Đề tài Công tác hạch toán kế toán bán hàng của công ty Máy tính Việt Nam I

Nội dung text: Đề tài Công tác hạch toán kế toán bán hàng của công ty Máy tính Việt Nam I

1. Mục lục Trang * Lời nói đầu * Nội dung cơ bản của báo cáo Phần 1 : đánh giá thực trạng công tác kế toán của công ty I - Đặc điểm tình hình của đơn vị 1. Chức năng , nhiệm vụ ,vị trí , phương hướng hoạt động 2. Cơ cấu tổ chức , quản lý 3. Tổ chức , hình thức kế toán áp dụng 4. Thuận lợi và khó khăn ảnh hưởng tới công tác hạch toán II – Thực trạng công tác kế toán của công ty Phần 2 : nội dung công tác hạch toán kế toán bán hàng của công ty Phần 3 : kết luận - Nhận xét , đánh giá - Đối chiếu giữa lý luận và thực tế - Xác nhận của công ty 1
2. Phần I : đánh giá thực trạng công tác kế toán bán hàng của Công ty 0O0 I - Đặc đIểm , tình hình của đơn vị . 1. Đặc điểm , tình hình chung của Công ty Máy tính Việt Nam I 1.1 Qúa trình hình thành và phát triển Công ty Máy tính Việt Nam I tên quốc tế là Việt Nam Informatics Company, được thành lập năm 1984. Đây là một trong những doanh nghiệp Nhà nước đầu tiên hoạt động trong lĩnh vực kỹ thuật điện, điện tử, tin học, viễn thông, thiết bị văn phòng và tự động hoá. Kể từ khi được thành lập Công ty đã là thành viên chính của tổng Công ty Điện tử, Tin học Việt Nam và Phòng Thương mại & Công nghiệp Việt Nam, là hội viên hội Tin học Việt Nam và hội Công nghệ Tự động hoá Việt Nam . Công ty được thành lập lại theo NĐ 338-CP quyết định thành lập lại số 308 QĐ/TCLSĐT ngày 25/5/1993 của Bộ trưởng Bộ Công nghiệp nặng nay là Bộ Công Nghiệp . Công ty Máy tính Việt Nam I hoạt động theo điều lệ tổ chức & hoạt động của Tổng Công ty Điện tử và Tin học Việt Nam đã được Bộ trưởng Bộ Công Nghiệp phê chuẩn số 39/QĐ-TCCB ngày 6/1/1996 . Công ty Máy tính Việt Nam I là một daonh nghiệp nhà nước có quy mô vừa. Trụ sở chính của Công ty đặt tại Hà Nội nhưng Công ty còn có chi nhánh đặt tại TP HCM. Trên địa bàn Hà Nội, Công ty có 6 đơn vị kinh doanh trực thuộc và phân xưởng sản xuất phân bố ở các địa điểm khác nhau. Các đơn vị bán hàng trực thuộc này hoạt động sản xuất kinh doanh theo phương thức khoán chỉ tiêu kinh tế tài chính và hoạch toán nội bộ 2
3. Trong phạm vi bài viết này tôI chỉ xin trình bày về công tác hạch tóan bán hàng ở một chi nhánh của công ty là công ty TNHH máy tính Minh Quang . Công ty TNHH máy tính Minh Quang, tên giao dịch quốc tế là Minh Quang company Ltd. Được thành lập ngày 29 tháng 10 năm 1993 theo giấy phép thành lập số 5892/QĐ-UB do Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội cấp. Khi mới thành lập công ty đăng ký mức vốn điều lệ là 800.000.000đ. Đến đầu năm 1999 công ty đã bổ sung thêm vốn kinh doanh trên 1,3 tỷ đồng. Công ty TNHH máy tính Minh Quang là một trong những doanh nghiệp tư nhân lớn hoạt động sản xuất kinh doanh trên các lĩnh vực buôn bán hàng tư liệu sản xuất, buôn bán hàng tư liệu tiêu dùng, dịch vụ lữ hành, đặc biệt là dịch vụ kỹ thuật trong lĩnh vực điện tử tin học. Tuy nhiên hoạt động kinh doanh chính của công ty là kinh doanh máy vi tính, linh kiện máy vi tính và thiết bị ngoại vi. Để tồn tại và phát triển trong nền kinh tế thị trường công ty không ngừng đa dạng hoá các loại hình kinh doanh. Ngày 13 tháng 3 năm 2000 công ty đã được sở kế hoạch và đầu tư cho phép bổ sung thêm ngành nghề kinh doanh là tư vấn và làm dịch vụ kỹ thuật trong lĩnh vực điện tử tin học và tự động hoá. Nhờ bổ sung thêm ngành nghề kinh doanh này công ty đã có thể cung cấp cho khách hàng những dịch vụ hoàn hảo hơn, từ khâu tư vấn đến cung cấp phần cứng, lắp đặt chạy thử, cung cấp phần mềm và các dịch vụ khác vv Công ty đã có thể đáp ứng được mọi yêu cầu của khách hàng trong lĩnh vực điện , điện tử tin học. Mặc dù mới thành lập được 10 năm, công ty đã tạo dựng được những mối quan hệ ổn định với những khách hàng lớn trong nước và quốc tế. Công ty TNHH máy tính Minh Quang là một trong những doanh nghiệp đầu tiên trong nước tổ chức sản xuất, lắp máy các sản phẩm kỹ thuật tin học. Một số sản phẩm của công ty đã được cung cấp cho thị trường trong nước và được xuất khẩu thử ra nước ngoài. Với hệ thồng chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh và nhiều đại lý tại các tỉnh, thành phố , các trung tâm dịch vụ của công ty được tổ chức rộng khắp cả nước công ty đã góp một phần quan trọng vào việc cung cấp cho thị trường Việt Nam các thiết bị tin học với chất lượng tốt và giá cả hợp lý. Công ty TNHH máy tính Minh Quang đã và đang là một trong những công ty thương mại hoạt động trong lĩnh vực tin học hàng đầu của Việt Nam. Công ty là đại lý chính thức của nhiều hãng máy tính nước ngoài có tên tuổi như: IBM, COMPAQ, HP, CNET, ZIDA, vv và được khách hàng tin cậy trong nhiều lĩnh vực. Công ty có một đội ngũ nhân viên trên 90% đã tốt nghiệp đại học rất tâm huyết, có trình độ chuyên môn cao. Họ thường xuyên được đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ nên đã đáp ứng được yêu cầu làm việc trong điều kiện sản xuất, kinh doanh hiện nay. Đặc biệt đối với những nhân viên kỹ thuật phần cứng của công ty, họ là những người có nhiều kinh nghiệm thực tế trong công việc triển khai các dự án. Đây là đội ngũ cơ bản tạo nên sự vững chắc của công ty. Ngoài ra công ty còn có các chuyên viên kỹ thuật tại các đại lý của mình. Đây là những cộng tác viên đắc lực trong việc triển khai thực hiện các dự án với qui mô lớn, phạm vi lắp đặt của dự án rộng. Có lẽ với phương 3
4. hướng kinh doanh hợp lý cùng với sự sáng suốt trong quản lý và đặc biệt với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm là nhân tố chủ yếu đưa công ty Minh Quang phát triển đến độ như hiện nay. 1.2 Chức năng hoạt động. Công ty TNHH Minh Quang là công ty hoạt động trong lĩnh vực địên tử viễn thông với 3 chức năng chính là : + Tổ chức ,lắp ráp, xuất nhập khẩu các sản phẩm Điện tử công nghiệp và Điện tử tiêu dùng. + Tổ chức , lắp ráp, xuất nhập khẩu các sản phẩm tin học. + Tổ chức phân phối các sản phẩm tin học ứng dụng, sản phẩm tin học công nghệ cao . Tuy nhiên hoạt động kinh doanh chính của Công ty vẫn là kinh doanh các thiết bị linh kiện máy vi tính như: Màn hình, máy in, bàn phím, chuột ngoài ra Công ty cúng kinh doanh các mặt hàng điện tử như ổn áp, bộ lưu điện Bên cạnh hoạt động kinh doanh chính kể trên, Công ty còn tiến hành các hoạt động kinh doanh khác như: đào tạo Tin học, thiết kế và xây dựng các phần mềm Tin học thực hiện các hoạt động dịch vụ như lắp đặt, bảo hành, bảo vệ thông tin cho các mạng máy tính, cho thuê nhà 1.3 Nhiệm vụ: Để thực hiện được các chức năng đã đề ra trước mắt công ty đã đặt ra cho mình những nhiệm vụ chủ yếu là : + Phân phối các sản phẩm tin học , viễn thông. + Cung cấp các giải pháp tin học . + Phát triển phần mềm ứng dụng. + Cung cấp thiết bị công nghệ cao, chuyên dùng và chuyển giao công nghệ . + Kinh doanh, bán lẻ các sản phẩm tin học và thiết bị văn phòng . Mặc dù còn rất nhiều khó khăn về vốn và những vướng mắc khách quan khác, nhưng với nỗ lực không ngừng công ty đã hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình. Với uy tín kinh 4
5. doanh cao, Công ty đã ký kết và thực hiện tốt nhiều hợp đồng, giải quyết nhanh chóng nhiều vướng mắc phát sinh. điều này làm cho bạn hàng trong nước cũng như nước ngoài thêm tin tuởng vào Công ty. 1.4 Vị Trí Tuy chỉ là một công ty có quy mô vừa nhưng công ty máy tính Minh Quang đã và đang tạo dựng được cho mình một vị trí vững chắc. Đối với nghành tin học còn non trẻ của nước ta công ty có một vị trí đặc biệt quan trọng như một hạt nhân trung tâm, đi đầu trong việc cung cấp các thiết bị và giải pháp tin học. Với chức năng chính là tổ chức nhập khẩu , lắp ráp và phân phối các sản phẩm tin học công ty còn giữ một vị trí chủ đạo trong việc giúp ngành tin học tiếp cận với đời sống và từng bước phổ cập hoá tin học. Hơn thế nữa công ty còn giữ vị trí tiên phong trong việc tiếp cận các ứng dụng khoa học kĩ thuật tiên tiến nhất trên thế giới nhằm từng bước đưa nghành tin học nước ta phát triển, hoà nhập cùng thị trường tin học thế giới. 1.5. Phương hướng hoạt động. Với nỗ lực và quyết tâm cao trong việc hoàn thành các nhiệm vụ đã đề ra công ty máy tính việt nam I đã xác định cho mình hai phương hướng hoạt động chính đó là : + Từng bước phát triển, chiếm lĩnh thị trường trong nước. Đưa thị trường trong tin học trong nước trở thành một thị trường tin học phát triển cao trong khu vực và từng bước hoà nhập với thế giới. + Phát triển một thị trường các thiết bị tin học hướng mạnh ra xuất khẩu . 2. Cơ cấu tổ chức quản lí của Công ty: 2.1 - Cơ cấu tổ chức quản lý kinh doanh Cơ cấu tổ chức quản lý của công ty được phản ánh qua sơ đồ sau : Sơ đồ 1 5
6. Giám đốc Công ty Phòng hành chính Các đơn vị KD trực Phòng tài chính Tổ chức thuộc Kế toán T.tâm Trung Trung Trung Trung Trung Trung các hệ tâm Kỹ tâm dịch tâm tâm điện tâm máy tâm thuật vụ kinh chuyển tử và tính và thương thống tin học doanh giao công thiết bị mại và Thông điện tử Công nghệ văn dịch Tin học nghệ phòng tin vụ *Ban giám đốc Công ty gồm : Giám đốc và 2 phó giám đốc - Giám đốc Công ty là người đứng đầu Công ty, đồng thời cũng là người chịu trách nhiệm trước tổng Công ty điện tử và Tin học Việt Nam. Trợ giúp cho giám đốc là 2 Phó giám đốc - Phó giám đốc thứ nhất: được sự uỷ quyền của Giám đốc trực tiếp phụ trách khâu công nghệ phần mềm tin học và đào tạo Tin học. - Phó giám đốc thứ hai : phụ trach công tác đối nội và đối ngoại của công ty. Tiếp đến là các phòng ban. Phòng hành chính tổ chức : Do một trưởng phòng phụ trách, làm nhiệm vụ giúp việc cho giám đốc công ty trong 2 lĩnh vực. - Về mặt hành chính : Quán xuyến mọi phát sinh về mặt hành chính của toàn Công ty. - Về mặt nhân sự: Giúp giám đốc về quản lý nhân sự. Phòng tài chính Kế toán: Do kế toán trưởng Công ty trực tiếp phụ trách với hai nhiệm vụ. - Giúp việc cho giám đốc trong lĩnh vực hạch toán và kế toán các nghiệp vụ kinh doanh và sản xuất toàn Công ty theo pháp lệnh Kế toán thống kê. 6
7. - Làm nhiệm vụ thống kê theo yêu cầu của Nhà nước, xây dựng và quản lý các định mứcvề tiền lương, lao động toàn Công ty. Các đơn vị kinh doanh trực thuộc: Đây là những đơn vị trực tiếp làm nhiệm vụ kinh doanh hoặc sản xuất. Trên thực tế Công ty có bẩy đơn vụ trực thuộc tring đó có sáu cửa hàng chuyên làm nhiệm vụ mua và bán các linh kiện thiết bị máy tính và một số thiết bị điện dân dụng khác. còn trung tâm điện tử và Công nghệ là một phân xưởng sản xuất, làm nhiệm vụ lắp ráp các loại ổn áp 3. Tổ chức, hình thức kế toán áp dụng. 3.1 . Khái quát về tổ chức công tác kể toán công ty Nhiệm vụ của phòng kế toán Kế toán tiêu thụ hàng hoá có ý nghĩa quan trọng trong quá trình thu thập, xử lý cung cấp thông tin cho chủ doanh nghiệp. Nó giúp cho doanh nghiệp xem xét, kinh doanh mặt hàng, nhóm hàng, đặc điểm kinh doanh nào có hiệu quả, bộ phận kinh doanh, cửa hàng nào thực hiện tốt công tác bán hàng, Nhờ đó, doanh nghiệp có thể phân tích đánh gía, lựa chọn các phương án đầu tư sao cho có hiệu quả nhất. Kế toán nhằm mục đích cung cấp thông tin vì vậy kế toán bán hàng phải có nhiệm vụ tổ chức sao cho các số liệu trong báo cáo bán hàng phải nói lên được tình hình tiêu thụ hàng hoá giúp cho việc đánh giá chất lượng toàn bộ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, cụ thể là những nhiệm vụ: - Phản ánh, giám đốc tình hình tiêu thụ hàng hoá cả về số lượng, trị giá và việc thực hiện các hợp đồng mua bán. Khi hạch toán cần phải hạch toán đúng đắn từ khâu hạch toán tổng hợp đến khâu hạch toán chi tiết. Kết toán phải có nhiệm vụ tổ chức một hệ thống sổ kế toán chi tiết theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Đến cuối kỳ kế toán xác định đúngđắn tổng doanh thu và tổng chi phí trong kỳ, từ đó xác định kết quả bán hàng của đơn vị làm cơ sở xác định kết quả kinh doanh cũng như các nghĩa vụ đối với nhà nước. - Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch bán hàng và kết quả bán hàng. Trước hết kiểm tra việc thực hiện các chỉ tiêu về kế hoạch bán hàng và kết quả bán hàng, kiểm tra việc thực hiện tiến độ bán hàng để tìm ra nguyên nhân, các biện pháp nhằm phát triển doanh thu bán hàng. Cần kiểm tra việc chấp hành chế độ bán hàng, quản lý chặt chẽ doanh thu bán hàng tránh hiện tượng vốn bị chiếm dụng bất hợp lý. Thường xuyên theo dõi kiểm kê hàng hoá nhằm đối chiếu giữa thực tế với sổ 7
8. sách nhằm ngăn ngừa những hiện tượng tham ô, lãng phí, thiếu trách nhiệm trong bảo quản hàng hoá. - Phản ánh, giám đốc tình hình thanh toán tiền bán hàng, đôn đốc việc thực hiện để cho quá trình thanh toán được nhanh chóng, đầy đủ và kịp thời. Kế toán nắm bắt và xử lý quá trình thanh toán giúp cho công tác bảo toàn và phát triển vốn được bảo đảm. - Tổng hợp, tính toán phân bổ chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp cho từng loại hàng hoá tiêu thụ. Tính toán chính xác trị giá gia tăng của hàng xuất bán và xác định kết quả bán hàng. Do việc tính toán trị giá gia tăng của hàng hoá đã tiêu thụ có ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả bán hàng nên kế toán có nghĩa vụ thực hiện, chấp hành nguyên tắc, chế độ tính trị giá gia tăng, nếu có sự thay đổi trong cách tính toán phải có văn bản chỉ rõ và nêu được những nguyên nhân cụ thể - Kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện doanh thu và thu nhập của doanh nghiệp, trên cơ sở đó có những biện pháp nhằm hoàn thiện hoạt động sản xuất kinh doanh, giúp cho lãnh đạo đơn vị nắm được tình hình tiêu thụ hàng hoá để có những chính sách điều chỉnh kịp thời cho thích hợp với điều kiện thực tế. - Kế toán bán hàng thực hiện tốt các nghĩa vụ của mình sẽ đem lại hiệu quả thiết thực cho công tác bán hàng nói riêng và cho hoạt động kinh của doanh nghiệp nói chung. Nó giúp cho người sử dụng những thông tin của kế toán nắm được toàn diện hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, giúp nhà quản trị đưa ra quyết định kịp thời phù hợp với tình hình biến động của thị trường cũng như việc lập kế hoạch hoạt động trong tương lai. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của công ty 8
9. Sơ đồ 3 : Trưởng Phòng Kế toán Kế toán Kế toán Kế toán Kế toán Thủ thanh vật liệu tổng hợp tiền quỹ toán lương Nhân viên hạch toán ở trung tâm Kế toán trưởng : là người quan trọng nhất trong phòng kế toán, chịu trách nhiệm toàn bộ về quản lý phân công nhiệm vụ trong phòng, chịu trách nhiệm kiểm tra tổng hợp số liệu kế toán, lập báo cáo kế toán gửi nên cấp trên, hướng dẫn toàn bộ công tác kế toán, cung cấp kịp thời những thông tin về tình hình tài chính của doanh nghiệp cho người quản lý. Kế toán thanh toán: chịu trách nhiệm theo dõi, thanh toán công nợ, theo dõi tình hình thu, chi tiền mặt gửi ngân hàng. Kế toán tổng hợp : chịu trách nhiệm tổng hợp chi phí, tính giá thành sản phẩm, xác định kết quả kinh doanh, cung cấp thông tin về tình hình tài chính doanh nghiệp. Kế toán tiền lương: tính toán xác định cụ thể tiền lương, các khoản BHXH, BHYT, và KPCĐ, phải tính vào chi phí và các khoản phải trả công nhân viên. Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý quỹ, thu chi tiền mặt.  Nhân viên hạch toán: Tập hợp hoá đơn chứng từ phát sinh ở các trung tâm để chuyển lên phòng kế toán của Công ty. 3.2. Hình thức tổ chức công tác kế toán Công ty Máy tính Việt Nam I 9
10. * Công ty Máy tính Việt Nam I tổ chức Kế toán theo hình thức tập trung, tạo điều kiện để kiểm tra chỉ đạo nghiệp vụ và đảm bảo sự kiểm soát tập trung, thống nhất của Kế toán trưởng cũng như sự chỉ đạo của lãnh đạo Công ty. * Hình thức kế toán áp dụng : Hiện nay Công ty đang áp dụng hệ thống kế toán với hình thức nhật ký chứng từ. 4. Những thuận lợi và khó khăn ảnh hưởng tới công tác hạch toán của đơn vị.  Về thực tế đây là một Công ty TNHH có đến 90% vốn nước ngoài, việc hạch toán theo kế toán Việt Nam là điều hết sức mới mẻ và hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty có vai trò quan trọng trong quản lý tài chính. Ngay từ ngày đầu sơ khai hội đồng quản trị có những yêu cầu về quản lý tài chính hết sức chặt chẽ nên đã áp dụng kế toán trên máy vi tính và qua hệ thống thông tin điện tử. Việc hạch toán đồng thời trên máy và trong sổ sách đã góp phần tạo nên một mạng lưới kế toán hoàn chỉnh và chặt chẽ cho công ty. Mặc dù phải khai báo báo cáo tài chính cho hội đồng quản trị, các cơ quan chức năng tại hai nơi khác nhau và có quan niệm về tiền tệ khác nhau nhưng việc đưa đến một hệ thống kế toán thống nhất là một vấn đề rất tốt cho Công ty. Việc sử dụng hệ thống chứng từ, trình tự ghi chép đảm bảo chứng từ lập ra có cơ sở thực tế và pháp lý, giúp Công ty giám sát tình hình kinh doanh và cung cấp kịp thời thông tin cần thiết cho các bộ phận có liên quan . Tại công ty máy tính Minh Quang mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được phản ánh vào các chứng từ kế toán. Các hoạt động nhập, xuất đều được lập chứng từ đầy đủ. Đây là khâu hạch toán ban đầu, là cơ sở pháp lý để hạch toán nhập, xuất kho hàng hoá. ở các bộ phận đơn vị trực thuộc không có bộ phận kế toán riêng mà chỉ có các nhân viên kinh tế làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu, thu thập, kiểm tra chứng từ về phòng kế toán của Công ty. Bên cạnh những mặt thuận lợi còn rất nhiều khó khăn song đội ngũ kế toán của công ty máy tính Minh Quang đã và đang không ngừng nỗ lực hoàn thành tốt nhiệm 10
11. vụ của mình tạo đIều kiện hỗ trợ đắc lực cho ban giám đốc trong công tác quản lý và thúc đẩy hoạt động KINH DOANH II - Thực trạng công tác kế toán bán hàng và Xác định kết quả bán hàng tại Công ty Máy tính minh quang. Kế toán doanh thu bán hàng là bộ phận kế toán quan trọng trong hệ thống kế toán của Công ty. Nó là yếu tố then chốt và làm căn cứ để các hoạt động phân tích về tình hình thực tế và thấy được khả năng kinh doanh của doanh nghiệp trên thương trường cạnh tranh máy tính gay go ác liệt. Nhiệm vụ của kế toán bán hàng là theo dõi doanh thu bán hàng của Công ty, theo dõi doanh thu của từng trung tâm, từng bộ phận bán hàng, từng nhân viên bán hàng, và từng nhóm khách hàng, từng nhóm mặt hàng. Kế toán doanh thu bán hàng cung cấp được thông tin một cách chính xác cho các bộ phận để có biện pháp sử lý và thay đổi chiến lược kinh doanh, cung cấp số liệu cho kế toán tổng hợp và kế toán khác để xác định được kết quả kinh doanh chi tiết một cách chính xác nhất. Do đó mục đích của doanh nghiệp trong việc phân tích tài chính nói chung hay kết quả kinh doanh nói riêng thông qua kếtquả của công táckế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng là vô cùng quan trọng. Mặt khác mục đích sử dụng thông tin về kết quả kinh doanh của các bộ phận này là xem xét đánh giá hoạt động theo từng tháng để đưa ra quyết định cho hoạt động bán hàng của tháng sau do đó để đáp ứngnhu cầu của nhà quản trị , thông tin chi tiết về kết quả bán hàng phải được kế toán cung cấp hàng tháng hay nói cách khác công tác phân tích phải được thực hiện hàng tháng Thực tế hàng tháng Công ty có cung cấp toàn bộ thông tin về sản phẩm máy vi tính, máy văn phòng đang bán trên thị trường so với lương hàng máy tính bán ra của công ty. Như vậy kế toán có thể cung cấp thông tin cho các bộ phận khác biết được nhu cầu của khách hàng và điểm mạnh của Công ty để cóphương hướng phát triển hợp lý. Bên cạnh đó việc xác định chính xác chi phí bán hàng phát sinh trong tháng là yếu tố rất quan trọng, nó cung cấp cho phòng kinh doanh những thông tin cần thiết trong việc quản lý hàng hoá, tiết kiệm chi phí bán hàng bằng các cách khác nhau . 11
12. a- Chứng từ sử dụng : .Tại công ty máy tính Minh Quang mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được phản ánh vào các chứng từ kế toán. Các hoạt động nhập , xuất đều được lập chứng từ đầy đủ . Đây là khâu hạch toán ban đầu , là cơ sở pháp lý để hạch toán nhập, xuất kho hàng hoá. Trong quá trình kinh doanh kế toán sử dụng các loại chứng từ : phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu thu, phiếu chi, hoá đơn GTGT vì đây là công ty thương mại cho nên hoạt động chủ yếu là mua hàng, bán hàng và đặc biệt mỗi loại chứng từ đều phải có 3 liên trong đó 1 liên là do kế toán giữ, 1 liên được lưu giữ tại quyển gốc, còn lại 1 liên do thủ kho giữ (đối với phiếu nhập, phiếu xuất ) hoặc do khách hàng giữ ( đối với phiếu thu phiếu chi, hoá đơn GTGT) b- Hệ thống tài khoản áp dụng : Hệ thống tài khoản của công ty áp dụng thống nhất hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định 1141TC -QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ Tài Chính Khi quá trình bán hàng diễn ra ,đối với công tác kế toán sẽ phát sinh các nghiệp vụ cần phải được phản ánh như : Doanh thu bán hàng thanh toán tiền hàng ,hàng bán bị trả lại hay giảm giá hàng bán Thông qua các tài khoản kế toán các nghiệp vụ đó được phản ánh vào các sổ kế toán tổng hợp liên quan . Tài khoản 511: Doanh thu bán hàng. TàI khoản 531 :Hàng bán bị trả lại TàI khoản 532 : Giảm giá hàng bán Tài khoản 131: Phải thu của khách hàng. Tài khoản 131 dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu về tiền bán hàng Tài khoản 632 - Giá vốn hàng bán. Tài khoản 911 - Xác định kết quả kinh doanh - Tài khoản này dùng để xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh và các hoạt động khác trong một kỳ kế toán.: 12
13. Tài khoản 911 cuối kỳ không có số dư. Ngoài các tài khoản trên, kế toán bán hàng còn sử dụng một số tài khoản có liên quan đến quá trình bán hàng : TK 111, TK 112, TK 138, TK 156, TK 333, TK 641, TK 642 c- Sổ sách áp dụng Hiện nay Công ty đang áp dụng hệ thống kế toán với hình thức nhật ký chứng từ. Chính vì vậy khi hạch toán mua bán hàng hoá cty sử dụng các loại sổ kế toán sau: - Sổ kế toán tổng hợp: các bảng kê , nhật ký chứng từ , sổ cái tài khoản. - Các sổ Kế toán chi tiết: Sổ chi tiết bán hàng hoá ,bảng kê hoá đơn dịch vụ , hàng hoá bán ra., mua vào. d- Trình tự luân chuyển chứng từ và hạch toán Hiện nay Công ty đang áp dụng hệ thống kế toán với hình thức nhật ký - chứng từ. Ghi hàng ngày Kiểm tra , đối chiếu Ghi cuối kì 13
14. Sơ đồ hạch toán : Sổ chi tiết các Hoá đơn , phiếu nhập , xuất kho tài khoản 156, 632, 641, Bảng kê số1,2,8,11 Nhật ký chứng từ số 8 số 10 Sổ cái các Báo cáo tài khoản kế toán 156,157,511,512, 14
15. Phần II : nội dung công tác kế toán bán hàng TạI công tycp máy tính quang vinh I : Lý luận chung về kế toán bán hàng * Sự cần thiết phải tổ chức kế toán bán hàng xác định và phân tích kết quả bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại. Thị trường là nơi thể hiện tập trung nhất các mặt đối lập của sản xuất hàng hoá, là mục tiêu khởi điểm của quá trình kinh doanh và cũng là nơi kết thúc của quá trình kinh doanh. Đồng thời thông qua thị trường, doanh nghiệp nhận biết được nhu cầu xã hội, tự đánh giá được hoạt động sản xuất kinh doanh của bản thân doanh nghiệp. Mà điều đặc biệt là trong nền kinh tế thị trường khách hàng giữ vai trò trung tâm, do đó muốn sản xuất hàng hoá phát triển thì hàng hoá sản xuất phải được người tiêu dùng chấp nhận. Vậy phải có biện pháp, hình thức lưu chuyển hàng hoá như thế nào để phục vụ khách hàng một cách tốt nhất? Phải chăng doanh nghiệp thương mại ra đời đã đáp ứng được đòi hỏi đó của thị trường với chức năng cơ bản là tổ chức lưu chuyển hàng hoá, là cầu nối giữa người sản xuất và người tiêu dùng. Hoạt động chính của doanh nghiệp thương mại là mua vào và bán ra các sản phẩm, hàng hoá được sản xuất ra từ khâu sản xuất, sau đó qua hệ thống bán hàng của mình để đem hàng hoá tới người tiêu dùng nhằm thoả mãn nhu cầu của họ về một giá trị sử dụng nhất định. Quá trình kinh doanh của doanh nghiệp thương mại gồm 3 khâu: mua vào - dự trữ và bán ra. Ta có thể thấy bán hàng là khâu cuối cùng của quá trình lưu chuyển hàng hoá, là giai đoạn cuối cùng trong chu kỳ tuần hoàn vốn của doanh nghiệp. Bán hàng là quá trình trao đổi giữa người bán và người mua thực hiện giá trị của “hàng” tức là để chuyển hoá vốn của doanh nghiệp từ hình thái hiện vật sang hình thái giá trị (H-T) và hình thành nên kết quả bán hàng là kết quả cuối cùng của hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Thông qua quá trình bán hàng, nhu cầu của người tiêu dùng được thoả mãn và giá trị của hàng hoá được thực hiện. Trong doanh nghiệp thương mại, quá trình bán hàng được bắt đầu từ khi doanh nghiệp chuyển giao sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, lao vụ cho khách hàng, đồng thời khách hàng phải trả cho doanh nghiệp một khoản tiền tương ứng như giá bán các sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, lao vụ đó mà hai bên thoả thuận. Vậy quá trình tiêu 15
16. thụ hàng hoá được coi là chấm dứt khi quá trình thanh toán giữa người mua và người bán diễn ra và quyền sở hữu về hàng hoá được chuyển từ người bán sang người mua. Quá trình này là khâu cuối cùng, là cơ sở để tính toán lãi lỗ hay nói cách khác là để xác định kết quả bán hàng - mục tiêu mà doanh nghiệp quan tâm hàng đầu. Đặc biệt đối với nhà quản trị doanh nghiệp nó giúp cho họ biết được tình hình hoạt động của doanh nghiệp như thế nào để từ đó đưa ra quyết định tiếp tục hay chuyển hướng kinh doanh. Nhưng để biết được một cách chính xác kết quả của hoạt động kinh doanh thì kế toán phải thực hiện việc phân tích hoạt động kinh doanh, cụ thể là kết quả bán hàng thông qua chỉ tiêu nàykế toán tiến hành xem xét đánh để cung cấp cho nhà quản trị những thông tin từ đó đưa ra được quyết định đúng đắn nhất. II : Nội dung công tác kế toán bán hàng tại công ty cp máy tính Quang vinh 1. Các phương thức bán hàng được áp dụng ở Công ty. Do sự đa dạng của nền kinh tế thị trường, quá trình tiêu thụ hàng hóa ở Công ty cũng rất đa dạng. Nó tuỳ thuộc vào hình thái thực hiện giá trị hàng hóa cũng như đặc điểm vận động của hang hoá. Hiện nay, để đáp ứng từng loại khách hàng với những hình thức mua khác nhau, doanh nghiệp áp dụng 2 hình thức bán hàng chính là : bán buôn và bán lể. - Bán buôn : Với hình thức bán này việc bán hàng thông qua các hợp đồng kinh tế được ký kết giữa các tổ chức bán buôn với doanh ngiệp chính vì vậy đối tượng của bán buôn rất đa dạng : có thể là doanh nghiệp sản xuất, doanh nghiệp thương mại trong nước, ngoại thương, các công ty thương mại Phương thức bán hàng này chủ yếu là thanh toán bằng chuyển khoản. Khi bên mua nhận được chấp nhận thanh toán hoặc thanh toán tiền ngay thì hàng hoá được xác định là tiêu thụ. Đối với hình thức bán buôn ở công ty chủ yếu là hình thức bán buôn qua kho. - Bán lẻ : Theo hình thức này khkách hàng đến mua hàng tại cửa hàng với giá cả do khách hàng thoả thuận với nhân viên bán hàng. Với hình thức này nhân viên bán hàng trực tiếp thu tiền và giao hàng cho khách hàng và thanh toán chủ yếu bằng tiền mặt. Thời điểm xác định là tiêu thụ là thời điểm nhận được báo cáo bán hàng của nhân viên bán hàng. 2 . Hình thức thanh toán : 16
17. Công ty CP máy tính Quang vinh hạch toán kinh doanh trong nền kinh tế thị trường do đó để phù hợp với những phương thức bán hàng đang áp dụng công ty cũng ghi nhận những hình thức thanh toán khác nhau. Dựa vào thời điểm ghi nhận doanh thu người ta chia ra làm hai hình thức thanh toán : - Hình thức thanh toán trực tiếp : Theo hình thức này này việc chuyển quyền sở hữu sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ cho khách hàng và việc thu tiền được thực hiện đồng thời nên còn gọi lầythnh toán trực tiếp tức là doanh thu đựoc ghi nhận ngay khi chuyển giao quyền sở hữu sản phẩm , dịch vụ cho khách hàng. - Hình thức nợ lại : Theo hình thức này việc chuyển quyền sở hữu sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ đã được thực hiện, nhưng khách hàng mới chỉ chấp nhậnthanh toán, chưa trả ngay tiền hàng. Tuy vậy đơn vị bán vẫn ghi nhận doanh thu, nói cách khác doanh thu được ghi nhận trước kỳ thu tiền. 3. Nguyên tắc ghi nhận doanh thu bán hàng . Nguyên tắc cơ bản để ghi nhận doanh thu bán hàng ở công ty cp máy tính Quang Vinh là doanh thu bán hàng chỉ được ghi nhận tại thời điểm hàng hoá được coi là tiêu thụ. Hàng hoá của doanh nghiệp được coi là tiêu thụ khi thoả mãn điều kiện sau: Doanh nghiệp mất quyền tự chủ về hàng hoá, đồng thời nhận được quyền sở hữu về tiền tệ hoặc quyền đòi tiền mà bên Mua chấp nhận. Hay ta có thể nói một cách nôm na rằng chỉ khi nào hàng hoá được chuyển quyền sở hữu từ đơn vị bán sang đơn vị mua khi đó hàng hoá mới được coi là tiêu thụ. Việc xác định thời điểm hàng hoá được coi là tiêu thụ có ý nghĩa rất quan trọng đối với doanh nghiệp, có xác định đúng được thời điểm mới xác định được điểm kết thúc việc quản lý hàng hoá, và phản ánh chính xác doanh thu bán hàng, trên cơ sở dó tính toán chính xác kết quả bán hàng trong kỳ của doanh nghiệp. Sau đây là một số trường hợp cụ thể hàng hoá được coi là tiêu thụ và doanh thu bán hàng được ghi nhận ở công ty cp máy tính Quang Vinh : - Hàng hoá bán theo phương thức chuyển hàng thu tiền ngay, đơn vị bán đã nhận được tiền hàng do bên Mua trả. - Hàng hoá bán theo phương thức nợ lại , đơn vị bán chưa nhận được tiền nhưng nhận được thông báo của bên mua chấp nhận thanh toán. 17
18. - Hàng hoá theo phương thức giao hàng tại kho hoặc giao hàng tay ba, đơn vị mua đã thanh toán tiền ngay hoặc chưa thanh toán tiền ngay vẫn được tính là hàng bán vì hàng hoá đó đã được chuyển quyền sở hữu. 3. Trình tự kế toán doanh thu bán hàng Quá trình bán hàng của bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng đều hướng tới mục đích cuối cùng là thu được tiền bán hàng tương ứng với giá trị hàng hoá bán ra.- hay còn gọi là doanh thu bán hàng. “ Hàng hoá” ở đây ta đề cập đến không chỉ bó hẹp là hàng hoá mà doanh nghiệp thương mại mua về với mục đích kinh doanh mà còn có thể là dịch vụ cung cấp cho khách hàng. 3.1. Trình tự hạch toán doanh thu bán hàng hoá : Kế toán doanh thu bán hàng hoá ở công ty CP Máy tính Quang Vinh sử dụng tàI khoản 5111- doanh thu bán hàng hoá. Tài khoản 511: Doanh thu bán hàng. Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu bán hàng thực tế của doanh nghiệp, thuế doanh nghiệp, các khoản giảm trừ doanh thu và xác định doanh thu thuần thực hiện được trong một kì hoạt động sản xuất kinh doanh. Doanh thu bán hàng là giá trị sản phẩm hàng hoá dịch vụ mà doanh nghiệp đã bán, đã cung cấp cho khách hàng theo giá cả đã thoả thuận. Giá cả này được ghi trên hoá đơn bán hàng hay các chứng từ có liên quan. Doanh thu bán hàng thuần là doanh thu bán hàng mà doanh nghiệp đã thực hiện trong một kì hạch toán trừ đi các khoản giảm trừ doanh thu như chiết khấu bán hàng, hàng bán bị trả lại và trừ đi các khoản thuế( nếu có) - Tài khoản 511 cuối kì không có số dư. Căn cứ để xác định doanh thu là các hoá đơn bán hàng. Công ty chỉ sử dụng một loại hoá đơn duy nhất là hoá đơn giá trị gia tăng (GTGT) theo mẫu số 01 – BTC. Hoá đơn GTGT do phòng kinh doanh thành lập thành 3 liên : Liên 1 : Lưu. Liên 2 : Giao cho khách hàng. Liên 3 : Dùng cho kế toán thanh toán 18
19. Trên hoá đơn ghi đầy đủ mã số thuế, tên kkhách hàng, địa chỉ khách hàng, thanh toán ngay hay công nợ, hình thức thanh toán và đầy đủ chữ ký. Hoá đơn giá trị gia tăng được lập như mẫu sau : Mẫu số 01 : Hoá đơn giá trị gia tăng Liên 3 : Dùng để thanh toán Mẫu số 01GTKT – 3LL AY/00-B Ngày 6 tháng 12 năm 2001 No :51955 Đơn vị bán : Công ty CP Máy tính Quang Vinh Địa chỉ :27 huỳnh thúc tháng Đống đa – Hà Nội Họ và tên người mua : Chị Hà Đơn vị : Công Ty Hoàng Tuấn Địa chỉ : 36 Điện Biên Phủ Số tài khoản Hình thức thanh toán :Séc MS: 0100319384 - 1 STT Tên hàng ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 01 Máy in HP 1100 CáI 02 5.342.000 10.684.000 Cộng tiền hàng : 10.684.000 Thuế suất GTGT ( 10% ) Tiền thuế GTGT : 1.068.400 Tổng cộng tiền thanh toán : 11.752.400 19
20. Số tiền ghi bằng chữ : Mười một triệu bảy trăm năm mươI hai ngàn bốn trăm đồng chẵn Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Hàng ngày căn cứ vào hoá đơn bán hàng nhân viên hạch toán vào sổ chi tiết bán hàngvà các bảng kê có liên quan . Sổ chi tiết bán hàng được lập cho từng loại hàng hoá , trên đó phản ánh: + Ngày tháng ghi sổ + Số hiệu chứng từ , +Hình thức thanh toán + Doanh thu và các khoản giảm trừ. Cụ thể đối với hoá đơn bán hàng trên kế toán sẽ vào sổ chi tiết bán hàng cho mặt hàng máy in . Sổ chi tiết bán hàng được lập theo mẫu sau : 20
21. Cuối tháng căn cứ vào các sổ chi tiết bán hàng được lập cụ thể như trên nhân viên hạch toán ở trung tâm sẽ tổng hợp vào bảng kê tổng hợp hoá đơn hàng hoá - dịch vụ bán ra. Đây sẽ là căn cứ để kế toán phản ánh vào nhật ký chứng từ số 8 và đối chiếu khớp số liệu với bảng kê 1, 2, 11 đồng thời cũng là căn cứ để công ty hạch toán thuế phảI nộp. Bảng kê hoá đơn dịch vụ – hàng hoá bán ra tổng hợp tất cả các hoá đơn dịch vụ – hàng hoá bán ra theo chủng loại , số lượng , doanh thu và thuế GTGT đầu ra bao gồm : - Cột 1 : số thứ tự - Cột 2 : tên hàng hoá - dịch vụ bán ra - Cột 3 : số lượng - Cột 4 : doanh thu chưa có thuế GTGT - Cột 5: thuế GTGT Công ty CP máy tính Quang Vinh Địa chỉ : 27 huỳnh thúc kháng đống đa Hà Nội Bảng kê hàng hoá - dịch vụ bán ra Dùng cho cơ sở kê khai khấu trừ thuế hàng tháng ) Mã số : 0100101900 – 1 Tháng 5 năm 2003 STT Tên hàng hoá - Dịch vụ Số lượng Doanh thu (chưa Thuế GTGT bán ra thuế ) I Hàng hoá 945.386.738 78.914.472 1 Máy tính Cereon 7 32.405.500 3.240.550 2 Máy tính intel Pentium 15 121.500.000 12.150.000 III 3 Máy tính intel Pentium 25 252.800.000 25.280.000 IV 4 Máy in 21 114.497.200 11.449.720 5 Loa 29 21.750.000 1.087.518 6 Chuột 20 6.935.000 346.760 7 Màn chắn 100 4.685.000 234.250 8 Bàn phím 50 11.755.000 587.750 9 Màn hình 25 41.750.000 4.175.000 10 Ram 40 93.405.000 4.670.250. 21
22. 11 ổ cứng 30 69.950.000 6.995.000 12 Đĩa mềm 400 3.208.000. 160.400 13 CPU 25 53.800.700 2.690.035 14 Cạc màn hình 40 16.109.100 805.455 15 Máy quét 15 30.090.200 1.504.510 16 Fax Modem 20 19.000.100 950.005 17 Mainboard 10 23.500.500 1.175.025 18 Case 10 17.080.000 854.000 19 Handy drive Handy 5 6.300.000 315.000 drive 20 Catridge 5.044.880 252.244 II Dịch vụ 81.571.242 5.078.967 1 Dịch vụ sửa chữa 31.787.500 1.589.375 2 Dịch vụ càI đặt phần 20.008.113 2.000.811 mềm 3 Bảo dưỡng máy 5.940.500 297.025 4 Đào tạo tin học 23.835.129 1.191.756 Cộng 1.026.957.980 83.993.439  Đối với những hàng hoá công ty trực tiếp bán , thu tiền ngay và xuất hoá đơn GTGT nhân viên hạch toán ở công ty sẽ vào bảng kê số 1 theo định khoản sau : Nợ TK 1111 : Tổng doanh thu bằng tiền mặt Có TK 5111 : Doanh thu không bao gồm thuế GTGT Có TK 33311 Thuế GTGT đầu ra Bnảg kê số 1 phản ánh những khoản thu bằng tiền mặt bao gồm các khoản : doanh thu bán hàng hoá dịch vụ , thuế  Đối với những hàng hoá bán ra thu bằng tiền gửi ngân hàng nhân viên hạch toán sẽ vào bảng kê số 2 theo định khoản : Nợ TK 1121 : Tổng doanh thu bằng TGNH 22
23. Có TK 5111 : Doanh thu không bao gồm thuế GTGT Có TK 33311 : Thuế GTGT đầu ra Bảng kê số 2 phản ánh những khoản thu bằng tiền gửi ngân hàng bao gồm : doanh thu bán hàng , doanh thu cung cấp dịch vụ , thuế . Cụ thể đối với hoá đơn bán hàng cho công ty Hoàng Tuấn ở trên thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng kế toán sẽ vào bảng kê số 2 ngày 6 tháng 5 . SL 2 23
24. - Đối với những hàng hoá bán ra chưa thu được tiền ngay thì khi nào nhận được giấy chấp nhận thanh toán của khách hàng kế toán sẽ vào bảng kê số 11 (TK131 – phảI thu của khách hàng ) theo định khoản : Nợ TK 131 : Tổng doanh thu phảI thu Có TK 5111 : Doanh thu không bao gồm thuế GTGT Có TK 33311 : Thuế GTGT đầu ra Bảng kê số 11 phản ánh những khoản phảI thu của khách hàngvà những khoản phảI thu khác đã được thanh toán. Số liệu tổng hợp trên bảng kê số 1 , 2 , 11 ở cột tàI khoản 5111 sẽ là căn cứ để ghi vào nhật ký chứng từ số 8 theo định khoản : Nợ TK 5111 : Doanh thu không bao gồm thuế GTGT Có TK 911 Số liệu tổng hợp trên nhật ký chứng từ số 8 sẽ là căn cứ để ghi sổ cáI tàI khoản 5111. 3.2 Trình tự kế toán doanh thu cung cấp dịch vụ : Doanh thu dịch vụ của công ty là toàn bộ doanh thu của việc bán phần mềm, sửa chữa máy tính, dịch vụ bảo trì và giảng dạy. Về việc phản ánh doanh thu dịch vụ là khi bán hay thực hiện các dịch vu sau khi có biên bản bàn giao và làm trọn vẹn dịch vụ mới viết hoá đơn GTGT theo mẫu số 01 – GTGT như đã trình bầy ở trên . Căn cứ vào hoá đơn bán hàng dịch vụ ( hoá đơn bán giá trị gia tăng 3 LL), nhân viên hạch toán vào sổ chi tiết bán hàng và các bảng kê có liên quan. - Đối với những hoá đơn bán hàng Công ty trực tiếp thu tiền, nhân viên hạch toán ở Công ty sẽ vào bảng kê số 1 theo định khoản như sau : Nợ TK 1111 : Tổng doanh thu bằng tiền mặt Có TK 5113 : Doanh thu không bao gồm thuế GTGT Có TK 33311 : Thuế GTGT đầu ra Đối với những khoản doanh thu cung cấp dịch vụ được thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng, kế toán sẽ vào bảng kê số 2 theo định khoản như sau : Nợ TK 1121 : Tổng doanh thu bằng TGNH Có TK 5113 : Doanh thu không bao gồm thuế GTGT Có TK 33311 : Thuế GTGT đầu ra - Đối với những khoản doanh thu cung cấp dịch vụ chưa được thanh toán thì khi nhận được giấy chấp nhận nthanh toán kế toán sẽ vào bảng kê số 11 theo định khoản : 24
25. Nợ TK 131 : Tổng doanh thu phảI thu Có TK 5113 : Doanh thu không bao gồm thuế GTGT Có TK 33311 : Thuế GTGT đầu ra Số liệu tổng hợp trên bảng kê 1 ,2, 11 ở cột tàI khoản 5113 sẽ là căn cứ để phản ánh vào nhật ký chứng từ số 8 theo định khoản : Nợ TK 5113 : Doanh thu không bao gồm thuế GTGT Có TK 911 : Nhật ký chứng từ số 8 được lập vào cuối tháng căn cứ vào số liệu tổng hợp trên bảng tổng hợp hoá đơn hàng hoá - dịch vụ bán ra ở trên và các bảng kê 1, 2, 8 ,11. Số liệu tổng hợp trên nhật ký chứng từ số 8 sẽ là căn cứ để ghi sổ cáI tàI khoản 5113. Sổ cáI TàI khoản 5111 Số dư đầu năm Nợ Có 0 Ghi có các tàI khoản đối ứng Tháng 1 . Tháng 5 . Tháng Cộng nợ với tàI 12 khoản này NKCT số 8 – TK 911 945.386.738 Cộng Nợ 945.386.738 phát Có sinh 945.386.738 Số dư Nợ cuối Có tháng Ngày 31 tháng 5 nă 2003 25
26. Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng .3.3Trình tự kế toán các khoản giảm trừ Kế toán các khoảnn giảm trừ ở công ty cp máy tính Quang Vinh sử dụng các tàI khoản : Tài khoản 531: Hàng bán bị trả lại. Tài khoản này được dùng để phản ánh số tiền theo giá bán hàng hoá sản phẩm, dịch vụ đã tiêu thụ bị khách hàng trả lại do không đúng qui cách phẩm chất hoặc do vi phạm những điều khoản đã cam kết trong hợp đồng. Tài khoản 531 không có số dư cuối kì. Tài khoản 532: Giảm giá hàng bán. Tài khoản 532 dùng để phản ánh những khoản giảm giá, bớt giá, hồi khấu cho khách hàng trên giá đã thoả thuận. Nghiệp vụ hàng bán bị trả lại Công ty CP Máy tính Quang Vinh chỉ được hạch toán khi ngày trả lại hàng không trùng với ngày thuộc quý bán hàng. Khi phát sinh nghiệp vụ hàng bán bị trả lại, kế toán tiến hành lập bộ hồ sơ hàng bán bị trả lại gồm có : Hoá đơn bán hàng, biên bản trả lại hàng có xác nhận của hai bên, phiếu xuất của bên mua, phiếu nhập hàng bán bị trả lại kế toán phản ánh doanh thu hàng bán bị trả lại. Kế toán phản anh doanh thu hàng bán bị trả lại theo định khoản : Nợ TK 531 . 532 Nợ TK 33311 . Có TK 131,111 Đồng thời lập phhiếu nhập về chủng loại số lượng, giá nhập lại theo định khoản : Nợ TK 156 Có TK 632 Giá vốn ở đây được căn cứ theo giá nhập vào do các trung tâm lập hàng tháng. ở công ty cp máy tính Quang Vinh rất hiếm khi có trường hợp hàng bán bị trả lại nên nghiệp vụ này rất ít xảy ra, trong tháng 5 năm 2003 công ty không xảy ra một trường hợp nào nên tôi không thể lấy dẫn chứng minh hoạ cụ thể. 3.4Kế toán xác định doanh thu thuần : Từ số liệu tổng hợp trên nhật ký chứng từ số 8 kế toán xác định được doanh thu thuần.  Doanh Thu Thuần 26
27. DT Thuần = DT bán hàng - Các khoản giảm trừ DTBH - Các khoản giảm trừ DTBH. + Trị giá hàng bán bị trả lại là trị giá hàng hoá đã tiêu thụ nhưng bị khách hàng trả lại có thể do nguyên nhân: Vị phạm cam kết,vi phạm HĐKT, hàng bị mất, kém phẩm chất, không đúng chủng loại, quy cách. Trường hợp hàng bán bị trả lại một phần thì trị giá của số hàng bị trả lại đúng bằng số lượng hàng bị trả lại nhân (x) đơn giá ghi trên hoá đơn. + Giảm giá hàng bán: Là khoản giảm trừ được người bán chấp nhận một cách đặc biệt trên giá đã thoả thuận vì lý do hàng kém phẩm chất, không đúng theo quy định HĐKT hoặc là một hình thức khuyến khích mua hàng trong chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp. Căn cứ vào số liệu trên nhật ký chứng từ số 8 tháng 5 năm 2003 của công ty cp máy tính Quang Vinh doanh thu thuần được xác định : Doanh thu bán hàng hoá = 945.386.738 Doanh thu cung cấp dịch vụ = 81.571.242 Doanh thu thuần = 1.026.957.980. 4. Trình tự kế toán giá vốn hàng bán. Kế toán giá vốn hàng bán ở công ty CP máy tính Quang Vinh sử dụng tài khoản theo quy định chung của Bộ tại chính : Tài khoản 632 “ Giá vốn hàng bán”. Tài khoản 632 - Giá vốn hàng bán. Tài khoản 632 được dùng để phản ánh trị giá vốn của hàng hoá, thành phẩm, dịch vụ đã tiêu thụ Tài khoản này không có số dư cuối kỳ. -Trị giá vốn hàng xuất bán ở doanh nghiệp thương mại thực chất là trị giá mua thực tế mà công ty phải trả cho người bán về số hàng đó ,bao gồm cả thuế nhập khẩu (nếu có) .Chi phí mua hàng bao gồm : chi phí vận chuyển, bốc dỡ phát sinh trong quá trình mua hàng thì không được tính vào giá vốn mà theo dõi riêng để cuối kỳ kết chuyển để tính giá vốn cho hàng bán ra trong kỳ 27
28. Hiện nay kể từ khi nhà nước áp dụng thuế GTGT thay cho thuế doanh thu trước đây thì trị giá vốn của hàng xuất bán còn bao gồm cả phần thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ (nếu có). Trường hợp số thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ quá lớn thì chỉ tính vào trị giá vốn trong kỳ tương ứng với phần doanh thu, phần còn lại được tính vào trị giá vốn của kỳ sau. Như vậy giá vốn của hàng xuất bán là trị giá mua thực tế của hàng bán ra và khoản thuế phải trả cho số hàng đó (nếu có). - Trị giá vốn của dịch vụ bán ra là toàn bộ chi phí bỏ ra để làm một phần mềm, chi phí phải trả cho cộng tác viên, nhân viên sữa chữa và cài đặt. * Tại công ty cp máy tính Quang Vinh trị giá vốn của hàng hoá bán ra được xác định theo phương pháp nhập trước - xuất trước. Hàng hoá của công ty được nhập từ hai nguồn khách nhau đó là nguồn hàng nhập khẩu và hàng mua trong nước. Hàng nhập khẩu của Công ty cũng chỉ được nhập từ các nước trong khu vực như : Thái Lan, Singapore, HongKong Tuy nhiên hiện nay công ty đang ngừng khai thác nguồn hàng nhập khẩu bởi vì một phần do nguồn hàng trong nước đã đủ để đáp ứng nhu cầu nhập hàng của công ty, nhưng điều quan trọng là do việc nhập khẩu cả lô hàng dự trữ trong kho rồi bán dần sẽ không mang lại hiệu quả cao cho Công ty, thậm chí Công ty có thể bị lỗ trong trường hợp hàng tiêu thụ quá chậm mà sự giảm giá của máy tính lại xảy ra quá nhanh. Như hiện nay nguồn hàng chính của Công ty là nguồn hàng trong nước thông qua việc mua lại hàng hoá của doanh nghiệp cùng kinh doanh trong lĩnh vực này. Việc tính toán trị giá vốn hàng xuất bán có ý nghĩa vô cùng quan trọng bởi có tính toán đúng trị giá vốn hàng xuất bán mới xác định chính xác kết quả bán hàng. Hơn nữa trị giá vốn của hàng xuất bán thường chiếm tỷ trọng chủ yếu trong kỳ kinh doanh. Do đó nếu không phản ánh đúng giá trị vốn sẽ dẫn tới kết quả bán hàng bị sai lệch đi. Trình tự hạch toán giá vốn : Khi nhập , xuất kho hàng hoá thủ kho viết phiếu nhập kho , xuất kho và gửi lên phòng kế toán . 28
29. Đơn vị : Công ty cp máy tinh Quang Vinh Mẫu số : 01-VT Địa chỉ: 27 huỳnh thúc kháng-Đống Đa – Hà Nội Ban hành theo QĐ số :1141-TC/QĐ/CĐKT PHiếu nhập kho Ngày 2 tháng 5 năm 2003 Nợ TK 156: 414.100.000 Có TK 331: 414.100.000 Họ tên người giao hàng: Hoàng Thanh Lam Theo số ngày tháng năm Nhập tại kho: Công ty TNHH Tin học Minh Quang Đơn vị nhập : Trung tâm các hệ thống thông tin Tên, nhãn hiệu , Số lượng quy cách , phẩm STT Mã số Đơn vị Theo Thực Đơn giá Thành tiền chất(sảnphẩm, tính chứng từ nhập hàng hoá) A B C D 1 2 3 4 01 Máy in HP-1100 CáI 50 50 5.250.000 262.500.000 02 Ram Ram 200 CáI 100 100 1.405.000 140.500.000 03 Loa Anco 3 Đôi 30 30 370.000 11.100.000 29
30. Cộng 414.100.000 Nhập, ngày 2 tháng 5 năm 2003. Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho ( ký, họ tên) (ký, học tên) (ký, học tên) Khi xuất kho bán hàng hoá thủ kho viết phiếu xuất kho và gửi lên phòng kế toán. Đơn vị : Công ty TNHH tin học Minh Quang Mẫu số 02 - VT Địa chỉ 54C giảng võ - HN Phiếu xuất kho Ngày 6 tháng 5 năm 2003 Họ tên người nhận hàng : Nguyễn Mai Linh Địa chỉ (bộ phận) : TT kỹ thuật tin học Lý do xuất kho : xuất kho bán lẻ Xuất tại kho : Công ty TNHH tin học Minh Quang Tên nhãn hiệu Số lượng STT ,qui cách Mã số Đơn vị ,phẩm chất tính Đơn giá Thành tiền (sản phẩm Yêu Thực ,hàng hoá) cầu xuất A B C D 1 2 3 4 30
31. 01 Máy in Hp1100 Cái 7 7 5.342.000 37.394.000 Cộng 37.394.000 Xuất ngày 6 tháng 5 năm 2003 Phụ trách bộ phận bán hàng phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho (ký ,họ tên ) (ký ,họ tên ) (ký ,họ tên ) (ký ,họ tên ) Cuối tháng căn cứ vào các hoá đơn nhập , xuất kho hàng hoá và báo cáo tình hình nhập –xuất – tồn kho do thủ kho gửi lên kế toán tiến hành định khoản vào bảng kê 8 – phản ánh tình hình nhập – xuất – tồn kho trong tháng theo định khoản : Nợ TK 156 : . Có TK 111 ,1121 ,331 Nợ TK632 Gía vốn hàng bán Có TK 156 ,155 Sau khi định khoản, kế toán phản ánh nghiệp vụ xuất hàng vào bản kê số 8. Bảng kê số 8 được mở cho từng trung tâm bán hàng và theo dõi cho cả tháng. Các nghiệp vụ xuất hàng trong tháng được tổng hợp lại và ghi vào một dòng trên bảng kê. Các bảng kê sô 8 được sử dụng để theo dõi tình hình nhập xuất tồn kho hàng hoá của từng trung tâm bán hàng và của công ty về mặt giá trị SL3 31
32. Số liệu tổng hợp trên bảng kê số 8 phần ghi nợ TK 632, ghi có TK156 sẽ là căn cứ để ghi vào NKCT số 8, theo định khoản : Nợ TK 911 : . Có TK 632 : . Số liệu trên NKCT số 8 là căn cứ ghi vào sổ cái TK 632 TK 632 không có số dư cuối kỳ. Theo số liệu từ bảng kê số 8 của công ty TNHH máy tính Minh Quang Tổng trị giá vốn hàng bán trong tháng 5 năm 2003 là : 865.682.431 5. Kế toán thuế phải nộp hàng tiêu thụ (Thuế GTGT phải nộp): Công ty nộp thuế theo phương pháp khấu trừ. Thuế GTGT Thuế GTGT Thuế GTGT - phải nộp = đầu ra đầu vào được khấu trừ -Thuế GTGT đầu ra được theo dõi trên bảng hoá đơn chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra. Cuối tháng cộng dồn lấy số tổng cộng ở chỉ tiêu thuế GTGT. Theo bảng kê hoá đơn hàng hoá dịch vụ bán ra trong tháng 5 năm 2003 : Số thuế GTGT đầu ra phảI nộp là : 83.993.439 - Thuế GTGT đầu vào được theo dõi trên bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá, dịch vụ mua vào. Cuối tháng cộng dồn lấy số tổng cộng ở chỉ tiêu thuế GTGT đầu vào. 32
33. Việc nộp thuế GTGT của Công ty được theo định kỳ hàng tháng. Công ty tiến hành kê khai vào tờ khai thuế GTGT và nộp tờ khai thuế kèm theo bảng kê hoá đơn hàng hoá dịch vụ bán ra , bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá dịch vụ mua vào. Trong tờ khai thuế GTGT ghi rõ : - Chỉ tiêu kê khai : hàng hoá , dịch vụ , phần trăm thuế GTGT - Doanh số hàng hoá dịch vụ mua vào , bán ra phân theo phần trăm chịu thuế - Thuế GTGT tính theo phần trăm hàng hoá , dịch vụ. Mẫu số : 01/GTGT Cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam Độc lập – tự do – hạnh phúc Tờ khai thuế giá trị gia tăng Tháng 5 năm 2003 Tên cơ sở kinh doanh : Công ty TNHH Máy Tính Minh Quang Mã số : 0100101900-1 Địa chỉ : 54C Giảng Võ STT Chỉ tiêu kê khai Doanh số(chưacóthuế Thuế GTGT GTGT) 1 2 3 4 1 Hàng hoá dịch vụ bán ra 1.026.957.980 2 Hàng hoá dịch vụ chịu thuế 1.026.957.980 83.993.439 gtgt A Hàng hoá dịch vụ chịu thuế 0 suất 0% B Hàng hoá dịch vụ chịu thuế 374.047.167 18.702.358 suất 5% 33
34. C Hàng hoá dịch vụ chịu thuế 652.910.813 65.291.081 suất10% D Hàng hoá dịch vụ chịu thuế 0 suất20% 3 Hàng hoá dịch vụ mua vào 816.740.143 4 Thuế GTGT của hàng hoá dịch 76.320.540 vụ mua vào 5 Thuế GTGT được khấu trừ 76.320.540 6 Thuế GTGT phảI nộp (+) hoặc 7.672.899 được thoáI (-) 7 Thuế GTGT kỳ trước chuyển 191.749.479 qua A Nộp thiếu 0 B Nộp thừa hoặc chưa được khấu 0 trừ 8 Thuế GTGT đã nộp trong 0 tháng 9 Thuế GTGT đã hoàn trả trong 0 tháng 10 Thuế GTGT phảI nộp trong 199.422.378 tháng này 6. Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp: 6.1 Kế toán chi phí bán hàng: Chi phí bán hàng của Công ty là toàn bộ chi phí phát sinh liên quan đến việc bán hàng như : lương nhân viên bán hàng, chi phí bảo hành, triển khai lắp đặt, chi phí vận chuyển, chi phí tiền điện, nhà và các chi phí khác phục vụ cho bán hàng. Kế toán sử dụng các tài khoản sau: TK 6411: Chi phí lương nhân viên bán hàng TK6415 : Chi phí bảo hành TK 6412: Chi phí vật liệu phục vụ bán hàng TK6416: Chi phí quảng cáo 34
35. TK6413: Chi phí đồ dùng văn phòng TK6417: Chi phí dịch vụ mua ngoài TK6414: Chi phí khấu hao tài sản cố định TK6418: Chi phí bằng tiền khác. Trình tự kế toán như sau: Hàng ngày căn cứ vào phiếu chi , giấ báo nợ ngân hàng chứng từ phải trả và các chứng từ hạch toán kế toán định khoản : Nợ TK 641: Chi phí bán hàng”-Chi tiết cho từng khoản mục chi phí Có TK 111,112,331,338 Cuối tháng xác định kết quả kinh doanh hàng hoá kế toán thực hiện bút toán kết chuyển TK 641 ở các tài khoản chi tiết sang TK 9111” Xác định kết quả kinh doanh bán hàng “ theo định khoản : Nợ TK 9111” Xác định kết quả kinh doanh” Có TK 641 “ Chi phí bán hàng” Sau khi đinh khoản kế toán tiến hành vào nhật ký chứng từ số 8.Số liệu trên nhật ký chứng từ số 8 sẽ là căn cứ để ghi sổ cáI tàI khoản 641. Sổ cáI TàI khoản 641 Số dư đầu năm Nợ Có Ghi có các tàI khoản Tháng Tháng5 . Tháng Cộng đối ứng nợ với tàI 1 12 khoản này TK 331 16.357.053 TK334 40.719.248 TK3384 859.788 TK3383 5.149.080 TK1121 4.547.522 Cộng phát Nợ 67632691 35
36. sinh Có 67632691 Số dư cuối Nợ tháng Có Kế toán ghi sổ Ngày 31 tháng 5 năm 2003 Kế toán trưởng (Ký ,họ tên ) (Ký ,họ tên ) 6.2 Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp: Chi phí quản lý doanh nghiệp trong Công ty là toàn bộ chi phí phát sinh trongviệc quản lý doanh nghiệp như: Chi phí nhân viên quản lý, chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí lãi tiền vay, thuế, phí lệ phí, chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí khác. Chi phí quản lý chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí của Công ty do đó tiết kiệm được chi phí quản lý là nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Nhiệm vụ của kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp: Phản ánh đầy đủ và chính xác toàn bộ các khoản chi phí quản lý phát sinh trong kỳ và phân bổ một cách chính xác toàn bộ chi phí phát sinh liên quan đến hoạt động kinh doanh trong kỳ. TK 6421 : Chi phí nhân viên quản lý TK6422 : CHi ph í vật liệu quản lý TK 6423 : Chi phí đồ dùng văn phòng TK6424 : Chi phí khấu hao tài sản cố định TK6425 : Chi phí thuế, phí, lệ phí TK6426 : Chi phí dự phòng TK 6427 : Chi phí dịch vụ mua ngoài TK6428 : Chi phí bằng tiền khác. Trình tự cập nhật số liệu tương tự như chi phí bán hàng. Căn cứ vào phiếu chi, giấy báo Có, chứng từ phải trả và chứng từ hạch toán kế toán định khoản: Nợ TK 642 ( Chi tiết theo từng loại chi phí) Có TK 1111,112,331,338,141 Cuối tháng kế toán xem chi tiết trên tất cả các khoản chi, xem xét và kiểm tra chi tiết và có những chi phí phát sinh trong tháng nhưng phục vụ cho nhiều kỳ kinh 36
37. doanh kế toán thực hiện kết chuyển sang TK 1422” chi phí chờ kết chuyển” để thực hiên bút toán phân bổ theo định khoản: Nợ TK 1422 “ chi phí chờ kết chuyển” Có TK 642 ( TK chi tiết) Sau khi phân bổ kế toán tiến hành kết chuyển sang tàI khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh theo định khoản : Nợ TK 9111 Có TK1422 Sau khi đinh khoản kế toán tiến hành vào nhật ký chứng từ số 8.Số liệu trên nhật ký chứng từ số 8 sẽ là căn cứ để ghi sổ cáI tàI khoản 642. 7.Kế toán kết quả bán hàng: Mục đích của bất kỳ một hoạt động sản xuất kinh doanh nào cũng đều hướng tới mục đích đó là thu được lợi nhuận cao do đó quá trình bán hàng không thể tách rời việc xác định kết quả bán hàng. Xác định kết quả bán hàng là việc so sánh giữa doanh thu bán hàng với các chi phí bỏ ra phục vụ cho quá trình bán hàng. Trong đó DTBH thuần là phần doanh thu còn lại sau khi trừ đi các khoản giảm trừ doanh thu (giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, thuế xuất khẩu (nếu có)), chi phí bỏ ra để phục vụ cho quá trình bán hàng & chi phí bán hàng, chi phí quảnlý doanh nghiệp phân bổ cho hàng bán ra. Nhiệm vụ của kế toán là cung cấp và xử lý thông tin một cách chính xác về kết qủa kinh doanh tránh việc phân bổ và xác định doanh thu và chi phí bất hợp lý dẫn đến lãi giả lỗ thật hoặc ngược lại là công việc đòi hỏi phải chính xác. Tại công ty TNHH máy tính Minh Quang kế toán sử dụng tài khoản : TK 911” Xác định kết quả kinh doanh” Tài khoản 911 - Xác định kết quả kinh doanh - Tài khoản này dùng để xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh và các hoạt động khác trong một kỳ kế toán.: Tài khoản 911 cuối kỳ không có số dư. * Phương pháp xác định kết quả hàng bán: 37
38. Kết DT bán Các Thuế xuất Trị giá CPBH,CPQL quả hàng khoản nhập khẩu vốn hàng DN phân bổ bán = (theo - giảm trừ - phải nộp - xuất bán- cho hàng hàng hoá đơn) DT (Nếu có) bán ra = DT Thuần - Trị giá vốn hàng bán ra Mọi định khoản liên quan đến tài khoản 9111 tôi đã trình bày ở phần trên. - Nếu lãi kế toán thực hiện bút toán kết chuyển theo định khoản : Nợ TK 9111 “Xác định kết quả kinh doanh bán hàng” Có TK 42121 “ Lãi chưa phân phối năm nay” - Nếu lỗ kế toán ghi: Nợ TK 42121 “ Lãi chưa phân phối năm nay” Có TK 9111 “ Xác định kết quả kinh doanh” * Nhật ký chứng từ số 8 được lập vào cuối tháng là tổng hợp số liệu từ các bảng kê 1 ,2 ,8 , 11 và bảng kê hoá đơn dịch vụ – hàng hoá bán ra . sl4 phần III :kết luận I - Một số ý kiến nhằm góp phần hoàn thiệncông tác kế toán bán hàng và xác địnhkết quả bán hàng 1.Về việc sử dụng hệ thống tài khoản và hệ thống chứng từ : Mặc dù phải khai báo báo cáo tài chính cho hội đồng quản trị, các cơ quan chức năng tại hai nơi khác nhau và có quan niệm về tiền tệ khác nhau nhưng việc đưa đến một hệ thống kế toán thống nhất là một vấn đề rất tốt cho Công ty nhưng để nếu đã chi tiết thì phải chi tiết cả giá vốn, cả chi phí để xác định kết quả kinh doanh của từng bộ phận. Việc sử dụng hệ thống chứng từ, trình tự ghi chép đảm bảo chứng từ lập ra có cơ sở thực tề và pháp lý, giúp Công ty giám sát tình hình kinh doanh và cung cấp kịp thời thông tin cần thiết cho các bộ phận có liên quan. 38
39. Việc tính trị giá hàng xuất bán theo phương pháp nhập trước – xuất trước là hợp lý nhưng việc xác định chênh lệch trị giá hàng tồn kho chưa áp dụng đối với Công ty. Việc tính giá bán sát với giá thị trường và bên cạnh đó dịch vụ tốt với phương trâm kinh doanh là “ Vươn tới sự hoàn thiện của chất lượng dịch vụ” là một vấn đề giúp cho kế toán cũng đi theo sát được thị trường để cung cấp số liệu cho các phòng ban nhưng do tính giá trung bình nhưng giá trên thị trường về máy tính thường xuyên biến động nên việc giá bán tại một thời điểm có thể bị lỗ do ảnh hưởng giá tồn tháng trước do đó việc dự phòng giảm giá hàng tồn kho Công ty vẫn chưa áp dụng cũng làm cho kết qủa kinh doanh chưa chính xác. Kế toán doanh thu đã xác định được doanh thu của từng mặt hàng, từng nhóm mặt hàng, từng bộ phận nhưng việc xác định kết quả kinh doanh lại chưa đến từng mặt hàng, từng nhóm mặt hàng, từng bộ phận kế toán lại chưa phản ánh được tức là chi phí quản lý, chi phí bán hàng phân bổ cho hàng hoá tiêu thụ trong kỳ cũng chưa có do đó việc xác định kết quả kinh doanhkhông được chính xác cho từng nhóm mặt hàng hay cho từng bộ phận để ra được quyết định quản lý cho phù hợp. Việc xác định kết quả kinh doanh theo nhóm mặt hàng và theo bộ phận bán hàng là cần thiết trong công tác quản lý hiện nay. Về doanh thu hàng ký gửi tính cho từng nhân viên bán hàng hay bộ phận bán hàng là không chính xác vì giá vốn của doanh thu hàng ký gửi không có, nếu nhân viên nào hoặc bộ phận bán hàng nào bán được nhiều thì lãi gộp của bộ phận đó rất cao và ngườc lại Mặt khác về các chi phí phát sinh trong kỳ như tiền điện thoại, khấu hao, chi phí tiếp khách kế toán tập hợp vào TK 6427 là chưa chính xác mà phải phân bổ một phần cho phí phí bán hàng 6417. - Về hệ thống sổ kế toán: Vấn đề mà Công ty dự định đến hết quí II năm 2003 chắc chắn sẽ chuyển sang hình thức Nhật ký Chung là hợp lý, cung cấp số liệu cho ban giám đốc một cách chi tiết và cung cấp số liệu kịp thời và phù hợp với kế toán trên máy cho ban giám đốc. - Về cơ cấu của phòng kế toán: Do làm trên máy tính nên Công ty đã tối ưu hoá được nhân sự trong phòng, nhưng do trình độ quản lý còn kém nên việc phân công công việc giữa các bộ phận còn chồng chéo và chưa có sự phối hợp hài hoà dẫn đến khối lượng công việc rất nhiều và kết quả của việc kế toán quản trị chưa cao chưa đáp ứng được như cầu quản lý của hội đồng quản trị 39
40. II - Một số ý kiến góp phần hoàn thiện công tác kế toán doanh thu bán hàng và xác định kết quả kinh doanh Trong thời gian thực tập được sự giúp đỡ tận tình của cán bộ nhân viên phòng kế toán cùng với sự hướng dẫn của thày giáo em xin mạnh dạn đề xuất một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán doanh thu và xác định kết quả kinh doanh của Công ty trong điều kiện áp dụng máy vi tính. Các ý kiến riêng biệt sẽ thống nhất để đạt được mục đích chung đó là: - Thực hiện tốt hơn nữa công tác kế toán nói chung, kế toán doanh thu bán hàng và kết quả kinh doanh bán hàng nói riêng. - Theo dõi chặt chẽ tình hình biến động của vật tư về số lượng cũng như giá trị, theo dõi doanh thu của từng bộ phận và từng loại hình kinh doanh một cách chặt chẽ như doanh thu bán hàng hoá, doanh thu cung cấp dịch vụ và doanh thu hàng ký gửi. - Tính toán được chính xác hơn kết quả lỗ lãi cho từng loại vật tư , cho từng bộ phận kinh doanh để cung cấp thông tin cho quản lý và kinh doanh. - *ý kiến 1: Xác định kết quả kinh doanh cho từng nhóm hàng hoá: Hiện nay kế toán công ty chỉ xác định kết quả kinh doanh chung cho tất cả các hàng hoá, cho tất cả các bộ phận mà chưa xác định được kết quả kinh doanh của từng nhóm hàng, từng loại hàng : hàng hoá thông thường và hàng ký gửi, từng bộ phận như bán lẻ, bán buôn và dịch vụ. - Kết quả cuối cùng của từng nhóm hàng hoá sẽ được xác định theo công thức: CPBH CPBH Doanh thu Giá vốn (CPQLDN) (CPQLDN) Số tiền thuần từng hàng bán phân bổ cho phân bổ cho = - - - lãi (Lỗ) nhóm từng nhóm từng nhóm từng nhóm hàng hoá hàng hoá hàng hoá hàng hoá 40
41. * Xác định doanh thu thuần : Doanh thu thuần = Doanh thu bán hàng - Doanh thu hàng bán bị trả lại (Do ở Công ty chỉ có một khoản giảm trừ duy nhất là hàng bán bị trả lại). - Căn cứ vào số lượng xuất bán của từng loại hàng hoá trên hoá đơn và giá bán của từng loại hàng hoá để tính ra doanh thu bán hàng của từng mặt hàng và từ đó tính ra doanh thu của từng nhóm hàng hoá - * ý kiến 2 : Qua doanh thu tháng 5 năm 2003 ta thấy doanh thu dịch vụ lắp đặt, phần mềm, sửa chữa là 81.571.242 đồng nhưng giá vốn của loại hình dịch vụ này thì kế toán chưa phản ánh cụ thể mà chỉ phản ánh giávốn chung . . Theo tôi phải mở thêm tài khoản 6322 “ Giá vốn dịch vụ “ để phân biệt được thực chất là lãi gộp của dịch vụ. Giá vốn của dịch vụ là lương trả cho nhân viên viết phần mềm, nhân viên sửa chữa hay thuê ngoài Do đó cuối tháng mới xác định được chính xác lãi gộp và có thể so sánh , phân tích với loại hình kinh doanh khác. Khi cung cấp nguyên vật liệu cho nhân viên bộ phận phần mềm, dịch vụ sửa chữa kế toán ghi: Nợ TK 6322 “ Doanh thu cung cấp dịch vụ” Có TK liên quan. Cuối tháng căn cứ vào sổ chi tiết tài khoản 6322 và sổ chi tiết tài khoản 5113 để xác định lãi gộp bộ phận này tránh trường hợp cho sang tài khoản 641 và TK642 không phản ánh đúng bản chất của nghiệp vụ. * ý kiến 3: Phân tích tình hình kết quả hoạt động bán hàng Theo tôi tại công ty TNHH máy tính Minh Quang mới chỉ phân tích tình hình kinh doanh phục vụ cho hội đồng quản trị chứ chưa có thông tin phục vụ cho kinh doanh phát triển như : Về tỷ lệ lãi của doanh thu cung cấp dịch vụ : phần mềm, sửa chữa, bảo trì so với bán hàng hoá thông thường. Do đó cung cấp thông tin cho việc kinh doanh cung cấp cho khách hàng toàn bộ những dịch vụ của mình, nâng cao doanh thu và lợi nhuận cho Công ty . Mặt khác, phải có sự so sánh về tỷ lệ doanh thu về cơ cấu sản phẩm với thị trường tin học trong nước xem mặt hàng gì có biến động tốt và ngược lại. Ví dụ như tốc độ tăng trưởng của máy tính intel Pentium IV so sánh từng 41
42. tháng. Về mặt báo cáo kế toán cần lên chi tiết hơn các khoản mục cần quan tâm và theo dõi như : Chi phí quản lý doanh nghiệp nói chung là biến động ít, doanh thu tháng này thấp là do thị trường hay do nguyên nhân chủ quan của doanh nghiệp. Và về dự phòng về tình hình kinh doanh cũng phải đưa vào kết quả cuối kỳ kế toán như dự phòng giảm giá hàng tồn kho, phải thu khó đòi, dự phòng về rủi ro tài chính Để thấy được rõ tình hình tài chính của một kỳ kế toán phải lên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp như sau. Hàng tháng kế toán `phải lên báo cáo chi tiết về doanh thu và chi phí của từng bộ phận, lên công nợ của từng bộ phận về bức tranh tài chính hiện tại của doanh nghiệp Mặt khác, phải thấy được chu kỳ của hàng hoá, tiếp cận thị trường để có biện pháp dự trữ hàng hay phải bán lỗ để tránh hàng ứ đọng. Do đó việc tính chi phí dự phòng giảm giá là một yếu tố vô cùng quan trọng do đó phải phân tích được chi phí dự phòng, các chi phí trích trước như chi phí bảo hành, chi phí lãi vay ngân hàng Công ty đã có báo cáo những chi phí cố định như : lương, khấu hao, chi phí tiền nhà, Như vậy phải thấy được là chi phí này phục vụ cho bộ phận nào và làm cái gì nhưng việc biến các dự kiến đó thành hiện thực thì chi phí thường biến động quá xa. Do chưa xác định được kết quả kinh doanh của từng bộ phận do đó việc phân tích và đánh giá để cung cấp thông tin cho hội đồng quản trị và các bộ phận quản lý bên trong doanh nghiệp chưa sát với thực tế do đó việc xac định kết quả của từng nhóm hàng và từng bộ phận là một điều càn phải làm ngay đối với công ty. Trên đây là một số ý kiến tôI rút ra được sau thời gian thực tập ở công ty có thể là chư đầy đủ và hoàn chỉnh xong rất mong được quí công ty xem xét . TôI xin chân thành cảm ơn quí công ty đã tạo đIều kiện giúp đỡ tôI hoàn thành báo cáo thực tập này. 42