Đề tài Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ tại Nhà máy ô tô Hòa Bình

79 trang nguyendu 4410

Download

Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Đề tài Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ tại Nhà máy ô tô Hòa Bình", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

de_tai_hoan_thien_cong_tac_ke_toan_nguyen_vat_lieu_va_cong_c.doc

Nội dung text: Đề tài Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ tại Nhà máy ô tô Hòa Bình

1 Lời nói đầu Trong những năm gần đây, nước ta với nền kinh tế thị trường có sự quản lý của nhà nước theo định hướng XHCN, các doanh nghiệp có nhiều cơ hội và điều kiện thuận lợi để phát triển sản xuất kinh doanh. Tuy vậy, cơ hội luôn luôn đồng nghĩa với kho khăn thử thách. Các doanh nghiệp không những phải cạnh tranh với những hàng hóa nhập ngoại. Do đó chất lượng và giá thành sản phẩm là yếu tố quyết định khá lớn trong cạnh tranh. Đối với doanh nghiệp sản xuất thì yếu tố quyết định cơ bản để đảm bảo cho quá trình sản xuất được tiến hành liên tục chính là nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ. Đây là yếu tố tiền đề để tạo nên hình thái vật chất của sản phẩm. Nó không chỉ ảnh hưởng tới quá trình sản xuất mà còn là nhân tố quyết định tới giá thành sản phẩm và công tác tài chính của doanh nghiệp. Ngoài yếu tố thường xuyên biến động từng ngày, từng giờ nên việc tổ chức và hạch toán tốt nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ sẽ giúp cho nhà quản trị đề ra các chính sách đúng đắn mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp. Mặt khác chi phí vật tư lại chiếm tỉ trọng lớn trong chi phí sản xuất kinh doanh. Vì vậy quản lý vật tư một cách hợp lý và sát sao ngay từ khâu thu mua đến khâu sử dụng sẽ góp phần tiết kiệm vật tư, giảm chi phí, giảm giá thành, nâng cao sức cạnh tranh cho sản phẩm của doanh nghiệp. Để làm được điều đó các doanh nghiệp cần phải sử dụng các công cụ hợp lý mà kế toán là công cụ giữ vai trò quan trọng nhất. Kế toán vật tư sẽ cung cấp những thông tin cần thiết về việc quản lý và sử dụng vật tư, giúp cho các nhà lãnh đạo, quản lý doanh nghiệp đề ra các biện pháp quản lý chi phí vật tư kịp thời và phù hợp với định hướng phát triển của doanh nghiệp. Trong cơ chế thị trường, nền kinh tế đang từng bước phát triển mạnh mẽ thì công tác kế toán vật tư cũng có những thay đổi để phù hợp với điều kiện mới. Các doanh nghiệp được phép lựa chọn phương pháp và cách tổ chức hạch toán tùy thuộc vào quy mô, đặc điểm và mục đích kinh doanh của doanh nghiệp mình. Nhà máy ô tô Hòa Bình là một đơn vị sản xuất có quy mô vừa, số lượng sản phẩm nhiều nên vật tư rất đa đạng và phong phú cả về số lượng và chủng loại, từ những vật liệu chiếm tỷ trọng lớn thường xuyên được sử
2 dụng đến những vật liệu chiếm tỷ trọng rất nhỏ trong quá trình sản xuất. Chính vì vậy công tác hách toán vật tư rất được coi trọng. Xuất phát từ những vấn đề trên, trong thời gian thực tập tại Nhà máy ô tô Hòa Bình em đã quyết định đi sâu vào nghiên cứu đề tài: “Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ tại Nhà máy ô tô Hòa Bình”. Nội dung chuyên đề bao gồm: Chương 1: Lý luận chung về công tác kế toán nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ trong doanh nghiệp Chương 2: Tình hình thực tế về công tác kế toán nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ tại Nhà máy ô tô Hòa Bình Chương 3: Một số ý kiến đề xuất đẩy mạnh công tác kế toán nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ tại Nhà máy ô tô Hòa Bình. Do thời gian và trình độ có hạn nên chuyên đề không tránh khỏi những sai sót. Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến quý báu của các thầy cô giáo và các cô chú cán bộ nghiệp vụ ở Nhà máy để chuyên đề được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn cô giáo Trần Thị Dung, các thầy cô giáo trong khoa kinh tế và các cô chú cán bộ nghiệp vụ của Nhà máy ô tô Hòa Bình đã giúp em hoàn thành chuyên đề này. Hà nội,tháng 7 năm 2004 Sinh viên thực hiện Trần Thị Minh Phương
3 Chương 1 những vấn đề lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu Và công cụ, dụng cụ trong doanh nghiệp sản xuất 1.1. Khái niệm, đặc điểm nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ trong quá trình sản xuất kinh doanh 1.1.1. Khái niệm Nguyên vật, vật liệu là tài sản lưu động được mua sắm, dự trữ để phục vụ cho quá trình sản xuất bằng tài lưu động. Công cụ, dụng cụ là tư liệu lao động không đủ tiêu chuẩn để ghi nhận là tài sản cố định và công cụ, dụng cụ thường tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh. 1.1.2. Đặc điểm Nguyên liệu, vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực hành sản phẩm, nguyên liệu, vật liệu có những đặc điểm khác với các loại tài sản khác. + Khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh, vật liệu bị tiêu hao toàn bộ, không giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu và chuyển toàn bộ giá trị 1 lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. + Nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Do vậy tăng cường công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu tốt sẽ đảm bảo sử dụng có hiệu qủa tiết kiệm nguyên vật liệu nhằm họ thấp chi phí sản xuất kinh doanh và hạ giá thành sản phẩm. + Nhà quản lý phải quản lý nguyên vật liệu ở tất cả các khâu mua, bảo quản, sử dụng và dự trữ. Công cụ, dụng cụ trong các doanh nghiệp sản xuất là những tư liệu lao động có giá trị nhỏ hoặc thời gian sử dụng ngắn không đủ điều kiện để trở thành tài sản cố định (thời gian sử dụng nhỏ hơn 1 năm và có giá trị nhỏ hơn 5 triệu). + Công cụ, dụng cụ thường tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh mà vẫn giữ nguyên được hình thái ban đầu. + Trong quá trình sử dụng công cụ, dụng cụ bị hao mòn dần, phần giá trị hao mòn được chuyển dần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Do
4 công cụ, dụng cụ có giá trị nhỏ, thời gian sử dụng ngắn nên được xếp vào tài sản luư động và thường được mua sắm bằng nguồn vốn luư động. 1.1.3. Vai trò nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ o Vai trò của nguyên liệu, vật liệu - Nguyên liệu, vật liệu trong các loại hình doanh nghiệp đều thuộc đối tượng lao động, đều có đặc điểm chỉ tham gia vào một chu kỳ kinh doanh và đều bị biến dạng hoặc tiêu hao hoàn toàn và chuyển hết giá trị vào chi phí sản xuất kinh doanh một lần. - Trong từng loại hình doanh nghiệp thì nguyên vật liệu đều có những vài trò riêng và góp phần cấu thành nên quá trình sản xuất và quá trình tiêu thụ hàng hóa một cách tốt hơn. Chẳng hạn: + Trong doanh nghiệp thương mại thì chức năng chủ yếu của doanh nghiệp là tổ chức lưu thông hàng hóa, đưa hàng hóa từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng. Do đó, nguyên vật liệu sử dụng trong doanh nghiệp thương mại chỉ là những vật liệu, bao bì phục vụ cho quá trình tiệu thụ hàng hóa, các loại vật liệu nhiên liệu dùng cho bảo quản, bốc vác, vận chuyển hàng hóa trong quá trình tiêu thụ: vật liệu sử dụng cho công tác quản lý doanh nghiệp như giấy, bút và vật liệu sử dụng cho việc sửa chữa tài sản cố định, công cụ, dụng cụ + Còn nguyên liệu, vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất thì nó đóng vai trò hết sức quan trọng đối với quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Nguyên vật liệu là nhưng tư liệu sản xuất để cấu thành nên một sản phẩm khác có giá trị sử dụng đối với người tiêu dùng. Nguyên vật liệu không những là tư liệu sản xuất mà nó còn có một vai trò đó là giúp cho quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh được liên tục và nó giúp cho quá trình tiêu thụ hàng hóa trên thị trường ngày càng tốt hơn. o Vai trò của công cụ, dụng cụ - Khác với nguyên vật liệu thì công cụ, dụng cụ là những tư liệu lao động không đủ tiêu chuẩn về giá trị và thời gian sử dụng quy định đối với tài sản cố định. Vì vậy, công cụ, dụng cụ được quản lý như đối với nguyên vật liệu. Theo quy định, nhưng tư liệu lao động sau không phân biệt tiêu chuẩn giá trị và thời gian sử dụng vẫn được coi là công cụ, dụng cụ. + Các loại bao bì dùng để đựng vật liệu, hàng hóa trong quá trình thu mua, bảo quản, tiêu thụ.
5 + Các loại bao bì kèm hàng hóa có tính giá riêng nhưng bỏ qua quá trình bảo quản hàng hóa vận chuyển trên đường và dự trữ trong kho có tính giá trị hao mòn để trừ dần vào giá trị của bao bì. + Những dụng cụ, đồ nghề bằng thủy tinh, sành, sứ + Quần áo và dụng cụ bảo hộ lao động. 1.2. Vai trò và nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ Vai trò của kế toán nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ Kế toán nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ trong doanh nghiệp là ghi chép, phản ánh đầy đủ tình hình thu mua dự trữ, nhập xuất nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ. Mặt khác thông qua tài liệu kế toán còn biết được chất lượng, chủng loại có đảm bảo hay không, số lượng thiếu hay thừa đối với sản xuất để từ đó người quản lý đề các biện pháp thiết thực đối với sản xuất để đề ra các biện pháp thiết thực nhằm kiểm soát giá cả, chất lượng nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ. Thông qua tài liệu kế toán nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ còn giúp cho việc kiểm tra chặt chẽ tình hình thực hiện kế hoạch sử dụng, cung cấp, từ đó có các biện pháp đảm bảo nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ cho sản xuất một cách có hiệu quả nhất. Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ Kế toán nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ trong doanh nghiệp phải thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: - Ghi chép phản ánh đầy đủ kịp thời số hiện có và tình hình luân chuyển của nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ cả về giá và hiện vật. Tính toán đúng đắn trị giá vốn (hoặc giá thành) thực tế của nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ nhập, xuất kho nhằm cung cấp thông tin kịp thời chính xác phục vụ cho yêu cầu lập báo cáo tài chính và quản lý doanh nghiệp. - Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch, phương pháp kỹ thuật về hạch toán nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ. Đồng thời hướng dẫn các bộ phận, các đơn vị trong doanh nghiệp thực hiện đầy đủ các chế độ hạch toán ban đầu về nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ. Phải hạch toán đúng chế độ, đúng phương pháp qui định để đảm sự thống nhất trong công tác kế toán. - Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng nguyên vât liệu và công cụ, dụng cụ. Từ đó phát hiện, ngăn ngừa và đề xuất những biện pháp sử lý nguyên vật liệu thừa thiếu, ứ đọng, kém hoặc mất phẩm chất. Giúp
6 cho việc tính toán, xác định chính xác số lượng và giá trị nguyên vật liệu thực tế đưa vào sản xuất sản phẩm. Phân bổ chính xác nguyên vật liệu đã tiêu vào đối tượng sử dụng để từ đó giúp cho việc tính toán giá thành sản phẩm được chính xác. - Tổ chức kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho, cung cấp thông tin cho việc lập báo cáo tài chính và phân tích hoạt động kinh doanh. - Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển bảo quản, đánh giá phân loại tình hình nhập xuất và bảo quản nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ. Từ đó đáp ứng được nhu cầu quản lý thống nhất của Nhà nước cũng như yêu cầu quản lý của doanh nghiệp trong việc tính giá thành thực tế của nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ đã thu mua và nhập kho đồng thời kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch thu mua vật tư về số lượng chủng loại, giá cả và thời hạn cung cấp nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ một cách đầy đủ, kịp thời. 1.3. Phân loại và các cách đánh giá nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ 1.3.1. Phân loại nguyên vật liệu và công, cụ dụng Phân loại nguyên vật liệu . Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị doanh nghiệp thì nguyên vật liệu được chia làm các loại sau: - Nguyên liệu, vật liệu chính: Là đối tượng lao động cấu thành nên thực thể sản phẩm. Các doanh nghiệp khác nhau thì sử dụng nguyên vật liệu chính không giống nhau: ở doanh nghiệp cơ khí nguyên vật liệu là sắt, thép, ; doanh nghiệp sản xuất đường nguyên vật liệu chính là mía Có thể sản phẩm của doanh nghiệp này làm nguyên liệu cho doanh nghiệp khác Đối với nửa thành phẩm mua ngoài với mục đích để tiếp tục gia công chế biến được coi là nguyên vật liệu chính. Ví dụ: doanh nghiệp dệt mua sợi về để dệt vải. - Vật liệu phụ: Là những loại vật liệu khi sử dụng chỉ có tác dụng phụ có thể làm tăng chất lượng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm hoặc đảm bảo cho công cụ dụng cụ hoạt động được bình thường như: thuốc nhuộm, thuốc tẩy, đầu nhờn, giẻ lau, - Nhiên liệu: Là những loại vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất kinh doanh gồm: Xăng, dầu, than, củi, khí gas, - Phụ tùng thay thế: Là các loại phụ tùng, chi tiết được sử dụng để thay thế, sửa chữa những máy móc, thiết bị,
7 - Vật liệu và thiết bị xấy dựng cơ bản bao gồm những vật liệu, thiết bị ( cần lắp, không cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ trong doanh nghiệp phục vụ mục đích đầu tư cho xây dựng cơ bản). - Vật liệu khác: Là toàn bộ nguyên vật liệu còn lại trong quá trình sản xuất chế tạo ra sản phẩm hoặc phế liệu thu hồi từ thanh lý tài sản cố định. . Căn cứ vào nguồn gốc hình thành: Nguyên vật liệu được chia làm hai nguồn - Nguyên vật liệu nhập từ bên ngoài - Nguyên vật liệu tự chế Phân loại công cụ, dụng cụ Công cụ, dụng cụ được phân loại theo các tiêu thức tương tự như phân loại nguyên vật liệu. * Theo yêu cầu quản lý và yều cầu ghi chép kế toán, công cụ dụng cụ gồm: - Công cụ, dụng cụ - Bao bì luân chuyển - Đồ dùng cho thuê * Theo mục đích và nơi sử dụng công cụ dụng cụ gồm: - Công cụ dụng cụ dùng cho sản xuất kinh doanh - Công cụ dụng cụ dùng cho quản lý - Công cụ dụng cụ dùng cho các nhu cầu khác * Phân loại theo các phương pháp phân bổ ( Theo giá trị và thời gian sử dụng), công cụ dụng cụ gồm: - Loại phân bổ 1 lần - Loại phân bổ 2 lần - Loại phân bổ nhiều lần 1.3.1.1. Phân loại theo mục đích và nội dung của nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ . Căn cứ vào mục đích, công dụng của nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ có thể chia nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ thành - Nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ dùng cho nhu cầu sản xuất kinh doanh - Nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ dùng cho nhu cầu khác phục vụ quản lý ở các phân xưởng, tổ đội sản xuất, cho nhu cầu bán hàng, quản lý doanh nghiệp
8 1.3.2. Đánh giá nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ 1.3.2.1. Mục đích của việc đánh giá nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ - Tổng hợp các nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ khác nhau để báo cáo tình hình nhập- xuất- tồn kho vật tư. - Giúp kế toán viên thực hiện chức năng ghi chép bằng tiền các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. 1.3.2.2. Các nguyên tắc đánh giá nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ Đánh giá vật tư là việc xác định giá trị của vật tư ở những thời điểm nhất định và theo những nguyên tắc quy định. Khi đánh giá vật tư phải tuân thủ các nguyên tắc sau: - Nguyên tắc giá gốc: (Theo chuẩn mực 02- Hàng tồn kho) phải được đánh giá theo giá gốc. Giá gốc hay được gọi là trị giá vốn thực tế của vật tư; là toàn bộ các chi phí mà doanh nghiệp đã bỏ ra để có được những vật tư và trạng thái hiện tại. - Nguyên tắc thận trọng Vật tư được đánh giá theo giá gốc, nhưng trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì tính theo giá trị thuần có thể thực hiện. Giá trị thuần có thể thực hiện được là giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kỳ sản xuất kinh doanh trừ đì chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ứơc tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng. Thực hiện nguyên tắc thận trọng bằng cách trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho; kế toán đã ghi sổ theo giá gốc và phản ánh khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Do đó, trên báo cáo tài chính trình bày thông hai chỉ tiêu: - Trị giá vốn thực tế vật tư - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho (điểu chỉnh giảm giá Nguyên tắc nhất quán Các phương pháp kế toán áp dụng trong đánh giá vật tư, phải đảm bảo tính nhất quán. Tức là kế toán đã chọn phương pháp nào thì phải áp dụng phương pháp đó nhất quán trong suốt niên độ kế toán. Doanh nghiệp có thể thay đổi phương pháp đã chọn, nhưng phải đảm bảo phương pháp thay thế cho phép trình bày thông tin kế toán một cách trung thực và hợp lý hơn đồng thời phải giải thích được ảnh hưởng của sự thay đổi đó. 1.3.3. Các phương pháp đánh giá nguyên vật liệu 1.3.3.1. Tính giá nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ theo giá thực tế
9 Giá vốn thực tế của vật tư có tác dụng lón trong công tác quản lý kế toán vật tư. Nó được dùng để hạch toán tổng hợp tình hình nhập- xuất- tồn kho vật tư, tính toán phân bổ chính xác về vật tư đã tiêu hao trong quá trình sản xuất kinh doanh đồng thời phản ánh chính xác giá trị vật tư thực tế hiện có của doanh nghiệp. 1.3.3.1.1.Tính giá nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ nhập kho Giá vốn thực tế của vật tư nhập kho được xác định theo từng nguồn nhập: Nhập kho do mua ngoài: Trị giá vốn thực tế nhập kho bao gồm giá mua, các loại thuế không được hoàn lại, chi phí vận chuyển bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua vật tư, trừ đi các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua do không đúng quy cách, phẩm chất. Trường hợp vật tư mua vào được sử dụng cho đối tượng chịu thuế giá trị gia tăng tính theo phương pháp khấu trừ, giá mua là giá chưa có thuế giá trị gia tăng. Trường hợp vật tư mua vào được sử dụng cho các đối tượng không chịu thuế gia trị gia tăng tính theo phương pháp trực tiếp hoặc chịu thuế giá trị gia tăng theo phương phap trực tiếp thì giá mua bao gồm cả thuế giá trị gia tăng (là tổng giá thanh toán). Nhập kho do tự sản xuất: Trị giá vốn thực tế nhập kho là giá thành sản xuất của vật tư tự gia công chế biến. Nhập do thuê ngoài: - Nhập do thuê ngoài gia công chế biến: Trị vốn thực tế nhập kho là trị giá vốn thực tế của vật liệu xuất kho thuê ngoài gia công chế biến cộng số tiền phải trả cho người nhận gia công chế biến cộng các chi phí vận chuyển bốc dỡ khi giao nhận. - Nhập vật tư do nhận vốn góp liên doanh: Trị giá vốn thực tế của vật tư nhập kho là giá do hội đồng liên doanh thỏa thuận cộng các chi phí khác phát sinh khi tiếp nhận vật tư. - Nhập vật tư do được trợ cấp: Trị giá vốn thực tế của vật tư nhập kho là giá ghi trên biên bản giao nhận cộng các chi phí phát sinh khi nhận. - Nhập vật tư do được biếu tặng, được tài trợ: Trị giá vốn thực tế của vật tư nhập kho là giá trị hợp lý cộng các chi phí khác phát sinh.
10 1.3.3.1.2.Tính giá nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ xuất kho Vật tư được nhập kho từ nhiều nguồn khác nhau, ở nhiều thời điểm khác nhau nên có nhiều giá khác nhau. Do đó, khi xuất kho vật tư tùy thuộc vào đặc điểm hoạt động, yêu cầu, trình độ quản lý và điều kiện trang bị phương tiện kỹ thuật tính toán ở từng doanh nghiệp mà lựa chọn một trong các phương pháp sau để xác định trị giá vốn thực tế của vật tư xuất kho: Phương pháp tính theo giá đích danh: Theo phương pháp này khi xuất kho vật tư thì căn cứ vào số lượng xuất kho thuộc lô nào và đơn giá thực tế của lô đó để rính trị giá vốn thực tế của vật tư xuất kho. Phương pháp này được áp dụng cho những doanh nghiệp có chủng loại vật tư ít. Phương pháp bình quân gia quyền: Trị giá vốn thực tế của vật tư xuất kho được tính căn cứ vào số lượng vật tư xuất kho và đơn giá bình quân gia quyền, theo công thức: Trị giá vốn thực Số lượng vật tư Đơn giá bình = x tế vật tư xuất xuất kho quân giá quyền kho - Đơn giá bình quân thường được tính cho từng thứ vật tư. - Đơn giá bình quân có thể xác định cho cả kỳ đều gọi là đơn giá bình quân cả kỳ hay đơn giá bình quân cố định. Theo cách tính này, khối lượng tính toán giảm nhưng chỉ tính được trị giá vốn thực tế của vật tư vào thời điểm cuối kỳ nên không thể cung cấp thông tin kịp thời. - Đơn giá bình quân có thể xác định sau mỗi lần nhập được gọi là đơn giá bình quân liên hoàn hay đơn giá bình quân di động; theo cách tính này xác định được trị giá vốn thực tế vật tư hàng ngày cung cấp thông tin được kịp thời. Tuy nhiên, khối lượng công việc tính toán sẽ nhiều hơn nên phương pháp này rất thích hợp đối với những doanh nghiệp đã làm kế toán máy. Phương pháp nhập trước xuất trước: Phương pháp này dựa trên giả định hàng nào nhập trước sẽ được xuất trước và lấy đơn giá xuất bằng đơn giá nhập. Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ được tính theo đơn giá của những lần nhập sau cùng.
11 Phương pháp sau- xuất trước: Phương pháp này dựa trên giả định là hàng nào nhập sau được xuất trước, lấy đơn giá xuất bằng đơn giá nhập. Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ được tính theo đơn giá của những lần nhập đầu tiên. 1.4. Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ Đối với doanh nghiệp sản xuất việc quản lý vật tư một cách khoa học và hiệu quả là sự đòi hỏi cấp bách. Hiện nay, vật tư không còn khan hiếm và không còn phải dự trữ nhiều như trước nhưng vấn đề đặt ra là phải cung cấp đầy đủ, kịp thời để đảm bảo cho quá trình sản xuất được diễn ra thường xuyên đồng thời sử dụng vốn tiết kiệm nhất không gây ứ đọng vốn kinh doanh. Chính vì lý do đó nên ta có thể xem xét việc quản lý vật tư trên các khía cạnh sau: - Quản lý việc thu mua vật tư sao cho có hiệu quả theo đúng yêu cầu sử dụng với giá cả hợp lý, đồng thời phải tổ chức tốt khâu vận chuyển để tránh thất thoát. - Thực hiện bảo quản vật tư tại kho bãi theo đúng chế độ quy định cho từng loại trong từng điều kiện phù hợp với quy mô tổ chức của doanh nghiệp để tránh lãng phí vật tư. - Do đặc tính của vật tư chỉ tham gia vào một chu lỳ sản xuất kinh doanh và bị tiêu hao toàn bộ trong quá trình đó. Hơn nữa, chúng thường xuyên biến động nên các doanh nghiệp cần phải xây dựng định mức tồn kho để đảm bảo tốt cho nhu cầu sản xuất. 1.5. Phương pháp kế toán nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ 1.5.1. Phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ 1.5.1.1. Chứng từ kế toán sử dụng Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc nhập, xuất vật tư đều phải lập chứng từ đầy đủ kịp thời, đúng chế độ quy định. Theo chế đọ chứng từ kế toán ban hành theo QĐ 1141/TC/QĐ/ CĐKT ngày 01/11/1995 và theo QĐ 885/ 198/QĐ/BTC ngày 16/7/1998 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính, các chứng từ kế toán vật tư bao gồm: Phiếu nhập kho (Mẫu 01- VT) Phiếu xuất kho (Mẫu 02- VT)
12 Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu 03- VT) Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu 08- VT) Hóa đơn (GTGT)- MS 01 GTKT- 2LN Đối với các chứng từ này phải lập kịp thời, đầy đủ theo đúng quy định về mẫu biểu, nội dung, phương pháp lập, người lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. 1.5.1.2. Số chi tiết nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ Sổ kế toán dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế. Trên cơ sở chứng từ kế toán hợp lý, hợp pháp, sổ kế toán vật tư phục vụ cho việc thanh toán chi tiết các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến vật tư, tùy thuộc vào phương pháp kế toán về việc áp dụng trong doanh nghiệp mà sử dụng các sổ( Thẻ) kế toán chi tiết sau: - Sổ (thẻ) kho - Sổ (thẻ) kế toán chi tiết nguyên vật liệu - Sổ đối chiếu luân chuyển - Sổ số dư Ngoài ra kế toán còn có thể mở thêm các bảng kê nhập, bảng kê xuất, bảng lũy kế tổng hợp nhập- xuất- tồn khi vật liệu phục vụ cho việc ghi sổ kế toán chi tiết, đơn giản, kịp thời 1.5.1.3. Các phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ Kế toán chi tiết vật tư được tiến hành đồng thời ở kho và ở phòng kế toán của doanh nghiệp nhằm đảm bảo đúng khớp số liệu sổ sách và hiện vật theo từng loại, từng nhóm vật tư trên chính sách chứng từ hợp pháp, hợp lệ. Yêu cầu của hạch toán chi tiết là phản ánh kịp thời chính xác về tình hình nhập- xuất- tồn của từng loại vật tư cả về số lượng và giá trị. Hiện nay, ở các doanh nghiệp sản xuất kế toán chi tiết vật tư có thể tiến hành một trong ba cách sau đây: - Phương pháp ghi thẻ song song - Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển - Phương pháp sổ số dư 1.5.1.3.1. Phương pháp ghi thẻ song song . Nội dung
13 ở kho: Thủ kho dùng “Thẻ kho” để ghi chép hàng ngày tình hình nhập xuất tồn của từng thứ vật tư theo chỉ tiêu số lượng. Thẻ kho Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Sổ kế toán chi tiết Bảng kê nhập xuất tồn Sổ kế toán tổng hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu cuối tháng Khi nhận chứng từ nhập xuất vật tư, Thủ kho phải kiểm tra tính hơp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhận, thực xuất vào chứng từ và Thẻ kho; cuối ngày tính ra số tồn kho để ghi vào cột tồn trên Thẻ kho. Định kỳ, Thủ kho gửi các chứng từ nhập, xuất đã phân loại theo từng thứ vật tư cho phòng kế toán. ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ (Thẻ) kế toán chi tiết để ghi chép tình hình nhập xuất cho từng thứ vật tư theo cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị.
14 Kế toán khi nhận được chứng từ nhập, xuất của Thủ kho gửi lên, kế toán kiểm tra lại chứng từ, hoàn chỉnh chứng từ; căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho để ghi vào sổ( thẻ) kế toán chi tiết vật tư, mỗi chứng từ được ghi một dòng Cuối tháng, kế toán lập bảng kê nhập- xuất- tồn, sau đó, đối chiếu - Đối chiếu sổ kế toán chi tiết với thẻ kho của thủ kho. - Đối chiếu số liệu dòng tổng cộng trên bảng kê nhập- xuất- tồn với số liệu trên sổ kế toán tổng hợp. - Đối chiếu số liệu trên sổ kế toán chi tiết với sổ liệu kiểm kê thực tế. * Ưu điểm: Ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu. * Nhược điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng, khối lượng ghi chép còn nhiều. * Điều kiện áp dụng: Thích hợp với những doanh nghiệp có ít chủng loại vật tư, việc nhập- xuất diễn ra không thường xuyên. Đặc biệt, trong điều kiện doanh nghiệp đã làm kế toán máy thì phương pháp này vẫn áp dụng cho những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư diễn ra thường xuyên. Do đó, xu hướng phương pháp này sẽ được áp dụng ngày càng rộng rãi. 1.5.1.3.2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển . Nội dung ở kho: Thủ kho sử dụng “Thẻ kho” để ghi chép giống như phương pháp ghi thẻ song song. ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng “Sổ đối chiếu luân chuyển” để ghi chép cho từng thứ vật tư theo cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị. “Sổ đối chiếu luân chuyển” được mở cho cả năm và được ghi vào cuối tháng, mỗi thứ vật tư được ghi một dòng trên sổ. Hàng ngày, khi nhận được chứng từ nhập xuất kho, kế toán tiến hành kiểm tra và hoàn chỉnh chứng từ. Sau đó tiến hành phân loại chứng từ theo từng thứ vật tư, chứng từ nhập riêng, chứng từ xuất riêng. Hoặc kế toán có thể lập bảng kê nhập , bảng kê xuất Cuối tháng tổng hợp số liệu từ các chứng từ( hoặc từ bảng kê) để ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển cột luân chuyển và tính ra số tồn cuối tháng.
15 Việc đối chiếu số liệu được tiến hành giống như phương pháp ghi thẻ song song nhưng chỉ tiến hành vào cuối tháng. Trình tự ghi sổ được khái quát theo sơ đồ: Thẻ kho Phiếu nhập Phiếu xuất Bảng kê Sổ đối chiếu Bảng kê nhập luân chuyển xuất Sổ kế toán tổng hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu cuối tháng * Ưu điểm: Khối lượng ghi chép của kế toán được giảm bớt do chỉ ghi một lần vào cuối tháng. * Nhược điểm: Phương pháp này vẫn còn ghi sổ trùng lặp giữa kho và phòng kế toán về chỉ tiêu số lượng; việc kiểm tra đối chiếu giữa kho và phòng kế toán chỉ tiến hành được vào cuối tháng nên hạn chế tác dụng kiểm tra của kế toán. * Điều kiện áp dụng: Thích hợp với các doanh nghiệp có chủng loại vật tư ít không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập, xuất hàng ngày; phương pháp này thường ít được áp dụng trong thực tế.
16 1.5.1.3.3. Phương pháp sổ số dư . Nội dung ở kho: Vẫn sử dụng “thẻ kho” để ghi chép như hai phương pháp trên. Đồng thời cuối tháng thủ kho còn ghi vào “Số số dư” số tồn kho cuối tháng của từng thứ vật tư cột số lượng. “Sổ số dư” do kế toán lập cho từng kho, được mở cho cả năm. trên “Sổ số dư”, vật tư được xếp thứ, nhóm, loại; có dòng cộng nhóm, cộng lại. Cuối mỗi tháng, “Sổ số dư” được chuyển cho thủ kho để ghi chép. Phòng kế toán: Kế toán định kỳ xuống kho kiểm tra việc ghi chép trên “Thẻ kho” của thủ kho và trực tiếp nhận chứng từ nhập- xuất kho. Sau đó, kế toán ký xác nhận vào từng thẻ kho và ký vào phiếu giao nhận chứng từ. Tại phòng kế toán, nhân viên kế toán kiểm tra lại chứng từ, hoàn chỉnh chứng từ và tổng hợp giá trị (giá hạch toán) theo từng nhóm, loại vật tư để ghi chép vào cột “Số tiền” trên “Phiếu giao nhận chứng từ”, số liệu này được ghi vào “Bảng kê lũy kế nhập” và “Bảng kê lũy kế xuất” vật tư. Cuối tháng, căn cứ vào bảng kê lũy kế nhập, bảng kê lũy kế xuất để cộng tổng số tiền theo từng nhóm vật tư để ghi vào “Bảng kê nhập- xuất- tồn”. Đồng thời, sau khi nhận được “Sổ số dư” do thủ kho chuyển lên, kế toán căn cư vào cột số dư về số lượng và đơn giá hạch toán của từng nhóm vật tư tương ứng để tính ra số tiền ghi vào cột số dư bằng tiền. Kế toán đối chiếu số liệu trên cột số dư bằng tiền của “Sổ số dư” với cột trên “Bảng kê nhập- xuất- tồn”. Đối chiếu số liệu trên “Bảng kê nhập- xuất- tồn” với số liệu trên sổ kế toán tổng hợp. Nội dung trình tự hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ số dư được khái quát theo sơ đồ sau:
17 Thẻ kho Phiếu nhập kho Sổ số dư Phiếu xuất kho Phiếu giao Phiếu giao nhận chứng từ nhận chứng từ Bảng kê lũy Bảng kê Bảng kê lũy kế nhập nhập-xuất- kế xuất tồn Sổ kế toán tổng hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu hàng ngày * Ưu điểm: Giảm được khối lượng ghi chép do kế toán chỉ ghi theo chỉ tiêu số tiền và ghi theo nhóm vật tư. Phương pháp này đã kết hợp chặt chẽ giữa hạch toán nghiệp vụ và hạch toán kế toán. Kế toán đã thực hiện kiểm tra được thường xuyên việc ghi chép và bảo quản trong kho của thủ kho;
18 Công việc được dàn đều trong tháng * Nhược điểm Kế toán chưa theo dõi chi tiết đến từng thứ vật tư nên để có thông tin về tình hình nhập- xuất- tồn của thứ vật tư nào thì căn cứ vào số liệu trên thẻ kho: Việc kiểm tra, phát hiện sai sót nhầm lẫn giữa kho và phòng kế toán rất phức tạp. * Điều kiện áp dụng Doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư, việc nhập- xuất diễn ra thường xuyên. Doanh nghiệp đã xây dựng được hệ thông giá hạch toán và xây dựng được hệ thống danh điểm vật tư. Trình độ chuyên môn nghiệp vụ của kế toán vững vàng. 1.5.2. Phương pháp kế toán tổng hợp nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ Kế toán vật tư là tài sản lưu động thuộc nhóm hàng tồn kho của doanh nghiệp nên theo quy định của chế độ kế toán hiện hành (QĐ/1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995) trong một doanh nghiệp chỉ áp dụng một trong hai phương pháp hàng tồn kho: phương pháp kê khai thường xuyên (KKTX) và phương pháp kiểm kê định kỳ (KKĐK). Việc sử dụng phương pháp nào tùy thuộc vào đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp, vào yêu cầu của công tác quản lý và trình độ của cán bộ kế toán cũng như qui định của chế độ kế toán hiện hành. Việc tính giá thực tế vật tư nhập kho là như nhau đối với cả hai phương pháp, nhưng giá thực tế vật tư xuất kho lại khác nhau. Theo phương pháp kê khai thường xuyên giá thực tế vật liệu xuất kho được căn cứ vào các chứng từ xuất kho sau khi đã tập hợp phân loại theo đối tượng sử dụng để ghi vào các tài khoản sử dụng vào sổ kế toán. Theo phương pháp kiểm kê định kỳ thì việc xác định giá trị vật tư xuât dùng lại căn cứ vào giá trị thực tế tồn kho đầu kỳ, mua (nhập) trong kỳ và kết quả kiểm kê cuối kỳ tính theo công thức: Trị giá vật tư =Trị giá vật tư +Trị giá vật tư - Trị giá vật tư xuât kho tồn kho đầu kỳ nhập trong kỳ tồn kho cuối kỳ
19 1.5.2.1. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ theo phương pháp KKTX 1.5.2.1.1. Khái niệm * Phương pháp kê khai thường xuyên hàng tồn kho là phương pháp ghi chép, phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống, tình hình nhập- xuất- tồn kho các loại vật tư trên các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp trên cơ sở các chứng từ nhập- xuất. 1.5.2.1.2. Tài khoản kế toán sử dụng Tài khoản 152- Nguyên vật liệu: Tài khoản này phản ánh số hiện có và tình hình tăng giảm nguyên vật liệu theo trị giá vốn thực tế. TK 152 có mở chi phí sản xuất tiết thành các tái khoản cấp 2, cấp 3 theo từng loại, nhóm, thứ vật liều tùy thuộc vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp như: - TK 1521: Nguyên vật liệu chính - TK 1522: Nguyên vật liệu phụ - TK 1523: Nhiên liệu - TK 1524: Phụ tùng thay thế - TK 1525: Vật liệu và thiêt bị XDCB - TK 1528: Vật liệu khác * Kết cấu TK 152 - Bên Nợ ghi: + Trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu nhập trong kỳ + Số tiền điều chỉnh tăng giá nguyên vật liệu khi đánh giá lại + Trị giá nguyên vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê - Bên Có ghi: + Trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu xuất trong kỳ + Số tiền giảm giá, chiết khâu thương mại hàng mua + Số tiền điều chỉnh giảm giá nguyên vật liệu khi đánh giá lại + Trị giá nguyên vật liệu thiếu phát hiện khi kiểm kê - Số dư Nợ: + Tài khoản này phản ánh số hiện có và tình hình tăng giảm công cụ dụng cụ theo trị giá thực tế. Tài khoản 153- Công cụ dụng cụ: Tương tự như TK 152- Nguyên liệu vật liệu - TK 153- Công cụ dụng cụ có 3 tài khoản cấp 2: - TK 1531- Công cụ dụng cụ
20 - TK 1532- Bao bì luân chuyển - TK 1533- Đồ dùng cho thuê Tài khoản 151- Hàng mua đang đi đường Tài khoản này phản ánh trị giá vốn thực tế vật tư, hàng hóa mà doanh nghiệp đã mua nhưng chưa về nhập kho doanh nghiệp và tình hình hàng đang đi đường đã về nhập kho. * Kết cấu TK 151- Hàng mua đang đi đường - Bên Nợ ghi: + Trị giá vật tư, hàng hóa đang đi đường - Bên Có ghi: + Trị giá vật tư, hang hóa đang đi đường tháng trước, thang này đã về nhập kho hay đưa vào sử dụng ngay. - Số dư Nợ: + Phản ánh trị giá vật tư , hàng hóa đang đi đường cuối kỳ Tài khoản 159- Dự Phòng giảm giá hàng tồn kho Tài khoản này được dùng để phản ánh bộ phận giá trị dự tính bị giảm sút so với giá gốc của hàng tồn kho nhằm ghi nhận các khoản lỗ hay phí tổn có thể phát sinh nhưng chưa chắc chắn. TK này là TK điều chỉnh cho các TK hàng tồn kho trong đó các tài khoản liên quan khác như: - TK 111: Tiền mật - TK 112: Tiền gửi ngân hàng - TK 141: Tạm ứng - TK 128: Đầu tư chứng khoán ngắn hạn - TK 411: Nguồn vốn kinh doanh * TK 133: Thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ - TK 133 có 2 TK cấp 2: + TK 1331: Thuế GTGT của hàng hóa vật tư + TK 1332: Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ * TK 331: Phải trả người bán Tài khoản này phản ánh quan hệ thanh toán giữa các doanh nghiệp với người bán, người nhận thầu về các khoản vật tư,hàng hóa, lao vụ, dịch vụ đã kí kết. TK 331 được mở chi tiết cho từng người bán, người nhận thầu. 1.5.2.1.3. Trình tự hạch toán
21 1.5.2.1.3.1. Trình tự hach toán nguyên vật liệu theo phương pháp KKTX tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp Sơ đồ TK 331,111,112,141 TK 152,153 TK 621 TK 151,411,222 TK 627 641,642 1.5.2.1.3.2. Trình tự hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp KKTX tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ Sơ đồ: 1.5.3.TK Kế 133toán tổng hợp nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ theo phương pháp KKĐK
22 1.5.3.1. Khái niệm Phương pháp KKĐK là phương pháp không theo dõi một cách thường xuyên liên tục về tình hình nhập- xuất- tồn của các loại vật tư trên các Tk phản ánh từng loại hàng tồn kho mà chỉ phản ánh trị giá tồn kho đầu kỳ cà cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định lượng tôn kho thực tế. Từ đó xác định lượng xuất dùng cho sản xuất kinh doanh và các mục đích khác trong kỳ theo công thức: Giá trị vật tư Giá trị vật tư Tổng giá trị Giá trị vật tư xuất dùng =tồn kho đầu +vật tư tăng - tồn kho cuối trong kỳ kỳ thêm trong kỳ kỳ 1.5.3.2. Tài khoản kế toán sử dụng Tài khoản 611- Mua hàng: (tiểu khoản 6111-“Mua nguyên vật liệu”). Dùng để phản ánh tình thu, mua, tăng giảm nguyên vật liệu, công cụ theo giá thực tế (giá mua và chi phí thu mua) * Kết cấu TK 611 - Bên Nợ: Phản ánh giá trị thực tế vật liệu, dụng cụ xuất dùng, xuất bán, thiếu hụt trong kỳ và tồn kho cuối kỳ. - TK này không có số dư và có 2 TK cấp 2: + TK 6111: Mua nguyên vật liệu + TK 6112: Mua hàng hóa Tài khoản 152- Nguyên vật liệu: Dùng để phản ánh giá trị thực tế nguyên vật liệu tồn kho chi tiết cho từng loại. Khác với phương pháp KKTX đối với doanh nghiệp áp dụng kế toán theo phương pháp KKĐK thì 2 TK151, TK152 không thể theo dõi tình hình nhập xuất trong kỳ mà chỉ dùng để kết chuyển giá trị thực tế vật liệu và hàng mua đang đi đường vào lúc đầu kỳ, cuối kỳ vào TK611 “mua hàng”. * Kết cấu TK152 - Bên Nợ: Giá thực tế nguyên liệu tồn kho cuối kỳ - Bên Có: Kết chuyển giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ sang TK611 - Dư Nợ: Giá thực tế vật liệu tồn kho Tài khoản 151- Hàng mua đang đi đường: Dùng để phản ánh trị giá số hàng mua (thuộc sở hữu của đơn vị) nhưng đang đi đường hay đang gửi tại kho người bán, chi tiết theo từng loại hàng, từng người bán.
23 * Kết cấu TK151 - Bên Nợ: Giá trị thực tế hàng đang đi đường cuối kỳ - Bên Có: Kết chuyển giá trị thực tế hàng đang đi đường đầu kỳ -Dư Nợ: Giá trị thực tế hàng đang đi đường Ngoài ra trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác có liên quan như: 133, 331, 111, 112, Các tài khoản này có nội dung và kết cấu giống như phương pháp KKTX. 1.5.3.3. Trình tự hạch toán 1.5.3.3.1.Trình tự hạch toán kế toán nguyên vật liệu theo phương pháp KKĐK tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp Sơ đồ: TK 611 1.5.3.3.2.Trình tự hạch toán kế toán nguyên vật liệu theo phương pháp KKĐK tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ Sơ đồ:
24 TK 151,152,153 TK 611 TK 151,152,153 K/c tồn đầu kỳ K/c tồn cuối kỳ TK111,112,141,331 TK111,112,141,331 Tổng giá Thuế thanh toán GTGT Các khoản giảm trừ Nhập do TK 621,627 TK 333 mua ngoài Xuất dùng cho sản Thuế nhập khẩu xuất TK 411 TK 632 Nhận góp vốn liên Xuất bán doanh cổ phần TK 128,222 TK 711 Xuất góp vốn liên được quyên tặng doanh
25 1.6. Kiểm kê và đánh giá lại vật tư 1.6.1. Khái niệm là việc cân đong,đo, đếm số lượng xác nhận và đánh giá chất lượng, giá trị của tài sản, nguồn hình thành tài sản hiện có tại thời điểm kiểm kê để kiểm kê, đối chiếu với số lượng trong sổ kế toán. Thông qua kiểm kê và đánh giá lại vật tư để ngăn ngừa những hiện tượng tiêu cực và xử lý kịp thời những vật tư thiếu hụt, kém phẩm chất. * Kiểm kê thường được kiểm kê định kỳ vào cuối kỳ hoặc cuối năm trước khi lập báo cáo tài chính; trong chia tách, sáp nhập, giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động mua, bán, khoán, cho thuê doanh nghiệp; chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp; xảy ra hỏa hoạn, lũ lụt và các thiệt hại bất thường. Ngoài ra, việc kiểm nhận vật tư trước khi nhập kho cũng là một trường hợp kiểm kê. Trước khi tiến hành kiểm kê doanh nghiệp phải thành lập hội đồng hoặc ban kiểm kê, sau khi kiểm kê doanh nghiệp phải lập báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê, trường hợp có chênh lệch số liệu thực tế kiểm kê với số liệu ghi sổ kế toán( hoặc chứng từ) doanh nghiệp phảixác định nguyên nhân và phản ánh số chênh lệch và kết quả xử lý váo sổ kế toán theo từng trường hợp cụ thể. * Đánh giá lại vật tư nhằm xác định giá trị hợp lý của vật tư tại thời điểm đánh giá lại. Việc đánh giá lại vật tư thường được thực hiện khi có quyết định của Nhà nước; khi đem góp vốn liên doanh; khi chi tách, hợp nhất, sáp nhập, giả thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, hoặc mua, bán, khoán cho thuê doanh nghiệp; khi chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp. Khi đánh giá lại vật tư phải lập hội đồng đánh giá hoặc ban đánh giá, sau khi đánh giá phải lập biên bản đánh giá lại vật tư, chênh lệch đánh giá lại giá trị ghi trên sổ kế toán được phản ánh vào tài khoản 412- Chênh lệch đánh giá lại tài sản 1.6.2. Kế toán các nghiệp vụ liên quan tới kiểm kê và đánh giá laị vật tư 1.6.2.1. Trường hợp kiểm nhận vật tư a. Trường hợp kiểm nhận vật tư theo phương pháp KKTX Được khái quát theo sơ đồ:
26 TK 3381 TKTK 152 152 TK 1381 Trị giá hàng thừa chờ xử lý TK 331 Trị giá hàng Trị giá hàng thiếu chờ xử thực nhập lý b. Trường hợp kiểm nhận vật tư theo phương pháp KKĐK Được khái quát theo sơ đồ: TK 3381 TKTK 611 152 TK 1381 Trị giá hàng thừa chờ xử lý TK 331 Trị giá hàng Trị giá hàng thiếu chờ xử thực nhập lý 1.6.2.2. Trường hợp kiểm kê vật tư a. Kế toán các nghiệp vụ liên quan tới kiểm kê vật tư theo phương pháp KKTX. Được khái quát theo sơ đồ:
27 TK 3381 TKTK 152 152 TK 1381 Trị giá vốn Trị giá vốn thực tế của thực tế thiếu vật tư chờ xử lý b. Kế toán các nghiệp vụ liên quan tới kiểm kê vật tư theo phương pháp KKĐK. Được khái quát theo sơ đồ: TK 611 TK 152 K/c trị giá vốn thực tế của vật tư tồn kho cuối kỳ 1.6.2.3. Trường hợp đánh giá lại vật tư a. Trường hợp đánh giá lại vật tư theo phương pháp KKTX Được khái quát theo sơ đồ: TK 412 b. Trường hợp đánh giá lại vật tư theo phương pháp KKĐK Được khái quát theo sơ đồ:
28 TK 412 1.6.3. Phương pháp kế toán xử lý kết quả kiểm kê và đánh giá lại vật tư. 1.6.3.1. Đối với trường hợp kiểm nhận vật tư Được thể hiện qua sơ đồ: TK 1381 TK 152 TK 3381 Đơn vị bán giao Trả lại cho người tiếp hàng thiếu bán TK 331 Doanh nghiệp đồng ý mua tiếp số thừa TK 711,632 Thừa không xác định được Thừa không xác định nguyên nhân( được nguyên nhân đưa vào giá vốn) Ngoài ra, nếu doanh nghiệp chỉ nhập kho số theo hóa đơn kế toán ghi: Nợ TK 152 (611) Có TK 331 Số hàng thừa coi như giữ hộ đơn vị bán kế toán tiến hành: Ghi đơn: Nợ TK 002 Khi xử lý số thừa, ghi đơn: Có TK 002 1.6.3.2. Đối với trường hợp kiểm kê vật tư Được thể hiện qua sơ đồ:
29 TK 1381 TK 138,334,111 TK 3381 Người chịu trách nhiệm bồi thường TK 711,632 Phần thiếu hụt còn lại sau khi Thừa không xác định trừ đi phần bồi được nguyên nhân thường( đưa được xử lý vào giá vốn) TK 642 Vật tư thiếu hụt trong định mức 1.6.3.3. Đối với đánh giá lại vật tư Được thể hiện qua sơ đồ: TK 411 1.7. Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho 1.7.1. Mục đích: Giúp cho doanh nghiệp có nguồi tài chính để bù đắp tổn thất coe thể xảy ra trong năm kế hoạch nhằm bảo toàn vốn kinh doanh cho doanh nghiệp. Đảm bảo cho doanh nghiệp phản ánh giá trị vật tư không cao hơn giá cả trên thị trường ( hay giá trị thuần có thể thực hiện được) tại thời điểm lập báo cáo. 1.7.2. Nguyên tắc:
30 Theo điều 19 chuẩn mực 02- Hàng tồn kho, quy định: Cuối kỳ kế toán năm, khi giá trị thuần có thể thực hiện được hàng tồn kho nhỏ hơn giá gốc thì lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.  Mức dự phòng cần trích: Số lượng Số dự phòng cần hàng tồn Đơn giá Đơn giá trích lập cho =kho ngày x hàng tồn - ước tính năm(N+1) 31/12/N kho có thể bán  Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được tính riêng cho từng loại vật tư được thực hiện vào cuối niên độ kế toán ( ngày 31/12) trước khi lập báo cáo tài chính năm và chỉ lập cho vật tư thuộc sở hữu của doanh nghiệp. 1.7.3. Phương pháp kế toán  Tài khoản sử dụng: * Nội dung: Tài khoản 159 “ Dự phòng giảm giá hàng tồn kho”: Phản ánh việc trích lập và hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. *Kết cấu: Bên Nợ: Hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Bên Có: Số trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho tính vào chi phí. Số dư Có: Phản ánh só trích lập dự phòng hiện có.  Phương pháp kế toán * Cuối niên độ kế toán ngày 31/12/N căn cứ vào số lượng vật tư tồn kho và khả năng giảm giá của từng thứ vật tư để xác định mức trích lập dự phòng theo chế độ tài chính tính vào chi phí, kế toán ghi: Nợ TK 632- Giá vốn hàng bán Có TK 159- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho * Cuối niên độ sau ngày 31/12/N+1, tiếp tục tính toán mứ cầc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho năm tiếp theo( Năm N+2), sau đó sẽ so sánh với số dự phòng đã lập cuối kỳ kế hoạch của năm trước  Nếu số dự phòng phải lập năm nay > Số lập dự phòng đã lập năm trước thì số chênh lệch lớn hơn được trích lập bổ sung: Nợ TK 632- Giá vốn hàng bán Có TK 159- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
31  Nếu số dự phòng phải lập năm nay < số dự phòng đã lập năm trước thì số chênh lệch nhỏ hơn được hoàn nhập. Nợ TK 159- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Có TK 632- Giá vốn hàng bán 1.8. Hình thức kế toán Hình thức sổ kế toán là hệ thống tổ chức sổ kế toán, số lượng sổ, kết cấu mẫu sổ, mối quan hệ giữa các loại sổ được sử dụng để ghi chép, tổng hợp, hệ thống hóa số liệu chứng từ gốc theo một trình tự và phương pháp ghỉ sổ nhất định, nhằm cung cấp các tàI liệu có liên quan đến các chỉ tiêu kinh tế tài chính, phục vụ việc thiết lập các báo cáo kế toán. Mỗi hình thức kế toán được quy định một hệ thống sổ kế toán có liên quan. Doanh nghiệp phải căn cứ vào hệ thống sổ kế toán do Bộ Tài chính quy định để lựa chọn, áp dụng một hệ thống sổ kế toán theo hình thức kế toán mà doanh nghiệp đã chọn. Tất cả những doanh nghiệp thuộc mọi loại hình, mọi lĩnh vực hoạt động sản xuất, kinh doanh và mọi thành phần kinh tế đều phải mở, ghi chép, quản lý, lưu thông và bảo quản sổ kế toán theo đúng quy định của Luật kế toán, và quyết số 167/2000/QĐ-BTC ngày 25/10/2000 của Bộ Tài chính. Doanh nghiệp cụ thể hóa các sổ kế toán theo hình thức kế toán đã lựa chọn, phù hợp với quy mô đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, điều kiện trang bị kỹ thuật tính toán. Các sổ tổng hợp theo hình thức kế toán được các doanh nghiệp vận dụng phải tuân thủ mọi nguyên tắc cơ bản về loại sổ, kết cấu các loại sổ, mối quan hệ và sự kết hợp giữa các loại sổ, trình tự và kỹ thuật ghi chép các loại sổ kế toán. Các sổ chi tiết mang tính hướng dẫn, doanh nghiệp có thể cụ thể hóa để phản ánh thông tin chi tiết theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Doanh nghiệp mở hệ thống sổ kế toán cho kỳ kế toán trong năm. Các nghiệp vụ kinh tế tài chính được phản ánh ghi chép vào sổ kế toán một cách đầy đủ, thương xuyên, liên tục, chính xác, trung thực và đúng với chứng từ kế toán. 1.8.1. Hình thức kế toán nhật ký chung
32  Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán nhật ký chung: tất cả nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phảI ghi vào sổ nhật ký, trọng tâm là sổ nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh cà định khoản nghiệp vụ đó, sau đó lấy số liệu trên các nhật ký để chuyển ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo nhật ký chung Chứng từ gốc Sổ nhật ký đặc biệt Sổ nhật ký chung Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối phát sinh Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu 1.8.2. Hình thức kế toán nhật ký chứng từ  Nguyên tắc cơ bản của hình thức kế toán nhật ký chứng từ là:
33 - Tập hợp và hệ thống hóa các nghiệp vụ kính tế phát sinh theo bên có của tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng nợ. - Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với hệ thống hóa các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế (theo tài khoản). - Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép. - Sử dụng các mẫu in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế tài chính và lập báo cáo tài chính. Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo nhật ký chứng từ Chứng từ ghi sổ và các bảng phân bổ Bảng kê Nhật ký chứng từ Thẻ, sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp Sổ cái chi tiết Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu 1.8.3. Hình thức kế toán nhật ký sổ cái
34  Đặc trưng cơ bản của hình thứ kế toán nhật ký sổ cái là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký- Sổ cái. Căn cứ để ghi vào nhật ký- sổ cái là các chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ. Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo nhật ký- sổ cái Chứng từ gốc Sổ quỹ Bảng tổng hợp Sổ, thẻ kế toán chứng từ chi tiết Nhật ký- Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu 1.8.4. Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ  Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán chứng từ ghi sổ: căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “chứng từ ghi sổ”. Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo chứng từ ghi sổ
35 Chứng từ gốc Sổ quỹ Bảng tổng hợp Sổ, thẻ kế toán chứng từ gốc chi tiết Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp Sổ cái chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu
36 Chương 2 Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại nhà máy ô tô hòa bình 2.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Nhà máy 2.1.1. Lịch sử hình thành Nhà máy ô tô Hòa Bình là thành viên thuộc Tổng Công ty công nghiệp ô tô Việt Nam, tiền thân của Nhà máy là xưởng quân giới V202 được thành lập ngày 15/02/1952 tại Chiến khu Việt Bắc. Nhiệm vụ của Nhà máy là sửa chữa các phương tiện giao thông vận tải phục vụ cho chiến dịch Tây Bắc và mật trận Thượng lào trong kháng chiến chống pháp. Hòa bình lập lại năm 1954, đến tháng 7/1955 xưởng V202 được chuyển đến phố Hàng Bún- Hà Nội và được đổi tên là xưởng ô tô Hòa Bình trực thuộc quốc doanh vận tải ô tô trung ương, có nhiệm vụ sửa chữa ô tô các loại. 2.1.2. Quá trình phát triển Để đáp ứng với tình hình phát triển trong giai đoạn mới ngày 30/4/1959 Bộ Giao thông bưu điện đã có quyết định tách quốc doanh vận tải ô tô trung ương ra thành các công ty vận tải địa phương, từ đó xưởng ô tô Hòa Bình là đơn vị kinh doanh độc lập và được chuyển về địa phương hiện nay (Km 9 Nguyễn Trãi- Thanh Xuân- Hà Nội) và đổi tên Nhà máy ô tô Hòa Bình. Nhà máy có nhiệm vụ sửa chữa ô tô, đào tạo công nhân kỹ thuật cơ khí và sửa chữa ô tô cho ngành giao thông vận tải. Năm 1968, doanh nghiệp xây lắp nhiệm vụ kháng chiến chống Mỹ cứu nước ngày càng tăng nhu cầu về xe máy phục vụ giao thông. Do đó, quy mô và sản phẩm của Nhà máy ngày càng lớn và đa dạng. Bước đầu chỉ là Nhà máy chuyên sửa chữa xe ca, xe tải các loại, sau này tiến lên đóng mới xe ca, đóng mới rơ moóc, làm một số mặt hàng chiến lược phục vụ kháng chiến chống Mỹ: cầu, phà, xe tải lội nước. Ngoài ra, Nhà máy còn làm các phụ tùng xe ô tô như: Bi, nhíp, đèn hậu, đèn tai xe phục hồi các phụ tùng như răng, bánh răng Những năm 1960, 1970 Nhà máy mới chỉ có khoảng 500 cán bộ công nhân viên đén trước năm 1990 Nhà máy có trên 1.000 cán bộ công nhân viên. Hàng năm máy mốc thiết bị máy dập, hàn, tiện, phay, bào, dao, mài. Đặc biệt có nhiều loại máy cắt gọt. Từ chỗ có 2 phân xưởng tiến tới thành lập 6 phân xưởng: phân xưởng
37 sửa chữa, đóng mới xe ca, đóng mới rơ moóc, phân xưởng cơ khí, phân xưởng phụ và phân xưởng phục hồi Do đó đường lối đổi mới của Đảng và chính sách mở cửa của nhà nước nhằm thu hút vốn đầu tư và công nghệ mới của nước ngoài. Nhà máy ô tô Hòa Bình đã tìm được đối tác liên doanh là PhiLippin để lắp ráp và chế tạo ô tô. Đã được ủy ban hợp tác và đầu tư cấp giấy phép liên doanh ngày 19/8/1991 thành lập xí nghiệp liên doanh sản xuất ô tô Hòa Bình (VMC) với tỷ lệ góp vốn pháp định là 30%. Để tham gia liên doanh này, Nhà máy đã đóng góp hầu hết đất đai, nhà xưởng và hầu hết số cán bộ chủ chốt, công nhân lành nghề. Nhà máy ô tô Hòa Bình được chia làm 2 khu vực, 1 bên liên doanh VMC, một bên là Nhà máy ô tô Hòa Bình. Năm 1993 tại quyết định số 1045/QĐ/TCCB – LĐ ngày 27/5/1992 của Bộ Giao thông vận tải thành lập doanh nghiệp Nhà nước – Nhà máy ô tô Hòa Bình. Nhà máy ô tô Hòa Bình hiện nay ở km9 Nguyễn Trãi – Thanh Xuân – Hà Nội có diện tích mặt bằng hơn 60.000 m2, đấy là một diện tích không lớn so với tính chất của một ngành sản xuất công nghiệp, nhưng có một vị trí dựa trên nền tảng cơ sở một Nhà máy nổi tiếng trong cả nước về đóng mới và sử chữa xe ca - đây là một thuân lợi cho nhà máy. Nhà máy ô tô Hòa Bình đến nay có nhiệm vụ chính là: - Đóng mới xe ô tô chở khách từ 24 – 50 công nhân. - Sửa chữa ô tô khách các loại. - Đóng mới các phương tiện chuyên dụng. - Lắp ráp các loại xe ô tô buýt thành phố. - Làm dịch vụ cơ khí, sửa chữa, bán phụ tùng ô tô các loại. Qua 2 lần đầu tư và mở rộng năng lực của Nhà máy về công nghệ. Đóng mới xe ca chở khách thì công suất của Nhà máy được nâng lên. Các dây chuyên sơn sấy, gia công, dập, cắt định hình sản phẩm, đã được lắp đặt thiết bị mới. Từ đó đã nâng dần lên công suất Nhà máy từ 200 xe/năm lên 500 xe/năm. Hiện tại: - Số lao động hiện có trên 200 người. - Máy móc, thiết bị hàng trăm cáI hầu hết được trang bị mới.
38 - Nhà máy có 5 chức năng: Kỹ thuật – cơ điện, phòng KCS, phòng kinh doanh, phòng tổ chức hành chính, phòng tài chính kế toán, phòng sản xuất. - Có 3 phân xưởng: phân xưởng khung xương, phân xưởng vỏ xe, phân xưởng hoàn thiện. Nhà máy ô tô Hòa Bình kể từ khi thành lập đến nay trên nửa thế kỷ, xây dựng và trưởng thành trong đấu tranh Cách mạng và xây dựng đội ngũ cán bộ công nhân viên ngày càng phát triển lớn mạnh có truyền thống vượt qua mọi thử thách phục vụ 2 cuộc kháng chiến chống Pháp, chống Mỹ. Có bề dầy lịch sử trong đóng mới, sửa chữa ô tô khách, ô tô tải các loại. Nhà máy đã và đang đào tạo đội ngũ cán bộ công nhân viên có lập trường tư tưởng vững vàng, không ngừng nâng cao trình độ nghề nghiệp, trình độ quản lý để phù hợp cơ chế thị trường. 2.2. Chức năng nhiệm vụ và tổ chức bộ máy hoạt động của Nhà máy 2.2.1. Chức năng nhiệm vụ của Nhà máy Nhà máy ô tô Hòa Bình là một thành viên của Tổng Cô ty công nghiệp ô tô Việt Nam trực thuộc bộ công nghiệp là một doanh nghiệp nhà nước có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, có tài khoản đăng ký tại và chịu trách nhiệm trước nhà nước theo luật định với chức năng kinh doanh của Nhà máy. Hiện nay, Nhà máy chuyên sản xuất các loại xe khách, xe buýt. Hiện nay, nhiệm vụ chủ yếu của Nhà máy là sản xuất và cung cấp cho thị trường các laọi xe và loại dịch vụ sữa chữa các loại xe. 2.2.2. Tổ chức bộ máy hoạt động của Nhà máy 2.2.2.1. Sơ đồ bộ máy quản lý của Nhà máy ô tô Hòa Bình Bộ máy tổ chức quản lý của Nhà máy gồm 1 Giám đốc và 3 Phó Giám đốc phụ trách 3 lĩnh vực sản xuất, kinh doanh và kỹ thuật của Nhà máy. Dưới ban giám đốc là hệ thống các phòng ban, các phân xưởng sản xuất. Mỗi phòng ban gồm cấp trưởng phòng, pho phòng và nhân viên. Tại mỗi phân xưởng có các cấp giám đốc, phó giám đốc, tổ trưởng và nhân viên. Bộ máy quản lý của Nhà máy được tổ chức theo kiểu trực tuyến. Chức năng mỗi kiểu tổ chức hợp lý, phổ bién ở các doanh nghiệp nước ta hiện nay và được thể hiên qua sơ đồ sau:  Gồm: Giám đốc Phó giám đốc sản xuất
39 Phó giám đốc kinh doanh Phó giám đốc kỹ thuật Bộ máy giúp việc của nhà máy Giám đốc 2.2.2.2. Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban Các đơn vị có chức năng riêng và có quan hệ chặt chễ với nhau phối hợp nhịp nhàng từ trên xuống dưới phù hợp với quy trình công nghệ sản xuất Giám đốc PGĐ sản xuất Là người lãnh đạo cao nhất, có nhiêm vụ quản lý toàn diện, chịu trách nhiệm trước Nhà nước về hiệu quả sản xuất kinh doanh, đời sống của cán bộ công nhân viên. Giám đốc có nhiệm vụ cùng với Phó Giám đốc chỉ đạo, hướng dẫn các phòng ban chức năng thực hiện tác nghiệp, chức năng cụ thể của mình. Phó giám đốc sản xuất  Phân xưởng sản xuất  Phân xưởng khung xương  Phân xưởng vỏ xe  Phân xưởng hoàn thiện Phó giám đốc kinh doanh Là người nhận chỉ đạo trực tiếp từ Giám đốc và xử lý những vấn đề trong lĩnh vực được phân công, chịu tránh nhiệm trước Giám đốc về lĩnh vực kinh doanh. Phó Giám đốc kinh doanh còn có nhiệm vụ hướng dẫn thi hành các quyết định của Giám đốc và nhận phản hồi những thông tin từ các phòng ban nghiệp vụ trình lên Giám đốc để bàn phương hướng giải quyết.  Phòng kinh doanh  Phòng tài chính kế toán Phó giám đốc kỹ thuật Là người nhận chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc và xử lý các vấn đề trong lĩnh vực được phân công. Chịu trách nhiệm trước Giám đốc về lĩnh vực kỹ thuật và tiến độ sản xuất. Ngoài ra, Phó Giám đốc kỹ thuật còn có nhiệm vụ hướng dẫn thi hành quyết định của Giám đốc và nhận phản hồi các thông tin từ các phòng ban nghiệp vụ trình lên Giám đốc để bàn phương hướng giải quyết.
40  Phòng kỹ thuật  Phòng KCS Bộ máy giúp việc Nhà máy: Các phòng nghiệp vụ thực hiện chức năng tham mưu giúp việc Giám đốc trong điều hành hoạt động của Nhà máy, gồm  Phòng Tài chính kế toán  Phòng kinh doanh  Phòng tổ chức hành chính  Phòng kỹ thuật  Phòng KCS  Phòng kế hoạch điều độ 2.3. Đặc điểm sản xuất kinh doanh và quy trình sản xuất của Nhà máy 2.3.1. Đặc điểm sản xuất kinh doanh Đặc điểm sản xuất - Sản phẩm chính: Nhà máy tiến hành đóng mới các loại xe chất lượng cao mới 100% như Isuzu, Hino với kiểu dáng và tiện ghi hiện đại mà giá thành tương đương 2/3 xe nhập khẩu cùng loại. Sản phẩm của Nhà máy ô tô Hòa Bình ngày càng được tín nhiệm trên thị trường. Nội dung công việc Là đơn vị sản xuất ô tô nên có hình thức công nghệ chung như sau: từ nguyên vật liệu chủ yếu là ghế, kính, kim khí, các loại đèn, thôbg qua các bước gia công sơn, sấy, nén khí, lắp ráp các bán thành phẩm, sơn bảo vệ trang trí bề mặt ngoài tạo thành phẩm. Chỉ tiêu sản xuất kinh doanh Chỉ tiêu ĐVT Năm 2002 Năm 2003 Năm 2004 1. Doanh thu Tr. đồng 7.076 27.000 41.700 2. Lao động Người 71 90 180 3. Thu nhập bình quân VNĐ 823.00 1.100.00 1.300.000 4. Nộp ngân sách Tr. đồng 571 1.200 2.400 5. Lãi Tr. đồng 180 210 350
41 Nhận xét chung về tình hình hoạt động kinh doanh của Nhà máy ô tô Hòa Bình: Nhìn chung tình hình hoạt động kế toán của nhà máy trong mấy năm gần đây có xu hướng tăng lên về mọi lĩnh vực như doanh thu, lao động, thu nhập bình quân đầu người tất cả những vực hoạt động này tăng lên thì dẫn đến các khoản phảI nộp cho Ngân sách Nhà nước cũng phải tăng và khoản lãi cũng tăng lên đáng kể. Trong 3 năm gần đây (2002 – 2004) các hoạt động kinh doanh có đổi mới về phương thức kinh doanh tốt nên mọi hoạt động tăng lên nhất là năm 2004 doanh thu tăng lên 20,7 tỷ đồng so với cùng kỳ năm 2003. Và số lao động cũng tăng lên từ 71 người năm 2002 lên đến 90 người năm 2003 và tăng lên 180 người năm 2004. Thu nhập bình quân theo đầu người từ 823.000/người/tháng năm 2002 tăng lên 1.100.000/người/tháng năm 2003 và năm 2004 thu nhập của người lao động tăng lên là 1.300.000/người/tháng. Như vậy, các hoạt động kinh doanh của Nhà máy ô tô Hòa Bình có xu hướng tăng lên rõ rệt về mọi lĩnh vực. Nó cho ta thấy một điều công tác quản lý Nhà máy ô tô Hòa Bình là hết sức chặt chẽ đem lại lợi ích cho Nhà máy. Hơn thế nữa đã mang lại cho cán bộ công nhân viên trong Nhà máy ổn định về việc làm và cuộc sống. 2.4. Tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán của Nhà máy 2.4.1. Tổ chức bộ máy kế toán 2.4.1.1. Nhiệm vụ chức năng của bộ máy kế toán Bộ máy kế toán của Nhà máy của Nhà máy ô tô Hòa Bình được tổ chức theo hình thức tập trung, có liên quan trực tiếp tới bộ máy quản lý. Nhiệm vụ, chức năng bộ máy kế toán là tổ chức công tác kế toán thực hiện việc ghi chép, phân loại, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo những nội dung kinh tế. Do vậy, cơ cấu bộ máy kế toán cần gọn, nhẹ hợp lý, hoạt động có hiệu qủa đó là điều kiện quan trọng để cung cấp thông tin một cách kịp thời phát huy và nâng cao trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán. 2.4.1.2. Sơ đồ bộ máy kế toán Công tác quản lý kế toán của Nhà máy ô tô Hòa Bình là rất chặt chẽ và hợp lý. Sự phân công cong việc bộ máy kế toán phù hợp với chế độ hiện hành. Mỗi nhân viên kế toán được phân công mỗi công việc khác nhau và cũng rất khoa học, công tác kế toán của Nhà máy ô tô Hòa Bình không bị chồng chéo
42 mà nó được phân công một cách khoa học và được điều chỉnh một cách hết sức hợp lý. Sau đây là sơ đồ quản lý bộ máy kế toán của Nhà máy ô tô Hòa Bình. Kế toán trưởng Kế Kế toán Kế Kế Kế Kế toán tiền lương toán toán toán toán vật và tập tài tiêu thanh vốn tư hợp chi sản cố thụ và toán bằng phí sản định xác tiền xuất giá định thành kết quả kinh 2.4.1.3. Nhiệm vụ của các kế toán trong doanhNhà máy Kế toán trưởng Phụ trách các bộ phận dưới quyền, theo dõi tình hình tài chính của Nhà máy, chịu trách nhiệm trước Giám đốc và cơ quan cấp trên về công tác hạch toán kế toán và các chỉ tiêu tài chính của Nhà máy.  Kế toán vật tư Có nhiệm vụ theo dõi chi tiết và tổng hợp tình hình nhập – xuất kho từng loại vật tư bao gồm vật liệu chính, vật liệu phụ, công cụ lao động nhỏ diễn ra hàng ngày. Kế toán vật tư theo dõi chi tiết trên tài kh  Kế toán tiền lương và tập hợp chi phí sản xuất giá thành Có nhiệm vụ tính lương, bảo hiểm cho công nhân và cán bộ Nhà máy. Ngoải ra, Kế toán tiền lương còn có nhiệm vụ tập hợp sản xuất và tính giá thành và được theo dõi ở các tài khoản: TK 334, TK 338, TK 621, TK 622, TK 627, TK 641, TK 642.  Kế toán tài sản cố định
43 Có nhiệm vụ theo dõi tình hình tăng giảm của tài sản cố định, trích khâu hao tài sản cố định, quản lý vốn đầu tư tài sản và dự đoán các công trình, đặc biệt mỗi khi cần xây dựng nhà kho, nha xưởng. Ngoài ta kế toán từ tài sản cố định có nhiệm vụ theo dõi các nghiệp vụ và quản lý các quỹ của Nhà máy. Theo dõi trên các tài khoản 221, TK 214, TK 411, TK441, TK009.  Kế toán tiêu thụ và xác định kết qủa kinh doanh Theo dõi tình hình nhập – xuất – tồn thành phẩm đồng thời theo dõi tình hình thanh toán với người mua để xác định doanh thu tiêu thụ về sản phảm xuất bán. Kế toán tiêu thụ sản phẩm theo dõi trên các TK 131, TK 138, TK 331, TK 511 và TK 531.  Kế toán thanh toán Có nhiệm vụ theo dõi tình hình thanh toán với người bán ,thông qua quan hệ mua bán giữa Nhà máy với nhà cung cấp hoặc số tiền nhà cung cấp đặt trước. Đông thời kế toán thanh toán còn theo dõi các khoản tạm ứng cán bộ công nhân viên trong Nhà máy do mua hàng phải tạm ứng. Kế toán theo dõi trên các TK 331, TK 141, TK 339. TK 338, TK 331, TK 341, TK  Kế toán vốn bằng tiền Có nhiệm vụ nhập các phiếu thu, phiếu chi phí sản xuất trên cơ sở mở số theo dõi tình hình các khoản thu chi bằng tiền mặt phat sinh hàng ngày tại Nhà máy. Đòng thời theo dõi tình hình chi trả thông qua tài khoản tiền gửi Ngân hàng. Hàng ngày khi nhận giấy bó nợ của Ngân hàng , kiểm tra tính chính xác của nó sau đó ghi nhật ký chứng từ, khi nhận được giấy báo có ghi vào bảng kê số 2.  Thủ quỹ Quản lý và giám sát tiền mặt tại Nhà máy hàng ngày. 2.4.2. Tổ chức công tác kế toán trong Nhà máy Hiện nay, Nhà máy đang áp dụng kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, tình thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Đơn vị tiền tệ sử dụng: Việt Nam Đồng, viết tắt (VNĐ) Niên độ kế toán tại Nhà máy được tính theo quý, theo năm, cuối mỗi niên độ kế toán, Giám đốc doanh nghiệp và kế toán trưởng tổ chức kiểm tra công tác kế toán. Kiểm tra việc ghi chép sổ sách kế toán, tổ chức công tác chỉ đạo công tác kế toán trong doanh nghiệp đồng thời đối chiếu số liệu giữa các chứng từ kế toán.
44 Hiện nay, công ty đang trang bị hệ thống máy tính cho công tác kế toán giúp cho việc ghi chép, tính toán và xử lý thông tin kịp thời, nhanh chóng chính xác nâng cao hiệu quả công tác kế toán. Nhà đã tổ chức thực hiện được một số nội dung sau: + Mua sắm, trang bị phần cứng, phần mền + Tổ chức đào tạo đội ngũ cán bộ kế toán sử dụng thành thạo máy tính + Tổ chức nhập dữ liệu + Xử dụng hệ thống sổ kế toán tổng hợp và chi tiết về việc tổng hợp số liệu và in trên máy. 2.5. Hình thức kế toán áp dụng tại Nhà máy Hình thức kế toán áp dụng tại Nhà máy là hình thức nhật ký chứng từ. 2.5.1. Các loại sổ kế toán - Nhật ký chứng từ - Bảng kê - Sổ cái - Sổ hoặc thẻ chi tiết 2.5.2. Trình tự ghi chép Có thể khái quát theo sơ đồ
45 Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Thẻ và sổ kế Bảng kê Nhật ký chứng từ toán chi tiết Bảng tổng hợp Sổ cái chi tiết Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra 2.6. Thực trạng tổ chức công tác kế toán vật liệu tại Nhà máy 2.6.1. Đặc điểm tình hình sử dụng, bảo quản nguyên vật liệu tại Nhà máy Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất của Nhà máy là sản xuất để bán theo đơn đặt hàng nên chủng loại rất phong phú mà mỗi đơn đặt hàng yêu cầu đòi hỏi khác nhau về quy cách mẫu mã sản phẩm. Hiện nay, các loại nguyên vật liệu cho Nhà máy đều có sẵn trên thị trường, giá cả ít biến động. Do đó Nhà máy không cần phải dự nhiều nguyên
46 vật liệu ở kho mà khi có nhu cầu sản xuất thì bộ máy cung ứng vật tư có thể mua về là có. Nguyên vật liệu của Nhà máy thường được nhập kho theo hình thức . - Nguyên vật liệu do Nhà máy mua ngoài - Phế liệu thu hồi Nguồn cung cấp nguyên vật liệu mua ngoài của Nhà máy chủ yếu là các cơ sở vật tư cùng ngành và và mua vật tư từ cá nhân, đơn vị bán lẻ Mỗi loại NVL đều có đặc tính lý hóa riêng hoặc chịu ảnh hưởng của khí hậu môI trường bên ngoài nên đòi hỏi phải bảo quản và dự trữ một cách phù hợp. Do đặc điểm chủ yếu là các kim loại như nhôm, sắt, thép rất dễ bị ăn mòn và ô xi hóa nên nên phảI bảo quản trong điều kiện phù hợp để chống ăn mòn và ô xi hóa. Ngoài ra nhiên liệu của Nhà máy là xăng, dầu là chất dễ cháy nên phảI để nơi an toàn, cấm lửa. Hiện nay việc bảo quản dự trữ NVL ở kho của Nhà máy sắp xếp theo từng kho riêng biệt. 2.6.2. Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu tại Nhà máy 2.6.2.1. Phân loại Hiện nay, Nhà máy ô tô Hòa Bình chuyên đóng mới xe ô tô chở khách chất lượng cao, lắp ráp xe ô tô buýt và gia công cơ khí phục vụ các công đoạn trong Nhà máy nên rất cần nhiều NVL nên việc phân loại NVL là rất cần thiết. Để cấu thành nên chiếc xe thì cần rất nhiều NVL khác nhau bao gồm các nguyên vật liệu chính và nguyên vật liệu phụ. Nguyên vật liệu chính - Kim khí: trong Kim khí bao gồm: Sắt, thép, nhôm, sơn - Ghế - Kính - Các loại đèn: đèn chiêú sáng, pha, cốt. - Các loại doăng kính - Đệm - Trần - Nguyên vật liệu phụ - Gỗ - Đinh - ốc - Vít
47 - Xăng - Dầu Trong công tác phân loại nguyên vật liệu trong Nhà máy thì không nói tới công cụ, dụng cụ bởi vì công cụ, dụng cụ trong Nhà máy rất quan trọng vì nó những tư liệu lao động để cấu thành nên một chiếc xe. Đó là những máy móc thiết bị bao gồm: - Máy dập - Máy cắt - Máy sấy - Máy tiện - Máy khoan - Máy hàn CO2 - Máy hàn điện - Máy nén khí - Nhưng trong quá trình hạch toán Nhà máy đều hạch toán hết công cụ, dụng cụ vào TK 152 vì các máy móc trên có thời gian sử dụng lâu dài 2.6.2.2. Đánh giá nguyên vật liệu Nhà máy sử dụng giá thực tế để đánh giá 2.6.2.2.1.Giá thực tế vật liệu và công cụ dụng cụ nhập kho Giá nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ mua ngoài nhập kho Giá trị thực tế của NVL và CCDC mua ngoài chỉ bao gồm giá trị trên hóa đơn, Nhà máy có xe vận tải chuyên trở những xe này chủ yể trở sản phẩm của Nhà máy cho khách hàng nên vật liệu của Nhà máy mua, chi phí vận chuyển có thể do bên bán cho ra và chi phí này luôn được cộng vào giá mua hoặc chi phí vận chuyển do Nhà máy mua ngoài và kế toán hạch toán vào chi phí sản xuất chung. Căn cứ vào hóa đơn bán hàng doanh nghiệp xây lắp đơn vị bán hàng cho Nhà máy kế toán lập định khoản và phản ánh giá thực tế như sau: Nợ TK 152 1.603.350 Có TK 331 1.603.250
49 Biểu 01 Hóa Đơn Bán Hàng Mẫu số 01 GTKT Liên 2: Giao Khách Hàng AM/2004B Ngày 04 tháng 05 năm 2004 0016522 Đơn vị bán hàng: Công ty tổng hợp Hà Nội Địa chỉ: Thanh liệt - Thanh Trì - Hà Nội Điên thoại: Họ tên người mua hàng: Anh Hải Tên đơn vị: Nhà máy ô tô Hòa Bình Địa chỉ: Thanh Xuân - Hà Nội Hình thức thanh toán: Thanh toán sau ĐVT: VNĐ Tên hàng hóa, dịch Số Đơn STT ĐVT Thành tiền vụ lượng giá A B C 1 2 3=1x2 1 Sơn nâu 01 Pv. P1 Kg 200 7.600 1.520.000 cước vận chuyển 7.000 Cộng thành tiền 1.527.000 Thuế suất GTGT 5% tiền thuế GTGT 76.350 Tổng cộng tiền thanh toán 1.603.350 Số tiền viết bằng chữ: Một triệu sáu trăm linh ba ngàn ba trăm năm mươi đồng chẵn. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) 2.6.2.2.2.Giá thực tế vật liệuxuất kho Do quy mô sản xuất lớn nên hàng tháng giá trị NVL và CCDC xuất kho tại Nhà máy là rất lớn, do vậy để theo dõi chính xác, cụ thể từng loại vật tư kế toán hạch toán giá trị vật tư xuất kho theo phương pháp “bình quân gia quyền”, tính đơn giá bình quân cho cả kỳ dự trữ. Giá thực tế vật Số lượng vật Đơn giá bình tư xuất kho =tư xuất kho x quân
50 Giá thực tế tồn đầu kỳ + Giá thực tế nhập trong kỳ Đơn giá bình = quân SL vật tư tồn đầu kỳ + SL vật tư nhập trong kỳ 2.6.3. Kế toán vật liệu tại Nhà máy 2.6.3.1. Quy trình và nội dung hạch toán ban đầu Tình hình nhập xuất NVL và CCDC ở Nhà máy diễn ra thường xuyên với khối lượng lớn, giá trị cao nên việc quản lý sao cho tránh được tình trạng thất thoat, hỏng hóc, sử dụng lãng phí được lãnh đạo Nhà máy rất quan tâm. Do vậy, thủ tục nhập xuất kho NVL và CCDC được tiến hành đầy đủ và chặt chẽ. 2.6.3.1.1.Thủ tục nhập nguyên vật liệu Nguồn cung cấp NVL cho sản xuất chủ yếu từ ngoài. Kế toán sử dụng “phiếu nhập kho” để theo dõi tình hình. Phiếu nhập kho căn cứ vào thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm của những người có liên quan và ghi sổ kế toán. Thủ tục nhập nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ do mua ngoài Phòng kế toán cân đối nhu cầu vật tư cho sản xuất, đối chiếu với kho, nếu có nhu cầu cần mua loại vật tư nào đó. Phòng kế hạch giao cho cán bộ vật tư đi mua. Cán bộ vật tư giử bảng báo giá giao cho cán bộ vật tư đi mua. Cán bộ vật tư phải giử bảng báo giá vật tư cho Giám đốc duyệt đồng ý mua loại vật tư đó. ở Nhà máy không có biên bản kiểm nghiệm vật tư do đó không sử dụng “Biển Bản kiểm kê vật tư” và vật tư mua về chỉ qua người mua kiểm tra trước khi mua và thủ kho kiểm tra trước khi nhập kho. Khi cán bộ mua vật tư về cho Nhà máy thì xảy ra 2 trường hợp sau: - Trường hợp hàng và hóa đơn cùng về Khi vật tư về nhập kho, bộ phận vật tư ở phòng kế hạch vật tư báo cho thủ kho và kế toán thực hiện nhập. Kế toán căn cứ vào số lượng thực nhập để ghi vào phiếu nhập kho và căn cứ vào giá hóa đơn của khách hàng bàn giao để ghi vào cột giá đơn vị, nhập với số lượng thực nhập để ghi vào cột thành tiền trên phiếu nhập. Đồng thời kế toán xem xét số thực nhập và số trên hóa đơn nếu có chênh lệch, kế toán yêu cầu người giao vật tư xác định thực tế trên hóa đơn để theo dõi số thực tế thanh toán. Thủ kho giữ lại một liên để giao cho kế toán thanh toán cùng với hóa đơn để theo dõi thanh toán, 1 liên còn lại giao cho kế toán vật tư để vào sổ chi tiết vật tư . Ví dụ sau khi nhận được hóa đơn
51 của công ty Sơn Tổng Hợp Hà Nội với số liệu đã chuyển đến nhập kho, kế toán của Nhà máy viết phiếu nhập kho Biểu số 02 ĐVT: VNĐ Nhà máy ô tô Hòa Bình Mẫu số: 01 - VT QĐ số 1141TC/CĐKT Ngày 1/11/1995 của BTC Phiếu nhập kho Số 02 Ngày 03 tháng 05 năm 2004 Họ tên người giao hàng: Anh Hải Theo HĐ số 00689 ngày 02 tháng 05 năm 2004 của Công ty Sơn Hà nội Nợ TK 152, 1331 Có TK 331 Nhập Kho: Vật tư Tên, nhãn hiệu, quy Số lượng Đơn cách, phẩm chất, vật Mã Đơn TT vị Theo Thu Thành tiền tư (sẩn phẩm, hàng Số giá tính chứng từ nhập hóa) A B C D 1 2 3 4 1 Sơn nâu 01 PvP1 Kg 200 7.600 1.520.000 Cộng 1.520.000 Tổng tiền viêt bằng chữ: Một triệu năm trăm hai mươi nghìn đồng chẵn. Nhập kho ngày 03 tháng5 năm 2004 Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) - Trường hợp hàng về trước hóa đơn Khi vật tư về nhập kho, bộ phận vật tư báo cho thủ kho và kế toán vật tư thực hiện nhập. Kế toán căn cứ vào số liệu thực tế để ghi vào phiếu nhập thủ kho giữ lại một liên còn 2 liên giao cho kế toán vật tư. Kế toán vật tư giao cho kế toán thanh toán 1 liên để theo dõi còn một liên để vào sổ chi phí sản xuất tiết mẫu phiếu nhập. * Đối với phế liệu thu hồi
52 Sau mỗi chu kỳ sản xuất, một số công nhân được cử từ phân xưởng thành phẩm thu gom lại các phế liệu thu hồi không qua một hình thức kiểm tra hay ước tính về số lượng hoặc giá trị nào. Như vật Nhà máy không có giấy tờ sổ sách nào phản ánh tình hình nhập kho phế liệu thu hồi. 2.6.3.1.2.Thủ tục xuất nguyên vật liệu - NVl của Nhà máy chủ yếu để phục vụ cho sản xuất. Ngoài ra còn được xuất bán nội bộ hoặc bán ra ngoài. Tùy theo mục đích và phương pháp sử dụng, kế toán vật tư áp dụng các loại chứng từ kho phù hợp. - Vật tư xuất kho được theo dõi trên các loại chứng từ “phiếu xuất kho”, “phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức” - Căn cứ vào hợp đồng mà khách hàng đã đặt, phòng kinh doanh tính toán số lượng vật tư cần thiết để sản xuất các hợp đồng đó để giao kế hạch cho bộ phận sản xuất thực hiện. Các cán bộ sản xuất nhận kế hạch được giao hợp đồng, quản đốc phân xưởng làm phiếu yêu cầu cấp vật tư cho sản xuất và chuyển lên phòng kinh doanh vât tư. Phòng kinh doanh vật tư xác định số phải cấp số phải cấp cho bộ phận sản xuất trên phiếu yêu cầu cấp vật tư cho sản xuất. Trên sở định mức xuất dùng do phòng kinh doanh lập, các phân xưởng xin cấp thông qua “phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức”. Phiếu do phòng kinh doanh duyệt cho từng thứ vật liệu, cho từng phân xưởng. Nó được dùng để lĩnh vật tư nhiều lần trong tháng và được lập thành 2 liên: + 1 liên giao cho đơn vị xin lĩnh + 1 liên giao cho thủ kho ghi số lượng thực xuất vào thẻ kho và ghi số lượng xuất vào cột số lượng (thực lĩnh). Cuối tháng hoặc hết hạn mức ghi trên phiếu, thủ kho thu lại phiếu của đơn vị lĩnh, đối chiếu với thẻ kho, chuyển một bản cho phòng kế toán, 1 bản cho phòng kinh doanh. Trong trường hợp chưa hết tháng mà phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức đã hết tai Nhà máy được ghi thêm vào dưới phiếu đó để lĩnh thêm chứ không cần lập phiếu khác. Hạn mức được duyệt trong tháng là số lượng vật tư được duyệt trên cơ sở khối lượng sản phẩm sản xuất trong tháng theo kế hạch vaf theo định mức tiêu hao vật tư cho một đơn vị sản phẩm.
53 Hạn Mức được SL sản phẩm Định mức sử duyệt =sản xuất theo kế x dụng vật tư cho hoạch một đơn vị SP Phiếu xuất kho làm căn cứ để ghi thẻ kho. Số lượng thực xuất trong tháng do thẻ kho ghi căn cứ vào hạn mức được duyệt theo yêu cầu sử dụng từng lần và số lượng thực từng lần. Biểu số 03 Nhà máy ô tô Hòa Bình Phiếu yêu cầu cấp vật tư cho sản xuất Ngày 01 tháng 05 năm 2004 Bộ phận sử dụng: Anh Hải Đơn vị: Xưởng cơ khí Lý do xuất: Sản xuất sản phẩm TT Tên vật tư ĐVT Mã số Số lượng thực nhập Ghi chú 1 Sơn ghi 01 Pv. P1 Kg S004 2.500 Ngày 02 tháng 05 năm 2004 Phòng kinh doanh phụ trách bộ phận sử dụng Thủ kho
54 Biểu 04 Nhà máy ô tô Hòa Bình Phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức Số: Tháng 05 năm 2004 Tên đơn vị: Xưởng cơ khí Lĩnh tại kho: Vật tư Nợ TK Có TK Hạn mức Số lợng phát sinh Đơn Hạn Ngày Tên nhãn hiệu- được trong tháng vị mức tháng quy cách vật t lĩnh tính Giá đơn Thành còn lại trong Số lượng tháng vị tiền 8.000 4.200 Sơn ghi 01 Pv. P1 1.000 Sơn ghi 01 Pv. P1 1.230 Sơn ghi 01 Pv. P1 1.238 Sơn ghi 01 Pv. P1 1.320 Sơn ghi 01 Pv. P1 1.450 Sơn ghi 01 Pv. P1 1.460 Cộng 7.698 Người lĩnh: Anh Hải Cộng thành tiền (viết bằng chữ) Phụ trách cung tiêu Phụ trách kế toán Thủ kho
55 Biểu Số 05 Nhà máy ô tô Hòa Bình Mẫu số: 02-VT QĐ số 1141TC/CĐKT Phiếu Xuất Kho Ngày 1/11/1995 của BTC Ngày 03 tháng 05 năm 2004 Nợ TK 621 Có TK 152 Họ tên người nhận hàng: Trần Văn Hùnh Địa chỉ: Xưởng cơ khí Lý do xuất: Xuất vật tư phục vụ sản xuất Xuất tại kho: Vật tư ĐVT: VNĐ Tên, nhãn hiệu, quy Số lượng cách, Mã Đơn TT phẩm chất, vật t ĐVT Thành tiền số Theo giá (sản phẩm, hàng Thực chứng hóa) xuất từ A B C D 1 2 3 4 Sơn ghi 01 Pv. P1 S004 Kg 2.500 4.200 10.500.000 Cộng 10.500.000 Tổng số tiền viết bằng chữ: Mười triệu năm trăm ngàn đồng chẵn. Xuất ngày 02 tháng 05 năm 2004 Biểu 06 Phiếu cấp vật tư Số 05: Kế hoạch sản xuất và cấp vật tư Quy cách ĐVT Số lượng thực nhập Trong đó có hư hao ghi chú Sơn ghi Pv.P1 Kg 2.500 Ngày 01 tháng 05 năm 2004 * Đối với vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế xuất kho cho từng phân xưởng để sản xuất cho nhiều đơn đặt hàng, phòng kế hoạch vật tư lập phiếu cấp vật tư thành 2 liên và trình Giám đốc Nhà máy ký duyệt sau đó 1
56 liên lưu lại phòng kế hạch vật tư, một liên chuyển cho kế toán vật tư làm phiếu xuất kho vật tư. Kế toán giao cả 2 liên đó cho người lĩnh vật tư cùng với phiếu yêu cầu cấp vật tư đến thủ kho để nhập vật tư. Khi thực hiện xuất đúng số lượng thủ kho và người nhận ký vào phiếu yêu cầu cung cấp vật tư và phiếu xuất kho. Thủ kho sẽ lưu lại 1 liên để vào thẻ kho, 1 liên giao cho kế toán vật tư để vào sổ chi tiết. * Thủ tục xuất kho vật liệu để bán Khi có khách hàng đến mua vật tư, phòng kinh doanh thấy lượng vật tư trong kho còn lớn và lượng vật tư đó không cần dùng để sản xuất sản phẩm thì chấp nhận bán. Phòng kinh doanh viết phiếu cấp vật tư thành 2 liên (như trường hợp xuất vật liệu vào sản xuất) và chuyển cho phòng kế toán 1 liên. Trên cơ sở đó kế toán vật tư xuất kho về mặt lượng và nhập hóa đơn, kế toán chuyển ở phiếu xuất kho vào hóa đơn cho khách hàng. Sau khi nhận vật tư đầy đủ, người nhận và thủ kho ký nhận vào hóa đơn và phiếu xuất kho vật tư. Thủ kho giao một liên cho khách hàng, một liên giữ lại để làm thẻ kho, một liên xanh của hóa đơn chuyển cho kế toán thanh toán để theo dõi thanh toán, một liên phiếu xuất kho giao cho kế toán vật tư để vào sổ chi tiết.
57 Biểu 07 Nhà máy ô tô Hòa Bình Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho Số: Ngày 12 tháng 5 năm 2004 Họ tên người nhận: Đỗ Xuân Quang Địa chỉ khách hàng: Công ty TNHH Sao Mai Hình thức thanh toán: Trả chậm ĐVT: VNĐ Tên, nhãn hiệu quy Mã Số Giá Thành TT ĐVT cách, sản phẩm vật tư số lượng đơn vị tiền A B C D 1 2 3 1 Sơn ghi 2 TP S003 Kg 250 4.200 1.050.000 2 Sơn trắng 2 thành phần S005 Kg 256 5.800 1.484.800 506 2.534.800 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Hai triệu năm trăm linh chín nghìn đồng chẵn. Ngày 12 tháng 5 năm 2004 Người lập phiếu Người nhận Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị 2.6.3.2. Phương pháp kế toán nguyên vật liệu 2.6.3.2.1.Kế toán chi tiết nguyên vật liệu Việc hạch toán chi tiết NVL ở Nhà máy được tiến hành đồng thời tại bộ phận kế toán và bộ phận kho. phương pháp hạch toán chi tiết mà Nhà máy sử dụng là phương pháp ghi thẻ song song tức là ở kho chỉ theo dõi vế mặt số lượng từng thứ vật liệu còn kế toán theo dõi cả về số lượng và giá trị từng thứ vật tư. Trình tự hạch toán chi tiết NVL ở Nhà máy được thể hiện qua sơ đồ sau:
58 Thẻ kho Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn Sổ chi tiết vật tư ở kho: Tại kho, thủ kho bảo quản toàn bộ số lượng và chất lượng nguyên vật liệu, nắm vững chủng loại của từng loại NVL để sẵn sàng cấp phát kịp thời cho các phân xưởng. Hàng ngày để theo dõi số lượng vật tư thẻ kho mở cho thứ vật tư đó. Mỗi loại vật liệu được theo dõi trên mỗi thẻ kho, thẻ kho sắp xếp thẻ kho theo từng loại, từng thứ để tiện cho việc ghi chép vào thẻ kho, kiểm tra đối chiếu vào quản lý. Mỗi thẻ kho được mở trên một tờ hoặc một số tờ tùy thuộc vào nghiệp vụ kinh tế phát sinh ghi chép trên thẻ kho đó, hàng ngày căn cứ vào chứng từ nhập xuất kho, thủ kho vao thẻ kho và tính ra số tồn ghi trên thẻ kho.
59 Biểu số 08 Nhà máy ô tô Hòa Bình Thẻ Kho Lập thẻ ngày 1 tháng 5 năm 2004 Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư: Sơn ghi 01 Pv. P1 Đơn vị tính: Kg Ghi Chứng từ Số lượng Ngày chú nhập Diễn giải xuất Số phiếu Ngày Nhập Xuất Tồn tháng Nhập Xuất 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Dư đầu kỳ 1.500 01/1 05 Nhập kho vật t 3.000 4.500 12/5 02 Xuất phục vụ sản xuất 2.500 2.000 Cộng 3.000 2.500 Dư cuối kỳ 2.000 ở phòng kế toán: Hàng ngày căn cứ vào phiếu nhập, phiếu xuất kho vật tư làm căn cứ để ghi vào sổ chi tiết vật tư, cuối quý trên cơ sở chi tiết vật tư lập bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn vật tư hàng hóa. Theo định kỳ nhân viên kế toán vật tư xuống kho nhận chứng từ và kiểm tra ghi chép thẻ kho của thủ kho, sau đó ký xác nhận vào thẻ kho. 2.6.3.2.2.Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu Tại Nhà máy ô to Hòa Bình, hạch toán tổng hợp NVL là việc sử dụng các tài khoản kế toán để phản ánh, kiểm tra giám sát các đối tượng kế toán có nội dung kinh tế ở dạng tổng quát. 2.6.3.2.2.1. Tài khoản kế toán sử dụng trong kế toán nguyên vật liệu tại Nhà máy * Kế toán nguyên vật tư sử dụng tài khoản - TK 152- “nguyên liệu vật liệu” Kế toán vật liệu mở các tài khoản cấp 2 * Các nghiệp vụ vật tư kế toán sử dụng các tài khoản. + TK 111: Tiền mặt + TK 112: Tiền gửi ngân hnàg
60 + TK 131: Phải thu khách hàng + TK 331: Phải trả người bán * Các nghiệp vụ vật tư dùng vào sản xuất kinh doanh sử dụng các tài khoản: + TK 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp + TK 627: Chi phí sản xuất chung + TK 641: Chi phí bán hàng + TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp + TK * Phương pháp kế toán tổng hợp nguyên vật liếuử dụng ở Nhà máy ô tô Hòa Bình là phương pháp KKTX. Hàng ngày kế toán NVL căn cứ trên các phiếu nhập, phiếu xuất kho và các chứng từ khác có liên quan để ghi vào sổ chi tiết có liên quan. Cuối tháng kế toán căn cứ vào số liệu trên sổ chi tiết tổng hợp các nghiệp vụ nhập xuất NVL vào thanh toán với người bán làm cơ sở để ghi vào sổ cái theo các TK ké toán phù hợp. 2.6.3.2.2.2. Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu Nguyên vật liệu được nhập kho tại Nhà máy được mua từ nhiều nguồn khác nhau. Có loại được cung cấp từ nhiều nguồn ổn định và cũng có loại mua ở ngoài thị trường tự do. Đối với nguồn cung ứng là nơi Nhà máy quen sử dụng, vật liệu từ nguồn này đảm bảo chất lượng thích hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của Nhà máy nên khi có nhu cầu Nhà máy sẽ tiến hành ký hợp đồng để mua nguyên vật liệu. Đối với cung ứng trên thị trường tự do thì Nhà máy phải tiến hành kiểm tra chất lượng, quy cách, đặc tính lý hóa của vật liệu. Nếu phù hợp với yêu cầu thì Nhà máy mới làm hợp đồng mua bán, nếu mua với số lượng nhỏ thì không cần làm hợp đồng mua bán. Cuối tháng kế toán có nhiệm vụ tổng cộng giá trị thực tế của các loại vật liệu từ các phiếu nhập kho trên sổ chi tiết tài khoản để lập bảng tổng hợp nhập NVL để ghi vào sổ cái. Trích bảng tổng hợp nhập nguyên vật liệu
61 Biểu số 09 Nhà máy ô tô Hòa Bình Bảng tổng hợp nhập nguyên vật liệu Tháng 5 năm 2004 TK TK TT Chứng từ Diễn giải Số tiền Nợ Có SH NT 1 A 434 02/05 Mua vật liệu nhập kho 152 331 10.250.000 2 L125 02/05 Mua vật liệu nhập kho 152 331 11.450.281 3 L138 02/05 Mua vật liệu nhập kho 152 331 1.891.587 Cộng 4.121.000.150 Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Số liệu tổng hợp nhập nguyên vật liệu được biểu hiện ở bảng hợp nhập nguyên vật liệu theo định khoản. Nợ TK 152 4.121.000.150 Có TK 4.121.000.150 2.6.3.2.2.2.3. Kế toán tổng hợp xuất, phân bổ vật liệu Quản lý vật liệu không những được tiến hành ở khâu thu mua, dự trữ và bảo quản mà còn ở cả việc xuất dùng vật liệu. Đây là khâu cuối cùng và rất quan trọng trước khi vật liệu chuyển toàn bộ giá trị của chúng vào giá thành sản phẩm. Xuất phát từ những đặc điểm tổ chức hạch tóan sản phẩm riêng và chủng loại sản phẩm đa dạng, phong phú của Nhà máy, kế tóan vật tư còn phải phân bổ giá trị vật liệu xuất dùng cho từng đối tượng sử dụng. Trong tháng các nghiệp vụ xuất dùng về vật liệu không được ghi chép mà cuối tháng căn cứ vào chứng từ nhập xuất kho kế toán vật tư tiến hành tính giá bình quân gia quyền của từng loại vật liệu đó. Từ đó xác định được giá thực tế của vật liệu xuất kho. Khi hạch toán xuất kho nguyên vật liệu, người bán căn cứ vào phiếu xuất kho để xác định: + Đối tượng sử dụng: Xí nghiệp nào, phân xưởng nào .
62 + Nguyên vật liệu xuất kho + Mục đích sử dụng: Phục vụ sản xuất Sau đó theo dõi mục đích sử dụng kế toán phản ánh giá trị thực tế của giá trị vật liệu xuất dùng vào bên có TK 152 và đối tượng bên nợ TK 621, TK 627, TK 641, TK 642, TK Kế toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu được tiến hành dựa vào việc tổng cộng giá thực tế của nguyên vật liệu từ các phiếu nhập kho trên cơ sở sổ chi tiết để lập bảng tổng hợp xuất nguyên vật liệu. Biểu số 10 Nhà máy ô tô Hòa Bình Bảng Tổng hợp xuất nguyên vật liệu Tháng 5 năm 2004 T TK TK Chứng từ Diễn giải Số tiền T Nợ Có SH NT 1 BT04 01/05 Xuất phục vụ sản xuất 6217 152 391.308 2 BT28 01/05 Xuất phục vụ sản xuất 6212 152 4.540.000 3 BT32 01/05 Xuất phục vụ sản xuất 6217 152 240.639 Cộng 2.250.883.000 Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị * Kế toán xuất và phân bổ NVL cho sản xuất và kinh doanh. Trên cơ sở bảng phân bổ NVL và CCDC kế toán lập định khoản sau: - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Nợ TK 621 2.764.000 Có TK 152 2.764.000 - Chi phí sản xuất chung Nợ TK 627 53.835.000 Có TK 152 53.835.000 - Giá vốn hàng bán
63 Nợ TK 632 18.420.000 Có Tk 152 18.420.000 - Chi phí bán hàng Nợ TK 641 10.807.250 Có TK 152 10.807.250 - Chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ TK 642 10.000.000 Có Tk 152 10.000.000 Bảng phân bổ được làm căn cứ để ghi vào vào bên có TK 152 theo đối tượng trong “nhật ký chứng từ số 7”. Biểu số 11 Nhà máy ô tô Hòa Bình Bảng phân bổ nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ Tháng 5 năm 2004 Ghi có các TK TK 152 TK 153 TT HT TT HT TT Đối tượng sử dụng TK 621: Các đối tượng trực tiếp 0 2.764.000 0 0 1 VX- K 39 – 45 -> 49 1.540.000 2 VX- HZ K50 – 01 ->03 660.000 3 VX – K32 – 49 132.000 4 VX – I 06 300.000 5 VX – K32 - 48 132.000 TK 627 53.835.000 TK 632 18.420.000 TK 641 10.807.250 TK 642 10.000.000 Kế toán lập bảng Kế toán trưởng
64 Biểu số 12 Nhà máy ô tô Hòa Bình Nhật ký chứng từ số 7 Phần I: Tập Hợp Chi Phí Sản Xuất Kinh doanh Toàn Doanh Nghiệp Ghi Có TK 152 Tháng 5 năm 2004 TK ghi Có TT TK 152 TK 153 TK Tổng cộng TK ghi Nợ 1 2 3 4 5 6 1 TK 621 2.764.000 2 TK 627 53.835.000 3 TK 641 10.807.250 4 TK 642 10.000.000 Cộng A 77.406.250 5 TK 632 18.420.000 Cộng B 18.420.000 Cộng A + B 95.826.250 Đã ghi sổ cái ngày 30 tháng 5 năm 2004 Kế toán ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng 2.6.3.2.2.3. Kế toán theo dõi thanh toán * Kế toán theo dõi với người bán Nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ ở Nhà máy mua về thường chưa được thanh toán ngay với người bán vì vậy tại Nhà máy kế tóan mở sổ theo dõi với người bán. Hàng ngày, căn cứ vào phiếu chi trả cho người bán về số lượng hàng đã mua, các phiếu nhập kho hàng mua về chưa thanh toán, kế toán ghi vào sổ chi tiế với người bán. Toàn bộ số tiền phảI thanh toán được theo dõi trên “sổ chi tiết thanh toán với người bán”. NVL được thanh toán bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng được theo dõi trên nhật ký chứng từ 1 và 2. Phần còn lại vẫn ở sổ thanh toán với người bán. Trong tháng 5 năm 2004 việc mua NVL và CCDC nhập kho của Nhà máy đều trả theo hình thức trả chậm hoặc thanh toan sau, tức là trong tháng 5
65 Nhà máy vẫn còn nợ khách hàng toàn bộ số tiền mua NVL và CCDC. Do đó, trong sổ nhật ký chứng từ số 1 không có số liệu tập hợp của TK 331 Biểu số 13 Nhà máy ô tô Hòa Bình Sổ chi tiết thanh toán với người bán Tài khoản 331 Năm 2004 Đối tượng: Tổng Công Ty Sơn Hà Nội TK Chứng từ Diễn giải Số phát sinh Số dư Ngày ĐƯ Số Ngày Nợ Có 02/05 853 Dư đầu kỳ Phát sinh trong kỳ Mua vật tư về 152 1483500 133 148350 nhập kho Cộng 1631850 Dư cuối kỳ 163185 Trích sổ chứng từ 1 và 2 Biểu số 14 Nhà máy ô tô Hòa Bình
66 Nhật ký chứng từ số 1 Có TK 111 – Tiền mặt Tháng 5 năm 2004 ĐVT: VNĐ Ghi Có TK 111 – Ghi Nợ các TK liên quan Cộng Có TK TT Ngày TK 331 TK 334 TK 641 TK 642 111 28/5 840.540 250.890 1.091.430 30/5 40.250.120 40.250.120 Cộng 40.250.120 840.540 250.890 41.341.550 Đã ghi sổ cái ngày 30 tháng 5 năm 2004 Kế toán ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng Biể số 15 Nhà máy ô tô Hòa Bình Nhật ký chứng từ số 2 Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng Tháng 5 năm 2004 ĐVT: VNĐ Ghi Có TK 112 - Ghi Nợ các TK khác Cộng Có TT Ngày Diễn giải TK 311 TK 331 TK 333 TK 112 28/5 10.000.000 36.896.000 46.896.000 Cộng 10.000.000 36.896.000 46.896.000 Đã ghi sổ cái ngày 30 tháng 5 năm 2004 Kế toán ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng Cuối tháng kế toán thanh toán cộng sổ chi tiết thanh toán với người bán theo từng khách hàng để tính số dư. Số dư cuối tháng thể hiện số tiền Nhà máy còn nợ nhà cung cấp và được chuyển sang tháng sau để thanh toán. Đông thời kế toán tổng cộng giá trị thực tế của các loại vật liệu từ các phiếu nhập
67 kho trên sổ chi tiết tài khoản để lập bảng tổng hợp nguyên vật liệu để ghi vào sổ cái tài khoản tương ứng. Mẫu phiếu chi được sử dụng tại Nhà máy theo mẫu sau: Biể số 16 Nhà máy ô tô Hòa Bình Phiếu chi Ngày tháng năm 2004 Số phiếu Nợ TK 152 Có TK 331 Họ tên người nhận tiền: . Địa chỉ : . Lý do chi : Số tiền : Bằng chữ : Kèm theo : Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Kế toán thanh toán Ngày tháng năm 2004 Thủ quỹ Người nhận tiền Kế toán xác định số tiền thanh toán với người bán. Số tiền này thể hiện trong cột nợ của bảng tổng hợp thanh toán với người bán. Nếu xác định là đã thanh toán kế toán lập định khoản: Nợ TK 331 Có TK 111, 112 Đồng thời phản ánh vào nhật ký chứng từ số 1 (mẫu biểu14) Biểu số 17 Nhà máy ô tô Hòa Bình
68 Sổ Cái TK 621 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Số dư đầu năm Nợ Có Ghi Có các TK đối ứng Tháng 1 . Tháng 5 Từ nhật ký chứng từ số 7 (TK 152) 2.764.000 Nợ 2.764.000 Số phát sinh Có 2.764.000 Nơ Số dư cuối kỳ Có Ngày 30 tháng 5 năm 2004 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng Chương 3
69 Một số ý kiến đế xuất đẩy mạnh công tác kế toán nguyên vật liệu tại Nhà máy ô tô Hòa Bình 3.1. Nhận xét về tình hình thực trạng tổ chức kế toán nguyên vật liệu,công cụ dụng cụ và tình hình quản lý sử dụng nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ ở Nhà máy ô tô Hòa Bình 3.1.1. ưu điểm Trải qua 51 năm xây dựng trưởng thành và phát triển của Nhà máy ô tô Hoà Bình ngày càng phấn đấu và trưởng thành về mọi mặt như bộ máy quản lý, tổ chức sản xuất hoạt động kinh doanh, về chỉ tiêu kinh tế tài chính, về trình độ cán bộ nhân viên sản phẩm của Nhà máy đáp ứng nhu cầu của khách hàng về quy cách, mẫu mã, số lượng cũng như chất lượng. Cùng với sự phát triển của Nhà máy, công tác kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ nói riêng không ngừng được củng cố và hoàn thiện, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của công tác quản lý trong điều kiện nền kinh tế nước ta hiện nay. Sổ kế toán, tài khoản kế toán, phương pháp kế toán được điều chỉnh kịp thời do các quy định của Bộ tài chính. Về cơ bản, Nhà máy đã tiến hành kinh tế đầy đủ mọi nghiệp vụ phát sinh liên quan đén mọi chi phí về nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ và phản ánh hệ thống sổ kế toán chi tiết và tổng hợp thể hiện mọi yêu cầu quản lý cao. Nhìn một cách tổng thể, công tác kế toán tại Nhà máy ô tô Hoà Bình đã đạt được một số kết quả sau: Nhà máy đã có hệ thống kho tàng tương đối tốt, vật tư đã được xếp gọn gành phù hợp với đặc điểm tính chất lý, hoá của từng loại vật tư, cho nên việc quản lý vật tư ở đây không được tôt đáp ứng cho nhu cầu sản xuất kinh doanh và mỗi kho đều có dấu niêm phong của kho tránh hiện tượng xâm phạm tài sản bên ngoài. Khâu thu mua vật tư đảm cho sản xuất về số lượng, chất lượng, chủng loại, quy cách, mẫu mã của Nhà máy tương đối tốt. Nhà máy đã phản ánh tôt việc xử lý vật tư, đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời cho sản xuất tránh tình trạng lãng phí hay thiếu vật tư. Vật tư mua vào được nhập kho và phản ánh đầy đủ trên các sổ kế toán. Trình tự nhập, xuất vật tư ở Nhà máy tiến hành hợp lý, hợp lệ, chi tiết, rỗ ràng. Việc vào sổ sách theo dõi tình hình nhập, xuất vật tư được tiến hành thường xuyên, đầy đủ, số liệu giữa thủ kho và kế toán luôn
70 được đối chiếu, so sánh nên những sai sót đều được phat hiện kịp thời. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được thự hiện trên các sổ tổng hợp liên quan. Nhà máy đã lựa chọn phương pháp đánh giá vật tư phù hợp đặc điểm sản xuất kinh doanh của mình. Đồng thời đáp ứng nhu cầu quản lý vật tư, phản ánh chính xác nguyên giá trị vật liệu xuất dùng để xác định được chi phí nguyên vật liệu trong kế toán, tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. Kế toán vật tư đã vận dụng tài khoản kế toán một cách phù hợp để theo dõi sự biến động của vật tư, đảm bảo luân chuyển chứng từ khoa học hạn chế việc ghi chép trùng lập nhưng vẫn đảm bảo nội dung hạch toán. Nhà máy có chế đọ thưởng phạt một cách hợp lý đối với công nhân trực tiếp sản xuất nhằm khuyến khích sử dụng vật tư một cách tiết kiệm, có hiệu quả. Ngoài ra bộ máy quản lý cũng như bộ máy kế toán của Nhà máy được sắp xếp, bố trí một cách gọn nhẹ và có mối quan hệ chặt chẽ với nhau từ trên xuống dưới cũng như công tác qua lại giữa các cá nhân, bộ phân cùng sản xuất với nhau. Điều đó giúp cho lãnh đạo Nhà máy thuận tiện trong việc quản lý, giám sát đồng thời giữa các bộ phận có sự kiểm ta đôn đốc lẫn nhau. 3.1.2. Nhược điểm Bên cạnh những kết quả đã đạt được công tác kế toán vật tư ở Nhà máy vẫn còn tồn tại một số hạn chế cần phải tiến hành và hoàn thiện hơn để đáp ứng nhu cầu quản lý trong nền kinh tế thị trường, cụ thể là: o Thứ nhất: ở Nhà máy ô tô Hoà Bình chưa có sổ danh điểm vật tư trong khi đó vật tư ở Nhà máy gồm rất nhiều loại, nhiều thứ, nhiều quy cách khác nhau khó có thể nhớ được hết. Mặc ở Nhà máy đã tạo lập được bộ mã vật tư để phục vụ công tác quản lý nhưng việc xây dựng ssỏ danh điểm vật tư sẽ giúp cho kế toán theo dõi được từng vậttư một cách dễ dàng và chặt chẽ hơn. o Thứ hai: Do Nhà máy sản xuất với quy mô lớn nên lượng vậttư nhập kho tương đối lớn song ở Nhà máy không thành lập ban kiểm nghiệm vật tư mà chỉ do người mua kiểm tra trước khi mua và thủ kho kiểm tra trước tkhi nhập kho, do đó mua vật tư không được kiểm tra tỷ mỉ khách quan về số lượng, chất lượng cũng như về chủng loại. Điều này có thể dẫn đến tình trạng vật tư nhập kho không đảm bảo đúng quy cách phẩm chất.
71 o Thứ ba: Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn vật liệu nên tiến hành ghi chép tổng hợp riêng cho từng loại vật liệu chính, phụ, nhiên liệu, việc ghi chép cho từng loại sẽ thuận lợi cho việc tổng hợp số liệu để ghi sổ kế toán tổng hợp. o Thứ tư: Đối với thủ tục xuất kho vật tư dùng sản xuất trên cơ sở viết phiếu yêu cầu cấp vật tư cho bộ phận sản xuất gửi lên phòng kế hoạch vật tư, phòng kế hoạch vật tư đã xác định số cấp cho bộ phận sản xuất đồng thời viết phiếu cấp vật tư lên kho và phòng kế toán viết phiếu xuất kho vật tư. Như vậy, đã làm thủ tục xuât kho cồng kênh, trùng lập, khối lượng công việc nhiều lên. o Thứ năm: Sổ chi tiết tài khoản của Nhà máy không phản ánh được đơn giá, số lượng cũng như quy cách của loại vật tư do đó việc quản lý vật tư là hết sức khó khăn và mất nhiều thời gian. o Thứ sáu: Về việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Tại Nhà máy vật tư sử dụng trong quá trình sản xuất có nhiều chủng loại rất phong phú đa dạng. Thêm vào đó giá cả thị trường lại luôn biến động nhưng hiện tại Nhà máy không lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. o Thứ bảy: Kế toán chi tiết vật tư tại Nhà máy không sử dụng “Bảng luỹ kế nhập- xuất- tồn”. Các chứng từ nhập, xuất kho được đối chiếu trực tiếp với thẻ kho. Điều này gây kho khăn làm mất nhiều thời gian của công tác kế toán. Đồng thời còn làm việc ghi chép giữa thủ kho và phòng kế toán trùng lặp. o Thứ tám: Về việc theo dõi hạch toán phế liệu thu hồi. tại Nhà máy phế liệu thu hồi khong được làm thủ tục nhập kho. Trong kho có tất cả phế liệu thu hồi của Nhà máy như sắt, phoi gang đều có thể tận dụng được. Phế liệu ở Nhà máy thu hồi được chỉ để vào kho, không được phản ánh trên giấy tờ sổ sách về số lượng cũng như giá trị. Điều đó có thể dẫn đến tình trạng hao hụt, mất mát phế liệu làm thất thoát nguồn thu của Nhà máy. o Thứ chín: Hiện nay trình độ khoa học kỹ thậu ngày càng phát triển việc áp dụng công nghệ thông tin ngày càng nhiều song việc áp dụng công nghệ thông tin ở Nhà máy vẫn còn nhiều hạn chế. 3.2. Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ
72 Qua nghiêm cứu trên cả phương tiện lý thuyết và thực tiễn chúng ta có thể thấy rõ vai trò quan trọng của vật tư và tổ chức hạc toán vật tư trong hoạt động quản lý của doanh nghiệp. Để tồn tại và phát triển trong môi trường càng cạnh tranh ngày càng gay gắt, các doanh nghiệp sản xuất nói chung và Nhà máy ô tô Hoà Bình nói riêng thì mọi biện pháp tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm để nâng cao lợi nhuận. Hoàn thiện công tác hạch toán vậttư là một trong nhưng yếu tố đáp ứng yêu cầu đó. Với xu hướng hội nhập của nền kinh tế nước ta với nền kinh tế khu vực và nền kinh tế thế giới thì đòi hỏi hệ thống kế toán trong đó kế toán vật tư ở Việt Nam ngày càng hoàn thiện, phù hợp với chuẩn mực quốc tế. Như vậy, hoàn thiện công tác kế toán vật tư là một yêu cầu cấp bách mà thực tế đang đặt ra không chỉ ở Nhà máy ô tô Hoà Bình mà với tất cả với nhưng doanh nghiệp sản xuất. 3.3. Những ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ ở Nhà máy ô tô Hòa Bình ý kiến thứ nhất: Lập sổ danh điểm vật tư “Sổ danh điểm vật tư” là tổng hợp toàn bộ các vật tư mà Nhà máy đang sử dụng. trong sổ danh điểm, vật tư được theo dõi từng loại, từng nhóm, từng thứ một cách chặt chẽ giúp cho công tác quản lý và hạch toán vật tư được quy định một cách riêng. Sắp xếp một cách trật tự, rất tiện khi tìm những thông tin về một thứ, một nhóm, một loại vật tư nào đó. Để lập được sổ danh điểm vậttư, điều quan trọng nhất là xây dựng được bộ mã vật tư chính xác, đầy đủ, không trùng lặp, có dự trữ để bổ xung những vật tư mới thuận tiện và hợp lý. Do vật, Nhà máy có thể xây dựng cụ thể bộ mã vật tư dựa vào những đặc điểm sau. + Dựa vào loại vật tư + Dựa vào nhóm vật tư trong mỗi loại + Dựa vào quy cách vật tư Trước hết bộ mã vật tư của Nhà máy được xây dựng trên cơ sở số liệu các tài khoản cấp 2 đối với nguyên vật liệu. Trong mỗi loại nguyên vật liệu lại được phân thành các nhóm và lập mã từng nhóm. Biểu 01 Nhà máy ô tô Hoà Bình
73 Sổ Danh Điểm Vật Tư (loại vật liệu chính) Ký hiệu Danh điểm vật Tên nhãn hiệu quy cách vật liệu ĐVT Nhóm liệu 152-1 1521-1-01 Sơn chống rỉ 2 thành phần Kg 152-1 1521-1-02 Sơn Tem cô Kg 152-2 1521-2-01 Chất đóng rắn AC Kg ý kiến thứ hai: Lập ban kiểm nghiệm vật tư và biên bản kiểm nghiệm. Theo nguyên tắc vật tư đưa về trước khi nhập kho cần phải kiểm nghiệm để xác định số lượng, chất lượng và quy cách thực tế của vật tư. Do đó Nhà máy cần phải lập ban kiệm nghiệm vật tư, bao gồm những người chịu trách nhiệm về vật tư trong Nhà máy (phòng kế hạch vật tư) trong đó người chịu trách nhiệm chính là thủ kho. Cơ sở để kiệm nhận là hàng hoá của người cung cấp. Trường hợp chưa có hoá đơn phải đăng ký vào hợp đồng mua bán đã kiểm nghiệm. Trong quá trình kiểm nghiệm vật tư nhập kho, nếu phát hiện vật liệu thừa, thiếu hoặc sai quy cách phẩm chất, đã ghi trong hợp đồng phải lập biên bản xác định rõ nguyên nhân để tiện xử lý: Nếu vật tư mua về Nhà máy đã nhập đủ số lượng, chất lượng tốt, đúng quy cách thì Ban kiểm nghiệm vật tư phải lập biên bản xác nhận. ý kiến thứ ba: Trong bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn cần phải chi tiết riêng cho từng loại vật liệu chính, phụ, nhiên liệu ý kiến thứ tư: Hoàn thiện về thủ tục xuất kho vật tư cho sản xuất kinh doanh. Để thủ tục xuất kho vật tư dùng cho sản xuất không cồng kênh trùng lặp và giảm bớt được khối lượng công việc thì nên tổ chức hợp lý chặt chẽ tránh bớt nhưng công đoạn không cần thiết. ý kiến thứ năm: Hoàn thiện sổ chi tiết vật tư có thể thiết kế theo mẫu sau: Biểu 02
74 Nhà máy ô tô Hòa Bình Sổ chi tiết vật tư Tên vật tư: Sơn ghi 01 Pv.P1 Đơn vị: Kg Chứng từ Nhập Xuất Tồn Diễn giải SH NT SL ĐG TT SL ĐG TT SL ĐG TT Tồn đầu kỳ 1.500 4.700 Phát sinh trong kỳ 01/05 Nhập kho vật t 3.000 4.200 xuất phục vụ sản 03/05 xuất 2.800 4.200 Cộng phát sinh 3.000 4.200 2.800 4.200 Cuối kỳ ý kiến thứ sáu: Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Vật tư tại Nhà máy có giá trị lớn và giá cả thị trường thường xuyên biến động. Vì vậy, để chủ động trong các trường hợp rủi ro giảm giá vật tư hàng hoá Nhà máy nên tiến hành lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Việc lập dự phòng được tiến hành vào cuối niên độ kế toán, trước khi lập báo cáo tài chính. Dự phòng thực chất làm tăng chi phí, đồng nghĩa với việc làm giảm thu nhập dòng của niên độ báo cáo. Nó giúp doanh nghiệp có một quỹ tiền tệ để khắc phục trước mắt những thiệt hại xảy ra trong kinh doanh. Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho để đề phòng vật tư giảm với giá ghi trên sổ. Số dự phòng được xác định như sau: Mức dự phòng Số lượng hàng Mức chênh thực tế cần =tồn kho mỗi X lệch giảm giá thiết loại mỗi loại Nhà máy có thể lập bảng kê dự phòng giảm giá vật tư theo mẫu sau:
75 Biểu 03 Nhà máy ô tô Hoà Bình Bảng Kê Dự Phòng Giảm Giá Vật Tư Mã Mức Tên vật Số Đơn giá Đơn giá Mức vật ĐVT dự tư lượng ghi sổ thực tế chênh lệch tư phòng A B 1 2 3 4 5 6 Sơn đen S004 Kg 2000 4.200 4000 200 800.000 2 TP Cộng * Kế toán hàng tồn kho sử dụng tài khoản 159- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho. ý kiến thứ bảy: Về kế toán chi tiết vật tư Để đạt được hiệu qủa cao nhất trong công tác kế toán vật tư, kế toán cần sử dụng “Bảng luỹ kế nhập- xuất- tồn kho vật tư”, “Phiếu giao nhận chứng từ nhập- xuất”. Nhà máy có thể các bảng trên theo mẫu sau: Biểu 04 Nhà máy ô tô Hoà Bình Phiếu Giao Nhận Chứng Từ Phiếu Nhập Vật Tư Sổ danh Số hiệu điểm vật chứng Ngày Diễn giải ĐVT Số lượng Số tiền liệu từ nhập A B 1 2 3 4 5 1521-1-01 Sơn ghi 2 TP Kg 2236 1521-1-01 Sơn ghi 2 TP Kg 4542 1521-1-01 Sơn ghi 2 TP Kg 6030 Cộng