Đề tài Hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại Công ty Truyền tải điện I

76 trang nguyendu 3600

Download

Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Đề tài Hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại Công ty Truyền tải điện I", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

de_tai_hoan_thien_cong_tac_hach_toan_nguyen_vat_lieu_voi_vie.doc

Nội dung text: Đề tài Hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại Công ty Truyền tải điện I

Chuyên đề thực tập mục lục trang lời mở đầu8 chương i: cơ sở lý luận về tổ chức kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp SX. 10 I . Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán Nguyên vật Liệu trong doanh nghiệp sản xuất 1.1. Nguyên vật liệu và vai trò của nguyên vật liệu trong sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp. 10 1.1.1. Nguyên vật liệu và đặc điểm nguyên vật liệu. 10 1.1.2. Vai trò của nguyên vật liệu trong sản xuất kinh doanh. 10 1.2. Yêu cầu quản lý vật liệu. 11 1.3. Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu. 12 ii. phân lọai vật liệu và đánh giá nguyên vật liệu. 13 2.1. Phân loại nguyên vật liệu. 13 2.2. Đánh giá nguyên vật liệu. 14 iii. Nội dung kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất. 18 3.1. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu 18 3.2. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê thường xuyên 18 3.2.1. Kế toán nhập 18 3.2.2. Kế toán xuất 18 3.3. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ. 20 iv. Hệ thống sổ kế toán nguyên vật liệu sử dụng 24 Lê Thị Lan Hương - K31A 46
Chuyên đề thực tập chương ii: thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty truyền tải điện i 39 i. đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. 39 1.1. Quá trình hình thành và phát triển. 39 1.2. Nhiệm vụ sản xuất. 40 1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy và công tác hạch toán kế toán. 41 1.3.1. Tổ chức bộ máy kế toán. 41 1.3.2. Tình hình tổ chức sổ kế toán. 43 ii. thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty truyền tải điện i. 45 2.1. Đặc điểm nguyên vật liệu. 45 2.2. Phân loại nguyên vật liệu. 46 2.3. Đánh giá nguyên vật liệu. 47 2.3.1 Đối với nguyên vật liệu nhập kho. 47 2.3.2. Đối với nguyên vật liệu xuất kho. 48 2.4. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty truyền tải điện I. 49 2.4.1. Các chứng từ sử dụng và qui trình luân chuyển chứng từ khi nhập kho nguyên vật liệu. 51 2.4.2. Các chứng từ sử dụng và qui trình luân chuyển chứng từ khi xuất kho nguyên vật liệu. 56 2.4.3. Nội dung phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu (phương pháp thẻ song song) 56 2.4.5. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty Truyền tải điện I 64 2.4.5.1. Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu 2.4.5.2 Kế toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu chương iii: hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty truyền tải điện i 81 i. đánh giá thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty truyền tải điện i. 81 1.1. ưu điểm. 81 1.2. Tồn tại. 81 ii. Một số ý kiến đề xuất nhằm góp phần hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty truyền tải điện I. 82 2
Chuyên đề thực tập ý kiến 1. Lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu tồn kho 93 ý kiến 2. Mở tài khoản 151 – Hàng mua đi đường 93 ý kiến 3. Tổ chức thanh toán khoản tiền tạm ứng mua vật liệu 93 ý kiến 4. Lập bảng phân bổ nguyên vật liệu 93 ý kiến 5. Mở thêm Tài khoản 336 (3) – Phải trả nội bộ và Tài khoản 136 (3) – Phải thu nội bộ 93 ý kiến 6. Mở nhật ký đặc biệt: Nhật ký mua hàng 93 ý kiến 7. Xây dựng định mức dự trữ 93 ý kiến 8. Sử dụng phần mềm quản lý vật tư toàn Công ty có nối mạng và chia quyền truy cập sử dụng 93 kết luận. 93 Hệ thống các sơ đồ 93 Hệ thống các bảng 93 Tài liệu tham khảo 93 3
Chuyên đề thực tập Danh mục các bảng: Bảng 2.1: Một số chỉ tiêu trong những năm 2001-2002-2003 của Công ty Truyền tải điện 1. Bảng 2.2: Danh điểm bộ mã vật tư Bảng 2.3: Biên bản kiểm nghiệm cáp Bảng 2.4: Hoá đơn (GTGT) Bảng 2.5: Phiếu nhập kho Bảng 2.6: Bảng kê tổng hợp nhập vật tư Bảng 2.7: Phiếu xuất kho Bảng 2.8: Thẻ kho Bảng 2.9: Bảng kê tổng hợp xuất vật tư Bảng 2.10: Báo cáo nhập, xuất, tồn vật tư Bảng 2.11: Sổ chi tiết nguyên vật liệu Bảng 2.12: Sổ theo dõi chi tiết tài khoản 331 - Thanh toán với người bán. Bảng 2.13: Sổ nhật ký chung Bảng 2.14: Sổ cái tài khoản 152 Bảng 2.15: Sổ cái tài khoản 331 Bảng 3.1: Bảng phân bổ vật tư sử dụng Bảng 3.2: Sổ nhật ký mua hàng 4
Chuyên đề thực tập Danh mục các sơ đồ Sơ đồ 1.1: Khái quát trình tự ghi chép theo phương pháp thẻ song song Sơ đồ 1.2: Khái quát trình tự ghi chép theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Sơ đồ 1.3: Khái quát trình tự ghi chép theo phương pháp sổ số dư Sơ đồ 1.4: Hạch toán tổng quát nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên Sơ đồ 1.5: Hạch toán tổng quát nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ Sơ đồ 2.1: Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Truyền tải điện 1 Sơ đồ 2.2: Khái quát trình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký chung tại Công ty Truyền tải điện 1 Sơ đồ 2.3: Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song tại Công ty Truyền tải điện 1 5
Chuyên đề thực tập lời Mở đầu Chuyển sang kinh doanh trong cơ chế thị trường và thực hiện hạch toán độc lập, mối quan tâm hàng đầu của các doanh nghiệp là thực hiện bảo toàn và phát triển vốn kinh doanh với mục đích cuối cùng là lợi nhuận. Để đạt mục đích này thì các doanh nghiệp phải áp dụng đồng thời nhiều biện pháp và một trong những biện pháp quan trọng đối với doanh nghiệp đó là: sản phẩm sản xuất ra phải có chất lượng cao và giá thành hạ, tức là chi phí để sản xuất ra sản phẩm phải tiết kiệm hợp lý và có kế hoạch . Vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất vật chất. Chi phí nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng số chi phí sản xuất của doanh nghiệp. Trong khi đó, nguyên vật liệu thường đa dạng, phức tạp nên các doanh nghiệp cần phải tổ chức tốt công tác quản lý nguyên vật liệu. Tổ chức công tác kế toán vật liệu là điều kiện quan trọng không thể thiếu được để quản lý vật liệu, thúc đẩy việc cung cấp đầy đủ kịp thời, đồng bộ những vật liệu cần thiết cho sản xuất, dự trữ và sử dụng vật liệu hợp lý, tiết kiệm, ngăn ngừa các hiện tượng hư hao, mất mát và lãng phí vật liệu trong tất cả các khâu của quá trình sản xuất kinh doanh. Sau một thời gian thực tập tại Công ty Truyền tải điện I, đi sâu tìm hiểu thực trạng hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Nhận thấy tầm quan trọng của công tác kế toán nguyên vật liệu, và ảnh hưởng của chi phí nguyên vật liệu đến hiệu quả sử dụng vốn lưu động. Trên cơ sở những kiến thức có được từ học tập, nghiên cứu, cùng với sự hướng dẫn, giúp đỡ nhiệt tình của Tiến sỹ Nguyễn Thị Lời, giảng viên Khoa Kế toán - Đại học Kinh tế quốc dân và các anh chị cán bộ kế toán của Công ty Truyền tải điện I tôi đã viết luận văn tốt nghiệp với đề tài: “Hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại Công ty Truyền tải điện I ”. 6
Chuyên đề thực tập Luận văn được bố cục như sau: Chương I: Cơ sở lý luận về tổ chức hạch toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại doanh nghiệp sản xuất. Chương II: Thực trạng tổ chức hạch toán nguyên vật liệu và việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại Công ty Truyền tải điện I. Chương III: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty truyền tải điện I. 7
Chuyên đề thực tập Chương 1 Những vấn đề lý luận chung về tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu ở doanh nghiệp sản xuất I. Sự cần thiết phải tổ chức kế toán nguyên vật liệu ở doanh nghiệp sản xuất: 1.1. Khái niệm, đặc điểm của nguyên vật liệu 1.1.1. Khái niệm: Nguyên vật liệu là đối tượng lao động đã được thay đổi do lao động có ích tác động vào nó. Nguyên vật liệu là đối tượng lao động nhưng không phải bất cứ một đối tượng lao động nào cũng là nguyên vật liệu mà chỉ trong điều kiện đối tượng lao động mà do lao động làm ra thì mới hình thành nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh giá trị nguyên vật liệu tiêu hao trong quá trình sản xuất kinh doanh tạo nên giá trị của sản phẩm dịch vụ tuỳ thuộc vào từng loại hình doanh nghiệp. Đối với các doanh nghiệp sản xuất thì giá trị nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn và chủ yếu trong giá trị sản phẩm. 1.1.2. Đặc điểm của nguyên vật liệu: Về mặt hiện vật: Trong quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm, nguyên vật liệu chỉ tham gia vào 1 chu kỳ sản xuất kinh doanh và khi tham gia vào quá trình sản xuất nguyên vật liệu được tiêu dùng toàn bộ. Về mặt giá trị: Giá trị của nguyên vật liệu chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm mới được tạo ra. 1.2. Vị trí của nguyên vật liệu trong sản xuất. Quá trình sản xuất là sự kết hợp của ba yếu tố: Sức lao động, tư liệu lao động và đối tượng lao động. Đối tượng lao động (Chủ yếu là nguyên vật liệu) một trong ba yếu tố cơ bản không thể thiếu được trong quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất để hình thành nên sản phẩm. 8
Chuyên đề thực tập Việc cung cấp nguyên vật liệu có đầy đủ kịp thời hay không sẽ ảnh hưởng rất lớn đến kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp. Sản xuất sẽ không thể tiến hành được nếu như không có nguyên vật liệu. Nhưng khi đã có nguyên vật liệu rồi thì sản xuất có thuận lợi hay không lại phụ thuộc chất lượng nguyên vật liệu. Ngoài ra, việc tuân thủ các biện pháp kỹ thuật trong việc tạo ra sản phẩm cần phải hết sức chú ý đến chất lượng sản phẩm. Đó là yêu cầu quan trọng mà các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh phải quan tâm trong nền kinh tế thị trường. Nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí để tạo ra sản phẩm, cho nên việc kiểm tra chi phí nguyên vật liệu có ý nghĩa quan trọng tác động tới giá thành của sản phẩm và chất lượng sản phẩm, giá thành sản phẩm là mối quan tâm hàng đầu của doanh nghiệp sản xuất. Sản xuất kinh doanh trong nền kinh tế thị trường phải lấy thu nhập bù đắp chi phí và có lãi thì doanh nghiệp phải quan tâm đến vấn đề hạ giá thành sản phẩm. Vì vậy, việc phấn đấu hạ giá thành sản phẩm cũng đồng nghĩa với việc giảm chi phí nguyên vật liệu một cách hợp lý. Như vậy, nguyên vật liệu có ý nghĩa quan trọng đối với sự phát triển và sống còn của doanh nghiệp. Mặt khác, xét về vốn thì nguyên vật liệu là thành phần quan trọng của vốn lưu động trong doanh nghiệp đặc biệt là vốn dự trữ. Để nâng cao hiệu quả sử dụng đồng vốn cần phải tăng tốc độ luân chuyển vốn lưu động và điều đó không thể tách rời việc dự trữ và sử dụng hợp lý nguyên vật liệu một cách tiết kiệm. 1.3. Phân loại và yêu cầu quản lý nguyên vật liệu: 1.3.1. Phân loại a. Căn cứ vai trò và tác dụng của nguyên vật liệu trong sản xuất, nguyên vật liệu được chia thành các loại sau: * Nguyên liệu, vật liệu chính: Là những nguyên vật liệu sau quá trình gia công chế biến sẽ thành thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm (Bông cho nhà máy dệt, xi măng, sắt thép cho các công trình xây dựng cơ bản ). Ngoài ra, thuộc nguyên vật liệu chính còn bao gồm cả bán thành phẩm mua ngoài để tiếp tục chế biến. 9
Chuyên đề thực tập * Vật liệu phụ: Là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất, được sử dụng kết hợp với vật liệu chính để làm thay đổi màu sắc, hình dáng, phục vụ hoạt động của các tư liệu hay phục vụ cho lao động của công nhân viên chức (Dầu nhờn, hồ keo, thuốc nhuộm, thuốc tẩy, xà phòng, giẻ lau ). * Nhiên liệu, năng lượng: Là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất kinh doanh như than, củi, xăng dầu, hơi đốt khí đốt * Phụ tùng thay thế: Là những chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa và thay thế cho máy móc, thiết bị, phương tiện vận chuyển. * Vật liệu và thiết bị xây dựng: Cơ bản bao gồm các loại và thiết bị (Cẩu lắp, không cẩu lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ ) mà các doanh nghiệp mua nhằm đầu tư cho xây dựng cơ bản. Theo cách phân loại này giúp cho doanh nghiệp nắm bắt được nội dung kinh tế cùng chức năng của từng loại nguyên vật liệu và từ đó có phương hướng và biện pháp quản lý thích hợp đối với từng loại nguyên vật liệu. b. Phân loại nguyên vật liệu theo nguồn hình thành * Nguồn từ bên ngoài nhập vào: Chủ yếu là mua ngoài, liên doanh, tặng, biếu. * Nguồn tự sản xuất: Cách phân loại này có tác dụng làm căn cứ để doanh nghiệp xây dựng kế hoạch mua và dự trữ nguyên vật liệu làm cơ sở xác định giá vốn thực tế của nguyên vật liệu. 1.3.2. Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu Nền kinh tế quốc dân ngày càng phát triển khối lượng sản xuất công nghiệp đòi hỏi ngày càng nhiều chủng loại nguyên vật liệu. Đối với nước ta, nguyên vật liệu trong nước còn chưa đáp ứng được cho nhu cầu sản xuất, một số loại nguyên vật liệu còn phải nhập của nước ngoài. Do đó, việc quản lý nguyên vật liệu phải hết sức tiết kiệm, chống lãng phí, đúng quy trình công nghệ nhằm tạo ra sản phẩm tốt và có hiệu quả. 10
Chuyên đề thực tập Muốn quản lý tốt nguyên vật liệu ta phải quản lý tốt trên các khâu: Thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng. * ở khâu thu mua: Phải tổ chức quản lý quá trình thu mua nguyên vật liệu sao cho đủ về số lượng, đúng chủng loại, tốt về chất lượng, giá cả hợp lý, nhằm hạ thấp chi phí nguyên vật liệu đưa vào sản xuất, góp phần quan trọng trong việc hạ giá thành sản phẩm. * ở khâu bảo quản: Phải bảo đảm theo đúng chế độ quy định tổ chức hệ thống kho hợp lý, để nguyên vật liệu không thất thoát, hư hỏng kém phẩm chất, ảnh hưởng đến chất liệu sản phẩm. * ở khâu dự trữ: Phải tạo điều kiện cho quá trình sản xuất được tiến hành liên tục, cần quan tâm quản lý tốt khâu dự trữ. Phải dự trữ nguyên vật liệu đúng mức tối đa, tối thiểu để không gây ứ đọng hoặc gây gián đoạn trong sản xuất. * ở khâu sử dụng: Do chi phí nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất vì vậy cần sử dụng nguyên vật liệu đúng mức tiêu hao, đúng chủng loại, phát huy cao nhất hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu, nâng cao chất lượng sản phẩm, hạ thấp chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm. Do đó, công tác quản lý nguyên vật liệu là rất quan trọng nhưng trên thực tế có những doanh nghiệp vẫn để thất thoát một lượng nguyên vật liệu khá lớn do không quản lý tốt nguyên vật liệu ở các khâu, không xác định mức tiêu hao hoặc có xu hướng thực hiện không đúng. Chính vì thế cho nên luôn luôn phải cải tiến công tác quản lý nguyên vật liệu cho phù hợp với thực tế. 1.4. Nguyên tắc đánh giá và cách đánh giá nguyên vật liệu 1.4.1. Nguyên tắc đánh giá nguyên vật liệu Đánh giá nguyên vật liệu là thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của nguyên vật liệu theo những nguyên tắc nhất định đảm bảo yêu cầu trung thực khách quan. Theo chuẩn mực 02, kế toán nhập - xuất - tồn kho nguyên vật liệu phải phản ánh theo giá gốc (giá thực tế), có nghĩa là khi nhập kho phải tính toán và 11
Chuyên đề thực tập phản ánh theo giá thực tế, khi xuất kho cũng phải xác định giá thực tế xuất kho theo phương pháp quy định. Song do đặc điểm của nguyên vật liệu có nhiều loại, nhiều thứ thường xuyên biến động trong quá trình sản xuất kinh doanh và yêu cầu của công tác quản trị nguyên vật liệu phục vụ kịp thời cho việc cung cấp hàng ngày, tình hình biến động và số hiện có của nguyên vật liệu nên trong công tác kế toán quản trị nguyên vật liệu còn có thể đánh giá theo giá hạch toán tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp. Song dù đánh giá theo giá hạch toán, kế toán vẫn phải đảm bảo việc phản ánh tình hình nhập - xuất nguyên vật liệu trên các tài khoản, sổ kế toán tổng hợp theo giá thực tế. 1.4.2. Các cách đánh giá nguyên vật liệu * Đối với nguyên vật liệu mua ngoài: Giá thực tế nhập kho = giá mua + chi phí mua + thuế nhập khẩu (Nếu có) + thuế VAT - các khoản giảm trừ. * Đối với nguyên vật liệu tự gia công chế biến: Giá thực tế nhập kho = giá thành sản xuất nguyên vật liệu * Đối với nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Giá thực tế nhập kho = chi phí nguyên vật liệu + Chi phí gia công + Chi phí vận chuyển. * Đối với nguyên vật liệu nhận đóng góp từ đơn vị, tổ chức, cá nhân tham gia liên doanh: Giá trị thực tế = Giá thoả thuận do các bên xác định + Chi phí tiếp nhận (Nếu có) * Phế liệu thu hồi nhập kho: Giá trị thực tế nhập kho là giá ước tính thực tế có thể sử dụng được hay giá trị thu hồi tối thiểu. 1.4.3. Phương pháp tính giá nguyên vật liệu xuất kho; a) Phương pháp bình quân gia quyền: Theo phương pháp này, gía trị của từng loại hàng tồn kho được tính theo giá trị trung bình của từng loại hàng tồn kho tương tự đầu kỳ và giá trị từng loại hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trong kỳ. Giá trị trung bình có thể 12
Chuyên đề thực tập tính theo kỳ hoặc mỗi khi nhập một lô hàng về, phụ thuộc vào tình hình của doanh nghiệp. Công thức: Giá thực tế NVL xuất kho = Số lượng NVL xuất kho x Đơn giá thực tế bình quân của NVL. Giá tị thực tế NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Đơn giá NVL thực tế bình quân = Số lượng NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ b) Tính theo phương pháp nhập trước, xuất trước: Theo phương pháp này, trị giá hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập kho ở thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ, giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ còn tồn kho. Phương pháp này áp dụng dựa trên giả định là hàng tồn kho được mua trước hoặc sản xuất trước thì được xuất trước, và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất gần thời điểm cuối kỳ. c) Tính theo phương pháp nhập sau, xuất trước: Theo phương pháp này, giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập sau hoặc gần sau cùng, giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ còn tồn kho. Phương pháp này áp dụng dựa trên giả định là hàng tồn kho được mua sau hoặc sản xuất sau thì được xuất trước, và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trước đó. d) Tính theo giá thực tế đích danh: Theo phương pháp này, căn cứ vào số lượng xuất kho và đơn giá nhập kho của lô nguyên vật liệu xuất kho để tính. Phương pháp này được áp dụng đối với doanh nghiệp có ít loại mặt hàng hoặc mặt hàng ổn định và nhận diện được. 1.5. Nội dung tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu 13
Chuyên đề thực tập 1.5.1. Chứng từ kế toán Quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp liên quan đến việc nhập xuất nguyên vật liệu phải được lập chứng từ kế toán một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác theo đúng chế độ ghi chép ban đầu về nguyên vật liệu đã được Nhà nước ban hành theo quyết định 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 và các văn bản khác của Bộ Tài chính. Chứng từ dùng để hạch toán vật liệu là cơ sở để ghi chép vào thẻ kho và các sổ kế toán liên quan đồng thời là căn cứ để kiểm tra tình hình biến động của nguyên vật liệu. Chứng từ được lập trên cơ sở kiểm nhận nguyên vật liệu hoặc là kiểm nhận kết hợp với đối chiếu (tuỳ theo nguồn nhập) và trên cơ sở xuất kho nguyên vật liệu. Nội dung của chứng từ phải phản ánh được những chỉ tiêu cơ bản như tên, quy cách của nguyên vật liệu, số lượng nguyên vật liệu nhập hoặc xuất, vì lý do nhập hoặc xuất kho. Theo chế độ hiện hành kế toán nguyên vật liệu sử dụng các chứng từ chủ yếu sau: - Phiếu nhập kho nguyên vật liệu (Mẫu 01-VT) - Phiếu xuất kho vật tư (Mẫu 02-VT) - Phiếu nhập kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu 03-VT) - Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm hàng hóa (Mẫu 08-VT) - Hóa đơn (GTGT) (Mẫu 01-GTGT) - Hóa đơn cước vận chuyển (Mẫu 03-BH) Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của Nhà nước các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hướng dẫn như : Phiếu xuất nguyên vật liệu theo hạn mức (Mẫu 04-VT); biên bản kiểm nghiệm nguyên vật liệu (Mẫu 05-VT); Phiếu báo nguyên vật liệu còn lại cuối kỳ (Mẫu 07-VT) và các chứng từ khác tùy thuộc vào đặc điểm, tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp. 1.5.2. Sổ chi tiết nguyên vật liệu: 14
Chuyên đề thực tập Để kế toán chi tiết nguyên vật liệu tuỳ thuộc vào phương pháp hạch toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp mà sử dụng các sổ (thẻ) kế toán chi tiết sau: - Sổ (thẻ) kho - Sổ (thẻ) kế toán chi tiết nguyên vật liệu - Sổ đối chiếu luân chuyển - Sổ số dư Sổ (thẻ) kho (Mẫu 06-VT) được sử dụng để theo dõi số lượng nhập xuất tồn kho của từng thứ nguyên vật liệu theo từng kho. Thẻ kho do phòng kế toán lập và ghi chi tiết: tên, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính, mã số nguyên vật liệu. Sau đó giao cho thủ kho để ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn hàng ngày về mặt số lượng. Thẻ kho dùng để hạch toán ở kho không phân biệt hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp nào. Còn sổ (Thẻ) kế toán chi tiết, sổ đối chiếu luân chuyển, sổ số dư được sử dụng để hạch toán từng hàng nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu về mặt giá trị hoặc cả lượng và giá trị phụ thuộc vào phương pháp hạch toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp. Ngoài các sổ kế toán chi tiết nêu trên, còn có thể sử dụng các bảng kê nhập - xuất, các bảng luỹ kế tổng hợp nhập xuất tồn, kho nguyên vật liệu phục vụ cho việc ghi sổ kế toán chi tiết được đơn giản, nhanh chóng, kịp thời. 1.6. Các phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu Hạch toán chi tiết NVL là việc hạch toán kết hợp giữa thủ kho và phòng kế toán nhằm mục đích theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng danh điểm NVL cả về số lượng, chất lượng và giá trị. Kế toán chi tiết ở kho do thủ kho tiến hành, thủ kho phải có trách nhiệm bảo quản nguyên vật liệu tại kho, thực hiện việc nhập, xuất nguyên vật liệu trên cơ sở chứng từ hợp lệ. Thủ kho phải ghi chép vào thẻ kho và các sổ có liên quan đến tình hình nhập, xuất, tồn kho. ở phòng kế toán thông qua các chứng từ ban đầu để kiểm tra tính hợp lệ và ghi chép vào sổ sách chi tiết và tổng hợp chủ yếu bằng chỉ tiêu giá trị để 15
Chuyên đề thực tập phản ánh, giúp cho Giám đốc có thể kiểm tra tình hình nhập, xuất, dự trữ, bảo quản nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất. Mỗi phương pháp đều có những ưu, nhược điểm và điều kiện áp dụng khác nhau, do vậy mỗi doanh nghiệp có thể lựa chọn cho mình một phương pháp thích hợp, thuận tiện cho quá trình hạch toán chi tiết, phục vụ tốt cho quá trình sản xuất kinh doanh của đơn vị mình. 1.6.1. Phương pháp ghi thẻ song song * Tại kho: Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập - xuất tồn nguyên vật liệu về mặt số lượng. Mỗi chứng từ ghi một dòng vào thẻ kho. Thẻ được mở cho từng danh điểm nguyên vật liệu. Cuối tháng thủ kho phải tiến hành tổng cộng số nhập, xuất, tính ra số tồn kho về mặt lượng theo từng danh điểm nguyên vật liệu. * Tại phòng kế toán: Kế toán nguyên vật liệu sử dụng thẻ hay sổ chi tiết nguyên vật liệu. Sổ chi tiết nguyên vật liệu kết cấu như thẻ kho nhưng thêm cột đơn giá và phản ánh riêng theo số lượng, giá trị và cũng được phản ánh theo từng danh điểm nguyên vật liệu. Hàng ngày khi nhận được chứng từ nhập - xuất nguyên vật liệu ở kho, kế toán kiểm tra và hoàn chỉnh chứng từ rồi ghi vào sổ (thẻ) chi tiết. Định kỳ phải kiểm tra số liệu trên thẻ kho và sổ chi tiết. Cuối tháng tính ra số tồn kho và đối chiếu số liệu với sổ kế toán tổng hợp. Đối chiếu số liệu giữa sổ chi tiết vật liệu ở phòng kế toán và thẻ kho của thủ kho bằng cách thông qua báo cáo tình hình biến động của nguyên vật liệu do thủ kho gửi lên. * Ưu, nhược điểm: + Ưu điểm: Việc ghi sổ thẻ đơn giản, rõ ràng, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu và phát hiện sai sót trong việc ghi chép, quản lý chặt chẽ tình hình biến động và số hiện có của từng thứ nguyên vật liệu theo số lượng và giá trị. + Nhược điểm: Việc ghi chép giữa kho và kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng, khối lượng công việc ghi chép quá lớn. Công việc còn dồn vào cuối tháng nên hạn chế tính kịp thời của kế toán và gây lãng phí về lao động. 16
Chuyên đề thực tập Phương pháp ghi thẻ song song áp dụng thích hợp với những doanh nghiệp có chủng loại nguyên vật liệu ít, tình hình nhập - xuất nguyên vật liệu phát sinh hàng ngày không nhiều, trình độ kế toán và quản lý không cao.Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ song song. Sơ đồ 1.1 Thẻ kho Chứng từ nhập Chứng từ xuất Sổ KT chi tiết vật liệu Bảng tổng hợp N-X-T vật liệu Ghi chú: Ghi hàng ngày Đối chiếu, kiểm tra Ghi cuối tháng 1.6.2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển: * Tại kho: Giống phương pháp thẻ song song ở trên * Tại phòng kế toán: Không mở thẻ kế toán chi tiết mà mở sổ đối chiếu luân chuyển để hạch toán số lượng và số tiền của từng thứ (Danh điểm) nguyên vật liệu theo từng kho. Sổ này ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp các chứng từ nhập, xuất phát sinh trong tháng của từng nguyên vật liệu, mỗi thứ chỉ ghi một dòng trong sổ. Cuối tháng đối chiếu số lượng nguyên vật liệu trên sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho, đối chiếu số tiền với kế toán tổng hợp. * Ưu, nhược điểm: + Ưu điểm: Giảm bớt đượt khối lượng ghi chép, chỉ tiến hành ghi một lần vào cuối tháng. + Nhược điểm: Việc ghi chép còn trùng lặp về số lượng. Công việc kế toán dồn vào cuối tháng, việc kiểm tra đối chiếu trong tháng giữa kho và phòng kế toán không được thực hiện do trong tháng kế toán không ghi sổ, hạn chế công tác quản lý và tính giá thành sản phẩm. 17
Chuyên đề thực tập Phương pháp này không được phổ biến, chỉ có những doanh nghiệp có số lượng, chủng loại lớn mới áp dụng. Sơ đồ 1.2 Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu Theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Thẻ kho (1) (1) Chứng từ nhập Chứng từ xuất (2) (2) Sổ đối chiếu (2) (2) luân chuyển (3) Bản kê nhập Bảng kê xuất Ghi chú: Ghi hàng ngày Đối chiếu, kiểm tra Ghi cuối tháng 1.6.3. Phương pháp ghi sổ số dư. * Tại kho: Ngoài sử dụng thẻ kho để ghi chép sử dụng sổ số dư để ghi chép số tồn kho cuối tháng của từng loại NVL theo chỉ tiêu số lượng. Cuối tháng sổ số dư được chuyển cho thủ kho để ghi số lượng hàng tồn kho trên cơ sở số liệu từ thẻ kho. * Tại phòng kế toán: Định kỳ kế toán xuống kiểm tra và trực tiếp nhận chứng từ nhập xuất kho, sau đó tiến hành tổng hợp số liệu theo chỉ tiêu giá trị của NVL nhập xuất theo từng nhóm NVL để ghi vào bảng kê nhập xuất, tiếp đó ghi vào bảng kê luỹ kế nhập xuất, đến cuối tháng ghi vào phần nhập xuất tồn của bảng kê tổng hợp. Đồng thời cuối tháng khi nhận sổ số dư từ thủ kho, kế toán tính giá trị của NVL tồn kho để ghi vào sổ số dư, cột thành tiền số liệu này phải khớp với tồn kho cuối tháng trên bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho cuối kỳ. * Ưu, nhược điểm: 18
Chuyên đề thực tập + Ưu điểm: Giảm bớt được khối lượng ghi chép, kiểm tra đổi chiếu tiến hành định kỳ nên bảo đảm tính chính xác, công việc dàn đều trong tháng. + Nhược điểm: Do phòng kế toán chỉ theo dõi chỉ tiêu giá trị vì vậy khi nắm bắt tình hình nhập xuất tồn của thứ nguyên vật liệu nào thì phải xem trên thẻ kho, khi kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ số dư và bảng kê khá phức tạp nếu xảy ra sự chênh lệch. Phương pháp này thường sử dụng cho các doanh nghiệp có nhiều chủng loại VNL hay kinh doanh nhiềm mặt hàng, tình hình nhập xuất NVL xảy ra thường xuyên. Sơ đồ 1.3 Sơ đồ kế toán chi tiết NVL theo phương pháp ghi sổ số dư Thẻ kho Chứng từ nhập Chứng từ xuất Bảng kê nhập Sổ số dư Bảng kê xuất Bảng luỹ kế nhập Bảng luỹ kế xuất Bảng tổng hợp nhập xuất tồn Ghi chú: Ghi hàng ngày Đối chiếu, kiểm tra Ghi cuối tháng 1.7. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu trong DN sản xuất: Nguyên vật liệu (NVL) là tài sản lưu động thuộc nhóm hàng tồn kho của DN. Việc mở các tài khoản tổng hợp ghi chép sổ kế toán cũng như việc 19
Chuyên đề thực tập xác định giá trị hàng tồn kho, giá trị hàng xuất kho hoặc xuất dùng tuỳ thuộc vào việc kế toán hàng tồn kho theo phương pháp nào. 1.7.1. Kế toán tổng hợp nguyên vật iệu theo phương pháp kê khai thường xuyên: Theo phương pháp kê khai thường xuyên kế toán phải theo dõi một cách thường xuyên liên tục có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu nói riêng và các loại hàng tồn kho nói chung. Như vậy việc xác định giá trị NVL xuất dùng căn cứ trực tiếp vào các chứng từ xuất kho, xác định giá trị NVL tồn kho phải dựa trên chứng từ nhập xuất trong kỳ. áp dụng phương pháp này, kế toán có thể xác định giá trị NVL tồn kho tại mọi thời điểm trong kỳ. 1.7.1.1. Tài khoản kế toán sử dụng - Tài khoản 152: “Nguyên liệu, vật liệu” Tài khoản này dùng để phán ánh giá trị hiện có và tình hình biến động về các loại nguyên, vật liệu của doanh nghiệp theo giá trị vốn thực tế (Có thể mở chi tiết cho từng loại, nhóm thứ vật liệu). Tuỳ theo yêu cầu quản lý của từng loại doanh nghiệp TK 152 có thể mở các tài khoản cấp 2 chi tiết như sau: Tài khoản 1521: Nguyên vật liệu chính Tài khoản 1522: Vật liệu phụ Tài khoản 1523: Nhiên liệu Tài khoản 1524: Phụ tùng thay thế Tài khoản 1525: Thiết bị xây dựng cơ bản Tài khoản 1528: Vật liệu khác - Tài k hoản 331 “Phải trả cho người bán” Tài khoản này dùng để phán ánh quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với người bán, người nhận thầy về các khoản nguyên vật liệu theo hợp đồng kinh tế đã ký kết. Tài khoản 331 được mở theo dõi cho từng đối tượng cụ thể: Từng người bán, từng người nhận thầu. 20
Chuyên đề thực tập Khi lập bảng cân đối kế toán số dư chi tiết bên nợ được ghi vào chi tiết trả trước cho người bán (mã số 132): số dư chi tiết bên có được ghi vào chi tiêu phải trả cho người bán (mã số 313). - Tài khoản 151: “Hàng mua đang đi đường” Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá các loại nguyên vật liệu mua ngoài mà DN đã mua đã chấp nhận thanh toán và thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng chưa về nhập kho của doanh nghiệp, còn đang đi lên đường vận chuyển ở bến cảng, bến bãi hoặc đã về đến doanh nghiệp nhưng đang chờ kiểm nhận nhập kho hoặc hàng đi đường tháng trước tháng này nhập kho. - Tài khoản 133: “Thuế VAT được khấu trừ” Tài khoản này dùng để phản ánh số thuế giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ đã khấu trừ và còn được khấu trừ. Tài khoản 133 có 2 tài khoản cấp 2 + Tài khoản 1331: Thuế VAT được khấu trừ của hàng hoá dịch vụ + Tài khoản 1332: Thuế VAT được khấu trừ của tài sản cố định. Ngoài các tài khoản trên, kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan khác như TK 111, TK 112, TK 128, TK 141, TK222, TK 241, TK 621, TK 622, TK 627, TK 642. 1.7.1.2. Kế toán tăng nguyên vật liệu Các nghiệp vụ tăng NVL do từ nhiều nguồn khác nhau a. Tăng do mua ngoài - Trường hợp nguyên vật liệu và hoá đơn cùng về trong tháng + Theo phương pháp khấu trừ thuế Nợ TK 152 (Chi tiết liên quan): Theo giá mua thực tế Nợ TK 1333: Thuế VAT được khấu trừ Có TK liên quan (111, 141, 331) + Tính theo phương pháp trực tiếp: Nợ TK 152: Tổng giá trị thanh toán Có TK liên quan (111, 141, 331): Tổng giá thanh toán 21
Chuyên đề thực tập - Trường hợp nguyên vật liệu đã về nhưng chưa có hoá đơn, nguyên vật liệu nhập kho theo giá tạm tính ghi: Nợ TK 152 Theo giá tạm tính Có TK liên quan (111, 112, 141, 331): Tổng giá thanh toán Sang tháng sau khi hoá đơn về sẽ tiến hành điều chỉnh giá tạm tính theo giá ghi trên hoá đơn, cụ thể: + Nếu giá ghi trên hoá đơn > giá tạm tính kế toán ghi: Nợ TK 152: Số chênh lệch Nợ TK 133 (1331):Thuế VAT được khấu trừ Có TK 331, 111, 112 Số chênh lệch + thuế VAT + Nếu giá ghi trên hoá đơn < giá tạm tính (ghi bút toán đỏ) Nợ TK 152: Số chênh lệch (ghi đỏ) Nợ TK 133 (1331) ghi đen bình thường Có TK 331, 111, 112 Số chênh lệch Trường hợp có hoá đơn nhưng cuối tháng vật liệu vẫn chưa về: Nợ TK 151: Trị giá hàng mua thực tế Nợ TK 133 (1331): Thuế VAT được khấu trừ Có TK 331, 111, 112 Sang tháng sau hàng về kế toán ghi: Nợ TK 152 (chi tiết) Nếu nhập kho Nợ TK 621, 627 Nếu dùng cho sản phẩm phân xưởng Có TK 151 Hàng đi đường cuối kỳ trước đã về - Trường hợp chiết khấu, giảm giá hoặc nguyên vật liệu trả lại cho người bán: Nợ TK 111, 112, 331 Có TK 152: (chi tiết nguyên vật liệu) Có TK 133 (1331): Thuế VAT của số đã trả hoặc được giảm giá cuối kỳ b. Nguyên vật liệu tăng do nhận vốn góp liên doanh của đơn vị khác. Nợ TK 152 (chi tiết) 22
Chuyên đề thực tập Có TK 411: Nguồn vốn kinh doanh c. Nhận lại vốn góp liên doanh bằng nguyên vật liệu Nợ TK 152 (chi tiết) Có TK 128, 222 d. Có sự chênh lệch tăng lên do đánh giá lại nguyên vật liệu Nợ TK 152 Có TK 412 e. Nhập kho nguyên vật liệu do gia công chế biến hoàn thành Nợ TK 152 (chi tiết nguyên vật liệu) Có TK 154: Nguyên vật liệu thuê gia công f. Kiểm kê phát hiện thừa các loại nguyên vật liệu Nợ TK 152 Có TK 338, 411 Nếu nhập khẩu nguyên vật liệu Nợ TK 152 Có TK 333 (3333): Thuế nhập khẩu phải nộp Có TK 111, 112, 331 Thuế giá trị gia tăng hàng nhập khẩu Nợ TK 133 (1331) Có TK 333 (33312) Thuế VAT hàng nhập khẩu 1.7.1.3. Kế toán giảm nguyên vật liệu Nguyên vật liệu trong doanh nghiệp giảm chủ yếu do xuất sử dụng cho sản xuất kinh doanh, phần còn lại có thể xuất bán, xuất góp vốn liên doanh Mọi hạch toán giảm nguyên vật liệu đều ghi giá thực tế ở bên có TK 152 a. Khi xuất nguyên vật liệu sử dụng trực tiếp cho chế tạo sản phẩm, dịch vụ hoặc cho công tác quản lý doanh nghiệp phục vụ sản xuất kinh doanh kế toán căn cứ vào giá thực tế xuất kho và phiếu xuất kho ghi: Nợ TK 612: Dùng trực tiếp cho sản xuất, chế tạo sản phẩm Nợ TK 627 (6272): Dùng cho phục vụ, quản lý ở phân xưởng 23
Chuyên đề thực tập Nợ TK 641 (6412): Xuất phục vụ bán hàng Nợ TK 642 (6422): Dùng cho quản lý chung của doanh nghiệp Nợ TK 241 (2413, 2412): Dùng cho sửa chữa tài sản cố định, cho xây dựng cơ bản. Có TK 152 (chi tiết liên quan) b. Xuất nguyên vật liệu để góp vốn liên doanh với đơn vị khác. Căn cứ vào giá trị vốn của hội đồng liên doanh xác định và giá thực tế xuất kho: *Trị giá góp vốn lớn hơn giá thực tế: Nợ TK 128, 222: Giá trị góp vốn Có TK 412: Chênh lệch tăng Có TK 152: Giá trị thực tế nguyên vật liệu *Trị giá vốn góp nhỏ hơn giá thực tế: Nợ TK 128, 222: Giá trị góp vốn Nợ TK 412: Chênh lệch giảm Có TK 152: Giá thực tế vật liệu c. Trường hợp nguyên vật liệu xuất dùng do tự chế hoặc thuê ngoài gia công Nợ TK 154 (chi tiết liên quan) Có TK 152 d. Xuất nguyên vật liệu để bán hoặc cho vay. Căn cứ vào giá trị thực tế số nguyên vật liệu xuất bán hoặc cho vay. Nợ TK 138 (1388): Cho vay, cho mượn tạm thời Nợ TK 811: Vật tư thừa ứ đọng bán ra bên ngoài Có TK 152: e. Các trường hợp giảm khác * Trường hợp hao hụt mất mát nguyên vật liệu do kiểm kê Căn cứ vào biên bản về hao hụt mất mát nguyên vật liệu, kế toán phản ánh giá trị nguyên vật liệu hao hụt, mất mát ghi: Nợ TK 1381: Tài sản thiếu chờ xử lý 24
Chuyên đề thực tập Có TK 152 * Trường hợp giảm do đánh giá lại Nợ TK 412 Có TK 152 1.7.2. Trường hợp áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ Phương pháp kiểm tra định kỳ không phản ánh thường xuyên liên tục tình hình nhập, xuất kho vật tư mà chỉ theo dõi phản ánh giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ. Việc xác định trị giá NVL ghi trên các tài khoản kế toán tổng hợp không căn cứ vào chứng từ xuất kho mà căn cứ vào trị giá thực tế NVL tồn kho đầu kỳ nhập trong kỳ và kết quả kiểm kê cuối kỳ. 1.7.2.1. Tài khoản kế toán sử dụng - Tài khoản 611: “Mua hàng”. Tài khoản này sử dụng để phán ánh giá trị nguyên vật liệu mua vào trong kỳ. Ngoài ra kế toán cũng sử dụng các tài khoản liên quan khác như: TK 111, TK 112, TK 141, TK 133, TK 331, TK 152, TK 153. 1.7.2.2. Phương pháp kế toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu a. Đầu kỳ kết chuyển giá trị tồn kho Nợ TK 611 (6111) Có TK 152, 153 b. Trong kỳ căn cứ vào các hoá đơn mua nguyên vật liệu, phiếu nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK 611 (6111): Chi phí mua Nợ TK: 133 Có 111, 112, 141, 331, 311: Tổng giá thanh toán c. Cuối kỳ, tính trị giá vật tư, hàng hoá xuất kho sử dụng cho sản xuất kinh doanh, gửi bán hoặc xuất bán trực tiếp, kế toán ghi: Nợ TK 621 Chi phí NVL trực tiếp Nợ TK 641 Chi phí bán hàng Nợ TK 642 Chi phí quản lý 25
Chuyên đề thực tập Nợ TK 632 Giá vốn hàng hoá Nợ TK 157 Hàng gửi đi bán Có TK 611 Mua hàng d. Các trường hợp tăng vật tư do nhận vốn góp liên doanh, kế toán ghi: Nợ TK 611: Mua nguyên vật liệu Có TK 411: Nguồn vốn kinh doanh e. Cuối kỳ kiểm kê, xác định giá trị NVL tồn kho, nguyên vật liệu đang đi đường, kết chuyển kế toán ghi: Nợ TK 151, 152, 153, 156 Có TK 611 (6111) 1.7.3. Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho Trong điều kiện kinh doanh theo cơ chế thị trường, để hạn chế rủi ro trong quá trình sản xuất, kinh doanh và tôn trọng nguyên tắc “thận trọng” của kế toán, các doanh nghiệp cần thực hiện việc dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Cuối kỳ kế toán năm, khi giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho nhỏ hơn giá gốc thì phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập là số chênh lệch giữa giá gốc của hàng tồn kho và giá trị thuần có thể thực hiện được của chúng. - Trường hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay lớn hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước thì số chênh lệch lớn hơn được lập thêm, kế toán ghi: Nợ TK 632 giá vốn hàng bán (chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho) Có TK 159 dự phòng giảm giá hàng tồn kho - Trường hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay nhỏ hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước thì số chênh lệch nhỏ hơn được hoàn nhập, kế toán ghi: Nợ TK 159 Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Có TK 632 Giá vốn hàng bán (Chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho) 1.8. Tổ chức hệ thống sổ kế toán và ghi sổ kế toán 26
Chuyên đề thực tập Hiện nay các doanh nghiệp sử dụng rất nhiều hình thức kế toán nhưng chủ yếu là các hình thức kế toán sau: - Hình thức kế toán nhật ký chứng từ - Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ - Hình thức kế toán nhật ký chung - Hình thức kế toán nhật ký sổ cái Mỗi hình thức kế toán có ưu nhược điểm riêng và các điều kiện áp dụng cho từng loại vùng doanh nghiệp. Tuy nhiên tuỳ thuộc vào đặc điểm sản xuất kinh doanh mà các doanh nghiệp có thể lựa chọn hình thức kế toán phù hợp vơí đơn vị mình để từ đó cung cấp những thông tin kế toán kịp thời, đầy đủ, đáng tin cậy giúp cho việc quản lý và ra quyết định của giám đốc. 27
Chuyên đề thực tập chương II: thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty truyền tải điện I. 2.1. Đặc điểm Hoạt động sản xuất kinh Doanh của c.ty. 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển. Công ty truyền tải điện I là một doanh nghiệp nhà nước, trực thuộc Tổng Công ty điện lực Việt Nam - Bộ công nghiệp, có trụ sở đóng tại 15 Cửa Bắc, Ba Đình - Hà Nội. Từ khi hình thành đến nay, trải qua gần 20 năm hoạt động Công ty đã từng bước trưởng thành, đáp ứng nhiệm vụ ngày càng nặng nề mà cấp trên giao cho. Tổ chức tiền thân của Công ty truyền tải điện I là Sở truyền tải điện Miền Bắc trực thuộc Công ty điện lực Miền Bắc ( Sau này là Sở truyền tải điện trực thuộc Công ty điện lực I ) Sở truyền tải điện Miền Bắc được thành lập theo quyết định số 06ĐL/TTCB ngày 7/4/1981 của Bộ Điện Lực (sau là Bộ Năng Lượng), tại số 53 Phố Lương Văn Can, Quận Hoàn Kiếm, Hà Nội. Theo chủ trương của Đảng và Nhà nước về đổi mới cơ chế quản lý, hình thành các tập đoàn kinh tế lớn, Tổng Công ty điện lực Việt Nam ra đời theo quyết định của Thủ tướng Chính phủ. Từ tháng 4/1995, theo quyết định của số 112NL/TCCB - LĐ của Bộ năng lượng, Sở truyền tải điện tách khỏi Công ty điện lực I để hình thành Công ty truyền tải điện I, trực thuộc Tổng Công ty điện lực Việt Nam. Hiện nay Công ty có 1819 CBCNV, làm nhiệm vụ quản lý lưới truyền tải điện 220 - 500kv trên địa bàn các tỉnh phía Bắc, bao gồm : * 1845 Km đường dây 220Kv và 14 Km đường dây 110Kv. * 406 Km đường dây 500Kv. 18 Trạm biến áp 220Kv và 3 Trạm biến áp 110Kv với Tổng dung lượng 5456 MVA. * 1 Trạm bù 500Kv. * 6 Trạm lặp, 9 đội chốt vận hành đường dây 500Kv. 28
Chuyên đề thực tập Công ty có 15 đơn vị ( 8 truyền tải điện khu vực, 4 trạm biến áp, 2 xưởng, 1 đội ) đóng trên địa bàn của 15 tỉnh, thành phố, trong đó có các thành phố lớn quan trọng như Thủ đô Hà Nội, thành phố Hải Phòng, thành phố Vinh. Một số chỉ tiêu tài chính trong những năm gần đây của Công ty TTĐ 1. Bảng 2.1 Đơn vị tính: VNĐ Chỉ tiêu Năm 2001 Năm 2002 Năm 2003 Tổng vốn kinh doanh 1.390.483.917.057 1.173.052.115.576 1.464.553.984.684 Vốn lưu động 3.525.206.1947 4.085.063.046 4.085.063.046 Vốn cố định 1.386.958.710.863 1.168.967.052.530 1.460.468.921.638 Tài sản cố định hữu hình + Nguyên giá 2.113.596.509.341 2.121.911.670.474 2.237.334.073.959 + Hao mòn (715.971.667.782) (938.204.957.911) (1.168.696.214.376) Tổng doanh thu 953.474.000 1.256.250.000 1.549.551.000 Lợi tức thực hiện 98.754.000 102.567.000 153.400.000 Tổng nộp ngân sách 341.100.893 411.200.000 455.120.000 Thu nhập bình quân 1.490.000 1.531.000 1.537.000 2.1.2. Nhiệm vụ sản xuất: Theo đăng ký kinh doanh số 109667 ngày 19/12/1994 của Uỷ ban Kế hoạch Nhà Nước cấp, Công ty truyền tải điện I là một đơn vị sản xuất kinh doanh có đầy đủ tư cách pháp nhân, hoạt động theo phương thức hạch toán phụ thuộc, có những nhiệm vụ sau: * Quản lý, vận hành an toàn, liên tục, tin cậy bảo đảm chất lượng điện năng, phấn đấu giảm tổn thất điện năng trên lưới truyền tải điện. * Sửa chữa các thiết bị lưới điện. * Phục hồi, cải tạo, xây dựng các công trình điện. * Thí nghiệm hiệu chỉnh thiết bị để xác định chất lượng thiết bị trong quá trình sửa chữa xây lắp của Công ty. * Thực hiện một số lĩnh vực sản xuất dịch vụ liên quan đến ngành. 29
Chuyên đề thực tập Hiện nay, ngoài các nhiệm vụ chính, Công ty còn được Tổng Công ty điện lực giao cho nhiệm vụ cùng Ban quản lý dự án công trình điện Miền Bắc lắp đặt các thiết bị điện có công suất lớn, tính năng hiện đại của Đức, Italia để thay thế các thiết bị cũ, lạc hậu của Liên Xô nhằm chống quá tải điện áp. Theo báo cáo kế hoạch sản xuất - tài chính của năm 2003 Công ty đề ra : Sản lượng điện truyền tải 220KV: 15.410triệu Kwh Tỷ lệ điện tổn thất: < 2,9% Chi phí sản xuất: 402,886 tỷ đồng. 30
Chuyên đề thực tập Từ nhiệm vụ sản xuất và đặc điểm địa hình hoạt động của Công ty có thể mô hình hoá cơ cấu tổ chức bộ máy sản xuất như sau: Ban Giám đốc Phòng Phòng Phòng Phòng Phòng Phòng Phòng Phòng hành kế tổ kỹ tài chính vật bảo dự chính hoạch chức thuật kế toán tư vệ toán Xưởng Xưởng Đội thí sửa chữa vận nghiệm thiết bị tải điệnvận Trạm Trạm Trạm tải Trạm Mai Thái Ba-La Chèm Động Nguyên La TTĐ TTĐ TTĐ TTĐ TTĐ TTĐ TTĐ TTĐ Hà Hòa Hải Quảng Ninh Thanh Nghệ Hà Nội Bình Phòng Ninh Bình Hoá An Tĩnh g Ghi chú: Hướng dẫn chức năng Lãnh đạo trực tuyến 2.1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy và công tác hạch toán kế toán. 2.1.3.1. Tổ chức bộ máy kế toán. Công tác hạch toán kế toán trong một doanh nghiệp hoạt động chuyên ngành truyền tải điện có nhiều khác biệt và phức tạp so với các ngành khác. Với một cơ cấu tổ chức quản lý gồm rất nhiều đơn vị trực thuộc, mặc dù đã có sự phân cấp quản lý tài chính nhưng chưa triệt để do 31
Chuyên đề thực tập đòi hỏi cao về tính tập trung và thống nhất trong chỉ đạo và quản lý ở cấp vĩ mô (Tổng Công ty). Do đó để trợ giúp và cũng để phù hợp với sự hoạt động của bộ máy quản lý Công ty, việc áp dụng cơ cấu bộ máy kế toán tập trung là rất hợp lý. Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo kiểu trực tuyến, kế toán trưởng trực tiếp điều hành các nhân viên kế toán phần hành, đồng thời lại có quan hệ có tính chất tham mưu giữa kế toán trưởng và kế toán phần hành. Phòng TCKT Công ty gồm 12 người. Sơ đồ 2.1 Tổ chức bộ máy kế toán Kế toán trưởng Phó phòng Phó phòng quản lý và tập Hợp phụ trách đầu tư chi phí TTĐ và chi phí đại tu Kế toán Kế toán Kế Kế Kế Kế Kế Kế TSCĐ, tổng toán toán toán toán toán toán tập hợp hợp chi quyết đầu công Thủ ngân tiền vật chi phí phí, giá toán tư, nợ, quỹ hàng mặt tư đại tu thành ctrình ctrình VAT đại tu quá tải Nhân viên kế toán đơn vị phụ thuộc Ghi chú: Mối quan hệ trực tuyến Mối quan hệ tham mưu. 32
Chuyên đề thực tập Mỗi cán bộ kế toán đều phải kiêm nhiệm từng phần việc cụ thể dưới sự phân công của Trưởng phòng. Trong quá trình thực hiện chức năng và nhiệm vụ của mình thì giữa các cán bộ kế toán trong bộ máy kế toán luôn có mối quan hệ chặt chẽ với nhau và với tất cả các phòng ban, bộ phận sản xuất trong Công ty, trong việc cung cấp và thu nhận tài liệu, các thông tin kinh tế để phục vụ cho công tác lãnh đạo và công tác quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh trong toàn Công ty. Hiện nay tại phòng tài chính - kế toán sử dụng các phần mềm riêng cho từng phần hành kế toán như kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, kế toán vật tư, tài sản cố định và kế toán thanh toán, viết trên ngôn ngữ FOXPRO của Tổng Công ty Điện lực Việt Nam. Các chương trình này được xây dựng từ năm 1999 chưa có sự liên kết, chia quyền truy cập. Còn các đơn vị trực thuộc chỉ lập bảng, biểu trên chương trình EXCEL do đó công tác kế toán tại Công ty chủ yếu vẫn ghi chép thủ công trên các sổ tổng hợp nên vẫn còn bị trùng lặp. Công ty thực hiện hạch toán theo chứng từ gốc đối với những khoản Công ty trực tiếp quản lý và hình thức kế toán chứng từ ghi sổ đối với các khoản thanh toán, cấp phát, bằng bù trừ, còn các khoản tổng hợp căn cứ vào báo cáo kế toán của các đơn vị trực thuộc gửi về phục vụ cho việc hạch toán tại Công ty. Các đơn vị phụ thuộc áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung. Công ty truyền tải điện I là một Công ty hạch toán phụ thuộc do đó tất cả các chi phí, doanh thu đều được kết chuyển lên Tổng Công ty điện lực Việt Nam để hạch toán tập trung toàn ngành điện. Tại Công ty sẽ không xác định được chi phí và doanh thu của sản xuất chính (vận hành truyền tải điện) mà chỉ có thể xác định được chi phí, doanh thu và lợi nhuận của sản xuất kinh doanh phụ ( lắp đặt, thí nghiệm, hiệu chỉnh cho khách hàng ). Đây cũng chính là một đặc thù của Công ty bởi tất cả các khâu từ sản xuất điện đến phân phối tiêu dùng là một dây chuyền khép kín toàn ngành. 33
Chuyên đề thực tập Sản phẩm chính của ngành điện là điện năng phục vụ cho sản xuất và tiêu dùng xã hội. Sản phẩm này không bao giờ có tồn kho và sản phẩm dở dang chưa hoàn thành, do đó chi phí sản xuất trong kỳ được tập hợp bao nhiêu thì chuyển hết vào giá thành bấy nhiêu ( tức là tổng chi phí = tổng giá thành ). 2.1.3.2. Hình thức tổ chức sổ kế toán. Để phù hợp với yêu cầu, trình độ quản lý và đặc điểm sản xuất kinh doanh của mình, Công ty truyền tải điện I đã áp dụng tổ chức sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung như đúng yêu cầu của Tổng Công ty. Công tác kế toán tại Công ty nói chung là khá hoàn chỉnh, luôn cập nhật với những đổi mới của chế độ kế toán. Công ty sử dụng hệ thống tài khoản theo quy định của Tổng Công ty trên cơ sở theo quyết định 1141-TC/CĐKT ra ngày 1/11/1995 của Bộ Tài chính. Việc ghi chép sổ sách kế toán nhất thiết phải căn cứ vào chứng từ kế toán hợp lệ, hợp pháp. Các kế toán viên thực hiện công tác hạch toán kế toán bằng máy vi tính đều phải in ra sổ sách kế toán hàng tháng, có luỹ kế từ đầu năm đến hết niên độ kế toán. Những sổ sách này có đầy đủ chữ ký của nhân viên kế toán phụ trách phần hành và được kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị xem xét, ký duyệt. Hiện nay để phục vụ nhu cầu quản lý, Công ty quy định cho các đơn vị thành viên đều phải mở sổ, ghi chép, quản lý, lưu giữ và bảo quản theo đúng quy định chế độ sổ sách kế toán. Sổ sách kế toán bao gồm sổ tổng hợp, sổ kế toán chi tiết, sổ nhật ký. Việc mở sổ kế toán phải phản ánh đầy đủ, rõ ràng kịp thời chính xác, trung thực, có hệ thống nhằm cung cấp thông tin cho việc lập báo cáo tài chính của đơn vị. 34
Chuyên đề thực tập Sơ đồ 2.2: Khái quát trình tự ghi số theo hình thức Nhật ký chung tại Công ty được mô hình hoá như sau: Chứng từ gốc Sổ nhật ký Sổ, thẻ kế toán chung chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu 35
Chuyên đề thực tập 2.2. Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty truyền tải điện I. 2.2.1. Đặc điểm nguyên vật liệu. Công ty truyền tải điện I là một doanh nghiệp có quy mô lớn, hoạt động chuyên ngành truyền tải điện do vậy nguyên vật liệu của Công ty sử dụng là vật liệu chuyên dùng trong ngành điện, với số lượng lớn có nhiều đặc điểm và đơn vị tính khác nhau. Công ty có nhiệm vụ chính là quản lý và vận hành an toàn hệ thống lưới điện 220Kv - 500Kv, gồm 15 đơn vị trực thuộc đóng rải rác trên toàn Miền Bắc. Do đó việc tổ chức công tác quản lý vật tư vô cùng khó khăn đòi hỏi cán bộ kế toán phải có trình độ và trách nhiệm trong công việc. Thị trường khai thác vật liệu của Công ty hạn hẹp, không sẵn có, chủ yếu từ hai nguồn chính sau: * Nguồn từ Tổng Công ty cấp. * Nguồn tự khai thác trên thị trường. Hệ thống kho dự trữ của Công ty gồm: * 1 kho tại Thượng Đình - Hà Nội, 1 kho tại Ba La - Hà Tây do phòng vật tư Công ty trực tiếp quản lý. * Và 15 kho tại các đơn vị trực thuộc đóng rải rác ở các tỉnh Hoà Bình, Ninh Bình, Thái Nguyên, Hà Tĩnh và các thành phố Hà Nội, Hải Phòng, Thanh Hoá, Nghệ An, Hà Tĩnh 2.2.2. Phân loại nguyên vật liệu. Để có thể quản lý một cách chặt chẽ và tổ chức hạch toán và hạch toán chi tiết tới từng loại nguyên vật liệu phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty đã sử dụng mã bộ danh điểm vật tư do Tổng Công ty ban hành để thống nhất tên gọi, ký - mã hiệu, quy cách và đơn vị tính trong toàn ngành điện. Nguyên vật liệu của Công ty gồm các loại sau: * Loại 1: Nhiên liệu, khí, dầu mỡ hoá chất. * Loại 2: Kim khí. 36
Chuyên đề thực tập * Loại 3: Vật liệu điện, điện tử, bán dẫn. * Loại 4: Vật liệu khác * Loại 5: Phụ tùng. * Loại 6: vật liệu và thiết bị XDCB. * Loại 7: Phế liệu * Loại 8: Công cụ, dụng cụ. Trên cơ sở nguyên vật liệu đã phân nhóm, loại Công ty đã xây dựng “ danh điểm vật liệu ” nhằm thống nhất tên gọi, ký - mã hiệu, quy cách, đơn vị tính của từng thứ vật liệu. Danh điểm bộ mã vật tư Loại 3 vật liệu điện, điện tử, bán dẫn hiện đang được sử dụng như sau: Bảng 2.2 Danh điểm bộ mã vật tư Trích loại 3 Vật liệu điện điện tử ,bán dẫn Mã vật tư tên vật tư đvt 3 Vật liệu điện - Điện tử - Bán dẫn 31030 Sứ treo thuỷ tinh 31030120 Sứ treo thuỷ tinh PC – 120 Quả 31030160 Sứ treo thuỷ tinh PC – 160 Quả 31528 Cáp nhôm trần lõi thép (AC) 31528185 Cáp nhôm AC 185 mm2 m 31528240 Cáp nhôm AC 240 mm2 m 2.2.3. Đánh giá nguyên vật liệu: 2.2.3.1 Đối với nguyên vật liệu nhập kho. Giá nguyên vật liệu nhập kho được xác định tuỳ thuộc vào nguồn nhập. * Giá thực tế của nguyên vật liệu mua ngoài gồm: - Giá mua ghi trên hoá đơn nhưng không bao gồm thuế GTGT. 37
Chuyên đề thực tập - Chi phí thu mua, vận chuyển bốc xếp vật liệu, thuê kho bãi - Thuế nhập khẩu phải nộp (nếu có) - Hao hụt tự nhiên trong định mức ( nếu có ). * Giá thực tế vật liệu gia công chế biến gồm: - Giá thực tế của vật liệu xuất gia công. - Chi phí gia công. - Chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản ( nếu có) * Giá thực tế của nguyên vật liệu được Tổng Công ty cấp là giá ghi trong quyết định cấp phát vốn bằng nguyên vật liệu cuả Tổng Công ty. * Giá thực tế của vật liệu thu hồi là giá trị của số vật tư thu hồi được hội đồng đánh giá của đơn vị xác định theo chất lượng và giá thị trường. 2.2.3.2. Đối với nguyên vật liệu xuất kho. * Vật tư sử dụng tại Công ty phần lớn là vật tư đặc chủng, có giá trị cao, số lần nhập xuất ít do đó tại phòng kế toán Công ty áp dụng giá thực tế đích danh cho những mặt hàng này (Ví dụ như đơn giá của vỏ tủ REL: 4.872.000 VNĐ/chiếc). Và sử dụng giá thực tế bình quân gia quyền liên hoàn đối với các vật liệu có giá trị nhỏ, số lần nhập xuất nhiều (chỉ một số ít danh điểm vật liệu được tính giá theo phương pháp này còn phần lớn là tính giá theo phương pháp trực tiếp). Công thức tính: Giá trị thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Đơn giá tính đến thời điểm xuất bình quân = NVL tại thời Số lượng vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ điểm xuất kho tính đến thời điểm xuất 38
Chuyên đề thực tập Ví dụ: Tính giá vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền. Giá thực tế của cáp nhôm AC 240mm2 (đơn vị tính lượng: mét) tháng 12/2003 được tính như sau: Chỉ tiêu Đơn giá thực tế Số lượng Thành tiền Số tồn 01/12/2003 36.400 2.610 95.004.000 Phiếu nhập số 105 36.000 2.770 99.720.000 ngày 7/12/2003 Tổng cộng 5.380 194.724.000 Đơn giá thực tế 95.004.000 + 99.720.000 xuất kho của cáp nhôm = = 36.195 VNĐ/mtháng 12/2003 2.610 + 2.770 Hiện nay, tại Công ty đã tổ chức phân cấp, trao quyền cho các đơn vị trực thuộc được phép tự khai thác nguồn vật liệu, nhưng hầu hết các đơn vị vẫn chưa chủ động mà còn lệ thuộc vào nguồn cấp phát từ Công ty. Mỗi đơn vị thường về kho của Công ty lĩnh vật liệu từ 1-2 lần trong tháng. Do đó khối lượng công việc của kế toán vật liệu lớn. Để đảm bảo cho việc tính giá thực tế vật liệu xuất kho được nhanh chóng không ảnh hưởng đến công tác quyết toán của các đơn vị đòi hỏi kế toán phải có trình độ và việc sử dụng kế toán máy là hết sức cần thiết. Theo quy định của Công ty, ngày 25 hàng tháng kế toán nhận phiếu từ thủ kho, trong 03 ngày sau đó phải cập nhật xong toàn bộ chứng từ nhập trong tháng để tính ra đơn giá vật liệu thực tế xuất kho. Sau đó kế toán áp giá cho từng phiếu xuất để quyết toán chi phí nguyên vật liệu đã cấp cho 15 đơn vị trực 39
Chuyên đề thực tập thuộc. Các đơn vị sử dụng đơn giá này để tính ra chi phí nguyên vật liêụ đã phục vụ cho sản xuất kinh doanh trong kỳ. Như vậy, ở các đơn vị trực thuộc đã sử dụng giá thực tế đích danh do số lần nhập xuất của mỗi đơn vị không nhiều. Ta thấy phương pháp tính giá được áp dụng tại phòng kế toán và các đơn vị trực thuộc của Công ty đảm bảo phản ánh chính xác chi phí nguyên vật liệu. Nhưng cách tính giá này làm cho công việc của kế toán vật liệu dồn vào cuối tháng, và chỉ đến cuối tháng mới tính được giá đơn vị bình quân do đó ảnh hưởng tới tính kịp thời của thông tin kế toán. 2.2.4. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty Truyền tải điện I. 2.2.4.1. Các chứng từ sử dụng và quy trình luân chuyển chứng từ khi nhập kho nguyên vật liệu. Phòng vật tư căn cứ vào kế hoạch cung ứng vật tư do phòng kế hoạch lập đã được Giám đốc Công ty ký duyệt để mua sắm vật tư cho sản xuất và dự trữ. Cán bộ cung ứng vật tư viết giấy đề nghị mua hàng (đã được trưởng phòng vật tư và Giám đốc duyệt) chuyển sang phòng tài chính - kế toán để tạm ứng chi phí. Trong quá trình thực hiện mua sắm, Công ty tổ chức xét chọn báo giá vật tư ( 3 báo giá trở lên ) đối với hàng vật tư có giá trị và số lượng nhỏ. Còn đối với vật tư , thiết bị giá trị lớn, số lượng nhiều thì Công ty tổ chức đấu thầu xét chọn nhà cung cấp hàng, sau đó ký hợp đồng thực hiện. Khi hàng về cán bộ vật tư phải cùng thủ kho nhập hàng cân, đo, đong, đếm tuỳ theo tính chất của từng loại nguyên vật liệu. Sau đó căn cứ vào các chứng từ gốc: Hợp đồng, hoá đơn, biên bản kiểm nghiệm vật tư (trừ các loại vật tư đơn giản thông thường như: bột giặt, tạp phẩm, văn phòng phẩm thì không phải lập biên bản kiểm nghiệm ), và biên bản thí nghiệm (nếu có) để phòng vật tư tiến hành lập và ký duyệt phiếu nhập kho theo quy định. Phiếu nhập kho được lập 03 liên: 01 liên lưu tại phòng vật tư, 01 liên đơn vị nhập lưu, 01 liên thủ kho lưu dùng căn cứ để ghi thẻ kho sau đó chuyển cho phòng tài chính-kế toán lưu (đây là liên gốc) và đó là một trong những chứng từ gốc dùng làm căn cứ để hạch toán. 40
Chuyên đề thực tập Trích mẫu các chứng từ nhập kho (Biên bản kiểm nghiệm vật tư, Hoá đơn, phiếu nhập, bảng kê tổng hợp nhập). Bảng 2.3 Đơn vị: Công ty viễn thông điện lực Bộ phận: Phòng thí nghiệm Biên bản kiểm nghiệm cáp Ngày 5 tháng 12 năm 2003 Số: 0-10/2103-1/TN –VTĐL Chủng loại cáp: Cáp nhôm AC 240mm2 Tiêu chuẩn áp dụng: TCVN 5935 Khách hàng: Công ty Truyền tải điện I Hợp đồng số: 74/HĐUT 01/12/2003 TTĐ1-VTĐL Ban kiểm nghiệm: Nguyễn Trường (Trưởng ban), Ngày thử nghiệm: 05/12/2003 Lê Thanh Hà (Uỷ viên), Đỗ Huy Hoàng (Uỷ viên) Điện trở cách Chất TT Số ru lô Chiều dài Điện trở ruột dẫn điện Thử cao áp lượng Lõi trung (m) Lõi pha tính (M .KM) KV/ph 1 SH3-01021/01/001 1002 68200 69300 120 3.5/5 Đạt 2 SH3-01021/01/002 1771 68500 69300 120 3.5/5 Đạt Cộng 2.773 Mức quy định: Ma x 7.41 7.41 Min - 3.5/5 Thiết bị thí nghiệm Điều kiện thí nghiệm Phương pháp thử Cầu đo điện trở 1 AVO(Mỹ) No.45165 Nhiệt độ: 28 oC 1. TCVN 5935 Megaohm-met 2 2500V(Nga) No.90146 Độ ẩm: 2. J ISC 3055 Máy thử cao áp 3 75KV(Hàn Quốc) No.96-203 áp suất: Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) 41
Chuyên đề thực tập Bảng 2.4 Hoá đơn (GTGT) Mẫu số: 01 GTKT-3LL Liên 2: (Giao khách hàng) HM/2003B 0767281 Ngày 05 tháng 12 năm 2003 Đơn vị bán hàng: Công ty viễn thông điện lực Số tài khoản: 710A-00003 Địa chỉ: 52 Minh Khai - Hà Nội NHCT Hai Bà Trưng Điện thoại: 04.8833768MS: 01001013220011 Họ tên người mua hàng: Nguyễn Anh Tú Đơn vị: Công ty Truyền tải điện I Số tài khoản: 710A-00038 Địa chỉ: 15 Cửa Bắc - HN NHCT Việt Nam Hình thức thanh toán: Uỷ nhiệm chi MS: 01001000790171 STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Cáp nhôm AC 240mm2 Mét 2.770 36.000 99.720.000 (Đơn giá theo hợp đồng số 74/HĐUT ngày 01/12/2003 TTĐ1-VTĐL) Cộng tiền hàng 99.720.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 9.720.000 Tổng công tiền thanh toán 109.692.000 Số tiền viết bằng chữ: Một trăm linh chín triệu, sáu trăm chín hai ngàn đồng chẵn. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ, tên) (Ký, ghi rõ họ, tên) (K(( Ký, ghi rõ họ, tên) 42
Chuyên đề thực tập Bảng 2.5 Đơn vị: Công ty TTĐ1 Số:105 VA/2003 Địa chỉ: 15 Cửa Bắc Phiếu nhập kho Ngày 7 tháng 12 năm 2003 Họ tên người giao hàng: Nguyễn Anh Tú - Cán bộ phòng vật tư. Lý do nhập: Theo biên bản giao nhận vật tư ngày 7 tháng 12 năm 2003, thực hiện hợp đồng số 74/HĐUT 2003 ký ngày 01/12/2003 giữa Công ty Truyền tải điện I và Công ty Viễn thông Điện lực. Nhập tại kho: Thượng Đình. Tên, nhãn hiệu, STT quy cách ĐVT Số lượng Đơn Thành TK hạch toán c.từ T.tế giá tiền Nợ Có A B C 1 2 3 4 5 6 1 Cáp nhôm AC 240mm2 mét 2.770 2.770 36.000 99.720.000 152(2) 331(1) Cộng: 1 loại hàng 99.720.000 Tổng giá trị vật tư đã nhập: Chín chín triệu bảy trăm hai mươi ngàn đồng chẵn. TL Thủ trưởng đơn vị Người giao hàng Thủ kho Phụ trách cung tiêu 43
Chuyên đề thực tập .2.4.2. Các chứng từ sử dụng và quy trình luân chuyển chứng từ khi xuất kho nguyên vật liệu. Hàng quý căn cứ vào kế hoạch sản xuất, định mức tiêu hao và khả năng thực hiện, các đơn vị trực thuộc phải lập kế hoạch sử dụng vật tư. Trường hợp xuất kho vật tư ngoài kế hoạch ( xử lý các sự cố như đổ cột, đứt dây ) thì phải có sự phê duyệt của Giám đốc Công ty. Căn cứ vào kế hoạch sử dụng vật tư đã được duyệt và giấy đề nghị cấp phát vật tư , phòng vật tư viết phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được viết làm 03 liên, sau khi được cán bộ phụ trách cung tiêu ký duyệt về số lượng sẽ được chuyển qua phòng tài chính - kế toán để kế toán vật tư định khoản và áp giá (giá này chỉ mang tính chất tạm tính, ngày 25 hàng tháng kế toán vật tư có nhiệm vụ báo giá chính xác cho các đơn vị trực thuộc). Tiếp đó, người nhận sẽ mang 02 liên xuống kho nhận hàng. Thủ kho sẽ ghi số lượng thực xuất và ký vào phiếu xuất kho, số lượng này sẽ không được lớn hơn số lượng yêu cầu nhưng có thể nhỏ hơn nếu thực tế không đủ đáp ứng. Người nhận vật tư sau khi ký nhận giữ 01 liên để lưu. Thủ kho dùng phiếu xuất làm căn cứ vào thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán vật tư vào ngày 25 hàng tháng. Kế toán sau khi đã đối chiếu số lượng thực xuất ghi trong phiếu và thẻ kho phải ký xác nhận số lượng tồn kho cuối tháng. Ta thấy việc kế toán vật liệu phải ghi giá tạm tính (giá tồn đầu kỳ) vào phiếu xuất sau khi phòng vật tư lập phiếu.Phòng TCKT ghi giá chính xác (giá cuối kỳ đã được tính lại theo phương pháp bình quân gia quyền ) để dùng làm số liệu hạch toán là công việc trùng lặp. Kế toán chỉ cần áp giá một lần vào phiếu xuất vật tư sau khi đã tính được giá chính xác tại thời điểm cuối kỳ báo cáo. Để quản lý chặt chẽ vật tư của Công ty, mẫu thẻ kho do kế toán vật tư in theo đúng quy định của Bộ tài chính. Thẻ có chữ ký của kế toán trưởng và được in theo màu quy định của Công ty để thuận tiện trong việc đối chiếu. Công ty quy định như sau: - Thẻ màu xanh dùng cho vật tư chính phẩm. - Thẻ màu vàng dùng cho vật tư thu hồi nhưng còn có thể sử dụng được. 44
Chuyên đề thực tập - Thẻ màu đỏ dùng cho phế liệu không còn khả năng tận dụng. Trích mẫu các chứng từ xuất kho (Phiếu xuất, thẻ kho, bảng kê tổng hợp xuất, bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho vật tư). Bảng 2.7 : Đơn vị: Công ty TTĐ1 Số: 205/2003 Địa chỉ: 15 Cửa Bắc Phiếu xuất kho Ngày 7 tháng 12 năm 2003 Họ tên người giao hàng: Cao Văn Lạc - Bộ phận: TTĐ Hoà Bình Lý do xuất: Thay dây khoảng cột 112 –118 Đường dây Ba la - Hoà Bình Xuất tại kho: Thượng Đình. Tên, nhãn hiệu, STT quy cách ĐVT Số lượng Đơn Thành TK hạch toán Yêu cầu T.tế giá tiền Nợ Có A B C 1 2 3 4 5 6 Cáp nhôm AC 1 240mm2 Cái 710 690 36.195 24.974.550 136(3) 152(2) Sứ treo thuỷ tinh PC 2 – 160 Bát 125 120 86.340 10.360.800 136(3) 152(2) Cộng: 2 loại hàng 35.335.350 Tổng giá trị vật tư đã xuất: Ba mươi lăm triệu, ba trăm ba mươi lăm ngàn, ba trăm năm mươi đồng TL Thủ trưởng đơn vị Người nhận Thủ kho Phụ trách cung tiêu 45
Chuyên đề thực tập Căn cứ vào phiếu nhập, xuất, thủ kho ghi vào thẻ kho: Bảng 2.8 : Công ty truyền tải điện I 369 Kho: Thượng Đình - Hà Nội Thẻ Kho Số: o0o Lập thẻ, ngày 01 tháng 12 năm 2003 Tờ số: 02 Kế toán trưởng: (Ký, ghi họ tên) Tên vật tư, nhãn hiệu Đơn vị tính Mã số vật tư Dự trữ tối đa Dự trữ tối Quy cách thiểu Cáp nhôm AC 240mm2 m 31528240 Số thứ Chứng từ Ngày nhập Xác tự Trích yếu xuất Số lượng nhận của kế toán Từ tờ số 01 chuyển 2.612 sang Số ngày Nhập Xuất Tồn A B C D E 1 2 3 F 290 202 3/12/2003 TTĐ Hoà Bình 4/12/2003 620 287 203 4/12/2003 Xuất cho TTĐ Hà Tĩnh 4/12/2003 425 289 105 7/12/2003 Tú - P. Vật tư nhập 7/12/2003 2.770 291 205 7/12/2003 TTĐ Hà Nội 7/12/2003 690 Cộng T12/2003 2.770 1.735 3.647 Ngọc Căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất, kế toán vào sổ chi tiết vật liệu và báo cáo nhập, xuất, tồn cho từng danh điểm vật kiệu của hai kho Ba la, Thượng đình. (Chi tiết được trình bày ở bảng 2.12; 2.11) Đồng thời căn cứ vào chứng từ xuất để lập bảng kê tổng hợp xuất vật tư. (Chi tiết được trình bày ở bảng 2.9) Cuối tháng sau đối chiéu số dư với các đơn vị trực thuộc, kế toán phải lập bảng đối chiếu số dư tài khoản 152 giữa Công ty và các đơn vị trực thuộc. (Chi tiết được trình bày ở bảng 2.10) Căn cứ vào các chứng từ thanh toán với người bán hàng, kế toán ghi vào sổ theo dõi chi tiết tài khoản 331 – Thanh toán với người bán (Chi tiết được trình bày ở bảng 2.16) Lê Thị Lan Hương - K31A 46
Chuyên đề thực tập 2.2.4.3. Nội dung phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu (Phương pháp thẻ song song) * Tại kho: Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn vật liệu về mặt số lượng. Mỗi chứng từ ghi một dòng vào thẻ kho. Thẻ được kế toán vật tư mở cho từng danh điểm vật liệu. Cuối tháng, thủ kho phải tiến hành tổng cộng số nhập, xuất, tính ra số tồn kho về mặt lượng theo từng danh điểm vật liệu. * Tại phòng kế toán: Kế toán mở sổ chi tiết vật liệu cho từng danh điểm vật liệu của hai kho Ba La và Thượng Đình. Sổ này ghi mỗi tháng một lần vào ngày 25 hàng tháng trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất phát sinh trong tháng do thủ kho chuyển tới sau khi đã kiểm tra, đối chiếu, ghi đơn giá hạch toán và tính ra số tiền. Kế toán căn cứ vào các phiếu nhập, xuất để lập bảng kê tổng hợp nhập, bảng kê tổng hợp xuất mà đối tượng theo dõi là các đơn vị trực thuộc hoặc khách hàng. Số liệu ở các bảng kê nhập, xuất được đối chiếu với số liệu với các đơn vị trực thuộc và của kế toán tổng hợp. Ngoài ra, kế toán căn cứ vào sổ chi tiết vật liệu để lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho về mặt số lượng và giá trị của từng loại vật liệu cho 2 kho Ba La và Thượng Đình. Sơ đồ 2.3 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song tại Công ty Truyền tải điện I Bảng kê Phiếu nhập tổng hợp nhập kho Bảng tổnghợp Kế Chi Sổ chi tiết nhập, xuất, tồn toán phí Thẻ kho vật liệu kho vật liệu tổng vật Thượng Đình, Thượng Đình , hợp liệu Ba La. Ba La tại các đơn vị Phiếu xuất kho trực thuộc Bảng kê tổng hợp xuất 47
Chuyên đề thực tập Ghi chú: Ghi hàng ngày. Ghi cuối tháng. Quan hệ đối chiếu. 2.2.4.5. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty Truyền tải điện I. 2.2.4.5.1. Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu: * Trường hợp mua ngoài, hàng và hoá đơn cùng về. Căn cứ vào bảng kê tổng hợp nhập, kế toán ghi: Nợ TK 152: Trị giá thực tế vật liệu nhập kho theo giá không có thuế. Nợ TK 133(1331): Thuế GTGT được khấu trừ. Có TK 331(1)(chi tiết khách hàng): Trị giá thanh toán theo hoá đơn. Mọi khách hàng có quan hệ mua bán hàng hoá với Công ty đều được theo dõi qua TK 331(1), dù là thanh toán ngay để có thể tổng kết được nhóm khách hàng thường xuyên và nhóm khách hàng không thường xuyên. Đồng thời, việc hạch toán như vậy còn đảm bảo thuận tiện cho việc theo dõi TK 331(1) do kế toán vật tư đảm nhiệm. Hiện nay, Công ty có quy định cán bộ cung tiêu phải là người đứng tên cùng khách hàng và làm thủ tục cho các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng. Ví dụ: Trong tháng 12/2003, kế toán căn cứ vào bảng kê tổng hợp nhập vật liệu để ghi. Nợ TK 152: 3.117.180.841 TK 152(2): 747.943.600 TK 152(3): 2.369.237.241 Nợ TK 133(1): 311.718.084 Có TK 331(1): 3.428.898.925 TK 331(1) - CT viễn thông ĐL: 724.006.800 TK 331(1) - BQLDAĐMB: 2.320.110.035 TK 331(1) - XN cung ứng VT: 384.782.090 48
Chuyên đề thực tập Đây là những khách hàng đã gửi hoá đơn và các chứng từ cho Công ty để làm thủ tục thanh toán nhưng Công ty chưa trả tiền. * Trường hợp hàng về, chưa có hoá đơn. (Thực tế tháng 12/2003 không phát sinh nghiệp vụ này, tất cả các mặt hàng nhập trong tháng đều có hoá đơn của khách hàng phát hành gửi kèm theo). Kế toán lưu phiếu nhập kho vào tập hồ sơ “ Hàng chưa có hoá đơn ”, nếu trong tháng có hoá đơn về thì hạch toán bình thường, nếu cuối tháng báo cáo chưa nhận đựơc hoá đơn thì kế toán vật liệu phải ghi sổ theo giá tạm tính ( bằng giá của vật liệu đó tồn đầu kỳ) bằng bút toán: Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu) Có TK 331. Sang kỳ hạch toán sau, khi hoá đơn về, sẽ tiến hành điều chỉnh theo giá thực tế. Nếu giá thực tế lớn hơn giá tạm tính, ghi: Nợ TK 152: Số chênh lệch tăng Nợ TK 1331: Thuế GTGT đầu vào Có TK 331: Nếu giá thực tế nhỏ hơn giá tạm tính, dùng bút toán đảo ngược để xoá bút toán theo giá tạm tính đã ghi. Nợ TK 331: Có TK 152(Chi tiết vật liệu): Theo giá tạm tính đã ghi kỳ trước. Ghi lại thực tế như nhập bình thường trong kỳ: Nợ TK 152(chi tiết vật liệu) Nợ TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 331: * Trường hợp hoá đơn về, nhưng hàng chưa về. - Khi kế toán ngân hàng hoặc kế toán tiền mặt đã nhận hoá đơn và thanh toán tiền cho khách hàng, hạch toán. Nợ TK 331. Có TK 111,112: Số tiền đã trả nhà cung cấp 49
Chuyên đề thực tập - Cuối tháng, hàng vẫn đang đi trên đường, chưa về nhập kho thì kế toán vật liệu lưu hoá đơn vào tập hồ sơ “Hàng mua đang đi đường”. - Đến khi hàng về nhập kho, nhận được phiếu nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK 152: Giá trị nguyên vật liệu nhập kho Nợ TK 133(1): Thuế GTGT được khấu trừ. Có TK 331: Tổng giá thanh toán. Tại Công ty, kế toán đã không mở tài khoản 151 - Hàng đang đi đường để theo dõi các loại nguyên, vật liệu, công cụ, hàng hoá mà Công ty đã mua, hay chấp nhận mua, đã thuộc quyền sở hữu của Công ty, nhưng cuối tháng hàng chưa về nhập kho. * Trường hợp nguyên vật liệu nhập kho do tự gia công, chế biến: + Tại Công ty: - Khi xuất vật tư, chuyển cho đơn vị trực thuộc của Công ty gia công chế biến, kế toán ghi: Nợ TK 136(3) (chi tiết đơn vị): Có TK 152: Giá trị nguyên vật liệu xuất kho. - Khi nhập lại kho số nguyên vật liệu đã gia công chế biến. Nợ TK 152: Giá thành thực tế của vật liệu. Có TK 136(3) (chi tiết đơn vị): Ví dụ: Theo phiếu xuất số 211 ngày 10/12/2003 Công ty đã cấp sắt 18 cho Truyền tải điện Hà Nội để sản xuất bu lông và ê cu giá trị xuất kho là 4.376.400 VNĐ. Kế toán ghi. Nợ TK 136(3) - TTĐHN: 4.376.400 Có TK 152(2): 4.376.400 Đến ngày 18/12/2003 Truyền tải điện Hà Nội nhập kho Công ty bu lông, ê cu đã được gia công xong: 5.219.000 VNĐ. Kế toán ghi. Nợ TK 152(2): 5.219.000 Có TK 136(3) - TTĐHN: 5.219.000 50
Chuyên đề thực tập Như vậy với nghiệp vụ này, ta thấy trên TK 136(3) - TTĐHN còn dư Có: 842.600 VNĐ đó chính là chi phí gia công đơn vị đã chi ra, Công ty phải thanh toán cho đơn vị. + Tại đơn vị trực thuộc: - Khi nhập vật liệu cấp (đã nhận được báo nợ vật liệu). Nợ TK 152: Giá trị thực tế vật liệu nhập kho. Có TK 336(3): - Xuất cho gia công, chế biến: Nợ TK 154 (chi tiết đối tượng) Có TK 152(2): Giá trị vật liệu xuất gia công - Khi phát sinh chi phí chế biến: Nợ TK 154(chi tiết đối tượng) Có TK 111,153 - Xác định giá thành thực tế vật tư sau gia công chế biến, kết chuyển. Nợ TK 152 Có TK 154 (chi tiết đối tượng ) - Khi chuyển nhập kho Công ty vật liệu đã gia công: Nợ TK 336 (3) Có TK 152: Gía thành thực tế của vật liệu đã gia công. Ví dụ: Tại đơn vị Truyền tải điện Hà Nội, với phiếu xuất kho trên, khi nhận vật liệu về nhập kho, căn cứ vào phiếu nhập do bộ phận vật tư lập, kế toán đơn vị ghi (khi đã có báo giá chính thức của kế toán Công ty): Nợ TK 152(2): 4.376.400 Có TK 336(3): 4.376.400 - Xuất cho gia công, chế biến: Nợ TK 154 (gia công bu lông, ê cu): 4.376.400 Có TK 152(2): 4.376.400 - Khi phát sinh chi phí chế biến: Nợ TK 154 (gia công bu lông, ê cu): 842.600 Có TK 111: 560.000 51
Chuyên đề thực tập Có TK 153: 282.600 - Xác định giá thành thực tế và kết chuyển giá trị vật liệu ê cu, bu lông đã gia công: Nợ TK 152(2): 5.219.000 Có TK 154 (gia công bu lông, ê cu): 5.219.000 - Khi chuyển nhập kho Công ty vật liệu đã gia công theo giá trị quyết toán đã được chấp nhận: Nợ TK 336(3): 5.219.000 Có TK 152(2): 5.219.000 Như vậy với nghiệp vụ này, ta thấy trên TK 336(3) của đơn vị TTĐHN còn dư Nợ: 842.600 VNĐ đó chính là chi phí gia công đã chi ra, đơn vị chờ Công ty cấp trả. * Trường hợp Tổng Công ty bổ sung vốn lưu động cho Công ty bằng vật liệu. Nợ TK 152: Có TK 411: Ghi tăng NVKD theo quyết định của Tổng. Ví dụ: Căn cứ quyết định 1076/EVN -TCKT ngày 16/12/2003 của Tổng Công ty điện lực Việt nam cấp bổ sung vốn lưu động bằng vật liệu (vật tư phục vụ sửa chữa điện nóng) cho Công ty truyền tải điện I, kế toán ghi: Nợ TK 152(3): 428.630.000 Có TK 411: 428.630.000 - Nếu không có quyết định tăng vốn. Nợ TK 152: Giá trị nguyên vật liệu nhập kho. Có TK 336(2) - Phải trả Tổng Công ty: * Bút toán chuyển số dư: Cuối kỳ: Sau khi quyết toán các khoản chi phí và xác nhận số dư của các đơn vị trực thuộc thì kế toán Công ty ghi bút toán kết chuyển số dư của TK 152 ở các đơn vị này về Công ty. Ví dụ: Theo thực tế tháng 12/2003: 52
Chuyên đề thực tập - Kế toán Công ty ghi đúng bằng số dư Nợ TK 152 của từng đơn vị trực thuộc hạch toán trong báo cáo tài chính. Nợ TK 152: 2.913.750.000 Có TK 136(3)( chi tiết đơn vị): 2.913.750.000 - Kế toán các đơn vị trực thuộc (VDụ: TTĐ Hà Nội ) ghi: Nợ TK 336(3): 86.682.211 Có TK 152: 86.682.211 2.2.4.5.2. Kế toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu * Bút toán chuyển số dư: Đầu kỳ: Kế toán Công ty chuyển trả lại số dư TK 152 cuối tháng trước cho các đơn vị trực thuộc: Theo thực tế tháng 12/2003: + Kế toán Công ty ghi: Nợ TK 136(3)(chi tiết đơn vị) : 3.120.139.299 Có TK 152: 3.120.139.229 + Kế toán đơn vị trực thuộc (VDụ: TTĐ Hà Nội ) ghi: Nợ TK 152: 86.639.065 Có TK 336(3): 86.639.065 Các đơn vị trực thuộc Công ty Truyền tải điện I hạch toán theo "quy chế phân cấp quản lý tài chính và hạch toán kế toán" do Công ty ban hành. Đầu tháng, các đơn vị trực thuộc được cấp chi phí sản xuất trên cơ sở kế hoạch tài chính quý đã được Công ty phê duyệt phù hợp với chức năng và nhiệm vụ của từng đơn vị trực thuộc. Các khoản cấp phát này được hạch toán vào TK 336(3) - phải trả nội bộ Công ty (các đơn vị trực thuộc không mở TK 411 - nguồn vốn kinh doanh), và Công ty hạch toán vào TK 136(3) - phải thu nội bộ. Cuối tháng, các đơn vị trực thuộc có nhiệm vụ phải quyết toán chi phí sản xuất với Công ty, kế toán sử dụng số liệu được duyệt trong báo cáo tài chính của đơn vị làm căn cứ hạch toán giảm khoản phải thu của các đơn vị. 53
Chuyên đề thực tập Công ty thực hiện bút toán nhận và chuyển trả số dư TK 111, TK112, TK152 - nguyên liệu, vật liệu vào đầu kỳ và cuối kỳ nhằm đảm bảo kiểm soát chặt chẽ số tồn quỹ, TGNH, và nguyên vật liệu của toàn Công ty ( tại Công ty và tại từng đơn vị trực thuộc). Đồng thời đảm bảo phù hợp số liệu tồn thực tế của các tài khoản trên với số liệu trong bảng tổng kết tài sản của Công ty. * Trường hợp Công ty cấp vật liệu cho đơn vị trực thuộc. + Kế toán Công ty ghi: Nợ TK 136(3)(chi tiết đơn vị): Giá trị thực tế vật liệu xuất cho đơn vị trực thuộc. Có TK 152: + Đơn vị trực thuộc làm thủ tục nhập và hạch toán tăng kho: Nợ TK 152: Giá trị nguyên vật liệu nhập kho Có TK 336(3): Phải trả nội bộ Khi đơn vị trực thuộc xuất vật tư cho sản xuất kinh doanh. Nợ TK 621(chi tiết đối tượng): Xuất trực tiếp cho thực hiện vận hành thiết bị. Nợ TK 627 (chi tiết cho từng khoản mục): Chi phí sản xuất chung Nợ TK 2413(chi tiết công trình): Xuất cho XDCB hoặc sửa chữa lớn TSCĐ Có TK 152: Giá thực tế vật liệu xuất dùng. Ví dụ: Căn cứ bảng kê tổng hợp xuất vật tư tháng 12/2003, kế toán hạch toán khoản vật tư cấp cho TTĐ Hà Nội như sau: + Tại Công ty: Nợ TK 136(3)(TTĐ Hà Nội): 63.329.561 Có TK 152: 63.329.561 + Tại TTĐ Hà Nội, khi nhập kế toán ghi: Nợ TK 152: 63.329.561 Có TK 336(3): 63.329.561 54
Chuyên đề thực tập Căn cứ vào các phiếu xuất 31,32,33, 34 của đơn vị, hạch toán: Nợ TK 621(17): 52.843.770 Nợ TK 627(23): 6.006.245 Có TK 152: 58.850.015 Và hàng tháng, các đơn vị phải lập bảng phân bổ vật tư sử dụng đóng vào quyển báo cáo tài chính gửi Công ty. * Trường hợp Công ty xuất vật tư trực tiếp cho công trình đại tu và phục vụ quản lý doanh nghiệp. Trong trường hợp xuất vật tư cho các bộ phận không được phân cấp quản lý tài chính (không có bộ phận kế toán), căn cứ vào công việc thực hiện kế toán Công ty ghi: Nợ TK 2413( chi tiết công trình): Xuất cho XDCB hoặc sửa chữa lớn TSCĐ Nợ TK 642(2,3): Xuất cho nhu cầu quản lý DN. Có TK 152: Giá thực tế vật liệu xuất dùng. Ví dụ: Thực tế tháng 12/2003. Căn cứ bảng kê tổng hợp xuất vật liệu kế toán hạch toán: Nợ TK 241: 425.561.295 TK 241(31) (tự làm - đại tu hệ thống máy tính): 112.962.880 TK 241(32)(khách hàng- đại tu hệ thống ắc quy) : 312.598.415 Nợ TK 642(3): 3.734.490 Có TK 152: 429.295.785 TK 152(3): 112.962.880 TK 152(2): 316.332.905 * Trường hợp Công ty xuất vật tư do nhượng bán thanh lý. Đối với vật tư thanh lý, khi muốn xử lý Công ty phải tổ chức hội đồng đánh giá chất lượng sau đó viết văn bản đề nghị gửi lên Tổng Công ty, sau khi có quyết định chấp nhận cho bán Công ty phải tổ chức đấu giá chọn khách hàng (giá khởi điểm đã được Tổng quy định). + Khi xuất vật tư, kế toán ghi theo giá trên sổ sách. 55
Chuyên đề thực tập Nợ TK 811: ( Chi phí khác ) chi phí thanh lý vật tư Có TK 152.5 : ( Phế liệu thu hồi ) Giá sổ sách VT thanh lý xuất bán Có TK 111 : Chi phí phục vụ thanh lý. + Đồng thời hạch toán khoản phải thu của khách hàng. Nợ TK 111: Thu tiền về bán thanh lý vật tư. Có TK 711 – Thu nhập khác về nhượng bán vật tư . Có TK 333(1): Thuế GTGT đầu ra phải nộp. Cuối kỳ kết chuyển số dư TK 711 và TK 811 kết chuyển lên Tổng Công ty hạch toán . ( Thực tế tháng 12/2003 không phát sinh nghiệp vụ này) (Quá trình hạn toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ tại Công ty có thể được khái quát ở sơ đồ 2.1) 56
Chuyên đề thực tập Chương III: Hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Truyền tải điện I. 3.1. Đánh giá thực trạng tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Truyền tải điện I. 3.1.1. Ưu điểm. Cùng với sự chuyển đổi của nền kinh tế thì hoạt động quản lý kinh tế của Công ty Truyền tải điện I cũng biến đổi không ngừng để thích ứng. Công ty đã khuyến khích các cán bộ kế toán đi học để nâng cao trình độ. Trong công tác quản lý vật tư ngày càng có nhiều cố gắng: như giải quyết bớt các loại vật tư kém phẩm chất đã tồn đọng từ lâu ( bán thanh lý ắc quy cũ, sứ , cáp thu hồi, gia công chế biến sắt thép tồn đưa vào sản xuất ) xây dựng mở rộng kho vật tư thông thoáng hơn trước. Nguyên vật liệu tại Công ty được sử dụng theo đúng định mức kỹ thuật của ngành điện trong quá trình họat động sản xuất. Công ty thực hiện những quy định về hạch toán vật tư theo yêu cầu của Tổng Công ty và có ban hành quy chế phân cấp ( trong đó có hướng dẫn hạch toán vật tư ) cho các đơn vị trực thuộc. Từ tháng 01 năm 2003 Công ty Truyền tải điện I đã nhận được phần mềm quản lý vật tư do Trung tâm máy tính của Tổng Công ty Điện lực Việt Nam viết và đến nay tại phòng kế toán Công ty đã sử dụng phần mềm này. 3.1.2. Tồn tại. Tại các đơn vị trực thuộc Công ty chưa sử dụng chương trình phần mềm kế toán do trình độ kế toán không đồng đều mà chỉ làm dùng chương trình EXCEL do đó công việc trùng lặp, hiệu quả không cao. Do có một số mặt hàng áp dụng phương pháp tính giá xuất kho theo bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ nên công việc cuả kế toán vật liệu bị dồn vào cuối tháng, ảnh hưởng đến công tác quyết toán của các đơn vị trực thuộc và việc lập báo cáo tài chính của Công ty. 57
Chuyên đề thực tập Công tác quản lý vật tư giữa Công ty và các đơn vị trực thuộc, và cung ứng lẫn nhau giữa các đơn vị trực thuộc chưa được tốt. (Ví dụ: đã xảy ra tình trạng TTĐ Ninh Bình cần gấp một loại vật tư đang khan hiếm trên thị trường để phục vụ giải quyết sự cố, trong khi chính loại vật tư đó đang nằm dự trữ tại kho của TTĐ Hà Tĩnh, nhưng các phòng ban của Công ty không nắm rõ được để điều động, đã để ảnh hưởng đến tiến độ khắc phục sự cố ). Đồng thời, qua ví dụ về trường hợp hạch toán Công ty xuất vật liệu để đơn vị gia công chế biến, ta nhận thấy tại Công ty đã có những bút toán sử dụng TK 136(3) và 336(3) chưa đúng tính chất của tài khoản. Hiện nay, tại Công ty kế toán vật tư không lập bảng phân bổ vật tư sử dụng. Căn cứ vào bảng phân bổ vật tư sử dụng của các đơn vị trực thuộc và bảng kê tổng hợp xuất của kế toán vật liệu để kế toán tổng hợp Công ty tập hợp toàn bộ chi phí vật liệu đã phát sinh trong kỳ. Công tác phân tích hoạt động tài chính tại Công ty chưa được chú trọng thường xuyên. Do đó các biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động của Công ty còn hạn chế. 3.2. Một số ý kiến nhằm góp phần hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Truyền tải điện I. * ý kiến 1. Lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu tồn kho. Hàng tồn kho nói chung và nguyên vật liệu nói riêng là những tài sản lưu động thường biến đổi theo thời gian. Đặc biệt, các chủng loại vật tư Công ty Truyền tải điện 1 sử dụng là những loại chuyên dùng trong ngành điện, không sẵn có trên thị trường, luôn luôn phải dự trữ một khối lượng khá lớn nhiều chủng loại vật tư để đảm bảo cho tính cấp bách cho sản xuất khi giải quyết các sự cố do vậy có mất chất lượng của một số mặt hàng là khó tránh khỏi. Đồng thời, do đòi hỏi nhu cầu sử dụng điện ngày một tăng cao, dẫn đến một số đường dây, trạm biến áp bị quá tải, trong khi đó các vật tư, thiết bị có những tính năng, công suất thấp, lạc hậu đang có trong kho Công ty không phù hợp với việc giải quyết chống quá tải. Mặt khác, cơ chế thị trường ngày càng 58
Chuyên đề thực tập phát triển, các hãng cung cấp thiết bị hiện đại, tiên tiến chuyên dùng cho ngành điện đang tràn xâm nhập thị trường Việt Nam: Hãng SIMEN, COMIN, ABB Chính những nguyên nhân trên làm cho vật tư tồn kho của Công ty giảm giá là không tránh khỏi. Do vậy, để tránh những rủi ro phát sinh từ sự giảm giá đó, Công ty cần lập dự phòng giảm giá vật tư tồn kho ( việc này hoàn toàn phù hợp với quy định quản lý hàng tồn kho của Tổng Công ty Điện lực Việt Nam ). Thực chất của việc lập các khoản dự phòng là lập một quỹ dự phòng để hỗ trợ cho những lúc tài sản dự trữ của doanh nghiệp thực sự bị giảm giá trên thị trường. Mặt khác, còn giúp doanh nghiệp phản ánh đúng doanh thu, chi phí phát sinh trong niên độ kế toán. Để lập được dự phòng một cách chính xác đòi hỏi kế toán phải có những thông tin dự báo kịp thời về diễn biến của giá bán vật tư, hàng hoá trên thị trường. Nguyên tắc lập dự phòng giảm giá vật tư tồn kho: Cuối niên độ kế toán doanh nghiệp căn cứ vào hàng tồn kho bị giảm giá hiện có tại DN để lập dự phòng, kế toán ghi : Nợ TK 632 Có TK 159 - Chỉ được lập cho những loại nguyên vật liệu chính dùng cho sản xuất, các loại vật tư, hàng hoá tồn kho có chứng từ, hoá đơn hợp lệ và thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp. - Cuối năm tài chính DN căn cứ vào tình hình giảm giá hàng tồn kho ở thời điểm ngày 31/ 12 tính toán khoản phải lập dự phòng giảm giá cho hàng tồn kho so sánh với số đã lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho năm trước xác định số chênh lệch phải lập thêm hoàn giảm đi ( nếu có ). - Trường hợp số dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập năm nay lớn hơn số dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối niên độ kế toán năm trước thì số chênh lệch, ghi: Nợ TK 632 Có TK 159 59
Chuyên đề thực tập - Trường hợp số dự phòng giảm giá hàng tồn kho năm nay nhỏ hơn số dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối niên độ kế toán trước thì số chênh lệch nhỏ hơn được hoàn nhập, ghi: Nợ TK 159 Có TK 632 Quá trình lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được thực hiện như sau: Cuối niên độ kế toán căn cứ vào số lượng, giá thực tế trên thị trường và giá trên sổ sách kế toán của hàng tồn kho tại thời điểm kiểm kê. Kế toán tiến hành lập dự phòng hàng tồn kho cho các loại vật liệu có xu hướng giảm giá. Mức dự phòng được tính theo công thức sau: Mức dự phòng cần lập Số lượng hàng Mức chênh lệch năm tới cho = tồn kho i x do giảm giá của hàng tồn kho i cuối niên độ hàng tồn kho i * ý kiến 2. Mở Tài khoản 151- Hàng mua đi đưòng. Đối với “Trường hợp hoá đơn về, nhưng hàng chưa về ” kế toán chờ đến khi nhận được phiếu nhập kho mới hạch toán đã gây nên tình trạng hàng thuộc quyền sở hữu của Công ty nằm ngoài sổ sách. Do vậy kế toán cần mở thêm tài khoản 151- Hàng mua đi đường để theo dõi các mặt hàng Công ty đã mua hay chấp nhận mua, thuộc quyền sở hữu của Công ty nhưng cuối tháng chưa về nhập kho. - Cuối tháng, nếu chỉ có hoá đơn, chưa nhận được phiếu nhập, kế toán ghi: Nợ TK 151: Trị giá hàng mua theo hoá đơn (không có VAT) Nợ TK 1331: VAT đựơc khấu trừ. Có TK 331, 111, 112 - Sang tháng, khi nhận đựơc phiếu nhập kho. Nợ TK 152( chi tiết vật liệu): Nếu nhập kho Nợ TK 136(3): Nếu xuất thẳng cho đơn vị trực thuộc 60
Chuyên đề thực tập Có TK 151: Hàng đi đường kỳ trước đã về. * ý kiến 3.Tổ chức thanh toán khoản tạm ứng mua vật liệu. Hiện nay, Công ty có quy định cán bộ cung tiêu phải là người đứng tên cùng khách hàng và làm thủ tục cho các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng. Do vậy trong kỳ, thường xuyên xuất hiện nghiệp vụ tạm ứng chi phí mua hàng cho cán bộ cung tiêu. Số tiền tạm ứng cho hoạt động này trong kỳ là rất lớn, nhưng hiện mới chỉ được theo dõi tình hình tạm ứng và thanh toán trên sổ chi tiết thanh toán với người bán (tài khoản 331), như vậy cán bộ cung tiêu có tư cách là người bán vật liệu cho Công ty. Ta thấy, các khoản tạm ứng không được theo dõi về thời hạn thanh toán, sử dụng tài khoản hạch toán không đúng tính chất với nội dung kinh tế phát sinh. Do vậy, dẫn đến việc thanh toán tạm ứng kéo dài, gây ra tình trạng chiếm dụng vốn của Công ty. Để khắc phục tình trạng này, đối với khoản tạm ứng cho cán bộ cung tiêu cần được hạch toán vào Tài khoản 141 - Tạm ứng (chi tiết theo đối tượng). Khi quá thời hạn quy định của Công ty ( căn cứ vào thời hạn thanh toán ghi trên giấy tạm ứng) cán bộ cung tiêu phải làm giải quyết xong công việc và làm thủ tục thanh toán hoàn ứng, nếu không sẽ bị trừ lương, cắt thưởng. Đối với khách hàng cung cấp vật tư, hàng hoá sẽ phải nhập hàng, thanh quyết toán theo đúng thời hạn và các trách nhiêm đã ký trong hợp đồng. * ý kiến 4. Lập bảng phân bổ nguyên vật liệu. Hiện nay, hàng tháng các đơn vị trực thuộc lập bảng phân bổ vật tư sử dụng đóng vào báo cáo tài chính để nộp Công ty, còn tại phòng kế toán Công ty không lập bảng phân bổ vật tư, điều này gây khó khăn trong công tác theo dõi, quản lý chi phí nguyên vật liệu. Kế toán cần căn cứ vào các số liệu trong bảng phân bổ vật tư của các đơn vị trực thuộc và bảng kê tổng hợp xuất để lập bảng phân bổ vật tư phản ánh giá trị vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng trong tháng cho các đối tượng sử dụng, dùng làm căn cứ tính giá thành sản phẩm nhằm đảm bảo yêu cầu chặt chẽ trong công tác hạch toán vật tư. Ví dụ phân bổ vật tư sử dụng như sau: Bảng 3.1 61
Chuyên đề thực tập Công ty truyền tải điện I Bảng phân bổ vật tư sử dụng Tháng năm TT Nội dung sử dụng ghi có TK Cộng 136(3) 152 153 ghi nợ TK Vật tư phục vụ sự cố 621.17 Dầu biến thế bổ xung 621.18 3 Dầu máy nén khí bổ xung 621.19 5 Sứ các loại 627.21 Vật rẻ tiền mau hỏng 627.25 Xăng dầu 627.26 Vật liệu khác phục vụ sản xuất 627.27 Trang bị bảo hộ, an toàn lao động. 627.91 Trang bị hành chính 642.3 Chi phí vật liệu khác PVQLXN 642.2 4 TK 335 – Chi phí phải trả 5 TK 241 – Xây dựng cơ bản 6 Cộng người lập Kế toán trưởng * ý kiến 5. Mở thêm Tài khoản 336 (3) - Phải trả nội bộ và Tài khoản 136 (3) - Phải thu nội bộ . Qua ví dụ về trường hợp hạch toán Công ty xuất vật liệu để đơn vị gia công chế biến: Với nghiệp vụ này, ta thấy trên TK 136(3) - TTĐHN còn dư Có: 842.600 VNĐ đó chính là chi phí gia công đơn vị đã chi ra, Công ty phải thanh toán cho đơn vị. Và trên TK 336(3) của đơn vị TTĐHN còn dư Nợ: 842.600 VNĐ đó chính là chi phí gia công đã chi ra, đơn vị chờ Công ty cấp trả. 62
Chuyên đề thực tập Qua đó, ta nhận thấy tại Công ty đã có những bút toán sử dụng TK 136(3) và 336(3) chưa đúng tính chất của tài khoản. Công ty nên sử dụng tài khoản 136(3) và tài khoản 336(3) ở cả cấp Công ty và các đơn vị trực thuộc để hạch toán. (Khái quát quá trình hạch toán tổng hợp cấp và thanh quyết toán vật tư giữa Công ty và các đơn vị trực thuộc theo sơ đồ 3.1). * ý kiến 6. Mở Nhật ký đặc biệt: Nhật ký mua hàng Tại Công ty có các nghiệp vụ mua hàng phát sinh thường xuyên và lặp lại do đó kế toán nên mở Nhật ký mua hàng. Đây là loại nhật ký chuyên dùng cho nghiệp mua hàng. Kế toán sử dụng các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào Nhật ký mua hàng. Các nghiệp vụ đã ghi vào Nhật ký đặc biệt thì không ghi vào Nhật ký chung. Cuối tháng hoặc định kỳ, tổng hợp số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lắp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký (nếu có). Mẫu sổ nhật ký mua hàng như sau: 63
Chuyên đề thực tập Bảng 3.2 Sổ nhật ký mua hàng Năm Ngày Chứng từ Tài khoản ghi Nợ Phải trả tháng Ngày Diễn giải Hàng Nguyên TK khác người bán ghi Số Tháng hoá vật Số Số (ghi Có) sổ liệu hiệu tiền 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Số trang trước chuyển sang Cộng chuyển sang trang sau Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký tên, đóng dấu) * ý kiến 7. Xây dựng định mức dự trữ. Hiện nay tại Công ty chỉ có định mức sử dụng vật tư, do vậy Công ty cần xây dựng định mức dự trữ tối đa và dự trữ tối thiểu để có hướng giải quyết các mặt hàng tồn đọng gây lãng phí chi phí bảo quản và ứ đọng vốn lưu động, đảm bảo dự trữ đủ nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất. * ý kiến 8: Sử dụng phần mềm chương trình Quản lý vật tư toàn Công ty, có nối mạng và chia quyền truy cập, sử dụng. Để giải quyết được khối lượng công việc nhiều một cách nhanh gọn, chính xác trong công tác hạch toán vật tư thì Công ty cần nhanh chóng hoàn chỉnh công tác kế toán vật tư bằng phần mềm kế toán vật tư tại phòng kế toán- tài chính và tại các đơn vị trực thuộc có sử dụng nối mạng toàn Công ty, liên 64
Chuyên đề thực tập kết với phần mềm kế toán bằng cách chia quyền truy cập và sử dụng để tiện cho việc đối chiếu số liệu và không bị trùng lắp trong công tác kế toán. + Tại đơn vị trực thuộc: - Khởi tạo chương trình: nhập toàn bộ số lượng, đơn giá hiện tồn tại đơn vị (sau khi tổng hợp phải đúng bằng số dư TK 152 đã quyết toán với Công ty) - Hàng tháng phải nhập vào chương trình toàn bộ số nhập, xuất của đơn vị mình về cả số lượng, đơn giá, còn máy sẽ tự tính ra tổng giá trị nhập, xuất, tồn của đơn vị. Và đơn vị này cũng có thể xem (không chia quyền truy cập) số liệu của đơn vị khác để đối chiếu và đề xuất điều chuyển vật ứ đọng. + Tại Công ty: - Phòng vật tư: Khi khởi tạo chương trình có nhiệm vụ nhập toàn bộ tên vật tư và số lượng hiện có tại Công ty theo đúng danh điểm vật tư do Tổng Công ty ban hành để thống nhất tên gọi, mã hiệu, quy cách giữa Công ty và các đơn vị trực thuộc. - Phòng tài chính - kế toán: Kế toán vào số liệu nhập, xuất theo chứng từ quản lý 2 kho Thượng Đình, Ba La và tập hợp số liệu toàn Công ty. Hàng tháng đối chiếu số liệu giữa các đơn vị với nhau và với Công ty. In các báo biểu theo quy định. Nếu Công ty thực hiện đựơc công việc này thì công tác kế toán sẽ đựơc giải quyết nhanh gọn, chính xác, hiệu quả cao và đảm bảo tiết kiệm vốn lưu động. 65
Chuyên đề thực tập kết luận Qua nghiên cứu công tác hạch toán vật liệu ở Công ty Truyền tải điện I tôi thấy: Không chỉ riêng với Công ty Truyền tải điện I mà đối với các doanh nghiệp kinh doanh sản xuất nói chung việc tổ chức hợp lý, khoa học, chính xác khâu hạch toán vật liệu là hết sức cần thiết. Thông qua công tác hạch toán vật liệu giúp cho đơn vị sản xuất kinh doanh bảo quản tốt vật tư, ngăn ngừa các hiện tượng tiêu hao, lãng phí, mất mát làm thiệt hại đến tài sản của doanh nghiệp đồng thời góp phần giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, tăng tốc độ chu chuyển của vốn. Sau một thời gian tìm hiểu thực tế tại Công ty Truyền tải điện 1, tôi thấy công tác quản lý vật tư nói chung và hạch toán nguyên vật liệu nói riêng của Công ty có rất nhiều cố gắng, thực hiện khá đầy đủ những quy định của Tổng Công ty Điện lực Việt Nam. Tuy vậy, vẫn còn tồn tại một số vấn đề như: Có những bút toán sử dụng chưa đúng tính chất của tài khoản, kế toán vật tư không lập bảng phân bổ vật tư, hiệu quả sử dụng máy vi tính chưa cao, trình độ kế toán tại đơn vị trực thuộc còn thấp, công tác phân tích hoật động tài chính chưa được chú trọng. Để nâng cao chất lượng công tác quản lý vật tư, nhằm đạt hiệu quả cao trong việc sử dụng vốn lưu động, Công ty cần thực hiện các giải pháp: Lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu tồn kho, mở thêm TK 151- Hàng mua đi đường, tổ chức quyết toán khoản tạm ứng chi phí thu mua vật liệu, lập sổ chi tiết thanh toán với người bán cho khách hàng thưòng xuyên, lập bảng phân bổ nguyên vật liệu, mở thêm TK 336(3) ở cấp Công ty và TK 136(3) ở các đơn vị trực thuộc, mở nhật ký mua hàng, xây dựng định mức dự trữ, sử dụng phần mềm chương trình Quản lý vật tư toàn Công ty, chú trọng công tác phân tích hoạt động tài chính. Tuy vậy, để đạt được mục tiêu quản lý tốt chi phí nguyên vật liệu, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động nhằm hạ chi phí truyền tải điện, ngoài sự nỗ lực của những người làm công tác quản lý vật tư, còn có một vai trò quan trọng của các phòng ban liên quan, Ban giám đốc và chiến lược phát triển tổng thể lâu dài của ngành điện. 66
Chuyên đề thực tập Sơ đồ 1.4 Theo phương pháp kê khai thường xuyên (Tính theo GTGT theo phương pháp khấu trừ) TK331,111, TK 152 112,141,311 TK 621 Tăng do mua ngoài Xuất để chế tạo sản phẩm n TK 1331 Thuế GTGT được khấu trừ TK 627,641,642 TK 151 Xuất cho chi phí sản xuất Hàng đi đường chung, bán hàng, quản lý, xây kỳ trước dựng cơ bản TK 128,222 TK 411 Xuất góp vốn liên doanh Nhận cấp phát, thưởng vốn góp liên doanh TK 154 Xuất thuê ngoài gia công TK 642,3381 chế biến Thừa phát hiện TK 1381,642 khi kiểm kê Thiếu phát hiện qua TK 128,222 kiểm kê TK 412 Nhận lại vốn góp liên doanh Đánh giá giảm Đánh giá tăng 67
Chuyên đề thực tập Sơ đồ 1.5 Sơ đồ hạch toán tổng quát nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ (Tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ) TK 151,152 TK 611 TK 151,152 Giá trị nguyên vật liệu Giá trị nguyên vật liệu tồn đầu kỳ tồn cuối kỳ TK 111,112,331 TK 111,112,331 Giá trị vật liệu Giảm giá được hưởng mua vào đầu kỳ và giá trị hàng trả lại Thuế GTGT TK 138,334,821,642 được khấu trừ TK 411 Giá trị thiếu hụt mất mát Nhận vốn liên doanh TK 621,627,641,642 cấp phát, tặng thưởng Giá trị vật liệu xuất dùng TK 412 Đánh giá tăng vật liệu 68
Chuyên đề thực tập Trích Bảng 2.10 Báo cáo nhập, xuất, tồn vật tư kho ba la, Thượng Đình Tháng 12 năm 2003 Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ STT Mã vật tư Tên vật tư ĐVT Đơn Đơn Đơn Đơn SL Giá trị SL Giá trị SL Giá trị SL Giá trị giá giá giá giá 369 31528240 Cáp nhôm m 2.612 36.400 95.004.000 2.770 36.000 99.720.000 35 36.195 62.798.325 3.645 36.195 131.930.775 AC240mm2 974 31030160 Sứ treo thuỷ bát 1.013 86.345 87.467.485 125 86.345 10.793.125 888 86.345 76.674.360 tinh PC-160 Tổng cộng 8.766.982.464 3.564.181 Người lập biểu Trưởng phòng TC-KT Trưởng phòng vật tư Lê Thị Lan Hương - K31A 46
Chuyên đề thực tập Trích Bảng 2.13 Tổng công ty điện lực Việt Nam Công ty truyền tải điện I Sổ Nhật ký chung Năm 2003 NT Chứng từ Đã ghi sổ Số hiệu tài Số phát sinh Diễn giải ghi sổ Số NT cái khoản Nợ Có Số trang trước chuyển sang 867.981.542.860 867.981.542.860 23-2 105 12-T12 Nhập cáp nhôm AC x 152(2) 99.720.000 Thuế GTGT được khấu trừ x 133(1) 9.972.000 Tổng giá thanh toán x 331(1) 109.810.800 23-2 106 29-T12 Vỏ tủ REL x 152(3) 344.322.000 Thuế GTGT được khấu trừ x 133(1) 34.432.200 Tổng giá thanh toán x 331(1) 378.754.200 23-2 107 9-T12 Nhập vật tư dự phòng Trạm Sóc Sơn x 152(3) 1.810.877.241 Thuế GTGT được khấu trừ x 133(1) 181.087.724 Tổng giá thanh toán x 331(1) 1.991.964.965 23-2 108 12-T12 Nhập vật tự dự phòng Trạm Sóc Sơn x 152(2) 349.801.900 Thuế GTGT được khấu trừ x 133(1) 34.980.190 Tổng giá thanh toán x 331(1) 384.782.090 Tổng cộng đến cuối kỳ báo cáo 872.082.296.715 872.082.296.715 Kế toán Kế toán trưởng Giám đốc 70
Chuyên đề thực tập Trích Bảng 2.14 Tổng công ty điện lực Việt Nam Công ty truyền tải điện I Sổ cái Tên tài khoản: nguyên liệu, vật liệu Số hiệu: 152 (Trích tháng 12 năm 2003) NT ghi Chứng từ Trang Số phát sinh Diễn giải TK đối ứng sổ Số NT Nký Nợ Có Số dư đầu kỳ 11.887.121.763 12-2003 Trả số dư VT về các đơn vị phụ thuộc công ty 136(3) 3.120.139.299 12-2003 Nhập VT thu hồi và thừa từ các đơn vị 136(3) 18.853.340 12-2003 Cấp vật tư cho các đơn vị phụ thuộc 136(3) 330.223.223 12-2003 94 Mua cáp quang (Hiền P6) 331(1) 214.038.000 12-2003 105 Mua Cáp AC (Tú P6) 331(1) 99.720.000 12-2003 126 Mua tủ REL (Hội P6) 331(1) 344.322.000 12-2003 Nhập vật tư do TCT cấp 411 428.630.000 12-2003 Nhập vật tư mua ngoài 331(1) 384.782.090 12-2003 Xuất vật tư cho CT đại tu 241(3) 425.561.295 12-2003 Xuất trang bị hành chính văn phòng 642(3) 3.734.490 12-2003 Nhập số dư VT các đơn vị phụ thuộc về công ty 136(3) 2.913.750.000 Cộng phát sinh 4.404.195.430 3.879.658.307 Số dư cuối kỳ 12.411.658.883 Kế toán Kế toán trưởng 71
Chuyên đề thực tập Trích Bảng 2.11 Sổ chi tiết vật liệu Năm 2003 Tên kho: Thượng Đình - Hà Nội Tên, quy cách vật liệu: Cáp nhôm AC240mm2 Số thẻ: 369 - Số danh điểm vật liệu: 3152840 Đơn vị tính lượng: mét ĐVT: VNĐ NT ghi Chứng từ Trang TK đối Nhập Xuất Tồn Diễn giải Ghi chú sổ Số NT Nký ứng SL Tiền SL Tiền SL Tiền Số dư đầu năm 36.268 3.894 141.227.592 Số dư 01/02/2004 36.400 2.610 12/12/03 105 12/12 Nhập từ CTVTĐL 311(1) 36.000 2.770 99.720.000 15.382.875 95.004.000 5/12/03 185 5/12 Xuất cho Hà Tĩnh 136(3) 36.195 425 22.440.900 10/12/03 189 10/12 Xuất cho Hoà Bình 136(3) 36.195 620 24.974.550 1/12/03 205 7/11 Xuất cho Hà Nội 136(3) 36.195 690 62.798.325 Cộng phát sinh tháng 2.770 99.720.000 1.735 3.645 131.930.775 Số dư 31/12/2003 36.195 Người ghi sổ Kế toán trưởng 72
Chuyên đề thực tập Trích Bảng 2.12 Sổ theo dõi chi tiết Tài khoản 331- Thanh toán với người bán Tháng 12 năm 2003 Tên khách hàng: Công ty TNHH Viễn Thông Chứng từ Số dư đầu kỳ Phát sinh trong kỳ Số dư cuối kỳ TT Nội dung NT Số Nợ Có Nợ Có Nợ Có 1 Mua Cáp quang (Hiền P6) T12/2003 94 58.970.000 214.038.000 0 155.068.000 2 Mua Cáp AC (Tú P6) T12/2003 105 99.720.000 0 99.720.000 Mua Cáp AC (Tú P6) thuế VAT 9.972.000 0 9.972.000 3 Mua tủ REL (Hội P6) T12/2003 126 344.322.000 0 344.322.000 Mua tủ REL (Hội P6) thuế VAT 34.432.200 0 34.432.200 Cộng 58.970.000 0 0 702.484.200 0 514.200 Người lập Kế toán trưởng 73
Chuyên đề thực tập Bảng 2.15 Tổng công ty điện lực Việt Nam Công ty truyền tải điện I Sổ cái Tên tài khoản: thanh toán với người bán Số hiệu: 331 (1) (Trích tháng 12 năm 2003) NT ghi Chứng từ Trang Số phát sinh Diễn giải TK đối ứng sổ Số NT Nký Nợ Có Số dư đầu kỳ 3.528.496.100 12-2003 Nhập vật tư mua ngoài 152 384.782.090 12-2003 Trả nợ khách hàng 112 79.600.000 12-2003 Trả nợ khách hàng 112 4.425.300.000 12-2003 94 Mua Cáp quang (Hiền P6) 152 214.038.000 12-2003 105 Mua Cáp AC (Tú P6) 152 99.720.000 Mua Cáp AC (Tú P6) VAT 133 9.972.000 12-2003 126 Mua tủ REL (Hội P6) 152 344.322.000 12-2003 Mua tủ REL (Hội P6) VAT 133 34.432.200 12-2003 Trả nợ khách hàng 112 90.790.000 Cộng phát sinh 4.595.690.000 1.087.266.290 Số dư cuối kỳ 20.072.390 Kế toán Kế toán trưởng 74
Chuyên đề thực tập Trích Bảng 2.6 Bảng kê tổng hợp nhập vật tư Tháng 08 năm 2001 Phiếu nhập Tài khoản Tên đơn vị Diễn giải Số tiền Số NT Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 104 24-T7 Công ty Viễn thông Điện lực Nhập phụ tùng cáp quang 152(3) 331(1) 214.038.000 105 7-T8 Công ty Viễn thông Điện lực Nhập cáp nhôm AC 152(2) 331(1) 99.720.000 106 29-T7 Công ty Viễn thông Điện lực Vỏ tủ REL 152(3) 331(1) 344.322.000 Cộng Cty Viễn thông Điện lực 658.080.000 110 13-T8 Trạm Chèm Vật tư thu hồi từ CT đại tu 152(5) 136(3) 697.000 111 18-T8 Trạm Chèm Nhập vật tư thừa 152(2) 136(3) 13.037.340 Cộng Trạm Chèm 13.734.340 112 18-T8 Tổng công ty Vật tư P.vụ s/chữa điện nóng 152(2) 411 428.630.000 Cộng Tổng công ty 428.630.000 TTĐ Hà Nội Nhập êcu, bu lông 152(2) 136(3) 5.219.000 Cộng TTĐ Hà Nội 5.219.000 Nhập số dư vật tư cuối T8/2001 từ các đơn vị trực thuộc (có bảng kê) 152 136(3) 2.913.750.000 Tổng cộng 6.478.514.181 Người lập biểu Kế toán trưởng 75
Chuyên đề thực tập Trích Bảng 2.9 Bảng kê tổng hợp xuất vật tư Tháng 12 năm 2003 Phiếu nhập Tài khoản Tên đơn vị Số tiền Số NT Nợ Có Chuyển trả số dư cuối T12/2003 về các đơn vị trực thuộc 136(3) 152 3.120.139.299 202 3-T12 TTĐ Hoà Bình 136(3) 152(5) 22.461.360 Cộng TTĐ Hoà Bình 22.461.360 202 3-T12 Xưởng sửa chữa thiết bị điện 136(3) 152(5) 3.545.020 212 10-T12 Xưởng sửa chữa thiết bị điện 136(3) 152(2) 24.099.977 Cộng Xưởng sửa chữa thiết bị điện 27.644.997 203 4-T12 TTĐ Hà Tĩnh 136(3) 152(2) 58.205.750 Cộng TTĐ Hà Tĩnh 58.205.750 205 7-T12 TTĐ Hà Nội 136(3) 152(2) 35.335.350 207 8-T12 TTĐ Hà Nội 136(3) 152(2) 22.981.576 211 10-T12 TTĐ Hà Nội 136(3) 152(2) 4.376.400 Cộng TTĐ Hà Nội 62.693.326 210 10-T12 Trạm 220KV Chèm 136(3) 152(2) 38.785.200 Cộng Trạm 220 KV Chèm 38.785.200 Cộng xuất trong kỳ cho các đơn vị 330.223.223 204 4-T12 Xuất phụ kiện máy tính cho đại tu 241(31) 152(2) 112.962.880 213 12-T12 Xuất ắc quy cho đại tu 241(32) 152(2) 312.598.415 214 26-T12 Xuất trang bị hành chính 642(3) 152(2) 3.734.490 Tổng cộng 3.879.658.307 Tổng cộng Kế toán trưởng 76