›

Đề tài Hạch toán kế toán vốn bằng tiền tại công ty cổ phân thương mại - Xây dựng Sóc Sơn

doc 74 trang nguyendu 8190
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Đề tài Hạch toán kế toán vốn bằng tiền tại công ty cổ phân thương mại - Xây dựng Sóc Sơn", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • docde_tai_hach_toan_ke_toan_von_bang_tien_tai_cong_ty_co_phan_t.doc

Nội dung text: Đề tài Hạch toán kế toán vốn bằng tiền tại công ty cổ phân thương mại - Xây dựng Sóc Sơn

  1. Lời mở đầu Vốn bằng tiền là cơ sở, là tiền đề đầu tiên cho một doanh nghiệp hình thành và tồn tại, là điều kiện cơ bản để doanh nghiệp hoàn thành cũng như thực hiện quá trình sản xuất kinh doanh của mình. Trong điều kiện hiện nay phạm vi hoạt động của doang nghiệp không còn bị giới hạn ở trong nước mà đã được mở rộng, tăng cường hợp tác với nhiều nước trên thế giới. Do đó, quy mô và kết cấu của vốn bằng tiền rất lớn và phức tạp, việc sử dụng và quản lý chúng có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Mặt khác, kế toán là công cụ để điều hành quản lý các hoạt động tính toán kinh tế và kiểm tra việc bảo vệ tài sản, sử dụng tiền vốn nhằm đảm bảo quyền chủ động trong sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Trong công tác kế toán của doanh nghiệp chia ra làm nhiều khâu, nhiều phần hành nhưng giữa chúng có mối quan hệ hữu cơ gắn bó tạo thành một hệ thống quản lý thực sự có hiệu quả cao. Thông tin kế toán là những thông tin về tính hai mặt của mỗi hiện tượng, mỗi quá trình : Vốn và nguồn, tăng và giảm Mỗi thông tin thu được là kết quả của quá trình có tính hai năm: thông tin và kiểm tra. Do đó, việc tổ chức hạch toán vốn bằng tiền là nhằm đưa ra những thông tin đầy đủ nhất, chính xác nhất về thực trạng và cơ cấu của vốn bằng tiền, về các nguồn thu và sự chi tiêu của chúng trong quá trình kinh doanh để nhà quảnlý có thể nắm bắt được những thông tin kinh tế cần thiết, đưa ra những quyết định tối ưu nhất về đầu tư, chi tiêu trong tương lai như thế nào. Bên cạnh nhiệm vụ kiểm tra các chứng từ, sổ sách về tình hình lưu chuyển tiền tệ, qua đó chúng ta biết đươc hiệu quả kinh tế của đơn vị mình. Thực tế ở nước ta trong thời gian qua cho thấy ở các doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp nhà nước, hiệu quả sử dụng vốn đầu tư nói chung và vốn bằng tiền nói riêng còn rất thấp , chưa khai thác hết hiệu quả và tiềm năng sử 1
  2. dụng chúng trong nền kinh tế thị trường để phục vụ sản xuất kinh doanh, công tác hạch toán bị buông lỏng kéo dài. Xuất phát từ những vần đề trên và thông qua một thời gian thực tập em xin chọn đề tài sau để đi sâu vào nghiên cứu và viết báo cáo:“Hạch toán kế toán vốn bằng tiền tại công ty cổ phân thương mại-xây dựng Sóc Sơn” Báo cáo gồm ba phần: Chương I : Một số vần đề lý luận cơ bản về hạch toán kế toán vốn bằng tiền. Chương II : Thực trạng công tác kế toán vốn bằng tiền tạI Công ty cổ phần thương mại-xây dựng Sóc Sơn. Chương III : Một số phương pháp góp phần hoàn thiện công tác hạch toán kế toán vốn bằng tiền tại Công ty cổ phần thương mại –xây dựng Sóc Sơn. 2
  3. Chương I Một số vấn đề lý luận cơ bản về hạch toán kế toán vốn bằng tiền. I. Tổng quát về vốn bằng tiền: 1. Khái niệm và phân loại vốn bằng tiền: Vốn bằng tiền là toàn bộ các hình thức tiền tệ hiện thực do đơn vị sở hữu, tồn tại dưới hình thái giá trị và thực hiện chức năng phương tiện thanh toán trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Vốn bằng tiền là một loại tài sản mà doanh nghiệp nào cũng có và sử dụng. Theo hình thức tồn tại vốn bằng tiền của doanh nghiệp được chia thành: - Tiền Việt Nam: là loại tiền phù hiệu. Đây là các loại giấy bạc do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam phát hành và được sử dụng làm phương tiện giao dịch chính thức đối với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. - Ngoại tệ: Là loại tiền phù hiệu. Đây là các loại giấy bạc không phải do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam phát hành nhưng được phép lưu hành chính thức trên thị trưòng Việt nam như các đồng: đô là Mỹ (USD), bảng Anh (GBP), phrăng Pháp ( FFr), yên Nhật ( JPY), đô là Hồng Kông ( HKD), mác Đức ( DM) - Vàng bạc, kim khí quý, đá quý: là tiền thực chất, tuy nhiên được lưu trữ chủ yếu là vì mục tiêu an toàn hoặc một mục đích bất thường khác chứ không phải vì mục đích thanh toán trong kinh doanh. - Nếu phân loại theo trạng thái tồn tại ,vốn bằng tiền của doanh nghiệp bao gồm: - Tiền tại quỹ: gồm giấy bạc Việt Nam, ngoại tệ ,bạc vàng, kim khí quý, đá quý, ngân phiếu hiện đang được giữ tại két của doanh nghiệp để phục vụ nhu cầu chi tiêu trực tiếp hàng ngày trong sản xuất kinh doanh. - Tiền gửi ngân hàng: là tiền Việt Nam, ngoại tệ , vàng, bạc, kim khí quý đá quý mà doanh nghiệp đang gửitại tài khoản của doanh nghiệp tại Ngân hàng. 3
  4. - Tiền đang chuyển: là tiền đang trong quá trình vần động để hoàn thành chức năng phương tiện thanh toán hoặc đang trong quá trình vận động từ trạng thái này sang trạng thái khác. 2. Đặc điểm vốn bằng tiền và nhiệm vụ, nguyên tắc hạch toán: Đặc điểm vốn bằng tiền. Trong quá trình sản xuất kinh doanh vốn bằng tiền vừa được sử dụng để đáp ứng nhu cầu về thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp hoặc mua sắm vật tư, hàng hoá sản xuất kinh doanh, vừa là kết quả của việc mua bán hoặc thu hồi các khoản nợ. Chính vì vậy, quy mô vốn bằng tiền là loại vốn đói hỏi doanh nghiệp phải quản lý hết sức chặt chẽ vì vốn bằng tiền có tính luân chuyển cao nên nó là đối tượng của sự gian lận và ăn cắp. Vì thế trong quá trình hạch toán vốn bằng tiền, các thủ tục nhằm bảo vệ vốn bằng tiền khỏi sự ăn cắp hoặc lạm dụng là rất quan trọng, nó đòi hỏi việc sử dụng vốn bằng tiền cần phải tuân thủ các nguyên tắc chế độ quản lý tiền tệ thống nhất của Nhà nước. Chẳng hạn tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp dùng để chi tiêu hàng ngày không được vượt quá mức tồn quỹ mà doanh nghiệp và Ngân hàng đã thoả thuận theo hợp dồng thương mại, khi có tiền thu bán hàng phải nộp ngay cho Ngân hàng. Nhiệm vụ. Xuất phát từ những đặc điểm nêu trên, hạch toán vốn bằng tiền phải thực hiện các nhiệm vụ sau: - Theo dõi tình hình thu, chi, tăng, giảm, thừa, thiếu và số hiện có của từng loại vốn bằng tiền. - Giám đốc thường xuyên tình hình thực hiện chế độ quản lý tiền mặt, kỷ luật thanh toán, kỷ luật tín dụng. - Hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép của thủ quỹ, thường xuyên kiểm tra đối chiếu số liệu của thủ quỹ và kế toán tiền mặt. - Tham gia vào công tác kiểm kê quỹ tiền mặt, phản ánh kết quả kiểm kê kịp thời. Nguyên tắc hạch toán vốn bằng tiền mặt bao gồm : 4
  5. - Hạch toán kế toán phải sử dụng thống nhất một đơn vị giá trị là “đồng Việt nam” để phản ánh tổng hợp các loại vốn bằng tiền. - Nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ phải quy đổi ra “đồng Việt Nam” để ghi sổ kế toán. Đồng thời phải theo dõi cả nguyên tệ của các loại ngoại tệ đó. - Đối với vàng bạc, kim khí quý đá quý phản ánh ở tài khoản vốn bằng tiền chỉ áp dụng cho doanh nghiệp không kinh doanh vàng bạc, kim khí quý đá quý phải theo dõi số lượng trọng lượng, quy cách phẩm chất và giá trị của từng loại, từng thứ. Giá nhập vào trong kỳ được tính theo giá thực tế, còn giá xuất có thể được tính theo một trong các phương pháp sau: + Phương pháp giá thực tế bình quân gia quyền giữa giá đầu kỳ và giá các lần nhập trong kỳ. + Phương pháp giá thực tế nhập trước, xuất trước. + Phương pháp giá thực tế nhập sau, xuất trước. - Phải mở sổ chi tiết cho từng loại ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý theo đối tượng, chất lượng Cuối kỳ hạch toán phải điều chỉnh lại giá trị ngoại tệ vàng bạc, kim khí quý, đá quý theo giá vào thời điểm tính toán để có được giá trị thực tế và chính xác. Nếu thực hiện đúng các nhiệm vụ và nguyên tắc trên thì hạch toán vốn bằng tiền sẽ giúp cho doanh nghệp quản lý tốt vốn bằng tiền, chủ động trong việc thực hiện kế hoạch thu chi và sử dụng vốn có hiệu quả cao. II. Tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền: 1. Luân chuyển chứng từ: Để thu thập thông tin đầy đủ chính xác về trạng thái và biến động của tài sản cụ thể nhằm phục vụ kịp thời ban lãnh đạo, chỉ đạo điều hành kinh doanh của doanh nghiệp và làm căn cứ ghi sổ kế toán, cần thiết phải sử dụng chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán là những phương tiện chứng minh bằng văn bản cụ thể tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Mọi hoạt động kinh tế tài chính trong doanh nghiệp đều phải lập chứng từ hợp lệ chứng minh theo đúng mẫu và phương pháp tính toán, nội dung ghi chép quy định. Một chứng từ hợp lệ 5
  6. cần chứa đựng tất cả các chỉ tiêu đặc trưng cho nghiệp vụ kinh tế đó về nội dung, quy mô, thời gian và địa điểm xảy ra nghiệp vụ cũng như người chịu trách nhiệm về nghiệp vụ, người lập chứng từ Cũng như các loại chứng từ phát sinh khác, chứng từ theo dõi sự biến động của vốn bằng tiền luôn thường xuyên vận động, sự vận động hay sự luân chuyển đó được xác định bởi khâu sau: - Tạo lập chứng từ : Do hoạt động kinh tế diễn ra thường xuyên và hết sức đa dạng nên chứng từ sử dụng để phản ánh cũng mang nhiều nội dung, đặc điểm khác nhau. Bởi vậy, tuỳ theo nội dung kinh tế, theo yêu cầu của quản lý là phiếu thu, chi hay các hợp đồng mà sử dụng một chứng từ thích hợp. Chứng từ phải lập theo mẫu nhà nước quy định và có đầy đủ chữ ký của những người có liên quan. - Kiểm tra chứng từ : Khi nhận được chứng từ phải kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp, hợp lý của chứng từ : Các yếu tố phát sinh chứng từ, chữ ký của người có liên quan, tính chính xác của số liệu trên chứng từ. Chỉ sau khi chứng từ được kiểm tra nó mới được sử dụng làm căn cứ để ghi sổ kế toán. - Sử dụng chứng từ cho kế toán nghiệp vụ và ghi sổ kế toán: cung cấp nhanh thông tin cho người quản lý phần hành này: + Phân loại chứng từ theo từng loại tiền, tính chất, địa điểm phát sinh phù hợp với yêu cầu ghi sổ kế toán. + Lập định khoản và ghi sổ kế toán chứng từ đó. - Bảo quản và sử dụng lại chứng từ trong kỳ hạch toán: trong kỳ hạch toán, chứng từ sau khi ghi sổ kế toán phải được bảo quản và có thể tái sử dụng để kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. - Lưu trữ chứng từ : Chứng từ vừa là căn cứ pháp lý để ghi sổ kế toán, vừa là tài liệu lịch sử kinh tế của doanh nghiệp. Vì vậy, sau khi ghi sổ và kết thúc kỳ hạch toán, chứng từ được chuyển sang lưu trữ theo nguyên tắc. + Chứng từ không bị mất. + Khi cần có thể tìm lại được nhanh chóng. + Khi hết thời hạn lưu trữ, chứng từ sẽ được đưa ra huỷ. 6
  7. 2. Hạch toán tiền mặt tại quỹ: Mỗi doanh nghiệp đều có một lượng tiền mặt tại quỹ để phục vụ cho nhu cầu chi tiêu trực tiếp hàng ngày trong sản xuất kinh doanh. Thông thường tiền giữ tại doanh nghiệp bao gồm : giấy bạc ngân hàng VIệt Nam, các loại ngoại tệ , ngân phiếu, vàng bạc, kim loại quý đá quý Để hạch toán chính xác tiền mặt, tiền mặt của doanh nghiệp được tập trung tại quỹ. Mọi nghiệp vụ có liên quan đến thu, chi tiền mặt, quản lý và bảo quản tiền mặt đều so thủ quỹ chịu trách nhiệm thực hiện. Pháp lệnh kế toán, thống kê nghiêm cấm thủ quỹ không được trực tiếp mua, bán hàng hoá, vật tư, kiêm nhiệm công việc tiếp liệu hoặc tiếp nhiệm công việc kế toán. 2.1. Chứng từ sử dụng để hạch toán tiền mặt: Việc thu chi tiền mặt tại quỹ phải có lệnh thu chi. Lệnh thu, chi này phải có chữ ký của giám đốc (hoặc người có uỷ quyền) và kế toán trưởng. Trên cơ sở các lệnh thu chi kế toán tiến hành lập các phiếu thu - chi. Thủ quỹ sau khi nhận được phiếu thu - chi sẽ tiến hành thu hoặc chi theo những chứng từ đó. Sau khi đã thực hiện xong việc thu - chi thủ quỹ ký tên đóng dấu “Đã thu tiền” hoặc “ Đã chi tiền” trên các phiếu đó, đồng thời sử dụng phiếu thu và phiếu chi đó để ghi vào sổ quỹ tiền mặt kiêm báo caó quỹ. Cuối ngày thủ quỹ kiểm tra lại tiền tại quỹ, đối chiếu với báo cáo quỹ rồi nộp báo cáo quỹ và các chứng từ cho kế toán. Ngoài phiếu chi, phiếu thu là căn cứ chính để hạch toán vào tài khoản 111 còn cần các chứng từ gốc có liên quan khác kèm vào phiếu thu hoặc phiếu chi như : Giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tiền tạm ứng, hoá đơn bán hàng, biên lai thu tiền Ta có phiếu thu, phiếu chi và sổ quỹ tiền mặt như sau: 7
  8. Đơn vị: Số Mẫu 01-TT. Phiếu thu QĐ số 1141 TC/ CĐKT Ngày 1/ 11/ 1995 Ngày của BTC. Nợ Có Họ và tên người nộp : Địa chỉ : Lý do nộp : Số tiền : (Viết bằng chữ) Kèm theo chứng từ gốc. Ngày tháng năm. Thủ trưởng Kế toán Người lập Người Thủ đơn vị trưởng biểu nộp quỹ 8
  9. Đơn vị: Số: KT/ KR Ngày: Phiếu chi TK Nợ Trả cho: Do ông (bà) CMT cấp ngày ký nhận. Diễn giải: đ Kèm chứng từ gốc. Ngày Tháng Năm Ngày Trưởng phòng Kiểm Thủ Người lập Người nhận ký tên: kế toán soát quỹ phiếu 9
  10. Sổ quỹ tiền mặt (Kiêm báo cáo quỹ) Ngày tháng năm Số hiệu chứng từ Diễn giải Số tiền Thu Chi Thu Chi Số dư đầu ngày Phát sinh trong ngày Cộng phát sinh Số dư cuối ngày Kèm theo chứng từ thu chứng từ chi. Ngày tháng năm Thủ quỹ ký 10
  11. 2.2. Tài khoản sử dụng và nguyên tắc hạch toán: Tài khoản để sử dụng để hạch toán tiền mặt tại quỹ là TK 111 “Tiền mặt”. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản này bao gồm: Bên nợ: + Các khoản tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý nhập quỹ, nhập kho. + Số thừa quỹ phát hiện khi kiểm kê. + Chênh lệch tỷ giá ngoại tệ tăng khi điều chỉnh. Bên có: + Các khoản tiền mặt ngân phiếu, ngoại tệ, kim khí quý, đá quý, vàng , bạc hiện còn tồn quỹ. + Số thiếu hụt ở quỹ phát hiện khi kiểm kê. + Chênh lệch tỷ giá ngoại tệ giảm khi điều chỉnh. - Dư nợ : Các khoản tiền, ngân phiếu, ngoại tệ,vàng, bạc, kim khí quý, đá quý hiện còn tồn quỹ. Tài khoản 111 gồm 3 tài khoản cấp 2. - Tài khoản 111.1 “ Tiền Việt Nam” phản ánh tình hình thu, chi, thừa , thiếu, tồn quỹ tiền Việt Nam, ngân phiếu tại doanh nghiệp. - Tài khoản 111.2 “ Tiền ngoại tệ” phản ánh tình hình thu chi, thừa, thiếu, điều chỉnh tỷ giá, tồn qũy ngoại tệ tại doanh nghiệp quy đổi ra đồng Việt Nam. - Tài khoản 111.3 “Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý” phản ánh giá trị vàng, bạc, kim khí quý, đá quý nhập, xuất thừa, thiếu , tồn quỹ theo giá mua thực tế. Cơ sở pháp lý để ghi Nợ Tk 111 là các phiếu thu còn cơ sở để ghi Có TK 111 là các phiếu chi. Nguyên tắc hạch toán tiền mặt tại quỹ trên Tk 111: - Chỉ phản ánh vào tài khoản 111 số tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý thực tế nhập, xuất quỹ. - Các khoản tiền, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý do đơn vị hoặc cá nhân khác ký cược, ký quỹ tại đơn vị thì quản lỳ và hạch toán như các loại tài sản 11
  12. bằng tiền của đơn vị. Riêng vàng, bạc, kim khí quý, đá quý trước khi nhập quỹ phải làm đầy đủ các thủ tục về cân đo đong đếm số lượng, trọng lượng và giám định chất lượng, sau đó tiến hành niêm phong có xác nhận của người ký cược, ký quỹ trên dấu niêm phong. - Khi tiến hành nhập quỹ, xuất quỹ phải có phiếu thu, chi hoặc chứng từ nhập, xuất vàng, bạc, kim khí quý, đá quý và có đủ chữ ký của người nhận, người giao, người cho phép xuất, nhập quỹ theo quy định của chế độ chứng từ hạch toán. - Kế toán quỹ tiền mặt chịu trách nhiệm mở sổ và giữ sổ quỹ, ghi chép theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý, tính ra số tiền tồn quỹ ở mọi thời điểm. Riêng vàng, bạc, kim khí qúy, đá quý nhận ký cược phải theo dõi riêng trên một sổ hoặc trên một phần sổ. - Thủ quỹ là người chịu trách nhiệm giữ gìn, bảo quản và thực hiện các nghiệp vụ xuất nhập tiền mặt, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý tại quỹ. Hàng ngày thủ quỹ phải thường xuyên kiểm kê số tiền tồn quỹ thực tế và tiến hành đối chiếu với số liệu trên sổ quỹ, sổ kế toán. Nếu có chênh lệch kế toán và thủ quỹ phải tự kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch trên cơ sở báo cáo thừa hoặc thiếu hụt. 2.2.1 Kế toán khoản thu chi bằng tiền VIệt Nam: a) Các nghiệp vụ tăng : Nợ TK 111(111.1) : Số tiền nhập quỹ. Có TK 511 : Thu tiền bán sản phẩm, hàng hoá, lao vụ dịch vụ. Có TK 711 : Thu tiền từ hoạt động tài chính. Có TK 721 : Thu tiền từ hoạt động bất thường. Có TK 112 : Rút tiền từ ngân hàng. Có TK 131, 136, 141 : Thu hồi các khoản nợ phải thu. Có TK 121,128,138, 144, 244: Thu hồi các khoản vốn đầu tư ngắn hạn, các khoản cho vay, ký cược, ký quỹ bằng tiền. b) Các nghiệp vụ giảm : 12
  13. Nợ Tk 112 : Tiền gửi vào tài khoản tại Ngân hàng. Nợ TK 121, 221 : Mua chứng khoán ngắn hạn và dài hạn Nợ TK 144, 244 : Thế chấp , ký cược, ký quỹ ngắn, dài hạn. Nợ TK 211, 213 : Mua tài sản cố định đưa vào sử dụng. Nợ Tk 241 : Xuất tiền cho ĐTXDCB tự làm. Nợ TK 152, 153, 156 : Mua hàng hoá, vật tư nhập kho ( theo phương pháp kê khai thường xuyên) Nợ TK 611 : Mua hàng hoá, vật tư nhập kho (theo kiểm kê định kỳ) Nợ Tk 311, 315 : Thanh toán tiền vay ngắn hạn, nợ dài hạn đến hạn trả. Nợ TK 331, 333, 334 : Thanh toán với khách, nộp thuế và khoản khác cho ngân sách, thanh toán lương và các khoản cho CNV. Có TK 111 (111.1) Số tiền thực xuất quỹ. 2.2.2. Kế toán các khoản thu, chi ngoại tệ : Đối với ngoại tệ, ngoàiquy đổi ra đồng Việt Nam, kế toán còn phải theo dõi nguyên tệ trên tài khoản 007 "Nguyên tệ các loại". Việc quy đổi ra đồng Việt Nam phải tuân thủ các quy định sau: - Đối với tài khoản thuộc loại chi phí, thu nhập, vật tư, hàng hoá, tài sản cố định dù doanh nghiệp có hay không sử dụng tỷ giá hạch toán, khi có phát sinh các nghiệp vụ bằng ngoại tệ đều phải luôn luôn ghi sổ bằng đồng Việt Nam theo tỷ giá mua vào của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế. - Các doanh nghiệp có ít nghiệp vụ bằng ngoại tệ thì các tài khoản tiền, các tài khoản phải thu, phải trả được ghi sổ bằng đồng Việt Nam theo tỷ giá mua vào của Ngân hàng Việt Nam công bố tại thời điểm nghiệp vụ kinh tế phá sinh. Các khoản chênh lệch tỷ giá (nếu có) của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được hạch toán vào TK 413- Chênh lệch tỷ giá. - Các doanh nghiệp có nhiều nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ có thể sử dụng tỷ giá hạch toán để ghi sổ các tài khoản tiền, phải thu, phải trả. Số chênh 13
  14. lệch giữa tỷ giá hạch toán và tỷ giá mua của Ngân hàng tại thời đểm nghiệp vụ kinh tế phát sinh được hach toán vào tài khoản 413. Kết cấu tài khoản 007: Bên Nợ : Ngoại tệ tăng trong kỳ. Bên Có : Ngoại tệ giảm trong kỳ. Dư Nợ : Ngoại tệ hiện có. Kết cấu tài khoản 413: Chênh lệch tỷ giá. Bên Nợ : + Chênh lệch tỷ giá phát sinh giảm của vốn bằng tiền, vật tư, hàng hoá, nợ phải thu có gốc ngoại tệ. + Chênh lệch tỷ giá phát sinh tăng của các khoản nợ phải trả có gốc ngoại tệ. + Xử lý chênh lệch tỷ giá. Bên Có : + Chênh lệch tỷ giá phát sinh tăng của vốn bằng tiền, vật tư, hàng hoá và nợ phải thu có gốc ngoại tệ. + Chênh lệch tỷ giá phát sinh giảm của các khoản nợ phải trả có gốc ngoại tệ. + Xử lý chênh lệch tỷ giá. Tài khoản này cuối kỳ có thể dư Có hoặc dư Nợ. Dư Nợ: Chênh lệch tỷ giá cần phải được xử lý. Dư Có: Chênh lệch tỷ giá còn lại. Số chênh lệch tỷ giá trên TK 413- Chênh lệch tỷ giá, chỉ được sử lý (ghi tăng hoặc giảm vốn kinh doanh, hạch toán vào lãi hoặc lỗ) khi có quyết định của cơ quan có thẩm quyền. Riêng đối với đơn vị chuyên kinh doanh mua bán ngoại tệ thì các nghiệp vụ mua bán ngoại tệ được quy đổi ra đồng VIệt Nam theo tỷ giá mua bán thực tế phát sinh. Chênh lệch giữa giá mua thực tế và giá bán ra của ngoại tệ được hạch toán vào tài khoản 711- "Thu nhập từ hoạt động tài chính" hoặc TK 811- Chi phí cho hoạt động tài chính. Nguyên tắc xác định tỷ giá ngoại tệ : - Các loại tỷ giá : 14
  15. + Tỷ giá thực tế: là tỷ giá ngoại tệ được xác định theo các căn cứ có tính chất khách quan như giá mua, tỷ giá do ngân hàng công bố. + Tỷ giá hạch toán: là tỷ giá ổn điịnh trong một kỳ hạch toán, thường được xác định bằng tỷ gía thực tế lúc đầu kỳ. - Cách xác định tỷ giá thực tế nhập, xuất quỹ như sau: + Tỷ giá thực tế nhập quỹ ghi theo giá mua thực tế hoặc theo tỷ giá do Ngân hàng công bố tại thời điểm nhập quỹ hoặc theo tỷ giá thực tế khi khách hàng chấp nhận nợ bằng ngoại tệ. + Tỷ giá xuất quỹ có thể tính theo nhiều phương pháp khác nhau như nhập trước xuất trước, nhập sau xuất trước, tỷ giá bình quân, tỷ giá hiện tại + Tỷ giá các khoản công nợ bằng ngoại tệ được tính bằng tỷ giá thực tế tại thời điểm ghi nhận nợ. + Tỷ giá của các loại ngoại tệ đã hình thành tài sản được tính theo tỷ giá thực tế tại thời điểm ghi tăng tài sản (nhập tài sản vào doanh nghiệp) Trình tự hạch toán: a) Trường hợp doanh nghiệp có sử dụng tỷ giá hạch toán : - Khi mua ngoại tệ thanh toán bằng đồng Việt Nam : Nợ TK 111(111.2) : (ghi theo tỷ giá hạch toán) Có TK 111(111.1), 331, 311 : (ghi theo tỷ giá thực tế) Nợ (Có) TK 413 : Chênh lệch tỷ giá (nếu có) Đồng thời ghi đơn : Nợ TK 007- lượng nguyên tệ mua vào. - Bán hàng thu ngay tiền bằng ngoại tệ: Nợ TK 111 (111.2) : ghi theo tỷ giá hạch toán Có TK 511: Ghi theo tỷ giá thực tế Nợ (Có) TK 413 : Chênh lệch (nếu có) Đồng thời ghi : Nợ TK 007: Lượng nguyên tệ thu vào. - Thu các khoản nợ của khách hàng bằng ngoại tệ : Nợ TK 111 (111.2) Có TK 131 Đồng thời ghi: Nợ Tk 007 : Lượng nguyên tệ thu vào. 15
  16. - Bán ngoại tệ thu tiền Việt Nam : Nợ TK 111 (1111) : Giá bán thực tế Có TK 111 (1112) : Tỷ giá hạch toán. Nợ TK 811: Nếu giá bán thực tế nhỏ hơn giá hạch toán, Có TK 711: Nếu giá bán thực tế lớn hơn giá hạch toán. Đồng thời ghi: Có TK 007- lượng nguyên tệ chi ra. - Mua vật tư hàng hoá, TSCĐ, dịch vụ thanh toán bằng ngoại tệ: Nợ TK 211, 214, 151, 152, 153, 627, 641, 641 : Tỷ giá thực tế Có TK 111(1112) : Tỷ giá hạch toán Nợ (Có) TK 41 : Chênh lệch (nếu có) Đồng thời ghi: Có TK 007 : Lượng nguyên tệ chi ra. - Trả nợ nhà cung cấp bằng ngoại tệ: Nợ TK 331 Có TK 111 (111.2) Đồng thời Có TK 007- lượng nguyên tệ chi ra - Điều chỉnh tỷ giá hạch toán theo tỷ giá thực tế lúc cuối kỳ. Khi chuẩn bị thực hiện điều chỉnh tỷ gía ngoại tệ, doanh nghiệp phải tiến hành kiểm kê ngoại tệ tại quỹ, gửi Ngân hàng đồng thời dựa vào mức chênh lệch tỷ giá ngoại tệ thực tế và hạch toán để xác định mức điều chỉnh. Nếu tỷ giá thực tế cuối kỳ tăng lên so với tỷ giá hạch toán thì phần chênh lệch do tỷ giá tăng kế toán ghi: Nợ TK 111 (111.2) Có TK 413 Nếu tỷ giá thực tế cuối kỳ giảm so với tỷ giá hạch toán thì mức chênh lệch do tỷ giá giảm được ghi ngược lại: Nợ TK 413 Có TK 111 (111.2) b) Trường hợp doanh nghiệp không sử dụng tỷ giá hạch toán : - Mua ngoại tệ trả bằng tiền Việt Nam : 16
  17. Nợ TK 111 (1112) : Giá mua thực tế Có TK 111 (1111) : Giá mua thực tế Đồng thời: Nợ TK 007 : Lượng nguyên tệ nhập quỹ. - Thu tiền bán hàng bằng ngoại tệ : Nợ TK 111 (1112) : Tỷ giá thực tế. Nợ TK 131 : Tỷ giá hạch toán. Có TK 511 : Tỷ giá thực tế. - Thu các khoản nợ phải thu bằng ngoại tệ nhập quỹ Nợ TK 111(111.2) : Theo tỷ giá thực tế Có TK 131 : Theo tỷ giá bình quân thực tế nợ Có TK 413 : Chênh lệch tỷ giá (tỷ giá bình quân thực tế nợ nhỏ hơn tỷ giá bình quân thực tế) (Nợ TK 413 : Nếu tỷ giá bình quâ thực tế nợ lớn hon tỷ giá bình quân thực tế) - Xuất ngoại tệ mua vật tư, hàng hoá, TSCĐ, chi trả các khoản chi phí: Nợ TK 152, 153, 156, 211, 611, 627, 641, 641 (Tỷ giá thực tế) Có TK 111 (1112) : Tỷ giá thực tế bình quân. Có TK 413 : (Số chênh lệch tỷ giá thực tế lớn hơn tỷ giá thực tế bình quân) Đồng thời: Có TK 007: Lượng nguyên tệ xuất quỹ. - Xuất ngoại tệ trả nợ cho người bán: Nợ TK 33 : Tỷ giá nhận nợ Có TK 111 (111.2) : Tỷ giá thực tế Có TK 413 : Chênh lệch tỷ giá nhận nợ lớn hơn tỷ giá thực tế. (Nợ TK 413 : Nếu tỷ giá nhận nợ nhỏ hơn tỷ giá thực tế) Đồng thời : Có TK 007 : Lượng nguyên tệ đã chi ra. Đến cuối năm, quý nếu có biến động lớn hơn về tỷ giá thì phải đánh giá lại sổ ngoại tệ hiện có tại quỹ theo tỷ giá thực tế tại thời điểm cuối năm, cuối quý. 17
  18. + Nếu chênh lệch giảm: Nợ TK 413 : Chênh lệch tỷ giá Có TK 111 (1112) + Nếu chênh lệch tăng: Nợ TK 111 (1112) Có TK 413 18
  19. Sơ đồ tổng hợp thể hiện quá trình hạch toán thu chi tiền mặt TK 511, 512 TK 111 TK112 Doanh thu bán hàng, SP, DV Gửi tiền mặt vào NH Tk 711, 712 TK 121, 128 Thu nhập hoạt động tài chính, Mua chứng khoán, góp vốn, Hoạt động bất thường liên doanh, đầu tư TSCĐ TK 112 TK 152, 153 156,611,211 Rút TGNH về quỹ Mua vật tư, hàng hoá, TSCĐ TK 131, 136 TK 142,241, 141 627,614,642 Thu hồi các khoản nợ phải thu Các chi phí bằng tiền mặt TK 121,128 TK 331,315 221,222,228 331,333,334 Thu hồi các khoản đầu tư, Trả các khoản nợ phải trả Ký cược, ký quỹ TK 144,244 TK414,415, 431 Xuất tiền đi thế chấp, ký quỹ Bổ xung quỹ Ký cược TK338,344 Nhận tiền do đơn vị khác ký cược, ký quỹ TK 338 TK 138 Tiền mặt thừa quỹ khi kiểm kê Tiền mặt thiếu quỹ khi kiểm kê 19
  20. 3.Kế toán tiền gửi Ngân hàng: Trong quá trình sản xuất kinh doanh, các khoản thanh toán giữa doanh nghiệp với các cơ quan, tổ chức kinh tế khác được thực hiện chủ yếu qua Ngân hàng, đảm bảo cho việc thanh toán vừa an toàn, vừa thuận tiện, vừa chấp hành nghiêm chỉnh kỷ luật thanh toán. Theo chế độ quản lý tiền mặt và chế độ thanh toán không dùng tiền mặt, toàn bộ số tiền của doanh nghiệp trừ số được giữ tại quỹ tiền mặt (theo thoả thuận của doanh nghiệp với Ngân hàng) đều phải gửi vào tài khoản tại Ngân hàng. Các khoản tiền của doanh nghiệp tại Ngân hàng bao gồm: tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý, trên các tài khoản tiền gửi chính, tiền gửi chuyên dùng cho các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt như tiền lưu ký, séc bảo chi, séc định mức, séc chuyển tiền, thư tín dụng. Để chấp hành tốt kỷ luật thanh toán đòi hỏi doanh nghiệp phải theo dõi chặt chẽ tình hình biến động và số dư của từng loại tiền gửi. 3.1. Chứng từ dùng để hạch toán tiền gửi Ngân hàng: - Các giấy báo Có, báo Nợ, bản sao kê của Ngân hàng. - Các chứng từ khác: Séc chuyển khoản, séc định mức, séc bảo chi, uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu. 3.2. Tài khoản sử dụng và nguyên tắc hạch toán: Hạch toán tiền gửi Ngân hàng (TGNH) được thực hiện trên tài khoản 112- TGNH. Kết cấu và nội dung của tài khoản này như sau: Bên Nợ: Các khoản tiền gửi vào Ngân hàng. Bên Có: Các khoản tiền rút ra từ Ngân hàng. Dư nợ: Số tiền hiện còn gửi tại Ngân hàng. Tài khoản 112 có 3 tài khoản cấp hai : + TK 112.1-Tiền Việt Nam : Phản ánh khoản tiền Việt Nam đang gửi tại ngân hàng. + TK 112.2- Ngoại tệ : Phản ánh các khoản ngoại tệ đang gửi tại ngân hàng đã quy đổi ra đồng Việt Nam. 20
  21. + TK 112.3- Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý : Phản ánh giá trị vàng, bạc, kim khí quý, đá quý đang gửi tại Ngân hàng. Nguyên tắc hạch toán trên tài khoản 112- TGNH: - Khi phát hành các chứng từ tài khoản TGNH, các doanh nghiệp chỉ được phép phát hành trong phạm vi số dư tiền gửi của mình. Nếu phát hành quá số dư là doanh nghiệp vi phạm kỷ luật thanh toán và phải chịu phạt theo chế độ quy định. Chính vì vậy, kế toán trưởng phải thường xuyên phản ánh được số dư tài khoản phát hành các chứng từ thanh toán. - Khi nhận được các chứng từ do Ngân hàng gửi đến kế toán phải kiểm tra đối chiếu với các chứng từ gốc kèm theo. Trường hợp có sự chênh lệch giữa số liệu trên sổ kế toán của doanh nghiệp , số liệu ở chứng từ gốc với số liệu trên chứng từ của Ngân hàng thì doanh nghiệp phải thông báo cho Ngân hàng để cùng đối chiếu xác minh và xử lý kịp thời. Nếu đến cuối kỳ vẫn chưa xác định rõ nguyên nhân chênh lệch thì kế toán ghi sổ theo giấy báo hay bản sao kê của Ngân hàng. Số chênh lệch được ghi vào các Tài khoản chờ xử lý. (TK 138.3- tài sản thiếu chờ xử lý, TK 338.1- Tài sản thừa chờ xử lý). Sang kỳ sau phải tiếp tục kiểm tra đối chiếu tìm nguyên nhân chênh lệch để điều chỉnh lại số liệu đã ghi sổ. - Trường hợp doanh nghiệp mở TK TGNH ở nhiều Ngân hàng thì kế toán phải tổ chức hạch toán chi tiết theo từng ngân hàng để tiện cho việc kiểm tra đối chiếu. - Tại những đơn vị có bộ phận phụ thuộc cần mở tài khoản chuyên thu, chuyên chi phù hợp để thuận tiện cho công tác giao dịch, thanh toán. kế toán phải mở sổ chi tiết để giám sát chặt chẽ tình hình sử dụng từng loại tiền gửi nói trên. 3.3. Trình tự hạch toán tiền gửi tại Ngân hàng: Việc thực hiện quy đổi từ ngoại tệ tại Ngân hàng sang đồng Việt Nam được thực hiện tương tự như đồng ngoại tệ tại quỹ cơ quan. 21
  22. Sơ đồ hạch toán TK 111 TK 112 TK111 Gửi tiền vào NH Rút tiền gửi NH TK511,512 TK152,153 156,611 Doanh thu bán sản phẩm hàng Mua vật tư hàng hoá hoá, dịch vụ TK131,136, 141 Thu hồi các khoản nợ phải thu TK 121,128 TK 211,213 221,222 214 Thu hồi vốn đầu tư bằng Mua TCSĐ, thanh toán, chuyển khoản chi phí XDCB TK338,334 TK311,315, 331,333,336,338 Nhận ký cược, ký quỹ của Thanh toán các khoản nợ đơn vị khác phải trả TK144,244 TK121,128 Thu hồi tiền ký cược, ký quỹ Mua chứng khoán, góp vốn liên doanh TK411,441 TK144,244 451, 461 -Nhận vốn liên doanh do ngân Xuất tiền ký cược,ký quỹ sách cấp, cổ đông góp -Nhận tiền cấp dưới nộp lên để TK627,641,642 lập quỹ quản lý cấp trên. -Nhận kinh phí sự nghiệp Thanh toán các khoản TK711, 721 chi phí phục vụ SX Thu nhập hoạt động tài chính, hoạt động bất thường 22
  23. 4. Hạch toán tiền đang chuyển: Tiền đang chuyển là các khoản tiền của doanh nghiệp đã nộp vào Ngân hàng, kho bạc nhà nước hoặc gửi vào bưu điện để chuyển vào Ngân hàng hay đã làm thủ tục chuyển tiền từ tài khoản của Ngân hàng để trả cho đơn vị khác nhưng chưa nhận đực giấy báo có của Ngân hàng. Tiền đang chuyển bao gồm tiền Việt Nam và ngoại tệ đang ở trong các trường hợp sau: - Thu tiền mặt hoặc séc nộp thẳng cho Ngân hàng. - Chuyển tiền qua bưu điện trả cho các đơn vị khác. - Thu tiền bán hàng nộp thuế ngay cho kho bạc ( giao tiền tay ba giữa doanh nghiệp với người mua hàng và kho bạc nhà nước) - Tiền doanh nghiệp đã lưu ý cho các hình thức thanh toán séc bảo chi, séc định mức, séc chuyển tiền 4.1. Chứng từ sử dụng : - Giấy báo nộp tiền, bảng kê nộp séc - Các chứng từ gốc kèm theo khác như: séc các loại, uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu. 4.2. Tài khoản sử dụng: Việc hạch toán tiền đang chuyển được thực hện trên tài khoản 113- “Tiền đang chuyển”. Nội dung và kết cấu của tài khoản này: Bên nợ : Tiền đang chuyển tăng trong kỳ Bên Có: tiền đang chuyển giảm trong kỳ Dư nợ : Các khoản tiền còn đang chuyển Tài khoản 113 có hai tài khoản cấp hai: TK1131- “Tiền Việt Nam”: Phản ánh tiền đang chuyển bằng tiền Việt Nam. TK 113.2-“Ngoại tệ”: Phản ánh tiền đang chuyển bằng ngoại tệ. 23
  24. 4.3. Trình tự hạch toán: Sơ đồ kế toán tổng hợp: TK 511 TK 113 TK 112 Thu tiền bán hàng bằng tiền Tiền đang chuyển đã gửi vào mặt, séc nộp thẳng vào NH ngân hàng TK 111 TK 331 Xuất quỹ nộp NH hay chuyển Thanh toán cho nhà cung cấp tiền qua bưu điện TK 112 TK 311 TGNH làm thủ tục để lưu Thanh toán tiền vay ngắn hạn cho các hình thức T.T khác TK 131,136,138 TK 315 Thu nợ chuyển thẳng qua Thanh toán nợ dài hạn đến NH hoặc bưu điện hạn trả 5. Hình thức sổ kế toán: Thực hiện ghi chép vào sổ sách kế toán là công việc có khối lượng rất lớn và phải thực hiện thường xuyên, hàng ngày. Do đó, cần phải tổ chức một cách khoa học, hợp lý hệ thống kế toán mới có thể tạo điều kiện nâng cao năng suất lao động của nhân viên kế toán, đảm bảo cung cấp đầy đủ kịp thời các chỉ tiêu kinh tế theo yêu cầu của công tác quản lý tại doanh nghiệp hoặc các báo cáo kế toán gửi cho cấp trên hay tại cơ quan nhà nước. Hình thức tổ chức sổ kế toán trong doanh nghiệp bao gồm: Số lượng các mẫu sổ, kết cấu từng loại sổ, trình tự và phương pháp ghi chép từng loại sổ, mối quan hệ giữa các loại sổ kế toán với nhau và giữa sổ kế toán và báo cáo kế toán. Việc lựa chọn nội dung và hình thức tổ chức sổ kế toán cho phù hợp với doanh nghiệp phụ thuộc vào một số điều kiện sau: 24
  25. Đặc điểm của từng loại hình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, tính chất phức tạp của hoạt động tài chính, quy mô doanh nghiệp lớn hay nhỏ, khối lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều hay ít. Yêu cầu của công tác quản lý, trình độ của cán bộ quản lý. Trình độ nghiệp vụ và năng lực công tác của nhân viên kế toán. Điều kiện và phương tiện vật chất phục vụ cho công tác kế toán. Hiện nay, theo chế dộ quy định có 4 hình thức tổ chức sổ kế toán : - Nhật ký- sổ cái - Nhật ký chung - Nhật ký chứng từ - Chứng từ ghi sổ. Mỗi hình thức đều có ưu nhược điểm riêng và chỉ thực sự phát huy tác dụng trong những điều kiện thích hợp. 5.1. Hình thức nhật ký- sổ cái: Đặc điểm chủ yếu : Hình thức sổ kế toán Nhật ký- Sổ cái có đặc điểm chủ yếu là mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi sổ theo thứ tự thời gian kết hợp với việc phân loại theo hệ thống vào sổ Nhật ký- Sổ cái. Hệ thống sổ bao gồm: Sổ kế toán tổng hợp: sử dụng duy nhất một sổ là sổ Nhật ký- sổ cái. Sổ kế toán chi tiết: bao gồm sổ chi tiết TSCĐ, vật liệu thành phẩm tuỳ thuộc vào đặc điểm yêu cầu quản lý đối với từng đối tượng cần hạch toán chi tiết mà kết cấu, mỗi sổ kế toán chi tiết ở mỗi doanh nghiệp đều có thể khác nhau. * Ưu, nhược điểm và phạm vi sử dụng: - Ưu điểm : Dễ ghi chép, dễ đối chiếu kiểm tra số liệu. - Nhược điểm : Khó phân công lao động, khó áp dụng phương tiện kỹ thuật tính toán, đặc biệt nếu doanh nghiệp sử dụng nhiều tài khoản, khối lượng phát sinh lớn thì Nhật ký- sổ cái sẽ cồng kềnh, phức tạp. - Phạm vi sử dụng : Trong các doanh nghiệp quy mô nhỏ, nghiệp vụ kinh tế phát sinh ít và sử dụng ít tài khoản như các doanh nghiệp tư nhân quy mô nhỏ. 25
  26. 5.2. Hình thức “chứng từ ghi sổ” Đặc điểm chủ yếu: Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ánh ở chứng từ gốc đều được phân loại để lập chứng từ ghi sổ trước khi ghi vào sổ kế toán tổng hợp. Trong hình thức này việc ghi sổ kế toán theo thứ tự thời gian tách rời với việc ghi sổ kế toán theo hệ thống trên 2 loại sổ kế toán tổng hợp khác nhau là sổ đăng ký CT- GS và sổ cái các tài khoản. Hệ thống sổ kế toán : - Sổ kế toán tổng hợp : Gồm sổ đăng ký CT- GS và sổ cái các tài khoản. - Sổ kế toán chi tiết : Tương tự trong NK- SC. * Ưu nhược điểm và phạm vi sử dụng : - Ưu điểm : Dễ ghi chép do mẫu sổ đơn giản, để kiểm tra đối chiếu, thuận tiện cho việc phân công công tác và cơ giới hoá công tác kế toán. - Nhược điểm : Ghi chép còn trùng lắp, việc kiểm tra đối chiếu thường bị chậm. - Phạm vi sử dụng : Thích hợp với những doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh. 5.3. Hình thức Nhật ký- chứng từ: Đặc điểm chủ yếu : Kết hợp giữa việc ghi chép theo thứ tự thời gian với việc ghi sổ theo hệ thống, giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, giữa việc ghi chép hàng ngày với việc tổng hợp số liệu báo cáo cuối tháng. Hệ thống sổ kế toán : - Sổ kế toán tổng hợp : Các nhật ký chứng từ, các bảng kê. - Sổ kế toán chi tiết : Ngoài các sổ kế toán chi tiết sử dụng như trong hai hình thức trên (CT- GS và NK- SC) còn sử dụng các bảng phân bổ. * Ưu nhược, điểm và phạm vi sử dụng : - Ưu điểm : Giảm bớt khối lượng ghi chép, cung cấp thông tin kịp thời thuận tiện cho việc phân công công tác. - Nhược điểm : Kết cấu sổ phức tạp, không thuận tiện cho cơ giới hoá - Phạm vi sử dụng : ở các doanh nghiệp có quy mô lớn, nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh, trình độ nghiệp vụ của kế toán vững vàng. 26
  27. 5.4. Hình thức Nhật ký chung: Đặc điểm chủ yếu: Các nghiệp vụ kinh tế được phát sinh vào chứng từ gốc để ghi sổ Nhật ký chung theo thứ tự thời gian va nội dung nghiệp vụ kinh tế phản ánh đúng mối quan hệ khách quan giữa các đối tượng kế toán (quan hệ đối ứng giữa các tài khoản) rồi ghi vào sổ cái. Hệ thống sổ: - Sổ kế toán tổng hợp: Sổ nhật ký chung, các sổ nhật ký chuyên dùng, sổ cái các tài khoản (111, 112, 113) - Sổ kế toán chi tiết: Tương tự như các hình thức trên. 27
  28. Chương II Thực trạng Công tác kế toán vốn Bằng tiền tại công ty cổ phần thương mại –xây dựng sóc sơn. I. Đặc điểm tình hình chung 1. Quá trình hình thành và phát triển 1.1 Quá trình hình thành của công ty Công ty CP TM-TH Sóc Sơn là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh thương mại,công ty có bề dầylịch sử gắn liền với sự thăng thăng trầm của đất nước về kinh tế và chính trị trong suốt 38 năm qua.Công ty được thành lập trên cơ sở sát nhập bởi hai đơn vị là công ty bách hoá công nghệ phẩm và công ty thực phẩm. Thực hiện đuờng lối dổi mới của Đảng và nhà nước,do yêu cầu quản lý ngày 13/3/1993 uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội ra quyết định 653/QĐ- UB sát nhập hai công ty bách hoá công nghệ phẩm và công ty thực phẩm thành công ty thương mại xây dựng Sóc Sơn đóng tại 124 khu B-thị trấn Sóc Sơn .Công ty cổ phân thương mại –xây dựng Sóc Sơn là một DNNN có quy mô nhỏ với diện tích 7848m2 nằm rải khắp trên các khu vực đông dan trên toàn huyện.Với một cơ sở vật chất nghèo nàn lạc hậu.Mặc dù vậy ngay từ khi sát nhập với nhiệm vụ kinh doanh thương mại phục vụ nhu cầu của CBCNV và nhân dân,thực hiên hoạch toán kinh doanh độc lập,CBCNV tron công ty đã đoàn kết nhất trí nỗ lực phấn đấu hoàn thành nhiệm vụ mà cấp trên giao cho. Đến cuối năm 1989 Đảng và nhà nước có chủ trương sắp xếp và tổ chức lại doanh nghiệp nhà nước thành các loại hình doanh nghiệp khác chỉ giữ lại một số DN lớn thuộc ngành chủ chốt với mục đích tăng hiệu quả hoạt động và khẳng định vị trí then chốt của thành phần kinh tế nhà nước.Đồng thời huy dộng các nguồn lực đang năm trong dân để nâng cao sự phát triển của nền kinh tế xã hội. Năm 1999 hưởn ứng sự đổi mới này công ty thương nghiêp tổng hợp Sóc Sơn được UBND huyện Sóc Sơn chon làm điểm đề nghị với UBND thành phố Hà Nội cho phép công ty TNTH Sóc Sơn tiến hành cổ phần hoá 100% 28
  29. theo nghị định 44/CP-TT đây là DNNN đầu tiên của huyện được cổ phần hoá.Sau 7 tháng chuẩn bị các bước tiến hành ngày 30/6/1999 UBND thành phố Hà Nội ra quyết định số 5673/QĐ-UB chính thức chuyển công ty TNTH Sóc Sơn thành Công ty cổ phân thương mại –xây dựng Sóc Sơn.Công ty chuyển sang công ty cổ phần với só vốn điều lệ là 4tỷ đồng được chia thành 8000 cổ phiếu mỗi cổ phiếu trị giá 500 nghìn đòng trong đó cổ phần ban cho người lao động trong công ty là 58% tương ứng 2320triệu đồng,bán cho đối tượng ngoài công ty là 42% tương ứng 1680 triệu đồng .Đây thực là bước chuyển lớn trong lịch sử hình thành và phát triển của công ty cổ phần thương mại –xây dựng Sóc Sơn.Việc cổ phần hoá đã thay đổi hình thức sở hữu của công ty,nếu như trước đây công ty thuộc sở hữu của nhà nước thì hiện nay 100% người lao đông trong công ty là chủ sở hữu của công ty,tất cả cùng chung mục đích là làm công ty lớn mạnh đời sống người lao độnh được cải thiện và nâng cao. 1.2 Sự phát triển của công ty. Với đặc thù là công ty thương mại phục vụ cho thị trường đông dân mạng lưới kinh doanh rông khăp trên địa bàn,những năm gần đây quy mô kinh doanh của công ty ngày càng được mở rộng: +Năm 2001: 12.156triệu +Năm 2002: 15.273 triệu Thị trường tiêu thụ ngày càng được mở rộng công ty có 45 quầy kinh doanh tại bốn khu vực đông dân cư và năm đại lý tại các xã.Mặt hàng kinh doanh chủ yếu của công ty là xăng dầu và kinh doanh tời vụ.Di đôi với việc mở rông quy mô kinh doanh công ty càn nâng cao chất lược hàng ban với tinh thần thai độ tận tình. 29
  30. 2. Cơ cấu bộ máy quản lý kinh doanh của Công ty cổ phần thương mại –xây dựng Sóc Sơn. Doanh nghiêp thương mại là DN chuyên làm nhiêm vụ lưu thông hàng hoá,vừa là người mua hàng,vùa là người bán hàng.Để thực hiện tốt và có hiệu quả nhiêm vụ của một doanh nghiệp thương mại là phải tổ chức một bộ máy quản lý trên cơ sở hiệu quả và tíêt kiệm nhất. Công ty cổ phần thương mại –xây dựng Sóc Sơn là một đơn vị hoạch toán độc lập.Do đó công ty đã tổ chức một bộ máy quản lý trên cơ sở tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả kinh tế thúc đẩy kinh doanh phát triển tạo điều kiên cho DN tồn tại. Ngay sau khi cổ phần hoá công ty đã thực hiên săp xếp lại hoạt động kinh doanh,bộ máy quản lý với phương châm một người làm được nhiều việc.Do vậy nhiều phòng ban được xác nhập với nhau. Bộ máy quản lý của Công ty cổ phần thương mại –xây dựng Sóc Sơn được bố trí theo sơ đồ sau : HĐQT BKS GĐĐH P.GĐ P.GĐ tổ chức kinh doanh hành chính P.kinh P.kế toán Cửa hàng Cửa hàng Cửa hàng Tổ chức doanh thị tài vụ số 1 số 2 số 3 hành chính trường 30
  31. Trong công ty cơ quan có quyền quyết định cao nhất là đại hội đồng cổ đông(ĐHĐCĐ).ĐHĐCĐ của công ty gồm 63 cổ đông có quyền biểu quyết,họp ít nhất mỗi năm một lần để thông qua báo cáo tài chính năm và thông qua phương hướng phát triển của công ty.ĐHĐCĐ cũng có quyền quyết định chào bán cổ phiếu và mức cổ tức hàng năm của từng loại cổ phiếu.ĐHĐCĐ cũng có thể tổ chức lại hoặc giải thể công ty.Như vậy ĐHĐCĐ là chủ sở hữu của công ty có quyền chiếm hữu,định đoạt số phận của công ty.DướiĐHĐCĐ là hội đồng quản trị(HĐQT)quyết định mọi vấn đề liên quan đến quyền lợi của công ty.HĐQT có ba thành viên trong đó có một chủ tịch và phó chủ tịch.HĐQT có nhiệm vụ quyết định chiến lược phát triển của công ty,quyết định các phương án kinh doanh.Đầu tư,giải pháp phát triển thị trường,các hợp đồng quan trọng có giá trị lớn,phải được HĐQT thông qua mới được thực hiện.Nói chung HĐQT đua ra các đường lối,các nghị quyết về phương hướng hoạt động kinh doanh của công ty,ổ chức bộ máy quản lý đồng thời đưa ra các quy chế quản lý nội bộ.Trong HĐQT thì chủ tich HĐQT có nhiệm vụ lập chương trình kế hoạch hoạt động,theo dõi tổ chức thực hiện các quyết định của HĐQT. Ban kiểm soát(BKS)của công ty gồm ba người trong đó có một kiểm saot viên trưởng và hai kiểm saot viên.Kiểm soát viên trưởng là người có trình độ chuyên môn về nghiệp vụ kế toán tài chính.BKS có nhiệm vụ kiểm tra tính hợp pháp hợp lý trong việc quảm lý điều hành hoạt động kinh doanh ghi chép sổ sách kế toán,kiểm tra báo cáo tài chính.Cụ thể là ban kiểm soát phải thẩm định báo cáo tài chính hàng năm nhằm phát hiện sai sót gian lận của các bộ phận và đưa ra trình ĐHĐCĐ xem sét quyết định.Thông qua kiểm soát để đảm bảo các quyết định,quy chế quản lý nội bộ,các nghị quyết chỉ đạo của ĐHĐCĐ và ĐHĐQT . Trong HĐQT một thành viên được bầu làm giám đốc đièu hành(GĐĐH)có nhiệm vụ điều hành trực tiếp mọi hoạt động kinh doanh hàng ngày của công ty theo các nghị quyết của HĐQT và phương án kinh doanh của công ty đã đựoc ĐHĐCĐ phê duyệt.Giám đốc quản lý trực tiếp phòng tài 31
  32. chính kế toán và mạng lưới kinh doanh.Dưới giám đốc là một phó giám đốcphụ trách kinh doanh quản lý trực tiếp phòng kinh doanh thị trường.Một phó giám đốc phụ trách tài chính hành chính,quản lý trực tiếp phòng tổ chức hành chính. Phòng kế toán tài vụcó nhiệm vụ tổ chức thực hiện công tác kế toán tài chínhcủa nhà nước, xử lý chứng từ ,lập báo cáo tài chính,báo cáo quản trị cung cấp thông tin kịp thời về tình hình tài chính của công ty,tư vấn cho giám đổctong việc ra quyết định kinh doanh. Phòng tổ chức hành chính có quyền tham mưu các đầu mối chỉ đạo và thực hiện các lĩnh vực tổ chức quản lý cán bộ lao động tiền lương,đào tạo,thi đua,khen thưởng, kỷ luật. Phòng kinh doanh thị trường phòng này có nhiều chức năng được xác nhập bởi phòng kế hoạch và phòng kinh doanh tổng hợp .Hiện nay phòng này có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch kinh doanh,kế hoạch lưu chuyển hàng hoá,tổ chức lập và xây dựng kế hoạch kinh doanh quảng cáo và xúc tiến bán hàng,nghiên cứu mở rộng thị trường,tìm kiếm và tổng kết các hợp đồng kinh tế . Ba cửa hàng là nơi thực hiện các nghiệp vụ bán hàng phản ánh kịp thời về phòng kinh doanh thị trường và nhu cầu hàng hoá bán ra.Thực hiện các kế hoạch kinh doanh công tác tổ chức các phòng ban liên quan đảm bảo các chế độ l’;ng thưởng và quyền lợi khác cho nhân viên. 3.Môi trường kinh doanh của Công ty cổ phần TM-XD Sóc Sơn : Công ty cổ phần thương mại –xây dựng Sóc Sơn là một doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực thương mại từ nhiều năm nay,cônh ty luôn đứng vững trên thị trường,là một DN quan trọng trong lĩnh vực kinh doanh thương mại của huyện Sóc Sơn nhất là từ khi tiến hành cổ phần hoá thì mọi quyền lợi của mỗi cổ dông đều gắn liền với sự phát triển của công ty.Do vậy bộ máy lãnh đạo của công ty luôn quan tâm đến việc nâng cao hiệu quả kinh 32
  33. doanh,việc phân phối lợi nhuận và điều lệ của công ty luôn quan tâm,khuyến khích và có chế độ dãi ngộ kịp thời đối với CBCNV. Là một công ty Công ty cổ phần thương mại –xây dựng Sóc Sơn,công ty là một DN kinh doanh thương mại luôn đứng vững trên thị trường trong nhiều năm qua.Khách hàng của công ty là các cơ quan,xí nghiệp,nông trường,trang trại,đóng trên địa bàn ,các đơn vị bộ đội,CBCNV và nhân dân.Các mặt hàng mà công ty khai thác,kinh doanh đều được chọn lựa,nghiên cứu phù hợp với thị trường để xác định chính sách kinh doanh hợp lý. Là một DN thương mại nên công ty luôn là cầu nối giữa sản xuất và tiêu dùng.Công ty vừa có nhiệm vụ mua hàng,vừa có nhiệm vụ bán hàng.Do vậy công ty xác định rõ các thông tin về các DN,công ty sản xuất ,các nhu cầu kinh doanh về số lượng,chất lượng,giá cả,chính sách bán hàng và khả năng cung cấp hàng hoá của công ty đó.Thông qua đó công ty xác định rõ đặc điểm của từng nguồn hàng,lựa chọn các nhà cung cấp hàng hoá tốt nhất về chất lượng,có uy tín,giao hàng với độ tin cậy caovà giá thành hợp lý. 4. Tổ chức công tác kế toán tại công ty Bộ máy kế toán công ty gồm 2 loại kế toán là: - Kế toán tại công ty. - Kế toán tại các cửa hàng Kế toán tại các cửa hàng có nhiệm vụ tập hợp các chứng từ ban đầu và hạch toán ban đầu, ghi chép lập bảng kê chi tiết Sau đó chuyển cả các chứng từ có liên quan đến phòng tài chính kế toán công ty. Kế toán công ty căn cứ vào các chứng từ này để ghi chép hàng ngày. Sau đó kế toán lập các sổ sách cần thiết, tổng hợp và báo cáo tài chính. Tất cả các sổ sách và chứng từ kế toán đều phải có sự kiểm tra phê duyệt của kế toán trưởng và giám đốc công ty. Tại công ty, bộ máy kế toán công ty được phân công với các chức năng nhiệm vụ rõ ràng để hoàn thành phần việc kế toán đã giao. 33
  34. Bộ máy kế toán Công ty cổ phần TM-XD Sóc Sơn. gồm có 5 người đảm nhiệm các phần kế toán khác nhau gồm : Kế toán trưởng, 3 kế toán viên và 1 thủ quỹ mỗi người đảm nhiệm 1 phần hành kế toán cụ thể . Sơ đồ bộ máy kế toán Trưởng phòng kế toán Kế toán Kế toán kế toán Thủ quỹ công nợ thuế lương 1. Trưởng phòng kế toán Phụ trách chung và điều hành toàn bộ công tác kế toán của đơn vị chịu trách nhiệm trước Ban giám đốc và Nhà nước về quản lý và sử dụng các loại lao động vật tư tiền vốn trong sản xuất kinh doanh. Tổ chức hạch toán các quá trình sản xuất kinh doanh theo quy định của Nhà nước, xác định kết quả kinh doanh và lập các báo cáo theo quy định. - Chỉ đạo trực tiếp hướng dẫn công nhân viên dưới quyền thuộc phạm vi và trách nhiệm của mình, có quyền phân công chỉ đạo trực tiếp tất cả các nhân viên kế toán tại công ty làm việc ở bất cứ bộ phận nào. - Các tài liệu tín dụng liên quan đến công tác kế toán đều phải có chữ ký của kế toán trưởng mới có tác dụng pháp lý. 2. Kế toán công nợ : Kế toán cung cấp là những người thay mặt giám đốc thực hiện các khoản nộp ngân sách , thanh toán công nợ các loại vốn bằng tiền, vốn vay, hạch toán theo lương khách hàng tạm ứng. 34
  35. 3. Kế toán thuế : Hàng tháng lập kê khai thuế GTGT đầu ra, đầu vào, theo dõi tình hình nộp ngân sách Nhà nước ,lập kế hoạch và quyết toán thuế GTGT, thuế thu nhập doanh nghiệp, tiền nộp sử dụng vốn ngân sách Nhà nước 4. Kế toán tiền lương BHXH, BHYT, KPCĐ : Thanh toán số lương phảI trả cho từng người trên cơ sở tiền lương thực tế và tỷ lệ phần trăm theo quy định. 5. Thủ quỹ kiêm tàI sản cố định : Tiến hành thu chi tạI doanh nghiệp ,hàng tháng cân đối vào các khoản thu chi vào cuối ngày, theo dõi tàI sản cố định , phản ánh tình hình tăng giảm TSCĐ trên cơ sở nguyên giá TSCĐ hiện có của Công ty và tỷ lệ trích khấu hao đã được cục quản lý vốn và tàI sản của thành phố Hà nội phê duyệt. Do tình hình kinh doanh mang tính chất phân tán, để tạo sự năng động trong điều hành sản xuất, công ty đã quản lý và cung cấp một số chất chủ yếu cho các cửa hàng , đồng thời đảm bảo đầy đủ nhu cầu về tài chính cho công ty. Các cửa hàng tự quyết định phương án bán hàng, tổ chức bán hàng theo kế hoạch đề ra. Mọi chứng từ thu chi tài chính đều phải được thống kê giao cho phòng kế toán tài vụ công ty để hạch toán chung toàn công ty . + Phương thức hạch toán: Công ty áp dụng phương pháp hạch toán báo cáo ở các cửa hàng. Hạch toán tập trung tại phòng tài chính kế toán công ty theo hình thức chứng từ ghi sổ. 35
  36. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc Bảng tổng Sổ thẻ Sổ quỹ hợp chứng kế toán từ gốc chi tiết Sổ đăng ký Chứng từ chứng từ sổ gốc ghi sổ Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng (quý) : Đối chiếu kiểm tra 36
  37. 5. Tình hình luân chuyển chứng từ trong công ty: Chứng từ kế toán vốn bằng tiền là cơ sở để thu nhập thông tin đầy đủ và chính xác về sự biến động của các loại vốn bằng tiền trong công ty, là căn cứ để ghi sổ kế toán. Quá trình luân chuyển chứng từ trong công ty bao gồm các khâu sau: * Chứng từ phát sinh trước khi đến phòng kế toán gồm: +Phiếu thu +Phiếu chi + Thông tư kèm hợp đồng, biên bản thanh lý, thanh toán + Giấy đề nghị tạm ứng + Các văn bản đã được duyệt về chi trả, thanh toán khác kèm các chứng từ hoá đơn liên quan. * Kiểm tra và thực hiện phần hành : Phó phóng kế toán sau khi nhận được các chứng từ trên sẽ tiến hành kiểm tra chứng từ và giao cho kết toán chi tiết phần hành vốn bằng tiền. Căn cứ vào chứng từ này kế toán phần hành lập phiếu thu, phiếu chi rồi trình lên kế toán trưởng kiểm tra sau đó trình lên cấp trên ký duyệt. Kế toán phần hành chịu trách nhiệm cập nhật số liệu vào các sổ kế toán chi tiết rồi bàn giao lại sổ chi tiết cho kế toán tổng hợp. Cuối tháng kế toán tổng hợp lập các chứng từ ghi sổ và đăng ký chứng từ và sử dụng nó làm căn cứ vào sổ cái rồi trình tài liệu này cho trưởng phòng ký duyệt. * Tập hợp, lưu trữ chứng từ: Các chứng từ gốc sau khi được dùng làm căn cứ để lập sổ đăng ký chứng từ và sổ kế toán chi tiết sẽ được lưu một bản trong bảng tổng hợp chứng từ 37
  38. gốc, một bản khác được đóng lại thành quyển và lưu giữ kèm với sổ kế toán chi tiết. Các chứng từ này được bảo quản, lưu trữ. Khi hết thời hạn lưu trữ sẽ được bộ phận lưu trữ đưa ra huỷ. 6. Đặc điểm thu chi vốn bằng tiền tại Công ty cổ phần TM-XD Sóc Sơn. Để tiến hành sản xuất và kinh doanh, Công ty luôn phải có vốn nhất định. Ngoài vốn cố định Công ty còn phải có một số vốn lưu động đủ để tiến hành sản xuất kinh doanh. Trong vốn lưu động thì vốn bằng tiền là rất quan trọng. Bởi vốn bằng tiền có thể sử dụng trực tiếp để chi trả những khoản mua sắm, hay để trả lương cho cán bộ công nhân viên và các khoản chi phí khác bằng tiền. Vốn bằng tiền hiện có của Công ty bao gồm: Tiền mặt tại quỹ, tiền gửi tại ngân hàng, kho bạc. Kế toán phải mở sổ chi tiết để theo dõi các khoản tiền này. II. Thực trạng công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty cổ phần TM_XD Sóc Sơn. 1- Nội dung phản ánh các khoản vốn bằng tiền. 1. 1 Kế toán tiền mặt. Hình thức hạch toán chứng từ ghi sổ:Căn cứ vào các chứng từ thu,chi để lập chứng từ ghi sổ.Chứng từ ghi sổ sau khi lập xong được ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổđể lấy số hiệu sau đó căn cứ và chứng tưh ghi sổđể ghi vào sổ cái.Số liệu từ các chứng từ thu,chi cũng được dùng để ghi vào các sổ quỹvà sổ kế toán chi tiết. Trong năm 2003 đã hoàn thành nhiều kế hoach bán hàng đề ra làm doanh thu cao quỹ tiền mặt của Công ty tăng. Để phục vụ cho các cửa hàng được tốt hơn Công ty đã chi một số tiền tương đối lớn Công ty chi tiền mua vật tư, công cụ dụng cụ, nâng cấp các thiết bị dụng cụ cho việc bán hàng được tốt hơn, Công ty cũng đã nhượng bán một số tài sản mà Công ty không sử 38
  39. dụng nữa, căn cứ vào các chứng từ gốc kế toán lập các định khoản làm tăng lượng tiền mặt cuả Công ty trong tháng 10(Trích một số nghiệp vụ) - 7/10 Công ty nhượng bán máy phôtô trị giá 10.543.720 bao gồm cả thuế GTGT 10%. Khách hàng đả thanh toán bằng tiên mặt. Nợ TK 111 : 10.543.720đ Có TK 333 : 985.520đ Có TK 711 : 9.585.200đ -11/10 Xuất bán cho công ty cổ phần Bình An 6 500 lít xăng M90 tổng giá thanh toán cả thuế là 34.784.750đ Nợ TK111:34.784.750đ Có TK511: 31.622.500đ Có TK333: 3.162.250đ - 15/10 Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt với số tiền là 670 triệu đồng Nợ TK 111 : 670.000.000đ Có TK 112 : 670.000.000đ -16/10 Công ty TNHH Hồng Vân thanh toán số nợ kỳ trước bằng tiền mặt 45.000.000đ Nợ TK111:45.000.000đ Có TK131: 45.000.000đ -22/10 Chị Trần Thị Loan thanh toán số tiền thừa tạm ứnglà 3.245.000đ Nợ TK111: 3.245.000đ Có TK141: 3.245.000đ - 28/10 Công ty nhận báo cáo doanh thu của cửa hàng số 1 Nợ TK 111 : 361.900.000đ Có TK 511 : 329.000.000đ Có TK 333 : 32.900.000đ 39
  40. Công ty cổ phần TM-XD Sóc Sơn Phiếu thu Ngày 7/10/2003 Nợ TK: 111 Có TK: 333,711 Họ tên người nộp: Nguyễn Văn Hùng Địa chỉ: Phòng kế toán nhượng bán 1 máy photo. Số tiền: 10.543.720đ Đã nhận đủ số tiền: mười triêu năm trăm bốn ba nghìn bảy trăm hai mươi đồng Ngày 7/10/2003 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Thủ Quỹ Người nộp (Ký tên họ) (Ký, tên họ) (Ký, tên họ) (Ký, tên họ) Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị NH (Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên, đóng dấu) 40
  41. Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại. Loại chứng từ gốc: Phiếu thu Tháng 10 năm 2003 Đơn vị : đồng Chứng từ TK đối Diễn giải Số tiền SH NT ứng . . 7/10 nhượng bán máy photo 333 985.820 711 9.858.200 11/10 Bán xăng cho công ty CP B.An 511 31.622.500 333 3.162.250 . 15/10 Rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ 112 670.000.000 16/10 Công ty TNHH Hồng Vân TT Nợ 131 45.000.000 . 22/10 Thanh toán thừa tạm ứng 141 3.245.000 . . 28/10 Công ty nhận báo cáo doanh thu 511 329.000.000 333 32.900.000 . Cộng 1.026.721.000 41
  42. * Ngoài ra các nghiệp vụ phát sinh làm giảm quỹ tiền mặt của công ty .: - Ngày 5/10 mua dầu diêsel của công ty xăng dầu khu vực I Nợ TK 156 : 86.941.100đ Nợ TK 133 : 8.694.110đ Có TK 111 : 95.635.210đ -Ngày 7/10 Tạm ứng cho anh Bùi Thanh Tâm số tiền 10.000.000đ Nợ TK 141: 10.000.000đ Có TK : 10.000.000đ -Ngày 10/10 Công ty mua một máy vi tính trị gia 7.218.750đ bao gồ cả thuế GTGT 10%. Công ty đẫ thanh toán bằng tiền mặt. Nợ TK 211 : 6.562.500đ Nợ TK 133 : 565.250đ Có TK 111 : 7.218.750đ - Ngày 12/10 Công ty thanh toán nợ kỳ trước ch tổng công ty xăng dầu Việt Nam.Tổng số thanh toán là 315.769.000đ Nợ TK 331 : 315.769.000đ Có TK 111 : 315.769.000đ - Ngày 17/10 Thuê sửa chữa sân sau nhà kho số tiền phải trả 5.100.000 bao gồ thuế GTGT 10% công ty đã thanh toán bằng tiền mặt Nợ TK 241 : 4.100.000đ Nợ TK 133 : 410.000đ Có TK 111 : 5.100.000đ -Ngày 25/10 Rút tiền mặt gửi ngân hàng số tiền là 150.000.000đ Nợ TK112: 150.000.000đ Có TK111: 150.000.000đ - Ngày 28/10 Nhận được hoá đơn tiền điện của công ty điện lực số tiền phải thanh toán là 3.740.000đ Nợ TK 641,642 : 3.400.000đ Nợ TK 133 : 340.000đ Có TK 111 : 3.740.000đ 42
  43. Công ty CPTM-XD Sóc Sơn Phiếu chi Ngày 5 tháng 10 năm 2003 Nợ TK: 156 Nợ TK:133 Họ tên người nhận: Nguyễn Văn Tuyến Có TK: 111 Địa chỉ: Công ty xăng dầu khu vực I Lý do: Để mua dầu Số tiền: 95.635.210đ (Bằng chữ: Chín năm triệu sáu trăm ba năm nghìn hai trăm mơừi đồng) Đã nhận đủ số tiền: Chín năm triệu sáu trăm ba năm nghìn hai trăm mơừi đồng Ngày 2/11/2001 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Thủ Quỹ Người nhận (Ký tên họ) (Ký, tên họ) (Ký, tên họ) (Ký, tên họ) 43
  44. Bảng tập hợp chứng từ gốc cùng loại Tên chứng từ: Phiếu chi Tháng 10 năm 2003 Đơn vị : đồng Chứng từ Diễn giải TK đối Số tiền SH NT ứng . . 5/10 Mua dầu Diesel 156 86.941.100 133 8.694.110 7/10 Tạm ứng 141 10.000.000 . . 10/10 Mua máy vi tính 211 6.562.500 133 656.250 12/10 Thanh toán nợ kỳ trước 331 315.769.000 . 17/10 Thuê sửa chữa sân sau nhà kho 241 4.510.000 . 25/10 Rút tiền mặt gửi ngân hàng 112 150.000.000 . 28/10 Trả tiền điện 641,642 3.400.000 133 340.000 . Cộng 823.120.000 44
  45. Công ty CPTM-XD Sóc Sơn Chứng từ ghi sổ Ngày 30/10/2003 Số: 15 Đơn vị tính: VNĐ TKĐƯ Trích yếu Số tiền Nợ Có Nợ Có 111 711 Nhượng bán máy phôtô 9.858.200 333 985.582 111 511 Bán xăng cho công ty CP Bình An 31.622.500 333 3.162.250 111 112 Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ 670.000.000 tiền mặt 111 131 Công tu TNHH Hồng Vân thanh 45.000.000 toán nợ 111 141 Thanh toán tiền thừa tạm ứng 3.245.000 111 511 Báo cáo doanh thu của cửa hàng 329.000.000 333 32.900.000 Cộng 1.026.721.000 Kèm theo 9 chứng từ gốc Người lập Kế toán trưởng (Ký, tên họ) (Ký, tên họ) 45
  46. Công ty CPTM-XD Sóc Sơn Chứng từ ghi sổ Ngày 30/10/2003 Số 21 Đơn vị tính: VNĐ TKĐƯ Trích yếu Số tiền Nợ Có Nợ Có 156 111 Mua hàng hoá 86.941.100 133 8.694.110 141 111 Tạm ứng 10.000.000 . 211 111 Mua máy vi tính 6.562.500 133 656.250 . . 331 111 Thanh toán nợ 315.769.000 112 111 Rút tiền mặt gửi ngân hàng 150.000.000 . 241 111 Thuê sửa chữa sân sau 4.100.000 133 410.000 Cộng 823.220.000 Kèm theo 12. chứng từ gốc Người lập Kế toán trưởng (Ký, tên họ) (Ký, tên họ) 46
  47. Công ty CPTM-XD Sóc Sơn sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Số 243 Đơn vị tính: VNĐ STT Chứng từ ghi sổ Số tiền SH NT 15 29 1.026.721.000 21 29 823.120.000 Cộng 6.653.986.097 Kèm theo chứng từ gốc. Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 47
  48. Công ty CPTM-XD Sóc Sơn Tên TK: Tiền mặt SHTK: 111 Sổ cái-CTGS Đơn vị tính: VNĐ Chứng từ Diễn giảI TK Số tiền SH NT Đ/ư Nợ Có Số dư đầu kỳ 635.134.078 34 5/10 Mua hàng hoá dầu Diesel 156, 86.941.100 133 8.694.110 61 7/10 Nhượng bán máy phôtô 711, 9.855.200 333 985.520 35 7/10 Chi tạm ứng 141 10.000.000 36 10/10 Mua máy vi tính 211, 6.562.500 133 656.250 62 11/10 Bán xăng 511, 31.622.500 333 3.162.250 37 12/10 Công ty thanh toán nợ 331 315.769.000 . 65 15/10 Rút tiền gửi ngân hàng về nhập 112 670.000.000 quỹ tièn mặt 66 16/10 Công ty TNHH Hồng Vân thanh 131 45.000.000 toán nợ 39 17/10 Thuê sửa chữa sân sau nhà kho 241, 4.100.000 133 410.000 48
  49. 41 25/10 Rút tièn mặt tại quỹ đem gửi ngân 112 150.000.000 hàng 71 28/10 Báo cáo doanh thu 511, 329.000.000 333 32.900.000 43 28/10 Thanh toán tiền điện nước 641, 1.100.000 642, 2.300.000 133 340.000 Cộng số dư cuối kỳ 434.009.410 Kèm theo chứng từ gốc Người lập Kế toán trưởng (Ký, tên họ) (Ký, tên họ) 49
  50. Công ty CPTM-XD Sóc Sơn Sổ quỹ tiền mặt Trang: 01 nt Số phiếu Số tiền Thu Chi Diễn giải tk Thu Chi Tồn đư Số dư đầu kỳ 635.134.078 5/10 34 Mua hàng hoá 156 86.941.100 548.192.978 133 8.694.110 539.498.868 7/10 61 Nhượng bán 711 9.855.200 549.354.068 máy phôtô 333 985.520 550.339.588 7/10 36 Mua máy vi 211 6.562.500 543.777.088 tính 133 656.250 . . 12/1 37 Công ty thanh 331 315.769.000 523.768.060 0 toán nợ . 17/1 39 Thuê sửa chữa 241 4.100.000 476.098.876 0 nhà kho 133 410.000 . . Số dư cuối kỳ 434.009.410 50
  51. 1-2 Kế toán tiền gửi ngân hàng Hàng ngày kế toán tập hợp giấy đề nghị tạm ứng, uỷ nhiệm chi, giấy báo nợ, báo có, chứng từ ghi sổ, bảng kê chứng từ sổ cái, các chứng từ gốc Các nghiệp vụ phát sinh trong tháng. *Trích một số nghiệp vụ làm giảm TGNH - Ngày 5/10 rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt Nợ TK 111 : 670.000.000đ Có TK 112 : 670.000.000đ - Ngày 10/10 trả tiền mua nguyên vật liệu tháng trước Nợ TK 152 : 15.960.000đ Có TK 112 : 15.960.000đ - Ngày 11/10 chi trả tạm ứng bằng tiền gửi ngân hàng. Nợ TK 141 : 12.000.000đ Có TK 112 : 12.000.000đ 51
  52. Ngân hàng Công thương Đống Đa Giấy báo nợ (Bộ tài chính) Căn cứ thông tư duyệt y dự toán: Số 252 Ngày 15 tháng 10 năm 2003 Yêu cầu kho bạc Nhà nước : Cho rút tiền gửi Nợ TK: 111 Chi ngân sách số tài khoản 178 Có TK: 112 Chi ngân sách số tài khoản 178 Đơn vị được hưởng: Công ty CPTM –XD Sóc Sơn Số tài khoản: Tại Ngân hàng Công thương Đống Đa. Lý do: chi tiền mua hàng hoá. Số tiền là: 670.000.000đ Viết bằng chữ: Sáu trăm bảy mươi triệu đồng. 52
  53. Công ty CPTM-XD Sóc Sơn Chứng từ ghi sổ Ngày 30 – 10 – 2003 Số 290 Đơn vị tính: VNĐ Chứng từ Diễn giải TK Số tiền SH NT Nợ Có Nợ Có 5 11/10 Chi tạm ứng tiền gửi 141 112 12.000.000 NH 6 5/10 Rút tiền gửi NH nhập 111 112 670.000.000 quỹ tiền mặt 10 10/10 Chi tiền trả tiền nợ 152 112 15.960.000 NVL kỳ trước Cộng 697.960.000 Kèm theo . chứng từ gốc Người lập Kế toán trưởng (Ký, tên họ) (Ký, tên họ) 53
  54. Các nghiệp vụ làm tăng tiền gửi ngân hàng của Công ty. *Trích một số nghiệp vụ phát sinh trong kỳ làm tăng TGNH : -Ngày 12/10 công ty cổ phần-xd Thuỷ Lợi II Thanh toán nợ kỳ trước bằng TGNH với số tiền là 48.789.000. Nợ TK112: 48.789.000 Có TK 131: 48.789.000 -Ngày15/10 Công ty bán xăng cho Công ty TNHH Phong Mai .Tổng số tiền phải thu là 53.112.125(bao gồm cả thuế GTGT).Khách hàng đã thanh toán bằng TGNH. Nợ TK112: 53.112.125 Có TK511: 48.283.750 Có TK333: 4.828.375 - Ngày 21/10 Thu từ quỹ ký cược ngắn hạn Nợ TK 112 : 16.000.000đ Có TK 144 : 16.000.000đ- -Ngày 26/10 Rút quỹ tiền mặt đem gửi ngân hàng với số tiền là 250.000.000. Nợ TK 112: 250.000.000 Có TK 111: 250.000.00 - Ngày 29/10 Thu lãi tiền gửi qua ngân hàng Nợ TK 112 : 18.500.000đ Có TK 711 : 18.500.000đ 54
  55. Ngân hàng Công thương Đông Anh Giấy báo có (Bộ tài chính) Căn cứ thông tư duyệt y dự toán: Số 248 Ngày 28 tháng 10 năm 2003 Yêu cầu kho bạc Nhà nước : Gửi tiền vào ngân hàng Nợ TK: 112 Thu ngân sách số tài khoản 78 Có TK: 111 Thu ngân sách số tài khoản 78 Đơn vị được hưởng: Công ty CPTM –XD Sóc Sơn Số tài khoản: Tại Ngân hàng Công thương Đống Đa. Lý do: Gửi tiền mặt vào ngân hàng Số tiền là: 250.000.000đ Viết bằng chữ: Hai trăm năm mươi triệu đồng. 55
  56. Công ty CPTM-XD Sóc Sơn Chứng từ ghi sổ Ngày 30 – 10 – 2003 Số 293 Đơn vị tính: VNĐ Chứng từ Diễn giảI TK Số tiền SH NT Nợ Có Nợ Có 99 12/10 Thu nợ kỳ trước của 112 131 48.789.000 công ty cổ phần –xd Thuỷ Lợi II 100 15/10 Bán xăng cho công ty 112 511 48.283.750 TNHH Phong Mai 333 4.828.750 111 21/10 Thu từ quý ký cược 112 144 16.000.000 ngắn hạn 112 29/10 Thu lãi tiền gửi 112 711 18.500.000 tháng 9 113 26/10 Rút quỹ tiền mặt đem 112 111 250.000.000 gửi ngân hàng Cộng 368.401.500 Kèm theo . chứng từ gốc Người lập Kế toán trưởng (Ký, tên họ) (Ký, tên họ) 56
  57. Công ty CPTM-XD Sóc Sơn sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Đơn vị: đồng Chứng từ TT Số tiền SH NT 290 30/10 697.960.000 . 293 30/10 368.401.500 . 2.517.908.356 Kèm theo chứng từ gốc Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 57
  58. Công ty CPTM-XD Sóc Sơn trích sổ cái- ctgs Tên TK: Tiền gửi ngân hàg SHTK: 112 Đơn vị tính: VN Chứng từ TK Số tiền Tt Diễn giải SH NT ĐƯ Nợ Có Số dư đầu kỳ 1.269.903.900 1 5/10 Rút tiền gửi ngân hàng về 111 670.000.000 nhập quỹ 2 10/10 Trả tiền mua hàng hoá 331 15.960.000 tháng trước 3 11/10 Chi tạm ứng 141 12.000.000 4 12/10 Công ty cổ phần-xd Thuỷ 131 48.798.000 Lợi II thanh toán nợ kỳ trước 5 15/10 Bán xăng 511 48.283.750 333 4.828.375 6 21/10 Thu từ quỹ ký cược ngắn 144 16.000.000 hạn 7 26/10 Rút tiền mặt đem gửi ngân 111 250.000.000 hàng 8 29/10 Lãi tiền gửi ngân hàng 711 18.500.000 Cộng phát sinh trong kỳ 386.410.125 697.960.000 Số dư cuối kỳ 958.354.025 58
  59. Công ty CP TM-XD Sóc Sơn sổ tiền gửi ngân hàng Trang số Chứng từ Số tiền Số NT Diễn giải TK Gửi vào Rút ra Còn lại ĐƯ Số dư đầu kỳ 1.269.903.900 5/10 Nhập quỹ tiền mặt 111 670.000.000 599.903.900 10/10 Trả tiền mua hàng 331 15.960.000 583.943.900 hoá 11/10 Tạm ứng 141 12.000.000 571.943.900 12/10 Côg ty CP-XD 131 48.798.000 620.741.900 Thuỷ Lợi II Thanh toán 15/1 Bán xăng 511 53.112.500 673.854.400 333 21/10 thu quỹ ký cược 144 16.000.000 689.854.400 ngắn hạn 26/10 Đem tiền mặt gửi 111 250.000.000 939.854.400 ngân hàng 29/10 Thu lãi TGNH 711 18.500.000 958.354.025 Cộng 958.354.025 59
  60. 2- Đối chiếu và điều chỉnh sổ sách. Toàn bộ hệ thống sổ sách, báo cáo kế toán của công ty sau khi được lập và hoàn chỉch, đều được lưu trữ trong máy vi tính, nhờ vậy đã giảm bớt số lượng sổ sách cần lưu trữ cũng như tạo điều kiện hết sức thuận lợi cho việc tìm kiếm, đối chiếu, kiểm tra, điều chỉnh sổ sách. Theo định kỳ hàng tháng, kế toán chi tiết vốn bằng tiền tiến hành in sổ cho từng tài khoản để chuyển cho phó phòng kế toán, kế toán tổng hợp và các bộ phận có liên quan đối chiếu và lập các báo cáo kế toán cần thiết phục vụ cho nhu cầu quản lý . 2.1 Đối chiếu, kiển tra và điều chỉnh nghiệp vụ phát sinh tiền mặt tại quỹ. Việc quản lý tiền mặt tại két bạc càng tốt thì càng hạn chế được sự mất mát thiếu hụt, chênh lệch với sổ sách. Song, cho dù thủ quỹ có cẩn thận thế nào chăng nữa thì việc thừa hay thiếu tiền mặt vẫn có thể xảy ra. Những nguyên nhân dẫn đến sự chênh lệch tiền mặt giữa sách và thực tế là: - Khi nhận hoặc chi tiền, thông thường số lượng tiền phát sinh rất nhiều, thủ quỹ không kiểm soát được một cách chặt chẽ số lượng tiền mà mình đã nhận hoặc đã chi như : Không đếm hết được hoặc không kiểm soát được số nghiệp vụ phát sinh do có sự chênh lệch rất ít qua mỗi nghiệp vụ mà số phát sinh lại quá nhiều. - Do những nguyên nhân về mặt kỹ thuật như máy đếm tiền, có thể bị trục trặc hoặc không phân biệt được những tờ tiền khác chủng loại. - Do kế toán chi tiết vốn bằng tiền không phản ánh hết tất cả các nghiệp vụ phát sinh trong ngày, hoặc cũng do bị nhầm lẫn số liệu khi phản ánh một nghiệp vụ phát sinh nào đó mà chưa phát hiện được kịp thời. Chính vì vậy viêc kiểm tra, đối chiếu số tiền thực tế còn tồn quỹ và trên sổ sách giữa hai bên nhân viên kế toán và thủ quỹ là hết sức cần thiết . 60
  61. Có như vậy mới có khả năng phát hiện kịp thời những chênh lệch sai sót có thể xảy ra. Khi xảy ra tình trạng chênh lệch nhân viên kế toán phải kiểm tra lại số phát sinh của từng nghiệp vụ trên sổ sách của mình trong kỳ, sau đó hai bên đối chiếu với nhau để đi đến một sự thống nhất. Khi đó tuỳ vào sự sai lệch ở khâu nào, của ai thì người đó có trách nhiệm điều chỉnh lại trên sổ sách của mình. Nếu sai sót thuộc về thủ quỹ thì thủ quỹ phải điều chỉnh lại số liệu trên sổ quỹ cho đúng với thực tế. Nếu sai sót thuộc về nhân viên kế toán thì nhân viên đó phải điều chỉnh lại số liệu trên sổ kế toán chi tiết ,chứng từ ghi sổ,sổ đăng ký chứng từ ghi sổ tương ứng để máy điều chỉnh lại số liệu trên các sổ kế toán mà máy đã tự động trích ra. Nếu có các chứng từ, sổ sách mà nhân viên kế toán đã chuyển đi nơi khác thì tiến hành lập biên bản, lập chứng từ ghi sổ mới,đăng ký chứng từ ghi sổ mới điều chỉnh lại sổ cũ. Trường hợp hai bên sổ sách cùng thống nhất số liệu với nhau nhưng vẫn chênh lệch với số tiền thực tế còn tồn quỹ khi kiểm kê, thì hai bên lập biên bản với số chênh lệch đó và nhân viên kế toán sẽ có trách nhiệm phản ánh số chênh lệch này vào sổ kế toán. Nếu chênh lệch thực tế tăng so với sổ sách kế toán ghi : Nợ TK : 111.1 Có TK : 338.1 Nếu chênh lệch thực tế giảm so với sổ sách, kế toán ghi: Nợ TK : 138.1 Có TK : 111.1 Sau đó sẽ trình lên cấp trên để tìm ra nguyên nhân và biện pháp giải quyết. Trường hợp sổ sách của kế toán và thủ quỹ đã thống nhất với nhau về số liệu cùng với thực tế còn tồn ở két bạc, để đảm bảo kế toán và thủ quỹ cần xem xét lại các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ để có thể tìm thâý những 61
  62. sai sót chênh lệch đáng tiếc. Khi phát hiện chênh lệch giữa sổ sách phản ánh và thực tế phát sinh mà trên sổ sách và thực tế tồn quỹ đồng nhất, kế toán điều chỉnh lại các nghiệp vụ đã ghi sổ đồng thời phản ánh số chênh lệch đó như trên (tuỳ vào từng trường hợp cụ thể). 2.2.Đối chiếu, kiểm tra và điều chỉnh nghiệp vụ phát sinh TGNH. VIệc kiểm tra , đối chiếu và điều chỉnh trên tài khoản TGNH nhằm đảm bảo sự thống nhất số tiền đã phát sinh và hiện còn dư tại tài khoản tiền gửi giữa sổ sách của NH và sổ sách của nhân viên kế toán công ty. Thông thường mỗi khi nhận được giấy báo của NH về nghiệp vụ phát sinh trên tài khoản TGNH của công ty, nhân viên kế toán sẽ đối chiếu các chứng từ, sổ sách của mình với sổ sách của NH về số phát sinh, số dư của tài khoản. Do cả hai bên cùng quản lý những số liệu phát sinh trên một tài khoản duy nhất thông qua hệ thống sổ sách khác nhau nên cả hai đều cố gắng không để tình trạng chênh lệch xảy ra và thực tế ở công ty vẫn chưa xảy ra tình trạng này. Tuy nhiên dù rất cẩn thận trong công tác hạch toán cũng như việc ghi sổ và hệ thống kiểm soát rất có hiệu quả ở NH và ở đơn vị mở tài khoản, song khi công việc và nghiệp vụ phát sinh nhiều thì tình trạng nhầm lẫn vẫn có thể xảy ra. Khi có sự chênh lệch, dù cho là do nguyên nhân gì, phát sinh ở khâu nào thì cả hai bên cũng cần có sự đối chiếu, kiểm tra sổ sách để tiến tới thống nhất về số phát sinh cũng như số dư thực tế của đơn vị , từ đó có thể điều chỉnh kịp thời sổ sách của mỗi bên. Nếu chưa kịp thời tìm ra nguyên nhân dẫn đến sự chênh lệch đó mà kỳ quyết toán đã đến thì nhân viên kế toán phải tạm thời căn cứ theo số liệu của NH để phản ánh vào TK 112. Số chênh lệch sẽ được phản ánh như sau. Nếu sổ sách của nhân viên kế toán phản ánh thừa so với sổ sách NH, kế toán ghi: Nợ TK 138.1 Có TK 112 62
  63. Nếu sổ sách kế toán thiếu so với sổ sách của NH, kế toán ghi: Nợ TK112 Có TK 338.1 Sang kỳ sau kế toán phải tiếp tục tìm nguyên nhân của sự chênh lệch đó và kiến nghị những biện pháp điều hoà chênh lệch giữa hai hệ thống sổ sách với cấp trên. 63
  64. Chương III. Một số giải pháp góp phần hoàn thiện công tác hạch toán vốn bằng tiền tại công ty cổ phần thương mại-xây dựng sóc sơn I. Nhận xét chung về công tác kế toán tại công ty phần thương mại-xây dựng Sóc Sơn. 1. Đánh giá chung: Từ khi được thành lập lại đến nay, Công ty CPTM-XD Sóc Sơn luôn phải đối đầu với hàng loạt khó khăn, đặc biệt là sự cạnh tranh gay gắt của đơn vị, tổ chức kinh tế khác, nhưng Công ty CPTM-XD Sóc Sơn đã có những cố gắng đáng ghi nhận trong việc tổ chức bộ máy quản lý nhằm đáp ứng được nhu cầu của thị trường. Là một doanh nghiệp hạch toán kinh tế độc lập với quy mô kinh doanh vừa công ty đã phải tìm cho mình một bộ máy quản lý, một phương thức kinh doanh sao cho có hiệu quả nhất. Song, bên cạnh những yếu tố trên, tình thần đoàn kết cũng đóng vai trò quan trọng trên bước đường tự khẳng định mình. Ban lãnh đạo công ty luôn quan tâm và động viên cán bộ trong công ty rèn luyện về đạo đức, tinh thần cũng như kỹ năng nghiệp vụ, khuyến khích họ đoàn kết phấn đấu đi lên. Công tác quản lý và hạch toán kinh doanh nói chung và công tác kế toán nói riêng đã không ngừng được củng cố và hoàn thiện, thực sự trở thành công cụ đắc lực phục vụ cho quá trình quản lý sản xuất kinh doanh của công ty. Hiện nay,Công ty cổ phần thương mại Sóc Sơn đang sử dụng hệ thống tài khoản kế toán thống nhât, đồng thời áp dụng hình thức tổ chức sổ kế toán “Chứng từ ghi sổ”. Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức tương đối gọn nhẹ, mỗi kế toán viên đều được phân công công việc rõ ràng. Trình độ của nhân viên không ngừng được nâng cao thường xuyên được đào tạo và 64
  65. bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn, biết vận dụng khéo léo và nhịp nhàng giữa lý thuyết và thực tế tại công ty, biết áp dụng những phương pháp hạch toán phù hợp với thực tế phát sinh đồng thời có thể giảm được khối lượng công việc ghi chép thừa để đạt được hiệu quả cao. Mỗi nhân viên kế toán đều có thể sử dụng được máy vi tính nên công việc kế toán được thực hiện nhanh chóng, số liệu luôn chính xác. Do địa bàn kinh doanh rộng lớn nên công ty đã áp dụng kiểu vừa tập trung vừa phân tán để thực hiện công tác kế toán của mình. Đây là sự lựa chọn hết sức phù hợp, đảm bảo tính thống nhất, tổng hợp trong việc cung cấp thông tin cho lãnh đạo công ty. Với việc tổ chức bộ máy kế toán hợp lý và lựa chọn hình thức sổ kế toán phù hợp đã góp phần nâng cao năng suất và hiệu quả của công tác kế toán cũng như công tác quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh tại công ty. Như đã phân tích rõ ở phần trước, trong công tác hạch toán kế toán tại Công ty thì hạch toán vốn bằng tiền là một khâu vô cùng quan trọng. Nhờ nhận thức rõ điều này, công ty đã có những biện pháp tốt trong việc tổ chức hạch toán cũng như quản lý và sử dụng vốn bằng tiền. Việc giữ gìn và bảo quản tiền mặt trong két được đảm bảo tính an toàn cao. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được cập nhật hàng ngày nên thông tin kinh tế mang tính liên tục và chính xác. Công tác kế toán tổng hợp được đơn giản hoá tới mức tối đa, cho phép ghi chép kịp thời một cách tổng hợp những hiện tượng kinh tế có liên quan đến tình trạng biến động của vốn bằng tiền. Hệ thống tài khoản áp dụng để theo dõi sự biến động của vốn bằng tiền hoàn toàn tuân thủ theo quy định và đã được chi tiết tối đa cho từng loại tiền. Sự chi tiết đó đã cho phép ban lãnh đạo nắm bắt được những số liệu cụ thể và chi tiết của vốn bằng tiền , từ đó có thể ra các quyết định một cách chính xác và hợp lý. 65
  66. Sổ sách kế toán được lập và ghi chép rõ ràng, rành mạch. Việc lưu trữ thông tin và lập sổ sách đã được thực hiện trên máy vi tính và chỉ in ra với sự lựa chọn đối với sổ sách cần thiết phục vụ cho kinh doanh , quản lý. Nên doanh nghiệp đã trực tiếp giảm được một phần chi phí, đồng thời giảm được số lượng các chứng từ và sổ lưu trữ ở kho. Trên đây là một số những nhận xét về ưu điểm của Công ty cổ phần thương mại xây dựng Sóc Sơn nói chung và phòng kế toán nói riêng trong việc tìm ra con đường có tính hiệu quả nhất cho kinh doanh. 2.Một số những tồn tại: Do địa bàn hoạt động quá rộng nên việc tập hợp số liệu chứng từ sổ sách còn chậm chạp, dẫn đến việc lập báo cáo kế toán định kỳ thường không đúng thời hạn gây chậm trễ trong việc ra quyết định đối với nhà quản lý. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ là một báo cáo tài chính phản ánh các khoản thu và chi tiền trong kỳ của doanh nghiệp theo từng hoạt động kinh doanh, hoạt động đầu tư và hoạt động tài chính. Thông qua nó chủ doanh nghiệp có thể dự đoán được lượng tiền mang lại từ các hoạt động trong tương lai. Nhà quản lý cũng có thể thấy trước được khả năng thanh toán trong ký hoạt động tới Vì sự quan trọng đó mà hầu hết các doanh nghiệp đều lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Nhưng cho đến nay Công ty XDCT 54 vẫn chưa sử dụng vai trò của báo cáo này. Hiện nay công ty đã sử dụng máy vi tính để lưu trữ số liệu và sổ sách nhưng vẫn chỉ là thực hiện phần mềm thông thường như: Word, Excel chứ chưa có một phần mềm riêng biệt để phục vụ công tác kế toán nên doanh nghiệp vẫn chưa thực sự phát huy hết vai trò của máy tính trong công tác hạch toán kế toán, chưa tiết kiệm được lao động của nhân viên kế toán và thời gian lập, ghi chép , tổng hợp số liệu và chuyển sổ. 66
  67. II. Một số giải pháp góp phần hoàn thiện công tác hạch toán kế toán vốn bằng tiền tại Công ty cổ phần thương mại-xây dựng Sóc Sơn. Hiện nay, Công ty không ngừng đẩy mạnh mối quan hệ không chỉ với các tổ chức trong nước mà cả với các tổ chức quốc tế. Do đó yêu cầu thanh toán bằng ngoại tệ rất quan trọng. Trong khi đó công ty chỉ có tài khoản 112.2: “Tiền gửi Ngân hàng bằng ngoại tệ” dùng để phản ánh tình hình tăng giảm ngoại tệ của đơn vị tại Ngân hàng mà không đăng ký sử dụng TK 111.1 “Tiền măt tại quỹ bằng ngoại tệ”. Điều này đã gây nên không ít những khó khăn. Giả sử khi khách hàng đến thanh toán bằng ngoại tệ thì đơn vị lại không thể nhập quỹ mà phải cử một người đi đổi lấy đồng Việt Nam hoặc đem gửi vào tài khoản tiền gửi bằng ngoại tệ tại Ngân hàng. Đây là sự lãng phí thời gian và nhân công một cách vô lý. Vì vậy theo em doanh nghiệp nên đăng ký sử dụng thêm tài khoản 111.2 “Tiền mặt tại quỹ bằng ngoại tệ” để phục vụ cho việc sản xuất kinh doanh được thuận lợi. - Công ty có tài khoản TGNH tại các NH như : NH Công thương Đống Đa, Đông Anh,Gia Lâm, nên việc ghi chép chi tiết đối với từng NH là rất cần thiết, bởi nó giúp cho quá trình kiểm tra sổ sách được dễ dàng hơn. Công ty cũng đã tiến hành ghi chi tiết nhưng theo em cần phải ghi chi tiết hơn nữa đối với từng NH và từng nghiệp vụ phát sinh. - Công ty cần trang bị thêm máy vi tính cho phòng kế toán đồng thời phải tổ chức đào tạo để nâng cao trình độ cho nhân viên kế toán về chương trình kế toán máy nhằm quản lý chính xác được các con số. Bên cạnh đó Công ty cũng cần phải xây dựng một chương trình kế toán thống nhất trên máy vi tính nhằm tự động hoá ở mức độ cao nhất công tác hạch toán nói chung và công tác hạch toán vốn bằng tiền nói riêng 67
  68. - Công ty nên tiến hành lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ nhằm giúp cho những nhà quản lý có được các quyết định một cách nhanh chóng và chính xác. - Do đơn vị chưa có một định mức tiền mặt tồn quỹ cụ thể cũng như một kế hoạch thanh toán tiền công nợ thống nhất nên dẫn đến tình trạng số tiền mặt có tại quỹ của đơn vị không ổn định, có lúc quá ít có lúc quá nhiều. Điều này dễ gây nên những khó khăn cho Công ty trong việc chi tiêu tiền mặt phục vụ nhu cầu sản xuất kinh doanh hoặc gây ứ đọng quá nhiều tiền làm vòng quay của vốn bị chậm lại. Để khắc phục nhược điểm này, theo em Công ty nên xây dựng một định mức tiền mặt tồn quỹ cụ thể trong từng kỳ hạch toán căn cứ vào kế hoạch thu chi tiền mặt trong kỳ. Định mức này có thể được xê dịch trong kỳ hạch toán, nhưng không được phép tăng quá cao hoặc quá thấp gây tình trạng bất ổn trong quỹ tiền mặt của doanh nghiệp. Bên cạnh đó Công ty cũng cần lập kế hoạch thu hồi và thanh toán công nợ sao cho số tiền sẽ phải trả nợ cũng như số tiền nợ sẽ thu hồi cân đối nhau, đảm bảo được nhu cầu thu , chi tiền mặt của Công ty. 68
  69. Kết luận Qua thời gian thực tập, kết hợp với nghiên cứu lý luận và thực tiễn, em nhận thấy công tác kế toán vốn bằng tiền vừa mang tính lý luận vừa mang tính thực tế cao. Để kế toán phát huy được vai trò của mình trong quản lý kinh tế thông qua việc phản ánh với giám đốc một cách chăt chẽ, toàn vẹn tài sản tiền vốn của công ty ở mọi khâu của quá trình tái sản xuất nhằm cung cấp các thông tin chính xác và hợp lý phục vụ cho việc lãnh đạo hoạt động sản xuất kinh doanh. Do đó việc hoàn thiện công tác kế toán của công ty là một tất yếu, nhất là trong quá trình chuyển đổi nền kinh tế sang cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà nước. Vốn bằng tiền đã trở thành vấn đề quan tâm hàng đầu đối với mọi doanh nghiệp cũng như các nhà quản lý thì việc hạch toán vốn bằng tiền đòi hỏi cũng phải được kiện toàn. Do hạn chế về hiểu biết lý luận và thực tiễn, hơn nữa thời gian thực tập tại công ty có hạn nên trong quá trình nghiên cứu và trình bày bài viết này không tránh khỏi sai sót và hạn chế. Em rất mong có được sự đóng góp và giúp đỡ của các thầy cô cùng cán bộ phòng kế toán Công ty cổ phần thương mại –xây dựng Sóc Sơn Em xin chân thành cảm ơn cô Phùng Thị Lan Hương và các cô chú trong Công ty đã tận tình giúp đỡ em hoàn thành báo cáo thực tập nà Sinh viên Trần Hồng Mai 69
  70. Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam. Độp lập-Tự do-Hạnh phúc NHận xét báo cáo chuyên đề của giáo viên hướng dẫn Đề bài: Tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty cổ phần thương mại-xây dựng Sóc Sơn. Giáo viên hướng dẫn: Phùng Thị Lan Hương Sinh viên: Trần Hồng Mai Lớp/khoá : K10B-GTVT Nhận xét và đánh giá: Hà Nội ,ngày tháng năm 2004 Giáo viên hướng dẫn 70
  71. Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam. Độp lập-Tự do-Hạnh phúc NHận xét báo cáo chuyên đề của công ty cổ phần thương mại –xây dựng sóc sơn. Đề bài: Tổ chức công tác kế toán vốn bằn tiền tại Công ty cổ phần thương mại-xây dựng Sóc Sơn. Người nhận xét: Chức vụ: Sinh viên: Trần Hồng Mai Lớp/khoá : K10B-GTVT Nhận xét và đánh giá: Hà Nội ,ngày tháng năm 2004 Người nhận xét 71
  72. mục lục Trang Lời nói đầu 1 Chương I: Một số lý luận cơ bản về hạch toán 3 vốn bằng tiền I.Khái quát về vốn bằng tiền 3 1.Khái niệm và phân loại vốn 3 2.Đặc điểm vốn bằng tiền,nhiệm vụ và nguyên tắc hạch toán 4 II.Tổ chức công tác kế toán 5 1.Luân chuyển chứng từ 5 2.Hạch toán tiền mặt tại quỹ 7 2.1.Chứng từ sử dụng để hạch toán tiền mặt 7 2.2.Tài khoản sử dụng và nguyên tắc hạch toán 11 2.2.1.Kế toán các khoản thu,chi bằng tiền mặt 12 2.2.2.Kế toán các khoản thu,chi bằng ngoại tệ 13 3.Kế toán tiền gửi ngân hàng 20 3.1.Chứng từ để hạch toán TGNH 20 3.2.Tài khoản sử dụngvà nguyên tắc hạch toán 20 3.3.Trình tự hạch toán TGNH 21 4.Hạch toán tiền đang chuyển 23 4.1.Chứng từ sử dụng 23 4.2.Tài khoản sử dụng 23 4.3.Trình tự hạch toán 24 5.Hình thức sổ kế toán 24 5.1.Nhật ký sổ cái 25 5.2.Chứng từ ghi sổ 26 72
  73. 5.3.Nhật ký chứng từ 26 5.4.Nhật ký chung 27 Chương II:Thực trạng công tác kế toán vốn 28 bằng tiền tại công ty cổ phần thương mại xây dựng Sóc Sơn. I.Đặc điểm tình hình chung 28 1.Quá trình hình thành và phát triển của Công ty cổ phần thương 28 mại –xây dựng Sóc Sơn 1.1.Quá trình hình thành 28 1.2.Sự phát triển của công ty 29 2.Cơ cấu bộ máy quản lýkinh doanh của Công ty 30 3.Môi trường kinh doanh 32 4.Tổ chức công tác kế toán 33 5.Tình hình luân chuyển chứng từ 37 6.Đặc điểm thu,chi vốn băng tiền tại công ty 38 II.Thực trạng công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty cổ 38 phần thương mại –xây dựng Sóc Sơn 1.Nội dung phản ánh vốn bằng tiền 38 1.1.Kế toán tiền mặt 38 1.2.Kế toán tiền gửi ngân hàng 51 2.Đối chiếu và điều chỉnh sổ sách 60 2.1Đối chiếu kiểm tra và điều chỉnh nghiệp vụ phát sinhtiền mặt tại 60 quỹ 2.2.Đối chiếu , kiểm tra và điều chỉnh nghiệp vụ phát sinhTGNH 62 Chương III:Một số giải pháp góp phần hoàn 64 thiện công tác hạch toán vốn bằng tiền tại Công ty cổ phần thương mại –xây dựng Sóc Sơn 73
  74. I.Nhận xét chung về công tác kế toán tại công ty 64 1.Đánh giá chung 64 2.Một số tồn tại 66 II.Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác hạch toán vốn 67 bằng tiền tại Công ty cổ phần thương mại –xây dựng Sóc Sơn Kết luận 69 Nhận xét của GVHD Nhận xét của công ty 74