Đề tài Hoàn thiện hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp với việc nâng cao hiệu quả sử dụng chi phí tại Công ty Xăng dầu khu vực III

Nội dung text: Đề tài Hoàn thiện hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp với việc nâng cao hiệu quả sử dụng chi phí tại Công ty Xăng dầu khu vực III

1. Báo cáo thực tập Nguyễn Vĩnh Thanh Tùng Lời nói đầu Những năm qua - khi nền kinh tế chuyển dịch từ cơ chế quản lý tập trung, bao cấp sang cơ chế thị tr−ờng có sự quản lý của Nhà n−ớc theo định h−ớng XHCN - Cũng nh− các đơn vị kinh tế quốc doanh khác, Công ty Xăng dầu khu vực III gặp rất nhiều khó khăn. Là một doanh nghiệp chủ yếu kinh doanh th−ơng mại nên vấn đề cốt lõi đặt ra đối với Công ty là làm thế nào để bán ra những sản phẩm đáp ứng đ−ợc nhu cầu của thị tr−ờng và đạt mức lợi nhuận cao nhất. Trong doanh nghiệp th−ơng mại, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp (hay còn gọi là chi phí thời kỳ) là một trong những chỉ tiêu chất l−ợng quan trọng. Sự phát sinh của 2 loại chi phí này ảnh h−ởng trực tiếp đến lợi nhuận trong kỳ kinh doanh và đ−ợc phản ánh trong Báo cáo Kết quả kinh doanh của doanh nghiệp trong từng kỳ báo cáo. Nh− vậy, việc giảm thấp cũng nh− tiết kiệm chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là rất quan trọng và có ý nghĩa vô cùng to lớn: tạo điều kiện cho các doanh nghiệp th−ơng mại hoàn thành tốt các chỉ tiêu kinh tế tài chính, nghĩa vụ với Ngân sách Nhà n−ớc, lợi ích của doanh nghiệp và của ng−ời lao động Tuy nhiên, để thực hiện đ−ợc điều này các nhà quản lý nói chung và kế toán nói riêng phải th−ờng xuyên nắm bắt, phản ánh chính xác, kịp thời những thông tin cần thiết bên ngoài cũng nh− bên trong nội bộ doanh nghiệp nh−: các thông tin về thị tr−ờng, giá cả, khả năng tiêu thụ hàng hóa, dự trữ Xuất phát từ những lý do trên, nhằm học hỏi kinh nghiệm thực tế cũng nh− đề xuất một số ý kiến để góp phần giúp doanh nghiệp hoàn thiện công tác hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, qua thời gian nghiên cứu lý luận trong tr−ờng và thực tập thực tế tại Công ty Xăng dầu khu vực III, em mạnh dạn đi sâu vào nghiên cứu đề tài: "Hoàn thiện hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp với việc nâng cao hiệu quả sử dụng chi phí tại Công ty Xăng dầu khu vực III". Ngoài lời mở đầu và kết luận, kết cấu của luận văn 3 phần: 1
2. Báo cáo thực tập Nguyễn Vĩnh Thanh Tùng Phần I : Lý luận chung về hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp trong doanh nghiệp th−ơng mại. Phần II : Thực trạng hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tại Công ty Xăng dầu khu vực III. Phần III : Ph−ơng h−ớng hoàn thiện hạch toán và nâng cao hiệu quả sử dụng chi phí nghiệp vụ kinh doanh tại Công ty Xăng dầu khu vực III. 2
3. Báo cáo thực tập Nguyễn Vĩnh Thanh Tùng Phần I Lý luận chung về hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp trong doanh nghiệp th−ơng mại A-những vấn đề chung về chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp Hoạt động trong nền kinh tế thị tr−ờng tự do cạnh tranh, các doanh nghiệp luôn chịu sự ảnh h−ởng mạnh mẽ nhiều yếu tố nh−: yếu tố nhân lực, yếu tố kinh tế, yếu tố khoa học công nghệ, yếu tố chính trị, văn hoá Tuy nhiên, sự sống còn của doanh nghiệp phụ thuộc rất lớn vào khả năng của nhà quản lý. Họ phải xác định đ−ợc mục tiêu kinh doanh, đề ra các ph−ơng thức để đạt đ−ợc mục tiêu đó đồng thời phải tiến hành kiểm tra, kiểm soát liên tục các b−ớc tiến hành cũng nh− biện pháp đã sử dụng để thực hiện các mục tiêu đề ra và có thể xử lý kịp thời những bất cập. Để thực hiện đ−ợc điều đó, các nhà quản lý phải nắm bắt chính xác, kịp thời những thông tin cần thiết liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Xét trên ph−ơng diện kế toán, thông tin liên quan đến chi phí rất quan trọng, đặc biệt đối với các doanh nghiệp kinh doanh th−ơng mại. Trong các doanh nghiệp th−ơng mại, chi phí có ảnh h−ởng trực tiếp đến kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp chính là chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. I-Chi phí bán hàng I.1- Đặc điểm của chi phí bán hàng Có thể nói, quá trình tiêu thụ là điều kiện cần cho hoạt động sản xuất kinh doanh tồn tại. Xét một cách t−ơng đối, tiêu thụ đ−ợc coi là khâu cuối cùng của chu kỳ sản xuất kinh doanh nh−ng lại quyết định trực tiếp đến quá trình tái sản xuất của doanh nghiệp. Do vậy, chi phí bán hàng có vai trò rất quan trọng. Đó là khoản chi phí cần thiết để thúc đẩy quá trình l−u thông hàng hoá và đảm bảo 3
4. Báo cáo thực tập Nguyễn Vĩnh Thanh Tùng việc đ−a hàng hoá tới tay ng−ời tiêu dùng. Chi phí bán hàng phát sinh liên quan đến quá trình tiêu thụ sản phẩm hàng hoá, lao vụ, dịch vụ trong kỳ kinh doanh bao gồm: chi phí chào hàng, giới thiệu, quảng cáo sản phẩm, hoa hồng đại lý, uỷ thác, chi phí vận chuyển hàng hoá đến nơi tiêu thụ, chi phí bảo hành, chi phí bảo quản, đóng gói Chi phí bán hàng có trong bất kỳ tổ chức kinh doanh nào, cho dù đó là doanh nghiệp sản xuất hay doanh nghiệp th−ơng mại. Trong điều kiện tồn tại quan hệ hàng hoá- tiền tệ, chi phí cho hoạt động sản xuất kinh doanh là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ các khoản lao động sống và lao động vật hoá mà doanh nghiệp đã chi ra để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh trong một kỳ kinh doanh nhất định (tháng, quý, năm ). Khác với chi phí sản xuất là các chi phí gắn liền với quá trình sản xuất ra sản phẩm, sáng tạo ra giá trị và giá trị sử dụng của sản phẩm, chi phí bán hàng đ−ợc định nghĩa là biểu hiện bằng tiền của những hao phí lao động phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá. Chi phí bán hàng đ−ợc biểu hiện bằng tiền nh−ng không phải tất cả các khoản chi bằng tiền trong th−ơng mại đều là chi phí bán hàng. Trên thực tế, có những khoản chi phí bán hàng đ−ợc biểu hiện bằng hiện vật nh−: hao hụt tự nhiên về hàng hoá, khấu hao tài sản cố định (KH TSCĐ), phân bổ công cụ dụng cụ Chi phí bán hàng không tạo ra giá trị và giá trị sử dụng mà chỉ có tác dụng thực hiện giá trị và giá trị sử dụng của sản phẩm, hàng hoá. Tr−ớc đây ng−ời ta cho rằng: toàn bộ hao phí lao động sống và lao động vật hoá tiêu hao trong quá trình mua, bán hàng đ−ợc biểu hiện bằng tiền gọi là chi phí l−u thông hàng hoá. Quan niệm này là thiếu chính xác vì khi phân tích từ nhiều ph−ơng diện ta thấy rằng: hao phí lao động sống sẽ tạo ra giá trị mới của sản phẩm hàng hoá, một phần dùng để bù đắp lại hao phí lao động cần thiết biểu hiện d−ới hình thái tiền l−ơng (V), một phần tạo ra giá trị tăng thêm biểu hiện d−ới hình thái thu nhập thuần tuý (M). Trên thực tế, ng−ời ta không tính toàn bộ (V+M) vào chi phí bán hàng mà chỉ tính phần (V) có nghĩa là chỉ gồm lao động sống cần thiết và một phần của (M). Trong chuẩn mực quốc tế IAS 1: “Trình bày các Báo cáo Tài chính”, chi phí đ−ợc phân loại theo chức năng bao gồm: Chi phí khấu hao tài sản vật chất; chi phí hao mòn tài sản phi vật chất và chi phí nhân viên. Còn trong kế toán quản trị Mĩ, chi phí bán hàng hay tiếp thị bao gồm toàn bộ chi phí cần thiết để thực hiện các đơn đặt hàng và giao thành phẩm đến khách hàng. Chi phí này bao gồm: chi phí quảng cáo, giao dịch, hoa hồng bán hàng, l−ơng nhân viên bán hàng và các chi phí gắn liền với kho cất thành phẩm. 4
5. Báo cáo thực tập Nguyễn Vĩnh Thanh Tùng Từ đây, chúng ta thấy rằng: Chi phí bán hàng trong kế toán quản trị Mĩ thể hiện đầy đủ các khoản mục nh− trong chuẩn mực kế toán quốc tế đã quy định nh−ng cụ thể hơn. Nh− vậy, thông qua nghiên cứu, phân tích, liên hệ với chuẩn mực kế toán quốc tế, kế thừa và phát triển, chi phí bán hàng trong kế toán Việt Nam đ−ợc định nghĩa: Chi phí bán hàng là toàn bộ hao phí về lao động sống (l−ơng nhân viên bán hàng, bảo hiểm xã hội ) và lao động vật hoá (KH TSCĐ, công cụ dụng cụ ) phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ. Chi phí bán hàng có đặc điểm chung là các khoản chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá nh−ng không phải là số bất biến và cũng không tỷ lệ thuận với doanh thu hàng bán hay số l−ợng hàng bán ra. Có tr−ờng hợp hàng không bán đ−ợc nh−ng chi phí bán hàng vẫn phát sinh hoặc ng−ợc lại, doanh thu tăng nhanh hay số l−ợng hàng bán tăng nhanh nh−ng chi phí bán hàng tăng chậm, biến động tỷ lệ thuận với doanh thu hoặc không. Trong nền kinh tế thị tr−ờng, các doanh nghiệp hoạt động chủ yếu vì mục tiêu lợi nhuận. Theo quy luật của sự chọn lọc tự nhiên, muốn thắng thế trong cạnh tranh, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp th−ơng mại - khi mà nền kinh tế đang ngày càng mở rộng, hàng ngoại nhập vào trong n−ớc ngày càng phong phú thì 1 vấn đề quan trọng họ phải quan tâm là giảm chi phí bởi giảm 1 đồng chi phí có nghĩa là tăng 1 đồng lợi nhuận. Để đạt đ−ợc điều đó tr−ớc mắt các doanh nghiệp cần phải quản lý chặt chẽ theo từng yếu tố chi phí phát sinh trên cơ sở nguyên tắc tiết kiệm, tránh những khoản chi phí có tính chất phô tr−ơng và hạn chế các khoản thiệt hại làm tăng chi phí bằng cách lập kế hoạch chi, thực hiện, phản ánh đúng đắn các khoản chi đã đ−ợc ký duyệt và thực hiện kiểm soát liên tục. I.2- Nội dung của chi phí bán hàng Theo thông lệ chung đã đ−ợc áp dụng phổ biến ở các n−ớc trên thế giới, tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh, yêu cầu quản lý của từng Ngành, từng doanh nghiệp, chế độ kế toán Việt Nam đã quy định chi phí bán hàng đ−ợc chia ra theo nội dung sau: Chi phí nhân viên: Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh phải có 3 yếu tố cơ bản là lao động, t− liệu lao động và đối t−ợng lao động. Trong đó lao động của con ng−ời 5
6. Báo cáo thực tập Nguyễn Vĩnh Thanh Tùng là yếu tố trung tâm, giữ vai trò quyết định trong qua trình kinh doanh. Để tái sản xuất sức lao động, ng−ời lao động sau khi đã sử dụng sức lao động của mình tạo ra sản phẩm có ích thì sẽ đ−ợc trả một số tiền thù lao nhất định gọi là tiền l−ơng (hay tiền công). Về bản chất, tiền l−ơng là biểu hiện bằng tiền của giá cả sức lao động hay tiền l−ơng chính là một yếu tố chi phí kinh doanh. Mặt khác tiền l−ơng còn là đòn bẩy kinh tế, kích thích ng−ời lao động tăng năng suất lao động, tiết kiệm chi phí. Các khoản trích bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), kinh phí công đoàn (KPCĐ) đ−ợc trích theo l−ơng. Trong chuẩn mực quốc tế IAS 19 "Lợi ích trả cho công nhân viên" đã quy định rõ chi phí nhân viên hay lợi ích mà họ đ−ợc h−ởng, bao gồm: + Các lợi ích ngắn hạn cho công nhân viên. + Các lợi ích sau khi hết hạn thời gian làm việc. + Các lợi ích dài hạn khác. + Các lợi ích h−ởng khi chấm dứt hợp đồng lao động. Kế thừa sự phát triển và để phù hợp với chuẩn mực chung, chi phí nhân viên của bộ phận bán hàng đ−ợc phản ánh bao gồm các khoản tiền l−ơng, tiền công, các khoản phụ cấp cho cán bộ công nhân viên (CBCNV) trong và ngoài danh sách trực tiếp làm công tác bán hàng, phân loại, chọn lọc, bảo quản hàng hoá (khoản này không bao gồm tiền l−ơng của nhân viên hành chính, văn phòng và các bộ phận quản lý khác), các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ BHXH, BHYT, KPCĐ là các khoản trích theo tỷ lệ phần trăm nhất định của quỹ l−ơng thực tế. Tỷ lệ này đ−ợc quy định theo từng thời kỳ. Hiện nay, theo quy định của Nhà n−ớc BHXH tính bằng 15%, BHYT tính bằng 2% quỹ l−ơng theo ngạch bậc, chức vụ hệ số bảo l−u và các khoản phụ cấp theo l−ơng (nếu có) tại Nghị định 26 CP tính theo mức l−ơng tối thiểu Nhà n−ớc quy định và KPCĐ tính bằng 2% quỹ l−ơng thực tế. Chi phí vật liệu, bao bì: Chức năng chủ yếu trong doanh nghiệp th−ơng mại là tổ chức l−u thông hàng hoá. Do đó, theo thông lệ chung đ−ợc áp dụng phổ biến chi phí vật liệu, bao bì trong doanh nghiệp th−ơng mại là các chi phí vật liệu, bao bì xuất dùng cho việc giữ gìn, tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ nh−: chi phí vật liệu đóng gói sản phẩm, hàng hoá; chi phí vật liệu, nhiên liệu dùng cho bảo quản, 6
7. Báo cáo thực tập Nguyễn Vĩnh Thanh Tùng bốc vác, vận chuyển sản phẩm, hàng hoá trong quá trình tiêu thụ; vật liệu dùng cho sửa chữa, bảo quản TSCĐ của doanh nghiệp. Chi phí dụng cụ, đồ dùng: Khác với vật liệu, bao bì, dụng cụ đồ dùng là những t− liệu lao động không đủ tiêu chuẩn về giá trị và thời gian sử dụng đ−ợc quy định đối với TSCĐ. Công cụ, đồ dùng tham gia vào nhiều chu kỳ kinh doanh, giá trị của chúng đ−ợc chuyển dần vào chi phí và giữ nguyên hình thái nh− ban đầu. Theo thông lệ chung đ−ợc áp dụng phổ biến, nội dung chi phí công cụ, đồ dùng phản ánh chi phí công cụ dụng cụ (CCDC) phục vụ cho quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá nh−: dụng cụ đo l−ờng, ph−ơng tiện tính toán, ph−ơng tiện làm việc Chi phí khấu hao tài sản cố định: TSCĐ là một bộ phận TSCĐ hữu hình hặc vô hình của doanh nghiệp có giá trị lớn, thời gian sử dụng dài, đáp ứng tiêu chuẩn là TSCĐ do Nhà n−ớc quy định. Việc quy định tài sản nào là TSCĐ do từng n−ớc quy định. Theo chế độ kế toán Việt Nam hiện hành, những tài sản có giá trị từ 5.000.000 đồng và thời gian sử dụng từ 1 năm trở lên sẽ đ−ợc xếp vào TSCĐ. TSCĐ khi tham gia vào quá trình kinh doanh sẽ bị hao mòn. Nhận thức đ−ợc sự hao mòn nên khi sử dụng TSCĐ, các doanh nghiệp tính toán và phân bổ nguyên giá TSCĐ vào chi phí kinh doanh trong từng kỳ hạch toán gọi là KH TSCĐ. Mục đích của việc trích KH TSCĐ là giúp doanh nghiệp tính đúng, tính đủ chi phí sử dụng TSCĐ và thu hồi vốn đầu t− để tái tạo TSCĐ khi chúng bị h− hỏng. Nh− vậy, chi phí KH TSCĐ của bộ phận bảo quản, bán hàng bao gồm khấu hao nhà kho, cửa hàng, bến bãi, ph−ơng tiện bốc dỡ, vận chuyển, ph−ơng tiện tính toán, đo l−ờng, kiểm tra chất l−ợng Chi phí bảo hành: Phản ánh những chi phí liên quan đến sản phẩm, hàng hoá sau khi tiêu thụ nh−: sửa chữa các hàng hoá bị lỗi, bị hỏng nh−ng vẫn nằm trong thời gian bảo hành Chi phí dịch vụ mua ngoài: Phản ánh các chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho bán hàng nh−: chi phí thuê ngoài sửa chữa TSCĐ ở bộ phận bán hàng, tiền thuê kho bãi, tiền thuê 7
8. Báo cáo thực tập Nguyễn Vĩnh Thanh Tùng bốc vác vận chuyển hàng hoá đi tiêu thụ, tiền trả hoa hồng cho đại lý bán hàng, cho đơn vị nhận uỷ thác xuất khẩu Chi phí bằng tiền khác: Phản ánh các chi phí khác phát sinh trong khâu bán hàng ngoài các chi phí đã kể trên nh−: chi phí tiếp khách ở bộ phận bán hàng, chi phí quảng cáo, chào hàng, chi phí hội nghị khách hàng, khoản chi phí cho lao động nữ Khi xác định nội dung chi phí bán hàng chúng ta cần phải xem xét kỹ l−ỡng, bởi vì không phải bất kỳ một khoản chi phí nào phát sinh ở doanh nghiệp th−ơng mại đều đ−ợc tính vào chi phí bán hàng. Việc xác định nội dung chi phí bán hàng không những phải đảm bảo tính khoa học mà còn phải đảm bảo tính thực tiễn để phù hợp với yêu cầu quản lý và và phản ánh đúng đắn chi phí bán hàng của doanh nghiệp trong từng thời kỳ nhất định. Theo quy định hiện hành, những khoản chi phí sau không đ−ợc tính vào chi phí bán hàng: • Những khoản chi phí thiên tai hoả hoạn, tai nạn giao thông (kể cả những khoản chi phí giải quyết hậu quả). • Những chi phí về gia công chế biến (bao gồm cả chi phí sơ chế, tái chế, chọn lọc, phân loại hàng hoá ch−a đủ tiêu chuẩn nhập kho). Những khoản chi phí này khi phát sinh phải tính vào giá của hàng hoá vật t−. • Những chi phí phát sinh trong quá trình phục hồi đời sống tinh thần, văn hoá nghệ thuật của đời sống cán bộ công nhân viên, các chi phí phục vụ cho các câu lạc bộ những chi phí này đ−ợc bù đắp bằng quỹ xí nghiệp. • Những khoản chi phí về công tác Đảng, đoàn thanh niên, công đoàn Những chi phí này đ−ợc bù đắp bằng các khoản công đoàn, đảng phí do thành viên của các tổ chức trên đóng góp. • Những chi phí do Ngân sách cấp đài thọ nh−: kinh phí sự nghiệp, kinh phí xây dựng cơ bản. • Những khoản hao hụt hàng hoá, vật t− ngoài định mức do khuyết điểm chủ quan của các doanh nghiệp hay cá nhân ng−ời phạm lỗi gây ra. • Những khoản phạt do vi phạm hợp đồng kinh tế, vi phạm kỷ luật thanh toán các khoản tiền th−ởng hoàn thành kế hoạch, th−ởng đột xuất 8
9. Báo cáo thực tập Nguyễn Vĩnh Thanh Tùng Theo quy định của Thông t− số 76-TC/TCDN ngày 15 tháng 11 năm 1996 các doanh nghiệp phải tính đúng, tính đủ chi phí kinh doanh, tự trang trải mọi khoản chi phí bằng thu nhập và chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Các khoản hoa hồng đại lý, uỷ thác phải thể hiện trong các hợp đồng đại lý, uỷ thác và chỉ đ−ợc hạch toán theo số thực chi khi có đủ chứng từ hợp pháp. Đối với hoa hồng môi giới, doanh nghiệp phải xây dựng định mức chi và quy chế quản lý chi tiêu gắn với hiệu quả kinh tế do môi giới mang lại. Hoa hồng môi giới không đ−ợc áp dụng cho các đối t−ợng là đại lý của doanh nghiệp, các khách hàng đ−ợc chỉ định, các chức danh quản lý trong doanh nghiệp, những nhân viên làm nhiệm vụ cung ứng vật t−, tiêu thụ hàng hoá thành phẩm trong doanh nghiệp. Đối với các dịch vụ mua ngoài, doanh nghiệp phải có dự toán, hợp đồng kinh tế, nghiệm thu và thanh lý hợp đồng với giá cả theo quy định của Nhà n−ớc hoặc theo giá thị tr−ờng và phải có hoá đơn, chứng từ hợp pháp. Những khoản chi phí sửa chữa lớn TSCĐ phát sinh trong lĩnh vực tiêu thụ nhằm khôi phục năng lực của tài sản đ−ợc hạch toán vào chi phí bán hàng. Tr−ờng hợp chi phí đó quá lớn thì phải phân bổ cho nhiều năm. Doanh nghiệp có thể có kế hoạch sửa chữa lớn và tiến hành trích tr−ớc vào chi phí, kết thúc phải có quyết toán trên cơ sở dự toán đ−ợc duyệt y. Chi phí bằng tiền khác nh−: các khoản chi cho tr−ờng, lớp đào tạo bồi d−ỡng nâng cao tay nghề , năng lực quản lý và chi cho cơ sở y tế chỉ đ−ợc hạch toán vào chi phí theo số thực chi cho các đối t−ợng là cán bộ công nhân viên (CBCNV) của doanh nghiệp. Doanh nghiệp hạch toán vào chi phí theo số thực chi sau khi trừ đi các khoản hỗ trợ của Ngân sách Nhà n−ớc (nếu có). Mức chi tối đa không v−ợt quá 1,3 lần định mức chi sự nghiệp cho các đối t−ợng trên do Nhà n−ớc quy định. Nếu đào tạo cho các đối t−ợng ngoài doanh nghiệp thì phải thu phí để tự trang trải các khoản phí. Nh− vậy, kế toán chỉ đ−ợc hạch toán vào chi phí bán hàng của kỳ hạch toán những hao phí có liên quan đến khối l−ợng sản phẩm hàng hoá xuất ra trong kỳ chứ không phải mọi khoản phí chi ra trong kỳ đều đ−ợc tập hợp vào Tài khoản (TK) 641 và kết chuyển để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ. Việc xác định nội dung và phạm vi chi phí nh− trên sẽ có thể tạo nhiều điều kiện thuận lợi trong công tác chỉ đạo thực tiễn, trong việc xây dựng kế hoạch hạch toán và phân tích chi phí bán hàng theo khoản mục. Do đó, việc 9
10. Báo cáo thực tập Nguyễn Vĩnh Thanh Tùng quản lý và chỉ đạo thực tiễn có cơ sở đi sâu vào quản lý trọng điểm từng loại chi phí. I.3- Phân loại chi phí bán hàng Chi phí bán hàng là chỉ tiêu tổng hợp bao gồm nhiều loại chi phí khác nhau. Để hiểu rõ bản chất của từng loại chi phí nhằm phục vụ cho công tác quản lý tại doanh nghiệp đ−ợc chặt chẽ và chính xác tối đa, ng−ời ta tiến hành phân loại chi phí bán hàng. Phân loại chi phí đúng đắn, khoa học, phù hợp với điều kiện quản lý kinh tế là vấn đề có ý nghĩa lớn cả về lý luận và thực tiễn nhằm nâng cao chất l−ợng quản lý chi phí, phát huy đ−ợc chức năng kiểm tra, giám sát và tổ chức thông tin cũng nh− cung cấp thông tin một cách chính xác, phục vụ cho quá trình điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh. Hiện nay trên thế giới nói chung và việt Nam nói riêng đã có rất nhiều tiêu thức để phân loại chi phí bán hàng. Việc phân loại chi phí bán hàng với mục đích cuối cùng là để quản lý, sử dụng hiệu quả chi phí và tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh của từng Ngành, từng doanh nghiệp, từng quốc gia. ở n−ớc ta hiện nay, chi phí bán hàng đ−ợc phân loại chủ yếu dựa vào một số tiêu thức sau: 1-Phân loại chi phí bán hàng dựa vào tính chất của chi phí: Là việc sắp xếp các khoản mục chi phí bán hàng có chung một tính chất hoặc gần giống nhau về tính chất thành từng loại chi phí nhất định. Theo cách phân loại này, chi phí bán hàng đ−ợc chia thành: Chi phí tiền l−ơng (hay còn gọi là chi phí nhân viên): Là toàn bộ số tiền trả công lao động cho công nhân viên trong và ngoài danh sách phục vụ trực tiếp cho quá trình kinh doanh. Chi phí dịch vụ mua ngoài: Bao gồm những chi phí nh− tiền thuê ngoài sửa chữa TSCĐ, tiền thuê bốc vác vận chuyển sản phẩm, hàng hoá đi tiêu thụ, tiền hoa hồng trả cho đại lý bán hàng, tiền trả cho đơn vị nhận xuất khẩu uỷ thác Chi phí bằng tiền khác: Bao gồm những khoản chi phí nh− chi phí tiếp khách ở bộ phận bán hàng, chi phí giới thiệu, quảng cáo, chào hàng, chi phí tiếp thị, chi phí khuyến mãi, chi phí hội nghị khách hàng, chi đối ngoại, chi phí KH TSCĐ, chi phí công cụ đồ dùng, chi phí vật liệu bao bì đóng gói 10
11. Báo cáo thực tập Nguyễn Vĩnh Thanh Tùng 2-Phân loại chi phí bán hàng theo nội dung kinh tế và phạm vi nghiệp vụ kinh tế phát sinh Là việc quy định nội dung ph−ơng thức hạch toán từng khoản mục chi phí bán hàng đ−ợc thống nhất từ lập kế hoạch các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và phân tích tình hình chi phí bán hàng. Chi phí bán hàng trong th−ơng mại có thể phân thành các khoản mục sau: Tiền l−ơng và các khoản phụ cấp. Trích BHXH, BHYT và KPCĐ. KH TSCĐ. Chi phí vật liệu bao bì. Chi phí dụng cụ, đồ dùng. Chi phí dịch vụ mua ngoài. Chi phí bảo quản, chọn lọc, đóng gói. Chi phí sửa chữa TSCĐ. Chi phí trả tiền cho đại lý. Chi phí hao hụt hàng hoá, vật t− trong định mức. Chi phí bằng tiền khác nh− chi tiếp khách ở bộ phận bán hàng, chi đối ngoại, chi giới thiệu, quảng cáo, chào hàng C−ớc vận chuyển và bảo hiểm (đối với chi phí n−ớc ngoài). Theo cách phân loại này, chi phí bán hàng giữ đ−ợc tính nguyên vẹn của từng yếu tố cũng nh− từng khoản chi trong yếu tố không kể đến việc nó đ−ợc chi ra ở đâu và có quan hệ với quá trình tiêu thụ nh− thế nào. Chi phí bán hàng theo yếu tố là chi phí ban đầu giản đơn, trong quá trình chi phí của doanh nghiệp không thể tiếp tục chia nhỏ hơn các loại chi phí này. Hạch toán chi phí theo cách này không những cho chúng ta biết trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, doanh nghiệp cần phải chi ra những khoản chi phí gì, bao nhiêu mà còn là cơ sở để lập các dự toán chi phí, kế hoạch quỹ l−ơng, tính toán nhu cầu vốn l−u động định mức. 3-Phân loại chi phí bán hàng trong mối quan hệ với khối l−ợng hàng hoá luân chuyển: Theo cách phân loại này, chi phí bán hàng đ−ợc chia thành: Chi phí bán hàng khả biến: là khoản chi phí có đặc tr−ng cơ bản khi mức tiêu thụ sản phẩm hàng hoá thay đổi thì chi phí bán hàng cũng thay đổi theo và 11
12. Báo cáo thực tập Nguyễn Vĩnh Thanh Tùng thay đổi theo quan hệ tỷ lệ thuận, còn tỷ suất chi phí thì hầu nh− không thay đổi hoặc thay đổi không đáng kể theo chiều ng−ợc lại. Chi phí này bao gồm: chi phí vận chuyển, chi phí bao bì đóng gói, chi phí hao hụt bảo quản, chi phí chọn lọc, chi phí l−ơng theo hình thức khoán. Chi phí bán hàng bất biến: là những khoản chi phí có đặc tr−ng cơ bản là khi mức tiêu thụ hàng hoá thay đổi nh−ng chi phí bán hàng vẫn giữ cố định, còn tỷ suất chi phí thì thay đổi theo chiều ng−ợc lại. Chi phí này bao gồm: l−ơng nhân viên bán hàng theo thời gian, chi phí KH TSCĐ, chi phí công cụ đồ dùng, chi phí thuê cửa hàng, kho tàng bến bãi Chi phí bán hàng bất biến chỉ giữ nguyên trong phạm vi phù hợp của doanh nghiệp nghĩa là phạm vi giữa khối l−ợng sản phẩm hàng hoá tối thiểu và khối l−ợng sản phẩm hàng hoá tối đa mà doanh nghiệp dự định tiêu thụ. Phân loại chi phí bán hàng thành chi phí khả biến và chi phí bất biến chỉ mang tính chất t−ơng đối vì trong điều kiện khác nhau thì những khoản chi phí nào đó có thể là chi phí bất biến hoặc chi phí khả biến. Chẳng hạn, khi xem xét mối quan hệ của chi phí này với báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh chúng ta thấy rằng: chi phí bán hàng bao gồm cả chi phí bán hàng khả biến và bất biến lẫn lộn trong đó nh−ng rất khó phân tách đ−ợc rõ ràng. Tuy cách phân loại này bị hạn chế khi các nhà quản lý sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp trong việc phân tích mối quan hệ chi phí - khối l−ợng - lợi nhuận nh−ng là cần thiết và nó có ý nghĩa rất lớn trong công tác chỉ đạo thực tiễn. Hiện nay, rất nhiều n−ớc trên thế giới đã đ−a kế toán quản trị vào sử dụng để phục vụ cho công tác quản trị nội bộ doanh nghiệp nh− dự toán tổng mức chi phí cho một kỳ kinh doanh, cho từng ph−ơng án kinh doanh Tuy sự tính toán đó còn mang tính chất t−ơng đối nh−ng tính khả thi của công việc cùng với sự đối chiếu điều chỉnh trên thực tế kinh doanh đã giúp ích rất nhiều cho các nhà quản lý. Bởi lẽ kế toán quản trị giúp các nhà quản lý giám sát chặt chẽ sự thay đổi của chi phí kinh doanh trong từng thời kỳ, từng thời điểm cho từng mặt hàng kinh doanh để giảm thấp chi phí cũng nh− tăng lợi nhuận đạt đ−ợc tới mức tối đa. Đây cũng chính là mục tiêu cuối cùng của nhà quản lý. Trong quá trình kinh doanh của các doanh nghiệp ở n−ớc ta hiện nay ch−a đòi hỏi phải nhất thiết tồn tại song song 2 loại hình quản lý kế toán là kế toán tài chính và kế toán quản trị nh−ng điều này là rất cần thiết bởi tính hiệu quả rất cao của nó trong công tác quản lý. 12
13. Báo cáo thực tập Nguyễn Vĩnh Thanh Tùng Để phân loại chi phí bán hàng ng−ời ta còn dựa vào rất nhiều tiêu thức khác nh−: phân loại theo bản chất kinh tế, theo khâu kinh doanh, theo Ngành kinh doanh Tóm lại, trong thực tế có rất nhiều cách phân loại chi phí bán hàng song cuối cùng nó chỉ nhằm đạt tới mục đích là hợp lý hoá chi phí để tiết kiệm tối đa chi phí cũng nh− để đạt đ−ợc tối đa mức lợi nhuận. ở mỗi doanh nghiệp khác nhau có thể lựa chọn những tiêu thức khác nhau để phân loại chi phí bán hàng sao cho phù hợp với yêu cầu quản lý của đơn vị mình để đạt hiệu quả sử dụng chi phí tốt nhất. I.4-Hạch toán chi phí bán hàng. I.4.1-Hạch toán ban đầu Chứng từ kế toán là ph−ơng pháp thông tin và kiểm tra về trạng thái và sự biến động của đối t−ợng hạch toán cụ thể nhằm phục vụ kịp thời cho lãnh đạo và làm căn cứ phân loại tổng hợp kế toán. Nói cách khác, chứng từ kế toán có thể đ−ợc hiểu là những bằng chứng chứng minh bằng giấy tờ về nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh và thực sự đã hoàn thành. Chứng từ bao gồm: Chứng từ bắt buộc (doanh nghiệp Nhà n−ớc có 32 chứng từ, doanh nghiệp khác có 27 chứng từ) và chứng từ mang tính h−ớng dẫn (doanh nghiệp Nhà n−ớc có 14 chứng từ, doanh nghiệp khác có 19 chứng từ). Tất cả các loại chứng từ đều bắt buộc phải có đầy đủ 8 yếu tố cơ bản (tên gọi chứng từ; ngày tháng năm lập; số hiệu chứng từ; tên gọi, địa chỉ của đơn vị cá nhân lập; tên gọi và địa chỉ của cá nhân lập; nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh; chỉ tiêu về l−ợng và giá trị; chữ ký của ng−ời chịu trách nhiệm). Chứng từ kế toán phải đ−ợc lập một cách rõ ràng và trung thực, ghi đầy đủ dữ liệu, gạch bỏ phần trống, không tẩy xoá sửa chữa, nếu sai không đ−ợc xé rời mà chỉ gạch chéo, ghi chữ huỷ và chứng từ phải đ−ợc đánh số liên tục. Kế toán tr−ởng và thủ tr−ởng đơn vị không đ−ợc ký tr−ớc trên chứng từ hoặc séc trắng, không đ−ợc viết bằng bút chì. Chi phí bán hàng bao gồm rất nhiều loại chi phí, liên quan đến nhiều chỉ tiêu do đó cần có rất nhiều loại chứng từ khác nhau. Các loại chứng từ đ−ợc sử dụng trong chi phí bán hàng thuộc: Thuộc chỉ tiêu lao động tiền l−ơng gồm: Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền l−ơng, Bảng thanh toán tiền th−ởng, Phiếu nghỉ h−ởng BHXH, Bảng thanh toán BHXH 13
14. Báo cáo thực tập Nguyễn Vĩnh Thanh Tùng Thuộc chỉ tiêu hàng hoá bao gồm: Hoá đơn dịch vụ, Hoá đơn tiền điện, Hoá đơn tiền n−ớc, Hoá đơn cho thuê nhà Thuộc chỉ tiêu tiền tệ bao gồm: Phiếu thu, Phiếu chi Quá trình luân chuyển chứng từ phải theo tuần tự từ lập chứng từ, kiểm tra chứng từ đến ghi sổ và l−u trữ. Quá trình này đ−ợc thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ 1: TRìNH Tự luân chuyển chứng từ KT phần Thủ tr−ởng Bộ phận KT phần Yêu hành KTT chức năng hành Cầu lập L−u CT Lập CT Kí CT Thực hiện Ghi sổ I.4.2-Hạch toán tổng hợp chi phí bán hàng. Chi phí bán hàng đ−ợc hạch toán trên TK 641-“Chi phí bán hàng”. Theo quy định hạch toán TK 641, toàn bộ chi phí bán hàng cuối kỳ đ−ợc kết chuyển vào bên Nợ TK 911- “Xác định kết quả kinh doanh”. Do đó, cuối kỳ hạch toán TK 641 không có số d−. Đối với hoạt động có chu kỳ kinh doanh dài, trong kỳ không có hoặc có ít sản phẩm hàng hoá đ−ợc tiêu thụ thì cuối kỳ kết chuyển toàn bộ hoặc một phần chi phí bán hàng vào bên Nợ TK142 (1422 - Chi phí chờ kết chuyển). Tức là không phải tất cả chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ đều kết chuyển vào TK xác định kết quả kinh doanh mà có thể treo trên TK142(1422) chờ phân bổ hay chi phí trong Báo cáo Kết quả kinh doanh ch−a hẳn đã có chi phí kỳ này. Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 641 nh− sau: Bên Nợ: Tập hợp các chi phí phát sinh liên quan đến quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ. Bên Có: Các khoản ghi giảm chi phí bán hàng Kết chuyển chi phí bán hàng vào TK 911để tính kết quả kinh doanh trong kỳ. 14
15. Báo cáo thực tập Nguyễn Vĩnh Thanh Tùng TK 641 không có số d− cuối kỳ. TK 641 đ−ợc mở chi tiết theo từng nội dung của chi phí nh− sau: TK 6411 - Chi phí nhân viên TK 6412 - Chi phí vật liệu, bao bì TK 6413 - Chi phí dụng cụ, đồ dùng TK 6414 - Chi phí KH TSCĐ TK 6415 - Chi phí bảo hành TK 6417 - Chi phí dịch vụ mua ngoài TK 6418 - Chi phí bằng tiền khác Tuỳ theo đặc điểm kinh doanh, yêu cầu quản lý của từng Ngành, từng doanh nghiệp, TK 641 có thể mở thêm nội dung chi phí khác. Để đảm bảo quản lý chặt chẽ chi phí bán hàng góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng chi phí, tr−ớc hết kế toán các doanh nghiệp cần phải: + Ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ các khoản chi phí phát sinh trong quá trình kinh doanh; kiểm tra tính hợp pháp. hợp lệ của từng khoản mục chi phí, tình hình thực hiện kế hoạch và định mức chi phí. + Mở sổ theo dõi chi tiết chi phí theo từng yếu tố. + Phân bổ chi phí thu mua cho hàng bán ra trong kỳ và hàng tồn cuối kỳ. + Cung cấp số liệu chính xác, kịp thời, phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch chi phí của doanh nghiệp để lập kế hoạch chi phí cho kỳ tới sao cho hiệu quả, hợp lý hơn. Khi hạch toán chi phí bán hàng, các doanh nghiệp cần chú ý đến một số các tr−ờng hợp sau: - Đối với các xí nghiệp có bộ phận vận tải phụ thuộc thì các chi phí vận tải phát sinh phải đựơc tập hợp vào TK 154 - “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang” (nếu áp dụng ph−ơng pháp kê khai th−ờng xuyên) hoặc TK 631 - “Giá thành sản xuất” (nếu áp dụng ph−ơng pháp kiểm kê định kỳ), chi tiết cho hoạt động vận tải đến cuối tháng mới phân bổ cho đối t−ợng kinh doanh cụ thể. Ngoài ra, những chi phí vận chuyển do đơn vị bán phải chịu nh−ng do các đơn vị mua hàng tổ chức lấy thì phải hạch toán vào chi phí bán hàng của đơn vị mua hàng phần chênh lệch giữa chi phí thực tế cao hơn so với chi phí theo định mức hai bên đã thoả thuận trong hợp đồng kinh tế. 15
16. Báo cáo thực tập Nguyễn Vĩnh Thanh Tùng - Hao hụt vật t− hàng hoá trong quá trình tiêu thụ vận chuyển ngoài định mức: + Nếu ch−a xác định đ−ợc nguyên nhân, ghi: Nợ TK 138(1381) - Phải thu khác Có TK 156 - Hàng hoá + Khi xác định đ−ợc nguyên nhân, theo quyết định xử lý của cấp trên, ghi: Nợ TK 411, 821, 138, 641 Có TK 138(1381) - Phải thu khác - Hao hụt vật t− hàng hoá trong tiêu thụ, vận chuyển trong định mức, ghi: Nợ TK 641- Chi phí bán hàng Có TK 156 - Hàng hoá -Về phân bổ chi phí bán hàng: Trong các doanh nghiệp kinh doanh th−ơng mại th−ờng có rất nhiều mặt hàng kinh doanh khác nhau. Để tạo điều kiện cho việc xác định chính xác kết quả kinh doanh của từng mặt hàng, ng−ời ta tiến hành phân bổ chi phí bán hàng cho từng mặt hàng kinh doanh. Có rất nhiều tiêu thức để phân bổ chi phí bán hàng. Ng−ời ta có thể căn cứ vào doanh thu, tốc độ luân chuyển của từng mặt hàng để tiến hành phân bổ chi phí bán hàng. Nếu đơn vị phân bổ chi phí bán hàng theo doanh thu tiêu thụ của từng mặt hàng thì phân bổ nh− sau: M.mi Mi = Tổng mi Trong đó: Mi là mức chi phí bán hàng phân bổ cho mặt hàng i tiêu thụ M là tổng mức chi phí bán hàng trong kỳ mi là tổng doanh thu thu tiêu thụ của mặt hàng i trong kỳ Phân bổ chi phí bán hàng càng chính xác bao nhiêu thì việc xác định kết quả kinh doanh trong kỳ của từng mặt hàng càng chính xác bấy nhiêu. Các nhà quản lý căn cứ trên hiệu quả kinh doanh của từng mặt hàng để quyết định cơ cấu mặt hàng tiêu thụ sao cho doanh thu đạt đ−ợc cao nhất, giảm tỷ suất chi phí, nâng cao lợi nhuận của đơn vị. 16
17. Báo cáo thực tập Nguyễn Vĩnh Thanh Tùng Hạch toán chi phí nhân viên: Thông th−ờng, các doanh nghiệp tổ chức chi trả l−ơng làm 2 lần trong một tháng. Vào ngày đầu tháng, doanh nghiệp tiến hành tạm ứng l−ơng cho công nhân viên, cuối tháng doanh nghiệp quyết toán l−ơng, tính ra số tiền BHXH, BHYT, KPCĐ. - Cuối tháng, khi tính ra số tiền l−ơng, phụ cấp phải trả cho nhân viên, ghi: Nợ TK 641(6411) - Chi phí bán hàng Có TK 334 - Phải trả công nhân viên - Trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo tỷ lệ quy định trên tổng số tiền l−ơng trong kỳ, ghi: Nợ TK 641(6411) - chi phí bán hàng Có TK 338(3381,3382,3383) - Phải trả khác Hạch toán chi phí vật liệu, bao bì: - Trong kỳ, xuất dùng vật liệu cho bán hàng bao gồm: hoạt động bảo trì, đóng gói, bảo quản sản phẩm, hàng hoá, sửa chữa TSCĐ (tự làm), ghi: Nợ TK 641(6412) - Chi phí bán hàng Có TK 152 - Nguyên vật liệu Hạch toán chi phí dụng cụ, đồ dùng: Xét về mặt giá trị, CCDC là những tài sản có giá trị d−ới 5.000.000 VNĐ và bị hao mòn dần trong quá trình sử dụng. Bởi vậy, khi phân bổ giá trị của CCDC vào chi phí kế toán phải sử dụng ph−ơng pháp phân bổ sao cho thích hợp. Xét ph−ơng thức sử dụng, CCDC đ−ợc chia làm 3 loại: CCDC, bao bì luân chuyển, đồ dùng cho thuê. - Khi xuất dùng CCDC cho chi phí bán hàng theo ph−ơng pháp phân bổ một lần, căn cứ vào giá thực tế của CCDC, ghi: Nợ TK 641(6413) - Chi phí bán hàng Có TK 153 - CCDC Tr−ờng hợp xuất dùng CCDC cho chi phí bán hàng theo ph−ơng pháp phân bổ 50%, ghi: 17
18. Báo cáo thực tập Nguyễn Vĩnh Thanh Tùng Nợ TK 142 - 50% giá thực tế của CCDC Nợ TK 641(6413) - 50% giá thực tế của CCDC Có TK 153 - Giá thực tế của CCDC xuất dùng - Khi bộ phận bán hàng báo hỏng CCDC, ghi: Nợ TK 641: Ghi theo giá trị còn lại Nợ TK 152: Giá trị phế liệu thu hồi nhập kho Nợ TK 138: Tiền bồi th−ờng vật chất phải thu Có TK 142: 50% giá thực tế của CCDC hỏng - Tr−ờng hợp xuất dùng CCDC theo ph−ơng pháp phân bổ dần, khi xuất dùng căn cứ vào giá thực tế CCDC, ghi: Nợ TK 142: Chờ phân bổ Có TK 153: CCDC xuất dùng Phản ánh mức phân bổ giá trị CCDC vào chi phí bán hàng ở các kỳ hạch toán, ghi: Nợ TK 641(6413): Chi phí bán hàng Có TK 1422: CCDC đ−ợc phân bổ - Khi xuất dùng bao bì luân chuyển để sử dụng, căn cứ vào giá thực tế của bao bì, ghi: Nợ TK 1422: Có TK 153(1532): - Khi nhập lại bao bì luân chuyển, kế toán phải xác định giá trị hao mòn của bao bì để phân bổ vào chi phí: Nợ TK 641(6413): Phân bổ giá trị hao mòn của bao bì vào chi phí bán hàng (bao gói sản phẩm, hàng hoá) Có TK 1422: Hạch toán chi phí TSCĐ: Chi phí về TSCĐ tính vào chi phí bán hàng bao gồm 2 bộ phận: KH TSCĐ và sửa chữa TSCĐ. Theo chuẩn mực quốc tế IAS 16 “Bất động sản, x−ởng và thiết bị”: Khấu hao phản ánh việc tiêu dùng các lợi ích kinh tế của một tài sản và đ−ợc công 18
19. Báo cáo thực tập Nguyễn Vĩnh Thanh Tùng nhận là một khoản chi phí trừ khi nó đ−ợc tính vào số mang sang của một tài sản tự bổ sung. Số khấu hao đ−ợc phân bổ dựa trên hệ thống tính vòng đời sử dụng và phản ánh cách thức tiêu dùng dự tính. Theo Quyết định số 166/1999/QĐ - BTC ngày 30 tháng 12 năm 1999 của Bộ tr−ởng Bộ Tài chính, các doanh nghiệp phải tính khấu hao theo ph−ơng pháp đ−ờng thẳng (còn gọi là ph−ơng pháp khấu hao bình quân). Đây là điểm phù hợp hiện nay bởi tính −u việt của nó là dễ tính toán và thuận tiện cho công tác đối chiếu, kiểm tra. Cũng trong quyết định này quy định: Tài sản tăng hoặc giảm trong tháng này thì tháng sau mới bắt đầu tính khấu hao hoặc thôi không tính khấu hao. Còn trong Kế toán Pháp lại quy định: tài sản đ−a vào sử dụng ngày nào thì sẽ trích khấu hao luôn từ ngày đó. Qua đây, em thấy mỗi cách quy định về tính trích khấu hao vào chi phí đều có những điểm thuận lợi và bất thuận lợi riêng. Nếu hai quy định này đ−ợc đem ra so sánh thì thấy rằng: Cách tính khấu hao theo nguyên tắc tròn tháng trong chế độ kế toán Việt Nam quy định không đ−ợc chính xác bằng cách tính khấu hao trong Kế toán Pháp nh−ng lại tính toán đơn giản, gọn nhẹ hơn rất nhiều. Hàng tháng, căn cứ vào số khấu hao đã trích trong tháng tr−ớc, giá trị TSCĐ tăng giảm trong tháng này, kế toán tính ra số khấu hao phải trích trong tháng này theo công thức: Tổng mức Tổng mức Mức khấu Mức khấu khấu hao = khấu hao + hao tăng - hao giảm tháng này tháng tr−ớc trong tháng trong tháng - Trích KH TSCĐ cho bộ phận bán hàng, ghi: Nợ TK 641(6414) - KH TSCĐ ở bộ phận bán hàng Có TK 214 - Ghi tăng giá trị hao mòn TSCĐ Đồng thời, kế toán ghi đơn vào bên Nợ TK 009- “Nguồn vốn khấu hao” Ngoài việc trích KH TSCĐ, chi phí sửa chữa TSCĐ sử dụng cho bộ phận bán hàng cũng đ−ợc trích vào chi phí bán hàng. Chi phí sửa chữa TSCĐ có thể đ−ợc trích tr−ớc vào chi phí bán hàng (sửa chữa lớn theo kế hoạch). 19
20. Báo cáo thực tập Nguyễn Vĩnh Thanh Tùng - Khi trích tr−ớc chi phí sửa chữa TSCĐ vào chi phí bán hàng, ghi: Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng Có TK 335 - Chi phí phải trả - Khi sửa chữa TSCĐ thực tế phát sinh, tập hợp chi phí sửa chữa TSCĐ, ghi: Nợ TK 241(2413) - Chi phí sửa chữa TSCĐ Nợ TK 133 - Thuế GTGT theo ph−ơng pháp khấu trừ (nếu có) Có TK 214, 111, 112, 152, 331, 334, 338, - Khi công việc sửa chữa hoàn thành, kế toán tính giá thành thực tế và tiến hành kết chuyển, ghi: Nợ TK 335 - Chi phí phải trả Có TK 241(2413): + Nếu giá thành thực tế công việc sửa chữa lớn hơn giá thành dự toán thì phần v−ợt dự toán sẽ đ−ợc tính vào chi phí bán hàng của kỳ kết chuyển chi phí sửa chữa: Nợ TK 641- Chi phí bán hàng Có Tk 335: Phần v−ợt dự toán. +Ng−ợc lại, kế toán ghi: Nợ TK 335: Phần dự toán thừa (đã trích tr−ớc). Có TK 721: Thu nhập bất th−ờng. -Tr−ờng hợp chi phí sửa chữa TSCĐ phát sinh một lần có giá trị lớn và liên quan đến việc tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá của nhiều kỳ hạch toán, kế toán có thể sử dụng TK 142- Chi phí trả tr−ớc. Định kỳ tính vào chi phí bán hàng từng phần chi phí đã phát sinh, ghi: Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng Có TK 142 - Chi phí trả tr−ớc Hạch toán chi phí bảo hành hàng hoá: • Tr−ờng hợp doanh nghiệp có bộ phận bảo hành độc lập: ♦ Tr−ờng hợp cần trích tr−ớc chi phí bảo hành: - Khi trích tr−ớc chi phí bảo hành, ghi: Nợ TK 641(6415) - Chi phí bán hàng Có TK 335 - Chi phí phải trả 20
21. Báo cáo thực tập Nguyễn Vĩnh Thanh Tùng - Số tiền phải trả cho cấp d−ới, cho đơn vị nội bộ về chi phí bảo hành, ghi: Nợ TK 335 - Chi phí phải trả Có TK 111, 112, 336 - Khi hết thời hạn bảo hành hàng hoá, tính và xác định số chênh lệch giữa chi phí thực tế so với số trích tr−ớc về chi phí bảo hành: + Nếu số chi phí thực tế lớn hơn số trích tr−ớc về chi phí bảo hành thì số chênh lệch ghi tăng chi phí: Nợ TK 641(6415) - Chi phí bán hàng Có TK 335 - Chi phí phải trả + Nếu số trích tr−ớc về chi phí bảo hành lớn hơn chi phí thực tế phát sinh thì số chênh lệch ghi giảm chi phí: Nợ TK 335 - Chi phí phải trả Có TK 641(6415) - Chi phí bán hàng ♦ Tr−ờng hợp không trích tr−ớc chi phí bảo hành: - Số tiền phải trả cho đơn vị cấp d−ới, đơn vị nội bộ về chi phí bảo hành, ghi: Nợ TK 641(6415) - Chi phí bán hàng Có TK 111, 112, 336. • Tr−ờng hợp doanh nghiệp không có bộ phận bảo hành độc lập: ♦ Tr−ờng hợp trích tr−ớc chi phí bảo hành hàng hoá: - Khi trích tr−ớc chi phí bảo hành hàng hoá trong kỳ, ghi: Nợ TK 641(6415) - Chi phí bán hàng Có TK 335 - Chi phí phải trả - Số tiền phải trả cho cấp d−ới, cho đơn vị nội bộ, ghi: Nợ TK 335 - Chi phí phải trả Có TK 336, 111, 112 - Khi chi phí bảo hành hàng hoá phát sinh thực tế, ghi: Nợ TK 335 - Chi phí phải trả Có TK 111, 152, 214, 334, - Khi hết thời hạn bảo hành hàng hoá, tính và xác định số chênh lệch giữa chi phí thực tế với số trích tr−ớc về chi phí bảo hành. 21
22. Báo cáo thực tập Nguyễn Vĩnh Thanh Tùng + Nếu số trích tr−ớc chi phí bảo hành lớn hơn chi phí thực tế phát sinh thì số chênh lệch (số trích thừa), ghi giảm chi phí: Nợ TK 335 - Chi phí phí trả Có TK 641(6415) - Chi phí bán hàng + Nếu chi phí thực tế lớn hơn số trích tr−ớc chi phí bảo hành thì số chênh lệch (số trích thiếu) đ−ợc tính vào chi phí, ghi: Nợ TK 641(6415) - Chi phí bán hàng Có TK 335 - Chi phí phải trả. ♦ Tr−ờng hợp không trích tr−ớc chi phí bảo hành: - Khi chi phí thực tế bảo hành phát sinh, ghi: Nợ TK 641(6415) - Chi phí bán hàng Có TK 111, 112, 152, 334 - Khi phát sinh các khoản ghi giảm chi phí bán hàng, ghi: Nợ TK 111, 112, 335 Có TK 641- Chi phí bán hàng. Đối với sản phẩm, dịch vụ cung cấp nội bộ cho hoạt động bán hàng, căn cứ vào chứng từ liên quan, ghi: - Nếu sản phẩm, dịch vụ dùng vào hoạt động chịu thuế GTGT thì số thuế GTGT phải nộp đ−ợc khấu trừ, ghi: Nợ TK 641- Chi phí bán hàng (Giá ch−a có thuế GTGT) Nợ TK 133 - Thuế GTGT đ−ợc khấu trừ Có TK 512 - Doanh thu bán hàng nội bộ (Giá bán ch−a có thuế GTGT) Có TK 333(3331) - Thuế và các khoản phải nộp Nhà n−ớc. - Nếu sản phẩm, dịch vụ dùng vào hoạt động không chịu thuế GTGT thì số thuế GTGT phải nộp của sản phẩm, dịch vụ sử dụng nội bộ tính vào chi phí bán hàng, ghi: Nợ TK 641(6412, 6413, 6417, 6418) - Chi phí bán hàng Có TK 512 - Doanh thu bán hàng nội bộ Có TK 333(3331) - Thuế và các khoản phải nộp Nhà n−ớc. 22
23. Báo cáo thực tập Nguyễn Vĩnh Thanh Tùng Hạch toán chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác: - Khi phát sinh các khoản chi phí này, ghi: Nợ TK 641(6417, 6418) - Chi phí bán hàng Nợ TK 133(1331) - Thuế GTGT đ−ợc khấu trừ Có TK 111, 112, 331 - Khi phát sinh các khoản ghi giảm chi phí bán hàng nh−: vật liệu dùng thừa trả lại kho, công cụ đồ dùng dùng không hết , ghi: Nợ TK 111, 112, 152, 335: Có TK 641- Chi phí bán hàng Cuối kỳ kế toán, chi phí bán hàng đã tập hợp ở bên Nợ TK 641 sau khi trừ đi các khoản giảm trừ sẽ đ−ợc kết chuyển toàn bộ vào TK 911: Nợ TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh Có TK 641 - Chi phí bán hàng. Quá trình hạch toán chi phí bán hàng đ−ợc thể hiện trên sơ đồ sau: (xem trang sau:) I.4.3-Hạch toán chi tiết chi phí bán hàng Hạch toán chi tiết chi phí bán hàng là sự chi tiết hoá thông tin tổng quát đã đ−ợc trình bày bởi hạch toán tổng hợp nhằm thu thập thông tin cho việc quản lý và kiểm tra các hoạt động kinh tế đ−ợc chặt chẽ. Do đó, giữa hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết có mối quan hệ mật thiết với nhau. Tr−ớc hết về mặt quản lý, chúng hình thành một tổng thể thông tin hoàn chỉnh phục vụ cho các nhà quản lý. Về mặt ghi chép, chúng đều dựa trên cơ sở chung là hệ thống chứng từ ban đầu thống nhất, do đó đảm bảo cho việc kiểm tra đối chiếu luân chuyển lẫn nhau. Nh− vậy, việc phân chia hạch toán chi phí nói chung cũng nh− chi phí bán hàng nói riêng thành hạch toán tổng hợp và chi tiết là cần thiết trong việc quản lý chặt chẽ chi phí phát sinh cũng nh− trong toàn bộ công tác hạch toán của doanh nghiệp. Tuỳ theo đặc điểm, loại hình kinh doanh mà mỗi doanh nghiệp sử dụng ph−ơng pháp hạch toán chi tiết khác nhau nhằm đáp ứng đ−ợc yêu cầu quản lý chi phí bán hàng. *Một số ph−ơng pháp hạch toán chi tiết chi phí bán hàng: Hiện nay có rất nhiều h−ớng hạch toán chi tiết chi phí bán hàng khác nhau. Các ph−ơng pháp này đ−ợc xây dựng chủ yếu dựa vào cách phân loại chi phí bán hàng. 23
24. Báo cáo thực tập Nguyễn Vĩnh Thanh Tùng • Theo yếu tố chi phí: Ph−ơng pháp kế toán chi tiết chi phí bán hàng theo yếu tố chi phí đ−ợc áp dụng ở các doanh nghiệp thuộc lĩnh vực l−u thông sản phẩm hàng hoá. Các yếu tố chi phí phát sinh trong quá trình mua bán hàng hoá đ−ợc kế toán theo dõi trên các sổ chi tiết, các tờ kê chi tiết, và cuối tháng chuyển cho kế toán chi phí bán hàng tổng hợp. Ph−ơng pháp này đáp ứng đ−ợc yêu cầu của công tác kế toán tài chính, cung cấp thông tin nhanh cho ng−ời quản lý về các yếu tố chi phí phát sinh trong kỳ, từ đó đề ra đ−ợc các biện pháp quản lý kinh tế tài chính phù hợp với cơ chế quản lý mới. • Theo địa điểm phát sinh: Đây là ph−ơng pháp hạch toán chi tiết chi phí đang đ−ợc vận dụng phổ biến. Theo ph−ơng pháp này, những chi phí trực tiếp phát sinh ở các đơn vị phụ thuộc đ−ợc hạch toán trực tiếp, còn những chi phí liên quan đến địa điểm thì phân bổ hợp lý từng khoản chi phí. Để thực hiện tốt kế toán chi tiết chi phí theo địa điểm phát sinh cần phải tổ chức tốt công tác kế toán, giao chỉ tiêu chi phí cho các đơn vị trực thuộc và kiểm tra việc thực hiện chỉ tiêu một cách chặt chẽ. • Theo nhóm mặt hàng kinh doanh: Ph−ơng pháp này áp dụng chủ yếu đối với doanh nghiệp xuất nhập khẩu chuyên doanh. Chi phí bán hàng bao gồm chi phí trực tiếp và chi phí chung. Những khoản chi phí thuộc nhóm mặt hàng kinh doanh nào thì sẽ đ−ợc hạch toán trực tiếp vào nhóm mặt hàng đó. Đối với những chi phí phát sinh liên quan đến nhiều nhóm mặt hàng thì sẽ đ−ợc phân bổ theo tiêu thức hợp lý cho từng nhóm mặt hàng. I.4.4.Sổ kế toán chi phí bán hàng Trong thực tế việc hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết chi phí bán hàng đ−ợc thể hiện trên hệ thống sổ sách. Để quản lý chặt chẽ chi phí bán hàng, kế toán phải tổ chức hạch toán chi phí bán hàng theo từng khoản mục, yếu tố chi phí và theo theo từng địa điểm phát sinh chi phí tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý. Tuỳ vào điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp mà sử dụng các hình thức kế toán khác nhau, từ đó kế toán chi phí bán hàng sử dụng các loại sổ t−ơng ứng. 24
25. Báo cáo thực tập Nguyễn Vĩnh Thanh Tùng Đối với doanh nghiệp áp dụng hình thức "Chứng từ ghi sổ" kế toán chi phí bán hàng đ−ợc thực hiện trên các sổ sau: + Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ + Sổ Cái TK 641 "Chi phí bán hàng" + Sổ chi tiết chi phí bán hàng II- chi phí quản lý doanh nghiệp II.1- Đặc điểm của chi phí quản lý doanh nghiệp Chi phí quản lý doanh nghiệp là những chi phí liên quan chung đến toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp mà không tách riêng ra đ−ợc cho bất kỳ một hoạt động nào, hay nói cách khác là những chi phí có liên quan đến tổ chức hành chính và các hoạt động văn phòng của doanh nghiệp không thể xếp vào chi phí sản xuất hay l−u thông. Thông th−ờng, những chi phí này không có sự biến động lớn ngoại trừ tr−ờng hợp doanh nghiệp thay đổi quy mô hoạt động. Tất cả các loại hình tổ chức, dù là kinh doanh hay các tổ chức phi lợi nhuận đều phát sinh loại chi phí này bởi nếu một doanh nghiệp có chi phí quản lý doanh nghiệp bằng không tức là doanh nghiệp không hoạt động và không tồn tại. Chi phí quản lý doanh nghiệp không phải là một đại l−ợng bất biến đối với các doanh nghiệp mà cũng không tỷ lệ thuận với doanh thu tiêu thụ hay số l−ợng hàng hoá bán ra. Tỷ lệ chi phí quản lý trên doanh thu là khác nhau ở những doanh nghiệp khác nhau bởi vì nó phụ thuộc vào nhiều yếu tố nh−: quy mô, loại hình, khả năng quản lý của doanh nghiệp II.2-Nội dung của chi phí quản lý doanh nghiệp Theo quy định hiện hành, chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm các khoản mục sau: Chi phí nhân viên quản lý: Bao gồm các khoản phải trả cho cán bộ quản lý doanh nghiệp, chi phí về l−ơng nhân viên bộ phận quản lý doanh nghiệp (l−ơng chính, l−ơng phụ, các khoản phụ cấp); BHXH, BHYT, KPCĐ của Ban giám đốc; nhân viên quản lý ở các phòng, ban của doanh nghiệp. Chi phí vật liệu quản lý: Bao gồm toàn bộ giá trị vật liệu xuất dùng cho công tác quản lý doanh nghiệp nh− giấy, bút, mực vật liệu sử dụng cho việc sửa chữa TSCĐ, CCDC (Giá có thuế hoặc ch−a có thuế GTGT). 25
26. Báo cáo thực tập Nguyễn Vĩnh Thanh Tùng Chi phí đồ dùng văn phòng: Bao gồm các khoản chi phí dụng cụ, đồ dùng văn phòng nh− bàn, ghế dùng cho công tác quản lý (Giá có thuế hoặc ch−a có thuế GTGT). Chi phí khấu hao TSCĐ: Bao gồm chi phí KH TSCĐ dùng chung cho doanh nghiệp nh−: Nhà cửa làm việc của các phòng ban, kho tàng, vật kiến trúc, ph−ơng tiện truyền dẫn, máy móc thiết bịdùng cho văn phòng. Thuế, phí và các khoản lệ phí: Bao gồm các khoản chi phí về thuế, phí và các khoản lệ phí khác nh−: thuế môn bài, thuế nhà đất, lệ phí giao thông, lệ phí tr−ớc bạ, thuế GTGT (của hàng hoá dịch vụ chịu thuế GTGT theo ph−ơng pháp trực tiếp). Chi phí dự phòng: Bao gồm các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng phải thu khó đòi tính vào chi phí sản xuất của doanh nghiệp. Chi phí dịch vụ mua ngoài: Bao gồm các khoản chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho văn phòng doanh nghiệp (điện. n−ớc, điện thoại, fax, dịch vụ Internet); các khoản chi mua và sử dụng các tài liệu kỹ thuật, bằng sáng chế, giấy phép chuyển giao công nghệ, nhãn hiệu th−ơng mại (không thuộc TSCĐ) đ−ợc tính theo ph−ơng pháp phân bổ dần vào chi phí quản lý doanh nghiệp; tiền thuê TSCĐ, chi phí trả cho nhà thầu phụ (Giá có thuế hoặc ch−a có thuế GTGT). Chi phí bằng tiền khác: Bao gồm các khoản chi phí khác thuộc quản lý chung của doanh nghiệp, ngoài các khoản chi phí đã kể trên nh−: vay vốn kinh doanh, lãi vay vốn đầu t− của TSCĐ để đ−a vào sử dụng, phí kiểm toán, chi phí tiếp tân hội nghị, công tác phí, phí tầu xe, in ấn tài liệu, báo chí, nộp tiền quỹ quản lý của Tổng công ty, trợ cấp thôi việc cho ng−ời lao động ) khoản chi cho lao động nữ (Giá có thuế hoặc giá có thuế GTGT). Theo quy định hiện hành, những khoản chi phí sau không đ−ợc tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp: • Các chi phí đã tính vào hoạt động tài chính và hoạt động khác nh− lỗ do liên doanh, đầu t− • Các khoản thiệt hại đ−ợc Chính phủ trợ cấp hoặc đ−ợc phép giảm vốn và các khoản thiệt hại đ−ợc bên gây thiệt hại hay đ−ợc Công ty bảo hiểm bồi th−ờng. • Chi phí đi công tác n−ớc ngoài v−ợt định mức Nhà n−ớc quy định. 26
27. Báo cáo thực tập Nguyễn Vĩnh Thanh Tùng • Chi do kinh phí khác đài thọ: chi sự nghiệp, chi hoạt động Đoàn, Đảng. • Các khoản chi về trợ cấp khó khăn, chi từ thiện, chi mang tính chất th−ởng từ quỹ lập sau thuế, chi ủng hộ đoàn thể, chi về đầu t−, mua sắm TCSĐ. • Chi nghiên cứu thí nghiệm do nguồn vốn khác đài thọ, chuyên gia phục vụ công trình đ−ợc nguồn khác đài thọ. • Chi đào tạo không nằm trong kế hoạch, ch−ơng trình đ−ợc cấp có thẩm quyền duyệt. • Các khoản chi tiền phạt nh−: phạt vi phạm hợp đồng, vi phạm hành chính. Theo quy định của Thông t− số 76 TC-TCDN ngày 15 tháng 11 năm 1996, các khoản chi phí tiếp tân, hội họp, giao dịch đối ngoại có liên quan trực tiếp đến quá trình kinh doanh thì doanh nghiệp phải xây dựng định mức và quản lý chi tiêu. Chi phí giao dịch do Hội đồng quản trị quyết định mức chi cụ thể. Đối với doanh nghiệp độc lập, Giám đốc phải thoả thuận với cơ quan quản lý vốn, tài sản bằng văn bản tr−ớc khi ban hành quy chế và quy định mức chi tiêu. Các khoản này phải có chứng từ hợp lệ, gắn với kết quả kinh doanh và không đ−ợc v−ợt quá mức khống chế tối đa quy định d−ới đây: Doanh thu đến 5 tỷ đồng thì mức chi không v−ợt quá 5% doanh thu. Doanh thu từ 5-10 tỷ đồng thì đ−ợc chi thêm không quá 2% trên tổng số doanh thu tăng thêm. Doanh thu trên 10-50 tỷ đồng thì đ−ợc chi thêm không quá 1% trên tổng số doanh thu tăng thêm. Doanh thu trên 50-100 tỷ đồng thì đ−ợc chi thêm không quá 0,5% trên tổng số doanh thu tăng thêm. Doanh thu trên 100-500 tỷ đồng thì đ−ợc chi thêm không quá 0,2% trên tổng số doanh thu tăng thêm Doanh thu trên 500 tỷ đồng thì đ−ợc chi thêm quá 0,2% trên tổng số doanh thu tăng thêm. Riêng đối với các doanh nghiệp kinh doanh th−ơng mại, mức khống chế nêu trên đ−ợc xác định trên cơ sở chênh lệch giữa doanh thu và giá vốn hàng hoá bán ra. Các khoản chi sai không đúng đối t−ợng, không có địa chỉ, tên, chữ ký của ng−ời nhận thì phải thu hồi nộp Ngân sách Nhà n−ớc. Tuỳ theo mức độ sai phạm mà ng−ời duyệt chi phải bồi th−ờng hay chịu trách nhiệm hình sự. 27
28. Báo cáo thực tập Nguyễn Vĩnh Thanh Tùng Đối với các khoản lãi tiền vay, doanh nghiệp chỉ đ−ợc phép hạch toán vào chi phí mức lãi suất không v−ợt quá lãi suất trần mà Ngân hàng công bố trong cùng thời điểm và Ngành nghề. Nếu công trình đang xây dựng thì hạch toán lãi vay vào giá trị công trình, khi hoàn thành đ−a vào sử dụng, lãi vay đ−ợc hạch toán vào chi phí kinh doanh. Những chi phí tuyển dụng, huấn luyện, đào tạo nhằm nâng cao tay nghề, kiến thức quản lý đ−ợc hạch toán theo số thực chi. Những khoản trích lập dự phòng đ−ợc hạch toán vào chi phí theo h−ớng dẫn riêng của Bộ Tài chính. Kinh phí nộp Tổng công ty là các khoản doanh nghiệp thành viên trích nộp theo quyết định của Tổng giám đốc để chi cho bộ máy quản lý của Tổng công ty với mức trích đ−ợc chủ tịch Hội đồng quản trị phê duyệt sau khi có ý kiến bằng văn bản của Bộ Tài chính. Nếu số chi thực tế của Tổng công ty thấp hơn số các thành viên đã trích nộp thì số thừa phải chuyển sang năm sau để giảm trừ năm sau, còn nếu cao hơn thì đ−ợc điều chuyển từ năm sau. II.3- Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp. Cũng giống nh− chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm rất nhiều loại chi phí, liên quan đến nhiều chỉ tiêu do đó cần nhiều loại chứng từ khác nhau. Các loại chứng từ đ−ợc sử dụng trong chi phí quản lý doanh nghiệp thuộc: Chỉ tiêu lao động tiền l−ơng gồm: Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền l−ơng, Bảng thanh toán tiền th−ởng, Phiếu nghỉ h−ởng BHXH, Bảng thanh toán BHXH Thuộc chỉ tiêu hàng tồn kho bao gồm: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho Thuộc chỉ tiêu hàng hoá bao gồm: Hoá đơn dịch vụ, Hoá đơn tiền điện, Hoá đơn tiền n−ớc, Hoá đơn cho thuê nhà Thuộc chỉ tiêu tiền tệ bao gồm: Phiếu thu, Phiếu chi Chi phí quản lý doanh nghiệp đ−ợc hạch toán trên TK 642 - “Chi phí quản lý doanh nghiệp”. Về nguyên tắc, chi phí quản lý doanh nghiệp cuối kỳ đ−ợc kết chuyển cho toàn bộ sản phẩm hàng hoá, dịch vụ tiêu thụ trong năm để xác định kết quả kinh doanh. 28
29. Báo cáo thực tập Nguyễn Vĩnh Thanh Tùng Trong tr−ờng hợp đặc biệt, đối với những hoạt động có chu kỳ kinh doanh dài, trong kỳ không có sản phẩm tiêu thụ hoặc doanh thu không t−ơng xứng với chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh thì chi phí trong kỳ đ−ợc phân bổ cho hàng hoá, sản phẩm tồn kho và dở dang theo một tỷ lệ nào đó. Điều đó có nghĩa là không phải tất cả chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ đều đ−ợc kết chuyển vào TK xác định kết quả kinh doanh mà có thể treo trên TK chờ phân bổ hoặc chi phí trên Báo cáo Tài chính ch−a hẳn có chi phí phát sinh trong kỳ. Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 642 nh− sau: Bên Nợ: Tập hợp các chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh trong kỳ Bên Có: Các khoản ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp vào TK 911 để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ. TK 642 không có số d− cuối kỳ. TK 642 đ−ợc mở chi tiết theo từng nội dung của chi phí nh− sau: TK 6421 - Chi phí nhân viên quản lý TK 6422 - Chi phí vật liệu quản lý TK 6423 - Chi phí đồ dùng văn phòng TK 6424 - Chi phí KH TSCĐ TK 6425 - Thuế, phí và lệ phí TK 6426 - Chi phí dự phòng TK 6427 - Chi phí dịch vụ mua ngoài TK 6428 - Chi phí bằng tiền khác Tuỳ theo đặc điểm kinh doanh, yêu cầu quản lý của từng Ngành, từng doanh nghiệp,TK 642 có thể mở thêm nội dung chi phí khác. Chi phí quản lý doanh nghiệp là loại chi phí gián tiếp trong chi phí kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy, cũng t−ơng tự chi phí bán hàng, để quản lý và sử dụng hiệu quả chi phí quản lý doanh nghiệp thì chi phí này cần phải đ−ợc xây dựng hệ thống chi phí định mức và quản lý chi tiêu tiết kiệm, hợp lý. 29
30. Báo cáo thực tập Nguyễn Vĩnh Thanh Tùng Hạch toán chi phí nhân viên quản lý: - Cuối tháng, khi tính ra số tiền l−ơng, phụ cấp phải trả cho nhân viên, ghi: Nợ TK 642(6421) - Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 334 - Phải trả công nhân viên - Trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo tỷ lệ quy định trên tổng số tiền l−ơng trong kỳ, ghi: Nợ TK 642(6421) - Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 338(3381,3382,3383) - Phải trả khác Hạch toán chi phí vật liệu quản lý: - Trong kỳ, vật liệu xuất dùng hoặc mua vào sử dụng ngay cho quản lý doanh nghiệp nh−: xăng dầu để chạy xe, vật liệu dùng cho sửa chữa TSCĐ chung của doanh nghiệp , ghi: Nợ TK 642(6422) - Chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ TK 133(1331) - Thuế GTGT đ−ợc khấu trừ Có TK 152 - Nguyên vật liệu Có TK 111, 112, 331 Hạch toán chi phí đồ dùng văn phòng: - CCDC, đồ dùng văn phòng xuất dùng hoặc mua sử dụng ngay (không qua kho) cho bộ phận quản lý đ−ợc tính trực tiếp một lần trong kỳ vào chi phí quản lý doanh nghiệp, ghi: Nợ TK 642(6423) - Chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ TK 133(1331) - Thuế GTGT đ−ợc khấu trừ Có TK 153 - CCDC Có TK 111, 112, 331 Hạch toán chi phí khấu hao TSCĐ: - Trích KH TSCĐ dùng chung cho toàn doanh nghiệp nh−: nhà cửa, vật kiến trúc, kho tàng, thiết bị truyền dẫn , ghi: Nợ TK 642(6424) - Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 214 - Ghi tăng giá trị hao mòn TSCĐ Đồng thời, kế toán ghi đơn vào bên Nợ TK 009- “Nguồn vốn khấu hao” 30
31. Báo cáo thực tập Nguyễn Vĩnh Thanh Tùng Hạch toán thuế, phí và lệ phí: - Thuế môn bài, thuế nhà đất, thuế GTGT của hàng hoá, dịch vụ chịu thuế GTGT theo ph−ơng pháp trực tiếp phải nộp Nhà n−ớc, ghi: Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà n−ớc - Lệ phí giao thông, lệ phí qua cầu, phà phải nộp, ghi: Nợ TK 642(6425) - Chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ TK 133(1331) - Thuế GTGT đ−ợc khấu trừ Có TK 111, 112 Hạch toán chi phí dự phòng: Trong chuẩn mực kế toán quốc tế IAS 37 “Các khoản dự phòng, nợ bất th−ờng và tài sản bất th−ờng” đã phân biệt rõ: Một khoản dự phòng là một khoản nợ có số l−ợng và thời gian không chắc chắn. Một khoản nợ là một nghĩa vụ hiện tại của doanh nghiệp phát sinh từ những sự kiện tr−ớc đây, việc thanh toán đ−ợc dự tính là sẽ có dòng tiền rút ra khỏi nguồn vốn của doanh nghiệp kèm theo các lợi ích kinh tế. Khoản đ−ợc công nhận là dự phòng sẽ phải là một sự đánh giá chi phí tốt nhất cần có để thanh toán nghĩa vụ hiện tại vào ngày lập Bảng tổng tổng kết tài sản. Một khoản dự phòng chỉ đ−ợc sử dụng cho các khoản chi phí mà khoản dự phòng này đã đ−ợc công nhận từ đầu là dành cho nó. Cũng nh− trong Chế độ kế toán Việt Nam, việc xác định dự phòng về đối t−ợng cũng nh− mức dự phòng, hoàn nhập phải thực hiện vào cuối niên độ kế toán. Về nguyên tắc, dự phòng cho đối t−ợng nào, mức dự phòng bao nhiêu phải dựa vào tình hình thực tế và dự báo trong niên độ kế toán. Qua đây chúng ta thấy rằng, việc quy định về trích lập dự phòng quy định trong Chế độ kế toán nhìn chung là phù hợp với chuẩn mực kế toán quốc tế. Nh− vậy, dự phòng không phải là chi phí doanh nghiệp bỏ ra thực sự mà là sự ghi nhận tr−ớc một khoản chi phí thực tế vào chi phí kinh doanh, đầu t− tài chính của niên độ báo cáo để có nguồn tài chính cần thiết bù đắp những thiệt hại có thể xảy ra ở niên độ tiếp theo. Mục đích của dự phòng là đề phòng những rủi ro do những tác nhân khách quan làm giảm giá vật t−, thất thoát khoản nợ phải thuđể hạn chế bớt thiệt hại và chủ động hơn về tài chính. Dự phòng làm tăng tổng chi phí, do đó tạm thời làm giảm thu nhập ròng trên báo 31
32. Báo cáo thực tập Nguyễn Vĩnh Thanh Tùng cáo của niên độ lập dự phòng nh−ng lại tạo ra cho doanh nghiệp một quỹ tiền tệ đủ sức khắc phục tr−ớc mắt những thiệt hại có thể xảy ra trong kinh doanh. Xét theo góc độ quản lý Nhà n−ớc, dự phòng và lợi ích của nó phải đ−ợc nhìn nhận nh− chính sách tài chính cần thiết để duy trì doanh nghiệp, tạm thu lâu dài vào Ngân sách Nhà n−ớc, do đó cần có chế độ đúng để h−ớng dự phòng vào thực hiện các quan hệ lợi ích và phân chia lợi ích. Lập dự phòng th−ờng có dự phòng giảm giá hàng tồn kho và dự phòng phải thu khó đòi. Tuỳ từng doang nghiệp mà có những ph−ơng pháp dự phòng khác nhau nh−ng nói chung đều quy về 2 ph−ơng pháp sau: Dự phòng chung: là ph−ơng pháp tính trên tổng thể tài sản cần lập dự phòng. Theo cách này, kế toán dựa trên số tài sản cần định ra một tỷ lệ hoặc một phần nào đó đ−a vào tài sản dự phòng làm giảm giá trị tài sản. Ph−ơng pháp này chủ yếu dựa vào kinh nghiệm của các nhà quản lý. Tuy nhiên ph−ơng pháp này không chỉ tính trên tổng số tài sản dự phòng mà có thể dựa vào một hay nhiều tiêu thức khoản mục khác có liên quan đến tài sản đó. Dự phòng đặc biệt: là ph−ơng pháp lập dự phòng tính cho từng khoản mục cụ thể trong các tài sản phải lập dự phòng. Tính dự phòng bằng ph−ơng pháp này phải xem xét một cách chi tiết cho từng khoản mục cụ thể trong các tài sản để đánh giá xem có phải lập dự phòng cho khoản đó hay không. - Các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng các khoản phải thu khó đòi tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ, ghi: Nợ TK 642(6426) - Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 139, 159 Hạch toán chi phí dịch vụ mua ngoài: - Khi phát sinh chi phí dịch vụ mua ngoài nh− điện, n−ớc, điện thoại, chi phí sửa chữa TSCĐ một lần với giá trị nhỏ ghi: Nợ TK 642(6427) - Chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ TK 133(1331) - Thuế GTGT đ−ợc khấu trừ Có TK 111, 112, 331, 335 - Tr−ờng hợp sử dụng ph−ơng pháp phân bổ chi phí sửa chữa lớn TSCĐ phát sinh một lần có giá trị lớn: + Khi phát sinh chi phí, ghi: 32
33. Báo cáo thực tập Nguyễn Vĩnh Thanh Tùng Nợ TK 142(1421) - Chi phí trả tr−ớc Có TK 111, 112, 331, 334, 338 + Định kỳ, phân bổ chi phí sửa chữa TSCĐ vào chi phí quản lý, ghi: Nợ TK 642(6427) - Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 142(1421) - Chi phí trả tr−ớc -Tr−ờng hợp sử dụng ph−ơng pháp trích tr−ớc chi phí sửa chữa lớn TSCĐ: + Khi trích tr−ớc chi phí sửa chữa TSCĐ vào chi phí quản lý, ghi: Nợ TK 642(6427) - Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 335 - Chi phí phải trả + Khi chi phí sửa chữa TSCĐ thực tế phát sinh, ghi: Nợ TK 335 - Chi phí phải trả Có TK 111, 112, 241(2413), 331 Hạch toán chi phí khác: - Khi phát sinh các chi phí khác nh− chi phí hội nghị khách hàng, tiếp khách, ghi: Nợ TK 642(6428) - Chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ TK 133(1331) - Thuế GTGT đ−ợc khấu trừ Có TK 111, 112, 331, 335 -Phản ánh lãi vay vốn dùng cho sản xuất kinh doanh trong kỳ, ghi: Nợ TK 642(6428) - Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 111, 112, 335 -Khi phát sinh các khoản ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp, ghi: Nợ TK 111, 112, 138(1388) Có TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp Đối với những hoạt động có chu kỳ kinh doanh dài, trong kỳ không có sản phẩm tiêu thụ, cuối kỳ ghi: Nợ TK 142(1422) - Chi phí trả tr−ớc Có TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp 33
34. Báo cáo thực tập Nguyễn Vĩnh Thanh Tùng Đối với những sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ cung cấp nội bộ sử dụng cho hoạt động quản lý doanh nghiệp, căn cứ vào chứng từ liên quan kế toán ghi: Nợ TK 642 (6422, 6423, 6427, 6428) - Chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ TK 133(1331) - Thuế GTGT đ−ợc khấu trừ Có TK 512 - Doanh thu bán hàng nội bộ Có TK 333(3331) - Thuế và các khoản phải nộp Nhà n−ớc Cuối kỳ, xác định số phải nộp cấp trên về chi phí quản lý doanh nghiệp, ghi: Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 336 - Phải trả nội bộ Cuối kỳ, căn cứ vào tổng chi phí quản lý doanh nghiệp đã tập hợp bên Nợ TK 642 để phân bổ vào chi phí trong kỳ và kết chuyển vào TK 911, ghi: Nợ TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh Có TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp Quá trình hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp đ−ợc thể hiện trên sơ đồ sau (xem trang sau:) * Sổ kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp: Tuỳ thuộc vào hình thức kế toán đ−ợc áp dụng tại doanh nghiệp mà từ đó kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp sử dụng các loại sổ t−ơng ứng. Đối với doanh nghiệp áp dụng hình thức "Chứng từ ghi sổ" kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp đ−ợc thực hiện trên các sổ sau: + Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ + Sổ Cái TK 641 "Chi phí bán hàng" + Sổ chi tiết chi phí bán hàng III-Sự cần thiết phải hạch toán đúng đắn chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp trong doanh nghiệp th−ơng mại. Gắn với quá trình kinh doanh th−ơng mại nhất thiết sẽ phát sinh chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Vì vậy, kế toán chi phí là một khâu hạch toán quan trọng, nó xác định các khoản chi phí cần thiết phục vụ cho quá trình tiêu thụ hàng hoá và quản lý các hoạt động của doanh nghiệp để từ đó có 34
35. Báo cáo thực tập Nguyễn Vĩnh Thanh Tùng biện pháp không ngừng hạ thấp chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp để nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Hạch toán đúng đắn chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp có ý nghĩa rất thiết thực trong công tác quản lý cũng nh− trong tổ chức công tác kế toán tại doanh nghiệp. Nó đảm bảo phản ánh, giám đốc kịp thời, đầy đủ, chính xác các khoản chi phí phát sinh; kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của từng khoản chi phí; xác định chính xác chi phí thực tế phát sinh về tổng mức chi phí theo từng địa điểm, từng khoản mục, đặc biệt trong cơ chế hạch toán kinh tế độc lập, mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đều phải thực hiện lấy thu bù chi và đơn vị phải tự chủ về tài chính. Do vậy, việc tổ chức hạch toán đúng đắn 2 loại chi phí đó đảm bảo xác định chính xác thu nhập, khắc phục tình trạng “lãi giả lỗ thật”, góp phần ngăn ngừa hiện t−ợng tham ô lãng phí trong kinh doanh. Hạch toán đúng đắn chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán chi phí sẽ tạo ra một hệ thống chứng từ, sổ sách vận động phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Việc phấn đấu hạ thấp chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp để nâng cao hiệu quả kinh doanh là cần thiết và là vấn đề cấp bách. Đó là một trong những nhân tố quyết định chỗ đứng ổn định của doanh nghiệp trong cuộc cạnh tranh gay gắt của nền kinh tế thị tr−ờng. b- đánh giá hiệu quả sử dụng chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Trong quá trình hoạt động kinh doanh, việc quản lý và sử dụng chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp giữ vai trò vô cùng quan trọng. Nó không những đảm bảo cho việc thực hiện tốt kế hoạch chi phí sản xuất kinh doanh, mở rộng quy mô, tăng tốc độ l−u chuyển hàng hoá, tăng doanh thu mà còn đảm bảo tiết kiệm một cách hợp lý những khoản chi phí này. Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là hai chỉ tiêu trong Báo cáo Kết quả kinh doanh, ảnh h−ởng trực tiếp tới chỉ tiêu lãi thuần từ hoạt động kinh doanh, chỉ tiêu thuế thu nhập doanh nghiệpChính vì vậy, nếu những khoản chi phí này bị phản ánh sai lệch thì có thể làm những ng−ời quan tâm hiểu sai lệch về tình hình tài chính của doanh nghiệp. Do đó, việc phân tích chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là một nội dung quan trọng đồng thời cũng là một biện pháp cần thiết để nâng cao hiệu quả trong kinh doanh. 35
36. Báo cáo thực tập Nguyễn Vĩnh Thanh Tùng Bởi lẽ, qua phân tích những ng−ời quan tâm có thể nhận thức, đánh giá đúng đắn và toàn diện tình hình chi phí phát sinh trong kỳ của doanh nghiệp. Qua đó thấy đ−ợc tình hình quản lý và sử dụng các loại chi phí này có phù hợp với tình hình kinh doanh của doanh nghiệp, với những nguyên tắc của quản lý kinh tế tài chính và mang lại hiệu quả kinh tế hay không. Mặt khác, qua phân tích cũng giúp chúng ta tìm ra đ−ợc những tồn tại trong quản lý và sử dụng những chi phí này để từ đó xác định những nguyên nhân khách quan cũng nh− chủ quan để đề ra ph−ơng h−ớng, biện pháp khắc phục nhằm nâng cao hơn hiệu quả sử dụng chi phí. D−ới đây là một số chỉ tiêu chủ yếu dùng để phân tích chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp: *Tỷ suất chi phí bán hàng của hàng tiêu thụ: - Tỷ suất chi phí bán hàng là tỷ lệ phần trăm của tổng mức chi phí bán hàng với doanh số bán ra thuần tuý. F ì 100 Tf = Mtt Trong đó: Tf là tỷ suất chi phí bán hàng Mtt là mức doanh số bán hàng thuần tuý F là tổng chi phí bán hàng - Tỷ suất chi phí bán hàng tính cho từng khoản mục chi phí: cho biết cứ 100đ doanh số bán hàng thì chi hết bao nhiêu đồng chi phí trên từng khoản mục chi phí. Fi Tfi = ì 100 Mtt Trong đó: Tfi là tỷ suất chi phí bán hàng theo khoản mục i Fi là mức chi phí bán hàng theo khoản mục i *Tỷ trọng từng khoản mục: Là tỷ lệ % mức phí của từng khoản mục so với tổng chi phí bán hàng. Fi Ci = ì 100 F Trong đó: Ci là tỷ trọng khoản mục i trong chi phí bán hàng 36
37. Báo cáo thực tập Nguyễn Vĩnh Thanh Tùng *Mức tăng hoặc giảm chi phí bán hàng: Là hiệu số giữa hai thời kỳ so sánh: giữa thực tế với kế hoạch, giữa thực tế kỳ này với kỳ tr−ớc. Chỉ tiêu này dùng để tính toán số tiết kiệm bội chi t−ơng đối chi phí bán hàng để so sánh về mặt thời gian nhằm đánh giá chất l−ợng quản lý chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Mhk = Tfk - Tfo Mhl = Tfl - Tfk Trong đó: Mhk là mức tăng hoặc giảm mức phí kế hoạch Mhl là mức tăng hoặc giảm mức phí thực tế Tfo là tỷ suất phí kỳ tr−ớc Tfk là tỷ suất phí kỳ kế hoạch Tfl là tỷ suất phí kỳ thực hiện *Tốc độ chi phí bán hàng: Tốc độ chi phí bán hàng (Vf) là tỷ lệ % giữa mức giảm hoặc tăng phí với tỷ suất phí ở thời kỳ so sánh. Chỉ tiêu này đ−ợc sử dụng để so sánh về mặt không gian, nó phản ánh tốc độ tăng giảm chi phí bán hàng nhanh hay chậm. Mhk Mhl Vfk = ì 100 Vfl = ì 100 Tfo Tfk * Tỷ suất lợi nhuận tính trên chi phí bán hàng: Tỷ suất lợi nhuận tính trên doanh thu bán hàng cho phép doanh nghiệp thấy rõ hơn hiệu quả kinh doanh của mình và cho phép cơ quan chủ quản cấp trên đánh giá đúng chất l−ợng chi phí bán hàng ở các đơn vị kinh tế góp phần chỉ đạo công tác quản lý vĩ mô tốt hơn. f p Hf = Hp = p f Trong đó: Hf là chi phí tính trên lợi nhuận Hp là lợi nhuận tính trên chi phí f là số tiền chi phí bán hàng p là số lợi nhuận hàng bán 37
38. Báo cáo thực tập Nguyễn Vĩnh Thanh Tùng * Một số nhân tố ảnh h−ởng tới sự tăng giảm chi phí bán hàng: ♦ Nhân tố chủ quan + ảnh h−ởng của mức l−u chuyển hàng hoá + ảnh h−ởng của kết cấu hàng hoá tiêu thụ + ảnh h−ởng của công tác vận chuyển hàng hoá + ảnh h−ởng của việc sử dụng ph−ơng thức bán hàng và vấn đề tổ chức quản lý lao động. + ảnh h−ởng của công tác quản lý kinh doanh ♦ Nhân tố khách quan + ảnh h−ởng của yếu giá cả + ảnh h−ởng yếu tố sản xuất Các nhân tố trên có quan hệ hữu cơ với nhau và tác động đồng thời đến chi phí bán hàng nên trong quá trình xây dựng kế hoạch hạch toán, phân tích chi phí bán hàng cần phải đ−ợc nghiên cứu kỹ l−ỡng trong mối quan hệ ràng buộc của chúng. *Một số nhân tố ảnh h−ởng đến chi phí quản lý doanh nghiệp: ♦ Nhân tố chủ quan: + Quy mô hoạt động kinh doanh và số l−ợng mặt hàng kinh doanh. + Tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp. ♦ Nhân tố khách quan: Hiện nay chúng ta đang trong quá trình chuyển đổi sang cơ chế thị tr−ờng nên vẫn ch−a thể tránh khỏi những tàn d− của chế độ cũ để lại. Đó là cơ chế quan liêu, bộ máy cồng kềnh, nhiều cấp bậc Với bộ máy nh− vậy thì chắc chắn không thể tránh khỏi chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh lớn. Từ nắm vững các nhân tố ảnh h−ởng đến chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và thực trạng tại đơn vị thì vấn đề mấu chốt đặt ra cho các nhà quản lý là phải tìm ra biện pháp thích hợp để làm giảm chi phí. Trên thực tế ng−ời ta đã sử dụng rất nhiều ph−ơng pháp để làm giảm các khoản chi phí này. Chẳng hạn nh−: mở rộng và tăng nhanh tốc độ l−u chuyển hàng hoá để giảm tỷ 38
39. Báo cáo thực tập Nguyễn Vĩnh Thanh Tùng suất chi phí bán hàng, nâng cao hiệu quả kinh doanh hàng hoá. Điều này cũng có nghĩa là doanh nghiệp cần tổ chức tốt khâu bán hàng đồng thời cải tiến các khâu có liên quan nh−: tổ chức tốt khâu dự trữ hàng hoá để tránh hiện t−ợng thiếu hoặc dự trữ v−ợt định mức gây ứ đọng vốn và tăng chi phí quản lý bảo quản. Các nhà quản lý Mĩ cho rằng: với một kế hoạch kỹ l−ỡng, l−ợng tồn kho sẽ đ−ợc giữ ở mức thấp nhất nhằm mục đích làm giảm chi phí tồn kho, bảo quản hàng hoá. Từ quan niệm này mà hệ thống tồn kho kịp thời (just in time) ra đời. Khái niệm về hệ thống J.I.T đã xuất hiện ở Nhật hơn một thập niên qua và kể từ đó nó đã trở thành một “học thuyết J.I.T” với ph−ơng châm hoạt động không làm tăng giá trị sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ đều phải giảm đi. * * * Trên đây là những vấn đề lý luận rất cơ bản về kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp trong doanh nghiệp th−ơng mại. Tuy nhiên, giữa lý luận và thực tế còn có một số khoản cách nhất định do mỗi doanh nghiệp có một đặc điểm kinh doanh không giống nhau. Việc vận dụng lý luận vào thực tế đòi hỏi phải rất linh hoạt và nhạy bén về cả cách hạch toán và nắm bắt thông tin. Sau đây em xin trình bày những điều nhận biết đ−ợc của mình ở Công ty Xăng dầu khu vực III về những vấn đề trên. 39
40. Báo cáo thực tập Nguyễn Vĩnh Thanh Tùng Phần II Thực trạng hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tại công ty xăng dầu khu vực III A-Đặc đIểm chung của công ty xăng dầu khu vực III I- Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty xăng dầu kv3. 1-Sơ l−ợc về quá trình hình thành và phát triển của công ty Công ty xăng dầu khu vực III Hải phòng là một doanh nghiệp Nhà n−ớc trực thuộc Tổng Công ty xăng dầu Việt nam (Petrolimex - Bộ Th−ơng mại). Trụ sở của Công ty đóng tại số 1 Ph−ờng Sở Dầu - Quận Hồng Bàng - Thành phố Hải phòng. Công ty đ−ợc xác định là đại diện duy nhất của Tổng công ty xăng dầu Việt nam kinh doanh các loại gas, xăng dầu trên địa bàn Thành phố Hải phòng và khu vực lân cận. Sự ra đời của công ty xăng dầu khu vực III không chỉ là b−ớc ngoặt, b−ớc đổi đời đối với công nhân xăng dầu Hải phòng, không chỉ là một dấu mốc quan trọng cho sự ra đời ngành xăng dầu cách mạng mà chính nó đã khẳng định vị trí quan trọng của xăng dầu trong nền kinh tế quốc dân. Quá trình hình thành và phát triển của công ty là một quá trình đấu tranh, gian khổ nh−ng vẻ vang, là quá trình hoàn thiện tổ chức và nhiệm vụ kinh doanh xăng dầu, phù hợp với tình hình phát triển kinh tế trong từng thời kỳ của đất n−ớc. Ngày 19.1.1995 Bộ Th−ơng mại ra Quyết định số 52 TM/ TCCB hợp nhất Công ty dầu lửa và Tổng công ty xăng dầu thành Tổng công ty xăng dầu Việt nam, theo đó Chi nhánh dầu lửa Hải phòng đ−ợc hợp nhất với Công ty xăng dầu khu vực III và mang tên gọi cho đến nay là Công ty xăng dầu khu vực III. Trong cơ chế mới, công ty không những tổ chức tốt hoạt động kinh doanh, đảm bảo thoả mãn xăng dầu cho mọi nhu cầu của các ngành kinh tế, quốc phòng và đời sống xã hội còn đẩy nhanh quá trình nâng cấp, cải tạo cơ sở vật chất kỹ thuật, đổi mới trang thiết bị, khẩn tr−ơng mở rộng và phát triển thị tr−ờng, tạo ra những lợi thế và giữ vững uy tín của mình trên thị tr−ờng khu vực. Công ty luôn hoàn thành suất sắc các chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật và nhiệm vụ chính trị ngành giao cho, luôn giữ vai trò chỉ đạo trong kinh doanh xăng dầu trên thị tr−ờng Hải phòng và khu vực, làm tròn nghĩa vụ với Ngân sách Nhà n−ớc, ổn định và cải thiện đời sống cán bộ công nhân viên. 2. Chức năng nhiệm vụ - Bộ máy tổ chức của công ty : 40
41. Báo cáo thực tập Nguyễn Vĩnh Thanh Tùng Công ty xăng dầu khu vực III là một doanh nghiệp nhà n−ớc trực thuộc Tổng công ty xăng dầu Việt Nam, có chức năng: Tổ chức kinh doanh, đảm bảo thỏa mãn các loại xăng dầu và dịch vụ xăng dầu cho các đơn vị kinh tế, quốc phòng và tiêu dùng xã hội trên địa bàn Hải phòng và khu vực, theo nguyên tắc kinh doanh có lãi, thực hiện tốt nghĩa vụ thuế và các khoản nộp ngân sách với nhà n−ớc, hoạt động kinh doanh theo luật pháp nhà n−ớc đồng thời không ngừng nâng cao phúc lợi và đời sống của cán bộ công nhân viên trong toàn công ty, quan tâm làm tốt công tác XH và từ thiện; Xây dựng công ty ngày càng phát triển. Công ty đ−ợc xác định là đại diện duy nhất của Tổng công ty xăng dầu Việt nam (PETROLIMEX) tại Hải Phòng và khu vực, có nhiệm vụ cụ thể là: 1) Nắm nhu cầu, lên cân đối, xây dựng kế hoạch tiếp nhận và tổ chức kinh doanh có hiệu quả các mặt hàng xăng dầu, hơi đốt thỏa mãn nhu cầu sản xuất, tiêu dùng của xã hội theo cơ chế thị tr−ờng có điều tiết, đảm bảo bình ổn về giá xăng dầu trên thị tr−ờng khu vực trong từng giai đoạn theo quy định của nhà n−ớc. 2) Mở rộng và phát triển kinh doanh dịch vụ một số mặt hàng khác mang tính chất kinh doanh phụ và dịch vụ chuyên ngành, bao gồm : Tiếp nhận, giữ hộ, bảo quản, bơm rót, vận chuyển, bao thầu, uỷ thác, tái sinh, pha chế, thay dầu, rửa xe và các dịch vụ kỹ thuật mang tính chất chuyên ngành khác. 3) Tổ chức hạch toán quản lý và kinh doanh có lãi trên nguyên tắc bảo toàn và phát triển vốn đ−ợc giao. Thực hiện các nghĩa vụ đối với nhà n−ớc. 4) Xây dựng quy hoạch, kế hoạch đầu t− xây dựng và đổi mới cơ sở vật chất kỹ thuật đồng thời mở rộng mạng l−ới bán lẻ phục vụ có hiệu quả cho công tác kinh doanh và thoả mãn tốt nhất mọi nhu cầu xăng dầu cho xã hội. 5) Bảo đảm an toàn sản xuất, hàng hoá, con ng−ời, bảo vệ môi sinh môi tr−ờng. Giữ gìn an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội trong địa bàn và khu vực, làm tròn nghĩa vụ quốc phòng. 6) Quản lý và sử dụng lao động, vật t−, tiền vốn, cơ sở vật chất kỹ thuật một cách hợp lý, tiết kiệm và có hiệu quả. Thực hiện phân phối kết quả sản xuất kinh doanh cho ng−ời lao động đúng chế độ, chính sách. Chăm lo cải thiện đời sống vật chất tinh thần và điều kiện làm việc cho ng−ời lao động. Đào tạo, bồi d−ỡng, xây dựng đội ngũ CBCNV tr−ởng thành về mọi mặt nhằm không ngừng nâng cao trình độ quản lý, trình độ văn hoá, khoa học kỹ thuật và chuyên môn nghiệp vụ, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ kinh doanh và phát triển trong cơ chế mới. Để thực hiện thắng lợi các nhiệm vụ đ−ợc giao, bộ máy tổ chức quản lý và theo đó là nhiệm vụ của các bộ phận luôn đ−ợc công ty quan tâm xây dựng 41
42. Báo cáo thực tập Nguyễn Vĩnh Thanh Tùng và đổi mới phù hợp với đặc điểm quản lý, hạch toán kinh doanh của Tổng công ty nhằm khai thác có hiệu quả mọi tiềm năng và thế mạnh của đơn vị. Hiện nay bộ máy tổ chức quản lý của công ty đ−ợc xây dựng và tổ chức theo kiểu trực tuyến tham m−u nh− sau : + Giám đốc công ty : Giám đốc công ty là ng−ời đứng đầu công ty, chịu trách nhiệm tr−ớc Tổng công ty và Nhà n−ớc về mọi hoạt động kinh doanh của công ty. Giám đốc là ng−ời đại diện toàn quyền của công ty trong mọi hoạt động kinh doanh, có quyền ký kết hợp đồng kinh tế có liên quan tới mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty và chịu trách nhiệm tr−ớc cấp trên về mọi hợp đồng đó, có quyền tổ chức bộ máy quản lý, lựa chọn đề bạt, bổ nhiệm, bãi miễn, khen th−ởng và kỷ luật cán bộ công nhân viên d−ới quyền theo đúng chính sách pháp luật của nhà n−ớc và quy định của Tổng công ty. Chịu trách nhiệm về công ăn, việc làm, về đời sống vật chất và tinh thần và mọi quyền lợi hợp pháp khác cho CBCNV trong công ty. + Phó giám đốc : Hiện tại công ty có 2 phó giám đốc và do vậy có sự phân công trách nhiệm trong ban giám đốc để các phó giám đốc đi sâu giúp giám đốc từng mặt công tác cụ thể nh− sau : - Phó giám đốc kỹ thuật : Phụ trách và chịu trách nhiệm về công tác quản lý kỹ thuật, vật t−. - Phó giám đốc nội chính : Phụ trách khối nội chính, trực tiếp chỉ đạo và chịu trách nhiệm về công tác thanh tra bảo vệ, hành chính, lao động tiền l−ơng, công tác thi đua, công tác bảo vệ chính trị nội bộ, công tác đoàn thể quần chúng. Ban giám đốc công ty hoạt động theo nguyên tắc tập thể lãnh đạo, cá nhân phụ trách; Thực hiện chế độ thủ tr−ởng trong lãnh đạo, điều hành doanh nghiệp trên tất cả các lĩnh vực . + Kế toán tr−ởng : Giúp cho giám đốc thực hiện pháp lệnh kế toán thống kê và điều lệ kế toán của nhà n−ớc trong hoạt động kinh doanh của công ty . + Các phòng nghiệp vụ : - Là cơ quan tham m−u giúp việc cho giám đốc (phó giám đốc) về từng mặt công tác, đáp ứng công tác chỉ đạo và điều hành của giám đốc với các đơn vị. - Tr−ởng phòng là ng−ời chịu trách nhiệm tr−ớc giám đốc công ty về phần nghiệp vụ của phòng đ−ợc giao, có trách nhiệm h−ớng dẫn và kiểm tra các đơn vị trực thuộc công ty về kỹ thuật, nghiệp vụ theo chức năng, nhiệm vụ của phòng. 42
43. Báo cáo thực tập Nguyễn Vĩnh Thanh Tùng - Mối quan hệ giữa các phòng là bình đẳng, hỗ trợ và giúp đỡ lẫn nhau về chuyên môn nghiệp vụ để hoàn thành nhiệm vụ của giám đốc giao. + Các đơn vị trực thuộc : Là những bộ phận trực tiếp quản lý, điều hành và tổ chức thực hiện các nhiệm vụ đ−ợc giao. Tổ chức có hiệu qủa các hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ trên nguyên tắc phục vụ kinh doanh chính và có lãi. Tham m−u, đề xuất với giám đốc các vấn đề về tổ chức sản xuất, kinh doanh, dịch vụ của bộ phận. Mô hình tổ chức của công ty hiện nay bao gồm 29 đầu mối trực thuộc, trong đó: - Phòng ban nghiệp vụ : 6 - Các đơn vị trực thuộc : 5 - Các cửa hàng bán lẻ : 20 Cụ thể nh− sau : a) Khối các phòng ban NV bao gồm : b) Khối các đơn vị trực thuộc công ty : 1- Phòng kinh doanh xăng dầu . 1- Tổng kho xăng dầu Th−ợng lý 2- Phòng Tổ chức cán bộ - LĐTL . 2- X−ởng Cơ khí . 3- Phòng kế toán tài vụ . 3- Đội xe . 4- Phòng quản lý kỹ thuật . 4- Đội bảo vệ cứu hoả . 5- Phòng tin học . 5- Cửa hàng KDVT− tổng hợp . 6- Phòng hành chính quản trị c) Khối các cửa hàng bán lẻ : 1- Cửa hàng xăng dầu Hải Phòng . 12 - Cửa hàng xăng dầu Đồ sơn 1 2- Cửa hàng xăng dầu Th−ợng Lý . 13 - Cửa hàng xăng dầu Kiến An 3- Cửa hàng xăng dầu Quán Toan . 14 - Cửa hàng xăng dầu An Tràng . 4- Cửa hàng xăng dầu Trúc Sơn . 15 - Cửa hàng xăng dầu Tiên Lãng 5- Cửa hàng xăng dầu Đại Bản . 16- Cửa hàng xăng dầu Vĩnh Bảo 6- Cửa hàng xăng dầu Thuỷ Tinh . 17 - Cửa hàng xăng dầu Minh Đức 7- Cửa hàng xăng dầu Lê Lai . 18 - Trạm vận chuyển, kinh doanh xăng 8- Cửa hàng xăng dầu Lạch Tray . dầu đ−ờng thuỷ . 9- Cửa hàng xăng dầu Đổng Quốc Bình 19- Cửa hàng xăng dầu An lạc 10- Cửa hàng xăng dầu Tam Bạc . 20- Cửa hàng xăng dầu Quang trung 11- Cửa hàng xăng dầu Đồ Sơn . 43
44. Báo cáo thực tập Nguyễn Vĩnh Thanh Tùng Toàn bộ bộ máy quản lý của Công ty đ−ợc trình bày theo sơ đồ sau: Sơ đồ 4: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Giám đốc Phó giám đốc Phó giám đốc Kỹ thuật Nội chính Phòng Phòng Phòng Phòng Phòng Phòng Tin Kỹ Kế Kinh Tổ chức H.chính học Thuật Toán doanh CB Tổng X−ởng CHKD 18 Đội bảo kho Cơ đội xe Vt− t. C.hàng vệ cứu XD T.Lý khí hợp Bán lẻ hoả 3. Đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty Mô hình hạch toán kinh doanh của công ty hiện đang áp dụng với từng nhóm hàng kinh doanh nh− sau: * Kinh doanh nhiên liệu chính : Gồm 5 mặt hàng : xăng Mogas 903, xăng Mogas 92, Diezel, nhiên liệu phản lực JET A-1, TC-1, dầu hoả, Mazut hàng hải, Mazut đốt lò. Hàng tháng, hàng quí Công ty trên cơ sở năm bắt đ−ợc nhu cầu tiêu thụ xăng dầu trên thị tr−ờng lập đơn hàng để Tổng công ty có căn cứ sắp xếp và đảm bảo cung cấp nguồn hàng đầy đủ, kịp thời. Giá hàng nhập kho đ−ợc qui định tại từng kỳ giá cụ thể. Giá bán ra Công ty tự cân đối trong khuôn khổ giá trần do Nhà n−ớc qui định. Với đặc điểm kinh doanh có sự điều tiết của nhà n−ớc việc nhập khẩu hàng hoá đ−ợc quy về một mối là Tổng Công ty xăng dầu Việt Nam, sau đó hàng hoá đ−ợc chuyển giao cho các công ty thành viên. Vì vậy kết quả kinh 44
45. Báo cáo thực tập Nguyễn Vĩnh Thanh Tùng doanh của công ty phụ thuộc rất nhiều vào yếu tố khách quan nh− giá cả trên thị tr−ờng thế giới và trong khu vực. Đặc biệt là tr−ớc và trong thời gian xảy ra chiến tranh IRắc, giá cả xăng dầu trên thị tr−ờng thế giới và khu vực luôn trong tình trạng biến động mạnh làm ảnh h−ởng lớn đến thị tr−ờng tiêu thụ xăng dầu trong n−ớc. Tổng công ty xăng dầu Việt nam nói chung và Công ty xăng dầu khu vực III nói riêng, vừa phải tham gia đảm bảo đủ nguồn hàng cho nhu cầu tiêu dùng trong n−ớc, vừa đảm bảo bình ổn giá cả, chống các biểu hiện đầu cơ tích trữ xăng dầu giữ gìn trật tự đời sống xã hội. Và cũng trong giai đoạn này, Công ty kinh doanh các mặt hàng xăng dầu không có lãi, thậm chí có những lúc còn lỗ không bù đắp đ−ợc chi phí. Bên cạnh việc kinh doanh các mặt hàng xăng dầu, Công ty còn mở rộng kinh doanh các loại hình dịch vụ để góp phần cải thiện đời sống của cán bộ công nhân viên nh−: - Dịch vụ cho thuê kho bãi. - Dịch vụ giữ hộ hàng hoá. - Dịch vụ liên quan đến kỹ thuật xăng dầu  * Kinh doanh gas, dầu nhờn mỡ máy và các loại hàng, dịch vụ khác Đối với các mặt hàng Gas, dầu mỡ nhờn, Công ty làm Tổng đại lý cho Chi nhánh Gas và chi nhánh Dầu nhờn Hải Phòng (tr−ớc đây trực thuộc Công ty nh−ng lần l−ợt tách ra tronng các năm 1995.1999) theo hình thức mua đứt bán đoạn (có hạch toán doanh thu, giá vốn)h−ởng % hoa hồng. Từ các đặc điểm trên, với mô hình hạch toán kinh doanh nh− vậy, hoạt động kinh doanh của công ty xăng dầu khu vực III thực chất và chủ yếu là nhằm vào mục tiêu đẩy mạnh quá trình bán hàng để tăng sản l−ợng hàng hoá tiêu thụ, tăng doanh thu đồng thời phải tìm mọi cách để giảm chi phí, tăng lợi nhuận. 4- Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty. Để phục vụ công tác quản lý doanh nghiệp công ty có một phòng kế toán đ−ợc tổ chức với chức năng và nhiệm vụ nh− sau : * Chức năng : Tham m−u giúp việc cho giám đốc giám sát , quản lý , điều hành tài chính và cơ sở vật chất kỹ thuật của công ty . H−ớng dẫn kiểm tra các phòng ban ,các đơn vị trực thuộc thực hiện mọi quy định của nhà n−ớc về hạch toán , kế toán ghi chép sổ sách thống kê ban đầu , đảm bảo thông tin bằng số liệu đầy đủ , 45
46. Báo cáo thực tập Nguyễn Vĩnh Thanh Tùng trung thực , chính xác kịp thời . Thu nhận sử lý và cung cấp toàn bộ thông tin về tài sản , vật t− , tiền vốn và sự vận động của chúng cho giám đốc ; Đồng thời kiểm tra giám sát và h−ớng dẫn toàn bộ hoạt động kinh tế tài chính của công ty theo đúng pháp luật của nhà n−ớc . * Nhiệm vụ : +/ Ghi chép, tính toán phản ánh chính xác , đầy đủ , trung thực kịp thời, liên tục và có hệ thống tài sản vật t−, vốn hiện có cũng nh− tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, vật t−, vốn và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty . +/ Thông qua việc ghi chép, tính toán, phản ánh để kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch thu chi tài chính, chế độ phân phối thu nhập và thực hiện nghĩa vụ với nhà n−ớc; Kiểm tra việc thực hiện kỷ luật tài chính, việc giữ gìn và sử dụng các loại tài sản, vật t−, tiền vốn kinh phí. +/ Cung cấp số liệu, tài liệu, thông tin kinh tế cho việc điều hành sản xuất kinh doanh, tổng hợp phân tích các hoạt động kinh tế, tài chính, cho công tác thống kê và thông tin kinh tế các cấp. +/ H−ớng dẫn, đôn đốc, kiểm tra và thu thập kịp thời đầy đủ toàn bộ chứng từ kế toán của công ty . H−ớng dẫn các bộ phận liên quan thực hiện tốt chế độ ghi chép, thống kê, luân chuyển chứng từ và các nghiệp vụ kế toán. Cấp phát cho các đơn vị sử dụng hoá đơn đến khi thu hồi, đối chiếu quyết toán và giao nộp theo quy định của chi cục thuế . +/ Tổ chức toàn bộ công tác hạch toán phù hợp với đặc điểm, tính chất sản xuất kinh doanh của công ty đáp ứng nhu cầu đổi mới cơ chế quản lý, trên cơ sở điều lệ tổ chức kế toán nhà n−ớc và các quy định về hạch toán hiện hành của tổng công ty xăng dầu Việt Nam. +/ Giúp giám đốc công ty tổ chức phân tích hoạt động kinh tế, tham gia nghiên cứu cải tiến tổ chức sản xuất, cải tiến quản lý kinh doanh nhằm khai thác có hiệu quả mọi tiềm năng, thế mạnh của công ty, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty. Biên chế phòng kế toán gồm 12 ng−ời ( 1 ng−ời làm thủ quĩ ) và đ−ợc thể hiện qua sơ đồ d−ới đây. 46
47. Báo cáo thực tập Nguyễn Vĩnh Thanh Tùng Sơ đồ 5: sơ đồ tổ chức công tác bộ máy kế toán Kế toán tr−ởng Phó phòng kế toán KT mua KT tái và KT KT KT KT KT KT sản thanh nhập tiêu bán chi ngân tổng cố toán xuất thụ hàng phí hàng hợp tiền kho định mua KT các đơn vị phụ KT các đơn vị trực thuộc khối bán lẻ thuộc Chức năng nhiệm vụ của Kế toán tr−ởng và các kế toán viên: 1- Đứng đầu là kế toán tr−ởng - ng−ời phụ trách chung, chịu trách nhiệm tr−ớc giám đốc công ty về công tác kế toán, thống kê chung toàn Công ty. 2- Phó phòng kế toán: - Giúp Kế toán tr−ởng trong việc thực hiện công tác hạch toán kế toán theo đúng chế độ chính sách của nhà n−ớc. - Xây dựng kế hoạch tài chính của Công ty trên cơ sở kế hoạch tài chính đ−ợc giao của Tổng công ty xăng dầu Việt nam. 47
48. Báo cáo thực tập Nguyễn Vĩnh Thanh Tùng - Theo dõi hạch toán các nghiệp vụ có liên quan đến việc trích lập các quĩ và nguồn vốn. 3- Kế toán kho hàng: - Ghi chép, phản ánh, kiểm tra tính chính xác các chứng từ phát sinh đến nghiệp vụ về nhập - xuất - tồn kho hàng hoá. 4- Kế toán tiêu thụ: - Ghi chép, phản ánh chính xác các nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá, các khoản thu nhập tài chính, thu nhập bất th−ờng. Đồng thời theo dõi hạch toán số tiền lệ phí giao thông phải thu qua giá xăng dầu và thuế GTGT phải nộp vào ngân sách Nhà n−ớc. 5- Kế toán theo dõi công nợ ( 2 ng−ời ): - Chịu trách nhiệm theo dõi, kiểm tra chặt chẽ các khoản công nợ phải thu của khách hàng theo đúng hợp đồng đã ký kết. Báo cáo kịp thời các khoản công nợ chậm trả, công nợ khó đòi để lãnh đạo Công ty có biện pháp xử lý. 6- Kế toán công nợ nội bộ ngành: - Theo dõi công nợ phải thu và phải trả của các đơn vị trong ngành trực thuộc tổng công ty xăng dầu Việt nam. 7- Kế toán chi phí( 2 ng−ời ) : - Theo dõi, hạch toán chính xác các khoản chi phí phát sinh theo đúng chế độ chính sách của Nhà n−ớc cũng nh− của Tổng công ty xăng dầu Việt nam. Giúp Kế toán tr−ởng đề ra các biện pháp tiết kiệm chi phí cũng nh− xây dựng kế hoạch chi phí toàn công ty. 8- Kế toán Tiền mặt - Tiền gửi ngân hàng: - Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của các chứng từ chi tiêu quĩ tiền mặt. Chịu trách nhiệm làm các thủ tục chuyển tiền ra; vào tài khoản của Công ty tại ngân hàng. Theo dõi hạch toán các tài khoản tiền mặt; tiền gửi ngân hàng; tiền đang chuyển. 9- Kế toán tài sản cố định - Theo dõi hạch toán chính xác tình hình tăng giảm tài sản cố định và trích khấu hao theo đúng qui định của Nhà n−ớc. 10- Kế toán xây dựng cơ bản: 48
49. Báo cáo thực tập Nguyễn Vĩnh Thanh Tùng - Theo dõi hạch toán chính xác các công trình xây dựng cơ bản đã hoàn thành đ−a vào sử dụng và các công trình xây dựng cơ bản dở dang theo các văn bản pháp qui của nhà n−ớc 11- Kế toán tổng hợp - Giúp kế toán tr−ởng tổng hợp, kiểm tra số liệu, lập báo cáo quyết toán. Công ty có ba đơn vị trực thuộc đó là: đội xe; Cửa hàng kinh doanh vật t− tổng hợp và x−ởng cơ khí mỗi bộ phận có một kế toán viên thực hiện công tác hạch toán kế toán theo ph−ơng thức báo sổ. Kế toán khối cửa hàng bán lẻ có nhiệm vụ theo dõi thống kế l−ợng hàng xuất di chuyển nội bộ từ kho Công ty tới cửa hàng, l−ợng hàng và doanh số bán ra trong kỳ , l−ợng hàng tồn kho cuối kỳ, trên cơ sở đó lập báo cáo gửi về Phòng kinh doanh tập hợp số l−ợng và Phòng kế toán tập hợp giá trị. Đồng thời kế toán cửa hàng phải theo dõi, lập báo cáo các khoản thu chi từ quĩ chi tiêu nh− tiền l−ơng và các khoản chi phí do Công ty giao kế hoạch tới cửa hàng để gửi về phòng Kế toán hạch toán. * Hình thức kế toán sử dụng tại công ty: Do đặc thù riêng của ngành xăng dầu, Tổng công ty xăng dầu Việt nam đã xây dựng hệ thống kế toán ngành xăng dầu trên cơ sở chế độ kế toán ban hành hiện thời của nhà n−ớc ( đã đ−ợc bộ tài chính chấp thuận bằng văn bản số: 36TC/CĐKT ngày 06/01/1996). Hạch toán kế toán tại công ty xăng dầu khu vực III áp dụng theo hệ thống kế toán ngành xăng dầu. Nhằm phù hợp với đặc điểm và qui mô kinh doanh, Công ty áp dụng hình thức kế toán vừa tập trung, vừa phân tán. Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh (phản ánh, ghi chép, l−u trữ chứng từ, hệ thống sổ sách kế toán và hệ thống báo cáo) đều đ−ợc thực hiện ở phòng kế toán. Tuy nhiên, có phân tán nghiệp vụ xuống đơn vị trực thuộc nh− đội xe, x−ởng cơ khí, Cửa hàng kinh doanh vật t− tổng hợp. Các đơn vị này lập chứng từ và kiểm tra chứng từ, ghi sổ kế toán các nghiệp vụ phát sinh theo hình thức kế toán nhật ký chung; cuối quí lập bảng tổng kết tài sản nộp lên phòng Kế toán Công ty, các đơn vị trực thuộc khác nh− khối bán lẻ, tổng kho Th−ợng lý công việc kế toán đ−ợc giới hạn trong việc lập chứng từ ban đầu của các nghiệp vụ phát sinh, sau đó định kỳ lập bảng kê tổng hợp chứng từ theo từng loại nghiệp vụ gửi về phòng kế toán công ty tập trung để phòng kế toán công ty thực hiện hạch toán tổng hợp và hạch 49
50. Báo cáo thực tập Nguyễn Vĩnh Thanh Tùng toán chi tiết các nghiệp vụ phát sinh trên máy vi tính. Trên cơ sở số liệu kế toán tập trung lập báo cáo quyết toán của Công ty. Các nhật ký, sổ tổng hợp, sổ chi tiết đều đ−ợc khai báo trong máy vi tính theo đúng các mẫu sổ sách theo quy định của chế độ kế toán hiện hành. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày hoặc các bút toán kết chuyển thực hiện vào cuối tháng, cuối quý đều đ−ợc định khoản, cập nhật vào máy vi tính. Các bộ phận kế toán có nhiệm vụ in các bảng kê , sổ chi tiết , sổ tổng hợp và các nhật ký , kiểm tra tính chính xác và hợp lý của số liệu, thực hiện quanhệ đối chiếu giữa các bộ phận và các sổ có liên quan , l−u trữ sổ sách đúng chế độ quy định . Để phục vụ tốt công tác kế toán công ty đã trang bị một hệ thống máy vi tính nối mạng cục bộ, công tác hạch toán kế toán trên máy sử dụng ch−ơng trình kế toán đồng bộ do Tổng công ty lập. Quy trình hạch toán đ−ợc thể hiện trên sơ đồ Sơ đồ 6: Trình tự luân chuyển chứng từ và ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký chung Chứng từ gốc và các bảng liết kê chứng từ Sổ chi tiết Các sổ nhật ký chuyên dùng Sổ cái Sổ quỹ Bảng tổng hợp số Bảng cân đối tài phát sinh khoản Báo cáo tài chính 50
51. Báo cáo thực tập Nguyễn Vĩnh Thanh Tùng b-hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tại công ty xăng dầu khu vực III I-Những quy định chung về hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. 1 - Tài khoản hạch toán Do đặc điểm kinh doanh th−ơng mại và những đặc thù riêng của Ngành xăng dầu, việc tách hạch toán riêng chi phí bán hàng trên TK 641 và chi phí quản lý doanh nghiệp trên TK 642 trong nghiệp vụ kế toán đã gặp không ít khó khăn cho việc tập hợp và theo dõi tình hình thực hiện các định mức chi phí hay trong việc phân định đâu là chi phí lao động trực tiếp, đâu là chi phí lao động gián tiếp. Do vậy, hạch toán chi phí kinh doanh hay chi phí ngoài sản xuất đối với Ngành xăng dầu sẽ không đ−ợc phù hợp và chính xác nếu hạch toán riêng trên hai TK này. Tổng công ty xăng dầu Việt Nam đã có kiến nghị với Bộ Tài chính để điều chỉnh việc hạch toán hai loại chi phí này sao cho phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Ngành. Xuất phát từ lý do trên, Bộ Tài chính quy định trong Ngành xăng dầu: cả hai loại chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp gộp thành một loại chi phí đó là chi phí nghiệp vụ kinh doanh. Chi phí này đ−ợc hạch toán trên TK 641- "Chi phí nghiệp vụ kinh doanh”. Chi phí nghiệp vụ kinh doanh trong kinh doanh là chỉ tiêu chất l−ợng quan trọng để đánh giá hiệu quả của quá trình kinh doanh, đặc biệt là trong thị tr−ờng tự do cạnh tranh hiện nay. Bản chất của chi phí này là hao phí lao động sống và lao động vật hoá phát sinh trong quá trình tổ chức tiêu thụ hàng hoá, sản phẩm và các dịch vụ cung cấp. Chi phí này là những chi phí phát sinh trong quá trình vận chuyển, tồn chứa, bảo quản, tiêu thụ và những chi phí văn phòng, cho bộ máy quản lý của Công ty. TK 641 - “Chi phí nghiệp vụ kinh doanh” đ−ợc mở chi tiết theo loại hình kinh doanh: TK 6411: Chi phí kinh doanh th−ơng mại. TK 64111: Xăng dầu chính. TK 64112: Dầu mỡ nhờn. TK 64113: Gas, phụ kiện Gas. 51
52. Báo cáo thực tập Nguyễn Vĩnh Thanh Tùng TK 64113: Nhựa đ−ờng, hóa chất. TK 64118: Hàng hóa khác. TK 6413: Chi phí kinh doanh dịch vụ. TK 6418: Chi phí kinh doanh khác (sử dụng cho các khoản chi phí chung). TK 641- “Chi phí nghiệp vụ kinh doanh” đ−ợc mở chi tiết theo cho khoản mục (KM) chi phí cụ thể tuỳ theo yêu cầu quản lý của Ngành cũng nh− của Công ty. Tổng công ty xăng dầu Việt Nam đã có văn bản số 0578/XD ngày 22 tháng 4 năm 1999 h−ớng dẫn việc phân loại chi phí nghiệp vụ kinh doanh thành 18 KM chi phí nh− sau: Loại chi phí Mã Loại chi phí Mã KM KM 1.Chi phí tiền l−ơng 01 11.2.Chi phí đầu t− hỗ trợ bán hàng 112 2.Chi phí BHXH, BHYT, KHCĐ 02 12.Chi phí đào tạo tuyển dụng 12 3.Chi phí CCDC, bao bì 03 13.Chi phí dịch vụ mua ngoài 13 4.Chi phí KH TSCĐ 04 14.Chi phí văn phòng và chi phí khác 14 5.Chi phí sửa chữa TSCĐ 05 15.Chi phí dự phòng 15 6.Chi phí lãi vay 06 16.CP theo chế độ cho ng−ời lao động 16 7.Chi phí bảo quản 07 16.1.Chi phí ăn ca 161 8.Chi phí vận chuyển 08 16.2.Chi khác cho ng−ời lao động 162 8.1.C−ớc vận chuyển 081 17.CP QC, tiếp thị, giao dịch và khác 17 8.2.Tạp phí vận tải 082 17.1.Chi phí quảng cáo, tiếp thị 171 9.Chi phí hao hụt 09 17.2.CP giao dịch, tiếp khách và khác 172 10.Chi phí bảo hiểm 10 18.Thuế, phí và lệ phí 18 11.CP hoa hồng đại lý, môi giới, hỗ trợ 11 18.1.Chi phí thuế, phí và lệ phí 181 bán hàng 11.1.Chi phí hoa hồng, môi giới 111 18.2.Thuế đầu vào không đ−ợc khấu trừ 182 Ngoài ra, để hạch toán chi phí nghiệp vụ kinh doanh Công ty còn sử dụng một số TK liên quan nh−: + TK 111 - Tiền mặt + TK 112 - Tiền gửi ngân hàng + TK 153 - Công cụ dụng cụ + TK 156 - Hàng hoá 52
53. Báo cáo thực tập Nguyễn Vĩnh Thanh Tùng + TK 131 - Phải thu của khách hàng + TK 331 - Phải trả cho ng−ời bán 2 - Chứng từ hạch toán Nghiệp vụ chi phí kinh doanh tại Công ty th−ờng đ−ợc hạch toán ban đầu bởi các loại chứng từ sau: + Phiếu chi, Phiếu thu. + Hoá đơn (GTGT), Hoá đơn bán hàng, Hoá đơn bán lẻ. + Phiếu xuất kho + Bảng theo dõi KH TSCĐ + Bảng theo dõi và phân bổ CCDC + Giấy đề nghị thanh toán + Giấy báo Nợ, sổ phụ ngân hàng + Giấy Uỷ nhiệm thu, Uỷ nhiệm chi. + Biên bản xử lý hàng hóa vật t− vv 3 - Sổ sách kế toán Để hạch toán chi phí kinh doanh, Công ty sử dụng một số sổ sau: + Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ + Sổ theo dõi chi phí kinh doanh + Sổ Cái TK 64111, 64112, 64113,6418 4 - Trình tự ghi sổ kế toán Các chứng từ liên quan đến chi phí nghiệp vụ kinh doanh tại Công ty đ−ợc luân chuyển và ghi sổ nh− sau: Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc sau khi đ−ợc kiểm tra và hoàn chỉnh sẽ chuyển về các bộ phận kế toán liên quan để lập chứng từ kế toán (Phiếu thu, Phiếu chi ). Tiếp theo các chứng từ kế toán đã đ−ợc kiểm tra dùng làm căn cứ để lập PKT hoặc căn cứ các chứng từ kế toán đã đ−ợc kiểm tra phân loại để lập Bảng tổng hợp chứng từ kế toán theo từng loại nghiệp vụ, trên cơ sở số liệu của Bảng tổng hợp chứng từ kế toán để lập PKT. PKT sau khi đã lập xong đ−ợc l−u trên máy vi tính và in ra một bản đính kèm với chứng từ gốc chuyển cho Kế toán tr−ởng ký duyệt hoặc ng−ời phụ trách ký duyệt. Kế toán chi phí căn cứ vào các chứng từ kế toán, Bảng tổng 52
54. Báo cáo thực tập Nguyễn Vĩnh Thanh Tùng hợp chứng từ kế toán kèm theo PKT để vào sổ theo dõi chi phí kinh doanh. Đồng thời, với ch−ơng trình đ−ợc cài đặt sẵn trong máy vi tính, thông tin của các PKT đ−ợc l−u trong máy máy tính sẽ tự động chuyển vào các cột t−ơng ứng trên Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ theo thứ tự số hiệu của PKT và sổ Cái theo nội dung kinh tế. Cuối tháng kế toán chi phí tiến hành cộng Sổ theo dõi chi phí kinh doanh và lấy số liệu ở dòng "Tổng cộng" để lập Bảng tổng hợp chi tiết chi phí kinh doanh với mục đích đối chiếu với số liệu trên Sổ Cái Tổng hợp và chi tiết TK 641. Với các khoản chi phí chung trên TK 6418, Kế toán chi phí tiến hành phân bổ cho từng loại hình kinh doanh thông qua bảng phân tích chi phí, sau khi phân bổ trên bảng kê này, máy tính tự động kết chuyển chi phí từ TK 6418: Chi phí chung vào các TK 641 chi tiết phù hợp. Cuối mỗi quý, máy tính sẽ tự động chuyển số liệu vào các Báo cáo Tài chính nh−: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo Kết quả kinh doanh. Để đảm bảo việc tập hợp chi phí kinh doanh xăng dầu đ−ợc thống nhất trong toàn Ngành, đồng nhất chỉ tiêu so sánh giữa định h−ớng kế hoạch và thực tế thực hiện ở mỗi đơn vị, giúp cho việc ban hành các chính sách kinh doanh phù hợp nhằm mục tiêu tiết kiệm chi phí và đạt hiệu quả kinh doanh cao nhất, Tổng công ty xăng dầu Việt Nam h−ớng dẫn phân loại chi phí kinh doanh đáp ứng yêu cầu kế toán quản trị của toàn Ngành, chi phí kinh doanh tổng hợp đ−ợc tập hợp vào "Phụ biểu báo cáo chi phí nghiệp vụ kinh doanh" làm căn cứ để lập Báo cáo Kết quả kinh doanh (theo Quý). II-Hạch toán chi phí nghiệp vụ kinh doanh tại Công ty Xăng dầu khu vực III Căn cứ vào đặc điểm tổ chức kinh doanh, tính chất của mặt hàng kinh doanh và yêu cầu quản trị kinh doanh của Ngành, Tổng công ty xăng dầu Việt Nam phân loại chi phí kinh doanh thành 18 khoản mục chi phí và h−ớng dẫn nội dung, kết cấu, cách thức tập hợp từng khoản mục chi phí nh− sau: Chi phí tiền l−ơng: Quỹ l−ơng đ−ợc h−ởng của Công ty đ−ợc xác định trên cơ sở sản l−ợng thực hiện và đơn giá tiền l−ơng do Tổng công ty giao theo kế hoạch. Đơn giá 53
55. Báo cáo thực tập Nguyễn Vĩnh Thanh Tùng tiền l−ơng của Tổng Công ty đ−ợc giao trên cơ sở doanh thu bán buôn bán lẻ và lãi gộp của từng loại hình kinh doanh. Các loại hình kinh doanh không đăng ký trong kế hoạch giao của Tổng Công ty đ−ợc tính theo quy định của nhà n−ớc. KPCĐ tính bằng 2% quỹ l−ơng thực tế và tính vào chi phí kinh doanh. Sau khi đ−ợc Giám đốc ký duyệt và sự kiểm tra của Phòng Kế toán Tài chính, kế toán cập nhật số liệu của quỹ l−ơng vào PKT trên máy tính. Ví dụ 1: Doanh thu bán buôn tháng 1 năm 2003 của Công ty là 53.765.690.377 đồng; tỷ lệ quỹ l−ơng đ−ợc trích bằng 2.39% doanh thu thì khi tính trích l−ơng, kế toán sẽ tính là: 43.765.690.377 ì 5.39 đồng/1000 đồng. = 235 897 071 đồng Căn cứ vào tiền l−ơng đ−ợc trính ở trên, kế toán trích 2% KPCĐ: 235 897 071 ì 2% = 1.800.000 đồng Sau khi đã tính trích quỹ l−ơng và 2% KPCĐ, kế toán chi phí lập PKT số 706. PKT là chứng từ tập hợp số liệu của một hoặc nhiều chứng từ gốc có cùng nội dung nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và do kế toán phần hành lập. PKT số 706 đ−ợc lập theo mẫu sau: Biểu số 01: Mẫu "PKT" Tổng công ty xăng dầu Việt Nam Công ty vật t− chuyên dùng xăng dầu PKT Số: 706 Ngày 31 tháng 12 năm 2000 Đơn vị :VND Tài khoản Nợ: 6411 Tài khoản Có: 334, 3382 Số tiền Trích l−ơng và 2% KPCĐ tháng 11+12/00 TK 334: 90.000.000 (Doanh thu: 3.765.690.377 và tỷ lệ trích quỹ l−ơng = 2,39% doanh thu) TK 3382: 1.800.000 Tổng cộng: 91.800.000 Kế toán tr−ởng Kiểm soát Lập biểu Ký Ký Ký Về trích chi phí tiền l−ơng, PKT vừa làm Chứng từ gốc vừa làm Chứng từ ghi sổ. Nh− vậy, PKT số 706 sau khi đ−ợc kế toán chi phí lập và đã đ−ợc kế toán tr−ởng ký duyệt sẽ đ−ợc dùng để vào số liệu trên sổ chi tiết: Sổ theo dõi chi phí kinh doanh. 54