Chuyên đề Nâng cao năng lực hoạt động của bộ máy quản lý ở công ty bảo hiểm nhân thọ Thanh Hoá

80 trang nguyendu 4560

Download

Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Chuyên đề Nâng cao năng lực hoạt động của bộ máy quản lý ở công ty bảo hiểm nhân thọ Thanh Hoá", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

chuyen_de_nang_cao_nang_luc_hoat_dong_cua_bo_may_quan_ly_o_c.doc

Nội dung text: Chuyên đề Nâng cao năng lực hoạt động của bộ máy quản lý ở công ty bảo hiểm nhân thọ Thanh Hoá

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Lời giới thiệu Với sự phát triển mạnh mẽ của các công ty bảo hiểm nhân thọ cạnh tranh đã và đang tạo ra những tác động không nhỏ tới Bảo Việt theo cả hai chiều hướng: tích cực và tiêu cực. Về mặt tích cực: Việc cạnh tranh với những đối thủ có bề dày kinh nghiệm kinh doanh trong lĩnh vực bảo hiểm nhân thọ trên thị trường thế giới, có công nghệ kĩ thuật hiện đại, có phương pháp quản lý tiên tiến đã giúp cho Bảo Việt tự nhìn nhận, đánh giá lại mình để rút ra những điểm còn hạn chế, nhằm đề ra những giải pháp khắc phục. Bên cạnh đó đây còn là điều kiện tốt để Bảo Việt tiến hành xem xét, nghiên cứu và chắt lọc những điểm tiến bộ của đối thủ để áp dụng một cách linh hoạt, sáng tạo sao cho phù hợp với điều kiện thực tế của mình. Tuy nhiên, việc phát triển mạnh mẽ của các doanh nghiệp bảo hiểm nhân thọ trên thị trường cũng đồng nghĩa với việc sức ép cạnh tranh đối với Bảo Việt ngày càng tăng cao và hệ quả tất yếu là sự chia sẽ về khách hàng và thị phần,là khó khăn trong tuyển dụng đại lý Và mặc dù trong những năm qua với sự tăng trưởng và phát triển như vũ bảo của bảo hiểm Việt Nam, song so với các ngành khác thì Bảo Việt vẫn còn bộc lộ những hạn chế chứng tỏ sự non nớt của mình trên thị trường tài chính Việt Nam. Qua việc tìm hiểu và nghiên cứu tại công ty bảo hiểm nhân thọ Thanh Hoá. Tôi thấy rằng điểm hạn chế nhất đó chính là vấn đề quản lý công ty. Vì vậy tôi quyết định chọn đề tài “Nâng cao năng lực hoạt động của bộ máy quản lý ở công ty bảo hiểm nhân thọ Thanh Hoá” Với mục tiêu đóng góp một số ý kiến của mình, hy vọng làm một điều gì đó nhằm khắc phục những hạn chế mà công ty đang gặp phải để nâng cao năng lực cạnh tranh của công ty trong môi trường cạnh tranh đầy khốc liệt của thị trường tài chính Việt Nam
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Chuyên đề này tôi chỉ xin trình bày trong một phạm vi nhất định.Cơ cấu của chuyên đề gồm 3 chương: + Chương I: Lý luận chung về bảo hiểm nhân thọ và bộ máy quản lý + Chương II: Thực trạng về năng lực hoạt động của bộ máy quản lý trong công ty bảo hiểm nhân thọ Thanh Hóa hiện nay + Chương III: Một số giải pháp nhằm nâng cao năng lực hoạt động của bộ máy quản lý Tôi xin chân thành cảm ơn các đồng nghiệp ở công ty bảo hiểm nhân thọ Thanh Hóa và đặc biệt là sự hướng dẫn tận tâm của phó giáo sư tiến sĩ Đoàn Thị Thu Hà đã giúp tôi hoàn thiện đề tài này.
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Phần nội dung chương I Lý luận chung về bảo hiểm nhân thọ và bộ máy quản lý của công ty I . Lý luận chung về bảo hiểm nhân thọ 1 . Khái niệm về bảo hiểm nhân thọ Có thể hiểu một cách ngắn gọn, bảo hiểm nhân thọ là sự cam kết giữa công ty bảo hiểm và người tham gia bảo hiểm, trong đó: Công ty bảo hiểm có trách nhiệm trả số tiền bảo hiểm khi có sự kiện định trước liên quan đến cuộc sống con người xảy ra như: người được bảo hiểm bị chết, người được bảo hiểm bị thương tật toàn bộ vĩnh viễn, người được bảo hiểm sống đến một thời điểm xác định trước Người tham gia bảo hiểm có trách nhiệm nộp phí bảo hiểm theo quy định cho công ty bảo hiểm. Bảo hiểm nhân thọ nói chung có nhiều loại: Bảo hiểm sinh mạng có thời hạn, bảo hiểm suốt cuộc đời, bảo hiểm nhân thọ hỗn hợp có thời hạn, bảo hiểm hiểm trợ cấp hưu trí v.v Ngoài ra còn có các điều khoản bổ sung cho các hợp đồng chính : bảo hiểm tai nạn con người, bảo hiểm chi phí nằm viện, bảo hiểm các bệnh hiểm nghèo 2. Những đặc điểm của bảo hiểm nhân thọ: Năm 1996 được sự uỷ quyền của thủ tướng chính phủ, Bộ tài chính ra quyết định thành lập lại tổng công ty bảo hiểm việt nam, được nhà nước xếp loại” doanh nghiệp nhà nước xếp hạng đặc biệt”. Sở dĩ được xếp hạng đặc biệt là vì bảo hiểm nói chung và bảo hiểm nhân thọ nói riêng có những đặc điểm rất khác biệt so với các sản phẩm khác Thứ nhất: Bảo hiểm nhân thọ là một loại hình dịch vụ tài chính, một sản phẩm vô hình, người mua bảo hiểm đóng tiền ( thường là đóng định kỳ) cho doanh nghiệp bảo hiểm nhưng chỉ nhận lại một lời cam kết sẽ được trả tiền khi những sự kiện bảo hiểm được xác định trước ( sống đến một thời điểm, chết ,thương tật)
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp phát sinh mà không biết chắc sự kiện đó có xảy ra hay không cũng như không biết chắc sự kiện đó có xảy ra hay không cũng như không xác định được thời điểm phát sinh sự kiện đó( trừ trường hợp sống). Do vậy khác với các hàng hoá thông thường, người mua BHNT không thể dùng thử để để biết chất lượng sản phẩm mà chỉ có thể dùng thật, đã dùng thật là dùng trong thời hạn dài. Hơn thế nữa, sản phẩm bảo hiểm nhân thọ còn là một sản phẩm khá phức tạp và có tính trừu tượng cao, nên nhiều khi người mua bảo hiểm không thể hình dung hết được về sản phẩm bảo hiểm Thứ hai: Bảo hiểm nhân thọ có đối tượng kinh doanh rất đặc biệt, đó là rủi ro liên quan đến sinh mạng, cuộc sống sức khoẻ con người( có thể nói, BHNT gắn liền với chu kì” sinh, lão, bệnh, tử” của con người), do vậy BHNT không thể bù đắp lại được những tổn thất về sinh mạng, sức khỏe khả năng lao động và tinh thần cho người được bảo hiểm và người thân của họ mà chỉ bù đắp lại một phần nào những thiệt hại về mặt tài chính mà những tổn thất này gây ra. Chính vì vậy,với trường hợp phạm vi bảo hiểm chỉ là rủi ro, BHNT là một trong số ít sản phẩm mà người mua rồi không mong muốn được nhận quyền lợi bảo hiểm , thay vào đó là họ muốn tìm sự thanh thản , sự bảo vệ, cảm giác đầy trách nhiệm trước người thân. Cũng do có đối tượng kinh doanh rất đặc biệt, doanh nghiệp bảo hiểm nhân thọ cũng cần biết cảm thông, chia sẽ trước những rủi ro, mất mát của khách hàng. Đây chính là chủ nhân trong kinh doanh BHNT. Đồng thời với cơ chế bù đắp tài chính, khắc phục hậu quả của rủi ro, hỗ trợ tài chính khi không còn khả năng lao động( Đặc biệt là qua các sản phẩm hưu trí), chúng ta có thể thấy, BHNT còn mang ý nghĩa xã hội sâu sắc. Thứ ba: Nhu cầu về bảo hiểm nhân thọ là nhu cầu thụ động, khách hàng rất ít khi chủ động tìm đến doanh nghiệp để mua bảo hiểm nhân thọ mà thường chỉ mua bảo hiểm sau khi được người bán bảo hiểm thuyết phục, vận động (thường là qua rất nhiều lần). Một điểm đáng chú ý nữa là, theo thống kê tại các thị trường BHNT lớn như Nhật Bản, Mỹ, Hàn Quốc, Đài Loan, người quyết định mua bảo hiểm nhân thọ phần lớn không dưới 75% là phụ nữ.
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Thứ tư: Bảo hiểm nhân thọ là sản phẩm dài hạn, thời hạn bảo hiểm là 5 năm, 10 năm, 20 năm, nhiều khi là cả đời người . Do vậy khi tham gia bảo hiểm nhân thọ khách hàng luôn đặt ra những câu hỏi liên quan đến tương lai ( tương lai xa, rất xa) như: liệu đến khi hợp đồng đáo hạn doanh nghiệp bảo hiểm nhân thọ còn tồn tại hay không doanh nghiệp có đủ khả năng thanh toán tiền bảo hiểm đã cam kết hay không Thực tế triển khai BHNT của Bảo Việt cũng như của các công ty bảo hiểm nhân thọ khác hoạt động tại thị trường Việt Nam cho thấy, các sản phẩm ngắn hạn vẫn chiếm tỷ trọng chủ yếu. Vừa là một sản phẩm dài hạn lại vừa là sản phẩm hình thức nên càng làm cho bảo hiểm nhân thọ càng trở nên đặc biệt, do đó việc tạo lòng tin nơi khách hàng đóng vai trò tối quan trọng trong kinh doanh bảo hiểm nhân thọ. Kinh nghiệm triển khai bảo hiểm nhân thọ tại thị trường Việt Nam đã cho thấy uy tín doanh nghiệp là một trong những yếu tố quan trọng nhất quyết định việc tham gia bảo hiểm nhân thọ của khách hàng Thứ năm: Sản phẩm bảo hiểm nhân thọ là sản phẩm bán lẻ là chủ yếu, đại đa số khách hàng là cá nhân quyết định mua BHNT của họ rất ít chịu tác động, chi phối bởi yếu tố quyền lực hay các yếu tố khác, do vậy việc khách hàng tham gia tại doanh nghiệp nào phụ thuộc rất lớn vào khả năng chinh phục nhân tâm công chúng của doanh nghiệp đó. Do những đặc điểm đó mà các doanh nghiệp phải cần xây dựng hình ảnh doanh nghiệp và quảng cáo trong kinh doanh bảo hiểm nhân thọ có những nét khác biệt so với các lĩnh vực khác 3. Vai trò của bảo hiểm nhân thọ BHNT có vai trò rất quan trọng đối với mỗi cá nhân, mỗi gia đình, đối với từng doanh nghiệp và toàn xã hội. Đối với từng cá nhân, gia đình: Xét trên khía cạnh tinh thần, tham gia BHNT thể hiện sự quan tâm, lo lắng của người chủ gia đình đối với những người phụ thuộc, của cha mẹ đối với con cái làm cho tình cảm gia đình thêm keo sơn, thắm thiết và hạnh phúc. Đồng thời, BHNT còn góp phần đảm bảo ổn định cuộc sống cho các cá nhân và gia đình
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp bằng sự hỗ trợ về tài chính khi không may họ gặp phải rủi ro. Từ đó, BHNT là chỗ dựa tinh thần cho mọi người dân giúp họ yên tâm lao động sản xuất. Mặt khác, BHNT còn góp phần rất lớn để từng gia đình thực hiện kế hoạch tài chính thông qua tiết kiệm, tạo quỹ giáo dục giành cho con cái, có tiền chi dùng khi về hưu Từ cơ chế thu phí, các doanh nghiệp BHNT buộc họ phải thực hiện tiết kiệm thường xuyên và có kế hoạch nhờ khoản phí bảo hiểm họ phải đóng định kỳ. Đối với các cơ quan, doanh nghiệp: Lợi ích đầu tiên đối với các doanh nghiệp là ở chỗ nó làm ổn định tình hình sản xuất kinh doanh và vấn đề tài chính. Nếu vì một lý do nào đó người chủ chốt trong các có quan, doanh nghiệp bị chết hay thương tật vĩnh viễn thì họ sẽ nhận được một số tiền để lo chi phí cho người bị thiệt mạng và một khoản để có thể tuyển dụng người khác thay thế tiếp tục công việc Hai là khi người chủ sử dụng lao động tham gia BHNT cho người lao động của mình thì không những quyền lợi của người lao động tăng lên mà còn thể hiện được sự quan tâm, lo lắng của họ đối với người làm công. Từ đó làm giảm bớt khoảng cách, xoa dịu mâu thuẫn giữa chủ và thợ, kích thích người lao động gắn bó hơn với doanh nghiệp và làm việc hiệu quả hơn, mang về cho doanh nghiệp nhiều lợi hơn. Đối với xã hội: Một trong những vai trò của BHNT đối với xã hội chính là nâng cao phúc lợi cộng đồng. Khi tham gia BHNT tức là người dân đã tuân theo quy luật số đông - rủi ro của họ sẽ được san sẻ cho nhiều người. Mặt khác, cuộc sống của người dân khi về già gặp không ít khó khăn, với sự ra đời của BHNT đặc biệt là sản phẩm “niên kim nhân thọ” sẽ giảm bớt một phần nỗi lo âu về tài chính của họ, bớt đi gánh nặng trách nhiệm của con cái và xã hội. Không thể không đề cập tới vai trò tập trung mọi nguồn vốn nhàn rỗi từ trong dân chúng của BHNT. Mỗi cá nhân mua BHNT là một cách tự bảo vệ mình, đồng thời còn tạo ra một quỹ tiết kiệm cho mình. Đối với doanh nghiệp BHNT thì mỗi một quỹ tiết kiệm góp lại thành quỹ bảo hiểm tập trung - một quỹ đầu tư
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp dài hạn, đầu tư vào nhiều lĩnh vực khác nhau của nền kinh tế. Cũng từ đó mà làm tăng nhu cầu tuyển dụng lao động của các ngành, tạo công ăn việc làm cho nhiều lao động, tránh hiện tượng lãng phí nguồn nhân lực. Ngoài ra, bản thân sự ra đời và phát triển của các doanh nghiệp BHNT cũng đã giải quyết công ăn việc làm cho rất nhiều người, chính là mạng lưới đại lý rộng khắp và ngày càng gia tăng không ngừng của các doanh nghiệp này. 4. Các loại hình bảo hiểm nhân thọ: Hiện nay ở trên thế giới và Việt Nam đều tồn tại 3 loại hình bảo hiểm như sau: + Bảo hiểm trong trường hợp chết. + Bảo hiểm trong trường hợp sống. + BHNT hỗn hợp. Đấy là ba loại hình bảo hiểm cơ bản tồn tại trên thị trường bảo hiểm hiện nay. Tuy nhiên trong quá trình tham gia bảo hiểm thì người mua bảo hiểm còn áp dụng các điều khoản bổ sung như: Bảo hiểm tai nạn, bảo hiểm sức khoẻ, bảo hiểm không nộp phí khi thương tật toàn bộ vĩnh viễn do tai nạ a. Bảo hiểm trong trường hợp chết: Đây là loại hình phổ biến nhất trong BHNT và được chia thành hai nhóm: Bảo hiểm tử kỳ và Bảo hiểm nhân thọ trọn đời. - Bảo hiểm tử kỳ. Loại hình bảo hiểm này còn được gọi là bảo hiểm sinh mạng có thời hạn: Nó tiến hành bảo hiểm cho cái chết có thể xảy ra bất cứ lúc nào như: Tai nạn, bệnh tật .v.v miễn là thời điểm xảy ra tai nạn trong thời gian hợp đồng bảo hiểm vẫn còn hiệu lực.Nếu tai nạn xảy ra vào lúc hợp đồng còn hiệu lực thì nhà kinh doanh bảo hiểm phải trả cho người tham gia bảo hiểm một khoản tiền đúng bằng số tiền bồi thường như trong hợp đồng đã cam kết. Nếu tai nạn xảy ra vào thời điểm hợp đồng đã hết hiệu lực thì nhà kinh doanh bảo hiể -Bảo hiển nhân thọ trọn đời: BHNT trọn đời, hay còn gọi là bảo hiểm trường sinh. Hình thức bảo hiểm của loại hình này là: Cam kết trả một khoản tiền bồi thường đúng như trong hợp đồng quy định khi người tham gia bảo hiểm sống đến hết cuộc đời của mình. Vì
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp thời điểm chết của người tham gia bảo hiểm là không xác định nên thời hạn hợp đồng là không xác định Loại hình bảo hiểm này có một số đặc điểm cơ bản sau: + Thời hạn bảo hiểm không xác định. + STBH trả một lần khi người được bảo hiểm chết bất cứ lúc nào. + Phí bảo hiểm của loại này lớn hơn của Bảo hiểm tử kỳ. + Phí đóng định kỳ và không thay đổi trong suốt quá trình bảo hiểm. BHNT trọn đời được triển khai nhằm thoả mãn nhiều mục đích khác nhau: + Đảm bảo cuộc sống của gia đình và người thân sau cái chết của người được bảo hiểm. + Giữ gìn tài sản cho thế hệ sau. + Mua sắm tài sản cho gia đình và người thân theo kế hoạch đã định trước. + Tiết kiệm. b. Bảo hiểm trong trường hợp sống: Bảo hiểm trong trường hợp sống hay còn gọi là bảo hiểm sinh kỳ, là loại hình bảo hiểm mà thực chất là người bảo hiểm cam kết chi trả những khoản tiền đều đặn trong một khoảng thời gian xác định hoặc trong suốt cuộc đời người tham gia bảo hiểm. Nếu người được bảo hiểm chết trước ngày đến hạn thanh toán thí sẽ không được chi trả bất cứ một khoản tiền nào. Bảo hiểm sinh kỳ có một số đặc điểm chính sau: + Thời hạn bảo hiểm có thể xác định (gọi là niên kim nhân thọ tạm thời), có thể không xác định (gọi là niên kim nhân thọ trọn đời). + Phí bảo hiểm đóng một lần. + STBH được chi trả nhiều lần nên còn gọi là trợ cấp định kỳ Loại bảo hiểm này nhằm thoả mãn những mục đích sau: + Đảm bảo cuộc sống khi về già hoặc về hưu. + Đảm bảo thu nhập cố định sau khi hết tuổi lao động.
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp + Giảm nhẹ gánh nặng phụ thuộc vào con cái và phúc lợi xã hội khi tuổi già. c. Bảo hiểm nhân thọ hỗn hợp: Đây là loại hình bảo hiểm được kết hợp giữa hai loại hình bảo hiểm trên( Bảo hiểm trong trường hợp chết và bảo hiểm trong trường hợp sống). Vì tính ưu điểm của nó là tiết kiệm và rủi ro nên nó được áp dụng rộng rãi trên phạm vi toàn thế giới BHNT hỗn hợp có một số đặc điểm chính sau: + Thời hạn bảo hiểm luôn xác định. + STBH được trả một lần khi có các SKBH xảy ra (người bảo hiểm chết hoặc khi hết hạn hợp đồng mà người được bảo hiểm còn sống). + Phí bảo hiểm thường đóng định kỳ và không thay đổi trong suốt thời hạn bảo hiểm. + Có thể được chia lãi hoặc có thể được hoàn phí khi không có điều kiện tiếp tục tham gia. + Khách đông và có thể ở mọi lứa tuổi Loại hình bảo hiểm này được triển khai nhằm nhiều mục đích khác nhau : + Đảm bảo cuộc sống cho gia đình và người thân + Thực hiện tiết kiệm từ ngân sách gia đình để tạo lập quỹ gia đình cho con cái, mua sắm tài sản. + Dùng làm vật thế chấp vay vốn hoặc khởi nghiệp kinh doanh. Khi triển khai BHNT hỗn hợp, các công ty bảo hiểm có thể đa dạng hoá loại sản phẩm này bằng các hợp đồng có thời hạn khác nhau, hợp đồng phi lợi nhuận, có lợi nhuận và các loại hợp đồng khác tuỳ theo tình hình thực tế. 5. Các lĩnh vực hoạt động của bảo hiểm nhân thọ: Hiện nay bảo hiểm nhân thọ hoạt động trên 4 lĩnh vực đó là: -Kinh doanh bảo hiểm nhân thọ: Đây là nghiệp vụ chủ yếu của một công ty bảo hiểm. Nguyên tắc kinh doanh là “ Lấy số nhiều bù số ít”. Lợi nhuận thu được của công ty là nhờ vào sự chênh lệch
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp về doanh thu phí bảo hiểm và chi phí bồi thường cho khách hàng. Doanh thu sẽ thu được từ phí bảo hiểm do nhiều người tham gia bảo hiểm đóng góp -Tái bảo hiểm nhân thọ: Trên thực tế triển khai, tái bảo hiểm giữ vai trò quan trọng trong việc chuyển giao rủi ro. Khi một công ty bảo hiểm gốc nhận bảo hiểm cho một dịch vụ có giá trị bảo hiểm lớn, vượt mức bồi thường( mức giữ lại của mình), muốn đảm bảo khả năng thanh toán khi xảy ra rủi ro, tổn thất cho dịch vụ này cũng như để bảo toàn vốn và sự tồn tại của công ty, công ty bảo hiểm này cần kí một hợp đồng tái bảo hiểm để chuyển giao rủi ro từ công ty mình sang một công ty bảo hiểm / tái bảo hiểm khác có năng lực tài chính( khả năng thanh toán) lớn hơn. Trên thị trường bảo hiểm Việt Nam, tái bảo hiểm là không còn xa lạ đối với nghiệp vụ bảo hiểm nhân thọ. - Đầu tư tài chính: Nghiệp vụ đầu tư tài chính của bảo hiểm đã phát triển từ lâu trên thế giới. Tuy nhiên ở Việt Nam thì nghiệp vụ này chưa được các công ty bảo hiểm áp dụng rộng rãi. Đây là nghiệp vụ hoạt động giống như nghiệp vụ của một ngân hàng. Công ty bảo hiểm sẽ đầu tư hoặc cho một cá nhân, một tổ chức nào đó vay. Lợi nhuận mà công ty thu được đó chính là lãi suất. Các công ty bảo hiểm nhân thọ có khả năng tài chính lớn thường phát triển về nghiệp vụ này II . Lý luận về bộ máy quản lý và năng lực hoạt động của bộ máy quản lý 1. Bộ máy quản lý a. Khái niệm về bộ máy quản lý: Bộ máy quản lý là một cơ quan chức năng trong một tổ chức nó bao gồm hệ thống các phòng ban chức năng có nhiệm vụ cơ bản giúp giám đốc quản lý, điều hành quá trình sản xuất kinh doanh, đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao nhất Tổ chức là sự liên kết những phần tử, những quá trình , những hoạt động trong hệ thống nhằn thực hiện mục đích đề ra của hệ thống dựa trên các cơ sở các nguyên tắc và các quy tắc của quản trị quy định
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Hệ thống là tập hợp các phần tử và những mối quan hệ giữa các phần tử nhằm tạo ra một đặc trưngđó là tính trồi của phần tử mà tính chất này không thể có đượ từ những phần tử đơn lẻ Quản lý là sự tác động có mục đích của chủ thể quản lý đến hệ thống nhằm tổ chức và phối hợp hoạt động của họ nhằm đạt mục tiêu đề ra của tổ chức với hiệu quả cao nhấ Điều hành là một trong các chức năng quản lý nhằm tác động lên hành vi của hệ thống hướng hệ thống vào thực hiện mục đích và mục tiêu quản lý theo đướng lối, chiến lược đã định. Điều hành là chức năng chủ yếu của hoạt động quản lý b. Yêu cầu của bộ máy quản lý: Mặc dù có rất nhiều hình thức tổ chức bộ máy quản lý để đáp ứng với từng điều kiện cụ thể của một tổ chức song nhìn chung để đảm bảo dược tính hiệu quả cao nhất thì bộ máy quản lý cần đáp ứng những yêu cầu sau đây: Một là: Phải đảm bảo thực hiện đầy đủ, toàn diện những chức năng quản lý nhằm thực hiện mục tiêu chung đã đề ra: hoàn thành toàn diện kế hoach với chi phí ít và hiệu quả kinh tế nhiều nhất Hai là: Phải đảm bảo nghiêm túc và tuyệt đối chế độ một thủ trưởng chế độ trách nhiệm cá nhân trên cơ sở đảm bảo và phát huy quyền làm chủ của tập thể lao động trong doanh nghiệp Ba là: Phải tạo được điều kiện để phát huy tối đa tính tự chủ và sáng tạo của đội ngũ cán bộ công nhân viên thông qua việc giao quyền và phân quyền Bốn là: Phải phù hợp với quy mô sản xuất, thích ứng với đặc điểm kinh tế và kĩ thuật của doanh nghiệp. Trong doanh nghiệp có quy mô lớn, công tác của các phòng chức năng được chuyên môn hoá sâu hơn do đó cần thiết và có thiể tổ chức nhiều phòng chức năng hơn các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ. Những đặc điểm kinh tế kĩ thuật như loại hình sản xuất, tính chất sản phẩm, tính chất công nghệ, vị trí doanh nghiệp trong phân công lao động xã hội đều được xem là những căn cứ để xây dựng bộ máy quan lý của doanh nghiệp
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Năm là: Bộ máy quản lý phải được tinh giảm một cách có hiệu quả; nghĩa là khi tinh giảm bộ vẫn đảm bảo được tính vững trắc trong việc liên kết các phần tử, sự hoạt động vững trắc của tổ chức mà không ảnh hưởng xấu đến vai trò cũng như năng lực hoạt động của bộ máy c. Vai trò và chức năng của bộ máy quản lý: Vai trò: Bộ máy quản lý có vai trò rất quan trọng đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp nó quyết định đến hiệu quả sản xuất kinh doanh chung của toàn doanh nghiệp. Với một bộ máy quản lý gọn nhẹ, có trình độ có phương pháp quản lý phù hợp sẽ giúp cho doanh nghiệp có hướng đi đúng, có sự tổ chức kinh doanh hợp lý, cũng như có sự chỉ đạo , kiểm tra và điều chỉnh nhanh chóng và chính xác trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. Nhờ đó mà doanh nghiệp phát huy được những điểm mạnh, khắc phục được những điểm yếu của mình thích ứng nhanh chóng với điều kiện kinh tế thị trường đầy biến động và ngày càng phát triển hơn. Chức năng: Bộ máy quản lý là cơ quan đầu não của một doanh nghiệp. Như vậy bộ máy quản lý phải thực hiện chức năng như một đầu tầu để kéo đẩy con tầu đi đúng hướng an toàn về bến. Nếu căn cứ vào chức năng vào nội dung quản lý thì bộ máy quản lý có5 chức năng chính: Bộ máy quản lý của công ty có chức năng lập kế hoạch: Đây là chức năng đầu tiên nó đề ra phương hướng và mục tiêu hoạt động chung cho toàn doanh nghiệp. Kế hoạch có thể là kế hoạch dài hạn cũng có thể là kế hoạch ngắn hạn. Theo kế hoạch đó thì từng thành viên trong doanh nghiệp sẽ nhận thức được nhiệm vụ cụ thể của mình như thế nào. Họ sẽ biết mình cẩn phải làm gì để hoành thành nhiệm vụ mà công ty giao phó. Đây là khâu cực kì quan trọng trong hoạt động quản lý, nó quyết định đến sự thành bại của công ty và ảnh hưởng sâu sắc đến sự phát triển trong tương lai của công ty. Do vậy các cán bộ quản lý phải xây dựng được các kế hoạch sao cho không có sự mâu thuẫn với nhau cũng như phải có sự
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp điều chỉnh các kế hoạch sao cho phù hợp với sự biến động của hệ thống môi trường Chức năng tổ chức: Việc thiết lập một bộ máy quản lý quản lý của doanh nghiệp phụ thuộc vào yêu cầu hoạt động của doanh nghiệp, mục tiêu đã đặt ra của doanh nghiệp, nguồn lực của doanh nghiệp, các yếu tố khách quan tác động đến tác động đến doanh nghiệp. Dựa trên cơ sở đó, doanh nghiệp sẽ xác lập một cơ cấu sản xuất phù hợp với chức năng, nhiệm vụ được giao. Trong đó mỗi bộ phận, từng cá nhân đều có quyền hạn , trách nhiệm và nghĩa vụ nhất định, có mối quan hệ mật thiết với nhau trong quá trình thực hiện nhiệm vụ để đạt được mục tiêu chung mà doanh nghiệp đề ra. Chức năng điều hành: Mọi kế hoạch khi đã được lập ra và tổ chức xong thì phải điều hành công việc để hoàn thành kế hoạch đó. Để điều hành có hiệu quả thì cần phải có sự chỉ đạo thống nhất, chặt chẽ trong quản lý, có như vậy các bộ phận trong bộ máy quản lý, cũng như trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh mới được tiến hành tốt nhiệm vụ của mình Chức năng điều khiển điều chỉnh: Thực hiện chức năng này các nhà quản lý sẽ sữa chữa những sai lầm trong quá trình sản xuất kinh doanh, thay đổi công việc cho phù hợp, phát huy các điểm mạnh của doanh nghiệp d. Các hình thức tổ chức bộ máy quản lý Hiện tại có rất nhiều hình thức tổ chức bộ máy quản lý. Tuy nhiên tuỳ từng điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp mà chọn những mô hình sao cho hiệu quả nhất. Một số hình thức tổ chức bộ máy đó là: -Kiểu cơ cấu tổ chức quản lý theo trực tuyến: Nguyên tắc của kiểu tổ chức này là mọi công việc quyền hành đều được giao cho từng đơn vị và quan hệ quyền hành đều được phân định rõ ràng với một cấp trên trực tiếp Mô hình quản lý trực tuyến
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Lãnh đạo tổ chức Người Người Người Người Thực Thực Thực Thực hiện 1 Hiện 2 Hiện 3 Hiện 4 -Kiểu cơ cấu quản lý chức năng: Mô hình này phù hợp với xí nghiệp nhỏ hoạc các đơn vị sự nghiệp. Nhưng đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn, quản lý phức tạp thì không nên áp dụng Ưu điểm: + Hiệu quả tác nghiệp cao + Phát huy được những thế mạnh của chuyên môn hoá ngành nghề +Đơn giản hoá việc đào tạo + Chú trọng hơn đến tiêu chuẩn nghề nghiệp và tư cách nhân viên + Tạo điều kiện cho việc kiểm tra chặt chẽ của cấp cao hơn Nhược điểm: + Thường dẫn đến các mâu thuẫn giữa các đơn vị chức năng khi đề ra chỉ tiêu chiến lược, + Thiếu sự phối hợp giữa các phòng ban chức năng + Chuyên môn hoá quá mức và tạo ra cách nhìn quá hẹp ở các cán bộ quản lý + Hạn chế việc phát triển đội ngũ cán bộ quản lý chung +Đổ trách nhiệm về vấn đề thực hiện mục tiêu chung của tổ chức cho cấp lãnh đạo cao nhất. Mô hình tổ chức bộ phận theo chức năng tương đối dễ hiểu và được hầu hết các tổ chức sử dụng trong một giai đoạn phát triển nào đó, khi tổ chức có quy mô vừa và nhỏ hoạt động trong một lĩnh vực đơn sản phẩm, đơn thị trường
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Giám đốc Trợ lý giám Trưởng phòng đốc nhân sự p.giám đốc P.giám đốc P.giám đốc P.giám đốc maketing Kỹ thuât Sản xuất Tài chính N.cứu thị Quản lý Lập k/h Lập k/h trường Nhân sư Sản xuất Tài chính Ngân quỹ Lập k/h Thiết kế Dụng cụ maketing Quản cáo Kỹ thuật điện Phân xưởng Kế toán 1 chung Quản lý Kỹ thuật Phân xưởng Kế toán chi Bán hàng cơ khí 2 phí Bán hàng Kiểm tra Phân Thống kê chất lượng xưởng 3 và xử lý sl Mô hình tổ chức bộ phận theo chức năng -Kiểu quản lý trực tuyến chức năng: Ưu điểm: + Phát huy được năng lực chuyên môn hoá của các bộ phận chức năng, đồng thời vẫn đảm bảo được quyền chỉ huy của hệ thống trực tuyến + Tạo được điều kiện cho các chuyên gia đóng góp vào hoạt động quản lý của doanh nghiệp
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp + Giải quyết cho các cấp quản lý điều hành khỏi công tác phân tích chi tiết từng khía cạnh. + Tạo điều kiện đào tạo cho chuyên gia Nhược điểm: + Rễ gây hỗn độn như mô hình chức năng nếu như không có sự phân định rõ ràng về quyền hạn + Hạn chế năng lực sử dụng nghiệp vụ của các chuyên viên + Rễ tạo ra xu hướng tập trung hoá đối với các nhà quản trị cao cấp +Có thể xảy ra mâu thuẫn giữa lãnh đạo các tuyến với nhau, do không thống nhất quyền hạn và quan điểm Lãnh đạo tổ chức Phòng chức Phòng chức Phòng chức Phòng chức năng 1 năng 2 năng 3 năng 4 Lãnh đạo Lãnh đạo tuyến A tuyến B Mô hình cơ cấu trực tuyến- chức năng - Mô hình tổ chức bộ phận thêo quá trình Mô hình ma trận là sự kết hợp của hai hay nhiều mô hình tổ chức bộ phận khác nhau. Ví dụ, mô hình theo chức năng kết hợp với mô hình theo sản phẩm Ưu điểm: +Định hướng các hoạt động theo kết quả cuối cùng +Tập trung nguồn lực vào khâu xung yếu + kết hợp được năng lực của nhiều cán bộ quản lý và chuyên gia, tạo điều kiện đáp ứng nhanh chong với những thay đổi của môi trường.
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nhược điểm: + Hiện tượng song trùng lãnh đạo dẫn đến sự không thống nhất mệnh lệnh + Cơ cấu phức tạp và không bền vững + Có thể gây tốn kém Cách tổ chức theo ma trận mang lại nhiều triển vọng lớn cho nhiều tổ chức trong điều kiện môi trường thay đổi nhanh với nhiều yếu tố bất định. Điểm mấu chốt làm cho cơ cấu ma trận phát huy được tác dụng là sự rõ ràng của mối quan hệ quyền hạn giữa các cán bộ quản lý và cơ chế phối hợp Đây là sơ đồ tổ chức theo ma trận trong kĩ thuật Tổng giám đốc P.TGĐ P.TGĐ P.TGĐ P.TGĐ maketing Kỹ thuật Tài chính Sản xuất Trưởng p Trưởng p Trưởng.p Trưởng.p Thiết kế Kỹ thuật điện Thuỷ lực C.nhiệm đề án A C.nhiệm đề án B C.nhiệm đề án C Tổ chức theo ma trận trong kĩ thuật
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 2. Năng lực hoạt động của bộ máy quản lý a. Khái niệm về năng lực hoạt động của bộ máy quản lý Năng lực hoạt động của bộ máy quản lý là khả năng được thể hiện trong quá trình bộ máy quản lý thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình để đạt mục tiêu chung của tổ chức b. Các nhân tố ảnh hưởng đến năng lực hoạt động của bộ máy quản lý * Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức có ảnh hưởng rất lớn đến năng lực hoạt động của bộ máy quản lý của công ty. Nếu công ty có một cơ cấu tổ chức hợp lý, phù hợp với quy mô sản xuất của doanh nghiệp, phù hợp với môi trường, phù hợp với đối tượng kinh doanh ; Đặc biệt nếu có một kết cấu hợp lý, xây dựng được mối liên kết giữa các phần tử thì bộ máy quản lý sẽ phát huy được hiệu lực của nó. Nhưng nếu cơ cấu không hợp lý, bộ máy quản lý cồng kềnh thì nó không thể phát huy được tính sáng tạo của các cán bộ nhân viên và gây ra sự lãng phí tốn kém thậm chí dẫn đến sự sụp đổ của công ty * Thể chế Có nhiều quan niệm khác nhau về thể chế, như quan điểm của Thorstein Veblen đưa ra năm 1914; của Douglass C. North: ”Thể chế là những luật lệ được hình thành trong đời sống xã hội, hay đúng hơn, đó là những luật lệ do con người tạo ra để điều tiết và định hình các quan hệ của con người ”; ” thể chế bao gồm những ràng buộc phi chính thức (điều thừa nhận, cấm đoán theo phong tục, tập quán và truyền thống đạo lý) , những quy tắc( giới hạn) chính thức ( hiến pháp, luật, quyền sở hữu)”. Trong từ điển Tiếng Việt, do Hoàng Phê chủ biên (1992), thể chế là những ”quy định, luật lệ của một chế độ xã hội buộc mọi người phải tuân theo( nói một cách tổng quát )”. Tuy có nhiều quan niệm khác nhau, nhưng nói chung các quan niệm về thể chế đều bao hàm các vấn đề quan trọng nhất: Luật chơi( chính thức và phi chính thức); cơ chế thực hiện và các tổ chức ( gắn với hành vi của chúng), bao gồm các tổ chức chính trị, kinh tế, xã hội và các tổ chức giáo dục. Nếu có một thể chế thông thoáng, phù hợp thì đó sẽ là một điều kiện lý tưởng để một tổ chức phát huy sức mạnh của mình và do đó năng lực
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp quản lý của bộ máy tổ chức sẽ được nâng lên. Nhưng nếu một thể chế bất hợp lý thì đó sẽ là một sự cản trở vô cùng lớn đối với sự tồn tại và phát triển của một tổ chức. * Cán bộ quản lý Cán bộ quản lý có một vai trò cực kì quan trọng đối với năng lực hoạt động của bộ máy quản lý. Cán bộ quản lý ở đây được xác định là người có trách nhiệm tạo ra những điều kiện cần thiết giúp cho nhân viên xây dựng thực hiện và kiểm tra theo dõi các nhiệm vụ, các hoạt động. Như vậy, họ không chỉ chịu trách nhiệm với các hoạt động của đơn vị, với vấn đề tài chính mà còn có trách nhiệm với các thành viên của tổ chức. Họ phải có trách nhiệm tổ chức các hoạt động các nhiệm vụ của đơn vị mình, đồng bộ với các hoạt động khác của cả tổ chức; cùng đơn vị xây dựng tầm nhìn và mục đích đồng thời đảm bảo rằng các mục đích đó đã được theo đuổi; các hoạt động của đơn vị phải được thực hiện tốt, được phát triển và làm chúng thích ứng các điều kiện, hoàn cảnh nhu cầu, lĩnh vực mới của hoạt động; có trách nhiệm tạo ra những điều kiện cần thiết để cho nhân viên chủ động tham gia vào các hoạt động và cố gắng làm cho các hoạt động phát triển; luôn tăng cường và phát triển và làm thích nghi với các kỹ năng quản lý đáp ứng với tình hình mới. Mỗi loại hình tổ chức đều có những đặc điểm khác nhau và nó đặt ra những đòi hỏi có những điểm khác nhau đối với cán bộ quản lý của tổ chức đó. Hoạt động trong một môi trường rộng và tương đối phức tạp nên vai trò của người quản lý ở đây cũng có những yêu cầu khác. Họ được xác định có những vai trò sau: - Vai trò của người khai phá: Luôn quan tâm, xem xét nghiên cứu đối với các xu hướng và sự thay đổi của môi trường, có những kết luận cần thiết về đơn vị tổ chức về hoạt động của tổ chức mình trên cơ sở của sự thay đổi của môi trường này. - Vai trò của người thông đạt thông tin, giao tiếp: Luôn đòi hỏi có sự hiểu biết về cả tình hình bên trong và bên ngoài, thực hiện và giữ các cuộc trao đổi là vấn đề quan trọng để theo đuổi mục tiêu định hướng chung
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp - Vai trò của người huấn luyện: Luôn tạo điều kiện, ủng hộ cho phép nhân viên đáp ứng được với yêu cầu của nhiệm vụ, tạo điều kiện cho nhân viên mở rộng hoạt động và nâng cao kĩ năng nghiệp vụ của họ -Vai trò làm xúc tác cho sự thay đổi: Luôn khuyến khích với những ý tưởng mới, xây dựng đề xuất để làm cho thay đổi và thực hiện thay đổi - Vai trò của người kiến tạo những cơ hội học tập: Luôn chú trọng vào việc thực hiện mục tiêu xây dựng một tổ chức học tập. - Vai trò của người ra quyết định: Khi được phân quyền thì họ phải chịu trách nhiệm đối với các quyết định của họ cũng như những hậu quả của chúng. Như vậy, cán bộ quản lý có một ý nghĩa quan trọng trong việc tổ chức thực hiện kế hoạch phát triển của tổ chức, thực hiện kế hoạch phát triển nhân viên và họ là nhân tố quyết đến quá trình đạt được mục tiêu của tổ chức, đạt năng suất, hiệu quả của tổ chức. Do vậy, cán bộ quản lý có ý nghĩa quyết định đến năng lực hoạt động của bộ máy quản lý trong công ty * Các chỉ tiêu đánh giá về năng lực hoạt động của bộ máy quản lý trong công ty Quản lý là hoạt động mang tính chất toàn diện. Điều này thể hiện trong công ty bộ máy quản lý sẽ tham gia quản lý ở tất cả các lĩnh vực. Do vậy hiệu quả của hoạt động quản lý phải được đánh giá qua rất nhiều chỉ tiêu như: - Kết quả về doanh thu: Doanh thu là mục tiêu hàng đầu của mọi doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, bởi vì nó là nguồn gốc của lợi nhuận do đó công ty sẽ nổ lực để đạt được doanh thu cao nhất trong khả năng của mình. Khi doanh thu đạt chỉ tiêu thì công ty sẽ có lợi nhuận. Lợi nhuận sẽ được tích lũy để duy trì sự hoạt động của doanh nghiệp. Nếu doanh thu thấp thì có thể dẫn đến sự phá sản của công ty. Kết quả về doanh thu sẽ phản ánh một phần rất lớn đối với năng lực hoạt động của bộ máy trong công ty - Công tác đánh giá rủi ro Đối với hoạt động bảo hiểm nói chung và bảo hiểm nhân thọ nói riêng thì công tác đánh giá rủi ro cũng là một hoạt động mang ý nghĩa quan trọng. Nếu công
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp tác này làm không tốt sẽ dễ gây nên tình trạng trục lợi bảo hiểm của người tham gia bảo hiểm nhằm mục tiêu kiếm lời. Và như vậy thì lợi ích của công ty sẽ bị thiệt hại. Nếu công ty quản lý tốt vấn đề này thì quền lợi của họ sẽ được đảm bảo - Tình hình giải quyết quyền lợi trên địa bàn: Đây là hoạt động nhằm đáp ứng quyền lợi của khách hàng trên địa bàn khi mà rủi ro xảy ra đúng như trong hợp đồng đã cam kết. Đồng thời trong công tác này công ty cũng sẽ thực hiện công tác giám định để tránh những trường hợp trục lợi bảo hiểm của khách hàng - Công tác phát triển đại lý Việc có đạt được doanh thu cao hay không phụ thuộc rất nhiều vào công tác phát triển đại lý. Công tác phát triển đại lý mà làm tốt thì doanh thu bảo hiểm sẽ tăng. Một công ty bảo hiểm chỉ thực sự mạnh khi có một mạng lưới đại lý rộng rãi có trình độ về chuyên môn nghiệp vụ tốt cộng với lòng hăng say, nhiệt tình trong công tác của đội ngũ nhân viên khai thác bảo hiểm Ngoài các chỉ tiêu trên để đánh giá năng lực hoạt động của bộ máy quản lý người ta còn căn cứ vào các chỉ tiêu như: Công tác sản phẩm, công tác quản lý nguồn tài chính, tình hình quản lý nguồn nhân lực, công tác tin học - Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của các bộ phận chức năng trong công ty: Đây là một chỉ tiêu rất quan trọng. Nó thể hiện; trong một công ty mỗi cán bộ quản lý cần phải làm những gì và giới hạn về quyền hành để thực hiện công việc đó là ở mức nào. Nếu nhiệm vụ quá cao và phức tạp mà quyền hành trong tay người cán bộ lại thấp thì chắc chắn công việc sẽ khó mà hoàn thành được. Do vậy cần phải có một quyền hạn hợp lý cho mỗi chức năng và nhiệm vụ cụ thể - Năng lực của người cán bộ quản lý: Có thể nói đây là một yếu tố có ảnh hưởng trực tiếp và rất lớn đến năng lực hoạt động của bộ máy tổ chức. Năng lực ở đây bao gồm: Năng lực lãnh đạo, năng lực chuyên môn, năng lực giao tiếp, phẩm chất đạo đức- chính trị Một bộ máy quản lý sẽ không bao giờ vận hành có hiệu quả nếu tồn tại một đội ngũ cán bộ kém năng lực
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Chương II Thực trạng hoạt động của bộ máy quản lý hiện tại trong công ty Bảo Hiểm nhân thọ thanh hoá I. Vài nét về công ty bảo hiểm nhân thọ Thanh Hoá 1. lịch sử phát triển của công ty Tổng công ty bảo hiểm Việt Nam có tiền thân là Công Ty Bảo Hiểm Việt Nam gọi tắt là Bảo Việt- Thành lập theo quyết định số 179/CP ngày 17/12/1964 của tPhủ tướng chính phủ, chính thức đi vào hoạt động ngày15/01/1965. Năm 1996 được sự uỷ quyền của thủ tướng chính phủ, bộ Tài Chính đã ra quyết định thành lập lại tổng công ty bảo hiểm Việt Nam, được Nhà nước xếp loại “Doanh nghiệp nhà nước xếp hạng đặc biệt” và trở thành một doanh nghiệp bảo hiểm lớn nhất Việt Nam. Với 122 đơn vị thành viên, có mạng lưới phủ khắp 61 tỉnh, thành trong cả nước; đã triển khai hơn 90 sản phẩm bảo hiểm các loại. Tuy nhiên, do điều kiện kinh tế xã hội chưa cho phép, nên bảo hiểm nhân thọ ra đời tương đối muộn tại Việt Nam, năm 1996 Bảo Việt chính thức triển khai bán sản phẩm nhân thọ đầu tiên. Tại Thanh Hoá bảo hiểm nhân thọ cũng được triển khai ngay từ ngày đầu. Một sản phẩm bảo hiểm mới, rất đặc biệt và còn xa lạ với người dân Việt Nam; Tuy nhiên được sự lãnh đạo , chỉ đạo của Tổng công ty bảo hiểm Việt Nam, sự quan tâm, ủng hộ,tạo điều kiện của các đồng chí lãnh đạo Tỉnh, các ban ngành, các huyện/ thị, xã/ phường/ thị trẩntên địa bàn toàn tỉnh; đặc biệt là sự tin tưởng của khách hàng đối với bảo việt, nên chỉ trong một thời gian ngắn hoạt động bảo hiểm nhân thọ của Bảo Việt nhân thọ Thanh Hoá đã đạt được kết quả đáng khích. Nếu năm 1996 tức năm đầu tiên triển khai bảo hiểm nhân thọ) tổng doanh thu phí bảo hiểm nhân thọ tại Thanh Hoá mới chỉ đạt gần 20 đồng với 57 hợp đồng, thì đến năm 1999 doanh thu gần 13 tỷ đồng với 7603 hợp đồng Để tương xứng với tốc độ phát triển nhanh chóng của Bảo hiểm nhân thọ và đáp ứng nhu cầu mua bảo hiểm nhân thọ ngày một tăng của nhân dân; Mặt khác thực
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp hiện chủ trương chuyên môn hoá trong hoạt động bảo hiểm nhân thọ của Bảo việt. Trước yêu cầu đó, Bộ Tài chính đã ra quyết định số 46/2000QĐ-BTC ngày 27/3/2000 về việc thành lập 27 công ty bảo hiểm nhân thọ trực thuộc tổng công ty bảo hiểm Việt Nam( Bảo Việt).Thực hiện quyết định của bộ tài chính ngày 14/4/2000 Công ty bảo hiểm nhân thọ Thanh Hoá( Bảo Việt nhân thọ Thanh Hoá) chính thức khai trương trên cơ sở tách nghiệp vụ bảo hiểm nhân thọ từ công ty bảo hiểm Thanh Hoá. Năm 2000 trên địa bàn tỉnh Thanh Hoá cũng là năm thị trường bảo hiểm nhân thọ xuất hiện sự cạnh tranh bởi các công ty bảo hiểm 100% vốn nước ngoài cùng hoạt động kinh doanh bảo hiểm nhân thọ. Tuy nhiên, với sự chỉ đạo chu đáo để đón nhận và coi cạnh tranh như tăng thêm động lực để phát triển, Bảo Việt nhân thọ Thanh Hoá đã có những bước tiến vượt bậc: Doanh thu năm 1999( trước khi thành lập) đạt gần 13 tỷ đồng, với 7603 hợp đồng, thì năm 2000 doanh thu đạt gần 23 tỷ đồng, với 18454 hợp đồng; Năm 2001 doanh thu đạt gần 41 tỷ đồng, với 31717 hợp đồng; Năm 2002 doanh thu đạt gần 63 tỷ đồng, với gần 43000 hợp đồng còn hiệu lực, chiếm 95% thị phần bảo hiểm nhân thọ tại Thanh Hoá. Năm 2003 doanh thu đạt trên 88,2 tỷ đồng, với 55000 hợp đồng còn hiệu lực Với những thành tích đã đạt được trên công ty nhiều năm được bộ tài chính và tổng công ty bảo hiểm Việt nam tặng cờ và bằng khen: Năm 2001 được tổng công ty tặng cờ đơn vị khá toàn ngành; năm 2002 được bộ tài chính tặng bằng khen và tổng công ty tặng cờ đơn vị suất sắc toàn ngành. Hoạt động kinh doanh hàng năm ổn định, tốc độ tăng trưởng cao, song nơi làm việc cho cán bộ viên chức thì quá chặt trội. Trước tình hình bức bách về nơi làm việc của công ty; Năm 2001, lãnh đạo tổng công ty bảo hiểm Việt Nam ra quyêt định cho Bảo Việt nhân thọ Thanh Hoá được phép khảo sát, thiêt kế để xây dựng trụ sở công ty và ngày 25 tháng 2 năm 2002, công trình chính thức được khởi công xây dựng. Sau một năm xây dựng với sự giúp đỡ tạo điều kiện của lãnh đạo tỉnh, các ban ngành, thành phố Thanh Hoávà phường Điện Biên, trụ sở của công
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp ty 5 tầng khang trang, toạ lạc trên địa điểm 666 đường Bà Triệu, Phường Điện Biên, thành phố Thanh Hoá đã chính thức đi vào sử dụng tháng 3/2003. Nhờ phát triển kinh doanh tốt, sản phẩm phù hợp với thị hiếu, đáp ứng đầy đủ, kịp thời nhu cầu của mọi tầng lớp nhân dân, nên thị trường bảo hiểm ngày càng được mở rộng; đặc biệt là cơ hội để thu hút lao động vào làm việc. Tính đến nay bảo hiểm nhân thọ Thanh Hoá đã thu hút được hơn 700 lao động có việc làm ổn định, thu nhập cao; Lực lượng lao động này hàng năm đã thực hiện tốt nghĩa vụ nộp thuế thu nhập cho ngân sách nhà nước hàng trăm triệu đồng( Năm 2002 thu nộp gần 300 triệu đồng). Điều này cũng nói lên hoạt động của Bảo Việt nhân thọ Thanh Hoá trong những năm qua có tốc độ phát triển vượt bậc, đã tạo ra các lợi ích kinh tế và ý nghĩa xã hội sâu sắc trên một địa phương mà nền kinh tế xã hội chưa phát triển mạnh so với các tỉnh trong cả nước. Bên cạnh hoạt động kinh doanh, trong những năm qua , hưởng ứng chủ trương của Trung ương và Địa phương về công tác xã hội, từ thiện. Bảo Việt nhân thọ Thanh Hoá đã tích cực tham gia với các chương trình như: Phụng dưỡng Bà mẹ Việt Nam anh hùng tại huyện Hậu Lộc, đóng góp các quỹ chất độc màu da cam, Quỹ học sinh nghèo vựot khó, Quỹ khuyến học, trao phần thưởng cho các cháu học sinh giỏi, ủng hộ đồng bào bão lụt Mặc dù, Trong thời gian qua Bảo Việt nhân thọ Thanh Hoá đã đạt được những kết quả đáng khích lệ trong hoạt động kinh doanh của mình; chất lượng các dịch vụ trước và sau bán hàng đang được người dân trong tỉnh đánh giá cao. Song công ty vẫn ý thức rằng, để tiếp tục phát triển và đứng vững trong cơ chế thị trường cạnh tranh ngày càng gay gắt đòi hỏi ban lãnh đạo, cán bộ, công nhân viên, tư vấn viên, thu ngân viên BHNT Thanh Hoá phải không ngừng cải tiến, đổi mới từ suy nghĩ , cách làm, chất lượng các dịch vụ cần cụ thể hơn nữa và thực hiện tốt phương trâm của Bảo Việt “phục vụ khách hàng tốt nhất để phát triển”, hướng tới mục tiêu “Bảo đảm lợi ích của ngưòi Việt”. Huy vọng Bảo Việt nói chung và Bảo Việt nhân thọ Thanh Hoá nói riêng sẽ tiếp tục nhận được sự ủng hộ, quan tâm giúp đỡ quý báu của lãnh đạo tỉnh, các Sở , ban ngành cấp
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp tỉnh; lãnh đạo các Huyện/ Thành phố/ Thị xã,các xã / Phường/Thị trấn trên địa bàn tỉnh Thanh Hoá 2.Những cơ hội và thách thức đối với sự hoạt động và phát triển của công ty: Là môt đơn vị trực thuộc của tổng công ty bảo hiểm việt nam hoạt động trên địa bàn tỉnh Thanh Hoá. Bảo hiểm nhân thọ Thanh Hoá có những thuận lợi và khó khăn nhất định đối với sự phát triển Những thuận lợi: Trong năm 2004 tình hình nền kinh tế của đất nước nói chung và tỉnh Thanh Hoá nói riêng đang trên đà tăng trưởng( Năm 2004 tăng trưởng gần 10%) đó là điều kiện thuận lợi cho sự hoạt động kinh doanh bảo hiểm nhân thọ Đặc biệt Thanh Hoá là một tỉnh có số dân lớn so với toàn quốc, nên đó là một thị trường tiềm rất lý tưởng cho hoạt động kinh doanh bảo hiểm nhân thọ. Được sự lãnh đạo, chỉ đạo kịp thời của tổng công ty bảo hiểm Việt Nam, Bảo hiểm nhân thọ Việt Nam trên mọi lĩnh vực về công tác tổ chức, chính sách, chế độ, nghiệp vụ, công tác triển khai các sản phẩm phù hợp với nhu cầu và thị hiếu của các tầng lớp nhân dân trong tỉnh. Những khó khăn: Trên thị trường tỉnh Thanh Hoá có nhiều công ty cùng hoạt động kinh doanh bảo hiểm nhân thọ như công ty BH Bảo Minh, công ty prudential, AIA cho nên không tránh khỏi tình trạng cạnh tranh và chia sẽ thị phần khai thác hợp đồng bảo hiểm nhân thọ.
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Bảng tổng hợp tình hình cạnh tranh của các công ty bảo hiểm nhân thọ STT Nghiệp vụ prudential AIA Bảo Minh 1 Mở rộng mạng Có 1 văn phòng giao dịch Không Có trụ sở lưới văn phòng tại TP Thanh Hoá tại TP Thanh Hoá 2 Phát triển, tuyển Có 10 nhóm và khoảng Không Không dụng đại lý gần 450 đại lý đáng kể đáng kể 3 Các hoạt động Lập quỹ khuyến học tại Không Không quảng cáo, tuyên trường đại học Hồng Đức, truyền tài trợ Trường PTTH Lam Sơn 4 Các sản phẩm Sản phẩm không có gì Không Không mới, hình thức mới so với các sản phẩm dịch vụ mới đối đã triển khai. với khách hàng - Chủ yếu là tặng quà khuyến mại và tặng thiếp sinh nhật, lịch Mặt bằng kinh tế và thu nhập của người dân trong tỉnh Thanh Hoá so với toàn quốc còn thấp, phần lớn làm nông nghiệp nên tích luỹ chưa được nhiều Địa bàn dân cư rộng, trình độ dân trí chưa cao, hiểu biết về hoạt động bảo hiểm nhân thọ của các tầng lớp nhân dân trong tỉnh còn hạn chế, nhất là vùng trung du, miền núi chưa quan tâm, hiểu biết sâu sắc về bảo hiểm nhân thọ. Mặc dù có những khó khăn như vậy nhưng với sự lãnh đạo, chỉ đạo sáng suốt, kịp thời năng động của chi bộ, ban lãnh đạo công ty và tinh thần đoàn kết, quyết tâm cao của toàn thể cán bộ nhân viên, trong năm 2004 Công ty đã hoàn thành tốt nhiệm vụ kinh doanh tổng công ty giao và nhiệm vụ khác trên địa bàn tỉnh thanh hoá.
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp II. Phân tích thực trạng hoạt động của bộ máy quản lý của công ty Những kết quả đạt được nhờ hoạt động của bộ máy quản lý: Kể từ khi thành lập đến nay, công ty bảo hiểm nhân thọ Thanh Hoá không ngừng phát triển về mọi mặt và đã trở thành một doanh nghiệp kinh doanh bảo hiểm chiếm thị phần lớn nhât trên địa bàn tỉnh Thanh Hoá. Qua đó liên tục được tổng công ty trao tặng bằng khen danh hiệu đơn vị kinh doanh xuất sắc. Sở dĩ được như vậy là nhờ một phần lớn vào sự năng động của bộ máy quản lý của công ty. Cụ thể là: 1. Những kết quả đạt được nhờ sự hoạt động của bộ máy quản lý a. Kết quả về doanh thu: Năm 2004 công ty vẫn giữ tốc độ tăng trưởng và đạt hiệu quả trong kinh doanh, thực hiện tốt kế hoạch tổng công ty giao và đạt được những kết quả đáng khích lệ: Doanh thu thực hiện: 95 tỷ đồng +Sovới kế hoạch đạt: 100.9% +So với cùng kì năm 2003 đạt: 122.74% Doanh thu phí đầu tiên: 12 tỷ đồng +So với cùng kì năm 2003: 136.8% Số hợp đồng khai thác mới: 16.650 hợp đồng +So với cùng kì năm 2003: 119.88% Tỷ lệ duy trì hợp đồng: 97.57% Tỷ lệ thu phí bình quân trong kì: `95.2% Số hợp đồng còn hiệu lực cuối kỳ: 61.450 hợp đồng Mức trách nhiệm bảo hiểm hợp đồng chính: 760 tỷ đồng. Số đại lý tuyển dụng mới: 600 nguười Nhìn chung công ty đã biết vận dụng thế mạnh của Bảo Việt, tính ưu Việt của sản phẩm nhân thọ để triển khai kịp thời, sâu rộng tới các tầng lớp dân cư trong tỉnh mà chủ yếu tập chung vào các đối tượng như: CBCNV chức nhà nước, giáo viên, các doanh nghiệp, học sinh, những người buôn bán v.v là những
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp người có thu nhập cao, ổn định để đáp ứng nhu cầu tham gia bảo hiểm nhân thọ. Bởi vậy tất cả các sản phẩm BHNT đều có khách hàng tham gia với số lượng hợp đồng ngày càng tăng. Có thể nói kể từ ngày thành lập đến nay công ty bảo hiểm nhân thọ Thanh Hoá đã có một tốc độ tăng trưởng về doanh thu và cả số lượng hợp đồng là rất lớn. Điều đó thể hiện qua đồ thị sau ( đơn vị: tỷ đồng) 100 80 60 40 20 0 1999 2000 2001 2002 2003 2004 đồ thị 1 b. Công tác đánh giá rủi ro Tỷ lệ kiểm tra sức khoẻ khách hàng trước khi chấp nhận bảo hiểm: khoảng 9%, do địa bàn tỉnh rộng, gồm 31 huyện thị, địa hình phức tạp nên việc khám sức khoẻ cho khách hàng hết sức khó khăn, so với quy định tỷ lệ đánh giá rủi ro ở công ty đang còn thấp, Công ty công ty đang áp dụng phương pháp kiểm tra sức khoẻ chọn mẫu, Quy định mức kiểm tra tối thiểu đối với hợp đồng có số tiền bồi thường lớn, chỉ cử bác sĩ bác sĩ kiểm tra tại nhà trong truờng hợp có nghi vấn từ đó dẫn đến khách hàng dễ trục lợi bảo hiểm. Để nâng cao hiệu qủa kinh doanh của công ty cần phải tiến hơn nữa quy trình đánh giá rủi ro, tuyển thêm cán bộ là bác sỹ c.Tình hình giải quyết quyền lợi trên địa bàn
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Cho vay theo hợp đồng: +Tổng số hợp đồng vay: 5.700 hợp đồng +Tổng số tiền cho vay: 17.500 triệu đồng. Chi đáo hạn: 24.597 triệu đồng Tỷ lệ đáo hạn: 30% Chi bồi thường: 950 triệu đồng Huỷ hợp đồng: 3.915 hợp đồng Huỷ trong vòng 14 ngày: 288 hợp đồng +Huỷ giải ước: 2.142 hợp đồng +Huỷ bỏ: 1.485 hợp đồng Những biện pháp đã triển khai nhằm nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng. Trong năm qua Công ty bảo hiểm nhân thọ Thanh Hoá liên tục mở rộng thị trường trên địa bàn toàn tỉnh. Ngoài hệ thống đại lý phân phối đều khắp các huyện trong toàn tỉnh, Công ty đã mở thêm các văn phòng phục vụ khách hàng khu vực. Hệ thống các văn phòng này có thể quản lý trực tiếp quản lý đội ngũ tư vấn viên và thu ngân viên trên địa bàn phục vụ khách hàng có nhu cầu tham gia hợp đồng, thu nhận các yêu cầu giải quyết quyền lợi khách hàng, lắng nghe và thu thạp thông tin phản hồi từ phía khách hàng để công ty có những quyết sách phù hợp nhằm phục vụ khách hàng tốt nhất để phát triển. Thường xuyên tuyên truyền giáo dục người dân tích cực tham gia bảo hiểm bằng nhiều hình thức như: tổ chức hội nghị khách hàng, tham gia hỗ trợ triển lãm, thường xuyên có các bài báo, phóng sự truyền hình về Bảo Việt và các sản phẩm bảo hiểm nhân thọ Sử dụng các cơ chế hỗ trợ khách hàng gặp khó khăn khi tiếp tục duy trì hợp đồng một cách hiệu quả như cơ chế cho vay theo hợp đồng, chuyển đổi sản phẩm, giải quyết dừng đóng phí chuyển sang số tiền bảo hiểm giảm, giảm số tiền bảo hiểm, các thay đổi có liên quan đến hợp đồng. Rút ngắn quy trình nhận tiền đáo hạn, vay, giải ước
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Hệ thống trang thiết bị văn phòng đã được hoàn thiện. Trụ sở xây dựng khang trang sạch sẽ, hệ thống máy vi tính được phân bổ đầy đủ theo các phòng ban. Tạo cảm giác an toàn, tin cậy co khách hàng khi tham gia bảo hiểm. Nâng cao trình độ sử dụng vi tính của cán bộ trong công ty, Lưu trữ hồ sơ có tính khoa học để tiện lợi trong tra cứu, kiểm tra, đối chiếu +Những vướng mắc trong quá trình giải quyết, những hạn chế trục lợi bảo hiểm. Việc nhận và giải quyết quyền lợi bảo hiểm ngoài việc thực hiện đúng theo quy trình được quy định của bảo hiểm nhân thọ Việt Nam, Công ty còn thông qua trách nhiệm đại lý theo dõi hợp đồng, cán bộ văn phòng khu vực và cán bộ xác minh Hướng dẫn đại lý trong công tác xác minh sơ bộ, lập hồ sơ giải quyết quyền lợi bảo hiểm để công ty giải quyết quyền lợi bảo hiểm cho khách hàng được nhanh chóng . Không để khách hàng phải chờ đợi đi lại nhiều lần hoạc giảm thiểu tối đa các trường hợp trục lợi bảo hiểm. Kết hợp với các ban ngành có liên quan như bệnh viện, công an, chính quyền các địa phương trong việc xác minh giám định các hồ sơ yêu cầu giải quyết các quyền lợi bảo hiểm được chính xác nhằm tránh việc khách hàng có ý định trục lợi không thể khép kín hồ sơ giải quyết quyền hạn bảo hiểm Những biện pháp nhằm nâng cao tỷ lệ tái tục mà công ty đã áp dụng. Đối với những hợp đồng đáo hạn thì giao lại như mời nhận tiềncho đại lý khai thác cũ để có thể dựa trên quan hệ cũ mà tái tục hợp đồng. Cử cán bộ giao tiền đáo hạn đến tận nhà nếu khách hàng có yêu cầu để vận động tái tục. Những hợp đồng đáo hạn có số tiền bảo hiểm lớn thì khi nhận tiền đều có quà tặng để động viên khách hàng tiếp tục tham gia. Tổ chức các buổi lễ đáo hạn tập trung tại địa bàn nơi khách hàng sinh sốngvà làm việc nhằm trực tiếp tiếp xúc để vận đồng khách hàng tái hợp đồng. Thông qua đó tổ chức thuyết trình tuyên truyền về Bảo Việt và sản phẩm bảo hiểm nhân thọ tạo tâm lý phấn khởi và tin tưởng cho khách hàng để tiếp tục tham gia hợp đồng mới.
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Cải tiến phương pháp phục vụ khách hàng luôn tận tình chu đáo hướng dẫn, giải thích mọi thắc mắc của khách hàng, để đảm bảo quyền lợi cho khách hàng khi đến giao dịch với công ty. Không gây phiền hà cản trở hay đòi hỏi khách hàng. Xây dựng tác phong làm việc hiện đại và hiệu quả nhằm tạo hình ảnh tốt đẹp về công ty đối với khách hàng . Đưa ra những hình thức thưởng khác nhau đối với những đại lý khai thác được những hợp đồng lớn . Khen thưởnng kịp thời cho những đại lý hoàn thành kế hoạch trong từng tháng, quý, kỳ Mở hội nghị khách hàng , tham gia hội chợ , tham gia các cuộc tiếp xúc với khách hàng vào những dịp hội họp, để mở rộng thị trường tiềm năng, tuyên truyền quảng cáo Tình hình khiếu nại và giải quyết khiếu nại của khách hàng : Công ty luôn cố gắng hạn chế khiếu nại của khách hàng bằng nhiều biện pháp khác nhau cho nên trong năm qua chỉ có rất ít những trường hợp khiếu nại của khách hàng : Trường hợp khiếu nại chủ yếu là do khách hàng chưa thực sự tìm hiểu kỹ những thông tin và sản phẩm BHNT và những quy định trong điều khoản hợp đồng. Mặc dù đội ngũ tư vấn viên đã giải thích vận động trước khi tham gia bảo hiểm nhưng trong thời gian hợp đồng có hiệu lực bản thân khách hàng vẫn còn thắc mắc, công ty đã cử các cán bộ nghiệp vụ trực tiếp hoặc soạn thảo công văn giải thích cho khách hàng rõ. • Cũng có những khiếu nại của khách hàng liên quan đến thái độ phục vụ của một số TVV, TNV . Công ty đã xác định rõ nguyên nhân cụ thể từ đó dùng các biện pháp nhắc nhở, cảnh cáo, thanh lý hợp đồng lao động đối với những đại lý tái phạm nhiều lần . d. Công tác phát triển đại lý Đến 30/11/2004 công ty tuyển được 891 người , đào tạo được 11 khoá với 833 người và đã có 589 người có kết quả đủ quy định để ký HĐ với công ty . Tỷ lệ số người có kết qủa doanh thu đạt quy định chiếm 71 % so với số người theo học và chiếm 66% so với số hồ sơ tuyển dụng.
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Số đại lý nghỉ việc trong năm là 122 người, số đại lý có mặt cuối năm là 1067 người Phương pháp tuyển dụng : Công ty giao chỉ tiêu cho các Ban , nhóm tuyển dụng theo tiêu chuẩn của ngành . Hàng tháng thông báo kết quả đạt được cho từng ban nhóm và các đại lý được giao “ Phụ trách “ để thúc đẩy hoàn thành chỉ tiêu. Đào tạo nâng cao : - Đào tạo thuyết trình viên : 40 người - Bảo việt thăng tiến : 50 người Bảo việt thành đạt : 52 người Marketing : 60 người Tổ chức và quản lý hệ thống đại lý: Đầu năm có 4 ban và 15 nhóm có nhóm lên tới 40 người, thấy vậy công ty đã thí điểm tách thêm 2 ban, 4 nhóm . Thấy có kết quả nên tháng 5/2004 tách thêm 9 ban, 13 nhóm và đến tháng 7/2004 tách thêm 1 ban và 7 nhóm . Từ tháng 8/2004 các ban nhóm tự tách theo quy chế . Chọn các đại lý có khả năng để phát triển (Điều hành được nhóm, có FYP >= 30 triệu )làm phụ trách và được hưởng 50% phụ cấp theo quy chế . Thường xuyên thông báo kết quả các chỉ tiêu đạt được theo quy chế để đôn đốc họ phấn đấu đủ chỉ tiêu thăng tiến theo quy chế . Hàng tháng đều có các đại lý được thăng tiến theo quy chế Hiện tại công ty có 16 ban và 45 nhóm khai thách và 4 tổ chuyên thu, có 92 chuyên thu viên, tỷ lệ thu phíđạt 95,2% , có chuyên thu viên thu bình quân 100 triệu đồng/tháng . Thực hiện quy chế thăng tiến và quy chế sửa đổi bổ sung như quy định của ngành. Có một số vấn đề vận dụng được ngành cho phép là: Từ 01/10/2003 đến 31/03/2004 trả phụ cấp cho các trưởng ban, nhóm theo mức bình quân. Các đại lý được chỉ định phụ trách nhóm, ban chưa đủ theo quy chế thăng tiến chỉ hưởng 50% phụ cấp theo quy chế. Thù lao tuyển dụng là 400.000đ/người vẫn áp dụng đến 31/12/2004.
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp e. Công tác sản phẩm Các sản phẩm của bảo hiểm nhân thọ đang triển khai trên địa bàn là tương đối phù hợp, đáp ứng các tầng lớp nhân dân trong tỉnh, đặc biệt là 2 sản phẩm An sinh giáo dục và An gia thịnh vượng có sức hấp dẫn cao đối với khách hàng và có sức cạnh tranh với các đối thủ. Riêng đối với các sản phẩm hưu trí, trọn đời khai thác tại địa phương phát triển rất chậm. Tổng công ty khuyến khích sản phẩm D2 và D3. Tất cả khách hàng muốn tham gia hợp đồng bảo hiểm đều phải có chứng minh thư nhân dân f. Về tình hình tài chính kế toán Trong năm vừa qua căn cứ vào định mức chi hoa hồng và chi quản lý do bảo hiểm nhân thọ giao, Công ty có kế hoạch chi hợp lý, tiết kiệm, hiệu quả. Có chế độ khen thưởng phù hợp kích thích sự phát triển, tăng doanh thu của đại lý phù hợp với tình hình kinh doanh của đơn vị nhưng vẫn đảm bảo trong định mức được giao. Công nợ tại đơn vị không lớn, chủ yếu là khách hàng nợ phí và tạm ứng để chị trả quyền lợi cho khách hàng tại các văn phòng phục vụ khách hàng khu vực. Công ty không có các khoản nợ khó đòi. Về công tác cho vay, công ty quản lý rất chặt chẽ, thu đúng kì hạn cả gốc và lãi. Chính sách khuyến mại, tồn kho vật phẩm: Hiện tại đơn vị bán hàng trợ giá cho đại lý giảm 10% giá mua vào để tặng, biếu khách hàng, một số hợp đồng có mức bảo hiểm lớn đơn vị trực tiếp đến thăm và biếu khách hàng vật phẩm thích hợp, các vật phẩm mua về đều bán hết, không có vật phẩm nào tông đọng với số lượng lớn, vật phẩm tồn kho trong năm giá trị không lớn trung bình khoảng 50 triệu đồng. g. Về tình hình quản lý nguồn nhân lực Hiện nay công ty bảo hiểm nhân thọ Thanh Hoá có một đội ngũ cán bộ viên chức rất hùng hậu: • Tổng số viên chức của công ty gồm 52 người được đào tạo ở các trình độ đại học, cao đẳng và có năng lực chuyên môn tốt
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp • Có 1259 tư vấn viên và thu ngân viên được công ty đào tạo tốt về nghiệp vụ, có lòng nhiệt tình và tinh thần trách nhiệm cao h. Về tình hình quản lý maketing • Công tác tuyên truyền quảng cáo: Công ty đã viết bài đọc trên đài phát thanh huyện, thị về bảo hiểm nhân thọ và các loại hình bảo hiểm nhân thọ, đưa tin về hoạt động sơ kết tình hình kinh doanh 6 tháng đầu năm của công ty, Quảng cáo trên báo khoa học Thanh Hoá. Với trang quảng cáo thiết kế đẹp, nội dung hay đã thu hút được sự quan tâm của độc giả. Tổ chức sự kiện tài trợ cho chương trình “Thanh niên với diễn đàn Hồ Chí Minh”, “Bảo Việt hưởng ứng tháng hành động vì trẻ em”. Công ty đã tổ chức nhiều buổi lẽ trao quà như ở Thọ Xuân, Hoàng Hoá thông qua đó công ty đã treo băng rôn quảng cáo, quay phim chụp ảnh làm tư liệu để phát trên đài truyền thanh, truyền hình các cấp. Chương trình đã thu hút được sự quan tâm đặc biệt của các cấp lãnh đạo, các tầng lớp nhân dân, hiệu quả đem lại cao nên cần phải có thêm kinh phí để tổ chức. Hưởng ứng cuộc vận động của ban thường vụ tỉnh uỷ, công ty đã hỗ trợ xây dựng 2 căn nhà trị giá 10 triệu đồng cho người nghèo. • Công tác dịch vụ chăm sóc khách hàng : • Thiếp sinh nhật: Hàng tháng gửi thiếp sinh nhật tới cho khách hàng thông qua 2 hình thức: Thông qua tư vấn viên, chuyên thu viên và qua đường bưu điện. Dịch vụ gửi thiếp đã đem lại hiệu quả khá tốt góp phần làm hữu hình hoá các sản phẩm bảo hiểm nhân thọ, tăng thêm niềm tin của khách hàng đối với công ty. Tổng công ty nên xem xét tặng thiếp sinh nhật cho cả người tham gia và người được bảo hiểm, cải tiến mẫu mã, hình thức của thiêp sinh nhật, nghiên cứu thêm mẫu thiếp chúc mừng 8/3, 20/11. • Thẻ ưu đãi: Vào đầu tháng công ty tiến hành tập hợp số liệu khách hàng đủ tiêu chuẩn cấp thẻ từ 50 triệu đồng trở lên, đã triển khai tặng thẻ Bảo việt card cho khách hàng có số tiền bảo hiểm từ 31 triệu đông trở lên từ tháng 10/2004, Nhìn chung hiệu quả của việc tặng thẻ chưa cao, chưa thực sự đêm lại sự ưu đãi cho
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp khách hàng, vì vậy tổng công ty nên tăng thêm quyền lợi khi sử dụng thẻ ưu đãi, đa dạng hình thức sử dụng thẻ. Tặng quà cho khách hàng: Quà tặng phù hợp với khách hàng, luôn cung cấp kịp thời nhu cầu quà tặng cho đại lý phục vụ công tác chăm sóc trước, trong và sau khi hợp đồng kết thúc. • Công tác nghiên cứu thị trường và hỗ trợ khai thác: • Luôn thu thập tin tức của đối thủ cạnh tranh về tình hình triển khai sản phẩm, phát triển đại lý , Thu thập tình hình phát triển kinh tế xã hội tại địa phương. Thành phố Thanh Hoá lên thành phố cấp 2, kinh tế xã hội phát triển ổn định là cơ sở vững chắc để phát triển BHNT tại địa phương. • Thị trường bảo hiểm nhân thọ Thanh Hoá chủ yếu là sự cạnh tranh giữa bảo việt và Pru, Pru chủ yếu tập trung vào tâm lý khách hàng thích lãi cao, thường sử dụng hình thức tặng quà, tổ chức hội nghị khách hàng ở những khách sạn lớn để phô trương thông qua đó tuyển đại lý. Pru tiếp tục tiếp tục trao học bổng cho cho sinh viên, học sinh, hỗ trợ 100 triệu đồng cho trung tâm phục hồi chức năng, thuê những phòng khám chất lượng cao để khám sức khoẻ cho khách hàng. • Công ty đã hỗ trợ máy vi tính cho đại lý đi thuyết trình, xây dựng và thiết kế SILE đẹp, gọn, ấn tượng, truyền tải thông tin đến khách hàng nhiều nhất. Khi khách hàng tham gia với số tiền bảo hiểm lớn, đóng phí dài hạn đích thân các đồng chí trong ban giám đốc đi đến tận nhà khách hàng hỗ trợ, thuyết phục, giải thích với khách hàng. Công ty đã khai thác được hợp đồng theo nhóm cụ thể là công ty in báoThanh Hoá với 139 hợp đồng, phí thu hàng tháng gần 14 triệu đồng. • Thường xuyên bám sát địa bàn, sử lý nhưng tình huống như xuống tậ địa phương giải thích về quyền lợi khi khách hàng có ý định huỷ hợp đồng hàng loạt, chua tin vào bảo hiểm nên huỷ 14 ngày kịp thời, tạo lợi thế tốt cho hoạt động kinh doanh của công ty. i. Về công tác tin học Nhìn chung nhu cầu trang bị mới thiết bị tin học đều mới và tốc độ, đáp ứng của trung tâm thông tin về bảo hành, bảo trì máy móc thiết bị đều tốt.
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Các phần mềm như BV_LIFE, quản lý công văn, chương trình kế toánvà các phần mềm khác đều hoạt động tốt và đáp ứng được nhu cầu quản lý kinh doanh của công ty. Trong công việc công ty cũng nhận được sự hỗ trợ tích cực của các đồng chí tin học tổng công ty đảm bảo quá trình kinh doanh không bị gián đoạn. Tuy nhiên công ty cũng kiến nghị với trung tâm thông tin về các phần mềm hiện đang được sử dụng khi có thay đổi thiết kế về một hay một số MUDEL của chương trình nên tập huấn ngay cho cán bộtin học địa phương để kịp hỗ trợ chương trình tại công ty. k. Kế hoạch năm 2005 Phấn đấu hoàn thành 100% kế hoạch tổng công ty giao, cụ thể: Doanh thu thực hiện năm 2005 :110.260 triệu đồng. Doanh thu phí khai thác mới :19.600 triệu đồng Số hợp đồng kinh tế mới :16.800 hợp đồng Tuyển dụng tư vấn viên :550 người 2. Cơ cấu tổ chức Công ty bảo hiểm nhân thọ Thanh Hoá là đơn vị trực thuộc của công ty bảo hiểm nhân thọ Việt Nam thuộc tổng công ty bảo hiểm Việt Nam(Bảo Việt), kể từ ngày thành lập đến nay công ty đã không ngừng tiến cơ cấu để thích nghi với điều kiện mới và nâng cao hiệu quả quản lý a. Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy hiện tại của công ty.
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Dưới đây là sơ đồ cơ cấu tổ chức hiện taị của công ty Ban giám đốc Phòng Phòng Phòng Phòng Phòng Phòng Phòng Tổng tài Quản Dịch Chấp maketing Tin hợp chính lý vụ nhận học kế đại lý khách bảo toán hàng hiểm Thọ Thiệu Bỉm Tĩnh Hoàng Xuân Hoá Sơn Gia Hoá Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty Qua sơ đồ trên ta thấy, cấp lãnh đạo của Công ty trực tiếp quản lý và chịu trách nhiệm về sự tồn tại và phát triển của Công ty. Với cơ cấu tổ chức này, đòi hỏi người lãnh đạo phải có được một kiến thức toàn diện và trình độ quản lý chuyên môn tốt. Thế nhưng , cơ cấu tổ chức này có một nhược điểm là ít phát huy được tính năng động của nhân viên nếu gặp phải sự chuyên quyền, áp đặt của người cán bộ lãnh đạo trong điều hành công việc. Đây là điều mà tổng công ty bảo hiểm Việt Nam phải có phương án để bổ sung sung nhằm phát huy tối đa tính hiệu quả trong cơ cấu bộ máy quản lý b. Chức năng nhiệm vụ các phòng được quy định như sau: Ban giám đốc Ban giám đốc của công ty bảo hiểm nhân thọ Thanh Hoá gồm 2 người: 1 Giám đốc va 1 Phó giám đổc trong đó Giám đốc: là người đại diện cho công ty chịu trách nhiệm trước pháp luật và trước tổng công ty. Giám đốc được hội đồng quản trị của tổng công ty bảo hiểm
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Việt Nam bổ nhiệm, khen thưởng . Theo mô hình này thì giám đốc là người có quyền điều hành cao nhất của công ty Phó giám đốc: Hiện tại công ty bảo hiểm nhân thọ Thanh Hoá có 1 phó giám đốc. Phó giám đốc là người giúp giám đốc quản lý điều hành một số lĩnh vực do giám đốc phân công và chịu trách nhiệm trước giám đốc và pháp luật trong phạm phi công việc mà mình đảm nhận Các phòng ban các phòng ban có chức năng tham mưu nhằm giúm giám đốc quản lý điều hành quản lý công việc. Hiện tại công ty bảo hiểm nhân thọ Thanh Hoá có 7 Phòng thực hiện chức năng của minh trực tiếp tại công ty và 5 phòng phục vụ khách hàng tại các huyện:Thọ Xuân, Thiệu Hoá, Bỉm Sơn, Tĩnh Gia, Hoàng Hoá * Phòng tổng hợp - Chức năng: Phòng tổng hợp tham mưu cho lãnh đạo công ty và tổ chức thực hiện các mặt công tác sau đây: •Hành chính quản trị. •Tổ chức cán bộ, nhân sự tiền lương. •Tổng hợp, pháp chế. - Nhiệm vụ: • Công tác hành chính quản trị: + Công văn đến: Nhận, trình giám đốc công ty xử lý nội dung, đóng dấu đến và vào sổ toàn bộ công văn đến và phân phối công văn theo sự chỉ đạo của giám đốc + Công văn đi: Nhận, đóng dấu, vào sổ và làm thủ tục gửi toàn bộ công văn đi của công ty theo đúng địa chỉ. + Quản lý dấu của công ty theo quy định hiện hành + Sắp xếp, lưu trữ, bảo quản và định kì thanh lý các tài liệu, công văn theo đúng sạch đẹp, trật tự và an toàn.
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp + Theo dõi và đôn đốc các phòng chức năng và cá nhân thực hiện tốt nội quy lao động. + Thực hiện tốt công tác lễ tân, đối ngoại chung. + Bảo đảm các điều kiện vật chất phục vụ công tác tổ chức các cuộc họp và hội nghị của công ty + Bảo đảm phương tiện và các điều kiện vật chất phục vụ cho lãnh đạo công ty đi công tác. +Quản lý và định kì thực hiện chế độ bảo dưỡng các máy móc thiết bị, phương tiện đi lại của công ty. + Quản lý kho vật tư tài sản, ấn chỉ, văn phòng phẩm. Thực hiện việc xuất nhập kho đúng chế độ quy định. Định kì kiểm kê và lập báo cáo tồn kho. + Cùng với các tổ chức công đoàn công ty tham gia giải quyết các vấn đề có liên quan đến đời sống cán bộ, nhân viên. • Công tác tổ chức cán bộ nhân sự tiền lương: + Căn cứ vào mô hình TCBM và chức năng, nhiệm vụ mẫu theo quy định của tổng công ty để tham mưu cho lãnh đạo công ty về mô hình và chức năng nhiệm vụ các phòng thuộc công ty trình tổng công ty phê chuẩn. + Xây dựng nội quy lao động và các quy chế khác của công ty. + Xây dựng kế hoạch lao động và tham mưu cho lãnh đạo về tuyển chọn, bố trí cán bộ đảm bảo chất lượng, trình độ chuyên môn nghiệp vụ, phẩm chất đạo đức đáp ứng yêu cầu công tác và đúng quy định. + Giúp lãnh đạo công ty thống nhất quản lý toàn diện đối với cán bộ thuộc diện quản lý phân cấp của tổng công ty như: Đề bạt, xếp lương, nâng bậc lương khen thưởng, kỷ luật quản lý và lưu trữ hồ sơ cán bộ. +Phối hợp các phòng chức năng thực hiện công tác quản lý cán bộ, định kỳ đánh giá và quy hoạch cán bộ theo quy định. + Xây dựng kế hoạch đào tạo hàng năm và phối hợp với các phòng chức năng của công ty, các cơ quan đào tạo bên ngoài tổ chức thực hiện kế hoạch đã được ngoài nước.
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp +Trên cơ sở định mức lao động, tính chất yêu cầu và mức độ phức tạp của công việc để xây dựng phương án trả lương của công ty trình lãnh đạo phê duyệt + Phối hợp với BCH công đoàn soạn thảo thoã ước lao động tập thể để kí với giám đốc công ty và trình lãnh đạo công ty ban hành quy định vê việc sử dụng quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi. + Tổ chức thực hiện công tác bảo vệ nội bộ, công tác phòng gian, bảo mật. +Giải quyết các đơn thư khiếu nại, tố cáo có liên quan đến công tác tổ chức cán bộ • Công tác tổng hợp- pháp chế + Xây dựng và trình lãnh đạo công ty chương trình công tác hàng năm, quý, tháng và xếp lịch công tác tuần của văn phòng công ty + Theo dõi, nắm tình hình và đôn đốc các phòng chức năng thực hiện kế hoạch năm về tình hình hoạt động của công ty +Phối hợp các phòng có liên quan giải quyết đơn thư khiếu nại của khách hàng. + Tham mưu cho lãnh đạo công ty và tổ chức thực hiện công tác thi đua khen thưởng trong nội bộ công ty. + Tư vấn cho lãnh đạo công ty những vấn đề liên quan đến pháp luật, đảm bảo cho hoạt động kinh doanh phù hợp với các quy định của pháp luật hiện hành. -Quyền hạn: • Đôn đốc cán bộ, viên chức các phòng trong công ty thực hiện các quy định về hành chính quản trị, nội quy lao động và các quy định khác. • Đôn đốc các phòng gửi báo cáo, biểu mẫu thống kê phục vụ cho yêu cầu công tác thuộc nhiệm vụ chức năng của phòng. • Ký các giấy tờ liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của phòng khi được giám đốc công ty uỷ quyền - Tổ chức bộ máy và quan hệ công tác: • Phòng tổng hợp có 1 trưởng phòng. Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước lãnh đạo công ty về mọi hoạt động của phòng. Số lượng phó phòng do Giám đốc công ty quy định.
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp • Trong phạm vi quy định chung, Phòng tổng hợp chủ động quan hệ công tác với các phòng thuộc công ty, các phòng chuyên môn của tổng công ty và các cơ quan, đơn vị khác có liên quan để thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ được giao. * Phòng tài chính kế toán - Chức năng: Phòng tài chính kế toán có chức năng tham mưu cho lãnh đạo công ty và tổ chức thực hiện các mặt sau: • Hạch toán kế toán kịp thời, đầy đủ toàn bộ tài sản, tiền vốn; các hoạt động thu, chi tài chính và kết quả kinh doanh theo quy định nội bộ của Bảo Việt, đảm bảo tốt cho hoạt động kinh doanh. • Lập kế hoạch kinh doanh và kế hoạch tài chính của đơn vị. • Tư vấn, tham mưu cho lãnh đạo công ty chỉ đạo và thực hiện kiểm tra, giám sát việc quản lý và chấp hành chế độ tài chính kế toán chung của nhà nước và của bảo Việt tại đơn vị. -Nhiệm vụ: • Thực hiện đúng chế độ tài chính- kế toán chung của Nhà nước và các quy định nội bộ của tổng công ty bảo hiểm việt nam đối với hoạt động kinh doanh bảo hiểm. Hạch toán các khoản thu, chi tài chính cho toàn nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị một cách kịp thời, đầy đủ đảm bảo phục vụ cho hoạt động kinh doanh. Cụ thể; + Thực hiện kế toán thu hoạt động kinh doanh bảo hiểm. + Thực hiện kế toán chi hoạt động kinh doanh bảo hiểm + Thực hiện kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp + Thực hiện kế toán tài sản cố định, nguyên- nhiên vật liệu, ấn chỉ, công cụ, dụng cụ. +Thực hiện kế toán công nợ. + Thực hiện kế toán thanh toán nội bộ trong hệ thống bảo việt. + Thực hiện kế toán hoạt động tài chính. +Thực hiện kế toán hoạt động khác.
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp • Chủ trì và phối hợp với các phòng liên quan để lập kế hoạch kinh doanh, kế hoạch tài chính hàng năm và dài hạn của công ty.Thực hiện kịp thời, đầy đủ công tác thống kê, kế hoạch tài chính theo quy định của công ty. • Thực hiện và tham gia trực tiếp công tác đầu tư tài chính, cho vay tại đơn vị( khi đơn vị được tổng công ty cho phép thực hiện công tác đầu tư tài chính cụ thể). • Tư vấn cho lãnh đạo công ty về việc chỉ đạo thực hiện hoặc trực tiếp thực hiện kiểm tra, giám sát việc quản lý và chấp hành chế độ tài chính- kế toán của nhà nước và của nội bộ Bảo Việt tại đơn vị: + Tư vấn, lập kế hoạch và kiểm soát kế hoạch chi tiêu đảm bảo đúng các quy định về định mức chi tiêu của Nhà nước và của tổng công ty. + Xây dựng các quy định nội bộ về quản lý tài chính: Quy trình thu- chi kinh doanh; quản lý tiền vốn, công nợ; định mức chi tiêu áp dụng trong đơn vị và kiểm tra việc chấp hành các quy định nội bộ này. +Nghiên cứu và đề xuất với lãnh đạo công ty và với tổng công ty các biện pháp quản lý thu, chi doanh đảm bảo chấp hành tốt đúng chế độ hiện hành và phù hợp với đặc điểm, tình hình kinh doanh của đơn vị để đạt hiệu quả cao nhất. •Chỉ đạo và quản lý về lĩnh vực tài chính- kế toán đối với các phòng phục vụ khách hàng khu vực. - Quyền hạn: • Đôn đốc và yêu cầu các phòng, cá nhân CBCNV của đơn vị thực hiện các quy định về quản lý tài chính- kế toán. • Tham gia ý kiến về mặt tài chính đối với công tác kinh doanh và chi tiêu trực tiếp tại đơn vị. • Có quyền và trách nhiệm báo cáo và đề xuất ý kiến với tổng công ty các vi phạm về quản lý tài chính- kế toán trong phạm vi đơn vị. - Tổ chức bộ máy và quan hệ công . • Phòng tài chính kế toán có một trưởng phòng. Trưởng phòng tài chính kế toán chịu trách nhiệm trước lãnh đạo công ty về mọi hoạt động của các phòng.
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trưởng phòng và phó tài chính kế toán do giám đốc công ty đề nghị, Tổng công ty quyết định. •Phòng tài chính kế toán có nhân sự và phân công công việc phù hợp đảm bảo hạch toán đày đủ và kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị, nhằm thực hiện tốt các công việc: • Kế toán chi tiết và và báo cáo kế toán chi tiết. • Kế toán tổng hợp và báo cáo tài chính. • Công tác thống kê kế hoạch. • Trong phạm vi và quy định chung, phòng tài chính kế toán chủ động quan hệ công tác với các phòng thuộc công ty, các phòng chuyên môn của tổng công ty và các cơ quan, đơn vị khác có liên quan để thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ được giao * Phòng phát triển và quản lý đại lý - chức năng: Phòng phát triển và quản lý đại lý có chức năng tham mưu cho lãnh đạo công ty và tổ chức thực hiện các mặt công tác sau: • Tuyển dụng, đào tạo và nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho đại lý bảo hiểm nhân thọ • Hỗ trợ đại lý trong công tác bán hàng, đề xuất và làm đầu mối thực hiện việc mở rộng các kênh phân phối sản phẩm bảo hiểm nhân thọ • Xây dựng và tổ chức các phong trào thi đua trong đại lý bảo hiểm nhân thọ. -Nhiệm vụ và quyền hạn: • Tuyển dụng, đào tạo và nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho lực lượng bán sản phẩm bảo hiểm nhân thọ • Lập kế hoạch tuyển dụng đại lý hàng năm, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt, tiến hành việc tuyển dụng đại lý theo quy định • Lập kế hoạch đào tạo đại lý hàng năm và tổ chức thực hiện công tác đào tạo đại lý theo phân cấp hoạc phối hợp với trung tâm đào tạo bảo việt để tiến hành đào tạo đại lý
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp • Lập kế hoạch; tổ chức thực hiện và phối hợp với trung tâm đào tạo bảo việt và các đơn vị có liên quan để tiến hành bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, kĩ năng bán hàng cho đại lý - Hỗ trợ đại lý trong công tác bán hàng, thu phí bảo hiểm; đề xuất và làm đầu mối thực hiện việc mở rộng các kênh phân phối bảo hiểm nhân thọ + Trên cơ sở kết quả phận tích thị trường của phòng maketing, phòng phát triển và quản lý đại lý xây dựng định hướng hoạt động cho đại lý và hỗ trợ các đại lý trong các khâu: tuyên truyền giới thiệu sản phẩm, bán sản phẩm, thu phí bảo hiểm, duy trì hợp đồng +Thiết kế các công cụ cần thiết cho đại lý: Bộ đồ nghề của đại lý; các loại cẩm nang cần thiết cho đại lý ; phối hợp với phòng maketing để tổ chức sản xuất và cung cấp cho đại lý. +Hỗ trợ về mặt nghiệp vụ cho các đại lý trong quá trình khai thác hợp đồng, duy trì hợp đồng và phục vụ khách hàng. + Phổ biến những kinh nghiệm tốt, thực hiện, quan lý hoạt động của các kênh phân phối sản phẩm BHNT khác. - Tổ chức, quan lý, kiểm tra, giám sát hoạt động của lực lượng bán sản phảm BHNT và thực hiện các chế độ chính sách đối với đại lý BHNT + Triển khai áp dụng mô hình tổ chức và quản lý đại lý theo quy định của tổng công ty. + Đề xuất việc kí kết hoạc chấm dứt hợp đồng đại lý và tổng đại lý BHNT + Đề xuất và thực hiện các chế độ chính sách đối với các đại lý và tổng đại lý: Hoa hồng, thăng tiến, thi đua, khen thưởng, kỉ luật và các chế độ khác. +Giám sát hoạt động của đại lý, tổng đại lý, kịp thời chấn chỉnh những hoạt động sai quy định của đại lý họac đề xuất các biện pháp cải tiến quản lý đại lý. +Chủ trì và phối hợp với các phòng phục vụ khách hàng khu vực và phòng tài chính- kế toán để quản lý chặt chẽ tình hình thu nộp phí bảo hiểm của các đại lý, tổng đại lý.
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp +Tổ chức kiểm tra hoạt động của đại lý về các lĩnh vực: Thực hiện quy trình khai thác bảo hiểm, các quy định của tổng công ty, công ty về việc tuyên truyền giới thiệu sản phẩm bảo hiểm; tình hình thu nộp phí bảo hiểm, thực hiện các chế độ khuyến mãi của công ty với khách hàng; thực hiện chế độ chăm sóc khách hàng , + Thống kê theo dõi tình hình hoạt động của đại lý, tổng đại lý qua các thời kì theo các chỉ tiêu quy định. + Quản lý, lưu trữ hồ sơ của đại lý; cập nhật, theo dõi, đánh giá, lập báo cáo, quản lý các thông tin liên quan đến đại lý công ty. + Giải quyết thắc mắc, khiếu nại, tranh chấp có liên quan đến đại lý theo phân cấp. -Xây dựng tổ chức phong trào thi đua trong đại lý BHNT: + Phát động, sơ kết, tổng kết các phong trào thi đua trong đại lý của công ty. + Tham mưu cho lãnh đạo công ty tổ chức các hoạt động đời sống xã hội khác trong đại lý để tăng cường mối đoàn kết nội bộ, tạo sự thống nhất chung phục vụ cho việc hoàn thành nhiệm vụ công tác. - Chỉ đạo và quản lý về lĩnh vực phát triển và quản lý đại lý đối với các phòng phục vụ khách hàng khu vực. b.Tổ chức bộ máy và quan hệ công tác. `• Phòng phát triển và quản lý đại lý có một trưởng phòng. Trưởng phòng phát triển và quản lý đại lý chịu trách nhiệm trước lãnh đạo công ty về mọi hoạt động của phòng. Số lượng phó phòng do Giám đốc công ty quy định. • Trong phạm vi quy định chung, phòng phát triển và quản lý đại lý chủ động cộng tác với các phòng thuộc công ty, các phòng chức năng của tổng công ty và các cơ quan, đơn vị khác có liên quan để thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ được giao. * Phòng phục vụ khách hàng khu vực - Chức năng: Phòng phục vụ khách hàng khu vực là một bộ phận trực tiếp tổ chức quản lý, phục vụ mạng lưới phân phối sản phẩm bảo hiểm nhân thọ của công ty và phục
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp vụ khách hàng tại địa bàn được giao quản lý. Số lượng phòng phục vụ khách hàng tại khu vực, Giám đốc công ty căn cứ vào tình hình thực tế của công ty để đề nghị tổng công ty quyết định. Phòng phục vụ khách hàng tại khu vực có chức năng tổ chức thực hiện các mặt công tác sau: • Tổ chức, quản lý, chỉ đạo hoạt động và phục vụ mạng lưới phân phối sản phẩm bảo hiểm nhân thọ trong khu vực. • Thực hiện công tác phục vụ khách hàng trong khu vực. -Nhiệm vụ và quyền hạn • Tổ chức, quản lý, và chỉ đạo hoạt động của mạng lưới phân phối sản phẩm trong khu vực: + Phòng phục vụ khách hàng là nơi sinh hoạt, hội họp và làm việc của các phòng đại lý, tổ đại lý và đại lý khi ở cơ quan. + Tổ chức, quản lý, chỉ đạo hoạt động của các phòng đại lý, tổ đại lý, nhóm đại lý + Giao hợp đồng bảo hiểm, thông báo quà tặng của công ty cho đại lý để chuyển cho khách hàng. + Bán các quà tặng hoạc các sản phẩm quảng cáo cho các phòng đại lý, tổ đại lý và đại lý theo quy định của công ty. + Thực hiện việc chi trả tiền hoa hồng cho đại lý theo tính toán của phòng tài chính- kế toán. + Quản lý, theo dõi giám sát, đôn đốc tình hình thu nộp phí bảo hiểm của các đại lý, tổng đại lý trong khu vực. •Tổ chức việc phục vụ khách hàng trong khu vực với phương châm “ phục vụ khách hàng tốt nhất để phát triển”: + Thu tiền phí bảo hiểm do các đại lý, phòng đại lý nộp hay khách hàng nộp trực tiếp. + Trả tiền bảo hiểm khi đáo hạn, giải quyết các quyền lợi bảo hiểm của khách hàng theo phân cấp của công ty và tính toán sẵn đã được lãnh đạo công ty duyệt chi.
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp + Giao tiền vay theo hợp đồng cho khách hàng hoạc thu nợ khách hàng trả theo chỉ đạo và xét duyệt của công ty. + Phối hợp với phòng dịch vụ khách hàng để cung cấp thông tin, trả lời những thắc mắc, khiếu nại của khách hàng trong khu vực. + Nhận và cập nhật giấy yêu cầu bảo hiểm theo quy định của công ty. + Phối hợp với phòng chấp nhận bảo hiểm để tổ chức việc giám định sức khoẻ hoạc chăm sóc sức khoẻ khách hàng trong khu vực theo quy định. + Tiếp nhận các yêu cầu thay đổi, các khiếu nại, thắc mắc hoạc các thông tin khác có liên quan đến hợp đồng bảo hiểm của khách hàng trong khu vực để chuyển về công ty và phối hợp với phòng dịch vụ khách hàng để giải quyết. • Phối hợp với các phòng của công ty để giải quyết các công việc có liên quan và quản lý cơ sở vật chất được công ty giao. -Tổ chức bộ máy và quan hệ công tác. • Phòng phục vụ khách hàng khu vực có một trưởng phòng và có một phó phòng. Trưởng phòng khu vực khách hàng khu vực chịu trách nhiệm trước lãnh đạo công ty về mọi hoạt động của phòng và chịu sự chỉ đạo chuyên môn của trưởng phòng của các phó phòng chuyên môn thuộc công ty. • Phòng phục vụ khách hàng khu vực được tổ chức thành các nhóm công việc chuyên môn hoá sau: +kế toán thu ngân. • Quản lý đại lý • Dịch vụ khách hàng. • Trong phạm vi quy định chung, phòng phục vụ khách hàng khu vực chủ động quan hệ cộng tác với các phòng thuộc công ty và cơ quan, đơn vị khác có liên quan để thực hiện tốt chức năng được giao * Phòng chấp nhận bảo hiểm - Chức năng: Phòng chấp nhận bảo hiểm có chức năng tham mưu cho lãnh đạo công ty và tổ chức thực hiện các mặt công tác sau: • Tổ chức công tác thẩm định hồ sơ yêu cầu bảo hiểm.
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp • Tổ chức kiểm tra và chăm sóc sức khoẻ khách hàng. • Chấp nhận bảo hiểm và phát hành hợp đồng. -Nhiệm vụ và quyền hạn • Tổ chức thực hiện công tác thẩm định hồ sơ yêu cầu bảo hiểm: + Tiếp nhận giấy yêu cầu bảo hiểm đã được kê khai đầy đủ, hợp lệ theo quy định. + Trên cơ sở điều khoản bảo hiểm, các văn bản hướng dẫn của công ty và kê khai của từng người tham gia bảo hiểm để tiến hành đánh giá mục đích tham gia bảo hiểm, tình trạng sức khoẻ, khả năng tài chính của người được bảo hiểm, người tham gia bảo hiểm để lập hồ sơ yêu cầu kiểm tra sức khoẻ; Quyết định chấp nhận bảo hiểm hoạc từ chối yêu cầu bảo hiểm. + Làm thủ tục từ chối bảo hiểm và giải quyết các khiếu nại của khách hàng về việc từ chối bảo hiểm. + Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện quy trình khai thác, quy trình đánh giá rủi ro của đại lý. • Thực hiện kiểm tra và chăm sóc sức khoẻ khách hàng: + Tiến hành thẩm tra và xác minh hoạc tiến hành giám định sức khoẻ của người tham gia, người được bảo hiểm theo quy định. + Thực hiện công tác chăm sóc sức khoẻ khách hàng theo quy định. •Phát hành hợp đồng bảo hiểm: + Cập nhật giấy yêu cầu bảo hiểm. + In và phát hành hoá đơn thu phí đầu tiên. + In và phát hành bộ hợp đồng theo quy định. + Hướng dẫn khách hàng và giải quyết các thủ tục sữa đổi, bổ sung hợp đồng bảo hiểm theo quy định về công tác phát hành hợp đồng. • Thống kê nghiệp vụ: + Cập nhật số liệu về công tác đánh giá rủi ro, đối chiếu chi phí kiểm tra sức khoẻ, phí bảo hiểm đầu tiên với phòng tài chính- kế toán và lập báo cáo nghiệp vụ theo quy định.
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp + Cung cấp số liệu kinh doanh cần thiết phục vụ lãnh đạo và các phòng liên quan theo quy định. • Chỉ đạo và quản lý về lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ được giao đối với các phòng phục vụ khách hàng. - Tổ chức bộ máy và quan hệ công tác. • Phòng chấp nhận bảo hiểm có một trưởng phòng. Trưởng phòng chấp nhận bảo hiểm chịu trách nhiệm trước lãnh đạo công ty về mọi hoạt động của phòng. Số lượng phó phòng do giám đốc quy định. • Trong phạm vi quy định chung, phòng chấp nhận bảo hiểm chủ động quan hệ công tác các phòng thuộc công ty, các phòng chuyên môn của tổng công ty và các cơ quan, đơn vị khác có liên quan để thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ đươc giao. * Phòng dịch vụ khách hàng - Chức năng: Phòng dịch vụ khách hàng có chức năng tham mưu cho lãnh đạo công ty và tổ chức thực hiện các mặt sau: • Quản lý tình trạng hợp đồng • Giải quyết quyền lợi bảo hiểm. -Nhiệm vụ và quyền hạn • Quản lý tình trạng hợp đồng: + Quản lý và lưu trữ toàn bộ hợp đồng bảo hiểm của công ty bằng văn bản và bằng dữ liệu trong máy vi tính theo quy định. + Lập kế hoach thu phí và chuyển cho phòng tài chính- kế toán hàng tháng để làm cơ sở in hoá đơn thu phí bảo hiểm định kì. + Kiểm tra, theo dõi hiệu lực và tình hình nộp phí của các hợp đồng bảo hiểm; Thực hiện cho vay phí tự động, xử lý các hợp đồng nợ phí theo quy định. + Tính toán dự phòng phí, lãi chia thêm, giá trị giải ước và các chế độ nghiệp vụ khác cho từng hợp đồng theo quy định. Gửi thông báo lãi chia thêm cho từng khách hàng theo quy định. • Giải quyết quyền lợi bảo hiểm:
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp + Hướng dẫn và giải quyết các thủ tục thay đổi, huỷ bỏ, dừng nộp phí, giảm số tiền bảo hiểm, khôi phục hiệu lực hợp đồng, khôi phục số tiền bảo hiểm, chuyển đổi hợp đồng theo quy định của các điều khoản nghiệp vụ. + Giải quyết việc cho vay theo hợp đồng bảo hiểm theo quy định của các điều khoản nghiệp vụ. + Giải quyết chi trả tiền cho khách hàng: Thanh toán tiền đáo hạn hợp đồng, thanh toán chi lãi thêm, thanh toán niên kim, chi trả cho trường hợp rủi ro theo quy định. + Tổ chức thực hiện việc điều tra, xác minh sự kiện bảo hiểm xảy ra theo quy định • Cung cấp thông tin và giải đáp cho khách hàng + Tiếp nhận các thắc mắc cũng như yêu cầu cung cấp thông tin của khách hàng và phối hợp với các phòng có liên quan và các phòng phục vụ khách hàng để giải quyết , thông báo cho khách hàng. + Thông báo cho khách hàng các chương trình ưu đãi của công ty, các quyền lợi khách hàng( có thể) được hưởng thêm. •Thống kê + Thực hiện công tác thống kê, mở sổ theo dõi, đối chiếu số liệu với phòng tài chính- kế toán và lập báo cáo nghiệp vụ theo quy định. +Cung cấp các số liệu kinh doanh cần thiết phục vụlãnh đạo và các phòng ban liên quan theo quy định. • Chỉ đạo và quản lý về lĩnh vực dịch vụ khách hàng đối với các phòng phục vụ khách hàng khu vực. - Tổ chức bộ máy và quan hệ công tác: • Phòng dịch vụ khách hàng có một trưởng phòng. Trưởng phòng dịch vụ khách hàng chịu trách nhiệm trước lãnh đạo công ty về mọi hoạt động của phòng. Số lượng phó phòng do giám đốc công ty quy định. • Trong phạm vi quy định chung, phòng dịch vụ khách hàng chủ động quan hệ công tác với các phòng thuộc công ty, các phòng chức năng của tổng công ty và
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp các cơ quan, đơn vị khác có liên quan để thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ được giao. * Phòng maketing -chức năng: Phòng maketing có chức năng tham mưu cho lãnh đạo công ty và tổ chức thực hiện các mặt công tác sau: • Nghiên cứu thị trường • Tuyên truyền quảng cáo • Khai thác bảo hiểm nhóm • Hỗ trợ khách hàng -Nhiệm vụ và quyền hạn • Nghiên cứu thị trường: + Thu thập các thông tin về kinh doanh của các doanh nghiệp bảo hiểm khác trên thị trường và các thông tin có ảnh hưởng tới thị trường bảo hiểm nhân thọ. Phân tích và đánh giá tình hình thị trường. + Cập nhật và phân tích số liệu kinh doanh của công ty, nhận xét đánh giá, đề xuất biện pháp thúc đẩy kinh doanh. + Từ các cơ sở trên, so sánh những lợi thế cạnh tranh và đề xuất các chính sách, biện pháp nhằm củng cố vị thế, phát triển thị trường, tăng khả năng cạnh tranh của công ty; Đề xuất cải tiến và thiết kế sản phẩm với tổng công ty. + Nghiên cứu đưa ra các giải pháp về maketing, đưa ra các số liệu về tiềm năng thị trường để phục vụ cho việc xây dưng kế hoạch kinh doanh của công ty. -Tổ chức bộ máy và quan hệ công tác. • Phòng maketing có mọt trưỏng phòng. Trưởng phòng maketing chịu trách nhiệm trước lãnh đạo công ty về mọi hoạt động của phòng. Số lượng phó trưởng phòng do giám đốc công ty quy định. • Trong phạm vi quy định chung, phòng maketing chủ động quan hệ cộng tác với các phòng thuộc công ty, các phòng chức năng của tông công ty và các cơ quan, đơn vị khác có liên quan để thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ được giao.
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp * Phòng tin học - chức năng: Phòng tin học co chức năng tham mưu cho lãnh đạo công ty và tổ chức thực hiện các mặt sau: • Cung cấp thông tin và giải đáp cho khách hàng • Quản trị cơ sở dữ liệu của công ty. • Đảm bảo hoạt động của hệ thống tin học trong công ty -Nhiệm vụ: • Quản lý toàn bộ cơ sở dữ liệu của công ty và hệ thống các chương trình phần mềm tin học. Nghiên cứu và đề xuất với trung tâm thông tin- tổng công ty xây dựng và hoàn thiện chương trình phần mềm tin học phục vụ công tác quản lý và kinh doanh của công ty. • Quản trị hệ thống thông tin của công ty và mạng; Bảo đảm sự hoạt động bình thường, đáp ứng kịp thời yêu cầu hoạt động kinh doanh của công ty và công tác bảo mật. • Lắp đặt, bảo trì, bảo dưỡng các thiết bị tin học của công ty. • Tiến hành các biện pháp cần thiết nhằm bảo mật và đảm bảo an toàn cho cơ sở dữ liệu và hệ thống thông tin của công ty. • Phối hợp với các phòng ban liên quan tập hợp số liêu báo cáo định kỳ truyền về tổng công ty, thực hiện sao lưu dữ liệu theo quy định. • Quản lý và hướng dẫn về công tác tin học đối với các phòng phục vụ khách hàng khu vực. - Tổ chức bộ máy và quan hệ công tác: • Phòng dịch vụ khách hàng có một trưởng phòng. Trưởng phòng Tin học chịu trách nhiệm trước lãnh đạo công ty về mọi hoạt động của phòng. Số lượng phó phòng do giám đốc công ty quy định. • Trong phạm vi quy định chung, phòng Tin học chủ động quan hệ cộng tác với các phòng thuộc công ty, các phòng chức năng của tổng công ty và các cơ quan, đơn vị khác có liên quan để thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ được giao.
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 3. Năng lực hoạt động của đội ngũ cán bộ nhân viên của bộ máy quản lý Hiệu quả hoạt động của các doanh nghiệp sẽ phụ thuộc rất nhiều vào năng lực hoạt động của đội ngũ cán bộ công nhân viên của doanh nghiệp. Mặc dù mới ra đời được gần 10 năm nhưng công ty bảo hiểm nhân thọ Thanh Hoá đã phát triển mạnh mẽ, toàn diện trên tất cả các mặt đặc biệt là công tác cán bộ công nhân viên. Đó là yếu tố chủ yếu giúp cho công ty thu được những kết quả đáng khích lệ như ngày hôm nay. Tuy nhiên, năng lực hoạt động của đội ngũ cán bộ công nhân viên hiện nay trong công ty vẫn còn bộc lộ những hạn chế mà công ty cần phải khắc phục trong thời gian sắp tới Về đội ngũ cán bộ viên chức Hiện nay công ty bảo hiểm nhân thọ Thanh Hóa có cơ cấu tổ chức về cán bộ viên chức như sau + Kết cấu về trình độ đào tạo Công ty bảo hiểm nhân thọ Thanh Hóa có 52 Cán bộ viên chức đều được đào tạo ở cán trình độ trung học, cao đẳng, đại học và trên đại học. Trong đó: Trung học: : 30,4% Cao đẳng: 20,4% Đại học chiếm: 40,7% Trên đại học: 8,5% cơ cấu này được thể hiện rõ hơn trong biểu đồ sau trung học cao đẳng đại học trên đại học đồ thị 2 + Cơ cấu về độ tuổi:
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Hiện nay công ty bảo hiểm nhân thọ Thanh Hóa có một đội ngũ cán bộ nhân viên ở nhiều độ tuổi khác nhau, cụ thể: từ 22-30 :22% 31-45 51% 46- 60 27% Điều này được thể hiện rõ hơn qua đồ thị sau 22-30 31-45 46-60 đồ thị 3 Với một cơ cấu như vậy rõ ràng công ty sẽ có rất nhiều thuận lợi trong việc quản lý điều hành bộ máy. Sự kinh nghiệm của thế hệ tuổi cao kết hợp với sự năng động và lòng nhiệt huyết của lớp trẻ là điều kiện lý tưởng để cùng nhau hoàn thành mục tiêu chung của công ty Các tư vấn viên và thu ngân viên: Hiện tại công ty bảo hiểm nhân thọ thanh hoá có một đội ngũ tư vấn viên và thu ngân viên rất năng động đang hoạt động rải rác ở tất cả các đại lý khai thác bảo hiểm trong toàn tỉnh Thanh hoá. Số tư vấn viên và thu ngân viên hiện tại lên đến 1259 người. Hàng năm công ty không ngừng tuyển dụng và mở công tác đào tạo các đại lý trong toàn tỉnh nhằm nâng cao khả năng khai thác bảo hiểm cho công ty . Riêng trong năm 2004 tính đến 30/11/2004 công ty đã tuyển được 891 người, đào tạo được 11 khoá với 833 người và đã có 589 người có kết quả đủ quy định để kí hợp đồng với công ty III. Đánh giá về năng lực hoạt động của bộ máy quản lý Mặc dù công ty bảo hiểm nhân thọ Thanh Hóa mới chỉ thành lập chưa được một thập kỉ song qua những chỉ tiêu trên ta thấy công ty đã có những bước tiến dài trong nhiều lĩnh vực và ngày càng trở thành viên quan trọng của tổng
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp công ty bảo hiểm Việt Nam. Qua những thành công ban đầu đó đã chứng tỏ cho ta thấy sự nổ lực trong kinh doanh của toàn công ty nói chung và năng lực của bộ máy quản lý là rất đáng khích lệ. Nhưng vẫn còn tồn đọng nhiều vấn đề mà công ty cần giải quyết trong thời gian sắp tới 1. Những kết quả đạt được a. Về doanh thu Ưu điểm: Qua đồ thị ta thấy tốc độ tăng trưởng về doanh thu của công ty là khá cao và tương đối đều qua các năm. Điều đó cho thấy sự năng nổ trong hoạt động khai thác bảo hiềm của công ty nói chung và của bộ máy quản lý của công ty nói riêng. Nhược điểm: Ta thấy doanh thu hàng năm còn thấp. Điều đó cho thấy quy mô của doanh nghiệp còn nhỏ, hệ thống mạng lưới đại lý chưa được phủ rộng trên phạm vi toàn tỉnh hoạc năng lực khai thác của đại lý chưa cao. Đó là điều mà công ty cần phải có chiến lược điều chỉnh b. c. Tình hình giải quyết quyền lợi trên địa bàn Ưu điểm: Nhìn chung công ty bảo hiểm nhân thọ Thanh Hóa đã làm rất tốt vấn đề này. Quyền lợi của khách hàng ngày càng được đảm bảo, công ty đã có nhiều biện pháp tích cực và hiệu quả để khuyến khích nhân dân tham gia bảo hiểm. Uy tín của công ty ngày càng được củng cố, lòng tin của khách hàng ngày càng cao Nhược điểm: Mặc dù có nhiều cố gắng song vẫn còn tình trạng trục lợi bảo hiểm của khách hàng, gây một số thiệt hại cho công ty d. công tác phát triển đại lý Ưu điểm: Công ty đã có nhiều sự cố gắng trong công tác phát triển đại lý. Số đại lý mà công ty đã tuyển dụng được trong năm là tương đối lớn. So với năm 2003 thì
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp số đại lý mà công ty tuyển dụng được trong năm 2004 là cao hơn nhiều. Điều này cho thấy bảo hiểm nhân thọ Thanh Hóa đang phát triển rất mạnh về quy mô Nhược điểm: Chất lượng tuyển dụng tốt hơn năm 2003 nhưng vẫn có hiện tượng chạy theo thành tích thiếu chọn lọc nên tuyển nhiều nhưng kết quả thấp . e. Công tác sản phẩm Ưu điểm: Việc triển khai các sản phẩm trên địa bàn tỉnh là tương đối phù hợp. Các sản được nhiều khách hàng ưu chuộng vì nó đã có những đặc điểm mới so với các sản phẩm trước kia Nhược điểm: Các văn bản hướng dẫn của tổng công ty chưa có gì vướng mắc. Riêng đối với các công văn áp dụng cho khách hàng tham gia bảo hiểm nhân thọ bắt buộc phải có chứng minh thư nhân dân là chưa phù hợp với tình hình của địa phưong, tại địa bàn các huyện vung sâu, vùng sa hầu hết người tham gia bảo hiểm chưa có chứng minh thư nhân dân. Phần tính phí phụ trội chưa phát sinh trường hợp nào, nếu có khách hàng không muốn tham gia bảo hiểm vì phí quá cao. f. tình hình tài chính kế toán Ưu điểm: Trong năm công ty đã quản lý rất tốt về vấn đề này: Doanh thu phù hợp với tình hình kinh doanh, công nợ không nhiều, hàng tồn đọng không đáng kể Nhược điểm: Mặc dù công nợ của công ty không nhiều lắm nhưng tỉ lệ nợ của khách hàng và tạm ứng của cán bộ nhân nhân viên còn chiếm tỉ lệ lớn. Điều này có ảnh hưởng xấu đến sự phát triển của công ty. g. Về tình hình quản lý nguồn nhân lực Ưu điểm:
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Việc áp dụng mô hình mẫu về tổ chức bộ máy của các công ty thành viên bảo hiểm nhân thọ và các cơ chế về tuyển dụng, bổ nhiệm lãnh đạo các phòng, quy chế lương là phù hợp Nhược điểm: Số lượng cán bộ viên chức trong công ty là 52 người, con số đó là hơi ít. Mặt khác còn có nhiều người phải làm việc trái với chuyên môn của mình nên làm ảnh hưởng không nhỏ đến năng lực hoạt động của bộ máy quản lý h. Công tác maketing: Ưu điểm: Đã sử dụng nhiều hình thức chiếm được sự chú ý của nhiều người Nhược điểm: Mặc dù sử dụng nhiều hình thức nhưng hiệu quả thu được còn hạn chế i. Công tác tin học Ưu điểm Nói chung chất lượng của phương tiện tin học là tương đối tốt: Các máy vi tính đều mới, chất lượng , tốc độ nhanh đáp ứng nhu cầu làm việc của nhân viên.Cán bộ, nhân viên tin học đều có trình độ tin học rất vững Nhược điểm: Hệ thống máy chủ của công ty được trang bị đều hoạt động tốt và ổn định, nhưng với nhu cầu phát triển và tăng trưởng của công ty thì máy chủ A-500 hiện có để chạy chương trình BV_FILE là quá chậm, đề nghị tổng công ty trang bị máy chủ mới để đáp ứng nhu cầu phát triển của công ty. Với việc mở rộng kinh doanh như hiện nay, nguồn nhân lực về tin học hiện có của công ty đang còn mỏng( 02 đồng chí), do công nghệ thông tin luôn phát triển và thay đổi nhanh nên đề nghị tổng công ty cho tuyển thêm cán bộ tin học và thường xuyên cho cán bộ tin học của địa phương học các chương trình mới và tiếp cận với các công nghệ mới 2. Về cơ cấu tổ chức: Ưu điểm:
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Với cơ cấu tổ chức như hiện nay thì công ty bảo hiểm nhân thọ Thanh Hóa có một số thuận lợi như: Có thể tuân thủ tuyệt đối theo nguyên tắc chế độ một thủ trưởng, bộ máy quản lý gọn nhẹ, đơn giản, ít tốn kém về chi phí Nhược điểm: Khó phát huy được năng lực của cán bộ nhân viên trong công ty. Chưa phù hợp với một thị trường bảo hiểm rộng lớn như tỉnh Thanh Hóa 3. Về nguồn nhân lực a. Cán bộ viên chức Ưu điểm: Theo đồ thị 2 và đồ thị3 trên ta thấy rõ ràng tỷ lệ cơ cấu như vậy là khá hợp hợp lý. Nhược điểm: Tuy nhiên điều bấp cập ở đây là số lượng đội ngũ cán bộ viên chức còn ít chưa đủ đáp ứng được nhu cầu của công ty và tỷ lệ cán bộ trong độ tuổi 22-30 là hơi ít . Hơn thế nữa có nhiều cán bộ viên chức còn phải làm việc trái với ngạch đào tạo của mình nên hiệu quả làm việc chưa cao. Do vậy trong thời gian sắp tới tổng công ty bảo hiểm Việt Nam cần có những biện pháp nhằm khắc phục những hạn chế trên . Có như vậy thì năng lực hoạt động của bộ máy quản lý của công ty mới được phát huy được hết khả năng của mình b. Về đội ngũ tư vấn viên và thu ngân viên ở các đại lý Mặc dù đội ngũ tư vấn viên và thu ngân viên ở công ty bảo hiểm nhân thọ Thanh Hóa là tương đối đông song Thanh Hóa là một tỉnh có diện tích rộng và dân số đông thuộc hàng đầu Việt Nam thì số lượng đó vẫn chưa thể đáp ứng được nhu cầu khai thác. Hơn nữa một số đại lý vẫn còn chưa đáp ứng được nhu cầu về nghiệp vụ, lòng ham mê với công việc chưa cao. Đây là điểm mà công ty cần có kế hoạch để điều chỉnh trong thời gian sắp tới Qua việc phân tích và đánh giá thực trạng năng lực hoạt động cuả bộ máy quản lý ở phần trên. Ta thấy công ty bảo hiểm nhân thọ Thanh Hoá đã có những bước tiến rất dài và khá vững trắc kể từ khi thành lập đến nay. Bên cạnh những
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp thành công đó vẫn còn tồn tại những hạn chế trong bộ máy quản lý. Nguyên nhân chủ yếu xuất phát từ bốnđề lớn: - Thứ nhất là trong cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý - Thứ hai là trong năng lực hoạt động của đội ngũ cán bộ nhân viên chức - Thứ ba là thể chế còn nhiều điều chưa hợp lý - Thứ tư là sự quan tâm từ phía tổng công ty Dưới đây là những giải pháp nhằm khắc phục những tồn tại trên, nhằm nâng cao năng lực hoạt động của bộ máy quản lý để đưa công ty phát triển hiệu quả và toàn diện hơn
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Chương III. Một số giải pháp nhằm nâng cao năng lực hoạt động của bộ máy quản lý trong công ty bảo hiểm nhân thọ thanh hoá I. Những giải pháp trong việc điều chỉnh bộ máy tổ chức: Kinh nghiệm triển khai nghiệp vụ trên thế giới cho thấy, mặc dù tên gọi có thể khác nhau nhưng đáp ứng được các yêu cầu và thông thường nên tổ chức theo sơ đồ sau -Tổ chức mô hình công ty bảo hiểm nhân thọ phải đảm bảo đáp ứng tốt nhất nhu cầu cho khách hàng tham gia bảo hiểm -Tổ chức mô hình công ty bảo hiểm nhân thọ phải tạo điều kiện để phát huy tối đa tính tự chủ và sáng tạo của đội ngũ cán bộ công nhân viên thông qua việc giao quyền, phân quyền. -Tổ chức bảo hiểm nhân thọ phải đáp ứng các yêu cầu chuyên môn hoá -Tổ chức công ty bảo hiểm nhân thọ phải tiết kiệm • Tổ chức mô hình công ty bảo hiểm nhân thọ theo chức năng nhiệm vụ: Đây là mô hình tổ chức trong đó các phòng ban liên quan của công ty được sắp xếp, bố trí theo tính chất của công việc hoạc theo các hoạt động của công ty. Theo mô hình này thì công ty bảo hiểm nhân thọ sẽ bao gồm các phòng: Tin học, nhân sự, kế toán, maketing, dịch vụ khách hàng, đánh giá rủi ro, tính phí, chi trả bảo hiểm và đầu tư
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Ban giám đốc Tài chính kế toán Tin học Nhân sự maketing Dịch vụ khách hàng Tính phí Chi trả bảo hiểm Đánh giá rủi ro Đầu tư • Tổ chức mô hình bảo hiểm nhân thọ theo sản phẩm: Với cách tổ chức theo sản phẩm, các công ty bảo hiểm nhân thọ sẽ bao gồm các phòng chung là: Tài chính kế toán, tin học, nhân sự và đầu tư và các phòng được bố trí riêng cho mỗi loại hình sản phẩm là: maketing, dịch vụ khách hàng, đánh giá rủi ro, tính phí và chi trả bảo hiểm
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Ban giám đốc Tài chính kế toán Tin học Đầu tư Nhân sự Bảo hiểm nhóm Bảo hiểm cá nhân Maketing Dịch vụ Kh Maketing D.V KH Tính phí Chi trả BH Tính phí Chi trả bh Đ.giá RR Đ.giá RR tổ chức mô hình bảo hiểm nhân thọ theo sản phẩm • Tổ chức mô hình công ty bảo hiểm nhân thọ theo khu vực Cùng với quá trình phát triển, các công ty không ngừng mở rộng phạm vi hoạt động quá rộng, mô hình tổ chức theo khu vực
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Ban giám đốc Khu vực A Khu vực B Khu vực C Tài chính kế toán Tin học Đầu tư Nhân sự Bảo hiểm nhóm Bảo hiểm cá nhân maketing DV.Kh maketing DV.KH g Tính phí C.trả bh tính phí C.trả bh Đ.giá RR Đ.giá RR Tổ chức công ty bảo hiểm nhân thọ theo khu vực
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Thanh Hoá là một tỉnh có diện tích rộng thuộc loại nhất nước. Tiềm năng của việc khai thác bảo hiểm nhân thọ là rất lớn. Hơn nữa xu hướng chung của các công ty bây giờ là tổ chức theo chức năng, nhiệm vụ từng bộ phận. Như vậy, mô hình tổ chức theo chức năng nhiệm vụ kết hợp với mô hình tổ chức theo khu vực la sự kết hợp lý tưởng nhất. Công ty bảo hiểm nhân thọ Thanh Hoá nên cố gắng điều chỉnh cơ cấu bộ máy theo sự kết hợp này là hợp lý Mặt khác trong thời gian tới, theo tôi công ty cần bổ sung thêm một phòng nữa là phòng pháp chế có nhiệm vụ : Tư vấn cho lãnh đạo công ty những vấn đề liên quan đến luật pháp, đảm bảo cho hoạt động kinh doanh phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành, phối hợp với phòng chi trả bảo hiểm giải quyết các trường hợp từ chối hoạc phát sinh kiện tụng, phối hợp với phòng tài chính kế toán thực hiện các yêu cầu về thuế, phối hợp với các phòng ban liên quan xây dựng điều khoản của hợp đồng bảo hiểm II. Những giải pháp về quản lý nguồn nhân lực Trên cơ sở đề xuất quá trình quản lý kinh doanh của công ty, kết cấu tổ chức và phân định các tổ hợp chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của bộ máy quan lý cần được hoàn chỉnh. Việc nâng cao cơ cấu chất lượng lao động quản lý của công ty không thể trong một thời gian ngắn có thể cải cách ngay được, vì thế phải tìm khâu then chốt để đột phá nhằm từ đó vừa đảm bảo được yêu cầu trước mắt, vừa từng bước đáp ứng được yêu cầu xây dựng đội ngũ cán bộ cho lâu dài. Theo quan điểm của tôi việc nâng cao đội ngũ cán bộ quản lý của công ty cần tập trung vào 3 khâu quyết định đó là: Các nhà lãnh đạo kinh doanh, đội ngũ kinh doanh tác nghiệp kinh doanh và các chuyên gia tham mưu tư vấn. Đối với đội ngũ các nhà lãnh đạo kinh doanh là những người điều hành đơn vị trong toàn công ty hoạt động theo chế độ tự chủ hạch toán kinh doanh, vai trò của họ rất quan trọng, là người trực tiếp tạo ra công ăn việc làm và thu nhập cho người lao động, tạo ra của cải cho xã hội. Nhưng thực tế thì cơ cấu chất lượng đội ngũ lãnh đạo chủ chốt của công ty hiện nay còn yếu về số lượng và thấp về tiêu chuẩn trình độ học vấn, thậm chí nhiều đồng chí vừa tuổi cao vừa