Đề tài Hạch toán hàng hoá và tiêu thụ hàng hoá ở công ty chế biến và kinh doanh than Hà Nội

87 trang nguyendu 4130

Download

Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Đề tài Hạch toán hàng hoá và tiêu thụ hàng hoá ở công ty chế biến và kinh doanh than Hà Nội", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

de_tai_hach_toan_hang_hoa_va_tieu_thu_hang_hoa_o_cong_ty_che.doc

Nội dung text: Đề tài Hạch toán hàng hoá và tiêu thụ hàng hoá ở công ty chế biến và kinh doanh than Hà Nội

Mở đầu 1.1. Tính cấp thiết của đề tài Việt Nam đã và đang chuyển đổi từ nền kinh tế bao cấp, không phát huy được nội lực của mình sang nền kinh tế mở theo xu hướng khu vực hoá, toàn cầu hoá. Đó chính là chính sách kinh tế của Đảng và Nhà nước đã thực hiện nhằm tạo một một môi trường kinh doanh, sản suất mới đầy triển vọng cho tất cả các doanh nghiệp trong nước, phát huy được nội lực của mình, góp phần vào mục tiêu chung là công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước. Đứng trước một cánh cửa mở rộng như vậy thì việc đẩy mạnh sản xuất và tiêu thụ sản phẩm của các doanh nghiệp vô cùng quan trọng , là điều kiện sống còn và phát triển của doanh nghiệp. Có tiêu thụ được sản phẩm mới đảm bảo được việc thu hồi vốn bỏ ra, tích luỹ sản xuất nâng cao đời sống cho cán bộ công nhân viên. Đồng thời còn phải khai thác các nguồn lực tài chính, huy động nguồn lực đó và sử dụng nguồn lực có hiệu quả. Do đó mà hạch toán kế toán là một bộ phận rất quan trọng của công cụ quản lý kinh tế có vai trò tích cực trong việc quản lý điều hành và kiểm soát các hoạt động kinh tế, kế toán gắn liền với hoạt động kinh tế tài chính. Công ty chế biến và kinh doanh than Hà Nội là một công ty vừa mang tính chất thương mại, vừa mang tính phục vụ nhiệm vụ chính của ngành. Lĩnh vực hoạt động của công ty là một lĩnh vực lớn đầy tiềm năng. Bởi vì than làn một nguyên liệu truyền thống được sử dụng nhiều ở các cơ sở sản xuất. Do vậy mà công ty có nhiều cơ hội kinh doanh, nhưng đồng thời phải đương đầu với nhiều sự cạnh tranh của các sản phẩm thay thế trên thị trường đòi hỏi công ty phải có sự kết hợp nhanh nhẹn và khéo léo dể giữ vững vị trí của mình trong nền kinh tế thị trường. 1
Nhận thức được vai trò và tầm quan trọng của công tác kế toán chúng tôi tiến hành nghiên cứu đề tài: “Hạch toán hàng hoá và tiêu thụ hàng hoá ở công ty chế biến và kinh doanh than Hà Nội”. 1.2. Mục tiêu nghiên cứu 1.2.1 Mục tiêu chung Hạch toán hàng hoá và tiêu thụ hàng hoá ở công ty chế biến và kinh doanh than Hà Nội. 1.2.2. Mục tiêu cụ thể - Hệ thống hoá cơ sở lý luận về Hạch toán hàng hoá và tiêu thụ hàng hoá - Đánh giá thực trạng công tác hạch toán hàng hoá và tiêu thụ hàng hoá, xác định kết quả tiêu thụ của công ty - Đưa ra một số giải pháp để hoàn thiện công tác hạch toán và nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty. 1.3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 1.3.1 Đối tượng nghiên cứu - Hàng hóa - Các quá trình tiêu thụ hàng hóa - Công tác hạch toán hàng hoá và tiêu thụ hàng hoá của công ty 1.3.2.Phạm vi nghiên cứu - Phạm vi không gian: Nội dung đề tài được thực hiện tại công ty chế biến và kinh doanh than Hà Nội -Phạm vi thời gian: Từ ngày 15/10/2005 đến ngày 10/03/2006 2
chương I Cơ sở lý luận về hạch toán hàng hoá và tiêu thụ hàng hoá I. Những vấn đề chung về hạch toán hàng hoá 1. Khái niệm Hàng hóa là những vật phẩm của lao động nhằm thỏa mãn nhu cầu nào đó của con người, đi vào sản sản xuất hoặc tiêu dùng thông qua quá trình mua bán trao đổi hàng hóa trên thị trường. Sản phẩm hàng hóa là tập hợp tất cả các đặc tính vật lý, hóa học có thể quan sát được tập hợp trong một hình thức đồng nhất là vật vừa mang giá trị sử dụng vừa mang giá trị. Sản phẩm đó có thể mang ra trao đổi được. Hàng hóa trong các doanh nghiệp thương mại là hàng hóa mua vào để bán nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất tiêu dùng và xuất khẩu. Hàng hóa được biểu hiện trên hai mặt giá trị và số lượng. Số lượng của hàng hóa được xác định bằng đơn vị đo lường phù hợp với tính chất hóa học, lý học của nó như kg, lít, mét nó phản ánh quy mô, đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thương mại. Chất lượng hàng hóa được xác định bằng tỉ lệ % tốt, xấu hoặc giá trị phẩm cấp của hàng hóa. 2. Đặc điểm của quá trình tiêu thụ hàng hóa Đó là là sự trao đổi mua bán có thỏa thuận, doanh nghiệp đồng ý bán và khách hàng đồng ý mua, đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán. Có sự chuyển đổi quyền sở hữu hàng hóa từ doanh nghiệp sang khác hàng. Doanh nghiệp giao hàng hóa từ doanh nghiệp sang khách hàng khoản tiển hay một khoản nợ tương ứng. Khoản tiền này được gọi là doanh thu bán hàng, dùng để bù đắp các khoản chi phí đã bỏ ra trong quá trình kinh doanh. 3
Căn cứ trên số tiền hay khoản nợ mà khách hàng chấp nhận trả để hạch toán kết quả kinh doanh trong kỳ của doanh nghiệp. 3. Vai trò của quá trình tiêu thụ hàng hóa Tiêu thụ hàng hóa là quá trình doanh nghiệp thực hiện việc chuyển hóa vốn sản xuất kinh doanh của mình từ hình thái hàng hóa sang hình thái giá trị, thực hiện giá trị và giá trị sử dụng của hàng hóa thông qua quan hệ trao đổi. Tiêu thụ là khâu quan trong của hoạt động thương mại doanh nghiệp, nó thực hiện mục đích của sản xuất và tiêu dùng đó là đưa sản phẩm hàng hóa từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng. Tiêu thụ hàng hóa là khâu trung gian, là cầu nối giữa sản xuất và tiêu dùng. Qua tiêu thụ mới khẳng định được năng lực kinh doanh của doanh nghiệp. Sau tiêu thụ doanh nghiệp không những thu hồi được tổng chi phí bỏ ra mà còn thực hiện được một phần giá trị thặng dư. Phần thặng dư này chính là phần quan trọng đóng góp vào ngân sách nhà nước, mở rộng quy mô kinh doanh. Cũng như các quá trình khác, quá trình tiêu thụ hàng hóa cũng chịu sự thay đổi và quản lý của nhà nước, của người có lợi ích trực tiếp hoặc gián tiếp. Đó là chủ doanh, các cổ đông, bạn hàng, nhà tài trợ, các cơ quan quản lý nhà nước (thuế, luật pháp ). Hiện nay trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp thương mại đã sử dụng nhiều biện pháp để quản lý công tác tiêu thụ hàng hóa. Với chức năng thu thập số liệu, xử lý và cung cấp thông tin, kế toán được coi là những công cụ góp phần giải quyến những vấn đề phát sinh trong doanh nghiệp. Cụ thể kế toán đã theo dõi số lượng, chất lượng, giá trị của tổng lô hàng từ khâu mua đến khâu tiêu thụ hàng hóa. Từ đó doanh nghiệp mới điều chỉnh đưa ra phương án, các kế hoạch tiêu thụ hàng hóa nhằm thu được hiệu quả cao nhất. Doanh nghiệp thương mại thực hiện tốt nghiệp vụ này thì sẽ đáp ứng tốt, đẩy đủ, kịp thời nhu cầu của khách hàng, góp phần khuyến khích tiêu 4
dùng, thúc đẩy sản xuất, tăng doanh thu bán ra, mở rộng thị phần, khẳng định được uy tín doanh nghiệp trong mối quan hệ với các chủ thể khác (như bạn hàng, chủ nợ, các nhà đầu tư ). Đồng thời động viên người lao động, nâng cao mức sống cho họ và đặc biệt là doanh nghiệp sẽ thu hội được khoản lợi nhuận mong muốn, góp phần xây dựng nền kinh tế quốc dân. 4. Yêu cầu quản lý tiêu thụ hàng hóa Trong các doanh nghiệp thương mại tiêu thụ hàng hóa chính là quá trình quản lý hàng hóa về số lượng, chất lượng, giá trị hàng hóa trong quá trình vận động từ khâu xuất bán cho đến khi thu tiền bán hàng. Công tác quản lý nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa đòi hỏi phải thường xuyên theo dõi, chỉ đạo quá trình bán hàng theo kế hoạch đã định, kịp thời phát hiện những biến động của thị trường để điều chỉnh kinh doanh sao cho mang lại hiệu quả cao nhất. Đồng thời phải tính toán và đưa ra các mức kế hoạch và chi phí, kết quản kinh doanh, năng suất lao động, thời gian chu chuyển vốn. Việc quản lý tiêu thụ hàng hóa theo các nội dung sau: Quản lý về số lượng, chất lượng, giá trị hàng hóa, bao gồm: Việc quản lý từng người mua, từng lần gửi hàng, từng nhóm hàng, từng bộ phận kinh doanh. Việc quản lý chỉ kết thúc khi quyền sở hữu được chuyển giao và doanh nghiệp nhận được tiền hay có đòi hỏi tiền. Quản lý về giá cả bao gồm việc lập dự định và theo dõi thực hiện giá, đồng thời doanh nghiệp phải đưa ra kế hoạch cho kỳ tiếp theo. Doanh nghiệp phải đưa ra một biểu giá hợp lý cho từng mặt hàng, từng phương thức bán, từng địa điểm kinh doanh. Trong công tác quản lý giá cả hàng hóa thì hệ thống chứng từ, sổ sách kết toán là công cụ đắc lực nhất, phản ánh chính xác nhất tình hình tiêu thụ hàng hóa, đặc biệt là sự biến động của giá cả trong từng thời điểm. Nó giúp cho nhà quản lý xây dựng được định mức giá hợp lý nhất cho hàng bán ra. 5
Quản lý việc thu hồi tiền bán hàng và xác định kết quả kinh doanh. Quản lý việc thu hồi tiền bán hàng là việc xem xét số tiền thu được sau tiêu thụ được chuyển về đơn vị dưới hình thức nào, số lượng bao nhiêu, chiều hướng phát sinh các khoản nợ khó đòi. Quản lý mặt này bao gồm cả việc quản lý các nghiệp vụ phát sinh trong quá trình tiêu thụ như nhận được tièn trước của khách hàng, chiết khấu, giảm giá, hàng bán bị trả lại. Sau khi quá trình tiêu thụ hàng hóa kết thúc cần phải quản lý việc xác định kết quản kinh doanh, đảm bảo tính đúng, tính đủ kết quả kinh doanh đã đạt được. 5. Xác định kết quả tiêu thụ Kết quả tiêu thụ là chỉ tiêu phản ánh kết quả cuối cùng về việc tiêu thụ sản phẩm hàng hóa, lao vụ, dịch vụ của hoạt động sản xuất kinh doanh chính và kinh doanh phụ. 5.1. Các yếu tố cấu thành việc xác đinh kết quả tiêu thụ 5.1.1. Doanh thu bán hàng Doanh thu bán hàng: Là tổng giá trị được thực hiện do việc ban hàng hóa, sản phẩmm cung cấp lao vụ, dịch vụ cho khách hàng. Tổng số doanh thu bán hàng là số tiền ghi trên hóa đơn, trên hợp đồng cung cấp lao vụ, dịch vụ. Doanh thu bán hàng sẽ được ghi nhận khi tất cả các điều kiện sau được thỏa mãn: Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền lợi sở hữu sản phẩm, hàng hóa cho người mua. Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như là người sở hữu hàng hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa. Giá trị các khoản doanh thu được xác định một cách chắc chắn. Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng. Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng. 6
Với mỗi phương thức bán hàng thì thời điểm ghi nhận doanh thu được niệm khác nhau: - Trong trường hợp bán lẻ hàng hóa: Thời điểm ghi nhận doanh thu là thời điểm nhận báo cáo bán hàng của nhân viên bán hàng. - Trong trường hợp gửi đại lý bán hàng: Thời điểm ghi nhận doanh thu là thời điểm nhận báo cáo bán hàng do bên đại lý gửi. - Trường hợp bán buôn qua kho và ban buôn vận chuyển thẳng theo hình thức giao trực tiệp thì thời điểm hàng hóa được xác nhận là tiêu thụ và doanh thu được ghi nhận là khi đại diện bên mua ký nhận đủ hang, đã thanh toán tiền hàng hoặc chấp nhận nợ. - Trường hợp bán buôn qua kho, bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức chuyển hàng thì thời điểm ghi nhận doanh nghiệp thu là khi thu tiền của bên mua hoặc bên mua chấp nhận thanh toán tiền. 5.1.2. Chiết khấu thương mại Chiết khấu thương mại là số tiền mà doanh nghiệp đã giảm trừ hoặc đã thanh toán cho người mua do mua hàng hóa, dịch vụ với khối lượng lớn theo thỏa thuận về chiết khấu thương mại đã ghi trên hợp đồng kinh tế mua bán hoặc các cam kết mua, bán hàng. 5.1.3. Giảm giá hàng bán Giảm giá hàng bán: là số tiền giảm trừ cho khách hàng ngoài hóa đơn hay hợp đồng cung cấp dịch vụ do các nguyên nhân đặc biệt như hàng kém phẩm chất, không đúng quy cách, giao hàng không đúng thời gian, địa điểm trong hợp đồng (do chủ quan doanh nghiệp). Ngoài ra tính vào khoản giảm giá hàng bán còn bao gồm các khoản thưởng khách hàng trong một khoảng thời gian nhất định đã tiến hành mua một khối lượng hàng hóa trong một đợt. 5.1.4. Hàng bán bị trả lại Hàng bán bị trả lại: Là số hàng đã được coi là tiêu thụ (đã chuyển giao quyền sở hữu, đã thu tiền hay được người chấp nhận trả tiền) nhưng lại bị 7
người mua từ chối và trả lại do người bán không tôn trọng hợp đồng kinh tế đã ký kết nhưng không phù hợp với yêu cầu, tiêu chuẩn, quy cách kỹ thuật, hàng kém phẩm chất, không đúng chủng loại Tương ứng với hàng bán bị trả lại là giá vốn của hàng bán bị trả lại (tính theo giá vốn khi bán) và doanh thu của hàng bán bị trả lại cụng với thuế GTGT đầu ra phải nộp của hàng bán bị trả lại. 5.1.5. Doanh thu thuần Doanh thu thuần: Là số chênh lệch giữa tổng số doanh thu với các khoản giảm giá, chiết khấu thương mại, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu. 5.1.6. Giá vốn hàng bán Giá vốn hàng bán: là trị giá vốn của sản phẩm, vật tư, hàng hóa lao vụ, dịch vụ tiêu thụ. Đối với sản phẩm, lao vụ, dịch vụ tiêu thụ giá thành sản xuất (giá thành công xưởng) hay chi phí sản xuất. Với vật tư tiêu thụ, giá vốn là giá trị ghi sổ, còn với hàng hóa tiêu thụ, giá vốn bao gồm trị giá mua của hàng hóa tiêu thụ cộng với chi phí thu mua phân bổ cho hàng tiêu thụ. Việc xác định vốn hàng bán là hết sức quan trọng, nó có ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh, đặc biệt trong nền kinh tế thị trường hiện nay còn nhiều biến động thì các doanh nghiệp càng phải quan tâm trong việc lựa chọn phương pháp xác định giá vốn thích hợp cho mình sao cho có lợi ích nhất mà vẫn phản ánh đúng trị giá vốn của hàng hóa theo quy định của bộ tài chính. 5.1.7. Lợi nhuận gộp Lợi nhuận gộp: Là chỉ tiêu phản ánh số chênh lệch giữa doanh thu thuần và giá vốn hàng bán phát sinh trong thời kỳ. 5.1.8. Chi phí bán hàng Chi phí bán hàng: Là bộ phận của chi phí lưu thông phát sinh dưới hình thái tiền tệ để thực hiện các nghiệp vụ bán hàng hóa. Chi phí bán hàng bao gồm những khoản chi phí phát sinh có liên quan đến hoạt động tiêu thụ như: Chi phí nhân viên bán hàng, vận chuyển, bao bì, hàng hóa trả đại lý. 8
5.1.9. Chi phí quản lý doanh nghiệp Chi phí quản lý doanh nghiệp: Là một loại chi phí thời kỳ được tính khi hạch toán lợi túc thuần. Chi phí quản lý doanh nghiệp phản ánh các khoản chi chung cho quản lý văn phòng và các khoản kinh doanh không gắn với các địa chỉ cụ thể trong cơ cấu tổ chức kinh doanh của doanh nghiệp cũng như chi lương nhân viên quản lý, đồ dùng văn phòng, chi tiếp khác, công các phí 5.1.10. Các khoản thuế phải nộp có liên quan đến bán hàng Thuế giá trị gia tăng Thuế GTGT là loại thuế gián thu, được thu trên phần giá trị gia tăng của hàng hóa, dịch vụ. Mục đích của thuế GTGT là nhằm động viên một phần thu nhập của người tiêu dùng cho ngân sách nhà nước, bảo đảm công bằng xã hội, kiểm soát kinh doanh, thúc đẩy sản xuất kinh doanh phát triển. Đối tượng nộp thuế GTGT bao gồm các tổ chức, cá nhân có hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế ở Việt Nam, không phân biệt ngành nghề, hình thức, tổ chức kinh doanh (gọi chung là cở sở kinh doanh) và tổ chức cá nhân có nhập khẩu hàng hóa chịu thuế (gọi chung là người nhập khẩu) đều là đối tượng nộp thuế GTGT. Phương pháp xác định thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: Đối tượng áp dụng: là các đơn vị, tổ chức kinh doanh, bao gồm các doanh nghiệp nhà nước, doanh nghiệp đầu tư nước ngoài, doanh nghiệp tư nhân, các công ty cổ phần, hợp tác xã và các đơn vị, tổ chức kinh doanh khác. Xác định thuế GTGT phải nộp Số thuế GTGT Thuế GTGT Thuế GTGT đầu vào = - Phải nộp đầu ra được khấu trừ 9
Trong đó: Thuế Giá trị tính thuế của Thuế suất thuế = x GTGT hàng hóa, dịch vụ chịu GTGT của hàng hóa, đầu ra thuế GTGT dịch vụ đó Thuế Tổng thuế GTGT ghi trên hóa đơn GTGT GTGT = mua hàng hóa, dịch vụ hoặc chứng từ nộp đầu vào thuế GTGT của hàng hóa nhập khẩu Thuế tiêu thụ đặc biệt Tiêu thụ đặc là loại thuế gián thu được trên thu nhập doanh nghiệp của một số mặt hàng hóa nhất định mà doanh nghiệp sản xuất kinh doanh (Rượu, bia, thuốc lá, xăng các loại ). Mọi tổ chức, cá nhân thuộc các thành phần kinh tế sản xuất hay nhập khẩu các mặt hàng thuộc diện chịu thuế tiêu thụ đặc biệt đều phải nộp thuế. Đối với các hàng hóa thuộc diện chịu thuế tiêu thụ đặc biệt, khi vận chuyển trên đượng phải có đủ biên bản nộp thuế và giấy vận chuyển hàng hóa đã nộp thuế. Đối với hàng dự trữ tại kho hàng, cửa hiệu phải có giấy tờ chứng minh đã nộp thuế (Biên lai, hóa đơn) Mỗi mặt hàng thuộc diện chịu thuế tiêu thụ đặc biệt chỉ phải chịu thuế này một lần tức là sau khi mặt hàng đó đã chịu thuế tiêu thụ đặc biệt ở khâu sản xuất thì không phải chịu thuế lần thứ hai khi lưu thông trên thị trường. Cơ sở sản xuất mặt hàng này chỉ chịu thuế tiêu thụ đặc biệc mà không chịu thuế GTGT, còn cơ sở thương nghiệp kinh doanh mặt hàng đó chỉ chịu thuế GTGT mà không phải chịu thuế tiêu thụ đặc biệt. Thuế xuất khẩu Thuế xuất khẩu là loại thuế gián thu, thu vào vác hàng hóa được phép xuất khẩu. 10
Đối tượng chịu thuế xuất khẩu là hàng hóa được phép xuất khẩu, nhập khẩu qua cửa khẩu, biên giới Việt Nam (trừ hàng viện trợ quá cảnh, hàng tạm nhập tái xuất, hàng viện trợ nhân đạo ) Thuế xuất khẩu được tính căn cứ vào số lượng từng mặt hàng tính thuế và thuế suất từng mặt hàng. Cách tính số thuế phải nộp như sau: Thuế xuất Số lượng mặt Giá tính khẩu phải hàng chịu thuế kê thuế bằng Thuế xuất = x nộp khai trong tờ khai đồng Việt hàng hóa Nam 5.2. Xác định kết quả tiêu thụ Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh là số chênh lệch giữa doanh thu thuần và giá trị vốn hàng bán (gồm cả sản phẩm, hàng hóa và dịch vụ), doanh thu từ hoạt động tài chính, chi phí tài chính, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Và được xác định bằng công thức: Doanh Doanh Chiết Giảm Hàn bán Thuế thu thu khấu giá bị trả lại TTĐB, thuần =bán -thương -hàng - - XK hàng mại Lợi nhuận Lợi nhuận Chi phí Chi phí thuần từ gộp từ bán bán phân bổ tiêu thụ = hàng và + hàng - quản lý hàng hoá cung cấp doanh dịch vụ nghiệp 11
5.3. Nhiệm vụ kế toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ Ghi chép, phản ánh đầy đủ, kịp thời khối lượng hàng hóa bán ra, tính toán đúng đắn trị giá vốn của hàng xuất bán nhằm xác định đúng đắn kết quả kinh doanh của doanh nghiệp, cung cấp thông tin kịp thời về tình hình bán hàng, phục vụ cho lãnh đạo điều hành hoạt động kinh doanh thương mại. Kiểm tra tiến độ thực hiện kế hoạch tiêu thụ, kế hoạch lợi nhuân, kỷ luận thanh toán và quản lý chặt chẽ tiền bán hàng, kỷ luật thu nộp ngân sách Nhà nước. Để tổ chức tốt hệ thống chứng từ ghi chép ban đầu và trình tự luân chuyển chứng từ. Kế toán cần phải có đầy đủ các chứng từ hợp pháp ban đầu về nghiệp vụ bán hàng, tổ chức việc luân chuyển chứng từ và ghi sổ sách kế toán một cách hợp lý nhằm phản ánh đước các số liệu phục vụ cho công tác quản lý kinh doanh tránh ghi chép trùng lặp, phức tạp không cần thiết, nâng cao hiệu quả công tác kế toán. Căn cứ vào các trường hợp hàng hóa được coi là bán mà phản ánh đúng đắn kịp thời doanh số bán, cung cấp được các thông tin lãnh đạo quản lý kinh doanh về hàng hóa đã bán và sô hiện còn trong kho. Báo cáo kịp thời, thường xuyên tình hình tiêu thụ, tình hình thành toán với khách hàng theo từng loại hàng, từng hợp đồng kinh tế, từng thời gian đảm bảo đáp ứng yêu cầu quản lý và phải giám sát chặt chẽ hàng bán trên các mặt: sô lượng, chất lương, chủng loại Đôn đốc việc thu tiền bán hàng về doanh nghiệp kịp thời, tránh hiện tượng tiêu cực sử dụng tiền bán hàng cho mục đích cá nhân. Tổ chức vận dụng tốt hệ thống tại khoản kế toán, hệ thống sổ sách kế toán phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của đơn vị. Kế toán tiêu thụ hàng hóa thực hiện tốt các nhiệm vụ của mình sẽ đem lại hiệu quả thiết thực cho công tác bán hàng nói riêng và chi phí hoạt động của doanh nghiệp nói chung. Nó giúp cho người sử dung những thông tin của 12
kế toán nắm được toàn diện hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, giúp cho nhà quản lý chỉ đạo kinh doanh kịp thời phù hợp vời tình hình biến động thực tế của thị trường cũng như việc lập kế hoạch hoạt động kinh doanh trong tương lai. II. Tổ chức công tác kế toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ trong doanh nghiệp thương mại 1. Tổ chức công tác kế toán tiêu thụ hàng hóa 1.1. Các phương thức tiêu thụ hàng hóa Trong nền kinh tế thị trường, tiêu thụ hàng hoá được thực hiện theo nhiều phương thức khác nhau, theo đó hang hóa vận động đến tận tay người tiêu dùng. Việc lựa chọn và áp dụng linh hoạt các phương thức tiêu thụ đã góp phần không nhỏ vào việc thực hiện kế hoạch tiêu thụ và doanh nghiệp. Hiện nay các doanh nghiệp thường sử dụng một số phương thức tiêu thụ sau: 1.1.1. Phương thức bán buôn. Bán buôn được hiểu là hình thức bán hàng cho người mua trung gian để họ tiếp tục chuyển bán hoặc bán cho các nhà sản xuất. Phương thúc này có thuận lợi là có thể giúp cho doanh nghiệp thu hội vốn nhanh, đẩy nhanh vòng quay của vốn do khối lượng hàng hóa tiêu thụ lớn. Tuy nhiên, với phương thức này doanh nghiệp cũng có thể gặp nguy cơ khủng hoảng thừa trong tiêu thụ do doanh nghiệp bị ngăn cách với người tiêu dùng cuối cùng bởi người mua trung gian hoặc bị chiếm dụng vốn do bên mua thiếu thiện chí, chậm thanh toán. Theo phương thức này có hai hình thức bán buôn. 1.1.1.1 Bán buôn qua kho. Bán buôn qua kho là hình thức bán hàng mà bán được xuất ra từ kho bảo quản của doanh nghiệp. Bán buôn qua kho bao gồm theo hình thức giao hàng trực tiếp hoặc bán buốn qua kho theo hình thức chuyển hàng. 13
Bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp: Là hình thức bán hàng trong đó doanh nghiệp xuất kho hàng hóa giao trực tiếo cho đại diện của bên mua. Bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng: Là hình thức bán hàng trong đó doanh nghiệp căn cứ vào đơn đặt hàng hoặc hợp đồng đã ký kết xuất kho hàng hóa. 1.1.1.2. Bán buôn vận chuyển thẳng. Bán buôn vận chuyển thẳng là hình thức bán mà doanh nghiệp thương mại sau khi tiến hành mua hàng không đưa về nhập kho mà chuyển thẳng đến cho bên mua. Thuộc hình thức này bao gồm bán buôn vận chuyển thẳng trực tiếp và bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức gửi hàng. Bán buôn vận chuyển thẳng trực tiếp: Là hình thức bán mà người mua cử đại diện đến nhận hàng do doanh nghiệp bán chỉ định theo hóa đơn của người bán đã nhận. Bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức gửi hàng: Là hình thức bán hàng mà bên bán tự vận chuyển hàng từ các điểm nhận hàng đến địa điểm của bênh mua theo hợp đồng bằng phương tiện vận chuyển tự có hoặc thuê ngoài. 1.1.2. Phương thức bán lẻ. Bán lẻ được hiểu là phương thức bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng, không thông qua các trung gian. Thuộc phương thức bán lẻ gồm có các hình thức sau: Bán hàng thu tiền tập trung: Theo hình thức này, quá trình bán hàng được tách thành hai giai đoạn: Giai đoạn thu tiền và giai đoạn giao hàng. Bán hàng thu tiền trực tiếp: Theo hình thức này, việc thu tiền và giao hàng cho bên mua không tách rời nhau. Nhân viên bán hàng trực tiếp thu tiền và giao hàng cho khách hàng. Hết ngày hoặc ca bán, nhân viên bán gàng có nhiệm vụ nộp tiền cho thủ quỹ và lập báo cáo bán hàng sau khi đã kiểm kê hàng tồn trên quầy. 14
1.1.3. Phương thức hàng đổi hàng. Theo phương thức này doanh nghiệp dùng sản phẩm hàng hóa của mình để đổi lấy sản phẩm hàng hóa của doanh nghiệp khác hay còn gọi là phương thức thanh toán bù trữ lẫn nhau. Khi đó ở doanh nghiệp vừa phát sinh nghiệp vụ bán hàng vừa phát sinh nghiệp vụ mua hàng. 1.1.4. Phương thức bán hàng đại lý. Là hình thức bán hàng mà doanh nghiệp giao cho các đơn vị hoặc cá nhân bán hộ phải trả hoa hồng cho họ, số hàng giao vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp. Hoa hồng đại lý được tính theo tỷ lệ phần trăm trên giá bán chưa có thuế GTGT ( đối với hàng hóa chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ) hoặc thanh toán bao gồm cả GTGT (đôi với hàng hóa chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc không thuộc đối trượng chịu thuế GTGT) và được hạch toán vào chi phí bán hàng. 1.1.5. Phưong thức bán hàng trả góp. Là phương thức người mua hàng trả ngay một phần tiền hàng và trả góp số tiền còn lại trong nhiều kỳ. Trong trường hợp này doanh thu bán hàng vẫn tính theo doanh thu bán lẻ bình thường, phần tiền nguời mua trả góp thì phải trả lãi cho số tiền góp đó. 1.1.6. Phương thức tiêu thụ nội bộ. Là phương thức bán hàng các đơn vị thành viên trong cùng doanh nghiệp với nhau giữa đơn bị chính với các đơn vị trực thuộc hoặc sử dụng sản phẩm, hàng hóa cho mục đích biếu tặng, quảng cáo hay để trả công cho người lao động thay tiền lương. 1.2. Phương pháp đánh giá hàng hóa xuất kho Khi xuất kho hàng hóa để tiêu thụ kế toán phải vận dụng một trong các phương pháp tính giá thực tế hàng hóa xuất kho sau: - Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO) - Phương pháp nhập sau, xuất trước (LIFO) 15
- Phương pháp giá bình quân - Phương pháp thực tế đích danh 1.2.1. Phương pháp nhập trước, xuất trước( FIFO) Theo phương thức này, lô hàng nào nhập trước thì xuất trước. Hàng xuất thuộc lô hàng nào thì lấy đơn giá vốn lô hàng để tính. Phương pháp này chỉ thích hợp với điều kiện giá cả ổn định và có xu thế hướng giảm. 1.2.2. Phương pháp nhập sau, xuất trước (LIFO) Theo phương pháp này, lô hàng nào nhập sau thì xuất trước. Kế toán phải xác định đơn giá thực tế của từng lần nhập kho, khi xuất kho căn cứ vào số lượng hàng hóa để tính ra giá thực tế xuất kho, do đó giá thực tế của hàng hóa tồn kho cuối kỳ lại là lần nhập kho đầu kỳ. Phương pháp này chỉ thích hợp khi nền kinh tế có lạm phát, giá cả có biến động lớn. 1.2.3. Phương pháp giá bình quân Theo phương pháp này: Trị giá hàng Sản lượng hàng Đơn giá = x xuất bán xuất bán bình quân Đơn giá bình quân có thể được xác định theo một trong 3 cách: Cách 1: Đơn giá thực tế bình quân liên hoàn là đơn giá thực tế bình quân được sử dụng để xác định giá thành hàng hoá xuất kho cho đến khi nhậầnhngf hoá mới, cần tính lại đơn giá thực tế bình quân sau mỗi lần nhập xuất. 16
Trị giá vốn thực thế Trị giá vốn thực tế hàng hàng tồn kho + hóa nhập kho từ lần xuấtĐơn giá thực tế bình quân sau lần xuất trước trước đến lần xuất này liên hoàn Số lượng hàng hóa Số lượng hàng hóa nhập Tồn kho sau lần xuất trước + kho từ lần xuất trước tới lần xuất này Cách 2: Đơn giá thực tế bình quân cả kỳ dự trữ (bình quân gia quyền) được xác định vào cuối kỳ hạch toán. Đơn giá thực Trị giá vốn hàng hóa Trị giá vốn thực tế hàngtế bình quân liên hoàn Tồn đầu kỳ + hóa nhập trong kỳ Số lượng hàng hóa Số lượng hàng hóa nhập Tồn đầu kỳ + kho từ lần xuất trước tới lần xuất này Cách 3: Phương pháp giá bình quân đầu kỳ hay cuối kỳ trước Phương pháp này được xác định theo công thức sau: Đơn giá Trị giá hàng hóa tồn đầu kỳ Bình quân = Số lượng hàng hóa tồn đầu kỳ 1.2.4. Phương pháp thực tế đích danh Theo phương pháp này thì hàng xuất kho thuộc lô hàng nào thì lấy đúng đơn giá nhập kho của lô hàng để tính trị giá vốn thực tế của hàng xuất kho. Giá vốn thực tế của hàng tồn kho hiện còn được tính bằng số từng lô hàng hiện còn với đơn giá nhập kho của từng lô hàng rồi tổng hợp lại. 17
1.3. Hạch toán chi tiết hàng hóa Các phương pháp hạch toán chi tiết hàng hóa được áp dụng phổ biến hiện nay: - Phương pháp ghi thẻ song song - Phương pháp sổ số dư - Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Phương pháp thẻ song song ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chéo phản ánh hàng ngày tình hình nhập - xuất - tồn của từng loại hàng hóa về nhập hàng, kế toán hành kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ, phân loại chứng từ. Cuối ngày căn cứ vào chứng từ để ghi vào thẻ kho tính ra số tồn cuối ngày. Sau khi thủ kho sắp xếp lại chứng từ, lập phiếu giao nhận chứng từ và chuyển những chứng từ đó vào phòng kế toán. Khi giao nhận chứng từ thủ kho và kế toán đều ký và phiếu giao nhận chứng tsắp xếp lại chứng từ, lập phiếu giao nhận chứng từ và chuyển những chứng từ đó vào phòng kế toán. Khi giao nhận chứng từ thủ kho và kế toán đều ký và phiếu giao nhận chứng từ. ở phòng kế toán: Khi nhận được chứng từ do chuyển lên, kế toán thực hiện kiểm tra tính chính xác, hợp lý, hợp pháp của chứng từ, hoàn chỉnh chứng từ sau đó tiến hành ghi thẻ hay sổ kết toán chi tiết, kế toán tổng hợp từ thẻ hay sổ chi tiết để lập bảng kê tổng hợp nhập xuất tồn kho hàng rồi đối chiếu số liệu của kế toán tổng hợp. ưu điểm của phương pháp này là: Việc ghi sổ, thẻ đơn giản, rõ ràng, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu và phát hiện sai sót. Nhược điểm: Ghi chép còn trùng lặp giữa kho và phòng kết toán, khôi lượng công việc ghi chép còn quá lớn. 18
Phạm vi áp dụng: Chỉ áp dụng đối với những doanh nghiệp có chủng loại mặt hàng ít, tình hình xuất hàng không thường xuyên và trình đội kế toán và quản lý không cao. Sơ đồ chi tiết hàng hóa theo phương pháp thẻ song song Thẻ kho Chứng từ ChứngChứng từ từ nhập xuất xuất Sổ (thẻ) kế toán chi tiết hàng hóa Ghi chú: Ghi hàng ngày BảngBảng kêkê tổngtổng hợphợp Kế toán nhậpnhập - -xuất xuất - -tồn tồn tổng hợp Ghi cuối tháng Kiểm tra, đối chiếu Phương pháp sổ số dư ở kho: Thủ kho vẫn sử dụng thẻ kho để ghi chép, phản ánh hàng ngày như phương pháp trên, đồng thời sử dụng số dư để cuối tháng ghi chuyển sổ tồn kho của từng loại hàng vào sổ số dư theo chỉ tiêu số lượng. Số dư được mở theo từng kho, sử dụng cho cả năm để ghi tồn kho cuối tháng của từng loại theo chỉ tiêu số lượng và giá trị. Sau khi ghi số liệu thủ kho chuyển số dư cho kết toán. ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng bản kê lũy kế nhập, bảng lũy kế xuất hàng để ghi hàng ngày hay định kỳ tình hình nhập, xuất theo chỉ tiêu giá trị ở từng kho và sử dụng bảng kê nhập - xuất - tồn kho hàng để phản ánh tổng số hàng hóa luân chuyển trong tháng và tồn kho cuối tháng theo chỉ tiêu giá trị 19
theo từng mặt hàng. Hàng ngày hay định kỳ 3 đến 6 ngày nhân viên kế toán xuống kho nhận chứng từ kế toán về nhập, xuất hàng hóa thì kế toán ký xác nhận trên thẻ kho và phiếu nhận chứng từ, kế toán mang chứng tù về hoàn chỉnh. Khi nhận được chứng từ, kế toán kiểm tra và tính giá chứng từ (theo giá hạch toán), tổng hợp cộng số tiền và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ, đồng thời ghi số tiền vừa tính được của từng lại hàng hóa (nhập riêng, xuất riêng) vào bảng lũy kê nhập, xuất tồn kho hàng tháng. Bảng này được mở rổng từng kho, mỗi kho một tờ, được ghi trên cơ sở các phiếu giao nhận chứng từ nhập, xuất hàng hóa. Tiếp đó cộng số tiền nhập, xuất trong tháng và dựa vào dư đầu tháng để tính ra số dư cuối tháng của từng nhóm hàng hóa. Số dự này được dùng để đối chiếu với số dư trên số dư: ưu điểm của phương pháp này: Giảm được khối lượng công việc ghi sổ kế toán, số liệu công việc kế toán được tiến hành đều trong tháng tạo điều kiện cung cấp kịp thời thông tin phục vụ công tác lãnh đạo và quản lý ở doanh nghiệp thực hiện việc kiểm tra, kiểm soát thường xuyên, đảm bảo tính chính xác của tài liệu kế toán, nâng cao chất lượng công tác kế toán. Nhược điểm: Do kế toán ghi chỉ tiêu giá trị nên số liệu kế toán không cho phép theo dõi sự biến động của hàng hóa, mặt khác khi đối chiếu, kiểm tra số liệu ở sổ số dư và bảng kê tổng hợp nhập - xuất - tồn kho hàng hóa không khớp thì việc tìm ra sai sót sẽ gặp nhiệu khó khăn, tốn công sức. Phạm vi áp dụng: phương pháp này áp dụng cho những doanh nghiệp có nhiều hàng và việc nhập, xuất diễn ra thường xuyên, trình độ nghiệp vụ kế toán tương đối tốt. 20
Sơ đồ chi tiết hàng hóa theo phương pháp sổ số dư ChứngChứng từ từ nhập nhập PhiếuPhiếu giaogiao nhậnnhận chứngchứng từ từ nhập nhập Bảng lũy kế N-X-T Thể kho Sổ số dư kho hàng hóa Kế toán tổng hợp Chứng từ xuất ChứngChứng từ từ xuất xuất Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Kiểm tra, đối chiếu Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép phản ánh hàng ngày tình hình biến động của hàng hóa giống như phương pháp thẻ song song. ở phòng kế toán: Không mở thẻ kế toán chi tiết mà mở sổ đối chiếu luân chuyển trong tháng (tổng nhập, tổng xuất trong tháng và tồn kho cuối tháng của từng loại hàng) sổ này được mở cho cả năm, mỗi mặt hàng ở từng kho được kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ, hoàn chỉnh chứng từ, sắp xếp, phân loại chứng từ, cuối tháng tổng hợp số liệu trên bảng kê về số lượng và giá trị từng mặt hàng để ghi vào sổ đối chiếu với số liệu trên thẻ kho và số liệu ở số kế toán tổng hợp. ưu điểm của phương pháp này: Giảm được khối lượng ghi sổ kế toán do ghi một lần vào cuối tháng. Nhược điểm: công việc kế toán dồn vào cuối tháng, việc đối chiếu, kiểm tra số liệu trong tháng giữa kho và phòng kế toán không tiến hành được. 21
Phạm vi áp dụng: Phương pháp này được áp dụng phổ biến. Sơ đồ chi tiết hàng hóa theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển: Thẻ kho Kế toán tổng hợp Sổ đối chiếu Chứng từ nhập luân chuyển Chứng từ xuất Bảng kê nhập Bảng kê xuât Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Kiểm tra, đối chiếu 1.4. Hạch toán tổng hợp hàng hóa: 1.4.1. Tài khoản sử dụng Tài khoản 156 “Hàng hóa” Tài khoản này dùng để theo dõi trị giá hàng hóa nhập, xuất, tồn kho ở doanh nghiệp. Kết cấu: Bên nợ: - Trị giá hàng hóa nhập kho trong kỳ - Trị giá hàng hóa phát hiện thừa - Trị giá hàng hóa tồn kho cuối kỳ Bên có: - Trị giá hàng hóa xuất kho - Trị giá hoặc hàng bán bị trả lại - Trị giá hàng tồn kho đầu kỳ đã kết chuyển Dư nợ: Trị giá hàng hóa tồn kho cuối kỳ 22
Tài khoản 156 có 2 tài khoản cấp 2: - TK 1561 “trị giá hàng mua” - TK 1562 “ Chi phí thu mua hàng hóa” 1.4.2. Kế toán tiêu thụ hàng hóa theo phương pháp kê khai thương xuyên ở các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương khấu trừ 1.4.2.1. Phương thức bán buôn Là phương thức bán buôn tiêu thụ hàng hóa mà khi kết thúc nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa chưa khỏi lĩnh vực lưu thông. Lưu chuyển hàng hàng hóa bán buôn trong doanh nghiệp thương mại vó hai phương thức sau: Phương thức bán buôn kho: Là phương thức tiêu thụ mà hàng hóa doanh nghiệp mua vào được nhập kho, sau đó mới đưa hàng hóa này đem ra bán. Sơ đồ kế toán bán buôn qua kho TK 156 TK 632 TK 511 TK 111,112,131 Trị giá vốn hàng bán TK 511 đã xác định tiêu thụ Doanh thu K/c trị giá K/c doanh bán hàng TK 157 vốn hàng thu thuần tiêu thụ TK 3331 Xuất kho gửi K/c trị giá TK 531,532 bán hàng hàng đã Thuế GTGT xác định đầu ra 23
Phương thức bán buôn vận chuyển thẳng Là phương thức tiêu thụ mà trong đó hàng hóa của doanh nghiệp mua vào không nhập kho mà chuyển ngay cho khách. TK111,112,113 TK632 TK511 TK111,112,113 KT911 Doanh thu Trị giá vốn hàng đã K/c trị giá vốn K/c doanh Bán hàng Xác định tiêu thụ Hàng tiêu thụ Thu thuần TK1331 TK3331 Thuế GTGT đầu vào Thuế GTGT đầu ra TK157 TK531,532 Hàng gửi Bán 1.4.2.2. Phương thức bán lẻ Là bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng hoặc các tổ chức kinh tế, các đơn vị kinh tế tập thể mua về mang tính chất tiêu thụ nội bộ. Sơ đồ kế toán bán lẻ: TK156 TK632 TK911 TK511 TK111,112,138 Trị giá thực K/c giá vốn K/c doanh thu Doanh thu Tế của hàng đã Xác định Bán hàng bán hàng tiêu thụ kết quả hóa KT111 KT 3331 KT 131 đa Thuế GTGT Doanh thu Phải nộp bán hàng KT331 hóa 24
1.4.2.3. Phương thức hàng đổi hàng Là phương thức tiêu thụ mà người bán đem sản phẩm, hàng hóa của mình để đổi lây hàng hóa, vật tư của người mua. Sơ đồ kế toán hàng đổi hàng: TK155 TK632 TK911 TK511 TK131 TK152,156 (1) (4) (3) (2a) (2c) (2b) TK3331 TK1331 (1) xuất kho hàng hóa giao cho khách hàng (2a) Phản ánh doanh thu thuế GTGT của hàng hóa đem đi trao đổi (2b) Phản ánh trị giá vật tư, hàng hóa nhận về và thuế GTGT đầu vào được khấu trừ (2c) Phản ánh trị giá vật tư, hàng hóa nhận về bao gồm cả thuế GTGT (3) Kết chuyển doanh thu thuần (4) Kết chuyển giá vốn của hàng hóa mang đi trao đổi 1.4.2.4. Phương thức bán hàng đại lý Là phương thức mà bên chủ hàng (bên giao đại lý) xuất hàng cho bên nhận đại lý để bán (bên đại lý) 25
Sơ đồ kế toán bán hàng đại lý: TK154,156 TK157 TK632 KT911 KT511KT511 TK111,112,131 Xuất hh chuyển Giá trị hh gửi K/c giá vốn K/c doanh DT bán hàng Cho khách hàng Bán được hàng bán thu thuần khách hàng chấp nhận KT3331 Giá trị hh nhập kho do Khách hàng không chấp nhận 1.4.2.5. Phương thức bán hàng trả góp Là phương thức tiêu thụ hàng hóa mà người thành toán tiền hàng nhiều phương thức và người mua phải chịu một lãi suất do trả chậm. Sơ đồ kế toán hàng trả góp: Xuất hàng giao cho người mua: TK632 Xuất kho giao hàng cho người mua Theo giá thực thế xuất kho 26
Phản ánh doanh thu bán hàng trả góp và nợ phải thu: TK511 TK111,112 (3) (1) TK3331 TK131 (4) TK3387 (5) (2) (1): Số tiền đã nhận (2): Số tiền còn phải thu (3): Doanh thu bán hàng chưa có thuế (4): Lợi tức của số tiền trả chậm 1.4.2.6. Phương thức tiêu thụ nội bộ Là việc mua, bán sản phẩm, hàng hóa giữa đơn vị chính với đơn vị trực thuộc, hay giữa các đơn bị trực thộc với nhau trong cùng một công ty, Tổng công ty. Sơ đồ kế toán tiêu thụ nội bộ: TK155 TK632 TK911 TK512 TK136,334 Xuất hàng hóa K/C GVHB K/C doanh thu Doanh thu bán Bán nội bộ Nội bộ Tiêu thụ nội bộ Hàng nội bộ TK3331 Thuế GTGT Phải nộp 27
tổng hợp doanh thu, chi phí và xác định KQKD (áp dụng cho doanh nghiệp thương mại, kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ) Cuối kỳ k/c trị giá hàng tồn kho Hàng gửi bán chưa tiêu thụ TK 5511 TK632 TK911 TK 111, TK111,112,141,331 112,131 TK611 ` TK156,157 TK 521,531 ,532,33311 Doanh thu bán hàng Trị giá hàng hóa Doanh thu bán hàng Đầu kỳ k/c trị giá hàng hóa hao hụt hóa tồn kho, hàng gửi bán đầu mất mát kỳ k/c các khoản TK 111, giảm trừ DT bán Mua hàng hóa trong kỳ (giá mua và 112334 hàng hóa để xđ chi phí vận chuyển bốc dỡ KQKD TK133 K/c DT thuần để xác Xác định hàng hóa tiêu định KQKD Thuế GTGT đầu thụ trong kỳ vào(nếu có) TK 33311 TK635,641,642 Ghi giảm thuế GTGT đầu tư vào của bảng hàng hóa trả lại, hoặc được giảm giá K/c chi phí TC, CPBH Giảm trừ thuế GTGT đầu ra TK331,111,112,138 TK421 Lãi kinh doanh Trị giá hàng hóa bị trả lại cho người bán hoặc được giảm giá Lỗ kinh doanh 28
Để xác định kết quả tiêu thụ kế toán sử dụng TK911 “ xác định kết quả kinh doanh” Tài khoản này dùng để phản ánh toàn bộ kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Kết cấu của TK 911 như sau: Bên Nợ: - Trị giá vốn của sản phẩm, hàng hóa đã tiêu thụ trong kỳ. - Chi phí hoạt động tài chính và chi phí khác - Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ. - Số lợi luận trước thuế và hoạt động kinh doanh và các hoạt động khác Bên có: - Doanh thu thuần về số sản phẩm, hàng hóa tiêu thụ trong kỳ - Doanh thu hoạt động tài chính và các khoản thu khác. - Số lỗ về hoạt động kinh doanh trong kỳ. Tài khoản này không có số dư Cuối kỳ (tháng, quý, năm) tùy thuộc vào đặc điểm kinh doanh yêucấu quản lý của mỗi doanh nghiệp thì kế toán tập hợp và kết chuyển doanh thu thuần, giá vốn hàng bán, vhi phí bán hàng, chi phi quản lý doanh nghiệp vào TK 911. 29
Sơ đồ kế toán xác định kết quả tiêu thụ TK632 TK911 TK511 Cuối kỳ k/c giá vốn hàng Cuối kỳ kết chuyển doanh Bán sau khi trừ đi các thu bán hàng và cung cấp khoản giảm trừ dịch vụ thuần TK641,642 TK512 Cuối kỳ kết chuyển chi phí Cuối kỳ kết chuyển doanh bán hàng và CPQLDN sau thu nội bộ thuần khi đã trừ đi các khoản giảm TK421 Cuối kỳ kết chuyển lỗ từ hoạt động kinh doanh Cuối kỳ kết chuyển lãi từ hoạt động kinh doanh Cuối kỳ kế toán kết chuyển doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ hoặc giá vốn hàng bán, doanh thu hoạt động tài chính, chi phí tài chính, chi phí bán hàng, chi phí QLDN, thu nhập khác và chi phí khác để xác định kết quả kinh doanh. 30
Chương II Đặc đIểm địa bàn và phương pháp nghiên cứu i. Khái quát trung về công ty chế biến và kinh doanh than hà nội 1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty Công ty chế biến và kinh doanh than Hà Nội là 1 trong 10 đơn vị trực thuộc công ty chế biến và kinh doanh than miền Bắc, được thành lập vào ngày 9/12/1974 theo quyết định số 1878/ĐT - QLKT của bộ trưởng Bộ Điện Than. Công ty chế biến và kinh doanh than Hà Nội là một đơn vị hạch toán phụ thuộc, có tư cách pháp nhân, có tài khoản tại ngân hàng nhà nước và được sử dụng con dấu theo mẫu của nhà nước quy định. Tên giao dịch: Công ty chế biến và kinh doanh than Hà Nội Cấp quản lý: Công ty chế biến và kinh doanh than miền Bắc Trụ sở chính: Giáp Nhị - Phương liệt - Đống Đa - Hà Nội Số điện thoại: 04 8643359 Fax: 04 8641169 Tổng số cán bộ công nhân viên của công ty là 98 người Nhiệm vụ chính của công ty chế biến và kinh doanh than Hà Nội là hoạt đột thương mại, chuyên mua than ở mỏ và bán than cho các đơn vị sử dụng than trong địa bàn Hà Nội và các tỉnh lân cận. Sản lượng tiêu thụ than hàng năm của Công ty gần 200.000 tấn với doanh thu hàng năm hơn 45 tỷ đồng. Thực hiện chủ trương của nhà nước quản lý vật tư theo ngành, ngày 15/11/1974 hội đồng chính phủ ra quyết định số 254/CP chuyển chức năng quản lý và cung ứng than từ Bộ vật tư qua Bộ Điện - Than. Ngày 9/12/1974, Bộ Điện - Than ra quyết định số 1878/ĐT - QLKT chính thức thành lập Công ty, lấy tên là “Công ty quản lý và phân phối than Hà nội”. Do yêu cầu hoạt động kinh doanh và để phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của công ty trong từng thời kỳ, Công ty đã nhiều lần thay đổi tên gọi khác nhau, cụ thể: 31
Từ khi thành lập đến năm 1978 lấy tên là “ Công ty quản lý và phân phối than Hà Nội”, trực thuộc Tổng công ty quản lý và phân phối than, Bộ Điện - Than Từ năm 1978 - 1981: đổi tên thành “ Công ty quản lý và phân phối than” Bộ Điện - Than, sau đó thuộc Bộ Mỏ Than. Từ năm 1982 - 1993: đổi tên thành “Công ty cung ứng Than Hà Nội” trực thuộc công ty cung ứng than, Bộ Mỏ Than, sau đó chuyển sang Bộ Năng lượng quản lý. Từ 30/6/1993, theo chủ trương của nhà nước cơ cấu lại doanh nghiệp nhà nước, Bộ Năng Lượng đã ban hành quyết định số 448/NT - TCCB - LĐ, cơ cấu lại công ty và đổi tên thành “ Công ty chế biến và kinh doanh than Hà Nội” Từ ngày 1/4/1995 Công ty chế biến và kinh doanh than Hà nội trở thành một công ty trực thuộc Công ty chế biến và kinh doanh than miền Bắc (theo quyết định số 563/TTG của thủ tường chính phủ), trực thuộc Tổng Công Ty Than Việt Nam. Sau gần 30 năm hoạt động, “Công ty chế biến và kinh doanh Hà Nội” đã tạo dựng được cho mình một vị thế trên thị trường. Bằng sự nỗ lực và phấn đấu của toàn thể cán bộ công nhân viên trong công tác quản lý, sản xuất kinh doanh, nghiên cứu nắm bắt thị trường Công ty đã không ngừng cải tiến chất lượng sản phẩm, giảm chi phí, hạ giá thành, dịch vụ hoàn hảo củng cố và ngày càng nâng cao uy tín của Công ty, đặc biệt là đảm bảo mức thu nhập thỏa đáng cho cán bộ công nhân viên. Hiện nay tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty rất ổn định và có chiều hướng phát triển thuận lợi. 2. Chức năng và nhiệm vụ của Công ty 2.1. Chức năng của Công ty Công ty chế biến và kinh doanh than Hà Nội với hoạt động chính là mua than ở mỏ bà bán thanh cho các đơn vị sử dụng than. Ngoài ra Công ty còn phải chế biến than có tiêu chuẩn phù hợp với công nghệ sản xuất cho các hộ tiêu dùng than. 32
Như vậy hoạt động của công ty chế biến và kinh doanh than Hà Nội không là hoạt động thương mại đơn thuần mà là hoạt động có tính sản xuất. Ngoài chức năng kinh doanh than ở mỏ, ngành còn giao nhiệm vụ tiêu thụ thanh cho mở, bởi lẽ Công ty chế biến và kinh doanh than Hà Nội nằm trong dây chuyền sản xuất và tiêu thụ than của ngành than. Điều đó có nghĩa Công ty chế biến và kinh doanh than Hà Nội hoạt động vừa mang tính chất thương mại, vừa mang tính phục vụ nhiệm vụ chính của ngành. Lĩnh vực hoạt động của Công ty là chế biến và kinh doanh than, đây cũng là lĩnh vực lớn đầy tiềm năng. Bởi vì than là một nguyên liệu truyền thống được sử dụng nhiều nhất tại các cơ sở sản xuất do ưu điểm của nó là chi phí thấp. Điều này mở ra cho công ty nhiều cơ hội kinh doanh, nhưng đồng thời cũng phải đương đầu với các sản phẩm cạnh tranh, điện, xăng dầu đòi hỏi ở công ty một sự nhanh nhạy, khéo léo và niềm tin vào khả năng của mình để đứng vững và phát triển. 2.2. Nhiệm vụ của công ty Để phù hợp với chức năng của mình ở từng thời kỳ khác nhau nhiệm vụ đặt ra cho Công ty cũng có sự khác nhau. Trước đây nhiệm vụ chủ yếu của công ty là thu mua, tiêu thụ than cho mỏ, cung ứng phân phối than theo kế hoạch của Nhà nước. Hiện nay, với chức năng chế biến và kinh doanh than theo cơ chế thị trường Công ty có một số nhiệm vụ cơ sau đây: Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch hàng năm, sáu tháng, quý về sản xuất kinh doanh theo sự chỉ đạo của công ty chế biễn và kinh doanh than Miền Bắc và tuân thủ đúng pháp luật của nhà nước. Quản lý, khai thác và sử dụng các nguồn vốn có hiệu quả, đặc biệc là nguồn vốn do ngân sách cấp. Thực hiện đầy đủ các cam kết hợp đồng nói chung (hợp đồng mua, hợp đồng bán, vận chuyển ) Quản lý và sử dụng lao động theo đúng pháp luật của nhà nước ban hàng, theo phân cấp thỏa ước lao động tập thể của Công ty chế biến và kinh doanh than Miền Bắc. 33
Thực hiện các quy định của Nhà nước về quản lý kinh tế, thực hiện nghĩa vụ đối với ngân sách Nhà nước và cấp trên. Cuối mỗi niên độ kế toán, Công ty phải lập báo cáo quyết toán tài chính và chuyển toàn bộ phần lợi nhuận còn lại lên Công ty chế biến và kinh doanh than Miền Bắc sau khi đã thực hiện nghĩa vụ đối với ngân sách Nhà nước. 3. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Để phù hợp và đáp ứng yêu cầu thực tiễn chức năng nhiệm vụ sản xuất kinh doanh. Công ty chế biến và kinh doanh than Hà Nội tổ chức bộ máy quản lý theo kiểu trực tuyến, bao gồm ban giám đốc, ba phòng ban chức năng và bốn trạm chế biến, kinh doanh than. Được thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Công ty Ban giám đốc Phòng Phòng Phòng tổ kế kế chức hoạch toán hành và thị thống chính trường kê Các trạm chế biến và kinh doanh hanh Tram Trạm Trạm Trạm Trạm cổ Loa ô cách giáp Vĩnh Vĩnh nhị Tuy A Tuy B Cửa Cửa Cửa hàng hàng hàng Số 1 Số 2 Số 3 34
Ban giám đóc công ty: Bao gồm một giám đốc và hai phó giám đốc: Có nhiệm vụ chỉ đạo, điều hành toàn bộ hoạt động của công ty và chịu trách nhiệm về toàn bộ công việc kinh doanh của công ty trước cấp trên, trước Nhà nước và Pháp luật. Để điều hành các hoạt động của Công ty trước cấp trên, ban Giám đốc không những chỉ đạo trhông qua các phòng ban chức năng mà còn trực tiếp chỉ đạo công tác kinh doanh tới các trạm. Đây là một nét đặc thù phản ánh sự chặt chẽ trong cong ty. Giám đốc: Là người đứng đầu công ty, là người toàn quyền quyết định hoạt động của công ty, điều hành hoạt động của công ty theo luật pháp và chịu trách nhiệm trước Công ty và Nhà nước về mọi hoạt động của Công ty. Phó giám đốc: Do giám đốc Công ty lựa chọn và đề nghị cấp trên bổ nhiệm. Phó giám đốc phụ trách một số lĩnh vực kinh doanh cụ thể và chịu trách nhiệm trước giám đốc về các lĩnh vực được giao. Phó giám đốc giúp việc, tham mưu cho Giám đốc về các vấn đề chuyên môn. Ba phòng ban chức năng đó là: Phòng tổ chức hành chính, phòng kế hoạch và thị trường, phòng kế toán thống kê. Các phòng này có chức năng, nhiệm vụ tham mưu và trợ giúp cho Giám đốc công ty theo lĩnh vực công việc được quy định cụ thể. Đồng thời phải chịu trách nhiệm trước ban giám đốc về hoạt động của mình. Phòng tổ chức hàng chính: chịu trách nhiệm tham mưu cho ban giám đốc: Tổ chức nhân sự, về quản lý cán bộ, công tác văn phòng, văn thư, lưu trữ, y tế, các công tác liên quan đến đảm bảo an ninh, quan hệ với địa phương, đoàn thể và các tổ chức xã hội khác. Chăm lo đời sống sinh hoạt cho cán bộ công nhân viên, tham mưu cho ban giám đốc để xây dựng và ban hành cơ chế quản lý trong nội bộ Công ty. Phòng kế hoạch và thị trường: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình kinh doanh của Công ty, tổ chức kinh doanh và cung ứng than cho toàn bộ mạng lưới của công ty. Giúp ban giám đốc nghiên cứu thị trường, tìm hiểu đối tác liên doanh liên kết mở rộng thị trường tiêu thụ. Căn cứ vào kế hoạch sản lượng , khả năng dự trữ, đơn xin hàng của các trạm từ đó điều động phương tiện vận 35
tải cung ứng hàng hóa cho toàn bộ mạng lưới tiêu thụ, đảm bảo đủ số lượng, chủng loại và kịp thời theo yêu cầu của các trạm. Phòng còn có trách nhiệm tổ chức việc bán hàng, kiểm tra việc thực hiện các nội quy bán hàng của các trạm về giá cả, chất lượng. Phòng kế toán thống kê: Với chức năng cơ bản là hoạch toán, quản lý vốn và tài sản Nhà nước giao. Phòng kế có nhiệm vụ chỉ đạo lập chứng lập sổ sách đối với các trạm và cử hàng, tập hợp chứng từ của các trạm và tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty theo đúng quy định của cấp trên và theo đứng chế độ kế toán của Nhà nước. Việc tổ chức một mạng lưới hạch toán thóng nhất tư trạm đến công ty đã giúp phòng kế toán quản lý công nợ , thu hồi công nợ không để khách hàng chiếm dụng vốn quá lâu. Cùng tham giá với phòng kinh doanh để dự thảo các hợp đồng kinh tế mua bán, bốc xếp, vận chuyển than. Xây dựng giá và lập kế hoạch chi phí lưu thông. Bốn trạm chế biến và kinh doanh than đóng ở Cổ Loa, Ô Cách, Giáp Nhị, Vĩnh Tuy. Các trạm này là nơi tổ chức thực hiện nhận than, chế biến than và quan lý kho cuãng như các tài sản được công ty giao để sử dụng. Trạm trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ mua bán, chế biến, vận chuyển than theo kế hoạch của công ty giao. Mọi hoạt động trong công ty đều có sự nhất quán từ trên xuống dưới, các bộ phận hoạt động độc lập nhưng có mối liện hệ mật thiết với các bộ phận tạo thành một hệ thống, đảm bảo cho quá trình kinh doanh tiến hành nhịp nhàng, cấn đối và có hiệu quả. 4. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty Công ty chế biên và kinh doanh thanh Hà nội là một đơn vị hạch toán phụ thuộc, trực thuộc Công ty chế biến và kinh doanh than Miền Bắc, do đó hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty chịu sự điều tiết của công ty chế biến và kinh doanh than Miền Bắc. Hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty như sau: Tất cả các hợp đồng mua bán, vận chuyển, bốc xếp thanh khâu mua, bán đều do công ty ký kết và chịu trách nhiệm thanh toán. Các trạm căn cứ 36
vào nội dung của hợp đồng kinh tế mà công ty đã ký kết để tổ chức quá trình thực hiện hợp đồng. Nếu có vướng mắc các trạm phải báo cáo để công ty giải quyết, tuyệt đối các trạm không được tự ý sửa đổi hợp đồng. Giá bán than do công ty quyết định. Các trạm căn cứ vào bảng giá đã được duyệt để thực hiện cơ cấu giá bán. Công ty kiểm tra, rà soát và căn cứ vào tình hình cụ thể ở từng thời điểm quyết định giá bán phù hợp. Hàng tuần các trạm phải nộp toàn bộ số tiền bán than về Công ty hoặc cho Ngân hàng. Hàng tháng các trạm phải lập kế hoạch chi tiêu để ban giám đốc duyệt. Phòng kế hoạch công ty lập dự trù số tiền chi để các trạm có thể chủ động hoạt động kinh doanh. Theo định kỳ 3 ngày 1 lần, các trạm phải chuyển toàn bộ chứng từ phát sinh về phòng kế toán công ty. Các trạm phải chịu trách nhiệm trước công ty và các cơ quan Nhà nước về tính hợp pháp, hợp lệ của các chứng từ đó. Cuối tháng khi quyết toán xong, Công ty sẽ giữ lại các khoản tiền thu cố định sau: Tiền mua than ở mỏ, tiền vận chuuển bốc dỡ than từ xà lan lên bãi, khấu hao cơ bản, thuế đất, thuế môn bài, thuế GTGT, bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội kinh phí công đoàn 37
Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty ở những năm gần đây: So sánh Chỉ tiêu Năm 2004 Năm 2005 Tăng giảm về số Tăng giảm về tuyệt đối tỷ lệ (%) 1.Sản lượng tiêu thụ (tấn) 204.180,679 227.794,575 23.613,9 15,56 2.Tổng doanh thu (đồng) 51.241.440.167 63.055.664.154 11.814.223.987 23,06 3.Tổng nộp ngân sách (đồng) 199.369.737 263.206.479 63.836.722 32,02 4.Tổng lợi nhuận (đồng) 230.402.621 279.333.455 4/8.930.834 21,24 5.Bình quân thu nhập 1 người/tháng 1.366.000 1.740.338 374.388 24,4 6.Số lao động bình quân lao động (người) 98 95 -3 3,06 38
Qua biểu trên ta thấy: Tổng doanh thu bán hàng của công ty năm sau tăng so với năm trước (do sản lượng tiêu thụ tăng 23.613,9 tấn với tỷ lệ tăng 11,56%). Doanh thu năm 2005 so với năm 2004 đạt 123,06% tăng 23,06% Lợi nhuận hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty tăng từ 230.402.621 năm 2004 đạt 123,06% tăng 23,06% hay tương ứng với số tiền là 11,814 tỷ đồng. Như vậy công ty đang mở rộng đang mở rộng quy mô kinh doanh và mở rộng thị trường tiêu thụ để tăng doanh thu vào các năm tới theo kế hoạch vạch ra. Lợi nhuận của công ty năm 2005 so với 2004 là 48,930 triệu với tỷ lệ tăng 21,24%. Điều này thể hiện rõ công ty đang hoạt động có lãi. Tình hình vốn của công ty: Năm 2004 Năm 2005 Chỉ tiêu Số tiền (đồng) Tỷ lệ (%) Số tiền (đồng) Tỷ lệ (%) Tổng số vốn 2.934.871.736 100 2.939.301.864 100 Vốn cố định 934.871.736 31,8 939.301.864 32 Vốn lưu thông 2.000.000.000 68,2 2.000.000.000 68 Công ty chế biến và kinh doanh thanh Hà Nội là một doanh nghiệp nhà nước do đó nguồn vốn chủ yếu của công ty là do ngân sách nhà nước cấp. Thêm vào đó nguồn vốn tự bổ sung. Với việc sử dụng và quản lý hiệu quả , số vốn của công ty luôn được bảo toàn và phát triển. II. Tổ chức công tác kế toán tại công ty chế biến và kinh doanh than Hà Nội 1. Tổ chức bộ máy kế toán Công ty chế biến và kinh doanh than Hà Nội tổ chức công tác kế toán theo mô hình tập trung. Toàn bộ công ty có một phòng kế toán duy nhâts là nhiệm vụ hạch toán tổng hợp, chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình kinh doanh của đơn vị, lập báo cáo kế toán, báo báo cáo tài chính theo quy định hiện hành. Các trạm trực thuộc không tổ chức hạch toán riêng, 39
chỉ được bố trí một nhân viên kinh tế làm nhiệm vụ tập hợp và phân loại các chứng tưc theo các nghiệp vụ kinh té phát sinh rồi gửi về phòng kế toán công ty theo định kỳ. Mô hình bộ máy kế toán của công ty được khái quát qua sơ đồ sau: Sơ đồ bộ máy kế toán công ty: Kế toán trưởng Bộ Bộ Bộ Thủ Bộ phận Bộ Bộ phận phận phận quỹ kế toán phận phận kế kế kế hàng kế kế toán toán toán kho tồn toán toán hàng hàng thanh TSCG tổng mua bán toán hợp Nhân viên kế toán ở các trạm Sơ đồ bộ máy kế toán trên được xây dựng dựa trên chức năng nhiệm vụ của cán bộ, cụ thể: Kế toán trưởng: có nhiệm vụ hướng dẫn, chỉ đạo mọi công việc toán từ việc chứng từ, vào sổ sách, hạch toán đồng thời có nhiệm vụ tổng hợp sổ sách và quyết toán tài chính. Kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm cao nhất về tính xác thực của các thông tinh kế toán trong tất cả các báo cáo kế toán tài chính được lập. Các kế toán viên ở phòng kế toán phụ trách các mảng kế toán chủ yếu: Bộ phận kế toán hàng mua: có nhiệm vụ quản lý, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở khâu mua hàng. Thu thập các chứng từ về mua hàng, vào các sổ chi tiết hàng mua theo chủng loại, số lượng và giá. Bộ phận kế toán hàng bán: có nhiệm vụ hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở khâu bán hàng. Thu thập các hóa đơn bán hàng và các chứng từ 40
khác phục vụ việc bán hàng, phân loại chúng theo từng đơn vị bán, vào sổ chi tiết hàng bán và sổ tổng hợp. Bộ phận kế toán thanh toán: Theo dõi việc thanh toán với người bán và người mua của trạm kinh doanh. Theo dõi việc thực hiện chế độ cộng nợ các đơn vị kinh doanh và chế biến. Thanh toán lương và bảo hiểm. Thủ quỹ: tổng hợp các phiếu thu, phiếu chi, lệch chi vào sổ quỹ Bộ phận kế toán hàng tồn kho: căn cứ vào số liệu nhập, xuất, tồn của các trạm để vào sổ tổng hợp nhập, xuất , tồn. Bộ phận TSCĐ: theo dõi tình hình tăng, giảm TSCĐ, khấu hao TSCĐ Bộ phận kế toán tổng hợp: Căn cứ vào sổ sách kế toán và các chứng từ vào bảng tổng hợp cân đối kế toán và báo cáo kế toán. Các nhân viên kế toán ở trạm: lập chứng từ ban đầu về hàng mua, hàng bán, thu - chi tiền mặt, vào sổ chi tiết. 2. Tổ chức hệ thống chứng từ Công ty chế biến và kinh doanh than Hà Nội đang sử dụng hệ thống chứng từ theo mẫu quy định của bộ tài chính Việc lập, kiểm tra, luân chuyển và lưu chuyển chứng từ của Công ty tuân theo quy định của chế độ tài chính hiện hành. Hầu hết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được lập chứng từ. Các chứng từ này, sau khi được kiểm tra sẽ được ghi sổ kế toán, sau đó chuyển sang lưu trữ. Các chứng từ công ty sử dụng trong quá trình tiêu thụ: - Hóa đơn GTGT - Hóa đơn cước vận chuyển - Phiếu giao hàng - Phiếu thu 3. Tổ chức hệ thống sổ kế toán Hiện nay công ty đang sử dụng hình thức Nhật ký - Chứng từ với hệ thống sổ sách tương đối đầy đủ bao gồm: Các bảng kê, bảng phân bổ, nhật ký - chứng từ, sổ chi tiết, sổ cái. 41
Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Trình tự kế toán tiêu thụ hàng hóa của công ty như sau: Chứng từ gốc của hàng tiêu thụ Bảng kê số: Nhật ký - Chứng từ số Sổ kế toán chi tiết TK: 1,2,8,9,11 8 131,156,632,641 Sổ cái TK: Bảng tổng hợp 131,156,632,641,642, chi tiết 511,532,911 Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Kiểm tra đối chiếu 4. Hệ thống báo cáo kế toán Hệ thống báo cáo kế toán mà công ty sử dụng: - Bảng cân đối kế toán. Mẫu B01 - DN - Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Mẫu B02 - DN - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Mẫu B03 - DN - Bản thuyết minh báo cáo tài chính. Mẫu B09 – DN 42
chương III Thực trạng kế toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ tại công ty chế biến và kinh doanh than Hà Nội 1. Đặc điểm công tác kế toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ tại công ty chế biến và kinh doanh than Hà Nội. Trong cơ chế bao cấp công ty chế biến và kinh doanh than Hà Nội chủ yếu bán than theo chỉ thị của cấp trên. Nhưng chỉ khi chuyển sang nền kinh tế mới, công ty phải tự chủ trong việc sản xuất kinh doanh, tự tìm khách hàng để tiêu thụ hàng hóa. Đặc điểm này đã tạo điều kiện thuận lợi cho công ty trong tình hình cạnh tranh. Công ty đang áp dụng phương thức bán hàng đó là bán than theo hợp đồng bán lẻ. Hiện nay thị trường tiêu thụ của công ty chế biến và kinh doanh than Hà Nội khá rộng, không chỉ trên địa bạn nội thành và ngoại thành Hà Nội mà còn vươn tới các tỉnh thành trong cả nước. Công ty đang có một lượng khách hàng khá lớn, chủ yếu là khách hàng quen biết lâu năm (khách hàng truyền thống) Phương thức thanh toán của công ty chủ yếu là bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản. Công ty áp dụng phương thức thẻ song song để hạch toán chi tiết hàng hóa và tính giá hàng hóa xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền 2. Kế toán tiêu thụ hàng hóa tại công ty Do nhiệm vụ của công ty chế biến và kinh doanh than Hà Nội là tiêu thụ than cho mỏ và cho toàn ngành nên tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ đóng vai trò quan trọng trong quá trình kinh doanh. 43
Ngoài việc thực hiện nghiêm ngặt trình tự nghiệp vụ, thủ tục chứng từ để đảm bảo cho công tác giao nhận được tốt còn phải tổ chức ghi chép, phản ánh nghiệp vụ này vào tài khoản phù hợp với yêu cầu theo dõi, kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về mua bán và xác định kết quả tiêu thụ. 2.1. Tình hình nhập, xuất kho hàng hóa Đối với hàng hóa nhập kho: Khi nhập kho hàng hóa thì thủ kho tiến hành nhập số hàng đó vào trong kho. Sau đó căn cứ vào số lượng thực nhập, thủ kho ghi vào phiéu nhập kho. Phiếu nhập kho được nhập thành 2 liên: Liên 1: Thủ kho lưu Liên 2: Được chuyển lên phòng kế toán công ty để ghi kế toán. Phiếu nhập kho có mẫu như sau: Biểu số 1: Đơn vị: Công ty CB và KD than Hà Nội Mẫu số: 01 - VT Địa chỉ: Giáp Nhị - Thanh Xuân - Hà Nội Ban hành theo QĐ số 1141 - TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ Tài chính Phiếu nhập kho Số: 125 Ngày 7 tháng 12 năm 2004 Nợ: - Họ tên người giao hàng: Anh Hùng Có: . - Theo phiếu xuất kho số 125 ngày 7/12/2005 của cửa hàng số 1 Vĩnh Tuy. STT Tên quy cách Mã số Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành sản phẩm tính Theo Thực tiền chứng từ nhập A B C D 1 2 3 4 1. Than cám 6 Tấn 15 15 440.976 6.614.640 Cộng 6.614.640 - Nhập tại kho: Ô cách Nhập, ngày 7 tháng 12 năm 2005 Người giao hàng Thủ kho Thủ trưởng đơn vị ( Ký,họ tên) ( Ký,họ tên) ( Ký,họ tên) 44
Đối với hàng hóa xuất kho: Căn cứ vào đơn GTGT hay hợp đồng mua hàng của khách hàng, thủ kho tiến hành giao hàng cho khách hàng. Căn cứ vào phiếu nhập kho, hóa đơn GTGT, thủ kho tiến hành ghi và thẻ kho để theo dõi. Thẻ kho được mở các trang riêng cho từng chủng loại than. Cuối tháng, chủ kho tính ra số tồn kho cho từng loại hàng hóa và tiến hành đối chiếu với số tồn thực tế còn lại trong kho. Sau khi tập hợp đầy đủ các số liệu, thủ kho gửi các chứng từ lên phòng kế toán để làm căn cứ ghi sổ kế toán. Thẻ kho có mẫu như sau: Biểu số 2: Đơn vị: Công ty CB và KD than Hà Nội Mẫu số: 01 - VT Trạm than: Ô Cách Ban hành theo QĐ số 1141 - TC/QĐ/CĐKT Kho than: Ô Cách ngày 01/11/1995 của Bộ Tài chính Thẻ kho Ngày lập thẻ: 10/01/2005 Tờ số: 1 Tên chủng loại hàng hóa: Than Don Đơn vị: Tấn Người lập thẻ: Trần Duy Nhân Chứng từ Diễn giải Số lượng Ký xác Số Ngày Nhập Xuất trong Tồn cuối nhận của trong kỳ kỳ kỳ kế toán Tháng 1/2005 94,38 3892 15/1 Cung ứng than Việt Hà 12,0 3893 18/1 Công ty Phương Nam 82,38 Cộng 94,38 0 2.2. Các phương thức tiêu thụ hàng hóa tại Công ty Bán hàng là một trong những hoạt động chính có vai trò quan trọng đối với quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty. Bởi vậy Công ty luôn chú 45
trọng tới việc tổ chức công tác bán hàng, giúp hạn chế ứ đọng vốn và đem lại lợi nhuận cao Hiện nay Công ty đang áp dụng các phương thức bán hàng sau: 2.2.1 Bán than theo hợp đồng Hợp đồng kinh tế là sự thỏa thuận bằng văn bản, tài liệu giao dịch giữa các bên ký kết về công việc sản xuất, trao đổi hàng hóa, dịch vụ và các thỏa thuận khác có mục đích kinh doanh với sự quyết định rõ ràng về quyền lợi mỗi bên để xây dựng và thực hiện được kế hoạch của mình (Điều 1 trong pháp lệnh hợp đồng kinh tế ngày 25 tháng 9 năm 1989). Hợp đồng bán than của Công ty là đồng kinh tế được ký kết giữa hai Công ty, một bên là Công ty than và bên kia là các nhà máy, xí nghiệp có nhu cầu sử dụng than. Việc triển khai thực hiện hợp đồng được các trạm trực tiếp thực hiện. Bán than theo hợp đồng gồm 2 hình thức: Bán than qua kho của trạm gửi hàng: Dựa vào hợp đồng kinh tế đã ký kết giữa Công Ty và khách hàng, trạm tiến hành điều động xe, bốc than lên xe rồi vận chuyển đến địa điểm để hàng đã ghi trong hợp đồng. Bên mua cử cán bộ đến theo dõi việc cân hàng. Sau khi hai bên cùng xác nhận về số lượng và chủng loại than giống trong hợp đồng đã ghi thì nhân viên kế toán trạm viết phiếu giao hàng cho từng xe, trạm cử cán bộ theo xe đến tận nơi giao hàng. Cuối ngày, căn cứ vào phiếu giao hàng về phòng kế toán của Công ty. Thủ kho của trạm là người lập thẻ, theo dõi nhập, xuất, tồn kho. Hóa đơn bán hàng là hóa đơn GTGT, được viết làm 3 liên: 1 liên giao cho khách hàng cũng được lập làm 3 liên: 1 liên giao cho lái xe làm chứng từ đi trên đường, 1 liên giữ lại trạm, 1liên gửi cùng hàng hóa và phòng kế toán Công ty. Vidụ: Trạm than Vĩnh Tuy bán hàng cho Công ty gốm xây dựng Từ Sơn than cám 6 với giá bán là 315.000đồng/tấn với khối lượng khách hàng sau khi khách hàng đã xem xét hàng hóa: 46
Phiếu giao hàng Số: 302839 Ngày: 16/12/2005 Đơn vị nhận: Công ty gốm xây dựng Từ Sơn Tên người nhận: Anh Thành Loại hàng: Cám 6 Số xe: 29K 03 - 06 Số lượng: 10 tấn Người lập biểu Người nhận hàng Trạm trưởng (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) Bán hàng giao tay ba: Than được chuyển về đến cảng, trạm không tiến hành bốc lên bãi mà bán trực tiếp cho khách hàng và gửi cán bộ đến tận nơi trực tiếp nhận hàng. Trong trường hợp này, kế toán trạm viết hóa đơn bán hàng (Hóa đơn GTGT) như bán qua kho của trạm nhưng ghi thêm điều kiện hàng nhập xuất thẳng trên hóa đơn bán hàng. 2.2.2. Phương thức bán lẻ than. Khi khách hàng đến mua hàng của các trạm, sau khi xem hàng cẩn than, phù hợp với yêu cầu của mình hoặc của Công ty mình, khách hàng vào phòng nghiệp vụ tiến hành lập phiếu giao hàng (Theo mẫu ở phần bán qua kho). Trên phiếu giao hàng kế toán trạm cũng ghi đầy đủ về số lượng, loại hàng theo yêu cầu của khách hàng. Khách cầm phiếu giao hàng tiến hành bốc xếp hàng lên xe (phương tiện vận chuyển do khách tự lo) và cân hàng. Hàng hóa phải đúng, đủ so với phiếu giao hàng đã lập. Sau khi đã lấy hàng, khách hàng vào tổ nghiệp vụ để nộp tiền, kế toán viết phiếu thu tiền nếu khách hàng muốn lập hóa đơn GTGT thì tế toán trạm sẽ viết. Khi khách hàng cầm phiếu giao hàng, hóa đơn GTGT có đầy đủ chữ ký và dấu của trạm thì khách hàng mới được lấy hàng ra khỏi trạm. 47
Cuối ngày kế toán trạm tổng hợp phiếu giao hàng của khách hàng. Đối với những hàng không lấy hóa đơn GTGT gửi vào Công ty (hóa đơn lèm với phiếu giao hàng ), cũng như bán than qua kho của trạm, kế toán trạm cũng lập làm ba liên: một liên giao cho khách hàng, một liên giữ lại trạm, một liêu gửi về phòng kế toán của Công ty. Như vậy, kế toán trạm chỉ có nhiệm vụ lập các chứng từ ban đầu, thu nhận, kiểm tra và gửi chứng từ định kỳ về phòng kế toán của Công ty. Việc hạch toán, ghi chép vào sổ sách kế toán là nhiệm vụ của phòng kế toán Công ty. 2.2.3. Bán hàng nội bộ. Công ty bán than cho các đơn vị trực thuộc để các đơn vị này tiếp tục bán ra ngoài. Hạch toán kế toán bán hàng được minh họa bằng ví dụ sau: Đối với phương thức bán ngoài: VD: Ngày 1/12/2005 Công ty chế biến và kinh doanh than Hà Nội xuất bán 12.50 tấn than Cám 6 giá 350.000đồng/tấn tại trạm than Ô Cách cho Công ty An Bình. Tiền bán chưa có GTGT: 4.375.000 (đồng) Tiền thuế GTGT (5%): 217.750 (đồng) Tổng giá thanh toán: 4.593.750 (đồng) Căn cứ vào hóa đơn GTGT và các chứng từ có liên quan, kế toán tiến hành ghi chép vào sổ chi tiết bán hàng của từng trạm, từ đó lập bảng kê số 11 “ Phải thu của khách hàng Hóa đơn GTGT, sổ chi tiế bán hàng và bảng kê số 11 có mẫu như sau: 48
Biểu số 3: Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Hóa đơn (GTGT) Mẫu số: 01GTKT - 3LL Liên 3:( Dùng thanh toán) Ngày 1 tháng 12 năm 2005 No: 038918 Đơn vị bán hàng: Công ty chế biến và kinh danh than Hà Nội Địa chỉ: Giáp Nhị - Phương Liệt - Thanh Xuân - Hà Nội Số tài khoản: MS: 0100100720-1 Điện thoại: Họ tên người mua: Công ty An Bình Tên đơn vị: Địa chỉ: Đông Anh Số tài khoản: Hình thức thanh toán: Tiền mặt MS: 0100107437-1 STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐV tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 1 Than cám 6 Tấn 12,50 350.000 4.375.000 2 A Cộng tiền hàng: 4.375.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT:218.750 Tổng cộng tiền thanh toán: 4.593.750 Số tiền viết bằng chữ: Bốn triệu năm trăm chín mươi ba ngàn bảy trăm năm mươi đồng chẵn Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 49
Biểu số 4: Công ty CB và KD than MB Công ty CB và KD than HN Sổ chi tiết ban hàng Tháng 12 năm 2005 Trạm Ô Cách Hóa đơn Than cám chế Tổng cộng Than cám 6 Số biến. Chủng Giá bán Tiền thuế Tổng cộng bảng Ngày Diễn giải Giá bán . Lượng Tiền bán Số loại 350.000Đ/T GTGT tiền thanh kê tháng 304.700Đ/T bán Tấn Đồng Lượng bán: tấn Đồng toán (đồng) Lương bán: tấn 01 914 1/12 Công ty An Bình Cám 12,5 12,5 4.375.000 1.218.750 4.593.750 CB 915 4/12 Công ty que hàn Cám 33,312 33,312 10.152.165 507.608 10.659.773 CB Tổng cộng 12,5 33,312 2.820,062 946.837.146 47.341.862 994.179.008 Kế toán Kế toán trưởng (Ký,ghi rõ họ tên) (Ký,ghi rõ họ tên) 50
Biểu số 5: Công ty CB và KD than MB Công ty CB và KD than HN Bảng kê số 11 Phải thu của khách hàng (TK131) Tháng 12/2005 Đơn vị tính: Đồng Ghi Nợ TK 131, Ghi có các TK Ghi Nợ TK 131, Ghi có các TK Tên người Số dư đầu Số dư STT Cộng Nợ Cộng Có TK mua tháng TK 511 TK 3331 TK 111 TK 112 cuối tháng TK 131 131 I. Trạm Vĩnh 1.309.357.027 2.162.460.217 108.123.464 2.270.583.681 1.937.932.220 926.025.550 2.863.957.770 715.982.938 Tuy 1 Công ty gốm 524.317.949 178.807.200 8.940.360 187.747.560 308.000.000 380.000.000 404.065.509 Đại Thanh 2 Công ty VLXD 342.299.533 - - - - - - 342.299.533 Đại La 3 Công ty gốm 300.277.560 140.312.700 7.015.635 147.328.335 400.000.000 400.000.000 47.605.895 Từ Sơn 4 Công ty gốm 615.698.440 210.932.806 10.547.194 221.480.000 150.000.000 200.000.000 350.000.000 487.178.440 Đông Triều 5 Bán lẻ tiền séc 3.375.523 11.079.989 553.999 11.663.988 18.025.550 18.025.550 3.010.039 6 Bán lẻ tiền mặt 476.611.978 1.621.327.522 81.066.276 1.702.393.798 1.787.932.220 1.787.932.220 VII. Trạm Ô Cách - 946.837.146 47.341.862 994.179.008 964.533.658 29.645.3500 994.179.008 - 1 Bán lẻ tiền mặt - 946.837.146 47.341.862 994.179.008 964.533.658 29.645.350 994.179.008 - Tổng cộng 2.219.004.201 12.231.224.530 611.561.227 12.842.785.760 10.750.582.838 3.088.367.621 13.838.950.459 1.222.839.514 Kế toán Kế toán trưởng (Ký,ghi rõ họ tên) (Ký,ghi rõ họ tên) 51
Đối với phương thức bán nội bộ: VD: Ngày 5/12/2005 Công ty chế biến và kinh doanh than Hà Nội xuất bán 25 tấn than Cám 6 với giá 350.000đồng/tấn cho Công ty than Quảng Ninh Tiền bán chưa có GTGT: 8.750.000 (đồng) Tiền thuế GTGT (5%): 437.500 (đồng) Tổng giá thanh toán: 9.187.500 (đồng) Căn cứ vào hóa đơn GTGT và các chứng từ có liên quan, kế toán tiền hành ghi chép vào sổ chi tiến bán hàng nội bộ. Sổ chi tiến bán hàng nội bộ có mẫu như sau: 52
Biểu số 6: Công ty CB và KD than MB Công ty CB và KD than HN Sổ chi tiết bán hàng Tháng 12 năm 2005 Tài khoản 136 “Phải thu nội bộ” Hóa đơn Than cám chế Tổng cộng Than cám 6 Số biến. Chủng Giá bán Tiền thuế Tổng cộng bảng Ngày Diễn giải Giá bán . Lượng Tiền bán Số loại 350.000Đ/T GTGT tiền thanh kê tháng 304.700Đ/T bán Tấn Đồng Lượng bán: tấn Đồng toán (đồng) Lương bán: tấn 01 902 5/12 Công ty An Bình Cám 25 25 8.750.000 437.500 9.187.500 CB 02 903 9/12 Công ty que hàn Cám 37 37 11.273.900 563.695 11.837.595 CB Tổng cộng 1.250 68,5 3335,952 1.027.413.100 51.373.655 1.078.846.755 Kế toán Kế toán trưởng (Ký,ghi rõ họ tên) (Ký,ghi rõ họ tên) 53
2.3. Các phương thức thanh toán Công ty chủ yếu bán hàng cho khách hàng quen, và mua với số lượng lớn. Phòng kinh danh là nơi trực tiếp giao dịch với khách hàng nên thông tin về khách hàng luôn được cập nhật, việc mua bán được thực hiện một cách nhanh chóng, thuận tiện. Khi có quan hệ thanh toán với khách hàng thì kế toán công ty sử dụng tài khoản 131 để theo dõi và mở sổ theo dõi đối với tài khoản 131, sổ chi tiết bán hàng, bảng kê số 11, bảng kê số 1, bảng kê số 2. Trường hợp khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản, sau khi nhận được hóa đơn, khách hàng mang đến thủ quỹ để làm thủ tục nộp tiền. Thủ quỹ sau khi thu tiền đóng dấu “đã thu tiền” vào hóa đơn và ghi vào sổ quỹ. Khách hàng mang hóa đơn xuống kho để lấy hàng, thủ kho căn cứ vào hóa đơn đó để giao hàng cho khách hàng theo đúng chủng loại va số lượng ghi trên hóa đơn và giữa lại để liên 3 làm căn cứ để ghi thẻ kho. Hóa đơn sau khi ghi thẻ kho được tập hợp để gửi lên phòng kế toán. Phương thức này được theo dõi ở bảng kê số 1, bảng kê số 2. Biểu số 7: Công ty CB và KD than MB Công ty CB và KD than HN Bảng kê số 1 Ghi Nợ TK111, Ghi Có các TK liên quan Tháng 12/2005 Đơn vị tính: Đồng Số dư đầu kỳ: 41.384.291 Sổ quỹ Ghi Nợ TK 111, Ghi Có các TK liên quan Tổng cộng STT Ngày TK112 TK 131 . TK515 1 1/12 738.595.400 738.595.400 2 9/12 727.920.000 136.364 273.157.000 3 12/12 704.900.000 704.900.000 4 15/12 50.000.000 573.900.000 623.900.000 5 16/12 454.834.299 458.371.893 6 17/12 300.000.000 675.304.000 975.034.000 . 23 31/12 37.800.000 37.800.000 Cộng 1.350.000 10.750.582.838 136.364 12.113.795.752 Số dư cuối kỳ: 24.119.688 Kế toán Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Biểu số 8: 54
Công ty CB và KD than MB Công ty CB và KD than HN Bảng kê số 2 Ghi Nợ TK111, Ghi Có các TK liên quan Tháng 12/2003 Đơn vị tính: Đồng Số dư đầu kỳ: 291.035.100 Sao kê NH Ghi Nợ TK 111, Ghi Có các TK liên quan Tổng cộng STT Ngày TK112 TK 1368.3 . TK641 1 1/12 14.884.450 14.884.450 2 4/12 683.010.201 683.010.201 3 6/12 7.250.000 7.250.000 4 8/12 200.000.000 200.000.000 5 11/12 158.000.000 158.000.000 6 12/12 200.000.000 200.000.000 7 15/12 161.228.950 161.228.950 8 17/12 200.000.000 100.000.000 300.000.000 9 18/12 4.562.000 15 31/12 314.760.900 100.000.000 315.867.841 Cộng 3.088.367.621 27.308.296 3.228.857.308 Số dư đầu kỳ: 291.035.100 Kế toán Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Trường hợp khách hàng thanh toán chậm theo hợp đồng kinh tế, sau khi nhận hóa đơn từ phòng kinh doanh, khách hàng phải xin xác nhận của kế toán trưởng và giám đốc, trên hóa đơn có đóng dấu "thanh toán theo hợp đồng", khách hàng mang hóa đơn xuống kho để lấy hàng tương tự như mua trả tiền ngay. Phương thức này được theo dõi ở sổ chi tiết TK 131. 2.4. Phương pháp và trình tự hạch toán giá vốn hàng bán Giá bán hàng hóa căn cứ vào bảng giá niêm yết từ trên Công ty chế biến và kinh doanh than Miền Bắc. Đối với việc tính giá vốn, để giá vốn hàng bán ra phù hợp với thực tế, đảm bảo nhu cầu của người tiêu dùng cũng như tính toán được kết quả tiêu thụ một cách chính xác, Công ty hạch toán hàng tồn 55
kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, tính giá vốn hàng xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền. Giá vốn hàng bán bao gồm: Tiền than, tiền vận chuyển từ mỏ về, tiền bốc xếp từ tàu lên ô tô, tiền vận chuyển vào kho bãi Công ty. Các bước tính trị giá vốn hàng bán. Hàng ngày, khi xuất kho hàng hóa, kế toán căn cứ vào các chứng từ xuất kho ghi chi tiết lượng hàng xuất trong ngày. Cuối tháng căn cứ vào lượng hàng tồn, hàng nhập trong tháng, kế toán tiến hành tính giá bình quân của từng chủng loại hàng hóa. Sau khi tính được giá bình quân, kế toán xác định được trị giá vốn hàng xuất kho của từng loại hàng hóa. Trị giá vốn hàng Đơn giá bình quân Số lượng hàng xuất kho trong = của hàng xuất kho x hóa xuất kho tháng trong tháng trong tháng Trong đó: Đơn giá bình Trị giá mua của hàng Tổng trị mua của hàng + quân của hàng hóa tồn đầu kỳ hóa nhập trong kỳ = xuất kho trong Số lượng hàng hóa Số lượng hàng hóa + tháng tồn đầu kỳ nhập trong kỳ VD: Tính trị giá vốn của than Don xuất bán trong tháng 12/2003: Dư đầu tháng: 15.539,39272 tấn với số tiền: 6.022.463.042 đồng Nhập trong tháng: 747,900 tấn với số tiền: 318.440.840 đồng Xuất trong tháng: 1.017,920 tấn. Kế toán tính giá bình quân số hàng này: Đơn giá bình Quân của 6.022.463.042 + 318.440.840 = than Don 15.539,39272 + 747,900 = 389.316,0141 (đồng/tấn) Vậy, trị giá vốn của than Don xuất bán trong tháng 12/2003 là: 1.017,920 (tấn) x 389.316,014 (đồng) = 396.292.557 (đồng) Sau khi tính được trị giá vốn của hàng xuất bán, kế toán ghi vào bảng kê số 8 “Nhập, xuất tồn kho hàng hóa” để từ đó phản ánh vào nhật ký chứng từ số 8 Bảng kê số 8 mẫu như sau: 56
2.5. Kế toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng. Công ty không áp dụng các hình thức giảm trừ doanh thu như: Giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, chiết khấu thương mại. Mặt hàng của Công ty không chịu thuế tiêu thụ đặc biệt, do vậy doanh thu thuần được xác định chính là doanh thu bán hàng thu được. Việc theo dõi doanh thu bán hàng được kế toán theo dõi ở sổ chi tiế bán hàng. Sau khi hóa đơn GTGT được lập, kế toán tiến hành ghi vào sổ chi tiết bán hàng của từng trạm. Từ sổ chi tiết bán hàng của từng trạm, kế toán lập bảng kê số 11, bảng tổng hợp tiền bán than của các trạm, từ đó lập báo cáo bán hàng. Số chi tiết bán hàng của từng trạm ở biểu số 4. Tổng hợp số liệu trên số chi tiết bán hàng của các trạm để lập bảng tổng hợp tiền bán than của các trạm và báo cáo hàng bán, mẫu như sau: 57
Biểu số 10: Công ty CB và KD than MB Công ty CB và KD than HN Bảng kê số 8 Nhập, xuất tồn kho hàng hóa Tháng 12/2003 Đơn vị tính: Đồng Ghi Nợ TK 156, Ghi Có các TK Ghi Nợ TK 156, Ghi Có các TK TT Diễn giải TK 331.1 TK331.2 TK 331.2 Cộng có TK Tổng Nợ TK TK632 Tổng có Lượng Tiền Cước V/C Cước B/X V/C đỗ bãi 331 156 Lượng Tiền TK 156 I Than Cục 747,900 254.286.000 44.558.800 9.332.720 10.263.320 318.440.840 318.440.840 1.107,920 400.714.110 400.714.110 1 Than Cục 4b - - - - - - - - - - 2 Than Cục 5a - - - - - - - - - - 3 Than Don KC 747,900 254.286.000 44.558.800 9.332.720 10.263.320 318.440.840 318.440.840 1.017,920 396.292.557 396.292.557 II Than Cám 36.903,810 8.034.118.028 1.190.960 80.398.060 36.492.399 931.719.399 931.719.399 38.357,439 9.945.731.025 9.945.731.025 1 Than Cám 6a 13.412,630 3.288.845.170 485.693.460 29.795.040 14.002.505 3.815.336.175 3.815.336.175 14.870,062 4.239.728.968 4.239.728.968 III Than chế biến 3.522,340 629.184.380 40.883.900 11.953.681 7.648.638 689.670.599 689.670.599 4.421,648 596.173.387 596.173.387 Cộng 41.174,050 8.917.588.408 1.276.153.660 101.684.461 54.404.309 10.349.830.838 10.349.830.838 43.797,007 10.962.647.360 10.962.647.360 Người lập Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) 58
Biểu số 11: Công ty CB và KD than MB Công ty CB và KD than HN Bảng tổng hợp tiền bán than của các trạm Tháng 12 năm 2005 Lượng bán Tiền bán Tiền thuế GTGT Tiền bán có thuế STT Tên đơn vị (Tấn) (Đồng) (Đồng) (Đồng) 1 Trạm than Vĩnh Tuy - A 9313,553 2.162.460.217 108.123.464 2.270.583.681 2 CH số I - Vĩnh Tuy 6854,251 1.594.330.200 79.716.498 1.674.046.698 3 CH số I - Vĩnh Tuy 4017,684 1.066.641.478 53.332.072 1.119.973.550 4 CH số I - Vĩnh Tuy 6011,07 1.530.242.650 76.512.129 1.606.754.779 7 Trạm than Ô Cách 2820,06 946.837.146 47.341.862 994.179.008 Tổng cộng 43.797,007 12.231.224.530 611.561.227 12.842.785.760 Người lập Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) 59
Biểu số 12: Công ty CB và KD than MB Công ty CB và KD than HN Báo cáo hàng bán Tháng 12 năm 2005 STT Chủng loại Đơn vị tính Lượng Tiền Vốn Tiền bán I Than Cục Tấn 1.017,920 400.714.110 416.044.000 Than don Tấn 1.011,800 396.292.557 410.536.000 Than cục xô Tấn 6,120 4.421.553 5.508.000 II Than Cám Tấn 38.357,439 9.945.731.025 10.145.276.269 Than Cám 5 Tấn 4.012,478 1.218.989.928 1.307.708.985 Than Cám 6a Tấn 14.870.062 4.239.728.968 4.309.170.910 . III Than chế biến Tấn 4.421,648 596.173.387 616.264.578 Cộng 43.797,007 10.962.647.360 12.231.224.530 Người lập Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) 60
3. Kế toán xác định kết quả tiêu thụ 3.1. Kế toán chi phhí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp Công ty chế biến và kinh doanh than Hà Nội chỉ là một đơn vị trực thuộc của Công ty chế biến và kinh doanh than Miền Bắc cho nên quy mô tổ chức bộ máy quản lý Công ty là không lớn, chỉ bao gồm ban giám đốc và ba phòng ban chức năng. Phòng tổ chức hình chính, phòng kế toán thống kê, phòng kế hoạch và thị trường nhưng doanh thu hàng năm đạt gần 30 tỷ đồng và sản lượng tiêu thụ than đạt hơn 120.000 tấn than các loại. Ngoài ra vì là Công ty hạch toán trực thuộc Công ty chế biến và kinh doanh than Miền Bắc nên không hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp. Chính vì vậy mà Công ty không có sự tách bạch giữa chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, mà gộp chung chi phí quản lý doanh nghiệp vào chi phí bán hàng. Chi phí bán hàng của Công ty được phản ánh trên TK 641 “Chi phí bán hàng”. Hạch toán chi phí bán hàng tại Công ty bao gồm các khoản sau: * Chi phí nhân viên * Chi phí vật liệu bao bì * Chi phí dụng cụ * Chi phí khấu hao * Chi phí dịch vụ mua ngoài * Chi phí khác bằng tiền Mọi chi phí bán hàng phát sinh trong tháng được kế toán tập hợp trên sổ chi tiết chi phí bán hàng. Từ sổ chi tiết bán hàng, kế toán lập báo cáo chi phí bán hàng từ đó phản ánh lên nhật ký chứng từ số 8. Số chi tiết chi phí bán hàng và báo cáo chi phí bán hàng có mẫu như sau: 61
Biểu số 13: Công ty CB và KD than MB Công ty CB và KD than HN Sổ chi tiết chi phí bán hàng Tháng 12 năm 2005 Đơn vị tính: Đồng Phân bổ chi phí Số Mã CT Diễn giải TK đối ứng Số tiền CP lương CP khác CP dịch vụ nhân viên bằng tiền mua ngoài 6 TMAT2 Bưu điện phí, điện thoại 111 7.413.457 7.413.457 11 TMAT2 Thanh toán điện, nước 111 10.992.364 10.992.364 12 TMAT2 Vận chuyển hàng hóa 111 174.824.515 174.824.515 19 TMAT3 Tính lương 334 498.402.665 498.402.665 498.402.665 . 23 TMAT2 Chi văn phòng phẩm, ấn 111 3.263.115 3.263.155 loát Cộng 989.149.308 498.402.665 498.402.665 102.797.788 348.137.626 Người lập Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) 62
Biểu số 14: Công ty CB và KD than MB Công ty CB và KD than HN Báo cáo chi phí bán hàng Tháng 12 năm 2005 Đơn vị tính: Đồng STT Khoản mục Số tiền I Chi phí nhân viên 516.465.654 1 Tiền lương CBCNV 498.402.665 2 Tiền ăn ca CBCNV 10.547.500 3 BHXH 3.015.489 4 BHYT - 5 KPCĐ 4.500.000 II Chi phí vật liệu, bao bì - III Chi phí dụng cụ 9.470.000 IV Chi phí khấu hao 12.278.240 V Chi phí dịch vụ mua ngoài (Có biểu chi tiết) 348.137.626 VI Chi phí khác bằng tiền (Có biểu chi tiết) 102.797.778 Tổng cộng 989.149.308 Báo cao chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí khác bằng tiền Tháng 12 năm 2005 Đơn vị tính: Đồng STT Khoản mục Số tiền A Chi phí dịch vụ mua ngoài 348.137.626 1 Bưu điện phí, điện thoại 7.413.457 2 Tiền điện, nước 10.992.364 3 Thuê nhà, kho bãi, bến cảng 14.627.460 4 Thuê vận chuyển 174.824.515 B Chi phí khác bằng tiền 102.797.788 Công tác phí 1.880.000 Chi văn phòng phẩm, ấn loát tài liệu 3.263.155 63
Công ty chế biến và kinh doanh than Hà Nội là đơn vị kinh doanh thương mại nên việc xác định kết quả kinh doanh của Công ty chính là kết quả của khối lượng hàng hóa tiêu thụ trong kỳ. Để xác định kết quả tiêu thụ trong kỳ, kế toán Công ty sử dụng TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh” và Nhật ký - Chứng từ số 8. Kết quả kinh doanh được xác định theo công thức sau: Kết quả Doanh Giá vốn Chi phí Chi phí = - - - kinh doanh thu thuần hàng bán bán hàng QLND Trong đó: Doanh Tổng doanh Các khoản giảm = - thu thuần thu bán hàng trừ doanh thu = 12.231.224.530 - 0 = 12.231.224.530 (đồng) Kết chuyển doanh thu thuần: Nợ TK 511: 12.231.224.530 (đồng) Có TK 911: 12.231.224.530 (đồng) Kết chuyển giá vốn hàng bán: Nợ TK 911: 10.962.647.360 (đồng) Có TK632: 10.962.647.360 (đồng) Kết chuyển chi phí bán hàng: Nợ TK 911: 989.149.308 (đồng) Có TK 641: 989.149.308 (đồng) Kết quả Doanh Giá vốn Chi phí Chi phí = - - - kinh doanh thu thuần hàng bán bán hàng QLND = 12.231.224.530 – 10.962.647.360 – 989.149.308 = 279.427.862 (đồng) Kết chuyển lãi từ hoạt động kinh doanh tháng 12/2003: Nợ TK 911: 279.427.862 (đồng) Có TK 421: 279.427.862 (đồng) 64
Kết quả kinh doanh của Công ty trong tháng 12/2005 được phản ánh trên NKCT số 8. Cơ sở để lập NKCT số 8: Căn cứ vào bảng kê số 8 để ghi vào cột có của TK 156 Căn cứ vào bảng kê số 11 để ghi vào cột có của TK 131 Căn cứ vào bảng tổng hợp tiền bán than của các trạm để ghi vào cột có của TK 511 Căn cứ vào sổ chi tiết TK 632 để ghi vào cột có của TK 512 Căn cứ vào sổ chi tiết CPBH và báo cáo CPBH để ghi vào cột có của TK 512 Căn cứ vào sổ chi tiết TK 632 để ghi vào cột có của TK 632 NKCY số 8 có mẫu biểu số 15 Để phục vụ yêu cầu quản lý và điều hành hoạt động kinh doanh của Công ty, cuối tháng kế toán Công ty chế biến và kinh doanh than Hà Nội lập một số báo cáo tài chính phục vụ cho nội bộ Công ty, trong đó có Báo cáo kết quả kinh doanh biểu số 16. 65
Biểu số 13: Công ty CB và KD than MB Công ty CB và KD than HN Nhật ký chứng từ số 8 Ghi Có TK 156, 131, 511, 512, 632, 641, 911 Tháng 12/2005 Đơn vị tính: Đồng Các TK ghi nợ Số hiệu TK 156.1 TK 156.2 KT 131 Tk 511 TK 512 TK632 TK641 TK911 TK Nợ Các TK ghi có 111 Quỹ tiền mặt 112 Tiền gửi ngâ hàng 131 Phải thu khách hàng 13683 Phải thu nội bộ 511 Doanh thu bán hàng 512 Doanh thu nội bộ 632 Giá vốn hàng hóa 641 Chi phí bán hàng 911 Xác định KQKD Tổng cộng Ngày tháng năm Người lập Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) 66
Biểu số 16: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Tháng 12 năm 2005 Phần I: lãi lỗ Đơn vị tính: (Đồng) Chỉ Tiêu Mã số Tổng cộng Tổng doanh thu 01 Trong đó: Doanh thu XK 02 Các khoản giảm trừ 03 Giảm giá bán hàng 05 Hàng bán bị trả lại 06 Thuế TTĐB, thuế XK 07 1.Doanh thu thuần 10 2.Giá vốn bán hàng 11 3.Lợi tức gộp 20 4.Doanh thu hoạt động tài chính 21 5.Chi phí hoạt động tài chính 22 6.Chi phí bán hàng 24 7.Chi phí QKDN 25 8. Chênh lệch KQKD nội bộ 30 9.Thu thập khác 31 10.Chi phí khác 32 11.Lợi nhuận khác 40 12.Tổng chênh lệch KQKD nội bộ 50 13. Chênh lệch KQKD nội bộ phải nộp 51 14.Chênh lệch KQKD nội bộ còn lại 60 67
chương IV Phương hướng hoàn thiện kế tonăng suất Tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ Tại công ty chế biến và kinh doanh than hà nội I. Nhận xét và đánh giá chung kế toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ tại công ty kinh doanh và chế biến than hà nội Từ khi nền kinh tế chuyển đổi sang cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà nước, theo định hướng CHCN, công tác kế toán tại Công ty đã chứng tỏ được vai trò của mình như là một công cụ quản lý kinh doanh hữu hiệu, góp phần quan trọng giữ vững và thúc đẩy sự phát triển không ngừng của Công ty hiện nay cúng như trong tương lai. Công tác kế toán nói chung và kế toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa nói riêng đã có nhiều sự thay đổi để thích ứng với cơ chế tài chính và chế độ kế toán hiện hành. Qua thời gian thực tập tai Công ty chế biến và kinh doanh than Hà Nội, tôi nhận thấy Công ty đã đạt được một số ưu điểm và tồn tại một số nhược điểm sau: Ưu điểm: Về vận dụng cơ chế tài chính: Công tác tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ đã đảm bảo tính thống nhất về phạm vi, phương pháp tính toán các chỉ tiêu kinh tế giữa kế toán và các bộ phận có liên quan cũng như đảm bảo cho số liệu kế toán phản ánh một cách trung thực, hợp lý, rõ ràng, dễ hiểu. Mọi chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng và quản lý Công ty, đều được tập hợp đầy đủ trên nhật ký chứng từ số 7 và chỉ sử dụng duy nhất một tài khoản để tập hợp chi phí phát sinh trong kỳ kinh doanh. Điều này góp phần 68
thuận cho việc xác định đúng đắn, tránh sai sót trong công việc tính toán kết quả kinh doanh của Công ty. Mặt hàng than là mặt hàng rất đa dạng. Công ty có rất nhiều chủng loại than, đồng thời phải quản lý nhiều trạm và nhiều cửa hàng nhỏ nên việc theo dõi việc tiêu thụ hàng hóa không phải là dễ. Song trên thực tế, Công ty đã hạch toán khâu tiêu thụ một cách linh hoạt, kịp thời, phù hợp với yêu cầu quản lý kinh tế tài chính. Mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh về tiêu thụ được kế toán phản ánh, ghi chép đầy đủ giúp cho việc hạch toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ chính xác, dễ dàng. Về tổ chức công tác hạch toán ban đầu: Các chứng từ ban đầu, được lập tại Công ty đều phù hợp với các yêu cầu quản lý kinh tế và pháp lý của nghiệp vụ. Việc mua bán than đều có hóa đơn tài chính. Các chứng từ được lập đều có đầy đủ chữ ký của người có liêu quan, sử dụng đúng mẫu của bộ tài chính. Các chứng từ được sắp xếp phân loại hệ thống theo nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo thứ tự thời gian trước khi đưa vào lưu trữ. Chứng từ được đóng thành lập, sắ xếp theo nội dung, theo tháng, quý khi cần có thể tìm được ngay thuận tiện cho việc sử dụng lại chứng từ. Công ty tổ chức hạch toán ban đầu tại các trạm, là tập hợp phân loại chứng từ ban đầu, và định kỳ 3 ngày gửi về phòng kế toán Công ty. Cách làm này tuy phức tạp nhưng đảm bảo độ trung thực cao. Thực hiện theo cách làm này sẽ làm cho việc lập bảng kê, ghi sổ chi tiết, sổ tổng hợp không bị dồn vào cuối tháng. Do đó sẽ đảm bảo việc cung cấp số liệu kịp thời cho lãnh đạo Công ty. Về vận dụng tài khoản kế toán: Kế toán Công ty áp dụng hệ thống tài khoản kế toán ban hành theo quyết định số 1141/TC/QĐ/KT ngày 01/11/1995 của Bộ tài chính. Để phù hợp với tình hình và đặc điểm kinh doanh, kế toán Công ty mở thêm một số tài khoản cấp 2,3 để thuận tiện cho việc theo dõi và hạch toán, tăng hiệu quả công tác kế toán tại Công ty. 69
Do khối lượng nghiệp vụ kinh tế phát triển sinh nhiều, liêu tục trong tháng nên để hạch toán tình hình biến động kinh doanh, Công ty áp dụng phương pháp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên là rất hợp lý. Vì vậy công việc ghi chép nhanh chóng, chính xác, kịp thời thuận tiện cho việc kiểm tra đối chiếu sau này thông qua đó giúp cho kế toán trưởng nắm bắt được chi tiết, nhanh chóng kết quả hoạt động kinh doanh. Về sổ sách kế toán: Hình thức số kế toán mà Công ty áp dụng là Nhật ký chứng từ, đã làm giảm đáng kể việc ghi chép trùng lặp, tăng năng suất lao động, phát huy óc sáng tạo của nhân viên. ở phòng kế toán Công ty có sự phân công trách nhiệm cho mỗi kế toán viên theo dõi và lập một số sổ nhất định, giúp cho việc ghi sổ thống nhất, đảm bảo thuận tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu các sổ giữa các bộ phận kế toán. Doanh thu bán hàng của Công ty, kế toán đã mở sổ chi tiết theo dõi cho từng trạm, theo từng chủng loại, theo từng phương thức (bảng kê số 10 chi tiết cho từng trạm, theo từng phương thức thanh toán tiền mặt hay séc). Mặt khác trong quá trình bán hàng Công ty không có các khoản giảm trừ doanh thu nên giúp cho việc hạch toán kế toán đơn giản, không gây nhầm lẫn. Doanh thu bán hàng luôn được phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác. Giá vốn hàng bán được tính toán một lần vào cuối tháng dựa trên các sổ chi tiết nhập, xuất, tồn kho hàng hóa (Bảng kê số 8), bảng cân đối nhập, xuất, tồn kho của các trạm. Giá vốn bán than được tính cho từng chủng loại than, giúp cho lãnh đạo Công ty thấy được tình hình kinh doanh của từng chủng loại than, Qua đó ban lãnh đạo thấy được chủng loại than nào bán được nhiều nhất, chủng loại than nào bán được ít nhất, lý do tại sao, tìm nguyên nhân và cách khắc phục nhằm giúp cho hoạt động kinh doanh của Công ty ngày càng phát triển. Về báo cáo kế toán: Báo cáo kế toán mà Công ty sử dụng hầu hết là các báo cáo tài chính, đã đáp ứng được yêu cầu thông tin cho các đối tượng sử dụng khác nhau, đảm 70
bảo các yêu cầu về tính kịp thời, khách quan, trung thực, mức độ tin cậy cao. Ví dụ như báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty có mẫu khác với mẫu quy định nhằm cung cấp đầy đủ các thông tin phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Công ty. Nhược điểm: Về vận dụng cơ chế tài chính: Hiện nay, chi phí bán hàng tại Công ty bao gồm toàn bộ chi phí phát sinh trong quá trình kinh doanh. Như vậy việc xác định nội dung và phạm vi của chi phí bán hàng tại Công ty là không đúng, vi phạm cơ chế quản lý tài chính hiện hành. Điều này gây khó khăn cho việc kiểm soát các khoản chi phí phát sinh cũng như điều hành hoạt động của Công ty. Về vận dụng cơ chế tài chính: Số liệu của kế toán tài chính là số liệu kế thừa của các phần hành kế toán trước đó. Thông qua các số liệu, số liệu của kế toán bán hàng, kế toán chi phí kinh doanh có thể xác định được kết quả kinh doanh của doanh nghiệp, song kế toán cần phải lập các chứng từ ban đầu để phản ánh các bút toán kết chuyển, làm căn cứ ghi sổ kế toán. Nhưng kế toán Công ty chưa lập các chứng từ để phản ánh bút toán kết chuyển khi hạch toán kết quả kinh doanh, làm cho người xem rất khó theo dõi quy trình ghi chép của kế toán. Về vận dụng tài khoản kế toán: Để phát huy đầy đủ vai trò và tác dụng của kế toán tài chính, Công ty cần phải biết vận dụng hệ thống tài khoản kế toán ở Công ty còn khá đơn giản, kế toán chủ yếu sử dụng các tài khoản tổng hợp mà không mở các tài khoản chi tiết để theo dõi doanh thu, chi phí và hạch toán kết quả cho từng trạm kinh doanh. Kế toán không theo dõi tách biệc các khoản chi phí giữa bộ phận bán hàng và bộ phận quản lý mà hạch toán chung trên TK 641 “Chi phí bán hàng”. Điều này là không hợp lý và sẽ gây khó khăn cho công tác dự toán chi phí và kiểm soát chi phí. 71
Về sổ sách kế toán: Công ty tổ chức hệ thống sổ kế toán theo hình thức sổ Nhật ký chứng từ, nhưng kế toán chủ yếu mở các sổ kế toán tổng hợp mà chưa mở đầy đủ các sổ kế toán chi tiết để ghi chép, hạch toán cụ thể, chi tiết cho từng mặt hàng kinh doanh, từng trạm kinh doạn. Kế toán cần mở thêm các sổ chi tiết về doanh thu, chi phí, giá vốn, sổ chi tiết kết quả kinh doanh của từng trạm và sổ chi tiết chi phí thu nhập của các hoạt động khác. Về báo cáo kế toán: Hệ thống báo cáo kế toán mà Công ty lập chủ yếu là các báo cáo kế toán, báo cáo tài chính được soạn thảo theo định kỳ, thống nhất về toàn bộ kết quả kinh doanh của Công ty và đáp ứng nhu cầu thông tin của nhiều đối tượng khác nhau cả trong và ngoài doanh nghiệp. Hơn nữa, việc tổ chức các thông tin trên các báo cáo này là chưa khoa học và hợp lý, thiếu tiêu chuẩn so sánh . Do dó hệ thống báo cáo chưa cung cấp được những thông tin có giá trị và đầy đủ cho yêu cầu của công tác quản lý doanh nghiệp. II. sự cần thiết và yêu cầu của việc hoàn thiện kế toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ của các doanh nghiệp thương mại 1. Sự cần thiết của việc thiện kế toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa tại các doanh nghiệp thương mại Khi Việt Nam chuyển sang nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh phải quan tâm nhiều hơn về sản phẩm và hoạt động kinh doanh của họ. Do vậy, các doanh nghiệp rất cần các thông tin chính xác, đầy đủ, kịp thời về tình hình tiêu thụ lãi lỗ thực tế của doanh nghiệp. Từ đó, doanh nghiệp sẽ đưa ra các biện pháp để giải quyết các vấn đề nảy sinh trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. Những thông tin này có thể lấy từ nhiều nguồn khác nhau nên phải có sự thu thập và chọn lọc thông tin. Thu thập thông tin từ phòng kế toán là việc mà chủ doanh nghiệp vẫn thực hiện, bởi kế toán là một công cụ quản lý rất quan trọng không thể bỏ qua. 72
Trước hết sự thay đổi căn bản về nội dung và hình thức của các mối quan hệ kinh tế cũng tạo nên sự thay đổi cách hạch toán. Cho nên sự thay đổi nội dung và hình thức của các mối quan hệ kinh tế như kinh tế nhiều thành phần cùng với nó là sự xuất hiện Công ty TNHH, Công ty cổ phần, Công ty tư nhân đòi hỏi phải hoàn thiện công tác hạch toán kế toán để theo kịp sự phát triển và hòa nhập với hệ thống kế toán của các nước trên thế giới. Từ đầu năm 1994 dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Thủ tướng Chính phủ, Bộ tài chính đã tiến hành xây dựng hệ thống kế toán áp dụng thống nhất trong cả nước. Như vậy hoàn thiện hệ thống hạch toán kế toán là một việc làm tất yếu và cần thiết. Đối với doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh, tiêu thụ là khâu cuối cùng kết thúc quá trình kinh doanh của doanh nghiệp nên có đóng vai trò quan trọng. Thực trạng kế toán nói chung, kế toán tiêu thụ nói riêng tại các doanh nghiệp ở Việt Nam hầu hết chưa thể hiện đầy đủ nhiệm vụ của mình. Nói chung, công tác kế toán còn thụ động, chỉ dừng ở mức độ ghi chép, cung cấp thông tin mà chưa có sự tác động tích cực. Nghiệp vụ tiêu thụ là nghiệp vụ quyết định kết quả hoạt động của doanh nghiệp. Nghiệp vụ này sẽ quyết định sự tồn tại, phát triển hay suy thoái của một doanh nghiệp. Hàng hóa tiêu thụ nhanh, công nợ ít sẽ tạo điều kiện cho sự phát triển kinh doanh của doanh nghiệp, ngược lại, nếu hàng hóa tiêu thụ chậm, công nợ của khách hàng tăng, doanh nghiệp không thu hồi được vốn kinh doanh sẽ dẫn đến kinh doanh suy thoái. Do vậy, hoàn thiện quá trình hạch toán tiêu thụ hàng hóa tại các doanh nghiệp thương mại là một vấn đề cần thiết và có ý nghĩa rất quan trọng. 2. Yêu cầu của hoàn thiện kế toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa tại các doanh nghiệp thương mại: Để việc hoàn thiện công tác kế toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa được tốt thì phải thực hiện một số yêu cầu chủ yếu sau: Bảo đảm phù hợp với chế độ quản lý chính và kế toán của Nhà nước do Bộ tài chính ban hành. Nhà nước đã xây dựng và ban hành những văn bản nhằm mục đích đáp ứng nhu cầu quản lý đồng bộ hoạt động kế toán tài chính 73
của các doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế trong cả nước. Đây chính là những văn bản có tính bắt buộc. Do vậy, khi hoàn thiện công tác kế toán trong đơn vị kinh doanh nhà quản lý cần phải xem xét sao cho việc hoàn thiện là không vi phạm chế độ. Hệ thống tài khoản thống nhất dùng cho các doanh nghiệp hiện hành theo quyết định số 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 đã được sửa đổi, bổ sung một số điểm nhằm đảm bảo sự phù hợp với chế độ kế toán doanh nghiệp, với cơ chế tài chính doanh nghiệp Nhà nước ban hành và các thông tư hướng dẫn khác. Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng. Doanh nghiệp thấy điểm nào không phù hợp thì có kiến nghị sửa đổi trong khuôn khổ nhất định và được sự cho phép của cấp có thẩm quyền, sau đó sửa đổi. Bảo đảm phù hợp với đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp có những đặc điểm khác nhau tổ chức sản xuất kinh doanh, loại hình kinh doanh, mặt hàng kinh doanh, trình độ nhân viên và yêu cầu quản lý Đây là những đặc điểm mà không doanh nghiệp nào giống doanh nghiệp nào. Có thể hai doanh nghiệp cùng kinh doanh một mặt hàng, cùng là doanh nghiệp Nhà nước, bộ máy quản lý tương tụ nhau nhưng một bên cán bộ thường xuyên học những lớp nâng cao tay nghề thì sẽ cho các kết quả khác nếu cùng thực hiện một kế hoạch. Do vậy, việc vận dụng hệ thống kế toán trong doanh nghiệp phải hợp lý, phù hợp với đặc điểm riêng của doanh nghiệp. Đảm bảo quyên tắc tiết kiệm nhân lực và chi phí. Yêu cầu này thực hiện bằng cách xây dựng cơ cấu sổ sách sao cho khối lượng công việc thực hiện nhiều nhất mà vẫn đáp ứng được khối lượng của công việc. Đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ và chính xác. Kế toán là một công cụ đắc lực của quản lý kinh doanh. Qua công cụ này sẽ giúp nhà quản ý nắm bắt toàn bộ thông tin về tình hình sản xuất kinh doanh toàn doanh nghiệp. Những yêu cầu trên là những yêu cầu chủ yếu của việc hoàn thiện kế toán. Ngoài ra, tùy thuộc vào nôi dung hoàn thiện mà các các yêu cầu cụ thể 74
khác. Nhưng tấc cả các yêu cầu điều nhằm mục đích giúp cho doanh nghiệp tốt hơn. 3. Định hướng chung của việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa tại doanh nghiệp thương mại: 3.1. Hoàn thiện hạch toán ban đầu Hạch toán ban đầu là quá trình theo dõi, ghi chép, hệ thống hoa các nghiệp vụ kinh tế phát triển vào các chứng từ kế toán để làm cơ sở cho việc hạch toán tổng hợp, hạch toán chi tiết. Hạch toán ban đầu bao gồm: Xác định các chứng từ sử dụng, người lập chứng từ, số liệu chứng từ cần lập, trình tự luân chuyển các chứng từ đó. Các chứng từ sử dụng trong hạch toán kế tán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa gồm có: * Hóa đơn GTGT kiểm phiếu xuất kho * Hóa đơn GTGT cước vận chuyển * Thẻ quầy hàng * Phiếu giao hàng * Phiếu thu, phiếu chi 3.3. Hoàn thiện vận dụng hệ thống kế toán Hệ thống kế toán doanh nghiệp hiện hành gồm nhiều tài khoản cấp 1 trong bảng cân đối kế toán được chia làm 9 loại và 7 tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán. Nhà nước quy định việc mở cũng như nội dung phản ánh, kết cấu và phương pháp ghi chép củ từng tài khoản nhằm đảm bảo tính thống nhất của việc ghi chép sổ kế toán, tổng hợp số liệu để lập báo cáo tài chính. Tuy nhiên, mỗi doanh nghiệp có chức năng và nhiệm vụ riêng, đặc điểm về tổ chức và phân cấp khác nhau, vì vậy có khi các doanh nghiệp đã vận dụng sai tài khoản hoặc lẫn lộn nội dung giữa các tài khoản Cho nên, các doanh nghiệp cần phải có thể theo dõi chính xác, rõ ràng các số liệu đồng thời thuận tiện cho việc kiểm tra của cấp trên hoặc Bộ tài chính. 3.3. Hoàn thiện sổ kế toán 75
Để phản ánh được tình hình tiêu thụ hàng hóa của doanh nghiệp phải theo dõi chi tiết trên các sổ kế toán theo từng tháng, quý, năm. Việc sử dụg hệ thống sổ kế toán nào phụ thuộc vào hình thức kế toán mà doanh nghiệp áp dụng. * Hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ * Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái * Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ * Hình thức kế toán Nhật ký chung Việc ghi chép, tổng hợp, hệ thống hóa số liệu kế toán từ chứng từ để cung cấp số liệu báo cáo tài chính là khâu chiếm khối lượng công việc chủ yếu của bộ máy kế toán, khâu tập trung mọi nghiệp vụ kinh tế và vận dụng các phương pháp kế toán. Do đó, việc vận dụng hệ thống sổ sách kế toán hợp lý thích hợp với quy mô, đặc điểm sản xuất kinh doanh và trình độ quản lý của doanh nghiệp thì sẽ phát huy được chức năng giám đốc kế toán, cung cấp được đầy đủ chính xác các chỉ tiêu cần thiết cho quản lý sản xuất kinh doanh, có khả năng đơn giản hóa, giảm nhẹ việc ghi chép, đối chiếu nâng cao hiệu suất công tác kế toán Cho nên, đây là vấn đề cần hoàn thiện trong kế toán, đặc biệt trong nghiệp vụ kế toán bán hàng. 3.4. Hoàn thiện báo cáo kế toán Các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh, dịch vụ đều phải lập báo cáo kế toán nhằm tổng hợp và trình bày một cách khái quát, toàn diện tình hình tài sản, công nợ, nguồn vốn, tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh cua danh nghiệp trong kỳ hạch toán. Việc lập báo cáo kế toán sẽ cung cấp thông tin kế toán tài chính chủ yếu cho việc đánh giá tình hình và kết quả hoạt động đã qua và những dự án trong tương lai. Thông tin báo cáo tài chính là căn cứ quan trọng cho các chủ doanh nghiệp, chủ sở hữu, các nhà đầu từ, các chủ nợ hiện tại và tương lai của doanh nghiệp. Đối với các nghiệp vụ tiêu thu hàng hóa, kết quả cuối cùng được phản ánh trên báo cáo kết quả kinh doanh. Các khoản mục doanh thu của hàng bán, 76
giá vốn, chi phí bán hàng cho ta thấy được kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp hoạt động trên cùng một lĩnh vực. Tùy theo đặc điểm kinh doanh của từng đơn vị mà theo định kỳ kế toán phải đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời các thông tin về tình hình tiêu thụ cho các cấp quản lý. Nói chung, để hoàn thiện quá trình hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa phải căn cứ vào nội dung của tổ chức công tác kế toán, hoàn thiện một số khâu hạch toán (từ hạch toán ban đầu), vận dụng hệ thống tài khoản thống nhất đến việc ghi chép, phản ánh vào các sổ báo cáo kết quả. 4. ý nghĩa của việc hoàn thiện kế toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ trong các doanh nghiệp thương mại Đối với công tác quản lý, hoàn thiện quá trình nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ sẽ giúp các đơn vị quản lý chặt chẽ hơn hoạt động tiêu thụ hàng hóa, việc thanh toán hàng hóa của khách hàng theo dõi chi tiết khoản nợ. Từ đó doanh nghiệp sẽ có biện pháp để thu hồi vốn nhanh, tăng vòng quay cho vốn của doanh nghiệp, hoàn thiện quá trình này cho phép quản lý hàng và tiền hàng tốt, giảm chi phí cho doanh nghiệp, xác định đúng đắn kết quả kinh doanh, phân phối thu nhập một cách chính xác, kích thích người lao động và thực hiện tốt nghĩa vụ đối với ngân sách nhà nước. Đối với công tác kế toán, hoàn thiện quá trình hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa sẽ cung cấp tài liệu có độ chính xác tin cậy cao, giúp cho nhà quản lý đánh giá hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Thông qua các số liệu kế toán phản ánh sẽ thấy được những thuận lợi và khó khăn của doanh nghiệp, từ đó nhà quản lý sẽ đề ra những biện pháp giải quyết kịp thời những khó khăn hoặc phát huy những thuận lợi nhằm mục đích giúp doanh nghiệp ngày càng phát triển. III. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ tại công ty chế biến và kinh doanh than hà nội. Qua quá trình thực tập tại Công ty, trên cơ sở tìm hiểu, nắm nắm vững tình hình thực tế cũng như những vấn đề lý luận đã được học, tôi nhận thấy 77