kinh tế giữa hai bên bằng phương tiện vận tải tự có hoặc thuê ngoài. Khi hàng hoá vận chuyển thì vẫn thuộc bên bán. Chứng từ gửi hàng đi là phiếu gửi hàng, vận đơn vận chuyển. Chứng từ bán hàng cũng là hoá đơn hoặc phiếu xuất kho kiêm hoá đơn. Hàng hoá gửi đi chưa phải là bán mà vẫn thuộc quyền sở hữu doanh nghiệp. Hàng gửi đi được xác định là tiêu thụ khi bên mua trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền.  Bán buôn vận chuyển thẳng: Là trường hợp hàng hoá bán cho bên mua được giao thẳng từ kho của bên cung cấp hoặc giao thẳng từ bến cảng nhà ga chứ không qua kho của công ty. Bán buôn vận chuyển thẳng là phương thức bán hàng tiết kiệm nhất vì nó giảm được chi phí lưu thông, tăng nhanh sự vận động của hàng hoá. Nhưng phương thức này chỉ áp dụng trong trường hợp cung ứng hàng hoá có kế hoạch, khối lượng hàng hoá lớn, hàng bán ra không cần chọn lọc, bao gói. Phương thức này có thể thực hiện theo các hình thức sau: - Bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức giao trực tiếp (hình thức giao tay ba) : Theo hình thức này, doanh nghiệp tiến hành buôn bán với bên cung cấp về mua hàng đồng thời tiến hành thanh toán với bên mua về bán hàng. Cả 3 bên cùng chứng kiến việc giao nhận hàng hoá. Khi bên mua ký nhận đủ hàng và đã trả tiền hoặc chấp nhận nợ thì hàng hoá được xác định là tiêu thụ. - Bán buôn vận vận chuyển thẳng theo hình thức vận chuyển hàng :Theo hình thức này, doanh nghiệp thương mại sau khi mua hàng, nhận hàng mua, bằng phương tiện vận tải tự có hoặc thuê ngoài chuyển hàng đến giao cho bên mua tại địa điểm đã qui định trong hợp đồng kinh tế. Hàng hoá được xác định là tiêu 9
Luận văn tốt nghiệp thụ khi nhận được tiền của bên mua thanh toán hoặc giấy báo của bên mua đã nhận được hàng và chấp nhận thanh toán. 1.1.2.3.2 Phương thức bán lẻ hàng hoá Bán lẻ là bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng để thoả mãn nhu cầu cá nhân và tập thể. Hàng hoá sau khi bán đi vào tiêu dùng trực tiếp, kết thúc khâu lưu thông. Khối lượng hàng bán thường nhỏ, phong phú đa dạng cả về chủng loại, mẫu mã. Trong bán lẻ có thể áp dụng các hình thức sau:  Hình thức bán hàng thu tiền trực tiếp : Đây là hình thức bán hàng mà nhân viên bán hàng trực tiếp thu tiền của khách hàng và giao hàng cho khách. Trong hình thức này nhân viên bán hàng là người chịu trách nhiệm vật chất về số hàng đã nhận ra quầy để bán lẻ. Để phản ánh rõ số lượng hàng nhận ra và đã bán thì nhân viên bán hàng phải tiến hành hạch toán nghiệp vụ trên các thẻ hàng ở quầy hàng. Thẻ hàng được mở cho từng mặt hàng để ghi chép sự biến động của hàng hóa trong từng ca, từng ngày. Cuối ca, ngày nhân viên bán hàng phải kiểm tiền, làm giấy nộp tiền bán hàng trong ca, cuối ngày để ghi chép vào thẻ và lập báo cáo bán hàng. Phương thức này áp dụng phổ biến ở những công ty thương mại bán lẻ vì tiết kiệm được lao động, khách mua hàng thuận tiện nhưng nếu không quản lý chặt chẽ dễ xảy ra tiêu cực, mất tiền  Hình thức bán hàng thu tiền tập trung: Là phương thức bán hàng mà nghiệp vụ bán hàng và thu tiền tách rời nhau, mỗi quầy hàng có nhân viên thu ngân làm nhiệm vụ viết hoá đơn hoặc tích kê thu tiền của khách mua hàng. Khách hàng sẽ cầm hoá đơn hoặc tích kê đến nhận hàng ở quầy do nhân viên thu ngân giao và trả hoá đơn, tích kê cho nhân viên bán hàng. Cuối ca, cuối ngày nhân viên thu ngân kiểm tiền làm giấy nộp tiền bán hàng, còn nhân viên bán hàng căn cứ vào số hàng đã giao theo các hoá đơn và tích kê thu lại hoặc kiểm kê hàng hoá còn lại cuối ca, cuối ngày để xác định hàng hóa đã giao, lập báo cáo bán hàng trong ca(ngày). Đối chiếu số tiền nộp theo giấy nộp tiền với doanh thu bán hàng theo các báo cáo bán hàng để xác định thừa và thiếu tiền hàng. Do có việc tách rời giữa người bán và người thu tiền như vậy sẽ tránh 10
Luận văn tốt nghiệp được sai sót, mất mát hàng hoá và tiền. Người bán chỉ giao hàng nên tránh được nhầm lẫn về tiền hàng trong quá trình bán, mặt khác họ sẽ có nhiều thời gian để chuẩn bị hàng hoá phục vụ khách hàng tốt hơn. Tuy vậy, hình thức này lại gây phiền hà cho khách hàng, vì thế chỉ áp dụng với những mặt hàng có giá trị cao.  Hình thức bán hàng trả góp: Là phương thức bán hàng thu tiền nhiều lần. Người mua sẽ thanh toán lần đầu tại thời điểm mua. Số tiền còn lại người mua chấp nhận trả dần ở các kỳ tiếp theo. Ngoài số tiền phải trả theo giá mua hàng hoá, người mua còn phải trả thêm một khoản tiền lãi do trả chậm. Theo hình thức trả góp, về mặt hạch toán khi giao hàng cho người mua thì lượng hàng chuyển giao được coi là tiêu thụ. Hình thức này giúp doanh nghiệp mở rộng thị trường tiêu thụ, thu hút được nhiều khách hàng.  Hình thức bán hàng tự phục vụ: Hình thức này hiện đang phát triển mạnh mẽ ở nước ta, được tổ chức dưới dạng cửa hàng tự chọn hoặc siêu thị. Khách hàng đến mua hàng tự do lựa chọn rồi mang ra bộ phận thu tiền để thanh toán. Nhân viên thu ngân tính rồi thu tiền của khách hàng lập hoá đơn bán hàng và cuối ngày nộp tiền cho thủ quỹ. Hình thức này đòi hỏi vốn đầu tư lớn vì phải trang bị các phương tiện kỹ thuật hiện đại vào việc bán hàng. 1.1.2.3.3 Phương thức bán hàng đại lý Là phương thức mà doanh nghiệp thương mại xuất hàng giao cho bên nhận đại lý để bán. Bên đại lý sẽ trựctiếp bán hàng, thanh toán tiền cho doanh nghiệp thương mại và được hưởng hoa hồng đại lý. Số hàng gửi đại lý vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp và được xác định là tiêu thụ khi doanh nghiệp nhận được tiền do bên đại lý thanh toán hoặc nhận giấy báo chấp nhận thanh toán. 1.1.2.4 Giá cả hàng hoá Các doanh nghiệp thương mại hiện nay trên thị trường đều cạnh tranh với nhau bằng giá cả và chất lượng hàng hoá. Tuy nhiên, dù hàng hoá có chất lượng tốt đi chăng nữa mà giá lại quá cao thì không thể thu hút được khách hàng. Bởi 11
Luận văn tốt nghiệp vậy, giá cả là một trong những yếu tố vô cùng quan trọng, là vũ khí chiến lược có vai trò quyết định đến doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp. Trong nền kinh tế thị trường, lợi nhuận được coi là một tiêu chí quan trọng, là mục tiêu cuối cùng mà mỗi doanh nghiẹp đều hướng tới. Vì thế, việc xác định giá bán là một công việc rất khó khăn, mỗi doanh nghiệp phải tự xác định cho mình mức giá phù hợp dựa vào nhu cầu thị trường, điều kiện của mình Hiện nay doanh nghiệp thường xác định giá bán theo công thức: Giá bán = Giá mua thực tế + Thặng số thương mại Thặng số thương mại = Giá mua thực tế x Tỉ lệ(%)thặng số thương mại Từ đó ta có: Giá bán = Giá mua thực tế x [ 1+Tỉ lệ (%) thặng số thương mại ] 1.1.2.5 Các phương thức thanh toán Trong quá trình hoạt động kinh doanh các doanh nghiệp thường xuyên phát sinh các hoạt động thanh toán với các đơn vị, tổ chức và cá nhân có liên quan như thanh toán tiền hàng hoá, dịch vụ với người cung cấp, thanh toán tiền thuế với cơ quan thuế Mặt khác với tư cách là một nhà cung cấp, doanh nghiệp cũng nhận thường xuyên các khoản thanh toán từ các khách hàng của mình. Việc thanh toán tiền hàng được tiến hành theo nhiều phương thức, có thể trả tiền trước, trả tiền ngay, trả tiền sau tuỳ theo sự thoả thuận mua bán giữa hai bên. Đồng thời nó đảm bảo quyền lợi cho cả hai bên và nó giúp cho việc quản lý tiền vốn trong doanh nghiệp phù hợp với sự vận động của chúng. Hiện nay các doanh nghiệp thương mại áp dụng 2 hình thức chủ yếu sau:  Phương thức thanh toán ngay : Sau khi giao hàng cho bên mua và bên mua chấp nhận thanh toán luôn, bên bán có thể thu tiền hàng ngay bằng tiền mặt, séc, hoặc có thể bằng hàng ( nếu bán hàng theo phương thức hàng đổi hàng ). Phương thức này áp dụng đối với khách hàng không thường xuyên liên tục giao dịch thì trước khi nhận hàng phảI thanh toán đầy đủ tiền hàng theo hoá đơn. 12
Luận văn tốt nghiệp Nếu muốn nợ lạI phảI có tàI sản thế chấp hay tín chấp của công ty, cá nhân khác đứng ra cam đoan trả đúng hạn theo quy định.  Phương thức thanh toán chậm trả : Theo phương thức này, bên bán sẽ nhận được tiền hàng sau một khoảng thời gian mà hai bên thoả thuận trước. Do đó hình thành khoản công nợ phảI thu của khách hàng. Nợ phảI thu cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phảI thu. Việc cho khách hàng nợ hay là thanh toán sau đối với doanh nghiệp chỉ hạn chế trong một thời gian ngắn mà cho một số ít khách hàng mua bán thường xuyên, có tín nhiệm, làm ăn lâu dài. 1.1.2.6 Phạm vi và thời điểm ghi chép Trong doanh nghiệp thương mại, bán hàng là khâu cuối cùng của hoạt động kinh doanh và có tính quyết định đến cả quá trình kinh doanh. Bởi vậy, việc xác định đúng hàng bán có ý nghĩa vô cùng quan trọng, giúp cho việc xác định chính xác doanh thu bán hàng, từ đó tạo đIều kiện cho việc tổ chức kế toán bán hàng được khoa học và theo dõi chặt chẽ các khoản phải thu của khách hàng để đôn đốc khách hàng thanh toán kịp thời. Hàng hoá được gọi là hàng bán khi doanh nghiệp xuất giao hàng cho khách hàng đã thu được tiền ngay hoặc khách hàng đã chấp nhận thanh toán. Theo quy định hiện nay, hàng hoá của doanh nghiệp được xác định là hàng bán trong các trường hợp: - Thực hiện bán hàng theo phương thức trả ngay ( đã thu được tiền mặt, séc, giấy báo có ) - Thực hiện bán hàng theo phương thức trả chậm, khoản tiền này được goi là khoản phải thu của khách hàng. Doanh thu này là doanh thu trả chậm. - Khách hàng ứng trước tiền mua hàng của doanh nghiệp. Khi chuyển hàng trả cho khách thì hàng hoá đó được coi là hàng bán và khi đó doanh thu bán hàng cũng được ghi nhận. Như vậy, thời điểm để xác định hàng bán không phải tính từ lúc xuất giao hàng cho khách hàng mà phải căn cứ vào thời điểm thanh toán của khách hàng, tức là lúc doanh nghiệp thu được tiền về nếu khách hàng thanh toán bằng 13
Luận văn tốt nghiệp tiền mặt hoặc nhận giấy báo có của ngân hàng nếu khách hàng thanh toán bằng hình thức chuyển khoản qua ngân hàng. Do đó, hàng hoá gửi đi của doanh nghiệp về mặt pháp lý vẫn thuộc quyền sở hữu của đơn vị, chỉ khi nào khách hàng trả tiền hay chấp nhận thanh toán thì lúc đó số hàng hoá gửi đi mới thuộc quyền sở hữu của khách hàng. Khi đó hàng hoá của doanh nghiệp mới được coi là hàng bán và doanh thu bán hàng sẽ được ghi nhận. 1.1.3 Yêu cầu quản lý nghiệp vụ bán hàng Nghiệp vụ bán hàng có liên quan đến nhiều khách hàng khác nhau, các phương thức bán hàng, các thể thức thanh toán. Quản lý nghiệp vụ bán hàng trong doanh nghiệp thương mại chính là việc quản lý về số lượng, chất lượng, giá cả hàng hoá, về việc thu hồi tiền hàng và xác định kết quả kinh doanh. Yêu cầu: - Để quản lý về số lượng đòi hỏi phải thường xuyên phản ánh giám đốc tình hình sự vận động của từng loại hàng hoá trong quá trình nhập – xuất – tồn kho cả về số lượng và mặt hàng, phát hiện kịp thời hàng hoá ứ đọng để có biện pháp giải quyết nhanh chóng số hàng. - Về mặt chất lượng, phải làm tốt công tác kiểm tra, phân cấp mặt hàng và có chế độ bảo quản riêng đối với từng loại mặt hàng, nhất là các loại mặt hàng dễ hư hỏng, kịp thời phát hiện các sản phẩm kém phẩm chất. Có như vậy mới giữ được uy tín của doanh nghiệp trên thị trường, kéo dài chu kỳ khai thác của doanh nghiệp. - Nắm bắt, theo dõi chặt chẽ từng phương thức bán hàng, từng thể thức thanh toán, từng loại hàng hoá và từng khách hàng. Đôn đốc thanh toán, thu hồi đầy đủ tiền hàng. - Tính toán xác định đúng đắn kết quả từng loại hoạt động và thực hiện nghiêm túc cơ chế phân phối lợi nhuận. Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với nhà nước theo quy định. 14
Luận văn tốt nghiệp 1.1.4 Nhiệm vụ của kế toán nghiệp vụ bán hàng Mục tiêu lớn nhất đối với mỗi doanh nghiệp là có thể cạnh tranh trên thị trường và được người tiêu dùng chấp nhận, qua đó mở rộng thị phần nhằm khẳng định chỗ đứng của mình. Trong các doanh nghiệp, kế toán là công cụ đắc lực phục vụ cho việc quản lý hoạt động kinh doanh và lập kế hoạch tiêu thụ. Để phát huy vai trò của kế toán đối với hoạt động kinh doanh, kế toán bán hàng cần phải thực hiện tốt các nhiệm vụ: 1.1.4.1 Ghi chép, phản ánh kịp thời đầy đủ doanh thu bán hàng. 1.1.4.2 Ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ các khoản giảm trừ doanh thu và xác định đúng doanh thu thuần của hàng hoá đã tiêu thụ. 1.1.4.3 Tính toán chính xác giá mua thực tế của hàng hoá đã tiêu thụ, nhằm xác định đúng đắn kết quả kinh doanh trong kỳ của doanh nghiệp. Trị giá hàng xuất bán được xác định theo một trong các phương pháp sau:  Phương pháp giá thực tế đích danh: Theo phương pháp này, hàng hoá được xác định giá trị theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng ( trừ trường hợp điều chỉnh ). Khi xuất hàng hoá nào sẽ tính theo giá thực tế của hàng hoá đó. Phương pháp này thường sử dụng với các loại hàng hoá có giá trị cao và có tính tách biệt.  Phương pháp giá bình quân: Đầu tiên phải tính giá mua bình quân của hàng hoá luân chuyển trong kỳ đối với từng hàng hoá theo công thức: Trị giá mua của Trị giá mua của hàng hoá còn + hàng hoá nhập Giá mua bình quân đầu kỳ trong kỳ đơn vị hàng hoá = luân chuyển trong kỳ Số lượng hàng hoá Số lượng hàng hoá còn đầu kỳ + nhập trong kỳ Sau đó tính trị giá mua của hàng hoá xuất kho trong kỳ cho từng thứ hàng hóa: 15
Luận văn tốt nghiệp Trị giá mua Số lượng hàng Giá mua của hàng hoá = hoá xuất kho x bình quân xuất kho trong kỳ trong kỳ đơn vị Cuối kỳ tính trị giá mua của số hàng hoá xuất kho trong kỳ bằng cách tổng cộng trị giá mua của từng thứ hàng hoá xuất kho.  Phương pháp nhập trước- xuất trước: Theo phương pháp này, trước hết ta phảI xác định được đơn giá thực tế nhập kho của từng lần nhập và dựa trên giả thiết số hàng nào nhập trước thì xuất kho trước, xuất hết số nhập trước mới đến số nhập sau. Khi xuất bán lấy trị giá thực tế của lần nhập đó làm cơ sở để tính trị giá thực tế của hàng xuất bán. Công thức tính: Trị giá mua Giá mua thực tế đơn vị Số lượng hàng hoá xuất của hàng hoá = hàng hoá nhập kho theo x kho trong kỳ thuộc số xuất kho trong kỳ từng lần nhập kho trước lượng từng lần nhập kho Phương pháp này thích hợp trong trường hợp giá cả giảm hoặc có xu hướng giảm.  Phương pháp nhập sau – xuất trước: Theo phương pháp này cũng phải xác định được đơn giá thực tế của từng lần nhập kho và giả thiết lô hàng nào nhập sau thì xuất trước, nhập trước thì tính sau. Khi xuất bán căn cứ vào trị giá thực tế lúc nhập để tính trị giá thực tế của hàng xuất bán. Công thức tính: Trị giá mua của Giá mua thực tế Số lượng hàng hoá hàng hoá xuất = đơn vị hàng hoá x xuất kho trong kỳ kho trong kỳ nhập kho theo thuộc số lượng từng lần nhập kho sau từng lần nhập kho Phương pháp này thích hợp trong trường hợp lạm phát. 16
Luận văn tốt nghiệp Trên thực tế tình hình kinh doanh luôn biến động đòi hỏi các doanh nghiệp thương mại phải biết thích ứng với sự thay đổi này. Do đó, nhà quản lý nên áp dụng phương pháp tính giá mua hàng xuất kho cho phù hợp đồng thời phải nắm bắt kịp thời thông tin từ thị trường, từ khách hàng để đưa ra mức giá bán cho hợp lý. 1.2 Kế toán nghiệp vụ bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại 1.2.1 Hạch toán ban đầu Hạch toán ban đầu là quá trình theo dõi, ghi chép, hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế trên chứng từ làm cơ sở cho hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết. Đối với nghiệp vụ bán hàng thường sử dụng một số các chứng từ: - Hoá đơn giá trị gia tăng ( doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ ) - Hoá đơn bán hàng ( doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp ) - Phiếu xuất kho - Phiếu thu - Chứng từ ngân hàng ( giấy báo nợ, có của ngân hàng ) - Bảng kê bán lẻ hàng hoá và dịch vụ - Bảng kê thanh toán đại lý - Các chứng từ khác có liên quan đến nghiệp vụ bán hàng 1.2.2 Hạch toán tổng hợp 1.2.2.1 Tài khoản sử dụng Hệ thống chế độ kế toán doanh nghiệp được BTC ban hành ngày 1/11/1995 theo quyết định số 1141 QĐ/CĐKT và được chính thức áp dụng trong cả nước từ ngày 1/11/1996 cùng với việc ban hành luật thuế GTGT thay 17
Luận văn tốt nghiệp luật thuế doanh thu được thực hiện từ ngày 1/1/1999 thì kế toán bán hàng trong doanh nghiệp thương mại sử dụng các tài khoản sau:  Tài khoản 511 “ Doanh thu bán hàng ”: Tài khoản này dùng để phản ánh tổng doanh thu bán hàng thực tế của doanh nghiệp trong kỳ hạch toán Kết cấu và nội dung TK 511 511 - Các khoản giảm trừ doanh thu: - Doanh thu bán hàng theo giá + giảm giá hàng bán ghi trên hoá đơn + doanh thu hàng bị trả lại + thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu phải nộp ( nếu có ) - Kết chuyển doanh thu thuần Tài khoản này gồm 4 tài khoản cấp 2: + TK5111 “ Doanh thu bán hàng hoá ” + TK5112 “ Doanh thu bán thành phẩm ” + TK5113 “ Doanh thu cung cấp dịch vụ ” + TK5114 “ Doanh thu trợ cấp giá ”  Tài khoản 512 “ Doanh thu bán hàng nội bộ ”: Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu bán hàng cho các đơn vị nội bộ doanh nghiệp. Kết cấu và nội dung TK 512 : Tương tự như TK 511 Tài khoản này gồm 3 tài khoản cấp 2 + TK5121 “ Doanh thu bán hàng hoá ” + TK5122 “ Doanh thu bán thành phẩm ” + TK5123 “ Doanh thu cung cấp dịch vụ ” 18
Luận văn tốt nghiệp  Tài khoản 531 “ Hàng bán bị trả lại ”: Tài khoản này dùng để thao dõi doanh thu của số hàng hoá, thành phẩm, dịch vụ đã tiêu thụ nhưng bị khách hàng trả lại. Kết cấu và nội dung TK 531 531 - Giá bán của hàng bị - Kết chuyển giá bán của trả lại theo từng lần hàng bị trả lại sang TK 511 phát sinh để xác định doanh thu thuần.  Tài khoản 532 “ Giảm giá hàng bán ”: Tài khoản này dùng để theo dõi doanh thu của số hàng hoá, thành phẩm, dịch vụ đã tiêu thụ nhưng bị khách hàng trả lại và trường họp giảm giá cho người mua vì mua nhiều trong 1 lần. Kết cấu và nội dung TK 532: 532 - Các khoản giảm giá hàng - Kết chuyển toàn bộ số tiền bán đã chấp thuận cho giảm giá hàng bán sang TK 511 người mua hàng. để xác định doanh thu thuần.  Tài khoản 632 “ Giá vốn hàng hoá ”: Dùng để theo dõi trị giá vốn của hàng hoá, sản phẩm, dịch vụ đã xuất bán trong kỳ. Kết cấu và nội dung TK 632 632 -Trị giá vốn của hàng - Kết chuyển trị giá vốn hoá, thành phẩm, dịch của hàng hoá, thành phẩm vụ đã bán ra trong kỳ dịch vụ đã tiêu thụ trong kỳ sang TK 911 19
Luận văn tốt nghiệp  Tài khoản 157 “ Hàng gửi đi bán ”: Được sử dụng để theo dõi giá trị của hàng hóa, sản phẩm tiêu thụ theo phương thức chuyển hàng hoặc nhờ bán đại lý, ký gửi đã hoàn thành bàn giao cho người mua nhưng chưa được xác định là tiêu thụ. Kết cấu và nội dung TK 157 157 - Trị giá hàng hoá đã chuyển - Trị giá hàng hoá, dịch vụ bán hoặc giao cho cơ sở đại lý đã được xác định là tiêu thụ - Giá thành dịch vụ đã hoàn - Trị giá hàng hoá bị bên thành nhưng chưa được chấp mua trả lại. nhận thanh toán. Dư nợ: - Trị giá hàng hoá đã gửi đi chưa được xác định là tiêu thụ  Tài khoản 131 “ Phải thu của khách hàng ”: Phản ánh tình hình thanh toán giữa doanh nghiệp với người mua, người đặt hàng về số tiền phải thu đối với hàng hoá, sản phẩm dịch vụ đã tiêu thụ. Kết cấu và nội dung TK 131 131 - Số tiền phải thu của - Số tiền giảm trừ cho khách khách hàng hàng - Số tiền thừa phải trả lại - Số tiền đã thu của khách hàng khách hàng Dư nợ: - Số tiền còn phải thu của khách hàng 20
Luận văn tốt nghiệp Tài khoản 131 có thể có số dư bên có. Số dư bên có TK131 phản ánh số tiền thu trước của người mua hoặc thu thừa của người mua. Các doanh nghiệp khi vận dụng TK131 phải mở sổ chi tiết theo dõi từng khách hàng từ khi phát sinh cho đến khi thanh toán xong. Khi lập bảng cân đối kế toán không được bù trừ giữa số dư nợ và số dư có của TK131 mà phải ghi theo số dư chi tiết. Ngoài ra kế toán nghiệp vụ bán hàng còn sử dụng các tài khoản khác có liên quan như: + TK111: Tiền mặt + TK112: Tiền gửi ngân hàng + TK3331: Thuế GTGT đầu ra + TK641: Chi phí bán hàng + TK642: Chi phí quản lý 1.2.2.2 Trình tự kế toán Với mỗi phương thức bán hàng chúng ta có cách hạch toán riêng, tuỳ theo doanh nghiệp thương mại áp dụng kế toán hàng tồn kho theo phương pháp nào. Theo quy định thì kế toán hàng tồn kho của doanh nghiệp phảI được tiến hành theo phương pháp kê khai thường xuyên (KKTX) và phương pháp kiểm kê định kỳ (KKĐK). Đồng thời tuỳ theo doanh nghiệp áp dụng thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ thuế hay phương pháp trực tiếp mà hạch toán cho phù hợp. *Trường hợp doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp KKTX  Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ - Kế toán bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp tại kho 21
Luận văn tốt nghiệp Theo hình thức này, bên mua cử đại diện đến kho của doanh nghiệp thương mại để nhận hàng. Sau khi xuất kho hàng hoá, đại diện bên mua ký nhận đủ hàng và đã trả tiền hoặc chấp nhận nợ thì hàng hoá được xác định là tiêu thụ. Sơ đồ 1 111,112,131 3331 531 511 111,112,131 811 Giảm VAT Doanh thu Chiết khấu đầu ra bán hàng Doanh thu hàng K/c hàng 3331 bán bị trả lại bị trả lại VAT đầu ra 532 Giảm giá hàng bán K/c giảm giá 156 632 156 K/c trị giá TGV hàng vốn bán bị trả lại 911 K/chuyển K/c DTT 22
Luận văn tốt nghiệp - Kế toán bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng Theo hình thức này, căn cứ vào hợp đồng kinh tế, doanh nghiệp thương mại bằng phương tiện vận tải của mình hoặc thuê ngoài chuyển hàng đến cho bên mua tại địa điểm đã thoả thuận trước. Khi bên bán nhận được tiền của bên mua thanh toán hoặc giấy báo của bên mua nhận đủ hàng và chấp nhận thanh toán thì hàng hoá được xác định là tiêu thụ. Chi phí vận chuyển nếu bên bán chịu kế toán ghi vào chi phí bán hàng, nếu bên mua chịu coi như bên bán chi hộ và phải thu của bên mua. Sơ đồ 2: 156 157 632 511 111,112,131,141 1388 X/kho h.hoá K/chuyển Doanh thu bán hàng CPVC chi hộ chuyển bán giá vốn bên mua 1381 3331 641 T/giá hàng VAT CPVC bên thiếu đầu ra bán chịu Trị giá hàng bị trả lại về nhập kho Trường hợp bán hàng có chiết khấu bán hàng, giảm giá hàng bán và hàng bị trả lại kế toán hạch toán tương tự như bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp tại kho. Cuối kỳ kế toán tính và kết chuyển doanh thu thuần của số hàng thực tế trong kỳ: Nợ 511 Doanh thu thuần Có 911 23
Luận văn tốt nghiệp - .Bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức giao hàng trực tiếp. Sơ đồ 3 511 111,112,131,311 632 156 157 Doanh thu bán K/c trị giá vốn Hàng bán bị trả hàng lại về nhập kho Hàng bán bị trả lại 3331 133 VAT đầu ra Thuế VAT đầu vào được khấu trừ 811 Chiết khấu bán hàng 3331 531 532 Giảm thuế VAT đầu ra Doanh thu hàng bán bị trả lại Doanh thu giảm giá hàng bán Trường hợp bán hàng có chiết khấu bán hàng, giảm giá hàng bán, hàng bị trả lại kế toán hạch toán tương tự như bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp tại kho. Cuối kỳ kế toán tính và kết chuyển doanh thu thuần của số hàng thực tế trong kỳ: Nợ 511 Doanh thu thuần. Có 911 24
Luận văn tốt nghiệp - Kế toán bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức chuyển hàng Sơ đồ 4 511 111,112,331,141 157 632 Doanh thubán hàng Giá mua hàng hoá chưa thuế K/c giá vốn 3331 133 641 VAT đầu vào được khấu trừ VAT đầu ra Chi phí chuyển hàng bên bán chịu 1388 Chi phí chuyển hàng chi hộ bên mua Trường hợp bán hàng có chiết khấu bán hàng, giảm giá hàng bán và hàng bị trả lại kế toán hạch toán tưong tự như bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp. Cuối kỳ kế toán tính và kết chuyển doanh thu thuần của số hàng thực tế trong kỳ: Nợ 511 Doanh thu thuần Có 911 - Kế toán bán lẻ hàng hoá 25
Luận văn tốt nghiệp Sơ đồ 5 156 632 911 511 111,112 Kết chuyển K/ c K/c DTT Số tiền thực nộp TGV hàng bán 3331 1388 Số tiền thiếu 721 111,112 Số tiền nộp thừa - Kế toán bán hàng theo phương thức trả góp Sơ đồ 6 156 632 911 511 111,112 Số tiền người K/c giá vốn K/c K/c doanh thu DT theo giá mua trả lần hàng bán thuần bán chưa thuế đầu 3331 Thuế VAT 131 đầu ra 711 Lãi trả chậm Số tiền còn phải thu của người mua 26
Luận văn tốt nghiệp - Kế toán bán hàng đại lý Sơ đồ 7: Kế toán bên nhận đại lý 911 5113 111,112 Kết chuyển doanh Hoa hồng đại lý thu thuần 003 331 Toàn bộ -Nhận - Bán Phải trả chủ hàng tiền hàng - Trả lại Thanh toán tiền hàng cho chủ hàng - Kế toán bán hàng nội bộ Bán hàng nội bộ là việc bán hàng hóa, lao vụ, dịch vụ giữa đơn vị chính với các đơn vị trực thuộc hay giữa các đơn vị trực thuộc với nhau trong cùng một công ty, tổng công ty Sơ đồ 8 156 632 911 512 111,112 K/chuyển giá K/chuyển K/chuyển doanh Dthu bán vốn hàng bán thu thuần hàng nội bộ 3331 1368 Số tiền phải VAT thu nội bộ đầu ra 27
Luận văn tốt nghiệp Trường hợp bán hàng có chiết khấu thanh toán, giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại kế toán hạch toán tương tự như kế toán bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp nhưng với TK 512.  Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp Đối với các doanh nghiệp này, quy trình và cách thức hạch toán cũng tương tự như các doanh nghiệp tính thuế theo phương pháp khấu trừ thuế chỉ khác trong chỉ tiêu doanh thu bao gồm cả thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt. Thuế GTGT phải nộp cuối kỳ ghi nhận vào chi phí quản lý -Doanh thu của hàng tiêu thụ Nợ 111,112,131 Tổng giá thanh toán Có 511 Doanh thu bán hàng -Thuế GTGT phải nộp trong kỳ Nợ 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp Có 3331 Thuế GTGT phải nộp *Trường hợp doanh nghiệp áp dụng kế toán hàng tồn kho theo phương pháp KKĐK Đối với doanh nghiệp áp dụng phương pháp này, kế toán doanh thu và xác định doanh thu thuần tương tự doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp KKTX. Chỉ khác với các doanh nghiệp áp dụng phương pháp KKTX trong việc kết chuyển trị giá thực tế của hàng đã tiêu thụ. Theo phương pháp KKĐK , kế toán hàng hoá được phản ánh trên tài khoản 611 “ Mua hàng ” -Cuối kỳ sau khi kiểm kê xác định và kết chuyển trị giá thực tế của hàng còn lại cuối kỳ, kế toán tính và kết chuyển trị giá thực tế của hàng đã tiêu thụ trong kỳ. Nợ 632 Trị giá thực tế của hàng Có 611 đã tiêu thụ trong kỳ 28
Luận văn tốt nghiệp 1.2.3 Hình thức tổ chức sổ kế toán Tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh mà doanh nghiệp lựa chọn hình thức kế toán phù hợp đáp ứng yêu cầu công tác quản lý, công tác kế toán và trình độ của đội ngũ nhân viên kế toán. Doanh nghiệp có thể áp dụng một trong 4 hình thức sổ sách kế toán sau  Hình thức nhật ký sổ cái Đặc trưng cơ bản của hình thức sổ kế toán nhật ký sổ cái là: các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là nhật ký sổ cái. Căn cứ để ghi vào sổ nhật ký sổ cái là các chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc. Hình thức nhật ký sổ cái có ưu điểm là đơn giản, dễ ghi chép và không đòi hỏi trình độ chuyên môn cao nhưng chỉ thích hợp đối với các doanh nghiệp nhỏ, ít tài khoản kế toán.  Hình thức chứng từ ghi sổ Đặc trưng cơ bản của hình thức sổ kế toán này là: căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là chứng từ ghi sổ. Hình thức này có đặc điểm là tách rời việc ghi sổ theo thời gian và việc ghi sổ theo tài khoản trên hai loại sổ khác nhau. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm: -Ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ -Ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái Các loại sổ sử dụng trong hành thức này bao gồm: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái, các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Hình thức này thích hợp với mọi loại hình đơn vị, thuận tiện cho việc áp dụng máy tính. Tuy nhiên việc ghi chép bị trùng lặp nhiều do chứng từ ghi sổ phải lập nhiều, số lượng công tác kế toán ghi chép nhiều nên việc lập báo cáo dễ bị chậm trễ, nhất là trong điều kiện thủ công.  Hình thức nhật ký chung Đặc trưng cơ bản của hình thức sổ kế toán này là: tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ nhật ký theo trình tự thời 29
Luận văn tốt nghiệp gian phát sinh nghiệp vụ và định khoản nghiệp vụ đó, sau đó lấy số liệu trên các nhật ký để ghi sổ cái theo trình tự nghiệp vụ phát sinh Các loại sổ sử dụng: Sổ nhật ký chung, sổ cái, các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Hình thức này có thể vận dụng cho bất kỳ một loại hình doanh nghiệp nào. Ghi chép đơn giản, thuận tiện cho việc sử dụng máy tính. Nhưng việc kiểm tra đối chiếu phải dồn nén đến cuối kỳ nên thông tin kế toán có thể không được cung cấp kịp thời  Hình thức nhật ký chứng từ Hình thức này thích hợp với các doanh nghiệp lớn, số lượng nghiệp vụ nhiều. Việc kiểm tra đối chiếu được tiến hành ngay trên các sổ kế toán. Việc lập báo cáo được kịp thời.Tuy nhiên nó đòi hỏi trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán phải cao, mặt khác mẫu số phức tạp không thuận tiện cho việc áp dụng máy vi tính vào công tác kế toán. Hình thức này có các loại sổ: -Nhật ký chứng từ, Bảng kê, Sổ cái, Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết. -Trình tự ghi sổ: Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc và các bảng phân bổ để ghi vào các Nhật ký-Chứng từ, bảng kê, sổ chi tiết có liên quan. Cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các nhật ký chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các Nhật ký-Chứng từ với các sổ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký-Chứng từ vào sổ cái. Đối với kế toán nghiệp vụ bán hàng gồm có các sổ tổng hợp và các sổ chi tiết sau: + Bảng kê số 8 “Bảng kê nhập xuất, tồn kho hàng hoá” + Bảng kê số 11 “Bảng kê thanh toán với người mua” + Bảng kê số 10 “Bảng kê hàng gửi đi bán” + Bảng kê số 5 “Tập hợp chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp” + Nhật ký chứng từ số 8 + Sổ cái TK 511, 632, 641, 642, 911 Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số Nhật ký-Chứng từ, bảng kê có liên quan như: Nhật ký chứng từ số 1, 2 và số 10. 30
Luận văn tốt nghiệp Chương 2 Thực trạng kế toán nghiệp vụ bán hàng nội địa tạI công ty xuất nhập khẩu nông sản thực phẩm Hà Nội 2.1 Đặc điểm chung về công ty XNK nông sản thực phẩm Hà Nội 2.1.1 Đặc điểm tổ chức kinh doanh của công ty XNK nông sản thực phẩm Hà Nội Công ty XNK nông sản thực phẩm Hà Nội tên giao dịch là AGREXPORT Hà Nội là một doanh nghiệp nhà nước có trụ sở tại số 6 Tràng Tiền. Năm 1963 ccông ty được thành lập theo quyết định của Thủ tướng chính phủ mang tên Tổng công ty XNK nông sản thực phẩm Hà Nội và do Bộ Thương Mại quản lý. Năm 1985 công ty được chuyển sang Bộ Nông Nghiệp và Công Nghiệp quản lý theo quyết định số 08 – HĐBT ngày 14/01/1985. Đến năm 1995, công ty đổi tên thành công ty XNK nông sản thực phẩm Hà Nội thuộc Bộ Nông Nghiệp và Phát triển nông thôn quản lý theo quyết định số 90 – TTG ngày 17/03/1994 của thủ tướng chính phủ và công văn hướng dẫn của UBKH nhà nước số 04/UBKH ngày 05/05/1994. Kể từ ngày thành lập đến nay đã gần 40 năm, công ty đã trải qua nhiều giai đoạn thăng trầm và cùng đi lên với phát triển của đất nước. - Từ năm 1963 – 1975: Là thời kỳ Đảng và Nhà nước ta thực hiện 2 nhiệm vụ lớn là xây dựng XHCN ở miền Bắc và đấu tranh giải phóng miền Nam thống nhất đất nước. Phương châm chính của công ty trong giai đoạn này là đẩy mạnh xuất khẩu, tranh thủ nhập khẩu. Về xk, công ty đã thành lập nhiều trạm thu mua từ Cao Bằng-Lạng Sơn đến Nghệ An. Còn về nk, chủ yếu là hàng viện trợ từ các nước XHCN như: lúa mì, bột mì, ngô, đậu tương, thịt hộp, thực phẩm khô, mì chính 31
Luận văn tốt nghiệp - Từ năm 1975 – 1985: Khi đất nước hoàn toàn giảI phóng, Nhà nước thực hiện cơ chế tập trung bao cấp. Trong thời kỳ này công ty được độc quyền trong lĩnh vực kinh doanh xnk hang nông sant thực phẩm với các nước XHCN trên địa bàn hoạt động rất rộng từ trong nước ra đến ngoàI nước. Hàng xnk chủ yếu là gạo, đậu tương, lạc, rượu, bia, chè, cà phê, lương thực từ Liên Xô(cũ) , đường(Cuba) và các nước Đông Âu khác. - Từ năm 1985 – 1990: Là thời kỳ đầu của quá trình đổi mới đất nước, nhiệm vụ chủ yếu của công ty là thực hiện những nghị định đã ký của nước ta với các nước XHCN. Các mặt hàng xk chủ yếu trong giai đoạn này là: lạc nhân, đậu tương, dầu lạc, cà phê, đậu côve Và nk chủ yếu là các mặt hàng phục vụ cho sản xuất nông nghiệp và nhu cầu tiêu dùng xã hội như: phân bón, thuốc trừ sâu, trù cỏ, mì chính, vải - Từ năm 1991 đến nay: Thời kỳ đầu của giai đoạn này công ty gặp rất nhiều khó khăn do Nhà nước chuyển đổi quản lý nền kinh tế từ bao cấp sang cơ chế thị trường. Trong kinh doanh xnk, công ty đã gặp phải nhiều vấn đề phức tạp và việc cân đối tài chính vẫn do nhà nước trợ giúp. Nhưng từ năm 1994 đến nay, công ty đã phải tự hạch toán cân đối tài chính, trả khấu hao tscđ, vay vốn ngân hàng, nộp các khoản phải nộp cho ngân sách nhà nước và phải chăm lo đến đời sống cán bộ công nhân viên trong công ty. Tính đến ngày 31/12/2000, tổng số vốn kinh doanh của công ty là 13.310.031 nghìn đồng trong đó: - Vốn ngân sách là 9.102.784 nghìn đồng - Vốn tự bổ sung là 4.207.247 nghìn đồng Còn số vốn huy động của công ty là 115.694.217 nghìn đồng trong đó: - Vay ngắn hạn : 21.650.470 nghìn đồng - Vay dài hạn : 89.043.747 nghìn đồng - Huy động khác : 50.000.000 nghìn đồng. 32
Luận văn tốt nghiệp * Công ty AGREXPORT là đơn vị kinh tế trực thuộc Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn có các chức năng sau: - Tổ chức xây dựng kế hoạch dài hạn, ngắn hạn hằng năm về mua bán, chế biến, vận chuyển, bảo quản và xuất khẩu nông sản. - Tổ chức thu mua nông sản và một số hàng hoá theo yêu cầu của khách hàng, cùng với đó là tổ chức xuất khẩu các loại sản phẩm hàng hoá theo kế hoạch được giao. - Tổ chức nhập khẩu các loại vật tư hàng hoá cần thiết phục vụ cho sản xuất nông nghiệp trong nước. - Tổ chức thực hiện tốt kế hoạch của nhà nước, của Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn nhu cầu của sản xuất nông nghiệp và các nghành khác trong nước. - Cùng với các cơ quan xuất khẩu trong và ngoài nghành tổ chức nghiên cứu tìm kiếm xây dựng tạo thị trường xuất nhập khẩu và nguồn hàng ổn định. - Trên cơ sở các văn bản, quy định của nhà nước, Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn, công ty tổ chức liên doanh liên kết với các cơ sở, đơn vị trong và ngoài nước đảm bảo tự hạch toán kinh doanh, đảm bảo hoàn vốn và có lãi. - Tổ chức quản lý và sử dụng hợp lý các cơ sở vật chất, kỹ thuật, phương tiện trực tiếp phục vụ cho nhu cầu kinh doanh của công ty. - Tổ chức đào tạo nghiệp vụ cho cán bộ trong nghành. Hướng dẫn các công ty xuất nhập khẩu trực thuộc thực hiện những kế hoạch, nhiệm vụ cần thiết khác. - Là doanh nghiệp được phép xuất nhập khẩu trực tiếp các mặt hàng theo giấy phép kinh doanh được cấp, bao gồm: - Nông lâm sản và các sản phẩm chế biến. - Phân bón và thuốc trừ sâu, trừ cỏ các loại. - Các loại hạt ngũ cốc và sản phẩm của nó. - Các hoá chất phục vụ sản xuất nông nghiệp, công nghiệp. - Thực phẩm và các nguyên liệu sản xuất thực phẩm. - Tơ các loại và các sản phẩm thuộc nghành tơ dệt. 33
Luận văn tốt nghiệp - Dịch vụ xuất nhập khẩu. - Thương nghiệp bán buôn, bán lẻ, giới thiệu hàng nông sản thực phẩm vật tư nông nghiệp và hàng tiêu dùng. - Liên doanh, liên kết, đầu tư trong kinh doanh khai thác chế biến sản xuất. * Tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh của công ty AGREXPORT: Cơ cấu tổ chức quản trị của từng doanh nghiệp không nhất thiết phải giống nhau mà phụ thuộc vào đặc điểm riêng của từng doanh nghiệp để xây dựng được cơ cấu tổ chức quản trị phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp thì mới hoạt động kinh doanh có hiệu quả.AGREXPORT Hà Nội, căn cứ vào những nguyên tắc phù hợp với cơ chế quản trị doanh nghiệp mới. - Có mục tiêu chiến lược thống nhất. - Có chế độ trách nhiệm rõ ràng, quyền hạn trách nhiệm cân xứng nhau. - Có sự mềm dẻo về tổ chức. - Có sự tập trung thống nhất về một đầu mối. - Bảo đảm phát triển hiệu quả trong kinh doanh dựa vào nguyên tắc trên công ty đã xây dựng bộ máy tổ chức quản lý theo mô hình sau Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh của công ty XNK nông sản thực phẩm Hà Nội Giám đốc. Phòng kế Phòng kế Phòng tổ Ban đề án hoạch thị toán tài chức hành và thanh trường chính chính toán nợ PXnk1 PXnk2 PXnk3 PXnk4 PXnk5 PXnk6 PXnk7 6 34
Luận văn tốt nghiệp * Chức năng, nhiệm vụ các phòng ban : Mỗi phòng có chức năng nhiệm vụ riêng phù hợp với nhiệm vụ tổ chức kinh doanh của doanh nghiệp, cụ thể như sau: - Giám đốc là người trực tiếp quản lý điều hành và chỉ đạo mọi hoạt động của công ty và chịu trách nhiệm trước pháp luật. - Phó giám đốc giúp giám đốc quản lý đIều hành các mảng hoạt động mà ban giám đốc giao phó, đồng thời thay mặt giám đốc để quản lý đIều hành các công việc khi được uỷ quyền. - Các phòng quản lý tổng hợp làm chức năng tham mưu cho giám đốc trong công tác quản lý nhà nước, không tham gia trực tiếp xuất nhập khẩu. Cụ thể:  Phòng tài chính kế toán: Chức năng nhiệm vụ chủ yếu là giúp giám đốc kiểm tra, chỉ đạo, quản lý, điều hành các hoạt động tài chính tiền tệ của công ty. Tiến hành hoạt động về quản lý, tính toán kế hoạch thu chi hiệu quả kinh tế trong kinh doanh, cân đối giữa vốn và nguồn vốn. Kiểm tra việc bảo vệ tài sản, vật tư, tiền vốn, phát hiện và ngăn chặn kịp thời các hoạt động tiêu cực vi phạm chính sách chế độ kinh tế tàI chính của nhà nước trong hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu nhằm đảm bảo quyền chủ động trong hoạt động kinh doanh và chủ động tàI chính của công ty.  Phòng tổ chức hành chính: Tham mưu cho giám đốc để bố trí sắp xếp bộ máy tổ chức và công tác cán bộ của công ty nhằm thực hiện có hiệu quả nhiệm vụ kinh doanh của đơn vị, chịu trách nhiệm trước giám đốc trong các hoạt động thanh tra, kiểm tra các hoạt động kinh tế, thực hiện các chế độ chính sách về đào tạo, bồi dưỡng cán bộ.Thực hiện các mặt công tác bảo vệ nội bộ, an toàn cơ quan, khen thưởng và kỷ luật.  Phòng kế hoạch thị trường: 35
Luận văn tốt nghiệp Tham mưu cho giám đốc xây dựng chương trình, kế hoạch mục tiêu hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu ngắn hạn, trung hạn và dài hạn. Tổng hợp và cân đối toàn diện kế hoạch nhằm xác định hiệu quả hoạt động kinh doanh. Đồng thời chịu trách nhiệm trước giám đốc và công tác đối ngoại, chính sách thị trường, thương nhân nước ngoài, về công tác tuyên truyền quảng cáo, về thông tin liên lạc và lễ tân với thị trường trong và ngoài nước. Đề xuất, nghiên cứu, kiến nghị với giám đốc những vấn đề có liên quan.  Các phòng kinh doanh xuất nhập khẩu: Theo sự chỉ đạo chung của giám đốc, được phép kinh doanh tất cả các mặt hàng trong giấy phép kinh doanh của công ty được Uỷ ban kế hoạch thành phố cho phép va Bộ thương mại cấp giấy phép, không phân biệt nhóm hàng, mặt hàng cho các phòng nghiệp vụ. Được phép liên doanh liên kết xuất nhập khẩu với các tổ chức sản xuất kinh doanh trong và ngoàI nước và các đơn vị khác có liên quan trên cơ sở phương án được giám đốc duyệt. Được phép làm uỷ thác khi thấy cần thiết và hiệu quả.  Ban đề án và thanh toán nợ: Có nhiệm vụ giải quyết các khoản nợ trong và ngoài nước tồn đọng trước đây. Xây dựng và đề xuất các phương án thu hồi công nợ còn tồn đọng ở các địa phương trình để giám đốc duyệt. Đồng thời phối hợp với các phòng kinh doanh tổ chức đối chiếu, đàm phán thương lượng với khách hàng trong nước cũng như thương nhân nước ngoài nhằm giải quyết tốt công tác thanh toán công nợ. Duy trì và phát triển mối quan hệ với bạn hàng. Tìm các đối tác xây dựng các đề án kinh doanh và làm các thủ tục liên quan đến đề án có tính khả thi. Như vậy, công ty có cơ cấu theo kiểu trực tuyến, giám đốc là người trực tiếp điều hành mọi hoạt động của công ty thông qua các phòng ban. Các công văn, lệnh từ giám đốc đều xuống đến các phòng ban: phòng tổ chức hành chính, phòng tài chính kế toán, phòng kế hoạch thị trường, ban đề án thanh toán nợ và các phòng xuất nhập khẩu. Việc quản lý điều hành trực tiếp này giúp người lãnh đạo theo dõi, nắm vững sát sao tình hình hoạt động kinh doanh trong công 36
Luận văn tốt nghiệp ty để từ đó có những biện pháp điều chỉnh kịp thời, nhanh chóng đảm bảo thu được hiệu quả tốt nhất. 2.1.2 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của công ty. * Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán : Phòng tài chính kế toán của công ty là một cơ cấu cũng theo kiểu trực tuyến. Nó tạo ra các vị trí hợp lý cũng như cơ cấu làm việc hợp lý của các nhân viên trong phòng. Theo cơ cấu này thì các nhân viên trong phòng đều phải hoạt động dưới sự chỉ đạo và giám sát của trưởng phòng. Chính nhờ đó mà nó giúp cho trưởng phòng có thể dễ dàng giám sát và quản lý nhân viên của mình. Phòng tài chính kế toán của công ty có 11 người, có trình độ Đại học, có năng lực chuyên môn, nắm chắc nghiệp vụ cao và nhiệt tình trong công việc. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty XNK nông sản thực phẩm Hà Nội Kế toán trưởng K toán Kế Kế K toán Kế Kế K toán Thủ th toán toán toán t.gửi toán toán t.gửi quỹ đối hàng tiền tiền tscđ, tổng tiền ngoạI nhập mặt vay công hợp vay &hàng khẩu bằng nợ bằng xkhẩu ng.tệ vnđ * Nhiệm vụ của các phần hành kế toán trong công ty: - Kế toán trưởng : có nhiệm vụ tổ chức đIều hành toàn bộ hệ thống kế toán của công ty, tham mưu cho giám đốc về hoạt động tài chính, lập kế hoạch, tìm nguồn vốn tài trợ, vay vốn ngân hàng của công ty. Tổ chức kiểm tra kế toán 37
Luận văn tốt nghiệp trong toàn công ty, nghiên cứu vận dụng chế độ, chính sách về tài chính kế toán của nhà nước và đặc điểm của công ty, xét duyệt báo cáo kế toán của toàn công ty trước khi gửi lên cho cơ quan chủ quản, cơ quan tài chính, ngân hàng - Phó phòng phụ trách kế toán : có nhiệm vụ hỗ trợ cùng kế toán trưởng để thực hiện nhiệm vụ chung của phòng mà giám đốc giao. Chịu trách nhiệm điều hành hoạt động của phòng khi được kế toán trưởng uỷ quyền. - Các kế toán viên có trách nhiệm theo dõi, ghi chép, hạch toán các nghiệp vụ kế toán được giao và căn cứ vào đó họ đưa ra các kết luận của họ về tình hình tài chính của doanh nghiệp giúp kế toán trưởng có kế hoạch điều phối và lên kế hoạch hợp lý trình giám đốc: - Kế toán thanh toán đối ngoại và hàng xuất khẩu : phụ trách việc mua bán hàng xuất khẩu, lập đầy đủ các thủ tục chứng từ cần thiết cho hoạt động đối ngoại, theo dõi các khoản vay bằng ngoại tệ - Kế toán hàng nhập khẩu : theo dõi và hạch toán toàn bộ quá trình mua hàng, bán hàng nhập khẩu. - Kế toán tiền mặt : hạch toán tiền mặt, lập phiếu thu, phiếu chi, theo dõi các khoản thu, chi, theo dõi thanh toán tiền tạm ứng - Kế toán tiền gửi, tiền vay bằng ngoại tệ : theo dõi tiền gửi, tiền vay ngân hàng bằng ngoại tệ. - Kế toán tiền gửi, tiền vay bằng Việt nam đồng : theo dõi tiền gửi, tiền vay ngân hàng bằng VNĐ - Kế toán tài sản cố định và theo dõi công nợ : theo dõi sự tăng giảm tài sản cố định ở công ty, tính toán trích lập khấu hao tài sản cố định. - Kế toán tổng hợp : có nhiệm vụ tổng hợp số liệu kế toán, lập Báo cáo tài chính, tổ chức hệ thống tài khoản được sử dụng trong công ty. - Thủ quỹ : đảm nhiệm việc xuất nhập tiền mặt trên cơ sở các phiếu chi, phiếu thu hợp lệ, hợp pháp, định kỳ đối chiếu số dư tiền mặt ở sổ quỹ với lượng tiền mặt thực có ở quỹ 38
Luận văn tốt nghiệp . Công ty xuất nhập khẩu nông sản thực phẩm Hà Nội bắt đầu niên độ kế toán từ ngày 1/1/N và kết thúc vào ngày 31/12/N . Công ty áp dụng kế toán bán hàng ở các DNTM kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. . Đơn vị tiền tệ sử dụng ghi chép kế toán là VNĐ, $ . Hình thức sổ kế toán áp dụng : Nhật ký chứng từ trên phần mềm máy vi tính . Nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ Sau kỳ kinh doanh, công ty lập báo cáo tài chính gồm : Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Thuyết minh Báo cáo tài chính. * Hình thức tổ chức kế toán: AGREXPORT Hà Nội sử dụng hình thức nhật ký chứng từ trên phần mềm máy vi tính. Theo phương pháp này trình tự ghi sổ được tiến hành theo sơ đồ sau: Chứng từ gốc Sổ quỹ Bảng phân bổ Bảng kê Nhật ký chứng từ Sổ(thẻ) chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp các chi tiết Báo cáo tàI chính Ghi hàng ngày Ghi định kỳ, cuối tháng Đối chiếu kiểm tra 39
Luận văn tốt nghiệp 2.2 Thực trạng kế toán nghiệp vụ bán hàng nội địa tạI công ty xuất nhập khẩu nông sản thực phẩm Hà Nội 2.2.1 Đặc điểm nghiệp vụ bán hàng nội địa của công ty Với mục đích đáp ứng kịp thời nhu cầu vật tư, hang hoá cho quá trình công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước, công ty đã nhập khẩu các mặt hàng phục vụ cho tiêu dùng trong nước như rượu, sữa tươi, sữa bột tư liệu sản xuất phục vụ cho sản xuất nông nghiệp, công nghiệp và vật liệu xây dựng như gạch men, van nước, phân bón, phương tiện vận tải, nguyên liệu máy móc thiết bị phụ tùng Sản phẩm công ty nhập khẩu về để tiêu thụ trong nước hầu hết là theo các đơn đặt hàng, các hợp đồng kinh tế của khách hàng. Ngoài ra công ty còn là bên nhận uỷ thác nhập khẩu theo yêu cầu của bên uỷ thác và được hưởng 1 tỷ lệ hoa hồng % nhất định gọi là phí uỷ thác. Không chỉ đối với công ty xuất nhập khẩu nông sản thực phẩm mà đối với các doanh nghiệp khác cũng vậy, việc tiêu thụ được hàng hoá là vấn đề hết sức quan trọng mà đẩy mạnh được hoạt động tiêu thụ lại càng có ý nghĩa hơn đối với sự tồn tại và phát triển của một doanh nghiệp. Nhận thức rõ vấn đề này mà công ty xuất nhập khẩu nông sản thực phẩm Hà Nội đã có những quy định rất chặt chẽ ở các khâu trong quá trình hoạt động kinh doanh và đặc biệt là khâu bán hàng. Có làm tốt khâu này mới có thể tạo điều kiện cho các khâu trước thực hiện tốt hơn, song các khâu trước thực hiện không tốt thì không thể đẩm bảo chắc chắn là khâu tiêu thụ có kết quả tốt được. Bán hàng phải luôn giữ chữ tín với khách hàng. Để đẩy nhanh được khối lượng hàng hoá tiêu thụ nhằm đat kết quả cao nhất trong kinh doanh, công tác bán hàng ở công ty đã quan tâm đúng mức tới một số mặt sau: - Trong quá trình bán hàng, phương thức thanh toán tiền hàng là vấn đề mấu chốt để tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn, điều đó đòi hỏi công ty phải đi sâu tìm hiểu về khách hàng: 40
Luận văn tốt nghiệp - Đối với khách hàng là các công ty lớn, là bạn hàng quen với công ty thì có quyền được nợ lại và thanh toán sau. - Đối với khách hàng không thường xuyên thì trước khi nhận hàng phải thanh toán đầy đủ tiền hàng theo hoá đơn. Việc cho khách hàng nợ đối với công ty chỉ hạn chế trong một thời gian ngắn mà cho một số khách hàng. Hiện nay phương thức bán hàng chủ yếu của công ty là bán buôn với 2 phương thức thanh toán : - Bán hàng thu tiền ngay : Trong phương thức thanh toán này, thời đIểm thu tiền trùng với thời điểm giao hàng, hàng bán được coi là tiêu thụ và doanh thu tiêu thụ được xác định ngay. - Bán hàng chậm trả : Theo phương thức này, khi xuất giao hàng cho khách thì số hàng đó được coi là tiêu thụ, khách hàng đã chấp nhận thanh toán. Việc trả tiền của khách hàng sẽ được thực hiện sau khi giao hàng. Trường hợp lấy với số lượng lớn có thể thanh toán trước một phần tiền hàng. Nhờ có phương thức bán hàng linh hoạt, tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng nên đã phần nào kích thích sự tiêu dùng của khách đối với hàng hoá của công ty. Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, để có thể cạnh tranh với các công ty và các doanh nghiệp tư nhân khác, đòi hỏi công ty phải có biện pháp bán hàng sao cho có hiệu quả, nhất là đối với khách hàng của công ty. Công ty có quan hệ thanh toán với các ngân hàng : ngân hàng VCB, ngân hàng Thương Mại á châu, ngân hàng INDOVINA, ngân hàng BANGKOK BANK. 2.2.2 Kế toán nghiệp vụ bán hàng nội địa 2.2.2.1 Chứng từ sử dụng Trong quá trình bán hàng, công ty sử dụng các loại chứng từ : 41
Luận văn tốt nghiệp - Hoá đơn GTGT ( kiêm phiếu xuất kho ) (biểu 1) Hoá đơn GTGT sử dụng theo mẫu do Bộ tài chính ban hành và lập thành 3 liên có nội dung hoàn toàn giống nhau, chỉ khác là : - Liên 1 ( màu đen ) : được lưu lại với cuống hoá đơn - Liên 2 ( màu đỏ ) : được giao cho khách hàng - Liên 3 ( màu xanh ): dùng để thanh toán Trên hoá đơn GTGT phải ghi rõ số hoá đơn, ngày tháng năm, tên đơnvị, quy cách, số lượng, đơn giá, giá bán chưa thuế, thuế suất thuế GTGT, tổng giá thanh toán. - Phiếu thu ( biểu 2 ) Khi khách hàng thanh toán tiền hàng bằng tiền mặt, kế toán lập phiếu thu gồm có 2 liên : 1 liên giao cho khách hàng, 1 liên lưu giữ tại công ty. - Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá, dịch vụ bán ra ( kèm tờ khai thuế GTGT ) ( biểu 3 ) Nội dung tờ khai này phải ghi rõ tên khách hàng, doanh số bán chưa thuế, thuế GTGT để làm căn cứ tính thuế và khấu trừ thuế đầu vào. 2.2.2.2 Tài khoản sử dụng Để hạch toán nghiệp vụ bán hàng nội địa kế toán công ty sử dụng một số tài khoản: - Tài khoản 511 “ Doanh thu bán hàng ” chi tiết TK 5112 “ Doanh thu bán hàng nhập khẩu trong nước ” - Tài khoản 156 “ Hàng hoá ” chi tiết TK 1561 “ Giá mua hàng hoá ” chi tiết TK 15612 “ Giá mua hàng hoá nhập khẩu ” - Tài khoản 632 “ Giá vốn hàng bán ” TK 6322 “ Giá vốn hàng nhập khẩu bán ” - Tài khoản 333 “ Thuế và các khoản phải nộp nhà nước ” TK 3331 “ Thuế GTGT đầu ra phải nộp ” chi tiết TK 33312 “ Thuế GTGT đầu ra phải nộp hàng nhập khẩu ” 42
Luận văn tốt nghiệp - Tài khoản 131 “ Phải thu của khách hàng ” chi tiết TK 1312 “ Phải thu của khách hàng nhập khẩu ” - Tài khoản 111 “ Tiền mặt ” - Tài khoản 112 “ Tiền gửi ngân hàng ” . 2.2.3 Trình tự hạch toán * Công ty chủ yếu áp dụng phương thức bán buôn trong nghiệp vụ bán hàng nội địa  Bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp tại kho : Trong phương thức này, căn cứ vào hoá đơn GTGT ( kiêm phiếu xuất kho ) và phiếu thu kế toán hạch toán như sau : - Phản ánh doanh thu bán hàng: Nợ 111,112 Khách hàng thanh toán trước một phần Nợ 1312 Khách hàng nhận nợ Có 5112 Doanh thu bán hàng theo giá chưa có thuế GTGT Có 33312 Thuế GTGT đầu ra phải nộp hàng nhập khẩu - Phản ánh trị giá mua thực tế của hàng xuất bán: Nợ 6322 Giá vốn hàng nhập khẩu bán Có 15612 - Khi thanh toán số tiền còn phải thu của khách hàng kế toán ghi : Nợ 111 Tiền mặt Nợ 112 Tiền gửi ngân hàng Có 1312 Phải thu của khách hàng 43
Luận văn tốt nghiệp Ví dụ : Theo hợp đồng 05/2001 ngày 3/10/2001, công ty xuất bán cho công ty Thương mại Minh Hoà Hà Nội 29.342 chiếc van đường ống nước, giá bán 11.071đ, thuế suất GTGT 5%. Tiền mua hàng công ty Thương mại Minh Hoà ký nhận nợ ( sau 4 ngày phải thanh toán ). Kế toán công ty định khoản như sau : - Phản ánh doanh thu bán hàng Nợ 1312 341.091.165 Có 5112 324.848.729 Có 33312 16.242.436 - Phản ánh trị giá mua thực tế của hàng xuất bán Nợ 6322 310.607.278 Có 15612  Bán buôn vận chuyển thẳng : Công ty áp dụng phương thức bán buôn vận chuyển thẳng nhưng kế toán vẫn hạch toán nhập kho và xuất kho theo phương thức bán buôn qua kho, sử dụng TK 156 “ Hàng hoá ”. Căn cứ vào hoá đơn mua hàng, hợp đồng bán chuyển thẳng kế toán hạch toán như sau : - Khi nhận hàng của bên bán và chuyển thẳng cho bên mua kế toán ghi : Nợ 15612 Giá mua hàng hoá cộng thuế nhập khẩu Có 3312 Phải trả người bán hàng nhập khẩu Có 33331 Thuế nhập khẩu phải nộp - Đồng thời phản ánh thuế GTGT của hàng nhập khẩu phải nộp Ngân sách Nhà nước: Nợ 13312 Thuế GTGT được khấu trừ Có 33312 Thuế GTGT hàng nhập khẩu 44
Luận văn tốt nghiệp Thuế GTGT được Giá tính thuế Thuế suất khấu trừ của hàng = GTGT của hàng x GTGT nhập khẩu nhập khẩu Trong đó: Giá tính thuế Giá hàng hoá nhập Thuế nhập GTGT của hàng = khẩu tại cửa khẩu + khẩu nhập khẩu VN ( CIF ) - Đồng thời định khoản luôn nghiệp vụ bán hàng: Nợ 111, 112 Khách hàng thanh toán một phần Nợ 1312 Khách hàng nhận nợ Có 5112 Doanh thu bán hàng theo giá chưa có thuế GTGT Có 33312 Thuế GTGT đầu ra phải nộp hàng nhập khẩu - Kết chuyển trị giá mua thực tế của hàng nhập khẩu đã tiêu thụ Nợ 6322 Giá vốn hàng nhập khẩu bán Có 15612 Ví dụ : Theo hợp đồng KHV000523 NKTD P6 ngày 2/10/2001, công ty mua hàng bán chuyển thẳng cho công ty TNHH Thương mại 3A 5120 hộp bánh Kumho với giá mua 74.634.6đ/ 1hộp, giá bán 123.865đ/ 1hộp, thuế nhập khẩu là 242.100.634đ. Thuế suất thuế GTGT 10%. Phương thức thanh toán trả chậm. Kế toán công ty hạch toán như sau : - Khi mua hàng căn cứ vào hoá đơn mua hàng kế toán ghi : Nợ 15612 624.229.786 Có 3312 382.129.152 Có 33331 242.100.634 45
Luận văn tốt nghiệp - Đồng thời phản ánh thuế GTGT của hàng nhập khẩu phải nộp Ngân sách Nhà nước: Nợ 13312 62.422.978 Có 33312 - Khi chuyển hàng bán thẳng cho công ty TNHH Thương mại 3A kế toán ghi: Nợ 111 90.383.500 Nợ 1312 607.224.648 Có 5112 634.189.226 Có 33312 63.418.922 - Đồng thời kết chuyển trị giá mua của hàng nhập khẩu đã bán Nợ 6322 624.229.786 Có 15612 * Cuối kỳ : - Kết chuyển doanh thu thuần Nợ 5112 Kết chuyển doanh thu Có 911 - Kết chuyển giá vốn hàng bán Nợ 911 Kết chuyển giá vốn Có 6322 46
Luận văn tốt nghiệp Sơ đồ kế toán tổng hợp nghiệp vụ bán hàng ở công ty xuất nhập khẩu nông sản thực phẩm Hà Nội 15612 6322 911 5112 111, 112 (3) (5) (4) (1) (2) 1312 33312 (1) Bán hàng thu tiền ngay (2) Bán hàng theo phương thức trả chậm (3) Trị giá mua thực tế của hàng xuất bán (4) Kết chuyển doanh thu bán hàng (5) Kết chuyển giá vốn hàng bán 47
Luận văn tốt nghiệp 2.2.3 Sổ kế toán Kế toán công ty áp dụng hình thức nhật ký chứng từ trên phần mềm máy vi tính : phần mềm kế toán máy FAST. Để quản lý tài khoản, khách hàng giao dịch, các kho hàng, các loại vật tư hàng hoá, tiền tệ sử dụng và các loại chứng từ , FAST cung cấp một hệ thống các danh mục gồm có : danh mục hàng hoá, danh mục khách hàng, danh mục kho, danh mục vật tư hàng hoá, danh mục tiền tệ, danh mục chứng từ. Trong phần mềm kế toán máy FAST có các phân hệ : - Phân hệ kế toán vốn bằng tiền : dùng để theo dõi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, theo dõi số dư tiền mặt tại quỹ, tiền gửi tại các ngân hàng, theo dõi thu chi, hoá đơn bán hàng cho từng khách hàng, theo dõi bằng VNĐ hoặc ngoại tệ. - Phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả : để theo dõi việc nhập mua hàng hoá vật tư theo mặt hàng, người bán, hợp đồng, kho nhập hàng. Theo dõi chi phí khi mua hàng, mua hàng hoá vật tư theo hình thức mua trả chậm và trả ngay; thanh toán của từng phiếu nhập mua; công nợ đối với người bán bằng VNĐ, ngoại tệ - Phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu : theo dõi việc bán hàng ra theo mặt hàng, khách hàng, hợp đồng; hàng bán bị trả lại; doanh thu bán hàng theo bộ phận,theo cửa hàng; việc bán hàng theo hình thức trả chậm và trả ngay; dịch vụ bán hàng kèm theo cũng như chi phí vận chuyển bốc dỡ (nếu có); hàng gửi bán tại các đại lý; hạn thanh toán của từng hoá đơn đặt hàng; công nợ của người mua bằng VNĐ, ngoại tệ. - Phân hệ kế toán hàng tồn kho : để theo dõi hàng tồn kho cuối kỳ; tính giá tồn kho theo giá đích danh hoặc giá trung bình; xuất điều chỉnh vật tư; mức tồn kho tối thiểu hoặc tối đa. - Phân hệ kế toán tổng hợp : để tổng hợp số liệu từ các phân hệ khác rồi lên các báo cáo sổ sách kế toán, thực hiện bước khoá sổ và chuyển số dư. * Đối với nghiệp vụ kế toán bán hàng, tất cả các nghiệp vụ phát sinh ở công ty được nhân viên kế toán làm nhiệm vụ cập nhật chứng từ vào máy vi tính – cập 48
Luận văn tốt nghiệp nhật hoá đơn bán hàng theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế. Trong phần mềm kế toán máy FAST, ở phân hệ “kế toán bán hàng và công nợ phải thu”, nhân viên kế toán vào menu (thực đơn) “bán hàng” chọn “hoá đơn bán hàng” chọn “mới” xuất hiện các thông tin cần cập nhật bao gồm : - Ngày chứng từ : là ngày cập nhật chứng từ + Số chứng từ : có thể do người sử dụng đưa vào hoặc do FAST quy định (sẽ tự động tăng 1 đơn vị khi thêm 1 chứng từ mới) + Ông bà : tên người cụ thể trực tiếp giao dịch - Mã khách : là mã của khách hàng - Diễn giải : thông tin diễn giải thêm cho nghiệp vụ hoặc cho chứng từ - Mã vụ việc : được lấy từ danh mục vụ việc, có tác dụng khi lên báo cáo hoặc đặt lọc dữ liệu. - Bộ phận : để theo dõi bộ phận bán hàng, có tác dụng lên báo cáo. - Mã kho, mã vật tư : để xác định vật tư hàng hoá bán lấy từ kho nào (sau khi nhập vật tư hàng hoá về kho, thông tin về “tồn kho” sẽ xuất hiện). - Số lượng : xác định số lượng hàng bán ra. - Giá : xác định giá vốn của hàng bán. Người sử dụng không cần phải nhập vào giá vốn. Giá vốn này sẽ được tính khi cuối tháng do máy tự động làm theo phương pháp tính giá trung bình tháng và tự động cập nhật. (Thông tin này được xác định trong danh mục vật tư hàng hoá, tại thông tin tính giá tồn kho phải để là : TB – trung bình). - Giá bán : do người sử dụng tự đưa vào. Sau khi nhập xong giá bán, thành tiền tự động tính = số lượng x giá bán. - TK Nợ, TK Có : theo lý thuyết nhưng FAST đã cập nhật một phần cho các tài khoản. TK Nợ Doanh thu Giá vốn Kho 511 632 156 Định khoản Máy tự động Sau khi cập nhật xong chọn “lưu”. 49
Luận văn tốt nghiệp * Khi khách hàng thanh toán tiền mua hàng với công ty, nhân viên kế toán vào số liệu bằng cách : vào menu “tiền mặt ngân hàng” chọn loại chứng từ cần cập nhật. Khi đó xuất hiện các thông tin cần cập nhật: - Mã chứng từ : được lấy từ danh mục chứng từ để xác định nghiệp vụ được cập nhật thuộc loại chứng từ nào. PT1 – Phiếu thu tiền mặt VNĐ PC1 – Phiếu chi tiền mặt VNĐ BC1 – Giấy báo có ngân hàng VNĐ “ngân hàng VNĐ” BN1 – Giấy báo nợ ngân hàng VNĐ BCA – Giấy báo có ngân hàng ngoại tệ “ngân hàng ngoại tệ” BNA – Giấy báo nợ ngân hàng ngoại tệ - Các thông tin cần cập nhật khác tương tự như cập nhật “hoá đơn bán hàng” chỉ không có các mục : bộ phận, mã kho mã vật tư, số lượng, giá bán. * Cập nhật phiếu nhập hàng bán bị trả lại Vào menu “bán hàng” chọn “phiếu nhập hàng bán bị trả lại”. Các thông tin cần cập nhập tương tự như cập nhật “hoá đơn bán hàng” chỉ ngược về TK Nợ, TK Có. * Phân hệ “kế toán bán hàng và công nợ phải thu” liên kết chặt chẽ với phân hệ hàng tồn kho để quản lý, theo dõi 3 chức năng: nhập, xuất, tồn kho và liên kết chặt chẽ với phân hệ vốn bằng tiền để theo dõi công nợ đối với người mua. 50
Luận văn tốt nghiệp Sơ đồ hạch toán Chứng từ phải thu Hoá đơn bán hàng Phân hệ Bảng kê hoá đơn kế toán bán hàng bán Phiếu nhập hàng hàng và Báo cáo bán hàng bán bị trả lại công nợ phải thu Phiếu thu tiền Sổ chi tiết tổng bán hàng hợp công nợ In hoá đơn bán hàng Cuối tháng, kế toán tổng hợp sử dụng phân hệ “kế toán tổng hợp” tổng hợp dữ liệu đầu vào là các bút toán kết chuyển phân bổ, là các chứng từ được cập nhật ở phân hệ kế toán vốn bằng tiền, phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu, phân hệ kế toán hàng tồn kho thông qua phân hệ này sẽ đưa lên báo cáo ở các thông tin đầu ra : + Sổ chi tiết công nợ + Sổ chi tiết tài khoản + Sổ cái tài khoản + Bảng kê số 1 + Bảng kê số 8 + Bảng kê số 11 + Bảng kê chứng từ + Nhật ký chứng từ số 8 51
Luận văn tốt nghiệp Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán nghiệp vụ bán hàng ở công ty XNK nông sản thực phẩm Hà Nội Chứng từ gốc: Sổ chi tiết các tài Hoá đơn GTGT. khoản 131, 156, Phiếu thu tiền bán hàng. 632, 511 Giấy báo có ngân hàng. VNĐ, ngoại tệ. Bảng kê số 1, 8, 11. Nhật ký chứng từ số 8 ( ghi Có tài khoản 131, 156, 413, 511, 632,711, 911 ) Sổ cái 511, 131, 632 Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu 1. Sổ chi tiết công nợ – TK131 ( biểu 4 ) Để dùng theo dõi tình hình công nợ của khách hàng, theo dõi chi tiết cho từng khách hàng, chi tiết theo từng mặt hàng. Muốn lên sổ chi tiết cho tháng hay quý chương trình sẽ hỏi cần tổng hợp số liệu cho tháng nào. Sau khi chọn xong chương trùnh sẽ tự tổng hợp số liệu. - Sổ chi tiết công nợ gồm có: 52
Luận văn tốt nghiệp + Cột chứng từ : ghi ngày tháng của chứng từ và số chứng từ + Cột diễn giải : thông tin diễn giải thêm cho nghiệp vụ bán hàng hoặc cho chứng từ + Cột tài khoản đối ứng ( 111, 112, 33312, 5112 ) theo dõi tình hình thanh toán của khách hàng đối với công ty. + Cột phát sinh nợ : phản ánh công nợ công ty cần phảI thu ở khách hàng. + Cột phát sinh có : phản ánh tình hình khách hàng trả nợ công ty. Cơ sở để vào số liệu là các HĐ GTGT (kiêm phiếu xuất kho) , phiếu thu tiền, giấy báo có của ngân hàng. 2. Sổ chi tiết tài khoản – TK 156 ( biểu 5 ) Là tài liệu cung cấp, phản ánh một cách chi tiết tình hình xuất, nhập của từng loại hàng hoá ở từng kho hàng của công ty cả về số lượng, giá trị. Mỗi một loại hàng hoá được ghi trên 1 dòng của sổ. Cơ sở để vào số liệu là các HĐ GTGT ( kiêm phiếu xuất kho ). 3. Sổ chi tiết tài khoản – TK 632 ( biểu 6 ) Sổ chi tiết tài khoản 632 phản ánh dư nợ đầu kỳ, phản ánh trị giá vốn hàng bán của toàn bộ số hàng theo từng mặt hàng được xác định là bán trong kỳ và kết chuyển giá vốn của hàng bán sang TK 911. 4. Bảng kê số 1 ( biểu 7 ) Để phản ánh số phát sinh bên nợ TK 111 đối ứng có với tàI khoản liên quan. 5. Bảng kê số 8 ( biểu 8 ) Phản ánh phải trả người bán và kết chuyển giá vốn của hàng hoá đã tiêu thụ để xác định kết quả kinh doanh. 6. Bảng kê số 11 ( biểu 9 ) Bảng kê số 11 phản ánh tình hình thanh toán tiền hàng với khách hàng, theo dõi số tổng cộng cho từng khách hàng giao dịch. Cuối tháng, quý máy tự động cộng phát sinh có 131 7. Bảng kê chứng từ ( biểu 10 ) Phản ánh doanh thu bán hàng và kết chuyển doanh thu bán hàng. 53
Luận văn tốt nghiệp 8. Bảng kê chứng từ – TK 111 (biểu 11 ) Phản ánh tình hình thanh toán của khách hàng bằng tiền mặt. 9. Nhật ký chứng từ số 8 ( biểu 12 ) Phản ánh toàn bộ quá trình xuất kho hàng hoá, phản ánh tổng doanh thu bán hàng, kết quả kinh doanh trong quý. Nhật ký chứng từ số 8 phản ánh số phát sinh bên có 131, 156, 511, 632, 711, 911 10. Sổ cái tài khoản – TK 131 ( biểu 13 ) Số phát sinh nợ, phát sinh có của TK 131 phản ánh trên sổ cái theo từng tài khoản đối ứng : 3311, 5111 11. Sổ cái tài khoản – TK 632 ( biểu 14 ) Sổ này để phản ánh số phát sinh nợ, số phát sinh có và tàI khoản đối ứng của TK 632, 9111, 15611 12. Sổ cái tài khoản - TK 511 ( biểu 15 ) Mở chi tiết cho từng tài khoản cấp 2. Sổ cái phản ánh phát sinh nợ, phát sinh có và tài khoản đối ứng của TK 511, 911,1311 54
Luận văn tốt nghiệp Chương 3 Phương hướng hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng ở công ty xuất nhập khẩu nông sản thực phẩm hà nội 3.1 tính tất yếu của việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại. 3.1.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng. Hạch toán kế toán ra đời là một nhu cầu tất yếu khách quan của sự phát triển kinh tế của xã hội loài người. Đó là một công cụ đắc lực trong việc quản lý các hoạt động kinh tế tài chính. Tuỳ từng thời kỳ mà kế toán được sử dụng sao cho phù hợp với mục tiêu, chính sách của Đảng và nhà nước mà không ngoài nội dung phục vụ cho quản lý hoạt động kinh tế tài chính trong giai đoạn đó. Hiện nay, trong nền kinh tế thị trường, việc hạch toán kế toán như thế nào là phụ thuộc vào điều kiện và yêu cầu quản lý cụ thể của từng doanh nghiệp, nhà nước chỉ có những thông tư hướng dẫn để các doanh nghiệp tuỳ vào điều kiện, tình hình cụ thể của mình mà vận dụng cho thích hợp. Tuy nhiên, chế độ kế toán mới được ban hành phát sinh nhiều vấn đề trong thực tế cần phải hoàn thiện để phù hợp với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Vì vậy yêu cầu đổi mới và hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nói chung và kế toán bán hàng nói riêng là một nhu cầu hết sức cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp trong nghành thương mại cũng như trong toàn bộ nền kinh tế. 55
Luận văn tốt nghiệp Đối với doanh nghiệp thương mại với chức năng chủ yếu là lưu thông hàng hoá thì nghiệp vụ bán hàng là khâu vận động cuối cùng của hàng hoá, nó ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận, phản ánh kết quả kinh doanh trong một thời kỳ. Vì thế kế toán nghiệp vụ bán hàng có vai trò quan trọng trong quá trình thu thập xử lý, cung cấp thông tin cho chủ doanh nghiệp, cung cấp những tài liệu về quá trình tiêu thụ hàng hoá giúp cho việc đánh giá chất lượng toàn bộ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Việc tổ chức tốt kế toán nghiệp vụ bán hàng sẽ tạo điều kiện thúc đẩy hoạt động bán hàng, tăng tốc độ chu chuyển vốn từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh. Từ đó cho thấy kế toán nghiệp vụ bán hàng đóng vai trò to lớn trong công tác tổ chức kế toán của doanh nghiệp. Đó chính là lý do để mỗi doanh nghiệp thương mại phải hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng của mình. 3.1.2 Nội dung của việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng. Việc hoàn thiện phải dựa trên tình hình thực tế kinh doanh của các doanh nghiệp đã trải qua nhiều năm hoạt động tìm ra được những hạn chế kết hợp với các quy định của chế độ kế toán rồi đưa ra hướng giải quyết khắc phục. Quá trình hoàn thiện phải dựa trên tất cả các mặt : - Chứng từ sử dụng : Chứng từ kế toán phải được lập một cách đầy đủ, kịp thời và chính xác đúng với những quy định cụ thể trong chế độ ghi chép ban đầu. Bởi vì, những chứng từ kế toán này là cơ sở pháp lý để tiến hành hạch toán, là căn cứ để kiểm tra tính chính xác trong quá trình ghi sổ, đảm bảo ghi chép các nội dung cần thiết, đảm bảo tính hợp pháp hợp lý của chứng từ. Đồng thời nó là căn cứ để xác định trách nhiệm của mỗi bên trong quá trình bán hàng, từ đó là căn cứ để xác định đúng kết quả tiêu thụ trong kỳ. Theo chế độ chứng từ kế toán quy định ban hành theo quyết định 1141/TC/CĐ kế toán ngày 01/11/1995 của Bộ Tài Chính, các chứng từ kế toán về bán hàng bao gồm : 56
Luận văn tốt nghiệp - Hoá đơn GTGT - Phiếu xuất kho - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ - Phiếu thu - Các chứng từ khác có liên quan : chứng từ ngân hàng, hoá đơn vận chuyển bốc dỡ - Tài khoản sử dụng : Hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 1141/TC/CĐKT ngày 1/11/1995 áp dụng thống nhất cho tất cả các doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế. Nó bao gồm các quy định thống nhất về số lượng tài khoản, tiểu khoản sử dụng, tên tài khoản tiểu khoản, nội dung và kết cấu của tài khoản. - Tổ chức hạch toán ban đầu : Tổ chức hạch toán ban đầu đòi hỏi kế toán trưởng phải quy định cụ thể những người chịu trách nhiệm ghi chép thông tin về các nghiệp vụ kinh tế vào chứng từ kế toán đảm bảo tính hợp pháp của chứng từ kế toán. Quy định trình tự luân chuyển chứng từ đối với từng loại nghiệp vụ kinh tế. Bởi vì tính chính xác, đầy đủ, kịp thời, hợp lệ, hợp pháp của chất lượng công tác kế toán được quyết định ở hạch toán ban đầu. - Tổ chức vận dụng hình thức sổ sách kế toán phù hợp. Sổ kế toán dùng để ghi chép tổng hợp, chỉnh lý và hệ thống hoá các số liệu, là cầu nối liên hệ giữa chứng từ kế toán và báo cáo kế toán. Sổ kế toán bao gồm sổ chi tiết và sổ tổng hợp để cung cấp số liệu lập các báo cáo tài chính. Do đó, tổ chức khoa học hệ thống sổ kế toán sẽ giảm thiểu mức thấp nhất công việc ghi chép nhưng vẫn đảm bảo đáp ứng tốt nhất yêu cầu quản lý. 3.1.3 Yêu cầu của việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng. Để đưa ra được những giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức kế toán nghiệp vụ bán hàng phải đảm bảo một số yêu cầu sau : 57
Luận văn tốt nghiệp - Hoàn thiện phải dựa trên cơ sở tôn trọng các quy định của chế độ kế toán doanh nghiệp và cơ chế tài chính hiện hành. Mỗi quốc gia đều có các cơ chế quản lý kinh tế nhất định và hệ thống chế độ kế toán được ban hành phù hợp với cơ chế quản lý kinh tế của quốc gia đó. Do vậy, mỗi đơn vị kinh tế cụ thể phải chấp hành đúng chế độ và vận dụng sao cho phù hợp với đơn vị mình, có thể cải tiến một cách linh hoạt không trái với các quy định, thể lệ của Nhà nước. - Hoàn thiện phải dựa trên cơ sở phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Các doanh nghiệp vận dụng, sửa đổi trong phạm vi nhất định của hệ thống kế toán sao cho thích ứng với đặc điểm yêu cầu riêng của doanh nghiệp và mang lại hiệu quả kinh tế cao nhất. - Phải đảm bảo đáp ứng được những thông tin chính xác, kịp thời với yêu cầu quản lý, bảo đảm tiết kiệm chi phí làm sao dem lại hiệu quả, lãi cho doanh nghiệp. 3.2 Đánh giá chung về hoạt động kinh doanh của công ty. Gần 40 năm tồn tại và phát triển không ngừng, công ty xuất nhập khẩu nông sản thực phẩm Hà Nội đã đạt được nhiều thành tựu đáng kể, không chỉ về cơ sở vật chất ngày càng lớn mạnh và trình độ của cán bộ, công nhân viên trong công ty cũng ngày càng được hoàn thiện và nâng cao. Từ một doanh nghiệp nhà nước được nhà nước bao cấp toàn bộ trong nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung nay chuyển sang nề kinh tế thị trường có sự định hướng của nhà nước, công ty xuất nhập khẩu nông sản thực phẩm Hà Nội đã có những chuyển biến tích cực. Trong nền kinh tế thị trường với sự cạnh tranh diễn ra gay gắt giữa các thành phần kinh tế, giữa các lĩnh vực kinh tế với nhau, nhiều doanh nghiệp đã không đứng vững được đi đến giải thể hoặc phá sản. Song đối với công ty do đã nhận thức được kịp thời nội dung hoạt động của các quy luật kinh tế trong nền kinh tế thị trường cùng vơí sự thay đổi những mặt không phù hợp, những mặt yếu kém để có thể đứng vững trong nền kinh tế thị trường. Từ đó công ty đã đưa ra nhiều giải pháp kinh tế có hiệu quả nhằm khắc phục mọi 58
Luận văn tốt nghiệp khó khăn, hoà nhịp sống với nền kinh tế thị trường. Trong nền kinh tế thị trường, để đứng vững và phát triển được buộc các doanh nghiệp phảI tự mình kinh doanh có lãi. Công ty xuất nhập khẩu nông sản thực phẩm Hà Nội cũng nằm trong guồng quay của nền kinh tế thị trường như các doanh nghiệp khác. Do vậy mà tự bản thân công ty phải tìm các nguồn vốn để tiến hành hoạt động kinh doanh, đồng thời phải tìm được thị trường tiêu thụ sản phẩm của mình. Từ nhận thức “tiêu thụ để tồn tại và phát triển” trong nền kinh tế thị trường, hàng hoá mà không bán được thì doanh nghiệp đó không thể tồn tại lâu được nếu không tìm hướng khác. Do vậy công ty rất quan tâm tới vấn đề đầu ra, vấn đề này cũng rất phù hợp với yêu cầu của nền kinh tế thị trường. Đó cũng là lý do cho thấy công ty đứng vững và phát triển được trong nền kinh tế thị trường trong khi một số doanh nghiệp khác phải tiến hành giải thể và phá sản. Công tác kế toán là một bộ phận đắc lực để hạch toán các chi phí đầu vào và kết quả đầu ra, từ đó xác định được kết quă hoạt động kinh doanh của công ty là lãi hay lỗ kể từ đó quyết định có nên tồn tại hay chấm dứt hoạt động kinh doanh đó. Từ việc quan tâm đến vấn đề bán hàng mà trong quản trị doanh nghiệp, bộ phận kế toán đã quan tâm thích đáng tới việc kế toán nghiệp vụ bán hàng bên cạnh các phần hành kế toán khác. Để hàng hoá của công ty bán được, công ty rất quan tâm đến chất lượng, mẫu mã hàng hoá nhập về đồng thời chữ tín đối với khách hàng cũng được công ty chú trọng. Hiện nay công việc kế toán nói chung và kế toán nghiệp vụ bán hàng nói riêng ở công ty đã thực sự đi vào nề nếp, ổn định đáp ứng được các yêu cầu quản lý kinh tế hiện nay. Tuy nhiên do còn nhiều tác động của yếu tố chủ quan cũng như khách quan nên có một số phần việc chưa đáp ứng đầy đủ yêu cầu kế toán nghiệp vụ bán hàng. Với những cố gắng và nỗ lực của lãnh đạo công ty và toàn thể cán bộ nhân viên trong công ty mà quy mô hoạt động kinh doanh của công ty ngày càng được mở rộng, thị trường đầu ra càng được nhiều thị trường chấp nhận, 59
Luận văn tốt nghiệp thu nhập của người lao động tăng lên, hàng hoá của công ty ngày càng đa dạng và phong phú về chủng loại đáp ứng nhu cầu tiêu dùng trong nước. Từ đó mà doanh thu mỗi năm đều tăng, đóng góp cho ngân sách nhà nước tăng và công ty có thêm nhiều vốn để tích luỹ đầu tư, tăng cường mở rộng thị trường. Nói tóm lại, công ty xuất nhập khẩu nông sản thực phẩm Hà Nội là một đơn vị thương mại làm ăn có hiệu quả. Hàng năm, kim ngạch của côngty đều tăng, đảm bảo kinh doanh có lãi, mức nộp NSNN luôn tăng, đời sống cán bộ công nhân viên được cải thiện. Dưới đây là một số kết quả mà công ty đã đạt được trong 2 năm gần đây : Kết quả hoạt động kinh doanh XNK của công ty. Đơn vị tính (nđ). Stt Các chỉ tiêu 2000 2001 1 Tổng doanh thu 104.403.164 177.410.395 2 Tổng chi phí 103.902.370 176.707.947 3 Lợi nhuận thuần 500.794 702.448 4 Nộp ngân sách nhà nước 28.979.956 22.578.217 5 Thu nhập bình quân /người 397.412 544.539 /tháng 3.2.1 Đánh gía kế toán nghiệp vụ bán hàng ở công ty Trong thành công bước đầu của công ty không thể không kể đến sự đóng góp của bộ phận kế toán. Bộ phận kế toán của công ty đã thực sự là công cụ quan trọng của hệ thống quản lý kinh tế. Với tư cách là một phần hành trong công tác kế toán ở công ty, kế toán nghiệp vụ bán hàng luôn được quan tâm và coi trọng. 60
Luận văn tốt nghiệp Công tác kế toán nghiệp vụ bán hàng ở công ty được tiến hành dựa trên những căn cứ khoa học, dựa trên tình hình thực tế của công ty và sự vận dụng chế độ kế toán hiện hành. Kế toán hạch toán chính xác quá trình bán hàng, theo dõi thanh toán cụ thể cho từng khách hàng, tập hợp đầy đủ các chi phí bán hàng và các chi phí quản lý doanh nghiệp, từ đó là cơ sở để hạch toán chính xác kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong kỳ hạch toán. * Về ưu điểm: - Trong thời đại bùng nổ thông tin như hiện nay, hầu hết các thông tin đều được lưu trữ, phân loại và xử lý trên máy vi tính. Công ty đã tiến bộ trong việc áp dụng phần mềm kế toán vào công tác kế toán là hết sức khoa học và hợp lý. Qua đó công việc kế toán được giảm bớt. Đồng thời nó như một công cụ quản lý thông tin đắc lực giúp cho việc quản lý thông tin được dễ dàng gọn nhẹ và quản lý các chứng từ, sổ sách, báo cáo ở công ty tương đối tốt với khối lượng các chứng từ cần lưu giữ lớn. Theo yêu cầu, phải lưu giữ lượng chứng từ, sổ sách, báo cáo trong thời gian dài do vậy mà khối lượng cần lưu giữ dễ quản lý và theo dõi trên máy vi tính, không sợ bị hư hỏng mất mát. Ngoài ra,việc ứng dụng phần mềm kế toán cũng giúp cho kế toán quản trị được thực hiện dễ dàng hơn, kế toán tài chính nhanh chóng, kịp thời. - Việc tổ chức bộ máy kế toán nói chung và kế toán bán hàng là tương đối hợp lý, đáp ứng nhu cầu quản lý và hạch toán ở công ty đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc kế toán, các chế độ chính sách kế toán. Nhân sự của phaòng kế toán là tương đối gọn nhẹ. - Các số liệu kế toán được phản ánh khá trung thực, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời cho ban lãnh đạo công ty, làm cơ sở để lãnh đạo công ty đưa ra những quyết định kinh doanh quan trọng. Không những thế cung cấp đầy đủ thông tin cho bên thuế, ngân hàng. - Giữa bộ phận kế toán bán hàng và các bộ phận kế toán khác cũng có sự đối chiếu so sánh số liệu để hỗ trợ nhau. - Các phương thức bán hàng, phương thức thanh toán được đổi mới hơn, tạo mọi đIều kiện thuận lợi cho khách hàng. 61
Luận văn tốt nghiệp - Công nợ được theo dõi chặt chẽ giúp cho việc thu hồi nợ được dễ dàng, tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn. * Bên cạnh những ưu điểm trên, kế toán bán hàng tại công ty còn một số vấn đề hạn chế cần được lưu ý, đòi hỏi các biện pháp khắc phục nhằm hoàn thiện hơn nữa để kế toán bán hàng ngày càng thực hiện tốt hơn chức năng và nhiệm vụ vốn có của mình, phục vụ cho yêu cầu quản lý kinh tế trong điều kiện hiện nay - Phòng kế toán tài chính không tổ chức bộ phận kế toán bán hàng riêng biệt để theo dõi trực tiếp tình hình hoạt động bán hàng của công ty nên việc hạch toán nghiệp vụ này chưa được tập trung, thống nhất. - Bán buôn vận chuyển thẳng là hình thức doanh nghiệp mua hàng và chuyển bán thẳng cho khách hàng không qua kho của doanh nghiệp. Như vậy về nguyên tắc công ty phải hạch toán vào TK 157 “Hàng gửi bán”. Nhưng ở công ty khi phát sinh nghiệp vụ này, kế toán hạch toán như hàng nhập kho và xuất kho, sử dụng TK 156 “Hàng hoá”. Vậy nghiệp vụ trên kế toán đã không hạch toán đúng vì TK 156 chỉ dùng để phản ánh hàng hoá đã nhập kho doanh nghiệp. - Công ty không thực hiện việc bán hàng có tính đến chiết khấu cho khách hàng, hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán mà đây là một trong những biện pháp để kích thích việc tiêu thụ hàng hoá, thu hồi vốn nhanh chóng, tạo mối quan hệ làm ăn hợp tác lâu dài với khách hàng để có thể nâng cao kết quả kinh doanh 3.3 một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng tạI công ty xuất nhập khẩu nông sản thực phẩm Hà Nội Qua thời gian thực tập tại công ty, sau khi tìm hiểu và nắm bắt thực tế em thấy tổ chức nghiệp vụ kế toán bán hàng nhìn chung được thực hiện nghiêm túc nhưng bên cạnh đó vẫn còn tồn tại một số hạn chế nhất định.Trên cơ sở lý luận đã được học ở trường kết hợp với thực tế nghiệp vụ kế toán bán hàng ở công ty, em xin đưa ra một số đề xuất nhỏ mong muốn góp phần hoàn thiện hơn nữa tổ chức kế toán nghiệp vụ bán hàng tại công ty. 62
Luận văn tốt nghiệp ý kiến thứ nhất : Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán buôn vận chuyển thẳng. Trong quá trình hoạt động, công ty chủ yếu áp dụng phương thức bán buôn trong nghiệp vụ bán hàng nội địa với 2 hình thức : bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp tại kho và bán buôn vận chuyển thẳng. Theo hình thức bán buôn qua kho giao hàng trực tiếp tại kho, kế toán công ty đã sử dụng TK 156 “ hàng hoá ” để phản ánh tình hình xuất nhập kho các loạI hàng hoá là đúng đắn với quy định của chế độ kế toán hiện hành. Tuy nhiên, theo hình thức bán buôn vận chuyển thẳng : đây là hình thức công ty mua hàng và chuyển bán thẳng cho khách hàng không qua kho của công ty. Như vậy về nguyên tắc kế toán công ty phải hạch toán nghiệp vụ này vào TK 157 “ hàng gửi bán ”. Nhưng ở công ty khi phát sinh nghiệp vụ này, kế toán lại hạch toán như hàng nhập kho và xuất kho, sử dụng TK 156 “ hàng hoá ”. Chứng tỏ rằng kế toán công ty hạch toán chưa chính xác vì TK 156 chỉ dùng để phản ánh hàng hoá đã nhập kho. Việc hạch toán như vậy là chưa hợp lý, không phù hợp với chế độ kế toán quy định, chưa hoàn thành nhiệm vụ của kế toán là phản ánh đúng nội dung kinh tế của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Mặc dù tổ chức nghiệp vụ kế toán bán hàng ở công ty nhìn chung được thực hiện nghiêm túc nhưng đây là một hạn chế nhất định. Có thể là do quan niệm của kế toán viên cho rằng hạch toán nghiệp vụ bán buôn vận chuyển thẳng phản ánh vào TK 156 để tiện cho việc theo dõi và kiểm tra. Như vậy, kế toán công ty nên hạch toán riêng hình thức bán buôn vận chuyển thẳng vào TK 157 thay vì chỉ sử dụng TK 156 phản ánh cả hai hình thức bán buôn để cho kế toán bán buôn vận chuyển thẳng được thực hiện tốt hơn. Khi phát sinh nghiệp vụ này, kế toán công ty phải hạch toán như sau : - Khi mua hàng nếu gửi bán thẳng kế toán hạch toán : Nợ 15612 Giá mua hàng hoá cộng thuế nhập khẩu Có 111, 112, 3312 Phải trả người bán hàng nhập khẩu Có 33331 Thuế nhập khẩu 63
Luận văn tốt nghiệp - Đồng thời phản ánh thuế GTGT của hàng nhập khẩu phải nộp Ngân sách Nhà nước : Nợ 13312 Thuế GTGT được khấu trừ Có 33312 Thuế GTGT hàng nhập khẩu - Phản ánh doanh thu kế toán ghi : Nợ 111, 1112 Khách hàng thanh toán một phần Nợ 1312 Khách hàng nhận nợ Có 5512 Doanh thu bán hàng theo giá chưa có thuế GTGT Có 33312 Thuế GTGT đầu ra - Đồng thời kết chuyển trị giá vốn : Nợ 632 Kết chuyển trị giá vốn hàng bán Có 157 ý kiến thứ hai : Về kế toán chiết khấu thanh toán. Từ trước đến nay, công ty vẫn chưa phát sinh khoản chiết khấu bán hàng cho khách hàng. Đặc biệt trong nền kinh tế thị trường hiện nay, hoạt động kinh doanh với buôn bán với bên ngoài có thể nói là “làm dâu trăm họ”. Vì vậy, ban lãnh đạo giám đốc phải vạch ra những chiến lược lâu dài có tính khả thi cao nhằm thúc đẩy nhanh quá trình thanh toán, thu hút thêm nhiều khách hàng, mở rộng thị trường tiêu thụ, tăng nhanh vòng quay vốn. Do đó, công ty có thể đưa ra thời hạn chiết khấu thanh toán. Chiết khấu thanh toán nghĩa là nếu khách hàng thanh toán tiền mua hàng trước thời hạn trong hợp đồng thì sẽ được hưởng một khoản tiền chiết khấu trên số tiền thanh toán đó. Nếu không thanh toán trong thời gian được hưởng chiết khấu thì không được hưởng khoản chiết khấu đáng lẽ được hưởng. 64
Luận văn tốt nghiệp Theo cơ chế tài chính hiện hành, số tiền chiết khấu dành cho bên mua được tính theo tỉ lệ % tổng số công nợ ( tổng số tiền thu ) và ghi vào chi phí hoạt động. Công ty có thể đưa ra thời hạn chiết khấu 5 hoặc 7 ngày kể từ ngày giao hàng với tỉ lệ chiết khấu 0,5%. Để hạch toán khoản chiết khấu này, công ty nên đưa vào sử dụng TK 811 : Chi phí hoạt động tài chính. - Khi phát sinh các khoản chiết khấu dành cho bên mua kế toán hạch toán như sau : Nợ 811 Chiết khấu bán hàng dành cho bên mua Nợ 111, 112 Số tiền thực thu Có 1312 Tổng giá thanh toán phải thu ở người mua. ý kiến thứ ba : Hoàn thiện kế toán các khoản giảm trừ doanh thu. Theo chuẩn mực kế toán số 14: Doanh thu và thu nhập khác do Bộ trưởng Bộ Tài Chính ban hành và công bố theo Quyết định số 149/2001/QĐ- BTC ngày 31/12/2001 quy định các khoản giảm trừ doanh thu gồm có: doanh thu hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán và chiết khấu thương mại. Theo chế độ kế toán hiện hành quy định, nếu phát sinh hàng bán bị trả lại, kế toán phản ánh doanh thu hàng bị trả lại vào TK 531 “Hàng bán bị trả lại”. Trị giá hàng bán bị trả lại được phản ánh trên tài khoản này do các nguyên nhân như vi phạm cam kết, vi phạm hợp đồng kinh tế; hàng bị mất, kém phẩm chất; không đúng chủng loại, quy cách. Còn giảm giá hàng bán và chiết khấu thương mại đều được quy định hạch toán vào TK 532 “ Giảm giá hàng bán ”. Trong đó, giảm giá hàng bán là khoản giảm trừ được người bán chấp thuận trên giá đã thoả thuận cho số hàng hoá đã bán vì hàng hoá sai quy cách phẩm chất không đúng hợp đồng hay doanh nghiệp vi phạm các điều khoản đã ký kết trong hợp đồng. Chiết khấu thương mại là khoản doanh nghiệp bán giảm giá niêm yết cho khách hàng mua hàng với khối lượng lớn. 65
Luận văn tốt nghiệp Nhận thấy rằng, hai nội dung giảm giá hàng bán và chiết khấu thương mại được hạch toán vào chung một tài khoản 532 là khác nhau hoàn toàn về bản chất kinh tế. Giảm giá hàng bán phản ánh vì một lý do sai phạm về hàng hoá hay các điều khoản trong hợp đồng nên dẫn đến doanh nghiệp phải giảm giá cho người mua. Nhưng chiết khấu thương mại lại phản ánh theo một chiều hướng khác, đó là giảm giá do người mua mua nhiều trong hợp đồng. Tuy rằng hai nội dung này đều có cùng mục đích là giảm giá nhằm thúc đẩy khối lượng hàng hoá bán ra nhưng xét về mặt bản chất kinh tế lại hoàn toàn khác nhau. Do đó, việc hạch toán chung trên cùng một tài khoản sẽ không tiện cho việc theo dõi chi tiết tình hình hàng hoá bán ra của doanh nghiệp mà còn chưa thể hiện được lý do cụ thể các khoản giảm trừ doanh thu. Vì vậy, nên hạch toán khoản giảm giá hàng bán và chiết khấu thương mại một cách riêng rẽ. Em xin đề xuất 2 phương pháp hạch toán các khoản giảm giá hàng bán và chiết khấu thương mại sau: Phương pháp 1: Chỉ sử dụng TK 532 để phản ánh số tiền giảm giá đã chấp thuận với người mua và sử dụng một TK khác để phản ánh nội dung chiết khấu thương mại. Để phản ánh riêng nội dung chiết khấu thương mại có thể khôi phục lại TK 521 và lấy tên là “ Chiết khấu thương mại ”. Kết cấu và nội dung TK 521 521 - Số tiền chiết khấu thương - Kết chuyển số tiền chiết khấu mại cho khách hàng mua hàng thương mại sang TK 511 để xác với khối lượng lớn định doanh thu thuần. TK 521 không có số dư. Phương pháp hạch toán: - Khi phát sinh chiết khấu thương mại cho khách hàng, kế toán sẽ hạch toán: 66
Luận văn tốt nghiệp Nợ 521 Số tiền chiết khấu thương mại Nợ 33312 Thuế GTGT tính theo số tiền chiết khấu Có 111 Tiền mặt Có 112 Tiền gửi ngân hàng Có 1312 Số tiền phải thu của khách hàng - Khi phát sinh giảm giá hàng bán, kế toán ghi: Nợ 532 Giảm giá hàng bán Nợ 33312 Thuế GTGT tính theo số tiền giảm giá. Có 111 Tiền mặt. Có 112 Tiền gửi ngân hàng. Có 1312 Số tiền phải thu của khách hàng. - Cuối kỳ, kết chuyển số tiền giảm giá và chiết khấu thương mại sang tài khoản 511 để xác định doanh thu thuần. Nợ 5112 Số tiền giảm giá. Có 532 Phương pháp 2: Mở TK 532 thành hai tài khoản cấp 2. TK 5321 Giảm giá hàng bán . TK 5322 Chiết khấu thương mại. Kết cấu và nội dung TK 532 532 - Số tiền giảm giá đã chấp thuận - Kết chuyển số tiền giảm giá với người mua và chiết khấu thương mại sang - Số tiền chiết khấu thương mại TK 511 đểm xác định doanh cho khách hàng mua hàng với thu thuần. khối lượng lớn. TK 532 không có số dư. 67
Luận văn tốt nghiệp - Khi phát sinh giảm giá hàng bán cho khách hàng, kế toán sẽ hạch toán: Nợ 5321 Giảm giá hàng bán Nợ 33312 Thuế GTGT tính theo số tiền chiết khấu Có 111 Tiền mặt Có 112 Tiền gửi ngân hàng Có 1312 Số tiền phải thu của khách hàng - Khi phát sinh chiết khấu thương mại, kế toán ghi: Nợ 5322 Chiết khấu thương mại Nợ 33312 Thuế GTGT tính theo số tiền giảm giá. Có 111 Tiền mặt. Có 112 Tiền gửi ngân hàng. Có 1312 Số tiền phải thu của khách hàng. - Cuối kỳ, kết chuyển số tiền giảm giá và chiết khấu thương mại sang tài khoản 511 để xác định doanh thu thuần. Nợ 511 Số tiền giảm trừ doanh thu. Có 5321 Số tiền giảm giá. Có 5322 Số tiền chiết khấu thương mại. Cả 2 phương pháp này đều phản ánh rõ ràng hoạt động kinh tế phát sinh của việc giảm giá hàng bán và chiết khấu thương mại. Nhưng đối với phương pháp 1, việc khôi phục lại TK 521 sẽ làm tăng TK trong hệ thống TK Kế toán mà đIều này là không cần thiết. Phương pháp 2 đơn giản, phù hợp với phương châm của hệ thống kế toán mới là dễ làm, dễ hiểu, minh bạch, công khai, dễ kiểm tra, dễ kiểm soát. Với cách bố trí, sắp xếp như phương pháp 2, thông tin do kế toán cung cấp cho phép đánh giá hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp kịp thời ở mọi thời điểm. Theo em nên chọn phương pháp 2 là tối ưu. 68